26293

Контроль исполнения документов и поручений

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

11 Контроль исполнения документов и поручений Контроль это одна из важнейших делопроизводственных операций которая обеспечивает эффективность управления дисциплину и культуру труда. Контролю подлежат все зарегистрированные документы Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения. В ГСДОУ указано что Контроль исполнения включает постановку на контроль проверку своевременного доведения документа до исполнителя...

Русский

2013-08-18

18.04 KB

17 чел.

2.11 Контроль исполнения документов и поручений

Контроль -  это одна из важнейших делопроизводственных операций, которая обеспечивает эффективность управления, дисциплину и культуру труда.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. И содействии к своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение информацией, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контроль обеспечивает выполнение 2х основных задач:

1.контроль за исполнением документов по содержанию.

2.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения.

Основные принципы организации:

Первое направление обеспечивается руководителями всех уровней. Второе- ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь.

В ГСДОУ указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки : (из лекций Шаталова)

Сроки исполнения д.  устанавливаются либо общегосударственными нормативными актами(обращ гр, депутатские запросы..), либо инструкцией по ДОУ.В большинстве организаций срок составляет5-10 дн.Рук в праве указать другой срок, отразив это в резолюции.

Иногда срок исполнения установлен условно( до выяснения обстоятельств или получения информации), а затем  принимается конкретный срок исполнения.Исполнитель в случае невозможности исполнения док-та, за 2-3 дня до его истечения обязан обосновать невозможность исполнения в срок. Иначе – наказание.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке.

Традиционные и электронные технологии контроля исполнения документов и поручений

традиционные

Из лекций Шаталова

На док-те, поставленном на контроль ставится отметка («к» в правом верхнем углу). На карточке РКК делается отметка о сроке исполнения док-та на календарной шкале.Сюда же переносится резолюция рук и указывается исполнитель(на обороте). При большом кол-ве док-ов поставленных на контроль( несколько 10ов) к цифрам приклеиваются полоски бумаги.

Если док-ов сотни- используется настольная контрольная картотека(33 ячейки). 31 ячейка- дни месяца, 32ая- неисполненные в срок, 33ая- срок исп в след месяце. За 2-3 дня до нач календарного месяца карточки из 33й ячейки расставляются по дням.

Если на Контроле тысячи док-ов, то к. ведётся с момощью механизир или автоматизир картотеки. Мех строятся на основе картотеки РКК с краевой перфорацией. Автоматизир – на основе спец программ.

К. за сроками исп распадается на неск операций:

1. Фиксация факта постановки док-та на К.

2.Проверка своевременности доведения док-та до исполнителя

3.Проверка хода исполнения док-та ( когда неск этапов, занято несколько д.л.)

4.Напоминание исполнителям о приближении срока исполнения док-та.

5.Снятие док-та с К.( рук или К. служба)

6.Анализ исп дисциплины, в ходе которого составляется спец справка по итогам работы за месяц, квартал, год, в которой указывается: общее кол-во док-ов, поставленных на К. в указ период, кол-во и % испол и неиспол в срок док-ов, причины неисполнения(высокая степень централизации полномочий, перегрузка исполнителей и подразделений, недостаточ сроки исполнения, не рац сис-ма делопроизводства, недостаток тех средств).

На основе анализа рук принимает меры, направленные на соверш исполнения.

Автоматизированный К.

С появ ПК, появ спец делопроизв программы, позволяющие автоматизир к. за исп док-ов.Ркк выводится на экран и при заполнении поля «срок исполнения» автоматич ставится на К. Машина обеспечивает проверку доведения до исполнителя, проверка нагрузки, примежуточный и предуп К., снимает док-ты с К., ведёт анализ исп дисциплины, составляя справки для рук.В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

80262. Економічний розвиток України в умовах радянської економічної системи та його трактування в економічній думці 134 KB
  Економічний розвиток України в умовах радянської економічної системи та його трактування в економічній думці 1. Соціальноекономічний стан Західної України в 20-30х роках ХХ ст. Господарство України в роки Другої світової війни та післявоєнної відбудови. Перша світова війна мала руйнівний вплив на економіку України.
80263. Формування засад ринкового господарства в Україні (90-ті роки ХХ ст.) 46.5 KB
  Участь України в світовому господарстві. Проблеми соціальноекономічного реформування української економіки в перші роки незалежності Проголошення незалежності України відкрило нову еру в історії нашої країни. Верховна Рада України затвердила Основи національної економічної політикиrdquo;. У цьому документі передбачалася структурна перебудова господарства України.
80264. Особливості розвитку ринкового господарства й основні напрямки економічної думки в Україні (друга половина ХІХ - початок ХХ ст.) 82.5 KB
  Особливості розвитку ринкового господарства й основні напрямки економічної думки в Україні друга половина ХІХ початок ХХ ст. Промисловий переворот в Україні. Суть індустріалізації в Україні. Загальні умови і основні напрямки розвитку економічної думки в Україні наприкінці ХІХ – початку ХХ ст.
80265. Господарство та економічна думка в період державно-монополістичного розвитку суспільств Європейської цивілізації (перша половина ХХ ст.) 97.5 KB
  Обновлялися основні галузі економіки: хімічна електрична приладобудівна автомобільна радіотехнічна. Одним з найбільших недоліків її післявоєнної економіки була залежність від імпорту сільськогосподарської продукції та промислової сировини. Німеччина втратила зовнішні ринки через розвал економіки звузилися її внутрішні ринки. Катастрофічне становище в основних галузях економіки було причиною краху кредитнофінансової системи Німеччини.
80266. ПІДГОТОВКА ПІД-ПРИЛАДУ МОДЕЛЮВАННЯ ЗМІНИ ТЕМПЕРАТУРИ - SIMULATED TEMPERATURE 681.5 KB
  Підготовка під приладу Моделювання зміни температури Simulted Temperture. Віртуальний прилад що моделює зміну температури: а контрольна панель; б блоксхема приладу. Vi для моделювання зміни температури починається з контрольної панелі на яку слід вивести дев’ять задавачів зміни температури об’єднавши їх у одномірний масив рисунок 7.
80267. Основні функції для підготовки віртуального приладу дослідження температури 322.5 KB
  Основні функції для підготовки віртуального приладу дослідження температури Для виведення функції Rdio Button на контрольну панель Controls ModernClssic Boolen 12 Boolen Rdio Button.– Меню для виведення функції Rdio Button на контрольну панель Вигляд функції Rdio Button яку названо Шкала температур на контрольній і функціональній панелі показано на рисунку 7.8 Функція Rdio Button яку названо Шкала температур на контрольній а і функціональній б панелі ЛІТЕРАТУРА 1 Большая советская енциклопедія Т3 стр.
80268. ВІРТУАЛЬНИЙ ПРИЛАД ДОСЛІДЖЕННЯ ВТРАТИ ТИСКУ НА ДІЛЯНЦІ ТРУБОПРОВОДУ 75.5 KB
  Склад та принцип дії насосної установки УНБ1 – 400х40 Установка змонтована на автомобілі КрАЗ–250 складається із силового агрегату карданного і проміжного валів коробки передач плунжерного насоса з навісним редуктором маніфольда допоміжного трубопроводу водоподавального блока цементного бачка поста керування з фарою для освітлення зубчастої муфти та випускної труби двигуна автомобіля. Технічна характеристика установки УНБ1400х40 Двигун Чотирикратний...
80269. АЛГОРИТМ СТВОРЕННЯ ВІРТУАЛЬНОГО ПРИЛАДУ ВИМІРЮВАННЯ ТИСКУ НА ДІЛЯНЦІ ТРУБОПРОВОДУ 1.99 MB
  Для вибору і розміщення необхідних на лицьовій панелі приладу елементів слід у верхній горизонтальній лінійці піктограм (ВГ-ЛП) обрати передостанню зліва закладку Вікно – Window і натиснути ЛКМ.
80270. ПРОГНОЗУВАННЯ ВАРТОСТІ ДОСЛІДНОГО ЗРАЗКА ВИРОБУ 423.5 KB
  Створення програми та методики експерименту. Планування експерименту. Використання елементів теорії математичної статистики для визначення результатів експерименту. Вибір ключових слів і рубрик УДК У ході підготовки даної роботи використовувалися такі ключові слова: планування експерименту.