359

Информационные базы данных. Порядок определения ключевых полей

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Порядок определения ключевых полей. Одиночная, связанные и подчинённая формы. Создание кнопок, переключателей и выключателей. Создание схемы данных. Размеры величин, представляемых в числовом поле.

Русский

2012-11-17

491 KB

38 чел.

PAGE  2

Министерство образования и науки Российской Федерации

Филиал ФГБОУ ВПО Санкт Петербургский государственный университет

экономики и финансов в г.Великом Новгороде

кафедра Математики и Информатики

Доцент Евстигнеев Ю.Ф.

ИНФОРМАТИКА

Информационные базы данных.

Конспект лекций

Великий Новгород

2012г.


Изложенный здесь материал представляет собой конспект лекций, прочтенных в 2008-2011 г.г. в НФ СПбГУЭФ доцентом кафедры МиИ Евстигнеевым Ю.Ф..

 Материал размножен в печатном виде  для студентов первого курса системы бакалавриат направления "Экономика" Филиала СПбГУЭФ в г.В.Новгороде, в учебном плане которых не предусмотрены часы для лекционных занятий.

 Материал изложен достаточно последовательно, корректно, кратко с поясняющими примерами, что обеспечивает достаточно эффективное освоение данного раздела дисциплины «Информатика».

 В дополнение к данному материалу изданы  методические указания с заданиями для практических занятий.

 Последовательность представленных заданий соответствует лекционному материалу, что позволяет при их совместном использовании достаточно быстро освоить данный материал учебной программы.

 Лекционный материал позволит усвоить основные принципы построения баз данных, а  практическое исполнение заданий - приобрести практические навыки их использования.

 Поскольку базы данных являются основным ядром любой информационной системы, освоение баз данных позволит студентам легче воспринимать принципы построения и использования Информационных систем.

 Материал  подготовлен доцентом кафедры МиИ Филиала СПбГУЭФ в г.В.Новгороде.


Наша задача:  Освоить принципы построения информационных систем и системный подход к их проектированию.

 В качестве программного продукта, с помощью которого будем реализовать практические примеры информационных систем (сначала на практических занятиях, а затем при написании реферата) будем использовать СУБД Access. Данная СУБД более других адаптированы к возможностям широкого пользователя, т.е. пользователя не имеющего специальной подготовки в области разработки программного обеспечения.

Введение.

Базы данных  (БД) –   это хранилища информации, банки данных.

Информация – это набор сведений о свершившихся событиях, состояниях объектов, значениях величин и т.д.

Более строго:

Информация – это обозначение содержания, полученного  из внешнего мира, в процессе нашего приспособления к нему, и приспособления наших чувств (Wiener Norbert Cybernetiks N.Y.John Wiley&Sons, Inc.,  1948).  – Винер Норберт – основоположник теории информации.

Экономическая информация – это сведения, характеризующие производственные отношения, т.е. сведения о процессах производства, материальных и человеческих ресурсах, финансовых процессах и т.п.

Используя информацию, человек имеет возможность осуществлять эффективное управление процессами, событиями, объектами.

 Достаточно часто используется информация, отдельные порции которой похожи по структуре, но различны по содержанию, например:

  •  Каталог товаров,
  •  Справочник телефонных номеров,
  •  Библиотечный каталог.

 Именно такие, одинаковые по структуре сведения оформляются в виде банков данных.  При общении с банками данных, те. при:

  •  Поиске,
  •  Выборе,
  •  Обработке,
  •  Выводе на твердый носитель,,
  •  Передаче

информации необходима высокая скорость общения. Решение задачи общения с информацией на высокой скорости существенно облегчают вычислительные машины, – компьютеры  с помощью специальных программ, - СУБД (систем управления базами данных).

 СУБД и БД строго говоря отдельные объекты, но широкий пользователь под термином БД понимает их совокупность.

Терминология БД.

Предметная область (ПО)  – часть реального мира подлежащая изучению с целью автоматизации процесса управления ею.

Информационный объект (ИО) – элемент ПО, сведения о котором хранятся в БД (иногда объект именуют сущностью. (не обязательно осязаемый).

Класс объектов – совокупность объектов, обладающиъ одинаковым набором свойств.

Атрибут (реквизит) – информационное отображение некоторого свойства объекта.

Ключевой элемент – это такой атрибут (или группа атрибутов), который позволяет однозначно идентифицировать (выделить, определить) конкретный объект в классе объектов.

Запись – совокупность значений связанных элементов данных, описывающая конкретный объект.

База данных (БД) – унифицированная совокупнсоть данных об объектах и процессах совместно используемая различными задачами в рамках единой информационной системы.

Информационная система (ИС) -  это коммуникационная система по сбору, обработке и передаче информации с целью обеспечения различных функций человеческой деятельности.

Каждая ИС (как и любая система) должна обладать свойствами делимости и целостности (единство и борьба противоположностей).

Делимость – способность системы быть представленной из относительно самостоятельных частей (подсистем), каждая из которых выполняет некоторую свою задачу.

Целостность – способность системы обеспечивать согласованные действия всех ее подсистем для достижения поставленной цели.  (Для решения общей задачи).

   Или Короче:

 Процедура хранеиия данных в базе должна реализовываться с обеспечением целосности и минимальной избыточности данных.

Под обеспечением целостности данных понимается:

  •  Поддержка допустимых сочетаний и значений данных (корректность данных);
  •  Защита данных от структурных искажений и несанкционированного доступа;
  •  Физическая сохранность данных.

Минимальная избыточность данных означает:

  •  Любой элемент данных должен храниться в БД в единственном виде, что позволяет избежать дублирования операций, производимых с ним.

Модели организации данных

 Набор принципов определяющих организацию логической структуры хранения данных именуют моделью данных.

 В теории СУБД известны три модели данных:

  •  Иерархическая;
  •  Сетевая;
  •  Реляционная.

В иерархической системе все записи и атрибуты связаны строгим отношением подчиненности т.о., что каждый отдельный (любой) элемент подчиняется только одному другому элементу.

В сетевой структуре потомок может иметь любое количество предков.

Пример – графическое изображение

 Иерархическая модель     Сетевая модель

Пример иерархической – база фирмы IBMIMSInformation management system. Её первая версия была созданы в 1968 году.

Пример сетевой – база больших ЭВМ – IDMSIntegrated Database Management System.

Достоинствами сетевой и иерархической структур являются их

  •  Компактность и
  •  Быстродействие.

Недостатком:

  •  Неуниверсальность – зависимость структуры системы от конкретных данных.

Для разумного построения таких систем необходимо освоить специальный раздел математики – теорию графов.

Реляционная модель данных

 Избежать сложностей организации иерархических и сетевых структур удалось с помощью метода нормализации, разработанного американским математиком Эдгаром Коддом.

 Согласно этому методу любое представление данных может быть сведено, с некоторой избыточностью, к плоским файлам (двумерным таблицам). Отношение между данными.

 Двумерные таблицы, которые содержат данные, должны удовлетворять следующим принципам (наиболее важным):

  1.  Каждая таблица содержит сведения о конкретном классе объектов.
  2.  Пересечения таблиц по информационным элементам отсутствуют (нет дублирования данных).
  3.  Каждая строка таблицы содержит сведения о конкретном объекте (в таблице нет двух одинаковых строк).
  4.  Все столбцы таблицы однородны (содержат данные одинаковой природы). Все столбцы таблицы однозначно поименованы.

 В операциях с такими таблицами их строки и столбцы могут рассматриваться в любом порядке и любой последовательности без относительно к их информационному содержанию.

 Взаимные связи между объектами реального мира, информация о которых хранится в таблицах, определяют связи между таблицами. Эти связи обеспечивают объединение отдельных порций информации, хранящихся в отдельных таблицах, в единый банк данных.

 Отсутствие дублирования по строкам таблиц, обеспечивается правильным выбором ключевых элементов.

 Отсутствие дублирования по столбцам (пересечение таблиц по ИЭ) обеспечивается применением математических методов при формировании объектов.

Пример реляционной БД, - Студенческая канцелярия –  её фрагмент представлен ниже:


В данной базе реализованы таблицы:

  Студенты Дисциплины  Успеваемость.

    Студенты

Код студ.

Фамилия И.О.

Дата рождения

1

Иванов П.Н.

12.04.82

2

Петров И.Т.

15.05.83

3

Сидоров К.И.

04.10.81

           Успеваемость

Код.дисц.

Код студ.

Оценка

   Дисциплины

Код дисц.

Наименование

Семестр

Кол. часов

1

Математика

2

64

2

Информатика

4

72

3

КСЕ

1

52

В реляционной модели сведения о различных типах объектах хранятся в отдельных таблицах. Структура таблиц разрабатывается с использованием математического аппарата, позволяющего избежать пересечение таблиц по информационным элементам (их столбцам). При этом каждая таблица должна иметь ключевой элемент, единственным образом идентифицирующий конкретный объект.

Продемонстрировать с привлечением слушателей:

  •  Выбор ключевых элементов;
  •  Выбор связей;
  •  Правильный ввод данных.

 Исходные условия для определения ключевых элементов вырабатываются на этапе исследования предметной области (ПО). Исходя их этих условий:

 Для таблицы Дисциплины в качестве ключевого элемента выбирается код дисциплины, поскольку на этапе исследования ПО было выяснено, что в университете "каждой дисциплине, изучаемой в пределах одного семестра присваивается свой уникальный код".

 Аналогично для таблицы Студенты в качестве ключевого элемента выбирается код студента, поскольку в университете "каждому студенту  присваивается свой уникальный код".

 Для таблицы "Успеваемость" в качестве ключевого выбираем комбинацию полей "КодДисциплины" и "КодСтудента", поскольку:

  •  "КодДисциплины" в единственном виде не может исполнить функцию ключевого элемента, так как по одной и той же Дисциплине каждый студент имеет оценку, следовательно в пределах таблицы "Успеваемость" одно и то же значение кода студента повторяется многократно и, следовательно основное свойство ключевого элемента, - уникальность каждого принимаемого значения в пределах всей таблицы, - не выполняется;
  •  Точно также не выполняется свойство уникальности и в случае использования в качестве ключевого  элемента только поля "КодСтудента", поскольку каждый из студентов имеет оценку по каждой из дисциплин;
  •  Комбинация полей "КодСтудента" и "КодДисциплины" необходима и достаточна для исполнения функции ключевого элемента. Необходимость ее использования показана двумя пунктами выше. Достаточность же доказывается следующим условием: "Каждый из студентов по конкретной дисциплине может иметь только одну оценку". Именно из этого условия однозначно вытекает то,  что каждая комбинация значений величин в полях "КодДисциплины" и "КодСтудента" будет уникальна в пределах таблицы "Успеваемость".

При построении базы данных для каждой из таблиц должно быть выполнено обоснование ключевого элемента. Только в этом случае будет обеспечено условие одного из принципов нормализации: "В таблице не должно быть повторяющихся строк".

Примеры СУБД.

Профессиональные:  Oracle, Sybase, Informix, Ingress.

Персональные:     Foxbase, FoxPro, Paradox, Access, Lotus.

СУБД  Access.

Является реляционной БД и для неё характерны все принципы и определения реляционных БД:

  •  Целостность;
  •  Условия нормализации;
  •  Минимальная избыточность.

Общение пользователя с СУБД Access осуществляется под управлением ОС Windows по характерным для неё правилам:

  •  Через окна
  •  С использованием
    •  манипулятора "Мышь"
      •  пиктографических меню
      •  текстовых меню.

Управляющие элементы окна Access частично такие же как у других приложений Windows:

  •  Создать;
  •  Открыть;
  •  Сохранить;
  •  Копировать;

А частично – характерные для Access:

  •  Ключевое поле (определить ключ);
  •  Построить (формульное соотношение);
  •  Схема данных (показать);
  •  Фильтр  и т.п.

Объекты Access

Объектами, составляющими БД, организованную под управлением СУБД Access являются:

  •  Таблицы (для хранения информации (данных));
  •  Запросы (обеспечивают выбор информации из базы и расчёты);
  •  Формы (для ввода данных и просмотра содержимого БД);
  •  Отчёты (для вывода информации на твёрдый носитель);
  •  Макросы и модули (для формирования не стандартных приложений пользователя на языке программирования)

Типы данных Access

 Каждое поле таблицы может хранить данные только одного типа. Access предлагает пользователю следующие типы данных:  (Вопрос 1 работы 1)

Тип данных

Содержимое поля

Размер поля

Текстовый

Текст или числа не требующие расчётов;

До 255 символов

MEMO

Длинный текст или числа не требующие расчётов

До 216 = 65536 символов

Числовой

Числа, требующие расчётов

1, 2, 4, 8 байт (различные числовые величины, размер которых указан в следующей таблице)

Денежный

До 15 знаков до запятой и до 4 знаков после запятой.

8 байт

OLE

Объекты приложений Windows (рисунки, звуковые файлы и т.п.)

До 1 Гбайт

Мастер подстановок

Создаётся поле, в котором значение выбирается из списка, созданного пользователем либо из поля таблицы-справочника

Определяется полем таблицы-справочника

Размеры величин, представляемых в числовом поле:

Значение

Диапазон хранимыхвеличин

Дробная часть

Размер

Байт

от 0 до 28 -1 = 255

отсутствует

1 байт

от –215 = - 32768 до +215-1=+32767

--:--

2 байта

от –231 =   до +231-1

--:--

4 байта

7 разрядов

4 байта

14 разрядов

8 байт

231 – 1 = 2147483647

Создание таблиц

 Каждая таблица содержит информацию об объектах одного типа. Каждая строка – запись, - набор данных о конкретном объекте. Каждый столбец – поле, - однородные данные о всех объектах.

 В каждой отдельной таблице не может быть одинаковых записей. Общее число записей не ограничено.

 При разработке БД пользователь в соответствии с анализом ПО должен определить:

  •  Общее количество таблиц;
  •  Наименование и количество полей в каждой таблице;
  •  Типы и размеры данных для каждого из полей таблицы (в соответствии с типом хранимой информации, - текст, числа, рисунки, ссылки, даты);
  •  Ключевые поля, обеспечивающие контроль за единственностью записей.
  •  Возможно иные необходимые параметры.

Названия таблиц и состав их полей полностью определяются структурами реляционных таблиц, разработанными в процессе информационно-логического проектирования.

Типы и размеры данных для каждого из полей определяются описаниями реквизитов, полученными при исследовании ПО.

Режимы создания таблиц  вопрос 2 работы 1

Если при открытом окне базы данных:

  •  Активизируете вкладку    Таблица  и
  •  Щёлкнете   Создать.

Access  предложит Вам   список режимов создания таблиц:

  •  Режим таблицы;
  •  Конструктор
  •  Мастер
  •  Импорт
  •  Связь с таблицей.

     Мы будем апробировать конструктор и мастер.

При выборе режима конструктор открывается окно, состоящее их двух частей:

В верхней части окна необходимо указать:

  •  Имя поля;
  •  Тип данных;
  •  Описание (комментарий). (не обязательно).

В нижней части – свойства поля:

  •  Размер поля -  в соответствии с выбранными при разработке структуры типом и размером данных;
  •  Формат поля;
  •  Подпись (при выводе на экран обладает более высоким приоритетом, чем имя поля);
  •  Значение по умолчанию;
  •  Сообщение об ошибке;
  •  Обязательность поля (значения, указываемого в поле);
  •  Индексированность поля  и т.п.

После определения свойств необходимо:

  •  указать ключевое поле, для чего:
    •  выделить это поле (или группу полей) и
      •  щёлкнуть по кнопке "Ключ".

После этого необходимо:

  •  Щёлкнуть по кнопке [x] – закрыть окно "Конструктора" таблицы.

В открывшемся диалоговом окне:

  •  Указать имя создаваемой таблицы  и
  •  Щёлкнуть на кнопке   [Ok].

Создание таблиц в режиме Мастер  вопрос 2 работы 1

 При создании таблицы в режиме "Мастер" пользователь выбирает наиболее подходящую таблицу из библиотеки Access и в режиме конструктора её редактирует (дорабатывает).

Порядок определения ключевых полей. Типы ключей. В.4р.1

 Каждая таблица реляционной БД должна иметь  ключевой элемент, который позволяет идентифицировать каждую конкретную запись и исключает повторение одинаковых записей.

 Правильный выбор ключевого  элемента позволяет удовлетворить один из принципов нормализации: Каждая строка таблицы (запись) содержит сведения о конкретном объекте. Повторяющиеся строки отсутствуют.

Типы ключевых элементов Типы ключей)

Простой ключ – состоит из единственного поля, имеющего в пределах данной таблицы  только уникальные значения. Пример студенты, дисциплины …

Составной ключ – состоит из нескольких полей. Устанавливается в тех таблицах, в которых невозможно найти единственное поле с неповторяющимися значениями.  Пример успеваемость…

Поле счетчика – выбирается, если в таблице невозможно найти компактное поле (или группу полей) с неповторяющимися значениями. Access автоматически увеличивает на 1 значение величины в этом поле для каждой новой записи.

Поле счетчика может выбрать пользователь самостоятельно, но его также установит Access по умолчанию, если пользователь при создании таблицы забудет указать ключевое поле.

 Для определения ключевого поля пользователь:

  •  Выделяет нужное поле или группу полей (с помощью клавиши Ctrl) и
  •  Щёлкает по кнопке "Ключевое поле".

Создание схемы данных.   В.2.р.2.

 Данные различных таблиц объединяются в единый банк с помощью объекта Access, именуемого  "схема данных" (схемой данных). Таблицы линиями связи объединяются в единый блок.

Различают следующие Типы связей между таблицами реляционных БД:

1:М - один ко многим: одной записи таблицы "А" соответствует несколько записей в таблице "В". Основной вид связи в реляционных БД.

М:N - многие ко многим. Слова …….. Связи типа  M:N обычно не указываются на схеме данных, а устанавливаются при создании запросов.

1:1 - один к одному, - организуется в случае разбиения отдельной таблицы, содержащей большое (можно сказать необозримое) количество полей на 2 или несколько с обозримым числом полей.


Формирование схемы данных.

Для формирования схемы данных необходимо:

  •  Щелкнуть по кнопке "Схема данных" (либо меню Сервис строка Схема данных)

Открывается ДО "Схема данных".

Первоначально в рабочую область открывшегося окна необходимо поместить все связываемые таблицы, для этого:

  •  Выполнять поочередно двойной щелчок мышью на имени каждой из добавляемых таблиц,
    •  Либо при выделенном имени таблицы щелкнуть по кнопке "Добавить"

Примечание: если списка таблиц при вызове схемы данных нет на экране, то:

  •  Меню Сервис директива Добавить таблицу (Отобразить таблицу).

Завершив выбор таблиц необходимо установить связи между ними, для этого:

Связи между таблицами устанавливаются следующим образом:

  •   перетаскиваем Мышью ключевое поле главной таблицы в область одноименного поля (не обязательно входящего в состав ключа) подчиненной и
  •  отпускаем  там клавишу мыши (бросаем поле).

Пример схемы данных представлен на рисунке.


Примечание:
Если связь по двойному полю (составной ключ у главной таблицы), то с использованием клавиши [Ctrl] выделяем группу полей и ее перетаскиваем.

После этого Access открывает на экране ДО, в котором предлагает определить необходимость слежения за целостностью данных (помещает в окне опцию с таким наименованием).

  •  Пользователь устанавливает в открывшемся окне опцию "Целостность данных" и
  •  Щелкает по [Ok].

Если после этого Access пометит связь как один ко многим, - связь установлена. Если Access откажется определить связь, - следует искать ошибку.

Целостность – это единственность, непротиворечивость и корректность данных, распределенных по отдельным таблицам.

Для обеспечения целостности:

Пользователь устанавливает опцию в диалоговом окне при оформлении каждой из связей при создании Схемы данных.

Access – следит за выполнением условий целостности и с этой точки зрения не позволяет:

  •  Ввести в подчиненную таблицу те данные,  которых нет в главной таблице.
  •  Удалить из главной таблицы данные, ссылки на которые имеются в подчиненных таблицах.

ЗАПРОСЫ. В.3.р.3.

 Это объекты реляционных БД, которые обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблицах.

Запросы обеспечивают:

  •  Выбор информации (данных) из связанных таблиц;
  •  Модификацию информации (данных)
  •  Обработку данных – вычисления (расчеты), Вычисления непосредственно в таблицах Access не выполняет.

По функциональному назначению различают запросы:

  •  На выборку
  •  На модификацию
    •  На обновление
      •  На добавление
      •  На удаление
      •  На создание новой таблицы
  •  Итоговые
  •  Параметрические
  •  перекрестные

 Наиболее часто используемым является запрос на выборку. В то же время этот запрос является базовым почти для всех перечисленных выше запросов.

 Чаще всего Создание запроса на выборку  осуществляется в режиме конструктор. Окно конструктора состоит из двух частей:

Верхняя, - содержит изображения таблиц, данные из которых обрабатываются запросом.

Нижняя, - бланк QBE (Query by Example – запрос по образцу), в котором указываются:

  •  Имена полей, обрабатываемых запросом,
  •  Имена таблиц, содержащих указанные поля,
  •  Строку сортировки (необходимости)
  •  Флажок (опция) необходимости вывода на экран содержимого каждого из полей
  •  Условие отбора
  •  Условие отбора по ИЛИ.

 Наиболее распространён и прост по восприятию запрос на выборку, который к тому же является основой почти всех запросов.

 Для выбора необходимой информации в строке условие отбора указывается математическое описание критерия отбора, например:

  •  <128
  •  муж.
  •  >12.05.84

При запуске запроса на исполнение  Access  

  •  просматривает данные в указанных таблицах ;
  •  отбирает среди них те, которые удовлетворяют указанным пользователям критериям  и
  •  отображает выбранные данные на экране.

Например, на рис.1 представлен  запрос, обеспечивающий выбор из таблицы "Студенты" (с привлечением таблиц "Дисциплины" и "Успеваемость"):

  •  Юношей
  •  имеющих неудовлетворительные оценки
  •  достигших возраста 18 лет (на 10 сентября 2011 года).

Рис.1 Конструкция запроса на выборку.

Параметрические запросы.  В.2р.4

 При создании параметрического запроса в строку "условие отбора" вводят не само условие, а фразу-обращение к пользователю, помещённую в квадратные скобки. Квадратные скобки для Access  признак неизвестного параметра.

 При запуске запроса на исполнение Access   предлагает определить данный параметр, отображая на экране окно, в строке "Наименования" которого помещена оформленная ранее в квадратных скобках фраза-обращение к пользователю. В этом окне имеется свободное поле для ввода пользователем значения запрашиваемого параметра.

  •  Пользователь вводит значение параметра и щёлкает на [Ok],
  •  Access  использует введённое значение параметра в качестве критерия отбора.

Итоговые запросы.  В.5р.3

 Позволяют сгруппировать данные по указанным реквизитам и применить к ним групповую (итоговую) функцию (операцию). Запрос выполняет расчеты для указанной пользователем группы объектов. Например, средний балл по некоторому предмету для некоторой группы студентов.

 Для подсчета итоговых значений Access предлагает достаточно большое количество функций:

  •  Sum - сумма
  •  Avg - среднее
  •  Min - минимальное из группы
  •  Max - максимальное из группы
  •  Count - количество объектов
  •  St Dev - средне квадратичное отклонение

Порядок создания:

1) Создать запрос на выборку, непременно содержащий поля для отбора и расчета.

2) Включить групповые операции (щелчок по кнопке "Знак Суммы" (греческая буква Сигма).

В результате в бланке конструктора запроса появится строка "Группировка"

3) Для полей, по которым создаются группы объектов:

  •  включить операцию "По возрастанию" (по убыванию) в строке "Сортировка"
  •  выбрать операцию "Группировка" в строке "Группировка"

4) Для полей, по данным которых выполняются групповые расчеты,  

  •  в строке "Группировка" выбрать из списка соответствующую функцию (групповую функцию).

5) Ввести (при необходимости) критерий отбора в строку "Условие отбора" соответствующего поля.

6) Запустить запрос на исполнение и убедиться в справедливости полученного результата.

 Для примера на рис.2 представлена конструкция запроса, осуществляющая подсчёт общего числа часов по различным дисциплинам, изучаемым в нескольких семестрах.

Рис.2 Итоговый запрос

Выполнение расчетов в запросах:

 Для формирования расчетных соотношений Access предлагает следующие операторы:

  •  + оператор сложения;
  •  -  оператор вычитания;
  •  * оператор умножения;
  •  / оператор деления;
  •  ^ оператор возведения в степень;
  •  Mod остаток от деления;
  •  And логическое умножение;
  •  Not отрицание;
  •  Or  логическое сложение;
  •  Eqv эквивалентность.

При формировании расчётных соотношений Access  предлагает для использования процедуру "Построитель выражений".

Перекрестные запросы.

 Особый вид итоговых запросов, представляющий результат в виде плоской таблицы, аналогичной таблице Excel.

 При построении запроса с помощью мастера необходимо:

1) Указать имя поля, используемого в качестве заголовков строк    таблицы.

2) Указать имя поля, используемого в качестве заголовков столбцов таблицы.

3) Указать имя поля, по значениям которого выполняется расчёт.

Например, - на основе таблицы "Дисциплины" можно создать запрос, который выдаст информацию по объёму учебных часов в каждом из семестров с распределением этого объёма по дисциплинам:

Рис.3 Перекрестный запрос

 На рис. 3 представлен последний шаг разработки конструкции перекрёстного запроса, а на рис.4 – результат работы этого перекрёстного запроса.

Рис.4  Результат работы перекрестного запроса

Запросы на модификацию

 Это запросы, которые за 1 операцию вносят изменения в несколько записей.

Запрос на обновление.

 В соответствии с указанным пользователем при его конструировании расчётным соотношением вносит изменения в соответствующее количество записей таблицы (обновляет цену услуг или товаров, указанную в некоторой таблице).

Запрос на удаление.

 Удаляет записи из некоторой таблицы в соответствии с указанным пользователем при его конструировании условием отбора.

Запрос на добавление.

 Добавляет выбранное в соответствии с условием отбора некоторое количество записей, сформированных на основе данных одной или нескольких главных таблиц в некоторую, подчинённую им таблицу.

Например, - из таблицы "Студенты" список всех студентов, характеристики которых удовлетворяют некоторому условию отбора (например, - номер группы) в таблицу "Успеваемость", сопоставив их с некоторым кодом дисциплины, экзамен по которой эти студенты сдали.

Запрос на создание новой таблицы.

 Создаёт новую таблицу, поместив в неё некоторое количество записей, отобранное в соответствии с условием отбора, указанного пользователем при конструировании запроса.

При создании запросов на модификацию 

  •  Первоначально создаётся запрос на выборку,
  •  Проверяется его работоспособность,
  •  Затем он преобразуется в соответствующий запрос на модификацию.

ОТЧЁТЫ.

Назначение и структура  в.1 р.7.

Отчёт – это объект БД, обеспечивающий вывод информации на твёрдый носитель в заданном виде.

Предварительно пользователь должен:

  •  Подготовить проект отчёта на бумаге (Для Вас во время курсового проектирования форма отчета будет указана в ТЗ).

В процессе конструирования формируются:

  •  Состав и содержание отчёта;
  •  Размещение на поле отчёта исходных данных и вычисляемых значений;
  •  Содержание заголовков и подписей отчёта.

При создании отчёта в Access пользователь может:

  •  Готовить отчёт самостоятельно в режиме конструктор, определяя самостоятельно место каждого элемента отчёта и расолагая их на поле отчёта в соответствии с конструкцией подготовленной на бумаге;
  •  Воспользоваться услугой "Мастера отчётов", который предложит свою конструкцию. Эту конструкцию пользователь при дальнейшей работе в режиме "Конструктор" приведёт к нужному ему виду.

Достаточно часто проще редактировать созданный с помощью мастера отчёт, чем проводить полностью всю разработку.

Разделы отчёта

  •  Заголовок отчёта;
  •  Верхний колонтитул;
  •  Заголовок группы;
  •  Область данных;
  •  Примечание группы;
  •  Нижний колонтитул;
  •  Примечание отчёта.

 Access допускает включение либо отключение разделов:

  •  Заголовок отчёта;
  •  Заголовок группы;
  •  Примечание группы;
  •  Колонтитулы;
  •  Примечание отчёта.

 При необходимости пользователь может формировать дополнительно заголовки и примечания групп, воспользовавшись директивами меню "Вид".

 При разработке отчёта в каждом из разделов помещают определённую информацию:

  •  Шапка отчёта   в заголовке отчёта;
  •  Номера страниц, дата  в колонтитулах;
  •  Поля таблиц и запросов  в области данных;
  •  Резюмирующие данные  в примечании отчёта.

При необходимости группировки данных в окно конструктора запроса добавляют разделы:

  •  Заголовок группы;
  •  Примечание группы;

В этих разделах помещают:

  •  Шапку таблицы для формирования групповых данных  в заголовке группы;
  •  Расчётные соотношения по групповым данным   в примечании группы.

 Для создания различных элементов отчёта  Access предлагает "Панель", содержащую элементы:

  •  Подпись для формирования поясняющих надписей;
  •  Мастера кнопка активизирующая действия "Помощников" (процедур);
  •  Поле  для создания свободного или связанного поля;
  •  Линия  для создания разграничительных линий и табличных форм;
  •  Кнопка для запуска необходимых директив;
  •  Поле со списком;
  •  Рисунок. ….

Разработка отчёта по запросу

 Наиболее технологичный способ создания отчётов (выходных документов).

Технология создания.

1) Создаётся запрос на выборку в соответствии с разработанной структурой отчёта и с необходимыми полями проведения расчётов;

2) Проверяется работа запроса.

 Запрос должен подготовить всю необходимую в отчётном документе информацию При конструировании самого отчёта необходимо будет только расположить информацию на бумаге в соответствии с заданием.

3) Заказывается создание отчёта в режиме "Мастер" на основе запроса.

 В диалоге с мастером указывается:

  •  Состав полей, используемых в отчёте;
  •  Тип представления данных;
  •  Уровни группировок;
  •  Способы сортировок;
  •  Варианты подведения итогов;
  •  Вид макета;
  •  Спсоб оформления отчёта;
  •  Имя отчёта;

4) Осуществляется просмотр отчёта и необходимая доработка в соответствии с заданным (или подготовленным) макетом. Уже в режиме конструктора.

 Окончательная доработка отчёта осуществляется в режиме "Конструктор" с помощью стандартных для приложений Windows операций:

  •  Переместить;
  •  Изменить размер;
  •  Оформить разделительные линии;
  •  Определить размеры отчёта в соответствии с параметрами страницы.

ФОРМЫ.

 Предназначены: для ввода и просмотра данных.

Ввод данных непосредственно в таблицу осуществляется, если:

  •  Вводимые данные меняются очень редко;
  •  Необходимо иметь полный обзор данных (из-за частого копирования информации из одной записи в другую).

Во всех остальных случаях для ввода данных используются формы.

Целесообразность ввода данных через форму    в.2 р.5

1) Внешний вид формы соответствует привычному для пользователя виду бумажного документа, что облегчает его адаптацию к информационной системе и снижает вероятность ввода ошибочных данных.

2) Ограниченность каждого из полей формы снижает вероятность ввода ошибочных сведений (глаз пользователя сосредоточен на более ограниченном пространстве).

3) С помощью форм обеспечивается конфиденциальный доступ к информации посредством создания различных форм для различных категорий пользователей.

Основы конструирования форм    в.1 р.5

Режимы создания форм:

Конструктор – предоставляет пользователю набор элементов для собственного конструирования

Мастер      -  руководит процессом построения, предоставляя пользователю различные типы и виды форм, хранящиеся в его библиотеке.

Автоформа     -   создаёт типовую форму по заказу пользователя:

  •  В столбец;
  •  В строку;
  •  Ленточная;
  •  Табличная.

Формы могут быть:

  •  Однотабличные (простые)
  •  Многотабличные, содержащие наряду с главной формой одну иил несколько подчинённых, которые могут быть:
    •  Постоянно включенными (присоединёнными);
      •  Временно вызываемые нажатием кнопки, созданной пользователем  (связанная).

Разделы форм

 Такие же, как и у отчётов. Отличие лишь в том, что отчёты отображают информацию на бумагу, формы – на экран.

Инструменты создания  форм

 Набор инструментов для форм и отчётов в Access  один и тот же. Создание отчётов и форм осуществляется по единой технологии.

Создание кнопок, переключателей и выключателей в форме  в.4,р.5.

 Для запуска на исполнение некоторых команд непосредственно из формы (например запуск запроса, выполняющего вычисления, либо обновления), создаются кнопки, располагаемые обычно в примечании формы.

Порядок создания:

  •  Включить кнопку "Мастера" на панели элементов (ПЭ);
  •  Выбрать элемент "Кнопка" (там же);
  •  Переместь курсор в область примечания формы (или иное нужное место) и
  •  Щёлкнуть левой клавишей мыши.

В диалоге указать:

  •  Категорию работ (работа с формой или иным объектом);
  •  Команду (закрытие формы, запуск запроса и т.п.);
  •  Вид изображения кнопки и
  •  Ok.

При необходимости:

  •  Поправить размеры кнопки;
  •  Подкорректировать её место расположения;
  •  Ввести необходимые надписи.

Поля со списком в  форме   в.3,р.5.

 При вводе информации через форму может быть реализована возможность (Access  предоставляет её) использования данных уже заполненных таблиц с помощью полей со списком.

 Последовательность действий при создании поля со списком:

  •  Включить кнопку "Мастера" на панели элементов (ПЭ);
  •  Нажать "Поле со списком" (там же);
  •  Очертить рамку в нужном месте формы, обычно  в области уже оформленного одноимённого поля формы

В диалоговом окне "Создание полей со  списком"  указать:

  •  Таблицу, поле которой используется для подстановки;
  •  Поле, значения величин которого используются для подстановки;
  •  Установить опцию "Сохранить в поле формы" и
  •  Указать поле формы, в которое будут вводиться значения из списка.
  •  Ok.

Здесь изложен алгоритм создания поля со списком с помощью "Мастера". Алгоритм создания поля со списком в режиме "Конструктор" изложен в методических указаниях (подсказки).

Вычисляемые поля  в  форме   в.3,р.5.

Для создания вычисляемого поля в форме необходимо воспользоваться  элементом "Поле" Панели элементов и его свойствами.

 Для примера рассмотрим формирование формульного соотношения для расчёта заданного в работе 6 "Налога с продаж".

Задание было следующее:

 Отредактировать полученную форму, включив в область данных формы для каждой записи вычисляемые поля   

  •   Налог продаж= [Сумма]*0,05 и
  •   Итого=[Сумма]*1,05.

Подсказка:

1.При вводе новых вычисляемых полей нужно воспользоваться инструментом поле ввода         аб/   

2. После их размещения выбрать свойства как подписи, так и ее ‘свободной’ переменной.  Так в окнах свойств переменных следует установить значения  параметров, приведенные в таблице:

Переменная                

Свойство подписи

Свойства поле ввода (свободное)

надпись

Параметр

Значение

(например) Поле 12:

Налог продаж

Данные

= [Сумма]*0,05

Формат поля

Денежный

Поле 13:

Итого

Данные

= [Сумма]*1,05

Формат поля

Денежный

Исходя из условий задания и текста подсказки для создания поля "Налог с продаж"  необходимо:

 В режиме конструктор Форм:

  •  Увеличить    Область данных  формы
  •  Щелкнуть на кнопке  Поле    Панели элементов
  •  Щелкнуть в   Области данных  формы
  •  С помощью манипулятора "Мышь" расположить надпись и поле в общем столбце надписей  полей создаваемой формы.
  •  Щелкнуть  правой кнопкой мыши на элементе "Надпись" введенного свободного поля
  •  Активизировать строку  “Свойства”  контекстного меню
  •  Выбрать вкладку    “Макет”
  •  В строку подпись ввести  Налог с продаж
  •  Щелкнуть   [x] Закрыть  окно Надпись:Надпись …
  •  Подкорректировать "Мышью" размер рамки надписи так, чтобы свободно читались слова "Налог с продаж".
  •  Щелкнуть правой кнопкой мыши в области поля, расположенного  напротив надписи Налог с продаж
  •  Активизировать строку   “Свойства”  контекстного меню
  •  Выбрать вкладку    “Данные”
  •  Установить указатель в строку  Данные
  •  Щелкнуть по кнопке   […]
  •  В открывшемся окне “Построитель выражений”
  •  Открыть  Forms Загруженные формы
  •  Выделить поле (не надпись)  Сумма
  •  Щелкнуть     Вставить
  •  Щелкнуть по кнопке [*] с оператором умножения
  •  Ввести с клавиатуры   0,05
  •  Щелкнуть     [Ok]
  •  Наблюдаем - в строке данных появилось нужное Вам выражение.

=[Сумма]*0,05

Завершив ввод расчетного соотношения, проверяем его работоспособность. Для этого необходимо:

  •  Открыть меню     Вид
  •  Активизировать директиву  Режим формы

Результат, -  в созданном вычисляемом поле формы отражено верное значение величины "Налог с продаж".  

Аналогичным образом создаётся поле  "Итого",

=[Сумма]*1,05

либо любое другое вычисляемое поле.

Для  проверки  работоспособность созданных полей:

  •  Откройте меню     Вид
  •  Активизируйте директиву  Режим формы
  •  Наблюдайте, в полях формы отражены данные полей таблицы "Оплата", а также некоторые значения в оформленных Вами полях "Налог с продаж" и "Итого:"
  •  Убедитесь, представленные в оформленных Вами полях значения, соотносятся со значением величины в поле "Сумма" в полном соответствии с введенными в форму выражениями.
  •  Щелкните по кнопке   Перейти к следующей записи
  •  Убедитесь еще раз, что представленные в полях значения связаны введенными соотношениями.

Если это не так, ищите ошибку. Если все работает нормально:

  •  Щелкните по созданной Вами кнопке  Зарыть форму.

Кратко процедуру создания вычисляемого поля в форме в режиме "Конструктор" можно описать следующим образом:

  1.  Создать "Свободное поле" в области данных формы воспользовавшись элементом "Поле".
  2.  Заменить созданную по умолчанию надпись "Поле I" на необходимую, например "Налог с продаж", через "Свойства" надписи (строка "Подпись" вкладки "Макет") либо непосредственно на экране.
  3.  Через "Свойства" поля (именно самого поля, - не надписи)  в строку "Данные" вкладки "Данные" с помощью построителя выражений ввести необходимое расчётное соотношение. В случае налога с продаж это:   =[Сумма]*0,05 .
  4.  Проверить результат, воспользовавшись режимом "Форма", т.е. рабочим режимом форм.

Одиночная, связанные и подчинённая   формы   в.3,р.5.

 Одиночные формы обеспечивает ввод или просмотр данных одной конкретной таблицы.

 Многотабличные формы оперируют с данными нескольких таблиц. При этом рассматривают (различают, выделяют)  основную (главную) и подчинённую форму. Если на экране отображаются всегда одновременно данные главной и подчиненной форм, то эта комбинация форм именуется "Главная – подчинённая". Если на экране отображаются постоянно только данные главной формы, а данные подчинённой появляются на экране лишь после щелчка по кнопке вызова, то такая комбинация форм именуется "Главная – связанная".  То такую подчинённую форму именуют "Связанной подчиненной"

 Подчиненные формы служат для представления (или ввода) данных таблиц, находящихся на стороне "многие" подчинённой таблицы при типе связи один ко многим.

 При этом в основной части формы выводятся данные одной записи главной таблицы, а в подчинённой форме выводятся в виде таблицы записи, связанные с записью основной таблицы.

 Например, когда главная форма отображает из класса объектов  "Дисциплины" конкретную дисциплину, то подчинённая форма "Успеваемость" отображает оценки, полученные студентами по данной дисциплине.


Литература по дисциплине.

  1.  Евдокимов В.В. и др. Экономическая информатика. Учебник для вузов. – СПб.:Питер, 1997.-592с.:ил.
  2.  Экономическая информатика / под ред. П.В.Конюховского и Д.Н. Колесова. – СПб: Питер, 2008.-560с.:ил.
  3.  Информатика для юристов и экономистов./Симонович С.В. и др.-СПб.:ПИТЕР,2007 – 688с.:ил.
  4.  Дж.Мартин Организация баз данных в вычислительных системах. С англ. Под ред. А.Л.Щерса. М.: МИР, 1978. – 616с.: ил.
  5.  Р.Дженнингс Microsoft Access    в подлиннике том 1.: пер. с англ. – СПб.: BHV - Санкт-Петербург,2004. – 624с.:ил.
  6.  Р.Дженнингс Microsoft Access    в подлиннике том 2.: пер. с англ. – СПб.: BHV – Санкт-Петербург,2004. – 672с.:ил.
  7.  Евстафьев Е.Н., Чернов М.А. Система управления базами данных для Windows, часть 1. Учебное пособие, СПб.:2003г.-38с.
  8.  Евстафьев Е.Н., Чернов М.А. Система управления базами данных для Windows, часть 2. Учебное пособие, СПб.:2003г.-46с.
  9.  Евстафьев Е.Н., Евстигнеев Ю.Ф. Пилюгина Е.А., Приходченко А.П., Путинцева М.А., Саитова Г.И. Методические указания и задания для выполнения курсовых работ по дисциплине "Информатика" для студентов  заочного отделения. Тема: Проектирование информационных баз данных – Спб..: Изд-во СПбГУЭФ. 2007,- 35с.
  10.  Евстафьев Е.Н., Евстигнеев Ю.Ф. Пилюгина Е.А., Приходченко А.П., Путинцева М.А., Саитова Г.И. Методические указания и задания для выполнения курсовых работ по дисциплине "Информатика" для студентов  заочного отделения. Тема: Основы работы в СУБД  Access – Спб..: Изд-во СПбГУЭФ. 2007,- 68с.

Дополнительная:

  1.  Т.Е.Каминская  Введение в СУБД Microsoft Access. Учебное пособие.-СПбГУЭФ, СПб.,2004г.
  2.  Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель MS Access : Проектирование и создание баз данных. Технология разработки приложений пользователя. Работа с базами данных SQL Server. Публикация баз данных на Web-серверах. - СПб.: BHV, 2008.- 720с.
  3.  Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access   за 20 занятий: Технология разработки баз данных от проектирования до создания приложений: Практ. пособие. - СПб.: BHV, 2010. - 492с.
  4.  Власовец А.М. Основы проектирования баз данных реляционных СУБД: На примере Access: Учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / Кафедра информатики. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2009. - 160с.
  5.  Власовец А.М., Ильина О.П. Курсовое проектирование по дисциплине “Экономическая информатика”: Учеб.пособие СПбГУЭФ. Каф. экон. информатики и АСУ. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2008. - 98с.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

22960. ПИТАННЯ ПРО ПРИРОДУ ЛЮДИНИ 68 KB
  Питання сутності людини це питання про те які глибинні людські якості визначають специфіку людини і проявляється зовні в її природі. Природи людини дуже суперечлива. Наші біологічні властивості це лише передумови виникнення людини а якщо не буде соціальних умов то людина не виникне.
22961. Виявлення сутності суспільства 63 KB
  Пізнання. Уявлення про знання і пізнання. Теорія пізнання її предмет і метод. Чуттєве і раціональне пізнання.
22962. Форми раціонального пізнання 62 KB
  На їх основі створюються більш складні форми наукового пізнання: 1. Умовивід це форма мислення за допомогою якої з раніше встановленого знання або судження виводяться нові знанні нові судження. Напрямком сучасної західної філософії для якої головна проблема це зв’язок пізнання і розуміння герменевтика.
22963. Наукове пізнання 46.5 KB
  Це сукупність способів принципів пізнання прийомів і процедур якими керуються в тій або іншій галузі науки. Ця дисципліна входить до якоїсь галузі науки. Для сучасної науки в цілому характерним є методологічний плюралізм тобто вона прагне використовувати будьякі принципи і прийоми дослідження в їхньому сполученні і взаємодії. Питання етики науки.
22964. Філософський зміст буття 40.5 KB
  Форми буття. Це питання стосовно буття. Буття як філософська категорія означає умоосягаєму одвічну першореальність яка обумовлює все існуюче и пронизує його.
22965. Поняття про світогляд 53 KB
  Особливості ставлення людини до світу 2. А ми пристосовуємось до світу іншим способом ми активно перетворюємо його прагення пристосувати світ до себе змінюючи його своєю діяльністю олюднення світу тобто робити світ більш придатним до людини. Все це означає пізнання людини пізнання світу пізнання одночасно. Висновок: людині щоб існувати треба перетворювати дійність але для цього це перетворювання відбувається в голові людини.
22966. Історичні типи світогляду: світоглядні погляди або уявлення певної епохи 52 KB
  Будьте уважні термін філософія змінювався. Вперше в первинному розумінні терміном філософія позначалась уся сукупність зань про все в перекладі любов до мудрості. Філософія – це любов до мудрості це людська справа мудрими можуть будити лише боги а люди можуть тільки любити мудрість. Те що для буденної свідомості для релігії здається безсумнівною істиною те для філософії є вихідним пунктом роздуму над цим філософія думає.
22967. Форми філософського знання 51 KB
  Онтологія – теорія буття теорія дійсності розглядаються основні принципи що визначають устрій світу. Ми робимо такий висновок що Філософія – це найбільш пізній зрілий тип світогляду це система найбільш загальних теоретичних уявлень про взаємодію людини і світу. В людини є виначальні орієнтації визначаються особливостями її життєдіяльності і духовного світу. Ми змушені рахуватися з закономірностями зовнішнього світу.
22968. Найважливіші філософські питання 42 KB
  Теоретичний раціональний філософія наука. Духовний емоційноціннісний філософія релігія. Але філософія не є ні наукою ні релігією філософія це тип світогляду який повязаний з наукою і релігією не більше.