26293

Контроль исполнения документов и поручений

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

11 Контроль исполнения документов и поручений Контроль это одна из важнейших делопроизводственных операций которая обеспечивает эффективность управления дисциплину и культуру труда. Контролю подлежат все зарегистрированные документы Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения. В ГСДОУ указано что Контроль исполнения включает постановку на контроль проверку своевременного доведения документа до исполнителя...

Русский

2013-08-18

18.04 KB

19 чел.

2.11 Контроль исполнения документов и поручений

Контроль -  это одна из важнейших делопроизводственных операций, которая обеспечивает эффективность управления, дисциплину и культуру труда.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. И содействии к своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение информацией, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контроль обеспечивает выполнение 2х основных задач:

1.контроль за исполнением документов по содержанию.

2.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения.

Основные принципы организации:

Первое направление обеспечивается руководителями всех уровней. Второе- ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь.

В ГСДОУ указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки : (из лекций Шаталова)

Сроки исполнения д.  устанавливаются либо общегосударственными нормативными актами(обращ гр, депутатские запросы..), либо инструкцией по ДОУ.В большинстве организаций срок составляет5-10 дн.Рук в праве указать другой срок, отразив это в резолюции.

Иногда срок исполнения установлен условно( до выяснения обстоятельств или получения информации), а затем  принимается конкретный срок исполнения.Исполнитель в случае невозможности исполнения док-та, за 2-3 дня до его истечения обязан обосновать невозможность исполнения в срок. Иначе – наказание.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке.

Традиционные и электронные технологии контроля исполнения документов и поручений

традиционные

Из лекций Шаталова

На док-те, поставленном на контроль ставится отметка («к» в правом верхнем углу). На карточке РКК делается отметка о сроке исполнения док-та на календарной шкале.Сюда же переносится резолюция рук и указывается исполнитель(на обороте). При большом кол-ве док-ов поставленных на контроль( несколько 10ов) к цифрам приклеиваются полоски бумаги.

Если док-ов сотни- используется настольная контрольная картотека(33 ячейки). 31 ячейка- дни месяца, 32ая- неисполненные в срок, 33ая- срок исп в след месяце. За 2-3 дня до нач календарного месяца карточки из 33й ячейки расставляются по дням.

Если на Контроле тысячи док-ов, то к. ведётся с момощью механизир или автоматизир картотеки. Мех строятся на основе картотеки РКК с краевой перфорацией. Автоматизир – на основе спец программ.

К. за сроками исп распадается на неск операций:

1. Фиксация факта постановки док-та на К.

2.Проверка своевременности доведения док-та до исполнителя

3.Проверка хода исполнения док-та ( когда неск этапов, занято несколько д.л.)

4.Напоминание исполнителям о приближении срока исполнения док-та.

5.Снятие док-та с К.( рук или К. служба)

6.Анализ исп дисциплины, в ходе которого составляется спец справка по итогам работы за месяц, квартал, год, в которой указывается: общее кол-во док-ов, поставленных на К. в указ период, кол-во и % испол и неиспол в срок док-ов, причины неисполнения(высокая степень централизации полномочий, перегрузка исполнителей и подразделений, недостаточ сроки исполнения, не рац сис-ма делопроизводства, недостаток тех средств).

На основе анализа рук принимает меры, направленные на соверш исполнения.

Автоматизированный К.

С появ ПК, появ спец делопроизв программы, позволяющие автоматизир к. за исп док-ов.Ркк выводится на экран и при заполнении поля «срок исполнения» автоматич ставится на К. Машина обеспечивает проверку доведения до исполнителя, проверка нагрузки, примежуточный и предуп К., снимает док-ты с К., ведёт анализ исп дисциплины, составляя справки для рук.В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

31737. Жизненный цикл ИС 92 KB
  Жизненный цикл ИС Потребность в создании ЭИС может обусловливаться либо необходимостью автоматизации или модернизации существующих информационных процессов либо необходимостью коренной реорганизации в деятельности предприятия проведении бизнесреинжиниринга. Потребности создания ЭИС указывают вопервых для достижения каких именно целей необходимо разработать систему; вовторых к какому моменту времени целесообразно осуществить разработку; втретьих какие затраты необходимо осуществить для проектирования системы. Проектирование ЭИС ...
31738. МОДЕЛИ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПО 128.5 KB
  1 МОДЕЛИ И СТАДИИ ЖЦ ПО Под моделью ЖЦ ИС понимается структура определяющая последовательность выполнения и взаимосвязи процессов действий и задач на протяжении ЖЦ. Модель ЖЦ ЭИС определяет характер процесса его создания который представляет собой совокупность упорядоченных во времени взаимосвязанных и объединенных в стадии работ выполнение которых необходимо и достаточно для создания ПО соответствующего заданным требованиям. Под стадией создания ПО понимается часть процесса создания ПО ограниченная некоторыми временными рамками и...
31740. Роль и место ИПБ России в деле реформирования бухгалтерского учета 28.5 KB
  Формирование в РФ ИПБ явилось следствием осуществления реформы бухгалтерского учета в стране. ИПБ активно включился в процесс реформирования учета так как одна из основных целей его создания является разработка новой методологии и методики учета в стране. Являясь добровольным союзом квалифицированных аттестованных профессиональных бухгалтеров ИПБ России призван не только защищать интересы своих членов но и определять новые формы и методы организации учета.
31741. Российская Коллегия аудиторов (РКА) 34 KB
  Основными целями и задачами Коллегии являются: защита и представление законных интересов членов Коллегии в государственных и общественных организациях содействие в профессиональной подготовке и оказание всесторонней поддержки членами Коллегии; содействие разработке основных принципов организации аудита на территории Российской Федерации рекомендаций по совершенствованию форм и методов аудиторской деятельности; координация деятельности членов Коллегии. В соответствии со своими целями и задачами Коллегии осуществляет следующие виды...
31744. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета 27 KB
  Можно обрабатывать и тщательно контролировать данные в одном отделе однако это потенциально ослабляет контрольные возможности сотрудников из других подразделений в том числе для сравнения и анализа результатов Автоматическое подтверждение санкционирование некоторых типовых операций например удержания из всех видов заработка и начисления на них взносов во внебюджетные фонды Процесс создания программного продукта период обладания правами на него и его модификации защита от пиратского использования в совокупности составляют понятие...
31745. Региональные организации 32 KB
  Довольно развитая система рассмотрения споров существует в рамках ОБСЕ.Основы специального механизма по разрешению споров были заложены Советом СБСЕ в 1992 г.Из других региональных организаций процедура мирного разрешения споров наиболее основательно урегулирована в рамках Совета Европы.