26488

Основные понятия делопроизводства

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Организация работы с документами – организация документооборота хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения предприятия. Службой документационного обеспечения управления ДОУ называется структурное подразделение на которое возложены делопроизводственные операции регистрация контроль исполнения хранение использование документов и т. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются: управление делами; управление делопроизводством; канцелярия; отдел ДОУ;...

Русский

2013-08-18

51 KB

38 чел.

1.Основные понятия делопроизводства.

.  Документ - это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Совокупность всех действий при работе с документами называется делопроизводством, т.е. производством дел, их письменным оформлением или документационным обеспечением управленческой деятельности (ДОУ).

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

  •  документирования;
  •  организации работы с документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

  •  управление делами;
  •  управление делопроизводством;
  •  канцелярия;
  •  отдел ДОУ;
  •  инспекция при руководстве.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Основными целями ГСДОУ являются:

  •  упорядочение документооборота;
  •  сокращение количества документов;
  •  повышение качества документов;
  •  нормативное закрепление изменений, произошедших в организации

делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

  •  совершенствование работы аппарата управления.

Документы состоят из реквизитов. Реквизит – информационный элемент документа.

2. Нормы оформления печатного текста документа.

Составление документа складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения на него необходимых реквизитов. В практике управления находят применение следующие форматы:

Формат ОРД

Размеры, мм

Применение

АЗ

297x420

Для больших таблиц, схем, диаграмм (приложений)

А4

210x297

Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы

А5

148x210

А6

105x148

Разного рода справки, карточки, выписка из ОРД.

А7

74x105

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их составных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документа:

Формат ОРД

                                     Межстрочный интервал

для отделения реквизитов друг от друга

для отделения друг от друга составных частей реквизитов

для текста документа

А4

3(4)**

1-1,5

1,5-2*

А5

3(4)

1,5(1)

1,5(1)

 Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

10 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

        Размер шрифта 12 - 14. Для оформления  текста документа лучше всего подходит шрифт - Таймс (Times New Roman)

         Знаки препинания должны применяться в соответствии с правилами русской грамматики. Но существуют и некоторые особенности их применения.

Точки ставятся в конце предложении, затем делается пробел; не ставятся в конце заголовков, в подписях таблиц и рисунков.

После любого знака препинания ставится пробел.

Кавычки ставятся до слова (словосочетаний) и после без пробела, до них и после пробел

Черточки

Различают дефис и тире. Дефис (короткая черточка) используется для разделения частей сложных слов (все-таки, по-другому). Дефис никогда не отделяется пробелами. Тире - знак препинания, используемый в предложениях. Тире всегда отделяется  пробелами

Не ставится пробел перед закрывающей и после открывающей скобок. После знака N пробел следует ставить.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

14350. Мотив как объяснительное понятие 43.52 KB
  Индивидуальноспецифическое поведение Мотив как объяснительное понятие Мотив это не понятие которое нечто описывает но понятие призванное нечто объяснить. После того как мы обсудили парадокс последовательности и ознакомились с тремя измерениями согласованн
14351. Навчальна мотивація студента 43.57 KB
  Навчальна мотивація студента Зміст Введення 1. Теоретичні аспекти характеристики мотиваційної сфери студентів 1.1 Теоретична сутність поняття мотивація 1.2 Специфіка навчальної мотивації студента 2. Організація та результати проведеного дослідження 2.1 ...
14352. Діагностика мотивації 41 KB
  Лабораторна робота №3. Діагностика мотивації. Завдання: Діагностика мотивації досягнення методикою Х.Хекхаузена та тестом Т.Елсера. Діагностика мотивів учбової діяльності методикою М.І.Алексєєвої. Встановлення кореляційних зв`язків між мотивами учбової ...
14353. Діагностика мотивації учнів 38.89 KB
  Лабораторна робота №3 З дисципліни Психодіагностика На тему: Діагностика мотивації Мета: Продіагностувати мотивацію досягнення успіху та уникнення невдачі; Діагностика мотивів учбової діяльності; Встановлення кореляційних зв’язків між мотивацією учбово
14354. Розенцвейг Описание теста 42.99 KB
  10 Розенцвейг Описание теста Тест занимает промежуточное место между тестом ассоциации слов и тестом тематической апперцепции. ТАТ он напоминает тем что использует картинки в качестве стимульного материала. Но в отличие от картинок ТАТа эти рисунки весь
14355. Дослідження психічних станів 41 KB
  Лабораторна робота №4. Дослідження психічних станів. Методика діагностики тривожності СпілбергераХаніна; САН; Методика діагностики емоційного вигоряння В.Бойко; Методика диференціальної діагностики депресії Зунге в адаптації Балашової; Мето
14356. Методика ч.д. Спілбергера, ЮЛ. Ханіна 36.27 KB
  Методика ч.д. Спілбергера ЮЛ. Ханіна. Мета. Дослідження рівня тривожності в даний момент реактивна тривожність та рівня тривожності як стійкої характеристики особистісна тривожність. Тест може застосовуватися для осіб у віці від 16 років. Обробка результатів. Реакти
14357. Емоційні стани 34.94 KB
  Лабораторна робота № 4 Емоційні стани Методика діагностики тривожності СпілбергераХаніна Мета – визначити показники особистісної та ситуативної тривожності досліджуваного. Обробка результатів Після проведення методики результати обробляються ок...
14358. Тести інтелекту 30 KB
  Лабораторна робота №2. Тести інтелекту. Методики: Матриці Равена. Тест структури інтелекту Амтхауера. Завдання: Провести діагностику інтелектуальних здібностей за допомогою вказаних методик. Підрахувати сирі€ бали по обох методиках. Порівня...