26484

Распорядительная документация. Подготовка и оформление приказов

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров общих собраний акционеров; производственная необходимость. Подготовка приказа включает следующее: изучения существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Русский

2013-08-18

40.5 KB

1 чел.

  1.  Распорядительная документация. Подготовка и оформление приказов.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем  в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

  •  приказы по основной деятельности (производственным вопросам) относятся к распорядительным документам;
  •  приказы по личному составу (персоналу предприятия) относятся к кадровым документам.

  Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость.

Подготовка приказа включает следующее: изучения существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь:

наименование вида документа;

дату;

номер;

заголовок к тексту;

текст;

• подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей; распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания приказа (констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении).

В распорядительной части указывают:  "ПРИКАЗЫВАЮ"; "кому" (исполнителю или структурному подразделению); "что сделать" (указывают конкретную работу); "до какого числа" (сроки ее окончания).

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.

  1.  Помещение для делопроизводственной службы: его оснащение.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу  ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на ПК, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель,  бумагоуничтожающая машина, ламинатор и др. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

18376. Основные понятия финансов 113.5 KB
  Тема 1. Основные понятия финансов Термин финансы происходит от французского fin = finis означающего конец окончание. В денежном отношении это означает кончать денежные дела или платить. Финансы связаны с движением денег от одного владельца к другому следовательн...
18377. Государственный бюджет как основное звено финансовой системы 67 KB
  Тема 2. Государственный бюджет как основное звено финансовой системы Государственный бюджет представляет собой централизованный фонд денежных ресурсов необходимый для выполнения функций государства. Эти функции сводятся к: Перераспределению национального дохо...
18378. Региональные и местные бюджеты 79.5 KB
  I. Финансы и финансовая система Тема 3. Региональные и местные бюджеты Принцип бюджетного федерализма представляет собой основополагающее правило бюджетного права и заключается в том что административнотерриториальные единицы в составе государства имеют свои и...
18379. Внебюджетные фонды 73 KB
  Тема 4. Внебюджетные фонды 1. Важным звеном финансовой системы являются внебюджетные фонды государства совокупность финансовых ресурсов находящихся в распоряжении или региональных местных органов самоуправления и имеющих целевое назначение. Внебюджетные фонды о
18380. Финансы страхового рынка 96 KB
  Тема 5. Финансы страхового рынка Понятие сущность и место страхования в финансовой системе определяется тем что страховой рынок представляет собой систему перераспределения ресурсов с целью минимизации или ликвидации неблагоприятных последствий какоголибо собы...
18381. Финансы предприятий и организаций 186 KB
  Тема 6. Финансы предприятий и организаций Финансы предприятий имеют исключительно важное значение в структуре финансовой системы ибо именно они составляют основу финансовой системы. Государственный бюджет и финансы фондов аккумулируют и перераспределяют громадные р
18382. Основы финансового контроля и регулирования 130 KB
  Тема 7. Основы финансового контроля и регулирования 1. Функции и сущность финансового контроля Любая система функционирует без значительных сбоев и неполадок только в том случае если налажен механизм контроля за ее деятельностью. Этот механизм позволяет вовремя выяви...
18383. Понятие и сущность денег 118 KB
  Тема 1. Понятие и сущность денег 1. Деньги экономическая категория в которой проявляются и при участии которой строятся общественные отношения; деньги выступают в качестве самостоятельной формы меновой стоимости средства обращения платежа и накопления. Деньги возн...
18384. Денежное обращение и денежная система 193.5 KB
  Тема 2. Денежное обращение и денежная система 1. Понятие денежного обращения Денежный оборот представляет собой процесс непрерывного движения денежных знаков в наличной и безналичной формах Денежное обращение представляет собой циркуляцию денежных потоков в нал