26484

Распорядительная документация. Подготовка и оформление приказов

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров общих собраний акционеров; производственная необходимость. Подготовка приказа включает следующее: изучения существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Русский

2013-08-18

40.5 KB

1 чел.

  1.  Распорядительная документация. Подготовка и оформление приказов.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем  в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

  •  приказы по основной деятельности (производственным вопросам) относятся к распорядительным документам;
  •  приказы по личному составу (персоналу предприятия) относятся к кадровым документам.

  Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость.

Подготовка приказа включает следующее: изучения существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь:

наименование вида документа;

дату;

номер;

заголовок к тексту;

текст;

• подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей; распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания приказа (констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении).

В распорядительной части указывают:  "ПРИКАЗЫВАЮ"; "кому" (исполнителю или структурному подразделению); "что сделать" (указывают конкретную работу); "до какого числа" (сроки ее окончания).

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.

  1.  Помещение для делопроизводственной службы: его оснащение.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу  ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на ПК, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель,  бумагоуничтожающая машина, ламинатор и др. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

57938. Подорож у світ пірамід 28.5 KB
  Мета уроку: Сформувати поняття піраміди правильної та зрізаної піраміди та їх елементів. Засвоїти властивості правильних пірамід формули для обчислення площі повної та бічної поверхні піраміди.
57939. Поняття презентації та комп’ютерної презентації, їх призначення 75.5 KB
  Мета: навчальна: ознайомити учнів з поняттям презентації та компютерної презентації їх призначенням зі слайдовими та потоковими презентаціями; оглянути програмні та технічні засоби призначених для створення і демонстрації презентацій...
57940. Повторення та закріплення вивченого матеріалу з теорії бухгалтерського обліку 201.5 KB
  Мета уроку: навчальна: повторити, закріпити та підсумувати навчальний матеріал з теорії бухгалтерського обліку, навчити учнів застосовувати здобуті знання на практиці та в житті...
57941. Створення звітів та макросів у Microsoft Access 2007 60.5 KB
  Мета: навчальна: ввести визначення понять звіт заголовок звіту область даних макрос; пояснити учням основні принципи створення звітів та макросів; розвивальна: формувати навички аналітикосинтетичного мислення просторову уяву науковий світогляд щодо вирішення різних задач прикладного спрямування...
57942. Природные зоны Африки 62 KB
  Цель: закрепить и обобщить знания по теме «Природные зоны Африки»; создать условия для понимания взаимосвязей природных компонентов в составе природной зоны; закреплять навыки работы с контурной картой; развивать умение работать в группах.
57943. Автомат Калашникова АК–74 63 KB
  Образовательные: познакомить обучающихся с назначением боевыми свойствами АК74 и устройством его частей и механизмов; сформировать представления об автоматическом действии автомата АК74...
57944. Похідна та її застосування. Урок узагальнення і систематизації знань 165 KB
  Актуалізація опорних знань: Усне опитування: Дайте відповіді на запитання: 1 що називається похідною функції в точці 2 який геометричний зміст похідної 3 який механічний зміст похідної 4 запишіть правило знаходження похідної суми двох функцій...
57945. Ситуационные задания по спец Управлению проектами 354.66 KB
  Рассматривается проект организации мини-пивоварни Компанией «Пивовар». Планируется, что продукцией пивоварни будет качественное солодовое пиво, приготовляемое по классической рецептуре из высококачественных отечественных и импортных компонентов...
57946. Розв’язування задач за допомогою квадратних рівнянь 468 KB
  Мета уроку: повторити відомості про квадратне рівняння; продовжити формувати вміння та навички учнів розвязувати рівняння, що зводяться до квадратних...