26294
Признаки заведения дел. Номенклатуры дел и их назначение. Формирование дел
Реферат
Архивоведение и делопроизводство
Номенклатуры дел и их назначение. Формирование дел Определение дело. Дело совокупность документов или документ относящихся к одному вопросу или участку деятельности помещенных в отдельную обложку ГОСТ Р 5114198 Делопроизводство и архивное дело.
Русский
2013-08-18
117.5 KB
19 чел.
Признаки заведения дел. Номенклатуры дел и их назначение. Формирование дел
Определение «дело».
Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» ( ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Дело это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещённых в твёрдую обложку, оформленную по определённым правилам.
Формирование дел это группировка исполненных документов в дела или отнесение документов к определённому делу и систематизация документов внутри дела.
Принципы формирования дел:
При определении расположения документов внутри дела руководствуются:
Понятие «номенклатура дел», назначение номенклатур.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утверждённый в установленном порядке.
НД - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Это основной учетный документ в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в НД схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
Т.о. НД используется как (функции):
Основные положения по составлению НД (и по формированию дел) изложены в ГСДОУ 1988 г., более подробно в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
Виды НД:
- Типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом).
- Примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер).
- НД организации (индивидуальная, конкретная).
Типовые и примерные НД разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств. Перед утверждением типовые и примерные НД согласовываются с ЦЭК (ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. в ведомствах.
Требования, предъявляемые к составлению и оформлению номенклатур дел, виды номенклатур.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом), НД, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра. Каждое дело, включенное в НД, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
НД в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр НД организации хранится в службе ДОУ, второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий - используется в ведомственном архиве организации, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась НД и куда документы поступают на постоянное хранение. НД пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.
В течение года в утвержденную НД вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись НД организации составляется на основе итоговых записей Н-урД структурных подразделений.
НД составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении НД следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, НД организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными НД.
В НД предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
В НД организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в НД ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры НД является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями НД являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Ведение дел вне НД не допускается.
Графы НД организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом: индексы каждого дела (номер стуктурного подразделения и порядковый номер дела, заголовки дел (томов, частей) порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов НД определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в НД по алфавиту географических названий или корреспондентов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года, срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной НД, "Примечание".
По окончании делопроизводственного года в конце НД заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи НД организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в НД проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать | |||
84419. | АНАЛИЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТА УКРАИНЫ | 101.31 KB | |
Первый заместитель главы администрации президента Ирина Акимова недавно заявила что объём теневой экономики в Украине составляет около 500 млрд грн. Запланирован рост по следующим статьям доходов бюджета: собственные поступления бюджетных учреждений 41 млрд грн или 244... | |||
84420. | Формы правления | 75.5 KB | |
Форма государственного правления - это организация вышестоящих органов государственной власти, характер и принципы их взаимодействия с другими органами государства, с политическими партиями, классами и социальными группами. | |||
84421. | Повышение эффективности улучшения работы пенсионных фондов | 263 KB | |
Актуальностью моей темы исследования заключается в том что, финансовая система сегодня является предметом дискуссий и обсуждений. В качестве проблем современного общество, которое призвана решать финансовая система, можно назвать: недостаточные темпы развития экономики... | |||
84422. | Страховой договор и страховое обязательство в гражданском праве России | 73.16 KB | |
Актуальность данной курсовой работы состоит в том, что идея страхования неразрывно связана с его универсальным значением как средства, способного устранить или, во всяком случае, сделать менее имущественно ощутимым (минимизировать) неблагоприятный результат воздействия отдельных обстоятельств... | |||
84423. | СУСПІЛЬНО-ГЕОГРАФІЧНІ ОСОБЛИВОСТІ ВІДТВОРЕННЯ НАСЕЛЕННЯ СВІТУ | 135.98 KB | |
Важливість і значущість питання, яке ми дослідили в цій роботі, в наші дні визнана усіма державами, що усвідомили небезпеку швидкого росту світового населення, особливо в країнах, що розвиваються, відстала економіка і нерозвинена соціальна сфера яких не в змозі обернути цей ріст на благо свого розвитку. | |||
84425. | Экспериментальное изучение самооценки в подростковом возрасте | 332 KB | |
Подростковый возраст — стадия онтогенетического развития между детством и взрослостью (от 11 до 17 лет), характеризующаяся качественными изменениями, связанными с половым созреванием и вхождением в зрелую жизнь. | |||
84426. | Проектирование приспособления для механической обработки детали «корпус» изделия ПУ | 98.64 KB | |
В машиностроении широко применяется разнообразная технологическая оснастка. Затраты на её изготовление и эксплуатацию составляют до 15-20% от себестоимости продукции, а стоимость и сроки подготовки производства в основном определяются величиной затраты труда и времени на проектирование... | |||
84427. | Управление рыночной экономикой | 81.9 KB | |
На какой бы ступени исторического развития ни находилось человеческое общество, люди, чтобы жить, должны иметь пищу, одежду, жилищные и другие материальные блага. Необходимые человеку средства существования должны быть произведены. Их изготовление совершается в процессе производства. | |||