26296

Делопроизводственная служба

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Задачи службы ДОУ: установление единого порядка работы с документами; создание условий обеспеих эффект использование компьютерных технологий при работе с докми; обеспечение сохранности документов. ведение контроля за исполнением документов информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины организация изготовления документов копирования и проектирование бланков доков; разработка сводной номенклатуры дел организации обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений; организация работы архива...

Русский

2013-08-18

20.05 KB

10 чел.

2.14. Делопроизводственная служба.

Службе ДОУ посвящен раздел в ГСДОУ (гос. система документационного обеспечения управления), принятой в 1991 году, где говорится о том, что служба должна быть самостоятельной, подчиняться непосредственно 1-му руководителю.

Задачи службы ДОУ:

  1.  установление единого порядка работы с документами;
  2.  создание условий, обеспе-их эффект, использование компьютерных технологий при работе с док-ми;

обеспечение сохранности документов.

Функции:

  1.  прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых док.,
  2.  ведение контроля за исполнением документов, информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины,
  3.  организация изготовления документов, копирования и проектирование бланков доков;

- разработка сводной  номенклатуры  дел  организации,  обеспечение  подготовки  номенклатур дел структурных подразделений;

- организация работы архива учреждении и использования архивных документов;

  1.  разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
  2.  орг. и метод, руководство за работниками (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразд.

Служба ДОУ имеет право:

  1.  Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации и подведомственных подразделениях.
  2.  Контролировать и требовать от рук-лей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

3. Запрашивать   от   структурных   подразделений   сведения,   необходимые   для   работы   по   док-му обеспечению.

  1.  Проводить проверки организации ДОУ в структ. подразд. и доводить итоги проверок до рук-лей.
  2.  Привлекать в установленном порядке специалистов к подготовке проектов документов по поручению руководства.
  3.  Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением устных требований.
  4.  Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и долж. инструкции работникам.
  5.  Вносить предложения руководству организации о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, виновных в нарушениях установленных правил работы с документами.
  6.  Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с док-ми, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

10. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ - их поощрении и наложении на них дисциплинарных взысканий.

Руководители служб ДОУ несут ответственность за:

  1.  Обеспечение установленного порядка работы с документами на предприятии.
  2.  Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Структура делопроизводственных служб зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. Можно выделить 3 формы организации делопроизводства в системе управления:

1.  Централизованная - позволяет сосредоточить все делопроизводственные операции в одном месте (канцелярии, секретариате, или у секретаря).   Здесь сосредотачиваются все технологические операции, от создания док-та, его приема, обработки, до регистрации, контроля за исполнением,  подготовки документов для передачи на хранение.

Такая форма делопроизводства применяется в небольших организациях с малым документооборотом.

  1.  Децентрализованная - применяется в крупных организациях, имеющих сложную структуру, боль, кол-во структ. подразд., расположенных за пределами центрального офиса, В кажд. структ.   подразд. создаются собственная система обработки документов (самостоятельно ведут регистрацию, контроль, организуют хранение).
  2.  Смешанная - самая распространенная и эффективная. При этой системе основные технологич. операции (регистрация, контроль, доставка, копирование и хранение) проводятся в одном месте; второстепенные операции (подготовка док, их исполнение, формирование дел) - в структ.подразд.

Такое разделение труда позволяет специализировать сотрудников, эффективно использовать технических средства. Исходя из формы делопроизводства, принятой в организации, кол-ва документов / год, масштабов деятельности выбир-ся структура делопроизводственных служб, в задачу кот. вх. организация делопроизводства и его совершенствование.

М.б. несколько форм, если есть секр.док.

Сегодня более З-х десятков возможных названий служб ДОУ, их можно разделить на 2 гр.:

  1.  Служба ДОУ, решающая общие задачи;
  2.  служба, кот. является специализированной.

При Прав-ве, През., крупном министерствеве существуют Управления делами, которые помимо организации делопроизводства в данном учреждении курирует делопроизводство подведомст. орг-ций.

Обычно в состав Управления делами могут входить следующие структ.подразд.: секретариат; протокольная группа; канцелярия и др.

Вторая по масштабу деятельности - Канцелярия (отдел ДОУ, общий отдел).

Существует в крупных и ср. организациях, решает 2 основные задачи: организация, совершенствование делопроизводства, может включать в себя след. специализированные подразделения: отдел учета и регистрации; отдел по работе с обращениями гр.; архив и др.

В организациях, представляющих органы исполнит, и законодательной власти, в органах местного самоуправления обычно вместо отдела ДОУ существует «Общий отдел».

Специализированные подразделения:

  1.  Экспедиция   -  спец.сл.,   кот.   обеспечивает   прием,   доставку,   отправку   кор-ции.   Проводит сортировку корреспонденции, обеспечивает количественный учет поступающих документов.
  2.  Отдел учета и регистрации документов - отвечает за регистрацию вх., исх, внутр. документов, ведет контроль за правильностью оформления документов в структ.подразд.

3. Группа, бюро, инспекция, отдел контроля - решают 2 задачи: контроль   за сроками исполнения документов и анализ исполнительской дисциплины.

4. Отделы по работе с жалобами, предложениями гр. (отделы писем)- прием обращений гр., их количественный учет,  контроль за сроками исполнения, организация приема гр. по личным вопросам, анализ поступивших обращений.

Шаталов говорит:

1)Секретариат

2) протокольная группа

3) Экспедиция

4)Отдел рационализации делопроизводства

5)Подразеление по учету и регистрации

Существует курьерская служба (доставка), копировальный центр (множительное бюро), архив и др.

Нормативы, база служб ДОУ включает в себя: Положения о службе ДОУ; Инстр. по делопроизводству(стандарт предприятия); НД( м.б. индивидуальной); Должн. инстр. работников; штатное расписание, табель унифицированных форм (альбом форм = образцы док, табель = этапы работы над док, периодичность, ответственность). Положение об ЭК (как методич. органа).

  1.  Стандарт предприятия: спец. табель форм документов в состав входят наиболее повторяемые док - ты. По алфавиту или таблицей. Унифицированные тексты документов (трафаретные тексты -письма,   протоколы   и   т.д).   Составляется   службой   ДОУ,   утверждается   рук   -   м, согласовывается с ЭК архивного органа.
  2.  Положение об ЭК - методический орган, создается службой ДОУ, утверждается руковоителем, согласовывается с ЭК архивного органа. Внимание уделяется задачам, порядок реализации поставленных  задач.  В  качестве  приложения  могут  быть  помещены  формы документов создаваемы по результатам экспертизы (акт на уничтожение документов, описи дел).
  3.  Инструкция по делопроизводству - разрабатывается службой ДОУ и включает в себя разделы: цели  и   задачи   делопроизводства;   процесс      документирования
    управленческой  деятельности    (виды   документов    использующихся    в учреждении, правила их
    оформления, порядок визирования, согласования, подписания); регистрация, контроль за
    исполнением, построение НСА. порядок формирования служб ЭЦД. А
    в приложении могут быть -
    схемы движения  документов,  формы  бланков,  акта,  описи,  номенклатуры,  перечень документов, подлежащих контролю, не подлежащих исполнению.
  4.  Положение по службе ДОУ включает следующие разделы: общие положения (название,
    подчиненность, нормативная база); функции и задачи (перечисляются направления, которые
    обеспечивает служба); права; оценка работы.
  5.  Табель  или альбом унифицированных  форм документов  -  это сборник д-в,  который
    применяется   при   документировании   действий   предприятия;   содержит   образцы   д-в,
    является стандартом предприятия, выполняется на основе действующего ГОСТа.
  6.  Конкретная номенклатура дел.
  7.  Должностные инструкции работников службы ДОУ.

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

54378. Розвязування задач за допомогою пропорцій 1.11 MB
  Мета та задачі уроку: Закріпити поняття відношення та пропорції їх основні властивості способи запису види залежності між величинами правило знаходження невідомого члена пропорції показати звязок музики архітектури кулінарії економіки з математикою підвищувати зацікавленість учнів предметом. Продовжувати формування навичок оформлення скороченої умови задачі за допомогою таблиці формувати навички складання пропорцій та добутків розвивати вміння знаходити невідомий член пропорції розвивати життєві полікультурні мовленеві...
54379. Фізичні якості м’язів. Робота м’язів 57 KB
  Мета: Освітня продовжити формувати знання учнів про функції мязів в організмі;ознайомитись з фізичними якостями мязів тіла людини; встановити відмінності динамічної та статичної роботи мязів; визначити причини втоми; вивести правило оптимальної роботи мязів. Розвиваюча розвивати уміння порівнювати функції та фізичні якості мязів робити висновки та узагальнення.
54380. ЕКОНОМІЧНИЙ СПОСІБ МИСЛЕННЯ ТА ПРОБЛЕМИ ЙОГО ВИХОВАННЯ В ПРОЦЕСІ ВИКЛАДАННЯ ЕКОНОМІКИ У ЗАГАЛЬНООСВІТНІХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДАХ 54 KB
  Адже нею є формування в учнів економічного способу мислення ЕСМ. Ще 1776 року у своїй епохальній праці Дослідження про природу і багатство народів Адам Сміт розкрив ЕСМ як метод всебічного дослідження змін що відбуваються у суспільстві. Але головним дослідником і популяризатором ідеї ЕСМ згодом став американський економіст Пол Хейне. Хейне винайшов цікаву аналогію для розуміння ЕСМ: дорожній рух в години пік.
54381. Основные тенденции развития российской культуры в конце XX - начале XXI веков 20.76 KB
  Одной из особенностей развития российской культуры рубежа XX-XXI вв. является ее деидеологизированность и плюрализм творческого поиска. В элитарной художественной литературе и изобразительном искусстве пост - советской России на первый план вышли произведения авангардистского направления
54382. Розвиток критичного мислення школярів на уроках української літератури: запитання які «пробуджують» думку 94 KB
  Дьюї належить твердження що фундаментальна мета сучасної освіти полягає не в наданні учням інформації а в тому щоб розвивати в них критичний спосіб мислення. Саме такий тип мислення надає найбільше можливостей молоді успішно розбудовувати своє життя в мінливому сучасному світі. Критичне мислення допомагає людині адекватно оцінювати нові обставини та формувати стратегію подолання проблем пристосовуватися до нових часом не передбачуваних політичних економічних або інших обставин.
54383. Конкурсно – розважальна програма: «Міс Екологія» 34 KB
  Людська цивілізація вступила в таку форму розвитку, коли її доля вирішується не науково-технічним прогресом, а глибиною екологічних знань та вмінням діяти відповідно до цих знань. Завданням нашого конкурсу є – визначити творчий потенціал кожної учасниці.
54384. MISTER OF THE 5-В FORM 58.15 KB
  Dear participants, guests, jurors. Thanks you for being so active, diligent and clever. It's high time to score the results of our contest and to announce the nominations.
54385. Виховний захід для третьокласників «Містер класу» 55 KB
  Тоненьке кругленьке серце чорненьке Хто на його слід погляне думку його взнає Олівець Що ми робимо олівцем Малюємо Наступний конкурс 2К Містер художник. Наступний конкурс Містер поет. Містер ерудит На подвірї ходить декілька кур.
54386. Основные тенденции развития мировой культуры на рубеже XX - XXI веков 17.12 KB
  Анализируя произошедшие исторические события, развитие научно-технического прогресса, панораму художественной культуры, следует выделить основные тенденции и проблемы развития мировой культуры ХХ-XXI вв.