26484

Распорядительная документация. Подготовка и оформление приказов

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров общих собраний акционеров; производственная необходимость. Подготовка приказа включает следующее: изучения существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Русский

2013-08-18

40.5 KB

2 чел.

  1.  Распорядительная документация. Подготовка и оформление приказов.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем  в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

  •  приказы по основной деятельности (производственным вопросам) относятся к распорядительным документам;
  •  приказы по личному составу (персоналу предприятия) относятся к кадровым документам.

  Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость.

Подготовка приказа включает следующее: изучения существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь:

наименование вида документа;

дату;

номер;

заголовок к тексту;

текст;

• подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей; распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания приказа (констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении).

В распорядительной части указывают:  "ПРИКАЗЫВАЮ"; "кому" (исполнителю или структурному подразделению); "что сделать" (указывают конкретную работу); "до какого числа" (сроки ее окончания).

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.

  1.  Помещение для делопроизводственной службы: его оснащение.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу  ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на ПК, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель,  бумагоуничтожающая машина, ламинатор и др. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

49582. РОЗРОБКА МАТЕМАТИЧНИХ МОДЕЛЕЙ ЕЛЕКТРОННИХ СХЕМ У РІЗНИХ РЕЖИМАХ ЇХ РОБОТИ 1.71 MB
  До основних якісних показників і параметрів підсилювача відносяться коефіцієнт передачі коефіцієнт підсилення Кр вхідний і вихідний опори Zвх Zвих динамічний діапазон коефіцієнт нелінійних викрівлень коефіцієнт шуму...
49584. Програмне забезпечення систем захисту інформації. Методичні рекомендації 287 KB
  Варианты заданий Шифрування методом простої підстановки. Шифрування методом афінною системою підстановки Цезаря. Шифрування методом підстановки Цезаря з ключовим словом. Шифрування методом таблиць Трисемуса.
49586. Релейний захист. Електропостачання АПК 2.17 MB
  ЕЛЕКТРОПОСТАЧАННЯ АПК Методичні вказівки щодо виконання лабораторних робіт з дисципліни âЕлектропостачання АПКâ Релейний захист для студентів зі спеціальності 7.091901 âЕнергетика сільськогосподарського виробництваâ Укладачі: ОМЕЛЬЧУК Анатолій Олександрович ТРОНДЮК Василь Силантійович ІВАНЧЕНКО...