26485

Справочно-информационная документация. Справка. Виды справок

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Справки бывают двух основных видов: справки подтверждающие работу учебу оплату труда место проживания и т. составляемые по запросам граждан; справки по производственным вопросам составляемые по запросу руководства. Справки по запросам граждан работников выдает руководство организации с указанием специальности должности квалификации периода работы и размера заработной платы ст. Справки по запросам граждан работников как правило оформляются на бланках справок формата А5 имеющих адресные данные предприятия и трафаретный...

Русский

2013-08-18

44 KB

22 чел.

1. Справочно-информационная документация. Справка. Виды справок.

   Правила составления

Справка   — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Справки бывают двух основных видов:

  •  справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляемые по запросам граждан;
  •  справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ). Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки по производственным вопросам могут быть: внешними, составляемыми   по запросу вышестоящей организации; внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь: наименование вида документа; номер (при необходимости); дату; текст; подпись; печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В   правом   верхнем   углу  указывается   место   предоставления .    справки в именительном падеже, например: "отделение милиции" "школа № 21".

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации. Справки по производственным вопросам {внутренние*. составляются на бланке структурного подразделения   или на стандартном листе А4 в 2-х экземплярах (адресату и подшивается в дело).

Справка должна иметь:  наименование вида документа; адресат; дату; номер (при необходимости);

заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, например: "О снижении объема продаж за II квартал 2005 г."); текст; подпись руководителя организации; печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

2. Современные ПК и их возможности.

Современный персональный компьютер (ПК или латинскими буквами — РС), обладая значительным объемом памяти и быстродействием, способен решать практически любые задачи в делопроизводстве.

Приведем основные возможности компьютерных технологий:

  •  помощь в создании документов (проектирование бланков); составление документов и размещение их в памяти компьютера; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
  •  передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер в локальной сети, а также с помощью электронной почты);
  •  регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
  •  контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, что автоматически позволяет информировать руководство организации о состоянии исполнения документа, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
  •  перевод текста документов с одного языка на другой (при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
  •  защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита);
  •  планирование использования рабочего времени пользователя.

ПК обычно выпускается в настольной и портативной разновидности (ноутбуки).

Стационарный ПК можно назвать конструктором, собирать который имеет возможность любой в соответствии со своими потребностями. Емкость и продуктивности стационарных компьютеров, как правило, значительно выше, чем у ноутбуков.

Ноутбук  — переносное устройство, способное работать в стационарном режиме, имеющее такие же мощности, как и стационарный ПК, прочно вошло в нашу жизнь. Популярность же ноутбуков обусловлена не только мобильностью и компактностью, но и отсутствием большого количества проводов, которые постоянно норовят запутаться – это характерно и для домашних компьютеров, и для офисных компьютеров. В остальных случаях ноутбуки себя не оправдывают — объективно менее удобные, чем стационарные компьютеры, они могут существенно снизить скорость работы. Использовать ноутбук в качестве игрового компьютера также нелогично, как минимум по причине того, что его апгрейд станет более дорогим и более сложным мероприятием.

КПК, мини-компьютер, помещающийся в кармане — не менее привычное явление, чем ноутбук или компьютер. Его мощность сегодня держится на уровне стационарного офисного ПК, однако по удобству использования он остается далеко позади них. КПК необходим в том случае, если компьютер должен неотрывно находиться при своем владельце — в этом случае его покупка вполне оправданна. Конечно, «карманные компьютеры» довольно удобны в качестве мультимедийных ПК — с их помощью также можно слушать музыку и смотреть фильмы (используя наушники или небольшие динамики, часто встроенные прямо в корпус КПК), читать книги или любоваться фотографиями. Однако стоит делать скидку на то, что КПК — это все-таки мини во всем, начиная от размера и кончая мощностью и кругом задач, которые такой компьютер может решать.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

81678. Особенности развития литературной критики в эпоху классицизма. Принципы критики, изложенные М.В. Ломоносовым в статье «Об обязанностях журналиста» 33.33 KB
  Для критика постыдны небрежность невежество поспешность стремление красть у коголибо из собратьев высказанные последним мысли и суждения и присваивать их себе. Обязанность журналов состоит в том чтобы давать ясные и верные краткие изложения содержания появляющихся сочинений иногда с добавлением справедливого суждения либо по существу дела либо о некоторых подробностях выполнения. Высказывать при этом неточные и безвкусные суждения значит сделать себя предметом презрения и насмешки; это значит уподобиться карлику который хотел бы...
81679. Критика просветительского реализма. Критическая деятельность А.Н.Радищева, Н.И.Новикова,И.А.Крылова,В.И.Лукина и др.Н.И.Новиков как создатель 1й рус.литерат.энциклопедии «Опыт исторического словаря о российских писателях» 34.82 KB
  Оживление журнальной и книгоиздательской деятельности во многом изменили характер и проблематику литературно-критических споров: от обсуждения вопросов версификации выдержанности жанрового канона стилевых и грамматических норм критики обращаются к постановке более широкого круга проблем: подражательности и самобытности литературы природы писательского таланта роли отдельных жанров в современном литературном процессе назначения сатиры исторического пути развития отечественной словесности и др. Развитию литературной критики способствовал...
81680. Сентименталистская критика. Типологический анализ литературно-критических статей Н.М.Карамзина («Что нужно автору?», «Отчего в России мало авторских талантов?», предисловие к переводу «Юлия Цезаря» Шекспира, «Пантеон российских авторов» и др.) 37.9 KB
  Пересматривая представление о подчиненности индивидуальной сферы жизни государственному бытию свойственное эпохе классицизма сентименталисты отстаивали приоритет жизни частной подчеркивали внесословную ценность личности нельзя не вспомнить карамзинское: И крестьянки любить умеют. В произведениях русских писателейсентименталистов Н М Карамзина П. Крупнейшим представителем русской критики эпохи сентиментализма был основатель этого литературного направления в России Николаи Михайлович Карамзин 1766 1826. Многогранная деятельность...
81681. Развитие журналистики как стимул развития русской критики 18в.(проблема взаимосвязи критики и журналистики; проблема читательской аудитории периодического издания). «Московский журнал» Н.М.Карамзина 32.38 KB
  проблема взаимосвязи критики и журналистики; проблема читательской аудитории периодического издания. Московский журнал Н. Журналистика как особая сфера общественной деятельности возникала у каждого народа на достаточно высокой ступени социального развития.
81682. Біологічне, психічне і соціальне в людині 25.58 KB
  Тобто людина є біологічним творінням. Однак як і будьякий біологічний вид людина характеризується певною сукупністю видових ознак. Кожна людина унікальна неповторна своєрідна в практичній діяльності.
81683. Взаємодія свободи і необхідності в житті людини 27.07 KB
  Природа та класифікація цінностей За традиційною класифікацією цінності поділяють на матеріальні цінності які існують у формі речей одяг продукти харчування техніка храм картина і духовні моральні релігійні художні політичні та ін. Їх також не можна однозначно кваліфікувати як матеріальні чи духовні цінності. При цьому матеріальними цінностями їх іноді називають благами вважають економічні технічні і вітальні стан здоров\'я екології цінності які задовольняють тілесне буття людини а духовними релігійні святість...
81684. Функціональний аспект цінностей 24.82 KB
  Загалом цінності виконують такі функції. Зясовуючи що є добро прекрасне істина справедливість тощо цінності конституюють сенс людського життя утворюють його духовну основу. У житті людини і суспільства цінності визначають напрями зразки діяльності.
81685. Оцінка та істина 24.83 KB
  Оцінка як підведення під норму правило закон. За такої ситуації оцінка виявляє себе як акт пізнання щодо відповідності вчинку чи творіння людини нормі. Як і в першому випадку підведення під норму є конституюванням визнанням цінності; 3 оцінка як вибір з поміж двох і більше цінностей.