26485

Справочно-информационная документация. Справка. Виды справок

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Справки бывают двух основных видов: справки подтверждающие работу учебу оплату труда место проживания и т. составляемые по запросам граждан; справки по производственным вопросам составляемые по запросу руководства. Справки по запросам граждан работников выдает руководство организации с указанием специальности должности квалификации периода работы и размера заработной платы ст. Справки по запросам граждан работников как правило оформляются на бланках справок формата А5 имеющих адресные данные предприятия и трафаретный...

Русский

2013-08-18

44 KB

23 чел.

1. Справочно-информационная документация. Справка. Виды справок.

   Правила составления

Справка   — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.

Справки бывают двух основных видов:

  •  справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляемые по запросам граждан;
  •  справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ). Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки по производственным вопросам могут быть: внешними, составляемыми   по запросу вышестоящей организации; внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь: наименование вида документа; номер (при необходимости); дату; текст; подпись; печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В   правом   верхнем   углу  указывается   место   предоставления .    справки в именительном падеже, например: "отделение милиции" "школа № 21".

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации. Справки по производственным вопросам {внутренние*. составляются на бланке структурного подразделения   или на стандартном листе А4 в 2-х экземплярах (адресату и подшивается в дело).

Справка должна иметь:  наименование вида документа; адресат; дату; номер (при необходимости);

заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, например: "О снижении объема продаж за II квартал 2005 г."); текст; подпись руководителя организации; печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

2. Современные ПК и их возможности.

Современный персональный компьютер (ПК или латинскими буквами — РС), обладая значительным объемом памяти и быстродействием, способен решать практически любые задачи в делопроизводстве.

Приведем основные возможности компьютерных технологий:

  •  помощь в создании документов (проектирование бланков); составление документов и размещение их в памяти компьютера; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
  •  передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер в локальной сети, а также с помощью электронной почты);
  •  регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
  •  контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, что автоматически позволяет информировать руководство организации о состоянии исполнения документа, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
  •  перевод текста документов с одного языка на другой (при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);
  •  защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита);
  •  планирование использования рабочего времени пользователя.

ПК обычно выпускается в настольной и портативной разновидности (ноутбуки).

Стационарный ПК можно назвать конструктором, собирать который имеет возможность любой в соответствии со своими потребностями. Емкость и продуктивности стационарных компьютеров, как правило, значительно выше, чем у ноутбуков.

Ноутбук  — переносное устройство, способное работать в стационарном режиме, имеющее такие же мощности, как и стационарный ПК, прочно вошло в нашу жизнь. Популярность же ноутбуков обусловлена не только мобильностью и компактностью, но и отсутствием большого количества проводов, которые постоянно норовят запутаться – это характерно и для домашних компьютеров, и для офисных компьютеров. В остальных случаях ноутбуки себя не оправдывают — объективно менее удобные, чем стационарные компьютеры, они могут существенно снизить скорость работы. Использовать ноутбук в качестве игрового компьютера также нелогично, как минимум по причине того, что его апгрейд станет более дорогим и более сложным мероприятием.

КПК, мини-компьютер, помещающийся в кармане — не менее привычное явление, чем ноутбук или компьютер. Его мощность сегодня держится на уровне стационарного офисного ПК, однако по удобству использования он остается далеко позади них. КПК необходим в том случае, если компьютер должен неотрывно находиться при своем владельце — в этом случае его покупка вполне оправданна. Конечно, «карманные компьютеры» довольно удобны в качестве мультимедийных ПК — с их помощью также можно слушать музыку и смотреть фильмы (используя наушники или небольшие динамики, часто встроенные прямо в корпус КПК), читать книги или любоваться фотографиями. Однако стоит делать скидку на то, что КПК — это все-таки мини во всем, начиная от размера и кончая мощностью и кругом задач, которые такой компьютер может решать.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

64368. АДМІНІСТРАТИВНА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА СЛУЖБОВІ ПРАВОПОРУШЕННЯ У СФЕРІ ЗЕМЕЛЬНИХ ВІДНОСИН 182 KB
  Україна у межах адміністративної реформи здійснює реформування державної служби, як її органічної складової, що є цілісною системою становлення адміністративно-правового статусу посадових осіб...
64369. ПОЛІПШЕННЯ ПАЛИВНОЇ ЕКОНОМІЧНОСТІ БЕНЗИНОВОГО ДВИГУНА З СИСТЕМОЮ НЕЙТРАЛІЗАЦІЇ ВІДПРАЦЬОВАНИХ ГАЗІВ 2.71 MB
  Для ефективного зниження викидів шкідливих речовин ШР з ВГ бензинових двигунів широко використовують засоби зовнішньої очистки каталітичні нейтралізатори які дають можливість звести до нуля викиди ШР в окремих режимах роботи двигуна.
64370. ТЕРМОКІНЕТИЧНА ОЦІНКА І ПРОГНОЗ ВПЛИВУ ДОБАВОК НА ТВЕРДІННЯ ТА ВЛАСТИВОСТІ ЦЕМЕНТУ І БЕТОНУ 398.5 KB
  За рахунок освоєння високоефективних хімічних мінеральних і комплексних добавок забезпечуються недосяжні раніше властивості бетонних сумішей і бетонів віднесених у світовій практиці до бетонів нового покоління.
64371. ІНФОРМАЦІЙНА ТЕХНОЛОГІЯ ОБРОБКИ ЦИФРОВАНИХ ЗОБРАЖЕНЬ ЗА ВИКОРИСТАННЯМ В-СПЛАЙНІВ П’ЯТОГО ПОРЯДКУ 698.11 KB
  Розвиток інформаційних технологій ІТ в Україні та світі демонструє сталу тенденцію до потреби обробки даних у обсягах що збільшуються. Існує декілька факторів що стримують розвиток математичних методів обробки даних.
64372. НАУКОВЕ ОБҐРУНТУВАННЯ ВІДТВОРЕННЯ РОДЮЧОСТІ ҐРУНТІВ ТА ПІДВИЩЕННЯ ПРОДУКТИВНОСТІ ЗЕРНО-БУРЯКОВИХ СІВОЗМІН ЛІСОСТЕПУ УКРАЇНИ 763 KB
  Умовою інтенсивного ведення галузі землеробства є розширене відтворення родючості ґрунту за допомогою науково-обґрунтованих систем землеробства, які враховують ґрунтово-кліматичні умови, ландшафтні особливості і екологічну безпеку довкілля.
64373. ПРОГНОЗУВАННЯ, ДІАГНОСТИКА І ПРОФІЛАКТИКА УСКЛАДНЕНЬ ІНФЕКЦІЙНО-ЗАПАЛЬНОГО ГЕНЕЗУ У ОБПЕЧЕНИХ В ГОСТРІЙ СТАДІЇ ОПІКОВОЇ ХВОРОБИ 219 KB
  Результати лікування пацієнтів з поширеними та критичними опіками за площею ураження шкіри на сьогодні не можуть бути визнані задовільними. Незважаючи на певний прогрес в лікуванні такого контингенту травмованих завдяки обґрунтуванню та широкому застосуванню в останні роки раннього...
64374. РОЗРОБКА ТЕХНОЛОГІЇ ВЛАШТУВАННЯ БУРОНАБИВНИХ ПАЛЬ З ГІДРОФОБІЗОВАНИМ ПРОШАРКОМ У ПРОСАДОЧНИХ ҐРУНТАХ ІІ ТИПУ 915 KB
  Відомо що при влаштуванні буронабивних паль в просадочних ґрунтах ІІ типу для зниження негативного тертя що діє у просадочному шарі та підвищення несучої здатності рекомендується застосовувати антифрикційні покриття поліетиленові плівки пластик бітумні матеріали.
64375. Сучасні тенденції розвитку професійної технічної освіти у Польщі 158 KB
  Соціально-економічні перетворення, що відбулися в Україні впродовж останнього десятиліття, призвели до суттєвої реструктуризації багатьох галузей, зникнення одних напрямів і виникнення інших.
64376. ПАТОГЕНЕЗ НАБРЯКУ-НАБУХАННЯ ГОЛОВНОГО МОЗКУ ТА ОБҐРУНТУВАННЯ ОПТИМАЛЬНОЇ ФАРМАКОТЕРАПІЇ ПРИ ТЯЖКІЙ ЧЕРЕПНО-МОЗКОВІЙ ТРАВМІ 511.5 KB
  У зазначений термін до патологічного процесу залучаються всі системи життєзабезпечення організму розвивається набрякнабухання мозку вторинне ушкодження центральної нервової системи ЦНС причинами якого є ішемія гіпоксія і токсемія...