26488

Основные понятия делопроизводства

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Организация работы с документами – организация документооборота хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения предприятия. Службой документационного обеспечения управления ДОУ называется структурное подразделение на которое возложены делопроизводственные операции регистрация контроль исполнения хранение использование документов и т. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются: управление делами; управление делопроизводством; канцелярия; отдел ДОУ;...

Русский

2013-08-18

51 KB

36 чел.

1.Основные понятия делопроизводства.

.  Документ - это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Совокупность всех действий при работе с документами называется делопроизводством, т.е. производством дел, их письменным оформлением или документационным обеспечением управленческой деятельности (ДОУ).

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

  •  документирования;
  •  организации работы с документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

  •  управление делами;
  •  управление делопроизводством;
  •  канцелярия;
  •  отдел ДОУ;
  •  инспекция при руководстве.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Основными целями ГСДОУ являются:

  •  упорядочение документооборота;
  •  сокращение количества документов;
  •  повышение качества документов;
  •  нормативное закрепление изменений, произошедших в организации

делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

  •  совершенствование работы аппарата управления.

Документы состоят из реквизитов. Реквизит – информационный элемент документа.

2. Нормы оформления печатного текста документа.

Составление документа складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения на него необходимых реквизитов. В практике управления находят применение следующие форматы:

Формат ОРД

Размеры, мм

Применение

АЗ

297x420

Для больших таблиц, схем, диаграмм (приложений)

А4

210x297

Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы

А5

148x210

А6

105x148

Разного рода справки, карточки, выписка из ОРД.

А7

74x105

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их составных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документа:

Формат ОРД

                                     Межстрочный интервал

для отделения реквизитов друг от друга

для отделения друг от друга составных частей реквизитов

для текста документа

А4

3(4)**

1-1,5

1,5-2*

А5

3(4)

1,5(1)

1,5(1)

 Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

10 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

        Размер шрифта 12 - 14. Для оформления  текста документа лучше всего подходит шрифт - Таймс (Times New Roman)

         Знаки препинания должны применяться в соответствии с правилами русской грамматики. Но существуют и некоторые особенности их применения.

Точки ставятся в конце предложении, затем делается пробел; не ставятся в конце заголовков, в подписях таблиц и рисунков.

После любого знака препинания ставится пробел.

Кавычки ставятся до слова (словосочетаний) и после без пробела, до них и после пробел

Черточки

Различают дефис и тире. Дефис (короткая черточка) используется для разделения частей сложных слов (все-таки, по-другому). Дефис никогда не отделяется пробелами. Тире - знак препинания, используемый в предложениях. Тире всегда отделяется  пробелами

Не ставится пробел перед закрывающей и после открывающей скобок. После знака N пробел следует ставить.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

11589. Дифференцирующие и интегрирующие RC-цепи 459.22 KB
  Дифференцирующие и интегрирующие RCцепи Цель работы: Анализ переходных процессов в простейших RCцепях а также условий дифференцирования и интегрирования сигналов с помощью этих цепей. Изучение методов расчета и анализа данных цепей. Исходные данные: Принимаем р
11590. Исследование температурной зависимости сопротивления металла и полупроводника 185.5 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1 Исследование температурной зависимости сопротивления металла и полупроводника. Цель работы: экспериментально проверить основной закон динамики вращательного движения. Построить график зависимости углового ускорения от вращающего моме...
11591. Определение момента инерции тел методом крутильных колебаний 160 KB
  Лабораторная работа № 5 Определение момента инерции тел методом крутильных колебаний Цель работы: а определить момент инерции тела относительно оси проходящей через центр массы тела; б проверить теорему Штейнера. Приборы и принадлежности: трифилярный по...
11592. Определение отношения теплоемкостей газа при постоянном давлении и постоянном объеме методом Клемана - Дезорма 52 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 12 Определение отношения теплоемкостей газа при постоянном давлении и постоянном объеме методом Клемана Дезорма Цель работы: 1 .Ознакомиться со способами осуществления различных термодинамических процессов. 2 Определение соотношения При...
11593. Определение момента инерции тел с помощью унифилярного подвеса 69.5 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 13 Определение момента инерции тел с помощью унифилярного подвеса Цель работы: определить моменты инерции различных тел методом крутильных коле баний. Пронаблюдать зависимость момента инерции от массы тела и ее распределения относитель
11594. Определение удельной теплоемкости металлов методом охлаждения 54 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 14 Определение удельной теплоемкости металлов методом охлаждения ТЕПЛОЕМКОСТЬ количество теплоты которое необходимо подвести к телу чтобы повысить его температуру на 1 К точнее отношение количества теплоты полученного телом веществом п
11595. Проверка закона сохранения импульса для замкнутой системы тел 141.5 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 20 Проверка закона сохранения импульса для замкнутой системы тел Цель работы: Определить скорости шаров после упругого и неупругого соударений. Приборы и принадлежности: установка ФПМ 08 микросекундомер. ХОД РАБОТЫ: 1.Проведем опыт с...
11596. Изучение собственных колебаний пружинного маятника 190 KB
  Изучение собственных колебаний пружинного маятника Цель работы: исследовать зависимость параметров колебательного движения от свойств пружины. Приборы и принадлежности: пружинный маятник секундомер набор грузов. Порядок выполнения работы: Упражнение 1. О...
11597. Проверка основного закона динамики вращательного движения 139 KB
  Лабораторная работа по механике. Проверка основного закона динамики вращательного движения. Цель: 1 Определить момент инерции маятника Обербека; 2 проверить основной закон динамики вращательного движения. Приборы и принадлежности: установкамаятник Обербека нит...