26293

Контроль исполнения документов и поручений

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

11 Контроль исполнения документов и поручений Контроль это одна из важнейших делопроизводственных операций которая обеспечивает эффективность управления дисциплину и культуру труда. Контролю подлежат все зарегистрированные документы Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения. В ГСДОУ указано что Контроль исполнения включает постановку на контроль проверку своевременного доведения документа до исполнителя...

Русский

2013-08-18

18.04 KB

18 чел.

2.11 Контроль исполнения документов и поручений

Контроль -  это одна из важнейших делопроизводственных операций, которая обеспечивает эффективность управления, дисциплину и культуру труда.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. И содействии к своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение информацией, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контроль обеспечивает выполнение 2х основных задач:

1.контроль за исполнением документов по содержанию.

2.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения.

Основные принципы организации:

Первое направление обеспечивается руководителями всех уровней. Второе- ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь.

В ГСДОУ указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки : (из лекций Шаталова)

Сроки исполнения д.  устанавливаются либо общегосударственными нормативными актами(обращ гр, депутатские запросы..), либо инструкцией по ДОУ.В большинстве организаций срок составляет5-10 дн.Рук в праве указать другой срок, отразив это в резолюции.

Иногда срок исполнения установлен условно( до выяснения обстоятельств или получения информации), а затем  принимается конкретный срок исполнения.Исполнитель в случае невозможности исполнения док-та, за 2-3 дня до его истечения обязан обосновать невозможность исполнения в срок. Иначе – наказание.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке.

Традиционные и электронные технологии контроля исполнения документов и поручений

традиционные

Из лекций Шаталова

На док-те, поставленном на контроль ставится отметка («к» в правом верхнем углу). На карточке РКК делается отметка о сроке исполнения док-та на календарной шкале.Сюда же переносится резолюция рук и указывается исполнитель(на обороте). При большом кол-ве док-ов поставленных на контроль( несколько 10ов) к цифрам приклеиваются полоски бумаги.

Если док-ов сотни- используется настольная контрольная картотека(33 ячейки). 31 ячейка- дни месяца, 32ая- неисполненные в срок, 33ая- срок исп в след месяце. За 2-3 дня до нач календарного месяца карточки из 33й ячейки расставляются по дням.

Если на Контроле тысячи док-ов, то к. ведётся с момощью механизир или автоматизир картотеки. Мех строятся на основе картотеки РКК с краевой перфорацией. Автоматизир – на основе спец программ.

К. за сроками исп распадается на неск операций:

1. Фиксация факта постановки док-та на К.

2.Проверка своевременности доведения док-та до исполнителя

3.Проверка хода исполнения док-та ( когда неск этапов, занято несколько д.л.)

4.Напоминание исполнителям о приближении срока исполнения док-та.

5.Снятие док-та с К.( рук или К. служба)

6.Анализ исп дисциплины, в ходе которого составляется спец справка по итогам работы за месяц, квартал, год, в которой указывается: общее кол-во док-ов, поставленных на К. в указ период, кол-во и % испол и неиспол в срок док-ов, причины неисполнения(высокая степень централизации полномочий, перегрузка исполнителей и подразделений, недостаточ сроки исполнения, не рац сис-ма делопроизводства, недостаток тех средств).

На основе анализа рук принимает меры, направленные на соверш исполнения.

Автоматизированный К.

С появ ПК, появ спец делопроизв программы, позволяющие автоматизир к. за исп док-ов.Ркк выводится на экран и при заполнении поля «срок исполнения» автоматич ставится на К. Машина обеспечивает проверку доведения до исполнителя, проверка нагрузки, примежуточный и предуп К., снимает док-ты с К., ведёт анализ исп дисциплины, составляя справки для рук.В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

45518. Примеры бинарных связей 52 KB
  Отношение эквивалентности Определение 8. Отношение на множестве называется отношением эквивалентности если оно обладает следующими свойствами: для всех рефлексивность Если то симметричность Если и то транзитивность Обычно отношение эквивалентности обозначают знаком или и говорят что оно отношение задано на множестве а не на . Условия 13 в таких обозначениях выглядят более естественно: для всех рефлексивность Если то симметричность Если и то транзитивность Легко доказывается что если на множестве задано...
45520. Архитектуры БД 37.5 KB
  По этой причине при построении информационной системы приходится решать задачу согласованного управления распределенной базой данных иногда применяя методы репликации данных. При однородном построении распределенной базы данных на основе однотипных серверов баз данных эту задачу обычно удается решить на уровне СУБД большинство производителей развитых СУБД поддерживает средства управления распределенными базами данных. для управления отдельными частями распределенной базы данных используются разные серверы то приходится прибегать к...
45521. Проектирование базы данных с помощью нормализации 49.5 KB
  Таблица находится в первой нормальной форме 1Н. Таблица находится во второй нормальной форме 2Н. Таблица находится в третьей нормальной форме 3Н. Таблица находится в нормальной форме БойсаКодда Н.
45522. Операция «соединение» и ее свойства 34 KB
  Внутренняя а естественное соединение осуществляется по равенству значений в одноименных столбцах. rBC sBD = qBCD 11 112 11b 112b 123 42c 113 113b 421c операция соединения для таблиц с одинаковыми схемами равносильна операции пересечения: rB sB = qB 11...
45523. Разложение без потерь. Теорема. Примеры 29.5 KB
  Договоримся, что малыми латинскими буквами мы будем обозначать таблицы, большими латинскими буквами – атрибуты и множества атрибутов. Например, r(R) – это таблица r со множеством атрибутов R
45524. Полностью соединимые отношения. Примеры 24.5 KB
  Пример: rB sB qBC b1 b1c b1c b2 B b – неполное соединение BC b1c полное соединение. Для того чтобы было полное соединение необходимо чтобы в соединяемых столбцах были все значения R и S.
45525. Операторы описания данных в SQL 42 KB
  Check Условие – это значение должно быть истинным чтобы компьютер признал все изменения правильными; Unique список полей – все значения в комбинации полей должны быть уникальными; Primry key список полей – указывается на уровне таблицы если первичный ключ состоит из нескольких полей; References имя_поля1 from имя_таблицы1 поле1 – в нашей таблице имя_поля1 берется из таблицы1 поля1. Restrict указывает каким образом поддерживается On delete cscde...
45526. Технологии «клиент-сервер» 45.5 KB
  Имеют место следующие операторы: Prepre имя_оператора from строка Select Insert Delete Updte Execute имя_оператора – позволяет выполнить запомненный на сервере оператор; Drop имя_оператора – позволяет удалит оператор; Эти операторы передаются в интерактивном режиме а если хотим записать в рамках какойто программы то например на Паскале это будет выглядеть так: Exec sql “sql операторâ€. Описание курсора на SQL: Declre имя_курсора [scroll] cursor for подзапрос [for updte]. Операции с курсором: Open имя_курсора – позволяет...