27075

Системы электронного документооборота

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Системы электронного документооборота 1. Что такое документооборот Документооборо́т это частный способ информационной системы обеспечивающее взаимодействие. Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности. Электронный документооборот является...

Русский

2013-08-19

139.67 KB

37 чел.

8. Системы электронного документооборота

1. Что такое документооборот

Документооборо́т — это частный способ информационной системы, обеспечивающее взаимодействие. Это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Решает частные задачи.

2. Когда возникает потребность в документообороте

-автоматизация

-большой объем

-большое количество повторяющихся документов и тд

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников. С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД, как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Классификация систем электронного документооборота

  1.  Универсальные «коробочные» СЭДО:
  2.  стандартный набор функций;
  3.  невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
  4.  низкие временные затраты на приобретение и установку;
  5.  относительно низкая стоимость;
  6.  необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
  7.  Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
  8.  максимально персонифицированная система;
  9.  большие временные затраты;
  10.  высокая стоимость разработки;
  11.  сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
  12.  Комбинированные СЭДО:
  13.  базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
  14.  полное соответствие нуждам предприятия;
  15.  небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
  16.  стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
  17.  передача заказчику прав на продукт;
  18.  простота освоения и использования;
  19.  полная локализация;
  20.  удобный интерфейс;
  21.  взаимодействие с существующими офисными приложениями.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

44812. Модель. Моделирование баз 41 KB
  При предметном моделировании строят физическую модель которая соответствующим образом отражает основные физические свойства и характеристики моделируемого объекта при этом модель и реальный объект мотуг иметь разную физическую природу. Если же модель и объект одной и той же физической природы то моделирование будет физическим. Абстрактное моделирование связана с построением абстрактной модели которая представляет собой математические диаграммы и т.
44813. Системы пакетной обработки 28.86 KB
  Например одна часть приложения выполняющаяся на компьютере пользователя может поддерживать специализированный графический интерфейс вторая работать на мощном выделенном компьютере и заниматься статистической обработкой введенных пользователем данных а третья заносить полученные результаты в базу данных на компьютере с установленной стандартной СУБД. Разделение данных:Разделение данных предоставляет возможность доступа и управления базами данных с периферийных рабочих мест нуждающихся в информации. Разделение ресурсов...
44815. Работа с файловой системой Linux 37.82 KB
  Аналогичным образом можно поступать и с другими символами, перечисленными выше, т. е. их можно включать в имена файлов, если имя файла взять в двойные кавычки или отменить специальное значение символа с помощью обратного слэша.
44816. Современный русский литературный язык, характеристика, соотношение с общенародным РЯ 27 KB
  Современный русский язык это национальный язык русского народа форма русской национальной культуры. Он представляет собой исторически сложившуюся языковую общность и объединяет всю совокупность языковых средств русского народа в том числе все русские говоры и наречия а также различные жаргоны. Русский язык выполняет три функции: 1 национального русского языка; 2 одного из языков межнационального общения народов России; 3 одного из важнейших мировых языков.
44818. Методика обучения фонетике и орфоэпии 12.83 KB
  Цели изучения фонетики раскрыть перед учащимися роль звуковой стороны языка показать связь последней с лексикой и грамматикой. Познавательные цели: дать школьникам представление о звуковой системе русского языка предупредить бытовое смешение звука и буквы развивать речевой слух научить работать с орфоэпическим словарём познакомить с нормами литературного произношения. Практические цели: формирование учебноязыковых фонетических явлений: распознать звуки русского языка классифицировать их анализируя звуковой состав слова...