27075

Системы электронного документооборота

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Системы электронного документооборота 1. Что такое документооборот Документооборо́т это частный способ информационной системы обеспечивающее взаимодействие. Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности. Электронный документооборот является...

Русский

2013-08-19

139.67 KB

37 чел.

8. Системы электронного документооборота

1. Что такое документооборот

Документооборо́т — это частный способ информационной системы, обеспечивающее взаимодействие. Это деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Решает частные задачи.

2. Когда возникает потребность в документообороте

-автоматизация

-большой объем

-большое количество повторяющихся документов и тд

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников. С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД, как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Классификация систем электронного документооборота

  1.  Универсальные «коробочные» СЭДО:
  2.  стандартный набор функций;
  3.  невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
  4.  низкие временные затраты на приобретение и установку;
  5.  относительно низкая стоимость;
  6.  необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
  7.  Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
  8.  максимально персонифицированная система;
  9.  большие временные затраты;
  10.  высокая стоимость разработки;
  11.  сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
  12.  Комбинированные СЭДО:
  13.  базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
  14.  полное соответствие нуждам предприятия;
  15.  небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
  16.  стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
  17.  передача заказчику прав на продукт;
  18.  простота освоения и использования;
  19.  полная локализация;
  20.  удобный интерфейс;
  21.  взаимодействие с существующими офисными приложениями.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

55252. Транспортний комплекс України, основні види. Роль і значення транспорту у виробництві та народному господарстві 25.69 KB
  Транспорт – найважливіша ланка у сфері економічних відносин. Транспорт – це комплекс, який складають окремі його види: наземний, водний, трубопровідний та повітряний.
55253. Основні закономірності розміщення продуктивних сил, їх значення у підвищенні ефективності виробництва в сучасних умовах 24.42 KB
  Закономірності розміщення продуктивних сил це ті ж самі економічні закони розвитку суспільства, які модифіковані своєрідністю розміщення виробництва на території країни, його територіальною диференціацією в розрізі економічних районів.
55254. Відомі підприємці Донецької області. Їхній внесок в економічний розвиток Донецького регіону 60 KB
  Мета: на прикладах ознайомити з цивілізованим підприємством, з гідним виглядом бізнесмена; сприяти формуванню уявлення про сферу діяльністі, активної життєвої позиції, інтересу до навколишнього життя; пробудити інтерес до теми, її життєвої важливості; виховувати підприємливість.
55255. Економічне співробітництво України з країнами – членами СНД. Форми економічних відносин 24.25 KB
  Сальдо зовнішньоторговельного балансу, що складається з різниці між експортом та імпортом нині позитивне. Багато товарних позицій одночасно фігурує і в експорті, і в імпорті, тому за окремими позиціями також обчислюється сальдо.
55256. Префікс як значуща частина слова 51 KB
  Мета уроку: ознайомити учнів з роллю префіксів у словах їх словотворчою функцією з найуживанішими префіксами; формувати вміння утворювати нові слова за допомогою префіксів; розвивати уміння аналізувати...
55257. Багатогранна творчість Кобзаря 92.5 KB
  До Шевченка треба доростати всім життям. У довідниках зі світової літератури існує навіть окреме визначення – шевченківський вірш тобто деякі стилістичні особливості творчості Шевченка стали знахідкою не лише вітчизняних митців а й поетів інших літератур. Тільки літературна спадщина Шевченка – це Кобзар 9 повістей п’єса Назар Стодоля уривки драматичних творів щоденник листи. А величність картин Шевченка II.
55258. Найважливіші принципи розміщення продуктивних сил, їх значення для ефективного розміщення підприємств і галузей 24.31 KB
  Принцип розміщення підприємств згідно з раціональними формами суспільної організації виробництва. До таких форм належать концентрація, спеціалізація, кооперування й комбінування.