26299

Взаимоотношения органов управления архивным делом и госархивов с архивами организаций

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Архив организации – это структурное подразделение организации осуществляющее прием и хранение архивных документов учет и их использование. Все это отразилось на состоянии организации ведомственного хранения документов. Перед архивистами стояли задачи: разработки и обоснования критериев определения источников комплектования уточнение профильности установление состава документов архивов. Новый критерий источников комплектования – форма собственности с государственными: на основе законодательства об архивном деле на основе...

Русский

2013-08-18

46.5 KB

35 чел.

Взаимоотношения органов управления архивным делом и госархивов с архивами организаций

Архивы организаций – основной источник пополнения АФ РФ. Архив организации – это структурное подразделение организации, осуществляющее прием и хранение архивных документов, учет и их использование. Из ведомственных архивов документы передаются в государственные архивы.

Впервые контроль за ведомственными архивами был законодательно закреплен в советский период декретами СНК РСФСР в 18-20 гг., когда эти функции были возложены на органы управления архивным делом. Гос. архивы стали выполнять эту функцию в 1964 г.

В 90-е гг. произошли изменения в стране - реорганизация и ликвидация государственных учреждений, ломка отраслевой структуры, выход организаций из- под государственного подчинения.

Все это отразилось на состоянии организации ведомственного хранения документов. До 1990-х гг. основной принцип комплектования архивов – отраслевой. После распада командно-административной системы управления понятие отрасли в её старом понимании с жёстким командным управлением практически исчезло.

Перед архивистами стояли задачи:

- разработки и обоснования критериев определения источников комплектования

- уточнение профильности (установление состава документов) архивов. Новый критерий источников комплектования – форма собственности (с государственными: на основе законодательства об архивном деле, на основе нормативно-методических документов, с негосударственными: на основе договора.) 

Проблемы организации ведомственного хранения:

Перегруженность архивов организаций. Остро стоит вопрос о совершенствовании  отбора и передачи документов в гос архивы. Из-за отсутствия площадей в гос архивах объемы принимаемых документов понижаются и повышаются объемы документов, хранимых в ведомственных архивах и делопроизводственных службах сверх установленных сроков хранения. Сегодня во всех источниках комплектования федеральных архивов дел сверх срока свыше 700 тыс. 

Ппроблема помещений ссуществует нехватка помещений, отвечающих требованиям сохранности документов.

Неупорядоченность дел.– уменьшение количества описанных документов, поскольку финансовые затруднения не позволяют организациям своевременно проводить обработку документов, предназначенных для гос хранения.

Проблема кадрового обеспечения - сокращение количества штатных архивных работников

Определение правопреемника архивных документов в случае ликвидации, реорганизации министерства, ведомства не всегда четкое. Многие источники комплектования реорганизуются или ликвидируются без правопреемников. А на базе бывших гос предприятий создаются новые с негосударственной формой собственности.

Взаимоотношения органов управления архивным делом и госархивов с архивами организаций осуществляется путем организационно-методического руководства и контроля за деятельностью ведомственных архивов и делопроизводственных служб. До 2003 г. организационно-методическое руководство и контроль осуществляется по следующим направлениям:

1. методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводственных службах;

2. контроль за отбором документов, подлежащих передаче на гос хранение и обеспечение их сохранности в ведомственных архивах;

3. взаимодействие с ЭК организаций (источниками комплектования);

4. введение гос учета документов АФ РФ и проведение паспортизации архивов учреждений;

5.повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организации.

6. контроль совместимости и приемственности НСА

7. ведение учета описей

8. ведение «наблюдательного дела», в котором содержатся все документы, которые были получены в результате проверок и документы касающиеся архива организации

9.анализ паспортизции архивов организации. Паспорт архива- документ, содержащий сведения о количестве дел в фонде. Составляется в конце года (сколько было в начале года и сколько стало).

На каждую организацию, которая является источником комплектования архива заводиться: наблюдательное дело,карточка учета работы гос. архива с архивом организации, справка о проведении проверки.

Региональные архивные учреждения практикуют следующие формы и методы работы с организациями

1. проведение тематических комплексных проверок, состояния делопроизводства, работы архивов и ЭК организаций, итоги которых рассматриваются на совещаниях органов управления архивным делом;

2 организация семинаров, стажировок, конференций и т.д.;

3. методическая помощь в разработке описей и номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах и ЭК;

4. участие работников гос архивов в работе ЭК;

5. чтение лекций на курсах повышения квалификации;

6. выездные заседания ЭПК;

7. создание методических уголков архивных отделов городов и районов;

8. инициативные письма в организации о необходимости обработки документов и обновления номенклатуры дел;

9. публикация в СМИ статей по вопросам организации архивного дела и делопроизводства в организациях.  

В советское время архивистами был накоплен большой опыт в применении форм организационно-методической помощи. Вся работа строилась на основе имеющейся нормативно-методической литературы (Типовые перечни, «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986 г., «Основные правила работы госархивов» 1984 г., ЕГСД 1979 г., ГСДОУ). Перемены, произошедшие в российском обществе в 90-е гг. поставили вопрос об обновлении данной нормативно-методической базы. Работа архивистов была осложнена частотой реорганизаций и ликвидаций учреждений, ломкой отраслевых структур народного хозяйства и выходом организаций из под государственного подчинения.

Это привело к тому, что архивистам пришлось работать с организациями негосударственных форм собственности как с источниками комплектования:

1. организации, возникшие в результате преобразования гос структур (АО, концерны и т.д.)

2. вновь созданные организации (частные коммерческие предприятия, банки, биржи, общественные и политические движения и др.) Наибольшее количество проблем возникает при работе со второй группой. Зачастую со стороны собственников наблюдается нежелание и недопонимание необходимости контактов с госархивами.

Законодательство на федеральном уровне:   до 2003 г. «Основы законодательства …» 1993 г., которые заложили правовые основы хранения документов в ведомствах и делопроизводственных службах, сейчас – Федеральный закон «Об Архивном деле в Российской Федерации», распоряжения Правительства РФ от 21.03.1994, согласно которому были установлены меры по обеспечению сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате преобразований, реорганизаций и ликвидаций юридических лиц. Установлена обязанность сохранения и своевременность передачи документов по личному составу на гос. хранение при реорганизации или ликвидации юридических лиц.

В положении о ГАФ 1980 г. в приложении были перечислены отраслевые государственные фонды, министерства, ведомства, организации, которые имели право постоянного хранения своих документов. Силовым структурам было дано право депозитарного (временного) хранения.

«Основные правила работы архивов организаций»  являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Издавались 3 раза: 1962, 1986, 2002. Правила 1962, 1986 назывались «Основные правила работы ведомственных архивов». Обязательный характер для источников комплектования и рекомендательный для организаций, не отнесенных к источникам комплектования.

Попытка обеспечить приемственность данных правил с предыдущими. Разделы, которые не изменились: обеспечение условий хранения документов, ЭЦД, передача дел из делопроизводсва в архив компании, затем в гос. архив. Изменения: Правила стали компактнее (10 разделов вместо 14), В правилах учтено развитие информационных технологий. Содержат правила комплектования, учета, описания, условия хранения электронных документов. Отдельно просписаны правила работы с документами по личному составу.

Регламентация взаимоотношений органов управления архивным делом и госархивов  с  архивами организаций в Положении о Федеральном архивном агентстве (17.06.2004):

Организует информационное обеспечение, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам;

Осуществляет:

  1.  согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти;
  2.  согласование положений о центральных экспертных комиссиях и центральных архивах, а также иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций;
  3.  обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

Имеет право давать в пределах своей компетенции юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Агентства;

ФЗ «Об архивном деле в РФ» устанавливают следующие сроки временного хранения документов АФ РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы: федеральные учреждения - 15 лет; субъекты – 10, м.о. 5 лет

Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ принимает перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерные номенклатуры дел;