26488

Основные понятия делопроизводства

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Организация работы с документами организация документооборота хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения предприятия. Службой документационного обеспечения управления ДОУ называется структурное подразделение на которое возложены делопроизводственные операции регистрация контроль исполнения хранение использование документов и т. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются: управление делами; управление делопроизводством; канцелярия; отдел ДОУ;...

Русский

2013-08-18

51 KB

46 чел.

1.Основные понятия делопроизводства.

.  Документ - это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Совокупность всех действий при работе с документами называется делопроизводством, т.е. производством дел, их письменным оформлением или документационным обеспечением управленческой деятельности (ДОУ).

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

  •  документирования;
  •  организации работы с документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

  •  управление делами;
  •  управление делопроизводством;
  •  канцелярия;
  •  отдел ДОУ;
  •  инспекция при руководстве.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Основными целями ГСДОУ являются:

  •  упорядочение документооборота;
  •  сокращение количества документов;
  •  повышение качества документов;
  •  нормативное закрепление изменений, произошедших в организации

делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

  •  совершенствование работы аппарата управления.

Документы состоят из реквизитов. Реквизит – информационный элемент документа.

2. Нормы оформления печатного текста документа.

Составление документа складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения на него необходимых реквизитов. В практике управления находят применение следующие форматы:

Формат ОРД

Размеры, мм

Применение

АЗ

297x420

Для больших таблиц, схем, диаграмм (приложений)

А4

210x297

Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы

А5

148x210

А6

105x148

Разного рода справки, карточки, выписка из ОРД.

А7

74x105

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их составных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документа:

Формат ОРД

                                     Межстрочный интервал

для отделения реквизитов друг от друга

для отделения друг от друга составных частей реквизитов

для текста документа

А4

3(4)**

1-1,5

1,5-2*

А5

3(4)

1,5(1)

1,5(1)

 Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

10 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

        Размер шрифта 12 - 14. Для оформления  текста документа лучше всего подходит шрифт - Таймс (Times New Roman)

         Знаки препинания должны применяться в соответствии с правилами русской грамматики. Но существуют и некоторые особенности их применения.

Точки ставятся в конце предложении, затем делается пробел; не ставятся в конце заголовков, в подписях таблиц и рисунков.

После любого знака препинания ставится пробел.

Кавычки ставятся до слова (словосочетаний) и после без пробела, до них и после пробел

Черточки

Различают дефис и тире. Дефис (короткая черточка) используется для разделения частей сложных слов (все-таки, по-другому). Дефис никогда не отделяется пробелами. Тире - знак препинания, используемый в предложениях. Тире всегда отделяется  пробелами

Не ставится пробел перед закрывающей и после открывающей скобок. После знака N пробел следует ставить.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

41849. Основные характеристики и испытание интегрального цифрового компаратора 195.54 KB
  Для построения компаратора только на элементах ИНЕ запишем её в другой форме воспользовавшись формулой де Моргана Схема реализующая это выражение приведена на рис. Если необходимо чтобы при равенстве кодов на выходе компаратора была логическая 1 то к выходу схемы рис.ms10 или собрать на рабочем поле среды MS10 схему для испытания цифрового компаратора рис.
41850. Создание компьютерных публикаций на основе использования готовых шаблонов 711.14 KB
  Ход работы Publisher упрощает процесс создания публикаций предоставляя сотни профессиональных макетов для начала работы. Документ Publisher называется публикацией расширение в файловой системе . Запуск Publisher осуществляется по команде Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Publisher 2007 щелчком мыши. Запустить программу Publisher После запуска приложения на экране появляется следующее окно.
41851. Ознакомление с основными характеристиками и испытание интегральных триггеров RS, D, T и JK 730.66 KB
  При отсутствии входных сигналов состояние триггера не изменяется а в момент подачи сигнала R = 1 триггер переключается в состояние Q = 0 в котором пребывает до поступления нового единичного сигнала на Sвход. Функционирование Ттриггера определяется уравнением Он может быть реализован например на базе двух синхронных RSтриггеров рис. С появлением фронта тактового импульса триггер Т1 первой ступени переключается в состояние противоположное состоянию триггера Т2. Но это не вызывает изменение сигналов на выходах Q и так как за счёт...
41852. Ознакомление с устройством и функционированием регистров и регистровой памяти; испытание интегрального универсального регистра сдвига 327.33 KB
  Если выводы последнего триггера сдвигающего регистра соединить с входами первого то получится кольцевой регистр сдвига называемый кольцевым счётчиком. Синтез регистра сводится к выбору типа триггеров и логических элементов И НЕ ИЛИ для реализации заданных операций.2 1 х1 х2 хп Т R S 1 Т R S 1 Рассмотрим работу параллельного регистра на RSтриггерах рис.
41853. Изучение и анализ конструкций мостов транспортных автомобилей 86.06 KB
  1 запорное кольцо подшипника; 16 полуосевая шестерня; 2 тормозная колодка; 17 болты крепления к балке заднего моста; 3 тормозной барабан; 18 подшипники ведущей шестерни; 4 шпилька крепления колеса; 19 сальник ведущей шестерни; 5 колпак колеса; 20 фланец; 6 тормозной цилиндр; 21 гайка ведущей шестерни; 7 тормозной щит; 22 кольцо грязеотражательное; 8 подшипник полуоси; 23 распорная втулка; 9 сальник полуоси; 24 регулировочное кольцо; 10 опорная чашка пружины; 25 ведущая шестерня; 11 ...
41854. Использование систем проверки орфографии и грамматики. Форматирование текста 201.77 KB
  Форматирование текста Цель: научиться использовать системы проверки орфографии и грамматики форматировать текст. Обратите внимание что в раскладке продуктов левый край ровный но текст отодвинут от левого края. Задание: Набрать следующий текст: Тесто рассыпчатое 400 г муки 200 г масла 05 стакана воды Растереть масло добавить муку воду всыпать 05 чайной ложки соли и замесить тесто. Порядок выполнения задания №2: Заголовок выровнять по центру с помощью элемента вкладки Главная шрифт полужирный вкладки Главная разрядка 3 пт Команда:...
41855. Ознакомление с устройством и функционированием счётчиков и испытание синхронного суммирующего, реверсивного и десятичного счётчиков 576.67 KB
  Между собой ячейки счётчика соединяют таким образом чтобы каждому числу импульсов соответствовали состояния 1 или 0 определенных ячеек. Каждый разряд счётчика может находиться в двух состояниях. Максимальное число N которое может быть записано в счётчике равно 2п 1 где п число разрядов счётчика.1 Условное изображение трехразрядного суммирующего счётчика показано на рис.
41856. Ознакомление с принципом работы и испытание интегрального цифроаналогового преобразователя 354.81 KB
  При построении устройств связывающих цифровое устройство с объектами использующими информацию в непрерывно изменяющейся форме требуется преобразование информации из аналоговой формы в цифровую и из цифровой в аналоговую. называют цифро-аналоговым преобразователем ЦАП. Сменяющиеся входные цифровые коды обуславливают сменяющееся ступенчатое напряжение на выходе L идеальная передаточная характеристика ЦАП. ЦАП с весовыми двоичновзвешенными сопротивлениями рис.