36276

КИС. Проекты и управление проектами. Организационные аспекты, процессы и системы управления проектами

Доклад

Информатика, кибернетика и программирование

Проекты и управление проектами. Организационные аспекты процессы и системы управления проектами. Для проекта всегда харна конечность протяжи во вр. Упре проектами как соврем.

Русский

2013-09-21

61.5 KB

13 чел.

66. КИС. Проекты и управление проектами. Организационные аспекты, процессы и системы управления проектами.

КИС – интегрир. сис-ы упр-я, территориально- распред-й корпорации, основанная на углубленном анализ данных, широком исп-и сис-м информ. поддержки принятия реш-й, электронных документообороте и делопроизводстве.

В соотв. с совр. методами упр-я люб., облад-ий определ. Степенью уникальности, комплекс мероприятий, в рез. реализ-ии каждого к заданному сроку д.б. достигнута некот. сис-а взаимосвяз. Целей при органич-х ресурсах, рассматривают как проект.

Для проекта всегда хар-на конечность протяж-и во вр. и уникальность производимых продуктов и услуг.

Упр-е проектами, как соврем. методология упр-я, сфор-сь в послед. десятилетие в рез-те обобщения практич-го опыта и развития научного менеджмента, развитие кот-го началось с конца 19 века в развитых странах.

В боль. случаев для функц-я люб. Компании необх, чтобы упр-е, орг-я и планир-е ее деят-ти были организованы на след.уровнях:

  1.  Стратегич. упр-е – ориен-но на перспективу, т.е. на нес-ко лет вперед;
  2.  Оперативное упр-е – от1 месяца до 1 года;
  3.  Текущее упр-е – ближ. дни – до 1 месяца.

Боль. влияние на формир-е проблем текущего и оперативного упр-я оказало развитие ИТ, транспорта и ср-в связи.

К негативным особенностям упр-я произ-вом на мн. Российских преп-й отн-ся сохранившаяся ориентация на планирование и контроль прежде всего объемных показателей. Это означает затратный хар-р произ-ва и сильно снижает его конкурентоспособность.

Другим подходом к упр-ю бизнесом явл-ся то, что приоритет отдается методом целевого упр-я (созд гибкой ориетации произ-в на конкрет. изделие и конкрет. заказчиков).

Совокупность всех стадий проекта формирует его ЖЦ, кот. состоит из след. стадий:

  1.  Формирование цели проекта;
  2.  Маркетинг;
  3.  Разработка фин. плана проекта и поиска инвесторов; экологич. аспекты его реализации;
  4.  Проектно – конструктор.работы;
  5.  Производство;
  6.  Сбыт и реализация продукции;
  7.  Послепродажное обслуживание;
  8.  Утилизация.

Организационные аспекты управления проектами

Проект может реализовываться в условиях широкого спектра организационных схем управления. В качестве принципиально противоположных схем организации управления можно указать проектную и функциональную схемы. В первом случае над проектом работают люди, полностью занятые только им. После завершения проекта созданная для его реализации организация перестает существовать. В отличие от этого, функциональная схема включает структурные элементы, ориентированные прежде всего на выполняемые специалистами функции. Это характерно для случаев выполнения проектов постоянной организацией, которая существовала до начала данного проекта и будет существовать после его окончания. Примером такой организации может быть строительное управление, для которого каждый строящийся объект является проектом.

Особенностью функциональной организации является то, что привлекаемые к работе над проектом специалисты остаются в подчинении функциональных руководителей, получая от них связанные с реализацией проекта задания. Слабым местом функциональной организации является склонность к быстрой бюрократизации и низкая заинтересованность специалистов в эффективном выполнении каждого из выполняемых проектов.

Особенностью проектной схемы организации является стремление к отказу от громоздких управленческих структур с характерной для них жесткой подчиненностью, предоставление исполнителям самостоятельности в рамках их полномочий при условии концентрации на достижении целей проекта. В связи с этим полномочия и ответственность распределяются между участниками проекта, и организация управления имеет минимальное число иерархических уровней при широком партнерстве участников проекта. При этом к решению возникающих проблем привлекается широкий круг заинтересованных сторон на как можно более ранних стадиях.

Для управления проектами характерно формирование групп управления проектами во главе с руководителями (менеджерами) проектов. Высшее руководство выполняющей проект компании передает руководителю проекта необходимые полномочия, в соответствии с которыми на него возлагается полная ответственность за реализацию проекта.

Процессы управления проектами

Практически в каждом проекте присутствуют процессы, общие для всех прикладных областей, которые рассматриваются в управлении проектами и являются его существом. Несмотря на то, что каждый из аспектов управления проектами имеет специфические особенности, методика управления для всех них имеет единую структуру, в которой выделяют следующие основные группы процессов:

  •  процессы инициации;
  •  процессы планирования;
  •  процессы анализа;
  •  процессы выполнения;
  •  процессы управления;
  •  процессы завершения.

Процессы из перечисленных групп тесно связаны между собой и на разных стадиях любого проекта реализуются с разной интенсивностью. Взаимосвязь основных групп процессов управления проектом приведена на рис.1.

Процесс инициации подразумевает принятие на соответствующем уровне управления решения о запуске проекта после необходимой предварительной проработки, при которой часто применяют методы маркетинга и бизнес-планирования. Предварительная проработка проекта не ограничивается только экономическими соображениями – на этой стадии надо учесть основные риски и сопоставить их со стратегическими целями участников проекта. Инициация проекта обычно завершается составлением и утверждением устава проекта. Этот документ должен определить цели проекта, время его выполнения, бюджет проекта и основные ограничения, которые должны учитываться при выполнении проекта, а также критерии успеха или неудачи проекта. Устав проекта должен определить полномочия руководителя проекта. Утверждение устава проекта должно сопровождаться назначением руководителя проекта.

Процессы планирования представляют собой непрерывный процесс определения лучшего способа действий для достижения целей проекта с учетом складывающейся обстановки. Для управления проектами характерно признание неизбежности отклонений реализации каждого проекта от плана, даже если последний идеален. Необходимо понимать, что предусмотреть все заранее невозможно и что непредвиденные обстоятельства являются неизбежными.

Основой для планирования проекта является график его выполнения. В зависимости от стадии проекта, накопленного опыта и уровня управления могут использоваться различные графики, но определяющим требованием к графикам выполнения проектов является их комплексность, определяемая учетом всех потенциальных сдерживающих факторов.

Процессы анализа включают в себя анализ как плана, так и данных о выполнении проекта. Анализ плана должен ответить на вопрос о том, насколько план выполнения проекта удовлетворяет предъявляемым к проекту требованиям, а также ожиданиям участников проекта. Результатом анализа плана является оценка показателей плана проектной группой и другими участниками проекта. Результатом анализа плана может быть, например, вывод о необходимости принятия организационных или экономических решений и соответствующего изменения исходных данных для разработки плана. В таком случае требуется разработать новый вариант плана реализации проекта. В конечном счете, результатом анализа плана должно быть его утверждение на соответствующем уровне и принятие в качестве базового плана проекта или принятие решения о необходимости корректирующих воздействий.

Под процессами выполнения проекта подразумеваются процессы реализации составленного плана. Их важная особенность заключается в том, что показатели, определяющие ход работ, и получаемые результаты должны регулярно анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект и показатели, определяющие критерии его успеха. Поэтому основным из этих процессов является собственно процесс выполнения утвержденного плана проекта, включая организацию работ, контроль их выполнения и приемку.

Процессы управления выполнением проекта включают разработку и реализацию решений о необходимых управляющих воздействиях, имеющих своей целью успешное выполнение проекта. Если проект реализуется в строгом соответствии с планом, то управление сводится к доведению до участников проекта плановых заданий и к контролю их реализации. Если в результате выполнения процессов анализа будет выявлено отклонение показателей реализации проекта от плановых, целью процессов управления является корректировка плана проекта, согласование его и доведение до всех участников проекта.

Процессы завершения проекта имеют своей целью обеспечить упорядоченное завершение проекта, включая закрытие заключенных контрактов, окончательные расчеты со всеми участниками проекта, документирование необходимых решений и накопление отчетных документов, необходимых для изучения опыта проекта в целом.

Системы управления проектами

Многие процессы управления проектами требуют реализации трудоемких, однообразных и чисто формальных процедур. Большая часть таких процедур связана с обработкой данных о выполнении графика проекта. Поэтому в практику управления проектами вошло использование специализированных программных средств, выполняющих наиболее трудоемкую и рутинную часть работы при управлении проектами, – так называемых систем управления проектами (СУП).

Системы управления проектами предназначены в основном для поддержки средствами ИТ разработки графиков реализации проектов, отслеживания хода и результатов работ, а также для анализа выполненных работ в сопоставлении с затратами и прогнозирования показателей завершения проекта.

Для управления проектами характерно принятие организационно-плановых решений с помощью средств вычислительной техники и специализированных программных средств – систем управления проектами, предназначенных для поддержки наиболее трудоемких и важных процессов управления проектами.

Для всех СУП характерны следующие черты.

1. Основными элементами проекта являются работы, связи между работами, ресурсы и назначения (ресурсов работам), формируемые с учетом существа конкретного проекта.

2. Модель реализации проекта (график) формируется так, что все работы в проекте отражают технологическую последовательность их выполнения с учетом иерархической структуры работ проекта.

3. Для формирования проектных данных о работах и ресурсах широко применяются иерархические структуры организации информации. Наиболее важной из них является иерархическая структура работ, предназначенная для того, чтобы обеспечить целевое формирование необходимых для реализации проекта пакетов работ, предварительное распределение (бюджетирование) по ним основных видов затрат, распределения ответственности менеджеров.

4. Важнейшими видами ресурсов, управлению которыми уделяется наибольшее внимание, являются: время, финансовые средства и трудовые ресурсы.

5. Для СУП характерно наличие встроенных БД заранее определенной структуры, содержащих именованные данные (показатели), многие из которых имеют заранее определенный смысл. Таким показателям в СУП сопоставляются правила их автоматического вычисления или набор допустимых значений. В качестве основных групп данных, описывающих каждый проект независимо от его существа, можно выделить: описание работ проекта; описание взаимосвязи работ; распределение (назначения) ресурсов по работам проекта; календарное расписание всего проекта в целом.

6. Кроме полей, смысл которых определен заранее, СУП позволяют использовать поля, определяемые пользователем. Поля могут описывать как график в целом, так и входящие в его состав работы или ресурсы.

7. В качестве базовой методики вычисления главных показателей графика проекта используется метод критического пути. Работы, имеющие отрицательный или нулевой резерв времени, считают находящимися на критическом пути. Часто в состав критического пути включают работы, имеющие достаточно малый резерв времени, не превосходящий некоторой заранее заданной малой положительной величины. Критические работы определяют срок завершения всего проекта и требуют к себе повышенного внимания со стороны руководства.

8. В качестве основного средства представления данных о проекте в СУП обычно используют линейные диаграммы (диаграммы Ганта). Под линейной диаграммой понимают перечень работ проекта (упорядоченный любым образом), совмещенный с временной диаграммой, на которой в масштабе времени изображены процессы выполнения работ.

9. В памяти ЭВМ при создании СУП средствами программирования формируются совокупности правил и процедур вычисления значений одних показателей по известным значениям других.

10. Совокупность заполненных полей БД и процедур вычислений формирует модель графика проекта, которая даже в условиях существенно неполной и неточной информации позволяет изучать реакцию модели на внешние воздействия и на этой основе прогнозировать развитие ситуации в проекте.

11. Большое внимание в СУП уделяется средствам наглядного представления результатов вычислений, а также созданию средств, при помощи которых пользователь может эффективно управлять сведениями о проекте. Установились следующие характерные формы представления сведений о проекте:

  •  таблица;
  •  линейная диаграмма;
  •  сетевая диаграмма взаимосвязи работ;
  •  диаграмма потребности в ресурсах, которая может быть представлена в графической или табличной форме;
  •  расписание работ, определяющее в разрезе календарных дат загрузку ресурсов с распределением по конкретным работам.

Все указанные формы представления данных могут формироваться на экране или печататься на бумаге.

12. СУП допускают внесение изменений в график, отражающий продвижение работ проекта, включая действительные даты выполнения работ и затраты, их готовность на текущую дату. Обеспечивается сопоставление текущего состояния проекта с предварительно утвержденным планом, прогнозирование потребности в ресурсах и сроков наступления событий.

Все это позволяет широко использовать СУП для таких целей, как:

  •  прогноз технико-экономических показателей проекта;
  •  заблаговременное выявление связанных с реализацией проекта проблем и анализ способов их разрешения;
  •  обоснование управляющих решений;
  •  документирование прогнозов и результатов работ при помощи экранных форм и отчетов.

Перечисленные особенности характерны для всех СУП, в том числе для СУП  Project, разработанной компанией Microsoft. Эта система управления проектами много лет является самой распространенной в мире и широко применяется на практике.


Инициация

ланирование

Анализ

Управление

Завершение

Выполнение

Рис. 1. Принципиальная схема взаимосвязи основных групп процессов управления проектами


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

55489. Компьютерные публикации на основе использования готовых шаблонов 1.23 MB
  Использовать макеты публикаций поставляемые с Publisher и модифицировать заготовку для создания собственной публикации. Как вы думаете какая программа из пакета MS Office наиболее подходит для создания публикаций Publisher.
55490. Здравствуй, Пушкин! 81.5 KB
  Цели: раскрыть духовный и художественный потенциал произведений А.С.Пушкина, их общечеловеческие нравственные ценности; развивать творческую деятельность учащихся, навыки выразительного чтения художественных текстов, высокие эстетические чувства, жизненную компетентность...
55491. А.С. ПУШКИН «СТАНЦИОННЫЙ СМОТРИТЕЛЬ» 164.5 KB
  Сравниваем литературных героев Какое содержание библейской притчи нашло отражение в повести Станционный смотритель и что автор изобразил по-своему
55493. Путешествуем с географией 59.5 KB
  Цели урока: познакомить учащихся с географической картой планеты и особенностями природы наших материков; воспитывать у учащихся интерес к знаниям, внимательность, заинтересованность; развивать умения и навыки работы с картами, дополнительной литературой.
55494. Пять уроков в PhotoShopе 3.98 MB
  Очень важно пройти весь путь от сканирования фотографии или ввода компьютерного изображения до его окончательного применения в практических целях докладах презентациях проектной работе. Для представления обработки и хранения изображения в компьютере...
55495. Характеристика методу навчання співробітництві варіант «Ажурна пилка» 112 KB
  Застосування методу робота в групах на уроках теоретичного навчання. Характеристика методу навчання співробітництві варіант Ажурна пилка8 Висновок. Одним із нових напрямків у підвищенні якості підготовки робітників і спеціалістів є технологічний підхід до навчання який полягає у повному управлінні навчальним процесом відтворенні усіх навчальних дій корекції навчального процесу оперативному зворотному зв’язку. Саме такій підхід є гарантією досягнення...
55496. Педагогическая деятельность. Психологический анализ урочной деятельности 105 KB
  Ответьте на следующие вопросы: В чем смысловое отличие термина психологический анализ урока от термина педагогический дидактический методический анализ урока С какой целью проводится психологический анализ урока...