26485

Справочно-информационная документация. Справка. Виды справок

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Справки бывают двух основных видов: справки подтверждающие работу учебу оплату труда место проживания и т. составляемые по запросам граждан; справки по производственным вопросам составляемые по запросу руководства. Справки по запросам граждан работников выдает руководство организации с указанием специальности должности квалификации периода работы и размера заработной платы ст. Справки по запросам граждан работников как правило оформляются на бланках справок формата А5 имеющих адресные данные предприятия и трафаретный...

Русский

2013-08-18

44 KB

23 чел.

1. Справочно-информационная документация. Справка. Виды справок.

   Правила составления

Справка   — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Справки бывают двух основных видов:

  •  справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляемые по запросам граждан;
  •  справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ). Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки по производственным вопросам могут быть: внешними, составляемыми   по запросу вышестоящей организации; внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь: наименование вида документа; номер (при необходимости); дату; текст; подпись; печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В   правом   верхнем   углу  указывается   место   предоставления .    справки в именительном падеже, например: "отделение милиции" "школа № 21".

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации. Справки по производственным вопросам {внутренние*. составляются на бланке структурного подразделения   или на стандартном листе А4 в 2-х экземплярах (адресату и подшивается в дело).

Справка должна иметь:  наименование вида документа; адресат; дату; номер (при необходимости);

заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, например: "О снижении объема продаж за II квартал 2005 г."); текст; подпись руководителя организации; печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

2. Современные ПК и их возможности.

Современный персональный компьютер (ПК или латинскими буквами — РС), обладая значительным объемом памяти и быстродействием, способен решать практически любые задачи в делопроизводстве.

Приведем основные возможности компьютерных технологий:

  •  помощь в создании документов (проектирование бланков); составление документов и размещение их в памяти компьютера; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
  •  передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер в локальной сети, а также с помощью электронной почты);
  •  регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
  •  контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, что автоматически позволяет информировать руководство организации о состоянии исполнения документа, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
  •  перевод текста документов с одного языка на другой (при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
  •  защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита);
  •  планирование использования рабочего времени пользователя.

ПК обычно выпускается в настольной и портативной разновидности (ноутбуки).

Стационарный ПК можно назвать конструктором, собирать который имеет возможность любой в соответствии со своими потребностями. Емкость и продуктивности стационарных компьютеров, как правило, значительно выше, чем у ноутбуков.

Ноутбук  — переносное устройство, способное работать в стационарном режиме, имеющее такие же мощности, как и стационарный ПК, прочно вошло в нашу жизнь. Популярность же ноутбуков обусловлена не только мобильностью и компактностью, но и отсутствием большого количества проводов, которые постоянно норовят запутаться – это характерно и для домашних компьютеров, и для офисных компьютеров. В остальных случаях ноутбуки себя не оправдывают — объективно менее удобные, чем стационарные компьютеры, они могут существенно снизить скорость работы. Использовать ноутбук в качестве игрового компьютера также нелогично, как минимум по причине того, что его апгрейд станет более дорогим и более сложным мероприятием.

КПК, мини-компьютер, помещающийся в кармане — не менее привычное явление, чем ноутбук или компьютер. Его мощность сегодня держится на уровне стационарного офисного ПК, однако по удобству использования он остается далеко позади них. КПК необходим в том случае, если компьютер должен неотрывно находиться при своем владельце — в этом случае его покупка вполне оправданна. Конечно, «карманные компьютеры» довольно удобны в качестве мультимедийных ПК — с их помощью также можно слушать музыку и смотреть фильмы (используя наушники или небольшие динамики, часто встроенные прямо в корпус КПК), читать книги или любоваться фотографиями. Однако стоит делать скидку на то, что КПК — это все-таки мини во всем, начиная от размера и кончая мощностью и кругом задач, которые такой компьютер может решать.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

30708. Политика правящих кругов и усиление левой оппозиции во Франции (1919 – 1923 гг.) 22.5 KB
  В отношении рабочего класса применялась политика уступок которые чередовались репрессиями. Политика правящих кругов также отразилась и на политическом уровне – впервые были проведены выборы в парламент и объединение в Национальный блок целью которого стала борьба с большевизмом.
30709. Проблемы антифашистской борьбы в Европе 1920 – 1930 гг 23.5 KB
  В 1935 во Франции был создан Народный фронт в состав которого вошли как коммунистические и социалистические партии так и левобуржуазные политические организации. Народный фронт представляет собой политический союз который как правило объединяет левые и центральные силы для осуществления противодействия правым силам представителей власти. Основной целью возникновения народных фронтов стала борьба за защиту экономических интересов рабочего класса и противопоставление войне и фашизму. Самый первый народный фронт был образован во...
30710. Основные тенденции и итоги развития Европейского Сообщества в 1990-е 23.5 KB
  ЕЕА провозгласил создание Европейского Союза на основе существующих Сообществ и углубление компетенции союза ЕС в области координации экономической валютной социальной политики социальноэкономического сплочения исследований и технологического развития защиты окружающей среды а также развитие европейского сотрудничества в области внешней политики. Амстердамский договор 1997 подтвердил основные цели Союза и дополнил раздел общей внешней политики и политики безопасности. При анализе политики Европейского Союза...
30711. Создание и основные направления деятельности антигитлеровской коалиции 24 KB
  Черчилль и США – Рузвельт заявили о своем желании оказать помощь Сов. Великобритания и США подписывают Атлантическую Хартию о совместных действиях против Гитлера СССР присоединилась к ней. Нападение Японии на США ускорило формирование Антигитлеровской коалиции. В декабре 1941 США официально вступает во 2у мировую войну.
30712. Парижская мирная конференция и ее решения. Версальский мирный договор 24 KB
  Возглавлял конференцию – Климансо присутствовали лидеры ведущих стран ЛлойдДжордж Великобритания Вильсон США и др. Но главные решения принимались в узком кругу сначала пяти государств Франция Великобритания США Италия Япония а затем только трех Франции Великобритании США таким образом сохранялась практика тайной дипломатии т. Американский конгресс не утвердил вступление США в эту организацию. Франция и Италия – за военное давление на Сов России; Великобритания и США – более осторожны за переговоры.
30713. США динамика развития в двухполюсном мире 31 KB
  Вторая мировая война стимулировала быстрое экономическое развитие США. Изменилась отраслевая структура экономики США успешнее решались проблемы занятости населения. В первые послевоенные годы в США была успешно проведена конверсия военного производства. С конца 40х годов устойчивый и непрерывный экономический рост стал отличительной особенностью функционирования экономической системы США.
30714. Противоречия Версальско-Вашингтонской системы международных отношений 26.5 KB
  Франция требовала вернуть им Эльзас и Лотарингию установить контроль за промышленным Рурским районом претендовали на германские колонии в Африке и Средиземноморье и т. Великобритания – хотели сохранить единство Германии установив контроль над её экономикой.
30715. Факторы социальной и политической нестабильности во Франции в 1950-е годы. Конец 4-ой республики (1958 г.) 25.5 KB
  во Франции обострилась проблема инфляции. В этот период во Франции усилились попытки коммунистов дискредитировать американскую помощь или отказаться от нее а партия де Голля Объединение французского народа РПФ желая уберечь страну от коммунизма стремилась к власти и изменению государственного строя.
30716. Развитие социально-политического кризиса в Европе в начале 1920-х гг 22 KB
  : сильный рост промышленного правительства в США Франции в результате 1 мировой войны они обогатились. Основой промышленного подъема был технический прогресс новые технологии новые отрасли автомобили Увеличение концентрации и централизации капитала усиления мощи корпораций смена промышленности и банков – рост финансового капитала. Рост благотворительности для поддержания социальной стабильности.