26296

Делопроизводственная служба

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Задачи службы ДОУ: установление единого порядка работы с документами; создание условий обеспеих эффект использование компьютерных технологий при работе с докми; обеспечение сохранности документов. ведение контроля за исполнением документов информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины организация изготовления документов копирования и проектирование бланков доков; разработка сводной номенклатуры дел организации обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений; организация работы архива...

Русский

2013-08-18

20.05 KB

10 чел.

2.14. Делопроизводственная служба.

Службе ДОУ посвящен раздел в ГСДОУ (гос. система документационного обеспечения управления), принятой в 1991 году, где говорится о том, что служба должна быть самостоятельной, подчиняться непосредственно 1-му руководителю.

Задачи службы ДОУ:

  1.  установление единого порядка работы с документами;
  2.  создание условий, обеспе-их эффект, использование компьютерных технологий при работе с док-ми;

обеспечение сохранности документов.

Функции:

  1.  прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых док.,
  2.  ведение контроля за исполнением документов, информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины,
  3.  организация изготовления документов, копирования и проектирование бланков доков;

- разработка сводной  номенклатуры  дел  организации,  обеспечение  подготовки  номенклатур дел структурных подразделений;

- организация работы архива учреждении и использования архивных документов;

  1.  разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
  2.  орг. и метод, руководство за работниками (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразд.

Служба ДОУ имеет право:

  1.  Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации и подведомственных подразделениях.
  2.  Контролировать и требовать от рук-лей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

3. Запрашивать   от   структурных   подразделений   сведения,   необходимые   для   работы   по   док-му обеспечению.

  1.  Проводить проверки организации ДОУ в структ. подразд. и доводить итоги проверок до рук-лей.
  2.  Привлекать в установленном порядке специалистов к подготовке проектов документов по поручению руководства.
  3.  Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением устных требований.
  4.  Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и долж. инструкции работникам.
  5.  Вносить предложения руководству организации о привлечении к дисциплинарной ответственности работников, виновных в нарушениях установленных правил работы с документами.
  6.  Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с док-ми, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

10. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ - их поощрении и наложении на них дисциплинарных взысканий.

Руководители служб ДОУ несут ответственность за:

  1.  Обеспечение установленного порядка работы с документами на предприятии.
  2.  Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Структура делопроизводственных служб зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. Можно выделить 3 формы организации делопроизводства в системе управления:

1.  Централизованная - позволяет сосредоточить все делопроизводственные операции в одном месте (канцелярии, секретариате, или у секретаря).   Здесь сосредотачиваются все технологические операции, от создания док-та, его приема, обработки, до регистрации, контроля за исполнением,  подготовки документов для передачи на хранение.

Такая форма делопроизводства применяется в небольших организациях с малым документооборотом.

  1.  Децентрализованная - применяется в крупных организациях, имеющих сложную структуру, боль, кол-во структ. подразд., расположенных за пределами центрального офиса, В кажд. структ.   подразд. создаются собственная система обработки документов (самостоятельно ведут регистрацию, контроль, организуют хранение).
  2.  Смешанная - самая распространенная и эффективная. При этой системе основные технологич. операции (регистрация, контроль, доставка, копирование и хранение) проводятся в одном месте; второстепенные операции (подготовка док, их исполнение, формирование дел) - в структ.подразд.

Такое разделение труда позволяет специализировать сотрудников, эффективно использовать технических средства. Исходя из формы делопроизводства, принятой в организации, кол-ва документов / год, масштабов деятельности выбир-ся структура делопроизводственных служб, в задачу кот. вх. организация делопроизводства и его совершенствование.

М.б. несколько форм, если есть секр.док.

Сегодня более З-х десятков возможных названий служб ДОУ, их можно разделить на 2 гр.:

  1.  Служба ДОУ, решающая общие задачи;
  2.  служба, кот. является специализированной.

При Прав-ве, През., крупном министерствеве существуют Управления делами, которые помимо организации делопроизводства в данном учреждении курирует делопроизводство подведомст. орг-ций.

Обычно в состав Управления делами могут входить следующие структ.подразд.: секретариат; протокольная группа; канцелярия и др.

Вторая по масштабу деятельности - Канцелярия (отдел ДОУ, общий отдел).

Существует в крупных и ср. организациях, решает 2 основные задачи: организация, совершенствование делопроизводства, может включать в себя след. специализированные подразделения: отдел учета и регистрации; отдел по работе с обращениями гр.; архив и др.

В организациях, представляющих органы исполнит, и законодательной власти, в органах местного самоуправления обычно вместо отдела ДОУ существует «Общий отдел».

Специализированные подразделения:

  1.  Экспедиция   -  спец.сл.,   кот.   обеспечивает   прием,   доставку,   отправку   кор-ции.   Проводит сортировку корреспонденции, обеспечивает количественный учет поступающих документов.
  2.  Отдел учета и регистрации документов - отвечает за регистрацию вх., исх, внутр. документов, ведет контроль за правильностью оформления документов в структ.подразд.

3. Группа, бюро, инспекция, отдел контроля - решают 2 задачи: контроль   за сроками исполнения документов и анализ исполнительской дисциплины.

4. Отделы по работе с жалобами, предложениями гр. (отделы писем)- прием обращений гр., их количественный учет,  контроль за сроками исполнения, организация приема гр. по личным вопросам, анализ поступивших обращений.

Шаталов говорит:

1)Секретариат

2) протокольная группа

3) Экспедиция

4)Отдел рационализации делопроизводства

5)Подразеление по учету и регистрации

Существует курьерская служба (доставка), копировальный центр (множительное бюро), архив и др.

Нормативы, база служб ДОУ включает в себя: Положения о службе ДОУ; Инстр. по делопроизводству(стандарт предприятия); НД( м.б. индивидуальной); Должн. инстр. работников; штатное расписание, табель унифицированных форм (альбом форм = образцы док, табель = этапы работы над док, периодичность, ответственность). Положение об ЭК (как методич. органа).

  1.  Стандарт предприятия: спец. табель форм документов в состав входят наиболее повторяемые док - ты. По алфавиту или таблицей. Унифицированные тексты документов (трафаретные тексты -письма,   протоколы   и   т.д).   Составляется   службой   ДОУ,   утверждается   рук   -   м, согласовывается с ЭК архивного органа.
  2.  Положение об ЭК - методический орган, создается службой ДОУ, утверждается руковоителем, согласовывается с ЭК архивного органа. Внимание уделяется задачам, порядок реализации поставленных  задач.  В  качестве  приложения  могут  быть  помещены  формы документов создаваемы по результатам экспертизы (акт на уничтожение документов, описи дел).
  3.  Инструкция по делопроизводству - разрабатывается службой ДОУ и включает в себя разделы: цели  и   задачи   делопроизводства;   процесс      документирования
    управленческой  деятельности    (виды   документов    использующихся    в учреждении, правила их
    оформления, порядок визирования, согласования, подписания); регистрация, контроль за
    исполнением, построение НСА. порядок формирования служб ЭЦД. А
    в приложении могут быть -
    схемы движения  документов,  формы  бланков,  акта,  описи,  номенклатуры,  перечень документов, подлежащих контролю, не подлежащих исполнению.
  4.  Положение по службе ДОУ включает следующие разделы: общие положения (название,
    подчиненность, нормативная база); функции и задачи (перечисляются направления, которые
    обеспечивает служба); права; оценка работы.
  5.  Табель  или альбом унифицированных  форм документов  -  это сборник д-в,  который
    применяется   при   документировании   действий   предприятия;   содержит   образцы   д-в,
    является стандартом предприятия, выполняется на основе действующего ГОСТа.
  6.  Конкретная номенклатура дел.
  7.  Должностные инструкции работников службы ДОУ.

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

3329. Лекции по бухгалтерскому учету 885 KB
  Введение 1. Методологические основы организации бухгалтерского учета Бухгалтерский учет, его виды. Нормативное регулирование бухгалтерского учета.  Учетная политика предприятия. I. Бухгалтерский учет, его виды. Бухгалтерский учет за...
3330. Аудит. Конспект лекций 363.5 KB
  Программа дисциплины „Аудит” Цель изучения дисциплины – предоставить студентам базовые теоретические знания и практические навыки по аудиту, научить их методически правильно применять приемы аудита на практике, квалифицировано составлять...
3331. Защити себя и свой бизнес 1.53 MB
  Со времен возникновения частной собственности одна часть человечества постоянно озабочена тем, как разбогатеть еще больше, другая – как отнять это богатство у первых. Образно говоря, первая жила и живет по принципу двух арифметических...
3332. Строительные машины. Экскаваторы и башенные краны 1.89 MB
  Машины для земляных работ. Экскаваторы одноковшовые. Любой строительный процесс начинается с производства земляных работ, т. с. разработки грунта, перемещению его или погрузки на транспортные средства. Так, для устройства оснований или фу...
3333. Теория организации. Краткий курс лекций 596 KB
  В учебном пособие представлены основные темы курса, предусмотренные государственным стандартом по специальности 080507 «Менеджмент организации». Представлено краткое содержание основных вопросов изучаемого курса. Учебное пособие дает системное предс...
3334. Дефектація корпусних деталей 106.5 KB
  Дефектація корпусних деталей Обладнання, інструмент. Корпус коробки переключення передач (КПП) трактора Т-170 18-2-156 СБ, стенд для кріплення корпуса, індикаторні нутроміри НИ 100-160, НИ 18-50, мікрометри МК 175-2, МК 150-2, МК 125-2, МК 25-2, шт...
3335. Відновлення деталей вібродуговим наплавленням 1.11 MB
  Відновлення деталей вібродуговим наплавленням Обладнання, інструмент. Наплавочна установка в комплекті: токарний верстат, наплавочна головка ОКС 6569, джерело живлення ВДУ-506, балон з вуглекислим газом, підігрівник, осушувач, редуктор, пульт керува...
3336. Дефектація валів, шестерень, підшипників 521 KB
  Дефектація валів, шестерень, підшипників Обладнання, інструмент. Перший проміжний вал коробки переключення передач трактора Т-170 18-12-132, мікрометри МК 75-2, МЗ 75-2, ролики діаметром 6 мм, ролики зі скосом кромок, різьбові кільця М 52 X 2...
3337. Відновлення деталей газополуменевим напиленням порошків 73.5 KB
  Суть процесу. Порошковий присаджувальний матеріал подається транспортувальним газом у зону полум'я, де обплавляеться і струменем горючих газів вино¬ситься на поверхню деталі. Порошкові суміші можуть подаватися і безпосередньо в полум'я пальника.