26487

Особенности оформления писем, предаваемых электронной почтой

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Особенности оформления писем предаваемых электронной почтой. Напомним вначале что электронным письмом называют документ передаваемый по каналам электронной почты. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена который описывает место компьютер или локальную систему где этот электронный ящик на ходится. В целом требования к оформлению текста документов посылаемых электронной почтой аналогичны нормам изложенным в главе 3 п.

Русский

2013-08-18

49 KB

35 чел.

1. Особенности оформления писем, предаваемых электронной почтой.

Напомним вначале, что электронным письмом называют документ, передаваемый по каналам электронной почты. Обмен электронными сообщениями имеет два аспекта: первый — как, при помощи каких средств осуществляется обмен и второй — оформительский, этический аспект. Первый будет освещен в главе 7 (п. 7.8), здесь рассмотрим второй — оформительский, этический аспект.

Электронная почта (Е1ес1гошс тай) используется как для пересылки сообщений между средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ) внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронная почта (ЭП) повышает эффективность работы с документами, предоставляя абонентам следующие возможности:

оперативно взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организации,
между собой (локальная сеть) и с любым количеством абонентов сети ЭП (глобальная сеть — Интернет);

иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

получать подтверждение о доставке документов по назначению;

редактировать тексты документов и хранить их;

• выводить на печать полученные документы.
Электронное письмо включает адрес или нескольких адресов

получателей, заголовок, содержащий служебную информацию и непосредственно текст. Текст (послание) представляет собой текстовый файл произвольной формы.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик на ходится. Имя и домен разделяются знаком «@», например (условно): 8а1е$@ргоук1ег.ш; етЪаз@таП.ш и т. п.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети 1п1егпе1 допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ — коммерческие организации;

ЕВУ — учебные и научные заведения;

ООУ — правительственные учреждения;

М1Ь — военные организации;

МЕТ — сетевые узлы 1п1егпе1;

ОКО — прочие организации.

Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

В целом требования к оформлению текста документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны нормам, изложенным в главе 3 (п. 3.3) для обычного письма. Однако, в связи с применением новых технологий и способов передачи информации, текст электронного письма должен отвечать правилам, принятым для данного вида услуги Интернета, именуемой нэтикетом*.

Принятые правила главным образом относятся к создателям и владельцам \уеЪ-страниц и \уеЪ-серверов. Для простого пользователя, к каким мы себя относим, существует одно важное правило: не использовать размещенную в \ушу информацию (текстовую, графическую, справочную и т. д.) в коммерческих целях без предварительного согласования с авторами или владельцами соответствующих \уеЪ-серверов и ^еЪ-страниц.

Из других правил укажем несколько:

• Не следует создавать больших писем. В электронной почте краткость более уместна, чем излишняя литературность и эмоциональность. Краткость способствует увеличению скорости пересылки сообщения. Большое письмо может переполнить электронный почтовый ящик как на вашем почтовом сервере, так и на почтовом сервере адресата.

Старайтесь, чтобы в посылаемом тексте не было управляющих символов, а общее количество символов в каждой строке не превышало 70 (лучше — не более 65). Такое количество символов умещается на экране стандартного монитора в текстовом режиме.
Если ваше письмо содержит строки указанной длины, то его можно прочитать с помощью любого почтового программного обеспечения.

Текст письма следует тщательно отредактировать, прежде чем его отправлять: вы уже ничего не сможете в нем исправить или изменить, когда оно будет послано (перехватить или остановить сообщение рядовому пользователю не по силам).

Не злоупотребляйте заглавными буквами: в переписке по электронной почте считается, что слова, написанные в верхнем регистре, подобны крику в повседневном общении. Если вы хотите выделить слово, лучше поставьте перед ним и сразу за ним какие-либо символы, например звездочки, или выделите слово в отдельную строку.

Не помещайте в сообщение информацию о том, что должны знать только участники вашей конфиденциальной переписки. Если все же необходимость пересылки конфиденциальной информации потребовалась, воспользуйтесь шифром. Посылать электронное письмо, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

Не употребляйте в своих сообщениях адреса электронной почты других людей — это неэтично (как указание чужого телефонного номера); кроме того, указанный адрес может быть использован кем-либо в личных целях.

При пересылке русскоязычных сообщений в текстовой форме за границу возникает проблема с прочтением русских букв. Часто такие сообщения пишут латинскими буквами. Лучше всего русскоязычные документы пересылать за границу по почте как вложения.

Настройте свою почтовую программу так, чтобы в конце сообщений стояла ваша электронная подпись (фамилия и имя). Ваш электронный почтовый адрес не несет такой информации. В электронную подпись можно при желании добавить номер вашего рабочего телефона, факса, адрес вашей шеЪ-страницы (если она у вас
есть) или ваш почтовый индекс и адрес.

В случае включения в письмо цитат правильно их оформляйте, выделяя и указывая автора.

Не используйте электронную почту для рассылки по случайно попавшим к вам адресам рекламных сообщений (в некоторых странах такое применение электронной почты уголовно наказуемо).

Не используйте какие-либо бесплатные сети (чаще всего локальные сети в научных учреждениях и т. п.) для своей частной
переписки.

Отвечайте на электронное письмо сразу по его прочтении. Если время не позволяет, это можно сделать и позже, но обязательно в тот же день. Старайтесь регулярно проверять свой почтовый ящик, чтобы изымать адресованные вам письма.

Если адресат не получил вашего письма, следует обратиться к администратору сети для проверки того, было ли письмо отправлено с почтового сервера — письма иногда могут пропадать в результате сбоев в работе сервера.

-

2. Способы написания дат в документах.

Применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2009 года — 01.09.2006.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2006 года или 01 сентября 2006 г.

Если обозначение времени в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: смета на 2007 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2009 г.; в октябре—ноябре 2009 г.; в I квартале 2009 г.; в III—IVкварталах 2009 г.; в первом полугодии 2010 г.

Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Календарные сроки в тексте пишутся так: в октябре 2008г., но: за 8 месяцев 2009 года, в 2007—2009 годах.

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 2001—2002 гг.; в период 2002 — 2012 гг. (год и

десятилетие).

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2009/2010 учебном год. В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2008—2009гг.

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2007г.; во втором полугодии 2006г. При римских цифрах падежные окончания не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но: День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 4 Ноября

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца — 2009.06.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах. Международной организацией по стандартизации  в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат: 1 сентября 2008 года выглядит следующим образом: 20080901 (основной формат); 2007-09-01 (расширенный формат); 07-09-01 (сокращенный формат).


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

32216. Осмотр места преступления 31.5 KB
  Поисковый харр осмотра МП роль типичных версий при его произвве. Оперативнорозыскные действия могут осуществляться: до и независимо от осмотра; во время его проведения в зависимости от полученных при этом данных требующих реализации до завершения осмотра. В связи с этим никаких процессуальных документов о результатах использования служебнорозыскной собаки к протоколу осмотра не прилагается; б заградительные мероприятия путем установления наблюдения за узловыми пунктами предполагаемого маршрута передвижения скрывшегося преступника в...
32217. Осмотр трупа на Месте преступления 30.5 KB
  Наружный осмотр трупа на месте его обнаружения в соответствии со ст. Вся ответственность за ход и результаты осмотра трупа лежит на нем так как факты исследуемые и фиксируемые при осмотре не могут быть восполнены при судебномедицинской экспертизе трупа. Фиксируется время начала осмотра температура окружающей среды и трупа.
32218. Стадии обыска и тактические основы его произ-ва 52.5 KB
  Стадии обыска и тактические основы его произва. В ходе обыска могут и должны решаться следующие задачи: 1 отыскание и изъятие орудий преступления предметов и ценностей добытых преступным путем а также других предметов и документов которые могут иметь значение для дела; 2 обнаружение разыскиваемых лиц преступников и граждан взятых в заложники; 3 отыскание трупа или его частей; 4 выемка имущества на которое может быть наложен арест для обеспечения конфискации или возмещения причиненного преступлением материального ущерба; 5 поиск и...
32219. Понятие следственного эксперимента, его цели, задачи 31 KB
  Под следственным экспериментом понимается следственное действие производимое с целью выяснения объективной возможности наличия существенного для дела обстоятельства путем воспроизведения условий проверяемого события и производства опытов. Следственные эксперименты могут проводиться для решения следующих задач: установления возможности существования какоголибо факта или возникновения явления при данных условиях; установления возможности осуществления определенного механизма события или отдельных его элементов при определенных условиях; ...
32220. Понятие осмотра МП, его цели и задачи 42.5 KB
  Осмотр места происшествия – это неотложное следственное действие заключающееся в непосредственном восприятии исследовании и фиксации следователем обстановки места происшествия относящихся к делу следов и объектов их индивидуальных особенностей и взаимосвязей в целях выяснения сущности происшедшего события механизма преступления и отдельных обстоятельств имеющих значение для правильного разрешения дела. Понятие Место происшествия шире понятия Место преступления. Место происшествия – любой участок местности территория где обнаружены...
32221. Организация группового обыска и тактические особенности его производства 40 KB
  Организация группового обыска и тактические особенности его производства. К проведению обыска необходимо относиться очень осторожно проводить его только при наличии достаточных оснований. В отношении обыска основания разделяются на: тактические – фактические данные дающие возможность предполагать что в определённом месте у определённого лица имеется то что нас интересует; процессуальные – те документы. Для исключения просчетов в ходе группового обыска привлекается несколько следователей один из которых ответствен за всю тактическую...
32222. Тактич особенности допроса подозреваемого 44.5 KB
  Для эффективного его проведения следователю необходимо хорошо разбираться в психологии допрашиваемых уметь устанавливать с ними правильные взаимоотношения варьировать с учетом конкретной ситуации личности допрашиваемого имеющихся доказательств различные тактические приемы и методы психологического воздействия. Общей задачей допроса является получение от каждого допрашиваемого всех известных ему достоверных сведений об обстоятельствах при которых произошло расследуемое событие и лицах к нему причастных. Поэтому особенно на первом...
32223. Виды обыска. Подготовка следователя к производству обыска 44.5 KB
  Виды обыска. Подготовка следователя к производству обыска. К проведению обыска необходимо относиться очень осторожно проводить его только при наличии достаточных оснований. В отношении обыска основания разделяются на: тактические – фактические данные дающие возможность предполагать что в определённом месте у определённого лица имеется то что нас интересует; процессуальные – те документы.
32224. Особенности производства обыска по делам о преступлениях несовершеннолетних 39 KB
  Особенности производства обыска по делам о преступлениях несовершеннолетних. К проведению обыска необходимо относиться очень осторожно проводить его только при наличии достаточных оснований. В отношении обыска основания разделяются на: тактические – фактические данные дающие возможность предполагать что в определённом месте у определённого лица имеется то что нас интересует; процессуальные – те документы. Следователь должен быть уверен в успехе осуществляемого обыска максимально сосредоточен.