26484

Распорядительная документация. Подготовка и оформление приказов

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров общих собраний акционеров; производственная необходимость. Подготовка приказа включает следующее: изучения существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Русский

2013-08-18

40.5 KB

2 чел.

  1.  Распорядительная документация. Подготовка и оформление приказов.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем  в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

  •  приказы по основной деятельности (производственным вопросам) относятся к распорядительным документам;
  •  приказы по личному составу (персоналу предприятия) относятся к кадровым документам.

  Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных или муниципальных органов; решения совета директоров, общих собраний акционеров; производственная необходимость.

Подготовка приказа включает следующее: изучения существа вопроса; сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь:

наименование вида документа;

дату;

номер;

заголовок к тексту;

текст;

• подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей; распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания приказа (констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении).

В распорядительной части указывают:  "ПРИКАЗЫВАЮ"; "кому" (исполнителю или структурному подразделению); "что сделать" (указывают конкретную работу); "до какого числа" (сроки ее окончания).

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.

  1.  Помещение для делопроизводственной службы: его оснащение.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие комнаты и кабинеты основного назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений, так как в эту службу  ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на ПК, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель,  бумагоуничтожающая машина, ламинатор и др. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

72670. Принятие покупочных решений индивидуальным потребителем 500.64 KB
  Актуальность работы состоит также и в том, что изучение спроса играет огромную роль в развитии предприятия и поддержания его конкурентоспособности, причем на всех уровнях: и на микро, и на макро, что особенно важно в условиях развития нашего рынка.
72673. Оценка стоимости нежилого торгового помещения (склад) с целью продажи 97.69 KB
  Неспециализированная недвижимость – это недвижимость, на которую существует всеобщий спрос, и которая обычно покупается, продается или арендуется на открытом рынке для того, чтобы использовать ее для существующих или аналогичных целей, или в качестве инвестиции, или для развития и освоения.
72674. Анализ обеспеченности здания техническими средствами и способами пожаротушения и предотвращения распространения пожара 428 KB
  Основной проблемой пожарной безопасности здания является приведения, изначальной пожароопасности объекта в такое состояние, при котором исключается возможность потери на объекте, а в случае возникновения пожара, обеспечивается защита людей и материальных ценностей от опасных факторов пожара.
72675. Проект информационной системы для работы с реляционной базой данных активного сетевого оборудования 531.48 KB
  Целью курсового проекта является приобретение практических навыков в использовании полученных знаний при разработке баз данных, закрепление основных теоретических положений курса, получение более детального представления о взаимодействии основных компонент банка данных в процессе обработки информации.
72676. Улучшение параметров транзисторного стабилизатора с защитой от КЗ с током нагрузки от 3А 512.42 KB
  При перегрузке входа стабилизатора к участку эмиттер-коллектор регулирующих транзисторов будет приложено полное входное напряжение. Поэтому, для повышения надежности данной схемы, максимально допустимое напряжение применяемых транзисторов должно быть, по крайней мере, в 1.5 раза...
72677. Программная реализация метода последовательного перебора 1.55 MB
  В работе имеется 2 главы. Первая глава посвящена обзору численных методов оптимизации функций одной переменной. Во второй главе представлены сведения о программной реализации методов равномерного перебора и последовательного перебора, а также рассмотрено тестирование программ на примере функции.
72678. Изучение и раскрытие теоретических аспектов проблемного обучения в школе 49.98 KB
  Цель курсовой работы: изучить и раскрыть теоретические аспекты проблемного обучения в школе. Задачи курсовой работы: изучить и раскрыть сущность технологии проблемного обучения в учебном процессе; рассмотреть технологию проблемного обучения в учебном процессе на уроках химии; разработать урок по химии...