32650

Контроль и регулирование хода выполнения проекта

Доклад

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Контроль и регулирование хода выполнения проекта. Контроль Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта. Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями. Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом между элементами подсистемами которой имеются...

Русский

2013-09-05

37 KB

115 чел.

27.Контроль и регулирование хода выполнения проекта.

Контроль

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Содержание контроля проекта состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде.

Тем не менее все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ и т. д.

Требования к системе контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для создания эффективной системы контроля необходимы:

  •  тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;
  •  точная оценка времени, ресурсов и затрат;
  •  учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе;
  •  периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы;
  •  многократное, периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.

Принципы построения эффективной системы контроля применяются для эффективного управления в рамках оперативного цикла проекта, который требует проектирования, разработки и внедрения хорошо организованной системы контроля, необходимой для достижения непосредственной обратной связи. Посредством этой связи фактическое использование ресурсов может сравниваться с плановыми работами, установленными на стадии планирования. Существует несколько основных принципов построения эффективной системы контроля.

Наличие конкретных планов. Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.

Наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Для обеспечения этого должны быть четко определены и достаточно просты процедуры подготовки и получения отчетов, а также определены для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями для анализа являются время и стоимость. Для анализа тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта необходимо использовать специальные отчеты. Прогноз, например, может показать увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.

Наличие эффективной системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. Однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланирование требует проведения анализа «что, если», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от планируемых действий. От менеджера зависит также убеждение и мотивация команды проекта в необходимости тех или иных действий.

Основные методы анализа состояния работ, используемые менеджером, предусматривают сбор фактических данных о достигнутых результатах и оценку фактических затрат, оценку оставшегося объема работ, анализ фактической выработки на текущую дату.

Руководство должно установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на затраты по оставшемуся объему работ. Другими словами, руководство должно организовать процессы контроля проекта.

Процессы контроля проекта подразделяются на основные и вспомогательные (рис. 15.1.3):

  •  общий контроль изменений — координация изменений по проекту в целом;
  •  ведение отчетности по проекту — сбор и передача отчетной информации о ходе реализации проекта, включая отчеты о выполненных работах, о выполнении плановых показателей, прогноз с учетом имеющихся результатов;
  •  контроль изменений содержания — контроль за изменениями содержания проекта;
  •  контроль расписания — контроль за изменениями в расписании проекта;
  •  контроль затрат — контроль затрат по работам и изменений бюджета проекта (гл. 14);
  •  контроль качества — отслеживание конкретных результатов проекта для определения их соответствия установленным стандартам и принятие необходимых мер по устранению причин, приводящих к нарушению качества;
  •  контроль риска — реагирование на изменение уровня риска в ходе реализации проекта.

Процессы контроля проекта тесно взаимосвязаны и могут быть представлены при необходимости как один интегрированный процесс, состоящий из выбранных процессов. Например, совместная реализация процессов ведения отчетности, контроля изменений содержания, контроля расписания и контроля затрат может быть представлена в виде трехэтапного процесса отслеживания фактического состояния работ, анализа результатов и измерения прогресса и проведения корректирующих действий для достижения целей проекта (рис. 15.1.4):

  •  отслеживание: сбор и документирование фактических данных; определение в официальных и неофициальных отчетах степени соответствия фактического выполнения запланированным показателям;
  •  анализ: оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполнения плана;
  •  корректировка: планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом, минимизацию неблагоприятных отклонений или получения преимуществ от возникновения благоприятных отклонений.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

863. Самоорганизация в живой и неживой природе 136.5 KB
  Порядок и беспорядок в природе. Особенности эволюционных процессов. Синергетический подход в естествознании. Общие свойства систем, способных к самоорганизации. Качественное описание процесса самоорганизации. Синергетика и самоорганизация.
864. Виды производства молока 33.5 KB
  Промышленность выпускает большой разнообразный ассортимент молочных продуктов. Блочное молоко долго хранится и применяется для изготовления шоколада и шоколадных конфет.
865. Полномочия Верховной Рады Украины 37 KB
  Назначение очередных и внеочередных выборов в органов местного самоуправления. Предоставление согласия на назначение Президентом Украины на должность Генерального прокурора Украины; высказывание недоверия Генеральному прокурору Украины, которая имеет следствием его отставку из должности.
866. Организация и планирование производства. Управление дистанцией сигнализации и связи 782.5 KB
  Расчет технического штата для обслуживания устройств СЦБ и связи. Поездная и станционная радио и громко говорящая связь. Расчет эксплуатационного штата телеграфно-телефонной станции. Расчет штата производственной базы дистанции. Четырех недельный план-график технического обслуживания устройств СЦБ чётной сортировочной горки ГАЦ.
867. Алгоритм его свойства. Знакомство с программной средой Турбо Паскаль. 178.5 KB
  Ввести понятие алгоритма, блок - схемы, рассмотреть свойства и типы алгоритма. Формировать умения составлять алгоритм, используя его свойства, блок-схемы. Ознакомить с разновидностями блок-схемами. Познакомить с программной средой Турбо Паскалем.
868. Финансово-бюджетное и денежно-кредитное регулирование экономики 166.5 KB
  Финансовая политика государства и его особенности в период становления рыночных отношений. Государственный бюджет как инструмент регулирования экономики. Налоговое регулирование экономики. Финансирование дефицита государственного бюджета.
869. Корреляционно-регрессионный анализ методик лечения больных 224 KB
  Коэффициент Корреляции Кендалла. Выявление статистической связи. Коэффициент корреляции Пирсона. Статистическая взаимосвязь двух или нескольких случайных величин. Суммарное число наблюдений, следующих за текущими наблюдениями с большим значением рангов.
870. Биологическое оружие 186 KB
  Начало применения биологического оружия. При наиболее распространенных формах заболеваниях, смерть наступает в 30 процентах случаев.Заражение сибирской язвой происходит через контакт кожи со спорами.
871. Административное право 382.49 KB
  Административно-правовые гарантии реализации прав граждан. Основы административно-правового статуса предприятий и учреждений. Ознакомление студентов с основными понятиями и категориями административного права. Исполнительно-распорядительная деятельность. Приостановление действия (исполнения) акта управления.