26296

Делопроизводственная служба

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Задачи службы ДОУ: установление единого порядка работы с документами; создание условий обеспеих эффект использование компьютерных технологий при работе с докми; обеспечение сохранности документов. ведение контроля за исполнением документов информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины организация изготовления документов копирования и проектирование бланков доков; разработка сводной номенклатуры дел организации обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений; организация работы архива...

Русский

2013-08-18

20.05 KB

10 чел.

2.14. Делопроизводственная служба.

Службе ДОУ посвящен раздел в ГСДОУ (гос. система документационного обеспечения управления), принятой в 1991 году, где говорится о том, что служба должна быть самостоятельной, подчиняться непосредственно 1-му руководителю.

Задачи службы ДОУ:

  1.  установление единого порядка работы с документами;
  2.  создание условий, обеспе-их эффект, использование компьютерных технологий при работе с док-ми;

обеспечение сохранности документов.

Функции:

  1.  прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых док.,
  2.  ведение контроля за исполнением документов, информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины,
  3.  организация изготовления документов, копирования и проектирование бланков доков;

- разработка сводной  номенклатуры  дел  организации,  обеспечение  подготовки  номенклатур дел структурных подразделений;

- организация работы архива учреждении и использования архивных документов;

  1.  разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
  2.  орг. и метод, руководство за работниками (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразд.

Служба ДОУ имеет право:

  1.  Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации и подведомственных подразделениях.
  2.  Контролировать и требовать от рук-лей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

3. Запрашивать   от   структурных   подразделений   сведения,   необходимые   для   работы   по   док-му обеспечению.

  1.  Проводить проверки организации ДОУ в структ. подразд. и доводить итоги проверок до рук-лей.
  2.  Привлекать в установленном порядке специалистов к подготовке проектов документов по поручению руководства.
  3.  Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением устных требований.
  4.  Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и долж. инструкции работникам.
  5.  Вносить предложения руководству организации о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, виновных в нарушениях установленных правил работы с документами.
  6.  Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с док-ми, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

10. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ - их поощрении и наложении на них дисциплинарных взысканий.

Руководители служб ДОУ несут ответственность за:

  1.  Обеспечение установленного порядка работы с документами на предприятии.
  2.  Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Структура делопроизводственных служб зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. Можно выделить 3 формы организации делопроизводства в системе управления:

1.  Централизованная - позволяет сосредоточить все делопроизводственные операции в одном месте (канцелярии, секретариате, или у секретаря).   Здесь сосредотачиваются все технологические операции, от создания док-та, его приема, обработки, до регистрации, контроля за исполнением,  подготовки документов для передачи на хранение.

Такая форма делопроизводства применяется в небольших организациях с малым документооборотом.

  1.  Децентрализованная - применяется в крупных организациях, имеющих сложную структуру, боль, кол-во структ. подразд., расположенных за пределами центрального офиса, В кажд. структ.   подразд. создаются собственная система обработки документов (самостоятельно ведут регистрацию, контроль, организуют хранение).
  2.  Смешанная - самая распространенная и эффективная. При этой системе основные технологич. операции (регистрация, контроль, доставка, копирование и хранение) проводятся в одном месте; второстепенные операции (подготовка док, их исполнение, формирование дел) - в структ.подразд.

Такое разделение труда позволяет специализировать сотрудников, эффективно использовать технических средства. Исходя из формы делопроизводства, принятой в организации, кол-ва документов / год, масштабов деятельности выбир-ся структура делопроизводственных служб, в задачу кот. вх. организация делопроизводства и его совершенствование.

М.б. несколько форм, если есть секр.док.

Сегодня более З-х десятков возможных названий служб ДОУ, их можно разделить на 2 гр.:

  1.  Служба ДОУ, решающая общие задачи;
  2.  служба, кот. является специализированной.

При Прав-ве, През., крупном министерствеве существуют Управления делами, которые помимо организации делопроизводства в данном учреждении курирует делопроизводство подведомст. орг-ций.

Обычно в состав Управления делами могут входить следующие структ.подразд.: секретариат; протокольная группа; канцелярия и др.

Вторая по масштабу деятельности - Канцелярия (отдел ДОУ, общий отдел).

Существует в крупных и ср. организациях, решает 2 основные задачи: организация, совершенствование делопроизводства, может включать в себя след. специализированные подразделения: отдел учета и регистрации; отдел по работе с обращениями гр.; архив и др.

В организациях, представляющих органы исполнит, и законодательной власти, в органах местного самоуправления обычно вместо отдела ДОУ существует «Общий отдел».

Специализированные подразделения:

  1.  Экспедиция   -  спец.сл.,   кот.   обеспечивает   прием,   доставку,   отправку   кор-ции.   Проводит сортировку корреспонденции, обеспечивает количественный учет поступающих документов.
  2.  Отдел учета и регистрации документов - отвечает за регистрацию вх., исх, внутр. документов, ведет контроль за правильностью оформления документов в структ.подразд.

3. Группа, бюро, инспекция, отдел контроля - решают 2 задачи: контроль   за сроками исполнения документов и анализ исполнительской дисциплины.

4. Отделы по работе с жалобами, предложениями гр. (отделы писем)- прием обращений гр., их количественный учет,  контроль за сроками исполнения, организация приема гр. по личным вопросам, анализ поступивших обращений.

Шаталов говорит:

1)Секретариат

2) протокольная группа

3) Экспедиция

4)Отдел рационализации делопроизводства

5)Подразеление по учету и регистрации

Существует курьерская служба (доставка), копировальный центр (множительное бюро), архив и др.

Нормативы, база служб ДОУ включает в себя: Положения о службе ДОУ; Инстр. по делопроизводству(стандарт предприятия); НД( м.б. индивидуальной); Должн. инстр. работников; штатное расписание, табель унифицированных форм (альбом форм = образцы док, табель = этапы работы над док, периодичность, ответственность). Положение об ЭК (как методич. органа).

  1.  Стандарт предприятия: спец. табель форм документов в состав входят наиболее повторяемые док - ты. По алфавиту или таблицей. Унифицированные тексты документов (трафаретные тексты -письма,   протоколы   и   т.д).   Составляется   службой   ДОУ,   утверждается   рук   -   м, согласовывается с ЭК архивного органа.
  2.  Положение об ЭК - методический орган, создается службой ДОУ, утверждается руковоителем, согласовывается с ЭК архивного органа. Внимание уделяется задачам, порядок реализации поставленных  задач.  В  качестве  приложения  могут  быть  помещены  формы документов создаваемы по результатам экспертизы (акт на уничтожение документов, описи дел).
  3.  Инструкция по делопроизводству - разрабатывается службой ДОУ и включает в себя разделы: цели  и   задачи   делопроизводства;   процесс      документирования
    управленческой  деятельности    (виды   документов    использующихся    в учреждении, правила их
    оформления, порядок визирования, согласования, подписания); регистрация, контроль за
    исполнением, построение НСА. порядок формирования служб ЭЦД. А
    в приложении могут быть -
    схемы движения  документов,  формы  бланков,  акта,  описи,  номенклатуры,  перечень документов, подлежащих контролю, не подлежащих исполнению.
  4.  Положение по службе ДОУ включает следующие разделы: общие положения (название,
    подчиненность, нормативная база); функции и задачи (перечисляются направления, которые
    обеспечивает служба); права; оценка работы.
  5.  Табель  или альбом унифицированных  форм документов  -  это сборник д-в,  который
    применяется   при   документировании   действий   предприятия;   содержит   образцы   д-в,
    является стандартом предприятия, выполняется на основе действующего ГОСТа.
  6.  Конкретная номенклатура дел.
  7.  Должностные инструкции работников службы ДОУ.

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

32981. НЕКЛАССИЧЕСКАЯ НАУКА: МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВАНИЯ И ФИЛОСОФСКИЕ ПОСЛЕДСТВИЯ 17.52 KB
  Становление неклассической научной картины мира осуществлялось на основе представлений о мире как сложной системе включающей микро макро и мегамиры. If в классической науке универсальным способом задания объектов теории были операции абстракции и непосредственной генерализации наличного эмпирического материала то в неклассической введение объектов осуществляется на пути математизации которая выступает основным индикатором идей в науке приводящих к созданию новых ее разделов и теорий. Переход от...
32982. О СПЕЦИФИКЕ П. ЗНАНИЯ. ПРИ КАКИХ УСЛОВИЯХ П. МОЖЕТ СТАТЬ НАУКОЙ (К.МАНХЕЙМ. ИДЕОЛОГИЯ И УТОПИЯ) 14 KB
  ощущал свое время как эпоху радикальной соц. перестройки Суть перестройки: переход от традиционной соц. чтобы избежать рокового развития событий необходимо регулирование даже планирование социокультурных изменений 3. австрийский социолог и политик Шеффле: общвенная и госвенная жизнь cn be разделена на 2 части: 1 повседневная госвенная жизнь=управление 2 П.
32983. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ЕСТЕСТВЕННЫХ И ГУМАНИТАРНЫХ НАУК В КОНТЕКСТЕ МИРОВОЙ СИСТЕМЫ (И.ВАЛЛЕРСТАЙН. ЭВОЛЮЦИЯ СТРУКТУР ЗНАНИЯ В МИРОСИСТЕМНОЙ ПЕРСПЕКТИВЕ) 17.06 KB
  Она синтезирует социологический исторический и экономический подходы к общвенной эволюции. Концепция Мир системная теория: мир и мировое сообщво система госв госва в этой системе располагаются по экономическому фактору госваядра центра: США Япония Зап. ввел новое понятие модернити современное индустриальное общво. Согласно их кредо по мере продвижения к правильному пониманию реального мира формируется условие для лучшего управления реальным общвом.
32984. ПОНИМАНИЕ КАК МЕТОД ПОЗНАНИЯ В СОЦ.-ГУМАНИТАРНЫХ НАУКАХ 20.88 KB
  ПОНИМАНИЕ КАК МЕТОД ПОЗНАНИЯ В СОЦ.ГУМАНИТАРНЫХ НАУКАХ Понимание психологическое состояние верное восприятие или интерпретация к. В психолингвистике понимание трактуется преимущественно как result смыслового восприятия речевого сообщения. Понимание как метод гуманитарных наук было противопоставлено объяснению как методу естественных наук.
32985. ПОСТНЕКЛАССИЧЕСКАЯ НАУКА: МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВАНИЯ И ФИЛОСОФСКИЕ ПОСЛЕДСТВИЯ 18.97 KB
  В качестве парадигмальной теории постнеклассической науки выступает синергетика теория самоорганизации изучающая поведение открытых неравновесных систем. Наиболее ценным достижением постнеклассической науки выступает предпринятая в ней попытка соединения объективного мира и мира человека. Гуманитарные и естественные науки больше не представляются разделенными непреодолимой пропастью.
32986. ПРЕДМЕТНЫЕ СФЕРЫ И ГРАНИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ФИЛОСОФИИ И НАУКИ (Ф.ФРАНК. КАКАЯ ПОЛЬЗА В ФИЛОСОФИИ НАУКИ) 18.2 KB
  ПРЕДМЕТНЫЕ СФЕРЫ И ГРАНИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ФИЛОСОФИИ И НАУКИ Ф. КАКАЯ ПОЛЬЗА В ФИЛОСОФИИ НАУКИ 1. философия всегда стремилась связать абстрактные положения науки со здравым смыслом вырабатывая тем самым единый и доступный рациональному пониманию взгляд на мир из которого вытекают определенные принципы человеческого поведения и деятти задача философии науки гуманизация науки и преодоление разрыва м у ее гуманитарными и естественнонаучными областями 2. Философия науки связующее звено способное обеспечить единое научное понимание мира и...
32987. ПРИРОДА И СУЩНОСТЬ НАУЧНЫХ РЕВОЛЮЦИЙ (Т.КУН. СТРУКТУРА НАУЧНЫХ РЕВОЛЮЦИЙ) 14.44 KB
  Развитие науки процесс поочередной смены 2х периодов: 1 нормальная наука безраздельно господствует парадигма 2 научная революция : распад парадигмы конкуренция м у альтернативными парадигмами победа одной из них переход к новому периоду нормальной науки . Свва парадигмы: 1 принята научным сообщвом как основа для дальнейшей работы; 2 содержит переменные вопросы т. Переход одной парадигмы к др. 2 Период нормальной науки : начинается с признания парадигмы формулируются и широко применяются самые многообразные и...
32988. ПРИРОДА И СУЩНОСТЬ НАУЧНЫХ РЕВОЛЮЦИЙ 23.48 KB
  Макс Планк старое поколение ученых не приживается к новым идеям однако они отходят от науки и умирают. компонентов науки. Есть микрореволюции в рамках той или иной науки физика биология экология; глобальные революции появление науки религии. философии проблема роста развития знания является центральной в философии науки.
32989. Общественное сознание и его структура 17.1 KB
  Конец формы Общественное сознание и его структура. Если сознание есть во многом продут социальный есть порождение общественных отношений то что такое общественные отношения общественное сознание Какова их структура Механизм работы И здесь наблюдаются определенные отличия индивидуального сознания и общественного сознания. Вопервых индивидуальное сознание имеет границы жизни обусловленные жизнью конкретного человека. Общественное же сознание может охватывать жизнь множества поколений.