28522

Опис бізнес-процесів за допомогою блок-схем

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Опис бізнеспроцесів за допомогою блоксхем Моделювання бізнеспроцесів це віддзеркалення суб'єктивного бачення реально існуючих в організації процесів за допомогою графічних табличних текстових способів уявлення. Розглянемо методологію опису бізнеспроцесів. Методології опису бізнеспроцесів Під методологією нотацією створення моделі описи бізнеспроцесу розуміється сукупність способів за допомогою яких об'єкти реального світу наприклад діяльність організації і зв'язки між ними представляються у вигляді схеми або графічної моделі....

Украинкский

2013-08-20

523 KB

36 чел.

Лекція № 7. Опис бізнес-процесів за допомогою блок-схем

Моделювання бізнес-процесів — це віддзеркалення суб'єктивного бачення реально існуючих в організації процесів за допомогою графічних, табличних, текстових способів уявлення. Розглянемо методологію опису бізнес-процесів.

1.1. Методології опису бізнес-процесів

Під методологією (нотацією) створення моделі (описи) бізнес-процесу розуміється сукупність способів, за допомогою яких об'єкти реального світу (наприклад, діяльність організації) і зв'язки між ними представляються у вигляді схеми або графічної моделі. Будь-яка методологія (методика) включає три основних складових:

1. теоретична база;

2. опис кроків, необхідних для отримання заданого результату;

3. рекомендації з використання як окремо, так і у складі групи методик.

Якщо в основу методології закладена теоретична база (наприклад, математична модель, здатна передбачити поведінку системи), то її наявність робить методологію більш серйозною і обґрунтованою. Основне в методології — дати користувачу практичну послідовність кроків, які приводять до заданого результату.

Саме здатність одержувати результат із заданими параметрами характеризує ефективність методології. Методології можуть використовуватися як окремо, так і у ряді інших методологій. Прикладом такої ситуації може бути проект реорганізації бізнес-процесів, коли методологія створення моделей процесів є однією з вживаних методологій: управління проектом, аналізу процесів, управління якістю і т.д.

1.2. Поняття методу моделювання процесів

Формування моделі бізнес-процесу є складною задачею, що вимагає для свого вирішення певного набору методів і засобів. Існують різні методики ведення проектів по опису процесів. Для кожного проекту вибирається конкретна методика представлення процесів у вигляді схем (діаграм), виконаних певним чином.

Метод створення схеми бізнес-процесу — найважливіша частина методології проекту опису бізнес-процесів організації. Відповідно до визначення, будь-який метод є способом досягнення якої-небудь мети, рішення конкретної задачі. Кажучи іншими словами, метод — це сукупність практичних і теоретичних прийомів, що дозволяють отримати рішення поставленої задачі.

Кожний метод надає користувачу певну мову опису об'єктів реального світу за допомогою спеціально розробленого синтаксису, що використовує ряд графічних символів, які відображають реальні об'єкти і зв'язки між ними, а також свій спосіб опису діяльності організації. Оскільки будь-яка організація є складною, багатогранною системою, то не існує якогось одного, виділеного методу опису, за допомогою якого можна було б повно описати її модель.

Поняття «моделювання» та «опис» на практиці часто не розрізняються. Під ними розуміється створення схем (діаграм) процесів за допомогою певного методу. Строго кажучи, моделювання процесів має на увазі створення деякої математичної моделі процесу, наприклад, моделі вартості, часу виконання операцій або інших.

Сама по собі схема є деяким кресленням, побудованим за певними вимогами, з метою передачі інформації про діяльність системи. Було б правильним називати це креслення саме «описом» процесу, не «моделлю». Тому, вживаючи слова «модель процесу», слід уточнювати, які саме параметри перетворюють простий «опис» на «модель». Для прикладних задач упровадження процессного підходу до управління, доцільніше використовувати термін «опис процесу». Такий термін є простим і зрозумілим при складанні документів, що регламентують процес або сіть процесів організації.

Найпростішим, але практично зручним та важливим способом опису бізнес-процесів є методика складання блок-схем. Даний підхід має багато загального з графічними мовами опису алгоритмів програмного забезпечення.

Для розробки блок-схем використовують стандартні офісні програмні продукти, наприклад MS Word або Visio. Основні графічні об'єкти мови опису процесів за допомогою блок-схем представлені в таблиці 1

Таблиця 1. Графічні об'єкти блок-схеми процесу

Приклад опису процесу за допомогою блок-схем представлений на рис. 1.

Рис.1.

Блок-схеми зручно будувати на листі, розташовуючи вертикально. При цьому праворуч від блок-схеми процесу залишається місце для опису виконуваних функцій, результатів виконання функцій, виконавців, номерів вхідних і вихідних документів. Така форма представлення блок-схем зручна для документування процесів і створення регламентуючої документації: описи процесів. посадових і робочих інструкцій.

Опис процесів за допомогою блок-схем має одну дуже істотну перевагу — простота і доступність для сприйняття керівниками і фахівцями підприємства. Витрати на навчання виконавців читанню блок-схем є мінімальними. Крім того, для формування блок-схем не потрібні спеціалізовані дорогі програмні продукти.

1.3. Постановка мети опису бізнес-процесів

В даний час керівники багатьох підприємств ініціюють в організаціях проекти з моделювання процесів, переслідуючи різні цілі. Ці цілі можна розділити на дві групи.

Досягнення мети першої групи повинне, на думку керівників, забезпечити рішення конкретних проблем організації і підвищити ефективність її діяльності. Від проекту опису бізнес-процесів в цьому випадку чекають реальних, практично важливих результатів.

Друга група цілей може бути охарактеризована як цілі-гасла. Ніхто в організації не чекає якого-небудь ефекту від проекту, він розробляється для реалізації політичної мети, або служить обґрунтовуванням для розподілу фінансових ресурсів.

В першій групі цілей слід виділити декілька напрямів, за якими розвиватиметься проект опису бізнес-процесів. На практиці керівники в першу чергу ставлять задачу розібратися, як йде робота і де знижується ефективність (виникають фінансові втрати). При цьому передбачається, що отриманий комплект моделей бізнес-процесів буде використаний надалі для мети автоматизації.

Крім того, з моделей хочуть отримати інформацію про існуючу систему документообігу і внести в неї необхідні зміни і т.п. Можна виділити декілька характерних особливостей формулювання постановки задачі керівниками верхнього рівня на даному етапі:

• розмитість формулювань і відсутність визначень (наприклад, процесів);

• відсутність чітких критеріїв досягнення мети проекту;

• відсутність розуміння того, як використовуватиметься надалі отриманий комплект моделей бізнес-процесів.

Вказані особливості відображають той факт, що керівники, в своїй більшості, не представляють важливості опису бізнес-процесів як одного із засобів розробки системи процессного управління організацією. Але річ у тому, що самі по собі моделі бізнес-процесів не є інструментом управління. Проте вони можуть служити основою для створення регламентуючої документації, аналізу діяльності, ухвалення деяких рішень.

Для ефективної роботи з описами процесів організації керівник повинен мати певну систему. Створення моделей — це лише складова частина проекту з поліпшення системи управління організації, яка є інструментом управління в руках керівника.

Одержувані схеми бізнес-процесів повинні містити максимум корисної інформації для подальшої роботи. Перш ніж приступати до опису процесів, керівникам необхідно ретельно продумати вимоги до інформації, які вони повинні містити.

Отже, перед початком роботи над проектом опису бізнес-процесів керівництво компанії формулює мету проекту. Дуже часто ця мета є розмитою.

Для того, щоб уникнути суперечностей, доцільно провести деталізацію цілей керівників з тим, щоб привести структуру цілей верхнього рівня до зрозумілої, конкретної і кількісно вимірної цілей нижнього рівня. Після цього дана структура цілей узгоджується з керівництвом.

Проте на практиці не завжди вдається привести цілі керівництва організації до формалізованого вигляду. Наприклад, керівник ставить задачу «Описати бізнес-процес збуту готової продукції і запропонувати заходи щодо підвищення його ефективності». Що в цьому випадку робити робочій групі?

Можна скористатися методикою визначення мети проекту на основі специфікації проблем, існуючих в організації (підрозділі, процесі).

Наявність досвідченого керівника проекту — обов'язкова умова досягнення поставленої цілі.

1.4.   Вибір методології опису бізнес-процесів організації

Методологія «прискореного опису» бізнес-процесів організації в даний час широко поширена. Розглянемо основні його кроки.

Крок 1. Визначити зовнішніх клієнтів організації і входи/виходи для організації в цілому.

Під зовнішнім оточенням організації маються на увазі основні споживачі готової продукції, постачальники сировини, кредитори, державні органи і т.д. Входами і виходами є основні інформаційні та матеріальні потоки, за допомогою яких організація взаємодіє з своїм оточенням. При описі діяльності" організації на цьому етапі важливо показати основних суб'єктів оточення і основні потоки так, щоб модель не стала дуже складною, але в той же час була достатньо інформативної для мети подальшого виділення основних бізнес-процесів.

Крок 2. Скласти перелік основних бізнес-процесів організації, що формують зовнішні виходи.

Виділення основних бізнес-процесів організації здійснюється на основі інформації про зовнішнє оточення і основні інформаційні і матеріальні потоки за принципом «клієнт процесу -> споживаний їм продукт -> основний бізнес-процес організації». Кількість основних бізнес-процесів, які можуть бути виділені, бажано обмежувати (не більше 7±2). Окрім основних процесів, повинні бути визначений допоміжні. Загальна кількість процесів верхнього рівня не повинна перевищувати 13—15.

Крок 3. Визначити внутрішні входи/виходи кожного процесу і допоміжні бізнес-процеси, яких не вистачає.

На цьому етапі визначають внутрішні входи і виходи основних процесів організації. Основні процеси обмінюються між собою і зовнішніми постачальниками і споживачами організації інформацією і матеріальними ресурсами. Крім того, вони споживають інформацію і ресурси допоміжних процесів організації. Тому на третьому етапі виділяються допоміжні, обслуговуючі процеси і потоки між ними і основними процесами.

Підсумком виконання робіт на цьому кроці є специфікація основних і допоміжних процесів і зовнішніх/внутрішніх входів/виходів, пов'язаних з цими процесами.

Крок 4. Описати кожний бізнес-процес у вигляді набору функцій.

Кожний процес, виділений при виконанні кроків 2—3, описується у вигляді набору функцій (підпроцесів нижнього рівня). Формування переліку функцій, що входять в процес, може виконуватися як з використанням спеціального середовища моделювання, так і найпростішими засобами MS Word або MS Excel. Як визначати функції, що входять в процес? Для цього користуються існуючою документацією (положення про підрозділи, інструкції і т.д.). Як правило, така документація є актуальною лише на 30—40%, реально виконувані функції відрізняються від «паперових». Робочій групі доводиться збирати інформацію шляхом інтерв'ювання або анкетування співробітників і керівників підрозділів організації.

Крок 5. Розподілити отримані функції по підрозділах організації.

Отримані при виконанні кроку 4 функції повинні бути приписано до конкретних підрозділів організації. Ця проста, на перший погляд, задача на практиці розв'язується достатньо складно, оскільки виникають суперечності з розподілу відповідальності і повноважень між керівниками функціональних підрозділів.

Крок 6. Детально описати кожний процес за допомогою обраної методики.

Маючи формальні переліки процесів, що входять в них функцій, входів і виходів, можна зайнятися формуванням схем процесів за допомогою вибраної методики.

Крок 7. Скласти регламенти по кожному бізнес-процесу. Сформувати матриці відповідальності по кожному бізнес-процесу (рис. 2).

Рис.2. Матриця відповідності

Розроблені при виконанні кроку 6 моделі бізнес-процесів документують, тобто створюється комплект документів, що описує процеси. До числа таких документів можна віднести:

1) регламенти виконання процесу;

2) положення про підрозділи;

3) посадові інструкції виконавців;

4) робочі інструкції виконавців.

Запитання і завдання для обговорення та самоперевірки:

► Що розуміють під методологією опису бізнес-процесів

► Визначте поняття методу моделювання процесів.

► Постановка мети опису бізнес-процесів

► Які кроки вибору методології опису бізнес-процесів організації


Приклади схем бізнес-процесів

Схема бізнес-процесу

PAGE  4


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

69218. Статистика основных фондов 28 KB
  ОПФ это здания сооружения передаточные устройства машины и оборудование транспортные средства производственный инвентарь и принадлежности хозяйственный инвентарь рабочий и продуктивный скот многолетние сады и насаждения капитальные затраты по улучшению земель...
69219. Статистичні показники 158 KB
  Статистичний показник це кількісна характеристика соціальноекономічних явищ та процесів в умовах якісного визначення тобто це міра якісного і кількісного відображення певної властивості соціальноекономічного явища чи процесу.
69220. Статистика продукції 138.5 KB
  Промислова продукція - це прямий корисний результат промислово-виробничої діяльності підприємства (фірми), виражений у формі продуктів або виробничих послуг. Отже, звідси: продукція є результатом діяльності підприємства, тому сировина та матеріали, що ще не вступили у виробництво...
69221. Статистичне спостереження, його суть, форми та помилки 112 KB
  Форми статистичного спостереження його види та способи проведення. Програмно методологічні та організаційні питання статичного спостереження. Помилки статистичного спостереження та заходи щодо їх усунення.
69222. Вибірковий метод 437 KB
  Причини і умови застосування та організації вибіркового спостереження. Так для визначення втрат при збиранні урожаю суцільне спостереження потребує значних затрат часу та коштів а при перевірці якості продукції наприклад жирності молока схожості зерна його не можна провести...
69223. Статистичні методи вивчення взаємозв’язків 398.5 KB
  Кореляційно-регресійний аналіз звязку його завдання і основні етапи. Оцінка щільності та істотності кореляційного звязку. При функціональному звязку кожному можливому значенню факторної ознаки відповідає чітко визначене значення результативної ознаки тобто...
69224. Статистичне вивчення динаміки соціально-економічних явищ 507.5 KB
  Для будь-якого динамічного ряду характерні перелік хронологічних дат моментів або інтервалів часу і конкретні значення відповідних статистичних показників які називають рівнями ряду. Приймаючи будь-який інтервал за одиницю послідовність рівнів можна записати так: де число рівнів довжина динамічного ряду.
69225. Предмет, метод та завдання статистики 187.5 KB
  Статистика - самостійна суспільна наука, яка має свій предмет и метод дослідження. Виникла вона з практичної необхідності суспільного життя. Уже в давньому світі з’явилась необхідність підраховувати чисельність жителів держави; рахувати людей, пригодних до військової справи...
69226. Графічний метод зображення статистичних даних 334.5 KB
  Вимоги до статистичного графіка та його основні елементи. Слід нагадати що побудова графіка виправдана якщо він дає будьякі переваги порівняно з цифрами які зведені в ряди або таблиці. Основні елементи графіка.