26295

Обеспечение сохранности и подготовка документов организации к последующему хранению

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Социологический опрос членов ЭК Номинальный принцип вида документов Подготовка к передаче в архив: ЭЦД Составление описей постоянного и временного сроков хранения Передача дел в архив организации 13 года Уничтожение дел с истекшим сроком хранения Ценность документов не равнозначна она оценивается при: Составлении НД при формировании дел при подготовке к передаче в архив. Отбор документов имеющих политическую хозяйственную научную значимость Отбор документов не имеющих таковой значимости но имеющих практическую значимость Выделение...

Русский

2013-08-18

20.04 KB

8 чел.

Обеспечение сохранности и подготовка документов организации к последующему хранению

ЭЦД – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение/ включение в состав АФ РФ.

Современные принципы: историзма, системности (всесторонности и комплексности), целостности, объективизма.

1.Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи.

2.Принцип всесторонности требует при проведении ЭЦД рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности. В дело направляются даже черновики и копии, т.к. мы хотим сохранить все важные документы.

3.На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

2007 год масштабная разработка ВНИИ ДАД по ЭЦД.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Критерии: Происхождения, Содержания, Внешние особенности

1.критерии происхождения: -функционально-целевое назначение организации (с учетом как её особой роли так и типового характера);-значение лица в жизни общества;-время и место создания документа.

2.критерии содержания:-значимость информации документа (уникальность и типичность);-повторение информации документа в информации других документов;-вид документа;-подлинность документа. С данным критерием тесно связан критерий вида документа

3.критерии внешних особенностей:-форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения,-оформления документа;-физическое состояние документа.

Значимость содержания, автора, юридическая достоверность, дублетность, подлинность, копийность, поглощённость содержания, время и место создания.

Методы:

Историзма – причины возникновения, связи и взаимодействия, существующие стороны.

Системного анализа – оценка документа в рамках системы.

Функциональный – воплощен в применении перечней.

Информационный – информация в документе многоаспектна.

Выборочный метод.

Социологический – опрос членов ЭК

Номинальный – принцип вида документов

Подготовка к передаче в архив:

  1. ЭЦД
  2. Составление описей постоянного и временного сроков хранения
  3. Передача дел в архив организации (1-3 года)
  4. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения

Ценность документов не равнозначна, она оценивается при: Составлении НД, при формировании дел, при подготовке к передаче в архив. Она определяется по определению ценности информации заключенной в них.

  1. Отбор документов имеющих политическую, хозяйственную, научную значимость
  2. Отбор документов не имеющих таковой значимости, но имеющих практическую значимость
  3. Выделение документов к уничтожению
  4. Установление сроков хранения

Задачи:

  1. Отбор на хранение, определение сроков хранения
  2. Выделение к уничтожению
  3. Восполнение утраченных подлинников копиями

Для подготовки проведения ЭЦД в организации создается экспертная комиссия – постоянно действующий орган (создается Приказом руководителя), в федеральных архивах и очень крупных организациях создаются ЦЭК – координация действий ЭК структурных подразделений и оказание методической помощи. ЭК в обязательном порядке взаимодействует с ЭПК архива – чьим ИК является:

Контроль сохранности ценных документов

Согласование решений ЭК

Решение о изменении сроков по перечням

Негосударственные организации по многим вопросам ЭЦД принимают решения самостоятельно. В ФЗ Об архивном деле – все юридические лица должны согласовывать с архивными учреждениями уничтожение документов.

Работа ЭК регламентируется Положением об ЭК. Росархивом разработано Примерное положение об ЭК и ЦЭК, утверждается ркуоводителем и вводится в действие с даты утверждения.

Этапы назначения ЭК:

  1. В делопроизводстве – составление НД
  2. При передаче в архив организации
  3. При подготовке к передаче в государственный архив
  4. Функции ЭК:
  5. Организация ежегодного отбора на хранение и уничтожение,
  6. Одобрение и утверждение:

Проектов НД

Описей дел для постоянного и временного срока хранения, по личному составу

Актов о выделении к уничтожению

(ЭПК – участвует в подготовке нормативно-методических документов по работе ЭК, изменение сроков по перечню)

  1. -контроль за формированием дел
  2. методическая помощь в подготовке актов, описей, НД

Состав: 3 квалифицированных работника службы ДОУ, руководитель ведомственного архива, ответственный за архивное хранение, секретарь (документирование заседаний комиссии). Решения принимаются коллегиально ( Заседания 1-2 раза в год). Заседания протоколируются, подписывает председатель и секретарь. Ежегодно проводится (ЭК + работники службы ДОУ+ специалист из архива):

  1. Проверка качества НД
  2. Отбор дел постоянного и временного хранения
  3. Отбор временного хранения в структурных подразделениях (меньше 10 лет)
  4. Выделение к уничтожению

Группы документов, которые выделяют при ЭЦД

Подлежащие постоянному хранению

Временный срок хранения (больше 10 лет)

Временный срок хранения (меньше 10 лет)

Подлежащие уничтожению

Выделяемые документы подвергаются анализу фактического содержания документов, НЕ допускается судить только по заголовкам, полистно смотрятся – постоянного, временного (свыше 10 лет), и с отметкой ЭПК. В результате чего приходится переформировывать дела (постоянного срока хранения – в самостоятельные дела или присоединение к уже созданным)

Определяется количество по категориям дел (постоянно, временно, по личному составу)

Опись дел – архивный справочников, содержащий систематизированный перечень единиц хранения и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Заносятся дела завершенные в делопроизводстве и прошедшие ЭЦД. Функции – учет и оперативный поиск. Самый массовый учетный и справочный документ, основа для описи – Н.Д.

Составление ОД – функция работников службы ДОУ, ежегодно в структурных подразделениях – постоянного хранения и свыше 10 лет. Опись создается в трех экземплярах, через год после завершения в делопроизводстве сдается в архив.

Опись структурного подразделения:

  1. Порядковый номер
  2. Индекс дела по НД
  3. Заголовок дела
  4. Даты дела
  5. Срок хранения

Описи постоянного хранения, свыше 10 лет и по личному составу – по хронологически-структурному, внутренняя опись по хронологическому.

Хронологический-структурный принцип – сначала по хронологии а внутри них по структурным подразделениям, либо по направлениям деятельности. НСА описи – предисловие, указатели, оглавление, аннотации – т.е раскрытие содержащихся в деле документов – из заголовков.

Описи делятся на три раздела

  1. Наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заголовок к тексту
  2. Описательные статьи – Порядковый номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечания (физический состав, место хранения дела, утрата)
  3. Цифрами и прописью количество дел включённых в опись, номер последнего и номер первого дела в описи. Должность подпись расшифровка составившего, гриф согласования с ЭПК архивного учреждения.

Заголовки в ОД вносятся в соответствии со схемой систематизации НД, каждое дело и том – самостоятельная запись, валовый порядок нумерации, графы описей заполняются с обложек дел, одинаковые заголовки «то же». Опись – 9999 либо пять лет, тогда она закончена и ей присваивается номер.

ОД согласовывает ЭК, утверждает ЭПК, руководитель организации.

Кроме описи в архивах организации есть и другие учетные документы – дело фонда, паспорт архива, лист фонда.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

35199. Исторические и этимологические словари 48.71 KB
  Теорією і практикою укладання словників займається термінологічна лексикографія. Розроблення загальної класифікації документів є одним із провідних напрямків документознавства класифікація термінологічних словників розглядається в колі проблематики термінографії. Метою дослідження є встановлення видових і типологічних особливостей термінологічних словників розроблення класифікаційної схеми. Це створить передумови для розроблення методології та конкретних способів укладання спеціальних словників вироблення науково обґрунтованих принципів...
35200. Разработка стандарта организации «Планирование, разработка и подготовка производства литых деталей» системы менеджмента качества ООО «Литформ» в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008» 738.95 KB
  На предприятии периодически производится обновление производственных участков. В 2007 году реконструирован стержневой участок. В настоящее время проводится реконструкция основного производства – монтаж конвейеров отработанной формовочной смеси и формовочных машин. При этом часть производственных площадей остается незадействованной.
35201. ВОЗРАСТНАЯ ПСИХОЛОГИЯ КАК ОТРАСЛЬ СОВРЕМЕННОЙ ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ НАУКИ 326 KB
  Предмет структура и актуальные задачи возрастной психологии Возрастная психология изучает возрастную динамику развития психики онтогенез психических процессов и психологических качеств личности качественно изменяющегося во времени человека. Возрастная психология будучи фундаментальной теоретической дисциплиной дает представление об уровне психического и личностного развития человека соотнося его со статистическими возрастными нормами развития; анализирует влияние разнообразных факторов на развитие психики и личности; прогнозирует ход...
35202. Возрастная психология 377 KB
  Новорожденность Ребенок рождается и своим первым криком оповещает этот мир о своем появлении. Рождаясь ребенок физически отделяется от матери. Поскольку ребенок полностью сосредоточен на сосании эта реакция была названа “пищевым сосредоточениемâ€. В дальнейшем когда ребенок научится схватывать предметы он уже будет лишен такой цепкости рук.
35203. ТЕОРИЯ ЯЭУ АЭС. ЦИКЛЫ 548 KB
  Влияние на КПД цикла Ренкина на перегретом паре: давления свежего пара. Сухость пара на выходе из турбины; Для цикла 2 у которого давление свежего пара выше значение Тср также выше следовательно и КПД выше ηtR=1T2 Tcp . Повышение давления свежего пара повышает КПД но увеличивается влажность пара на последней ступени турбины. температуры свежего пара.
35204. Що таке філософія 146.5 KB
  Світоглядце система поглядів людини на світ і місце в ньому людини. Ставлення людини до світуце безпосередній предмет ф. виконує такі функції: пізнавальна вона означає практичне і пізнавальне ставлення людини до світу і до самої себе як предмет філософського пізнання; світоглядна; методологічна. культурновиховна вона полягає в тому що сприяє культурному розвитку людини.
35205. Методические рекомендации по написанию рефератов по дисциплине «Концепции современного естествознания» 26.5 KB
  В результате выполнения реферативной работы студенты приобретают навыки самостоятельной работы с литературными источниками анализа научных текстов а также навыки подбора литературы по данной теме. В ходе написании реферата недопустимо использование готовых работ или их фрагментов а также написание работы с использованием только одного литературного источника. Тема для написания реферативной работы выбирается студентом из числа тем предложенных преподавателем. Допускается сдача рукописной работы однако в этом случае желательно чтобы она...
35206. ТЕСТОВЫЕ ВОПРОСЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «МЕХАНИКА» 308 KB
  Какие силы образуют пару сил Две равные по модулю параллельные и направленные в противоположные стороны силы. Две силы приложенные к телу в одной точке Имеют равнодействующую равную векторной сумме этих сил и приложенную в этой же точке 10. Действие силы на абсолютно твердое тело не изменится если силу перенести самой себе в любую точку тела прибавляя при этом пару сил с векторным моментом равным моменту переносимой силы отно точки в котую она перносится 12. Тело под действием двух сил находится в равновесии если эти силы...
35207. Компьютерная графика и ее виды. Ответы 3.51 MB
  Разрешение изображения и его размер. Принципы формирования изображения на экране. Изображение: Рисунок графическая форма изображения в основе которой лежит линия. Визуализация создание изображения на основе описания модели некоторого объекта Обработка изображений IMAGE PROCESSING это преобразование изображений т.