26296

Делопроизводственная служба

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Задачи службы ДОУ: установление единого порядка работы с документами; создание условий обеспеих эффект использование компьютерных технологий при работе с докми; обеспечение сохранности документов. ведение контроля за исполнением документов информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины организация изготовления документов копирования и проектирование бланков доков; разработка сводной номенклатуры дел организации обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений; организация работы архива...

Русский

2013-08-18

20.05 KB

9 чел.

2.14. Делопроизводственная служба.

Службе ДОУ посвящен раздел в ГСДОУ (гос. система документационного обеспечения управления), принятой в 1991 году, где говорится о том, что служба должна быть самостоятельной, подчиняться непосредственно 1-му руководителю.

Задачи службы ДОУ:

  1.  установление единого порядка работы с документами;
  2.  создание условий, обеспе-их эффект, использование компьютерных технологий при работе с док-ми;

обеспечение сохранности документов.

Функции:

  1.  прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых док.,
  2.  ведение контроля за исполнением документов, информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины,
  3.  организация изготовления документов, копирования и проектирование бланков доков;

- разработка сводной  номенклатуры  дел  организации,  обеспечение  подготовки  номенклатур дел структурных подразделений;

- организация работы архива учреждении и использования архивных документов;

  1.  разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
  2.  орг. и метод, руководство за работниками (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразд.

Служба ДОУ имеет право:

  1.  Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации и подведомственных подразделениях.
  2.  Контролировать и требовать от рук-лей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

3. Запрашивать   от   структурных   подразделений   сведения,   необходимые   для   работы   по   док-му обеспечению.

  1.  Проводить проверки организации ДОУ в структ. подразд. и доводить итоги проверок до рук-лей.
  2.  Привлекать в установленном порядке специалистов к подготовке проектов документов по поручению руководства.
  3.  Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением устных требований.
  4.  Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и долж. инструкции работникам.
  5.  Вносить предложения руководству организации о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, виновных в нарушениях установленных правил работы с документами.
  6.  Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с док-ми, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

10. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ - их поощрении и наложении на них дисциплинарных взысканий.

Руководители служб ДОУ несут ответственность за:

  1.  Обеспечение установленного порядка работы с документами на предприятии.
  2.  Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Структура делопроизводственных служб зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. Можно выделить 3 формы организации делопроизводства в системе управления:

1.  Централизованная - позволяет сосредоточить все делопроизводственные операции в одном месте (канцелярии, секретариате, или у секретаря).   Здесь сосредотачиваются все технологические операции, от создания док-та, его приема, обработки, до регистрации, контроля за исполнением,  подготовки документов для передачи на хранение.

Такая форма делопроизводства применяется в небольших организациях с малым документооборотом.

  1.  Децентрализованная - применяется в крупных организациях, имеющих сложную структуру, боль, кол-во структ. подразд., расположенных за пределами центрального офиса, В кажд. структ.   подразд. создаются собственная система обработки документов (самостоятельно ведут регистрацию, контроль, организуют хранение).
  2.  Смешанная - самая распространенная и эффективная. При этой системе основные технологич. операции (регистрация, контроль, доставка, копирование и хранение) проводятся в одном месте; второстепенные операции (подготовка док, их исполнение, формирование дел) - в структ.подразд.

Такое разделение труда позволяет специализировать сотрудников, эффективно использовать технических средства. Исходя из формы делопроизводства, принятой в организации, кол-ва документов / год, масштабов деятельности выбир-ся структура делопроизводственных служб, в задачу кот. вх. организация делопроизводства и его совершенствование.

М.б. несколько форм, если есть секр.док.

Сегодня более З-х десятков возможных названий служб ДОУ, их можно разделить на 2 гр.:

  1.  Служба ДОУ, решающая общие задачи;
  2.  служба, кот. является специализированной.

При Прав-ве, През., крупном министерствеве существуют Управления делами, которые помимо организации делопроизводства в данном учреждении курирует делопроизводство подведомст. орг-ций.

Обычно в состав Управления делами могут входить следующие структ.подразд.: секретариат; протокольная группа; канцелярия и др.

Вторая по масштабу деятельности - Канцелярия (отдел ДОУ, общий отдел).

Существует в крупных и ср. организациях, решает 2 основные задачи: организация, совершенствование делопроизводства, может включать в себя след. специализированные подразделения: отдел учета и регистрации; отдел по работе с обращениями гр.; архив и др.

В организациях, представляющих органы исполнит, и законодательной власти, в органах местного самоуправления обычно вместо отдела ДОУ существует «Общий отдел».

Специализированные подразделения:

  1.  Экспедиция   -  спец.сл.,   кот.   обеспечивает   прием,   доставку,   отправку   кор-ции.   Проводит сортировку корреспонденции, обеспечивает количественный учет поступающих документов.
  2.  Отдел учета и регистрации документов - отвечает за регистрацию вх., исх, внутр. документов, ведет контроль за правильностью оформления документов в структ.подразд.

3. Группа, бюро, инспекция, отдел контроля - решают 2 задачи: контроль   за сроками исполнения документов и анализ исполнительской дисциплины.

4. Отделы по работе с жалобами, предложениями гр. (отделы писем)- прием обращений гр., их количественный учет,  контроль за сроками исполнения, организация приема гр. по личным вопросам, анализ поступивших обращений.

Шаталов говорит:

1)Секретариат

2) протокольная группа

3) Экспедиция

4)Отдел рационализации делопроизводства

5)Подразеление по учету и регистрации

Существует курьерская служба (доставка), копировальный центр (множительное бюро), архив и др.

Нормативы, база служб ДОУ включает в себя: Положения о службе ДОУ; Инстр. по делопроизводству(стандарт предприятия); НД( м.б. индивидуальной); Должн. инстр. работников; штатное расписание, табель унифицированных форм (альбом форм = образцы док, табель = этапы работы над док, периодичность, ответственность). Положение об ЭК (как методич. органа).

  1.  Стандарт предприятия: спец. табель форм документов в состав входят наиболее повторяемые док - ты. По алфавиту или таблицей. Унифицированные тексты документов (трафаретные тексты -письма,   протоколы   и   т.д).   Составляется   службой   ДОУ,   утверждается   рук   -   м, согласовывается с ЭК архивного органа.
  2.  Положение об ЭК - методический орган, создается службой ДОУ, утверждается руковоителем, согласовывается с ЭК архивного органа. Внимание уделяется задачам, порядок реализации поставленных  задач.  В  качестве  приложения  могут  быть  помещены  формы документов создаваемы по результатам экспертизы (акт на уничтожение документов, описи дел).
  3.  Инструкция по делопроизводству - разрабатывается службой ДОУ и включает в себя разделы: цели  и   задачи   делопроизводства;   процесс      документирования
    управленческой  деятельности    (виды   документов    использующихся    в учреждении, правила их
    оформления, порядок визирования, согласования, подписания); регистрация, контроль за
    исполнением, построение НСА. порядок формирования служб ЭЦД. А
    в приложении могут быть -
    схемы движения  документов,  формы  бланков,  акта,  описи,  номенклатуры,  перечень документов, подлежащих контролю, не подлежащих исполнению.
  4.  Положение по службе ДОУ включает следующие разделы: общие положения (название,
    подчиненность, нормативная база); функции и задачи (перечисляются направления, которые
    обеспечивает служба); права; оценка работы.
  5.  Табель  или альбом унифицированных  форм документов  -  это сборник д-в,  который
    применяется   при   документировании   действий   предприятия;   содержит   образцы   д-в,
    является стандартом предприятия, выполняется на основе действующего ГОСТа.
  6.  Конкретная номенклатура дел.
  7.  Должностные инструкции работников службы ДОУ.

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

30001. Анализ и структура активных операций, проводимых в Московском филиале ОАО АКБ «Росбанк», а также технология их осуществления 893.82 KB
  Успех того или иного банка все больше зависит от эффективного управления постоянного повышения конкурентоспособности. Поэтому вопрос управления активными и пассивными банковскими операциями в современных условиях приобретает особую остроту поскольку от того насколько эффективно используются ресурсы банка зависит основной финансовый показатель деятельности банка прибыль. Опыт как мировой так и отечественной практики показывает что недооценка управления в банках приводит к негативным последствиям в их деятельности. В соответствии со...
30002. ОЦЕНКА ВЛИЯНИЯ АНТРОПОГЕННОГО ФАКТОРА НА ПРОСТРАНСТВЕННУЮ ДИНАМИКУ ГИДРОХИМИЧЕСКИХ ПАРАМЕТРОВ В РЕКЕ МОСКВА 8.72 MB
  Антропогенное загрязнение водных ресурсов Московского региона в последнее время приобретает черты неуправляемого и неконтролируемого процесса, предоставляющего серьёзную угрозу здоровью населения. Загрязнение вод нарушает экологическую устойчивость водной среды, приносит значительный экономический ущерб народному хозяйству.
30003. Организация ресторана. Роль повара – кондитера на предприятии общественного питания 956.86 KB
  Пищевая ценность блюд. Соблюдение санитарных требований правил личной гигиены при приготовлении блюд. Бракераж готовых блюд. Характер приготовления блюд русской кухни в значительной мере обусловлен особенностям русской печи которая в качестве очага столетиями с 14 века верно служила и богатому и простому народу.
30004. Применение оптимальных способов преобразования и регулирования социальных отношений и процессов в жизнедеятельности людей 118.18 KB
  Политические и социально-экономические катаклизмы, вызванные резким переходом страны от социалистической системы хозяйствования к капиталистической, создали благоприятную почву для роста преступности, коррупции, разрыву между доходами богатых и бедных
30006. Анализ коммуникационных связей и деятельности на предприятии в системе руководитель-подчиненный. Общая характеристика организации ООО «Весна» 380 KB
  Коммуникация это связующие нити объединяющие взаимозависимые части организации. Коммуникация является жизненно важной системой организации : если каким то образом ликвидировать потоки сообщений в организации то она прекратит свое существование. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Организационная коммуникацияэто процесс с помощью которого руководители развивают...
30007. Обоснование содержания экспериментальной Программы адаптивной физической реабилитации и методики использования ее средств на различных формах занятий для улучшения рессорных функций стопы при плоскостопии у детей среднего школьного возраста 328.06 KB
  1 Общая характеристика строения и видов нарушений свода стопы___6 1. Слабость мышц поддерживающих своды стопы является одним из условий нарушений нормального свода стопы что в конечном счёте может привести к патологическим изменениям не только стопы но и всего опорнодвигательного аппарата ОДА а также к нарушению сердечно сосудистой и нервной системам. Плоскостопие нарушает рессорные функции стопы почти пропадает амортизация и при ходьбе вся отдача встряска достается голени и тазобедренному суставу что может привести к...
30008. РАЗВИТИЕ ПОЗНАВАТЕЛЬНОГО ИНТЕРЕСА У УЧАЩИХСЯ МЛАДШЕГО ШКОЛЬНОГО ВОЗРАСТА ЧЕРЕЗ ПРОЕКТНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 146.09 KB
  3 Методы приемы стимулирования познавательной и развивающей деятельности. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В НАЧАЛЬНЫХ КЛАССАХ.2 Использование проектной деятельности на уроках в начальных классах. ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ ПО ВЫЯВЛЕНИЮ УРОВНЯ РАЗВИТИЯ ПОЗНАВАТЕЛЬНОГО ИНТЕРЕСА МЛАДШИХ ШКОЛЬНИКОВ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ39 3.
30009. ОЦЕНКА СОРТОВ ЯБЛОНИ ПО УСТОЙЧИВОСТИ К БОЛЕЗНЯМ И ВРЕДИТЕЛЯМ В РУП «УЧХОЗ БГСХА» 139 KB
  Учет болезней плодовых культур. Учет вредителей плодовых культур. Плодоводство это возделывание плодовых культур дающих съедобные и пригодные для технической переработки плоды и ягоды. Культивирование плодовых деревьев кустарников и травянистых растений составляет предмет плодоводства.