32650

Контроль и регулирование хода выполнения проекта

Доклад

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Контроль и регулирование хода выполнения проекта. Контроль Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта. Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями. Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом между элементами подсистемами которой имеются...

Русский

2013-09-05

37 KB

115 чел.

27.Контроль и регулирование хода выполнения проекта.

Контроль

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде.

Тем не менее все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ и т. д.

Требования к системе контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для создания эффективной системы контроля необходимы:

  •  тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;
  •  точная оценка времени, ресурсов и затрат;
  •  учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе;
  •  периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы;
  •  многократное, периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.

Принципы построения эффективной системы контроля применяются для эффективного управления в рамках оперативного цикла проекта, который требует проектирования, разработки и внедрения хорошо организованной системы контроля, необходимой для достижения непосредственной обратной связи. Посредством этой связи фактическое использование ресурсов может сравниваться с плановыми работами, установленными на стадии планирования. Существует несколько основных принципов построения эффективной системы контроля.

Наличие конкретных планов. Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.

Наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Для обеспечения этого должны быть четко определены и достаточно просты процедуры подготовки и получения отчетов, а также определены для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями для анализа являются время и стоимость. Для анализа тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта необходимо использовать специальные отчеты. Прогноз, например, может показать увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.

Наличие эффективной системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. Однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланирование требует проведения анализа «что, если», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от планируемых действий. От менеджера зависит также убеждение и мотивация команды проекта в необходимости тех или иных действий.

Основные методы анализа состояния работ, используемые менеджером, предусматривают сбор фактических данных о достигнутых результатах и оценку фактических затрат, оценку оставшегося объема работ, анализ фактической выработки на текущую дату.

Руководство должно установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на затраты по оставшемуся объему работ. Другими словами, руководство должно организовать процессы контроля проекта.

Процессы контроля проекта подразделяются на основные и вспомогательные (рис. 15.1.3):

  •  общий контроль изменений — координация изменений по проекту в целом;
  •  ведение отчетности по проекту — сбор и передача отчетной информации о ходе реализации проекта, включая отчеты о выполненных работах, о выполнении плановых показателей, прогноз с учетом имеющихся результатов;
  •  контроль изменений содержания — контроль за изменениями содержания проекта;
  •  контроль расписания — контроль за изменениями в расписании проекта;
  •  контроль затрат — контроль затрат по работам и изменений бюджета проекта (гл. 14);
  •  контроль качества — отслеживание конкретных результатов проекта для определения их соответствия установленным стандартам и принятие необходимых мер по устранению причин, приводящих к нарушению качества;
  •  контроль риска — реагирование на изменение уровня риска в ходе реализации проекта.

Процессы контроля проекта тесно взаимосвязаны и могут быть представлены при необходимости как один интегрированный процесс, состоящий из выбранных процессов. Например, совместная реализация процессов ведения отчетности, контроля изменений содержания, контроля расписания и контроля затрат может быть представлена в виде трехэтапного процесса отслеживания фактического состояния работ, анализа результатов и измерения прогресса и проведения корректирующих действий для достижения целей проекта (рис. 15.1.4):

  •  отслеживание: сбор и документирование фактических данных; определение в официальных и неофициальных отчетах степени соответствия фактического выполнения запланированным показателям;
  •  анализ: оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполнения плана;
  •  корректировка: планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом, минимизацию неблагоприятных отклонений или получения преимуществ от возникновения благоприятных отклонений.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

79557. Социально-экономическое развитие СССР в середине 60-х - середине 80-х годов. Достижения и проблемы 25.38 KB
  Социальноэкономическое развитие СССР. он занимал еще один пост Председателя Президиума Верховного Совета СССР. проводившаяся под руководством Председателя Совета Министров СССР А.
79558. Советский Союз в годы перестройки. Распад СССР и его последствия 24.41 KB
  Распад СССР и его последствия. Перестройка общее название нового курса советского партийного руководства совокупности политических и экономических перемен происходивших в СССР с 1987 по 1991 годы. Этот период характеризовался признанием некоторых недостатков существовавшей политикоэкономической системы СССР и попытками исправить их несколькими крупными компаниями административного характера лозунг и политический курс генерального секретаря КПСС Михаила Горбачёва провозглашённый 20 апреля 1985 на апрельском пленуме ЦК КПСС одно из...
79559. Государственно-политическое развитие после распада СССР (конец 20 века - начало 21 века). 21.38 KB
  Первым президентом России был избран в 1991 г. Ельцин вицепрезидентом А. началась борьба за власть и изменение Конституции между президентом Ельциным и Верховным Советом кончившаяся незаконным роспуском последнего 21 сентября 1993 г.
79560. Глобальные проблемы человечества и роль России в их решении 21.17 KB
  Понятие глобальные проблемы появилось в международном лексиконе в последней трети XX в. Благодаря обмену информацией общению на международных конференциях и в международных организациях постепенно пришло понимание того что многие проблемы являются действительно глобальными. Проблемы межнациональных отношений Россия является крупнейшей ядерной державой с огромным промышленным научнотехническим интеллектуальным и культурным потенциалом.
79561. История в системе социально-гуманитарных наук. Предмет, принципы изучения и значение истории 20.8 KB
  Предмет принципы изучения и значение истории. Место истории в системе наук. История России – неотъемлемая часть всемирной истории: общее и особенное в историческом развитии. Основные принципы изучения истории: Принцип дополнительности Нильс Бор: ни одна концепция не может описать объект столь исчерпывающим образом чтобы полностью исключить возможность других подходов.
79562. Сущность, формы, функции исторического знания. Методы и источники изучения истории 22.6 KB
  Сущность История рассматривается с одной стороны как процесс развития природы и человечества а с другой как система наук изучающих прошлое и настоящее природы и общества. История выполняет несколько социально значимых функций: познавательная и интеллектуально-развивающая функция исходит из познания исторического процесса. Сущность её в том что история как наука выявляя на основе...
79563. Становление и развитие историографии как научной дисциплины. Этапы развития исторической науки 21.47 KB
  Историография в узком смысле слова это совокупность исследований в области истории посвящённых определённой теме или исторической эпохе например историография эпохи Крестовых походов или совокупность исторических работ обладающих внутренним единством в идеологическом языковом или национальном отношении например марксистская англоязычная или французская историография. В более широком смысле слова историография это вспомогательная историческая дисциплина изучающая историю исторической науки. Историография проверяет насколько...
79564. Россия в мировом человеческом сообществе. Факторы самобытности Русской истории 20.08 KB
  Факторы самобытности Русской истории. В отечественной и мировой историографии существуют три основные точки зрения на проблему особенностей русской истории. Сторонники первой из них придерживающиеся концепции однолинейности мировой истории считают что те или иные особенности российской истории проявляются как отсталость России и русских.Историкипрофессионалы придерживаются термина отсталости России Сторонники второго подхода к изучению русской истории исходят из концепции многолинейности исторического развития.
79565. Специфика цивилизаций Древнего Востока и Античности 20.74 KB
  Постижение высшего сакрального смысла а не реализация конкретных целей главная ценность бытия народов Востока. Общества Востока построены на принципах коллективизма.