26296

Делопроизводственная служба

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Задачи службы ДОУ: установление единого порядка работы с документами; создание условий обеспеих эффект использование компьютерных технологий при работе с докми; обеспечение сохранности документов. ведение контроля за исполнением документов информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины организация изготовления документов копирования и проектирование бланков доков; разработка сводной номенклатуры дел организации обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений; организация работы архива...

Русский

2013-08-18

20.05 KB

10 чел.

2.14. Делопроизводственная служба.

Службе ДОУ посвящен раздел в ГСДОУ (гос. система документационного обеспечения управления), принятой в 1991 году, где говорится о том, что служба должна быть самостоятельной, подчиняться непосредственно 1-му руководителю.

Задачи службы ДОУ:

  1.  установление единого порядка работы с документами;
  2.  создание условий, обеспе-их эффект, использование компьютерных технологий при работе с док-ми;

обеспечение сохранности документов.

Функции:

  1.  прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых док.,
  2.  ведение контроля за исполнением документов, информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины,
  3.  организация изготовления документов, копирования и проектирование бланков доков;

- разработка сводной  номенклатуры  дел  организации,  обеспечение  подготовки  номенклатур дел структурных подразделений;

- организация работы архива учреждении и использования архивных документов;

  1.  разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
  2.  орг. и метод, руководство за работниками (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразд.

Служба ДОУ имеет право:

  1.  Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации и подведомственных подразделениях.
  2.  Контролировать и требовать от рук-лей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

3. Запрашивать   от   структурных   подразделений   сведения,   необходимые   для   работы   по   док-му обеспечению.

  1.  Проводить проверки организации ДОУ в структ. подразд. и доводить итоги проверок до рук-лей.
  2.  Привлекать в установленном порядке специалистов к подготовке проектов документов по поручению руководства.
  3.  Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением устных требований.
  4.  Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и долж. инструкции работникам.
  5.  Вносить предложения руководству организации о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, виновных в нарушениях установленных правил работы с документами.
  6.  Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с док-ми, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

10. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ - их поощрении и наложении на них дисциплинарных взысканий.

Руководители служб ДОУ несут ответственность за:

  1.  Обеспечение установленного порядка работы с документами на предприятии.
  2.  Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Структура делопроизводственных служб зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. Можно выделить 3 формы организации делопроизводства в системе управления:

1.  Централизованная - позволяет сосредоточить все делопроизводственные операции в одном месте (канцелярии, секретариате, или у секретаря).   Здесь сосредотачиваются все технологические операции, от создания док-та, его приема, обработки, до регистрации, контроля за исполнением,  подготовки документов для передачи на хранение.

Такая форма делопроизводства применяется в небольших организациях с малым документооборотом.

  1.  Децентрализованная - применяется в крупных организациях, имеющих сложную структуру, боль, кол-во структ. подразд., расположенных за пределами центрального офиса, В кажд. структ.   подразд. создаются собственная система обработки документов (самостоятельно ведут регистрацию, контроль, организуют хранение).
  2.  Смешанная - самая распространенная и эффективная. При этой системе основные технологич. операции (регистрация, контроль, доставка, копирование и хранение) проводятся в одном месте; второстепенные операции (подготовка док, их исполнение, формирование дел) - в структ.подразд.

Такое разделение труда позволяет специализировать сотрудников, эффективно использовать технических средства. Исходя из формы делопроизводства, принятой в организации, кол-ва документов / год, масштабов деятельности выбир-ся структура делопроизводственных служб, в задачу кот. вх. организация делопроизводства и его совершенствование.

М.б. несколько форм, если есть секр.док.

Сегодня более З-х десятков возможных названий служб ДОУ, их можно разделить на 2 гр.:

  1.  Служба ДОУ, решающая общие задачи;
  2.  служба, кот. является специализированной.

При Прав-ве, През., крупном министерствеве существуют Управления делами, которые помимо организации делопроизводства в данном учреждении курирует делопроизводство подведомст. орг-ций.

Обычно в состав Управления делами могут входить следующие структ.подразд.: секретариат; протокольная группа; канцелярия и др.

Вторая по масштабу деятельности - Канцелярия (отдел ДОУ, общий отдел).

Существует в крупных и ср. организациях, решает 2 основные задачи: организация, совершенствование делопроизводства, может включать в себя след. специализированные подразделения: отдел учета и регистрации; отдел по работе с обращениями гр.; архив и др.

В организациях, представляющих органы исполнит, и законодательной власти, в органах местного самоуправления обычно вместо отдела ДОУ существует «Общий отдел».

Специализированные подразделения:

  1.  Экспедиция   -  спец.сл.,   кот.   обеспечивает   прием,   доставку,   отправку   кор-ции.   Проводит сортировку корреспонденции, обеспечивает количественный учет поступающих документов.
  2.  Отдел учета и регистрации документов - отвечает за регистрацию вх., исх, внутр. документов, ведет контроль за правильностью оформления документов в структ.подразд.

3. Группа, бюро, инспекция, отдел контроля - решают 2 задачи: контроль   за сроками исполнения документов и анализ исполнительской дисциплины.

4. Отделы по работе с жалобами, предложениями гр. (отделы писем)- прием обращений гр., их количественный учет,  контроль за сроками исполнения, организация приема гр. по личным вопросам, анализ поступивших обращений.

Шаталов говорит:

1)Секретариат

2) протокольная группа

3) Экспедиция

4)Отдел рационализации делопроизводства

5)Подразеление по учету и регистрации

Существует курьерская служба (доставка), копировальный центр (множительное бюро), архив и др.

Нормативы, база служб ДОУ включает в себя: Положения о службе ДОУ; Инстр. по делопроизводству(стандарт предприятия); НД( м.б. индивидуальной); Должн. инстр. работников; штатное расписание, табель унифицированных форм (альбом форм = образцы док, табель = этапы работы над док, периодичность, ответственность). Положение об ЭК (как методич. органа).

  1.  Стандарт предприятия: спец. табель форм документов в состав входят наиболее повторяемые док - ты. По алфавиту или таблицей. Унифицированные тексты документов (трафаретные тексты -письма,   протоколы   и   т.д).   Составляется   службой   ДОУ,   утверждается   рук   -   м, согласовывается с ЭК архивного органа.
  2.  Положение об ЭК - методический орган, создается службой ДОУ, утверждается руковоителем, согласовывается с ЭК архивного органа. Внимание уделяется задачам, порядок реализации поставленных  задач.  В  качестве  приложения  могут  быть  помещены  формы документов создаваемы по результатам экспертизы (акт на уничтожение документов, описи дел).
  3.  Инструкция по делопроизводству - разрабатывается службой ДОУ и включает в себя разделы: цели  и   задачи   делопроизводства;   процесс      документирования
    управленческой  деятельности    (виды   документов    использующихся    в учреждении, правила их
    оформления, порядок визирования, согласования, подписания); регистрация, контроль за
    исполнением, построение НСА. порядок формирования служб ЭЦД. А
    в приложении могут быть -
    схемы движения  документов,  формы  бланков,  акта,  описи,  номенклатуры,  перечень документов, подлежащих контролю, не подлежащих исполнению.
  4.  Положение по службе ДОУ включает следующие разделы: общие положения (название,
    подчиненность, нормативная база); функции и задачи (перечисляются направления, которые
    обеспечивает служба); права; оценка работы.
  5.  Табель  или альбом унифицированных  форм документов  -  это сборник д-в,  который
    применяется   при   документировании   действий   предприятия;   содержит   образцы   д-в,
    является стандартом предприятия, выполняется на основе действующего ГОСТа.
  6.  Конкретная номенклатура дел.
  7.  Должностные инструкции работников службы ДОУ.

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

71406. СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СПОРА 35.81 KB
  Будучи разновидностью речевой коммуникации спор особенно такой его вид как полемика представляет собой процесс обладающий множеством граней сторон часть из которых образует социально-психологический компонент спора. Доводы должны соответствовать обстановке и существу спора.
71407. ЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СПОРА 30.01 KB
  И этот опыт свидетельствует что редкий акт общения между людьми обходится без вопросов и ответов на них тем более такой как спор. Познавательная эпистемическая функция вопросно-ответного комплекса заключается в фиксации в мысли и выражении в языке знаний человека о внешнем мире и себе самом.
71408. СПОР, ДИСКУССИЯ, ПОЛЕМИКА. СТРАТЕГИЯ И ТАКТИКА СПОРА 36.65 KB
  Спор - это коммуникативный процесс в рамках которого происходит сопоставление различных точек зрения позиций участников спора при этом каждый из них стремится аргументированно утвердить свое понимание обсуждаемых вопросов и опровергнуть доводы противника.
71409. УМЕСТНОСТЬ И ДЕЙСТВЕННОСТЬ РЕЧИ 32.41 KB
  В речевой культурной ситуации оценивается не только то что говорится но и то как говорится каково речевое поведение каждого участника коммуникации в целом. Уместность регулирует в конкретной речевой культурной ситуации содержание каждого из этих качеств.
71410. ЛОГИЧНОСТЬ РЕЧИ 32.33 KB
  Логичность речи это соответствие речи основным законам логики: Таковых законов четыре: закон тождества закон непротиворечия закон исключенного третьего закон достаточного основания. Логические законы ЛЗ отражают в сознании человека определенные отношения существующие между...
71411. СОДЕРЖАТЕЛЬНОСТЬ, ТОЧНОСТЬ И ЯСНОСТЬ РЕЧИ 30.35 KB
  Точная речь речь в которой слова строго соответствуют обозначенным предметам явлениям действительности и замыслам говорящего пишущего. Точность речи важна и для писателя и для нас с вами т. Точность как коммуникативное качество речи можно разделить на точность смысловую и точность...
71412. ЧИСТОТА КАК КОМУНИКАТИВНОЕ КАЧЕСТВО РЕЧИ 32.62 KB
  Диалектизмы слова обороты которые являются принадлежностью не общего языка народа а того или иного местного говора территориального диалекта. Диалектные слова в официальной речи порождают неясность мысли путаницу понятий влекут за собой трудность взаимного общения.
71413. ВЫРАЗИТЕЛЬНОСТЬ КАК КАМУНИКАТИВНОЕ КАЧЕСТВО РЕЧИ 33.05 KB
  Выразительность — это качество речи, которое своими свойствами и особенностями поддерживает внимание и интерес у слушателей (читателей). И действительно, какой бы содержательностью ни отличалась та или иная речь, она ничего не стоит, если невнятна, плохо слышна и изобилует...
71414. БОГАТСТВО КАК КАМУНИКАТИВНОЕ КАЧЕСТВО РЕЧИ 28.66 KB
  Богатая речь -– это речь в которой запас слов моделей словосочетаний и предложений находящихся в активном словаре является большим чем в обычном наборе и используется для незатруднительного и целесообразного общения. Под активным словарем понимают тот запас слов который говорящий...