26488

Основные понятия делопроизводства

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Организация работы с документами организация документооборота хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения предприятия. Службой документационного обеспечения управления ДОУ называется структурное подразделение на которое возложены делопроизводственные операции регистрация контроль исполнения хранение использование документов и т. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются: управление делами; управление делопроизводством; канцелярия; отдел ДОУ;...

Русский

2013-08-18

51 KB

41 чел.

1.Основные понятия делопроизводства.

.  Документ - это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Совокупность всех действий при работе с документами называется делопроизводством, т.е. производством дел, их письменным оформлением или документационным обеспечением управленческой деятельности (ДОУ).

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

  •  документирования;
  •  организации работы с документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

  •  управление делами;
  •  управление делопроизводством;
  •  канцелярия;
  •  отдел ДОУ;
  •  инспекция при руководстве.

Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.

Основными целями ГСДОУ являются:

  •  упорядочение документооборота;
  •  сокращение количества документов;
  •  повышение качества документов;
  •  нормативное закрепление изменений, произошедших в организации

делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

  •  совершенствование работы аппарата управления.

Документы состоят из реквизитов. Реквизит – информационный элемент документа.

2. Нормы оформления печатного текста документа.

Составление документа складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения на него необходимых реквизитов. В практике управления находят применение следующие форматы:

Формат ОРД

Размеры, мм

Применение

АЗ

297x420

Для больших таблиц, схем, диаграмм (приложений)

А4

210x297

Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы

А5

148x210

А6

105x148

Разного рода справки, карточки, выписка из ОРД.

А7

74x105

В целях экономного размещения реквизитов относительно друг друга и их составных частей (строк) между собой рекомендуются следующие сочетания межстрочных интервалов в зависимости от формата документа:

Формат ОРД

                                     Межстрочный интервал

для отделения реквизитов друг от друга

для отделения друг от друга составных частей реквизитов

для текста документа

А4

3(4)**

1-1,5

1,5-2*

А5

3(4)

1,5(1)

1,5(1)

 Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два интервала.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

10 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

        Размер шрифта 12 - 14. Для оформления  текста документа лучше всего подходит шрифт - Таймс (Times New Roman)

         Знаки препинания должны применяться в соответствии с правилами русской грамматики. Но существуют и некоторые особенности их применения.

Точки ставятся в конце предложении, затем делается пробел; не ставятся в конце заголовков, в подписях таблиц и рисунков.

После любого знака препинания ставится пробел.

Кавычки ставятся до слова (словосочетаний) и после без пробела, до них и после пробел

Черточки

Различают дефис и тире. Дефис (короткая черточка) используется для разделения частей сложных слов (все-таки, по-другому). Дефис никогда не отделяется пробелами. Тире - знак препинания, используемый в предложениях. Тире всегда отделяется  пробелами

Не ставится пробел перед закрывающей и после открывающей скобок. После знака N пробел следует ставить.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

20423. Жизненный цикл ИС 86 KB
  Модель жизненного цикла отражает различные состояния системы начиная с момента возникновения необходимости в данной ИС и заканчивая моментом ее полного выхода из употребления. Модель жизненного цикла структура содержащая процессы действия и задачи которые осуществляются в ходе разработки функционирования и сопровождения программного продукта в течение всей жизни системы от определения требований до завершения ее использования. В настоящее время известны и используются следующие модели жизненного цикла: Каскадная модель рис....
20424. Мультипроцессоры 58 KB
  Мультипроцессоры Мультипроцессорные системы обладают одной характерной особенностью: все процессоры имеют прямой доступ к общей памяти. Мультипроцессорные системы шинной архитектуры состоят из некоторого количества процессоров подсоединенных к общей шине а через нее к модулям памяти. Простейшая конфигурация содержит плату с шиной или материнскую плату в которую вставляются процессоры и модули памяти. Поскольку используется единая память когда процессор А записывает слово в память а процессор В микросекундой позже считывает слово из...
20425. Компоненты NET 231.5 KB
  Использовать методы службы NET Romoting . Однако WCF содержит и другой тип сериализатора NetDataContractSerializer который является полной копией стандартного сериализатора однако помимо всего прочего он добавляет полное имя типа в сериализованный поток байтов. Хостинг IIS Internet Information Server WPF Приложения WPF строятся на основе языка XAML и языка реализации логики C.
20426. Определение распределенной системы 210 KB
  В литературе можно найти различные определения распределенных систем причем ни одно из них не является удовлетворительным и не согласуется с остальными. Возможно вместо того чтобы рассматривать определения разумнее будет сосредоточиться на важных характеристиках распределенных систем. То же самое относится и к внешней организации распределенных систем. Другой важной характеристикой распределенных систем является способ при помощи которого пользователи и приложения единообразно работают в распределенных системах независимо от того где и...
20427. Концепции аппаратных решений 64 KB
  Концепции аппаратных решений Несмотря на то что все распределенные системы содержат по нескольку процессоров существуют различные способы их организации в систему. Нас интересуют исключительно системы построенные из набора независимых компьютеров. Системы в которых компьютеры используют память совместно обычно называются мультипроцессорами multiprocessors а работающие каждый со своей памятью мультикомпьютерами multicomputers. Коммутируемые системы в отличие от шинных не имеют единой магистрали такой как у кабельного телевидения.
20428. Гомогенные мультикомпьютерные системы 33 KB
  Понятно что и тут необходима какаято схема соединения но поскольку нас интересует только связь между процессорами объем трафика будет на несколько порядков ниже чем при использовании сети для поддержания трафика между процессорами и памятью. В мультикомпьютерных системах с шинной архитектурой процессоры соединяются при помощи разделяемой сети множественного доступа например FastEthernet. Скорость передачи данных в сети обычно равна 100 Мбит с. В коммутируемых мультикомпьютерных системах сообщения передаваемые от процессора к процессору...
20429. Гетерогенные мультикомпьютерные системы 25.5 KB
  Гетерогенные мультикомпьютерные системы Наибольшее число существующих в настоящее время распределенных систем построено по схеме гетерогенных мультикомпьютерных. Это означает что компьютеры являющиеся частями этой системы могут быть крайне разнообразны например по типу процессора размеру памяти и производительности каналов вводавывода. На практике роль некоторых из этих компьютеров могут исполнять высокопроизводительные параллельные системы например мультипроцессорные или гомогенные мультикомпьютерные. Фотографии этой системы и ссылки...
20430. Принципы открытых систем 43.5 KB
  1 Эталонная модель среды открытых систем Для структурирования среды открытых систем используется эталонная модель Open System Environment Reference Model OSE RM принятая в основополагающем документе ISO IEC 14252 Рисунок 3. Она может модернизироваться в зависимости от класса системы. Например для телекоммуникационных систем хорошо известна 7уровневая модель взаимосвязи открытых систем ISO IEC 7498 которую можно представить как расширение модели OSE RM с детализацией верхнего прикладного уровня.
20431. Концепции программных решений 33 KB
  Распределенные системы очень похожи на традиционные операционные системы. Чтобы понять природу распределенной системы рассмотрим сначала операционные системы с точки зрения распределенности. Операционные системы для распределенных компьютеров можно вчерне разделить на две категории сильно связанные и слабо связанные системы. Слабо связанные системы могут представляться несведущему человеку набором операционных систем каждая из которых работает на собственном компьютере.