27075

Системы электронного документооборота

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Системы электронного документооборота 1. Что такое документооборот Документооборо́т это частный способ информационной системы обеспечивающее взаимодействие. Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности. Электронный документооборот является...

Русский

2013-08-19

139.67 KB

37 чел.

8. Системы электронного документооборота

1. Что такое документооборот

Документооборо́т — это частный способ информационной системы, обеспечивающее взаимодействие. Это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Решает частные задачи.

2. Когда возникает потребность в документообороте

-автоматизация

-большой объем

-большое количество повторяющихся документов и тд

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников. С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД, как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Классификация систем электронного документооборота

  1.  Универсальные «коробочные» СЭДО:
  2.  стандартный набор функций;
  3.  невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
  4.  низкие временные затраты на приобретение и установку;
  5.  относительно низкая стоимость;
  6.  необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
  7.  Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
  8.  максимально персонифицированная система;
  9.  большие временные затраты;
  10.  высокая стоимость разработки;
  11.  сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
  12.  Комбинированные СЭДО:
  13.  базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
  14.  полное соответствие нуждам предприятия;
  15.  небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
  16.  стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
  17.  передача заказчику прав на продукт;
  18.  простота освоения и использования;
  19.  полная локализация;
  20.  удобный интерфейс;
  21.  взаимодействие с существующими офисными приложениями.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

44172. Разработка программных средств оцифровки электрокардиограмм 6.19 MB
  По итогам работы, получено приложение, позволяющее распознавать кривую на отсканированной ленте ЭКГ с дальнейшим ее автоматическим анализом, находящим важные участки и пики. По итогам проведенного анализа, вычисляются некоторые параметры выделенных участков, и выводится информация о возможных патологиях
44173. «ҚАРЖЫ» МАМАНДЫҒЫ БОЙЫНША СТУДЕНТТЕРДІҢ ДИПЛОМ ЖҰМЫСТАРЫН ОРЫНДАУҒА АРНАЛҒАН ӘДІСТЕМЕЛІК НҰСҚAУЛЫҚ 135 KB
  Диплом жұмысын орындау оқу үдерісінің күрделі әрі шешуші кезеңі болып танылады. Бұл маманнның өз мамандығы бойынша теориялық және практикалық міндеттерін шешуге дайындығын көрсетеді.Студент бұл жұмысты дайындау барысында қаржы саласындағы нақты мәселелерді шешу бойынша өз мүмкіндіктерін көрсетуі тиіс.
44174. Разработка проекта озеленения и благоустройства территории двора по ул. Ленинградская 15 3.77 MB
  Толщина расстилаемого неуплотненного слоя растительного грунта должна быть не менее 15 см при подзолистых почвах и 30 см при других почвах и во всех климатических подрайонах. Экспликация Экспликация Боярышник зеленый Crtegus viridis Липа мелколистная Tili cordt `Rncho` Газон обыкновенный Спецификация Скамья Урна Дорожка асфальтированная 2. На участке были сохранены кустарники липа мелколистная и боярышник зеленый но пересажены на другое место для...
44175. Проектирование коллекции театрального костюма по мотивам пьесы Григория Горина «Тиль» для театральной студии «Другое дерево 1.39 MB
  Идея дипломной работы заключается в том чтобы наиболее точно отразить эпоху Испании и Нидерландов 16 века в театральном костюме добиться максимального эффекта малыми средствами а так же создание коллекции исторического театрального костюма для актёров младшей возрастной группы и разработка ее теоретического базиса. Определить основные характеристики и требования к театральному костюму Проанализировать этапы развития костюма во Фландрии 16 века. Объектом исследования является проблема развития...
44176. РАЗРАБОТКА МАРКЕТИНГОВОГО ПЛАНА УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ (НА ПРИМЕРЕ ООО «СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР «СИБЭНЕРГОРЕСУРС», Г. ЛЕНИНСК-КУЗНЕЦКИЙ) 1.19 MB
  Целью работы является разработка плана участия в выставке для совершенствования деятельности предприятия на примере ООО Сервисный Центр СибЭнергоРесурс. Четвертая глава направлена на разработку маркетингового плана участия в выставке для Сервисный Центр СибЭнергоРесурс.3 Разработка маркетингового плана участия в выставке..
44178. Проектирование нового выемочного участка в условиях шахты «Терновская» 1.31 MB
  Цель моего дипломного проекта – спроектировать новый выемочный участок в условиях шахты «Терновская», выбрать средства механизации и рассчитать электроснабжение этого оборудования. Также спроектировать организацию труда в данной лаве и определить основные технико-экономические показатели этого участка
44179. Програмне забезпечення систем. Методичні рекомендації 203 KB
  Дипломна робота на здобуття освітньо-кваліфікаційного рівня магістр за спеціальностями “Програмне забезпечення систем” та “Інженерія програмного забезпечення” - це спеціально підготовлена праця, написана державною мовою України, що містить систематизований виклад проведених магістрантом теоретичних досліджень і практичних розробок
44180. Загальні вимоги до структури, обсягу та оформлення дипломної роботи бакалавра 347 KB
  Для цього має бути виділений комплекс задач (корисних для розкриття теми дипломної роботи) для вирішення за допомогою інформаційних технологій, визначені алгоритми їх рішень та інформаційне забезпечення.