36738

Работа с таблицами в текстовом процессоре Word

Лабораторная работа

Архивоведение и делопроизводство

Каждая ячейка таблицы может содержать текстовую числовую или графическую информацию. Можно производить любые манипуляции с данными таблицы например вставлять и удалять форматировать данные не нарушая при этом расположения столбцов. Создание таблицы Таблицу в текстовом редакторе Word можно создать двумя способами: В меню Таблица выбрать команду Вставить Таблица рис. Диалоговое окно Вставка таблицы Рис.

Русский

2013-09-23

478 KB

86 чел.

ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР Micrisoft Word

Лабораторная работа № 3

Работа с таблицами в текстовом процессоре Word

Таблица представляет собой набор ячеек, расположенных в виде строк и столбцов. Каждая ячейка таблицы может содержать текстовую, числовую или графическую информацию.

Можно производить любые манипуляции с данными таблицы, например, вставлять и удалять, форматировать данные, не нарушая при этом расположения столбцов.

Создание таблицы

Таблицу в текстовом редакторе Word можно создать двумя способами:

  1.  В меню Таблица выбрать команду Вставить – Таблица (рис. 1.).

На панели инструментов Стандартная воспользоваться кнопкой (рис. 2.).

Рис. 1. Диалоговое окно Вставка таблицы

Рис. 2. Добавление таблицы при помощи кнопки Таблица

Первый способ создания таблицы более удобен, так как диалоговое окно позволяет не только указать количество строк и столбцов будущей таблицы, но установить дополнительные параметры (например, установить параметры столбцов, выбрать автоформат и др.)

Дублирование заголовков столбцов таблицы в начале новой страницы.

Если таблица распространяется на несколько страниц, Word может автоматически дублировать исходные заголовки столбцов таблицы в начале каждой страницы. Для этого следует выделить строку заголовка таблицы и выбрать команду Таблица – Заголовки.

ЗАДАНИЕ 1. Создайте таблицу из 5 столбцов  и 6 строк через диалоговое окно Вставка таблицы. Заполните шапку таблицы, как на рис. 3.

Отображение и скрытие линии сетки, внешние границы

По умолчанию режим отображения рамки таблицы и разделительных линий включен. Тем не менее, даже если линии сетки будут удалены с использованием команды Границы и заливка, Word по-прежнему будет отображать линии сетки, разделяющие ячейки таблицы. Эти линии не отображаются на печати, но, тем не менее, может оказаться необходимым скрыть их на экране. Для добавления границ и заливки в таблицах используется окно диалога

Границы и заливка открывающееся из меню Формат или средства работы с границами и заливкой, расположенными на панели инструментов Таблицы и границы. (Рисунок 3)

Рисунок -3. Окно диалога Границы и заливка

Для обрамления таблицы можно воспользоваться кнопкой Обрамление  на панели инструментов Таблица. Если нажать на стрелку, расположенную слева от этой кнопки, то появляется меню, представленное на рис. 4. Для того, чтобы нарисовать границу ячейки (или группы ячеек), надо выделить эту ячейку (или группу ячеек) и нажать кнопку с необходимой линией. Например, если линия должна находиться сверху ячеки, то надо нажать кнопку , если линия должна быть слева – кнопку . Для выбора типа и толщины линии необходимо воспользоваться кнопкой Стили линий на панели инструментов Таблица.

Работа с таблицей

По завершении создания таблицы в нее необходимо ввести текст. Текст вводится в каждую из ячеек таблицы в отдельности, причем для его форматирования подходит большинство стандартных функций форматирования Word. Для перемещения по ячейкам таблицы используют клавиши управления курсором, манипулятор мыши и специальные клавиши (Tab). Весь основной набор команд для работы с таблицами собран в меню Таблица.

При оформлении таблицы пользователь может установить свойства выбранной таблицы, например, выравнивание, интервалы, ширину столбцов, границы и заливку через специальное диалоговое окно Свойства таблицы, открывающееся из меню Таблица.

ЗАДАНИЕ 2. Изучите возможности, предоставляемые через окно диалога Оформление Таблицы.

Изменение размеров строк и столбцов

Одной из наиболее гибких возможностей форматирования является возможность добавления, перемещения, удаления и изменения размеров строк, столбцов, и отдельных ячеек таблицы.

Перераспределяя место, отведенное для отдельных строк и столбцов таблицы, можно сократить занимаемое таблицей пространство и повысить эффективность ее использования.

Наиболее простым способом изменения размеров столбцов и строк является перетаскивание их границ вручную. Нужно подвести указатель мыши к линии, разделяющей два столбца и в тот момент, когда указатель примет вид двойной стрелки, нажать левую клавишу мыши и перенести границу столбца в сторону (Рис. 5.).

Рисунок - 5. Настройка ширины столбцов

Для указания числовых значений размеров столбца или строки используется окно диалога Свойства таблицы из меню Таблица вкладка Столбец команда Ширина.

Пользователь может установить автоподбор ширины и высоты ячеек через одноименную команду меню Таблица.

Для изменения ширины столбцов таблицы можно воспользоваться горизонтальной линейкой. На горизонтальной линейке располагаются метки границ столбцов таблицы (рис. 6.). Установите курсор на метку, и когда появятся стрелки изменения размеров, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая  ее, переместите границу ячейки таблицы.

Рисунок - 6. Управление шириной столбцов при помощи координатной линейки

ЗАДАНИЕ 3. Сузьте столбцы, в котором введены № п/п, оценка и стипендия и расширьте столбец, в котором введена фамилия.

Выравнивание текста и формирование шрифта в ячейках таблицы.

Перед тем, как начать форматирование данных таблицы, ячейки необходимо выделить. Пользуясь меню Таблица, можно выделить ту строку или столбец, в которых предварительно установлен курсор (Таблица – Выделить – Таблица/Столбец/Строка/ Ячейка), а если для выделения хотите воспользоваться мышью - подведите указатель мыши левее строки или выше столбца и щелкните мышью в тот момент, когда указатель примет форму стрелки, указывающей на выделяемый участок. Выделите первую строку таблицы, заполненную текстом.

Выравнивание текста и форматирование шрифта в ячейках таблицы производится традиционным способом с использованием кнопок выравнивания абзацев на панели инструментов Форматирование. Чтобы выровнять текст в ячейке по вертикали необходимо в контекстном меню выбрать команду Выравнивание в ячейке и установить вид выравнивания, например по центру. (рис. 7).

Рисунок -  7. Выравнивание текста в ячейке по вертикали

ЗАДАНИЕ 4. Установите для первой строки таблицы выравнивание по горизонтали и вертикали по центру.

Для первой строки таблицы установите  шрифт Times New Roman, размер 14, жирный.

Добавление строк и столбцов

Для вставки строки/столбца в имеющуюся таблицу необходимо установить курсор в строку или столбец перед или после которых  необходимо добавить строку/столбец. В меню Таблица выбрать команду Вставить – Строки выше/ниже, Столбцы. слева/справа.

Чтобы добавить строку в конце таблицы, необходимо установить курсор в последней ячейке, расположенной в правом нижнем углу таблицы, и нажать клавишу Tab.

ЗАДАНИЕ 5. Добавьте один столбец после столбца Имя. Внесите заголовок столбца Отчество. Заполните таблицу данными как на рис. 7. Столбец № п/п заполните при помощи нумерованного списка, выбрав его или на панели инструментов Форматирование кнопка Нумерованный список или через меню Формат команда Маркеры и нумерация. Добавьте в конце таблицы одну пустую строку, для чего установите курсор в последнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу Tab.

Рисунок – 7. Заполненная таблица

Удаление строки или столбца

Осуществляется командой Удалить строки/столбцы/ячейкм  из меню Таблица.

Сортировка данных в таблицах

Выполнить сортировку по возрастанию или по убыванию позволяют кнопка Сортировка по возрастанию/убыванию , расположенная на панели инструментов Таблица и команды сортировки, представленные в меню Таблица. Сортировать можно как числовые, так и текстовые данные.

В окне диалога Сортировка, открывающегося из меню Таблица (рис.8), можно установить параметры для сортировки данных, использую до трех полей таблицы, указать тип сортировки (текст, число, дата) и порядок сортировки для каждого поля (по возрастанию или по убыванию).

Рисунок - 8. Диалоговое окно Сортировка

ЗАДАНИЕ 6. Проведите сортировку по возрастанию ранее созданной таблицы по полю Фамилия. Для этого выделите всю таблицу, в меню Таблица выберите команду Сортировка и в открывшемся диалоговом окне установите первый ключ: Столбец – 2, Порядок – по возрастанию.

 Внимание! Если данные таблицы не выделить, а просто установить курсор в пределах сортируемого поля, то сортировка произойдет без привязки остальных данных таблицы.

Использование формул в таблицах и вычисления в документах

Некоторые таблицы, создаваемые в Word предназначены для хранения числовых данных. Для выполнения вычислений над этими данными можно включать в таблицы формулы. Выбор формул в Word значительно более ограничен, чем в Excel, однако они вполне подходят для выполнения несложных расчетов.

Для того чтобы использовать формулу необходимо:

  •  Установить курсор мыши в ячейку, где должен быть получен результат вычислений
  •  Выбрать команду Таблица – Формула. При этом на экране появится окно диалога Формула (рис. 9).

Рис.9. строка формул

  •  В списке Вставить функцию выбрать нужную функцию (выбранная функция добавится в поле Формула).
  •  В скобки введите направление расположения подсчитываемых ячеек.
  •  При необходимости можно выбрать формат отображения результатов вычисления в списке Формат числа
  •  В результате Word вставит поле, содержащее формулу, в ячейку таблицы и отобразит результат вычисления.

ЗАДАНИЕ 7. Вычислите средний балл студентов и общую сумму стипендии в созданной ранее таблице.

Для чего установите курсор в пустую ячейку под полем Оценка, выберите команду Таблица – Формула. В окне диалога Формула установите курсор в строку Формула, затем выберите функцию (AVERAGE), Объединение и разбиение ячеек

Для объединения нескольких ячеек в одну, необходимо выделить объединяемые ячейки, а затем выбрать команду Таблица – Объединить ячейки.

Для разделения ячеек с использованием меню необходимо выделить одну или несколько ячеек и выбрать команду Таблица – Разбить ячейки. В появившемся окне диалога указать, на сколько столбцов или строк следует разделить выделенную ячейку.

ЗАДАНИЕ 8. Объедините первые четыре ячейки таблицы в последней строке. Для чего выделите ячейки и в меню Таблица выберите команду Объединить ячейки. В объединенные ячейки введите текст: Итоговые значения. В результате Вы должны получить таблицу как на рис. 10.

Рис. 10. Готовая таблица

Сохраните созданную таблицу в своей паке под именем Таблица 1

ЗАДАНИЕ 9. Самостоятельно создайте следующие таблицы (Таблица 2, Таблица 3) по образцу.

Таблица 2.

Таблица 3.

В Таблице 2 подсчитайте столбец К выдаче, Итого; в Таблице 3 подсчитайте столбец Средний балл. .

Аналогичным образом подсчитайте общую сумму стипендии.

Рис. 11. Вычисление среднего значения

Объединение и разбиение ячеек

Для объединения нескольких ячеек в одну, необходимо выделить объединяемые ячейки, а затем выбрать команду Таблица – Объединить ячейки.

Для разделения ячеек с использованием меню необходимо выделить одну или несколько ячеек и выбрать команду Таблица – Разбить ячейки. В появившемся окне диалога указать, на сколько столбцов или строк следует разделить выделенную ячейку.

ЗАДАНИЕ 8. Объедините первые четыре ячейки таблицы в последней строке. Для чего выделите ячейки и в меню Таблица выберите команду Объединить ячейки. В объединенные ячейки введите текст: Итоговые значения. В результате Вы должны получить таблицу как на рис. 12.

Рис. 12. Готовая таблица

Сохраните созданную таблицу в своей паке под именем Таблица 1

ЗАДАНИЕ 9. Самостоятельно создайте следующие таблицы (Таблица 2, Таблица 3) по образцу.

Таблица 2.

Таблица 3.

В Таблице 2 подсчитайте столбец К выдаче, Итого; в Таблице 3 подсчитайте столбец Средний балл.

Использование автоформата таблицы

Word предоставляет в распоряжение пользователя более 30 предопределенных форматов таблиц, которые могут быть использованы при подготовке печатных документов и создания  WEB-страниц. Эти форматы могут быть применены автоматически с помощью команды Автоформат. Для использования функции автоформата таблицы необходимо выполнить следующие действия:

  •  Установить курсор в любом месте таблицы
  •  Выбрать команду Таблица – Автоформат таблицы. При этом на экране будет отображено окно диалога Автоформат таблицы (Рис. 13).
  •  После выбора формата в правой части окна из перечня форматов, в левой части, в области предварительного просмотра, выбранный формат отобразится.
  •  Осуществив подбор формата для таблицы, нажать ОК.

Рис. 13. Диалоговое окно Автоформат

ЗАДАНИЕ 10. Примените любой из предлагаемых автоформатов для оформления таблиц.

Вставка разрывов или разбиение таблицы

В таблицу, как и в другой текст, можно вставить принудительный разрыв страницы, чтобы обеспечить перенос определенной части страницы на следующую страницу. Кроме того, можно использовать разбиение таблицы, когда необходимо разделить одну таблицу на две ли вставить текст перед таблицей, находящейся в начале документа.

Для вставки разрыва страницы в пределах таблицы необходимо установить курсор в сроке, которая должна отображаться в начале следующей страницы, и нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter или выбрать команду Вставка – Разрыв и дважды щелкнуть на варианте Новую станицу в группе Начать.

Чтобы разбить таблицу на две части, нужно установить курсор в строке, которая должна стать первой строкой во второй части таблицы, и выбрать команду Таблица – Разбить таблицу.

ДОБАВЛЕНИЕ ДИАГРАММЫ

С помощью Microsoft Graph можно создать диаграмму для включения в документ Word: Вставка – Объект, вкладка Создание – тип объекта Диаграмма Microsoft Graph. В документе Word открывается два окна: в одном расположена таблица данных, в другом диаграмма, построенная по этим данным. Данные в таблицу данных можно скопировать через буфер из таблицы, вставленной в документе Word или ввести непосредственно в программе Microsoft Graph.

ЗАДАНИЕ

Постройте диаграмму по данным таблицы оценки показателей качества электронных учебников (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма


РАБОТА С РЕДАКТОРОМ ФОРМУЛ  
EQUATION

Редактор формул позволяет осуществлять набор формул любого уровня сложности. Формулы вставляются в документ как объект (меню Вставка – Объект – Microsoft Equation). Открывается палитра шаблонов формул (рис. 5). Пользователь, выбирая шаблоны и заполняя их данными, создает формулу.

Рис. 5 Палитра шаблонов формулы

ЗАДАНИЕ

Создайте следующие формулы:

 


Преобразование текста в таблицу и таблицы в текст

Иногда требуется преобразовать созданную ранее таблицу в обычный текст или текст в таблицу.

При преобразовании текста в таблицу Word создает таблицу на основании выделенного текстового фрагмента. Для выполнения подобного преобразования необходимо указать Word, каким образом следует распределить текст по строкам и столбцам, а также указать количество столбцов в создаваемой таблице. Эта операция производится в окне диалога Преобразование в таблицу, открывающегося из меню Таблица – Преобразовать – Преобразовать в таблицу.

Преобразование таблицы в текст происходит командой Таблица – Преобразовать – Преобразовать в текст. В открывшемся  окне диалога необходимо указать только символ, который следует использовать для разделения данных ячеек.

ДОБАВЛЕНИЕ НАЗВАНИЙ К РИСУНКАМ И ТАБЛИЦАМ.

СОЗДАНИЕ ПЕРЕЧНЯ ТАБЛИЦ И ИЛЛЮСТРАЦИЙ

Если в документе присутствует большое число таблиц, формул или рисунков, то для облегчения работы с документом в него можно вставить перечень рисунков, таблиц и формул.  Предварительно для тех объектов, которые должны быть включены в перечень, нужно создать стандартное название.

ЗАДАНИЕ

Добавьте названия для всех рисунков и таблиц файла Текст_1.doc, для чего

  1.  Выделите таблицу/рисунок и вызовите контекстное меню щелчком правой клавиши мыши по выделенному объекту.
  2.  Выберите команду Название и, в открывшемся диалоговом окне, выполните настройки для названий рисунков/таблиц документа (рис. 6). Например, для рисунков установите параметр положение: под выделенным объектом, а для таблиц – над выделенным объектом.

Рис. 6. Диалоговое окно Название

  1.  Создайте список иллюстраций и список таблиц в конце вашего документа: меню Вставка – Ссылка – Оглавления и указатели – вкладка Список иллюстраций – в списке Название сначала выберите Рисунок – ОК, затем Таблица – ОК (рис. 7).

Рис. 7. Диалоговое окно Оглавление и указатели

PAGE  14


Метки границ столбцов

EMBED Photoshop.Image.4 \s


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

38549. Унификация и типизация технологических процессов (ТП) 60.5 KB
  Эффективное применение ГАП и ИПК в единичном и серийном производствах зависит главным образом от устойчивости (стабильности) производственного процесса. Продукция машиностроительных и приборостроительных заводов характеризуется сменой изделий
38550. Разработка и реализация управленческих решений на примере Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Республике Башкортостан 333.5 KB
  2 Анализ управленческих решений как составная часть процесса принятия решения Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по РБ 2.3 Механизм и методы принятия решения Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по РБ Глава 3 Совершенствование системы принятия решений и оценка ее эффективности 3. В решениях фиксируется вся совокупность отношений возникающих в процессе трудовой деятельности и управления организацией. Лица наделенные правом принимать решения или организовывать их реализацию называются субъектами...
38551. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ МАРКЕТИНГОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТОВ «ЧАЙКА» 1.47 MB
  Ефективність управління маркетинговою діяльністю фірми визначається досягненням концепцією маркетингової взаємодії таких цілей: максимально можливого рівня споживання; максимально широкий вибір товарів, які надаються споживачам; максимальне підвищення якості життя суспільства в цілому та його окремих членів
38552. Розробка заходів щодо зниження викидів прокатного виробництва на стан навколишнього середовища на прикладі прокатного цеху ВАТ «Донецький Металургійний завод» 1.45 MB
  Аналіз складу викидів в атмосферу свідчить що в 2008 році в порівнянні з 2000 роком знизилися викиди оксиду вуглецю на 12 діоксиду сірки на 44 і пилу на 37 однак при цьому зросли викиди зєднань азоту на 48 . Жителі промислових центрів дихають не тільки пилом але і важкими металами фенолом фтористим воднем бензапіреном діоксидом азоту і іншими сполуками. По найбільш небезпечних інгредієнтах: діоксиду азоту пилу бензапірену і формальдегіду рівень забруднення атмосфери залишається високим. Як паливо використовується...
38553. Информационное и программное обеспечение для решения задач автоматизации хранения и обработки информации при организации работы парабанковского предприятия 2.58 MB
  Объединение компьютеров в сети позволило значительно повысить производительность труда. Именно здесь происходит соединение трех основных элементов этого процесса и достигается его главная цель производства предметов труда оказание услуг либо техникоэкономическое обеспечение и управление этими процессами. От того как организованы рабочие места во многом зависит эффективность использования самого труда орудий и средств производства и соответственно производительность труда себестоимость выпускаемой продукции ее качество и многие...
38554. Процесс взаимного формирования массовой культуры и социума, состоящего из потребителей продуктов этой культуры 55 KB
  Таков социальнопсихологический аспект механизма потребления производства медиапродукта.Достижения этой индустрии сегодня позволяют продюсерам не только быть посредниками между интересами потребителей и творчеством производителей но и с одной стороны формировать эти интересы а с другой создавать медиапроекты являющиеся оптимальными для конкретной социальной коньюктуры духовными продуктами. Медиапродукт является необходимым товаром и в то же время способен сам коррегировать количественную и качественную степень необходимости...
38556. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОММУНИКАТИВНОЙ ПОЛИТИКИ ПРЕДПРИЯТИЯ (на примере ООО «Фудсервис ЛТД») 4.85 MB
  Конкурентное окружение компании и использование коммуникаций в конкурентной борьбе. В условиях рыночных экономических отношений торговопосреднические компании играют огромную роль влияя на всю систему распределения товаров от производителей к розничным покупателям. Так как эффективность работы и конкурентоспособность торговопосреднической компании всецело зависит от успешного взаимодействия с различными рыночными субъектами: производителями розничными продавцами и покупателями то особую важность приобретает построение...
38557. ОПИСАНИЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ И АППАРАТУРНЫХ СХЕМ ПРОИЗВОДСТВА И ОТДЕЛЬНЫХ СТАДИЙ ПРОЦЕССА 2.81 MB
  Точки контроля Норма частиц в 1 литре воздуха Из заборной шахты 1000030000 После висциносного фильтра 750025000 Перед головным фильтром 20006000 После головного фильтра 4001200 После индивидуального фильтра Не более 10 Стерильность воздушность систем проверяют ежедневно с помощью чашек Петри или путём прохождения воздуха из продувок коллектора через стерильный фильтрик заполненный углём или пропускают через стерильный мембранный фильтр с последующим пересевом на мясопептонные среды. Готовят 2 среды контрольную и опытную в которой один...