35225

MS Access. Створення бази даних у вигляді декількох таблиць

Практическая работа

Информатика, кибернетика и программирование

Створення бази даних у вигляді декількох таблиць. План Основні поняття про бази даних. Задача Успішність Створити базу даних з трьох таблиць: Оцінки рис. Основні поняття про бази даних.

Украинкский

2013-09-09

168 KB

22 чел.

Практична робота № 7

Тема: MS Access. Створення бази даних у вигляді декількох таблиць.

Мета: Уміти створювати структуру таблиці, модифікувати її, вводити дані в таблицю.

План

  1.  Основні поняття про бази даних.
  2.  Типи і властивості полів.
  3.  Створення таблиць в MS Access.

Задача «Успішність»

Створити базу даних з трьох таблиць: Оцінки (рис. 1), Телефони і Адреси з даними для десяти-п'ятнадцяти осіб (учнів, студентів чи співробітників фірми, які атестуються).

Теоретичні відомості

1. Основні поняття про бази даних. База даних (БД) — це значна кількість однорідних, певним чином структурованих даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чи фірми, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку чи облік товарів і матеріалів на складах тощо.

Робота з БД складається з таких етапів:

  1.  створення структури БД;
  2.  введення даних;
  3.  редагування структури і даних;
  4.  відшукання інформації в БД;
  5.  оформлення звітів.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як MS Access, FoxPro, dBase- системи та інші. Їх називають системами керування базами даних (СКБД).

В Access база даних — це файл з розширенням mdb, який містить дані у вигляді декількох таблиць, зазвичай пов'язаних реляційними зв'язками. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, сторінки, що забезпечують веб - доступ до даних; звіти, макроси, модулі, які розглядатимемо далі. Проаналізуємо структуру окремої таблиці (рис. 1). Таблиця складається з рядків і стовпців. Рядки називають записами.

Рис. 1. Зразок розв'язування задачі про успішність.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів.

Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Поле має ім'я, значення, характеризується типом і певними властивостями.

2. Типи і властивості полів. Нижче наведено приклади типів, назв і значень полів, які можуть траплятися в різних задачах.

Назва поля

Тип поля

Значення поля

Номер

Лічильник/Числовий

7

Прізвище

Текстовий

Боженко

Телефон

Текстовий/Числовий

2972216

Дата народження

Дата

24.12.75

Меморандум

MEMO

текст про хобі

Оклад

Грошовий

290 грн

Нагороди

Логічний

має або немає

Біографія

Гіперпосилання

текстовий файл

Фотографія

Об'єкт OLE

графічний файл

Посада

Майстер підстановки

інженер

Назви полям дає користувач. Назви типів є стандартні. Значення полів випливають зі змісту конкретної задачі. Розглянемо загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле; довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний, експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку введення, обов'язкове поле, індексоване поле. Наприклад, у випадку оцінок умова на значення поля може бути такою: 2 or 3 or 4 or 5, а повідомлення у випадку помилки під час введення — "Помилка! Таких оцінок немає". Це повідомлення отримуватиме користувач, якщо він введе у таке поле як оцінку число 6 тощо. Індексованість зазначають для тих полів, в яких записи будуть упорядковувати чи відшукувати.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру визначає користувач під час аналізу конкретної задачі.

     3.Створення таблиць в MS Access. Розглянемо, як створити базу даних, що складатиметься з однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми MS Access треба виконати таку послідовність команд: у вікні MS Access 97 увімкнути першу радіокнопку Нова (Blank) база даних => ОК=> Вибрати потрібну папку і надати назву файлові => Створити => В отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку Таблиці => Створити. У MS Access 2003 слід виконати команду створення нової БД в області завдань. Отримаєте головне вікно БД (рис. 2).

Рис. 2. Головне вікно бази даних в MS Access 2003.

Якщо з програмою вже працювали раніше, то послідовність команд інша: Файл => Створити БД => На закладці Загальні вибрати піктограму Нова база даних => ОК і т.д... => Створити

Надалі суттєво не плутати назву файлу БД і назви таблиць які є в БД. Назва файлу, наприклад studenty, відображається у рядку заголовка головного вікна БД (див. рис. 2), а назви таблиць — на закладці Таблиці.

Є декілька способів створення таблиць:

режим таблиці;

конструктор таблиці;

майстер таблиці;

імпорт таблиці.

Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогою конструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці. Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці.

У режимі конструктора користувач задає:

назви полів методом введення назв;

тип даних методом вибору типу із запропонованого списку;

описи полів, які є необов'язковими;

властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей (рис. 3).

Рис. 3. Вікно конструктора таблиці. Тут задають назви, типи, властивості полів, ключове поле.

У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки головні властивості фіксуються автоматично згідно із принципом замовчування.

Структуру будь-коли можна модифікувати (змінити). У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставити => Рядки. Виокремлене поле вилучають командою Редагувати => Вилучити рядки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Телефони тощо.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Закладка Таблиці => Виберіть назву => Відкрити чи двічі клацніть на назві.

Дані у нову таблицю вводять звичайно з клавіатури. Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Клітинки таблиці можна форматувати. Можна керувати відображенням даних у клітинках шляхом підбору потрібного значення властивості формату відповідного поля.

Для прискореного введення у поля даних, що є елементами деякого стандартного списку, наприклад, списку посад, назв міст тощо, у конструкторі таблиці для відповідного поля у типі даних потрібно увімкнути майстра підстановки і створити (ввести) список даних. Цим списком можна користуватися у режимі введення даних у таблицю.

Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат => Заховати стовпець/Показати стовпець.

Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат => Зафіксувати чи вивільняють — Формат => Вивільнити всі стовпці.

Хід роботи

  1.  Запустіть  програму для опрацювання  бази даних  MS Access.

Задайте параметри функціонування програми.

Сервіс => Параметри => закладка Режим таблиці. Виберіть шрифт Arial, розмір 12 п., чорний тощо => Застосувати => ОК.

3. Створіть нову базу даних з іменем файлу — вашим прізвищем: Прізвище1.

Діалогове вікно Access або увімкніть область задач у нових версіях => Нова база даних => OK => Виберіть свою папку і дайте файлові назву Прізвище1.mbd => Створити.

4. Розгляньте головне вікно БД. Які закладки є у ньому? Активізуйте закладку (натисніть кнопку) Таблиці і виконайте команду Створити в режимі конструктора.

У версії 97 у вікні Нова таблиця виберіть режим Конструктор => ОК — відкриється вікно конструктора з назвою Таблиця 1.

5. Утворіть структуру бази даних.

Введіть назви полів і задайте їхні типи: Номер (лічильник або числовий), Прізвище (текстовий), Ім'я (текстовий), Мат (числовий), Інф (числовий), Фіз, Літ, Мова (числовий). Назви типів вводити не потрібно, клацніть у полі типу і користуйтеся списком типів, а також вертикальним прокручуванням робочого поля вікна конструктора, щоб переглянути всю структуру. Поле Прізвище проіндексуйте. Для поля Мат задайте властивості: умову на допустиме значення та повідомлення, яке виводитиметься у разі помилки користувача. Текст повідомлення придумайте самі.

6. Закрийте вікно конструктора таблиці (але не переплутайте з вікном Access) і збережіть структуру таблиці на диску з деякою назвою, наприклад, Оцінки.

Файл => Закрити => Так => Замість назви Таблиця 1 введіть назву Оцінки => ОК. Відмовтеся поки що від ключового поля (натисніть на кнопку НІ).

7. Відкрийте створену таблицю для введення даних.

У головному вікні БД виберіть таблицю Оцінки і натисніть на кнопку Відкрити або двічі клацніть на назві таблиці.

  1.  Уведіть у таблицю дані (15 рядків протягом 10 хв).

Якщо потрібно, зменшить ширину стовпців. Спробуйте у поле Мат ввести неправильне значення оцінки. Закрийте вікно з повідомленням про помилку і введіть правильне значення оцінки.

Заховайте перший стовпець.

Поновіть перший стовпець на екрані.

Вилучіть другий запис з таблиці. 

Доповніть таблицю ще двома записами.

Записи додаються в кінці таблиці.

13. Увімкніть панель інструментів Таблиця, якщо вона вимкнена.

Вигляд => Панелі інструментів => Таблиця.

14. Упорядкуйте  введені  записи  за  зростанням  значень деякого поля.

Виокремте поле, клацнувши на назві, наприклад Прізвище, і натисніть на стандартній панелі на кнопку Впорядкування (Сортування) за зростанням. Зауважимо, що в деяких російськомовних версіях програми впорядкування текстових даних відбувається неправильно.

  1.  Упорядкуйте записи за спаданням значень поля Мат, а потім — за зростанням значень поля Номер.
  2.  Модифікуйте структуру таблиці.

Перейдіть у режим конструктора структури. Для цього натисніть на кнопку Вигляд або виконайте команду Вигляд => Конструктор. Змініть назву першого поля — напишіть її великими буквами: НОМЕР. Зауважимо, що в dBase-системах зміна назви поля веде до втрати даних, а в цій програмі — ні.

  1.  Закрийте свою таблицю, зберігаючи дані на диску.

У тій же базі даних створіть другу таблицю Телефони, яка міститиме номери телефонів тих же студентів.

Структура таблиці має складатися з таких полів: числового (тут не лічильника) поля НОМЕР і текстових полів Прізвище, Ім'я, Місто, Телефон, Типтел (зі значеннями: домашній, мобільний, батьків).

Оскільки перші два поля ті ж самі, що і в таблиці Оцінки, то спочатку в головному вікні БД зробіть копію таблиці Оцінки (Ctrl+C) і вставте її (Ctrl+V).' Дайте копії назву Телефони та виберіть з меню параметр структура і дані. ОК. Вилучіть у конструкторі зайві поля з оцінками і створіть нові. Формат поля Телефон задайте такий: (###) ###-##-##. У конструкторі для типу поля Типтел увімкніть майстра підстановки і задайте режим Буде введено фіксований набір Значень, натискайте на кнопку Далі та введіть один стовпець з трьох значень: домашній, мобільний, батьків. Перейдіть у режим таблиці і заповніть таблицю даними, яких бракує. Під час введення даних стежте за відповідністю між номерами і прізвищами студентів у двох таблицях. Дані у таблицю введіть так, щоб записів, що стосуються одного студента, була різна кількість: 1, 2 або 3, залежно від кількості телефонів. Для цього вставте додаткові записи для студентів, які мають декілька телефонів. Отже, значення даних в полях НОМЕР і Прізвище тут повторюватимуться. Поле Типтел заповнюйте даними, користуючись створеним списком. Упорядкуйте таблицю за зростанням значень у полі НОМЕР або Прізвище. Закрийте таблицю зі збереженням на диску.

19. Створіть третю таблицю з назвою Адреси, яка міститиме адреси тих же осіб.

Структура таблиці повинна складатися з п'яти полів: числового (тут може бути лічильник) НОМЕР, текстових Місто і Вулиця. числових Будинок і Квартира. Заповніть таблицю даними. Якщо студент живе в особняку, то поле Квартира може бути незаповнене. У цьому випадку вважається, що воно має значення Null

20. Закрийте базу даних зі збереженням на диску, а також на дискеті. Закінчіть роботу. Здайте звіти.

Контрольні запитання

  1.  Що таке база даних?
  2.  Яке призначення програми MS Access?
  3.  З яких об'єктів складається файл бази даних?
  4.  Що таке запис?
  5.  Наведіть приклади баз даних.
  6.  Які є способи створення таблиці в базі даних?
  7.  Що таке структура таблиці бази даних?
  8.  Які є властивості полів?
  9.  З яких структурних елементів складається таблиця бази даних?
  10.  Які об'єкти може містити файл бази даних?
  11.  Що таке база даних в MS Access?
  12.  Яке призначення баз даних?
  13.  Що таке поле?
  14.  Наведіть приклад запису.
  15.  Які є типи полів?
  16.  Як створити структуру бази даних?
  17.  Що означає модифікувати структуру бази даних?
  18.  Як ввести дані у базу даних?
  19.  Які закладки (кнопки) має головне вікно бази даних?
  20.  Як сховати чи показати стовпці в таблиці?
  21.  Що таке умова на значення поля?
  22.  Як вставити нове поле в структуру?
  23.  Для чого призначене повідомлення про помилку введення?
  24.  Як упорядкувати записи в таблиці?
  25.  Яке призначення конструктора таблиці?
  26.  Як вилучити поле зі структури таблиці?
  27.  Як ввести в таблицю новий запис?
  28.  Які види сортування вам відомі?
  29.  Як змінити назву поля в таблиці?
  30.  Як збільшити шрифт під час введення даних у БД?
  31.  Наведіть приклади значень числового і грошового полів.
  32.  Яким способом задають тип поля? Які є типи полів?
  33.  Яка відмінність між назвою файлу БД і назвою таблиці в цій БД-
  34.  Що таке майстер підстановки? 
  35.  Яка відмінність між записом і полем?

PAGE  5


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

66810. ПІДВИЩЕННЯ СПОРТИВНОЇ МАЙСТЕРНОСТІ З ОБРАНОГО ВИДУ СПОРТУ 146 KB
  Виконання студентами-заочниками контрольної роботи сприяє поглибленню та закріпленню теоретичних знань з теорії та методики обраного виду спорту. Студенти набувають навичок самостійної роботи з літературою, навчаються порівнювати...
66814. Методи та технології інтерактивного навчання 88.45 KB
  За метою та початковою фазою дуже нагадує попередній варіант групової роботи. Аде після об'єднання в групи й виконання завдання учні не роблять записів на дошці, а передають свій варіант іншим групам. Ті доповнюють його своїми думками, підкреслюють те, Із чим не погоджуються.
66815. Композиция костюма 39.14 MB
  Что такое форма одежды Каково ее назначение в одежде Форма это наружный вид внешнее очертание предметов которое может быть представлено рисунком чертежом или макетом. В швейной промышленности под формой одежды понимают объемно пространственную структуру изделия надетого на человека.
66816. Роман «Красное и Черное» Стендаль 29.65 MB
  Изображены старшие братья Жюльена. Считаю что более верным решением было б изображение отца Сореля ударившего Жюльена в то время когда тот читал книжку. Художник показывает внутреннее состояние Жюльена. Может художник и считал нужным показать сближение госпожи...