26293

Контроль исполнения документов и поручений

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

11 Контроль исполнения документов и поручений Контроль это одна из важнейших делопроизводственных операций которая обеспечивает эффективность управления дисциплину и культуру труда. Контролю подлежат все зарегистрированные документы Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения. В ГСДОУ указано что Контроль исполнения включает постановку на контроль проверку своевременного доведения документа до исполнителя...

Русский

2013-08-18

18.04 KB

20 чел.

2.11 Контроль исполнения документов и поручений

Контроль -  это одна из важнейших делопроизводственных операций, которая обеспечивает эффективность управления, дисциплину и культуру труда.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. И содействии к своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение информацией, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контроль обеспечивает выполнение 2х основных задач:

1.контроль за исполнением документов по содержанию.

2.Контроль за исполнением документов по срокам исполнения.

Основные принципы организации:

Первое направление обеспечивается руководителями всех уровней. Второе- ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь.

В ГСДОУ указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки : (из лекций Шаталова)

Сроки исполнения д.  устанавливаются либо общегосударственными нормативными актами(обращ гр, депутатские запросы..), либо инструкцией по ДОУ.В большинстве организаций срок составляет5-10 дн.Рук в праве указать другой срок, отразив это в резолюции.

Иногда срок исполнения установлен условно( до выяснения обстоятельств или получения информации), а затем  принимается конкретный срок исполнения.Исполнитель в случае невозможности исполнения док-та, за 2-3 дня до его истечения обязан обосновать невозможность исполнения в срок. Иначе – наказание.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке.

Традиционные и электронные технологии контроля исполнения документов и поручений

традиционные

Из лекций Шаталова

На док-те, поставленном на контроль ставится отметка («к» в правом верхнем углу). На карточке РКК делается отметка о сроке исполнения док-та на календарной шкале.Сюда же переносится резолюция рук и указывается исполнитель(на обороте). При большом кол-ве док-ов поставленных на контроль( несколько 10ов) к цифрам приклеиваются полоски бумаги.

Если док-ов сотни- используется настольная контрольная картотека(33 ячейки). 31 ячейка- дни месяца, 32ая- неисполненные в срок, 33ая- срок исп в след месяце. За 2-3 дня до нач календарного месяца карточки из 33й ячейки расставляются по дням.

Если на Контроле тысячи док-ов, то к. ведётся с момощью механизир или автоматизир картотеки. Мех строятся на основе картотеки РКК с краевой перфорацией. Автоматизир – на основе спец программ.

К. за сроками исп распадается на неск операций:

1. Фиксация факта постановки док-та на К.

2.Проверка своевременности доведения док-та до исполнителя

3.Проверка хода исполнения док-та ( когда неск этапов, занято несколько д.л.)

4.Напоминание исполнителям о приближении срока исполнения док-та.

5.Снятие док-та с К.( рук или К. служба)

6.Анализ исп дисциплины, в ходе которого составляется спец справка по итогам работы за месяц, квартал, год, в которой указывается: общее кол-во док-ов, поставленных на К. в указ период, кол-во и % испол и неиспол в срок док-ов, причины неисполнения(высокая степень централизации полномочий, перегрузка исполнителей и подразделений, недостаточ сроки исполнения, не рац сис-ма делопроизводства, недостаток тех средств).

На основе анализа рук принимает меры, направленные на соверш исполнения.

Автоматизированный К.

С появ ПК, появ спец делопроизв программы, позволяющие автоматизир к. за исп док-ов.Ркк выводится на экран и при заполнении поля «срок исполнения» автоматич ставится на К. Машина обеспечивает проверку доведения до исполнителя, проверка нагрузки, примежуточный и предуп К., снимает док-ты с К., ведёт анализ исп дисциплины, составляя справки для рук.В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

37983. Ознакомление с характеристиками магнитных свойств вещества и определение зависимости магнитной индукции и магнитной проницаемости ферромагнитного образца от напряжения поля 46.5 KB
  Вывод: Мы ознакомились с характеристиками магнитных свойств вещества и определили зависимость магнитной индукции и магнитной проницаемости ферромагнитного образца от напряженности поля.
37984. Ознакомление с общими принципами передачи электрической энергии на большие расстояния и определение потерь напряжения в моделях электрических линий 84.5 KB
  Вывод: 1 Способ определения потерь U= I= 2 I точнее поскольку в этой формуле используется только один измерительный прибор амперметр а в способе определения потерь U= U1 U2 используется два прибора вольтметра поэтому он менее точен.
37985. ОСОБЕННОСТИ ПОРАЖЕНИЯ АОХВ С ПРЕЕМУШЕСТВЕННО ЦИТОТОКСИЧЕСКИМ ДЕЙСТВИЕМ 128.5 KB
  Практически любая тяжелая интоксикация в той или иной степени вызывает поражение клеток различных типов. При этом могут возникать функциональные или грубые структурные изменения клеточных мембран, внутриклеточных структур, нарушения генетического аппарата, процессов синтеза белка и других видов пластического обмена. Зачастую повреждения носят вторичный характер, когда изменения в клетках органов и тканей происходят за счет нарушения токсикантами или их метаболитами гемодинамики, газообмена
37987. МОДЕЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ СХЕМ В ПРОГРАММЕ ELECTRONICS WORKBENCH 581.5 KB
  Из источников питания рассмотрены параметрические компенсационные и импульсные стабилизаторы напряжения а также тиристорные источники питания с фазовым управлением. Источники Батарея ЭДС источника постоянного напряжения или батареи измеряется в вольтах и задается величинами в диапазоне от мкВ до кВ. Ко входу устройства необходимо подключить функциональный генератор или другой источник переменного напряжения. ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1 ПАРАМЕТРИЧЕСКИЕ И КОМПЕНСАЦИОННЫЕ СТАБИЛИЗАТОРЫ НАПРЯЖЕНИЯ Современная электроника предъявляет жесткие...
37988. Исследование сопротивления заземляющих устройств 373.5 KB
  Измерить сопротивление заземления нулевого провода учебного корпуса определить сопротивление грунта изучить методику расчета сопротивления заземляющего устройства. Штатное заземление нулевого провода учебного корпуса измерители сопротивления заземлений МС08 М416 Ф4103М1 зонд и вспомогательный заземлитель. В этом случае если человек стоит на земле цепь тока замыкается через землю причем величина тока проходящего через человека зависит от режима нейтрали сети сопротивления изоляции и емкости фаз относительно земли.
37989. Измерение физических величин 420 KB
  Содержатся сведения необходимые для обработки результатов измерений физических величин. Рассматриваются способы измерений различные виды погрешностей алгоритм обработки результатов прямых и косвенных измерений правила приближенных вычислений а также пример оформления отчета о выполнении лабораторной работы.1 ИЗМЕРЕНИЕ ФИЗИЧЕСКИХ ВЕЛИЧИН Цель работы: ознакомиться с основами теории погрешностей методикой обработки результатов прямых и косвенных измерений физических величин измерить объем полого...
37990. Определение момента инерции стержня из упругого нецентрального удара 159.5 KB
  Цель работы: изучение закономерностей упругого нецентрального удара определение момента инерции тела вращающегося вокруг неподвижной оси. Линия удара это общая нормаль к поверхности соударяющихся тел в точке их соприкосновения. Если при ударе центры масс двух тел находятся на линии удара то удар является центральным.