32650

Контроль и регулирование хода выполнения проекта

Доклад

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Контроль и регулирование хода выполнения проекта. Контроль Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта. Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями. Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом между элементами подсистемами которой имеются...

Русский

2013-09-05

37 KB

113 чел.

27.Контроль и регулирование хода выполнения проекта.

Контроль

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде.

Тем не менее все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ и т. д.

Требования к системе контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для создания эффективной системы контроля необходимы:

  •  тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;
  •  точная оценка времени, ресурсов и затрат;
  •  учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе;
  •  периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы;
  •  многократное, периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.

Принципы построения эффективной системы контроля применяются для эффективного управления в рамках оперативного цикла проекта, который требует проектирования, разработки и внедрения хорошо организованной системы контроля, необходимой для достижения непосредственной обратной связи. Посредством этой связи фактическое использование ресурсов может сравниваться с плановыми работами, установленными на стадии планирования. Существует несколько основных принципов построения эффективной системы контроля.

Наличие конкретных планов. Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.

Наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Для обеспечения этого должны быть четко определены и достаточно просты процедуры подготовки и получения отчетов, а также определены для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями для анализа являются время и стоимость. Для анализа тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта необходимо использовать специальные отчеты. Прогноз, например, может показать увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.

Наличие эффективной системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. Однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланирование требует проведения анализа «что, если», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от планируемых действий. От менеджера зависит также убеждение и мотивация команды проекта в необходимости тех или иных действий.

Основные методы анализа состояния работ, используемые менеджером, предусматривают сбор фактических данных о достигнутых результатах и оценку фактических затрат, оценку оставшегося объема работ, анализ фактической выработки на текущую дату.

Руководство должно установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на затраты по оставшемуся объему работ. Другими словами, руководство должно организовать процессы контроля проекта.

Процессы контроля проекта подразделяются на основные и вспомогательные (рис. 15.1.3):

  •  общий контроль изменений — координация изменений по проекту в целом;
  •  ведение отчетности по проекту — сбор и передача отчетной информации о ходе реализации проекта, включая отчеты о выполненных работах, о выполнении плановых показателей, прогноз с учетом имеющихся результатов;
  •  контроль изменений содержания — контроль за изменениями содержания проекта;
  •  контроль расписания — контроль за изменениями в расписании проекта;
  •  контроль затрат — контроль затрат по работам и изменений бюджета проекта (гл. 14);
  •  контроль качества — отслеживание конкретных результатов проекта для определения их соответствия установленным стандартам и принятие необходимых мер по устранению причин, приводящих к нарушению качества;
  •  контроль риска — реагирование на изменение уровня риска в ходе реализации проекта.

Процессы контроля проекта тесно взаимосвязаны и могут быть представлены при необходимости как один интегрированный процесс, состоящий из выбранных процессов. Например, совместная реализация процессов ведения отчетности, контроля изменений содержания, контроля расписания и контроля затрат может быть представлена в виде трехэтапного процесса отслеживания фактического состояния работ, анализа результатов и измерения прогресса и проведения корректирующих действий для достижения целей проекта (рис. 15.1.4):

  •  отслеживание: сбор и документирование фактических данных; определение в официальных и неофициальных отчетах степени соответствия фактического выполнения запланированным показателям;
  •  анализ: оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполнения плана;
  •  корректировка: планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом, минимизацию неблагоприятных отклонений или получения преимуществ от возникновения благоприятных отклонений.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

80653. Организационные формы управления предприятием в международном менеджменте 129.5 KB
  Понятие организационной структуры управления ее элементы. Принципы проектирования организационных структур управления. Требования к структуре управления.
80654. Кросс – культурные проблемы международного менеджмента 29 KB
  Некоторые результативные критерии культуры: длина иерархической лестницы – восприятие равенства между людьми в обществе в организации изображение состояния неопределенности – отношение людей к своему будущему к попыткам взять судьбу в свои руки индивидуализм – желание людей действовать независимо маскулинизм – манера поведения и предпочтение мужских и женских ценностей в обществе. Отношение к собеседнику. В международном менеджменте имеют непосредственное значение 3 элемента: Отношение ко времени ; Отношение к достижениям;...
80655. Формирование команды в международной корпорации 31.5 KB
  Хорошо проявляется в критических ситуациях в которых не теряется а быстро ориентируется и принимает грамотные здравые решения. Доводчик решения Это человек у которого внутренняя тревога за дело занимает все его мысли; и его беспокоит все что может получиться не правильно. Оформитель решения Это лидер в выполнении конкретных задач. Он дает много оригинальных мыслей идей и постоянно ищет нестандартные решения для возникающих проблем но при этом детали решения его не интересуют.
80656. Проблемы и эффективность международного менеджмента 27 KB
  По мере роста уровня деловой активности компания открывает торговые представительства в стране где ведется большая часть операций или в том регионе мирав который экспортирует продукцию. Факт производства своей прдукции в целевой стране США не имеет производственных мощностей по производству автомобилей в Японии а Япония создала в США производственные мощности по производствупродажеи ремонту своих автомобилей. Политические условия в стране диктатура демократия. Если страна слишком националистическая она может не желать закупки...
80657. Конкурентоспособность глобальных предприятий в международном менеджменте 31 KB
  Послепродажное обслуживание Снижение сложности предлагаемых услуг Единые нормы качества Эффективность учебного процесса Пути достижения глобальной конкурентоспособности базируются на следующих четырех компонентах : Компоненты глобальной конкурентоспособности предприятия...
80658. Время как фактор стратегии конкуренции 41.5 KB
  Соблюдение этого принципа позволяет предвидеть такие явления как: Быстрые изменения на рынках сбыта Уменьшение жизненного цикла товара Общее увеличение сроков разработки новой продукции Расширение ассортимента Сокращение сроков поставки Повышение требований к договорам Ужесточение конкуренции Перенасыщение рынков Решение этих вопросов зависит от фактора времени что означает: В отношении внешней среды – точное соблюдение сроков договоров более быстрое удовлетворение традиционных потребностей клиентов их специальных запросов ...
80659. Существует только один способ ничего не делать и множество способов сделать что-нибудь 697.5 KB
  Приоритет экономических методов в рыночных условиях объясняется тем, что отношения управления определяются в первую очередь экономическими отношениями и в конечном итоге сводятся к управлению интересами через интересы и посредством интересов. Отличительная черта современного этапа развития экономических методов менеджмента — их направленность на поощрение деятельности предприятия в зависимости от его эффективности, экономии ресурсов.
80660. Организационные формы управления предприятием в рыночной экономике 130 KB
  Понятие организационной структуры управления ее элементы. Принципы проектирования организационных структур управления. Требования к структуре управления.
80661. Технология принятия решений в менеджменте 93.5 KB
  Всеобщий закон менеджмента Сущность управленческих решений их характеристика. Виды управленческих решений. Алгоритм принятия и реализации управленческих решений.