26488

Основные понятия делопроизводства

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Организация работы с документами – организация документооборота хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения предприятия. Службой документационного обеспечения управления ДОУ называется структурное подразделение на которое возложены делопроизводственные операции регистрация контроль исполнения хранение использование документов и т. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются: управление делами; управление делопроизводством; канцелярия; отдел ДОУ;...

Русский

2013-08-18

51 KB

40 чел.

1.Основные понятия делопроизводства.

.  Документ - это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Совокупность всех действий при работе с документами называется делопроизводством, т.е. производством дел, их письменным оформлением или документационным обеспечением управленческой деятельности (ДОУ).

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

  •  документирования;
  •  организации работы с документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

  •  управление делами;
  •  управление делопроизводством;
  •  канцелярия;
  •  отдел ДОУ;
  •  инспекция при руководстве.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Основными целями ГСДОУ являются:

  •  упорядочение документооборота;
  •  сокращение количества документов;
  •  повышение качества документов;
  •  нормативное закрепление изменений, произошедших в организации

делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

  •  совершенствование работы аппарата управления.

Документы состоят из реквизитов. Реквизит – информационный элемент документа.

2. Нормы оформления печатного текста документа.

Составление документа складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения на него необходимых реквизитов. В практике управления находят применение следующие форматы:

Формат ОРД

Размеры, мм

Применение

АЗ

297x420

Для больших таблиц, схем, диаграмм (приложений)

А4

210x297

Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы

А5

148x210

А6

105x148

Разного рода справки, карточки, выписка из ОРД.

А7

74x105

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их составных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документа:

Формат ОРД

                                     Межстрочный интервал

для отделения реквизитов друг от друга

для отделения друг от друга составных частей реквизитов

для текста документа

А4

3(4)**

1-1,5

1,5-2*

А5

3(4)

1,5(1)

1,5(1)

 Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

10 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

        Размер шрифта 12 - 14. Для оформления  текста документа лучше всего подходит шрифт - Таймс (Times New Roman)

         Знаки препинания должны применяться в соответствии с правилами русской грамматики. Но существуют и некоторые особенности их применения.

Точки ставятся в конце предложении, затем делается пробел; не ставятся в конце заголовков, в подписях таблиц и рисунков.

После любого знака препинания ставится пробел.

Кавычки ставятся до слова (словосочетаний) и после без пробела, до них и после пробел

Черточки

Различают дефис и тире. Дефис (короткая черточка) используется для разделения частей сложных слов (все-таки, по-другому). Дефис никогда не отделяется пробелами. Тире - знак препинания, используемый в предложениях. Тире всегда отделяется  пробелами

Не ставится пробел перед закрывающей и после открывающей скобок. После знака N пробел следует ставить.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

1473. Win API 32. Программирование на C 337.13 KB
  Литература по API Windows. Краткая история Windows. Цикл обработки сообщений Windows. Стили окна, overlapped window, pop-up window. Структура сообщения MSG. Окно сгенерированного приложения.
1474. ЭМОЦИОНАЛЬНЫЙ КОНЦЕПТ ЛЮБОВЬ В ИДИОСТИЛЕ А.С. ПУШКИНА 332.86 KB
  Ррассмотрение понятий концепт, концептуальная картина мира, представление методологических основ исследования концепта, определение понятия идиостиля, а также особенностей и возможностей поэтического перевода.
1475. ЛИНГВОКОГНИТИВНЫЙ И ПРАГМАТИЧЕСКИЙ УРОВНИ ЯЗЫКОВОЙ ЛИЧНОСТИ А.П. СТЕПАНОВА 334.33 KB
  Цель работы – определить особенности лингвокогнитивного и прагматического уровней структуры языковой личности первого енисейского губернатора А.П. Степанова, установить его ключевые (эстетические, утилитарные и художественные) ценности.
1476. КОНЦЕПТУАЛЬНЫЕ ИНВЕРСИИ: КОНЦЕПТ ЧУДО (НА МАТЕРИАЛЕ РУССКИХ И ИРЛАНДСКИХ ПОСЛОВИЦ, ПОГОВОРОК И СКАЗОК) 338.84 KB
  Целью данной работы является выявление лингвистических, хронотопических и нарративных особенностей выражения концепта чудо/miracle в текстах русского и ирландского фольклора, а также проверка гипотезы концептуальных инверсий применительно к данному концепту.
1477. НОМИНАТИВНЫЙ ПОТЕНЦИАЛ ГЛАГОЛЬНО-ИМЕННЫХ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ ТИПА И TO GIVE A SMILE 339 KB
  Описать номинативный механизм ГИС с точки зрения когнитивного подхода в теории номинации и сопоставить русские и английские ГИС по характеру передаваемой ими когнитивной информации, исследовать и сопоставить когнитивно-коммуникативные свойства русских и английских ГИС в области семантического (И.И. Ковтунова, К.Г. Крушельницкая, В. Матезиус, Н.А. Слюсарева и др.) и актуального синтаксиса (Ч. Филлмор, У. Чейф, Р.О. Якобсон и др.)
1478. СОПОСТАВИТЕЛЬНЫЙ КОГНИТИВНЫЙ И ЛИНГВОКУЛЬТУРОЛОГИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ РУССКИХ, БОЛГАРСКИХ И АНГЛИЙСКИХ АНЕКДОТОВ 339.73 KB
  Рассмотрение таких понятий как юмор, картина мира, стереотип, установка, ментальность, а также изучить понятие анекдот, проблему его определения отечественными и зарубежными исследователями, рассмотреть различные теории юмора, выработать исходные позиции.
1479. Мостовые устройства СВЧ 357.77 KB
  Проектирование делителя (сумматора) мощности пополам (моста Уилкинсона) на микрополосковых ЛП. Проектирование делителя (сумматора) мощности пополам (моста Уилкинсона) на основе сосредоточенных реактивных элементов. Расчет МУ на сосредоточенных элементах.
1480. Проектирование металлических конструкций при строительстве здания 355.91 KB
  Расчет прокатных балок. Расчетная толщина сварочного углового шва. Расчетная нагрузка на вспомогательную балку. Требуемая площадь поясных горизонтальных листов. Расчет монтажного стыка сварной балки. Стык на высокопрочных болтах.
1481. ДЕРИВАЦИОННЫЕ ОСОБЕННОСТИ В СФЕРЕ СОВРЕМЕННОГО НАРЕЧНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 342.23 KB
  Оценить продуктивность типов производства слов наречного класса, обратив внимание на изменение в этом аспекте по сравнению с прежними показателями. На основе изученного материала выявить наиболее активные процессы в современном наречном словообразовании. Установить специфику деривационных процессов при производстве слов наречного класса в сленге.