26295

Обеспечение сохранности и подготовка документов организации к последующему хранению

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Социологический опрос членов ЭК Номинальный принцип вида документов Подготовка к передаче в архив: ЭЦД Составление описей постоянного и временного сроков хранения Передача дел в архив организации 13 года Уничтожение дел с истекшим сроком хранения Ценность документов не равнозначна она оценивается при: Составлении НД при формировании дел при подготовке к передаче в архив. Отбор документов имеющих политическую хозяйственную научную значимость Отбор документов не имеющих таковой значимости но имеющих практическую значимость Выделение...

Русский

2013-08-18

20.04 KB

10 чел.

Обеспечение сохранности и подготовка документов организации к последующему хранению

ЭЦД – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение/ включение в состав АФ РФ.

Современные принципы: историзма, системности (всесторонности и комплексности), целостности, объективизма.

1.Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи.

2.Принцип всесторонности требует при проведении ЭЦД рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности. В дело направляются даже черновики и копии, т.к. мы хотим сохранить все важные документы.

3.На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

2007 год масштабная разработка ВНИИ ДАД по ЭЦД.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Критерии: Происхождения, Содержания, Внешние особенности

1.критерии происхождения: -функционально-целевое назначение организации (с учетом как её особой роли так и типового характера);-значение лица в жизни общества;-время и место создания документа.

2.критерии содержания:-значимость информации документа (уникальность и типичность);-повторение информации документа в информации других документов;-вид документа;-подлинность документа. С данным критерием тесно связан критерий вида документа

3.критерии внешних особенностей:-форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения,-оформления документа;-физическое состояние документа.

Значимость содержания, автора, юридическая достоверность, дублетность, подлинность, копийность, поглощённость содержания, время и место создания.

Методы:

Историзма – причины возникновения, связи и взаимодействия, существующие стороны.

Системного анализа – оценка документа в рамках системы.

Функциональный – воплощен в применении перечней.

Информационный – информация в документе многоаспектна.

Выборочный метод.

Социологический – опрос членов ЭК

Номинальный – принцип вида документов

Подготовка к передаче в архив:

  1. ЭЦД
  2. Составление описей постоянного и временного сроков хранения
  3. Передача дел в архив организации (1-3 года)
  4. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения

Ценность документов не равнозначна, она оценивается при: Составлении НД, при формировании дел, при подготовке к передаче в архив. Она определяется по определению ценности информации заключенной в них.

  1. Отбор документов имеющих политическую, хозяйственную, научную значимость
  2. Отбор документов не имеющих таковой значимости, но имеющих практическую значимость
  3. Выделение документов к уничтожению
  4. Установление сроков хранения

Задачи:

  1. Отбор на хранение, определение сроков хранения
  2. Выделение к уничтожению
  3. Восполнение утраченных подлинников копиями

Для подготовки проведения ЭЦД в организации создается экспертная комиссия – постоянно действующий орган (создается Приказом руководителя), в федеральных архивах и очень крупных организациях создаются ЦЭК – координация действий ЭК структурных подразделений и оказание методической помощи. ЭК в обязательном порядке взаимодействует с ЭПК архива – чьим ИК является:

Контроль сохранности ценных документов

Согласование решений ЭК

Решение о изменении сроков по перечням

Негосударственные организации по многим вопросам ЭЦД принимают решения самостоятельно. В ФЗ Об архивном деле – все юридические лица должны согласовывать с архивными учреждениями уничтожение документов.

Работа ЭК регламентируется Положением об ЭК. Росархивом разработано Примерное положение об ЭК и ЦЭК, утверждается ркуоводителем и вводится в действие с даты утверждения.

Этапы назначения ЭК:

  1. В делопроизводстве – составление НД
  2. При передаче в архив организации
  3. При подготовке к передаче в государственный архив
  4. Функции ЭК:
  5. Организация ежегодного отбора на хранение и уничтожение,
  6. Одобрение и утверждение:

Проектов НД

Описей дел для постоянного и временного срока хранения, по личному составу

Актов о выделении к уничтожению

(ЭПК – участвует в подготовке нормативно-методических документов по работе ЭК, изменение сроков по перечню)

  1. -контроль за формированием дел
  2. методическая помощь в подготовке актов, описей, НД

Состав: 3 квалифицированных работника службы ДОУ, руководитель ведомственного архива, ответственный за архивное хранение, секретарь (документирование заседаний комиссии). Решения принимаются коллегиально ( Заседания 1-2 раза в год). Заседания протоколируются, подписывает председатель и секретарь. Ежегодно проводится (ЭК + работники службы ДОУ+ специалист из архива):

  1. Проверка качества НД
  2. Отбор дел постоянного и временного хранения
  3. Отбор временного хранения в структурных подразделениях (меньше 10 лет)
  4. Выделение к уничтожению

Группы документов, которые выделяют при ЭЦД

Подлежащие постоянному хранению

Временный срок хранения (больше 10 лет)

Временный срок хранения (меньше 10 лет)

Подлежащие уничтожению

Выделяемые документы подвергаются анализу фактического содержания документов, НЕ допускается судить только по заголовкам, полистно смотрятся – постоянного, временного (свыше 10 лет), и с отметкой ЭПК. В результате чего приходится переформировывать дела (постоянного срока хранения – в самостоятельные дела или присоединение к уже созданным)

Определяется количество по категориям дел (постоянно, временно, по личному составу)

Опись дел – архивный справочников, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Заносятся дела завершенные в делопроизводстве и прошедшие ЭЦД. Функции – учет и оперативный поиск. Самый массовый учетный и справочный документ, основа для описи – Н.Д.

Составление ОД – функция работников службы ДОУ, ежегодно в структурных подразделениях – постоянного хранения и свыше 10 лет. Опись создается в трех экземплярах, через год после завершения в делопроизводстве сдается в архив.

Опись структурного подразделения:

  1. Порядковый номер
  2. Индекс дела по НД
  3. Заголовок дела
  4. Даты дела
  5. Срок хранения

Описи постоянного хранения, свыше 10 лет и по личному составу – по хронологически-структурному, внутренняя опись по хронологическому.

Хронологический-структурный принцип – сначала по хронологии а внутри них по структурным подразделениям, либо по направлениям деятельности. НСА описи – предисловие, указатели, оглавление, аннотации – т.е раскрытие содержащихся в деле документов – из заголовков.

Описи делятся на три раздела

  1. Наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заголовок к тексту
  2. Описательные статьи – Порядковый номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечания (физический состав, место хранения дела, утрата)
  3. Цифрами и прописью количество дел включённых в опись, номер последнего и номер первого дела в описи. Должность подпись расшифровка составившего, гриф согласования с ЭПК архивного учреждения.

Заголовки в ОД вносятся в соответствии со схемой систематизации НД, каждое дело и том – самостоятельная запись, валовый порядок нумерации, графы описей заполняются с обложек дел, одинаковые заголовки «то же». Опись – 9999 либо пять лет, тогда она закончена и ей присваивается номер.

ОД согласовывает ЭК, утверждает ЭПК, руководитель организации.

Кроме описи в архивах организации есть и другие учетные документы – дело фонда, паспорт архива, лист фонда.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

79849. АУДИТ РАСЧЁТОВ ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ 142 KB
  Рациональная организация контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве повышению ответственности предприятий за соблюдение платежной дисциплины сокращению дебиторской и кредиторской задолженности ускорению оборачиваемости оборотных средств и следовательно улучшению финансового состояния предприятий. В настоящее время принят ряд документов регулирующих вопросы осуществления расчетов наличными документами....
79850. АУДИТ РАСЧЁТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА И ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ 89 KB
  При проверке расчетов по оплате труда большое внимание надо уделить расчетам с депонентами. Аудитор прежде всего устанавливает, своевременно ли относится к депонентским суммам не полученная в установленные сроки заработная плата
79851. АУДИТ ОТЧЁТНЫХ ДАННЫХ ПО ДОХОДАМ, ЗАТРАТАМ И ПРИБЫЛИ 85 KB
  Прибыль является основным обобщающим качественным показателем деятельности предприятия и характеризует конечный финансовый результат эффективность производства. В связи с этим огромное значение имеет четкая организация контроля за формированием прибыли со стороны налоговых аудиторских и внутрихозяйственных служб в пределах компетенции каждой из них. Для обобщения информации о конечном финансовом результате ведется счет 80 Прибыли и убытки . По завершении года прибыль уменьшается на...
79852. АУДИТ ФОНДОВ И РЕЗЕРВОВ 49 KB
  Фактическое поступление вкладов учредителей проводится по кредиту счета 75 Расчеты с учредителями в корреспонденции со счетами денежных средств и других ценностей. На предприятиях созданных в форме акционерных обществ к счету 85 Уставный фонд могут быть открыты субсчета Простые акции и Привилегированные акции. После внесения соответствующих изменений в учредительные документы предприятия и регистрации нового размера уставного фонда должна быть сделана бухгалтерская запись...
79853. ПРОВЕРКА ДОСТОВЕРНОСТИ ИСЧИСЛЕНИЯ НАЛООГООБЛАГАЕМОЙ БАЗЫ ПО НАЛОГАМ (НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ И СПЕЦИАЛЬНЫЙ НАЛОГ, НАЛОГИ НА ПРИБЫЛЬ, ИМУЩЕСТВО И ДР.) И ОТРАЖЕНИЯ РАСЧЁТОВС БЮДЖЕТОМ В СИСТЕМЕ СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА 332 KB
  Поэтому значительную часть своей работы аудитор посвящает выявлению того по всем ли хозяйственным операциям облагаемым налогом на добавленную стоимость начислен этот налог и правильны ли расчеты с бюджетом. Налоги финансируемые потребителями Налог на добавленную стоимость НДС Специальный налог...
79854. АУДИТОРСКИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ 53.5 KB
  АУДИТОРСКИЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ Порядок составления аудиторского заключения о бухгалтерской отчётности Данный порядок утверждён комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ от 9. Аудиторское заключение о бухгалтерской отчётности экономического субъекта представляет мнение аудиторской фирмы о достоверности отчётности. Мнение о достоверности бухгалтерской отчётности должно выражать оценку аудиторской фирмой АФ соответствия во всех существенных аспектах бухгалтерской отчётности нормативному акту регулирующему бухгалтерский учёт и отчётность...
79855. ПОНЯТИЕ АУДИТОРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ЦЕЛИ И ОРГАНИЗАЦИЯ АУДИТОРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 51.5 KB
  Аудит проверка и подтверждение достоверности бухгалтерского учёта отчётности и финансовых показателей а также подтверждение соответствия учётной политики предприятия общепринятым стандартам законодательным и подзаконным актам регулирующим порядок ведения учёта на предприятии проводимая специализированной аудиторской организацией на договорной коммерческой основе за счёт проверяемых предприятий и организаций. Основной целью аудиторской деятельности является установление соответствия...
79856. АУДИТОРСКИЕ СТАНДАРТЫ 296.5 KB
  Письмо-обязательство аудиторской организации о согласии на проведение аудита. Правило стандарт аудиторской деятельности Внутрифирменный контроль качества аудита Общие положения. Настоящее правило стандарт подготовлено для регламентации аудиторской деятельности и соответствует Временным правилам аудиторской деятельности в Российской Федерации утвержденным Указом Президента Российской Федерации № 2263 от 22 декабря 1993 г. Целью правила стандарта является установление требований к организации и функционированию внутрифирменной...
79857. АУДИТ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ 42 KB
  Анализ организации бухгалтерского учёта и формирование учётной политики Организация бухгалтерского учёта на предприятии система построения учётного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о его финансовой и хозяйственной деятельности и осуществления контроля за рациональным использованием производственных и финансовых ресурсов собственных и привлечённых оборотных средств. Эта система включает: составление рабочего плана счетов бухгалтерского учёта выбор форм учёта подбор регистров...