ID: 26294

Название работы: Признаки заведения дел. Номенклатуры дел и их назначение. Формирование дел

Категория: Реферат

Предметная область: Архивоведение и делопроизводство

Описание: Номенклатуры дел и их назначение. Формирование дел Определение дело. Дело совокупность документов или документ относящихся к одному вопросу или участку деятельности помещенных в отдельную обложку ГОСТ Р 5114198 Делопроизводство и архивное дело.

Язык: Русский

Дата добавления: 2013-08-18

Размер файла: 117.5 KB

Работу скачали: 18 чел.

Признаки заведения дел. Номенклатуры дел и их назначение. Формирование дел

Определение «дело».  

Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» ( ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Дело – это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещённых в твёрдую обложку, оформленную по определённым правилам.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела или отнесение документов к определённому делу и систематизация документов внутри дела.

Принципы формирования дел:

•  необходимо группировать в дело исключительно исполненные документы.
•  Формирование должно быть в соответствии с номенклатурой дел.
•  Документы по одному вопросу всегда располагаются вместе.
•  Обычно формируют дело в течение одного календарного года
•  Количество листов – до 250 в одном томе.

При определении расположения документов внутри дела руководствуются:

•  хронологическим принципом – дата входящего письма определяется по дате поступления в организацию, исходящего – когда отправили (например, личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов),
•  иногда удобно располагать по алфавиту получателя или автора письма (например, лицевые счета по зарплате располагают по фамилиям работников от «А» до «Я»),
•  по вопросно-логическому принципу, вообще-то, как правило, руководствуются сочетанием нескольких перечисленных (например, группируем пакет документов одного клиента, затем пакет документов другого и т.д., внутри дела располагаем по дате самого раннего документа каждого пакета).

Понятие «номенклатура дел», назначение номенклатур.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утверждённый  в установленном порядке.

НД - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Это основной учетный документ в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в НД схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Т.о. НД используется как (функции):

1.  Схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации)
2.  Указатель индексации документов и дел, сроков их хранения
3.  Схема построения справочной картотеки неисполненных документов (НСА)
4.  Учетный документ для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Основные положения по составлению НД (и по формированию дел) изложены в ГСДОУ 1988 г., более подробно – в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

Виды НД:

- Типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом).

- Примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер).

- НД организации (индивидуальная, конкретная).

Типовые и примерные НД разрабатываются  службами документационного обеспечения министерств и ведомств. Перед утверждением типовые и примерные НД согласовываются с ЦЭК (ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. в ведомствах.

Требования, предъявляемые к составлению и оформлению номенклатур дел, виды номенклатур.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом), НД, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра. Каждое дело, включенное в НД, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

НД в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр НД организации хранится в службе ДОУ, второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий - используется в ведомственном архиве организации, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась НД и куда документы поступают на постоянное хранение. НД пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную НД вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись НД организации составляется на основе итоговых записей Н-урД структурных подразделений.

НД составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении НД следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, НД организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными НД.

В НД предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В НД организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в НД ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры НД является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями НД являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Ведение дел вне НД не допускается. 

Графы НД организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом: индексы каждого дела (номер стуктурного подразделения и порядковый номер дела, заголовки дел (томов, частей) порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов НД определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в НД по алфавиту географических названий или корреспондентов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, количество единиц хранения (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года, срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной НД, "Примечание".

По окончании делопроизводственного года в конце НД заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи НД организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в НД проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.