36098

Інформатика та комп’ютерна техніка. Інформаційні системи та технології

Конспект

Информатика, кибернетика и программирование

Економічна інформатика вивчається протягом 2х семестрів і включає наступні теми: операційна система Windows текстовий редактор Word табличний процесор Excel програмування мовою VBA система керування базами даних Access. Для введення даних у цю комірку ви повинні за допомогою клавіатури ввести необхідний текст або числа. Одним з основних застосувань таблиць є занесення в них різних числових даних їхнє підсумовування й подання підсумкових значень. Табличний процесор Excel створення й занесення даних у ...

Украинкский

2013-09-21

22.72 MB

11 чел.

PAGE  3

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, молоді та спорту УКРАЇНИ

Одеська національна академія харчових технологій

Кафедра комп'ютерних систем

і управління бізнес-процесами

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ

з курсу

"Інформатика та комп’ютерна техніка",

"Інформаційні системи та технології"

для бакалаврів професійного напрямку 6.030601"Менеджмент", 6.030510 "Товарознавство і торгівельне підприємництво"

денної та заочної форм навчання

Одеса ОНАХТ 2011 р

Конспект лекцій з курсу "Інформатика та комп’ютерна техніка", "Інформаційні системи та технології" для бакалаврів професійного напрямку 6.030601"Менеджмент", 6.030510 "Товарознавство і торгівельне підприємництво" денної та заочної форм // Л.М. Комзакова, С.В. Котлік, М.С. Перетяка, Ю.Г. Лобода. Одеса: ОНАХТ, 2011, 96 с.

Укладачі:

Л.М. Комзакова, канд. екон. наук., доцент,

С.В. Котлік, канд. техн. наук., доцент,

М.С. Перетяка, канд. техн. наук., доцент,

Ю.Г. Лобода, канд. пед. наук., асистент

Відповідальний за випуск

завідувач кафедрою КС і УБП, В.Е. Волков, канд. фіз. -мат. наук., доцент

ВСТУП

Курс «Економічна інформатика» вивчається протягом 2-х  семестрів і включає  наступні теми: операційна система  Windows, текстовий редактор Word, табличний процесор Excel, програмування мовою   VBA, система керування базами даних Access.

У конспекті лекцій теми об'єднані в три розділи. У кожному розділі за досліджуваними темами дані теоретичні відомості й наведені приклади рішення практичних завдань. Конспект може бути корисний студентам при виконанні лабораторних робіт, підготовці до заліків і іспитів, а студентам заочної форми навчання при самостійному вивчанні тем курсу.

  1.  ОПЕРАЦІЙНА СИСТЕМА WINDOWS, ТЕКСТОВИЙ РЕДАКТОР WORD, ТАБЛИЧНИЙ ПРОЦЕСОР EXCEL

     1.1. Знайомство із клавіатурою. Робота в Windows з папками й файлами

Клавіатура IBM PC призначена для введення в комп'ютер інформації від користувача. На IBM PC-сумісних комп'ютерах найбільш широко поширена клавіатура з 101 або 102 клавішами.

У лівому нижньому великому блоці клавіш розташовані алфавітно-цифрові клавіші. При натисканні на ці клавіші в комп'ютер вводяться алфавітно-цифрові символи. Які саме – залежить від того, чи установлений режим введення латинських або російських букв, натиснута чи ні клавіша Shift. Під блоком алфавітно-цифрових клавіш знаходиться сама найбільша клавіша – Пробіл.

 Введення латинських або російських букв виконується за допомогою комбінації клавіш. Найчастіше для цього використовується натискання на праву клавішу Ctrl, іноді – на обидві клавіші Shift. Можлива й інша комбінація клавіш.Для введення прописних букв і інших символів, що розташовуються на верхньому регістрі клавіатури, використовується клавіша Shift. Наприклад, введення символу "=" здійснюється без натискання на клавішу Shift, а для введення символу "+" потрібно натиснути клавішу Shift і, не відпускаючи її, натиснути на клавішу "+".

Клавіша Caps Lock служить для фіксації режиму прописних букв. Цей режим зручний для введення тексту, що складається з таких букв. Повторне натискання клавіші Caps Lock скасовує цей режим.

На верхній частині клавіатури розташовується блок функціональних клавіш – F1-F12. Порядок використання цих клавіш визначається операційною системою або програмою, з якої працює користувач.

Клавіші , , , , Home, End, Page Up, Page Down називаються клавішами управління курсором. Натискання на них приводить до відповідного переміщення курсора. Home – переміщення в початок рядка, End – у кінець рядка, Page Up – на сторінку нагору, Page Down – на сторінку униз.

Блок клавіш у правій частині клавіатури використовується для двох цілей:

при включеному режимі Nиm Lock цей блок зручний для введення числової інформації й знаків арифметичних дій;

при виключеному режимі Nиm Lock клавіші цього блока дублюють клавіші управління курсором, а також клавіші Insert і Delete.

Натискання клавіші Insert (Ins) установлює режим вставки або режим заміни, повторне натискання клавіші міняє один режим на інший. У режимі вставки набирається символ ліворуч від курсора. У режимі заміни набирається символ,  розташований над курсором.

Для видалення символів використовуються клавіші:

Delete (Del)  видаляє  символ праворуч від курсора.

Backspaсe – видаляє символ ліворуч від курсора.

Enter – звичайно використовується для закінчення введення того або іншого об'єкта.

Esc – використовується для скасування якої-небудь дії, виходу з режиму програми й ін.

Tab – при редагуванні текстів – для переходу до наступної позиції табуляції. В інших програмах її значення може бути іншим.

Print Screen – використовується для друку вмісту екрана, копіювання його у файл або буфер обміну й ін.

Ctrl, Alt, Shift  призначені для зміни значень інших клавіш.

Scroll lock – включає режим блокування прокручування екрана.

Назви деяких символів:

&  амперсанд; ~ тильда; @  комерційне "ет" (або жаба); # ґрати; ^ кришка.

Користувач зявляється  в системі Windows автоматично після включення комп'ютера. При цьому на екрані виникає центральна заставка, що носить назву Робочий стіл. У нижній частині робочого стола розташовується спеціальний рядок панель завдань (основний засіб взаємодії із системою). Ліворуч на панелі завдань кнопка Пуск, з якої, як правило, починається робота в Windows.

На робочому столі перебувають вікна й значки, набір яких можна міняти залежно від завдань і планів. Вікно  обмежена рамкою прямокутна область на екрані. На робочому столі може бути відкрито одночасно кілька вікон. Значок картинка з підписами (графічне подання об'єкта Windows).

Для ефективної роботи Windows використовується такий периферійний пристрій, як миша, що дозволяє управляти переміщенням курсора на екрані й вибором дій користувача. При цьому використовуються наступні операції миші: зависання, клацання, подвійне клацання, клацання правою кнопкою, перетягування.

Вікна — найважливіші службові об'єкти Windows (по-англійському Windows — це і є вікна). Фізично вікна являють собою прямокутні екранні області, усередині яких розміщається графічна інформація. Логічно вікна виконують функції контейнерів. У верхньому рядку вікна перебуває заголовок додатка, відкритого в цей момент. Праворуч угорі видні кнопки управління вікном:

- відповідно  «згорнути», «розгорнути», «закрити».

Якщо документ надто довгий і виходить за нижню й верхню границі вікна, Windows до правої його сторони додає вертикальну лінійку прокручування. Якщо ж документ занадто широкий, Windows вставляє горизонтальну лінійку прокручування

Меню — це елемент управління, що надає можливість вибору якоїсь  дії команди із заздалегідь підготовленого списку. Щоб виконати команду меню треба клацнути мишею за назвою команди. Забрати  меню без виконання команди можна клацанням миші в будь-якому місці за межами відкритого меню (або нажати клавішу Esc).

Папка - місце для зберігання програм, документів і, можливо, додаткових папок. Папка - аналог каталогу в MS DOS. Папка Мій комп'ютер містить всі диски, панель управління, принтери й ін. Папка Сетевое окружение є при об'єднанні комп'ютерів у мережі. Папка Корзина призначена для файлів, які знищуються.

Двічі клацнувши по значку однієї з папок, наприклад, Мой компьтер,  розкриється вікно цієї папки, що містить ряд інших папок, які розкриваються аналогічно. Розкриваючи послідовно папки, ми одержуємо кілька вікон на робочому столі. Із цими вікнами можна виконувати такі ж дії, як і з будь-якими іншими вікнами додатків (закривати, згортати, переміщати й ін.). Якщо вікон багато, то для швидкого закриття потрібно нажати Shift + кнопку Закрити останнього вікна. Всі вікна папок мають однаковий набір команд рядка меню. Відкрити папку (крім способу подвійного клацання) можна за допомогою команд меню Файл\0ткрыть.

Windows забезпечує чотири види подання вмісту папок. За замовчуванням Windows зображує вміст папки у вигляді безлічі великих значків. Користуючись командами меню Вид, можна вибрати один із трьох видів: у вигляді дрібних значків, списку або таблиці.

Для виділення об'єкта у вікні папки необхідно клацнути мишею по об'єкті, він забарвиться в більше інтенсивний колір, тепер його можна буде відкривати, переміщати, копіювати й ін.

Для виділення групи об'єктів потрібно:

Клавішу Ctrl тримати натиснутою й, послідовно клацаючи мишею, виділяти об'єкти.

Якщо об'єкти розташовуються один за іншим, вибрати 1-й +Shift + вибрати останній.

Для перейменування файлу або папки потрібно виконати наступну послідовність дій

Виділити потрібний файл або папку.

Виконати команди меню Файл \ Переименовать.

Записати нове ім'я.

Для переміщення й копіювання папок і файлів можна застосовувати наступну процедуру:

Відкрити вікна папок - джерела й приймача.

Для переміщення перетягнути мишею об'єкт із вікна у вікно. Для копіювання втримувати Ctrl і перетягнути мишею об'єкт. Можна навіть не відкривати папку-приймач, а просто перемістити об'єкт на значок папки-приймача.

ПРИМІТКА: Якщо переміщується файл із папки одного диска в папку іншого диска, то файл не переміщається, а копіюється.

Для видалення потрібно  виділити об'єкт або групу об'єктів, нажати клавішу Del і у відповідь на запит підтвердити видалення (або Файл\Удалить).

Щоб створити нову папку, необхідно зробити наступні дії:

Відкрити папку, у яку треба помістити нову.

Клацнути правою кнопкою миші по вільному просторі вікна папки - з'явиться контекстне меню.

Виконати команду Создать\Папка. На екрані з'явиться нова папка, замість імені в неї прочерк. Треба ввести назву папки й ENTER.

Замість контекстного меню можна скористатися рядком меню й вибрати Файл\Создать\Папка.

1.2. Робота з файлами, папками, ярликами в Провіднику

Програма Провідник призначена для більш зручної роботи з ієрархічною системою папок і файлів у середовищі Windows. Вікно Провідника має дві вертикальні панелі: ліва називається панеллю папок, а права — панеллю вмісту. Зміст двох панелей у тому, що для виконання операцій копіювання або переміщення файлів і папок бажано візуально бачити два об'єкти: джерело й приймач. Оброблювані об'єкти вибираються в джерелі й перетягуються в приймач. Згортаючи й розгортаючи області, можна добратися до будь-якої папки на лівій панелі, після чого папку можна розкрити або закрити клацанням на її значку. Відкриття папки супроводжується зміною змісту правої панелі. Дерево папок дає можливість бачити вміст папок, відкривати необхідні папки, а також виконувати дії з їхнім змістом: переміщати, копіювати папки, відкривати й закривати необхідні папки й т.д. Дерево поточної папки показує її вміст і дозволяє робити дії над ними: відкривати, створювати, копіювати, переміщати, шукати, видаляти й т.д. файли й папки. Провідник дозволяє легко проводити наступні операції:

1. Відкриття файлу. На лівій панелі розшукайте папку, у якій зберігається потрібний файл, після чого на правій панелі відкрийте файл подвійним клацанням на його значку. Що при цьому відбудеться, залежить від типу файлу. Якщо це програмний файл, відбудеться запуск програми. Якщо це документ, відбудеться запуск програми, призначеної для роботи з документом даного типу, а в ній автоматично відкриється й сам документ.

2. Копіювання файлу. На лівій панелі розшукайте папку, у якій зберігається потрібний файл, і розкрийте її, на правій панелі розшукайте значок файлу. На лівій панелі розгорніть папку, у яку треба скопіювати файл. Якщо необхідно, використовуйте смуги прокручування для перегляду вмісту панелей. Далі перетягнете значок копійованого файлу із правої панелі на значок папки-приймача на лівій панелі при натиснутій клавіші клавіатури CTRL.

3. Переміщення файлу. Механіка цієї операції та ж, що й при копіюванні файлу, але виконується вона без додаткових натискань клавіш.

4. Перейменування файлу. Розшукавши потрібний файл на правій панелі, клацніть на ньому правою кнопкою миші й у контекстному меню, що відкриється, виберіть пункт Переименовать, після чого введіть нове ім'я в поле напису, приєднане до значка або ярлика.

5. Видалення файлу. Розшукавши потрібний файл на правій панелі, клацніть на ньому правою кнопкою миші й у контекстному меню, що відкрилося, виберіть пункт Удалить. Файл буде вилучений у Корзину після позитивної відповіді на додатковий запит. Якщо файл виділений, то видалити його можна й за допомогою клавіші DELETE на клавіатурі.

Дуже часто користувача цікавлять операції не з окремими файлами, а із групами файлів. Виділивши групу файлів, можна поводитися з нею так само, як з окремим файлом. Щоб виділити всі файли, досить нажати комбінацію клавіш CTRL+A. Для виділення потоку файлів, що випливають підряд, користуються допоміжною клавішею SHIFT. Треба клацнути на значку першого з файлів потоку, нажати клавішу SHIFT і клацнути на значку останнього файлу  потоку. Складання довільної групи файлів виконують при натиснутій клавіші CTRL. Клацання при натиснутій клавіші CTRL діє як перемикач, тобто, клацання на попередньо обраному файлі приводить до зняття виділення.

Методи сортування файлів. Найпростіший спосіб сортування об'єктів у відкритій папці, як і багато інших операцій, пов'язаний із правим клацанням миші у вікні й застосуванням контекстного меню. Для папок це меню містить пункт Упорядочить значки, що, у свою чергу, відкриває вкладене меню, у якому   представлені   варіанти    впорядкування.   Чотири варіанти сортування

(за іменем, за типом, за розміром і за датою) не вимагають пояснення. Сортування виконується у визначеному порядку (від «А» до «Я» або від «0» до «9»).

    1.3. Текстовий процесор Word -  створення документа, його редагування й форматування

Вікно Word схоже на вікна інших додатків Windows (рис.1.1). Word надає кілька режимів перегляду документа. При виборі режиму враховують структуру документа й ступінь його готовності: чернетка, рукопис, текст для друку або тільки для читання.

Ліворуч від горизонтальної  смуги прокручування розташовуються кнопки. Вони мають наступне призначення:

Звичайний режим використовується для введення, редагування й форматування тексту. Стилі, колонтитули, малюнки й стовпчики в цьому режимі не видні.

Режим електронного документа корисний при роботі з документом у локальній мережі. У цьому режимі відкривається панель, яка називається Схема документа. Вона дозволяє переміщатися по документу, вибираючи заголовки. У цьому режимі кнопки режимів перегляду не відображаються, і для переходу в інший режим треба вибрати його в меню Вид.

Режим розмітки. Цей режим дозволяє працювати з документом у тому виді, як він виглядає при виведенні на друк.

Режим структури корисний для роботи із планом або змістом документа на етапі створення або перегляду структури документа.

Рис.1.1 - Вікно програми Word

Велике значення при обробці тексту має виділення частини його, тобто постановка блока. Текст можна виділити протяганням миші (натискається ліва клавіша миші на початку блока, який виділяється, і, не віджимаючи її, відзначається кінець блока), але Word надає й інші засоби.  Доступні вони завжди, але деякі зручніше в певних ситуаціях. Якщо, наприклад, вибирати текст декількох сторінок протяганням, можна випадково відпустити кнопку миші завчасно. Інший метод вибору, наприклад, з використанням клавіші SHIFT, дозволить вибрати текст більш чітко.

Обраний текст можна копіювати й переміщати на короткі відстані методом перетягування. Це зручно, коли у вікні видне і джерело (місце розташування вихідного тексту), і місце призначення, куди треба перемістити або скопіювати текст. Після цього при натиснутій кнопці миші виділений блок просто переміщається в потрібне місце. Якщо джерело й місце призначення одночасно не видні на екрані, то зручно користуватися кнопками панелі інструментів «Вырезать», «Копировать», «Вставить», при цьому задіється буфер обміну. Ці ж прийоми застосовують при копіюванні тексту усередині документа й між документами.

Шрифти, використовувані додатками Windows, перебувають під управлінням операційної системи й тому доступні у всіх додатках. Якщо не потрібно рідке оформлення тексту (наприклад, подвійне підкреслення), для оформлення документів користуються панеллю інструментів Форматирование. Ця панель містить кнопки й меню, що розкриваються, для вибору шрифту, його розміру, накреслення (напівжирний, курсив і підкреслення) і кольору (рис.1.1). Параметри, відсутні на панелі, додають командою Формат / Шрифт. При цьому відкривається діалогове вікно Шрифт.          

У діалоговому вікні Шрифт три вкладки: Шрифт, Интервал, Анимация. На вкладці Шрифт вибирають атрибути шрифту. Вид шрифту при різних настроюваннях оформлення (Накреслення, Розмір, Підкреслення, Колір і Ефекти) контролють  в області попереднього перегляду Образец.

Word   пропонує дев'ять варіантів підкреслення у відповідному списку, що розкривається: Одинарне, Подвійне, Тільки слова, Пунктирне, Товстою лінією, Штрихове, Штрих-Пунктирне, Штрих-подвійне пунктирне й Хвилястою лінією.

Колірне виділення тексту. Щоб привернути увагу до частини тексту, її можна виділити кольором. Це як би комп'ютерний еквівалент використання на папері маркуючого фломастера. При використанні кольорового принтера текст виділяється кольором при друкові. Виберіть  текст, який рзабарвлюється, і клацніть на стрілці, що розкриває, біля кнопки Выделение цветом. Колір вибирають із палітри, що розкрилася. Кнопка «запам'ятовує» останній обраний колір, тому для його повторного застосування клацніть відразу на кнопці Выделение цветом.

Вирівнювання й формат абзацу. Крім оформлення тексту й символів, користувачі Word повинні вміти форматувати рядки й абзаци. Для управління розміщенням тексту на сторінці можна використовувати відступи й табуляцію. Процесор Word  надає чотири типи вирівнювання: по лівому краю, по правому краю, по центру й по ширині.  

Для вирівнювання тексту розташуйєте курсор де-небудь в абзаці й клацніть на одній із кнопок вирівнювання на панелі інструментів Форматирование.

Завдання відступів. Word  представляє три засоби для завдання абзацного відступу: панель інструментів, лінійку й діалогове вікно Абзац. Найпростіший спосіб зміни відступу полягає у використанні панелі інструментів Форматирования. Клацніть на абзацові, для якого необхідно змінити відступ або виберіть кілька абзаців. Потім клацніть на кнопці Уменьшить отступ для зменшення лівого відступу на 0,5 дюйми. Клацніть на кнопці Увеличить отступ, щоб збільшити відступ на 0,5 дюйма.

Завдання інтервалу між рядками. Word  пропонує шість можливостей установки міжрядкового інтервалу, тобто відстані між рядками тексту.                              

- Одинарний - інтервал, достатній для зображення самих великих символів у рядку.

- Полуторний - дорівнює півтора одинарним інтервалам.

- Подвійний - у два рази більше одинарного інтервалу.

- Мінімум - установлює мінімальну відстань між рядками.

- Точно - установлює відстань між рядками відповідно до розміну шрифту або зображення, що утримується в даному рядку.

- Множник - використовується для введення міжрядкових інтервалів, відмінних від одинарного, полуторного або подвійного.

Для зміни міжрядкового інтервалу виберіть абзац. Давши команду Формат /Абзац або вибравши в контекстному меню пункт Абзац, відкрийте діалогове вікно Абзац і зі списку, що розкривається, виберіть міжрядковий  інтервал. Інтервали Минимум і Точно вимагають введення розміру шрифту в поле значення. Інтервал Множитель вимагає введення величини множника. Наприклад, для потроєння міжрядкового інтервалу виділеного абзацу виберіть Множитель і введіть у поле значення число 3.

1.4. Текстовий процесор Word -  робота з таблицями

У роботі з текстовими редакторами користувачеві досить часто доводиться зустрічатися з упорядкованою інформацією. Найкращим способом зберігання такої інформації в документах є таблиці. MS Word надає в розпорядження користувача широкий набір засобів для роботи з таблицями, що

спрощують виконання більшості практичних завдань. Команди, призначені для роботи з таблицями, дозволяють користувачеві спростити створення й

редагування таблиці, а також упорядкувати й відформатувати дані, що утримуються в ній. Таблиця являє собою сітку, утворену стовпцями й рядками. Перетинання стовпців і рядків утворять комірку таблиці. Кожна комірка незалежна від інших елементів таблиці, для неї можна установити необхідний розмір і формат.

Комірки можуть містити текст, числа, графічні зображення або формули. Якщо ви вводите в комірку текст, при досягненні правого краю текст буде автоматично переноситися на наступний рядок відповідно до ширини комірки. При зміні ширини стовпця або комірки текст автоматично буде переноситися на наступний рядок (при зменшенні ширини) або ж вертатися на попередній рядок (при збільшенні ширини) так, щоб повністю заповнити комірку нового розміру.

Таблиця може бути вставлена в довільне місце документа. Розмір таблиці може перевищувати розмір сторінки, тому її частина може розміщатися на одній або декількох наступних сторінках. У такому випадку ви можете визначати заголовки для таблиці таким чином, що, якщо таблиця буде розміщена на декількох сторінках, у верхній частині кожної сторінки заголовки будуть відображатися автоматично.

Для створення таблиці можна скористатися командою Таблица\Вставить\Таблица. Процес створення таблиці буде супроводжувати Майстер таблиць, що істотно полегшує роботу. Після його виклику Майстер запропонує визначити кількість стовпців і рядків, при цьому побудована таблиця буде мати рівномірні по широті й висоті рядка й стовпці. Після створення такої таблиці можна скористатися командою Таблица\Автоформат таблицы, щоб вибрати необхідний формат із пропонованого набору стандартних форматів. Крім створення самої таблиці, Майстер дозволяє вирішити завдання повторення заголовків стовпців на початку сторінки (якщо розмір таблиці перевищує розмір сторінки документа), а також форматування заголовків і вмісту таблиці.

Якщо ви створили нову таблицю, курсор буде розташовуватися в першій комірці, розташованої в лівому верхньому куті таблиці. Для введення даних у цю комірку ви повинні за допомогою клавіатури ввести необхідний текст або числа.

Найбільш простий спосіб переміщення по комірках таблиці полягає у використанні миші. Для того, щоб перейти в необхідну комірку, досить установити на неї покажчик миші й нажати ліву кнопку (для переміщення в наступну комірку можна використовувати клавішу Tab ).

Вміст комірки таблиці аналогічний звичайному абзацу. Для форматування ії вмісту можна використовувати ті ж засоби, які використовуються для форматування абзацу (за допомогою пункту меню Формат\Абзац).

Якщо ви хочете розміщати заголовок безпосередньо в таблиці, вам може знадобитися об'єднати кілька комірок одного рядка в одну комірку. Аналогічне

завдання доводиться вирішувати при розміщенні в таблиці досить довгого тексту, що повинен відображатися в одному рядку або графічне зображення. Word дозволяє об'єднати кілька розташованих поруч горизонтальних комірок в одну. При цьому вміст комірок також поєднується в одну комірку. Для цього виділяються потрібні комірки і вибирається команда Таблица\Объединить ячейки.

Одним з основних застосувань таблиць є занесення в них різних числових даних, їхнє підсумовування й подання підсумкових значень. Для задоволення потреб у такого роду обчисленнях в Word передбачена команда Таблица \ Формула. Word дозволяє створювати таблицю в будь-якому місці документа й вставляти в неї формули, у яких будуть проводитися обчислення й виводитися результати.

Рис.1.2 - Ілюстрація вставки формули в таблицю

Для виконання дій із числами в одній комірці потрібно вставити в неї  формули. Наприклад, щоб обчислити 5% податку із продажу на суму 76.45, потрібно вставити таке поле формули:

    =76.45*5%. Вставка цього поля виконується так:

1. Установіть курсор в комірку таблиці.

2. У меню Таблица виберіть команду формула.

3. Введіть формулу в поле, що з'явилося (рис.1.2).

1.5. Текстовий процесор Word - робота з формульним редактором, набір і редагування математичних формул

Для створення математичних формул у редакторі Word передбачена спеціальна підпрограма, яка викликається при виборі  пунктів меню  Вставка\Объєкт\Microsoft Equation (Редактор формул). Створена в редакторі формула вміщується в документ MS Word як об'єкт, аналогічно малюнкам, діаграмам і іншим графічним елементам. При необхідності можна швидко відкрити редактор формул і відредагувати формулу прямо в документі. Внести зміни у формулу без допомоги редактора формул у документі неможливо, але можна перемістити й змінити її розмір за допомогою миші стандартними прийомами системи Windows.

При цьому редактop формул автоматично змінює розміри шрифту й форматування відповідно до загальноприйнятих принципів написання формул. На екрані при цьому виникає панель шаблонів (рис.1.3)

Рис.1.3 - Панель шаблонів формульного редактора

Шаблонами називаються символи, що  включають у себе деякі знаки (наприклад, знак кореня), і порожні поля для заповнення їхніми символами. Верхній рядок кнопок на даній панелі інструментів призначений для вставки більше, ніж півтори сотень математичних символів, багатьох з яких ви не знайдете в шрифтах Windows. Нижній рядок кнопок призначений для вставки шаблонів формул, таких як матриці, інтеграли, логарифми, суми й т.д. (призначення їх на панелі можна зрозуміти інтуїтивно, за видом математичних символів на кнопках). Шаблони містять поля для введення індексів, цифр і інших символів. Для створення складних формул можна поміщати в поля шаблона інші шаблони.

При виборі однієї із кнопок панелі формульного редактора з'являється допоміжна панель, у якій деталізуються обрані символи.

Обраний математичний знак розміщується в заздалегідь виділене місце в тексті, при цьому місця під поля, у які потрібно вставити якісь символи, на екрані позначаються чорними квадратиками. Перехід від одного квадрата до другого здійснюється  натисканням клавіші Tab. 

Створення формул зводиться до складання її з окремих елементів за допомогою панелі інструментів, команд меню й символів, введених із клавіатури. У процесі створення формули можна не тільки зібрати її з різних частин, використовуючи шаблони й символи, але й ввести числа й текст коментаря із клавіатури. Символи вводяться в строго визначені місця, поля, позначені пунктирним прямокутником у позицію, обрану вами й позначену курсором. Виділений прямокутник, що позначає місце вставки, переміщується в міру заповнення простору, відведеного для створення формули.

Для переміщення курсора використовуються звичайні засоби — миша або клавіші-стрілки й Tab. У процесі введення символів редактор формул сам регулює інтервали. Однак крім автоматичної установки інтервалів можна використовувати команди меню. Те ж стосується й форматування символів. Крім того, можна використовувати різні шрифти й стилі. При створенні формули потрібно керуватися наступними правилами:

- введення символів у редакторі формул здійснюється, як звичайно в MS Word;

- для видалення символів використовуються клавіші Backspace і Delete;

- клавіша Spacebar, що установлює пробіл, працює тільки при введенні тексту, тобто при виборі команди Стиль\Текст або комбінації клавіш Ctrl+Shift+E. У всіх інших випадках пробіл регулюється автоматично;

- при натисканні клавіші Enter , як звичайно, починається новий рядок;

- виділення елементів формули, як звичайно, здійснюється або за допомогою миші, або комбінацією клавіш Shift+.

Після створення формули її можна отформатувати. Користувачеві надається можливість змінити наступні параметри форматування, установлені за замовчуванням:

- вирівнювання елементів формули;

- розміщення пробілів у формулі;

- шрифт;

- розмір символів формули.

1.6. Текстовий процесор Word - робота із графічними об'єктами - створення малюнків

Редактор Word дозволяє створювати найпростіші малюнки, які складаються з розповсюджених геометричних фігур (коло, овал, прямокутник, лінія, стрілка й т.д.) і забарвлених у різні кольори. Для виведення на екран панелі малювання, що містить кнопки таких фігур, необхідно вибрати пункти меню Вид\Панель инструментов\Рисование (рис.1.1).

Незважаючи на обмеженість засобів цієї панелі, з її допомогою при відомій навичці можна зробити багато чого. При установленні курсора на кожній кнопці панелі біля неї з'являється назва кнопки, а в рядку стану – призначення. Достойністю цього засобу є  те, що для виконання малюнка не потрібно виходити з документа. Більше того, можна зробити малюнок прозорим для тексту, тобто текст буде розташовуватися поверх малюнка. Кожна із кнопок малювання має свої особливості, наприклад, кнопки Прямоугольник і Овал замикають фігуру самі, як тільки ви відпускаєте кнопку миші.

Якщо потрібно намалювати криву, то кнопку миші відпускати не можна, поки не буде закінчена фігура. Якщо потрібно намалювати ламану лінію, то кнопку миші потрібно натискати на початку кожного відрізка, і зараз же відпускати. При цьому лінію потрібно не вести самостійно, а тільки направляти, як завгодно орієнтувати доти, поки вона не прийме потрібну форму й напрямок, і знову нажати кнопку миші наприкінці кожного відрізка для фіксації цього положення лінії; у такий спосіб складається ламана лінія. Клавішею Esc можна видалити останній відрізок ламаної лінії.

Якщо, малюючи фігуру, ви припустилися помилки, то можете відмовитися від лінії або фігури, нажавши Esc до її завершення. Якщо ви створюєте складний малюнок, який надалі плануєте зробити кольоровим, слід дотримуватися правила: відразу ж заливати кольором кожний закінчений фрагмент, поки він виділений, інакше надалі може виникнути плутанина при виділенні й заливанні цих фрагментів.

Після побудови малюнка його можна редагувати, при цьому його попередньо необхідно виділити. При виділенні об'єкта мишею на кожному його куті або на кожному кінці лінії розташовуються маркери виділення. Для виділення декількох об'єктів треба після виділення першого об'єкта нажати клавішу Shift і не відпускати її доти, поки ви не виділите всі необхідні об'єкти. При роботі з панеллю інструментів “Рисование” може виникнути необхідність в об'єднанні фрагментів малюнка в одне ціле. Справа в тому, що звичайно кожна наступна деталь малюнка сприймається MS Word як самостійна частина. Це важливо при фарбуванні деталей за допомогою заливання. Однак при переміщеннях різного роду малюнок може розпастися на деталі. Тоді на допомогу приходить механізм угруповання, що перетворює об'єкт у єдине ціле. Для цієї мети використовується кнопка Группировать на панелі інструментів “Рисование”.

Згруповані об'єкти легше переміщати й вибирати їхні розміри. Якщо буде потреба, згруповані об'єкти можна розгрупувати. Для цього натисніть кнопку Разгруппировать.

Як тільки фігура закінчена, її слід зафарбувати, поки вона виділена. Для цієї мети на панелі інструментів “Рисование” призначені дві кнопки: Цвет заливки і Цвет линии. Кожна із цих кнопок має власну кольорову палітру. Якщо установлено колір для лінії або заливання, то він буде застосовуватися доти, поки ви його не зміните. Для зміни вже установленого кольору потрібно виділити об'єкт, відкрити палітру й знову установити колір.

1.7. Табличний процесор Excel - створення й занесення даних у  

                                            таблиці

Термін електронна таблиця (процесор) використовується для позначення простою у використанні комп'ютерної програми, призначеної для обробки даних. Обробка містить у собі: проведення різних обчислень із використанням потужного апарата функцій і формул; дослідження впливу різних факторів на дані; рішення завдань оптимізації; одержання вибірки даних, що задовольняють певним критеріям; побудова графіків і діаграм; статистичний аналіз даних.

Excel дозволяє вводити в таблиці будь-яку інформацію: текст, числа, дати й час, формули, малюнки, діаграми, графіки. Вся  інформація, що вводиться, може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій.

 При завантаженні головної програми пакета на екрані виникає головне вікно, показане на рис.1.4. Основні елементи цього вікна показані стрілками.

У головному вікні між рядком формул (зверху) і рядком стану (знизу) розташоване робоче поле із трьома книгами. У робочому полі на задньому плані розкрита перша книга, на передньому плані в лівому нижньому куті розташований фрагмент другої книги й праворуч від її фрагмент третьої книги. Заголовок  другої книги виділений синім кольором - це активна робоча книга. Активною може бути тільки одна робоча книга, і її вікно розміщується поверх інших вікон.

Електронна таблиця, тобто робочий аркуш, складається з рядків і стовпців. Рядки нумеруються від 1 до 16384. Стовпці (від 1 до 255) позначаються латинськими буквами (на початку від A до Z, потім  AA, AB,…,AZ, потім BA,BB,BC,...,BZ і т.д. до IU,IV.). На перетинанні рядків і стовпців розташовані комірки електронної таблиці. Робоче поле, тобто вікно робочої книги, складається з: заголовка, робочої електронної таблиці, кнопок, лінійок прокручування і ярликів аркушів. Ці елементи показані на рис.1.4.

Індикатор активної комірки, тобто табличний курсор – це темний контур, що виділяє поточну активну комірку (одну з 4 194 304 комірок кожної робочої таблиці). Створення, збереження, відкриття робочої книги в  Excel здійснюється за загальними правилами додатків Windows.

Виділення комірок. Існує багато способів для виділення комірок або групи комірок. Будь-яка група комірок розглядається як блок комірок. Блок комірок - це прямокутна суміжна область комірок Він описується адресами лівих верхніх і правої нижньої комірки, розділених символом ":". В окремому випадку блоком може вважатися частина рядка або стовпця. Щоб виділити всі комірки стовпця, клацніть на його заголовку. Виділення блока, копіювання,

переміщення здійснюється за тими  правилами, що й у текстовому процесорі Word.

1 метод – копіювання за допомогою кнопок панелі інструментів:

- виділити комірки або блок комірок для копіювання;

- у панелі інструментів Стандартная клацнути на кнопці Копировать в буфер   ;

- клацнути в комірку, у яку потрібно скопіювати інформацію;

- у панелі інструментів Стандартная клацнути на кнопці Вставить из буфера  .

2 метод – копіювання за допомогою команд меню:

- виділити комірки або блок комірок для копіювання;

- вибрати команди Правка\ Копировать;

- клацнути в комірку, у яку потрібно скопіювати інформацію;

- вибрати команди Правка \ Вставить.

3 метод – копіювання з використанням контекстних меню:

- виділити комірку або блок комірок для копіювання;

- клацнути правою кнопкою миші і з контекстного меню  вибрати команду  Копировать;

- клацнути в комірку, у яку потрібно скопіювати інформацію.

- клацнути правою кнопкою миші й з контекстного меню вибрати команду Вставить.

   

  

   

 

 

Рис. 1.4 - Вікно Excel із трьома відкритими робочими книгами і його основні елементи

Вставка (додавання) комірок виконується наступними операціями:

- виділити область, у яку ви хочете вставити порожні комірки;

- вибрати команди Вставка \ Ячейки (або клацнути правою кнопкою миші на виділених комірках і вибрати команду Добавить з контекстного меню. З'явиться вікно діалогу Добавление ячеек і з пропозиціями зрушення вліво або вправо;

- указати, куди повинні зрушуватися інші комірки;

- клацнути на кнопці ОК.

Типи даних робочої таблиці. В комірці можуть перебувати дані одного із трьох типів: числове значення, текст або формула. Крім цього, на аркуші робочої таблиці можуть перебувати також графіки, малюнки, діаграми, зображення, кнопки й інші об'єкти.

Числові значення або числа, виражають різні кількісні співвідношення даних певного типу, наприклад, атомна вага,  обсяг продажів і інші. Числові значення, введені в комірки таблиці, можуть використовуватися у формулах або діаграмах. В Excel число може складатися тільки з наступних символів: 0  1  2  3  4  5  6  7  8  9  +   . Для поділу цілої й дробової частин десяткового числа використовується кома. Раціональні дроби необхідно вводити як змішані числа, щоб уникнути їхньої інтерпретації як формати дати, наприклад,    слід вводити   7   1/2.  Не всякий набір цих символів утворить число, наприклад, набір символів “123e” не є числом, а символи “123e2” є числом 12300. Числа в Excel відображаються в категоріях Числовой, экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный. Для форматування комірок використовується панель Форматирование, діалогове вікно Формат ячеек або контекстне меню. При форматуванні міняється вид числа, але не його значення. За замовчуванням для чисел використовується формат Общий, у якому не відображаються незначні нулі. Програма Excel відобразить число 020,60 як 20,6. Числові значення можуть являти собою дату (наприклад, 25.06.99) або час (наприклад,11:40:35).

Текст в Excel – це будь-яка послідовність, що складається із цифр, пробілів і нецифрових символів. Наприклад, 10AA109, 127AXY, 12-976, 270026 Одеса. Текст використовується для позначення числових даних, для заголовків стовпців або для відображення деякої інформації про робочу таблицю. Будь-яка послідовність введених в комірки символів, що не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час дня, логічне значення або значення помилки, інтерпретується як текст.

За замовчуванням в Excel текст вирівнюється по лівому краю, а числа - по правому. Кнопками панелі форматування змінюють установки, задані за замовчуванням, і вирівнюють текст і числа по лівому краю, по правому краю або по центру.

Якщо інформація вже введена в комірку, і потрібно лише додати або скорегувати раніше введені дані, двічі натисніть мишею на потрібному комірку або натисніть клавішу F2, коли необхідно комірку виділити. При цьому ви переходите у режим введення і можете внести необхідні зміни в дані, які перебувають у цій комірці.

Всі обчислення в Excel виконуються за допомогою формул.  Формулою в Excel називається послідовність символів, що починається зі знака рівності “=“. У цю послідовність символів можуть входити постійні значення, посилання на комірки, імена, функції або оператори. Результатом роботи формули є нове значення, що виводиться як результат обчислення формули по вже наявним даним. Якщо значення в комірках, на які є посилання у формулах, міняються, то результат зміниться автоматично. У рядку формул відбивається вміст комірки, у якій розташований курсор. Для створення формули необхідно:

- установити курсор у потрібну комірку;

- набрати формулу, почавши її зі знака "=";

- нажати клавішу ENTER.

Як приклад наведемо формули, що обчислюють корінь квадратного тричлена: ax2+bx+c=0. Вони введені в комірки A2 і A3 і мають такий вигляд:

=(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

=(-B 1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

В комірках A1, B1 і C1 перебувають значення коефіцієнтів a, b і с, відповідно. Якщо ви ввели значення коефіцієнтів a=1, b=-5 і с=6 (це означає, що в комірках A1, B1 і C1 записані числа 1, -5 і 6), то в комірках A2 і A3, де записані формули, ви одержите числа 2 і -3. Якщо ви зміните число в комірці A1 на -1, то в комірках з формулами ви одержите числа -6 і 1. У наведених вище формулах використовується функція КОРЕНЬ, що обчислює квадратний корінь числа.

При використанні у формулах посилання можуть бути як відносні (при копіюванні формул вони автоматично перераховуються), так і абсолютні (при копіюванні вони не змінюються, а у формулах перед ними ставиться знак $). Приклад: (А1*А2)/$А3. Посилатися можна також на комірки з іншого аркуша даної книги, наприклад: Лист1!А1.

 Функції в Excel використовуються для виконання стандартних обчислень у робочих книгах. Значення, які використовуються для обчислення функцій, називаються аргументами. Значення, що повертаються функціями як відповідь, називаються результатами. Крім вбудованих функцій, ви можете використовувати в обчисленнях користувальницькі функції, які створюються за допомогою засобів Excel.

Щоб використовувати функцію, потрібно ввести її як частину формули в комірку робочого аркуша. Послідовність, у якій повинні розташовуватися використовувані у формулі символи, називається синтаксисом функції. Всі функції використовують однакові основні правила синтаксису. Якщо ви порушите правила синтаксису, Excel видасть повідомлення про те, що у формулі є помилка.  

Аргументи функції записуються в круглих дужках відразу за назвою функції й відділяються один від одного символом крапка з комою “;”. Дужки дозволяють Excel визначити, де починається й де закінчується список аргументів. Усередині дужок повинні розташовуватися аргументи. При записі функції повинні бути присутніми відкриваюча й закриваюча дужки, при цьому не слід вставляти пробіли між назвою функції й дужками.

У програмі Excel  є однокроковий метод підсумовування даних рядка або стовпця за допомогою кнопки Автосумма на стандартній панелі інструментів.

1.8. Табличний процесор Excel – робота з майстром формул

Основною достойністю електронної таблиці Excel є наявність потужного апарата формул і функцій. Будь-яка обробка даних в Excel здійснюється за допомогою цього апарата. Ви можете складати, множити, ділити числа, добувати квадратні корені, обчислювати синуси й косинуси, логарифми й експоненти. Крім чисто обчислювальних дій з окремими числами, можна обробляти окремі рядки або стовпці таблиці, а також цілі блоки комірок. Зокрема, знаходити середнє арифметичне, максимальне й мінімальне значення, середньоквадратичне відхилення, найбільш імовірне значення, довірчий інтервал і багато чого іншого. Для зручності роботи функції в Excel розбиті по категоріях.

За допомогою текстових функцій ви маєте можливість обробляти текст: витягати символи, знаходити потрібні, записувати символи в строго певне місце тексту й багато чого іншого. За допомогою функцій дати й часу можна вирішити практично будь-які завдання, пов'язані з обліком дати або часу (наприклад, визначити вік, обчислити стаж роботи, визначити число робочих днів на будь-якому проміжку часу).  Логічні функції допоможуть створювати складні формули, які залежно від виконання тих або інших умов будуть робити різні види обробки даних.

В Excel широко представлені математичні функції. Наприклад, можна виконувати різні операції з матрицями: множити, знаходити зворотну, транспонувати. У вашому розпорядженні перебуває бібліотека статистичних функцій, за допомогою якої ви можете проводити статистичне моделювання. Крім того, ви можете використовувати у своїх дослідженнях елементи факторного й регресійного аналізу. В Excel можна вирішувати завдання оптимізації й використовувати аналіз Фур'є. Зокрема, в Excel реалізований алгоритм швидкого перетворення Фур'є, за допомогою якого ви можете побудувати амплітудний і фазовий спектр.

Excel виводить в комірки значення помилки, коли формула для цієї комірки не може бути правильно обчислена. Якщо формула містить посилання на комірку, що містить значення помилки, то ця формула також буде виводити значення помилки.

Як аргументи у функціях можна використовувати числа, текст, логічні значення, масиви, значення помилок або посилання. Аргументи можуть бути як константами, так і формулами. У свою чергу ці формули можуть містити інші функції. Функції, що є аргументом іншої функції, називаються вкладеними. У формулах Excel можна використовувати до семи рівнів вкладеності функцій.

Вхідні параметри, що задаються, повинні мати припустимі для даного аргументу значення. Деякі функції можуть мати необов'язкові аргументи, які можуть бути відсутніми при обчисленні значення функції.  Наприклад, можливе використання функцій без параметрів: =ПІ(), що повертає число,  =СЕГОДНЯ(), що повертає поточну дату.

Excel містить більше 400 вбудованих функцій і є спеціальний засіб для роботи з функціями — Майстер функцій. При роботі із цим засобом вам спочатку пропонується вибрати потрібну функцію зі списку категорій, наведених раніше, а потім у вікні діалогу пропонується ввести вхідні значення (аргументи функції).

Майстер функцій викликається командою Вставка\Функции або натисканням на кнопку Мастер функций. Ця кнопка розташована на панелі інструментів Стандартная, а також у рядку формул.

 Математичні функції, що часто зустрічаються

ABS - обчислення модуля;

COS - обчислення  косинуса;

SIN - обчислення синуса;

TAN - обчислення тангенса;

EXP - обчислення експоненти ex;

LN - натуральний логарифм;

LOG - довільний  логарифм по заданій основі;

LOG10 - десятковий логарифм;

ЗНАК  - повертає 1, якщо x>0; 0, якщо x=0 і –1, якщо x<0;

КОРЕНЬ- обчислення квадратного кореня;

ОСТАТ- повертає залишок від розподілу числа на дільник;

ПРОИЗВЕД - повертає добуток чисел;

СУММ - обчислює суму чисел.

 Для прикладу застосування математичних функцій нижче наводиться  варіант розрахунку двох формул:

; ;         x=0,411; a=3,232; b=1,922

Рис.1.5 - Ілюстрація обчислення за формулами в Excel

1.9. Табличний процесор Excel – робота з діаграмами й графіками

Подання даних у графічному вигляді дозволяє вирішувати найрізноманітніші завдання.  Усього Microsoft Excel для Windows пропонує 9 типів плоских діаграм і 6 типів об'ємних. Ці 15 типів включають 102 формати. Якщо їх не достатньо, ви можете створити власний користувальницький формат діаграми.

Процедура побудови графіків і діаграм в Excel відрізняється як широкими можливостями, так і надзвичайною легкістю. Будь-які дані в таблиці завжди можна представити в графічному вигляді. Для цього використовується Майстер діаграм, що викликається натисканням на кнопку з такою ж назвою, розташовану на стандартній панелі управління. Після натискання кнопки Мастер диаграм потрібно виділити на робочому аркуші місце для розміщення діаграми. Установіть курсор миші на кожній з кутів створюваної області, натисніть кнопку миші й, утримуючи її натиснутою, виділите прямокутну область. Після того, як ви відпустите кнопку миші, вам буде запропонована процедура побудови діаграми, що складається з п'яти кроків. На будь-якому кроці ви можете натиснути кнопку Готово, у результаті чого побудова діаграми завершиться. За допомогою кнопок Далі й Назад можна  управляти процесом побудови діаграми. Якщо виділено вихідну область даних, найшвидший спосіб побудувати діаграму - натиснути клавішу F11.

Для відображення числових даних, введених в комірки робочої таблиці, використовуються різні типи маркерів. Часто діаграма містить такі елементи, як осі, сітка, заголовки й легенда.

  •  Маркер – стовпчик, блок, крапка, сектор або інший символ на діаграмі, що зображує окремий елемент даних або одне значення комірки на аркуші. Зв'язані маркери утворять на діаграмі ряд даних.
  •  Вісь – лінія, що обмежує одну з сторін області побудови.
  •  Сітка – необов'язкова лінія в області побудови, що є продовженням розподілу осей. Сітка може бути горизонтальною або вертикальною, містити основні й допоміжні лінії або складатися з будь-якої комбінації перерахованих варіантів.
  •  Легенда – прямокутник на діаграмі, що містить позначення й назви рядів даних. Для побудови діаграм можна використовувати дані, що перебувають у несуміжних комірках або групах комірок.

 Майстер діаграм пропонує чотири кроки, на кожному кроці можна подивитися вид діаграми натисканням кнопки Просмотр результата в нижній частині вікна Мастера. Там же перебувають керуючі кнопки майстра Отмена, Назад, Далее, Готово. Натискання кнопки Готово виконується на останньому кроці, якщо зробити це раніше, то частина операцій по створенню діаграми не буде завершена. Порядок побудови діаграми наступний :

- виділити діапазони комірок, які включаються в діаграму;

- запустити Майстер діаграм.

Крок 1. Вибрати тип і вид діаграми. Натисніть кнопку Далее.

Крок 2. Перевірити, чи правильно виділений діапазон комірок і вибрати подання ряду даних по рядках або по стовпцях. Нажати кнопку Далее.

Крок 3. Вибрати параметри діаграми – увести назви діаграми й координатних осей, установити виведення і розміщення умовних позначок (Легенда), визначити підписи даних.

Крок 4. Вибрати аркуш для розміщення діаграми. Натиснути кнопку Готово. Діаграма з'явиться на робочому аркуші.

Вбудовані формати діаграм. В Excel можна будувати об'ємні й плоскі діаграми. Існують наступні типи плоских діаграм: Лінійчата, Гистограмма, З областями, Графік, Кругова, Кільцева, Пелюсткова, XY-Крапкова й Змішана. Об'ємні діаграми можна будувати наступних типів: Лінійчата, Гистограмма, З областями, Графік, Кругова й Поверхня. У кожного типу діаграми, як у плоскої, так і в об'ємної існують підтипи.

Необхідний тип вибирається на кроках 2 і 3 процеси побудови. Кожний тип діаграми може бути відформатований за допомогою відповідної команди, назва якої залежить від типу поточної діаграми. Ця команда розташована в останньому рядку меню, яке викликається натисканням правої кнопки миші. Різноманіття типів діаграм забезпечує можливість ефективно відображати числову інформацію в графічному вигляді:

Кругова діаграма показує як абсолютну величину кожного елемента ряду даних, так і його внесок у загальну суму. Така діаграма пов'язана з поданням якогось загального числа. Кругова діаграма містить тільки один ряд даних. Якщо вибрати кілька рядів, Excel використовує перший і проігнорує інші. При створенні кругової діаграми Excel підсумує виділений ряд даних, потім ділить значення кожного елемента на отриману суму й визначає розмір сектора, що відповідає даному елементу. Не слід включати підсумкову суму в ряд даних - це подвоїть суму й приведе до неправильного розподілу секторів.

Діаграма з областями являє собою графік, на якому області нижче графіка забарвляються відповідними кольорами. Графіки й діаграми з областями часто використовують для відображення значень, що змінюються згодом.

Стовпчаста діаграма збільшує наочність подання даних. На графіку лінії йдуть нагору й униз і в деяких точках зливаються. Стовпчаста діаграма робить відображення більше наочним.

Графік і діаграма з областями мають схоже оформлення. Горизонтальна лінія — це вісь X, вертикальна — вісь Y. Ці осі використовуються при побудові графіків. На стовпчастій діаграмі осі повернені на 90 градусів, вісь Х розташована ліворуч.

Гистограмма це стовпчаста діаграма з розташуванням осі Х знизу. Є й тривимірні варіанти таких діаграм. Циліндрична, конічна, пірамідальна — все це різновиду гистограмм.

Тривимірні діаграми мають три осі. При цьому вісь Х розташована знизу.  Вертикальна вісь називається Z. Вісь Y спрямована як би вглиб, забезпечуючи тривимірність зображення. Призначення осей можна не запам'ятовувати: існують способи довідатися це в ході створення або редагування діаграми.

Вибравши тип діаграми на лівій панелі, виберіть на правій панелі її вид. Щоб одержати подання про те, як буде виглядати та або інша діаграма, побудована за вашими даними, наведіть покажчик миші на кнопку Просмотр результата, натисніть кнопку миші й не відпускайте її. Після вибору типу й виду діаграми клацніть на кнопці Далее.

На другому етапі переконаєтеся в тому, що правильно обрано діапазон. У випадку помилки скористайтеся кнопкою, повертаючою, діалогове вікно й виберіть діапазон заново. Укажіть, як будуть групуватися дані в рядах — по рядках або по стовпцях. Внесені зміни відобразяться у вікні перегляду. Клацніть на кнопці Далее.

На третьому етапі задайте різні параметри діаграми за допомогою наступних  вкладок.

Заголовки — тут задають назва діаграми в цілому, осі Х й осі Y.

Оси — тут визначають показ або приховання головних осей діаграми.

Линии сетки — тут задають відображення ліній сітки, а також висновок або приховання третьої осі в тривимірних діаграмах.

Легенда — тут визначають висновок і місце для умовних позначок.

Подписи данных — тут визначають відображення тексту або значення як підпис даних.

Таблица данных — тут задають,  чи потрібно чи виводити виділену область як частину діаграми.

При установленні  параметрів у вікні перегляду будуть відображатися внесені зміни. По завершенні установки параметрів клацніть на кнопці Далее — створення діаграми буде продовжено.

У кожної діаграми може бути заголовок, що надає інформацію, якої може не бути в графічній частині діаграми. Тип діаграми, легенда й заголовок, зібрані разом, повинні відповідати на всі питання, що стосуються часу, розташування або змісту  діаграми.

На останньому етапі роботи майстра визначається місце розміщення діаграми - на поточному або новому робочому аркуші тієї ж книги. Клацніть на кнопці Готово — діаграма буде створена й розміщена.

1.10. Табличний процесор Excel – рішення пошукових завдань лінійного програмування

При рішенні проблем в економіці часто  розглядаються завдання знаходження точок, у яких досягаються максимальні або мінімальні значення функцій декількох змінних з лінійними й нелінійними обмеженнями. Іншими словами - знаходиться оптимальне рішення завдання управління з обмеженнями.

Всі завдання цього типу вирішуються за допомогою інструмента Excel Пошук рішення. Цей режим викликається за допомогою пунктів меню Сервис\Поиск решения, при цьому на екрані виникає вікно наступного виду:

У поле введення Установить целевую ячейку вказується посилання на комірку із цільовою функцією, значення якої буде максимальним, мінімальним або нулем залежно від обраного перемикача.  Ця комірка повинна містити формулу. Кнопка Равной служить для вибору варіанта із заданим значенням цільової комірки. Щоб установити задане число, введіть його в поле.

Поле Изменяя ячейки служить для вказівки комірок, значення яких змінюються в процесі пошуку рішення доти, поки не будуть виконані накладені обмеження й умова оптимізації значення комірки, зазначеної в полі Установить целевую ячейку. У поле Изменяя ячейки вводяться імена або адреси змінюваних комірок. Поле Предположить використовується для автоматичного пошуку комірок, що впливають на формулу, посилання на яку дані в полі Установить целевую ячейку. Результат пошуку відображається в полі Изменяя ячейки.

Поля Ограничения служать для відображення списку граничних умов поставленого завдання. Система обмежень організується шляхом вказівки на комірки із записаними формулами командами Добавить, Изменить, Удалить. При цьому необхідно вказати вид порівняння за допомогою вікна введення обмежень (рис.1.6), у якому є присутнім посилання на комірку з формулою обмеження, знак порівняння. У поле Ссылка на ячейку вводяться адреси комірок або діапазону, на значення яких накладаються обмеження. Зі списку, що розкривається, вибирається умовний оператор, який необхідно розмістити між посиланням і його обмеженням. Щоб приступити до набору нової умови, натисніть кнопку Додати. 

Команда Выполнить служить для запуску пошуку рішення поставленого завдання. Команда Закрыть служить для виходу з вікна діалогу без запуску пошуку рішення поставленого завдання. При цьому зберігаються установи, зроблені у вікнах діалогу, що з'являлися після натискань на кнопки Параметры, Добавить, Заменить або Удалить.

Кнопка Параметры служить для відображення діалогового вікна Параметры поиска решения, у якому можна завантажити або зберегти модель, яка оптимізується і вказати передбачені варіанти пошуку рішення.

Кнопка Отмена служить для очищення полів вікна діалогу й відновлення значень параметрів пошуку рішення, використовуваних за замовчуванням.

Рис.1.6- Вид вікна в режимі Поиск решения

Рис.1.7- Діалогове вікно Добавление ограничений

Настроювання параметрів алгоритму й програми проводиться в діалоговому вікні Параметры поиска решения (рис.1.8). У вікні установлюються обмеження на час рішення завдань, вибираються алгоритми, задається точність рішення, надається можливість для збереження варіантів моделі і їхнього наступного завантаження. Значення й стани елементів управління, використовувані за замовчуванням, підходять для рішення більшості завдань.

Поле Максимальное время служить для обмеження часу, що відпускається на пошук рішення завдання. У поле можна ввести час (у секундах) не перевищуючий 32767; значення 100, використовуване за замовчуванням, підходить для рішення більшості лабораторних робіт.

Поле Предельное число итераций служить для управління часом рішення завдання, шляхом обмеження числа проміжних обчислень. У поле можна ввести час (у секундах) не перевищуючий 32767. При досягненні відведеного тимчасового інтервалу або при виконанні відведеного числа ітерацій на екрані з'являється діалогове вікно Текущее состояние поиска решения.

Поле Относительная погрешность служить для завдання точності (припустимої погрішності), з якої визначається відповідність комірки цільовому значенню або наближення до зазначених границь. Поле повинно містити число з інтервалу від 0 (нуля) до 1, наприклад, 0,0001. Висока точність збільшить час,  потрібний для того, щоб зійшовся процес оптимізації. Чим менше введене число, тим вища точність результатів

Поле Допустимое отклонение служить для завдання допуску на відхилення від оптимального рішення. При вказівці більшого допуску пошук рішення закінчується швидше.

Рис. 1.8 - Діалогове вікно Параметры поиска решения

Поле Сходимость результатів пошуку рішення застосовується тільки до нелінійних завдань. Коли відносна зміна значення в цільовій комірці за останні п'ять ітерацій стає менше числа, зазначеного в полі Сходимость, пошук припиняється.

Прапорець Линейная модель служить для прискорення пошуку рішення лінійного завдання оптимізації або лінійної апроксимації нелінійного завдання.

Прапорець Неотрицательные значения дозволяє установити нульову нижню межу для тих комырок,  для яких вона не була зазначена в поле Оганичения діалогового вікна Добавление ограничения.

Прапорець Автоматическое масштабирование служить для включення автоматичної нормалізації вхідних і вихідних значень, що різняться за величиною, наприклад, максимізація прибутку у відсотках стосовно вкладень, обчислюваних у мільйонах рублів.

Прапорець Показывать результаты итераций служить для припинення пошуку рішення для перегляду результатів окремих ітерацій.

Кнопки Оценки служать для вказівки методу екстраполяції (лінійна або квадратична), використовуваного для одержання вихідних оцінок значень змінних у кожному одновимірному пошуку. Линейная служить для використання лінійної екстраполяції уздовж дотичного вектора. Кавдратичная служить для використання квадратичної екстраполяції, що дає кращі результати при рішенні нелінійних завдань.

Кнопки Разности (похідні) служать для вказівки методу чисельного диференціювання (прямі або центральні похідні), що використовується для обчислення часток похідних цільових і обмежуючих функцій. Прямые використовується для гладких безперервних функцій. Центральные використовується для функцій, що мають розривну похідну. Незважаючи на те, що даний спосіб вимагає більше обчислень, він може допомогти при одержанні підсумкового повідомлення про те, що процедура пошуку рішення не може поліпшити поточний набір вживаючих осередків.

Кнопки Метод поиска служать для вибору алгоритму оптимізації (метод Ньютона або сполучених градієнтів) – при необхідності. Кнопка Ньютона служить для реалізації квазіньютонівского методу, у якому запитується більше пам'яті, але виконується менше ітерацій, чим у методі сполучених градієнтів. Тут обчислюються частки похідні другого порядку. Кнопка Сопряженных градиентов служить для реалізації методу сполучених градієнтів, у якому запитується менше пам'яті, але виконується більше ітерацій, чим у методі Ньютона. Даний метод варто використовувати, якщо завдання досить велике й необхідно заощаджувати пам'ять, а також якщо ітерації дають занадто малу відмінність у послідовних наближеннях. Для рішення лінійних завдань використовуються алгоритми симплексного методу.

Команда Загрузить модель служить для відображення на екрані діалогового вікна Загрузить модель, у якому можна задати посилання на область комірок, призначену для зберігання моделі оптимізації. Даний варіант передбачений для зберігання на аркуші більше однієї моделі оптимізації. Перша модель зберігається автоматично.

Для прикладу  розглянемо наступне завдання: меблева фабрика випускає три види продукції: столи, стільці й дивани,  використовуючи при цьому три види ресурсів: дошки, цвяхи й клей. Відомі питомі витрати ресурсів, їхні запаси й прибуток, одержуваний від реалізації одиниці продукції:

Стіл

Стілець

Диван

Запас

Дошки

9

5

6

600

Цвяхи

4

5

6

400

Клей

3

4

5

800

Прибуток

20

18

22

Побудуємо математичну модель завдання знаходження оптимального плану. Позначимо xi, i=1,2,3, відповідно обсяги випуску столів, стільців і диванів. Тоді завдання максимізації прибутку буде виглядати в такий спосіб: знайти

20x1+18x2+22x3 max

за умови дотримання наступних обмежень:

9x1+5x2+6x3  600

4x1+5x2+6x3  400

3x1+4x2+5x3  800

x10 , x20, x30

Рішення поставленого завдання проведемо в табличному процесорі Excel за допомогою режиму «Поиск решения». Вихідні дані завдання оптимізації прибутку:

     

      Рис.1.9 - Результат пошуку оптимального рішення

Використовувані в таблиці формули наступні:

   Рис.1.10 - Формули, які введені для пошуку рішення

2. ПРОГРАМУВАННЯ МОВОЮ VBA

2.1. Вступ

VBA  (Visual Basic for Application) - стандартна мова програмування в додатках MS Office. Слово "стандартна" означає, що незалежно від того, у якому додатку іде робота, досить вивчити стандартний набір команд і методик, щоб успішно їх застосовувати.

VBA включає велику кількість програмних конструкцій і забезпечує будь-який тип доступу до будь-якої функції додатка. Тут є потужний інструмент налагодження і можливість створення системи Help, що дозволяє створювати додатки Office на високому професійному рівні.

Хоча потрібні додатки можна створювати і не вдаючись у тонкості програмування, проте більшість розроблювачів так чи інакше вдаються до написання невеликих програм і тому знання ними принципів програмування мовою VBA  просто необхідне.

Робоче середовище VBA часто називають інтегрованим середовищем розробки, тому що воно сполучає в собі різноманітні функції: проектування, редагування, компіляцію і налагодження додатка.

У даних методичних вказівках розглядаються  основні елементи мови VBA і деякі можливості цієї мови для програмування завдань, пов'язаних з об'єктами Excel.

2.2. Робота у вікні модуля. Структура програми

Основним елементом програмування на VBA є процедура - блок операторів програми в модулі.  Модуль - це набір оголошень і процедур мовою VBA, зібраних в одну програмну одиницю. Його  можна створювати у вікнах будь-яких додатків MS Office. В Microsoft Access створення модуля ведеться в наступній послідовності:

                   Пуск Программы  MS Access Новая база данных

У вікні, що відкриється, вибрати диск, папку, задати ім'я нової бази даних і нажати на кнопку «Создать».

Після цього у вікні відкритої бази даних створюється  модуль за допомогою команд:

                                             Модули Создать

Access створює новий модуль, подібний показаному на рис. 2.1. Починаючи з порожнього рядка, у вікні модуля пишеться програма.

Після написання модуля його потрібно зберегти командами: Файл  Сохранить как,  у текстовому полі задати ім'я і ОК.

Щоб створити нову процедуру у вже наявному модулі, потрібно відкрити його в режимі "Конструктор", помістити курсор у порожній рядок вікна модуля і виконати команди: Вставка (Insert) Процедура (Procedure), у вікні, що відкрилося, вибрати тип процедури, область визначення,  записати ім'я і ОК.

Для виконання процедури потрібно помістити курсор миші в будь-яке місце даної процедури і виконати команди

                     Запуск(Run)  перейти/продолжить (RunSub/UserForm)

                                                  Рис.2.1 - Вікно нового модуля

Якщо модуль  містить велику кількість процедур, то для пошуку потрібної потрібно розкрити список у вікні (Описания), виділити назва необхідної процедури й здійснити її запуск.

 Налагодження програм. Для контролю проміжних результатів  програму можна  виконати  в покроковому режимі. Для цього курсор установлюють у межах тексту програми, яку потрібно протестувати, і натискають клавішу F8. Після кожного натискання клавіші F8 налагоджувач переходить до чергового рядка тексту. Після тестування довідатися поточні значення змінних допоможуть спливаючі підказки. Для цього курсор миші варто помістити на ім'ї змінної і на екрані відобразиться  її значення.

 Структура програми. Правила написання програм. Якщо програма складається тільки з однієї процедури, то в найпростішому випадку її структура наступна:

               Sub ім'я()

                   Оператори

                End  Sub              

(Докладніше процедури будемо розглядати далі).

 Кожний оператор програми записують в окремому рядку і для введення рядка натискають клавішу Enter. Допускається запис декількох операторів в одному рядку (при цьому один оператор від іншого відділяється двома крапками), однак це не рекомендується, тому що програму важче налагоджувати.

Якщо рядок програми занадто довгий, то використовують один з наступних варіантів:

  •  продовжують писати на тому ж  рядку, допускаючи,  щоб   частина програми

перебувала за межами екрану;

  •  вводять символи продовження рядка - пробіл і  знак підкреслення.

Усередині програм можна поміщати коментарі. При цьому кожний рядок коментаря починається зі знака апострофа.

2.3. Основні типи даних

В VBA  є велика кількість типів даних, основні з яких наведені нижче.

Типи даних:

- integer  - цілий тип (від -32768 до 32767);

- single  -   числовий тип одинарної точності (до 7 значущих цифр);

- double  - числовий тип подвійної точності (до 14 значущих цифр);

- long - цілий тип (від -2147483648 до 2147483647);

- date - використовується для введення дати;

- string - строковий тип;

- currency - використовується у фінансових розрахунках;

- boolean - логічний тип (дані цього типу можуть приймати значення: true (істина) або false (неправда);

- object - посилання винятково на об'єкт;

- variant - довільний тип.

2.4. Змінні, масиви, константи і їхній опис

Змінні, масиви, константи й інші об'єкти мають ім'я, що повинно підкорятися наступним правилам:

- символи імені – букви, цифри й знак підкреслення;

- ім'я повинне починатися з букви;

- довжина ім'я не повинно перевищувати 255 символів;

- ім'я повинно бути унікальним усередині області дії.

 Опис змінних 

Синтаксис опису змінних:

                        Dim Им’я Змінної As тип, …,  Им’я Змінної As тип

Наприклад:

           Dim  n As Integer, s As Double

           Dim  k As String

Масиви і їхній опис.

Масив – упорядкована сукупність даних одного типу. Масиви можуть мати одну, дві й більше размірностей (але не більше 60). Наприклад, X=(xi), i=0,1,2,…10 – одновимірний масив з 11 елементів; A=(aij), i=0,1,2,…,5;j=0,1,2,…,6; -  двовимірний масив з 67 елементів. Елемент масиву – це змінна з індексами. Індекси в VBA обмежуються круглими дужками й відділяються один від одного комами. Наприклад, xi  x(i); aij a(i,j).

У найпростішому випадку синтаксис опису масиву фіксованого розміру  має вигляд:

             Dim  им’я Массиву (n1,n2,…,nk) As тип

де n1,n2,…,nk–максимальні значення відповідно 1-го, 2-го, ..., k-го індексів, мінімальне значення індексу вважається рівним 0.

Наприклад,   Dim X  (19) As String

                    Dim Y (3,7) As Single

Тут описаний строковий масив Х, що складається з 20 елементів і числовий масив Y, що складається з 4 рядків і 8 стовпців. Щоб нумерація індексів елементів починалася з 1, необхідно на початку модуля ввести команду  Option  Base  1.

Можна явно вказати початкове й кінцеве значення індексів, наприклад,

                               Dim b(1 to 3, 1 to 4) As Single

 Для динамічного масиву (масиву зі змінними розмірами) синтаксис опису має вигляд:

 Dim  имя Массиву () As тип

Після визначення розмірів  динамічного масиву його потрібно перевизначити з використанням оператора ReDim. Наприклад, одновимірний масив А описується як динамічний: Dim А() As Single, а після визначення n (кількості елементів А ) масив перевизначається:   

                  ReDim(1 to n) As Single

Константи і їхній опис

Константи - це незмінні величини. Cинтаксис опису констант:

                              Const  имя Константи = значення

Напримеp:   Const G=9.8

Загальні правила описів

Строго кажучи, в VBA не потрібно описувати більшість змінних перед їхнім застосуванням. У цьому випадку вони називаються неявно описаними, і їм  автоматично присвоюється тип Variant. При явному описі змінних на початку модуля повинна бути інструкція   Option Explicit (вона з'являється автоматично при відкритті вікна модуля). Інструкція Option Explicit має наступні особливості:

  •  якщо неправильно вказати ім'я описаної змінної, то при компіляції видається

повідомлення про помилку, а це є ознакою того, що в імені змінної допущена орфографічна помилка;

  •  на зберігання даних типу Variant затрачається більше пам'яті і швидкість

їхньої обробки менша.

   Якщо користуватися неявним описом, то інструкцію  Option Explicit треба вилучити.

Важливим в VBA поняттям є поняття "область визначення змінних". Є три рівні такої області:

  •  локальна змінна описується за допомогою оператора Dim, розміщеного в

процедурі;

  •  змінна рівня модуля описується за допомогою оператора Dim, розміщеного

в розділі опису модуля;

  •  загальна змінна описується за допомогою оператора Public, а не оператора

Dim, у розділі опису модуля.

2.5. Операції VBA

Операції VBA  умовно розділяються на три основні категорії: арифметичні, порівняння і логічні.

2.5.1. Арифметичні операції

Операція

Ім'я

Приклад

Результат

+

Додавання

10+5

15

-

Віднімання

10-5

5

*

Множення

10*5

50

/

Ділення

10/4

2.5

\

Цілочисленне ділення

10\4

2

%

Відсотки

10%

0.1

^

Піднесення до ступеня

2 ^ 3

8

Mod

Залишок від ділення

10 mod 3

1

2.5.2. Операції порівняння

 Операції порівняння використовуються в командах при порівнянні двох або більше числових, строкових величин. Якщо результат порівняння вірний, то результату присвоюється логічне значення True (Істина). Якщо результат порівняння невірний, то результату присвоюється логічне значення False  (Неправда).

Оператор

Ім'я

Приклад

Результат

=

Дорівнює

10=5

Неправда

>

Більше

10>5

Істина

<

Менше

10<5

Неправда

>=

Більше або дорівнює

"a">="b"

Неправда

<=

Менше або дорівнює

"a"<="b"

Істина

<>

Не дорівнює

"a"<>"b"

Істина

2.5.3. Логічні операції

Логічні операції використовуються для побудови логічних виражень.

Оператор

Загальний вид

Результат

And

Вираз1  And вираз2

Повертає значення "Істина", якщо вірні вираз1 і вираз2. У протилежному випадку повертає "Неправда".

Or

Вираз1  Or вираз2

Повертає значення "Істина", якщо хоча б один з виразів вірний. Значення "Неправда" буде тільки у випадку, якщо обидва вирази помилкові.

Xor

Вираз1  Xor вираз2

Повертає значення "Істина", якщо тільки один з виразів вірний. Якщо вірні обидва вирази або помилкові обидва вирази, то повертає значення "Неправда".

Not

Not  вираз

Повертає значення "Неправда", якщо  вираз вірний, і значення "Істина", якщо  вираз невірний.

2.6. Стандартні функції

Для обчислення стандартних функцій необхідно вказувати ім'я функції і у дужках аргумент. Перелік основних стандартних функцій:

Функція

Призначення

Аргумент

Abs(x)

x

Будь-який числовий вираз

Sqr(x)

x

Будь-який числовий вираз >0

Exp(x)

ex

Будь-який числовий вираз (<=709.7827)

Log(x)

Ln x

Будь-який числовий вираз >0

Sin(x)

Sin x

Аргумент у радіанах

Cos(x)

Cos x

Аргумент у радіанах

Tan(x)

Tg x

Аргумент у радіанах

Atn(x)

Arctg x

Будь-який числовий вираз. Повертає значення в радіанах.

Int(x)

Відкидання дробової частини

Будь-який числовий вираз

2.7. Вираження

В VBA можна виділити арифметичні, логічні й строкові  вирази.

 Арифметичні вирази (АВ) - це сукупність числових констант, змінних, функцій, зв'язаних арифметичними операціями: +,  -,  *,  /,  ^, \,  mod.

Наприклад:                 sin(x)+log(y)/a^3*2.7

Правила запису арифметичних виразів

1. Не можна опускати знак множення.

2. АВ записується в рядок. Наприклад,  записують як (a+b)/c.

3. Послідовність виконання дій:

- обчислення функцій;

- множення, ділення, mod;

- додавання  віднімання.

Наприклад: 1)

  1.  

Слід зазначити, що змінити зазначений порядок обчислень можна за допомогою дужок, при цьому кількість дужок, що відкриваються й закриваються у виразі повинна бути однаковою.

Логічні вирази (ЛВ) -  це сукупність логічних констант, логічних змінних, порівнянь, функцій логічного типу,  з'єднаних логічними операціями. Результатом обчислення ЛВ може бути True або False.

Наприклад:    1) x < a+c    2) x*y < 0  and  a+b>0  

Строкові (текстові) вирази - сукупність строкових констант, строкових змінних, строкових функцій, з'єднаних операцією об'єднання &. Строкова константа (рядок) - це послідовність символів, розташованих в лапках. Строкові змінні (мають тип String) приймають значення строкових констант. Наприклад:

1)"Мені  " & "двадцять  " &  "років"

         2) Dim a As String, b As String, c As String

             a=”Мені  “ : c=”двадцять років”

             c=a & b

Якщо вираз містить операції різних типів, то першими виконуються арифметичні операції, потім -  операції порівняння, останніми - логічні операції.

2.8. Оператор присвоювання

Синтаксис оператора:      v = a ,

де v - ім'я змінної;  (=) знак присвоювання; a – вираз (може бути арифметичним, логічним, строковим). Оператор обчислює вираз a, потім отримане значення присвоюється змінній  v.

 Наприклад:           c = a+b,    x = y,   a = 2.5,   s=”студент”                                              

 В операторі присвоювання змінна в лівій частині і вираз в правій частині повинні бути одного типу. Однак, якщо змінна в лівій частині описана як змінна типу Variant, те вона прийме тип виразу правої частини.

2.9. Введення даних користувачем

Введення даних користувачем здійснюється за допомогою функції InputBox, що виводить на екран діалогове вікно, де розміщується запрошуюче повідомлення  на введення даних і текстове поле для введення цих даних.

Синтаксис функції:

InputBox (запрошення[, заголовок][, по умовчанню][, гор][, верт]

[, файл допомоги[, контекст]),

де  запрошення   - повідомлення, що виводиться в діалоговому вікні;

      заголовок         - текст, що з'являється в панелі заголовка діалогового    вікна;

      по умовчанню  - значення, що вводиться по умовчанню, у текстовому вікні;

      гор       -  горизонтальне розташування діалогового вікна стосовно    лівої межі екрана. Якщо цей аргумент опущений, то                                     діалогове вікно розміщається в центрі;

      верт  - вертикальне розташування діалогового вікна стосовно верхньої межі екрана;

     файл допомоги       - вказівка на файл довідки;

     контекст              - число, що вказує на розділ довідки.

Всі параметри, крім першого, є необов'язковими. Функція InputBox повертає рядок символів, введених користувачем. Для перетворення цього рядка в число використовується зовнішня функція Val, яка виконується після завершення роботи InputBox. 

Наприклад, потрібно ввести значення змінної а=3,5.  Запишемо фрагмент програми

                         Dim a As single

                         а = Val(InputBox ("Введіть значення а")) 

При виконанні фрагмента програми на екрані з'явиться діалогове вікно, представлене на рис.2.2. У текстове поле вікна потрібно ввести 3.5 і натиснути кнопку ОК.

                           Рис.2.2 - Вікно діалогу функції Inputbox

 

 Задати значення змінних можна за допомогою оператора присвоювання, наприклад, с=3.5. При завданні масиву оператором присвоювання  використовується функція Array, при цьому оператор має такий вигляд:  

               Имя Масиву=Array([елемент1],[елемент2],…,[элемент])

Функцію Array можна присвоїти тільки змінній типу Variant. Наприклад, для завдання одномірного масиву  x=(2.5, 5, 87, 6, 35) варто записати

                 

                   Dim x As Variant

                    x=Array(2.5,5,87,6,35)

При завданні двовимірного масиву елемент – рядок матриці, що представляється, як Array. Наприклад, для завдання двовимірного масиву   варто записати

                    Dim x As Variant

                    x=Array(Array(0,2,5), Array(3,7,2))

Для звертання до елемента масиву xij варто записати x(i)(j). 

2.10. Виведення даних

 

1) Функція MsgBox використовується для виведення даних або повідомлень на екран.     Синтаксис функції:

         MsgBox (запрошення[, кнопки][, заголовок][, файл допомоги][, контекст]),

де  кнопки  - константа, що визначає командні кнопки, які з'являються в діалоговому вікні. За замовчуванням установлюється значення 0. Інші параметри мають той же зміст, що і у функції InputBox.

Деякі значення констант кнопок функції MsgBox.                      

                    

                Константа                                    Опис

  1.  Виводиться тільки кнопка ОК.
  2.  Виводяться кнопки ОК і Отмена.
  3.                        Виводяться кнопки Да, Нет  Отмена.

4                         Виводяться кнопки Да, Нет.

ПРИМІТКА.  Як і у всіх функціях VBA, вказівка аргументів функції MsgBox у круглих дужках необхідна тільки тоді, коли планується використання повертаюче значення  цієї функції.  Якщо виводиться велике повідомлення, то VBA робить перенос тексту в рамках діалогового вікна. Для вказівки власних меж переносу в кожному рядку використовується функція  Chr і код повернення каретки (ASCII 13), наприклад, дане повідомлення буде виводитися у два рядки:

       MsgBox "Перший рядок" & Chr(13) & "Другий рядок"

2) Оператор Debug.Print використовується для виведення даних у вікно налагодження.

Синтаксис оператора:

               Debug.Print a1 &  a2 & a3

де a1,  a2,  a3 - константи, змінні, вирази. Щоб відкрити вікно налагодження, потрібно виконати команди

                               Вид(View) ( Вікно налагодження (Immediate Window)

Приклад лінійної програми. Обчислити площу трапеції за формулою  S= ,  де a,b - основи,  h - висота.

                     Sub Трапеція()

                         Dim a As Single, b As Single, h As Single, s As Single

                         a = Val (InputBox("Введіть значення а"))

                         b = Val (InputBox("Введіть значення b"))

                         h = Val (InputBox("Введіть значення h"))

                         s = (a + b) * h / 2

                         MsgBox "Площа трапеції =  " & s

                       End Sub

Після запуску програми потрібно ввести значення a,b,h і на екрані з'явиться результат обчислення у вікні виду (рис.2.3.).

                                    Рис.2.3 - Вікно функції MsgBox

2.11. Оператори переходу. Програмування  розгалужуваних

обчислювальних процесів

1) Оператор  If ... Then

Для зміни природного ходу виконання  програми використовуються умовні оператори із застосуванням як однорядкового синтаксису

                 If  умова  Then  оператор

так і блокового синтаксису

                 If   умова Then

                      Блок операторів

                 End If

Тут і далі умова - логічний вираз. Якщо значення умови true, то виконується Блок операторів, у протилежному випадку управління передається операторові, який знаходиться за End if.

Приклад 1. Дані три числа: a, b, c. Відємні числа замінити їхніми квадратами, позитивні залишити без зміни.

         Sub Разв1()

              Dim a As Single, b As Single, c  As Single

                         a = Val (InputBox("Введіть значення а"))

               b = Val (InputBox("Введіть значення b"))

               c = Val (InputBox("Введіть значення c"))

               If  a < 0  then a=a^2

               If  b < 0  then b=b^2

               If  c < 0  then  c=c^2

               MsgBox “a=” & a  & “ b=” & b & “ c=” &  c

          End Sub

  1.  Оператор If...Then...Else.

    Синтаксис оператора:

   If  умова Then

         Блок операторів для значення true

                      Else

        Блок операторів для значення false

    End If

Приклад 2.  Знайти розмір комісійних залежно від суми продажів за наступними правилами: якщо сума продажів (s) більше 15000, то комісійні (c) установлюються на рівні 8 відсотків. У протилежному випадку - 5 відсотків

   Sub Sales1()

       Dim s As Single , c As Single

          s = Val(InputBox("Введіть суму продажів"))

          If s > 15000 Then c = 0.08*s  Else c = 0.05*s

          MsgBox "Комісійні=" & c

   End Sub

Тепер приведемо програму для цього ж прикладу з використанням багаторядкового синтаксису оператора if.

Sub Sales2()

    Dim s As Single, c As Single

          s = Val(InputBox("Введіть суму продажів"))

       If s > 15000 Then

         c = 0.08*s

                            Else

  c = 0.05*s

      End If

      MsgBox "Комісійні=" & c

                            End Sub

4) Оператор безумовного переходу GoTo

Оператор GoTo дозволяє виконати безумовний перехід до заданого рядка. Його синтаксис:

                                    GoTo    Мітка 

Мітка (ціле число або ім'я змінної) з двома крапками, яка ставиться перед рядком, до якого  здійснюється перехід. Кількість міток не обмежена, але кожна повинна бути унікальної.  Приведемо наступний фрагмент програми (тут міткою служить NN):

                  MsgBox "Даний оператор виконується"

                  GoTo NN

                  Msgbox "Даний оператор пропускається"

                  NN:

                  Msgbox "Тепер можна продовжувати"

2.12. Оператори циклу. Програмування циклічних

обчислювальних процесів

  1.  Оператор Do ...Loop

Цей оператор має чотири варіанти синтаксису:

а) Do While  умова

         Блок операторів

   Loop

Якщо умова має значення True, виконуються Блок операторів до Loop.  Потім управління повертається до Do While і знову перевіряється умова.  Якщо умова, як і раніше, має значення True, процес повторюється.  Якщо  умова  має значення False, виконання відновляється з операторів, що знаходяться за  Loop. Цикли Do While. . . Loop можуть мати будь-яку глибину вкладеності.  

б) Do Until умова

         Блок операторів

    Loop

Перед циклом перевіряється умова. Блок операторів виконується тільки в тому випадку, якщо значення умови дорівнює False.

в) Do

         Блок операторів

    Loop While умова

Параметр умова перевіряється після однократного проходження циклу. Блок операторів виконується тільки в тому випадку, якщо умова - True. Така форма оператора Do…Loop використовується в тих випадках, коли виконання блоку команд необхідне як мінімум один раз.

г) Do

         Блок операторів

    Loop Until умова

Параметр умова перевіряється після однократного проходження циклу. Блок операторів виконується тільки в тому випадку, якщо умова - False. Така форма оператора Do…Loop використовується в тих випадках, коли виконання блоку команд необхідне як мінімум один раз.

 Приклад 1. Скласти програму табулювання функції

                     y= ,   де x[x0, xk] і змінюється із кроком  h.

     Sub Р1()

Dim x0 As Single, xk As Single,  h As Single

Dim  a As Single, y As Single, x As Single

     x0 = Val(InputBox("Введіть х0"))

     xk = Val(InputBox("Введіть хk"))

     h = Val(InputBox("Введіть h"))

     a = Val(InputBox("Введіть a"))

     x = x0

     Do While x <= xk

                y = Sqr(x ^ 2 + 25) / (x ^ 2 + a ^ 2)

               Debug.Print "y=" & y & "   x=" & x

               x = x + h

     Loop

   End Sub

Приклад 2. Записати програму для виведення у вікно налагодження натуральних чисел від n до 1,  їхні квадрати і куби.

Позначення: n - число, n2, n3 - відповідно квадрат  і куб числа.              

                  Sub Р2()

             Dim n As Integer, n2 As Integer, n3 As Integer

             n = Val(InputBox("Введіть n"))

            Debug.Print "Число" & " Квадрат числа" & " Куб числа"

            Do

            n2 = n ^ 2: n3 = n2 * n

            Debug.Print n & "         " & n2 & "            " & n3

             n = n - 1

   Loop Until n = 0

      End sub

  1.  Оператор While...Wend

Цей оператор циклу є різновидом оператора Do…Loop...

Синтаксис оператора:

         While   умова

            Блок операторів

         Wend

Якщо умова має значення True, виконуються Блок операторів до Wend.    Якщо  умова  має значення False, виконання відновляється з операторів, що випливають за  Wend. Цикли  WhileWend можуть мати будь-яку глибину вкладеності.  

  1.  Оператор For... Next

Цей оператор циклу можна зустріти в більшості мов програмування. Він використовується у випадках, коли відомо, скільки разів необхідно повторити виконання серії операторів. Синтаксис оператора:

    For  лічильник = початок To кінець [step крок]

           Блок операторів

    Next [лічильник]

Лічильник – числова змінна, котра автоматично змінюється після кожного повтору. Початкове значення лічильника дорівнює параметру початок, а кінцеве - кінець. Крок - крок лічильника циклів. Якщо цей параметр опущений, то значення кроку приймається рівним 1. Щоб лічильник змінювався по убуванню, використовується негативне значення кроку.

 Приклад 3. Дан масив Х=(12,24,67,38,56,69) щомісячного випуску продукції в 1-му півріччі. Визначити  випуски продукції за 1- й і 2 - й квартали.

Sub Р3()

   Dim x As Variant

             Dim  kv1 As Single, kv2 As Single, i As Integer

     x=Array(12,24,67,38,56,69)     

     kv1 = 0: kv2= 0

     For i = 1 To 3

     kv1=kv1+x(i)

     kv2=kv2+x(i+3)

     Next i

     MsgBox " випуск продукції за 1-ий квартал =" & kv1

     MsgBox " випуск продукції за 2-ий квартал =" & kv2

End Sub

  1.  Оператор For Each...Next

Цей оператор дозволяє робити обробку набору об'єктів (наприклад, елементів масиву даних). У цьому випадку немає необхідності використовувати лічильник циклу, тому що циклічний перегляд і обробка виробляється для певних елементів набору.

Синтаксис оператора:

      For Each елемент In  група

                  Блок операторів

      Next [елемент]

Параметр елемент -  змінна типу Variant (ця обов'язкова умова), що представляє елемент сімейства або масиву. Група - ім'я масиву або сімейства. Блок операторів виконується тільки один раз для кожного члена групи.

Найважливіше в операторі For Each…Next  те, що не потрібно заздалегідь знати, скільки елементів утримується в масиві або сімействі. Таким чином, не потрібно підраховувати число елементів або перевіряти досягнення кінця групи. Це дозволяє виключити одну з найбільш загальних помилок при програмуванні: неправильну індексацію елементів масивів.

Приклад 4. Дано масив А=(ai), i=1,2,...,10. Знайти добуток позитивних елементів.

Позначення: p - добуток позитивних елементів.

Sub Р4()

    Dim a(1 to 10) As Double

               Dim p As Single, i As Integer,  n As Variant

       For i = 1 To 10

       a(i) = Val(InputBox("Введіть  "& str(i) & “ елемент  масиву а"))

       Next i

       p = 1

       For Each n In a

           If n > 0 Then p = p * n

       Next n

       MsgBox "p=" & p

 End Sub

 Приклад 5. Дана матриця  D=(dij), i= 1,2, . . . ,m; j=1,2, . . . ,n (m10, n20). Знайти суми позитивних елементів кожного стовпця.

Позначення: sum[j] - сума позитивних елементів j-го стовпця.

      Sub Р5()

   Dim d(1 to 10, 1 to 20) As Single, sum(1 to 20) As Single

   Dim i As Integer, j As Integer, n As Integer, m As Integer

   n = Val(InputBox("Введіть кількість рядків n"))

   m = Val(InputBox("Введіть кількість стовпців m"))

   For i = 1 To n

     For j = 1 To m

        d(i, j) = Val(InputBox("Введіть масив d"))

     Next j

    Next i

     For j = 1 To m

         sum(j) = 0

      For i = 1 To n

         If d(i, j) > 0 Then sum(j) = sum(j) + d(i, j)

      Next i

                  Debug.Print sum(j)

       Next j

        End Sub

 Приклад 6. Дана матриця З=(сij), i=1,2, . . .n; j=1,2,. . . m (n50, m50). Визначити для кожного рядка максимальний елемент і його індекси. (Передбачається, що в кожному рядку є єдиний максимальний елемент).

Позначення: max - максимальний елемент у рядку,  jmax - номер стовпця максимального елемента.

         Sub Р6()

   Dim c(1 to 50, 1 to  50) As Double, max As Double

   Dim i, j, n, m, jmax As Integer

       n = Val(InputBox("Введіть кількість рядків n"))

       m = Val(InputBox("Введіть кількість стовпців m"))

    For i = 1 To n

       For j = 1 To m

          c(i, j) = Val(InputBox("Введіть масив c"))

       Next j

    Next i

    For i = 1 To n

        jmax = 1: max = c(i, 1)

        For j = 1 To m

          If c(i, j) > max Then max = c(i, j): jmax = j

        Next j

       Debug.Print "max= " & max &  “  imax=” & i & "   jmax=" & jmax

     Next i

End Sub

2.13. Процедури

 Програма може являти собою сукупність окремих блоків-підпрограм (процедур).  Використання процедур дозволяє реалізувати один із самих прогресивних методів програмування - структурне програмування.

Процедури доцільно застосовувати у випадках, коли однакову послідовність дій необхідно виконувати в різних частинах програми й при різних вхідних даних. Таку послідовність дій можна виділити в самостійну програмну одиницю - процедуру, що може бути використана багаторазово в міру необхідності.

В VBA є 3 види процедур: процедура Function, процедура Sub і процедура Property. У даній роботі розглядаються тільки процедури Function і Sub.

Процедура Function

VBA містить безліч вбудованих функцій, наприклад, cos, sqr, mid, але користувач може створювати власні функції, використовуючи для цього процедуру Function.

Синтаксис поцедури Function:

 [Private Public Static] Function  Ім'я(Список аргументів) [As тип]

         Блок операторів

 End Function  

Тут і далі ( означає, що використовується один з  варіантів: Private, Public або  Static.

Private  - означає, що процедура Function   доступна для інших процедур тільки того модуля, у якому вона описана.

Public - означає, що процедура Function   доступна для  інших процедур у всіх модулях.

Static – означає, що локальні змінні процедури Function  зберігаються в проміжках часу між викликами цієї процедури.

Ім'яідентифікатор функції, що задовольняє стандартним правилам  побудови імен;

Тип – тип значення, що повертається Function;

Список аргументів -  список змінних, що представляють аргументи, які передаються в процедуру Function при її виклику. Аргументи в списку відділяються комами.

Структура аргументу:

     [Optional] [ByVal ByRef] [ ParamАrray] Ім'я [As тип]

Optional - указує, що даний аргумент є необов'язковим. Аргументи, позначені кваліфікатором Optional повинні перебувати наприкінці списку аргументів.

ByVal - означає, що аргумент передається за значенням. При цьому виключається можливість зміни значення аргументу процедури після її завершення.

ByRefаргумент передається по посиланню. Передача аргументу по посиланню дає процедурі доступ до вмісту змінної за її адресою в пам'яті. Значення змінної може бути змінене процедурою, що викликається.

За замовчуванням установлюється ByRef.

ParamАrray - позначає необов'язковий аргумент, що є масивом довільного числа змінних типу Variant. Цей аргумент може бути тільки останнім у списку аргументів. З ним не можуть використовуватися ключові слова ByVal, ByRef, Optional.

Тип -  тип аргументу, може використовуватися будь-який стандартний тип даних. За замовчуванням використовується Variant.

Приклади заголовка процедури-функції:

1) Function Sum(n Аs Integer, a As Single) Аs Integer

Ця функція – Public (за замовчуванням), доступна для всіх модулів. Ім'я функції – Sum, аргументи: n – цілого типу, а – числового, обидва аргументи мають кваліфікатор  ByRef (за замовчуванням). Функція повертає значення типу Integer.

2)Private Function F1(a As Single, ParamArray x) As Single

Функція доступна тільки для модуля, у якому вона записана. Аргументи: а - числова змінна типу Single, х - масив довільного числа елементів типу Variant.Функція повертає значення типу Single.

Процедура Function може перебувати в будь-якому місці модуля, за винятком тіла іншої процедури. Викликається процедура по імені із вказівкою фактичних аргументів, у ролі яких можуть виступати константи, змінні, вирази. Виклик може перебувати усередині будь-якого виразу.

Виконання  Function починається з першого рядка тіла процедури й триває доти, поки не буде досягнута  інструкція End Function або Exit Function (вихід з  Function). Далі управління передається в основну процедуру.

Процедура Function повертає в основну  процедуру значення, присвоює ім'я Function оператором:   ім'я = вираз. Цей оператор  може бути записаний у тілі Function кілька разів, при цьому Function повертає останнє присвоєне значення. Якщо тип функції не заданий явно, то функція повертає значення типу Variant.

Формально Function повертає тільки одне значення, однак після виконання Function можна використовувати й модифікації аргументів, переданих в Function по посиланню  (ByRef).

Приклад 1. Обчислити , визначення максимуму виконати в процедурі Function 

            Private Sub pp1()

                   Dim y As Single,  a As Single, x As Single

                   a = Val(InputBox("Введіть а"))

                   x = Val(InputBox("Введіть x"))

                   y = (max(3.5, x + a) + max(x, a)) / max(x ^ 2, 120)

                   MsgBox "y=" & y

             End Sub

             Private Function max(b As Single, c As Single) As Single

                If  b > c Then max = b Else max = c

             End Function

Приклад 2. Обчислити  C =  , де n>m. Визначення факторіала виконати в процедурі Function.     

            Private Sub pp2()

                Dim n As Integer, m As Integer, c As Single

                n = Val(InputBox("Введіть n"))

                m = Val(InputBox("Введіть m"))

                c = fact(n) / (fact(m) * fact(n - m))

               MsgBox "c=" & c

           End Sub

           Private Function fact(n As Integer) As Single

              Dim i As Integer, p As Single

               p = 1

               For i = 1 To n

                   p =p * i

               Next I

               fact=p

            End Function

Процедура Sub.

Синтаксис процедури Sub:

   [Private Public Static] Sub Ім'я([Список аргументів]) 

         Блок операторів

   End Sub  

Загаловок Sub аналогічний заголовку Function, тільки в процедурі  Sub не вказується тип процедури.

Процедура Sub не повертає значення, присвоює її імені, як це робить процедура Function, однак як і Function, Sub може змінювати значення аргументів, переданих до неї. Тому, якщо процедура Sub призначена для розрахунку якихось величин, то в списку аргументів процедури Sub повинні бути присутнім як вхідні аргументи, так і вихідні.

Процедура Sub, на відміну від  Function, не може бути викликана по імені функції усередині виразу. Для її виклику використовується окремий оператор. Застосовуються 2 модифікації виклику:

1) Call Ім'я  (Список аргументів)

2) Ім'я Список аргументів

 Приклад 3. Знайти напівсуму довжин двох векторів З=(c1,c2,c3,c4) і D=(d1,d2,d3,d4,d5). Обчислення довжини вектора  оформити, як процедуру Sub.  

Позначення в процедурі обчислення довжини вектора: srv - ім'я процедури, x - вхідний масив з n елементами,  s -довжина вектора.  Позначення в основній процедурі: s1 - довжина вектора C, s2 - довжина вектора D.

  Sub pp3()

        Dim c(1 To 4)   As Single

        Dim d(1 To 5) As Single

        Dim k As Integer, s1 As Single

        Dim s2 As Single

         For k = 1 To 4

           c(k) = Val(InputBox("Введіть c(" & k & ")"))

         Next k

        Call srv(c, 4, s1)  

         For k = 1 To 5

         d(k) = Val(InputBox("Введіть d(" & k & ")"))

         Next k

         Call srv(d, 5, s2)

         MsgBox "rez=" & (s1 + s2) / 2

  End Sub

   Private Sub srv(x() As Single, n As Integer, s As Single)

       s = 0

      For k = 1 To n

         s = s + x(k) ^ 2

      Next k

       s = Sqr(s)

   End Sub

3. СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ ACCESS

3.1. Вступ

Основні ідеї сучасної інформаційної технології базуються на концепції баз даних (БД). Відповідно до цієї концепції, основою сучасної технології є дані, які повинні бути організовані в БД із метою адекватного відображення реального світу, що змінюється, і задоволення інформаційних потреб користувачів. Збільшення обсягу й структурної складності збережених даних, розширення кола користувачів інформаційних систем привело до створення зручних засобів інтеграції збережених даних і управління ними - систем управління базами даних (СУБД).  Microsoft Access - один з найбільш сучасних програмних продуктів, застосовуваних для створення, зберігання й обробки баз даних в економіці, управлінні,  довідковій службі й інших областях.

У даній роботі показані етапи створення бази даних Access «Навчальний процес»,  розглянуті  питання, пов'язані із проектуванням і обслуговуванням таких додатків.

3.2. Що таке бази даних?

У самому загальному змісті база даних - це набір записів і файлів, організованих спеціальним чином. Один з типів баз даних - це документи, набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані за темами. Інший тип - файли електронних таблиць, поєднувані в групи за характером їхнього використання. Іноді розв'язуване завдання стає занадто великим, тобто необхідна інформація розкидана по сотнях текстових файлів і електронних таблиць. У цьому випадку виникають проблеми: 1) Як зберегти зв'язки між файлами при введенні нової інформації? 2) Як переконатися, що дані вводяться правильно? 3) Що робити, якщо одна і та ж інформація може знадобитися відразу декільком користувачам і ін. Для рішення подібних проблем необхідні системи управління базами даних.

Майже всі сучасні системи засновані на реляційній моделі управління БД. Назва “реляційна” пов'язана з тим, що кожний запис у такій базі даних містить інформацію, що відноситься тільки до одного конкретного об'єкта.

3.3. Архітектура Microsoft Access

Працюючи в Access, можна користуватися всіма  зручностями, які дає Windows і для інших додатків, наприклад Exсel або Word, тобто   робота з вікнами, меню, панелями інструментів, операціями “вирізати”, “копіювати”, “вставити “  у СУБД точно така.

Microsoft Access називає об'єктами все те, що може мати ім'я. У базі даних Access основними об'єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі.

Таблиці - об'єкти, які визначаються й використовуються для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу. Вона містить поля (стовпці),  і записи (рядки), де зібрана вся необхідна інформація про об'єкт.

 Запити - об'єкти, які дозволяють користувачеві одержати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати бланк QBE (запит за зразком) або інструкції SQL. За допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох таблиць.

 Форми - об'єкти, призначені в основному для введення даних, відображення їх на екрані або управління роботою додатка. Можна використовувати форми для зручного подання даних із запитів або таблиць. Форми можна також роздрукувати.

 Звіти - об'єкти, призначені для створення документа, що згодом може бути роздрукований або включений у документ іншого додатка.

 Макроси - об'єкти, що представляють собою структурований опис одного або декількох дій, які повинен виконати Access  у відповідь на певну подію.

 Модулі - об'єкти, що містять програми, написані мовою Visual  Basic для додатків, які дозволяють розбити деякий процес на кілька невеликих процедур. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, викликувані з будь-якого місця додатка.

Примітка. При створенні БД повинні враховуватися наступні обмеження:

- таблиця може містити не більше 255 полів;

- таблиця не може мати більше 32 індексів;

- складені індекси не можуть містити в собі більше 10 полів, а загальна довжина  полів не може   перевищувати 255 байтів;

- загальна довжина рядка таблиці не може перевищувати 2 Кбайта;

- розмір об'єкта OLE не повинен перевищувати 1 Гбайт;

- на число записів у таблиці не існує обмежень, але розмір файлу бази даних Microsoft Access  не може перевищувати 1 Гбайт.   

3.4. Створення бази даних. Створення таблиць. Зв'язування таблиць

Створення нової бази даних        

Після запуску Microsoft Access на екрані з'являється вікно діалогу, показане на рис.3.1. Це вікно дозволяє створити порожню базу даних, скористатися майстром баз даних  або відкрити існуючий файл бази даних.

Починаючий користувач може за допомогою майстра баз даних без усякої попередньої підготовки створити додаток Access на основі кожного з більш ніж двадцяти шаблонів, наявних в Access. Для цього у вікні (рис.3.1) установити перемикач Запуск майстри й ОК. У  вікні, що відкрилося, необхідно клацнути по значку обраного шаблона й нажати ОК. Після цього ввести ім'я   файлу нової бази  даних  і клацнути на кнопці Создать. До імені файлу автоматично додається розширення .mdb.

Після цього натискаються кнопки Далее Далее    Готова,  де послідовно вибираються: імена таблиць, вид оформлення екрана, запит на включення малюнка у звіт і ін.   

У випадку, якщо жоден з наявних шаблонів не влаштовує користувача, створюється своя порожня база даних. Для цього після запуску Access установлюють перемикач Новая база данных                (рис.3.1)                                                         

і натискають ОК. Після того, як відкриється вікно  Файл новой базы данных, вибирається папка й диск,  потім вводиться ім'я нової бази даних і натискається кнопка Создать.                                                                                  

Через якийсь час на екрані з'явиться вікно бази даних, представлене

на рис.3.2.

                                                                             Рис.3.1 - Початкове вікно  Access                 

 Створення таблиці

 Для цього у вікні бази даних (рис.3.2) потрібно перейти на вкладку Таблица й нажати кнопку Создать. При цьому відкриється вікно Новая таблица. Якщо вибрати в списку Режим таблицы й нажати ОК, то на екрані буде порожня таблиця, у яку можна вводити різні типи даних: текст, числа, дати, грошові значення. Але на відміну від електронної таблиці, наприклад, в Excel у неї не можна вводити вирази, що обчислюються.

Для збереження таблиці необхідно нажати кнопку Сохранить й визначити первинний ключ.

         Створення таблиці за допомогою майстра

Для побудови таблиці за допомогою майстра необхідно у вікні База данных  (рис.3.2)  перейти на вкладку Таблицы й нажати  кнопку Создать. 

У вікні Новая таблица  необхідно вибрати Мастер таблиц  і потім ОК. На екрані з'явиться вікно, у якому потрібно вибрати зразок таблиці й зразки полів.

Щоб включити поле в створювану таблицю, його потрібно виділити в списку зразків полів і нажати кнопку >. Ім'я поля з'явиться в правому списку.

Для видалення поля зі списку потрібно його виділити й нажати кнопку <. Щоб видалити всі поля й почати все спочатку, потрібно нажати кнопку  <<. Після заповнення полів нової таблиці потрібно натискати кнопки Далее Далее й Готово. При цьому в діалогових вікнах, що з'являються, потрібно  вибирати: спосіб визначення первинного ключа, режими роботи й інші параметри.

       

               

Рис.3.2 - Вікно порожньої бази даних

Створення таблиці в режимі конструктора

Якщо зразки таблиць і полів майстрів не відповідають створюваній таблиці, то вона створюється в режимі конструктора. Для цього у вікні Новая таблица  вибирається Конструктор  і потім ОК. Access виведе вікно таблиці в режимі конструктора (рис.3.3).

Тут у верхній частині розташовані стовпці, у які вводяться ім'я, тип даних і короткий опис кожного поля. У нижній частині вікна задаються властивості полів

Визначення типів даних

Після створення таблиці починається визначення її полів. Для цього курсор установлюється в першому рядку стовпця Поле  й вводиться ім'я першого поля. Натискається клавіша Tab і здійснюється перехід у стовпець Тип данных. Відкривається список типів даних і вибирається потрібний.  Після вибору типу даних Access  у нижній частині вікна виводить властивості поля, набір яких залежить від обраного типу даних.

Access підтримує вісім основних типів даних (табл. 3.1)

Рис.3.3 - Вікно таблиці в режимі конструктора

     Табл. 3.1 - Типи даних в Access

  Типи даних

Використання

Текстовой, Поле МЕМО

В Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження тексту або тексту й чисел: «Текстовой» і «Поле MEMO». Текстові поля призначені для збереження імен, адрес і будь-яких числових даних, які не потребують проведення обчислень, таких як телефонні номери, інвентарні номери або поштові індекси. У текстові поля можна поміщати до 255 символів, за замовчуванням для текстових полів задається розмір 50 символів. Для того, щоб указати розмір конкретного текстового поля, варто задати значення властивості «Размер поля».

Поля MEMO використовують для збереження текстових значень, довжина яких перевищує 255 символів. У поле MEMO можна записати до 64 000 символів. Однак для полів типу MEMO не допускається індексування або сортування.

Числовой, Денежный

В Microsoft Access визначені два типи даних для полів, призначених для збереження числових значень: «Числовой» і «Денежный».

Числовий тип даних використовують для збереження числових значень, які використовуються у математичних розрахунках, за винятком розрахунків, що проводяться над грошовими значеннями, а також розрахунків, що вимагають особливо високої точності. Конкретний вид і розмір числових значень, що зберігаються в поле з типом даних «Числовой», визначається значенням властивості «Размер поля».

     Поля типу «Денежный» використовують для виконання розрахунків без небажаного округлення. Для полів типу «Денежный» підтримується максимальна точність 15 знаків ліворуч від десяткової коми й 4 знаки праворуч. Грошове поле займає на диску 8 байт. Для типів «Числовой» і «Денежный» визначений ряд убудованих форматів відображення. Для вибору формату варто вибрати значення властивості «Формат поля».

Дата/Время

    Збереження значень дат і часу в полях типу «Дата/время» забезпечує правильне сортування таких значень. Крім того, це дозволяє автоматично враховувати в базі дані настроювання форматів дати й часу, що задаються в панелі управління Windows. Для полів типу «Дата/время» визначений ряд убудованих форматів відображення. Для вибору формату варто вибрати значення властивості «Формат поля».

Счетчик

    Основна властивість поля типу «Счетчик» - автоматична ідентифікація записів таблиці. «Счетчик» - це число, нарощування значень якого відбувається автоматично. В Microsoft Access існує два варіанти зміни лічильника: послідовний і випадковий. Перший дозволяє нумерувати записи, другий можна використовувати для створення системи кодування записів у таблиці. Змінювати дані в поле лічильник оператор не зможе.

Логический

   Логічні поля використовуються для зберігання даних, які можуть приймати одне із двох можливих значень. Формати логічних полів: Істина, Так, Вкл. еквівалентні True, а Неправда, Ні, Викл. еквівалентні False. Незалежно від вибору формату логічного поля в таблиці поле буде представлено у вигляді набору прапорців.

Поле объекта OLE

   Поля объекта OLE в Microsoft Access містять посилання на об'єкти, які можуть бути включені в базу даних з використанням OLE протоколу обміну даними. Такими об'єктами можуть бути графічні файли, електронна таблиця MS Excel, документ Word і інші. Обсяг даних, які можна ввести в це поле, обмежуються пам'яттю комп'ютера.

Мастер подстано

вок

  Мастер подстановок не є назвою типу даних, а служить для запуску майстра, що здійснює зв'язок між таблицями. Він створює поля, у яких виводиться список обраних полів підстановки з даної таблиці або список полів підстановки, де використовуються дані з іншої таблиці. У майстеру також можна змінити ширину стовпчиків і змінити ім'я стовпця підстановки.

Властивості полів

Для кожного поля можна задавати певні властивості, що залежать від обраного типу даних.

 Размер поля. Ця властивість задає максимальний розмір даних, для яких призначене це поле.

Формат поля. Можна задати формат подання  даних при виведенні на екран або друк. Наприклад, для дат у такий спосіб: 2/21/94 або Понеділок, Лютий 21, 1994.

Число десятичных знаков Установлює число знаків після крапки. Наприклад, 2.99.

Маска ввода. Задається для типів даних Текстовой і  Дата/Время. Маску можна побачити на  екрані при уведенні даних у поле.

Подпись поля. Напис, використовуваний у формах і звітах замість імені поля.

Условие на значение. Можна задати вираження, який при введенні або редагуванні значення поля завжди повинен бути істинним. Наприклад, <100 означає, що значення поля повинно бути менше 100.

Сообщение об ошибке. Можна визначити текст повідомлення, що буде виводиться у випадках, значення, що вводиться, коли не задовольняє умові на значення.

Обов'язкове поле. Установлюється для даних, які повинні бути уведені в поле обов'язково. 

 Індексоване поле. Установлюється додатковий індекс.

           Первинний ключ

Для ефективної роботи в Access кожна таблиця в реляціонної базі даних повинна мати первинний ключ. Для вибору першого ключового поля таблиці у вікні конструктора необхідно виділити це поле й нажати кнопку Ключевое поле на панелі інструментів. На підтвердження того, що ключ заданий, ліворуч від поля з'явиться символ ключа (рис.3.3).  Для видалення первинного ключа потрібно виділити ключове поле й нажати кнопку Ключевое поле.

Перевага використання первинного ключа:

- швидкість. Використовуючи первинний ключ, Access створює індекси, що дозволяють прискорити роботу запитів і інших функцій;

- упорядкування. Access автоматично сортує записи в порядку зростання або убування первинного ключа таблиці;

- відсутність збігів. Access  не дозволяє користувачеві вводити дані з таким же первинним ключем, як і в існуючого запису;

- зв'язку.  Access організує зв'язки між таблицями, використовуючи загальний первинний ключ.

Визначення зв'язків між таблицями

Після створення в базі даних Microsoft Access окремих таблиць за кожною темою необхідно вибрати спосіб, яким Microsoft Access буде знову поєднувати відомості таблиць. Першою справою варто визначити зв'язки між таблицями. Після цього можна створити запити, форми й звіти для одночасного відображення відомостей з декількох таблиць.

Зв'язок між таблицями установлює стосунки між значеннями, які збігаються в ключових полях, звичайно між полями, що мають однакові імена в обох таблицях. У більшості випадків із ключовим полем однієї таблиці, що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці.

Відношення «один-ко-многим» є часто використовуваним типом зв'язку між таблицями. У відношенні «один-ко-многим» кожного запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, але запис у таблиці B не може мати більше одного відповідного йому запису в таблиці A.

При відношенні «многие-ко-многим» одного запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, а одного запису в таблиці B кілька записів у таблиці A. Цей тип зв'язку можливий тільки за допомогою третьої (сполучної) таблиці, первинний ключ якої складається із двох полів, які є зовнішніми ключами таблиць A і B. Відношення «многие-ко-многим» по суті справи являє собою два відношення «один-ко-многим» із третьою таблицею.

При відношенні «один-к-одному» запис у таблиці A може мати не більше одного зв'язаного запису в таблиці B і навпаки. Відношення цього типу використовуються не дуже часто, оскільки більша частина відомостей, зв'язаних таким чином, може бути поміщена в одну таблицю.

 Реляційні бази даних, як правило, складаються з декількох таблиць, зв'язки між якими потрібно визначити. Визначення зв'язків необхідне при використанні таблиць у запитах, формах і звітах.

Установлення зв'язків між таблицями

Щоб установити зв'язки, потрібно відкрити вікно бази даних і вибрати команду Сервис Схема данных. Якщо зв'язки для бази даних установлюються вперше, то Access виведе на екран порожнє вікно Схема данных, потім вікно діалогу Добавление таблицы. У цьому вікні потрібно виділити всі таблиці, між якими будуть установлені зв'язки й нажати кнопки Добавить й Закрыть. Після цього у вікні Схема данных зв'язки між таблицями установлюються шляхом перетягування мишею  поля однієї таблиці на поле, по якому установлюється зв'язок, іншої таблиці. При відпусканні кнопки миші на екран виводиться вікно діалогу Связь, у якому виводяться зв'язані поля. Необхідно установити прапорці: Обеспечение целостности данных, Каскадное обновлениесвязанных полей, Каскадное удаление связанных записей. Після цього потрібно нажати кнопку Создать.

Установлення зв'язків між таблицями по декількох ключах, наприклад, зв'язок між таблицями  Успеваемостьь і Изучение здійснюється так: при натиснутій клавіші <Ctrl> виділяються всі ключі й потім перетягуються. Щоб видалити зв'язок, потрібно клацнути на її лінії й нажати клавішу Del. 

Рис. 3.4 - Схема даних БД Навчальний процес

Імена полів, по яких здійснюється зв'язок між таблицями:

            ГРУППА СТУДЕНТ ( Номер группы)

            КАФЕДРА ПРЕПОДОВАТЕЛЬ ( Код кафедры)

            ПРЕДМЕТ ИЗУЧЕНИЕ ( Код предмета)

            ПРЕПОДОВАТЕЛЬ ИЗУЧЕНИЕ ( Таб номер)

            ГРУПА ИЗУЧЕНИЕ ( Номер группы)

         СТУДЕНТ УСПЕВАЕМОСТЬ (Номер студента,  Номер Группы)

         ИЗУЧЕНИЕ УСПЕВАЕМОСТЬ (Номер Группы, Код предмета, Таб номер,  Вид   занятия)

 Примітка.  Якщо зв'язок між таблицями не установлюється, можливі наступні причини: а) імена полів, по яких установлюється зв'язок - різні; б) типи полів, що зв'язуються  - не однакові й ін. Необхідно  перевірити всі таблиці.

3.5. Зміна проекту бази даних

Видалення таблиць

 Для того, щоб видалити таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і нажати клавішу Del.  Якщо  видаляється зв’язана таблиця,  Access відкриє додаткове вікно з повідомленням, що необхідно також видалити всі зв'язки таблиці. Після натискання на кнопку Да Access видалить всі зв'язки й саму таблицю.

Перейменування таблиць

Щоб перейменувати таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і виконати команди Правка  Переименовать. Внести нове ім'я таблиці й нажати клавішу Enter.           

 Перейменування полів

Щоб перейменувати поле, необхідно відкрити  таблицю бази даних у режимі конструктора,  мишею клацнути на імені відповідного поля, виділивши його, і набрати нове ім'я.

           Вставка полів

Щоб вставити нове поле, необхідно відкрити таблицю в режимі конструктора. Виділити рядок, перед якою потрібно вставити поле й виконати команди Вставка Строки.

Копіювання полів

Необхідно відкрити таблицю бази даних у режимі конструктора, виділити поле, яке копіюється й вибрати команди  Правка Копировать. Установити курсор на новий рядок і виконати команди Правка  Вставить.

          Видалення полів

Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити поле, що видаляється. Після цього нажати клавішу Del. 

Переміщення полів

Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити переміщуване поле, потім перетягнути його мишею в потрібне місце.

Перегляд даних

 Найпростіший спосіб перегляду бази даних - це відкрити її в режимі таблиці. Для того, щоб переглянути дані однієї з таблиць, необхідно виконати наступне:

- відкрити базу даних;

- установити покажчик на імені потрібної таблиці й двічі клацнути кнопкою миші. Використовуючи горизонтальну й вертикальну смуги прокручування, можна виводити у вікні всі поля й записи таблиці. Для переходу до першого, останнього, попереднього або нового запису можна використовувати команду Правка Перейти. Щоб запис став поточним, досить клацнути в будь-якому місці цього запису.

Для переміщення по таблиці замість миші іноді зручніше використовувати клавіатуру, особливо при введенні даних.

Зміна макета таблиці

  Можна міняти подання таблиці на екрані: змінювати висоту рядків або ширину стовпців, переставляти або забирати з екрана стовпці, застосовувати інший шрифт і т.д.

Зміна висоти рядків або ширини стовпців. Швидше всього встановити потрібну ширину будь-якого стовпця  можна в такий спосіб: установити покажчик миші на його праву межу в області заголовків стовпців (при цьому покажчик прийме вигляд двонаправленої горизонтальної стрілки) і перетягнути його межу. Також можна установити висоту рядків.

 Зміна порядку розташування стовпців. За замовчуванням порядок проходження полів у таблиці такий, як при описі полів під час її створення. Щоб перемістити стовпець, потрібно його виділити й мишею перетягнути в інше місце таблиці.

 Приховання стовпців. За замовчуванням Access виводить на екран всі стовпці. Якщо необхідно на екран або друк виводити тільки певні стовпці, частину з них можна сховати. Для приховання стовпців або виведення схованих стовпців на екран  їх потрібно виділити й вибрати команду Формат Скрыть столбцы  або Формат Показать столбцы. 

 Закріплення стовпців. Іноді під час перегляду даних необхідно один зі стовпців увесь час тримати на екрані при прокручуванні інших уліво або вправо. Щоб закріпити один або кілька стовпців, їх потрібно виділити й вибрати команду Формат Закрепить столбцы. Access  пересуне виділені стовпці в лівий кінець екрана й зафіксує в цьому положенні. Щоб зняти закріплення стовпців, потрібно вибрати команду Формат Освободить все столбцы.

 Виведення сітки. У режимі таблиці між рядками й стовпцями звичайно відображається лінія сітки. Вона виводиться й при друкуванні таблиці. Змінити зовнішній вигляд комірок таблиці можна за допомогою команди Формат Ячейки. У вікні діалогу Вид сетки можна сховати горизонтальні або вертикальні лінії сітки, змінити колір ліній і ін.

 Вибір шрифту. Вибрати необхідний шрифт можна командою Формат Шрифт.

 Збереження макета таблиці. Після форматування таблиці у відповідності зі своїми потребами необхідно зберегти зміни в макеті командою Файл Сохранить макет.

 Маркери запису. У самій лівій позиції кожного рядка з'являються деякі символи - маркери запису. Наведемо їхнє призначення:

    Вказує, що даний запис є поточним.

    Відзначає порожній рядок наприкінці таблиці.

    Показує, що внесено зміни в одне або кілька полів.

 Додавання нового запису. Якщо в таблиці є дані, то порожній рядок перебуває відразу за останнім записом. Щоб перейти до порожнього рядка, потрібно вибрати команду Правка Перейти Новая запись.

 Виділення й зміна даних.  Дані в таблиці можна легко редагувати. Перед зміною дані потрібно виділити (двічі клацнувши по слову в комірці) і внести зміни.

 Заміна даних. Якщо потрібно зробити заміну даних у декількох записах, потрібно виділити комірку у стовпці, у якому потрібно змінити значення й вибрати команду Правка Заменить. У вікні, що з'явилося, у поле Образец увести ім'я поля, що змінюється, а в поле Заменить на нове ім'я поля й нажати  кнопку Заменить все.

 Копіювання (переміщення) і вставка даних. Щоб скопіювати (перемістити) дані, потрібно виділити потрібну комірку і помістити її вміст у буфер Правка Копировать ырезать). Щоб вставити вміст буфера обміну, потрібно виділити дані, які будуть замінені й вибрати команду Правка Вставить.

 Видалення рядків. Щоб видалити один або кілька рядків, потрібно їх виділити й нажати клавішу Del.

Сортування, фільтрація й пошук даних

Коли відкривається таблиця, Access  виводить рядки в послідовності, обумовленої значеннями первинного ключа. Якщо первинний ключ не визначений, то рядки виводяться в тій послідовності, у якій вони були внесені в таблицю. Якщо потрібно змінити їхній  порядок, то Access надає необхідні засоби.

 Для сортування даних у режимі таблиці існують кнопки на панелі інструментів, що дозволяють виконати швидке сортування рядків таблиці в порядку зростання або убування значень якого-небудь стовпця. Сортування таблиці по декількох полях виконується за допомогою фільтра. Для цього потрібно виконати наступні дії:

- вибрати команду Записи Фильтр Расширенный фильтр. Відкриється вікно фільтра зі списком полів таблиці;

- відкрити список полів (маленька кнопка зі стрілкою униз і вибрати поле;

- клацнути по кнопці Сортировка в цьому ж  стовпці бланка й вибрати порядок сортування (По возрастанию або По убыванию);

- такі ж дії  проводяться  з іншими полями, по яких буде здійснюватися сортування;

- щоб побачити відсортовану таблицю, потрібно нажати кнопку Применить фильтр.

Щоб виконати пошук по одному полю, його потрібно виділити. Потім вибрати команду Правка Найти. У вікні діалогу в поле уведення Образец  указати значення, яке потрібно знайти. Далі в цьому ж вікні установити інші умови пошуку: з урахуванням регістра, з урахуванням формату полів, тільки в поточному полі й ін. Після цього нажати кнопку Найти, якщо пошук здійснюється з початку таблиці, або Найти далее, якщо пошук здійснюється від поточного запису.

Припустимо, що потрібно відібрати в таблиці всі записи, у яких є присутнім певне слово. У кожному із записів це слово потрібно виділити й нажати кнопку Фильтр по выделенному. Після закінчення  Access виведе всі записи, що містять це слово.

     3.6. Створення запитів

 

Існує чотири типи запитів на зміну: на видалення, на відновлення й додавання записів, а також на створення таблиці.

Запит на видалення видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць. Наприклад, запит на видалення дозволяє видалити записи про товари, поставки яких припинені або на які немає замовлень. За допомогою запиту на видалення можна видаляти тільки весь запис, а не окремі поля усередині його.

Запит на відновлення записів вносить загальні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць. Наприклад, на 10 відсотків піднімаються ціни на всі молочні продукти або на 5 відсотків збільшується зарплата співробітників певної категорії. Запит на відновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях.

Запит на додавання додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць. Запит на додавання також корисний при виконанні наступних дій:

- додавання полів на основі умов відбору;

- додавання записів, якщо деякі поля з однієї таблиці не існують в іншій.  Запит на додавання додасть дані в поля, які збігаються й пропустить інші.

Запит на створення таблиці створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або декількох таблиць. Запит на створення таблиці корисний для виконання наступних дій:

- створення таблиці для експорту в іншу базу даних Microsoft Access;

- створення звітів, що містять дані декількох таблиць;

-  створення резервної копії таблиці.

- створення архівної таблиці, що містить старі записи;

- підвищення швидкодії форм і звітів, що базуються на багатотабличних запитах або виразах SQL.  

Вибір даних з однієї таблиці

У режимі таблиці можна проводити різні операції з даними цієї таблиці:  перегляд, сортування, фільтрація й ін. Однією з переваг запитів є те, що вони дозволяють досить швидко відібрати необхідні дані з декількох зв'язаних таблиць. При цьому всі прийоми, використовувані при роботі з одною таблицею, підходять і для складних многотабличных запитів.

Після виконання запиту на вибірку Microsoft Access створює набір записів, що містить відібрані дані, з якими можна працювати так само, як і з таблицею.

Найпростіше створити запит на основі однієї таблиці так: відкрити вікно бази даних, вибрати у вікні бази даних вкладку Запросы, нажати кнопку Создать, у новому вікні  вибрати режим Конструктор, вибрати таблицю   й Ok. У наступному  вікні Добавление таблицы вибрати потрібну таблицю, а потім нажати кнопки Добавить й Закрыть. 

Вікно конструктора запитів (рис.3.5) розділено на дві частини. У верхній частині перебувають списки полів таблиць або запитів, на основі яких створюється новий запит. У нижній - розташовується бланк QBE (запит за зразком), у якому виконується робота зі створення запиту. Кожний стовпець бланка представляє одне поле, використовуване в запиті.

Перший рядок бланка запиту служить для вибору полів, яким можна присвоюється імена, використовувані при висновку записів запитів. У другому рядку бланка запиту виводиться ім'я таблиці, з якої обране поле. У третьому рядку бланка можна вказати, для яких стовпців потрібно проводити сортування. Прапорці в рядку бланка Вывод на экран  відповідають за виведення полів у наборі записів. За замовчуванням виводяться всі поля, включені в бланк запиту. Для уведення умови відбору записів використовується рядок Условие отбора.         

Рис.3.5 - Вікно конструктора запитів

 

Включення полів у запит.  Щоб включити поле в бланк запиту, потрібно його виділити в таблиці й мишею перетягнути у відповідне поле бланка запиту.

 Установка властивостей полів. У загальному випадку поля в запиті мають ті ж властивості, що й у таблиці, з якої вони перенесені. Однак можна задати інші значення властивостей. Для цього потрібно клацнути по будь-якому осередку відповідного стовпця в бланку запиту й нажати кнопку Свойства  на панелі інструментів. Після цього вводяться властивості полів.

 Уведення умов відбору. Якщо потрібно відібрати запис з конкретним значенням поля, його потрібно ввести в комірку Условие отбора  цього поля. Текстове значення, як умова, береться в лапки. При завданні умови відбору можна користуватися знаками відношень <, >, >=, <=, =,<>  і логічними операціями or, and.

Крім цього, Access  надають спеціальні оператори для відбору даних, виведених у запиті:

 between  - визначає діапазон значень. Between 10 and 20  означає те ж саме, що й вираз >=10   and <=20;

 in      -  задає використовуваний для порівняння список значень.          Вираз in(“wa”,”ca”,”id”)  означає те ж саме, що й вираження “wa” or “ca” or “id”;

 like  - цей оператор дозволяє при відборі текстових полів  використовувати символи: ?, *,#. Символ # указує, що в даній позиції повинна стояти цифра, символи ? і * мають те ж призначення, що й в іменах файлів OC MS DOS.

Наприклад, like “B*” - означає, що потрібно вибрати поля, що починаються з букви В.  

Умови відбору для  дат і часу Access обробляє  в будь-якому форматі. При введенні дату або час необхідно містити в символи #. Наприклад, #15 Квітень 1998#, #15/04/98# визначають ту саму дату.

Access надає кілька функцій, які можна використовувати при завданні умов відбору для дат і часу:

 day(дата)      - повертає значення дня місяця в діапазоні  від 1 до 31. Якщо потрібно відібрати записи з певними днями місяця - задається обчислюється поле, наприклад, day([Дата_замовлення]) і вводиться умова відбору, наприклад, >10. У цьому випадку вибираються всі записи поля після числа місяця >10;

  month(дата)  - повертає значення місяця року в діапазоні від 1 до 12;

 year(дата)  - повертає значення року в діапазоні від 100 до 9999;

 weekday(дата)  - повертає ціле число від 1(Неділя) до 7(Субота), що відповідає дню тижня;

 date()    - повертає поточну системну дату.

  Поля, що обчислюються. Можна виконати обчислення з будь-якими полями таблиці. При цьому можна використовувати будь-які функції, убудовані в Access, і виконувати над полями таблиці арифметичні операції за допомогою операторів: +, -, *, /,  \, ^, mod, &.  Наприклад, нехай є ім'я поля з іменем“ Кількість”, де записана кількість одиниць товару й поле “Ціна”, де записана вартість одиниці товару. Тоді для підрахунку вартості товару в порожнє поле бланка запиту потрібно ввести вираження Кількість*Ціна й значення цих полів буде перемножено.

 Завдання імен полів, що обчислюються.  При створенні будь-якого виразу в бланку запиту  Access поміщає стандартне ім'я поля     Виражение1:”. Можна змінити або призначити імена полів, що є важливим, якщо їх потрібно використовувати у звіті або інших запитах. Це робиться за допомогою вікна властивостей. Для цього потрібно клацнути по будь-якому осередку відповідного стовпця,  нажати кнопку Свойства на  панелі інструментів і вибрати Подпись.      

Параметричні запити. Умови запиту можуть бути включені безпосередньо в бланк запиту, але для того щоб зробити його більше універсальним, можна замість конкретного значення відбору включити в запит параметр, тобто створити параметричний запит.

Для цього в рядок "Условие отбора" вводиться фраза у квадратних дужках, що буде виводитися "підказк" у процесі діалогу, наприклад [Введіть прізвище].  Таких параметрів може бути декілька, кожний для свого поля, при цьому ім'я кожного параметра повинно бути унікальним.

Сортування даних.  Звичайно Access виводить записи в тому порядку, у якому вони вибираються з бази даних. Можна змінити послідовність  виведення даних, задавши порядок сортування По возрастанию або По убыванию.   

 Підсумкові запити. Іноді нас цікавлять не окремі записи таблиці, а підсумкові значення за групами даних. Наприклад, потрібно довідатися середній обсяг продажів по кожному місяцю окремо. Це можна зробити за допомогою підсумкового запиту. Для цього потрібно нажати на кнопку Групповые операции на панелі інструментів і в бланку з'явиться новий рядок із цим ім'ям. При цьому ведеться угруповання по всіх занесених у бланк полях, але підсумок не підводиться. Для одержання підсумків потрібно замінити Группировка в рядку Групповые операции на конкретні підсумкові функції.

Access  надає кілька функцій для забезпечення групових операцій. Основні з них:

 sum      - обчислює суму всіх значень заданого поля в кожній групі. Використовується тільки для числових і грошових полів;

 avg       - Обчислює середнє арифметичне значення всіх значень даного поля в кожній групі;

 min, max   - обчислює найменше (найбільше) значення поля усередині групи;

 count        - обчислює число записів, у яких значення даного поля відмінні від Null.

 Вибір записів, що формують групи. У групи підсумкового запиту можна не включати деякі записи. Для цього потрібно додати в бланк запиту одне або кілька полів для фільтра. Для створення фільтра в рядку Групповые операции вибирають установку Условие, знімають прапорець Вывод на экран для цього поля й уводять умову відбору.      

Багатотабличні запити

Всі можливості запитів, заснованих на одній таблиці, реалізовані й при об'єднанні даних з декількох зв'язаних таблиць. Зв'язок між базовими таблицями можна задати за допомогою первинних ключів, або командами СервисСхема данных. Всі інші дії при створенні запитів точно такі ж, як і розглянуті раніше.

Приклад 1.  З таблиці ПОСТАВЩИКИ вибрати записи, де ДатаПоставки – 2006 рік.  Вікно конструктора запитів при цьому буде мати вигляд (рис.3.6).

3.6 - Запит на вибірку для рішення завдання (приклад 1)

Приклад 2.  Скласти запит на видалення: з таблиці Товары видалити записи, де Стоимость товару менше 1000. Для цього викликається таблиця Товары, перетягується символ * і в рядку Удаление  вибирається ИЗ (див. перший стовпчик рис.3.7). У другий стовпець перетягується ім'я поля, для якого установлюються Условие.

Рис.3.7 - Запит на видалення записів

Структурована мова запитів (SQL)

Запит, що створюється за допомогою бланка QBE, буде зберігатися в комп'ютері у вигляді директиви SQL, яка називається повідомленням. При роботі з Access сама мова SQL від нас звичайно прихована. Наприклад, всі операції із запитами виконуються з використанням SQL, але при цьому ми бачимо на екрані лише бланк  запиту. Повідомлення SQL і вікно бланка запиту зв'язані динамічно: будь-яка зміна в одному з них автоматично приводить до зміни в іншому. Перехід від одного режиму до іншого здійснюється через пункти меню Вид.

 При створенні більшості запитів знання мови SQL не потрібне.  Досить для цього бланка QBE. Однак, нерідко легше внести зміни в  режимі SQL безпосередньо, чим відкривати й редагувати форму окремого запиту кожний раз при зміні набору даних. Крім того,   коли потрібно створювати підлеглі запити, результати яких використовуються, як умови порівняння в інших запитах, необхідне знання мови SQL.

Повідомлення SQL складається із ключових слів, а також ідентифікаторів і виразів Access. Найбільш важливі ключові слова в SQL:

select  - перше слово всіх повідомлень SQL, за допомогою якого проводиться пошук даних в одній або декількох таблицях у базі даних. За ключовим полем select знаходяться імена всіх полів, які включаються у вибірку. Використовуючи знак * після select, можна автоматично включити в запит всі поля вихідної таблиці;

distinct – виключає повторювані значення з поля в наборі записів, які знайдені за допомогою SQL;

distinctrow – видаляє  дублюючі записи з вибірки;

from – указує, яка таблиця (або таблиці) містять потрібні нам поля;

join -  позначає зв'язок між записами, що містяться в різних таблицях;

where – позначає умови вибору, які повинні використовуватися при виборі записів для включення їх у вибірку;

order by – позначає режим сортування для набору даних (за замовчуванням сортування здійснюється по зростанню, для сортування значень по убуванню необхідно додати слово desc);

group by – означає, що буде повернутий один запис для кожного окремого значення в зазначеному полі. Якщо group by включається в select, список вибору повинен включати функції avg, count, sum і ін.

; - символ, що закінчує будь-яке SQL повідомлення.

При уведенні умов вибору записів можна використовувати знаки відношень, логічні операції and і or, оператори: between, in, like.  

Для ілюстрації синтаксису мови SQL скористаємося таблицею "Продажи”.  

Приклад 1. Записати повідомлення SQL, для заповнення поля “Стоимость”, значення якого обчислюється за формулою:    Стоимость = Продано * Цена_Ед

                Select distinctrow Продажи.Продано,   Продажи.Цена_ед,

                [Продано]*[Цена_ед] as Стоимость

                from Продажи;

Приклад 2. Знайти записи з датою замовлення в березні місяці.                                  

                  select *    

                  from Продажи

                  where    month(Дата_заказа) = 3;

Приклад 3. Записи таблиці, отримані в прикладі 2, розташувати за зростанням коду покупця.

                  select *    

                  from Продажи

                  where month(Дата_заказа) = 3

                  order by Код_покупця;

 Приклад 4. Підрахувати вартість товарів, зроблених кожним покупцем.

                 select distinctrow.Код_покупателя,

                 sum([Продано]*[Цена_ед]) as Стоимость

                 from Продажи

                 group by Код_покупателя;

            Приклад 5. Вибрати записи з датою замовлення 31 березня 2006.                                  

                  select *    

                  from Продажи

                  where    Дата_заказа = #3/31/06#;

           Приклад 6. Запит з параметром на вибірку за назвою кафедри.

        select *

        from Кафедра

         where Название=[Введите название кафедры];

3.7. Створення й редагування форм

 

Форми є основним засобом організації інтерфейсу користувача в додатках Microsoft Access. Можна створювати форми з різними цілями:

- виведення і редагування даних;

- керування ходом виконання додатка;

- введення даних;

- виведення повідомлень;

- друкування інформації.

 Форми в один стовпець. Тут інформація одного рядка таблиці виводиться на одній сторінці в формі.

 Стрічкові форми.  Застосовується для перегляду списку записів з невеликою кількістю полів. Тут записи виводяться на екран один за одним, як у таблиці.

 Підлеглі форми. Застосовується для подання даних, що перебувають  у відношеннях “один-ко-многим”. Наприклад, у формі можна показувати одного студента й вузи, у які він поступає.

 Спливаючі форми. Застосовується для подання інформації, яка увесь час перебуває на передньому плані.

Створення форми  в режимі Конструктор.

Щоб почати створення форми, потрібно відкрити базу даних,  вибрати у вікні бази даних вкладку Формы й клацнути на пункті меню Создать Відкриється вікно діалогу, представлене на рис.3.8. У полі зі списком, розташованим в нижній частині вікна, перебуває перелік всіх таблиць і запитів у поточній базі даних. Необхідно вибрати таблицю або запит, на основі яких буде створена форма. Потім вибрати Конструктор у верхній частині вікна й ОК. Access відкриє вікно форми в режимі конструктора (рис.3.9).

У новій формі буде тільки область даних  (із сірою сіткою). Покажчиком миші можна її збільшити або зменшити. Панель елементів зображена на рис.3.9. Вона викликається командою Вид Панель элементов. Ця панель містить кнопки усіх елементів керування, які можна використовувати при створенні форми. Якщо потрібно помістити у форму  конкретний елемент керування, потрібно нажати відповідну кнопку на панелі елементів і покажчиком миші перетягнути його у відповідне місце.

Рис.3.8 - Вікно діалогу Новая форма

     Кнопки панелі елементів мають наступне призначення:

 Вибор объекта - для виділення, зміни розміру, переміщення й редагування елемента керування.

 Мастер элементов - для активізації майстра по створенню елементів керування.

 Надпись - для створення елемента керування, що містить постійний текст.

  Поле - для створення елемента керування для відображення тексту, чисел, дат, часу.

 Группа - для створення групи елементів керування.

 Выключатель - для створення елемента керування, що приймає значення Вкл/Выкл, Да/Нет.

 Переключатель і Флажок  відповідно - для створення елемента керування, що приймає значення Вкл/Выкл, Да/Нет.

 Поле со списком - для створення елемента керування, який можна розглядати як об'єднання двох елементів: поле й список.          

 Список - для створення елемента керування, що містить перелік можливих значень.

 Кнопка - для створення елемента керування Командна кнопка, за допомогою якої можна запустити макрос або процедуру VBA.

 Рисунок - дозволяє помістити у форму статичний малюнок.

 Свободная рамка объекта - для включення у форму об'єкта з іншого, підтримуючого OLE додатка. Об'єктами можуть бути: малюнок, звуковий ефект, діаграма й ін.

 Присоединенная рамка объекта - для включення у форму об'єкта OLE, що зберігається в базовій таблиці.

 Конец страницы - дозволяє вставляти розривати сторінки в формах, де багато сторінок.

 Подчиненная форма/отчет - для включення в поточну форму деякої іншої форми.

 Линия - для включення у форму прямих ліній.

 Прямоугольник- для включення у форму прямокутника й поліпшення її зовнішнього вигляду.

Рис.3.9 - Вікно конструктора форм із панеллю елементів

  

У порожній формі (рис.3.9) потрібно перетягнути нижню межу області даних, щоб звільнити  простір для роботи. За допомогою кнопки Список полей на панелі інструментів на екран викликаються поля таблиці або запиту, для яких створюється форма. Для розміщення у формі полів таблиці їх потрібно просто перетягнути зі списку полів.

Для додання елементу керування потрібного зовнішнього вигляду можна скористатися кнопками панелі інструментів, які дозволяють вибрати шрифт, вирівняти текст, задати колір  тексту, межі й ін.

Після розміщення полів у формі, можливо, прийдеться змінити значення деяких їхніх властивостей. Для цього вибирається команда Правка Выделить форму.  У вікні властивостей будуть виведені властивості форми, які потрібно проаналізувати і, якщо потрібно, внести зміни.

Створення форми за допомогою майстра

Щоб почати створення форми за допомогою майстра, потрібно відкрити базу даних,  вибрати у вікні бази даних вкладку Формы й клацнути на пункті меню Создать. Відкриється вікно діалогу, представлене на рис.3.8.

У вікні діалогу (рис.3.8) вибрати один із шести майстрів. Розглянемо створення форми на прикладі Мастера форм. При виборі цього пункту меню процес створення форми ведеться за допомогою вікон діалогу, які викликаються на екран кнопкою Далее в наступній послідовності:

- Доступные поля переносяться в список Выбранные поля кнопкою зі стрілкою вправо;

- вибирається зовнішній вигляд створюваної форми: в один стовпець, стрічковий або табличний;

- вибирається стиль оформлення створюваної форми із представлених зразків;

- уводиться ім'я форми, під яким вона буде збережена й натискається  на кнопку Готово.

Після створення форми за допомогою майстра є можливості для поліпшення її зовнішнього вигляду: можна настроїти ширину полів, вирівняти їх по лівому або правому краю, згрупувати поля на екрані в зручному для користувача вигляді, змінити колір, написи  й ін. Це робиться в режимі Конструктора форм.

Створення форми на основі багатотабличного запиту

Раніше створювалися форми, що дозволяють переглядати й обновляти дані однієї таблиці. Але що робити, якщо потрібний більший обсяг інформації зі зв'язаних таблиць? Найкращим способом рішення цього завдання є створення запиту, що поєднує дані із двох і більше зв'язаних таблиць, і побудова форми  на основі запиту.

Щоб переглядати дані з декількох таблиць і мати можливість редагувати дані більше, ніж в одній таблиці,  необхідні підлеглі форми. Access допускає форми до трьох рівнів вкладеності. При цьому завжди починають зі створення найбільш вкладеної форми, поступово наближаючись до основної.

Порядок створення й впровадження підлеглих форм

- вибираються таблиці (запити), для яких будуть створені основна й підлегла форми;

- за допомогою Мастера форм створюються підлегла й основна форми;

- у режимі Конструктора відкривається основна форма. Натискається кнопка Подчиненная форма/отчет на панелі елементів;

- на вільному місці основної форми розташовують елемент керування Подчиненная форма;

- в отриманий прямокутник уводиться ім'я підлеглої форми;

- перевіряються властивості підлеглої форми: Подчиненные поля й Основные поля з метою переконатися, що Access правильно зв'язав форми.

Об'єкти OLE у формі

Малюнки, фотографії, діаграми й ін. можна впроваджувати в таблиці в поля,  тип даних для яких визначений як Поле объекта OLE. Якщо на основі такої таблиці створити форму в режимі Мастера форм, то при виведенні її на екран будуть виводитися й впроваджені об'єкти. Щоб об'єкт  обновити, потрібно по ньому два рази клацнути, Access запустить той додаток, у якому даний об'єкт був створений і виведе на екран необхідні інструменти для його відновлення. На рис. 3.10  і 3.11 наведені форми, створені на основі декількох таблиць.

                  

 

         Рис.3.10 - Форма на основі таблиць КАФЕДРА - ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

3.11 -  Багатотаблична форма, створена Майстром на основі чотирьох таблиць

3.8. Створення й редагування звітів

 

Можна форматувати й виводити на друк таблиці й набори записів запитів у режимі таблиці. Форми можна використовувати не тільки для перегляду й уведення даних, але також для виведення інформації на друк. Однак звіти являють собою найкращий засіб для подання інформації з бази даних у вигляді друкованого документа.  Їхня перевага в наступному:

- звіти надають широкі можливості для угруповання й обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

- вони можуть бути використані для одержання красиво оформлених рахунків, замовлень, поштових наклейок, матеріалів для презентацій і інших документів.

У звіті кожна група даних і підсумки по ній можуть бути представлені окремо.

  При цьому є наступні можливості:

- для ієрархічного подання даних можна визначити до 10 умов угруповання;

- для кожної із груп можна задати окремі заголовки й примітки;

- можна проводити складні обчислення не тільки усередині груп, але й по декількох групах одночасно.

Створення звіту в режимі конструктора. Щоб почати створення звіту, потрібно відкрити базу даних,  вибрати у вікні бази даних вкладку Отчеты й клацнути на пункті меню Создать. Відкриється вікно діалогу Новый отчет, представлене на рис.3.12.

 

3.12 - Вікно діалогу Новый отчет

У нижній частині вибирається запит або таблиця, на основі яких  створюється звіт. У верхній частині вікна - Конструктор  і ОК. Відкривається вікно нового звіту в режимі конструктора, аналогічне вікну, представленому на рис.3.13.

У верхній частині вікна  можна побачити панель інструментів конструктора звітів і панелі форматування. Крім того, конструктор звітів надає такі засоби, як вікно властивостей, список полів і панель елементів, які виводяться на екран у міру необхідності за допомогою меню Вид.

Для створення звіту потрібно виконати наступні дії:

- задати заголовок звіту в розділі Заголовок отчета;

- розмістити вільний напис у розділі верхнього колонтитула, увести інформацію, задати розмір і шрифт;

-перетягнути поле зі списку полів для заголовка й тут же розмістити написи з назвами стовпців;

- розмістити поля під відповідними заголовками стовпців і вирівняти їх;

- додати звіту зручний для сприйняття вигляд, використовуючи для цього різні шрифти, вирівнювання по лівому або правому краях і ін.

Створення звіту за допомогою майстра. Як і при створенні форм, можна скористатися допомогою майстра по розробці звітів. Для цього у вікні Новый отчет можна вибрати один з  варіантів.

 Мастер отчетов - запускає основний майстр по розробці звітів, що дозволяє вибрати поля для звіту, задати формати, умови угрупування, підсумкові функції.

 Автоотчет: в столбец - створюється звіт, у якому кожний запис базового запиту або таблиці представлен у вигляді простого списку, що містить назви й значення полів.

 Автоотчет: ленточный - у звіті цього типу записи базового запиту або таблиці виводяться в одному рядку.

 Диаграмма - цей майстер допомагає побудувати діаграму й створює у звіті вільну рамку об'єкта OLE із впровадженою діаграмою Microsoft Graph.

 Почтовые наклейки - цей майстер дозволяє вибрати поля з іменами й адресами, отформатувати їх і створити звіт для друкування поштових наклейок.

Рис. 3.13 - Вікно нового звіту в режимі конструктора

Після вибору у вікні (рис.3.12) пункту Мастер отчетов послідовність дій така:

- вибрати таблицю або запит як джерело даних;

- вибрати поля для звіту, переславши їх з вікна Доступные поля у вікно Выбранные поля;

- підтвердити запропоновані майстром умови угрупування;

- вибрати додаткові поля для угрупування записів;

- задати додаткові умови для сортування рядків в області даних звіту;

- нажати кнопку Итоги, якщо потрібно вивести підсумкові значення для деяких полів;

- вибрати вид макета звіту й орієнтацію друкованої сторінки;

- вибрати один із шести убудованих стилів оформлення звіту: чорно-білий, простий, строгий і ін;

- задати ім'я звіту, яке майстер використовує для створення напису в заголовку звіту й Готово.

Розробку багатотабличного звіту проводять точно також, але на основі  базового запиту, складеного з декількох таблиць. Крім того, можна обійтися й без запиту й такий звіт  розробити Мастером безпосередньо на основі декількох таблиць.

Використання полів, що обчислюються

Можливості звітів Access визначаються їхньою здатністю виконувати прості й складні обчислення з даними базової таблиці або запиту. Access надає десятки убудованих функцій, призначених для обробки даних або для додавання даних у звіт.

Додавання поточної дати. Один з видів інформації, що найбільше часто включають у звіт, є дата підготовки звіту. Для цього  Access надає убудовану функцію Now(), що повертає поточну системну дату й час. Щоб додати поточну дату у звіт, потрібно створити вільне поле у верхньому колонтитулі й установити властивості Данные в значення =Now(),  а властивість Формат поля - у значення Длинный формат даты.

Виконання обчислень. Інше завдання, що вирішується досить часто - це проведення різних обчислень на основі таблиць. Як значення властивості Данные будь-якого елемента керування, що дозволяє виводити дані, можна задати вираз для виконання складних обчислень із використанням арифметичних операторів. Щоб повідомити Access, що у властивості Данные  будуть використані вираження, потрібно уведення виразу почати зі знака рівності (=).

Обчислення проміжних підсумків для груп. Ще одне завдання, що звичайно доводиться вирішувати при складанні звіту - це одержання підсумкових величин по групах даних. Для цього в розділи приміток для груп поміщають додаткові вільні елементи керування, у яких використовуються підсумкові функції (sum, min, avg і ін.).

Обчислення загальних підсумків. Використовуючи розділ приміток звіту, можна одержати загальні підсумки по всіх записах кожного поля або вираз. При цьому можна використовувати будь-які підсумкові функції.

Рис.3.14 - Однотабличний звіт Списки студентов у режимі Конструктор

Рис. 3.15 - Однотабличний звіт Списки студентов у режимі Просмотр

Приклад 1. У режимі Конструктор створити звіт СПИСКИ СТУДЕНТОВ на основі таблиці СТУДЕНТ. Для цього виконуються команди Отчеты  Создать  Конструктор  Вибрати таблицю й ОК. На екрані буде порожній звіт (рис.3.13). Відкрити список полів, клацнувши на кнопку Список полей на панелі інструментів, і перетягнути звідти поля, як показане на рис. 3.14. Після цього закрити звіт і відкрити його в режимі Просмотр. На екрані повинно бути приблизно так, як на рис 3.15.

Приклад 2.  За допомогою Мастера отчетов створити звіт ИЗУЧЕНИК ПРЕДМЕТОВ В ГРУППЕ на основі трьох таблиць: ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ і ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Таблиця ИЗУЧЕНИК - основна. Порядок створення звіту наступний.

Після виконання команд Отчеты  Создать  Мастер отчетов  вибрати таблицю й ОК. У вікні  вибрати поля: з таблиці ИЗУЧЕНИЕ – Номер группы, Вид занятий, Часы; з таблиці ПРЕДМЕТ – Название; з таблиці ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – ФИО.

У наступному вікні задати рівень угруповання, виділивши поле Номер группы й нажавши на кнопку > .  У черговому вікні зі списку вибрати поле Название й порядок сортування - По возрастанию. Щоб зробити підрахунок підсумкових значень потрібно нажати кнопку Итоги й вибрати функцію Sum для поля Часы.  Далі у вікні вибрати макет звіту – Ступенчатый. Після цього вибрати стиль звіту Сжатый,  потім задати ім'я звіту Изучение предмета в группе,  установити перемикач Просмотреть отчет  і Готово. На екрані буде звіт (рис. 3.16)

Рис.3.16 - Фрагмент звіту, створений Мастером отчетов.

3.9. Створення й застосування макросів

Microsoft Access - це не тільки набір таблиць, що зберігають взаємозалежні дані, але й набір засобів для роботи з даними бази, таких як запити, форми, звіти, які можуть бути названі об'єктами додатка. За допомогою кнопкових форм може бути створена панель керування додатком, що забезпечує користувачеві простий доступ до всіх його функцій. Домогтися цього без використання засобів програмування практично неможливо. Найпростішою мовою програмування і є мова макросів. Його вивчення може розглядатися як гарний спосіб введення в програмування мовою VBA.

Макрос –  програма, що складається з послідовності макрокоманд. Макрокоманда - це інструкція, орієнтована на виконання певної дії над об'єктами Access і їхніми елементами. Наприклад, макрокоманди можна використовувати для виконання наступних дій:

- для відкриття (або закриття) будь-якої таблиці, запиту, форми або звіту в будь-якому доступному режимі;

- для виконання запиту на вибірку або запиту на зміну;

- для виконання дій залежно від значень у базі даних, формі або звіті;

-  для запуску інших макросів або процедур VBA;

- для застосування фільтра й запуску додатків;

- і багато чого іншого.

Макроси можуть бути запущені безпосередньо з вікна бази даних або вікна макросу. Якщо макрос залежить від події у формі або звіті, його потрібно зв'язати з відповідною подією й запускати при виникненні цієї події.

Перед запуском макрос необхідно зберегти командою Файл ® Схранить как/экспорт. У вікні діалогу ввести ім'я й нажати кнопку ОК.

Створення простого макросу

Щоб створити простий макрос, потрібно відкрити вікно бази даних, перейти на вкладку Макросы й нажати кнопку Создать. При цьому відкривається вікно нового макросу.

Верхня частина вікна використовується для визначення нового макросу, а нижня призначена для уведення значень аргументів макрокоманд, включених у макрос. На початку у верхній частині присутні два стовпці із заголовками Макрокоманда й  Примечание. Можна побачити всі чотири стовпці (рис.3.17), нажавши кнопки Имена макросов і Условие на панелі інструментів.

Макрокоманди, що становлять макрос, уводяться в стовпець Макрокоманда (рис.3.18). Для уведення макрокоманди можна нажати в цьому стовпці кнопку розкриття списку макрокоманд і вибрати потрібну. У правій нижній частині вікна макросу виводиться коротка довідка, зміст якої залежить від положення курсора у верхній частині вікна макросу.

У мові макросів можна організувати виконання макрокоманди або набору макрокоманд тільки при виконанні деяких умов. Умова задається  за  допомогою логічних виразів і вводиться в рядок макрокоманди  в стовпець Условие.

    Використання в макросах посилань на об'єкти

    При обробці даних у базі даних необхідно вміти правильно посилатися на ці дані. Посилання на форми, звіти, їхні елементи керування формуються за певними правилами.

Посилатися на об'єкти можна по імені, але потрібно врахувати, що в Access об'єкти поєднуються в сімейства. Форми об'єднані в сімейство Формы (Forms), звіти – у сімейство Отчеты (Reports). Тому посилання на об'єкт включають ім'я сімейства і, через знак оклику ім'я об'єкта. Наприклад, для посилання на форму необхідно записати так: Forms![Товары].

                           

                                       Рис. 3.17 - Вікно нового макросу 

                          

Рис.3.18 - Список макрокоманд у вікні макросу

У посиланні на елемент керування слідом за ім'ям об'єкта через знак оклику записується ім'я елемента керування, укладене у квадратні дужки. Наприклад, у формі КАФЕДРА посилання на елемент керування Надпись із ім'ям Название записується так: Forms![КАФЕДРА]! [Название]. 

Посилання на підлеглу форму або звіт записуються так:

       Forms![Ім'я форми]! [Ім'я підлеглої форми].Forms![Елемент підлеглої форми]

Структура деяких макрокоманд

1. Макрокоманда ОткрытьФорму. Дозволяє відкривати форму й відбирати дані. Аргументи макрокоманди:  Имя формы (зі списку вибрати ім'я), Режим (форма, конструктор, перегляд і ін.), Имя фильтра (ім'я запиту на вибір даних), Условие отбора (умова мовою SQL) і ін.

  2. Макрокоманда Закрить. Закриває форму, звіт, запит і т.д. Аргументи макрокоманди: Тип объекта (форма, звіт, таблиця й ін), Імя объекта (Вибирається зі списку), Сохранение (да, нет, Подсказка)

3. Макрокоманда ПрименитьФильтр. Відбирає дані у відкритій формі. Аргументи макрокоманди: Имя фильтра (ім'я запиту на вибірку), Условие отбора (вираження SQL без слова WHERE).

4. Макрокоманда ЗадатьЗначение. Проводить обчислення в елементах керування форм, звітів.  Аргументи макрокоманди: Элемент (елемент управління типу Поле), Выражение (Арифметичний вираз або значення).

5. Макрокоманда Печать. Друкує відкриту форму, звіт. Аргументи макрокоманди: Распечатать (Все, Фрагмент, Страницы), Со страницы (Початкова сторінка друкування), По страницу (Кінцева сторінка друкування), Разрешение (якість печатки: наприклад, середнє), Число копий.

6. Макрокоманда Выход. Здійснює вихід  з Access. Аргументи макрокоманди: Параметры (Сохранить все, Подтверждение й ін.).

Запуск макросу:

- з вікна макросу -  нажати кнопку Запуск на панелі інструментів;

- з вікна бази даних - нажати на вкладку Макросы, установити курсор на імені макросу й нажати кнопку Запуск;

- з будь-якого вікна Access - варто виконати команди:

     Сервис Макрос Выполнить макрос Указати ім'я макросу ОК

- автоматичний запуск макросу при відкритті бази даних  - задати йому ім'я AutoExec.

Виконання макросу з настанням події

Поряд з розглянутими способами запуску макросів, в Access передбачена можливість запуску макросу при виникненні деякої події. Оскільки події визначені у властивостях форм, їхніх елементів і звітів, користувач указує ім'я макросу в рядку відповідної події у вікні властивостей цих об'єктів. При виникненні цієї події макрос запускається автоматично.

Створення кнопки запуску макросу у формі. Можна передбачити запуск макросу користувачем з форми шляхом натискання кнопки. Ця кнопка повинна бути пов'язана з макросом. Для цього у властивостях кнопки на вкладці События в рядку Нажатие кнопки задається ім'я макросу.

Для створення кнопки в режимі Конструктор, що запускає конкретний макрос, необхідно:

- клацнути на кнопку Кнопка на панелі елементів і намалювати кнопку у формі (кнопка Мастера элементов на панелі елементів не натиснута);

- зробити відповідний напис на кнопці;

- нажати кнопку Свойства  на панелі інструментів і у вікні властивостей на вкладці События в рядку Нажатие кнопки потрібно внести ім'я макросу.

Кнопка для запуску макросу може бути створена у формі й за допомогою майстра. Для цього потрібно нажати на панелі елементів кнопки: Мастера элементов і Кнопка. Після креслення кнопки у формі відкривається вікно Создание кнопки, у якому необхідно вибрати категорію Разное й дія Выполнить макрос. Потім вибрати макрос, який буде запускатися при натисканні кнопки.

На рис. 3.19 представлений додаток Access, робота якого здійснюється за допомогою відповідних макросів.

Рис. 3.19 - Додаток Access «Обменный пункт»

3.10. Модулі Access

Модулі є об'єктами Access, такими ж, як таблиці, запити, форми й т.д.

Модуль — це набір підпрограм і функцій, написаних в  VBA і зібраних в одну програмну одиницю.

Існує два типи модулів: стандартні модулі й модулі класу. Стандартні модулі містять загальні процедури, які можуть використовуватися: при обробці подій у різних об'єктах, для обчислення значень у формах, звітах і т.д. Ці процедури не пов'язані з конкретним об'єктом і можуть використовуватися іншими додатками Access.

Другим типом модуля в Access є модуль класу.  Модуль класу відрізняється від стандартного модуля тим, що крім процедур, він містить опис об'єкта й використовується для створення об'єктів. Процедури, записаі в цьому модулі, є методами й властивостями об'єкта.  Існує два типи модулів класу: базові модулі класу, модулі форм і звітів. Модулі форм і звітів пов'язані з відповідними формами й звітами й відрізняються від базових модулів лише тим, що існують у пам'яті тільки доти, поки відкриті пов'язані з ними форма або звіт.

Щоб створити стандартний модуль або модуль класу, потрібно: 1) вибрати команди Модули  Создать; 2) створити необхідні процедури , 3) зберегти модуль.

3.11. Класи й сімейства

 

Об'єкти - це   форми,  звіти, таблиці  в Access.

 Клас – опис сукупності однотипних об'єктів. Об'єкт являє собою екземпляр певного класу.

 Властивість – окрема характеристика об'єкта або класу, наприклад, властивість форми Виведення на екран (Visible) може мати значення True  або False.

 Метод – являє собою процедуру (або функцію) об'єкта або класу. Наприклад, об'єкт Form має метод Refresh. Виклик цього методу дозволяє обновити дані у формі.

Сімейство – упорядкований набір екземплярів одного класу.

3.12. Об'єктні моделі Microsoft Office

В VBA визначені об'єктні моделі для кожного сімейства Microsoft Office і об'єктні моделі, загальні для всіх додатків. Кожний додаток Microsoft Office являє собою об'єктні моделі  у вигляді бібліотеки об'єктів, що може бути використана іншими додатками:

- бібліотека об'єктів Microsoft Access ( Microsoft Access Object Library 10.0);

- бібліотека об'єктів доступу до даних (Microsoft DAO 3.6 Object Library);

- бібліотека об'єктів ActiveX (  Microsoft ActiveX Data  Objects 2.6 - ADO);

- бібліотека об'єктів Visual Basic (Microsoft  Visual Basic for Application);

- бібліотека об'єктів Microsoft Office (Microsoft  Office 10.0 Object Library.

 

   3.13. Моделі об'єктів Microsoft Access

   Для того, щоб при програмуванні правильно використовувати об'єкти, їхні властивості й методи, потрібно ознайомитися зі структурою підпорядкованості об'єктів.

   На верхньому рівні ієрархії розташовується  об'єкт Application, що дозволяє дати інформацію  про додаток, що виконується.  Application включає: сімейства  форм і звітів (Forms, Reports), посилань (References),  модулів (Modules), метод Docmd і ін.

   Сімейство форм і звітів – це сімейство відкритих форм і звітів. Воно включає сімейство елементів керування (Controls) і властивостей (Properties).

         Об'єкт Docmd має у своєму розпорядженні методи, які дозволяють виконати макрокоманди Access із програми VBA.

Звертання до об'єктів бібліотек із процедур і функцій Access здійснюється  за встановленими  на них посиланнями. Список установлених посилань можна переглянути й змінити у вікні, що відкривається командами Tools  References у вікні редактора VBA.

    3.14. Моделі об'єктів доступу до даних DAO і ADO

 Стандарти DAO і ADO забезпечують програміста схожим набором інструментів керування. DAO – це попередній, більш ранній   стандарт засобів керування базою даних. Стандарт ADO представляє могутніші інструменти і його застосування приводить до скорочення програмного коду. Нижче представлені фрагменти лістингів програмного коду з бібліотекою об'єктів доступу до даних DAO і ADO для рішення одного і того ж завдання – відкриття записів таблиці Отдел у поточній базі даних.

       Sub DAO_приклад ()

                         Dim Db As Database

                         Dim Rs As DAO.Recordset

                         Set Db As CurrentDb()

                         Set Rs = DB.OpenRecordset(“Отдел”)

               Sub ADO_приклад ()                   

                         Dim Rs As New ADODB.Recordset

                         Rs.Open “Відділ”, CurrentProject.Connection, adOpenKeySet, _

                                                            adLockOptimistic   

Пояснення записів  у лістингах:

Об'єкт класу ADODB – це OLE-Сервер. Його інтерфейс може використовуватися будь-якою програмою, написаною мовою VBA.

Connectionце блок інформації, що вказує Access, як спілкуватися з базою даних. Завдяки  Connection можна спілкуватися з базами даних, створених фірмами Microsoft,   MS-SQL Server, Oracle і ін.

CurrentProject.Connection – указує на поточну базу даних.

adOpenKeySet, adLockOptimistic   - параметри, що вказують на тип курсора й тип блокування відповідно.

Константи, які показують, у якій  бібліотеці вони описані мають наступні префікси: ac, db, ad, vb. Наприклад, ac бібліотека Access і т.д.

    3.15. Посилання на об'єкти

Для звертання до об'єкта існує одне загальне правило: потрібно простежити шлях в ієрархії об'єктів, починаючи з об'єктів самого верхнього рівня. Головним в ієрархії об'єктів є об'єкт  Application. Він містить посилання на всі інші об'єкти й  сімейства об'єктів Microsoft Office (надає до них доступ). Об'єкт  Application представляє активний  додаток Microsoft Access і містить всі методи й властивості, які можна застосовувати до активного додатка. Наприклад, якщо потрібно звернутися до форми, що входить у сімейства Forms і має назву Співробітники, потрібно написати наступний вираз:

                      Application.CurrentProject.Forms (“Співробітники”)

Цей вираз являє собою посилання на об'єкт – форму «Співробітники». Замість цього виразу можна написати скорочено:

           Application.Forms (“Співробітники”) або Forms! Співробітники

Щоб послатися на елемент керування Код співробітника у формі Співробітники потрібно записати

                                Forms! Співробітники![Код співробітника]

 Тут використовуються квадратні дужки, тому що ім'я елемента керування має пробіл.

Якщо форма Співробітники відкрита і є поточною, то посилання на елемент керування [Код співробітника] запишуться так: Me![Код співробітника].

3.16. Властивості й методи об'єктів

Кожний об'єкт має властивості, які є його характеристиками, і методи, що дозволяють управляти поведінкою ям цього об'єкта. Наприклад, щоб установити Властивість Value  (Значення) елемента керування Ціна форми  Товари потрібно записати:

                      Forms!Товари!Ціна.Value = 345,25

Щоб одержати властивість, можна записати

                                       S=Forms!Ціна

Тут змінній S присвоюється значення властивості Value   сімейства Forms (Value  при записі програми  можна опускати).

Метод в VBA позначається так само, як і властивість. Однак на відміну від властивостей, методи можуть мати аргументи. Наприклад, у наступному коді VBA застосовується метод OpenForm об'єкта DoCmd :

                                DoCmd.OpenForm “Співробітники”, acForm

Об'єкт DoCmd – це спеціальний об'єкт, що дозволяє в програмах VBA виконувати макрокоманди. Ім'я кожної макрокоманди є методом цього об'єкта.

   3.17. Застосування методу DoCmd у програмах VBA

 

VBA дозволяє  створювати процедури, що складаються  з одних макрокоманд. Прямі    еквіваленти існують тільки для деяких з них.  Для виконання макрокоманд використовується  метод DoCmd. Структура методу:

                              DoCmd.макрокоманда [аргумент],...

До      макрокоманд,  які виконуються  із   середовища  VBA, ставляться  такі:  ApplyFilter  (Застосувати фільтр), Close  (Закрити), FindNext (Наступний запис),      FindRecord  (Знайти запис),  HourGlass (Пісочні годинники), Maximize (Розгорнути),        Minimize    (Згорнути), OpenForm  (Відкрити   форму),     OpenQuery   (Відкрити  запит),  OpenReport (Відкрити звіт),      ShowToolBar    (Панель інструментів).

Відкриття     форми.    Для       відкриття       форми       використовується макрокоманда  OpenForm.  Структура методу  DoCmd при  цьому  така:

DoCmd.OpenForm FormName, View, FilterName, WhereCondition, DataMode, WindowMode, OpenArgs

 FormNameім'я  форми    з  поточної  бази даних,  яку  потрібно відкрити.

 View   –    визначає    тип   відкриття   форми.   Використовується  одна з наступних  констант: AcNormal – відкриває форму у вигляді Форма (за замовчуванням); AcDesign -  відкриває форму у вигляді Конструктор; AcFormDs – відкриває форму у вигляді Таблиця даних.

 FilterName – ім'я запиту з поточної бази даних.

WhereCondition   – SQL-вираз    (слово   WHERE   опускається), що визначає   записи,  які слід  вивести  на екран (наприклад, “Країна = ‘Росія' “).

DataMode  –  визначає  режим   уведення   даних,   у  якому  відкрита дана форма, на основі наступних констант: AcAdd – відкриває форму в режимі Додавання (можна вносити нові записи, але не можна редагувати наявні); AcEdit – відкриває форму в режимі Редагування (можна вносити нові записи й редагувати наявні);   AcReadOnly –  відкриває  форму в режимі  Тільки перегляд ( уведення  й редагування записів неможливо).

WindowMode   –   визначає режим вікна,  у якому виводиться форма. Використовуються константні значення: AcNormal   –    відкриває   форму  у   вигляді   Звичайний. Використовується за замовчуванням; AcHidden – відкриває форму в прихованому виді;  AcIcon – відкриває форму у вигляді згорнутої піктограми.

 OpenArgs    –      строковий     вираз, що  визначає   один      або кілька        аргументів. Ці   аргументи можуть  використовуватися     в програмі,  написаній    мовою    VBA,   як  модифікатори   відкриття форми.

 Приклад 1. Записати процедуру-функцію для відкриття форми “Продажи” і       вивести       записи, що      задовольняють       наступним  умовам:   “Замовлена” - більше   18,  “Дата  замовлення” – 2005р.,   Форму   відкрити у вигляді Форма. Режим уведення даних – Редагування.

     Public Function Форма1()

DoCmd.OpenForm  _

FormName:=”Продажи”,  _

Wherecondition:=”Замовлено> 18 and year(Дата_Замовлення) =2005”,  _

view:=acNormal,  _

datamode:=acEdit

End Function

Приклад 2. Є форма “Выбор студента” з полем зі списком, де дані міста (рис.3.20). Є форма "Студенты”, де дані міста й прізвища студентів (рис.3.21.) У формі “Выбор студента” є кнопка  “Выбор студента по городу”. У поле зі списком вибирається місто, і, нажавши на кнопку, вибираються тільки ті студенти, хто живе в даному місті. Нижче наведена найпростіша процедура  для кнопки.

                   Private Sub Кнопка3_Click()

                                 DoCmd.OpenForm "Студенты", _

    wherecondition:= "[Города]=[Forms]![Выбор студента]![Города]"

               End Sub

Рис.3.20 - Форма “Выбор студента”

            

                                   

                                                Рис. 3.21 - Форма “Студенты”      

                 

 Закриття        форми.      Для      закриття       форми        використовується макрокоманда Close. Cтруктура  методу  DoCmd при цьому така:

                    DoCmd.Close ObjectType, ObjectName, Save

 ObjectType – тип об'єкта, що закривається. Для закриття форми використовується аргумент acForm. До інших аргументам відносяться acTable, acQuery, acReport, acMacro, acModule. Якщо цей аргумент упущений, то проводиться закриття активного об'єкта.

 ObjectName – ім'я об'єкта, який необхідно закрити.

 Save – константа, що визначає процедуру закриття об'єкта, у якому містяться не збережені дані: (пропонує користувачеві зберегти внесені зміни; використовується за замовчуванням), acSaveYes (автоматичне збереження внесених змін), acSaveNo (не зберігати внесених змін).

 Приклад 3. Записати процедуру - підпрограму для  закриття форми ”Продажиз  автоматичним   збереженням  внесених    змін.

 Public Sub Закрити ()

     DoCmd.Close acForm, “Продажи”, acSaveYes

End Sub

          Примітка. Для закриття активного об'єкта досить у програмі написати:  

                                                DoCmd.Close

          Фільтрація даних у формі

   Для      фільтрації даних форми використовується макрокоманда ApplyFilter. Cтруктура  методу  DoCmd при цьому така:

                    DoCmd.ApplyFilter “ Ім'я фільтра”,”Умова відбору”

Ім'я фільтраім'я запиту;

Умова відбору – вираз SQL без Where.

 Приклад 4. У формі “Відділ кадрів” (рис. 3.22)   процедура Sub для фільтрації даних по Дата_зачисл така:              

             Sub Фільтрація_по_даті()

               DoCmd.ApplyFilter "", "[Дата_зачисл]>[Введіть дату]"

            End Sub

При запуску програми  у вікні діалогу виводиться запрошення на уведення дати.        

   

Рис.3.22 - Форма “Відділ кадрів”

   3.18. Робота з об'єктами доступу до  даних

 

Щоб працювати з даними в базі даних, потрібно спочатку виконати з'єднання із цією базою даних, тобто одержати на неї посилання. У  моделі DAO це буде Database, а в моделі ADO – Connection. Коли посилання отримане, можна звертатися до сімейств і об'єктів цієї бази даних. Приклади з'єднання дані вище в розділі “Модели объектов доступа к данным  DAO  і ADO”.  

Типи даних об'єктів визначаються посиланнями на об'єкти відповідних моделей, що зберігаються в бібліотеках. Найпоширенішими об'єктними типами, підтримувані Access VBA, є:

- об'єктні типи даних Access з бібліотеки Access 10.0 – Form, Report, Control – відповідно присвоюються об'єктам, формам, звітам і їхнім елементам керування;

- об'єктні типи даних  DAO – Database, TableDef, Field, DAO.Recordset, QueryDef. Тип даних Database присвоюється об'єкту База данных, QueryDefзапити (вираз SQL), TableDefтаблиці,  Dao.Recordsetнабору записів у таблиці;

- об'єктні типи даних   ADO – Connection заміняє тип даних Database в DAO, Сommand -  QueryDef, ADODB -   DAO.Recordset.

 

Розглянемо приклади опису об'єктних змінних:

                     Dim FF As Form, Fam As Control, Bd As Database

Присвоювання значення об'єктній змінній

Оператор Dim тільки описує змінну. Для того, щоб змінна містила посилання на об'єкт, необхідно за допомогою оператора Set присвоїти цієї змінній посилання на об'єкт відповідного типу. Тип об'єктної змінної повинен відповідати об'єкту, їй присвоєному. Наприклад:  

      1)      Set  FF = Forms![Список студентов]   -   створює змінну FF для форми  Список студентов;

2)     Set  Fam = Forms![Список студентов]!ФИО   -   створює змінну Fam в елементі керування форми  Список студентов;

 3)    Set  Bd = CurrentDB()присвоює змінній Bd значення поточної бази даних;

4)      Set Rs = db.OpenRecordset("Продажи") - присвоює змінній Rs значення запису таблиці Продажи  поточної бази даних;

5)      Set  Tabl = Bd.CreateTableDef(“Сотрудники”) – створює в поточній Bd  таблицю з іменем Сотрудники й зберігає посилання на цей об'єкт у змінної  Tabl;

  1.  Set Fld = Tabl.CreateField(“ФИО”, dbText)– створює поле й присвоює посилання на нього об'єктній змінній Fld.

7)     Set ім'я об'єктної змінної  = New    – створюється новий екземпляр об'єкта.

Після опису об'єктної змінної й присвоєння їй значення ця змінна може бути використана замість прямих посилань на об'єкти й дані. Застосування об'єктних змінних дозволяє спростити текст програми.

Набори записів у таблицях

Після з'єднання  з базою  даних і відкриття таблиці створюється новий набір записів, і тепер основна робота, проводиться  з  об'єктом Recordset.

Існує три типи наборів записів:

- табличний тип - визначає основну таблицю або підключену таблицю відкритої бази даних. Дії можуть бути здійснені тільки з набором записів табличного типу;

- динамічний тип - визначає динамічну, віртуальну таблицю,   що      є результатом роботи запиту. Динамічні набори записів включають поля з різних таблиць. Вони називаються динамічними, тому що є можливість відновлення записів шляхом додавання, редагування й видалення;

- простий тип - аналогічний динамічному з тією відмінністю, що всі записи    є статичними, тобто  не можна вносити ніякі зміни. Цей тип є найшвидшим і повинен використовуватися, якщо е необхідність тільки переглянути дані.

Властивості об'єкта Recordset

BOF - повертає значення True, якщо позиція поточного запису перебуває перед першим записом.

Bookmark - установлює або повертає значення Variant, що ідентифікує поточний запис.

EOF - повертає значення True, якщо позиція поточного запису перебуває нижче останнього запису.

Filter - повертає або установлює критерій визначення запису, що включається в набір записів.

RecordCount – повертає кількість записів у наборі.

    Fields.Count – повертає кількість полів у таблиці.

           Fields(i).Name  повертає ім'я i-го поля в таблиці.

Sort - повертає або установлює порядок сортування в наборі записів динамічного й простого типів.

Методи об'єкта Recordset

AddNew - додає новий запис у набір табличних або динамічних записів.

Close - закриває набір даних.

Delete - видаляє поточний запис із набору табличних або динамічних записів.

Update - обновляє набір записів.

Edit - копіює поточний запис набору табличних або динамічних записів у буфер копіювання для подальшого редагування (тільки в DAO).

Move - переміщає покажчик поточного запису на певну кількість записів. Цей метод має наступний синтаксис:

Об'єкт.Move рядок

Об'єкт - об'єкт типу Recordset.

Рядок - змінна типу long integer, що визначає кількість записів, на які слід перемістити положення курсору. Для руху по набору записів у зворотному порядку використовується негативне значення параметра рядок.

MoveFirst,  MoveLast, MoveNext, MovePrevious - переміщає поточний запис у першу, останню, наступну або попередню позицію поточного набору записів.

Робота з набором записів таблиці.

Перед написанням програм потрібно відкрити вікно текстового редактора VBA командами Модули Создать. У модулі зробити посилання на бібліотеки доступу до даних  DAO і ADO. Для цього виконати команди Tools References і вибрати бібліотеки об'єктів так, як це показано на рис. 3.23.

             

     

Рис.3.23 -  Вікно посилань для підключення бібліотек.

Приклад 1. Нехай є форма "Товары", створена на основі однойменної таблиці  в поточній базі даних. Необхідно підрахувати cумарну вартість кави. Для цього у формі створюється елемент керування з ім'ям  Стоимость_кофе й кнопка Расчет стоимости (рис.3.24), під якою потрібно написати програму.

Private Sub Кнопка17_Click()

   Dim db As Database

        Dim rs As DAO.Recordset

     Set db = CurrentDb

     Set rs = db.OpenRecordset("Товары")

    With rs

       .MoveFirst

        Me![Стоимость_кофе] = 0

       Do While .EOF = False

           If   .Fields("Марка") Like "Кава*" Then Me![“Стоимость_кофе”] = _

              Me![“Стоимость_кофе”] + .Fields("Стоимость товара")  

       .MoveNext

       Loop

       End Wtth

End Sub

Рис. 3.24 - Форма “Товары”

Приклад 2.  Знайти й вивести на екран  номер групи з максимальною кількістю студентів і середнім балом у групі більше 4,7 у  таблиці "Группа".

Private Sub Пошук_Номер_Групи()

    Dim db As Database

          Dim rs As DAO.Recordset, max As Single, n As Variant

     Set db = CurrentDb

     Set rs = db.OpenRecordset("ГРУППА")

                       With rs

        .MoveFirst

        max = .Fields(1)

        .MoveNext

        Do While .EOF = False

     If .Fields(1) > max And .Fields(2) > 4.7 Then max = .Fields(1):  n = .Bookmark

        .MoveNext

         Loop

        .Bookmark = n

 MsgBox "Кількість студентів - " & max & Chr(13) _

                                &  "Номер групи  - "  &  .Fields(0)

      End With

 End Sub

Приклад 3. Використовуючи бібліотеку ADO у вікні модуля створити процедуру для заповнення даними поле Среднее”  таблиці  Урожайність” (рис.3.25).

     

Рис.3.25 - Структура таблиці “Урожайність”

Public Sub Розрахунок_ADO()

 Dim connection As New ADODB.connection    'Якщо база днных поточна, те

                                                                  'цей рядок можна не писати

                  'Якщо базу даних потрібно відкрити на диску,

                  ' те після цього рядка потрібно писати      

                   'Connection.Open "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0";Data

                   ' Sourse=шлях до файлу"

       Dim rs As New ADODB.Recordset

       Dim s As Double, i As Integer, n As Long

       With rs

                 .Open "Урожайність", CurrentProject.connection, adOpenKeyset, _  

                           adLockOptimistic

        .MoveFirst

        Do While .EOF = False

         s = 0: n = 0

            For i = 1 To .Fields.Count - 2

            s = s + .Fields(i):  n = n + 1

            Next i

           s = s / n

         .Fields(5) = s

        .MoveNext

         Loop

      End With

   End Sub

4. СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1.  Джон Вейскас. Эффективная работа с Microsoft Access 7.0 для Windows  .- С-Пб.:Питер, 1997.

2. М.Хэлворсян, М.Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 97.- С-Пб.:Питер, 1997.

3.  МакФедризг Пол и др. Microsoft Office 97. Энциклопедия пользователя: пер. с англ.-К.: Издательство "ДиаСофт", 1998.

4. К. Гетц, М. Джилберт. Программирование в Microsoft Office. Полное руководство по VBA: пер. с англ.-К.: Издательская группа BHV, 1999.

5.  Ю.А.Козак, В.Т.Артеменко, А.Б.Куприянов, Ю.Г.Лобода. Опорный конспект лекций, методические указания и задания к лабораторным работам по теме "Изучение табличного процессора Excel 7.0" для студентов 2 курса всех специальностей дневной и заочной форм обучения. – Одесса: ОГАПТ, 1999.

6. Киммел, Пол. Освой самостоятельно программирование для Microsoft Access 2000 за 24 часа.: пер. с англ.-М.:"Вильямс". 2000.

7. Король В.И. Visual Basic 6.0, Visual Basic for Application 6.0. Язык программирования. Справочник с примерами.-М.: КУДРИЦ-ОБРАЗ, 2000.

8.  Каммингс С. VBA для “чайников”: Пер. с англ.: М.:”Вильямс”, 2000.

9. Кен Гетц, Майк Джилберт. Программирование в Microsoft Office: пер. с англ.-К:”Ирина”. BHV, 2000.

10. С.Браун. Visial Basic: учебный курс. – СПб.: Питер, 2001.

11. Ю. Бекаревич, Н. Пушкина. Microsoft Access 2002. –СПб.: БХВ-Петербург, 2003.

                                                                                  

                                                                                                 Додаток

5. ТАБЛИЦІ БАЗИ ДАНИХ  УЧЕБНЫЙ ПРОЦЕСС

Табл. 5.1 - Дані таблиці СТУДЕНТ

Номер группы

Номер студента

ФИО

Год рождения

Адрес

+

Балл поступления

11

01

Аристов Р.П.

1986

Одесса

4,25

11

02

Бондаренко С.А.

1987

Одесса

4,5

11

03

Борисова Е.И.

1987

Николаев

4,25

11

04

Макова Н.Е.

1986

Херсон

4,75

12

01

Боярская Н.П.

1987

Херсон

4,5

12

02

Федоров Д.К.

1986

Николаев

4,25

12

03

Сидоров И.Р.

1987

Одесса

4,5

13

01

Андреев А.П.

1987

Измаил

4,25

13

02

Петров П.Н.

1986

Измаил

4,75

14

01

Иванов К.К.

1987

Николаев

4,5

Табл. 5.2 - Дані таблиці ГРУППА

Номер группы

Кол_во студентов

Средний балл

11

30

4,5

12

32

4,4

13

29

4,8

14

35

4,5

15

35

4,8

21

35

3,9

22

30

4

23

28

4,7

24

25

4

Табл. 5.3 - Дані таблиці КАФЕДРА

Код кафедры

Название

Телефон

Зав кафедрой

Фото

01

Информатики

310-13-24

Игнатьев В.В.

02

Математики

310-43-98

Иванов И.И.

03

Истории

310-23-65

Смирнова И.Б.

04

Иностранного языка

310-97-43

Жданова А.Е.

05

Физкультуры

310-87-56

Плетнев В.А.

06

Философии

310-34-12

Бондаренко В.В.

Табл. 5.4 - Дані таблиці ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

Таб номер

ФИО

Уч_степень

Уч_звание

Код кафедры

101

Андреев А.П.

д.т.н.

профессор

01

102

Апухтин И.С.

к.т.н.

доцент

01

103

Глухов И.Л.

к.т.н.

доцент

01

104

Сеченов Ю.Б.

к.т.н.

доцент

01

105

Чернов В.Б.

к.т.н.

доцент

01

201

Блюмкина А.Т.

д.ф.-н.

профессор

02

202

Львова В.И.

ассистент

02

203

Шапошников И.Т.

д.т.н.

профессор

02

204

Новиков П.Н.

ассистент

02

301

Ильясов А.А.

к.фил.н.

доцент

03

302

Пустынцев Р.Т.

к.ист.н.

доцент

03

303

Романов И.П.

к.ист.н.

доцент

03

304

Цветков А.И.

к.ист.н.

доцент

03

401

Сорокина М.Ф.

к.фил.н.

доцент

04

402

Богомолов П.Р.

к.фил.н.

доцент

04

403

Лысова М.И.

к.фил.н.

доцент

04

404

Шаповалова М.Ф.

к.фил.н.

доцент

04

405

Кудряшова Г.М.

ассистент

ассистент

ассистент

ассистент

04

501

Жигарева Н.К.

к.пед.н.

доцент

05

502

Егорова Н.Н.

ст.преп.

05

503

Ермолин Е.Н.

ассистент

ассистент

ассистент

05

601

Логинов А.М.

к.фил.н.

доцент

06

602

Яковлев К.В.

к.фил.н.

доцент

06

603

Раков А.В.

к.фил.н.

доцент

06

604

Соловьев С.И.

ассистент

06

Табл. 5.5 - Дані таблиці ПРЕДМЕТ

Код предмета

Название

Всего часов

Лекции

Практика

Число семестров

Программа

01

Информатика

200

80

120

4

02

Математика

200

100

100

4

03

История

140

90

50

3

04

Иностранный яз.

200

0

200

4

05

Философия

100

40

60

2

06

Физкультура

100

0

100

2

Табл. 5.6 - Дані таблиці УСПЕВАЕМОСТЬ

Номер группы

Номер студента

Код предмета

Таб номер

Вид занятия

Оценка

11

01

01

101

лек

5

11