33557

Управленческие коммуникации

Доклад

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Коммуникации – обмен информации на основе которого руководитель получает сведения необходимые для принятия эффективных управленческих решений и доводит принятые решения до работников организации. Основная часть формальной информации в организации передается в рамках вертикальных коммуникаций которые могут осуществляться по нисходящей линии т. В процессе нисходящих коммуникаций обычно сообщается о: ► целях и стратегии организации ►текущих задачах ►изменении приоритетов в конкретных заданиях ►рекомендуемых в процедурах и правилах....

Русский

2013-09-06

44.5 KB

36 чел.

5. Управленческие коммуникации.

Восходящие, нисходящие и горизонтальные коммуникации. Информационный обмен с внешней средой. Неформальные коммуникации. Базовые элементы коммуникационного процесса. Обратная связь и помехи. Факторы, снижающие эффективность межличностных и внутриорганизационных коммуникаций.

Восходящие, нисходящие и горизонтальные коммуникации.

 Коммуникации – обмен информации, на основе которого руководитель получает сведения, необходимые для принятия эффективных управленческих решений и доводит принятые решения до работников организации.

Основная часть формальной информации в организации передается в рамках вертикальных коммуникаций, которые могут осуществляться по нисходящей линии, т.е. с высших уровней управления на низшие и по восходящей линии с низших уровней на высшие.

В процессе восходящих коммуникаций в своих сообщениях работники :  

►Информируют руководство о возникших производственных проблемах

►Отчитываются о выполнении заданий

►Выдвигают предложения по совершенствованию операций

►Сообщают статистические данные

►Подают жалобы.

Обмен информацией по восходящей линии обычно происходит в форме отчета, предложения, сообщения о текущих проблемах и объяснительных записок, предложений.

В процессе нисходящих коммуникаций, обычно сообщается о:

► целях и стратегии организации,

►текущих задачах,

►изменении приоритетов в конкретных заданиях,

►рекомендуемых в процедурах и правилах.

►должностных требованиях

►корпоративных мероприятиях

►критериях эффективности работы

  В организациях существует также горизонтальные коммуникации, в рамках которых осуществляется обмен информацией между равными по уровню подразделениями и сотрудниками организации, необходимыми для координации работ и оказания консультативной помощи.

Горизонтальные коммуникации необходимы для:

►Быстрого решения неожиданных проблем

►Координации действий

►Оказания консультативной помощи

Неформальные коммуникации.

Информация о положении дел в организации распространяется и по неформальным каналам. Как правило, в организациях существует 2 вида неформальных коммуникационных каналов:

►"Канал слухов".

► «Выходы в народ".

Информационный обмен с внешней средой.

Кроме  внутриорганизационных и межличностных коммуникаций организация осуществляет информационный обмен с внешней средой. Организации  должны приспосабливаться к внешней среде, чтобы выжить и сохранить свою эффективность. Организация должна знать состояние и тенденции развития факторов внешней среды. Существует  2 базовые стратегии работы во внешней среде:

  1.  Адаптация организации к изменениям.

Осуществляется путем создания подразделений, координирующих взаимодействие организации с ключевыми элементами внешней среды, повышением гибкости организации и более тщательным планированием. Подразделения, координирующие взаимодействие организации с внешней средой, занимаются поиском и обработкой информации по происходящим изменениям за пределами организации и представляет интересы организации во внешней среде.

  1.  Влияние на внешнюю среду с целью сделать ее более благоприятной для функционирования организации. Заключается в пассивном воздействии на ее факторы. Основными способами такого воздействия является реклама, связи с общественностью, политическая деятельность, членство в ассоциациях. Реклама позволяет снизить неопределенность внешней среды путем создания у потребителей благоприятного мнения по производимым организацией товаров и услуг.

Базовые элементы коммуникационного процесса.

В процессе обмена информацией, можно выделить 4 базовых элемента:

  1.  Отправитель (лицо, передающее собственные идеи или собранную информацию);
  2.  Сообщение (собственно информация, закодированная в виде символов);
  3.  Канал (средство передачи информации);
  4.  Получатель (лицо, которое декодирует кодовые знаки сообщения и интерпретирует их).

Информационный обмен состоит их нескольких взаимосвязанных этапов, на каждом из которых смысл информации может быть искажен или полностью утрачен:

  1.  Зарождение идеи (обмен информацией начинается с мыслительного процесса, в результате которого, отправитель решает какую значимую информацию следует сделать предметом обмена)
  2.  Кодирование (прежде чем передать информацию, отправитель должен закодировать ее с помощью символов, используя для этого графику, слова, интонацию и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение).

Выбор канала (отправитель  должен выбрать канал, совместимый с типом символов использованных для кодирования. Например: телефон, курьерскую связь, электронную почту, радиосвязь, видео конференцию или личную беседу).

  1.  Передача (происходит физическая передача сообщения, которую часто ошибочно принимают за сам процесс коммуникации, хотя это всего лишь один из его этапов).
  2.  Декодирование (перевод кодовых знаков отправителя в мысль получателя).

Обратная связь и помехи.

Наличие обратной связи подразумевает реагирование получателя на переданную ему информацию ответным сообщением. Первоначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего оклика, к первоначальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

 Двусторонний обмен информацией, хотя и протекает медленнее по сравнению с односторонним, но зато более точен, поскольку первоначальный отправитель понимает насколько правильно было интерпретировано его сообщение.

Наличие обратной связи позволяет также обеим сторонам подавлять шумы (помехи). Шумом называют любое воздействие, искажающее смысл передаваемой информации. Например: источниками шума могут быть: лингвистические особенности использования лингвистического языка (в вербальном или невербальном оформлении), различия в восприятии, различия в использовании кодовых знаков и т.д.   Высокий уровень шума приводит к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена.

Факторы, снижающие эффективность межличностных коммуникаций.

►Особенности восприятия;

Люди могут интерпретировать одну и туже информацию по-разному, в зависимости от жизненного опыта.

 ►Особенности использования и интерпретации слов (семантические барьеры)

Семантика изучает способы использования слов и значения, передаваемые словами.

Поскольку слова могут иметь разное значение для разных людей, то информация, закодированная отправителем, необязательно будет интерпретирована и понята таким же образом получателем.

►Невербальные барьеры;

В невербальной коммуникации используются любые символы за исключением слов.   Примерами невербальной коммуникации являются: обмен взглядами, улыбка, гримаса неодобрения, поднятые от недоумения брови, заинтересованный или застывший взгляд, прикосновение, вялая поза и т.д.

►Неудовлетворительная обратная связь;

Качественная обратная связь очень важна, поскольку она дает возможность установить действительно ли сообщение, принятое получателем истолковано в том смысле, который первоначально предал ему отправитель.

►Неумение слушать.

Умение слушать требует от человека внимания, опыта и затрат умственной энергии.

Правила эффективного слушания:

  1.  Перестаньте говорить. Невозможно слушать разговаривая;
  2.  Помогите говорящему раскрепоститься;
  3.  Создайте у собеседника ощущение разрешающей атмосферы;
  4.  Продемонстрируйте говорящему, что вы готовы слушать.
  5.  Сопереживайте говорящему;
  6.  Проявляйте терпение.
  7.  Сдерживайте отрицательные эмоции.
  8.  Не спорьте и не критикуйте говорящего.
  9.  Задавайте вопросы.

Факторы, снижающие эффективность внутриорганизационных коммуникаций

► Искажение сообщений;

Когда информация движется в организации вверх или вниз, смысл сообщений практически всегда искажается. Такое искажение обусловлено рядом причин:

1.Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений межличностных контактов.2.Сообщения могут искажаться преднамеренно, когда какой-то руководитель с ними не согласен.

►Информационные перегрузки;

Руководитель, перерабатывающий поступающую информацию и вынужденный поддерживать информационный обмен, как правило, не в состоянии реагировать на всю поступающую к нему  информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему более важной, однако понимание руководителем степени важности той или иной информации может отличатся от понимания таковой другими работниками организации.

►Неудовлетворительная структура организации и конфликты между подразделениями.

В организации с большим количеством уровней управления растет вероятность информационных искажений. Поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать информацию. Кроме того, проблемы при обмене информацией могут возникать из-за конфликтов между различными группами или подразделениями организации.

PAGE  3


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

74492. РУКОВОДСТВО И ЛИДЕРСТВО 113 KB
  В первом случае руководитель отождествляя себя с более крупными группами организации нежели с группой подчиненных может считать что эмоциональная привязанность к рабочей группе может стать тормозом на его пути. Однако недостатков больше чем достоинств: высокая вероятность ошибочных решений; подавление инициативы творчества подчиненных замедление нововведений застой пассивность сотрудников; неудовлетворенность людей своей работой своим положением в коллективе; неблагоприятный психологический климат подхалимы козлы отпущения...
74493. ТЕХНИКА И ТАКТИКА АРГУМЕНТИРОВАНИЯ 82 KB
  Правило №1 правило Гомера Очередность приводимых аргументов влияет на их убедительность. Как видно из примера причина неудачи в том что просительница нарушила правило Гомера. Правило №2 правило Сократа Для получения положительного решения по очень важному для вас вопросу поставьте его на третье место предпослав ему два коротких простых для собеседника вопроса на которые он без затруднения скажет вам да. Правило №3 правило Паскаля Не загоняйте собеседника в угол.
74494. СПОР, ДИСКУССИЯ, ПОЛЕМИКА. ПРОИСХОЖДЕНИЕ И ПСИХОРЛОГИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ 100.5 KB
  Знать правила спора надо не только для того чтобы вести его самому. Вникнуть в суть обсуждаемых ими проблем разобраться в доводах за и против поможет знание психологических особенностей спора. Что же такое спор Какова его сущность с какими видами споров нам приходится иметь дело Понятие спора. Вовторых осуществив процесс спора стороны приходят к более глубокому уяснению позиции как своей собственной так и позиции своего оппонента.
74495. Имидж делового человека 422 KB
  Нет ничего приятнее чем видеть как люди становятся красивыми стильными и уверенными в себе как происходят положительные перемены в их личной жизни и карьере. К сожалению часто бывает так: отработан какойто стереотип приобретены и усвоены определённые формы поведения стиль одежды манера общения и человек не задумываясь переносит этот стереотип в другие обстоятельства. Стиль одежды Стили составляют основу знаний о моде. Правда сегодня в чистом виде каждый стиль встречается не так часто.
74496. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 80 KB
  Иерархия памяти ПК Память ПК – это совокупность отдельных устройств которые запоминают хранят и выдают информацию. Отдельные устройства памяти называются запоминающими устройствами ЗУ. Общее название указанных процедур носит название обращение к памяти. Основные характеристики памяти – это емкость и быстродействие время обращение к памяти.
74497. Классификация электронных вычислительных машин. Принципы строения и функционирования ЭВМ Джона фон Неймана 122.5 KB
  Классификация электронных вычислительных машин Электронные вычислительные машины ЭВМ в настоящее время более применимый термин компьютеры являются основным элементом информационной системы. В общем случае ЭВМ можно классифицировать по ряду признаков. По принципу действия ЭВМ делятся на три больших класса в зависимости от формы представления информации с которой они работают: АВМ – аналоговые вычислительные машины непрерывного действия работают с информацией представленной в непрерывной аналоговой форме то есть в виде...
74498. Компьютерные информационные технологии (КИТ) 126.5 KB
  Информационно телекоммуникационный рынок По принятой в настоящее время в мире терминологии рынок компьютерных технологий носит название ИКТ рынок – информационно телекоммуникационный рынок. ИКТ – рынок в свою очередь делится: рынок информационных технологий ИТ рынок телекоммуникационный рынок ТЛК рынок ИТ рынок включает следующие сегменты: компьютерное и аппаратное обеспечение офисное аппаратное обеспечение программное обеспечение и услуги по их обслуживанию. ТКЛ рынок включает услуги предоставления связи...
74499. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ. ПОНЯТИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЙЦИИ 92 KB
  К ЭИ относятся сведения которые циркулируют в экономической системе о процессах производства материальных ресурсах процессах управления производством финансовых процессах а также сведения экономического характера которыми обмениваются между собой различные системы управления. Уточним понятие экономической информации на примере системы управления промышленным предприятием. Структура системы управления Система управления предприятием должна обеспечить требуемое состояние производства Zt план выпуска продукции используя вход X t...
74500. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 112 KB
  Примерами ОС являются MS DOS практически не используется OS 2 семейство Unix семейство Windows. Операционные системы можно классифицировать по различным признакам: По числу параллельно решаемых на компьютере задач ОС разделяют: однозадачные например MS DOS; многозадачные OS 2 UNIX Windows Linux...