26293

Контроль исполнения документов и поручений

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

11 Контроль исполнения документов и поручений Контроль это одна из важнейших делопроизводственных операций которая обеспечивает эффективность управления дисциплину и культуру труда. Контролю подлежат все зарегистрированные документы Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения. В ГСДОУ указано что Контроль исполнения включает постановку на контроль проверку своевременного доведения документа до исполнителя...

Русский

2013-08-18

18.04 KB

19 чел.

2.11 Контроль исполнения документов и поручений

Контроль -  это одна из важнейших делопроизводственных операций, которая обеспечивает эффективность управления, дисциплину и культуру труда.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. И содействии к своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение информацией, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контроль обеспечивает выполнение 2х основных задач:

1.контроль за исполнением документов по содержанию.

2.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения.

Основные принципы организации:

Первое направление обеспечивается руководителями всех уровней. Второе- ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь.

В ГСДОУ указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки : (из лекций Шаталова)

Сроки исполнения д.  устанавливаются либо общегосударственными нормативными актами(обращ гр, депутатские запросы..), либо инструкцией по ДОУ.В большинстве организаций срок составляет5-10 дн.Рук в праве указать другой срок, отразив это в резолюции.

Иногда срок исполнения установлен условно( до выяснения обстоятельств или получения информации), а затем  принимается конкретный срок исполнения.Исполнитель в случае невозможности исполнения док-та, за 2-3 дня до его истечения обязан обосновать невозможность исполнения в срок. Иначе – наказание.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке.

Традиционные и электронные технологии контроля исполнения документов и поручений

традиционные

Из лекций Шаталова

На док-те, поставленном на контроль ставится отметка («к» в правом верхнем углу). На карточке РКК делается отметка о сроке исполнения док-та на календарной шкале.Сюда же переносится резолюция рук и указывается исполнитель(на обороте). При большом кол-ве док-ов поставленных на контроль( несколько 10ов) к цифрам приклеиваются полоски бумаги.

Если док-ов сотни- используется настольная контрольная картотека(33 ячейки). 31 ячейка- дни месяца, 32ая- неисполненные в срок, 33ая- срок исп в след месяце. За 2-3 дня до нач календарного месяца карточки из 33й ячейки расставляются по дням.

Если на Контроле тысячи док-ов, то к. ведётся с момощью механизир или автоматизир картотеки. Мех строятся на основе картотеки РКК с краевой перфорацией. Автоматизир – на основе спец программ.

К. за сроками исп распадается на неск операций:

1. Фиксация факта постановки док-та на К.

2.Проверка своевременности доведения док-та до исполнителя

3.Проверка хода исполнения док-та ( когда неск этапов, занято несколько д.л.)

4.Напоминание исполнителям о приближении срока исполнения док-та.

5.Снятие док-та с К.( рук или К. служба)

6.Анализ исп дисциплины, в ходе которого составляется спец справка по итогам работы за месяц, квартал, год, в которой указывается: общее кол-во док-ов, поставленных на К. в указ период, кол-во и % испол и неиспол в срок док-ов, причины неисполнения(высокая степень централизации полномочий, перегрузка исполнителей и подразделений, недостаточ сроки исполнения, не рац сис-ма делопроизводства, недостаток тех средств).

На основе анализа рук принимает меры, направленные на соверш исполнения.

Автоматизированный К.

С появ ПК, появ спец делопроизв программы, позволяющие автоматизир к. за исп док-ов.Ркк выводится на экран и при заполнении поля «срок исполнения» автоматич ставится на К. Машина обеспечивает проверку доведения до исполнителя, проверка нагрузки, примежуточный и предуп К., снимает док-ты с К., ведёт анализ исп дисциплины, составляя справки для рук.В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

20769. Изучение процесса газокислородной сварки и резки 146.72 KB
  Сущность процесса газовой сварки и резки строения газосварочного пламени. Схемы процесса газовой сварки а и ацетиленокислородного пламени б Сварку выполняют нормальным ацетиленокислородным пламенем имеющим наиболее высокую температуру до 3150 С. В некоторых случаях для сварки а особенно для резки используют другие горючие газы дающие при горении смеси с кислородом иную температуру пламени: водород 24002600 С пропанобугановая смесь 24002500 С метан 21002200 С природный газ 2000 2300 С.
20770. Контроль качества сварных соединений 137.64 KB
  К дефектам формы и размеров шва рис.38 относятся неравномерность ширины и высоты усиления шва неполномерность шва бугристость седловины и т. Недостаточное сечение шва снижает его прочность а при чрезмерно большом увеличиваются внутренние напряжения и деформации. Дефекты формы и размеров шва: а неполиомериость шва; б неравномерность ширины стыкового шва; в неравномерность катета углового шва по длине Рис.
20771. Устройство токарно-винторезного станка, выполняемые на нем работы, принадлежности и инструменты 225.74 KB
  Рис. Токарновинторезный станок Основные узлы и движения станка 16К20 В передней бабке 1 рис. Краткая техническая характеристика станка Наибольший диаметр обрабатываемой заготовки над станиной мм 400 Наибольший диаметр заготовки обрабатываемой над нижней кареткой суппорта мм 220 Наибольший диаметр обрабатываемого прутка мм 53 Наибольшая длина обрабатываемой заготовки мм 71010001400 Частота вращения шпинделя мин1 1251600 Число частот вращения шпинделя 22 Подача мм об: продольная 00528 поперечная 002514 Нарезаемые резьбы:...
20772. Кинематика токарно-винторезного станка 16К20 126.96 KB
  В станках применяются передачи вращательного движения ременные цепные зубчатые червячные и др. и преобразующие вращательное движение в поступательное реечные винтовые и ДР Основным кинематическим параметром передачи вращательного движения является передаточное отношение которое показывает во сколько раз больше меньше частота вращения одного вала по сравнение с другим. Общее передаточное отношение кинематической пени вращательного движения определяется произведением передаточных отношений отдельных передач входящих в данную цепь...
20773. Настройка токарно-винторезного станка для нарезания резьб 69.18 KB
  При массовом производстве резьбы изготавливают резьбонарезными головками резьбовыми фрезами на катками плашками и метчиками. Резьбы бывают однозаходные и многозаходные. По профилю резьбы различают треугольные прямоугольные ленточные упорные полукруглые и трапеции дальные; по виду метрические дюймовые модульные и питче вые. Шаг резьбы Р это расстояние между двумя одноименными точками винтовой линии измеренное по образующей цилиндра.
20774. Устройство, кинематика широкоуниверсального горизонтально-фрезерного станка и работы, выполняемые на нем 160.62 KB
  1600 Подача мм мин продольная и поперечная 25. Прямолинейные движения заготовки в трех направлениях служат для подачи углубления или первоначальной установки детали. В консоли размещена коробка подач.3 включает кинематические цепи главного движения подач и ускоренных перемещений стола.
20775. Изучение назначения, кинематики и настройки универсальной делительной головки УДГ Д-200 113.62 KB
  Червячная передача позволяет передавать вращение от рукоятки к шпинделю и заготовке. Делительный лимб 12 служит для отсчета числа оборотов рукоятки. Для удобства отсчета числа оборотов рукоятки к делительному лимбу прикреплен сектор 16 линейки которого раздвигаются на требуемый угол. При делении окружности заготовки на части вращение рукоятки может производиться относительно как неподвижного так и подвижного лимбов.
20776. Устройство вертикально-сверлильного станка и его настройка на обработку отверстий 1.74 MB
  Станок 2Н135 рис. Стол 2 имеет Тобразные пазы для крепления тисков приспособлений или детали. Рис. Краткая техническая характеристика станка 2Н135 Размеры рабочей поверхности стола мм ширина х на длину 450x500 Наибольший диаметр сверления в стали мм 35 Конус Морзе шпинделя №4 Наибольшее вертикальное перемещение стола мм 300 Число ступеней частоты вращения шпинделя 12 Частота вращения шпинделя мин1 315; 45; 63; 90; 125; 180; 250; 355; 500; 710; 1000; 1400 Число ступеней подач шпинделя 9 Подачи шпинделя мм об 01; 014; 02;...
20777. Ряды Динамики. Установление вида ряда динамики 1.63 MB
  Установление вида ряда динамики. Основная цель статистического изучения динамики коммерческой деятельности состоит в выявлении и измерении закономерностей их развития во времени. Это достигается посредством построения и анализа статистических рядов динамики.