26488

Основные понятия делопроизводства

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Организация работы с документами организация документооборота хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения предприятия. Службой документационного обеспечения управления ДОУ называется структурное подразделение на которое возложены делопроизводственные операции регистрация контроль исполнения хранение использование документов и т. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются: управление делами; управление делопроизводством; канцелярия; отдел ДОУ;...

Русский

2013-08-18

51 KB

42 чел.

1.Основные понятия делопроизводства.

.  Документ - это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Совокупность всех действий при работе с документами называется делопроизводством, т.е. производством дел, их письменным оформлением или документационным обеспечением управленческой деятельности (ДОУ).

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

  •  документирования;
  •  организации работы с документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

  •  управление делами;
  •  управление делопроизводством;
  •  канцелярия;
  •  отдел ДОУ;
  •  инспекция при руководстве.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Основными целями ГСДОУ являются:

  •  упорядочение документооборота;
  •  сокращение количества документов;
  •  повышение качества документов;
  •  нормативное закрепление изменений, произошедших в организации

делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

  •  совершенствование работы аппарата управления.

Документы состоят из реквизитов. Реквизит – информационный элемент документа.

2. Нормы оформления печатного текста документа.

Составление документа складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения на него необходимых реквизитов. В практике управления находят применение следующие форматы:

Формат ОРД

Размеры, мм

Применение

АЗ

297x420

Для больших таблиц, схем, диаграмм (приложений)

А4

210x297

Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы

А5

148x210

А6

105x148

Разного рода справки, карточки, выписка из ОРД.

А7

74x105

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их составных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документа:

Формат ОРД

                                     Межстрочный интервал

для отделения реквизитов друг от друга

для отделения друг от друга составных частей реквизитов

для текста документа

А4

3(4)**

1-1,5

1,5-2*

А5

3(4)

1,5(1)

1,5(1)

 Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

10 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

        Размер шрифта 12 - 14. Для оформления  текста документа лучше всего подходит шрифт - Таймс (Times New Roman)

         Знаки препинания должны применяться в соответствии с правилами русской грамматики. Но существуют и некоторые особенности их применения.

Точки ставятся в конце предложении, затем делается пробел; не ставятся в конце заголовков, в подписях таблиц и рисунков.

После любого знака препинания ставится пробел.

Кавычки ставятся до слова (словосочетаний) и после без пробела, до них и после пробел

Черточки

Различают дефис и тире. Дефис (короткая черточка) используется для разделения частей сложных слов (все-таки, по-другому). Дефис никогда не отделяется пробелами. Тире - знак препинания, используемый в предложениях. Тире всегда отделяется  пробелами

Не ставится пробел перед закрывающей и после открывающей скобок. После знака N пробел следует ставить.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

84668. Звуки т, т. Буква Т 18.76 KB
  Воспитательные: Воспитывать коммуникативные качества учащихся. Формировать потребности и способности к сотрудничеству при работе в парах. Развивающие: Развивать познавательный интерес, устойчивое внимание и память. Развивать интерес к самостоятельной деятельности, с целью поиска нужной информации.
84669. МНОГООБРАЗИЕ РЫБ. КЛАСС КОСТНЫЕ РЫБЫ 63.5 KB
  Цель: Продолжить работу по знакомству с многообразием рыб их приспособленностях к жизни в различных условиях водной среды; формировать умения сравнивать и описывать особенности строения рыб процессы жизнедеятельности познакомиться с наиболее распространёнными отрядами.
84670. Антонимы. Урок русского языка 18.37 KB
  Образовательные задачи: Обеспечить в ходе урока усвоение знаний по теме. Обеспечить формирование умения определять лексическое значение слова. Развивающие задачи: Развитие умения применять новые знания на практике. Формирование умения анализировать и обобщать знания по теме «Антонимы».
84671. Я и мои друзья 2.65 MB
  Цель: Осознание собственного влияния на друзей и значимости их в своей жизни. Задачи: Содействовать раскрытию участников и установлению доверительных отношений. Формировать способность чувствовать состояние другого человека, понимать его мысли и поступки.
84672. Розбір прислівника як частини мови. Систематизація вивченого про прислівник 19.3 KB
  Мета: узагальнити й систематизувати знання семикласників з розділу Прислівник його вживання і правопис сформувати цілісну систему особистих знань учнів з теми структурувати вивчений теоретичний матеріал удосконалювати орфографічні вміння й навички...
84673. Интеллектуальный конкурс «Своя игра» 52.5 KB
  Цель: повторение и обобщение изученного материала; развивать интеллектуальные способности учащихся; воспитывать уважительное отношение к истории. Сегодняшнюю встречу мы начнем словами Ильяса Есенберлина «Любовь к своему Отечеству – это то, что делает нацию нацией, а человека гражданином»
84674. Здоров’я – найцінніший скарб 87 KB
  Мета: узагальнити знання учнів про здоров’я, формувати бажання вести здоровий спосіб життя, поглибити знання учнів про шкідливі звички та їх вплив на здоров’я, виховувати почуття відповідальності за збереження свого здоров’я.
84675. В гости к пернатым друзьям. Экологическая викторина 413 KB
  Оформление: заголовок мероприятия фотографии и рисунки птиц цитата: Покормите птиц зимой Пусть со всех концов К вам слетятся как домой Стайки на крыльцо. Покормите птиц. Оборудование: чёрный ящик диск Птицы средней полосы России.
84676. Образи повісті Ольги Кобилянської «Земля». Духовні орієнтири твору 99.5 KB
  Мета: навчальна: розкрити образи повісті, удосконалювати вміння на основі аналізу твору характеризувати героїв, усвідомити майстерність письменниці в розкритті різних психологічних типів людей, у порушенні «вічних проблем» і спробі їх вирішити.