26295

Обеспечение сохранности и подготовка документов организации к последующему хранению

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Социологический опрос членов ЭК Номинальный принцип вида документов Подготовка к передаче в архив: ЭЦД Составление описей постоянного и временного сроков хранения Передача дел в архив организации 13 года Уничтожение дел с истекшим сроком хранения Ценность документов не равнозначна она оценивается при: Составлении НД при формировании дел при подготовке к передаче в архив. Отбор документов имеющих политическую хозяйственную научную значимость Отбор документов не имеющих таковой значимости но имеющих практическую значимость Выделение...

Русский

2013-08-18

20.04 KB

11 чел.

Обеспечение сохранности и подготовка документов организации к последующему хранению

ЭЦД – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение/ включение в состав АФ РФ.

Современные принципы: историзма, системности (всесторонности и комплексности), целостности, объективизма.

1.Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи.

2.Принцип всесторонности требует при проведении ЭЦД рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности. В дело направляются даже черновики и копии, т.к. мы хотим сохранить все важные документы.

3.На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

2007 год масштабная разработка ВНИИ ДАД по ЭЦД.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Критерии: Происхождения, Содержания, Внешние особенности

1.критерии происхождения: -функционально-целевое назначение организации (с учетом как её особой роли так и типового характера);-значение лица в жизни общества;-время и место создания документа.

2.критерии содержания:-значимость информации документа (уникальность и типичность);-повторение информации документа в информации других документов;-вид документа;-подлинность документа. С данным критерием тесно связан критерий вида документа

3.критерии внешних особенностей:-форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения,-оформления документа;-физическое состояние документа.

Значимость содержания, автора, юридическая достоверность, дублетность, подлинность, копийность, поглощённость содержания, время и место создания.

Методы:

Историзма – причины возникновения, связи и взаимодействия, существующие стороны.

Системного анализа – оценка документа в рамках системы.

Функциональный – воплощен в применении перечней.

Информационный – информация в документе многоаспектна.

Выборочный метод.

Социологический – опрос членов ЭК

Номинальный – принцип вида документов

Подготовка к передаче в архив:

  1. ЭЦД
  2. Составление описей постоянного и временного сроков хранения
  3. Передача дел в архив организации (1-3 года)
  4. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения

Ценность документов не равнозначна, она оценивается при: Составлении НД, при формировании дел, при подготовке к передаче в архив. Она определяется по определению ценности информации заключенной в них.

  1. Отбор документов имеющих политическую, хозяйственную, научную значимость
  2. Отбор документов не имеющих таковой значимости, но имеющих практическую значимость
  3. Выделение документов к уничтожению
  4. Установление сроков хранения

Задачи:

  1. Отбор на хранение, определение сроков хранения
  2. Выделение к уничтожению
  3. Восполнение утраченных подлинников копиями

Для подготовки проведения ЭЦД в организации создается экспертная комиссия – постоянно действующий орган (создается Приказом руководителя), в федеральных архивах и очень крупных организациях создаются ЦЭК – координация действий ЭК структурных подразделений и оказание методической помощи. ЭК в обязательном порядке взаимодействует с ЭПК архива – чьим ИК является:

Контроль сохранности ценных документов

Согласование решений ЭК

Решение о изменении сроков по перечням

Негосударственные организации по многим вопросам ЭЦД принимают решения самостоятельно. В ФЗ Об архивном деле – все юридические лица должны согласовывать с архивными учреждениями уничтожение документов.

Работа ЭК регламентируется Положением об ЭК. Росархивом разработано Примерное положение об ЭК и ЦЭК, утверждается ркуоводителем и вводится в действие с даты утверждения.

Этапы назначения ЭК:

  1. В делопроизводстве – составление НД
  2. При передаче в архив организации
  3. При подготовке к передаче в государственный архив
  4. Функции ЭК:
  5. Организация ежегодного отбора на хранение и уничтожение,
  6. Одобрение и утверждение:

Проектов НД

Описей дел для постоянного и временного срока хранения, по личному составу

Актов о выделении к уничтожению

(ЭПК – участвует в подготовке нормативно-методических документов по работе ЭК, изменение сроков по перечню)

  1. -контроль за формированием дел
  2. методическая помощь в подготовке актов, описей, НД

Состав: 3 квалифицированных работника службы ДОУ, руководитель ведомственного архива, ответственный за архивное хранение, секретарь (документирование заседаний комиссии). Решения принимаются коллегиально ( Заседания 1-2 раза в год). Заседания протоколируются, подписывает председатель и секретарь. Ежегодно проводится (ЭК + работники службы ДОУ+ специалист из архива):

  1. Проверка качества НД
  2. Отбор дел постоянного и временного хранения
  3. Отбор временного хранения в структурных подразделениях (меньше 10 лет)
  4. Выделение к уничтожению

Группы документов, которые выделяют при ЭЦД

Подлежащие постоянному хранению

Временный срок хранения (больше 10 лет)

Временный срок хранения (меньше 10 лет)

Подлежащие уничтожению

Выделяемые документы подвергаются анализу фактического содержания документов, НЕ допускается судить только по заголовкам, полистно смотрятся – постоянного, временного (свыше 10 лет), и с отметкой ЭПК. В результате чего приходится переформировывать дела (постоянного срока хранения – в самостоятельные дела или присоединение к уже созданным)

Определяется количество по категориям дел (постоянно, временно, по личному составу)

Опись дел – архивный справочников, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Заносятся дела завершенные в делопроизводстве и прошедшие ЭЦД. Функции – учет и оперативный поиск. Самый массовый учетный и справочный документ, основа для описи – Н.Д.

Составление ОД – функция работников службы ДОУ, ежегодно в структурных подразделениях – постоянного хранения и свыше 10 лет. Опись создается в трех экземплярах, через год после завершения в делопроизводстве сдается в архив.

Опись структурного подразделения:

  1. Порядковый номер
  2. Индекс дела по НД
  3. Заголовок дела
  4. Даты дела
  5. Срок хранения

Описи постоянного хранения, свыше 10 лет и по личному составу – по хронологически-структурному, внутренняя опись по хронологическому.

Хронологический-структурный принцип – сначала по хронологии а внутри них по структурным подразделениям, либо по направлениям деятельности. НСА описи – предисловие, указатели, оглавление, аннотации – т.е раскрытие содержащихся в деле документов – из заголовков.

Описи делятся на три раздела

  1. Наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заголовок к тексту
  2. Описательные статьи – Порядковый номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечания (физический состав, место хранения дела, утрата)
  3. Цифрами и прописью количество дел включённых в опись, номер последнего и номер первого дела в описи. Должность подпись расшифровка составившего, гриф согласования с ЭПК архивного учреждения.

Заголовки в ОД вносятся в соответствии со схемой систематизации НД, каждое дело и том – самостоятельная запись, валовый порядок нумерации, графы описей заполняются с обложек дел, одинаковые заголовки «то же». Опись – 9999 либо пять лет, тогда она закончена и ей присваивается номер.

ОД согласовывает ЭК, утверждает ЭПК, руководитель организации.

Кроме описи в архивах организации есть и другие учетные документы – дело фонда, паспорт архива, лист фонда.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

29194. Криминалистическое значение следов орудий взлома и инструментов 49.5 KB
  Классификация следов орудий взлома 1 по механизму образования: поверхностные следы это например различные повреждения на внутренней части замков царапины соскобы краски объёмные следы несут больше криминалистически значимой информации 2 по механизму образования: следы удара или отжима Остаются когда воздействие орудия взлома на поверхность происходит под прямым углом. Обычно это объёмные следы. следы скольжения Образуются при скользящем движении орудия взлома под углом или параллельно следовоспринимающей поверхности следы...
29195. Следы зубов человека 52.5 KB
  Для правильной оценки следов зубов необходимо рассмотреть строение зубного аппарата. Каждый из зубов имеет различную форму коронки. Они различны относятся к количеству размерам форме зубов и т.
29196. Криминалистическое значение следов транспортного средства 57.5 KB
  Количество осей можно установить: в процессе стояния транспортного средства по следам стояния при повороте автомобиля т. Ширина колеи это важный признак габаритов транспортного средства. 4 база автомобиля это расстояние между осями транспортного средства.
29197. Классификация следов транспортных средств 55.5 KB
  Следы может оставлять любая часть транспортного средства: как ходовая часть колёса так и выступающие части автомобиля. Следы транспортных средств в широком смысле этого слова это 1 отделившиеся части транспортного средства деталь целиком либо её осколки обломки 2 пролившиеся жидкости тормозная жидкость масло топливо 3 части перевозимых грузов. Некоторые криминалисты к следам транспортных средств относят также следы водителя оставленные вблизи транспортного средства.
29198. Освидетельствование 27 KB
  Для обнаружения на теле человека особых примет следов преступления телесных повреждений выявления состояния опьянения или иных свойств и признаков имеющих значение для уголовного дела если для этого не требуется производство судебной экспертизы может быть произведено освидетельствование подозреваемого обвиняемого потерпевшего а также свидетеля с его согласия за исключением случаев когда освидетельствование необходимо для оценки достоверности его показаний. В случаях не терпящих отлагательства освидетельствование может быть...
29199. Очная ставка 32 KB
  Приступая к допросу на очной ставке следователь спрашивает ее участников знают ли они друг друга и каковы их взаимоотношения это играет существенную роль для оценки показаний полученных на очной ставке. Участники очной ставки с разрешения следователя могут задавать вопросы друг другу. Тактика очной ставки зависит от характера расследуемого дела процессуального положения и нравственнопсихологических свойств допрашиваемых их взаимоотношений и других факторов. Они могут быть результатом добросовестного заблуждения либо заведомой лжи...
29200. РАБОЧИЙ ЭТАП (исследовательский) осмотра места происшествия 29 KB
  ОБЩИЙ осмотр начинается с осмотра места происшествия в целях: ориентировки; решения вопроса об исходной точке и способе осмотра; выбора позиции для производства ориентирующей и обзорной фотосъемки и осуществления ее до внесения изменений в обстановку места происшествия. При ФРОНТАЛЬНОМ способе осмотр ведется в виде линейного осмотра площадей от одной их границы до другой. Осмотр открытой местности целесообразно вести от центра к периферии эксцентрическим методом так как иногда затруднительно в начале осмотра определить границы места...
29201. Допрос несовершеннолетних свидетелей и потерпевших 41 KB
  Специфика допроса несовершеннолетних обусловливается: меньшим чем у взрослых объемом знаний и жизненного опыта; слабой способностью к сосредоточенному вниманию; повышенной внушаемостью; меньшим развитием аналитических навыков при восприятии и оценке воспринятого; тенденцией к смешению реально воспринятого и воображаемого; эмоциональностью суждений и действий. При подготовке к допросу несовершеннолетнего следователь должен выполнить комплекс мероприятий направленных на обеспечение оптимальных условий производства допроса: 1 Решить...
29202. Осмотр — следственное действие 34.5 KB
  Осмотр играет большое значение при расследовании так как именно во время осмотра обнаруживается фиксируется изучается значительная часть следов преступления. Результаты осмотра дают возможность выдвигать следственные версии определять направление расследования. Успех расследования напрямую зависит от качества осмотра. Виды осмотра: осмотр места происшествия местности жилища иного помещения предметов документов ст.