27075

Системы электронного документооборота

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Системы электронного документооборота 1. Что такое документооборот Документооборо́т это частный способ информационной системы обеспечивающее взаимодействие. Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности. Электронный документооборот является...

Русский

2013-08-19

139.67 KB

37 чел.

8. Системы электронного документооборота

1. Что такое документооборот

Документооборо́т — это частный способ информационной системы, обеспечивающее взаимодействие. Это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Решает частные задачи.

2. Когда возникает потребность в документообороте

-автоматизация

-большой объем

-большое количество повторяющихся документов и тд

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников. С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД, как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Классификация систем электронного документооборота

  1.  Универсальные «коробочные» СЭДО:
  2.  стандартный набор функций;
  3.  невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
  4.  низкие временные затраты на приобретение и установку;
  5.  относительно низкая стоимость;
  6.  необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
  7.  Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
  8.  максимально персонифицированная система;
  9.  большие временные затраты;
  10.  высокая стоимость разработки;
  11.  сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
  12.  Комбинированные СЭДО:
  13.  базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
  14.  полное соответствие нуждам предприятия;
  15.  небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
  16.  стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
  17.  передача заказчику прав на продукт;
  18.  простота освоения и использования;
  19.  полная локализация;
  20.  удобный интерфейс;
  21.  взаимодействие с существующими офисными приложениями.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

44539. ПРОСТРАНСТВО (БЕЗ) СЕМЬИ 378.18 KB
  Модель семейных отношений сформированная на основе определенного опыта âматеринствоâ переносилась на отношения и опыт сформированные в условиях длительной или постоянной изоляции âсиротствоâ. Ведь каждый знак как способ построения социальных отношений как средство человеческого взаимодействия продолжает одновременно существовать в качестве посредника между выражением этих отношений и его восприятием становясь тем самым частью знаково оформленного âЯâ. И структурный анализ âрепертуара речевых формâ...
44540. ТАКИЕ СПОРТИВНЫЕ ДЕВЧонКИ – КАК МАЛЬЧИКИ!: о воспитании детей в постсоветской России 233.84 KB
  Не избежали перемен и отношения к женщинам и мужчинам как членам этого изменяющегося общества в данном случае перемены сопровождалось обширной дискуссией о необходимости развивать новые отношения между полами в постсоветском обществе о новом понимании мужских и женских ролей и соответственно о воспитании нового поколения также как о перевоспитании нынешнего. Во время проведения исследования мною были собраны и проанализированы более 300 публикаций касающихся женщин их роли в обществе в политической жизни в сфере труда в...
44541. УРОКИ ВОСПИТАНИЯ ВАНИ СМИТА (дети в российско-американских браках) 200.05 KB
  Во время Олимпийских игр они болеют за команды России и не упускают случая посмотреть телепередачи оттуда даже за счет местных программ. Кроме того из-за экономических трудностей в России многие русские женщины особенно матери маленьких детей порой ищут лучшего будущего в браке с иностранцами. Большая их часть находится сейчас в США меньшая в России. Сегодня в Штатах многие отцы хотят присутствовать при рождении своих детей что кажется многим людям из России странным и едва ли не варварским обычаем.
44542. УТОМЛЕННЫЕ СОЛНЦЕМ, УНЕСЕННЫЕ ВЕТРОМ: суррогатное материнство в двух культурах 264 KB
  Этимология подтверждает эти отношения не хуже психоанализа: английское âmmmyâ очевидно происходит от âmmâ но русское няня которое кажется ни на что не похожим симметрично дядьке. РОДСТВО КРОВНОЕ И МОЛОЧНОЕ Романтизация Mmmy и няни в американской и русской культурах накладывалась на экономическую и сексуальную эксплуатацию обычную для обществ столь стратифицированных в сословных расовых и гендерных измерениях. Американская Mmmy чаще всего соединяла обе эти роли. Хотя в литературе и фильмах Mmmy чаще всего изображалась полной...
44543. ЧЕМ МУЖИКА КОРМИТЬ, ЛУЧШЕ РЕБЕНКА ВОСПИТЫВАТЬ ОДНОЙ: социальный портрет материнских семей 214.49 KB
  Основными факторами формирования неполных семей как известно являются разводы не компенсируемые последующим вступлением в брак или раздельное по разным обстоятельствам проживание супругов; овдовения из-за преждевременной смерти одного из родителей ребенка детей внебрачные рождения при условии одиночества родителя. С другой стороны некоторые одинокие матери впоследствии выходят замуж но в актах записи гражданского состояния статус их детей не меняется за исключением фактов усыновления удочерения и они продолжают считаться...
44544. Функциональные подсистемы КИС 36.5 KB
  Кроме того рынок СУД изначально ориентирован на КИС масштаба предприятия в связи с чем все промышленные системы выполнены в архитектуре клиент-сервер и способны работать практически на всех программно-аппаратных платформах т. Если составные части КИС поддерживают довольно широкий список оборудования и серверного программного обеспечения это дает возможность уменьшить затраты так как увеличивается вероятность того что необходимые базовые продукты в организации уже есть. На сегодняшний день основными платформами на которых должны...
44545. Средства обработки бумажных документов 31.5 KB
  Поэтому говоря о концепции построения КИС нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов. Практически все современные СУД хранящие документы предоставляют те или иные функции по обработке бумажных документов. Обычно они реализуются с помощью специального модуля который позволяет автоматизировать сканирование и сохранение образов многостраничных документов а также их распознавание и аннотирование.
44546. Системы поддержки принятия решений 32 KB
  В этом случае на помощь старым методам приходит оперативная обработка данных OnLine nliticl Processing OLP. Сила OLP заключается в том что в отличие от классических методов поиска запросы здесь формируются не на основе жестко заданных или требующих для модификации вмешательства программиста и следовательно времени т. OLP обеспечивает выявление ассоциаций закономерностей трендов проведение классификации обобщения или детализации составление прогнозов т. Не останавливаясь на тонкостях организации различных моделей OLP например...
44547. Системы, основанные на применении Internet-технологий 31 KB
  Рассматривая вопрос применения Internetтехнологий нельзя не затронуть такую важную проблему как обеспечение информационной безопасности. В дополнение к ним на стыке сегментов локальных сетей и Internet желательна установка брандмауэров средств контроля за внешними входящими и исходящими соединениями. Они позволяют отслеживать передачу информации практически всех известных на сегодняшний день протоколов Internet.