26487

Особенности оформления писем, предаваемых электронной почтой

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Особенности оформления писем предаваемых электронной почтой. Напомним вначале что электронным письмом называют документ передаваемый по каналам электронной почты. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена который описывает место компьютер или локальную систему где этот электронный ящик на ходится. В целом требования к оформлению текста документов посылаемых электронной почтой аналогичны нормам изложенным в главе 3 п.

Русский

2013-08-18

49 KB

35 чел.

1. Особенности оформления писем, предаваемых электронной почтой.

Напомним вначале, что электронным письмом называют документ, передаваемый по каналам электронной почты. Обмен электронными сообщениями имеет два аспекта: первый — как, при помощи каких средств осуществляется обмен и второй — оформительский, этический аспект. Первый будет освещен в главе 7 (п. 7.8), здесь рассмотрим второй — оформительский, этический аспект.

Электронная почта (Е1ес1гошс тай) используется как для пересылки сообщений между средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ) внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронная почта (ЭП) повышает эффективность работы с документами, предоставляя абонентам следующие возможности:

оперативно взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организации,
между собой (локальная сеть) и с любым количеством абонентов сети ЭП (глобальная сеть — Интернет);

иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

получать подтверждение о доставке документов по назначению;

редактировать тексты документов и хранить их;

• выводить на печать полученные документы.
Электронное письмо включает адрес или нескольких адресов

получателей, заголовок, содержащий служебную информацию и непосредственно текст. Текст (послание) представляет собой текстовый файл произвольной формы.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик на ходится. Имя и домен разделяются знаком «@», например (условно): 8а1е$@ргоук1ег.ш; етЪаз@таП.ш и т. п.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети 1п1егпе1 допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ — коммерческие организации;

ЕВУ — учебные и научные заведения;

ООУ — правительственные учреждения;

М1Ь — военные организации;

МЕТ — сетевые узлы 1п1егпе1;

ОКО — прочие организации.

Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

В целом требования к оформлению текста документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны нормам, изложенным в главе 3 (п. 3.3) для обычного письма. Однако, в связи с применением новых технологий и способов передачи информации, текст электронного письма должен отвечать правилам, принятым для данного вида услуги Интернета, именуемой нэтикетом*.

Принятые правила главным образом относятся к создателям и владельцам \уеЪ-страниц и \уеЪ-серверов. Для простого пользователя, к каким мы себя относим, существует одно важное правило: не использовать размещенную в \ушу информацию (текстовую, графическую, справочную и т. д.) в коммерческих целях без предварительного согласования с авторами или владельцами соответствующих \уеЪ-серверов и ^еЪ-страниц.

Из других правил укажем несколько:

• Не следует создавать больших писем. В электронной почте краткость более уместна, чем излишняя литературность и эмоциональность. Краткость способствует увеличению скорости пересылки сообщения. Большое письмо может переполнить электронный почтовый ящик как на вашем почтовом сервере, так и на почтовом сервере адресата.

Старайтесь, чтобы в посылаемом тексте не было управляющих символов, а общее количество символов в каждой строке не превышало 70 (лучше — не более 65). Такое количество символов умещается на экране стандартного монитора в текстовом режиме.
Если ваше письмо содержит строки указанной длины, то его можно прочитать с помощью любого почтового программного обеспечения.

Текст письма следует тщательно отредактировать, прежде чем его отправлять: вы уже ничего не сможете в нем исправить или изменить, когда оно будет послано (перехватить или остановить сообщение рядовому пользователю не по силам).

Не злоупотребляйте заглавными буквами: в переписке по электронной почте считается, что слова, написанные в верхнем регистре, подобны крику в повседневном общении. Если вы хотите выделить слово, лучше поставьте перед ним и сразу за ним какие-либо символы, например звездочки, или выделите слово в отдельную строку.

Не помещайте в сообщение информацию о том, что должны знать только участники вашей конфиденциальной переписки. Если все же необходимость пересылки конфиденциальной информации потребовалась, воспользуйтесь шифром. Посылать электронное письмо, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

Не употребляйте в своих сообщениях адреса электронной почты других людей — это неэтично (как указание чужого телефонного номера); кроме того, указанный адрес может быть использован кем-либо в личных целях.

При пересылке русскоязычных сообщений в текстовой форме за границу возникает проблема с прочтением русских букв. Часто такие сообщения пишут латинскими буквами. Лучше всего русскоязычные документы пересылать за границу по почте как вложения.

Настройте свою почтовую программу так, чтобы в конце сообщений стояла ваша электронная подпись (фамилия и имя). Ваш электронный почтовый адрес не несет такой информации. В электронную подпись можно при желании добавить номер вашего рабочего телефона, факса, адрес вашей шеЪ-страницы (если она у вас
есть) или ваш почтовый индекс и адрес.

В случае включения в письмо цитат правильно их оформляйте, выделяя и указывая автора.

Не используйте электронную почту для рассылки по случайно попавшим к вам адресам рекламных сообщений (в некоторых странах такое применение электронной почты уголовно наказуемо).

Не используйте какие-либо бесплатные сети (чаще всего локальные сети в научных учреждениях и т. п.) для своей частной
переписки.

Отвечайте на электронное письмо сразу по его прочтении. Если время не позволяет, это можно сделать и позже, но обязательно в тот же день. Старайтесь регулярно проверять свой почтовый ящик, чтобы изымать адресованные вам письма.

Если адресат не получил вашего письма, следует обратиться к администратору сети для проверки того, было ли письмо отправлено с почтового сервера — письма иногда могут пропадать в результате сбоев в работе сервера.

-

2. Способы написания дат в документах.

Применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2009 года — 01.09.2006.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2006 года или 01 сентября 2006 г.

Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2007 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2009 г.; в октябре—ноябре 2009 г.; в I квартале 2009 г.; в III—IVкварталах 2009 г.; в первом полугодии 2010 г.

Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2008г., но: за 8 месяцев 2009 года, в 2007—2009 годах.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 2001—2002 гг.; в период 2002 — 2012 гг. (год и

десятилетие).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2009/2010 учебном год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2008—2009гг.

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2007г.; во втором полугодии 2006г. При римских цифрах падежные окончания не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но: День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 4 Ноября

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца — 2009.06.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах. Международной организацией по стандартизации  в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат: 1 сентября 2008 года выглядит следующим образом: 20080901 (основной формат); 2007-09-01 (расширенный формат); 07-09-01 (сокращенный формат).


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

6203. Реклама как вид маркетинговой коммуникации в журналистике 105.5 KB
  Реклама как вид маркетинговой коммуникации в журналистике Существует великое множество определение рекламы. По мнению Ф. Котлера реклама представляет собой неличные формы коммуникации, осуществляемые через посредство платных средств распростр...
6204. Потребительское поведение 81.5 KB
  Потребительское поведение Закон убывающей предельной полезности. Процесс рационального выбора. Потребительские предпочтения. Кривые безразличия и бюджетные ограничения. Равновесие потребителя. Закон спроса имеет очень большое значение, ...
6205. Пузырчатка. Герпетиформный дерматит Дюринга. Склеродермия. Доброкачественные и злокачественные новообразования кожи 236 KB
  Пузырчатка. Герпетиформный дерматит Дюринга. Красная волчанка. Склеродермия. Определение Этиология Классификация по клиническим формами разновидностям Тактика среднего медицинского работника при данных заболеваниях Прин...
6206. Методы формализованного представления систем 271.5 KB
  Предназначение и вариант классификации методов формализованного представления систем В соответствии с основной идеей системного анализа, которая состоит в сочетании в моделях и методиках формальных и неформальных представлений, что помогает в ...
6207. Диагностика. Системы технического диагностирования 31.01 KB
  Диагностика Основные понятия и термины Техническая диагностика - область знании, охватывающая теорию, методы и средства определения технического состояния объекта. Объект технического диагностирования - изделие и (или) его составные части, подлежащи...
6208. Применение производной в исследовании функций 123 KB
  Применение производной в исследовании функций. Возрастание и убывание функций. Теорема (критерий монотонности дифференцируемой функции). Пусть функция непрерывна на промежутке и дифференцируема во всех его внутренних точках. Тог...
6209. Стабильность лекарственных средств и методы ее определения. Процессы, происходящие при хранении лекарств. Сроки годности лекарственных веществ 65.5 KB
  Стабильность лекарственных средств и методы ее определения. Процессы, происходящие при хранении лекарств. Сроки годности лекарственных веществ Стабильность (устойчивость) - это фактор качества лекарственных средств. Критерием стабильности лека...
6210. Правила представления результатов исследования. Оценка медицинских публикаций 2.86 MB
  Правила представления результатов исследования. Оценка медицинских публикаций Разновидность лекции: аудиторная. Значение темы лекции благодаря развитию доказательной медицины и информационных технологий появилась возможность основывать клиничес...
6211. Оздоровительный пеший поход выходного дня как способ отдыха и проведения свободного времени 251.58 KB
  Актуальность темы в том, что в современном мире человек зачастую прибывает в стрессовой ситуации. Опасность физической, умственной и психологической перегрузки существует практически постоянно у каждого из нас. Особенно это актуально для жи...