26295

Обеспечение сохранности и подготовка документов организации к последующему хранению

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Социологический – опрос членов ЭК Номинальный – принцип вида документов Подготовка к передаче в архив: ЭЦД Составление описей постоянного и временного сроков хранения Передача дел в архив организации 13 года Уничтожение дел с истекшим сроком хранения Ценность документов не равнозначна она оценивается при: Составлении НД при формировании дел при подготовке к передаче в архив. Отбор документов имеющих политическую хозяйственную научную значимость Отбор документов не имеющих таковой значимости но имеющих практическую значимость Выделение...

Русский

2013-08-18

20.04 KB

8 чел.

Обеспечение сохранности и подготовка документов организации к последующему хранению

ЭЦД – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение/ включение в состав АФ РФ.

Современные принципы: историзма, системности (всесторонности и комплексности), целостности, объективизма.

1.Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи.

2.Принцип всесторонности требует при проведении ЭЦД рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности. В дело направляются даже черновики и копии, т.к. мы хотим сохранить все важные документы.

3.На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

2007 год масштабная разработка ВНИИ ДАД по ЭЦД.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Критерии: Происхождения, Содержания, Внешние особенности

1.критерии происхождения: -функционально-целевое назначение организации (с учетом как её особой роли так и типового характера);-значение лица в жизни общества;-время и место создания документа.

2.критерии содержания:-значимость информации документа (уникальность и типичность);-повторение информации документа в информации других документов;-вид документа;-подлинность документа. С данным критерием тесно связан критерий вида документа

3.критерии внешних особенностей:-форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения,-оформления документа;-физическое состояние документа.

Значимость содержания, автора, юридическая достоверность, дублетность, подлинность, копийность, поглощённость содержания, время и место создания.

Методы:

Историзма – причины возникновения, связи и взаимодействия, существующие стороны.

Системного анализа – оценка документа в рамках системы.

Функциональный – воплощен в применении перечней.

Информационный – информация в документе многоаспектна.

Выборочный метод.

Социологический – опрос членов ЭК

Номинальный – принцип вида документов

Подготовка к передаче в архив:

  1. ЭЦД
  2. Составление описей постоянного и временного сроков хранения
  3. Передача дел в архив организации (1-3 года)
  4. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения

Ценность документов не равнозначна, она оценивается при: Составлении НД, при формировании дел, при подготовке к передаче в архив. Она определяется по определению ценности информации заключенной в них.

  1. Отбор документов имеющих политическую, хозяйственную, научную значимость
  2. Отбор документов не имеющих таковой значимости, но имеющих практическую значимость
  3. Выделение документов к уничтожению
  4. Установление сроков хранения

Задачи:

  1. Отбор на хранение, определение сроков хранения
  2. Выделение к уничтожению
  3. Восполнение утраченных подлинников копиями

Для подготовки проведения ЭЦД в организации создается экспертная комиссия – постоянно действующий орган (создается Приказом руководителя), в федеральных архивах и очень крупных организациях создаются ЦЭК – координация действий ЭК структурных подразделений и оказание методической помощи. ЭК в обязательном порядке взаимодействует с ЭПК архива – чьим ИК является:

Контроль сохранности ценных документов

Согласование решений ЭК

Решение о изменении сроков по перечням

Негосударственные организации по многим вопросам ЭЦД принимают решения самостоятельно. В ФЗ Об архивном деле – все юридические лица должны согласовывать с архивными учреждениями уничтожение документов.

Работа ЭК регламентируется Положением об ЭК. Росархивом разработано Примерное положение об ЭК и ЦЭК, утверждается ркуоводителем и вводится в действие с даты утверждения.

Этапы назначения ЭК:

  1. В делопроизводстве – составление НД
  2. При передаче в архив организации
  3. При подготовке к передаче в государственный архив
  4. Функции ЭК:
  5. Организация ежегодного отбора на хранение и уничтожение,
  6. Одобрение и утверждение:

Проектов НД

Описей дел для постоянного и временного срока хранения, по личному составу

Актов о выделении к уничтожению

(ЭПК – участвует в подготовке нормативно-методических документов по работе ЭК, изменение сроков по перечню)

  1. -контроль за формированием дел
  2. методическая помощь в подготовке актов, описей, НД

Состав: 3 квалифицированных работника службы ДОУ, руководитель ведомственного архива, ответственный за архивное хранение, секретарь (документирование заседаний комиссии). Решения принимаются коллегиально ( Заседания 1-2 раза в год). Заседания протоколируются, подписывает председатель и секретарь. Ежегодно проводится (ЭК + работники службы ДОУ+ специалист из архива):

  1. Проверка качества НД
  2. Отбор дел постоянного и временного хранения
  3. Отбор временного хранения в структурных подразделениях (меньше 10 лет)
  4. Выделение к уничтожению

Группы документов, которые выделяют при ЭЦД

Подлежащие постоянному хранению

Временный срок хранения (больше 10 лет)

Временный срок хранения (меньше 10 лет)

Подлежащие уничтожению

Выделяемые документы подвергаются анализу фактического содержания документов, НЕ допускается судить только по заголовкам, полистно смотрятся – постоянного, временного (свыше 10 лет), и с отметкой ЭПК. В результате чего приходится переформировывать дела (постоянного срока хранения – в самостоятельные дела или присоединение к уже созданным)

Определяется количество по категориям дел (постоянно, временно, по личному составу)

Опись дел – архивный справочников, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Заносятся дела завершенные в делопроизводстве и прошедшие ЭЦД. Функции – учет и оперативный поиск. Самый массовый учетный и справочный документ, основа для описи – Н.Д.

Составление ОД – функция работников службы ДОУ, ежегодно в структурных подразделениях – постоянного хранения и свыше 10 лет. Опись создается в трех экземплярах, через год после завершения в делопроизводстве сдается в архив.

Опись структурного подразделения:

  1. Порядковый номер
  2. Индекс дела по НД
  3. Заголовок дела
  4. Даты дела
  5. Срок хранения

Описи постоянного хранения, свыше 10 лет и по личному составу – по хронологически-структурному, внутренняя опись по хронологическому.

Хронологический-структурный принцип – сначала по хронологии а внутри них по структурным подразделениям, либо по направлениям деятельности. НСА описи – предисловие, указатели, оглавление, аннотации – т.е раскрытие содержащихся в деле документов – из заголовков.

Описи делятся на три раздела

  1. Наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заголовок к тексту
  2. Описательные статьи – Порядковый номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечания (физический состав, место хранения дела, утрата)
  3. Цифрами и прописью количество дел включённых в опись, номер последнего и номер первого дела в описи. Должность подпись расшифровка составившего, гриф согласования с ЭПК архивного учреждения.

Заголовки в ОД вносятся в соответствии со схемой систематизации НД, каждое дело и том – самостоятельная запись, валовый порядок нумерации, графы описей заполняются с обложек дел, одинаковые заголовки «то же». Опись – 9999 либо пять лет, тогда она закончена и ей присваивается номер.

ОД согласовывает ЭК, утверждает ЭПК, руководитель организации.

Кроме описи в архивах организации есть и другие учетные документы – дело фонда, паспорт архива, лист фонда.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

30602. Особенности журналистского творчества 40.5 KB
  Функции этой среды: критическая оценка предлагаемых или используемых журналистом способов и приемов деятельности селективная отбор приемов и способов деятельности...
30603. Дневник как тип творчества 13.09 KB
  НО вообщето это нечто большее чем механические записи. Записи в личном дневнике могут пригодиться лет этак через несколько. НО на страницах Комсомолки а затем отдельными книгами вышли его дневниковые записи которые вызвали интерес у читателей.
30604. Этические нормы в журналистском творчестве 23.58 KB
  Этические нормы в журналистском творчестве. Журналист и адресат информации. Отношения журналиста с адресатом информации а вернее отношение к адресату регламентируется следующими нормами: Первейшая задача журналиста гарантировать людям получение правдивой и достоверной информации посредством честного отражения объективной реальности. Журналист излагает факты добросовестно сохраняя их подлинный смысл вскрывая важнейшие связи и не допуская искажений.
30605. Объектно-ориентированное программирование С.А. Литвинова 429.5 KB
  Курсовая работа студента – заключительный этап изучения определенной дисциплины. Цель работы – систематизация и закрепление теоретических знаний, полученных за время обучения, а также приобретение и закрепление навыков самостоятельной работы. Работа, как правило, основывается на обобщении изученного студентом теоретического материала
30606. Бердяев о творческом поведении («Самопознание») 43.5 KB
  БердяевВариант сокращенный обобщенный для шпор короче: В чем отличие этики творчества от этики закона и искупления Не уничтожение зла а творческое преображением злого в доброе. Для творчества возможен прорыв к другим мирам оно преодолевает кошмар конечного кошмар порядка жизни. Этика творчества есть прежде всего этика ценности а не спасения. Этика творчества исходит из личности и направлена на мир в то время как этика закона исходит от мира от общества и направлена на личность.
30607. Понятие творчества в работах Бахтина 28 KB
  Он утверждал что слово является непосредственным фактом жизнедеятельности то есть слово – поступок. По сути это переход от формулы слово и дело к формуле и слово есть дело . Для журналиста это принципиально важно ведь для нас господа слово действительно дело. Бахтин изучал даже не столько само слово сколько границы звучащего слова.
30608. Характеристика творчества в работах Пришвина 38.5 KB
  Всякое живое существо говорит о себе не только словами но и формой своего поведения в жизни никто не безмолвствует. Для каждого своего блина артист должен готовить новую сковороду. Человеком по мнению таких людей можно назвать только того кто смотрит на проходящие волны из глубины своего дня. А живым остается в своей наивной простоте доказывать перед современностью наличие жизненности своего существа.
30609. Бытие, самопознание, творчество 26.81 KB
  категория обозначающая реальность существующую объективно вне и независимо от сознания человека. Эта трансформация выражавшая новый тип отношения человека к природе обусловленного развитием науки техники и материального производства подготовила концепции Б. u которых природа рассматривается вне отношения к ней человека как некоторый механизм действующий сам но себе. созданное деятельностью человека.
30610. Категории творчества в философии Ницше 29.5 KB
  Категории творчества в философии Ницше. Ницше РОЖДЕНИЕ ТРАГЕДИИ ИЗ ДУХА МУЗЫКИПРЕДИСЛОВИЕ К РИХАРДУ ВАГНЕРУ. Творчество по Ницше имеет в основе двойственность аполлонического и дионисического начал также как рождение стоит в зависимости от двойственности полов при непрестанной борьбе и лишь периодически наступающем примирении. В творчестве и творческой личности считает Ницше могут присутствовать либо то либо другое начала либо сочетаться в одном человеке одновременно.