26295

Обеспечение сохранности и подготовка документов организации к последующему хранению

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Социологический опрос членов ЭК Номинальный принцип вида документов Подготовка к передаче в архив: ЭЦД Составление описей постоянного и временного сроков хранения Передача дел в архив организации 13 года Уничтожение дел с истекшим сроком хранения Ценность документов не равнозначна она оценивается при: Составлении НД при формировании дел при подготовке к передаче в архив. Отбор документов имеющих политическую хозяйственную научную значимость Отбор документов не имеющих таковой значимости но имеющих практическую значимость Выделение...

Русский

2013-08-18

20.04 KB

10 чел.

Обеспечение сохранности и подготовка документов организации к последующему хранению

ЭЦД – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение/ включение в состав АФ РФ.

Современные принципы: историзма, системности (всесторонности и комплексности), целостности, объективизма.

1.Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи.

2.Принцип всесторонности требует при проведении ЭЦД рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности. В дело направляются даже черновики и копии, т.к. мы хотим сохранить все важные документы.

3.На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

2007 год масштабная разработка ВНИИ ДАД по ЭЦД.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Критерии: Происхождения, Содержания, Внешние особенности

1.критерии происхождения: -функционально-целевое назначение организации (с учетом как её особой роли так и типового характера);-значение лица в жизни общества;-время и место создания документа.

2.критерии содержания:-значимость информации документа (уникальность и типичность);-повторение информации документа в информации других документов;-вид документа;-подлинность документа. С данным критерием тесно связан критерий вида документа

3.критерии внешних особенностей:-форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения,-оформления документа;-физическое состояние документа.

Значимость содержания, автора, юридическая достоверность, дублетность, подлинность, копийность, поглощённость содержания, время и место создания.

Методы:

Историзма – причины возникновения, связи и взаимодействия, существующие стороны.

Системного анализа – оценка документа в рамках системы.

Функциональный – воплощен в применении перечней.

Информационный – информация в документе многоаспектна.

Выборочный метод.

Социологический – опрос членов ЭК

Номинальный – принцип вида документов

Подготовка к передаче в архив:

  1. ЭЦД
  2. Составление описей постоянного и временного сроков хранения
  3. Передача дел в архив организации (1-3 года)
  4. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения

Ценность документов не равнозначна, она оценивается при: Составлении НД, при формировании дел, при подготовке к передаче в архив. Она определяется по определению ценности информации заключенной в них.

  1. Отбор документов имеющих политическую, хозяйственную, научную значимость
  2. Отбор документов не имеющих таковой значимости, но имеющих практическую значимость
  3. Выделение документов к уничтожению
  4. Установление сроков хранения

Задачи:

  1. Отбор на хранение, определение сроков хранения
  2. Выделение к уничтожению
  3. Восполнение утраченных подлинников копиями

Для подготовки проведения ЭЦД в организации создается экспертная комиссия – постоянно действующий орган (создается Приказом руководителя), в федеральных архивах и очень крупных организациях создаются ЦЭК – координация действий ЭК структурных подразделений и оказание методической помощи. ЭК в обязательном порядке взаимодействует с ЭПК архива – чьим ИК является:

Контроль сохранности ценных документов

Согласование решений ЭК

Решение о изменении сроков по перечням

Негосударственные организации по многим вопросам ЭЦД принимают решения самостоятельно. В ФЗ Об архивном деле – все юридические лица должны согласовывать с архивными учреждениями уничтожение документов.

Работа ЭК регламентируется Положением об ЭК. Росархивом разработано Примерное положение об ЭК и ЦЭК, утверждается ркуоводителем и вводится в действие с даты утверждения.

Этапы назначения ЭК:

  1. В делопроизводстве – составление НД
  2. При передаче в архив организации
  3. При подготовке к передаче в государственный архив
  4. Функции ЭК:
  5. Организация ежегодного отбора на хранение и уничтожение,
  6. Одобрение и утверждение:

Проектов НД

Описей дел для постоянного и временного срока хранения, по личному составу

Актов о выделении к уничтожению

(ЭПК – участвует в подготовке нормативно-методических документов по работе ЭК, изменение сроков по перечню)

  1. -контроль за формированием дел
  2. методическая помощь в подготовке актов, описей, НД

Состав: 3 квалифицированных работника службы ДОУ, руководитель ведомственного архива, ответственный за архивное хранение, секретарь (документирование заседаний комиссии). Решения принимаются коллегиально ( Заседания 1-2 раза в год). Заседания протоколируются, подписывает председатель и секретарь. Ежегодно проводится (ЭК + работники службы ДОУ+ специалист из архива):

  1. Проверка качества НД
  2. Отбор дел постоянного и временного хранения
  3. Отбор временного хранения в структурных подразделениях (меньше 10 лет)
  4. Выделение к уничтожению

Группы документов, которые выделяют при ЭЦД

Подлежащие постоянному хранению

Временный срок хранения (больше 10 лет)

Временный срок хранения (меньше 10 лет)

Подлежащие уничтожению

Выделяемые документы подвергаются анализу фактического содержания документов, НЕ допускается судить только по заголовкам, полистно смотрятся – постоянного, временного (свыше 10 лет), и с отметкой ЭПК. В результате чего приходится переформировывать дела (постоянного срока хранения – в самостоятельные дела или присоединение к уже созданным)

Определяется количество по категориям дел (постоянно, временно, по личному составу)

Опись дел – архивный справочников, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Заносятся дела завершенные в делопроизводстве и прошедшие ЭЦД. Функции – учет и оперативный поиск. Самый массовый учетный и справочный документ, основа для описи – Н.Д.

Составление ОД – функция работников службы ДОУ, ежегодно в структурных подразделениях – постоянного хранения и свыше 10 лет. Опись создается в трех экземплярах, через год после завершения в делопроизводстве сдается в архив.

Опись структурного подразделения:

  1. Порядковый номер
  2. Индекс дела по НД
  3. Заголовок дела
  4. Даты дела
  5. Срок хранения

Описи постоянного хранения, свыше 10 лет и по личному составу – по хронологически-структурному, внутренняя опись по хронологическому.

Хронологический-структурный принцип – сначала по хронологии а внутри них по структурным подразделениям, либо по направлениям деятельности. НСА описи – предисловие, указатели, оглавление, аннотации – т.е раскрытие содержащихся в деле документов – из заголовков.

Описи делятся на три раздела

  1. Наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заголовок к тексту
  2. Описательные статьи – Порядковый номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечания (физический состав, место хранения дела, утрата)
  3. Цифрами и прописью количество дел включённых в опись, номер последнего и номер первого дела в описи. Должность подпись расшифровка составившего, гриф согласования с ЭПК архивного учреждения.

Заголовки в ОД вносятся в соответствии со схемой систематизации НД, каждое дело и том – самостоятельная запись, валовый порядок нумерации, графы описей заполняются с обложек дел, одинаковые заголовки «то же». Опись – 9999 либо пять лет, тогда она закончена и ей присваивается номер.

ОД согласовывает ЭК, утверждает ЭПК, руководитель организации.

Кроме описи в архивах организации есть и другие учетные документы – дело фонда, паспорт архива, лист фонда.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

10897. Сутність поняття естетика. Основні естетичні категорії 110.5 KB
  Історія виникнення поняття естетика у давньогрецькій культурі та країнах давнього сходу. Виділення естетики у самостійну науку. Естетична діяльність та її форми. Структура естетичної свідомості. Основні естетичні категорії. Мистецтво як складова частина предмета естетики.
10898. Методи проектування (фантазування, елементи біоніки). Вибір обєкту проектування на основі зібраної інформації 123.5 KB
  Тема уроку: Методи проектування фантазування елементи біоніки. Вибір обєкту проектування на основі зібраної інформації. Складання ескізу майбутнього виробу. Мета уроку. Засвоєння знань про етапи проектування ескіз технічний опис макет креслення шаблони; форм
10899. Технологія зєднання деталей з тонколистового металу 26.5 KB
  Тема 8: Технологія зєднання деталей з тонколистового металу. Мета: Навчальна: сформувати знання вміння та навички зєднання виробів з тонколистового металу. Виховна: виховувати в учнів культуру праці та бережливе ставлення до інструментів. Розвиваюча: р...
10900. Організація робочого місця під час креслення, основні лінії креслення 42.5 KB
  Тема 11: Організація робочого місця під час креслення основні лінії креслення. Мета: Навчальна: сформувати знання вміння та навички креслення деталей. Виховна: виховувати в учнів культуру праці та бережливе ставлення до інструментів охайне виконання роботи. ...
10901. Розмічання: за шаблоном, копіюванням. Підготовка заготовок до роботи. Припуск. Технологія роботи лобзиком та правила безпеки 52 KB
  Тема: Розмічання: за шаблоном копіюванням. Підготовка заготовок до роботи. Припуск. Технологія роботи лобзиком та правила безпеки. Мета: освітня: ознайомлення учнів зі способами виконання розмічання на фанері; формування в учнів понять шаблон та припуск; формуванн
10902. Системы построения изображений в ИК-диапазоне 1.42 MB
  Исследование пространственных распределений температуры по одной или двум координатам требует сканирования поверхности объекта, которое осуществляют либо механически (оптико-механически), либо электронным способом.
10903. Будова та призначення ручного коловорота, ручного дриля 61.5 KB
  Тема 2.1.3.: Застосування механізмів. Будова та призначення ручного коловорота ручного дриля. Техніка безпеки під час роботи ручними знаряддями праці. Види зєднання деталей: рухомі і нерухомі рознімні та не рознімні Мета: Навчальна: сформувати знання вміння та навичк
10904. Електрична енергія в господарстві держави та побуті 63 KB
  Тема. Електрична енергія в господарстві держави та побуті. Мета: сформувати в учнів поняття про елементарні поняття з електротехніки; розвивати політехнічний світогляд; виховувати відповідальність за результат роботи. Ключові поняття: споживачі електричної енер
10905. Реконструкция системы электропривода моталки пятиклетьевого стана 630 461.5 KB
  В курсовом проекте также необходимо описать проблему, которая решается. В работе должно быть отражено, на каком предприятии, цехе, участке и агрегате будет решена поставленная задача; в чем конкретно выражается предлагаемое мероприятие...