26485

Справочно-информационная документация. Справка. Виды справок

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Справки бывают двух основных видов: справки подтверждающие работу учебу оплату труда место проживания и т. составляемые по запросам граждан; справки по производственным вопросам составляемые по запросу руководства. Справки по запросам граждан работников выдает руководство организации с указанием специальности должности квалификации периода работы и размера заработной платы ст. Справки по запросам граждан работников как правило оформляются на бланках справок формата А5 имеющих адресные данные предприятия и трафаретный...

Русский

2013-08-18

44 KB

24 чел.

1. Справочно-информационная документация. Справка. Виды справок.

   Правила составления

Справка   — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Справки бывают двух основных видов:

  •  справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляемые по запросам граждан;
  •  справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ). Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки по производственным вопросам могут быть: внешними, составляемыми   по запросу вышестоящей организации; внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь: наименование вида документа; номер (при необходимости); дату; текст; подпись; печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В   правом   верхнем   углу  указывается   место   предоставления .    справки в именительном падеже, например: "отделение милиции" "школа № 21".

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации. Справки по производственным вопросам {внутренние*. составляются на бланке структурного подразделения   или на стандартном листе А4 в 2-х экземплярах (адресату и подшивается в дело).

Справка должна иметь:  наименование вида документа; адресат; дату; номер (при необходимости);

заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, например: "О снижении объема продаж за II квартал 2005 г."); текст; подпись руководителя организации; печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

2. Современные ПК и их возможности.

Современный персональный компьютер (ПК или латинскими буквами — РС), обладая значительным объемом памяти и быстродействием, способен решать практически любые задачи в делопроизводстве.

Приведем основные возможности компьютерных технологий:

  •  помощь в создании документов (проектирование бланков); составление документов и размещение их в памяти компьютера; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
  •  передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер в локальной сети, а также с помощью электронной почты);
  •  регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
  •  контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, что автоматически позволяет информировать руководство организации о состоянии исполнения документа, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
  •  перевод текста документов с одного языка на другой (при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
  •  защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита);
  •  планирование использования рабочего времени пользователя.

ПК обычно выпускается в настольной и портативной разновидности (ноутбуки).

Стационарный ПК можно назвать конструктором, собирать который имеет возможность любой в соответствии со своими потребностями. Емкость и продуктивности стационарных компьютеров, как правило, значительно выше, чем у ноутбуков.

Ноутбук  — переносное устройство, способное работать в стационарном режиме, имеющее такие же мощности, как и стационарный ПК, прочно вошло в нашу жизнь. Популярность же ноутбуков обусловлена не только мобильностью и компактностью, но и отсутствием большого количества проводов, которые постоянно норовят запутаться – это характерно и для домашних компьютеров, и для офисных компьютеров. В остальных случаях ноутбуки себя не оправдывают — объективно менее удобные, чем стационарные компьютеры, они могут существенно снизить скорость работы. Использовать ноутбук в качестве игрового компьютера также нелогично, как минимум по причине того, что его апгрейд станет более дорогим и более сложным мероприятием.

КПК, мини-компьютер, помещающийся в кармане — не менее привычное явление, чем ноутбук или компьютер. Его мощность сегодня держится на уровне стационарного офисного ПК, однако по удобству использования он остается далеко позади них. КПК необходим в том случае, если компьютер должен неотрывно находиться при своем владельце — в этом случае его покупка вполне оправданна. Конечно, «карманные компьютеры» довольно удобны в качестве мультимедийных ПК — с их помощью также можно слушать музыку и смотреть фильмы (используя наушники или небольшие динамики, часто встроенные прямо в корпус КПК), читать книги или любоваться фотографиями. Однако стоит делать скидку на то, что КПК — это все-таки мини во всем, начиная от размера и кончая мощностью и кругом задач, которые такой компьютер может решать.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

29046. Договор хранения: понятие, элементы, права и обязанности сторон 87 KB
  Договор хранения: предмет договора виды форма договоров хранения. Права и обязанности сторон по договору хранения Договор хранения соглашение по которому хранитель должен хранить вещь переданную ему поклажедателем и возвратить ее в сохранности. Договоры хранения можно разделить на два вида: бытовые как правило безвозмездные и коммерческие.
29047. Договор займа: понятие, элементы, исполнение договора 46.5 KB
  По договору займа одна сторона займодавец передает в собственность другой стороне заемщику деньги или другие вещи определенные родовыми признаками а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег сумму займа или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. Предметом займа обычно являются денежные средства однако заем может предоставляться и иными вещами определенными родовыми признаками например зерном топливом. Договор займа является реальным и односторонним договором и считается...
29048. а предусмотренных обстоятельств страхового случая произвести обусловленную страховую выплату другому лиц. 56 KB
  По договору страхования одно лицо страховщик обязано при наступлении в определенный срок или без указания срока предусмотренных обстоятельств страхового случая произвести обусловленную страховую выплату другому лицу страхователю или иному лицу выгодоприобретателю застрахованному лицу и вправе требовать оплаты страховых премий а страхователь обязан уплачивать страховые премии и вправе требовать предоставления соответствующих страховых выплат. Основная функция страхования распределение разложение имущественных потерь...
29049. Договоры поручения, комиссии, агентирования: сравнительная характеристика 90.5 KB
  Договор поручения Договор поручения это соглашение в силу которого одна сторона поверенный обязуется совершить от имени и за счет другой стороны доверителя определенные юридические действия. Договор поручения тесно связан с институтами представительства и доверенности. В то же время в отличие от представительства призванного в первую очередь определить полномочия представителя вовне перед третьими лицами договор поручения регулирует внутреннюю сторону отношений между представителем и представляемым.
29050. Договор банковского счета: понятие, элементы, права и обязанности сторон, ответственность 74 KB
  Договор банковского счета – соглашение в силу которого банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет открытый клиенту владельцу счета денежные средства выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету . Банк обязан незамедлительно открыть счет клиенту независимо от того поступили для или от клиента денежные средства или нет. Он также является как правило возмездным поскольку обычно клиент уплачивает банку комиссионные за проведение расчетных...
29051. Обязательства из причинения вреда: понятие, условия возникновения, объем возмещения 57 KB
  Обязательства возникающее вследствие причинения вреда это охранительное правоотношение в силу которого должник причинитель вреда обязан возместить в полном объеме вред причиненный личности или имуществу кредитора потерпевшего а кредитор вправе требовать возмещения понесенного им вреда. В связи с тем что возникновение обязательств из причинения вреда не основано на договоре соглашении его участников их наряду с обязательствами из неосновательного обогащения относят к категории внедоговорных обязательств. Исполнение этого...
29052. Авторское право: понятие, объекты, субъекты, права авторов произведений 105 KB
  Необходимо различать сами произведения имеющие нематериальную сущность и ту вещественную форму в которой они воплощены рукопись изображение. Авторское право распространяется на произведения науки литературы и искусства являющиеся результатом творческой деятельности независимо от назначения и достоинства произведения а также способа его выражения. К таким произведениям относятся: литературные произведения включая программы для ЭВМ; драматические и музыкальнодраматические сценарные произведения; хореографические произведения и...
29053. Права, смежные с авторскими: понятие, объекты 83 KB
  Смежные права это интеллектуальные права на результаты исполнительской деятельности исполнения на фонограммы на сообщение в эфир или по кабелю радио и телепередач вещание организаций эфирного и кабельного вещания на содержание баз данных а также на произведения науки литературы и искусства впервые обнародованные после их перехода в общественное достояние. Cмежные права существуют только тогда когда есть произведение которое можно исполнить записать на фонограмму включить в передачу организации эфирного и кабельного вещания и...
29054. Патентное право: понятие, объекты патентного права и условия их патентоспособности 64.5 KB
  На результат интеллектуальной деятельности признанный патентоспособным выдается патент официальный документ удостоверяющий приоритет авторство на изобретение полезную модель или промышленный образец а также исключительное право его обладателя на изобретение полезную модель или промышленный образец. Полезная модель. Полезная модель признается соответствующей условиям патентоспособности если является новой и промышленно применимой. Полезная модель признается новой если совокупность ее существенных признаков не известна из уровня...