36623

Информационные системы предприятия

Конспект

Информатика, кибернетика и программирование

В самом общем виде под информационной системой предприятия (ИСП) понимается весь комплекс данных и знаний, используемых на предприятии в целях управления и любой другой, направленной на экономический эффект деятельности, вместе со средствами получения, учета, хранения, доступа, представления, а также анализа данных и знаний.

Украинкский

2013-09-23

1.03 MB

267 чел.

PAGE  164

                                                                                  

ОГЛАВЛЕНИЕ

                                                                                                                    стр.   

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..5

Глава 1. Общее представление об информационной системе

               предприятия……………………………………………………….

1.1. Состав и назначение информационной системы предприятия…..

1.2. Информация на нижних уровнях деятельности фирмы…………

1.3. Компьютерные программы для среднего уровня управления……

1.4. Компьютерные программы для высшего менеджмента………..

1.5. Информационная система предприятия как инструмент

      управления…………………………………………………………………

1.6. Инструментальные средства обработки информации………….

Глава 2. Методы обработки данных……………………………….

2.1. Общее представление об обработке данных……………………

2.2. Основы баз данных………………………………………………

2.2.1. Основные понятия теории баз данных…………………

2.2.2. Модели организации данных……………………………

2.2.3. СУБД Microsoft Access…………………………………

2.3. Основные инструменты обработки данных………………….

2.3.1. OLTP-системы………………………………………….

2.3.2. Data Warehousing………………………………………..

2.3.3. OLAP-системы……………………………………………..

2.3.4. Data Mining………………………………………………

Глава 3. Учетно-бухгалтерские программы…………………36…

3.1. Задачи учетно-бухгалтерской деятельности и программы для

       их реализации…………………………………………………………

3.2. Бухгалтерская программа 1С: Предприятие…………………..

3.2.1. Краткое описание системы 1С: Предприятие…………

3.2.2. Основные элементы системы 1С: Предприятие…………

3.2.3. Организация бухгалтерского учета в 1С: Предприятии….

3.3. Корпоративная информационно-управляющая система Галактика…

3.3.1. Общая характеристика системы Галактика……………..

3.3.2. Состав и функционирование системы Галактика……….

3.3.3. Контур административного управления………………..

3.3.4. Контур бухгалтерского учета…………………………….

3.3.5. Контур оперативного управления………………………

3.3.6. Контур управления производством………………………

3.3.7. Достоинства и недостатки системы Галактика…………..

3.4. Корпоративная информационная система Флагман……………

3.4.1. Общая характеристика КИС Флагман…………………..

3.4.2. Контур финансово-экономического управления………

3.4.3. Контур логистика………………………………………..

3.4.4. Контур управления производством……………………

3.4.5. Контур управления персоналом………………………..

3.4.6. Контур бухгалтерский учет и анализ………………..

3.4.7. Контур контроллинг…………………………………..

3.4.8. Контур управления информационными ресурсами…

Глава 4. Бюджетное управление………………………………

4.1. Общее понятие о бюджетировании………………………..

4.2. Бюджеты и их виды………………………………………….

4.3. Центры финансовой ответственности…………………….

4.4. Принципы организации бюджетирования………………..

4.5. Обзор программных продуктов для бюджетирования…..

4.6. Инталев: Корпоративные финансы……………………………

Глава 5. Управление проектами…………………………………..

5.1. Идеология управления проектами……………………………..

5..2. Процессы управления проектами…………………………………

5.2.1. Общая характеристика процессов управления проектами…

5.2.2. Инициация и планирование проектов……………………..

5.2.3. Исполнение и контроль проекта……………………………

5.2.4. Анализ проекта……………………………………..

5.2.5. Процессы управления проектом и его завершением……

5.3. Управление проектами. Компьютерная реализация

5.3.1. Принципы использования программных продуктов….

5.3.2. Обзор программных средств управления проектами…

5.3.3. Технологии компьютерного представления проектов….

5.3.4. Разработка иерархической структуры работ проекта…..

5.3.5. Операции проекта………………………………………..

5.3.6. Ресурсы проекта…………………………………………

5.3.7. Взаимосвязи операций…………………………………..

5.3.8. Назначение возобновляемых ресурсов………………..

5.3.9. Составляющие стоимости. Поставки и финансирование.

Глава 6. Информационная система предприятия и знания………….

6.1. Экспертные системы…………………………………………………..

6.1.1. Понятие об экспертных системах……………………….

6.1.2. Состав и организация экспертных систем………………….

6.1.3. Принципы разработки экспертных систем…………………

6.1.4. Классификация экспертных систем…………………….

6.1.5. Программная оболочка G2……………………………….

6.2. Системы поддержки принятия решений…………………..

6.2.1. Понятие о поддержке принятия решений………………….

6.2.2. Соотношение между экспертными системами и СППР….

6.3.3. Принципы организации СППР……………………………….

6.4.4. Классификация СППР………………………………………….

6.5.5. СППР для решения задач с высоким уровнем определенности  123              

Глава 7. Корпоративные информационные системы………………

7.1. Информационные системы и управление………………………

7.1.1. Принципы управления бизнес-системами…………………

7.1.2. Корпоративная информационная система и СППР………

7.1.3. Основные функции управленческой деятельности и состав

                  корпоративных информационных систем…………………

7.2. Стандарты управления и информационные системы……………

7.2.1. Информационные системы предприятия и их эволюция…

7.2.2. Общая характеристика современных систем управления….

7.2.3. MRP-ERP-стандарты…………………………………………..

7.2.4. CSRP-стандарты……………………………………………….

7.3. Возможности современных КИС………………………………….

7.3.1. Корпоративная информационная система Renaissance CS..

7.3.2. Корпоративная информационная система SAP/R3………..

7.3.3. Пример уникальной КИС…………………………………

Глава 8. Информатизация процессного подхода к управлению….

8.1. Процессное представление бизнес-систем………………………….

8.2. Методы совершенствования бизнес-процессов……………………

8.3. Место информационной системы предприятия в процессном подходе…

8.4. Роль процессного подхода в современной системе качества…

8.5. Языки стандартизации процессного описания…………………….

8.5.1. Общая идеология стандартизации процессного описания…

8.5.2. Серия стандартов IDEF и особенности IDEF0……………..

8.5.3. DFD-технологии………………………………………………

8.5.4. ARIS как технология моделирования………………………

8.6. Понятие об UML…………………………………………………….

ГЛАВА 1. ОБЩЕЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ОБ ИНФОРМАЦИОННОЙ

СИСТЕМЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

  1.   Состав и назначение информационной системы предприятия

В самом общем виде под информационной системой предприятия (ИСП) понимается весь комплекс данных и знаний, используемых на предприятии в целях управления и любой другой, направленной на экономический эффект деятельности,  вместе со средствами получения, учета, хранения, доступа, представления, а также анализа данных и знаний.

На практике выделяются два более узких подхода к пониманию ИСП.

В первом случае под ИСП понимаются информационные технологии, включая компьютерную и программную составляющие, а также обрабатываемые с помощью компьютерных технологий данные и знания. Такое понимание ИСП характерно для специалистов по информационным технологиям.

Во втором случае ИСП рассматривается как инструмент управления предприятием, а основное внимание уделяется не компьютерным технологиям обработки данных, а работе с показателями, характеризующими деятельность предприятия. Такой подход к ИСП характерен для управленцев.

Рассмотрим детальнее эти подходы.

Происходящие на фирме процессы (помимо неформальных) можно разделить на три больших класса: материальные (производственно-технологические), информационные и управляющие.  Для обслуживания информационных и управляющих процессов на фирме предназначено большое количество компьютерных программ и технологий. В зависимости от места этих программ в системе управления и уровня представления в них информации можно представить следующую общую схему классификации программного обеспечения и видов управленческих работ (см. рис.1.1).

  Руководители                                                                            Стратегический

  высшего  звена                                                                          план развития

                                                                                                 предприятия

                                                                                                                   

  Информационно-                                                                      Проекты, прогнозы,

  аналитические                                                                           планы предприятия

  службы

Руководители                                                                                  Оперативные     

среднего звена                                                                                 распоряжения,     

(оперативный                                                                                  отчеты на уровне

 уровень)                                                                                         подразделений     

Исполнители                                                                               Исходные  

нижнего звена,                                                                            учетные данные,        

регистрация                                                                                 документы     

хозяйственной

деятельности

Рис.1.1. Общая схема информационно-управляющей работы на фирме

Информация о работе предприятия регистрируется на нижних уровнях. Здесь еще трудно отделить функции учета от функций управления.

На среднем уровне происходит накопление данных о работе предприятия, создание информационной базы данных и первичный анализ информации.

И на высшем уровне происходит дальнейший анализ и обобщение информации с целью выработки стратегии управления предприятием и принятия важнейших решений по текущей деятельности предприятия.

Рассмотрим детальнее содержание работы по обработке информации на указанных уровнях.

  1.  Информация на нижних уровнях деятельности фирмы

Работу с информацией на нижних уровнях деятельности фирмы можно разделить на два больших направления:

- документооборот;

- учет хозяйственной деятельности.

Под документооборотом понимаются все виды деятельности, связанные как с секретарской работой, так и в целом работу с документами на предприятии, справками, письмами (в том числе и электронными), факсами, технической подготовкой различных отчетов и т.п. На Западе для такого типа работ принято использовать термин Workflow. Такая работа может быть проведена как с помощью компьютерных программ общего назначения, так и специализированных. К программам общего назначения относится, например, пакет программ Microsoft Office. Специализированные программы отличаются возможностью работы в сети, разными форматами документов, возможностью быстрого поиска документов, защиты от несанкционированного доступа (системы паролей) и др. Из русскоязычных специализированных программ для работы с документами можно отметить Docs Open.

Учет хозяйственной деятельности производится с помощью различного рода бухгалтерско-финансовых программ и программ по управлению предприятием. Из русскоязычных программ этого класса нужно выделить прежде всего 1 С: Предприятие, Галактику, Парус и Флагман.

В целом такие программы являются достаточно сложными и, как правило, состоят из нескольких модулей, позволяющих работу с информацией и по управлению фирмой сразу на нескольких уровнях:

- на нижнем уровне производится учет и фиксация хозяйственной деятельности (например, фиксируется выдача комплектующих со склада, поступление полуфабрикатов на производство, выдача заработной платы и т.д.);

- на среднем уровне создается база данных и проводится оперативный анализ деятельности фирмы.

  1.  Компьютерные программы для среднего уровня управления

Программы для этого уровня управления могут быть разделены на следующие большие классы:

- хранение и первичный анализ информации;

- учетно-бухгалтерские программы;

- программы для бюджетирования и управленческого учета;

- программы для управления проектами;

- программы для бизнес-планирования и оценки эффективности проектов.

Первичная информация о деятельности предприятия, как правило, хранится в едином информационном центре – базе данных или (и) хранилище данных (Data Warehousing). Программные продукты для управления базами данных называются системами управления базами данных (СУБД). Это сложные и дорогие (десятки и сотни тысяч долларов) продукты. Наиболее известной СУБД является Oracle. На небольших предприятиях в качестве СУБД может использоваться Access, входящий в состав Microsoft Office.

Учетно-бухгалтерские программы обслуживают, как правило, одновременно нижний и средний уровни управления. Для нижнего уровня предназначены модули или уровни по учету и регистрации разнообразной хозяйственной деятельности предприятия (финансовой, банковской, производственной, ресурсы, товары и услуги, кадры, зарплата и др.) На среднем уровне на базе учетной информации создаются всевозможные отчеты, в которых отображается текущая деятельность предприятия. Важной составляющей этих отчетов является документация, предоставляемая в налоговую инспекцию. Существует большое количество русскоязычных программ такого типа. Наиболее известной из них является 1 С: Предприятие (около 50 % рынка).

Бюджетирование, оно же финансовое планирование, является одним из ключевых элементов управления фирмой в рыночной экономике, и включает в себя планирование доходов и расходов, учет и контроль доходов и расходов, получаемых от бизнеса на всех уровнях управления, а также позволяет анализировать прогнозируемые и полученные финансовые показатели. К наиболее известным русскоязычным программам для бюджетирования относятся Корпоративные финансы фирмы Инталев, КИС: Бюджетирование и др.

Различные направления деятельности фирмы (строительство нового цеха, выпуск нового товара, деятельность по обучению персонала, модернизации оборудования и т.п.) часто рассматривают как отдельные проекты, где нужно четко расписать, согласовать и контролировать сроки выполнения, ресурсы, ответственных, выполнение. Для автоматизации такой работы используются программные продукты для управления проектами. Наиболее известный русскоязычный продукт – Spider, англоязычный – Microsoft Project.

К продуктам этого типа примыкают программные продукты для оценки инновационных проектов и бизнес-планирования. В отличие от систем управления проектами в продуктах этого типа имеются встроенные возможности оценки экономической эффективности проекта, а также некоторые простые средства моделирования. Наиболее известный русскоязычный продукт – Project Expert. Используемая в нем методика оценки бизнес-планов соответствует международным требованиям, зафиксированным на уровне UNIDO (подчиненная ООН организация, занимающаяся стандартизацией экономической отчетности).

  1.  Компьютерные программы для высшего менеджмента

Основная задача программных продуктов этого уровня – анализ и обобщение информации нижележащих уровней, включая сокращение ее объема, построение моделей, генерация и анализ возможных вариантов и т.п. Работа с информацией на этом уровне осуществляется двумя группами людей – информационными аналитиками (анализ, обобщение, компьютерное моделирование и т.д.) и высшими менеджерами, которые на основании (а иногда и вопреки) представленной аналитиками информации и их рекомендаций принимают решения, связанные с деятельностью фирмы.

Программы этого уровня можно разделить на несколько типов:

- извлечение важных знаний из исходных баз и хранилищ данных (Data Mining). К наиболее традиционному классу таких программ относятся математические и статистические пакеты. Также широко используются методы интеллектуальной обработки данных и знаний, которые принято называть методами искусственного интеллекта (хотя, по сути, интеллекта как чего-то выделенного здесь нет – это набор вспомогательных методов к человеческому интеллекту). К этим методам относятся различные нейросетевые методы, деревья решений, генетические алгоритмы и  др.;

- программы для моделирования экономических процессов. Позволяют рассчитать последствия принимаемых решений. Наиболее простые варианты прогнозирования возможно реализовать уже в Excel. Для более сложных случаев используются специализированные  пакеты для моделирования экономических процессов Powersim, Ithink, Arena и др., либо математические пакеты типа Matlab;

- экспертные системы – это компьютерные программы, в которых заложен опыт экспертов в данной предметной области, и на основании этого опыта такая программа дает квалифицированный совет в сложных ситуациях. В тех случаях, когда требуется очень быстрое принятие решения, такие программы также могут непосредственно руководить процессами (например, технологическими) в реальном масштабе времени;

- системы поддержки принятия решений. В настоящее время они, как правило, представляют собой не единый программный продукт, а набор программных продуктов различных типов, команду аналитиков, средства представления и обсуждения этой информации, осуществляемой высшим менеджментом.

  1.  Информационная система предприятия как инструмент управления

Существующая техника управления включает в себя следующие основные принципы:

1) выбор целей для каждого из уровней управления (как правило, принято выделять три уровня управления – стратегический, оперативный и текущий);

2) разработка наборов показателей для каждой из целей или подцелей, характеризующих деятельность предприятия на качественном или количественном уровнях;

3) разработка методик получения показателей из информации о деятельности предприятия;

4) расчет (оценка) оптимальных значений показателей, при этом используются методы моделирования и прогнозирования;

5) расчет (оценка) допустимых отклонений показателей от нормальных значений и разработка возможных мер по их коррекции (управление).

В соответствии с таким подходом под ИСП понимается прежде всего система показателей, характеризующих деятельность предприятия, вместе с набором исходных данных о деятельности предприятия, и методик (правил, инструкций, программ и т.п.), с использованием которых из совокупности данных получают значения показателей.

На рис.1.2. приведена общая схема использования информационной системы и системы показателей в управлении фирмой.

В соответствии с типами целей функционирования предприятия создаются три набора показателей его деятельности: для стратегического, оперативного и текущего уровней. Цели и, соответственно, показатели всех трех уровней взаимосвязаны. Вследствие этого можно оценить, например, успешность достижения стратегических целей на основании знания оперативных показателей деятельности. И, наоборот, при планировании стратегических целей можно оценить требования к показателям оперативной деятельности. Для такого рода оценок существуют методы пересчета. При этом пересчет показателей текущей деятельности в оперативные и наоборот  производится на основании стандартных формул и является точным и однозначным. Это связано с тем, что показатели этих уровней деятельности являются количественными и примерно одинаковы по содержанию (в основном идет суммирование по времени, ассортименту и т.п.).

Пересчет показателей оперативной деятельности в стратегические не может быть реализован так просто. Это связано с тем, что, во-первых, смысл показателей этих уровней различен, а, во-вторых, стратегические показатели

зачастую не имеют четкого количественного выражения (например, конкурентоспособность, инновационный потенциал, качество труда и т.п.).

Прямоугольником со скругленными краями на рис.1.2 выделена область управленческого учета, включающая в себя оперативный и текущий уровни деятельности. Часть управленческого учета, сконцентрированная на финансовых показателях, относится к области бюджетирования (не показана отдельно на рисунке). И прямоугольник со штриховой линией показывает область контроллинга, включающего в себя работу с целями, показателями и их отклонениями для всех уровней.

  1.  Инструментальные средства обработки информации

В средней части рис.1.1. наряду с типами программ, используемых на разных уровнях ИСП, кратко показаны и методы обработки информации, которые можно назвать также инструментальными средствами по отношению к информации. Ниже кратко охарактеризованы основные классы этих средств.

В настоящее время существует целый арсенал средств и методов для обработки данных и знаний. Как правило, обработка информации не сводится к использованию того или иного отдельно взятого метода, а представляет собой многоуровневую и многоэтапную систему различных взаимосвязанных и взаимообусловливающих методов. В зависимости от уровня сложности все методы


                                                                                                                                                                                   

                                                             

                                                                                                                 

                                                                     

                                                                                                                                                 

                                                                

                                                      

                                                       - Методы пересчета        

                                                     

Рис.1.2. Общая схема работы с показателями в информационной системе предприятия


обработки информации, используемые на уровне экономической или социально-экономической системы, можно представить следующей приблизительной последовательностью:

1) Базы данных, точнее, записи базы данных – максимально простое и однородное представление информации в виде набора классов объектов и стандартизованных связей между однотипными объектами. Используется преимущественно для представления первичной информации о хозяйственной деятельности фирм.

2) OLTP (On-Line Transaction Processing) – оперативная обработка транзакций (близко к нашему понятию хозяйственных операций) или выполнение транзакций в режиме реального времени. С точки зрения обработки информации суть транзакции сводится к изменению записей (значений параметров объектов) базы данных.

3)  Data Warehousing (хранилище данных) – упорядоченные и систематизированные данные, организованные в виде, удобном для последующего анализа, определения связей между различными классами данных, обнаружения закономерностей, прогнозирования и т.п. Идеологию хранилищ данных можно рассматривать как развитие классических баз данных с целью более быстрого и полного извлечения аналитической информации (знаний) из имеющихся данных.

4) OLAP (On-Line Analysis Processing) – системы оперативной аналитической обработки данных, представленных в хранилищах данных. Такой анализ проводится на основе использования многомерной модели базы данных (многомерных кубов). Преимущества – гибкость и возможность оперативного анализа взаимосвязей между любым набором параметров, содержащихся в базе данных.

5) Data Mining (наиболее близкий смысловой эквивалент – извлечение знаний) - представляет собой набор самых различных методов, предназначенных для извлечения новых знаний из баз и хранилищ данных, а в развитых вариантах и из других типов и источников представления информации.

6) Интеллектуальные методы обработки информации: нейросетевые технологии, генетические алгоритмы, методы группового учета аргументов, называемые также методами искусственного интеллекта – позволяют решение ряда важных классов задач, удовлетворительное решение которых с помощью средств классической математики невозможно.

7) Обработка текстов – включает в себя представление текстовой информации в «концентрированном» виде, более удобном для выполнения определенного круга задач, в частности, схематизации знаний, последующего компьютерного поиска нужной информации и др.

8) Инженерия знаний – суть метода заключается  в использовании баз знаний, в которых, с одной стороны, информация представлена в гораздо более удобном для последующего анализа виде, чем в базах данных, а, с другой, допускает использование однотипных преобразований с помощью компьютера. Базы знаний широко используются в экспертных системах (составляя, по сути, их ядро), системах поддержки принятия решений, а в последние годы – и в системах обработки экономической информации.

9) Моделирование, экспертные системы и системы поддержки принятия решений – кратко рассмотрены в п.1.4

10) Различные методы коллективного обсуждения и решения проблем, в частности, работа коллектива экспертов, различные варианты мозгового штурма, организационно-деятельностные игры и т.д.

Литература к теме:

  1.  Информатика /Под ред. Н.В. Макаровой – М.: Финансы и статистика – 2001. – 768 с. (Гл.3).
  2.  Хан Д. Планирование и контроль: концепция контроллинга – М.: Финансы и статистика – 1997. – 800 с. (Части 1-2).

ГЛАВА 2. МЕТОДЫ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ

2.1. Общее представление об обработке данных

Информационная система предприятия предназначена для работы с двумя основными видами информации: данными и знаниями.

Напомним, что под данными понимают сведения о конкретных значениях каких-либо параметров. Например, адрес поставщика, количество товара, перечень комплектующих, услуг и т.д. Как правило, данные о какой-либо предметной области сводятся вместе в форме таблиц. Такие таблицы могут быть достаточно большими и содержать десятки тысяч и даже миллионы записей. Наборы таблиц, в которых собрана информация о деятельности социально-экономического объекта (предприятия, учреждения, вуза, общественной организации и т.д.) составляют основу современных баз данных. Системы компьютерной поддержки таких баз данных называются системами управления базами данных (СУБД).

Знания – это сведения о закономерностях какой-либо предметной области. Они представляют собой отношения между данными или другими знаниями и представляются в виде выводов, обобщений, формул, правил, схем, моделей, в том числе и мысленных и др. Знания о какой-либо предметной области могут быть собраны вместе в базе знаний. Такая база знаний вместе с правилами вывода новых знаний в зависимости от ее масштабов, особенностей работы со знаниями и назначения называется экспертной системой, советующей информационной системой или системой поддержки принятия решений.

Существует определенная взаимосвязь между способом представления информации и ее видом. Например, схемы и тексты однозначно относятся к знаниям. Но для числового и символьного (небольшой текст, не обязательно имеющий общепринятый смысл) представлений эта зависимость более размыта, и отнесение такого рода информации к данным или знаниям зависит от схемы, в которой она используется.

С практической точки зрения из всего многообразия видов информации и методов работы с нею целесообразно выделить следующие три случая:

- данные и методы работы с ними;

- методы извлечения знаний из данных;

- знания и получение новых знаний.

На рис.2.1 показана схема обработки информации в ИСП и даны общепринятые названия этапов и методов обработки. Последовательность обработки информации на этой схеме увязана с ее движением в системе управления предприятием, приведенной на схеме 1.1. На нижнем уровне ИСП находится система работы с данными или другое ее название – система обработки транзакций (OLTPOnline Transaction Processing). Данные о деятельности предприятия и его окружении поступают в базу данных или в программные продукты для обработки данных, включая бухгалтерские и иные программы, с помощью которых можно осуществлять учетную деятельность. Между учетными программами и базой данных возможен двусторонний обмен информацией. С одной стороны, база данных может пополняться из учетных программ, с другой стороны, учетные программы могут использовать информацию, содержащуюся в базе данных.

Непосредственное использование информации из базы данных для высших уровней обработки информации, оперирующих в основном знаниями, не совсем удобно (см. об этом детальнее в следующих разделах), поэтому «очищенная» (упорядоченная и согласованная) информация из базы данных передается для хранения и дальнейшего использования в хранилище данных (Data Warehousing). В свою очередь, информация из хранилища данных может быть использована для моделирования, прогнозирования, различного рода анализа, а также в программных продуктах для финансового управления, бизнес-планирования, управления проектами и др.

Такой анализ данных может быть проведен в двух направлениях.

Первый случай – это когда мы имеем множество характеристик предметной области, но для упрощения анализируем лишь определенные ее аспекты или разрезы. Такого рода анализ носит название OLAP-анализа (Online Analysis Processing).

           Data  Mining                                                                   OLAP

                                                                                            

                                                                                         

                                                                                                        

Рис.2.1. Виды информации на предприятии и инструментарий

ее обработки

При переходе на уровень знаний информация используется не в своем первоначальном виде, так, как она содержится в хранилище данных, а подвергается  существенной переработке. В результате такой переработки из данных получаются знания, а сам процесс называется интеллектуальной обработкой данных или извлечением знаний (Data Mining).

В последующем эти первичные знания наряду с другими знаниями используются уже в системах обработки знаний, включая экспертные системы, информационные советующие системы и системы поддержки принятия решений. Конечный этап – использование знаний для принятия решений.

Рассмотрим детальнее приведенные выше методы хранения и обработки данных и знаний в ИСП.

2.2. Основы баз данных

2.2.1. Основные понятия теории баз данных

Понятия базы данных и системы управления базами данных

Базой данных называется структурированная совокупность данных, относящаяся к определенной предметной области, и используемая совместно различными пользователями в рамках некоторой единой информационной системы.

Структурированная – это значит упорядоченная с помощью четко определенного набора правил. Например, мы делим предметную область на объекты и их характеристики. Объекты записываются в одной колонке таблицы, а характеристики – в последующих колонках. При этом в каждой колонке представлены характеристики строго определенного типа – дата, стоимость, вес и т.п.

Под предметной областью в данном случае понимается часть реального мира, подлежащая изучению с целью организации таких функций управления в этой области, как учет, контроль, и передача данных в другие модули и звенья управления (планирование, анализ, системы поддержки принятия решений и т.д.). Например, для экономиста предметной областью являются все явления, факты и процессы в сфере экономики и финансов.

Пользователями баз данных в общем случае могут быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также люди – специалисты в данной предметной области, выступающие в роли потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями.

Для создания, поддержки и использования баз данных используется специальный программный инструментарий – системы управления базами данных (СУБД).

СУБД – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации. Такой комплекс в общем случае содержит некоторое центральное ядро, представляющее собой отдельную программу, например, FoxPro, Access и др. Помимо собственно СУБД для ее работы необходима сетевая операционная система, например, UNIX, Linux, Windows XP и т.д.

База данных, организованная с использованием какой-либо СУБД является центральным элементом любой корпоративной информационной системы.

Структурные элементы базы данных

Базы данных предназначены для описания однородных объектов, описывающих какую-либо предметную область. Объекты в базах данных принято также называть сущностями. Как правило, объекты предметной области делятся на классы, и каждый класс объектов описывается с помощью набора одинаковых параметров или атрибутов.

Атрибут – это информационное отображение свойств объекта. Каждый объект характеризуется некоторым набором атрибутов, называемых также реквизитами.

Существуют следующие основные структурные элементы базы данных, перечисленные  по мере их укрупнения: поле, запись, столбец, таблица, совокупность взаимосвязанных таблиц.

Поле – элементарная единица организации данных, которая соответствует неделимой единице информации – реквизиту или атрибуту. На практике поле соответствует отдельной ячейке в таблице, в которой записано значение (в численном или текстовом виде) атрибута некоторого объекта.

Для описания поля используются следующие характеристики:

- имя (в заголовке таблицы);

- тип, например, символьный, числовой, календарный (аналогично Excel);

- длина (количество цифр или букв);

- точность для числовых данных.

Для описания объекта в базе данных используется набор полей, в каждом из которых записано значение какого-либо атрибута, описывающего объект. Такой набор полей записывается в виде строки, называемой также записью.

Таких однотипных записей может быть достаточно много (тысячи и даже миллионы). В совокупности однотипные записи вместе с оглавлениями столбцов образуют таблицы базы данных.

В каждом столбце таблицы базы данных расположены значения одного и того же атрибута для различных однотипных объектов, принадлежащих описываемой предметной области.

В случае, если типов объектов много, для их описания используется набор таблиц. Поскольку объекты предметной области взаимосвязаны, то связанными оказываются и описания этих объектов, представленные в виде записей в различных таблицах. Детальнее эти связи будут рассмотрены далее в моделях организации данных.

                                           столбец                                                                                                                                                

                                                                                                                          

                                                                                                                                    

                                                                  поле                                               запись

Рис.2.2. Поля, записи и столбцы в таблице

2.2.2. Модели организации данных

Понятие и виды моделей данных

Любая база данных создается на основании модели данных.

Модель данных представляет собой совокупность структур данных, ограничений целостности базы данных и операций по обработке данных.

В настоящее время в базах данных используются в основном следующие модели данных:

- иерархическая модель данных;

- сетевая модель данных;

- реляционная модель данных.

В иерархической модели данных объекты базы данных связаны между собой иерархическими отношениями, образующими ориентированный граф в виде перевернутого дерева (рис.2.3.).

Уровень 1                                                 А

                                                          

Уровень 2                   В1                В2       В3                       В4                      В5       

Уровень 3    С1           С2        С3     С4   С5              С6        С7         С8

Рис.2.3. Графическое изображение иерархической структуры базы данных

К основным понятиям иерархической структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь.

Узел – это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы представляются вершинами графа. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом, находящимся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева) и не подчиненную другим вершинам. Зависимые (подчиненные узлы) находятся на втором, третьем и т.д. уровнях.

К каждой записи базы данных существует только один путь от корневой записи.

В сетевой структуре используются те же основные понятия, что и в иерархической модели – уровень, узел, связь. Однако в этой модели каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

Достоинством обоих типов моделей является их гибкость (это особенно относится к сетевой модели), что позволяет адекватно представить самые различные отношения между объектами.

К недостаткам следует отнести сложность поиска, необходимость знания пользователем множества деталей настройки и типов связей между элементами базы данных, проблемы с обеспечением целостности и единственности данных.

Базы данных указанных типов использовались в основном в 60-70-х годах 20-го века и затем были вытеснены реляционными моделями данных. В настоящее время иерархическая и структурная модели используются  не для работы с данными, а со знаниями.

Рис.2.4. Графическое изображение сетевой структуры

Реляционная модель данных

В реляционной модели данные представлены в виде набора таблиц. Структура базы данных определяется установлением связей между таблицами с помощью так называемых индексов или ключей.

Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

- каждый элемент таблицы – один элемент данных;

- все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д) и длину;

- каждый столбец имеет уникальное имя;

- одинаковые строки в таблице отсутствуют;

     - порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Пример реляционной таблицы (информация о товарах):

п/п

Товар

№ накладной

Дата выдачи

К-во,

штук

Поставщик

Покупатель

1

Видеоплаты

2231

10.10.04

1000

ООО «Кристалл

ООО«Комп»

2

Мониторы

2232

12.10.04

20

ООО «Украина»

ООО«Комп»

3

Процессоры

1234

12.10.04

2000

ООО «Украина»

ООО«Комп»

Поле (столбец), каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись (строку, кортеж), называется простым ключом или просто ключом (ключевым полем). В показанном выше примере ключом является порядковый номер записи. В качестве ключа могут служить такие показатели, как номер приказа или номер накладной (на одном и том же предприятии). Если записи однозначно определяются не одним полем, а несколькими, то набор этих полей образует составной ключ. Например, в качестве составного ключа может быть использована фамилия, имя и отчество сотрудника вместе с адресом (такой набор уникален для каждого человека).

Чтобы связать две таблицы в базе данных, необходимо ключ из первой таблицы включить (в качестве дополнительного поля) также и во вторую таблицу, или, наоборот, ключ из второй таблицы добавить в первую.

Ключи являются принципиально необходимыми элементами баз данных, отличающих их от таблиц (создаваемых, например, средствами Excel). С помощью ключей организуются связи между таблицами, обработка данных, запросы, модификация таблиц, быстрое создание новых, более удобных для решения текущих  задач таблиц и многое другое.

Ключи используются во всех реляционных СУБД, к наиболее распространенным из которых относятся Oracle, Informix, Access.

2.2.3. СУБД Microsoft Access

Одной из наиболее простых и доступных СУБД является Microsoft Access. Рассмотрим типичные элементы базы данных на примере этой СУБД. При этом многие важные элементы, используемые в более развитых базах данных, окажутся опущенными (в частности, администрирование, работа в сети, безопасность и т.д.), но тем не менее, приведенных данных достаточно для того, чтобы познакомиться с деятельностью обычного пользователя СУБД.

Общая характеристика СУБД MS Access

Система управления базами данных Microsoft Access входит в состав Microsoft Office и работает в среде Windows.

Access всех версий для хранения и работы с данными использует реляционную модель данных. Основными элементами Access являются: таблицы баз данных, запросы, формы, отчеты, модули и макросы.

При открытии или создании базы данных Microsoft Access открывается окно базы данных с набором закладок, каждая из которых содержит один из шести объектов, указанных в списке.

Таблицы баз данных создаются пользователем для хранения данных, относящихся к объектам предметной области. Таблицы представляют собой основной объект хранения данных. Например, одна таблица может содержать данные о товарах, другая - о производителях, третья – о поставщиках этих товаров и т.д. Эти отдельные таблицы связываются воедино. Комбинация всех таблиц и их взаимных связей составляет «фундамент» базы данных.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых данных из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц.

Формы предназначены для введения, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных в базе в удобном виде.

Отчеты предназначены для формирования выходного документа. Как правило, этот документ выводится на печать.

Макросы – это небольшие программы,  созданные пользователем с использованием встроенных в Access  средств, и позволяющие быстро выполнять стандартные наборы действий.

Модули – это более сложные чем макросы программы, созданные на языке программирования Visual BASIC. Обычно они используются как самостоятельные приложения, предназначенные для:

- автоматизации  многих  стандартных задач управления  базами данных;

- разработки пользовательских приложений, например, для бухгалтерского учета, налоговой отчетности и т.д.;

- обработки данных, расположенных на других компьютерах;

- реализации функций, не доступных стандартной среде Access.

Таблицы базы данных

Таблицы предназначены для ввода, хранения и редактирования данных. Однако, таблицы в Access больше, чем просто хранилище записей данных. Помимо собственно данных, таблицы Access содержат:

- информацию о внешнем виде таблицы (шрифте для отображения текстовых данных, ширине столбцов, цвете и фоне и др.);

- информацию о свойствах таблицы как целого (связях между полями таблиц, ключевых полях и т.д.);

- информацию о свойствах полей.

Под структурой таблицы понимают ее состав (количество, порядок следования, типы и свойства полей).

Поля как объекты базы данных, к которым в процессе работы происходит обращение и над которыми могут выполняться различные операции, обладают определенными свойствами. К свойствам полей относят:

- имя, которое в пределах базы должно быть уникальным;

- тип данных.  В зависимости от значения свойства поля «тип данных» Microsoft   Access выделяет для хранения информации различное   место,   по-разному   эти   данные   интерпретирует, допускает  над  данными  различных  типов   разные   операции;

- размер поля - максимальное число символов, которое может в нем поместиться. Для числовых полей и полей некоторых других данных размер поля (длина) определяется их типом.

Режимы работы с базой данных Access

С организационной точки зрения в работе с любой базой данных выделяют два различных режима: проектировочный и эксплуатационный.

Первый режим предназначен для разработчика (проектировщика) базы данных, который имеет право создавать в ней новые объекты (например, новые таблицы), задавать их структуру, определять и менять свойства полей, устанавливать связи. Такой специалист как разработчик базы имеет к ней полный доступ. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков.

Второй режим предназначен для пользователей. Пользователь базы - это лицо, которое наполняет базу информацией, обрабатывает данные с помощью запросов, получает результаты работы с базой в виде результирующих таблиц и отчетов. У одной базы могут быть миллионы пользователей, и, конечно, доступ к структуре базы данных для них закрыт.

Важно отметить, что при одновременной работе с базой данных никакой монополизации базы не происходит. Пользователь, работающий с базой, блокирует только ту запись, с которой он в данный момент работает. Как только он завершает работу с записью, она становится доступной для использования другими пользователями.  

Технология создания баз данных

Объекты базы, а именно: таблицы, запросы, формы и отчеты, - можно создавать разными способами: автоматически, вручную, с помощью Мастера.

Эти способы отличаются друг от друга уровнем «автоматизации», и, естественно, первый способ — это автоматизация высшего уровня, которая достигается либо «Импортом таблиц», либо «Связью с таблицами».

Импорт таблиц может осуществляться как из другой базы СУБД Access, так и из базы, созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура: поля, их названия, свойства, а может быть и содержимое базы. Если что-либо импортировалось не так, как надо, то необходимые изменения (например, в свойства) могут быть внесены вручную.

Вручную можно создавать базу данных, используя режимы «Таблицы» и «Конструктор».

Более универсальный «ручной» метод предоставляет режим «Конструктор». В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип, настроить свойства.

Опытные разработчики чаще пользуются «полуавтоматическим» способом, предполагающим работу с «Мастером таблиц». Мастер таблиц ускоряет создание базы данных. Он задает вопросы и, руководствуясь полученными ответами, создает автоматически структуру таблицы. Этот режим могут использовать и начинающие пользователи, если они овладели терминологией СУБД.

Запросы

Запросы - специальные объекты, предназначенные для выборки данных из таблиц базы, а также для выполнения вычислений и других операций с базовыми таблицами, включая их преобразование. В результате запроса образуется результирующая таблица.

Важным условием реализации запросов, является установление связей между таблицами, точнее, полями различных таблиц. С помощью таких связей и реализуются запросы, обращенные сразу к нескольким таблицам базы данных.

Существует несколько типов запросов: запросы на выборку, запросы по образцу, запросы с параметром, запросы с вычисляемым полем, запросы на изменения, итоговые запросы.

Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов SQL (Strutured Qvery Langauge - структурированный язык запросов). В Access нет особой необходимости его изучать, поскольку существует Мастер создания запросов. Тем не менее, для создания сложных запросов необходимо знание SQL.

Формы

Формы - это объекты, с помощью которых в базу вносят новые данные, отыскивают, просматривают и редактируют имеющиеся. Формы представляют собой некоторые специальные электронные бланки, в которых имеются четко выделенные поля, составляющие запись базы данных.

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм. Однако есть несколько достаточно веских причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу, а именно:

- ввод данных при использовании форм можно поручить неквалифицированному специалисту, не опасаясь, что он нарушит что-либо в таблицах базы данных;

- разные пользователи имеют разные права доступа к информации, хранящейся    в    таблице.     Для    исключения    элементарного «взаимодействия» между этими пользователями, каждому из них предоставляют свои (разные) формы, хотя данные из этих форм могут поступать и в одну таблицу;

- ввод данных в таблицу с  помощью  формы  прост  и  потому позволяет сократить число ошибок при вводе. К тому же    с помощью элементов управления    форм    можно настроить на автоматическую первичную проверку вводимых данных;

- форма может точно повторять форму бумажного документа, с которого   вводят   данные   в   базу,   что   позволяет   снизить утомляемость пользователя и сократить число ошибок при вводе;

- наконец, в одной форме можно отображать данные из нескольких таблиц.

Отчеты

Отчеты - это формы «наоборот». С их помощью данные из базы выводятся   на   печать в «регламентированном», четко определенном, удобном для пользователя виде. Кроме привлекательного вида отчеты позволяют   комбинировать   данные   из   нескольких   таблиц,   а   также упорядочивать записи таблицы на основании данных других таблиц.

Отчеты позволяют получить результаты запросов в наглядной форме в виде распечатки на принтере. Таким образом, целью получения отчета является получение бумажного документа.

Основные инструменты обработки данных

2.3.1. OLTP-системы

Современные предприятия являются сложными производственно-экономическими системами, включающими в себя различные подразделения с только им присущей спецификой. Эти подразделения могут использовать десятки систем автоматизированного управления предприятием и специализированных бухгалтерских, экономических, производственных и управленческих систем. Однако эти системы, как правило, являются узкоспециализированными, призванными осуществлять представление данных либо на уровне задач данного подразделения, либо в рамках узконаправленной регистрации хозяйственных операций (бухгалтерские проводки, финансовые оценки и т.п.). Такие системы относят к классу оперативных систем или систем обработки транзакций (OLTP – Online Transaction Processing). Как следует из названия, основной особенностью таких систем является использование в них механизма транзакций.

Под транзакцией понимается неделимая с позиции воздействия на базу данных последовательность операций манипулирования данными. Транзакция может состоять из операций чтения, удаления, вставки, модификации данных. В OLTP-системах транзакция реализует некоторое осмысленное с точки зрения пользователя действие, например, перевод денег на счет в платежной системе, фиксация передачи материальных ценностей между подразделениями и т.д.

Чтобы использование механизмов обработки транзакций позволило обеспечить целостность данных и изолированность пользователей, транзакция должна обладать четырьмя основными свойствами: атомарности, согласованности, изолированности и долговечности.

Свойство атомарности означает, что транзакция должна выполняться как единая операция доступа к базе данных. Она должна быть выполнена полностью или не выполнена совсем. Как правило, транзакция состоит из набора более простых операций, например: снятие денег  с одного счета, зачисление на другой счет, уведомление о проведенном перечислении заинтересованным сторонам и т.д. В этом случае понятие атомарности означает, что или должны выполниться все операции, входящие в транзакцию, или не выполниться ни одна.

Свойство согласованности гарантирует целостность базы данных, т.е. выполнение ограничений целостности базы данных (это достаточно сложное понятие, которое мы не рассматриваем).

Изолированность означает независимую работу в многопользовательской системе с одной базой данных. Это требование является очень важным, поскольку практически все базы данных на предприятиях функционируют в многопользовательском режиме.

Свойство долговечности означает, что если транзакция выполнена успешно, то произведенные ею изменения в данных не будут утеряны, если, конечно, не будет уничтожена сама база данных.

Результатом выполнения транзакции может быть ее фиксация или откат. Фиксация транзакции – это действие, обеспечивающее в базу данных всех изменений, которые были произведены в процессе ее выполнения. До того как транзакция была зафиксирована, возможна отмена всех сделанных изменений и возврат базы данных в то состояние, в котором она была до начала выполнения транзакции, т.е. откат транзакции.

Базы данных и механизм транзакций позволяют хорошо работать с простой информацией, которая обычно используется для учета различных хозяйственных операций. Однако создание интегрированной системы анализа данных на основе отдельных OLTP является нецелесообразным. Основные проблемы при создании такой системы вызваны следующими факторами:

- информация в OLTP системах является излишне детализированной;

- информация рассредоточена между несколькими системами, в связи с чем возможны разные уровни детализации и представления данных, разные источники данных, разные форматы данных, разные механизмы доступа данных и т.д.;

- потенциальная нецелостность группы систем. Данные в различные системы могут поступать с разной степенью регулярности. При такой ситуации, хотя каждая из систем поддерживается в целостном состоянии, целостность группы систем может быть нарушена, что может исказить общую картину;

- несколько независимых средств генерации отчетов;

- низкая скорость генерации отчетов. Это связано с тем, что OLTP-системы ориентированы в первую очередь на регистрацию и обработку отдельных операций, поэтому генерирование больших отчетов может занять много времени.

2.3.2. Data Warehousing

Для решения этих проблем в последние годы сформировался подход, основанный на переработке первичных данных и помещении их в отдельную базу данных. Этот подход получил название Data Warehousing (еще одно название – управление знаниями – Knowledge Management), что обычно переводится как хранилище данных или технология построения хранилищ данных.

Идея, лежащая в основе Data Warehousing, состоит в том, что проводить оперативный анализ непосредственно на базе OLTP-систем неэффективно и потому нежелательно. Вместо этого необходимые данные извлекаются из нескольких OLTP-систем, преобразуются, и затем помещаются в один источник данных - Data Warehouse (хранилище данных). Этот процесс называется погружением данных.

В процессе погружения данные:

- очищаются (устраняется ненужная или служебная информация);

- агрегируются (вычисляются суммы, средние);

- трансформируются (происходит преобразование типов данных, реорганизация структур хранения);

- объединяются (из различных источников);

- синхронизируются (приводятся к одному моменту времени).

В результате такой переработки данных они могут быть гораздо более успешно использованы для построения систем поддержки принятия решений(DSS – Decision Support Systems) и систем оперативного анализа (OLAP – Online Analysis Processing).

Типичная Data Warehousing состоит из базы данных, средств погружения данных и хранилища метаданных.

База данных хранилища обычно организована на платформе достаточно мощной СУБД. Поскольку обычные размеры хранилища достигают сотен гигабайт, используемая СУБД должна поддерживать технологию VLDB – очень больших баз данных (Very Large Database). Для организации базы данных хранилища традиционно используются продукты IBM, Microsoft, Oracle, Terradata и аналогичные.

Средства погружения данных включают  в себя средства очищения, преобразования, синхронизации и агрегирования данных. Именно эти средства ответственны за трансформацию данных, хранящихся в OLTP системах в целостную и взаимосвязанную информацию, а также сохранение этой информации в хранилище.

Средства погружения данных должны быть не только надежны и производительны, они должны обладать известной гибкостью, предоставляя возможность конфигурирования и программирования с использованием языка сценариев трансформации. Еще одно существенное требование к этим средствам - возможность доступа к широкому спектру источников данных, что обычно обеспечивается за счет использования универсального интерфейса доступа к данным типа ODBC, OLE и др. Ведущие фирмы только недавно начали выпускать продукты, обладающие описанной функциональностью, поэтому на протяжении многих лет приходилось либо использовать собственные решения, ориентированные на конкретную систему, либо продукты небольших фирм типа Prism Solutions, ETI, Carleton и аналогичные. Из продуктов крупных фирм, выпущенных в недавнем времени, можно назвать Visual Warehouse от IBM и Data Transformation Services от Microsoft.

Хранилище метаданных – это “данные о данных”, которые описывают информацию, представленную в хранилище. Эта информация необходима как для поддержания целостности хранилища, так и для хранения информации о типичных запросах, группах пользователей и т.д. Условно все метаданные можно разделить на две группы:

а) технические метаданные, содержащие информацию о хранилище, обычно используемую его создателями или администраторами. Сюда, например, входит информация об источниках данных, сценариях погружения, процедурах поддержки целостности хранилища, информация о правах доступа и т.д.

б) аналитические метаданные, содержащие информацию, которой пользуются аналитики, работающие с хранилищем. Сюда, например, могут входить типичные запросы к хранилищу, форматы представления данных, ссылки на Web-страницы и т.д.

Хранилища данных могут содержать в себе очень много информации, в результате чего запросы к такому хранилищу будут выполняться недопустимо медленно. Во избежание этого дополнительные к основному небольшие хранилища данных – киоски данных (Data marts). Киоск данных представляет собой небольшое хранилище с несколько упрощенной архитектурой, связанное с основным хранилищем и предназначенное для хранения небольшого подмножества данных основного хранилища. Например, основное хранилище может содержать информацию о деятельности организации в целом, а киоск – лишь о деятельности одного отдела.

2.3.3. OLAP-системы

Хранилища лишь предоставляют данные в виде, удобном для анализа. Сам анализ обычно осуществляется средствами, построенными на базе сопутствующих технологий.  Наиболее известными технологиями анализа данных в настоящее время являются – Online Analysis Processing (OLAP - “оперативный анализ”) и Data Mining (“добывание данных”) или, как еще принято называть – интеллектуальный анализ данных.

В OLAP-технологиях средства оперативного анализа базируются на концепции многомерного представления данных. Это связано с тем, что каждое числовое значение, содержащиеся в хранилище, имеет до нескольких десятков атрибутов (например, количество продаж таким-то менеджером в таком-то регионе, такого-то числа). Вследствие этого, можно считать, что мы имеем дело с многомерными структурами данных – многомерными кубами. Именно это допущение и делается при построении OLAP – инструментария. OLAP системы обычно обладают двумя отличительными способностями:

- анализ осуществляется над многомерными структурами данных – кубами.

- предоставляются гибкие средства навигации по указанным структурам – так называемые OLAP – манипуляции.

OLAP системы обычно реализуются на базе киосков данных, поскольку организация хранилища масштаба предприятия в многомерную структуру нецелесообразна из-за большого количества возможных атрибутов. Многомерную структура строится на базе либо реляционной СУБД с дополнительным интерфейсом доступа (MRDB – MultiRelational Database), либо с использованием специальной многомерной СУБД (MDDB – MultiDimensional Database).

Фактически все операции, которые относятся к OLAP, можно реализовать путем создания запросов на языке SQL к базам данных. Однако современные средства OLAP позволяют реализовать это гораздо проще, к тому же полученная информация представляется в графическом виде, что позволяет нагляднее увидеть зависимости между выбранными параметрами.

Техника OLAP обычно реализуется как дополнительная возможность в уже существующих программных продуктах. В частности, практически все ведущие СУБД, включая Oracle, Informix,  Microsoft SQL Server и др. имеют встроенные средства для OLAP-анализа данных. В той или иной мере эти возможности заложены и во многие другие продукты, используемые для работы с информацией в рамках ИСП.

2.3.4.  Data Mining

Технология Data Mining – “добывание данных” - процесс выявления тенденций, трендов, взаимных корреляций данных, находящихся в хранилище с использованием средств искусственного интеллекта или статистического анализа. Технология Data Mining возникла буквально в последние годы и сейчас находится на пике своего развития.

Основная цель Data Mining – обнаружить скрытые зависимости и тенденции, незаметные на первый взгляд, и обратить внимание менеджера на них. Таким образом, средства этого типа позволяют не только анализировать данные, но и представить данные под таким образом, чтобы явно наблюдались тенденции и зависимости.

Технологии Data Mining могут быть полезны при построении систем принятия решений на предприятиях, которые сталкиваются с проблемой анализа огромных потоков данных.

Примерами таких предприятий могут служить авиакомпании, железные дороги, страховые компании, предприятия-производители, поставщики услуг(телефонные компании, Internet-провайдеры), маркетинговые компании и т.д.

В указанных случаях построение информационных систем поддержки принятия решений на базе технологии построения хранилищ в сочетании со средствами Data Mining и OLAP может вывести предприятия на совершенно новый уровень понимания того, что происходит на самом деле, что, в конечном счете, является залогом процветания бизнеса.

Существующие системы Data Mining можно подразделить на исследовательские, ориентированные на специалистов и предназначенные для работы с новыми типами проблем, и прикладные, рассчитанные на непрограммирующих пользователей (аналитиков, менеджеров, технологов и т.д.) и решающие типовые задачи. Тем не менее, исследовательские системы Data Mining, как и информационные технологии в целом быстро эволюционируют в сторону упрощения работы с ними, что дает возможность использования их менеджерами различных уровней управления.

Литература к теме:

1. Информатика /Под ред. Н.В. Макаровой – М.: Финансы и статистика – 2001. – 768 с. (к разделу 2.2).

2. Корнеев В.В., Гареев А.Ф., Васютин С.В., Райх В.В. Базы данных. Интеллектуальная обработка информации – М.: Нолидж – 2000. – 352 с. (раздел 2.3.1.).

3. Львович О. Date Warehousing – выход из кризиса оперативного анализа (Интернет-публикация, адрес сервера: www.digdes.com/about/advertising)

4. Шапот М., Рощупкина В. Интеллектуальный анализ данных и управление процессами // Открытые системы. – 1998. - № 4-5.

5. Шапот М. Интеллектуальный анализ данных в системах поддержки принятия решений // Открытые системы. – 1998. - № 1.

ГЛАВА 3. УЧЕТНО-БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОГРАММЫ

3.1. Задачи учетно-бухгалтерской деятельности и программы

для их реализации

В отечественной практике учет принято делить на два типа: бухгалтерский и управленческий.

Бухгалтерский учет с рядом оговорок можно разделить на финансовый и налоговый учеты [1, c.10].

Финансовый учет включает в себя ведение записи операций, выполняемых на предприятии, и их обработку для последующего преобразования в финансовые отчеты. Основными потребителями информации при этом являются инвесторы, кредиторы, налоговая служба и другие правительственные организации. Отчасти данные финансового учета используются и в управленческом учете. Налоговый учет использует данные финансового учета и используется в основном налоговыми службами.

Управленческий или в западной терминологии внутрифирменный учет есть процесс идентификации, измерения и передачи экономической информации, способствующий принятию информированного решения пользователем этой информации. Управленческий учет ориентирован на фиксацию и потребление следующей информации внутри фирмы:

- информации об управлении издержками производства, планировании и контроле;

- специальной информации для подготовки решений высшего управленческого персонала фирмы (например, при составлении планов долговременного развития фирмы, ценовой политики и т.п.).

Сравнительные характеристики финансового и бухгалтерского учета приведены ниже в таблице [2, c.5-6]:

Область сравнения

Управленческий учет

Финансовый учет

Обязательность ведения учета

По решению администрации

Требуется по законодательству

Цель учета

Помощь администрации в планировании, управлении и контроле

Финансовая отчетность для пользователей вне организации

Пользователи информации

Внутрифирменные службы и подразделения

Люди и организации вне предприятия

Базисная структура

Зависит от цели использования информации

Активы=Обязательства - Капитал

Основные положения

Все, что полезно управляющим

Стандарты бухгалтерского учета

Привязка ко времени

Наряду с «исторической» информацией оценки и планы на будущее

В основном «исторический» характер

Виды выражения информации

Как в денежном, так и в не-денежном выражении

В основном в денежном выражении

Степень точности информации

Много приблизительных оценок

Небольшое число приблизительных оценок

Частота составления отчетности

Когда требуется

Периодическая, на регулярной основе

Объект отчетности

Различные структурные подразделения

Организация в целом

Некоторые виды учетной деятельности не отнесены явно ни к финансовому, ни к управленческому учету. В частности, это описание производственных процессов, кадры, склад и т.п. Эти виды учета обладают целым рядом черт, общих с финансовым учетом («исторический» характер, точность информации, детальный характер), но используются в основном в управленческом учете.

Русско- и украиноязычные программные продукты для учета деятельности предприятия можно разделить на два больших класса:

- программы для бухгалтерского учета;

- программы для бухгалтерского и управленческого учета.

Бухгалтерские программы, как правило, содержат в себе не только чисто финансовые показатели, но в той или иной мере имеют возможности для учета процессов на производстве, а также кадры и склад. Поскольку же эти показатели в большей степени относятся к управленческому учету, то и бухгалтерские программы, несмотря на свое название, не являются чисто бухгалтерскими и отчасти содержат возможности управленческого учета.

В Украине к наиболее известным из бухгалтерских программ относятся 1С: Предприятие и Акцент.

К наиболее известным русскоязычным программам, достаточно полно содержащим в себе возможности бухгалтерского и управленческого учета, относятся Парус, Галактика, Флагман и ряд других. Сами производители в маркетинговых целях относят свои продукты к классу корпоративных информационных систем (КИС). Однако современная полноценная КИС содержит в себе  значительно больше возможностей (практически все, что приведено на рис.1.1 и 2.1), чем просто учет, поэтому претензии фирм-разработчиков представляются необоснованными. Справедливости ради следует отметить, что указанные продукты (а также ряд других) содержат в себе больше возможностей, чем просто учетные, например, некоторые возможности прогнозирования и планирования, организации функции контроллинга, функционально-стоимостного анализа и др. Тем не менее, им пока далеко еще до полноценных КИС.

Рассмотрим детальнее программные продукты, используемые для учета.

3.2. Бухгалтерская программа 1С: Предприятие

3.2.1. Краткое описание системы 1С: Предприятие

1С:Предприятие версий 7.7 и 8.0 фирмы 1С является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С:Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д.

Детальное описание системы, включая руководство пользователя, встроенный язык и др. доступно в Интернет по ряду адресов.

Основной особенностью системы 1С:Предприятия является ее конфигурируемость. Собственно система 1С:Предприятие представляет собой совокупность двух типов программ:

- оболочки, включающей механизмы, предназначенные для манипулирования различными типами объектов предметной области.

- конфигурации, включающей конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С:Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

В любой конфигурации существуют три основных компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет».

Компонента «Бухгалтерский учет» реализует отражение хозяйственных операций, происходящих на предприятии в бухгалтерском учете. Она манипулирует такими понятиями, как бухгалтерские счета, операции и проводки. Возможности компоненты «Бухгалтерский учет» позволяют вести учет параллельно в нескольких планах счетов, вести многомерный и многоуровневый аналитический учет, количественный и валютный учет, а также возможность ведения бухгалтерского учета для нескольких предприятий в одной информационной базе.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для автоматизации оперативного учета наличия и движения средств. Возможности компоненты «Оперативный учет» позволяют регистрировать движения и получать информацию о движениях и остатках товарных, материальных, денежных и других средств предприятия в реальном времени в самых различных разрезах.

Компонента «Расчет» предназначена для автоматизации сложных периодических расчетов. Возможности этой компоненты позволяют выполнять расчеты различной сложности, в том числе — с пересчетом результатов «задним числом», и вести архив расчетов за прошедшие периоды. Эти возможности реализуются журналами расчетов, поддерживаемыми данной компонентой. Одна из основных областей применения компоненты — расчет заработной платы.

 

3.2.2. Основные элементы системы 1С: Предприятие

Справочник -  представляет собой некоторую таблицу. В таблицах справочника хранится списочная информация. Например, можно создать справочник Сотрудники, в котором будет храниться список всех сотрудников предприятия, или справочник Должности, где будет храниться список должностей.

Для каждого справочника требуется определить, какие он будет иметь атрибуты (столбцы). Например, справочник Сотрудники почти наверняка будет иметь атрибуты Должность, Оклад и другие.

Для каждого атрибута справочника нужно указать его тип данных, например, «число», «строка», «дата». Это базовые типы, но можно указать и сложные типы данных. Например атрибут Должность имеет тип данных Должности. В этом случае, значения этого атрибута будут выбираться из справочника Должности. Так реализуется простейшая связь между справочниками, когда значения атрибутов одного справочника выбираются из другого справочника.

В 1С: Предприятии справочники могут быть многоуровневыми, построенными по принципу иерархического дерева. Например,  можно поделить справочник Сотрудники на две группы: «Работающие» и «Уволенные». Работать с таким справочником значительно удобнее. Можно создать справочник Контрагенты и поделить его на нужные пользователю группы, например, «Партнеры», «Поставщики» и т.д.

Документы в 1С: Предприятии – это электронные аналоги обычных бумажных документов. Документы предназначены для регистрации фактов реального мира в компьютере. С помощью документов можно вводить информацию в базу данных, например, принимать нового сотрудника документом «Приказ о приеме на работу». Или можно просто создать платежное поручение в банк или ввести счет-фактуру. Документы обычно формируют движения. Движения документа – это изменения в справочниках и других объектах конфигурации, порожденные этим документом.

У документа есть экранная форма – Диалог. Именно его видит пользователь на экране. Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм – Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге. Поведение документа определяется с помощью встроенного языка 1С. На языке записывается, что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он себя ведет на экране.

Журналы документов – в них хранятся все документы. Журнал документов – это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами. Например,  можно создать журнал Приказы кадровые, который будет включать документы «Приказ о приеме на работу», «Приказ об увольнении», «Кадровое перемещение». С этим журналом будет работать пользователь-кадровик. Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы «Платежное поручение» и др.

Регистры – это таблицы для накопления оперативных данных и получения сводной информации. Данные в регистры добавляются только при проведении документов. Сведения из регистров используются для формирования отчетов. Классическая схема использования регистров в 1С:Предприятие выглядит следующим образом: Документы => Регистры => Отчеты

Перечисление представляет собой служебный тип данных, который не используется самостоятельно, а применяется, в основном, в совокупности с другими типами данных. Определить перечисление можно как «список возможных значений реквизита».

Перечисления используются при вводе значений реквизитов документов, справочников, при вводе значений констант, и тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации.

Отчеты и обработки – используются для получения сводной выходной информации в системе 1С:Предприятие. Объект данных этого типа представляет собой алгоритм обработки информации на внутреннем языке системы 1С:Предприятие. К алгоритму «прикрепляется» диалог, при помощи которого, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход его алгоритма. Обычно алгоритм имеет и сделанное в табличном редакторе описание печатной формы, которое используется для вывода результатов выполнения алгоритма на экран и принтер. В некоторых случаях одна и та же таблица используется и для ввода параметров, и для вывода результатов.

У любого отчета в системе 1С есть экранная форма – Диалог, который пользователь видит на экране. В диалоге пользователь обычно задает параметры формирования отчета, например, период времени. Также у отчета обычно есть одна или несколько бумажных форм – Таблиц. С помощью таблиц отчет печатается на бумаге. Алгоритм формирования отчета записывается в модуле отчета на встроенном языке 1С.

3.2.3. Организация бухгалтерского учета в 1С: Предприятии

Общие положения: Ведение бухгалтерского учета в системе 1С:Предприятие обеспечивают объекты «Планы Счетов», «Виды Субконто», «Операция» и «Проводка».

Компонента «Бухгалтерский учет» позволяет вести учет по нескольких планам счетов, при этом для каждого плана счетов может строиться произвольная иерархия субсчетов большой вложенности. Бухгалтерские итоги хранятся системой 1С:Предприятие раздельно для каждого плана счетов.

Аналитический учет можно вести для любого счета или субсчета и включать до 5-ти различных разрезов аналитики. Объекты аналитического учета могут представлять собой элементы справочников системы 1С:Предприятие, документы или произвольные числа, даты и строки.

На любом счете можно вести количественный учет. Как правило, количественный учет ведется вместе с аналитическим — учитывается количество объектов аналитического учета, но, при необходимости, количественный учет можно вести и без аналитического — учитывать абстрактное количество.

Планом счетов называется совокупность синтетических счетов, предназначенных для группировки информации о хозяйственной деятельности предприятия. Информация, накапливаемая на таких синтетических счетах, позволяет получить полную картину состояния средств предприятия в денежном выражении.

В Украине система бухгалтерских счетов устанавливается государством в лице Министерства финансов и называется «План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий». Этот план счетов должен применяться на всех предприятиях кроме банков, страховых организаций и организаций, состоящих на бюджете, для которых установлены специальные планы счетов.

В системе 1С:Предприятие может быть несколько планов счетов и учет по всем планам счетов можно вести одновременно. Общее число планов счетов, которое может быть организовано в системе, с технической точки зрения не ограничено, и определяется исключительно реальными потребностями учета. Например, такой «многоплановый» учет, очевидно, понадобится для совместных предприятий, которым требуется вести учет одновременно по двум или более стандартам бухгалтерского учета.

Планы счетов в системе 1С:Предприятие поддерживают многоуровневую иерархию «счет —субсчета». Каждый план счетов может включать неограниченное число счетов первого уровня. К каждому счету может быть открыто также неограниченное количество субсчетов. В свою очередь, каждый субсчет может иметь свои субсчета — и так далее.

Аналитический учет – Информация о средствах предприятия, которая накапливается на счетах бухгалтерского учета, зачастую имеет обобщающий характер.

Для получения детальной информации о наличии конкретных материалов необходима организация аналитического учета по материалам. В этом случае общие суммы на субсчетах разбиваются на более мелкие — стоимости конкретных материалов.

В системе 1С:Предприятие аналитический учет организуется при помощи специального механизма субконто.

Субконто в системе 1С:Предприятие называется объект аналитического учета. Термином «субконто» могут быть обозначены любые объекты аналитического учета: основные средства, нематериальные активы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, материалы, организации, подотчетные лица, договоры, бюджеты. Видом субконто, в свою очередь, называется множество однотипных объектов аналитического учета.

Например, учет задолженности предприятия перед покупателями и заказчиками обязательно ведется, согласно нормативным документам, отдельно по каждому покупателю и заказчику. В системе 1С:Предприятие такой список покупателей и заказчиков (предположим, что это только организации) будет называться «видом субконто «Организации»», а любая организация из этого списка будет именоваться «субконто».

В системе 1С:Предприятие аналитический учет можно вести по любому счету или субсчету. Для этого при редактировании планов счетов к требуемому счету или субсчету «прикрепляется» нужный вид субконто. К счету или субсчету можно прикрепить до 5-ти видов разных субконто и, таким образом, организовать ведение аналитического учета в любых необходимых разрезах.

Ввод информации о хозяйственных операциях в систему 1С:Предприятие выполняется в виде бухгалтерских проводок. Для каждого из корреспондирующих счетов проводки, если для этих счетов указано ведение аналитического учета, необходимо указать объекты аналитического учета.

Например, на производственных предприятиях к счету учета затрат на производство можно прикрепить виды субконто: «Виды затрат» для учета но видам затрат, «Продукция» для учета по видам выпускаемой продукции (работ, услуг) и «Подразделения» — для учета по подразделениям предприятия. Аналитическую информацию по затратам можно получать по любому из этих видов субконто.

Система 1С:Предприятие, помимо учета денежных средств, предоставляет пользователю возможность ведения количественного учета.

Количественный учет можно вести на любом счете или субсчете. Возможность ведения на счете количественного учета включается при редактировании планов счетов.

Как правило, количественный учет ведется вместе с аналитическим. Например, ведение на счете учета материалов аналитического и количественного учета по материалам позволит получать сведения о наличии и движении материалов не только в денежном, но и в количественном выражении.

Валютный учет – система 1С:Предприятие позволяет вести бухгалтерский учет в нескольких валютах. Счета, на которых необходимо вести валютный учет, устанавливаются в плане счетов.

Операции  - являются основным понятием бухгалтерского учета в системе 1С:Предприятие. Операцией считается любое хозяйственное действие, способное вызывать изменение состояния средств предприятия.

Для ввода информации о хозяйственных операциях в системе 1С:Предприятие используется документ специального вида — «Операция». Он позволяет занести в систему информацию о хозяйственной операции и зафиксировать дату и время совершения операции, сумму и содержание операции.

Например, операциями являются: перечисление средств с расчетного счета; выписка покупателю счета на оплату товаров; выдача денег из кассы под отчет; приобретение для управленческих нужд телефонного аппарата; определение финансовых результатов деятельности предприятия за период (месяц или квартал).

Объект данных «Операция», не является самостоятельным объектом, он всегда является «порождением» объектов данных типа «Документ». То есть операция всегда принадлежит документу. Документ может иметь только одну операцию; в свою очередь, операция всегда принадлежит только одному документу.

Проводки – чтобы введенная операция вызвала изменение в бухгалтерских итогах, такая операция должна содержать проводки. Проводка является единственным элементом данных, способным изменять состояние средств, отражаемых в бухгалтерском учете. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Таким образом, весь ввод проводок происходит только при вводе операции.

Проводка содержит корреспондирующие счета, сумму, а также информацию по количественному, валютному и аналитическому учету — в зависимости от настроек бухгалтерского учета в конкретной конфигурации. Кроме того, проводка может содержать дополнительные реквизиты, заданные для нее в процссе конфигурирования.

Проводка может состоять из нескольких корреспонденций. Механизм корреспонденций позволяет вводить сложные проводки: например, с кредита одного счета в дебет нескольких счетов (и наоборот). В этом случае проводка представляет собой совокупность строк, первая из которых устанавливает счет дебета проводки, а остальные — корреспондирующие счета кредита. Сумма проводки в этом случае складывается из сумм всех корреспонденции проводки.

Необходимо отметить, что не может быть сложных проводок с несколькими счетами дебета и несколькими счетами кредита.

Ведение консолидированного учета  – В соответствии с действующим законодательством, организации, имеющие структурные подразделения, в том числе и выделенные на отдельный баланс (филиалы, представительства), составляют отчетность с учетом деятельности всех структурных подразделений. Для таких организаций важным моментом будет являться возможность вести в одной информационной базе бухгалтерский учет всех структурных подразделений с возможностью получения консолидированной отчетности. При составлении бухгалтерской отчетности, кроме того, целесообразно отдельно представлять основные показатели деятельности структурных подразделений — во избежание лишних вопросов со стороны налоговых органов.

Компонента «Бухгалтерский учет» системы 1С:Предприятие позволяет вести в одной информационной базе бухгалтерии нескольких предприятий (или структурных подразделений одного предприятия) одновременно. Для этого один из дополнительных реквизитов проводки назначается разделителем учета.

Информация, которая вводится в этот реквизит при работе с системой 1С:Предприятие, используется в качестве признака для раздельного хранения бухгалтерских итогов. Система 1С:Предприятие автоматически организует систему хранения бухгалтерских итогов, разделяя из по значению указанного реквизита. При помощи встроенного языка информацию из итогов можно извлекать и по конкретному предприятию, и в целом – по всем предприятиям.

3.3. Корпоративная информационно-управляющая система Галактика

3.3.1. Общая характеристика системы Галактика

Наиболее известной русскоязычной системой управления, претендующей на роль КИС, является программный продукт Галактика одноименной фирмы. Самим производителем система Галактика позиционируется как информационная система руководителя предприятия (холдинга, корпорации), предназначенная для поддержки принятия решений. Информационная система поддерживает управленческую деятельность топ-менеджеров, обеспечивая эффективным инструментарием для решения задач мониторинга и анализа деятельности предприятия.

Более детально система предназначена для:

- обеспечения руководителя средствами мониторинга оперативной деятельности предприятия (мониторинг может осуществляться в любых разрезах, причем одновременно: подразделений (ЦФО), ответственных лиц, проектов и т.д.);

- повышения «информационной прозрачности» предприятия, исключение возможности искажения реальных данных;

- снижения издержек получения информации для принятия оперативных и стратегических решений;

Для улучшения восприятия информации применяются различные визуальные средства, в том числе популярная технология «светофоров», использующая изменение цветовой индикации объектов в зависимости от состояния системы.

Галактика позволяет объединить все информационные ресурсы предприятия, обеспечивая руководителя оперативной информацией. В качестве источников данных используются: ERP-системы, локальные модули CRM-систем, системы АСУ ТП, локальные базы данных и т.д.. В системе имеются как универсальные ODBC-конвертеры, так и специализированные «коннекторы» (в том числе, для Галактики, SAP R/3, MS Server 2000, Oracle Express, Informix MetaCube и многих других). Каждое предприятие и каждый отдельный пользователь получает свой индивидуальный интерфейс для работы с данными.

3.3.2. Состав и функционирование системы Галактика

Система Галактика состоит из крупных блоков или контуров (соответствующих конфигурациям в 1С: Предприятии), предназначенных для информационного обеспечения управления одного из наиболее крупных направлений деятельности предприятия. Таких контуров четыре:

- Контур административного управления;

- Контур бухгалтерского учета;

- Контур оперативного управления;

- Контур управления производством

Эти крупные блоки или контуры в свою очередь состоят из отдельных модулей, предназначенных для информационного обслуживания конкретного вида деятельности, например, управление персоналом, финансовый анализ и т.д.

В целом система Галактика развивалась без единого плана, под заказ и результатом такого проектирования и разработки стало следующее:

- система состоит из набора слабосвязанных между собой модулей;

- модули реализуют, в первую очередь, функции учета конкретных внешних документов (приходных ордеров, счетов-фактур, складских документов и т.д.);

- управляющих документов или автоматически генерируемых с целью управления документов в системе не существует.

Информационные связи между модулями – это, в первую очередь, общие справочники и, очень редко, передача данных. Передача данных реализована, как правило, следующим образом: просматривается список документов на входе (из другого модуля) и к каждому документу можно ввести новый в текущем модуле. Так связаны модули Снабжение, Сбыт и Склад. Таким же образом связаны все модули с бухгалтерией (т. Е. проводки, точнее хозяйственные операции к внешним документам, вводятся вручную).

Настройка системы производится путем настройки базовых справочников и определения хозяйственных операций (кодов проводок). Данная информация влияет на системы материального и бухгалтерского учета (учет по складам, по балансовым счетам и т.д.), а также на содержание отчетных форм. Настройки абсолютно не влияют на технологию или процедуру обработки документов. Она всегда одинакова.

3.3.3. Контур административного управления

Этот контур состоит из следующих модулей.

Управление документооборотом – это модуль, который позволяет пересылать сообщения от одного пользователя Галактики другому. Естественно в рамках одной инсталляции (сервера). Дополнительно, если данный модуль используется, возможно присоединить текстовый документ (из этой почты) к документам, вводимым в систему.

Управление персоналом – Обычный кадровый учет. Ведется карточка, печатаются стандартные документы типа приема на работу, увольнения и т.д. Рассчитываются стажи, правда, только конкретные (общий, непрерывный, в данной отрасли).

Управление маркетингом – Ведется база данных клиентов и определяются их весовые коэффициенты. Далее эти коэффициенты не используются. К клиентам не привязываются материальные ценности, которые они покупают или поставляют. Нельзя в соответствии с коэффициентами автоматически выбрать поставщика (данная база вообще не связана со Сбытом и Снабжением).

Модуль позволяет вести историю изменения цен на рынке, а также спроса и предложения на товары и услуги (все эти данные вводятся естественно руками). Естественно (в стиле всей системы) история изменения собственных цен на продаваемые товары и услуги из модуля Сбыт не подгружается. Ведется ручной учет спроса-предложения на товары и услуги на рынке.

Финансовое планирование – отвечает за функции инвестиционной и финансовой стратегии предприятия. Этот же модуль соответствует квадратику “Стратегическое планирование” в рекламных материалах. Реально это просто таблица с наименованиями статей затрат, направлений деятельности и т.д.

Управление проектами, календарно-сетевое планирование – Модуль позволяет составлять планы работ (задачи и сроки выполнения) на уровне предприятия, подразделений, сотрудников. Далее с этим планом не делается ничего, кроме печати. Собственно, функции календарно-сетевого планирования, такие как расчет критического пути, не реализованы.

3.3.4. Контур бухгалтерского учета

В состав этой подсистемы входят стандартные российские бухгалтерские модули: Главная книга, Дебиторы-Кредиторы (на самом деле это Банк), Касса, Бухгалтерский учет материальных ценностей (учет МБП, учет ТМЦ), Валютные операции и мультивалютная отчетность, Заработная плата, Бухгалтерская отчетность. Структурно система построена по принципу рабочих мест бухгалтеров по направлениям (поэтому в системе и присутствуют бухгалтерские модули типа учета ТМЦ). В данных модулях бухгалтер вводит операции относящиеся к его направлению (складские, МБП и т.д.), а затем суммарные результаты переносятся в Главную книгу. Основой формирования бухгалтерского учета в системе являются хозяйственные операции, т. е., именованные проводки, а не план счетов, хотя он и есть. Бухгалтер может ввести хозяйственную операцию вручную, или на основании документа пришедшего из модуля склад, сбыт, снабжение. При этом он сам решает какие документы обрабатывать и как. Результатом является очевидное расхождение между материальным и бухгалтерским учетом.

3.3.5. Контур оперативного управления

Под оперативным управлением предприятием разработчики системы Галактика понимают ввод фактических документов в модулях СБЫТ, СКЛАД и СНАБЖЕНИЕ, включая расчеты с поставщиками и покупателями. Модуль сбыт достаточно хорошо структурирован, имеет стандартную схему обработки Заказ – Отгрузка. При отгрузке можно проверить состояние расчетов с данным контрагентом. Модуль имеет развитую систему задания прайс –листов с различными скидками и т.д., однако привязка их к клиенту или Продавцу не жесткая. Система резервирования на складе и распределение резервирования по различным складам в соответствии с приоритетами отсутствует.

Связь с модулем склад осуществляется методом формирования (вручную) документа на основании отгрузки. При этом кладовщик может ввести другое количество. Счета-фактуры ведутся тут же. Фактически это документ на отгрузку.

3.3.6. Контур управления производством

Этот контур состоит из следующих модулей.

Технико-экономическое планирование – Данный модуль позволяет сформировать (ввести вручную, на основании введенных в этом же модуле заказов, по результатам предыдущего года ) план производства по номенклатуре и объему по предприятию и цехам. Минимальный период планирования – месяц.

На основании этого плана и данных о структуре изделия можно рассчитать плановую себестоимость также в разрезе предприятия и цехов, а также “свободную потребность” в материалах, т.е., сколько нужно материалов для производства изделия по норме.

План имеет два уровня: план производства и производственная программа. Производственная программа может быть сформирована на основании плана производства.

Учет затрат на производство – Данный модуль позволяет ввести фактические затраты ресурсов за месяц по определенным статьям затрат и загрузить из контура оперативного управления данные по фактически использованным Атериалам и фактическому выходу готовой продукции. Далее данный модуль по таким образом введенным данным рассчитывает фактическую себестоимость. При этом косвенные затраты, рассчитываются котловым методом. Возможно сравнение нормативной и фактической себестоимости.

3.3. 7. Достоинства и недостатки системы Галактика

Корпорация проводит очень грамотную маркетинговую политику и имеет очень эффективные каналы сбыта. Компания имеет ряд представительств в регионах, которые обеспечивают прямые продажи. В тех регионах, где представительства отсутствуют, работают более 150 дилеров. При этом корпорация обеспечивает очень хорошую их поддержку.

Достоинства системы – Система имеет очень широкий набор функций, по-видимому, самый большой среди российских систем и покрывает широкий спектр запросов Заказчиков, включая функции планирования и производства.

В бухгалтерской части система построена в полном соответствии с представлениями бухгалтеров об автоматизированной системе. Имеет полный набор стандартной и специальной бухгалтерской отчетности.

Во всех своих модулях система очень хорошо обеспечивает нужды печати оперативных документов (накладных, счетов-фактур, счетов, сопроводительных документов и т.д.). Это обеспечивает достаточную эффективность ее использования.

Система имеет достаточно много параметров настройки на особенности конкретного Заказчика.

Система имеет очень простые, эффективные и универсальные средства расширения форм ввода и определения новых справочников. Генераторы финансовой и табличной отчетности очень эффективны и просты.

Система уже отлажена (в своем ядре) и, по-видимому, достаточно устойчиво работает. Имеет четкую стратегию и тактику продвижения системы на рынке, а также развития системы.

Недостатки системы – Галактика не позволяет использовать алгоритмы для поиска оптимального решения, например, объема производства, спроса и т.д. С этой точки зрения она является программным продуктом для учета, но не управления.

Система не имеет механизма определения и контроля процедур выполнения конкретных операций или группы операций (например, определение процедуры СНАБЖЕНИЕ: способ формирования заявки – заявка – выбор поставщика – формирование заказа – отслеживание его выполнения – процедура получения на склад), что не позволяет руководителю быть уверенным, что его управляющие решения исполняются.

Система, практически, не является интегрированной. Большинство модулей практически не связано между собой, а их связь с финансами очень условна, т.к. документы в финансовом модуле вводятся вручную на основании первичных документов, что приводит к расхождению в материальном и финансовом учете.

Система не контролирует бюджет при вводе оперативных документов и вообще не имеет механизмов прогнозирования движения денежных средств, что недопустимо при управлении предприятием.

Имеющееся на сайте фирмы описание носит рекламный характер, к тому же отсутствует демо-версия, что  не позволяет оценить действительные возможности системы.

3.4. Корпоративная информационная система Флагман

3.4.1. Общая характеристика КИС Флагман

КИС Флагман российской компании ИНФОСОФТ позиционируется как типовой, тиражный продукт, предназначенный для комплексной автоматизации управления на уровне предприятия, холдинга, корпорации. Система построена с учетом требований к системам класса MRP II и ERP. Может применяться на предприятиях различных отраслей и видов деятельности, в том числе - в промышленности, сфере услуг, оптовой и розничной торговле, а также в бюджетных организациях. В настоящее время ее используют свыше 600 крупных и средних российских предприятий.

Отличительной особенностью системы является возможность работы на нескольких серверах баз данных: MS SQL Server 2000 SP3 и Oracle Database версии 8.1.7.4 и выше. При этом сохраняется единый экранный интерфейс и интерфейс доступа к данным. Выбор сервера баз данных определяется масштабом автоматизации (широтой охвата управленческих функций, объемом данных, количеством рабочих станций) и квалификацией администраторов баз данных.

Детальное описание системы, а также демо-версии основных компонентов, выставлено на сайте фирмы (www.flagman.com.ru).

Так же, как и Галактика, Флагман строится по контурно-модульному принципу. Наиболее крупная структура - контур - объединяет близкие по функциональным задачам подсистемы. Разбивка на контуры позволяет выделить основные задачи, решаемые системой.

Исполняемые программные модули, или подсистемы, работают с общей базой данных, едиными справочниками, единой системой документооборота, используют общие функции администрирования и разграничения прав доступа. Каждая подсистема обладает определенным набором базовых функций, может поставляться и работать как в комплексе, так и автономно.

В системе имеются следующие контуры:

1) Финансово-экономическое управление;

2) Логистика;

3) Управление производством;

4) Бухгалтерский учет и анализ;

5) Контроллинг;

6) Управление информационными ресурсами;

7) Управление персоналом.

В рамках модулей реализована работа по информационному обеспечению стандартных бизнес-процедур, связанных с важнейшими направлениями деятельности предприятия, а именно:

- осуществляется   стратегическое, текущее   и   оперативное   планирование деятельности предприятия;

- обеспечивается   бюджетирование   ресурсов, управление   финансовыми
потоками и экономическим состоянием предприятия;

- осуществляются       функции       маркетингового,     логистического      и операционного менеджмента;

- обеспечивается управление трудовыми ресурсами;

- ведется   управленческий и бухгалтерский учет;

- обеспечивается управление себестоимостью продукции;

- обеспечивается    мониторинг   ресурсов    и    результатов   деятельности
предприятия.

Набор инструментальных средств   КИС Флагман обеспечивает настройку системы под конкретные требования пользователя, в частности:

- гибкую и оперативную настройку системы на бизнес-логику предприятия;

- создание   пользовательских  алгоритмов   и   процедур   обработки  данных;
модификацию алгоритмов, поставляемых разработчиком;

- организацию произвольно-сложной системы документооборота;

- настройку произвольного количества пользовательских интерфейсов;

- разработку произвольных пользовательских отчетов;

- экспорт   и   импорт   данных, взаимодействие   и   интеграция   с   внешними
приложениями, удаленный доступ и репликацию данных;

- авторизацию     доступа     к     данным     и     протоколирование     работы
пользователей;

- интеграцию с приложениями Microsoft Office.

Собственно работа в рамках КИС Флагман ведется в рамках того или иного контура и составляющих его модулей, поэтому рассмотрим их детальнее.

 

3.4.2. Контур финансово-экономическое управления

Содержит в себе модули: Маркетинг, Технико-экономическое планирование, Договоры и взаиморасчеты, Финансовый менеджмент.

Подсистема Маркетинг включает в себя функции позиционирования товаров, сегментации рынка, мониторинга конкурентной среды, формирования каналов сбыта, ценообразование, прогнозирование и анализ сбыта, продвижение товара. Подсистема "Маркетинг" предназначена для автоматизации работы высшего управленческого звена предприятия, в ней закладывается основа последующей управленческой деятельности.

Отдельные функции подсистемы "Маркетинг" входят в другие подсистемы, относящиеся к контурам "Финансово-экономическое управление", "Логистика", "Управление производством" и "Контроллинг".

Подсистема   Технико-экономическое   планирование  предназначена   для автоматизации работы планово-экономических служб предприятия.

Функции подсистемы тесно связаны с технической подготовкой производства, сбытом, управлением проектами и календарным планированием.

Основными задачами подсистемы являются: формирование производственного плана предприятия верхнего уровня; расчет технико-экономических показателей производственного плана и оценка его рентабельности; выбор оптимального варианта производственного плана; объемный расчет потребностей в ресурсах, связанных с выполнением производственного плана. В подсистеме обеспечивается ведение планов с заданными пользователем показателями и произвольными периодами их действия, группировка данных по заданной аналитике, консолидация планов, формирование отчетов, контроль и анализ выполнения планов.

Подсистема      Договоры      и      взаиморасчеты     предназначена      для автоматизации  работы  планово-договорных и  финансовых служб  предприятия, обеспечивающих ведение договоров и управление финансовыми потоками.

В перечень основных задач подсистемы включаются: оформление, регистрация и учет договоров, ведение субподрядных договоров, анализ выполнения договоров, в том числе по срокам, контроль взаиморасчетов по договорам и по этапам договоров (включая авансы, взаимозачеты и штрафные санкции); анализ дебиторской и кредиторской задолженности.

Подсистема Финансовый менеджмент предназначена для управления финансовыми потоками предприятия: проведения финансового анализа и обеспечения руководства предприятия набором оценочных экономических показателей, отражающих платежеспособность и финансовую устойчивость предприятия; разработка и учет исполнения финансовых бюджетов; составление и исполнение платежных календарей. Позволяет решать как проблемы текущего (оперативного) финансового планирования, так и долгосрочного (стратегического планирования) на всех уровнях управления.

Важнейшей задачей подсистемы является бюджетирование предприятия, отдельных его подразделений и проектов. В подсистеме поддерживается большое разнообразие бюджетов, произвольный период их действия, группировка данных по аналитике, возможность иерархического включения бюджетов нижнего уровня в бюджеты верхнего уровня.

Форма бюджета и его содержание настраивается пользователем системы. Подсистема "Финансовый менеджмент" интегрируется с другими подсистемами. Данные для составления плановых и фактических бюджетов могут поступать из всех подсистем, входящих в состав КИС Флагман.

3.4.3. Контур логистика

Содержит модули Сбыт и торговля, Складской учет, Снабжение и закупки.

Модуль Сбыт и торговля позволяет формирование портфеля заказов на поставку продукции и услуг; учет отгрузки продукции и выполнения услуг; складской учет продукции и товаров; резервирование товаров; розничная торговля; связь с кассовыми аппаратами, управление взаимосвязями с клиентами (CRM).

Модуль Складской учет предназначен для складского учета товарно-материальных ценностей по местам хранения и материально ответственным лицам; учет поступления, внутреннего перемещения, отгрузки, инвентаризации и переоценки товарно-материальных ценностей.

Модуль Снабжение и закупки позволяет ведение   заявочной    компании    на   закупку   товарно-материальных ценностей;    организация   закупок;    распределение    (лимитирование) товарно-материальных ценностей; оптимизация запасов.

3.4.4. Контур управление производством

Содержит модули Техническая подготовка производства, Управление проектами, Календарное планирование, Управление цехом, Услуги и сервис, Отраслевые решения.

Подсистема Техническая подготовка производства предназначена для автоматизации работы служб, обеспечивающих ведение производственной нормативно-справочной и конструкторско-технологической информации.

В рамках задачи ведения нормативно-справочных данных поддерживаются базовые классификаторы (справочники) изделий, материалов, покупных комплектующих, деталей/сборочных единиц, эксплуатационные нормативы расходов на оборудование.

В рамках конструкторско-технологической подготовки производства ведутся конструкторские спецификации (состав изделий и сборочных единиц) и пооперационные технологии.

Подсистема Управление проектами предназначена для планирования выполнения заказов на производство единичной продукции и оказание разовых услуг. При этом под производством может пониматься деятельность как в материальной, так и в организационно-технической сфере. Подсистема обеспечивает создание информационной модели проекта, составление календарного плана (графика работ) его выполнения, расчет ресурсоемкости и стоимости проекта. Обеспечивает сетевое планирование единичного производства, расчет потребности в производственных ресурсах на выполнение проекта, пересчет и модификацию календарных планов при изменении внешних условий, контроль исполнения работ, генерацию отчетов и графических диаграмм.

Подсистема Календарное планирование предназначена для автоматизации межцехового (межучасткового) оперативно-производственного планирования и учета движения изделий в процессе производства.

В подсистеме Календарное планирование обеспечивается ведение межцехового технологического маршрута и межцеховой комплектации изготовления сборочных единиц, расчет межцеховых календарных планов производства и учет их выполнения.

Подсистема Управление цехом предназначена для автоматизации внутрицехового планирования и диспетчирования производства на уровне операций и рабочих мест.

Набор подсистем, объединенных общим названием Услуги и сервис, предназначен для автоматизации управления вспомогательными службами предприятия, оказывающими услуги собственным подразделениям предприятия и сторонним организациям.

В перечень базовых задач включается: управление планово-предупредительным ремонтом основных средств; управление обслуживающими подразделениями предприятия (электроэнергия, газ, тепло, пар, вода); сервисное послепродажное обслуживание.

Набор подсистем, объединенных общим названием Отраслевые решения предназначен для автоматизации управленческих функций ,реализующих следующие отраслевые решения: расчеты с клиентами электросвязи; расчеты по коммунальным услугам; управление автотранспортом (обработка путевых листов) и др.

3.4.5. Контур управление персоналом

Включает модули Персонал, Зарплата и Налог.

Подсистема Персонал предназначена для автоматизации работы отделов кадров и смежных служб предприятия.

Основные задачи подсистемы следующие: учет личного состава, ведение учета отработанного времени, ведение табельного учета, ведение штатного расписания. Каждая из этих задач решается в разрезе организационной структуры предприятия.

Подсистема Зарплата предназначена для автоматизации труда бухгалтеров-расчетчиков. В подсистеме могут использоваться данные личных карточек и табельного учета подсистемы Персонал. Итоговые сводные данные становятся доступны для подсистемы Бухгалтерский учет.

Основные задачи подсистемы следующие: ведение оперативно-справочной информации о субъектах учета, ведение табельного учета, расчет начислений и удержаний, оформление выплат и работа с документами.

Программный модуль Налог обеспечивает подготовку отчетных данных для Пенсионного фонда и налоговых инспекций.

3.4.6. Контур бухгалтерский учет и анализ

Содержит модули Бухгалтерский учет и Финансовый анализ.

Обеспечивает ведение бухгалтерского учета, получение финансовой, статистической и налоговой отчетности; а также анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Подсистема Бухгалтерский учет предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского учета предприятий, формирования финансовой и статистической отчетности.

Основными задачами подсистемы являются: формирование достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия; выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов; обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

В подсистеме поддерживается многомерный аналитический учет: денежных средств; имущественных ценностей (в том числе финансовых вложений); основных средств и нематериальных активов; производственных затрат; реализации; взаиморасчетов; прибыл и, налогов и капитала; финансовых результатов.

Модуль Финансовый анализ предназначен для оценки динамики и структуры экономических и финансовых показателей деятельности предприятия.

В модуле обеспечивается получение сводной информации в разрезе любого бухгалтерского счета, группы счетов; получение данных по движению и остаткам товарно-материальных ценностей.

Поддерживается извлечение информации в разрезе любого структурного подразделения, входящего в состав автоматизированного предприятия.

Модуль использует данные подсистемы Бухгалтерский учет.

3.4.7. Контур контроллинг

Содержит модули Управление затратами и Мониторинг бизнеса.

Включает в себя подсистемы, обеспечивающие функции управления себестоимостью продукции, работ и услуг, а также сбор и обобщение информации для управленческого учета.

В подсистеме Управление затратами реализовано ведение плановой калькуляции, учет прямых и косвенных производственных затрат, коммерческих расходов и услуг вспомогательных производств; учет затрат по капитальным вложениям; отнесение (распределение) накладных расходов на себестоимость продукции; учет незавершенного производства в разрезе заказов и статей затрат; расчет фактической себестоимости продукции в разрезе калькуляционных единиц (заказов) и специфицированной номенклатуры выпускаемой продукции. Анализ отклонений фактической себестоимости продукции от плановой себестоимости. Контроль за использованием сырья, материальных, трудовых и других ресурсов. Контроль за выполнением плана по себестоимости продукции, определение результатов деятельности структурных подразделений по снижению себестоимости продукции.

Подсистема Мониторинг бизнеса позволяет организовывать автоматизированные рабочие места информационных аналитиков, руководителей подразделений и менеджеров высшего управленческого звена предприятия. Подсистема обеспечивает оперативный доступ к данным КИС Флагман по всем направлениям финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Может использовать информацию из других систем. Обеспечивает возможность анализа производственно-коммерческой деятельности на основе данных управленческого учета.

Обеспечивает формирование документов внутрифирменной отчетности, в том числе для целей внутреннего аудита.

Как следует из приведенного перечня возможностей - контур Контроллинг обеспечивает работы, относящиеся к управленческому учету. Система же контроллинга должна содержать также стратегические показатели и методы пересчета между стратегическими  и оперативными показателями, а также целями деятельности. Поскольку этого в контуре Контроллинг нет, то можно говорить лишь о некоторых функциях контроллинга.

3.4.8. Контур управления информационными ресурсами

Включает в себя подсистемы, обеспечивающие администрирование и сопровождение программно-технического комплекса специалистами служб информационных технологий; организацию корпоративного документооборота, канцелярского документооборота и контроля исполнения распорядительных документов.

В модуле Администрирование осуществляется настройка организационной и финансовой структуры предприятия (корпорации), разграничение прав доступа к информации, настройка пользовательских меню; определение аналитических справочников; инсталляция системы и обновления версий; диагностика системы.

В модуле Документооборот осуществляется настройка документов и реестров; маршрутизация и связь документов; делопроизводство; контроль исполнения документов.

Литература по теме:

1. Янковский К.П., Мухарь И.Ф. Управленческий учет – СПб.: Питер – 2001 – 128 с.

2. Управленческий учет 1. Учебное пособие – Киев: CIPA – 2004. – 154 с.

3. 1С: Предприятие. Руководство пользователя (Материалы сайта)

4. Корпоративная информационная система Флагман – М.: 2003. – 40 с.

ГЛАВА 4. БЮДЖЕТНОЕ  УПРАВЛЕНИЕ

4.1. Общее понятие о бюджетировании

Руководство предприятия обязано знать, какие задания в области экономической деятельности оно может запланировать на следующий период. Заинтересованные в деятельности фирмы лица предъявляют определенные требования к результатам ее работы. При планировании определенных видов деятельности необходимо знать, какие экономические ресурсы требуются для выполнения поставленных задач. Это относится, например, к планированию в области привлечения капитала (приобретение кредитов, увеличение акционерного капитала и т.п.) и определение объема инвестиций.

В системе экономического регулирования деятельности компании одно из ключевых мест занимает финансовое планирование (бюджетирование), реализуемое на основе планирования производства и реализации, а также контроля за расходованием средств.

Финансовое планирование представляет собой процесс разработки системы финансовых планов и плановых (нормативных) показателей по обеспечению развития предприятия необходимыми финансовыми ресурсами и повышению эффективности его финансовой деятельности в предстоящем периоде.

Выделение финансового планирования как особого вида планирования, обусловлено:

- относительной самостоятельностью движения денежных средств по отношению к материально-вещественным элементам производства;

- активным воздействием опосредованного деньгами распределения на производство;

- необходимостью администрирования при принятии решений о распределении финансовых ресурсов.

Следует отметить, что с помощью планирования финансов менеджер определяет, какой станет в будущем деятельность компании в зависимости от ожидаемой экономической, конкурентной, технической и правовой среды.

Финансовый план компании (в современном формате его понимания) - это определение целесообразности выпуска множества продуктов и товаров, пользующихся спросом и готовых к реализации, выбора финансовых источников и распределения финансовых ресурсов, а также контроля за реализацией отдельных финансовых мероприятий (платежи, выполнение смет, оплата работников).

Финансовое планирование обеспечивает необходимый контроль за образованием и использованием материальных, трудовых и денежных ресурсов, создает необходимые условия для улучшения финансового состояния компании. Оно взаимосвязано с планированием хозяйственной деятельности и строится на основе других показателей плана (объема производства и реализации, сметы затрат на производство, плана капитальных вложений и др.).

Финансовое планирование компании имеет следующую целевую направленность:

1) Обеспечение финансовыми ресурсами и денежными средствами деятельности компании.

2) Увеличение прибыли по основной деятельности и другим видам деятельности, если они имеют место.

3) Организация финансовых взаимоотношений с бюджетом, внебюджетными фондами, банками, кредиторами и дебиторами.

4) Обеспечение реальной сбалансированности планируемых доходов и расходов.

5) Обеспечение платежеспособности и финансовой устойчивости.

Таким образом, финансовый план является основным документом, регламентирующим будущую деятельность предприятия. Этим обусловлена необходимость его регулярного составления и анализа.

Бюджетирование - это технология финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов, получаемых от бизнеса на всех уровнях управления, которая позволяет анализировать прогнозируемые и полученные финансовые показатели.

Бюджет - это финансовый план, охватывающий все стороны деятельности организации, позволяющий сопоставлять все понесенные затраты и полученные результаты в финансовых терминах на предстоящий период времени в целом и по отдельным подпериодам. Отчасти уже поэтому в высокоразвитых странах бюджет (финансовый план) - основа внутрифирменного управления. Соответственно бюджетирование - это технология составления, корректировки, контроля и оценки исполнения финансовых планов, а потому бюджетирование превращается в основу основ всех технологий внутрифирменного управления.

Прежде всего бюджеты (финансовые планы) разрабатываются для компании в целом и для отдельных структурных подразделений с целью прогнозирования финансовых результатов, установления целевых показателей финансовой эффективности и рентабельности, лимитов наиболее важных (критических) расходов, обоснования финансовой состоятельности бизнесов, которыми занимается данная компания, или реализуемых ею инвестиционных проектов.

В бюджетировании важно учитывать (планировать, нормировать, контролировать) наиболее важные (критические) статьи затрат для данного бизнеса. Однако эта проблема усугубляется еще и тем, что   для каждого отдельного предприятия или фирмы даже одной и той же отрасли или региона в качестве критических могут выступать самые разные ресурсы. Какие ресурсы (виды затрат или расходов) должны быть выделены в бюджете доходов и расходов в качестве отдельных статей, для каких должны составляться операционные бюджеты — все это целиком зависит от руководителей фирмы.

Как управленческая технология бюджетирование является не только (а может быть, и не столько) инструментом планирования. Это еще и инструмент контроля за состоянием и изменением положения дел с финансами в компании в целом или в отдельном виде бизнеса. Поэтому наряду с бюджетами на предстоящий период должны составляться отчеты об исполнении бюджетов за истекшее время, а также сопоставляться плановые и фактические показатели. По результатам сопоставления проводится так называемый анализ отклонений, т. е. оценка уровня отклонений фактических показателей от плановых и причин их возникновения.

План-факт анализ может проводиться для всех основных бюджетов, а при необходимости (для более тщательного изучения причин отклонений) — для отдельных операционных бюджетов. План-факт анализ может проводиться и для компании в целом, и для ее отдельных бизнесов (чтобы выявить, за счет какого из бизнесов возникают отрицательные или положительные отклонения). В любом случае выбор объекта план-факт анализа — сугубо внутреннее дело компании на основе целей и задач бюджетирования, поставленных ее руководителями.

4.2. Бюджеты и их виды

Бюджет может иметь большое количество видов (форм). Сама структура бюджета зависит от объекта бюджетирования и от размера хозяйствующего субъекта.

Разработка бюджета также как и программирование является процессом планирования. Существенная разница между двумя этими видами планирования заключается в том, что программы заглядывают в будущее на несколько лет вперед, а бюджет, как правило, на один следующий год.

Бюджеты являются ключевым инструментом управленческого контроля. Практически все компании, за исключением самых мелких, составляют бюджеты. Многие компании в качестве годового бюджета рассматривают план прибыли, который показывает планируемую деятельность компании по центрам ответственности для получения прибыли. Почти все неприбыльные организации также составляют бюджеты.

Бюджет может иметь бесконечное количество видов и форм. В отличие от формализованного отчета о прибылях и убытках или бухгалтерского баланса, бюджет не имеет стандартизированной формы, которая должна строго соблюдаться. Бюджет может быть такой простой, как проектируемые продажи и затраты уличной овощной лавки, или такой сложный, как финансовые проекты корпорации «Дженерал Моторз». Структура бюджета зависит от того, что является предметом бюджета, размера организации, степени, в которой процесс составления бюджета интегрирован с финансовой структурой предприятия, от квалификации и опыта разработчиков.

Бюджет должен представлять информацию доступным и ясным образом так, чтобы его содержание было понятно пользователю. Избыток информации затрудняет понимание значения и точности данных, недостаточность информации может привести к непониманию основных ограничений и взаимосвязей данных, принятых в документе. Бюджет может не содержать одновременно и доходы и расходы, нет необходимости, чтобы они были сбалансированы. Например, бюджет использования материалов содержит только планируемые расходы сырья и полуфабрикатов. Бюджет также может быть подготовлен целиком в неденежном выражении, могут быть использованы такие измерители, как часы труда, единицы продукции, количество услуг и т.п.

На практике годовой бюджет часто разрабатывается укрупнено по кварталам, и только первый квартал детализируется по месяцам. В течение года бюджеты могут корректироваться с учетом изменившихся обстоятельств. Широко применяются непрерывные или скользящие бюджеты. Сущность их заключается в том, что по мере завершения месяца или квартала, к бюджету добавляется следующий детализированный бюджет, чем обеспечивается непрерывность годового планирования. В целом периодичность разработки бюджетов определяется объемом планируемых данных и потребностями конкретной организации.

В случае существенных изменений, таких, как выпуск нового продукта, внедрение новых технологий и нового оборудования, которые требуют дополнительных капиталовложений, бюджеты разрабатываются на пять и даже более лет. Все возрастающее количество компаний используют бюджеты как основной инструмент в долгосрочном планировании.

Применяемые в финансовом планировании виды бюджетов можно разделить на четыре основные группы:

- основные бюджеты (бюджет доходов и расходов, бюджет движения
денежных средств, расчетный баланс);

- операционные бюджеты (бюджет продаж, бюджет прямых материальных затрат, бюджет управленческих расходов и др.);

- вспомогательные бюджеты (бюджеты налогов, план капитальных (первоначальных) затрат, кредитный план и др.);

- дополнительные (специальные) бюджеты (бюджеты распределения
прибыли, бюджеты отдельных проектов и программ).

Все эти бюджеты нужны для составления так называемого сводного производственного, или основного, бюджета (мастер-бюджета).

При этом мастер-бюджет может быть разработан как для предприятия или фирмы в целом, так и для отдельного бизнеса, выделяемого, например, в центр финансовой ответственности (ЦФО).

Мастер-бюджет (сводный производственный или основной бюджет) — это совокупность взаимосвязанных между собой трех основных бюджетов компании плюс набор операционных и вспомогательных бюджетов, необходимых для их составления.

Охарактеризуем кратко основные виды бюджетов.

Бюджет доходов и расходов (БДиР) или, как его еще называют, бюджет прибыли и убытков, план финансовых результатов (от англ, income statement), является наиболее распространенным в нашей практике и наиболее привычным для понимания нашими руководителями любого уровня управления. Назначение данного бюджета — показать соотношение всех доходов (выручки) от реализации (по фактически отгруженной или поставленной потребителям продукции либо по оказанным услугам) в плановый период со всеми видами расходов, которые предполагает понести в этот же период предприятие или фирма, связанными с получением доходов и с выделением наиболее важных (критических) статей расходов. Другими словами, речь идет о структуре отпускной стоимости продукции предприятия или фирмы.

Бюджет доходов и расходов составляется и утверждается на весь бюджетный период (обычно это один календарный год), принятый в компании, в соответствии с ее бюджетным регламентом. Индикативно, т. е. без утверждения в качестве системы целевых показателей и нормативов, обязательных к исполнению, некоторые показатели БДиР (например, объем продаж, сумма или норма прямых затрат, масса или норма чистой прибыли и т. п.) могут устанавливаться на период до двух-пяти лет. Важно также, что внутри бюджетного периода БДиР должен иметь достаточно подробную (опять же в том виде, как это установлено бюджетным регламентом данной конкретной компании) разбивку на подпериоды.

Бюджет движения денежных средств (БДДС, от англ, cash flow statement) - это в сущности план движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или фирмы, отражающий все прогнозируемые поступления и списания денежных средств в результате хозяйственной деятельности. Он показывает возможные (предполагаемые исходя из условий договоров или контрактов) поступления авансов и предоплаты за поставляемую продукцию, наличных денежных средств, а также задержки поступлений за продукцию, отгруженную ранее (дебиторская задолженность). Важность этого документа в бизнесе все время возрастает. И сегодня именно БДДС является главным документом в системе внутрифирменных бюджетов.

Составление БДДС призвано обеспечить безусловную сбалансированность поступлений и использования денежных средств предприятия или фирмы на предстоящий период. Если в бюджете доходов и расходов в какие-то периоды могут быть запланированы убытки (в сущности, они неизбежны, если речь идет о становлении нового бизнеса или крупной технической реконструкции производства, например) в расчете на то, что будущая прибыль перекроет убытки прошлых лет, то в БДДС все поступления денежных средств в любое время должны превышать их использование в тот же период. Так называемое конечное сальдо в БДДС должно быть обязательно положительным.

Расчетный баланс, или, точнее, прогноз по балансовому листу (от англ, balance sheet), - это прогноз соотношения всего, чем располагает бизнес в данный момент (все имущество, обязательства потребителей и пр.), т. е. активов, и всего того, что бизнес должен другим, т. е. пассивов (обязательств) перед поставщиками, бюджетом, банками и инвесторами. Прогноз этот обычно делается в соответствии со сложившейся (фактической) структурой активов и задолженностей и ее наиболее вероятным изменением в процессе предстоящей реализации других основных бюджетов.

Все основные бюджеты взаимосвязаны друг с другом и имеют ряд так называемых корреспондирующих статей. Это проявляется прежде всего в форматах БДиР и БДДС, имеющих ряд одинаковых статей, в которых отражаются текущие затраты. Но различия между БДиР и БДДС неизбежны, поскольку первый документ носит сугубо абстрактный характер и предназначен для нормирования и распределения затрат с последующим выяснением финансовой эффективности (прибыльности) бизнеса, а второй отражает фактическое движение денег в бизнесе вне какой бы то ни было связи с эффективностью их использования. Одно из назначений расчетного баланса в этой связи заключается в том, что он фиксирует расхождения, возникающие между корреспондирующими статьями БДиР и БДДС.

4.3. Центры финансовой ответственности

Центр финансовой ответственности (ЦФО) – это структурное подразделение или группа подразделений, осуществляющее определенный набор хозяйственных операций, способное оказывать непосредственное воздействие на расходы и/или доходы от данной деятельности и отвечающее за эти статьи расходов и/или доходов.

Как правило, принято выделять четыре типа ЦФО:

- Центры затрат;

- Центры дохода;

- Центры прибыли;

- Центры инвестиций.

Специалисты фирмы «Инталев» выделяют дополнительно к вышеназванным центры маржинального дохода.

Деятельность ЦФО регламентируется положением о ЦФО, договором между ЦФО и руководством компании, положением о внутреннем ценообразовании, системой бюджетирования.

Центры затрат с финансовой точки зрения отвечают только за произведенные в своей деятельности затраты. Центры затрат являются одними из основных источников информации при составлении бюджетов, определяя их расходную часть.

Как правило центры затрат - это обособленные структурные подразделения предприятия, в которых имеется возможность организовать нормирование, планирование и учёт издержек производства с целью наблюдения, контроля и управления затратами производственных ресурсов, а также оценки их использования. Центрами затрат могут являться функциональные службы (бухгалтерия, реклама и т.п.), производственные подразделения, технические и ремонтные службы и т.п.

На промышленных предприятиях центры возникновения затрат представляют собой отдельные объекты аналитического учёта. Порядок обобщения расходов повторяет соподчинённость в организационной структуре управления.

При формировании центров возникновения затрат необходимо учитывать следующие требования:

- в каждом центре возникновения затрат должны быть показатели для измерения объема деятельности и база для распределения расходов;

- в каждом центре возникновения затрат должен быть ответственный;

- степень детализации должна быть достаточной для анализа, но не избыточной, чтобы ведение учета не было чересчур трудоемким;

- желательно, чтобы для любого вида затрат предприятия существовал такой центр, для которого данные затраты являются прямыми;

- на центры возникновения затрат желательно относить только прямые затраты (непосредственно связанные с его работой), а распределение общехозяйственных затрат не учитывать.

Термин «центр затрат» носит довольно условный характер. В частности, производственные подразделения, производящие рыночный продукт, по сути являются основными источниками дохода предприятия. Но продажей готового продукта занимается отдел сбыта и он же контролирует получение платежей. Таким образом, понятие «центра затрат» в бюджетировании отображает только формальную сторону движения денежных средств, и ни в коей мере не учитывает действительную роль различных служб и подразделений в получении рыночного продукта.

Центры дохода отвечают за доход, который они приносят фирме за счет своей деятельности и не отвечают (в рамках своего бюджета) за произведенные затраты. Центрами дохода могут выступать маркетинговые и коммерческие службы. Их затраты, включая зарплату, рекламу, командировки и т.д., определяет вышестоящее руководство.

Центры маржинального дохода несут ответственность за величину получаемого маржинального дохода (другое название – маржинальная прибыль). Создаются на тех предприятиях, где есть подразделения, осуществляющие более сложный вид деятельности – не одно производство (как центры затрат) и не одну торговлю (как центры дохода), а, например, по производству и реализации продукции определенной номенклатуры, т.е. фактически являются бизнес-направлениями, которые отвечают за эффективность деятельности, контролируя доходную и расходную части своего направления. Мерой эффективности являются уже не доходы и затраты направления по отдельности, а разница между ними в виде маржинального дохода. Под маржинальным доходом (прибылью) понимается разница между выручкой и прямыми (прямо прослеживаемыми до объекта возникновения) затратами. Из выручки будут вычитаться прямые затраты, например, стоимость закупленного товара. Полученная таким образом сумма дохода идет сначала на покрытие накладных затрат направления деятельности (в данном случае – торговли), например, аренда склада, зарплата руководителя, потом на покрытие накладных затрат предприятия и далее на формирование чистой прибыли. Этим достигается возможность разделить затраты по уровням – сначала выделяем прямые затраты на продукт, потом накладные затраты направления, которое произвело и реализовало этот продукт, потом накладные предприятия, потом холдинга и т.д. Выделив таким образом уровни возникновения затрат, можно четко их контролировать, так как легко установить ответственность на каждом уровне в лице соответствующего подразделения. Помимо контроля, такое разделение по уровням позволяет оценивать эффективность как продуктов и услуг, так и подразделений.

Таким образом, в рамках системы с установлением ответственности за маржинальный доход, то направление, которое приносит наибольший маржинальный доход, является и наиболее выгодным для предприятия. Так предприятие обеспечивает эффективность деятельности своих отдельных направлений бизнеса.

Центры прибыли отвечают перед руководством суммой заработанной прибыли, т.е., они по аналогии с центрами маржинального дохода контролируют как доходную, так и расходную сторону своей деятельности. Но здесь идет речь уже о доходах и затратах не отдельного направления, а всего предприятия в целом. Соответственно, центром прибыли выступает предприятие, как самостоятельное, так и в составе многоуровневой структуры, например, холдинга.

Центр прибыли может включать в себя центры прибыли более низкого уровня или центры маржинального дохода. Чтобы знать, когда использовать центры прибыли, а когда центры маржинального дохода, следует помнить, что под прибылью следует понимать соответствие всех доходов предприятия (подразделения) всем его расходам, т.е., она является конечным финансовым результатом. Тогда как маржинальный доход покрывает только расходы одного отдельного направления (т.е. устанавливает соответствие между частью доходов и расходов предприятия) и потому является промежуточным финансовым результатом. Чтобы посчитать прибыль, помимо доходов и расходов имеющихся бизнес-направлений надо взять в расчет и те расходы, которые несут общефирменные службы.

Центры инвестиций являются вершиной всей финансовой структуры. Они имеют право управлять не только оборотным капиталом, т.е. отвечать за объем заработанной прибыли (как предыдущие 4 типа центров), но и могут управлять внеоборотными активами (основными средствами и нематериальными активами), в том числе, построить новый цех, поменять устаревшее оборудование, а в больших масштабах - купить фирму, продать бизнес и т.д. Это означает, что центр может осуществлять инвестиции (и дезинвестиции). В этом случае центр инвестиций обязан обеспечить окупаемость этих инвестиций, и, таким образом, отвечать за рентабельность всех активов фирмы. Подразумевается при этом, что предприятие меняет состав своих основных средств с целью оптимизации своей деятельности в целом. Ведь прибыль зарабатывается путем использования основных средств (земли, зданий и сооружений, станков, транспорта и др. оборудования), с помощью которых производится и (или) продается продукция. И в зависимости от того, какой состав основных средств у предприятия, таков и его потенциал в текущем периоде - произвести и реализовать некое количество продукции, а значит, и заработать прибыль. Отсюда желание предприятия изменять состав основных средств (т.е. управлять ими), увеличивая свой потенциал. Поэтому Центр инвестиций - это, как правило, предприятие либо самостоятельное, либо в составе многоуровневой структуры. Однако, как показывает практика, Центром инвестиций может быть и подразделение в составе предприятия, например региональный филиал, который сам определяет, каким составом основных средств он собирается оперировать, выполняя свою хозяйственную деятельность. Возможно, что и в филиале, в свою очередь, могут быть выделены свои внутренние Центры инвестиций, допустим, направления «Опт» и «Розница». Подразделения «Опта» будут иметь свой состав (определяемый им самостоятельно) основных средств (офис, складской терминал, транспорт), а «Розница» - свой состав (магазины, торговое оборудование). Таким образом, оба этих направления отвечают перед руководством филиала как за маржинальный доход (прибыль) своего направления деятельности, так и за эффективность использования используемых ими основных средств. А филиал отвечает за те же показатели, только уже перед предприятием. Ответственность Центра инвестиций определяется коэффициентом ROI - рентабельность всего инвестированного в предприятие капитала.

4.4. Принципы организации бюджетирования

Для постановки бюджетирования необходимы не только грамотное решение методологических проблем, вдумчивое осмысление нужного инструментария финансового планирования, но и разработка соответствующих организационных процедур, регламентирующих все вопросы взаимоотношений отдельных структурных подразделений, ЦФО, МВЗ или ЦФУ с руководством предприятия либо фирмы. Очень часто возможность принятия нужного руководителю структурного подразделения бюджета или его корректировки в надлежащую сторону обеспечивается его доступностью к «телу» генерального директора. Чтобы уменьшить субъективизм в управлении финансами предприятия, нужен собственно четкий порядок, бюджетный регламент. Именно графики и процедуры составления, согласования, консолидации и утверждения бюджетов в компании, графики и процедуры составления отчетов об исполнении бюджетов, их анализа и корректировок, а также соответствующие им графики документооборота превращают бюджетирование и финансовое планирование из игры в «цифири» в управленческую технологию, в инструмент финансового контроля.

Бюджетный регламент - это установленный в организации порядок составления (разработки), представления (передачи), согласования (визирования), консолидации (обработки и анализа), проведения план-факт анализа и оценки исполнения бюджетов различного вида и уровней. Его составными элементами являются:

- принятые в организации бюджетный период (срок, на который составляется бюджет) и минимальный бюджетный период (т. е. разбивка отдельных бюджетов на подпериоды внутри бюджетного периода);

- сроки (график) и порядок разработки, согласования, представления,
консолидации и утверждения, бюджетов различных уровней;

- бюджетный цикл или шаг финансового планирования. Это период,
по истечении которого (а это может быть один или несколько минимальных бюджетных периодов) составляются отчеты об исполнении ранее разработанных и утвержденных бюджетов, проводится план-факт анализ и осуществляется пересмотр (корректировка) бюджетов на оставшуюся часть бюджетного периода;

- периодизация бюджетного контроллинга (определение регламента план-факт анализа), т. е. системы внутреннего контроля и оценки исполнения бюджета, включающей всю структуру формальных и (или) неформальных процедур, предназначенных для анализа и оценки эффективности управления ресурсами, затратами, обязательствами структурных подразделений и компании в целом в течение бюджетного периода. Такая система включает периодический мониторинг текущей деятельности, сравнение объемов производства и реализации, структуры и объемов затрат с бюджетными наметками, сроки (график) и порядок составления отчетов об исполнении бюджетов структурными подразделениями, ЦФО, ЦФУ или МВЗ, проведения план-факт анализа, составления скорректированных бюджетов, их последующего согласования, представления, консолидации и утверждения.

Главная задача бюджетного регламента - обеспечение возможности контролировать ход исполнения бюджетов различных видов и уровней управления. При этом часто приходится преодолевать скрытое или явное противодействие (или прямой саботаж) руководителей среднего и более низкого уровней. До тех пор пока бюджетирование не вышло из стадии игры в «цифири», т. е. утвержденных финансовых планов, реальное исполнение которых никто особенно не отслеживает, сопротивление это мало ощутимо. Но стоит только установить конкретные сроки, персональную ответственность и единообразный порядок представления – рассмотрения – согласования - утверждения, как сразу начинает проявляться главное - кто, где, как, у кого и сколько заимствует те или иные ресурсы, временно свободные/денежные средства.

Первоначально составляются бюджеты отдельных структурных подразделений (для ЦФО — основные, для ЦФУ и структурных подразделений — операционные) компании. После представления всеми бизнес-единицами и структурными подразделениями своих бюджетов (прогнозных и отчетных) составляются сводные бюджеты предприятия или компании в целом в соответствии с установленным бюджетным регламентом. На пути продвижения бюджета от составления до утверждения ему необходимо пройти различные этапы обработки, анализа, согласования, внесения изменений и т. п.

Бюджетный регламент определяется на период составления надежного (нужно понимать, и как достаточно напряженного) прогноза сбыта и бюджета продаж. Прогноз продаж обычно составляется в нескольких вариантах, чтобы определить границы (от и до) основных целевых показателей для бизнес-единиц и компании в целом.

Основной принцип бюджетного регламента - скользящий график разработки, предполагающий постоянную корректировку (в ранее установленных границах) бюджетных наметок по мере окончания каждого месяца или квартала бюджетного периода.

Четкий бюджетный регламент позволяет снизить субъективизм как в планировании финансовых результатов, когда одно подразделение, чей руководитель ближе к «телу» главного руководителя, получает менее напряженное задание или условия его выполнения, чем другое, чьи возможности влияния на руководителя компании слабее. Устранить субъективизм полностью конечно же не удастся, но уменьшить его с помощью регламента все же можно. Для этого необходимо прежде всего закрепить основные положения регламента во внутренних нормативных документах предприятия или компании.

Это также позволит создать необходимые организационные предпосылки для своевременного разрешения так называемых конфликтов интересов, которые неизбежно будут возникать в процессе как согласования и утверждения, так и исполнения бюджетов между отдельными структурными подразделениями на одном уровне управления или на различных уровнях управления. Конфликт интересов обычно возникает тогда, когда руководители структурных подразделений не согласны с теми бюджетными показателями и нормативами, которые установили им руководители вышестоящего уровня управления.

4.5. Обзор программных продуктов для бюджетирования

Программные продукты для бюджетирования можно разделить на два больших класса:

- зарубежные (англоязычные);

- русскоязычные.

К наиболее известным англоязычным продуктам относятся Active Planner (ERA Budgeting), Adaytum e.Planning, Comshare MPC, Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyser, Prophix. Эти программные продукты имеют ряд общих особенностей:

- они дороги (от 30 тысяч долларов), что примерно на порядок выше стоимости русскоязычных продуктов;

- имеют развитые возможности для создания систем бюджетирования и финансового управления, а также для настройки системы бюджетирования под требования конкретного пользователя;

  •  в этих продуктах используется зарубежная (современная рыночная) идеология бухгалтерского и управленческого учета, плохо согласующаяся с постсоветской системой учета, вследствие чего требуются значительные усилия для освоения этих систем и адаптации системы учета к принятой в них идеологии.

Продукты этого типа целесообразно использовать в тех случаях, когда предъявляются повышенные требования к системам бюджетирования, включая соответствие международным стандартам, возможности настройки, работа с мощными базами данных и т.п.

К числу наиболее известных русскоязычных продуктов относятся ТОР-Консультант,  Bplan, PlanDesigner, Инталев: Корпоративные финансы,  Контур Корпорация. Бюджет, КИС: Бюджетирование. Они образуют линейку продуктов с различными возможностями и, соответственно, стоимостью, так что пользователь может выбрать из них наиболее подходящий с позиций своих возможностей и потребностей.

Рассмотрим детальнее указанные продукты.

Система бюджетов ТОР-Консультант является одним из простейших продуктов для бюджетирования и представляет собой небольшой модуль, встраиваемый в Excel. Система позволяет самостоятельно подбирать форматы бюджетов и процедуры их консолидации, соответствующие специфике конкретного предприятия, позволяет составлять бюджеты доходов и расходов, движения денежных средств и расчетные балансы для центров финансовой ответственности (ЦФО), сводные бюджеты для компании в целом, организовать скользящее (непрерывное) финансовое планирование и бюджетирование с регулярной корректировкой ранее составленных бюджетов. Стоимость – от 400 до 800 долларов для стандартной поставки.

Достоинством системы бюджетов ТОР-Консультант является возможность использовать все заложенные в Excel средства для анализа информации, включая прогнозирование, гиперкубы и т.д.

Недостатки – упрощенный вариант бюджетирования, недоработанность ряда функций и невозможность напрямую работать с большими базами данных.

Система бюджетирования Bplan недавно появилась на рынке и находится в низшем ценовом сегменте - до 1000 долларов.

Работа в BPlan строится путем моделирования произвольной системы бюджетов в виде совокупности многомерных таблиц. В отличие от других систем, в BPlan разделено понятие "планируемая статья бюджета" и "направление аналитики". Аналитические направления (например, время, продукты, версии) используются как справочники-классификаторы с внутренней иерархией. Это позволяет автоматически консолидировать или разносить значения статей бюджетов по уровням, без создания соответствующих формул. То есть, для того, чтобы рассчитать квартальные данные, вам не нужно будет определять формулы суммирования данных за 3 месяца - консолидацию (или разнесение) автоматически выполнит сама программа, опираясь на ранее созданную иерархию периодов времени.

Достоинства. Простота в освоении и использовании. Возможность быстро разрабатывать бюджетную модель и, по мере необходимости, вносить в нее изменения, а также эффективно анализировать данные в бюджетах.

Недостатки. Первая версия программы представляет собой персональный инструмент финансового менеджера и не позволяет работать нескольким сотрудникам одновременно, а также не содержит инструментария для согласования и утверждения бюджетов.

PlanDesigner является одной из лучших программ бюджетирования для средних и крупных компаний и может составить конкуренцию даже зарубежным системам бюджетирования. Он поддерживает процесс формирования и согласования бюджетов с участием множества сотрудников.

Достоинства. Позволяет вносить изменения в уже построенную бюджетную модель. Имеет удобные средства графического отображения бюджетной модели и взаимосвязей между бюджетами (показывает в виде рисунков). В полной мере поддерживается всесторонний анализ данных, как с помощью "сверления" отчетов (например, из ячейки с общей суммой амортизации можно "провалиться" в таблицу с данными по каждому типу оборудования), так и "по связям" между бюджетами (из квартального бюджета движения денежных средств можно попасть в помесячный). Базовые возможности PlanDesigner по моделированию бюджетов и работе с ними довольно просто освоить.

Недостатки. Настройки, необходимые для поддержки процесса бюджетирования с вовлечением нескольких менеджеров в большинстве случаев требуют привлечения технических специалистов.

Система Контур Корпорация. Бюджет до недавнего времени была ориентирована на поддержку бюджетирования в банковской сфере. Однако в мае 2003 года вышла версия для холдингов "Контур Корпорация. Бюджет холдинга", в которой реализован пока не весь необходимый функционал (в частности, из трех основных бюджетов формируется только бюджет движения денежных средств).

Достоинства. Высокий технологический уровень. Система построена на основе технологии хранилищ данных. Это позволяет анализировать больший объем информации, чем в остальных аналитических системах: так, для расчета как плановых, так и фактических значений бюджетных статей можно использовать бюджетные документы, заявки, договора, счета и т.д. - то есть данные, собранные из самых различных источников. В системе имеется возможность разносить общефирменные расходы по подразделениям (бизнес-направлениям) по заранее заданным правилам, в том числе возможно и многоуровневое разнесение.

Недостатки. В "Контур Корпорация. Бюджет" очень мало функций для поддержки бюджетирования на предприятиях небанковской сферы. И пока версия системы для холдингов еще не отлажена, для внедрения существующей версии потребуется достаточно большой объем программирования.

Система КИС:Бюджетирование в основе использует бюджетную модель промышленного предприятия. Она базируется на анализе возможностей предприятия по производству продукции с учетом имеющихся производственных мощностей, графиков капитальных ремонтов и обеспечения производства необходимыми покупными компонентами и полуфабрикатами собственного изготовления.

Достоинства. Существует детально проработанная и документально оформленная процедура внедрения системы, которая апробирована на ряде предприятий. По словам разработчиков, использование этой процедуры позволяет внедрить систему собственными силами за 3-4 месяца, что значительно снижает расходы.

Недостатки. Для непроизводственных компаний "КИС:Бюджетирование" может оказаться недостаточно гибкой.

4.6. Инталев: Корпоративные финансы

Фирма Инталев разработала целый ряд программных продуктов, содержащих в себе возможности бюджетирования: Управление финансами, Бюджетное управление, Корпоративные финансы. Первые два продукта по своим возможностям значительно уступают Корпоративным финансам, к тому же в настоящее время последний продукт интенсивно совершенствуется, появляются новые версии  с улучшенными возможностями, поэтому мы ограничимся рассмотрением лишь Корпоративных финансов.

Программный продукт фирмы Инталев: Корпоративные финансы версий 2004 и 2005 представляет собой программно-методический комплекс, включающий в себя методики постановки подсистем бюджетного и процессного управления, средства для проектирования регламентов системы управления финансами, настройки исполнительного ПО и расширенные возможности бюджетирования, управленческого учета, документооборота и прогнозирования.

Программный продукт используется как дополнительная  настройка в 1С: Предприятие и использует данные в том виде, в каком они введены в 1С: Предприятие, что обуславливает как сильные, так и слабые стороны этого продукта. Он может использоваться и самостоятельно, но в таком случае ввод многих документов дублируется, а ориентация на бухгалтерский учет сохраняется.

В Инталев: Корпоративные финансы 2004 входят (в зависимости от версии) следующие программные модули и методические руководства, необходимые для постановки бюджетирования или процессного управления на предприятии:

Инталев: Корпоративные финансы;

Инталев: Бизнес-процессы;

1С-Инталев: Бизнес архитектор;

Методическое руководство "5 шагов к процессному управлению".

Общие особенности программы:

Широкие возможности управления финансами предприятий различных отраслей.

Пошаговое руководство для самостоятельной постановки процессного и бюджетного управления в компании

Возможности бизнес-проектирования - создание модели предприятия

Возможность описания маршрутов движения информации и автоматизации информационных процессов в компании

Составление долгосрочных прогнозов и экономических моделей развития предприятия

Специальные возможности автоматизации планирования, учета и анализа для распределенных холдингов с разнородными видами бизнеса

В более детальном виде Корпоративные финансы 2004 позволяют провести следующие виды работ:

1. Бюджетирование. Программа дает возможность построения любой системы бюджетов для предприятий и холдингов.

Разработка всех бюджетов предприятия, в т.ч. бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов и бюджет по балансу;

Гибкая настройка собственной модели бюджетирования, включая состав бюджетов, механизм взаимосвязей между бюджетами и консолидации данных;

Бюджетирование "снизу-вверх" от отдельных документов (заявок) и "сверху-вниз" в агрегированном виде;

Ведение платежного календаря и механизм оперативного контроля выполнения бюджетов;

Интеграция с фактическими данными для целей планирования или анализа.

2. Управленческий учет. Продукт предназначен для автоматизации управленческого учета, ведущегося по международному, национальному или пользовательскому стандарту.

Предоставление всей управленческой отчетности, в т.ч. отчет по движению денежных средств, отчет о прибылях и убытках, отчет по балансу;

Легкая встраиваемость в типовые и нетиповые конфигурации для минимизации двойного ввода фактической информации;

Гибкая и моментальная связь с первичными документами и бухгалтерскими проводками для получения управленческой отчетности по всем разделам учета и планирования;

Поддержка различных планов счетов и учетных политик. Возможность ведения управленческого учета по национальным (российским, UK GAAP, US GAAP и др.), международным (IFRS -International Financial Reporting Standarts) или пользовательским стандартам;

Поддержка единого формата планирования и управленческого учета по всем разделам учета.

3. Финансовый анализ. Корпоративные финансы включают конструктор управленческой отчетности, который позволяет получать отчеты по показателям финансового анализа и по бюджетам для контроля их исполнения и отклонений. Причем все отчеты могут быть настроены под особенности предприятий и холдингов, и, что важно, эта настройка может быть проведена визуально, т.е. в интерфейсе программы.

Финансовый анализ плановых и фактических данных. Построение индивидуальных ключевых показателей;

Построение системы показателей финансового анализа с возможностью изменения предлагаемой схемы показателей. Получение "дерева ROI", или формулы Дюпона;

Факторный и индексный анализ данных, применение статистических методов анализа данных. Анализ безубыточности;

Использование последних разработок в области OLAP-анализа.

4. Экономическое моделирование и прогнозирование, включая: 

Составление экономической модели бизнеса предприятия. Выделение макро- и микроэкономических факторов;

Прогноз доходов различными методами в зависимости от решаемой задачи, специфики предприятия и условий хозяйствования;

Прогноз расходов в зависимости от доходов с учетом технологического характера расходов и способа их финансирования;

Прогнозирование модели финансово-экономических показателей.

Выбор оптимальных методов прогнозирования экономических показателей;

Составление прогнозов финансово-экономического состояния предприятия;

Анализ чувствительности прогнозируемых результатов к изменениям внутренней и внешней среды;

Выбор оптимальных сценариев финансово-экономического развития компании с граничными условиями деятельности.

5. Технические и сервисные возможности содержат: 

Встроенные средства обмена данными с файлами MS Excel. Составленные в MS Excel документы или отчеты могут быть автоматически загружены в базу данных Корпоративные финансы. Отчетность из Корпоративные финансы может быть выгружена в настраиваемые отчеты формата MS Excel.

Встроенные средства обмена плановыми и фактическими управленческими данными между разнородными конфигурациями в универсальном формате XML;

Быстрая и удобная процедура объединения с нетиповыми конфигурациями;

Возможность ведения в единой базе нескольких моделей планирования и учета с целью составления различной отчетности;

Система гибкого разграничения доступа к данным по типу безопасности Windows NT (XP). Разделение доступа к данным для пользователей по спискам доступных ЦФО во всей управленческой отчетности;

Встроенный конструктор OLAP-отчетов и диаграмм;

Удобный интерфейс для пользователей. Особенное внимание уделено удобству получения управленческой отчетности и диаграмм.

Относительно внедрения продукта: фирма Инталев проводит агрессивную маркетинговую политику, активно рекламируя свой продукт и проводя многочисленные семинары. Обеспечивается настройка продукта под требования пользователя, заказчик обеспечивается (за 500 долларов) учебным пособием по разработке системы бюджетов,  а также обеспечивается обучение персонала предприятий. Стоимость самого продукта примерно 8000 тыс. долларов, помощь при внедрении – примерно вдвое дороже. По западным меркам – это очень дешево, а по нашим… заставляет задуматься.

Литература к теме:

1. Росс С., Вестерфилд Р., Джордан Б. Основы корпоративных финансов

М.: Лаборатория Базовых знаний – 2000. – 720 с. (раздел 4.1).

2. Хруцкий В.Е., Сизова Т.В., Гамаюнов В.В. Внутрифирменное бюджетирование: Настольная книга по постановке финансового планирования – М.: Финансы и статистика – 2004. – 400 с. (раздел 4.2-4.4).

3. 5 шагов к бюджетному управлению. Методическое руководство фирмы Инталев (Интернет-вариант) – 2003. – 383 с. (разделы 4.3-4.4).

4. Земитан Г. Обзор российских систем бюджетирования // Финансовый директор – 2003. - № 11.

5. Материалы фирмы Инталев (Интернет-адрес www.intalev.ru) - раздел 4.5.

ГЛАВА 5. УПРАВЛЕНИЕ  ПРОЕКТАМИ

5.1. Идеология управления проектами

Внешняя и внутренняя среда современного предприятия с позиций его описания и организации деятельности имеет две существенных характеристики:

- во-первых, очень высока скорость изменений, к тому же она имеет тенденцию к еще большему ускорению;

- во-вторых, повышается сложность окружающего мира, что требует соответствующего усложнения  предприятия.

В этих условиях традиционные методы организации деятельности оказываются неэффективными. С целью повышения наглядности сложившаяся ситуация представлена схематически на рис.5.1.

Жирными стрелками на рис.5.1. показаны наиболее важные внешние факторы, влияющие на систему и направленные на их учет связи внутри предприятия в некоторый исходный момент времени. Штриховыми линиями показаны вновь появившиеся внешние факторы и те связи, которые вследствие этого должны появиться на предприятии.

Однако проблема не только в появлении новых факторов, а еще и в том, что изменяются характеристики существующих связей, при этом в целом в современном мире скорость изменения характеристик связей имеет тенденцию к увеличению. Это приводит к повышению требований на организацию деятельности предприятия, в частности:

- руководство должно работать с большим набором показателей, при этом все время изменяются схемы (модели) взаимодействия этих показателей;

- подразделения и службы предприятия должны все время перестраивать свою деятельность и взаимодействие с остальными подразделениями, причем должно происходить не только изменение деятельности, но и ее усложнение.

Отчасти предприятия реагируют на требования внешней среды усложнением своей деятельности, как показано на рис.5.1. В настоящее время организационная структура предприятий и характер деятельности ее руководителей гораздо сложнее, чем в совсем недалеком прошлом.

                                                                                 - внешние факторы

Рис.5.1. Схема усложнения связей на предприятии

Но существуют естественные ограничения как на усложнение характера деятельности, так и на скорость адаптации к изменениям. Первое ограничение в большей степени связано с физиологическими возможностями человека, а второе – с большим объемом работ и длительностью процессов изменений взаимоотношений между подразделениями.

В этих условиях возникла необходимость организации деятельности в усложняющейся среде сравнительно простыми методами. Для этого деятельность разбивается (подвергается декомпозиции) на сравнительно простые модули - проекты. Именно в этом заключается суть проектного подхода к управлению. В наибольшей мере соответствует проектному управлению матричная организационная структура. На рис.5.2. схематически показано изменение характера деятельности в случае использования проектного подхода.

Рис.5.2. Образное представление проектного подхода

На предприятии существует несколько относительно независимых наборов деятельностей и связанных с этими деятельностями процессов. Как правило, существует традиционная деятельность, охватывающая все службы и подразделения предприятия (хотя это и необязательно, например, в современных ориентированных на работу через Интернет распределенных предприятиях). На рис.5.2. эта деятельность отображена в центре сплошными линиями. Но наряду с такого рода традиционной деятельностью возможно существование наборов деятельностей, направленных на решение определенного круга задач, которые затруднительно решать традиционными методами. Наиболее распространен вариант, когда специалисты предприятия участвуют как в традиционной, основной деятельности предприятия, так и в выполнении каких-либо проектов, относительно независимых от этой основной деятельности (штриховые линии на рис.5.2.) – такая схема соответствует матричной организационной структуре. Возможен также вариант, когда вся деятельность какой-либо организации, либо группы людей в ней, организована исключительно на выполнение какого-либо проекта.

Независимо от варианта участия специалистов, под проектом принято понимать ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы или подсистемы с изначально четко определенными целями, достижение которых означает завершение проекта. При этом устанавливаются четкие требования к срокам, результатам, допустимым рискам, рамкам расходования денежных средств и других ресурсов, а также способам организации проектной деятельности.

Основными характеристиками, отличающими проектную деятельность от других видов деятельности, являются:

- нацеленность на достижение конкретных целей;

- скоординированное выполнение некоторого набора взаимосвязанных действий (операций);

- ограниченное время выполнения, определенность в дате начала и окончания;

- наличие определенного бюджета, включая денежные и другие ресурсы;

- уникальность, разовый характер каждого проекта.

Рассмотрим детальнее перечисленные характеристики проектов.

Цели являются движущей силой проектов, и все усилия в процессе их планирования и реализации направлены именно на достижение целей. Вследствие исключительной важности целей для запуска и реализации проектов необходимо на этапе планирования проекта точное определение и формулирование целей; как правило, составляется целая система иерархически связанных между собой целей. Реализация проекта при такой точке зрения выглядит как процесс достижения тщательно выбранных целей, связанный с постепенным достижением целей все более высокого уровня, до тех пор, пока не будет достигнута конечная цель проекта.

Координация в выполнении операций, составляющих проект, связана с тем, что проект – это системная деятельность, и все действия связаны между собой. Вследствие этого существует четко определенная структура действий, где начало выполнения одних операций обусловлено выполнением других операций, ряд из них может или должен идти параллельно во времени и т.д.

Временные рамки – проект выполняется на протяжении определенного промежутка времени, в соответствии с намеченными графиками работ, причем четко обозначена дата окончания проекта. Такая жесткая привязка по времени обусловлена тем, что часто проект является частью более общей работы, например, по реорганизации предприятия, и выполнение других проектов зависит от данного проекта.

Наличие бюджета – для выполнения любого проекта необходимы ресурсы, соответствующие масштабу и срокам выполнения проекта. Эти ресурсы должны быть оценены до начала выполнения проекта, включая различные варианты развития событий, утверждены, и только после этого можно говорить о начале реализации проекта.

Уникальность – каждый проект является в определенной мере неповторимым и одноразовым мероприятием. Это связано с чрезвычайной сложностью социально-экономических систем и вследствие этого уникальностью каждой новой ситуации. В то же время степень уникальности проектов может сильно колебаться – от относительно небольшой при, например, строительстве стандартного жилого дома, до очень высокой в случае, например, реорганизации деятельности предприятия.

5.2. Процессы управления проектами

5.2.1. Общая характеристика процессов управления проектами

Проект состоит из процессов. В данном случае процесс (или бизнес-процесс) – это связанная совокупность функций, в ходе выполнения которой потребляются определенные ресурсы и создается продукт (вещественный или нематериальный результат человеческого труда: предмет, услуга, научное открытие, идея), представляющий ценность для потребителя.

Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:

- процессы управления проектами - касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);

- процессы, ориентированные на продукт - касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

- процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;

- процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

- процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

- процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

- процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

- процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта. Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами - результат выполнения одного становится исходной информацией для другого

И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

5.2.2. Инициация и планирование проектов

 Инициация включает единственный подпроцесс - авторизацию, то есть решение начать следующую фазу проекта.

Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами - это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

Цели продукта - это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.

Цели проекта - это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта:

- планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;

- планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

- назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;

- планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;

- идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;

- оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;

- разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;

- планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;

- подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.

5.2.3. Исполнение и контроль проекта

Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов отметим:

- учет исполнения - подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;

- подтверждение качества - регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;

- подготовка предложений - сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.;

- выбор поставщиков - оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;

- контроль контрактов - контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;

- развитие команды проекта - повышение квалификации участников команды проекта.

5.2.4. Анализ проекта

Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

- анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;

- анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;

- анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;

- подтверждение целей - процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т. д.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

- оценку исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;

- анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия) либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).

В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.

5.2.5. Процессы управления проектом и его завершением

Управление исполнением проекта - это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению - доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения.

Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта. Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа

К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

- общее управление изменениями - определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;

- управление ресурсами - внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;

- управление целями - корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;

- управление качеством - разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Среди вспомогательных процессов управления отметим:

- управление рисками - реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

- управление контрактами - координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

- закрытие контрактов - завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров;

- административное завершение - подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

Методы и технологии реализации перечисленных процессов, их интеграция составляют сущность управления проектами. Следует подчеркнуть, что все перечисленные процессы применимы к проектам любой природы - и к строительным, и к информационным, и к любым другим. Однако имеются и существенные отличия в управлении проектами различных типов. Следует также отметить, что успешное внедрение системы управления проектами связано с определенной организационной перестройкой и с внедрением специализированных программных средств.

5.3. Управление проектами. Компьютерная реализация

5.3.1. Принципы использования программных продуктов

Программы управления проектами образуют отдельный рынок программного обеспечения. Такие программы в мире установлены на миллионах компьютеров, обзоры этого рынка регулярно печатаются в западных компьютерных изданиях.

Появление программ управления проектами способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии. Так, стандарт, разработанный Институтом управления проектами (Project Management Institute) принят в качестве национального стандарта в США (стандарт ANSI), появился и стандарт по качеству в управлении проектами ISO 10006. Применение этих технологий способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.

Программы управления проектами можно использовать по-разному. Для одних это инструмент для компьютерного моделирования проектов и просчета последствий принимаемых решений до их реализации, для других – средство отображения директивных показателей проекта и подготовки красивой отчетности. Первый тип пользователей называют профессионалами, второй тип – это обычно люди, для которых управление проектами не их бизнес. Соответственно позиционируются и программы управления проектами, которые делятся на два основных класса – профессиональные (high end) и непрофессиональные (low end). Основное отличие этих программ друг от друга заключается в их возможностях по моделированию работы ресурсов проекта, учету и моделированию рисков, структуризации проектной информации, управлению совокупностью проектов (мультипроектом).

Итак, профессионалы используют программы управления проектами для решения следующих основных задач:

- структуризации и описания состава и характеристик работ, ресурсов, затрат и доходов проекта;

- расчета расписания исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений;

- определения критических операций и резервов времени для исполнения других операций проекта;

- расчета бюджета проекта и распределения запланированных затрат во времени;

- расчета распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании;

-определение оптимального состава ресурсов проекта и распределения во времени их плановой загрузки;

- анализа рисков и определения необходимых резервов для надежной реализации проекта;

- определения вероятности успешного исполнения директивных показателей;

- ведения учета и анализа исполнения проекта;

- моделирования последствий управленческих воздействий с целью принятия оптимальных решений;

- ведения архивов проекта;

-получения необходимой отчетности по проекту.

Непрофессиональное использование программ управления проектами чаще всего сводится к:

- составлению расписания исполнения работ проекта без учета ресурсных ограничений при директивных, а не расчетных продолжительностях его работ,

- заданию директивных значений затрат проекта,

- выдаче планов работ для ресурсов проекта,

- упрощенному учету исполнения,

- контролю исполнения запланированных показателей и анализу отклонений.

5.3.2. Обзор программных средств управления проектами

В этом обзоре мы остановимся на пакетах, представленных на постсоветском пространстве. Таких пакетов немного; непрофессиональные пакеты обычно стоят около 500 долларов и представлены чемпионом по продажам – пакетом Microsoft Project (компания Microsoft, www.microsoft.com), а также пакетами Suretrak Primavera Systems, www.primavera.com) и Spider Project Lite (Технологии управления Спайдер, www.spiderproject.ru). Профессиональные стоят свыше 3000 долларов и представлены пакетами Primavera Project Planner (P4) – около 4000 долларов, Primavera Project Planner Enterprise (P4e) – 5000 долларов (оба Primavera Systems), Open Plan Professional – 6000 долларов (Welcom Software Technologies, www.welcom.com) и Spider Project Professional - 3000 долларов (Технологии управления Спайдер). У пакетов Open Plan и Spider Project имеются версии Desktop стоимостью порядка 1000 долларов, которые представляют собой урезанные по функциям версии пакетов Professional. Основное отличие пакетов Desktop от пакетов Professional в том и другом случае – отсутствие инструментов групповой работы с моделями проектов. То есть эти пакеты предназначены для тех пользователей, которые управляют отдельными проектами (подпроектами), но не занимаются мультипроектным управлением. За исключением российского пакета Spider Project, все остальные перечисленные пакеты выпускаются американскими компаниями.

Из пакетов, не представленных на нашем рынке, заслуживают упоминания Scitor Project Scheduler – пакет непрофессионального сегмента рынка, который является основным соперником MS Project на западном рынке, а также Artemis Project View – наиболее мощный из западных профессиональных пакетов управления проектами. Artemis Project View работает с базой данных Oracle, довольно дорог и при этом достаточно неповоротлив. Его дополнительные возможности невелики, а стоимость в несколько раз выше стоимости других профессиональных пакетов. Потому популярность пакета не высока и на Западе.

Среди перечисленных пакетов большинство американские, которые разрабатывались и развивались в условиях плотной конкуренции друг с другом. В результате в этих пакетах схожие подходы, возможности, методологии. Особняком стоит Spider Project – пакет, разработанный российской компанией Технологии управления Спайдер. В этом пакете много нетрадиционных решений, уделяется особое внимание математическому моделированию проекта и поиску оптимальных решений. Кроме того, пакет включает ряд подходов к моделированию проекта, которые востребованы на нашем рынке и отсутствуют в американских пакетах (например, планирование и контроль физических объемов работ, производительностей ресурсов и т.д.). Особенности пакета будут отмечены в описании реализации различных функций управления проектами программами управления проектами.

В целом принципы создания проектов в различных продуктах схожи, хотя есть и различия. В последующих разделах рассмотрена техника создания проектов в двух наиболее распространенных программных продуктах для управления проектами: Microsoft Project и Spider. В ряде случаев приведены особенности и других пакетов.

5.3.3. Технологии компьютерного представления проектов

Для создания компьютерной модели проекта необходимо проделать следующие шаги:

Укрупненно описать проект – создать Иерархическую структуру работ, задать, какие составляющие стоимости будут использованы для финансового анализа и управления проектом;

Составить перечень операций (работ, задач) проекта и задать их характеристики;

Составить перечень ресурсов проекта и задать их характеристики;

Задать взаимосвязи (ограничения на порядок исполнения) операций проекта;

Назначить ресурсы на исполнение операций проекта;

Назначить стоимости на операции, ресурсы и назначения проекта;

Задать ограничения на финансирование, поставки, сроки исполнения операций;

Составить расписание исполнения работ проекта с учетом всех ограничений;

Оптимизировать состав используемых ресурсов;

Определить бюджет и распределение во времени плановых затрат проекта;

Определить и промоделировать риски и неопределенности;

Определить необходимые резервы на сроки, стоимости и потребности в материалах для исполнения запланированных показателей с заданной надежностью;

Если заданы директивные сроки, стоимости, ограничения по поставкам, то определить вероятность их успешного соблюдения;

Представить плановую информацию руководству и исполнителям.

В процессе исполнения необходимо:

1) Вести учет,

2) Анализировать отклонения исполнения от запланированного,

3) Прогнозировать будущие параметры проекта,

4) Моделировать управленческие воздействия,

5) Вести архивы проекта.

Далее мы рассмотрим перечисленные шаги по порядку и проанализируем возможности различных пакетов управления проектами.

5.3.4. Разработка иерархической структуры работ проекта

Создание компьютерной модели проекта всегда начинается с разработки Иерархической Структуры Работ (Work Breakdown Structure). Реальные проекты состоят из тысяч операций, описать их все и ничего не пропустить без структуризации (разбиения проекта на подпроекты, фазы, подфазы, пакеты работ) практически невозможно. Процесс разработки иерархической структуры работ называется декомпозицией целей (работ, операций).

Наиболее распространенный подход к структуризации – разбиение проекта на подпроекты, фазы, и т.д. исходя из объектов проекта. Так, чтобы произвести велосипед необходимо сделать раму, колеса, тормозную систему и т.д. Подразделив проект на объекты с максимальной разумной детализацией нужно описать процессы, связанные с реализацией каждого объекта. Однако возможны и другие подходы к созданию иерархической структуры работ. Так, например, можно начать с процессов, а затем описывать, к каким объектам эти процессы следует приложить в данном проекте. Еще одна полезная структура – структура ответственности, в которой операции проекта соотносятся лицам, отвечающим за их исполнение.

Иерархические структуры работ позволяют получать отчетность по любым своим элементам. Таким образом, структура объектов позволяет подводить «Итого» по объектам проекта, структура процессов – по процессам проекта, а структура ответственности – контролировать, как участники проекта справляются с работами в своих зонах ответственности.

Одну Иерархическую структуру работ можно завести в любом пакете управления проектами. Как уже упоминалось, без иерархии работ не удастся полностью описать операции проекта и без этой функции компьютерное моделирование проектов просто теряет смысл.

Наложение на один проект одновременно нескольких иерархических структур поддерживается пакетами Spider Project Professional и Desktop. В других профессиональных пакетах и в MS Project начиная с 2000 версии, можно заводить дополнительные иерархические коды для последующей группировки операций проекта. Это позволяет контролировать исполнение проекта с разных углов зрения, получать «итого» в произвольных разрезах.

5.3.5. Операции проекта

Характеристики операций проекта определяют те показатели, которые в дальнейшем используются для моделирования проекта. Перечислим основные исходные параметры, которые можно задать и использовать при моделировании исполнения операций проекта:

- Длительность исполнения,

- Объем работ на операции,

- Трудоемкость операции (ресурсо-часы, необходимые для ее исполнения),

- Календарь операции,

- Прямые затраты на операцию,

- Тип операции (что является исходной информацией – длительность, трудоемкость, или объем работ, или операция исполняется неопределенное время – от одного события до другого, или операция является вехой или контрольным событием, то есть имеет нулевую длительность и определяет важные события проекта, например завершение исполнения фаз),

- Ограничения на сроки исполнения операции (например, начало не раньше определенной даты).

Во всех пакетах можно задать длительность операции, или ее трудоемкость (длительность будет подсчитана как частное от деления трудоемкости на количество назначенных ресурсов). В пакетах линии Spider Project (Lite, Desktop и Professional) можно также задать объем работ на операции в физических единицах, а длительность при этом будет рассчитана пакетом исходя из производительности назначенных ресурсов в процессе составления расписания работ.

Календарь операции определяет промежутки времени, когда операцию можно исполнять. Так, например, некоторые операции можно исполнять только в дневное время, другие – только летом и т.п. Календарь операции используется как ограничение при составлении расписания исполнения работ проекта. Задать календарь операции можно во всех пакетах, но используются они при составлении расписания по разному. В большинстве пакетов время исполнения работы определяется или календарем операции, или календарем назначенных ресурсов. В Spider Project играет роль и то, и другое. Только в рабочие периоды и операции, и назначенных ресурсов операция может исполняться.

Прямые фиксированные затраты на операцию могут задаваться в любом пакете. Кроме расходов во всех вариантах, в Spider Project можно задавать и доходы на операциях, причем использовать неограниченное количество составляющих стоимости и разные валюты.

Основные типы операций, поддерживаемые всеми пакетами:

- с фиксированной длительностью,

- с фиксированной трудоемкостью (длительность – частное от деления трудоемкости на количество назначенных определяющих (driving) ресурсов),

- гамак (hammock) – такие операции длятся от выполнения связи на старт до выполнения связи на финиш, то есть от события и до события,

- вехи или контрольные события (milestones) – операции нулевой длины, обычно отражающие наступление важных событий проекта, таких как окончание фазы и т.п.

В MS Project операций типа гамак нет, но зато можно использовать в качестве гамаков фазы иерархической структуры работ. В отличие от других пакетов, в которых фазы – это «итого» по операциям, которые в них входят, в MS Project на фазы можно назначать ресурсы, то есть использовать их наподобие гамаков.

Вехи и ограничения на сроки исполнения операции можно задавать в любом пакете.

В Spider Project имеются также операции, у которых задается объем, а длительность вычисляется исходя из производительности назначенных ресурсов (операция типа «производительность»).

Кроме того, в пакетах Spider Project и Open Plan можно задать, допускает ли операция прерывание своего исполнения, если ресурсы, исполняющие операцию, требуются на других, более приоритетных работах.

5.3.6. Ресурсы проекта

Ресурсы проекта можно подразделить на возобновляемые (люди, механизмы) и невозобновляемые (материалы, оборудование). Возобновляемые ресурсы можно использовать повторно после того, как они завершили работу на очередном назначении, невозобновляемые расходуются и повторно использованы быть не могут.

В большинстве пакетов те и другие ресурсы задаются вместе в едином перечне ресурсов, в пакетах Spider Project задание возобновляемых и невозобновляемых ресурсов разнесено в разные таблицы и они представляют собой разные объекты программы. Это вызвано не только тем, что по этим ресурсам задаются разные характеристики, но и тем, что в Spider Project можно задавать потребление материалов возобновляемыми ресурсами в процессе своей работы (расход электроэнергии, горюче-смазочных материалов и т.п.), чего в других пакетах делать нельзя.

К основным характеристикам возобновляемых ресурсов относятся:

- общее количество,

- стоимость часа работы (обычной и сверхурочной),

- календари работы ресурсов,

- принадлежность к подразделению Иерархической Структуры Ресурсов (Resource Breakdown Structure).

В пакете MS Project общее количество ресурсов задается в процентах. Так, один ресурс можно задать как 100%, два – как 200% и т.д. Это сделано для удобства задания неполной загрузки ресурсов на работах, но не позволяет задать оба параметра одновременно – и количество назначенных ресурсов, и их загрузку на операции.

В профессиональных американских пакетах можно задавать разное наличие ресурсов в различные отрезки времени. В Spider Project можно задавать производство, а также расходование ресурсов, причем привязать то и другое не только к моментам времени, но и к операциям проекта.

Иерархическую структуру ресурсов можно задать в P4e, Open Plan и Spider Project. При этом в Spider Project можно наложить на ресурсы неограниченное количество иерархических структур, что позволяет группировать ресурсы произвольным образом и получать отчетность по загрузке ресурсов во всевозможных матричных структурах управления.

Во всех версиях Spider Project стоимость часа работы возобновляемых ресурсов можно задавать по составляющим затрат (например, зарплата, накладные расходы, амортизация и т.п.), однако отсутствует возможность задания уровня оплаты сверхурочных работ – в России спрос на эту функцию отсутствует.

Кроме того, в Spider Project можно также задать потребление материалов за час работы возобновляемого ресурса.

Все большую популярность приобретает skill scheduling (поддерживается Open Plan, Spider Project и MS Project 2002), когда ресурсам присваиваются роли, которые они могут играть, а на исполнение операций проекта назначаются не конкретные ресурсы, а роли. Программа выбирает, какие именно ресурсы выгоднее использовать на тех, или иных работах. В пакете Spider Project роли задаются через создание всевозможных пулов ресурсов и главное отличие в подходах заключается в том, что в американских пакетах ресурсы с одной ролью (skill) полностью взаимозаменяемы, в то время как в Spider Project у этих ресурсов может быть разная производительность, которая учитывается при назначении исполнителей. В этом пакете (во всех версиях) можно назначать на исполнение операции или общее количество ресурсов определенной роли, или общую производительность назначенных ресурсов, чтобы программа сама подобрала нужное количество (два СуперМАЗа или три МАЗа например).

В P4e тоже можно задать роли ресурсов, но выбор исполнителей тем не менее осуществляет человек, а не программа.

В профессиональной и Desktop версиях Spider Project еще можно задать мультиресурсы. Мультиресурсы – это устойчивые группы ресурсов, выполняющие работы только вместе (бригады, водитель и самосвал, и т.п.). Это позволяет назначать на работы не только отдельные ресурсы, но и бригады целиком, что значительно снижает трудоемкость ввода и сокращает число потенциальных ошибок. Однако главная изюминка подхода состоит в том, что можно в любой момент в одном месте изменить состав бригады и пакет пересмотрит состав всех назначений бригады автоматически. Это позволяет легко проводить анализ «что если», подбирая оптимальный состав ресурсов проекта.

По невозобновляемым ресурсам (материалам) задается стоимость за единицу. В Spider Project эта стоимость может относиться к различным компонентам затрат, а кроме того, может быть задано имеющееся начальное количество материалов, которое используется при расчете расписания с учетом ограничений по поставкам.

5.3.7. Взаимосвязи операций

Взаимосвязи операций отражают ограничения на порядок их исполнения. Так, нельзя строить стены, пока не готов фундамент, нельзя укладывать трубы пока не готова траншея хотя бы на ближайшем участке.

В пакетах управления проектами поддерживаются четыре типа взаимосвязей

- Финиш-Старт, когда следующая работа может начинаться после завершения предшествующей,

- Старт-Старт, когда следующая работа может начинаться после начала исполнения предшествующей,

- Финиш-Финиш, когда следующая работа может завершиться только после завершения предшествующей,

- Старт-Финиш, когда следующая работа может завершиться только после начала предшествующей.

Кроме самого типа связи часто задается «задержка» - промежуток времени от выполнения логического условия связи до момента, когда можно начинать исполнение последующей операции. Задержка может быть как положительной, так и отрицательной, а также иметь собственный календарь (в Open Plan и Spider Project).

В пакете Spider Project имеется возможность задания не только временных, но и объемных задержек, когда следующая операция может исполняться после того, как на предшествующей выполнен определенный объем. Основные преимущества объемных задержек сказываются при исполнении проекта. Задавая временную задержку пользователи как правило прикидывают, какое время необходимо для создания достаточного задела на предшествующей операции. Это время зависит от назначенных ресурсов, да и в процессе реализации проекта может оказаться, что за плановое время необходимый задел не создан. Поэтому временные задержки требуется регулярно контролировать и пересматривать, в то время как объемные отражают первичную информацию и в процессе исполнения не изменяются.

Все перечисленные типы взаимосвязей являются связями типа «не раньше». Исполнение последующей операции всегда можно задержать без нарушения условия связи. Однако часто бывает, что следующую операцию необходимо начинать сразу по исполнению условия связи (самолет заправщик не может долго ждать тот самолет, который следует заправить, сложно укладывать трубу в траншею, выкопанную несколько месяцев назад, и т.п.). Поэтому в пакете Spider Project появились так называемые жесткие связи, которые должны исполняться немедленно. Если заправляемый самолет будет позже, то и заправщик вылетит точно ко времени.

5.3.8. Назначение возобновляемых ресурсов

Назначение возобновляемых ресурсов на исполнение операций проекта тесно связано с определением длительности операций. В зависимости от числа и производительности назначенных ресурсов длительность операции может быть разной, хотя бывают и такие операции, у которых именно длительность является исходной информацией (прогрев бетона, время на получение разрешения) и от назначенных ресурсов не зависит.

В пакетах, поддерживающих skill scheduling, на исполнение операций можно назначать не сами ресурсы, а роли и количество необходимых ресурсов, в Spider Project – пулы ресурсов. Кроме того, в Spider Project на исполнение операций можно назначать мультиресурсы, а значит и все ресурсы, которые в них входят.

К основным характеристикам назначений относятся

- количество назначенных ресурсов,

- производительности назначенных ресурсов (только в Spider Project),

- процентная загрузка ресурса на работе (доля рабочего времени в процентах, которая расходуется на этой операции),

- профиль загрузки ресурса на операции.

В американских пакетах задается общая загрузка назначенных ресурсов на исполнении операции. Пример – назначение 100% ресурса на задачу в MS Project. Это можно интерпретировать и как назначение одного ресурса на 100% своего времени, и как назначение двух единиц ресурса с 50% загрузкой. В результате при расчете расписания ограничения на ресурсы могут быть интерпретированы неправильно. В Spider Project количество и процентная загрузка ресурсов задаются раздельно, а при составлении расписания учитывается и то, и другое.

Профиль загрузки ресурсов на операции определяет динамику использования ресурсов на операции. Например, две единицы ресурсов используются первые два дня, четыре – три последующих, одна единица - в последний день. Такое задание загрузки ресурсов позволяет описывать проект укрупненно, избегая детализации, но создает проблемы при анализе проекта и ведении учета. На самом деле изменение загрузки всегда связано с чем-то, что меняет характеристики последующей части работы. В Spider Project предлагается такую ситуацию моделировать через совокупность «жестко» связанных операций, каждая из которых обладает своими характеристиками (в частности, загрузкой ресурсов). Тогда операцию, на которой загрузка ресурсов переменная, может быть представлена в виде фазы, но при этом фазу можно раскрыть и увидеть, из каких операций она состоит, и контролировать их исполнение.

Более сложная функция – задание неизвестной заранее переменной загрузки ресурсов, поддерживаемая Open Plan и Spider Project Desktop и Professional. Профиль загрузки подбирается пакетом исходя из потребности в назначенных ресурсах на других операциях проекта. В Spider Project при этом задается, что и количество, и процентная загрузка ресурсов на назначении может колебаться от заданных минимальных до заданных максимальных значений. В Open Plan задается максимальная длительность операции, загрузка ресурсов подбирается таким образом, чтобы ее не превзойти, иначе операция при расчете расписания откладывается.

Другая продвинутая функция, имеющаяся только в профессиональной и Desktop версиях пакета Spider Project – назначение на исполнение операций независимых команд ресурсов. В одной команде ресурсы могут работать только вместе, а вот разные команды исполняют работу независимо друг от друга. Это позволяет моделировать сменную работу. На исполнение операции назначаются команды, представляющие разные смены, а исполнять будут те, в чью смену попадет операция.

Следует отметить, что в американских пакетах отсутствует понятие стоимости назначения ресурса на исполнение операции. Однако без этой функции трудно управлять оплатой сдельных работ и работ, выполняемых по контрактам. Стоимость работы подрядчика не оценивается на почасовой основе, и без понятия стоимости назначения трудно получить отчетность по стоимости работ различныз подрядчиков. Только в пакетах линейки Spider Project фиксированная стоимость назначения может быть задана по любым компонентам затрат и в любых валютах.

5.3.9. Составляющие стоимости. Поставки и финансирование

Структуризация стоимости проекта позволяет проводить финансовый анализ проекта в необходимых разрезах. В качестве составляющих затрат на выполнение проекта можно использовать зарплату, накладные расходы, стоимость материалов, оборудования, механизмов, непредвиденные расходы и т.д. Обычно в качестве отдельных составляющих стоимости вводятся те, которые относятся к финансированию проекта.

Кроме отдельных составляющих стоимости, в профессиональных версиях Spider Project можно вводить центры стоимостей, объединив в них группы составляющих стоимости. При этом можно учитывать затраты только по выбранной части ресурсов и материалов. Это позволяет вести параллельный подсчет затрат в разных единицах измерения (например, вести планирование и учет затрат параллельно в разных валютах, в текущих ценах и ценах 1984 года и т.п.).

Поставки и финансирование можно моделировать в пакете Spider Project. Моделирование поставок осуществляется заданием отрицательного расхода соответствующих материалов на операциях, отображающих поставки. Для моделирования финансирования следует ввести составляющие стоимости, у которых стоимость единицы отрицательна, и назначить их на операции проекта, соответствующих поступлению финансов в проект.

Задав финансирование, можно будет получать отчеты не только по затратам проекта, но и по cash flow, а также учитывать ограничения по финансированию и поставкам при составлении расписания исполнения работ проекта (только в профессиональной версии Spider Project).

В пакете Open Plan финансирование как таковое не задается, однако можно  рассчитать расписание проекта с учетом заданных ограничений по затратам проекта за определенные промежутки времени.

Литература к теме:

1. Либерзон В. Основные понятия и процессы управления проектами // Директору информационной службы – 2000. - № 3. (раздел 5.2).

2. Либерзон В. Познакомьтесь со Spider Project // Материалы сайта www.spiderproject.ru (раздел 5.3).

3. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2002: Учебный курс – СПб.: Питер – 2003. – 640 с.

ГЛАВА 6. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА

ПРЕДПРИЯТИЯ И ЗНАНИЯ

В главах 1 и 2 показана общая схема обработки информации в рамках информационной системы предприятия. Важное место в этой системе занимают методы работы со знаниями, включая экспертные системы и системы поддержки принятия решений. В данном разделе проводится детальное рассмотрение указанных методов, включенных в общую цепь обработки информации, обеспечивающую принятие эффективных управленческих решений.

6.1. Экспертные системы

6.1.1. Понятие об экспертных системах

В начале 80-х годов в исследованиях по искусственному интеллекту сформировалось самостоятельное направление, получившее название «экспертные системы». По своей сути экспертные системы представляют собой компьютерные программы, предназначенные для решения не полностью алгоритмизированных задач. На первых этапах основная цель, которая ставилась перед экспертными системами – получение решения, которое мог бы получить только высококвалифицированный эксперт менее квалифицированным специалистом. Круг задач, которыми ограничивались экспертные системы на этом этапе их развития, как правило, ограничивался задачами с высоким уровнем определенности внешних условий, но либо большим объемом данных, которые необходимо было учесть при поиске решения, либо необходимостью проведения сложных математических расчетов. Экспертные системы на этом этапе получили распространение у военных, в медицинской диагностике и для управления некоторыми производствами. Однако для решения сложных задач с высоким уровнем неопределенности такие экспертные системы подходили мало, что привело к кризису в их развитии. В середине 90-х годов происходит новый всплеск интереса к экспертным системам. Это связано с тем, что современные экспертные системы в результате использования новейших интеллектуальных разработок, в первую очередь нейросетевых технологий и нечеткой логики (или фаззи-логики) позволяют решать гораздо более широкий круг задач, чем на предыдущем этапе их развития. Теперь они способны с помощью высококвалифицированных специалистов получать решения не только некоторых, хотя и сложных, но типизированных задач, но и таких задач, эффективное решение которых не может быть получено без их использования даже высококвалифицированными специалистами.

Значение экспертных систем определяется следующими обстоятельствами:

- технология экспертных систем существенно расширяет круг практических задач, решаемых с помощью компьютерных технологий;

- технология экспертных систем позволяет значительно повысить эффективность программирования и существенно снизить расходы, связанные с программированием. Этот вопрос является очень актуальным, поскольку уже сейчас стоимость программных продуктов может в несколько раз превышать стоимость компьютерного оборудования и эта тенденция продолжает усиливаться;

- объединение технологии экспертных систем с технологией традиционного программирования добавляет новые качества программным продуктам за счет обеспечения динамичной модификации приложений пользователем, а не программистом, большей «прозрачности» экспертной системы, упрощают обучение и сопровождение и т.д.

Специалисты  предсказывают, что экспертные системы уже в недалеком будущем будут играть важную роль в бизнесе и производстве, в частности, использоваться во всех фазах проектирования, разработки, производства, распределения, продажи и оказания услуг.

Экспертные системы предназначены для решения  частично неформализованных задач, т.е., таких задач, решение которых не может быть полностью представлено в алгоритмическом виде. При этом экспертные системы не заменяют подходов, связанных с использованием формализованных методов, а являются дополнительными к ним.

Известные специалисты в области искусственного интеллекта А.Ньюэлл и М. Саймон считают, что задача является неформализованной, если она обладает хотя бы одной из нижеперечисленных характеристик:

- задача не может быть задана в числовой форме;

- цели не могут быть выражены в терминах точно определенной целевой функции;

- не существует алгоритмического решения задачи;

- алгоритмическое решение в принципе существует, но его нельзя использовать из-за ограниченности ресурсов (время или память);

- исходные данные частично ошибочны, неполны, неоднозначны либо противоречивы;

- знания о проблемной области, к которой относится задача, частично ошибочны, неполны, неоднозначны либо противоречивы;

- пространство решений обладает большой размерностью, т.е., перебор вариантов при получении решения очень велик;

данные и знания динамически изменяются в процессе получения решения.

6.1.2. Состав и организация экспертных систем

Как правило, экспертные системы включают в себя следующие основные компоненты:

- систему вывода решений (интерпретатор);

- область рабочей памяти, называемой также базой данных;

- базы знаний;

- компоненты приобретения знаний;

- подсистема связи с внешним миром;

- подсистема моделирования внешнего окружения;

- объяснительный компонент:

- диалоговый компонент.

База данных (рабочая память) предназначена для хранения исходных и промежуточных данных решаемой в текущий момент задачи.

База знаний в экспертных системах предназначена для хранения долгосрочных данных, описывающих рассматриваемую область (в отличие от текущих данных), и правил, описывающих правила преобразования данных в этой области.

Система вывода решений (решатель), используя исходные данные из рабочей памяти и знания из базы данных, формирует такую последовательность правил, которые, будучи применены к исходным данным, приводят к решению задачи.

Компоненты приобретения знаний автоматизируют процесс наполнения экспертной системы знаниями в процессе диалога экспертной системы с экспертом-пользователем.

Подсистема связи с внешним миром необходима в так называемых динамических экспертных системах, осуществляющих, например, управление технологическими процессами через систему показаний датчиков. В этом случае необходима очень быстрая реакция на происходящие события (время реакции много меньше одной секунды). Естественно, что за такие короткие промежутки времени система не может осуществить диалог с экспертом-человеком и ее выводы опираются на показания датчиков.

Для динамических экспертных систем также характерна подсистема моделирования внешнего окружения. Она необходима в тех случаях, когда внешняя обстановка существенно (критерий существенности определяется необходимой точностью решения) меняется за период, на который получается решение экспертной системой. В этом случае в систему получения решения подставляются уточненные на различные периоды времени данные из подсистемы моделирования внешнего окружения.

Диалоговый компонент ориентирован на организацию интерфейса с пользователем как в ходе решения задачи, так и в процессе приобретения знаний и объяснения результатов работы.

6.1.3. Принципы разработки экспертных систем

В разработке экспертных систем должны участвовать представители следующих специальностей:

- эксперт в проблемной области, задачи которой будет решать экспертная система;

- инженер по знаниям – специалист по разработке экспертных систем;

- программист по разработке инструментальных (программных) средств, предназначенных для ускорения разработки экспертных систем.

При этом задача эксперта определить знания (данные и правила), характеризующие проблемную область и обеспечить полноту и правильность введенных в экспертную систему знаний.

Инженер по знаниям помогает эксперту выявить и структурировать знания, необходимые для работы экспертной системы; осуществляет выбор того программного продукта, который наиболее подходит для данной проблемной области, и определяет способ представления знаний в этом программном продукте; выделяет и программирует стандартные функции (типичные для данной проблемной области), которые будут использоваться в правилах, вводимых экспертом.

Программист при необходимости разрабатывает программный продукт, содержащий основные компоненты экспертной системы, либо используя готовый программный продукт осуществляет его сопряжение с той средой, в которой будет использоваться экспертная система.

6.1.4. Классификация экспертных систем

По назначению различают специализированные экспертные системы и экспертные системы, разрабатываемые на базе программных оболочек (shells).

Специализированные экспертные системы характерны для первоначальных этапов развития экспертных систем, когда отсутствовала стандартизация программного обеспечения в целом. В настоящее время их разработка целесообразна либо в случае уникальности, когда невозможно использовать стандартные средства, либо, наоборот, достаточной простоты предметной области и вследствие высокой стоимости программных оболочек.

В настоящее время разработка экспертных систем в основном осуществляется путем разработки программных комплексов, называемых оболочками, способными реализовать широкий круг задач, и последующей разработки приложений к данному программному комплексу для решения узкоспециализированных задач. Реально количество приложений к одной программной оболочке, может составлять сотни и тысячи специализированных экспертных систем из самых различных областей знания.

Рассмотрим примеры специализированных экспертных систем.

В Уральском  государственном техническом университете разработана экспертная система управления производством металлизованных окатышей в шахтной печи. При ее создании исходили из того, что отрасли промышленности и народного хозяйства находятся в условиях нестабильности. Нестабильность характеризуется существенными нереализуемыми резервами в экономии затрат, связанными с издержками производства. Наиболее сильно это проявляется в энергонасыщенном производстве, когда малейшее отклонение от оптимального режима сопровождается огромными экономическими издержками. В процессе производства металлизованных окатышей имеются технологические ситуации, характеризующиеся частыми перестройками и переналадками, пусками и остановами шахтных печей, хаотичным изменением производительности, характеристик сырья, ограниченностью ресурсов во времени и энергоресурсов, непредсказуемостью целевых установок управления и т.д. Применили экспертную систему, учитывающую факторы нестабильности и содержащую два основных уровня обработки информации: информационный уровень и уровень идентификации. Учет влияния повышенных в условиях нестабильности возмущений осуществляется с помощью метода экспертной статистики, специально разработанного для этой цели и содержащего в своей базе знаний искусственный интеллект в виде систематизированных логических правил обработки информации, оформленных как специализированное программное обеспечение для IBM PC.

Экспертная система включает анализ исходной информации, который состоит в оценке ее качества. Эта оценка проводится на основе объективного и субъективного контроля. Объективный контроль основан на информации с приборов, а субъективный оперативный контроль включает:

- учет влияния неконтролируемых факторов;

- экспертную оценку состояния печи;

- экспертную оценку текущей технологической ситуации.

Назначение границ изменения технологических параметров с целью дальнейшего удаления "ненадежных" данных на основе дисперсионного анализа.

Отсев граничных точек и точек, дающих неустойчивое решение, когда коэффициент корреляции меняет знак.

Выбор целевой функции и базового варианта технологической ситуации на основе: а) выбора детерминированно - статистической математической модели из базы знаний; б) оценки степени физичности получаемого результата с помощью beta-коэффициентов уравнения регрессии. в) функции компетентности эксперта, т.е. его способности оценивать достаточно надежно технологическую ситуацию.

Определение оптимального решения. На этом этапе эксперт на основе результатов многофакторного анализа исходной информации и приемов экспертной статистики формирует банк вариантов целевой функции. Процедура выбора оптимального варианта в режиме визуализации состоит в оценке степени приближения вида целевой функции, изображенной на экране монитора, к мысленному образу эксперта. Процедура использует известные методы распознавания образов на основе искусственного интеллекта.

Применение экспертной статистики существенно повысило надежность обработки текущей информации с шахтных печей. Это выразилось в увеличении коэффициента корреляции в несколько раз по сравнению с исходным значением.

Расчеты фактических и рекомендуемых параметров процесса металлизации оформляются после экспертного анализа и содержат экспертные оценки:

- составов, расходов и комплексных характеристик газообразных и твердых материалов;

- основных показателей процесса - удельных расходов, характеристик использования газов и их компонентов при металлизации, инертного газа, энергетических характеристик процесса;

- рекомендуемых значений задаваемых параметров нового (измененного) технологического режима;

- текущих рекомендуемых значений устанавливаемых параметров;

- выполнения персоналом технологической инструкции.

Рассмотренная система относится к числу специализированных сравнительно простых экспертных систем.

В качестве примера сложной специализированной экспертной системы можно рассматривать разработку института программных средств Российской академии наук  (демо-версия этой экспертной системы доступна в Интернет по адресу www.botik.ru/PCI/AIReC). Эта экспертная система имеет хорошо разработанный, типизированный под Windows интерфейс для общения с пользователем, который позволяет вводить и оценивать множество параметров. В частности, население региона разделено на категории (примерно 20) и задача эксперта или пользователя оценить возможную реакцию каждой категории населения на то или иное событие, включая и решения руководства. Далее система вывода дает интегрированную оценку ситуации. При этом система вывода оценки является «ноу-хау» разработчиков и в описании не рассматривается.

6.1.5. Программная оболочка G2

Типичной и наиболее известной программной оболочкой (свыше 50 % мирового рынка в 90-х годах) для создания экспертных систем является программный продукт под названием G2 фирмы Gensym. Этот продукт и другие продукты такого класса предназначены для решения следующих задач:

- мониторинг в реальном масштабе времени;

- системы управления верхнего уровня;

- системы обнаружения неисправностей;

- диагностика; составление расписаний;

- планирование;

- оптимизация;

- системы – советчики оператора;

- системы проектирования.

Основными компонентами экспертной оболочки G2 являются база знаний, машина вывода, подсистема моделирования и планировщик. Дадим краткую характеристику каждой из этих подсистем.

Все знания в G2 хранятся в двух типах файлов: базы знаний и библиотеки знаний. В файлах базы знаний хранятся знания о приложениях: определения всех объектов, объекты, правила, процедуры и т.д. В  файлах библиотеки знаний хранятся общие знания, которые могут быть использованы более чем в одном приложении, например, определения стандартных объектов. Знания в G2 структурируются следующими способами: иерархия классов, иерархия модулей, иерархия рабочих пространств.

Машина вывода в G2 выполняет рассуждения на основании:

- данных, содержащихся в базе знаний;

- данных, поступающих от подсистемы имитационного моделирования;

- данных, поступающих от внешних источников (контрольно-измерительной аппаратуры, СУБД и т.д.).

Процесс вывода происходит следующим образом: после обнаружения какой-либо проблемы машина вывода возбуждает (вводит в оперативную память) правила вывода. Далее определяются условия работы правил вывода с введенными данными, отбираются необходимые правила вывода (причем этот процесс может быть итеративным) и далее производится собственно сам вывод. Особенностью машины вывода G2 в отличие от программных продуктов аналогичного класса является богатый набор способов возбуждения правил.

В связи с тем, что G2-приложение может управлять множеством одновременно возникающих задач, необходим планировщик работы этих задач, управляющий доступом к ресурсам системы. В обычном режиме планировщик пользователю не виден, тем не менее он определяет порядок обработки задач, взаимодействует с источниками данных и пользователями, запускает различные процессы и осуществляет коммуникацию с другими процессами в сети.

Одним из возможных источников данных для G2 является подсистема моделирования внешнего окружения. В подсистеме моделирования предусмотрены следующие основные особенности:

- средства для вычисления алгебраических и разностных уравнений и дифференциальных уравнений первого порядка;

- возможность задания формул как для отдельных переменных, так и для классов переменных или параметров;

- возможность режима разделения времени, в результате чего подсистема моделирования может работать параллельно с остальными подсистемами G2, за счет чего осуществляется вычисление моделируемых значений для тех моментов времени, которые рассматриваются в машине вывода.

Подсистема моделирования G2 является достаточно автономной, но важной частью системы в целом. На различных этапах жизненного цикла приложений, создаваемых под оболочкой G2, она служит достижению различных целей. Во время разработки приложения подсистема моделирования используется вместо объектов реального мира для имитации показаний датчиков (поскольку использование показаний самих датчиков может быть дорого или вообще невозможно на этапе разработки).

На этапе эксплуатации приложения процедуры моделирования могут выполняться  параллельно функциям мониторинга и управления процессом, что обеспечивает возможность верификации показаний датчиков во время работы приложения, а также подстановку модельных значений переменных при невозможности получения реальных данных (выход из строя датчика или длительное время между запросами). Эти возможности повышают в целом жизнеспособность приложения G2 и управляемого этим приложением объекта.

Немаловажным достоинством оболочки экспертных систем  G2 является поддержка широкого спектра вычислительных платформ, что позволяет легко объединить уже существующие разрозненные средства автоматизации в единую комплексную систему управления, охватывающую как аспекты производственной деятельности – от формирования портфеля заказов до управления технологическим процессом  и отгрузки готовой продукции.

Стоимость этого программного продукта составляет десятки тысяч долларов, тем не менее, многие крупные компании считают выгодным его использование. В частности, в рекламных материалах фирмы (сервер www.gensym.com) указывается, что этот продукт в той или иной мере используют практически все компании, входящие в список 500 наиболее богатых компаний в мире.

Заметим, что G2 является оболочкой экспертной системы, т.е., набором программных продуктов, которые позволяют создавать конкретную экспертную систему. Для G2 созданы тысячи специализированных приложений, которые являются самостоятельными экспертными системами. Объединяет их единство идеологии и легкая переносимость идей и данных из одного приложения в другое.

6.2. Системы поддержки принятия решений

6.2.1. Понятие о поддержке принятия решений

Проблемы принятия решений пронизывают всю человеческую практику (и общественную, и личную), и поэтому отличаются большим разнообразием. В зависимости от выбираемого основания классификации выделяют следующие типы задач принятия решений:  

а) хорошо структурированные, плохо структурированные и неструктурированные;  

б) уникальные и повторяющиеся;  

в) статические и динамические;

г) в условиях определенности и в условиях неопределенности ( в частности, при риске, при противодействии);  

д) с фиксированным (заданным) набором (множеством) вариантов решений (стратегий, альтернатив) и с формируемым в процессе принятия решений;  

е) с одним критерием (показателем качества или эффективности, целевой функцией) и с многими (несколькими) критериями,

Поддержка принятия решений заключается в помощи лицу, принимающему решение (ЛПР) в процессе принятия решений. Она включает:

- первичную переработку и анализ исходной ситуации;

- помощь ЛПР при анализе объективной составляющей, т.е. в понимании и оценке сложившейся ситуации и ограничений, накладываемых внешней средой;

- выявлении предпочтений ЛПР, т.е. в выявлении и ранжировании приоритетов, учёте неопределённости в оценках ЛПР и формировании его предпочтений;

- генерации возможных решений, т.е. формирование списка альтернатив,

оценке возможных альтернатив, исходя из предпочтений ЛТР и ограничений, накладываемых внешней средой,

- анализе последствий принимаемых решений, - выборе лучшего, с точки зрения ЛПР варианта.

По сути, системы поддержки принятия решений (СППР) существуют очень давно (хотя они так не назывались): это военные советы, коллегии министерств, всевозможные совещания и т.п. Первой реализованной на компьютерах СППР является ситуационная комната, предложенная и реализованная С. Биром в Чили для управления в масштабах национальной экономики. Сейчас ситуационная комната – обычное явление в военных кругах и в крупных компаниях.

Существуют различные определения СППР. Одним из наиболее общих определений является следующее: "Системы поддержки принятия решений являются человеко-машинными объектами, которые позволяют лицам, принимающим решения, использовать данные, знания, объективные и субъективные модели для анализа и решения слабоструктурированных и неструктурированных проблем". В этом определении подчеркивается предназначение СППР для решения слабоструктурированных и неструктурированных задач. Согласно классификации Г. Саймона к слабоструктурированным относятся задачи, которые содержат как количественные так и качественные оценки проблемы, причем качественные имеют тенденцию доминировать. Неструктурированные проблемы имеют лишь качественное описание.

Другие авторы включают в сферу действия СППР и решение хорошо структурированных задач, т.е., сферу действия экспертных систем. Разработчики программных продуктов склонны считать средства OLAP – (Online Analysis Processing) - оперативного анализа полноценными СППР, хотя теоретики и пользователи в настоящее время считают средства OLAP только частью СППР.

При дальнейшем рассмотрении мы будем придерживаться наиболее широкого понимания СППР как инструмента для решения любых классов задач, возникающих в производственно-экономических системах.

6.2.2. Соотношение между экспертными системами и СППР

Есть значительное сходство между экспертными системами и системами поддержки принятия решений. Наиболее общее, что их объединяет, это то, что оба этих подхода призваны находить решение в проблемных ситуациях. Вторым объединяющим моментом является то, что в современных системах управления при обоих подходах стараются интегрировать и использовать все имеющиеся в производственно-экономических системах данные (с помощью интеллектуального извлечения данных и т.п. технологий).

Но между СППР и экспертными системами существуют и не менее важные различия. Первое принципиальное различие между ними в том, что в экспертных системах основной упор делается на оценке состояния управляемой системы и на выводе некоторого решения исходя из полученной оценки. В СППР основной упор делается на моделировании самих процессов получения решения. В некотором зачаточном состоянии эти элементы присутствуют и в экспертных системах, но в СППР они занимают гораздо более важное место. К тому же использование новейших интеллектуальных достижений, таких как нечеткая логика, нейросетевые технологии и методы ранжирования нечисловых данных привели к качественному скачку в уровне СППР и значительному расширению круга задач, которые они способны решать.

Второе важное различие заключается в том, что экспертные системы хотя и призваны решать проблемы с высоким уровнем неопределенности, но все же решаемые задачи являются в значительной мере типизированными. СППР же направлены на решение задач любой сложности, в том числе и таких, которые являются новыми и обладают высокой степенью неопределенности как в постановке самой задачи, так и в ее решении. Закономерно, что при решении такого класса задач во главу угла ставится уже сам человеческий интеллект, а не задача, поскольку такой подход является значительно более гибким и позволяет решать более качественно и более широкий круг задач.

Но СППР не заменяют экспертных систем, они, если можно так выразиться, продолжают линию на интеллектуализацию процессов управления, но на качественно ином уровне. На практике экспертные системы являются важной составной частью СППР, причем в случае анализа типизированных ситуаций экспертная система может рассматриваться как СППР.

 

6.2.3. Принципы организации СППР

Заметим, что компьютер сам по себе не является разумным. Видимость интеллектуальности ему придают программы, разработанные человеком. Компьютер настолько умен, насколько интеллектуальна вложенная в него программа. Вначале компьютеризации, когда мощность компьютеров была на порядки ниже, чем сейчас, ограничивающим фактором при взаимодействии человек-компьютер была мощность компьютера. В это время требовалось проведение большого числа однотипных операций, программы были сравнительно несложными и понятными с точки зрения идеологии, и не требовали высокой квалификации программистов и пользователей. Побеждал более быстрый компьютер.

В настоящее время ситуация изменилась коренным образом. Как правило, скорости компьютера хватает для проведения любых разумно организованных расчетов. В этом случае резко повышаются требования к самой программе, к принципам ее организации. Если в программу не вложены эффективные алгоритмы переработки информации, то, какова бы ни была  скорость работы компьютера, ничего стоящего на выходе он не выдаст (шум на входе – шум на выходе). Поэтому развитие компьютерных СППР определяется  прежде всего теми интеллектуальными методами, которые развивает человек. (Примечательно, что  на Западе эти интеллектуальные методы сразу же воплощаются в программные продукты, тогда как у нас между интеллектуальными разработками и программными продуктами непроходимая стена).

Можно выделить следующие интеллектуальные направления, определяющие уровень СППР:

- математические методы оптимизации;

- основанные на экспертных оценках методы ранжирования приоритетов;

- методы имитационного моделирования;

- принципиально новые с точки зрения традиционной идеологии методы нечеткой логики и нейросетевые технологии.

6.4.4. Классификация СППР

Создание СППР на все случаи жизни, по-видимому, невозможно, во всяком случае, на современном этапе развития компьютерных и информационных технологий. По характеру решаемых проблем все СППР можно разбить как минимум на три группы:

- универсальные;

- специализированные для решения проблем с ясно выраженными целями и результатами;

- специализированные для решения проблем с высоким уровнем неопределенности.

Универсальные СППР в настоящее время широко используются в мире бизнеса. Как правило, они имеют стандартный интерфейс для общения с пользователем, разработанный в рамках какой-либо идеологии (основные идеологии рассмотрены нами выше). Задача пользователя таких систем заключается в настройке универсальной программной оболочки на нужную предметную область путем ввода информации  об анализируемых объектах, иерархии правил и предпочтений, а также основных правилах игры (в рамках идеологии данного программного продукта) в рассматриваемой предметной области. Если быть последовательным, то универсальные СППР необходимо разбить еще на три класса:

- универсальные, для решения широкого круга задач, возникающих в обществе и  организациях различного типа;

- универсальные, для решения широкого круга проблем, возникающих в производственно-экономических системах;

- универсальные для решения проблем в одной или ряде близко связанных экономических областей. Эти СППР можно рассматривать и как специализированные, но используемые большим числом субъектов.

Как уже выше было сказано, абсолютно универсальных СППР не существует;

Универсальные СППР второго класса широко используются в развитых странах. Это и уже рассмотренные выше разработки фирмы Gensym, комплекс программ фирм KBSI и Metasoftware, программный продукт Metacube фирмы Informix и ряд других. Эти СППР не предназначены для решения задач с высоким уровнем неопределенности, помимо этого, требуется длительная и дорогостоящая адаптация этих программных продуктов для использования в наших экономических условиях. Немаловажным является и то обстоятельство, что большинство этих программных пакетов не поддерживает работу на русском языке, вследствие чего осложняется их работа с русскоязычными документами.

Универсальные СППР третьего класса наиболее широко распространены, в том числе и на постсоветском пространстве. Это прежде всего пакеты для финансового анализа и анализа тенденций на финансовых рынках ряда западных и российских фирм, бухгалтерские аналитические программы и т.д.

6.2.5.  СППР для решения задач с высоким уровнем определенности

Рассмотрим принципы создания СППР для систем  с относительно высоким уровнем определенности относительно целей, результатов и методов их достижения. К ним в первую очередь относятся различные технические системы и технологические процессы.

При создании  СППР такого типа необходимо интегрировать в единое целое традиционные алгоритмические методы управления сложными объектами и методы интеллектуальных технологий. При этом алгоритмические методы используются для анализа тех ситуаций или элементов ситуаций, которые могут быть представлены в четкой формализованной форме. Методы искусственного интеллекта используются для решения тех задач или элементов задач, когда достаточно высокий уровень формализации (определяется практическими требованиями к системе) невозможен.

Возникающие в процессе управления сложными техническими и технологическими системами задачи можно разбить на следующие классы:

- мониторинг или оценка обстановки;

- прогноз поведения системы в обычном (штатном) режиме;

- прогноз развития аварийных ситуаций;

- выработка возможных решений;

- выбор наиболее удовлетворительного решения.

Как правило, интеллектуальные составляющие СППР наделяются развитой иерархической структурой, что позволяет реализовать планирование поведения в сложных ситуациях, а также адаптацию и обучение СППР в целом. Создается как минимум три уровня иерархии: уровень стратегий, уровень задач и уровень отдельных компонент или модулей системы.

На уровне стратегий определяется очередность выполнения различных задач, а также вырабатываются решения в случае возникновения непредвиденных ситуаций, которые невозможно решить на нижних уровнях управления (иерархия уровней управления, предложенная С. Биром). На уровне задач определяется, какие компоненты должны решить ту или иную задачу. На самом нижнем уровне происходит управление работами модулей, которые решают ту или иную подзадачу. Число уровней управления может быть и больше, а связи между ними носить более сложный характер.

Роль механизма управления иерархической системой задач в СППР этого класса выполняет так называемый интеллектуальный монитор, который является средством интеграции различных элементов управления.

Важной частью интеллектуального монитора является ядро, которое выполняет низкоуровневое управление работой системы в целом. При создании ядра необходимо обеспечить его эффективное и предсказуемое функционирование. Основными функциями ядра являются реализация взаимодействия между компонентами системы при помощи механизма передачи сообщений и диспетчеризация работ в системе с целью обеспечения режима реального времени.

Литература к теме:

1. Попов Э.В., Фоминых И.Б., Кисель Е.Б., Шапот М. Д. Статические и динамические экспертные системы – М.: Финансы и статистика – 1996. – 320 с.

2. Тельнов Ю.Ф. Интеллектуальные информационные системы в экономике – М.: СИНТЕГ – 1999. – 216 с.

ГЛАВА 7. КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ

СИСТЕМЫ

 

Существует большой разнобой в названиях информационных систем масштаба предприятия. Вот только наиболее распространенные названия: информационная система предприятия, интегрированная система управления, информационно-управляющая система, корпоративная информационная система. Вместе с названиями несколько меняется и содержание самого объекта представления, т.е., тех аспектов, которые рассматриваются в информационной системе.

При использовании термина «корпоративные информационные системы» (КИС) понимаются не общие принципы работы информационной системы, а конкретные принципы реализации информационных систем, вместе с используемыми ими стандартами и принципами управления, компьютерной реализации, и, собственно, конкретными информационными системами. Описанию этих тем и посвящен данный раздел.

7.1. Информационные системы и управление

7.1.1. Принципы управления бизнес-системами

В процессе развития кибернетического подхода к управлению были сформулированы основные принципы эффективного управления. Они заключаются в следующем:

- управляющая подсистема должна иметь обратные связи, показывающие реакцию управляемой подсистемы на те или иные воздействия. При этом искажения информации в каналах обратных связей должны быть минимальными, а скорость передачи информации максимальна;

- чем быстрее изменения внешней среды и внутренней среды системы, тем выше должна быть скорость передачи информации и скорость принятия решений;

- в процессе управления должно происходить согласование целей и ресурсов отдельных подсистем, т.е., управление должно носить системный характер.

В практике управления современными социальными и производственно-экономическими системами используются еще несколько принципов, которые хотя и формулируются обычно не в рамках кибернетического подхода, но, по сути, являются развитием вышеизложенных положений. Эти принципы хорошо известны и заключаются в следующем:

- управляющая подсистема должна не просто отреагировать, она должна выдать качественное решение. В общем случае, чем больше сложность обстановки, выше скорость изменений и неопределенность ситуации, тем выше требования к подсистеме принятия решений;

- характерными качествами организованных людьми систем является невозможность полной формализации, неопределенность, неполнота, неточность и противоречивость информации;

- управляющая система не просто ждет информацию о процессах, а активно организовывает сбор информации в том виде и с такой скоростью, с какой это необходимо для принятия эффективных управленческих решений.

7.1.2. Корпоративная информационная система и СППР

Все эти концепции в той или иной мере реализованы в современных КИС на уровне организаций и предприятий. Поскольку решения принимаются людьми, то сущность КИС в том, чтобы обеспечить лиц, принимающих решения, необходимой информацией, помочь им переработать эту информацию и далее принять качественное управленческое решение. С этой точки зрения КИС могут рассматриваться как СППР. От СППР в классическом понимании, предназначенных для помощи в принятии решения одному ЛПР или узкому кругу лиц их отличает следующее:

- задача КИС помочь в принятии множества решений, касающихся всех сторон деятельности предприятия, в то время как классические СППР ограничиваются какой-либо одной областью;

- КИС призвана оказывать помощь в принятии решения не только верхнему уровню управления, но практически всем сотрудникам на всех уровнях управления. По аналогии с базами данных можно сказать, что КИС являются распределенными СППР;

- как правило, в классических СППР процессы управления, сбора и переработки информации отделены от собственно процесса выработки решения. КИС обеспечивает гораздо большую степень интеграции. По сути, процесс принятия решения является непрерывным и на нижних уровнях управления в значительной мере совпадает с процессом реализации решений;

- в КИС входит не только блок СППР, но и блок управления производством и финансово-бухгалтерский блоки.

7.1.3. Основные функции управленческой деятельности и состав

корпоративных информационных систем

С  точки зрения практических различий принято выделять следующие виды управленческой деятельности:

- эвристическая, в большей степени характерна для высших уровней управления. Заключается в анализе ситуации и принятии управленческих решений. Воплощается  в новых планах, технологиях, формах организации труда. Наиболее трудно формализуется, хотя в настоящее время идет интенсивное освоение средств и методов искусственного интеллекта с целью обеспечения более качественных управленческих решений на этом уровне;

- административная деятельность заключается в организации коммуникации между разными участниками процесса управления и в общем случае предполагает выдачу распоряжений и контроль их исполнения. Такая деятельность в значительной мере может быть формализована;

- операторная деятельность – это в основном операции, связанные с документированием управленческой деятельности. Документы создаются на административные, финансовые, коммерческие и производственные операции. Обработка этих документов, включая оформление, регистрацию и первичную обработку информации составляет основное содержание операторного труда. Эта деятельность легко формализуется и поддается автоматизации.

Таким образом, в идеале современная КИС должна содержать как минимум пять полноценных блоков:

- средства автоматизации операторного труда;

- средства администрирования;

- блоки экспертных систем и СППР, созданные с использованием методов искусственного интеллекта;

- блок управления производством;

- финансово-бухгалтерский блок.

(В общем-то похожие выводы были получены в главах 1 и 2).

Естественно, что на первых этапах развития систем управления предприятием (фирмой, организацией) невозможно было создать полностью интегрированные системы управления –  это не позволяли сделать ни компьютерная техника того времени, ни уровень идеологии, ни  уровень управленческих наук. Реально становление КИС шло вначале по пути создания отдельных блоков управления: финансово-бухгалтерского, производственного, СППР для высшего уровня управления и т.д. На настоящем этапе развития существуют КИС, в которых вышеназванные блоки в значительной мере интегрированы, но полностью интегрированных систем управления, включающих в себя все пять полноценных выше перечисленных блоков, в настоящее время не существует. Отдельные блоки существуют относительно независимо и качество программных продуктов определяется скорее качеством и особенностями отдельных блоков, чем степенью и качеством интеграции системы в целом. В связи с относительной независимостью отдельных блоков КИС рассмотрим наиболее характерные их особенности, в первую очередь с позиций эффективного управления.

Направление, связанное с автоматизацией операторного труда было автоматизировано в первую очередь. Сегодня существует богатый набор методов и программ для автоматизации операторного труда:

- так называемые офисные программы, включающие в себя разнообразные средства подготовки документов (текстовые и табличные редакторы, средства подготовки презентаций, графические редакторы);

- системы обработки транзакций (OLTP - On-line Transaction Processing);

- системы управления документами (EDMS - Electronic Document Management System).

Для автоматизации административной деятельности используются системные комплексы, относящиеся к классу groupware и workflow. Основная концепция использования систем такого типа заключается в формировании единого информационного пространства предприятия, упрощении процесса обмена информацией, оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

Workflow на русский язык переводится как технология автоматизации деловых процессов. Она объединяет несколько сформировавшихся информационных технологий, таких как электронная почта, управление проектами, работа с базами данных, объектно-ориентированное программирование и CASE-технологии. Конкретные реализации технологии представляют собой программные системы автоматизации деловых процессов (системы workflow), каждая из которых основывается на некоторой комбинации перечисленных технологий.

Из компьютерных систем класса workflow наиболее известны системы системы зарубежных производителей: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.). Наиболее известной русскоязычной системой класса workflow является программный комплекс WorkRoute фирмы АО Весть.

Финансово-управленческие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям – бухгалтерия, банк, сбыт, складской учет, кадры и т.д. Как правило, они универсальны и могут после предварительной настройки использоваться предприятиями различных отраслей.

7.2. Стандарты управления и информационные системы

7.2.1. Информационные системы предприятий и их эволюция

Началом современного этапа развития технологий управления предприятием можно считать методологический прорыв кибернетики и появление электронных вычислительных машин. Уже тогда в значительной степени благодаря работам Ст. Бира сформировалось представление о "кибернетическом предприятии" будущего, основанном на аналогии с живым организмом. В настоящее время этот подход преобразовался в концепцию интегрированной системы управления предприятием, или, по западной терминологии, MRP-ERP-системы.

Первоначально КИС включали в себя следующие принципы:

- фундаментом  была полная инвентаризация всех видов ресурсов предприятия в "едином информационном пространстве" с обеспечением автоматической поддержки "уникальных идентификаторов" для всех элементов и их использованием во всех подсистемах КИС;

- все виды регистрации хозяйственных операций максимально приближались к местам их возникновения и обязательно использовали общую базу данных инвентаризации c уникальными идентификаторами, которые обеспечивали организацию единого информационного пространства; базовые понятия в MRP системах были обобщены и типизированы для любого предприятия (рабочие центры, запасы, центры затрат, маршруты, операции, планирование мощностей и т.п.);

- была разработана типовая методология согласования планов и отчетов разных уровней от предприятия и до участков производства/агрегатов;

- вполне естественно, что MRP системы унаследовали функциональные возможности КИС первого поколения, например автоматическое формирование бухгалтерских проводок.

Все это появилось в конце 60-х - начале 70-х гг., и связано было прежде всего с выходом на рынок системы IBM/360. Поскольку эти средства стоили дорого, реализацию КИС могли позволить себе только крупные предприятия.

Дальнейшая эволюция КИС была связана прежде всего с совершенствованием инструмента, обеспечивающего уменьшение трудозатрат на создание и сопровождение КИС путем углубления специализации, стандартизации и кооперации, а также c появлением новых средств хранения, переработки и передачи информации

В конце 70-х/начале 80-х гг. период "натурального хозяйства" завершился - появились фирмы, специализирующиеся на разработке и внедрении КИС. Вперед вырвались те, которые использовали типовые бизнес-модели, пригодные для широкого круга предприятий. К этому времени уже существовали методологические проработки таких моделей, а базовой моделью для КИС второго, третьего и четвертого поколений стало направление MRP (Material Resource Planning) - MRP-II - ERP (Enterprise Resource Planning). В итоге сегодня сочетание "ERP/MRP системы " стало уже почти нарицательным для обозначения КИС.

Каждый производитель систем класса MRP использовал в основном собственные средства поддержки базы данных (back-end) и собственные средства разработки приложений (front-end). Впоследствии некоторые начали использовать и появившиеся коммерческие иерархические и сетевые СУБД.

Лидерами по разработке КИС на основе мэйнфреймов IBM и методологии MRP стали Computer Associates (CA) и SAP. В СССР в середине 70-х гг. также активно велись методологические работы по типизации и стандартизации структуры и методов разработки АСУ (автоматизированных систем управления). Был выпущен ряд стандартов и так называемых "Типовых Проектных Решений", однако в тех условиях "планового" хозяйства мы очень быстро отстали от стран с рыночной экономикой.

В конце 80-х гг. начали появляться производители нового поколения MRP-систем, чему способствовали следующие основные "инструментальные" предпосылки:

- появились типовые реляционные СУБД, основанные на стандартах SQL - началось бурное развитие соответствующих средств разработки. При этом появилось некоторое количество коммерческих продуктов ведущих компаний, что позволяло не "изобретать" свои средства;

- наметился спад интереса к мэйнфреймам при одновременном расцвете открытых систем на основе UNIX, TCP/IP и технологии клиент/сервер.

7.2.2. Общая характеристика современных систем управления

Современные КИС (четвертое поколение): имеют следующие особенности:

- активное использование типовых процедур и функций, выполняемых на уровне СУБД;

- использование средств CASE для поддержки "электронного проекта" на всех этапах жизненного цикла ERP системы;

- применение стандартных средств графического пользовательского интерфейса (в том числе и Web);

- выделение в подсистемы и типизация аналитических средств поддержки принятия решений по технологии DataWarehouse, OLAP поддержка библиотек типовых бизнес-функций для удобства их реорганизации (BPR) в процессе эксплуатации.

Одним из новых уровней специализации в КИС четвертого поколения стало выделение автономных типовых средств типа OLAP. Ранее аналитические функции типа поддержки принятия решений (DSS) включались в MRP/ERP приложения на уровне прикладных модулей. Новые OLAP продукты реализовывались уже на уровне инструментальных средств.

Характерной особенностью новых OLAP-средств является возможность использовать "на входе" данные из разных систем (разного типа MRP/ERP модулей или из собственных систем предприятий), которые могут быть реализованы в различных СУБД. Наряду с появлением новых фирм-поставщиков, сразу ориентированных на новые средства, важную роль на рынке ERP систем четвертого поколения начали играть производители систем третьего поколения, которые естественно следовали за эволюцией инструментальных средств ведущих поставщиков. Так, ESI/Technology перешла на Oracle Designer/2000 и средства разработки (в GUI) Developer/2000, а фирма IFS наряду с новыми возможностями переноса типовых программ на уровень СУБД начала использовать объектно-ориентированные средства CASE фирмы Rational.

Из перечисленных основных типовых решений КИС четвертого поколения поставщики MRP/ERP систем, ориентированные на собственные нестандартные средства, использовали в основном средства GUI и OLAP, которые могли быть взяты от других фирм. Что касается таких новых возможностей, как улучшение логической структуры системы за счет переноса поддержки ограничений целостности базы данных (integrity constraints) и типовых программ на уровень СУБД, а также поддержки электронного проекта системы средствами CASE, то их использование было принципиально ограничено - требовалась значительная переделка собственных средств. Кроме того, над поставщиками довлела необходимость поддержки уже внедренных MRP/ERP систем старого образца, количество которых значительно превышало долю систем нового поколения.

Заканчивая этот краткий экскурс, следует сказать несколько слов о последнем поколении КИС, которое еще больше связано со "специализацией и кооперацией" и основано на использовании объектно-ориентированного подхода для описания "реальной действительности". Прежде всего это относится к выделению из MRP/ERP автономной подсистемы "Управления Данными о Продукции" (PDM система), которая, на основе единого электронного описания продукции, независимого от MRP/ERP системы, обеспечивает поддержку всего жизненного цикла продукции от разработки (CAE/CAD) до маркетинга.

Все крупные поставщики систем MRP/ERP ведут сегодня работы по интеграции c PDM системами лучших производителей (Computervision, Metaphase/SDRC, Sherpa), а фирма IFS уже выделила из своей ERP системы отдельный PDM модуль. В свою очередь, третьи фирмы разрабатывают интерфейсы между ERP и PDM системами.

Что касается самих поставщиков PDM систем, то они придерживаются новых международных стандартов объектно-ориентированного описания продукции, производства и управления. Разработка этих стандартов тесно связана с деятельностью Object Management Group (OMG) по использованию своей идеологии и языковых средств CORBA для описания данных о деятельности Business Objects.

7.2.3. MRP-ERP-стандарты

В процессе развития программных средств для управления производством сменилось несколько парадигм управления. Эти парадигмы были зафиксированы в международных стандартах на разработку таких систем. Перечислим эти стандарты в порядке их возникновения и увеличения общности подхода к управлению:

- MRP (Material Requirements Planning) – планирование материальных ресурсов предприятия;

- MRP-II (Manufacturing Resource Planning)- планирование производственных ресурсов предприятия;

- ERP (Enterprise Resource Planning) – планирование всех ресурсов предприятия, включая человеческие ресурсы, финансы, методы управления и т.д.

- CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) – синхронизация поставок потребителям.

Идеология MRP возникла в 60-х годах в связи с развитием компьютерных систем. Основная ее идея заключается в компьютерном  планировании, учете и контроле  поставок материалов и комплектующих для производства. Необходимость такого планирования была связана с тем, что основная масса задержек в процессе производства связана с запаздыванием поступления отдельных комплектующих, вследствие чего возникал ряд проблем, приводивших к удорожанию продукции. С целью предотвращения подобных проблем, была разработана методология планирования потребности в материалах MRP (Material Requirements Planning). Реализация системы, работающей по этой методологии представляет собой компьютерную программу, позволяющую оптимально регулировать поставки комплектующих в производственный процесс, контролируя запасы на складе и саму технологию производства. Главной задачей MRP является обеспечение гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов и комплектующих в любой момент времени в рамках срока планирования, наряду с возможным уменьшением постоянных запасов, а следовательно разгрузкой склада.

В дальнейшем (80-ые годы) этот стандарт был обобщен до уровня планирования всеми производственными ресурсами предприятия. Новый стандарт получил название MRP-II.

В основу MRP II положена иерархия планов. Планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, т.е. план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня.

MRP II Standart System содержит описание 16 групп функций системы:

- Sales and Operation Planning (Планирование продаж и производства).

- Demand Management (Управление спросом).

- Master Production Scheduling (Составление плана производства).

- Material Requirement Planning (Планирование материальных потребностей).

- Bill of Materials (Спецификации продуктов).

- Inventory Transaction Subsystem (Управление складом).

- Scheduled Receipts Subsystem (Плановые поставки).

- Shop Flow Control (Управление на уровне производственного цеха).

- Capacity Requirement Planning (Планирование производственных мощностей).

- Input/output control (Контроль входа/выхода).

- Purchasing (Материально техническое снабжение).

- Distribution Resourse Planning (Планирование ресурсов распределения).

- Tooling Planning and Control ( Планирование и контроль производственных операций).

- Financial Planning (Управление финансами).

- Simulation (Моделирование).

- Performance Measurement (Оценка результатов деятельности).

Таким образом, каждый программный продукт, отвечающий требованиям стандарта MRP-II в той или иной мере должен был содержать в себе управление вышеперечисленными направлениями производственной деятельности предприятия. В настоящее время появились новые стандарты управления производственными системами, но они созданы путем расширения функций MRP-II, а не их замещения, поэтому в настоящее время практически все наиболее известные системы управления предприятиям соответствуют требованиям стандарта MRP-II.

В стандарте ERP произошло дальнейшее расширение сферы действия компьютерной системы управления. В частности, были расширены блоки управления заказами, финансовый и аналитические блоки. В принципе, большого различия этого стандарта со стандартом MRP-II нет, поэтому системы управления этого класса зачастую называют MRPII/ERP-системы.

7.2.4. CSRP-системы

Самый последний по времени стандарт CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) отвечает общим веяниям времени – ориентации на клиента.

С понятием CSRP тесно связано понятие SCM (Supply Chain Management) - управление расширенной производственной цепочкой, т. е. не только внутренними ресурсами предприятия, но и важнейшими внешними (например, учет заказчиков, поставщиков и т.д.).

Основной отличительной чертой CSRP-систем являются: интеграция покупателя в процесс производства. Такая интеграция осуществляется путем синхронизации деятельности покупателя и ориентированных на работу с покупателем отделов с исполнительным и координирующим центром компании. CSRP - это первая бизнес методология, которая включает деятельность, ориентированную на интересы покупателя, в ядро системы управления бизнесом. Впервые предложена методология ведения бизнеса, основанная на текущей информации о покупателе. CSRP перемещает фокус внимания с планирования производства к планированию заказов покупателей. Информация о клиентах и услуги внедряются в основу деятельности организации. Производственное планирование не просто расширяется, а замещается требованиями клиентов, поступающими из подразделений, ориентированных на работу с покупателями.

В соответствии с идеологией CSRP-систем в них имеются блоки, отвечающие за взаимодействие с клиентом, в частности, оформление наряд-заказа на тот или иной вид услуг или продукции, блок составления технического задания, блок гарантийного и сервисного обслуживания и т.д. В CSRP-системах имеются также все те функции и блоки, которые содержались в MRP-ERP-системах. Однако изменилось соотношение этих блоков. Теперь заказчиком, определяющим ход всей деятельности фирмы, становится не производство, а клиент, причем под клиентом все чаще принято понимать не безликого потребителя, а конкретного клиента с его вкусами и привычками. Например, покупатель автомобиля покупает не просто автомобиль определенной марки, а заказывает определенный цвет, отделку салона, тип двигателя и т.п.

Такой тип работы предъявляет повышенные требования к подсистеме управления и обслуживающему ее программному обеспечению. В частности, необходимо обеспечение взаимодействия множества приложений, разработанных с помощью различных технологий, развитые сетевые возможности, доступ в Интернет и т.п, что в настоящее время принято называть собирательным термином открытые технологии.

Если провести сравнение MRP-ERP-систем и CSRP-систем, то ни одна из них в общем случае не является лучше другой – они ориентированы на различные сегменты рынка и соответственно на различные стратегии бизнеса. MRP-ERP-системы ориентированы либо на массовое производство, либо на производство уникальных дорогостоящих изделий с длительным процессом (авиалайнеры, корабли и т.п.). CSRP-идеология ориентирована на удовлетворение потребностей конечного клиента, в случае, когда необходимо сочетание массовости и уникальности.

Многие русскоязычные фирмы в рекламных целях относят свои продукты к классу MRP-ERP-систем. Однако из перечисленных 16-ти функций таких систем они в развитом виде содержат только бухгалтерские функции, очень слабо функции управления производством и стратегического управления и совсем не содержат функции, связанные с моделированием. Поэтому необходимо критически относиться к заявлениям фирм о классе их продуктов.

7.3. Возможности современных КИС

Все современные КИС можно разбить на две категории – относительно универсальные  (таких подавляющее большинство) и уникальные.

Наиболее известными в мире универсальными КИС являются следующие программные продукты: SAP/R3 фирмы SAP (Германия), Baan прозводства одноименной фирмы, Oracle Applications фирмы Oracle (США), Renaissance CS фирмы Ross Systems, Concord и ряд других.

Рассмотрим характерные особенности продуктов такого класса на примере Renaissance CS и SAP/R3.

7.3.1. Корпоративная информационная система Renaissance CS

Программный продукт Renaissance CS разработки компании Ross Systems является системой управления ERP класса, работающей в архитектуре клиент-сервер и предназначенной в первую очередь для средних промышленных предприятий. Renaissance CS предназначена для непрерывного и смешанного типов производств. Особенностью этих производств является одновременная работа с множественными единицами измерений, с формулами, рецептами и спецификациями, управление партиями и упаковками продукции, контроль сроков годности и сроков проверок качества и т.д.

Для доступа к полной базе знаний, планирования внедрения, обучения пользователей и моделирования бизнес-процессов существует специальное средство – Strategic Application Modeler (SAM). Модели бизнес-процессов, входящие в SAM, могут быть использованы, как для изучения системы, так и для ее модернизации в процессе  эксплуатации.

Поддержка принятия решений выполняется специальными средствами DSSuite, которые позволяют получить отчеты в режиме “on-line”, проиграть сценарии “что, если” и использовать дополнительные инструменты для формирования бюджета.

Система Renaissance CS состоит из модулей, часть из которых сгруппирована в наиболее популярные у потребителей серии:

Финансовая серия:

- General Ledger - главная книга, финансовый анализ, бюджет и контроль управления;

- Accounts Payable - поставщики и счета к оплате;

- Accounts Receivable - потребители и счета к получению;

- Fixed Assets – активы.

Серия дистрибуции товаров:

- Purchase Order – закупки;

- IC – складской учет;

- Sales Order, Sales Order Processing Extended – продажи;

- Sales Analysis, Sales Forecasting – анализ и прогноз продаж.

Производственная серия

- Production Standards - производственные стандарты ;

- Recipe Management – рецепты;

- Production Control – оперативное управление производством;

- Process Costing – производственные затраты;

- Quality Control – контроль качества;

- Process Specification – спецификация процессов.

Обеспечение производства

- Facilities and Equipment Library – оборудование и приспособления;

- Preventive Maintenance – профилактика;

- Resource Planning and Scheduling – планы и графики;

- Work Order Management – заказы и задания;

- Labor/Skills Management – квалификация персонала;

- Budgeting and Estimating – бюджеты и оценки;

- Maintenance Accounting – учет обслуживания.

Transportation Manager. Управление транспортировкой и оптимизация перевозок, доставок продукции всеми видами транспорта, управление удаленными складами. Оптимизация маршрутов.

Human Resources - управление персоналом.

7. Payroll Processing – управление зарплатой.

Strategic Application Modeler (SAM), средство для моделирования и описания бизнес-процессов, обучения и доступа к базе знаний

DSSuite, средства для поддержки принятий решений. В состав DSSuite входят:

- BusinessObjects (фирма BusinessObjects) - OLAP-система формирования и распространения интерактивных отчетов;

- Media EIS (фирма Speedware) - средство для анализа больших объемов данных, расчета показателей-индикаторов и анализа "что если";

The Advisor Series (фирма SRC Software) – программное обеспечение для формирования и планирования бюджета.  

Из приведенного выше списка основных модулей видно, что КИС Renaissance CS охватывает практически все сферы деятельности предприятия, включая и некоторые средства анализа данных и поддержки принятия решений.

7.3.2. Корпоративная информационная система SAP/R3

Программный продукт фирмы SAP/R3  SAP предназначен для управления крупными предприятиями, стоимость его – около полумиллиона долларов. Он также, как и остальные продукты этого класса выполнен из отдельных блоков или модулей, которые могут быть использованы по отдельности, вместе и в комплексе с программными продуктами других фирм. Важнейшими модулями системы R/3 являются:

1. Финансовая бухгалтерия (FI). Здесь собираются все релевантные для бухгалтерии данные для международной отчетности. Одновременно полная документация и обширная информация служит в качестве всегда актуальной базы для задач контроля и планирования потребности в материалах в масштабах всего предприятия.

2. Контроллинг (CO). Согласованные друг с другом инструменты планирования, управления и контроля для систем контроллинга в масштабах всего предприятия позволяют делать единый учет и отчетность, с помощью которых могут быть скоординированы содержание и выполнение внутрипроизводственных процессов.

3. Управление материальными потоками (ММ). Функции обработки, приводимые в движение потоками операций, оптимизируют все процессы закупок и позволяют автоматически оценивать поставщиков. Точное управление запасами и управление складированием сокращают расходы по снабжению и складированию запасов. Другим преимуществом является интегрированный контроль счетов.

4. Техническое обслуживание и ремонт оборудования (PM). Интегрированные в этом модуле функции планирования, управления и обработки задач технического обслуживания и управления сервисным обслуживанием заботятся о том, чтобы машины и установки на предприятии или в рамках поставленных клиентам систем всегда имели высокую степень готовности.

5. Продажа, отгрузка, фактурирование (SD). Этот модуль активно поддерживает всю деятельность по сбыту. Интегрированные функции оказывают помощь при установлении цены, заботятся о быстрой обработке заказа и о поставках в срок. Кроме того, они позволяют делать интерактивную, многоступенчатую конфигурацию вариантов и устанавливают прямую связь с отчетом о результатах и производством.

6. Система проектов (PS). В прямом взаимодействии с закупками и контроллингом данный модуль координирует и управляет всеми фазами проекта - от предложения по проектированию до управления ресурсами и отчетами.

7. Управление, планирование и контроль основных средств (AM). Этот модуль обеспечит оптимальную поддержку во время всего цикла функционирования Вашего имущества. При помощи системы классов возможно создать иерархическую классификацию имущества, определив любое количество правил оценки стоимости. Современная система управления инвестициями предприятия позволяет провести точный контроллинг всех данных и обеспечит бухгалтерскую обработку инвестиций.

8. Управление персоналом (HR). В этом модуле интегрированы объемные решения по вопросам планирования и управления персоналом предприятия. Приложения охватывают такие функции, как, например, повышение квалификации персонала, управление проведением мероприятий, планирование распределения помещений, планирование затрат, набор новых сотрудников, управление вознаграждениями, управление временными данными, сдельная заработная плата, командировочные расходы, расчет заработной платы. Тем самым интегрированные в модуле функции покрывают все задачи по управлению персоналом и способствуют упрощению и ускорению операций, связанных с управлением персоналом.

7.3.3. Пример уникальной КИС

В заключение данного раздела рассмотрим характерные черты современной уникальной КИС, используемой на Нижнетагильском металлургическом комбинате совместно с универсальной.

Уникальная КИС включает в себя два основных уровня — управление на уровне цеха (в него входят подуровни базисной автоматики и измерительных подсистем, АСУ ТП и АСУ производством) и на уровне предприятия.

Основные цели внедрения и развития системы управления предприятием - создание компьютерной технологии эффективного управления производством и сокращение затрат на выпуск металлопродукции. Первая цель достигается путем создания системы динамического планирования сбыта, производства и материального обеспечения в реальном времени, исходя, в частности, из состояния основных агрегатов, условий рынка сбыта и обеспечения сырьем и материалами. Такое управление включает в себя предварительное планирование, непрерывный контроль за ходом производства по технологическим маршрутам, отслеживание значимых событий и планирование, основанное на его текущем состоянии.

Система разрабатывалась и внедрялась поэтапно. Основные технические решения реализованы в эффективно действующей системе управления конвертерным производством. Конвертерный цех НТМК располагает четырьмя 160-т конвертерами, двумя установками печь–ковш, установкой RH и двумя четырехручьевыми МНЛЗ. Выплавка стали может осуществляться в трех режимах - моно-, дуплекс- и Нико-процессами. Дальнейшая обработка стали также может осуществляться по разным технологическим маршрутам: разливка в изложницы после внепечной обработки или без внепечной обработки, разливка на МНЛЗ после внепечной обработки по одному из возможных маршрутов. Большое количество маршрутов, имеющих разные временные и технологические параметры и требующих строгой синхронизации операций разливки с операциями выплавки и внепечной обработки стали, делают управление производством без использования КИС практически невозможными

Для решения этой проблемы разработан и внедрен блок интегрированной системы управления конвертерным производством, включающий в себя три уровня управления:

- базисной автоматики МНЛЗ, установок печь–ковш и RH, измерительных подсистем;

- АСУ ТП, включающий математические модели выплавки стали, внепечной обработки и процессов разливки, а также систему управления качеством литых заготовок, осуществляющую непрерывный контроль технологии в ходе разливки по сегментам слитка и оценку качества каждой порезанной заготовки;

- АСУП, включающий систему динамического планирования, мониторинг производства, подсистемы учета производства, затрат на него, материалов на шихтовом дворе и связь с АСУ смежных цехов (доменного, прокатных и АСУ предприятием).

Управление производством осуществляется по схеме: планирование работы агрегатов - отслеживание текущего состояния - планирование от текущего состояния. Планирование осуществляется путем ввода в систему сменного или суточного задания на разливку серий плавок на МНЛЗ и в изложницы.

Задание вводит в систему инженер-планировщик конвертерного цеха. Он же следит с помощью мониторов системы за состоянием агрегатов, наличием материалов на шихтовом дворе, производством чугуна в доменном цехе и его поступлением в конвертерный цех.

Система автоматически рассчитывает периоды операций выплавки, внепечной обработки и транспортировки стали, определяет технологические маршруты выполнения этих операций. После предварительного планирования осуществляется непрерывное автоматическое слежение за выполнением всех операций. Если ход технологического процесса нарушается, система корректирует программу операций так, чтобы непрерывная разливка плавок заданной серии не была нарушена.

Система мониторинга конвертерного производства отражает в графическом виде состояние производства в текущий момент, работу агрегатов за период 48 ч до текущего времени, планируемую работу агрегатов в течение 24 ч от текущего времени и основные характеристики выплавки, внепечной обработки и разливки по каждой плавке.<

Для достижения второй главной цели компьютерной технологии управления предприятием - сокращения затрат на производство и управления себестоимостью, внедрена и активно развивается крупная интегрированная система управления предприятием R/3 фирмы SAP AG (Германия).

Использование системы R/3 в качестве базовой определено ее функциональными возможностями, их постоянным развитием и надежной поддержкой со стороны фирмы SAP, а также высокой степенью интегрированности, наличием модулей (подсистем), обеспечивающих практически все направления деятельности предприятия, и ее подготовленностью для реализации современной философии управления предприятием.

Начиная со второй половины 1996 г. на комбинате внедрены модули: финансового учета и отчетности (FI), контроллинга предприятия (CO), управления материальными потоками (MM). Частично внедрены (окончание — в 1999 г.) модули управления персоналом (HR), технического обслуживания и ремонта оборудования (PM), основные фонды (AM). Развитие системы и вместе с ней технологии управления бизнес-процессами идет непрерывно.

Таким образом, рассматриваемая система является комплексной: для стандартизованных функций управления используется КИС универсального назначения, а для управления теми процессами, управление которыми сложно или невозможно реализовать с помощью универсальной КИС, разработан и внедрен комплекс уникального программного обеспечения.

Литература к теме:

1. Отоцкий Л. Тернистый путь к современной технологии управления // Открытые системы – 1998. - № 2. – С.26-29.

2. Верников Г. Описание стандарта MRPII // Интернет-адрес: www.cfin.ru/vernikov

3. Роза К. Эволюция развития информационных систем. Методология CSRP – 1998. Интернет-адрес: www.cfin.ru

4.  Колесников С.Н. Стратегии бизнеса: управление ресурсами и запасами – М.: Статус-Кво-97. – 2000. (Гл.3).

ГЛАВА 8. Информатизация процессного подхода к управлению

  

8.1. Процессное представление бизнес-систем

Социально-экономические объекты – это сложные системы, которые человек в силу присущих ему ограничений по обработке информации не в состоянии представить с какой-либо одной позиции во  всей их полноте. Поэтому для наиболее адекватного представления системы используется набор моделей различных типов, отражающих различные аспекты функционирования системы. Исторически первыми типами моделей были структурные и структурно-функциональные. В последние десятилетия наряду с этими типами моделей начал также широко использоваться процессный подход к описанию различного типа сложных систем, в том числе и экономических.

Процессный подход, как и любой другой, не позволяет сам по себе описать все практически интересные аспекты функционирования сложных систем, тем не менее, он позволил существенно улучшить качество моделей и, соответственно, эффективность управления целым рядом направлений функционирования экономических систем. К наиболее важным из этих направлений относятся следующие:

  1.  Существенное повышение эффективности экономических систем путем выделения и оптимизации процессов в этих системах;
  2.  Повышение качества и эффективности информационных систем предприятий за счет более систематического и цельного описания информационных процессов, происходящих в системе.
  3.  Реализация более высокого уровня качества на основе комплекса стандартов серии ISO 9000, основывающихся на процессном описании формирования качества.

Краткий обзор указанных направлений будет приведен позже, а пока рассмотрим основные понятия процессного подхода. Вследствие того, что разные источники используют разные названия для одних и тех же или близко совпадающих понятий, в скобках (при наличии) приведены синонимы

Задачи (операции) – отдельные элементы и/или подгруппы элементов мероприятия. Обычно задачи определяют то, как структурная единица выполняет определенную функцию.

Мероприятия (операции, процедуры, функции) – действия, выполняемые в рамках процесса или подпроцесса. Мероприятия обычно осуществляются одной структурной единицей организации (одним работником, отделом и т.п.). Мероприятия обычно описываются в инструкциях. Инструкции содержат перечень задач, которые решаются в рамках мероприятия.

Процесс или бизнес-процесс  – логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий (связанная совокупность функций), который потребляет ресурсы поставщика, создает некоторую дополнительную к ресурсам потребительскую ценность и выдает результат потребителю.

Основной процесс – процесс, обычно включающий в себя несколько функций в рамках организационной структуры и выполнение которого оказывает значительное воздействие на функционирование организации. В случае, если основной процесс оказывается слишком сложным для изображения в виде блок-схем на уровне мероприятий, он часто разбивается на подпроцессы.

Подпроцесс - бизнес-процесс, являющийся структурным элементом некоторого объемлющего бизнес-процесса и представляющий ценность для внутреннего потребителя.

Инструмент – это технические или организационные средства (ресурсы), которые позволяют выполнить задачу, мероприятие, процесс. Примерами технических инструментов являются персональные компьютеры, копировальная техника, обработка данных и т.д. Примерами организационных документов являются интенсификация, коммуникации, образование и т.д.

Бизнес-модель - структурированное графическое описание сети процессов и (или функций) операций, связанных с данными, документами, организационными единицами и прочими объектами, отражающими существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

                                                                                                =                                                                                                             

                                                                                                    

                            =                                    

                                                                                                =

                                                ……………….

                                                                                                =

Рис.8.1. Схема разбиения (декомпозиции) процесса

Бизнес-процессы, происходящие в рамках организации, можно подразделить на несколько больших групп: основные, управления, развития, вспомогательные и др.

Основными бизнес-процессами являются процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода.

Сопутствующими бизнес-процессами являются процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующей основному производству производственной деятельности предприятия и также обеспечивающие получение дохода.

Вспомогательными бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их специфических черт. Так, для автотранспортного предприятия такими процессами являются процесс ремонта и технического обслуживания транспорта и процесс обеспечения безопасности перевозок.

Обеспечивающими бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их универсальных черт. Так для любого предприятия такими процессами являются процесс финансового обеспечения деятельности, процесс обеспечения кадрами, процесс юридического обеспечения и т.п.

Бизнес-процессы управления - это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесс а и бизнес-системы в целом. Примерами таких процессов могут являться процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, процессы формирования и выполнения управляющих воздействий.

Наконец, бизнес-процессами развития являются процессы совершенствования производимого товара или услуги, процессы развития технологий, процессы модификации оборудования, а также инновационные процессы.

8.2. Методы совершенствования бизнес-процессов

Улучшения деятельности фирмы можно достигнуть путем совершенствования бизнес-процессов, происходящих в ней. Выделяют четыре подхода к улучшению бизнес-процессов:

- методика быстрого анализа решения (FAST);

- бенчмаркинг процесса;

- перепроектирование процесса;

- реинжиниринг процесса.

Методика быстрого анализа решения может применяться к деятельности любого уровня, начиная с основных процессов и кончая уровнем мероприятий. Аналитическая часть реализуется в ходе одно- или двухдневной встречи, в ходе которой определяются источники проблемы и методы их решения. Типичными улучшениями при применении этого метода являются снижение затрат, длительности цикла и уровня ошибок на 5-15 % за 3-месячный период.

Разработка и реализация подхода FAST может быть подразделена на семь этапов:

1) Определяется проблема или процесс, кандидат на FAST.

2) Заказчик поддерживает инициативу проведения FAST в отношении процесса, который предполагается улучшить.

3) Назначается команда FAST, подготавливается набор целей и одобряется заказчиком.

4) Команда FAST собирается в течение одного-двух дней для разработки обобщенной блок-схемы процесса и определения мероприятий, способных улучшить показатели процесса. Все рекомендации должны быть в рамках компетенции членов команды, причем такими, чтобы их можно было полностью внедрить в течение 3-х месяцев.

5) По истечении совещания заказчик присоединяется к совещанию и команда FAST представляет ему свои выводы.

  1.  Заказчик одобряет или отвергает предложение улучшения.

7) Одобренные решения внедряются членами команды FAST в течение следующих 3-х месяцев.

Бенчмаркинг процесса – это метод улучшения бизнес-процесса, основанный на изучении того, как разные организации выполняют одинаковые или похожие операции. При бенчмаркинге ключевые процессы идентифицируются, уясняются и сравниваются с лучшими эквивалентными процессами для определения нежелательных расхождений. Обычно, основываясь на сравнительном анализе, определяют несколько организаций, которые функционируют лучше, чем организация, проводящая это исследование. После этого команда, проводящая бенчмаркинг, оценивает процессы другой организации для того, чтобы определить, почему они функционируют лучше, чем в данной организации. Команда, проводящая бенчмаркинг, использует полученную информацию для разработки и внедрения улучшенных процессов, сочетающих в себе лучшие черты процессов «эталонных» организаций, и при этом часто создавая процессы, которые оказываются лучше, чем любой из изучаемых ими ранее.

Обычно бенчмаркинг процесса позволяет снизить затраты, длительность цикла и уровень ошибок на 20-50 %, а сам метод применим примерно к 5-20 % основных процессов организации.

Перепроектирование процесса осуществляется путем концентрации усилий команды по улучшению процесса на совершенствовании существующего процесса. Этот метод обычно применяется к тем процессам, которые достаточно успешно работают и в настоящий момент. Обычно перепроектирование процесса снижает затраты, длительность цикла и количество ошибок на 30-60 %, а сам метод применим к 70-90 % основных бизнес-процессов.

При перепроектировании процессов строится имитационная модель текущего состояния (As Is). После этого применяется набор средств, улучшающих функционирование процесса, включая: устранение бюрократии и дублирование, упрощение методов, защита от ошибок, стандартизация, автоматизация, применение информационных технологий и др.

Реинжиниринг процесса – наиболее радикальный из всех четырех подходов к улучшению бизнес-процессов. Его также называют инновацией процесса, поскольку успех в основном основывается на инновациях и творческих способностях команды по улучшению процесса. Реинжиниринг процесса, если проводить его правильно, снижает затраты, длительность цикла и уровень ошибок на 60-90 %.

Реинжиниринговые проекты проводятся специально подобранными командами сотрудников. Участники команды получают поддержку и методическое обеспечение от консультанта и помощника, и их коллективная обязанность – вместе со своим лидером использовать предоставленную им методику для реинжиниринга того или иного бизнес-процесса. В основном, они делают это в ходе обычных собраний группы, хотя совершенно нормально, когда определенная работа проводится и в промежутке между собраниями. Собрания обычно продолжаются полдня и проходят каждые две недели на протяжении реализации всего проекта, длящейся не менее нескольких месяцев, а может быть, и более года – в зависимости от масштаба и сложности преобразовываемого процесса.

Команда должна состоять из пяти-семи человек, в идеале из семи, включая лидера и  коммуникатора. Именно такое число является оптимальным для подобной работы.

Выбор процессов осуществляется на семинаре. Вначале выбирается миссия организации или подразделения. Затем формулируется небольшое число целей более низкого уровня, которые непосредственно вытекают из главной цели заявленной в миссии. Они являются критическими факторами по отношению к успеху организации, заявленному в миссии и обычно называются критическими факторами успеха. На этом этапе заполняется таблица с процессами и оценками их работы на предприятии, после чего команда может перейти к следующему этапу, который состоит в выборе процессов для реинжиниринга. Существует по крайней мере четыре критерия, которые можно использовать для отбора процессов: стратегическая важность процесса, его жизнеспособность, ожидания клиентов и возможности.

Следующая задача – определение границ выбранных процессов, в первую очередь поставщиков и клиентов. В результате описания процесса составляется карта процесса. Карта позволяет команде увидеть все части процесса и насколько эти части соответствуют друг другу, а также слабые стороны и излишние сложности в процессе наряду с сильными сторонами, которые нужно сохранить в новом процессе. Карта процесса также позволяет команде разрабатывать различные альтернативы существующему процессу и сравнивать их, решая, какую из них выбрать. Разработанные программные пакеты для моделирования процессов на ЭВМ позволяют  вводить (и изменять) ключевые параметры в разрабатываемые процессы для выявления возможно узких мест или для наглядного представления объема работы, требуемого для достижения этих параметров.

 

8.3. Место информационной системы предприятия в процессном подходе

Процессный подход – это дополнительный к структурному вид представления экономической системы, позволяющий использование новых, более эффективных методов управления. И сама возможность появления процессного подхода обусловлена развитием информационных технологий. Можно выделить три основных направления влияния информационных технологий на функционирование и оптимизацию бизнес-процессов:

- обслуживание и оптимизация существующих бизнес-процессов;

- разработка новых, более эффективных бизнес-процессов (реинжиниринг);

- использование более совершенных методов управления.

Привлечение информационных технологий для обслуживания процессов связано как с увеличением объема информационных потоков при переходе на процессную идеологию, так и изменениями в процессе управления. На рис.8.2а в упрощенном виде показана схема информационных потоков и управляющих воздействий для классической схемы. Характерным для нее является сравнительно небольшой объем и адресность информации, наличие четкой и однозначной подчиненности. Однако структура (размерность)  деятельности любой экономической системы значительно сложнее, чем это позволяет учесть структурная схема организации. И одним из таких дополнительных измерений в структуре деятельности являются процессы, протекание которых наглядно показано на рис.8.2б. Основной особенностью процессов с позиций их информационного представления является с одной стороны то, что одно и то же подразделение может одновременно участвовать в реализации нескольких процессов, а с другой, в реализации одного и того же процесса может участвовать несколько подразделений. Выражаясь языком реляционных отношений, между организационной структурой и процессами существует отношение «многие-ко-многим». С практической точки зрения это означает, что резко (как минимум в несколько раз) повышается объем информации, необходимый для одновременного описания взаимоотношений между подразделениями, процессами, процессами и подразделениями.

                                                                                                           а)                      

                                                                                                             б)

Рис..2. Структурное (а) и структурно-процессное (б) представления

           экономической системы (Прим. Прямые штриховые линии –

           процессы,  изогнутые - связи)

(Прим: элементы процессного подхода присутствуют и  в структурной схеме управления предприятием, в особенности это касается производственных процессов, но как система, соединяющая воедино деятельность всего предприятия – это особенность именно процессного подхода).

Вторым отличием процессного подхода от структурного является требование существенного ускорения информационных потоков. Если в структурной схеме подразделения выполняют основной объем работ по обработке информации внутри подразделений и относительно нечасто обмениваются информацией, то в процессной схеме необходим постоянный обмен информацией, процесс является динамической системой, где возможны задержки, проблемы, согласования и т.п., вследствие чего задержка информации во многих практических случаях не должна превышать нескольких часов и даже минут.

Третья особенность процессного подхода – изменение схемы управления. В структурной схеме управление идет по вертикали, сверху вниз, является четко определенным и директивным, вследствие чего потоки информации относительно невелики, а их обсуждение минимально. В процессной схеме управление деятельностью протекает в горизонтальной плоскости, где руководители служб и подразделений относительно независимы друг от друга. Здесь основным типом управления является координация и согласование. А это требует увеличения и ускорения информационных потоков, доступности всей имеющейся информации всем участникам процессов, что можно реализовать только с помощью единой базы данных и знаний предприятия, т.е., информационной системы предприятия.

В процессе разработки и оптимизации существующих бизнес-процессов необходимо представить и проанализировать большое количество информации о деятельности экономической системы. В развитых проектах такого типа количество элементов может превышать несколько тысяч. А дополнительно необходимо еще моделировать эти элементы, находить оптимальные временные и ресурсные характеристики и т.п. Естественно, эта деятельность также не может быть реализована без развитой информационной системы предприятия, компьютерных средств представления данных и знаний и последующего моделирования.

Современные методы управления, такие как контроллинг, бюджетирование, функционально-стоимостной анализ, управление качеством и т.д. основываются на процессном подходе и стали возможны благодаря реализации процессного подхода и, соответственно, могут быть реализованы только с помощью информационной системы предприятия (детальнее об этом см. в разделах, посвященных вышеназванным методам).

Таким образом, проведенный анализ показывает, что информационная система предприятия оказывается одним из необходимых условий, тем инструментарием, на котором основан процессный подход к управлению экономической системой.

8.4. Роль процессного подхода в современной системе качества

Развитие рыночной экономики предъявляет новые требования к деятельности предприятий, фирм и компаний. Появляется ряд новых понятий и требований или изменяются требования к уже существующим характеристикам продукции. Одним из таких важнейших характеристик, определяющих выживание компаний в условиях жесткой конкуренции, является понятие качества. Особенно актуальным является реализация новой концепции качества в условиях вступления Украины в ВТО (Всемирную торговую организацию). Это вступление, с одной стороны, должно облегчить выход украинских предприятий на зарубежные рынки, а с другой, приведет к резкому увеличению конкуренции, в том числе и на внутреннем рынке. И в этой ситуации обеспечение качества продукции на уровне, соответствующем международно признанным стандартам ИСО (ISO - International Organization for Standardization  или Международная организация по стандартизации ИСО - международное агентство, объединяющее почти 100 стран-членов.), будет являться важнейшим условием выживания и процветания компании.

В условиях административной экономики под качеством понимали прежде всего выполнение требований стандартов (ГОСТ, технические условия и т.д.). Безусловно, это очень важное условие качества, но оно слабо связано с тем, насколько данная продукция удовлетворяет требования потребителей. В связи с недостаточностью такого узкого понимания качества в развитых странах возникла более широкая концепция качества – как всего комплекса характеристик продукции, позволяющего удовлетворять потребности клиента, в том числе и не всегда осознаваемые. Эта концепция получила название Total Quality Management – TQM.

TQM – это всеохватывающий, тотальный менеджмент качества, который предполагает высокое качество всей работы для достижения требуемого качества продукции. Прежде всего, это работа, связанная с обеспечением высокого организационно-технического уровня производства, надлежащих условий труда. Качество работы включает обоснованность принимаемых управленческих решений, систему планирования. Особое значение имеет качество работы, непосредственно связанной с выпуском продукции (контроль качества технологических процессов, своевременное выявление брака). Качество продукции является составляющей и следствием качества работы. Здесь непосредственно оценивается качество годной продукции, мнение потребителя, анализируются рекламации.

Таким образом, в современном понимании под качеством понимается весь комплекс деятельности, связанный с выпуском, реализацией и сопровождением товаров или оказанием услуг – качество разработок, качество производственного процесса, управления, экологические требования. И на вершине системы качества находится потребитель с его потребностями.

Стоит добавить, что в рыночной экономике качество процессов также означает и их эффективность, поэтому реализация современной системы качества позволяет не только повысить качество товаров и таким образом способствовать увеличению спроса на них, но также навести порядок на фирме, оптимизировать процессы, снизить затраты, и в конечном итоге повысить конкурентоспособность товаров и услуг.

Как видно из вышесказанного – современная система качества является сложной системой, требующей для своей реализации новых методов представления, организации деятельности и управления ею. В основе стандартов ИСО по качеству находится процессное представление деятельности экономической системы, дополненное также рядом других типов описаний (структурное, документальное и др.).

Ядро стандартов систем качества ISO 9000 состоит из четырех международных стандартов, предоставляющих руководство по разработке и внедрению эффективной системы управления качеством. Независимо от специфики выпускаемой продукции эти стандарты применимы как к сфере производства, так и к сфере услуг.

Основную идею процессного подхода в серии стандартов ИСО можно свести к следующим положениям:

- Деятельность организации необходимо представить в виде сети взаимодействующих между собой процессов;

- Менеджмент деятельностью организации должен основываться на менеджменте сетью процессов.

- Описание процессов должно отражать не только отдельные процессы, на также взаимосвязи и взаимодействия между процессами.

- Процессы вместе с взаимосвязями и взаимодействиями представляют сеть процессов организации.

Описание сети процессов, составляющих деятельность организации - это сложная организационно-техническая задача, для решения которой требуются специальные средства описания и анализа.

В стандартах ИСО 9000 регламентирован также ряд требований к представлению процессов. В частности, модель сети процессов в рамках системы качества должна отвечать на следующие вопросы:

- Какие процессы в деятельности организации относятся к системе качества?

- Какова структура этих процессов, включая выходы и потребителей процессов, входы и поставщиков и т.д.?

- Как процессы взаимодействуют друг с другом?

- Как в рамках процессов выполняются требования, определенные в ИСО семейства 9000 версии 2000 года?

Для того, чтобы модель сети процессов отвечала на эти и другие вопросы в рамках системы качества, она должна строиться в соответствии с дополнительными требованиями (помимо тех, которые сформулированы в методологии IDEF0 – один из стандартных языков моделирования процессов).

Ниже приводится перечень основных требований, которым должна отвечать функциональная модель процессов:

- Функциональная модель строится с точки зрения руководства системой качества организации. При таком подходе модель включает все процессы и элементы, влияющие на качество конечной продукции и процессов.

- Функциональная модель должна содержать процессы, определенные как обязательные в рамках требований МС ИСО семейства 9000 версии 2000 года. Перечень этих процессов приведен в МС ИСО 9001:2000.

- Функциональная модель должна содержать элементы (объекты), регламентируемые в МС ИСО семейства 9000 версии 2000 года.

- Функциональная модель должна охватывать все стадии жизненного цикла продукции, относящиеся к сфере деятельности организации.

В стандартах ИСО 9001:2000 к обязательным процессам относятся:

- Реализация ответственности высшего руководства в рамках системы качества;

- Менеджмент ресурсами (вспомогательными производственными процессами);

- Менеджмент основными производственными процессами (процессами жизненного цикла продукции);

- Процессы измерения, контроля и улучшения системы качества.

К обязательным элементам относятся, в том числе,

- Документы, содержащие политику, цели организации в сфере менеджмента качества;

- Документы, содержащие ответственность сотрудников организации (должностные инструкции);

- Записи качества, и т.д.

Соответственно, функциональная модель должна содержать все обязательные процессы и элементы в соответствии с требованиями ИСО семейства 9000 версии 2000 года.

Из описания требований к системе качества очевидно, что одним из необходимых условий ее реализации является детальное описание бизнес-процессов фирмы. А для этого необходима развитая информационная система предприятия, специальный инструментарий, включая идеологию и программные продукты, а также команда специалистов, умеющая работать со всем этим.

Подводя итоги рассмотрения этого и предыдущих разделов, отметим, что для целей повышения эффективности бизнес-процессов, совершенствования управления и внедрения системы качества по ИСО 9000 в основе используется одно и то же процессное представление экономической системы (что не исключает специфики при детальном представлении в рамках конкретных задач) и одни и те же языки представления. Рассмотрим их детальнее.

8.5. Языки стандартизации процессного описания

8.5.1. Общая идеология стандартизации процессного описания

Развитие процессного подхода привело к необходимости упорядочения процессных описаний, в том числе их стандартизации. Чем вызвана такая необходимость? Основная причина кроется в том, что структурное и процессное представления неравноценны с точки зрения своей сложности. Так, в структурной схеме (модели) рассматриваются, как правило, лишь парные связи. Легко убедиться, что в предположении однотипности связей количество таких связей , где N – количество объектов в модели. Процессы же могут проходить через любое количество объектов, при этом через одни и те же объекты может одновременно «протекать» произвольное количество процессов. В этом случае, используя правила комбинаторики, получим, что общее количество связей в модели  . Сравним эти величины. Например, при числе элементов системы, равном 100, количество парных связей составляет около 5*103, количество процессов – порядка 1030., т.е. мощности множеств NS и NP различаются примерно на 26 порядков! И если связи в первом случае легко могут быть рассчитаны на современном компьютере, то для процессов расчет представляется нереальным в обозримом будущем.

Рассмотренный случай является скорее упрощенным. В действительности связи между объектами системы могут быть разнотипными (пусть количество типов будет k), при этом количество процессов . В этом случае количество вариантов растет гораздо быстрее. В частности, уже при N=10, и k=3 YP имеет величину порядка 10300! Эта величина не может быть посчитана за время существования Вселенной. А реальные экономические системы еще сложнее – и число значимых объектов, и число типов связей в них может составлять как минимум несколько десятков. Понятно, что «лобовые» расчетные методы анализа и представления таких систем в принципе  не могут быть реализованы. Необходимо существенное упрощение. Такое упрощение достигается путем введения набора правил, определяющих возможные типы связей между объектами.

Все существующие подходы по упорядочению процессов в экономических системах можно разделить на два класса:

- типы моделей вместе с системой обозначений для представления элементов системы;

- языки (или нотации) для представления объектов и связей.

Модели предназначены в первую очередь для получения новых знаний о системе. К числу таких развитых модельных представлений можно отнести системную динамику, предложенную Дж. Форрестером и реализованную в целом ряде современных компьютерных пакетов для моделирования (Powersim, Ithink и др.).

Языки или нотации предназначены в первую очередь для описания экономической системы, а уж затем для моделирования (при этом для моделирования используются идеология и компьютерные пакеты первого класса). В данном случае под языком принято понимать не язык программирования, а систему обозначений для представления различных процессов, происходящих в системах. Эта система обозначений должна позволять представлять систему в упрощенном и единообразном виде, в результате чего на много порядков снижается сложность ее описания. Но и оставшейся сложности достаточно для того, чтобы человек не смог представить мысленно все многообразие элементов и связей системы. Поэтому реализация таких языков представлений неразрывно связана с компьютерными пакетами, созданными специально под данный язык или некоторое подмножество языков.

В настоящее время существуют десятки языков представлений процессов в системах различных типов. Следует оговориться, что в основном эти языки были разработаны не для описания экономических систем, а для разработки и представления информационных систем. И хотя за последние годы проведена большая работа по переосмыслению основных понятий этих языков и их использования для описания экономических систем, но работа эта далеко еще не завершена. Поэтому переложение деятельности фирмы на язык процессов сейчас является скорее искусством, чем технологией. Хотя выживание фирмы существенно зависит от того, каков уровень этого искусства у специалистов фирмы.

В дальнейшем мы рассмотрим лишь несколько самых распространенных языков, включая IDEF0 иDFD3, DFD, ARIS. А рассмотрение начнем с системы обозначений, используемой при процессном подходе в ИСО 9000, поскольку эта система обозначений является базовой для всех остальных языков или нотаций.

Согласно ИСО 9000 подразделения показываются в левой части диаграммы (схемы, модели), а все действия фиксируются слева направо в порядке их осуществления.

Подразделения должны быть упорядочены таким образом, чтобы максимально облегчить понимание их взаимодействия. Например, если процесс начинается в отделе А, потом переходит в отдел Б (путем передачи некоторого бумажного документа), а затем в отдел В (путем телефонного звонка), то следует расположить отдел А наверху диаграммы, под ним – отдел Б и в самом низу – отдел В. Количество блоков на диаграмме не должно превышать 30.

Для обозначения элементов схем используются следующие стандартизованные изображения (или символы):

                                       - Начало процесса

                                       - Конец процесса

                                       - Ручной процесс                        

                                       - Автоматизированный процесс. Блок этого типа                                                

                                         должен обязательно иметь связь с хранилищем

                                         данных

                                       - Бумажный документ  

                                               - Автоматизированная система, электронное храни-

                                          лище данных

                                     - Решение (выбор). Текст в блоке предполагает

                                       ответы «Да» или «Нет», либо другой краткий текст  

  

                                      - Архив. Значок размещается в том подразделении,

                                         где ведется архив.

                                      - Соединитель с другим процессом. Должен

                                        содержать код процесса (указывается в заголовке).

                                          

8.5.2. Серия стандартов IDEF и особенности IDEF0

Семейство IDEF включает в себя целый ряд стандартизированных языков или нотаций для представления систем и происходящих в них процессов. Каждая нотация акцентирует внимание на каком-то одном аспекте описания  системы. Так, IDEF0 позволяет прежде всего описывать работы системы, включая входные ресурсы, механизмы их преобразования, управляющие воздействия и продукцию на выходе. Стандарт IDEF1 разработан как инструмент для анализа и изучения взаимосвязей между информационными потоками в рамках коммерческой деятельности предприятия.  IDEF1X является методом для разработки реляционных баз данных. IDEF3 является стандартом документирования технологических процессов, происходящих на предприятии, и предоставляет инструментарий для наглядного исследования и моделирования их сценариев. IDEF5 является стандартом онтологического исследования системы и предназначен для четкого определения и классификации сущностей, входящих в систему.

Наиболее широко используемым из этой серии является стандарт IDEF0. По этой причине рассмотрим его более детально.

Стандарт IDEF0 разработан на базе методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique - Технология структурного анализа и проектирования), предложенной еще в 60-ые годы 20-го века Д.Т. Россом. Эта идеология получила широкое распространение вначале у программистов для описания сложных программных комплексов, затем у военных, и лишь после этого ее адаптировали для моделирования экономических систем. В начале 90-х годов в США на основе SADT был принят стандарт моделирования бизнес-процессов IDEF0, который получил широкое распространение как для описания деятельности частных компаний, так и в ряде международных организаций (НАТО, МВФ и др.).

Основная идея методологии SADT (и IDEF0) – разбиение (декомпозиция) системы на относительно независимые функциональные модули и последующая многоуровневая детализация этих исходных модулей, используя набор однотипных элементов для всех модулей и уровней. В итоге экономическая система представляется в виде древовидной функциональной модели (более наглядно -  матрешки).

IDEF0 использует графический язык описания бизнес-процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе.

Модель может содержать четыре типа диаграмм:

- контекстную (в каждой модели может быть только одна контекстная диаграмма);

- декомпозиции;

- дерева узлов;

- только для экспозиции (FEO).

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой. После описания системы в целом  проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции.

Основные элементы контекстной диаграммы, а также диаграмм любого другого уровня показаны на рис.8.3. Процессом может быть изготовление изделия, оказание услуг, маркетинговые исследования и т.д. Слева к процессу подводятся ресурсы (сырье, материалы), справа выходит результат деятельности процесса (товары, полуфабрикаты, услуги). Снизу в процесс вовлекаются механизмы, под которыми понимаются активные объекты, перерабатывающие ресурсы в товары (люди, оборудование). И сверху поступают управляющие воздействия. Под ними понимают как непосредственные указания сверху, так и всю нормативную документацию, регламентирующую процесс – стандарты, договоры, положения, чертежи и т.п. Существует некоторая свобода в отнесении элементов процесса к тому или иному типу (т.е., ресурсам, механизмам и т.д.), так что для использования этой идеологии требуются определенные навыки и дисциплина мышления.

                 

Рис.8.3. Стандартный вид представления процесса в IDEF0

На рис.8.4. показан общий вид 1-го уровня диаграммы декомпозиции, которая получается путем детализации контекстной диаграммы. Работы на диаграммах декомпозиции принято располагать по диагонали от левого верхнего угла к правому нижнему. Такой порядок называется порядком доминирования. Согласно этому принципу в левом верхнем углу помещается или самая важная работа (в этом случае диаграмма отображает логические связи), или работа, выполняемая по времени первой (диаграмма показывает последовательность работ во времени). Далее вправо вниз располагаются менее важные или выполняемые позже работы. Каждая из работ на диаграмме декомпозиции может быть, в свою очередь, разбита (декомпозирована) на составляющие ее работы. Характерное количество уровней декомпозиции экономической системы находится в диапазоне 6-8. На нижнем уровне декомпозиции, как правило, находятся конкретные работы, выполняемые отдельными людьми. Каждый процесс на диаграммах нумеруется с указанием уровня декомпозиции и номера процесса в данной диаграмме.

                       

Рис.8.4. Стандартный вид диаграммы декомпозиции

Диаграмма дерева узлов показывает иерархическую зависимость работ, но не взаимосвязи между работами. Диаграмм деревьев узлов может быть в модели сколь угодно, поскольку дерево может быть построено на произвольную глубину и не обязательно с корня.

Диаграммы для экспозиции (FEO) строятся для иллюстрации отдельных фрагментов модели, для иллюстрации альтернативной точки зрения либо для специальных целей.

Результатом применения IDEF0 является модель. Модель состоит из диаграмм, текста и словаря терминов, имеющих перекрестные ссылки друг на друга.

Методология IDEF0 может использоваться для моделирования широкого круга автоматизированных или неавтоматизированных систем или предметных областей, включая любые возможные комбинации аппаратного и программного обеспечения, машин, процессов и людей. При создании новых систем IDEF0 можно использовать сначала для задания требований к системе и ее функциям, а затем для разработки собственно системы, которая соответствует заданным требованиям и исполняет заданные функции. При работе с существующими системами с помощью IDEF0 можно анализировать выполняемые системой функции и документировать механизмы (средства), которыми это достигается.

К наиболее известным программным продуктам для создания моделей в стандарте IDEF0 относится линейка продуктов BPwin и AllFusion компании Computer Associates.

8.5.3. DFD-технологии

Диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Их можно использовать независимо или как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации.

Общие принципы построения модели в методологиях DFD и IDEF3 сходны с IDEF0: модель представляет собой совокупность иерархически зависимых диаграмм, прямоугольники изображают работы или процессы, стрелки - это тоже некие данные, построение модели осуществляется сверху вниз путем проведения декомпозиции крупных работ на более мелкие. DFD описывают функции обработки информации (работы), документы (стрелки, arrow), объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке информации (внешние ссылки, external references) и таблицы для хранения документов (хранилище данных, data store). В отличие от IDEF0 для стрелок нет понятия вход, выход, управление или механизм и неважно, в какую грань работы входит или из какой грани выходят стрелки.

В основе классической DFD-технологии лежат три группы средств моделирования:

- диаграммы, иллюстрирующие функции, которые система должна выполнять, и связи между этими функциями - для этой цели используются собственно диаграммы потоков данных DFD, дополненные словарями данных и спецификациями процессов нижнего уровня;

- диаграммы, моделирующие данные и их взаимосвязи, - для этой цели используются диаграммы «сущность-связь» ERD (Entity-Relationship
Diagrams);

- диаграммы, моделирующие поведение системы, - для этой цели используются диаграммы переходов состояний STD (State Transition Diagrams). Все эти диаграммы содержат графические и текстовые средства моделирования: первые - для удобства демонстрирования основных компонентов модели, вторые - для обеспечения точного определения ее компонентов и связей.

Этапы построения моделей в DFD-технологии

Ниже перечислены основные виды и последовательность работ, рекомендуемые при построении моделей бизнес-систем .

I. Разработка структурной функциональной модели бизнес-системы.

Шаг 1. Разработка контекстной диаграммы.

1.1. Идентификация внешних объектов, с которыми система взаимодействует.

1.2. Идентификация основных видов информации, циркулирующей между системой и внешними объектами.

1.3. Идентификация подсистем бизнес-системы (если в этом есть необходимость).

1.4. Идентификация основных видов информации, циркулирующей между подсистемами (в случае выполнения п. 1.3).

1.5. Построение контекстной диаграммы, на которой подсистемы представляются в виде контекстных процессов, внешние объекты - в виде внешних сущностей, основные виды информации - в виде потоков между внешними сущностями и контекстными процессами (а также между контекстными процессами в случае выполнения п. 1.3).

1.6. Группирование потоков (если в этом есть необходимость).
Шаг 2. Разработка диаграммы уровня основных процессов.

2.1. Идентификация бизнес-процессов с указанием их типов.

2.2. Группирование процессов по деятельностям.

2.3. Определение связей между процессами и внешними объектами и их
непосредственное связывание с использованием родительских потоков (по
токов между внешними сущностями и контекстным процессом).

2.4. Определение информационных потоков между процессами.

2.5. Идентификация базовых накопителей.

2.6. Определение информационных потоков между процессами и накопителями.

2.7. Построение DFD первого уровня на базе деятельностей и процессов.
Шаг 3. Разработка иерархии диаграмм, образующих структурную функциональную модель.

3.1. Декомпозиция каждого процесса текущей DFD с помощью детализирующей диаграммы или спецификации процесса.

3.2. Идентификация функций и операций каждого из процессов.

3.3. Определение связей между функциями (операциями) и внешними
объектами и их непосредственное связывание с использованием родительских потоков (потоков между детализируемым процессом и другими процессами и накопителями родительской диаграммы).

3.4. Определение информационных потоков между функциями (операциями).

3.5. По необходимости введение накопителей уровня процесса, детализирующих базовые накопители.

3.6. Определение информационных потоков между функциями (операциями) и накопителями уровня процесса.

3.7. Построение DFD соответствующего уровня на базе функций (операций).

Шаг 4. Анализ и оптимизация структурной функциональной модели.

П. Разработка информационной модели бизнес-системы:

- определение сущностей модели и их атрибутов;

- проведение атрибутного анализа и оптимизация сущностей;

- идентификация отношений между сущностями и определение типов от
ношений;

- разрешение неспецифических отношений;

- анализ и оптимизация информационной модели.

III. Разработка событийной модели бизнес-системы:

- идентификация перечня состояний модели;

- определение возможностей переходов между состояниями;

- определение условий, активизирующих переходы, и действий, влияющих на дальнейшее поведение;

- анализ и оптимизация событийной модели

На программном уровне DFD реализована в целом ряде продуктов и, в частности, в AllFusion компании Computer Associates.

 

8.5.4. ARIS как технология моделирования

ARIS — это методология и базирующееся на ней семейство программных продуктов, разработанных компанией IDS Scheer AG (Германия) для структурированного описания, анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия, а также подготовки к внедрению сложных информационных систем.

Методология ARIS рассматривает предприятие как совокупность четырех взглядов: взгляд на организационную структуру, взгляд на структуру функций, взгляд на структуру данных, взгляд на структуру процессов. При этом каждый из этих взглядов разделяется еще на при подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Таким образом, ARIS предлагает рассматривать организацию с позиции 12 аспектов, отображающих разные взгляды на предприятие, а также разную глубину этих взглядов. Для описания бизнес-процессов предлагается использовать 85 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту. Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие: EPC (event-driven process chain) - метод описания процессов, нашедший применение для описания процессов системы SAP R/3; ERM (Entity Relationship Model) – модель сущностей-связей для описания структуры данных; UML (Unified Modeling Language) – объектно-ориентированный язык моделирования (этот метод не принадлежит, собственно, компании IDS Scheer AG, а может быть использован дополнительно) .

В наибольшей степени используется для описания бизнес-процессов нотация EPC. К основным используемым в этой нотации типам элементов относятся: функции, события, организационные единицы, документы, прикладные системы, связи между объектами, логические функции.

На рис.8.5. показана типичная схема, выполненная в технике EPC.

Рис.8.5 Пример схемы ARIS в технике EPC

Каждый объект в компьютерном продукте ARIS Toolset, который поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количество т.н. пользовательских атрибутов.

Из рисунка 8.5 видно, что бизнес-процесс в нотации EPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в EPC визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного  исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики  позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Гантта в системе MS Project. Таким образом, при помощи нотации EPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций).

Методология ARIS реализована в программном продукте ARIS Toolset (ARIS Easy Design) компании IDS Scheer AG – это единая среда моделирования, которая представляет собой совокупность четырех основных компонентов – Explorer (Проводник), Designer (средство для графического описания моделей), Таблиц (для ввода различных параметров и атрибутов) и Мастеров (Wizards). Различия двух продуктов заключается не в методологической части (ARIS Easy Design входит в ARIS Toolset), а лишь в функционале. ARIS Easy Design ориентирован на сбор информации и документирование, когда ARIS Toolset позволяет еще и проводить комплексный анализ, семантические проверки информации. Кроме того, только ARIS Toolset позволяет создавать скрипты (шаблоны) для отчетов, анализа и семантических проверок. ARIS Toolset – это средство для полноправного управления проектом ARIS. Функции управления заключаются в возможностях разграничения доступа для различных групп пользователей, а также ограничения методологи. Это необходимо, что бы избавится от избыточности методологии при реализации конкретного проекта. Помимо этого, некоторые модули, в частности ARIS ABC и ARIS Simulation, функционируют только при наличии ARIS Toolset.

8.6. Понятие об UML

Унифицированный язык моделирования (Unified Modeling Language, UML) разработан Г. Бучем и рядом других авторов как наиболее общий язык для разработки сложных программных комплексов. Впоследствии он стал использоваться и для описания бизнес-систем. UML является графическим языком для визуализации, специфицирования, конструирования и документирования систем. С помощью UML можно разработать детальный план создаваемой системы, отображающий не только ее концептуальные элементы, такие как системные функции и бизнес-процессы, но и конкретные особенности реализации, в том числе классы, написанные на специальных языках программирования, схемы баз данных и программные компоненты многократного использования.

Словарь языка UML включает три вида строительных блоков:

- сущности;

- отношения;

- диаграммы.

Сущности - это абстракции, являющиеся основными элементами модели. Отношения связывают различные сущности; диаграммы группируют представляющие интерес совокупности сущностей.

В UML имеется четыре типа сущностей: структурные, поведенческие, группирующие, аннотационные.

Сущности являются основными объектно-ориентированными блоками языка. С их помощью можно создавать корректные модели.

Структурные сущности - это имена существительные в моделях на языке UML.  Как правило, они представляют собой статические части модели, соответствующие концептуальным или физическим элементам системы. Существует семь разновидностей структурных сущностей.

- Класс (Class) - это описание совокупности объектов с общими атрибутами, операциями, отношениями и семантикой

- Интерфейс (Interface) - это совокупность операций, которые определяют сервис (набор услуг), предоставляемый классом или компонентом.

- Кооперация (Collaboration) определяет взаимодействие; она представляет собой совокупность ролей и других элементов, которые, работая совместно, производят некоторый кооперативный эффект, не сводящийся к простой сумме.

- Прецедент (Use case) - это описание последовательности выполняемых системой действий, которая производит наблюдаемый результат, значимый для какого-то определенного актера (Actor). Прецедент применяется для структурирования поведенческих сущностей модели. Прецеденты реализуются посредством кооперации.

Три другие сущности - активные классы, компоненты и узлы - подобны классам: они описывают совокупности объектов с общими атрибутами, операциями, отношениями и семантикой.

К поведенческим сущностям относятся взаимодействие и автоматы.

- Взаимодействие (Interaction) - это поведение, суть которого заключается в обмене сообщениями (Messages) между объектами в рамках конкретного контекста для достижения определенной цели. С помощью взаимодействия южно описать как отдельную операцию, так и поведение совокупности объектов. взаимодействие предполагает ряд других элементов, таких как сообщения, последовательности действий (поведение, инициированное сообщением) и связи (между объектами

- Автомат (State machine) - это алгоритм поведения, определяющий последовательность состояний, через которые объект или взаимодействие проходят на протяжении своего жизненного цикла в ответ на различные события, а также реакции на эти события.

В языке UML определены четыре типа отношений:

- зависимость;

- ассоциация;

- обобщение;

- реализация.

Эти отношения являются основными связующими строительными блоками в UML и применяются для создания корректных моделей.

- Зависимость (Dependency) - это семантическое отношение между двумя сущностями, при котором изменение одной из них, независимой, может повлиять на семантику другой, зависимой.  

- Ассоциация (Association) - структурное отношение, описывающее совокупность связей; связь - это соединение между объектами. Разновидностью ассоциации является агрегирование (Aggregation) - так называют структурное отношение между целым и его частями.

- Обобщение (Generalization) - это отношение "специализация/обобщение", при котором объект специализированного элемента (потомок) может быть подставлен вместо объекта обобщенного элемента (родителя или предка).

- Реализация (Realization) - это семантическое отношение между классификаторами, при котором один классификатор определяет "контракт", а другой гарантирует его выполнение.

Диаграмма в UML - это графическое представление набора элементов, изображаемое чаще всего в виде связанного графа с вершинами (сущностями) и ребрами (отношениями). Диаграммы рисуют для визуализации системы с разных точек зрения. Диаграмма - в некотором смысле одна из проекций системы. Как правило, за исключением наиболее тривиальных случаев, диаграммы дают свернутое представление элементов, из которых составлена система. Один и тот же элемент может присутствовать во всех диаграммах, или только в нескольких (самый распространенный вариант), или не присутствовать ни в одной (очень редко). Теоретически диаграммы могут содержать любые комбинации сущностей и отношений. На практике, однако, применяется сравнительно небольшое количество типовых комбинаций, соответствующих пяти наиболее употребительным видам, которые составляют архитектуру программной системы. В UML выделяют девять типов диаграмм:

- диаграммы классов;

- диаграммы объектов;

- диаграммы прецедентов;

- диаграммы последовательностей;

- диаграммы кооперации;

- диаграммы состояний;

- диаграммы действий;

- диаграммы компонентов;

- диаграммы развертывания.

Все эти диаграммы отображают какие-либо аспекты представления системы. Их особенностью (а также в целом языка UML) является использование идеологии объектно-ориентированного программирования, включая классы, наследование и т.п.

Наличие большого количества типов диаграмм (модельных представлений) делает UML в настоящее время является непревзойденным языком для разработки сложных программных комплексов; перспективно его использование и для многоаспектного представления (моделирования) бизнес-систем, однако здесь необходимо еще провести большую работу по адаптации техники и идеологии.

Возможность моделирования с использованием UML реализована в полном объеме в программных продуктах Rational Rose компании Rational Software и Paradigm Plus компании CA/Platinum, и как дополнительная возможность в ряде других программных продуктов.

Литература к теме:

1. Харрингтон Дж., Эсселинг К.С., Нимвеген Х.В. Оптимизация бизнес-процессов: документирование, анализ, управление, оптимизация – Санкт-Петербург – АЗБУКА-БМикро – 2002. – 317 с. (разделы 11.1-11.2).

2. Робсон М., Уллах Ф. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов – М.: 1993. (разделы 11.1-11.2).  

3. Шеер А.В. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы. – М.: Весть – МетаТехнология – 1999. – 177 с. (разделы 11.1, 11.5.4).

4. Системи управління якістю. Вимоги – Київ – Держстандарт України – 2001. – 26 с. (раздел 11.4).

5. Курьян А.Г. Применение стандарта IDEF0 при построении системы качества – 2001. Сайт www.vernikov.ru (раздел 11.4).

6. Петренко Ф. Методология: составление диаграмм согласно ISO9000 - Интернет-еженедельник CONSULTING RU. (раздел 11.5.1).

7. Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite – М.: ДИАЛОГ-МИФИ – 2003. – 432 с. (раздел 11.5.2).

8. Материалы сайта www.vernikov.ru (раздел 11.5).

9. Калашян А.Н., Калянов Г.Н. Структурные модели бизнеса: DFD-технологии – М.: Финансы и статистика – 2003. – 256 с. (раздел 11.5.3).

10. Буч Г., Рамбо Д., Джекобсон А. Язык UML. Руководство пользователя – М.: ДМК Пресс – 2001. – 432 с. (раздел 11.6).


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

26592. МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ДОБРОКАЧЕСТВЕННОСТИ ЖИРА 22.16 KB
  МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ДОБРОКАЧЕСТВЕННОСТИ ЖИРА. В средней пробе жира при температуре 20С определяют ЗАПАХ И ВКУС при установлении вкуса пробы не проглатывают. Эти показатели должны быть характерными для данного вида жира вытопленного из доброкачественного сырья. Она должна быть независимо от сорта для говяжьего и бараньего жира плотной или твердой для курдючного мазеобразной для свиного и конского жира мазеобразной или плотной для сборного и костного жира жидкой мазеобразной или плотной.
26593. МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ НАТУРАЛЬНОСТИ МЕДА 3.16 KB
  МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ НАТУРАЛЬНОСТИ МЕДА. Для определения натуральности и качества меда следует проанализировать три признака: питательность неизменность природного состава и возможность хранения. Питательность меда зависит в основном от содержания углеводов и его зрелости причем зрелость определяет не только пищевые и вкусовые но и лечебные качества. Созревание меда эго ряд биохимических превращений основу которых составляет ферментативный гидролиз сахарозы и удаление воды.
26594. МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СВЕЖЕСТИ РЫБЫ 6.44 KB
  МЕТОДЫ ОПРЕДЕЛЕНИЯ СВЕЖЕСТИ РЫБЫ. Осмотру подлежит вся доставленная к реализации партия рыбы. Обращают внимание на внешний вид рыбы ее цвет состояние чешуи и слизи покрывающих тело рыбы а также на плавники цвет жабр состояние глаз брюшка поджато или вздуто консистенцию мышечной ткани запах слизи жабр и области анального отверстия. Вскрывают также рыбу со вздутым брюшком так как причиной такого состояния у свежей рыбы могут быть лигулез брюшная водянка и другие болезни.
26595. МИКРОФЛОРА МОЛОКА. ИСТОЧНИКИ МИКРОФЛОРЫ МОЛОКА. ИСТОЧНИКИ МИКРОБНОГО ОБСЕМЕНЕНИЯ МОЛОКА 6.71 KB
  МИКРОФЛОРА МОЛОКА. ИСТОЧНИКИ МИКРОФЛОРЫ МОЛОКА. ИСТОЧНИКИ МИКРОБНОГО ОБСЕМЕНЕНИЯ МОЛОКА Молоко хорошая питательная среда для микроорганизмов попадающих в него из различных источников. Вымя коровы основной источник микробного обсеменения молока.
26596. МИКРОФЛОРА, ВЫЗЫВАЮЩАЯ ГНИЛОСТНОЕ РАЗЛОЖЕНИЕ МЯСА 4.08 KB
  Одним из первоначальных продуктов гнилостного распада белка являются пептонысмеси пептидов вызывающие отравление при парентеральном введении. Органические основания образующиеся при гниении белка мяса называют птомаинами. В аэробных условиях процесс распада белка идет значительно глубже с образованием множества промежуточных и конечных продуктов гниения вплоть до воды и газа. Мясо в начальной стадии гниения когда накапливаются промежуточные продукты распада белка более опасно для человека.
26597. МОРФОЛОГИЧЕСКИЙ СОСТАВ МЯСА РАЗЛИЧНЫХ ЖИВОТНЫХ (ВИДОВ УБОЙНЫХ) 18.31 KB
  МОРФОЛОГИЧЕСКИЙ СОСТАВ МЯСА РАЗЛИЧНЫХ ЖИВОТНЫХ ВИДОВ УБОЙНЫХ. Цвет мышечной ткани красный но у различных видов убойных животных он отличается значительным разнообразием оттенков. Бледная окраска мускулатуры у откормленных и мало работающих животных связана с незначительным содержанием в ней миоглобина и свидетельствует о слабой интенсивности окислительных реакций. Так белесоватый цвет имеет мясо животных при беломышечной болезни а белое мясо возможно у свиней и даже у крупного рогатого скота при откорме их в промышленных комплексах в...
26598. СПОСОБЫ ДЕЗАКТИВАЦИИ ПРОДУКТОВ УБОЯ ЖИВОТНЫХ, СОДЕРЖАЩИХ РАДИОАКТИВНЫЕ ВЕЩЕСТВА 19.52 KB
  Основной задачей дезактивации мяса и мясопродуктов является снижение их радиоактивности до допустимых величин.56096: для мяса убойных животных без костей полуфабрикатов субпродуктов по цезию137 60 Бк кг стронцию90 50 Бк кг; для оленины без костей по цезию137 250 Бк кг стронцию90 80 Бк кг; для мяса диких животных без костей по цезию137 320 Бк кг стронцию90 100 Бк кг; для костей всех видов по цезию137 160 Бк кг стронцию90 200 Бк кг; для мяса домашней и промысловой птицы субпродуктов и полуфабрикатов из мяса птицы...
26599. СПОСОБЫ ОБЕЗВРЕЖИВАНИЯ МОЛОКА БОЛЬНЫХ ЖИВОТНЫХ. КОНТРОЛЬ ЗА ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ ОБЕЗВРЕЖИВАНИЯ 2.24 KB
  СПОСОБЫ ОБЕЗВРЕЖИВАНИЯ МОЛОКА БОЛЬНЫХ ЖИВОТНЫХ. Высокотемпературная обработка молока проводится с целью его обеззараживания от патогенных микроорганизмов продления срока хранения и обеспечения технологических свойств при переработке в молочные продукты. Чаще применяют пастеризацию нагревание молока до температуры не выше 100 С с выдержкой или без нее при этом инактивируют вегетативные формы бактерий. Пастеризация может быть длительной молоко нагревают до температуры 63 65С и выдерживают 30 мин кратковременной нагревание до...
26600. СПОСОБЫ ОГЛУШЕНИЯ УБОЙНЫХ ЖИВОТНЫХ, ИХ СРАВНИТЕЛЬНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА 12.88 KB
  СПОСОБЫ ОГЛУШЕНИЯ УБОЙНЫХ ЖИВОТНЫХ ИХ СРАВНИТЕЛЬНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА. 2 способа: с оглушением и без оглушения. Животных других видов убивают без оглушения. К кольцу привязывают животное за рога чтобы в момент оглушения оно не отскочило назад.