27075

Системы электронного документооборота

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Системы электронного документооборота 1. Что такое документооборот Документооборо́т это частный способ информационной системы обеспечивающее взаимодействие. Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности. Электронный документооборот является...

Русский

2013-08-19

139.67 KB

37 чел.

8. Системы электронного документооборота

1. Что такое документооборот

Документооборо́т — это частный способ информационной системы, обеспечивающее взаимодействие. Это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Решает частные задачи.

2. Когда возникает потребность в документообороте

-автоматизация

-большой объем

-большое количество повторяющихся документов и тд

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников. С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД, как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Классификация систем электронного документооборота

  1.  Универсальные «коробочные» СЭДО:
  2.  стандартный набор функций;
  3.  невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
  4.  низкие временные затраты на приобретение и установку;
  5.  относительно низкая стоимость;
  6.  необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
  7.  Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
  8.  максимально персонифицированная система;
  9.  большие временные затраты;
  10.  высокая стоимость разработки;
  11.  сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
  12.  Комбинированные СЭДО:
  13.  базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
  14.  полное соответствие нуждам предприятия;
  15.  небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
  16.  стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
  17.  передача заказчику прав на продукт;
  18.  простота освоения и использования;
  19.  полная локализация;
  20.  удобный интерфейс;
  21.  взаимодействие с существующими офисными приложениями.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

73494. Терминология сферы книжного бизнеса в лексической системе современного русского языка 186.5 KB
  Исследование различных терминосистем способствует совершенствованию русской терминологии в целом выявлению общих закономерностей развития терминологических единиц в системе современного русского языка. Объектом исследования стала терминология сферы книжного бизнеса в русском языке.
73495. Система технико-экономических и финансовых показателей инвестиционной деятельности промышленного предприятия 186 KB
  В связи с этим существенно возрастает приоритетность и роль анализа основным содержанием которого является комплексное системное изучение технико-экономических и финансовых показателей инвестиционной деятельности промышленного предприятия с целью оценки степени финансовых рисков...
73496. Педагогическое мышление инженера 183 KB
  В связи со сложившимися условиями возникает острая необходимость усилить деятельность по развитию профессионального мышления инженера-педагога так как только профессионально мыслящий инженер-педагог способен компетентно интегрировать психолого-педагогические...
73497. Организации производства, конспект лекций 311.5 KB
  Организация производства на предприятии осуществляется в системе менеджмента в рамках разработанной стратегии развития предприятия, системы долгосрочного планирования, в рамках закона РФ, организация осуществляется в соответствии с законодательными и нормативно-правовыми актами, методиками, и т.д.
73498. МЕЖДУНАРОДНАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНТЕГРАЦИЯ 314 KB
  Международная экономическая интеграция МЭИ процесс экономического взаимодействия стран приводящий к сближению взаимопроникновению и сращиванию национальных хозяйств в единую систему экономических отношений сопровождающийся заключением интеграционных договоров и согласованно регулируемый межгосударственными и наднациональными органами власти Региональное интеграционное соглашение РИС международный...
73499. ПЛАТЕЖНЫЙ БАЛАНС 172.5 KB
  Принцип единой единицы учета единица учета должна быть стабильной чтобы изменения ее курса в течение учетного периода не отражались на итоговых показателях единица учета должна быть стабильной на протяжении нескольких учетных периодов для сравнения и анализа в динамике страна должна использовать расчетную единицу применяемую во внутренних расчетах и учете для пересчета в иностранную валюту используется курс фактически действовавший на рынке на дату составления ПБ Структура ПБ торговый баланс баланс услуг и некоммерческих операций...
73500. МИРОВАЯ ВАЛЮТНАЯ СИСТЕМА И ВАЛЮТНЫЙ РЫНОК 251.5 KB
  Характерные черты НВС исторически возникла первой является относительно самостоятельной частью денежной системы страны выходит за национальные границы ее особенности определяются степенью развития спецификой экономики и внешнеэкономических связей страны ее элементы тесно взаимосвязаны Структура НВС национальная валютная единица валюта степень обратимости национальной валюты механизм установления и поддержания вал. характер ее функционирования и стабильность зависят от степени соответствия ее принципов структуре международной...
73501. МАКРОЭКОНОМИЧЕСКАЯ ПОЛИТИКА В ОТКРЫТОЙ ЭКОНОМИКЕ 255 KB
  Справедливое распределение доходов Инструменты макроэкономической политики в открытой экономике Регулирование спроса Денежная политика Бюджетная политика Внешнеэкономическая политика Операции на открытом рынке Ограничение расходов Валютный курс Операции схожие с операциями на открытом рынке Рост налогов доходов Тарифные ограничения на движение товаров Прямой контроль Расширение источников финансирования Нетарифные ограничения на движение товаров Регулирование внебюджетных фондов Ограничения на движение...
73502. МЕЖДУНАРОДНАЯ ЭКОНОМИКА (МнЭ): СТРУКТУРА И ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ 212 KB
  Мировая экономика из экономической географии Мировое хозяйство из экономической теории и политической экономии Мировая экономика = Мировое хозяйство Международная экономика теория МЭ и МЭО Всемирное хозяйство система состоящая из трех самостоятельных подсистем с различным политическим строем и формами хозяйствования: развитых капиталистических стран I мир социалистических стран IIмир развивающихся стран III мир ПОНЯТИЕ МЕЖДУНАРОДНОЙ ЭКОНОМИКИ МнЭ это часть экономической теории изучающая закономерности...