37258

MS EXCEL. Первое знакомство. Примеры вычислений. Редактирование отдельных данных, листов, книг. Установление связей. Диаграммы. Защита

Контрольная

Информатика, кибернетика и программирование

Чтобы вывести или убрать панель с экрана следует выбрать в меню Вид пункт Панели инструментов а затем щелкнуть на имя нужной панели. В диалоговом окне необходимо выбрать вкладыш Команды. Чтобы вывести или убрать эти строки следует в меню Вид выбрать соответствующие пункты: Строка формул рис. Отмена операций Для отмены последней операции над данными необходимо в меню Правка выбрать команду Отменить или щелкнуть кнопку .

Русский

2013-09-23

1.08 MB

3 чел.

Тема: «MS EXCEL. Первое знакомство. Примеры вычислений. Редактирование отдельных данных, листов, книг. Установление связей. Диаграммы. Защита. »

Общие сведения

Электронная таблица – это диалоговая система обработки данных, представленных в виде прямоугольной таблицы, состоящей из строк и сталбцов.

Основные сферы применения электронных таблиц:

  1.  Расчет использования денежных средств в финансовых операциях;
  2.  Статистическая обработка данных;
  3.  Инженерные расчеты;
  4.  Математическое моделирование процессов.

Основные возможности электронных таблиц:

  1.  Ввод и редактирование данных;
  2.  Обработка табличных данных с помощью встроенных функций;
  3.  Форматирование таблиц;
  4.  Проверка правописания;
  5.  Управление данными и их анализ;
  6.  Предварительный просмотр и печать;
  7.  Представление табличных данных в графическом виде;
  8.  Макросы;
  9.  Импорт данных из других программ.

Окно программы

Microsoft Excel 2000 – табличный процессор, программа для создания и обработки электронных таблиц. Ярлык Microsoft Excel 2000 имеет вид на рис.1.

Microsoft Excel позволяет работать с таблицами в двух режимах:

  •  Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций.
  •  Разметка страницудобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями. Границы таблицы – сплошной синей линией, перетягивая которую, можно изменять размеры таблицы.

Для перехода между режимами Обычный и Разметка страниц используются соответствующие пункты меню Вид.

Рис.. Окно Microsoft Excel

Меню

Под заголовком окна находится строка меню, через которую можно вызвать любую команду Microsoft Excel. Для открытия меню необходимо щелкнуть мышью на его имени. После этого появятся те команды этого меню, которые используются наиболее часто (рис.3). Если щелкнуть по кнопке  в нижней части меню то появятся все команды этого меню (рис.4).

 Рис.3

Панели инструментов 

Под строкой меню расположены панели инструментов, которые состоят из кнопок с рисунками. Каждой кнопке соответствует команда, а рисунок на этой кнопке передает значение команды. Большинство кнопок дублирует наиболее часто употребляемые команды, доступные в меню. Для вызова команды, связанной с кнопкой, необходимо щелкнуть мышью на этой кнопке. Если навести указатель мыши на кнопку, рядом появится рамка с названием команды.

Обычно под строкой меню находятся две панели инструментов – Стандартная и Форматирование. Чтобы вывести или убрать панель с экрана, следует выбрать в меню Вид пункт Панели инструментов, а затем щелкнуть на имя нужной панели. Если панель присутствует на экране, то рядом с ее именем будет стоять метка .

Также для изменения состава панели инструментов, используется окно Настройка из меню Сервис. В диалоговом окне необходимо выбрать вкладыш Команды. В списке Категории выбирается группа кнопок, после чего в списке

Команды появляются кнопки этой группы. Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, следует перетянуть ее из диалогового окна в нужную позицию меню. Процесс установления кнопки завершается щелчком кнопки Закрыть. Для удаления кнопки с панели инструментов необходимо перетянуть ее в диалоговое окно Настройка.

Управлять панелями инструментов удобно с помощью контекстного меню (рис.5), которое вызывается нажатием правой клавиши мыши на любой кнопке.

Под панелями инструментов Microsoft Excel обычно находится строка формул, а в нижней части окна – строка состояния. Чтобы вывести или убрать эти строки, следует в меню Вид выбрать соответствующие пункты: Строка формул  (рис.6) или Строка состояния.

Рабочая книга

Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …)  выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги (рис.2). Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Для прокручивания ярлыков используются кнопки слева от горизонтальной координатной линейки:

переход к ярлыку первого листа;

переход к ярлыку предыдущего листа;

переход к ярлыку следующего листа;

переход к ярлыку последнего листа.

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки – цифрами. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7.

Выделение элементов таблицы

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.

Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.

Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

Рис.6

Заполнение ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования (рис.8). Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

  •  сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью;
  •  в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами  управления курсором;
  •  отредактировать данные;
  •  выйти из режима редактирования клавишей Enter.

Внимание!  Перед выполнением любой команды Microsoft Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Отмена операций

Для отмены последней операции над данными необходимо в меню Правка выбрать команду Отменить  или щелкнуть кнопку . Если щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правка выбрать команду Повторить …  или щелкнуть кнопку . Для просмотра списка отмененных операций следует щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой.

Создание рабочей книги

Для создания новой рабочей книги следует в меню Файл выбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне выбрать вкладыш, а затем шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга можно щелкнуть кнопку .

Открытие рабочей книги

Для открытия существующей рабочей книги необходимо в меню Файл выбрать команду Открыть или щелкнуть кнопку , после чего откроется диалоговое окно Открытие документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором находится нужная рабочая книга. В списке, расположенном ниже, выбрать (двойным щелчком) папку с книгой и саму книгу.

По умолчанию в списке выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение xls и значки на рис.11. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Тип файлов.

Сохранение рабочей книги

Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню Файл или щелкнуть кнопку . При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа (рис.12). В поле списка Папка следует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже – папку, в которой необходимо сохранить книгу. В поле списка Тип файла – формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имя файла ввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить.

При повторном сохранении диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как, после чего появляется окно Сохранение документа.

Закрытие рабочей книги

Для закрытия рабочей книги необходимо выбрать в меню Файл команду Закрыть или щелкнуть кнопку окна книги.

Завершение работы с Microsoft Excel

Для завершения работы с Microsoft Excel необходимо закрыть окно программы (щелкнуть кнопку окна программы или нажать комбинацию клавиш Alt + F4).

Работа с формулами

Основные сведения

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена функций. Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства "=". В формуле могут использоваться арифметические операторы + - * /   Порядок вычислений определяется обычными математическими законами.

Примеры формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.

Константы – текстовые или числовые значения, которые вводятся в ячейку и не могут изменяться во время вычислений.

Ссылка на ячейку или группу ячеек – способ, которым указывается конкретная ячейка или несколько ячеек. Ссылка на отдельную ячейку – ее координаты. Значение пустой ячейки равно нулю.

Ссылки на ячейки бывают двух типов:

относительные – ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой (например: F7). 

абсолютные – ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $ (например: $F$7). 

Комбинация предыдущих типов (например: F$7).

При копировании формул относительные ссылки изменяются на размер перемещения.

Для обращения к группе ячеек используются специальные символы:

: (двоеточие) – формирует обращение к блоку ячеек. Через двоеточие указывается левая верхняя и правая нижняя ячейки блока. Например: С4:D6 – обращение к ячейкам  С4, С5, С6, D4, D5, D6.

; (точка с запятой) – обозначает объединение ячеек. Например, D2:D4;D6:D8 – обращение к ячейкам D2, D3, D4, D6, D7, D8.

Для ввода формулы в ячейку следует ввести знак '=' и формулу для вычисления. После нажатия клавиши Enter в ячейке появится результат вычисления. При выделении ячейки, содержащей формулу, формула появляется в строке редактирования.

Функции

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. В качестве аргументов указываются числовые значения или адреса ячеек.

Например:

=СУММ(А5:А9)сумма ячеек А5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6)среднее значение ячеек G4, G5, G6.

Функции могут входить одна в другую, например:

=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2);

Для введения функции в ячейку необходимо:

  •  выделить ячейку для формулы;
  •  вызывать Мастер функций с помощью команды Функция меню Вставка или кнопки ;
  •  в диалоговом окне Мастер функций (рис.13), выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;
  •  щелкнуть кнопку ОК;

Рис.

  •  в полях Число1, Число2 и др. следующего окна ввести аргументы функции (числовые значения или ссылки на ячейки);
  •  чтобы указать аргументы, можно щелкнуть кнопку , находящуюся справа от поля, и выделить мышью ячейки, содержащие аргументы функции; для выхода из этого режима следует щелкнуть кнопку , которая находится под строкой формул;
  •  щелкнуть ОК.

Вставить в ячейку функцию суммы СУММ можно с помощью кнопки .

Сообщения об ошибках

Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Microsoft Excel выводит в ячейку сообщение об ошибке. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вместо этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке. Значение сообщений об ошибках следующее:

#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формате;

#ИМЯ? – Microsoft Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;

#ДЕЛ/0! – в формуле делается попытка деления на нуль;

#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике;

#Н/Д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;

#ПУСТО! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;

#ССЫЛКА! – в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;

#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента.

Операции с элементами таблицы

Вставка элементов таблицы

Для вставки ячеек следует выделить ячейки, на месте которых будут вставлены новые, и вызвать команду Ячейки из меню Вставка. В появившемся диалоговом окне (рис.15) выбрать тип вставляемого элемента:

ячейки, со сдвигом вправо – вставить ячейки, сдвинув все вправо;

ячейки, со сдвигом вниз – вставить ячейки, сдвинув все вниз;

строку – вставить строку;

столбец – вставить столбец.

Щелкнуть ОК.

Для вставки строк или столбцов необходимо:

  •  выделить строки или столбцы, на месте которых будут вставлены новые;
  •  в меню Вставка выбрать пункт Строки или Столбцы.

Удаление элементов таблицы

Для удаления элементов таблицы следует выделить их и в меню Правка выбрать команду Удалить. Столбцы и строки удаляются без запросов, а при удалении ячеек появляется  диалоговое окно, в котором необходимо выбрать вариант удаления элемента:

ячейки, со сдвигом влево – удалить ячейки, сдвинув все влево;

ячейки, со сдвигом вверх – удалить ячейки, сдвинув все вверх;

строку – удалить строку;

столбец – удалить столбец.

Удаление содержимого элементов таблицы

Для удаления содержимого ячеек без удаления их самих следует:

  •  выделить группу ячеек, которые необходимо очистить;
  •  выбрать пункт Очистить из меню Правка, а затем один из пунктов:

Всеочистить все;

Форматы – устанавливается формат ячеек по умолчанию;

Содержимое – очистка только содержимого ячеек;

Примечание – очистка ячеек от примечаний.

Для удаления только содержимого ячеек также можно выделить их и нажать клавишу Delete.

Копирование и перемещение данных

Для перемещения и копирования содержимого ячеек используется буфер промежуточного хранения информации (Clipboard), позволяющий перемещать данные как в пределах таблицы, так и в другие Windows-программы.

Для копирования содержимого ячеек необходимо:

  •  выделить ячейки, содержимое которых следует скопировать;
  •  вызвать команду Копировать меню Правка или щелкнуть кнопку  (вокруг группы ячеек появится пунктирная линия, указывающая, что фрагмент помещен в буфер);
  •  выделить ячейки, в которые следует вставить данные;
  •  вызвать команду Вставить меню Правка или щелкнуть кнопку .

Фрагмент из буфера скопируется в указанное место.

При копировании ячеек, содержащих формулы с относительными ссылками, координаты ячеек аргументов изменяются автоматически. Например, при копировании формулы =А1+А2 из ячейки А3 в ячейку В3 ее содержимое изменится на =В1+В2. Эта формула как и ранее вычисляет сумму двух ячеек слева от ячейки с формулой. При копировании ячеек, содержащих формулы с абсолютными ссылками, адреса ячеек-аргументов не изменяются.

Для перемещения содержимого ячеек необходимо:

  •  выделить ячейки, содержимое которых необходимо переместить;
  •  вызвать команду Вырезать меню Правка или щелкнуть кнопку ;
  •  выделить левую верхнюю ячейку области, в которую необходимо вставить фрагмент;
  •  вызвать команду Вставить меню Правка или щелкнуть кнопку .

Фрагмент из буфера будет вставлен в указанное место.

При перемещении ячеек, содержащих формулы, координаты ячеек аргументов не изменяются. Например, при перемещении формулы =А1+А2 из ячейки А3 в ячейку В3 формула останется =А1+А2. 

Щелчок правой клавишей мыши на любом объекте таблицы вызывает контекстное меню, содержащее команды для обработки данного объекта (рис.16).

Поиск данных

Чтобы найти некоторую текстовую строку или число, необходимо:

  •  в меню Правка выбрать пункт Найти;
  •  в поле Что диалогового окна Найти (рис.18) указать, что необходимо найти;
  •  для того, чтобы Microsoft Excel учитывал при поиске регистр символов (нижний – строчная буква, верхний – прописная), введенных в поле Что, следует установить флажок Учитывать регистр;
  •  для того, чтобы Microsoft Excel искал только те ячейки, все содержимое которых отвечает шаблону поиска, следует установить флажок Ячейка целиком;
  •  в поле Просматривать необходимо выбрать направление поиска по срокам или по столбцам;
  •  в поле Область поиска следует выбрать формулы, значения или примечания (поиск будет вестись только в указанных компонентах ячеек);
  •  щелкнуть кнопку Найти далее (после чего будет выделено первое слово, отвечающее условиям поиска);
  •  для поиска следующего фрагмента, отвечающего условиям, повторно щелкнуть кнопку Найти далее;
  •  для замены выделенных символов необходимо щелкнуть кнопку Заменить, после чего появится диалоговое окно Заменить.

Рис.

Операции с листами рабочих книг

Для переименования листа необходимо выполнить двойной щелчок на его ярлыке и ввести новое имя. Его длина не должна превышать 31 символ, и не может содержать следующие символы: \ / ? * : [ ] ).

Для копирования или перемещения листов рабочей книги необходимо:

  •  открыть рабочую книгу-источник, листы которой необходимо скопировать, и рабочую книга-приемник;
  •  выбрать лист, который нужно скопировать;
  •  выбрать команду Переместить/ скопировать лист меню Правка;
  •  в поле в книгу следует выбрать рабочую книгу-приемник (для того, чтобы переместить листы в середине рабочей книги, необходимо выбрать имя текущей рабочей книги);
  •  в поле Перед листом следует выбрать лист, перед которым необходимо вставить перемещаемый лист;
  •  для копирования листа необходимо установить флажок Создавать копию;
  •  щелкнуть кнопку ОК. 

Для перемещения листа в пределах одной рабочей книги можно перетянуть его ярлык на ярлык того листа, перед которым его необходимо вставить. Если при этом нажимать клавишу Ctrl, то лист будет скопирован.

Для удаления листа необходимо сделать его активным и в меню Правка выбрать команду Удалить лист.

Для вставки листа следует сделать активным лист, на месте которого будет вставлен новый, и выбрать команду Лист меню Вставка.

Нажатие правой клавишей мыши на ярлыке листа вызывает контекстное меню для листа.

Формат данных

Формат чисел

Каждое число в таблице можно представить в разных форматах (с различным количеством десятичных позиций, незначащих нулей и пр.). Для изменения формата содержимого ячейки необходимо:

  •  выделить ячейки;
  •  выбрать команду Ячейки меню Формат;
  •  в диалоговом окне Формат ячеек выбрать вкладыш Число (рис.21);
  •  в списке Числовые форматы выбрать тип формата содержимого ячейки, а в полях справа – параметры формата;
  •  в поле Образец будет отображаться пример содержимого ячейки в выбранном формате;
  •  чтобы ввести новый формат, следует выбрать пункт все форматы, а затем в поле Тип ввести новый формат;
  •  щелкнуть ОК.

                     

Выравнивание содержимого ячеек

Содержимое  ячеек может быть выровнено по левому краю, по правому краю или по центру. На новом рабочем листе все ячейки имеют формат Обычный, в котором числа, даты и время выравниваются по правому краю ячейки, текст – по левому, а логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ – центрируются. Изменение выравнивания не влияет на тип данных. Для выравнивания содержимого ячеек необходимо:

  •  выделить ячейки, которые следует отформатировать;
  •  в меню Формат выбрать команду Ячейки;
  •  выбрать вкладыш Выравнивание (рис.22);
  •  в поле списка по горизонтали выбирается тип выравнивания по горизонтали:

по значению – выравнивание по умолчанию в зависимости от типа данных;

по левому краю (отступ) – содержимое ячейки выравнивается по левому краю с отступом, указанным в поле справа;

по центру – содержимое ячейки центрируется;

по правому краю – содержимое ячейки выравнивается по правому краю;

с заполнением – содержимое выделенного диапазона заполняется символами, указанными в левой ячейке выбранного диапазона;

по ширине – содержимое ячейки разбивается на несколько строк, а пробелы между словами устанавливаются так, чтобы ширина строк соответствовала ширине ячейки;

по центру выделения – содержимое левой ячейки выделенного диапазона выравнивается по центру диапазона (все другие ячейки выделенного диапазона должны быть пустыми);

  •  в поле списка по вертикали выбирается тип выравнивания по вертикали:

по верхнему краю – содержимое ячейки выравнивается по верхнему краю;

по центру – по центру;

по нижнему краю – по нижнему краю;

по высоте – содержимое ячейки разбивается на несколько строк, первая и последняя строки выравниваются по верхней и нижней границе ячейки;

  •  в группе флажков Отображение можно включить следующие режимы:

переносить по словам – по достижению правой границы ячейки текст будет переноситься на новую строку;

автоподбор ширины – размер символов уменьшается так, что содержимое ячейки помещается в границах ячейки;

объединение ячеек – выделенные ячейки объединяются в одну;

  •  в рамке Ориентация выбирается направление расположения текста в ячейке – текст можно расположить вертикально или под углом.

Для быстрого выравнивания данных в ячейках используются кнопки .

Чтобы выровнять текст по центру нескольких столбцов, необходимо:

  •  выделить ячейку, содержащую данные, которые необходимо выровнять по центру нескольких столбцов, и пустые ячейки, находящиеся справа;
  •  щелкнуть кнопку .

Установление шрифта 

Для установления шрифта необходимо:

  •  выделить группу ячеек;
  •  в меню Формат выбрать команду Ячейки;
  •  выбрать вкладыш Шрифт (рис.23);
  •  в списке Шрифт выбирается тип шрифта;
  •  в поле Начертание выбирается начертание шрифта:

обычный – обычное начертание;

курсив – курсивное начертание;

полужирныйжирное начертание;

полужирный курсив – жирное курсивное начертание.

  •  в поле Размер – размер шрифта в пунктах (1 пункт = 0,375мм).
  •  в поле Подчеркиваниетип линии подчеркивания:

Нет – подчеркивание не используется;

Одинарное, по значениюподчеркивание символов одинарной линией;

Двойное, по значениюподчеркивание символов двойной линией;

Одинарное, по ячейкеподчеркивание одинарной линией по ширине ячейки;

Двойное, по ячейкеподчеркивание двойной линией по ширине ячейки;

Рис.

  •  в поле Цветцвет символов;
  •  в рамке Эффекты можно установить флажки:

зачеркнутыйзачеркивание текста одинарной линией;

верхний индексразмер символов уменьшается, текст располагается выше;

нижний индексразмер символов уменьшается, текст располагается ниже;

  •  если установить флажок Обычный, то в ячейке установится шрифт по умолчанию;
  •  щелкнуть ОК.

Для быстрого форматирования символов используется панель инструментов Форматирование.

Изменение размеров строк и столбцов

По умолчанию ячейки имеют стандартную ширину и высоту. Высота строки определяется размером шрифта. Для изменения высоты строки или ширины столбца можно перетянуть границу заголовка до необходимого значения (на границе заголовка указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки) (рис.24). Для изменения размеров сразу нескольких столбцов или строк следует их выделить и перетянуть границу заголовка одного из выделенных элементов. Если на границе заголовков столбцов дважды щелкнуть мышью, то ширина столбца установится по ширине ячейки с самым длинным содержимым.

Рис.

Для точного установления ширины столбцов необходимо:

  •  выделить столбцы;
  •  выбрать в меню Формат пункт Столбец, затем  пункт Ширина;
  •  ввести в поле Ширина столбца значение ширины столбца (число символов, которые могут поместиться в столбце при использовании стандартного шрифта);
  •  щелкнуть кнопку ОК.

Команда Автоподбор ширины устанавливает ширину столбца по ширине ячейки с самым длинным содержимым. Команда Стандартная ширина предлагает изменить стандартную ширину для столбцов рабочего листа.

Для точного установления высоты строк необходимо:

  •  выделить строку или несколько строк;
  •  выбрать в меню Формат пункт Строка, а затем пункт Высота;
  •  в поле Высота строки ввести значение высоты строки в пунктах;
  •  щелкнуть ОК.

Чтобы спрятать строки или столбцы необходимо:

  •  выделить строки или столбцы, которые следует спрятать;
  •  выбрать в меню Формат команду Строка или команду Столбец соответственно, затем выбрать команду Скрыть.

Чтобы спрятать строку, можно перетянуть нижнюю границу заголовка строки за верхнюю границу. Чтобы спрятать столбец, можно перетянуть правую границу заголовка столбца за левую. Утолщенная рамка строки или столбца, а также пропущенная буква столбца или пропущенный номер строки указывают на наличие скрытых строк или столбцов.

Чтобы показать строки или столбцы необходимо:

  •  выделить строки или столбцы с обеих сторон скрытой строки или столбца;
  •  в меню Формат выбрать команду Строка или Столбец, затем выбрать команду Отобразить.

Рис.

Чтобы показать строку, можно установить указатель мыши сразу под утолщенной границей заголовка строки (указатель мыши примет вид на рис.25 (1)) и перетянуть ее вниз. Чтобы показать столбец, следует установить указатель мыши вплотную справа от утолщенной границы заголовка столбца (указатель мыши будет иметь вид на рис.25 (2)) и перетянуть ее вправо.

Оформление таблиц

Таблицы в Microsoft Excel можно обрамить рамкой и заполнить различными цветами. Для обрамления необходимо:

  •  выделить ячейки, которые необходимо обрамить;
  •  в меню Формат выбрать команду Ячейки;
  •  выбрать вкладыш Граница (рис.26);
  •  в поле тип линии выбрать тип линии рамки;
  •  в списке цвет – цвет линии;
  •  для обрамления выделенных ячеек извне следует щелкнуть кнопку внешние;
  •  для обрамления внутренних границ ячеек следует щелкнуть кнопку внутренние;
  •  для снятия обрамления выделенных ячеек следует щелкнуть кнопку нет;
  •  с помощью группы кнопок Отдельные можно устанавливать и убирать отдельные линии; это также можно делать щелчком мыши в образце обрамления, представленного в окне;
  •  щелкнуть ОК.

Создавать рамки можно также с помощью скрытого списка Границы - :

  •  выделить ячейки, которые необходимо обрамить;
  •  щелкнуть на стрелке рядом с кнопкой Границы;
  •  выбрать тип обрамления в палитре рамок.

Выбранный тип обрамления можно применить и для других ячеек, выделив эти ячейки и щелкнув на кнопке Границы. Для удобства использования палитру рамок можно вытянуть за заголовок с панели инструментов.

Элементы таблицы можно заштриховать различным цветом и узорами:

  •  выделить ячейки;
  •  выбрать в меню Формат команду Ячейки;
  •  выбрать вкладыш Вид;
  •  в палитре цветов выбрать цвет (в рамке Образец будет представлен образец с выбранными параметрами);
  •  в списке Узор выбрать узор;
  •  щелкнуть кнопку ОК.

Для оформления элементов таблицы различными цветами можно использовать панель инструментов Форматирование:

  •  выделить нужные ячейки;
  •  для изменения цвета фона щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой  и в палитре цветов выбрать цвет;
  •  для изменения цвета символов щелкнуть по стрелке рядом с кнопкой  и выбрать цвет.

Рис.

Присвоение имени ячейке, диапазону или формуле

При обращении к ячейке, диапазону или формуле вместо адреса ячеек можно использовать присвоенные им имена. Чтобы присвоить имя формуле необходимо:

  •  в меню Вставка выбрать пункт Имя, а затем пункт Присвоить;
  •  в поле Имя (рис.30) ввести имя для формулы;
  •  в поле Формула ввести формулу (она должна начинаться со знака "=";
  •  щелкнуть кнопку Добавить, после чего имя формулы появится в списке;
  •  для удаления имени из списка следует выделить его и щелкнуть кнопку Удалить;
  •  после ввода всех имен щелкнуть ОК.

Чтобы вставить формулу с собственным именем, необходимо:

  •  в меню Вставка выбрать пункт Имя, а затем пункт Вставить;
  •  в списке Имя выбрать имя формулы и щелкнуть ОК.

Для присвоения имени ячейке или диапазону, следует:

  •  выделить ячейку, диапазон ячеек или несколько диапазонов, которым следует присвоить имя;
  •  щелкнуть мышью в поле имени в левой части строки формул;
  •  набрать имя для ячейки или диапазона;
  •  нажать клавишу Enter.

Если щелкнуть на кнопке со стрелкой рядом с полем имени, то появится список собственных имен ячеек. При выборе имени из этого списка будет выделена соответствующая ячейка или диапазон ячеек.

Если ячейке или диапазону ячеек присвоено имя, его можно использовать на любом другом листе этой же книги. Можно также создавать имена, определенные только для текущего уровня рабочего листа. Например, чтобы использовать одинаковое имя на нескольких различных листах одной книги, необходимо:

  •  в меню Вставка выбрать пункт Имя, а затем – Присвоить;
  •  в поле Имя набрать сначала имя рабочего листа, за ним восклицательный знак, а затем имя ячейки или диапазона ячеек, например, Лист5!Баланс;
  •  в поле Формула ввести формулу или ссылку (она должна начинаться со знака равенства) и щелкнуть кнопку ОК.

Можно использовать одно и тоже имя для определения имени на уровне листа и на уровне всей книги. Тогда имя на уровне рабочего листа будет перекрывать общее имя на том листе, где оно определено.

Работа с базами данных

С помощью Microsoft Excel можно создавать и обрабатывать базы данных. База данных в Microsoft Excel – таблица, состоящая из однотипных записей (строк). Столбцы таблицы являются полями записи в базе данных. Под имена полей выделяется первая строка базы данных. Например, если базой данных считать телефонный справочник, то полями записи будут фамилии, номера телефонов и адреса абонентов.

Для работы с базой данных необходимо сначала создать соответствующую таблицу. Если выделить ячейку в таблице и выбрать одну из команд обработки баз данных в меню Данные, Microsoft Excel автоматически определяет и обрабатывает всю таблицу. Данные, расположенные в столбцах и строках рабочего листа, обрабатываются как набор полей, которые образуют записи (рис.32).

Рис.

Сортировка данных

Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Например, чтобы отсортировать данные по цене изделия. Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные.

В поле списка Сортировать по (рис.33) выбирается поле, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки:

по возрастанию  – цифры сортируются по возрастанию, текст – в алфавитном порядке, логические выражения – ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА.

по убыванию – сортировка в обратном порядке.

В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле. Во втором поле Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.

Для сортировки данных также используются кнопки . Перед их использованием следует выделить столбец, по которому необходимо сортировать записи.

При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка. Microsoft Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы.

Автофильтр 

Команда Автофильтр устанавливает кнопки скрытых списков (кнопки со стрелками) непосредственно в строку с именами столбцов (рис.35). С их помощью можно выбирать записи базы данных, которые следует вывести на экран. После выделения элемента в открывшемся списке, строки, не содержащие данный элемент, будут скрыты. Например, если в скрытом списке поля Цена выбрать 99 грн., то будут выведены только записи, у которых в поле Цена содержится значение 99 грн.

Рис.

Если в поле списка выбрать пункт Условие … , то появится окно Пользовательский автофильтр (рис.36). В верхнем правом списке следует выбрать один из операторов (равно, больше, меньше и др.), в поле справа – выбрать одно из значений. В нижнем правом списке можно выбрать другой оператор, и в поле по левую сторону – значение. Когда включен переключатель И, то будут выводиться только записи, удовлетворяющие оба условия. При включенном переключателе ИЛИ будут выводиться записи, удовлетворяющие одному из условий. Например, в окне на рис.36 введены условия для вывода записей по изделиям с ценой больше 99 грн. и меньше 187 грн.

Для вывода нескольких записей с самым большим или самым малым значением по любому полю следует в скрытом списке поля выбрать пункт Первые 10. В диалоговом окне Наложение условия по списку в первом поле со счетчиком необходимо выбрать количество записей, а в поле справа выбрать – наибольших или наименьших.

Чтобы вывести все данные таблицы, необходимо вызвать команду Отобразить все или отменить команду Автофильтр меню Данные, подменю Фильтр.

Рис.

Расширенный фильтр

Команда Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные с использованием диапазона критериев для вывода только записей, удовлетворяющих определенным критериям (рис.37). При повторной фильтрации будут просматриваться все строки, и скрытые, и открытые. Значение переключателей и полей окна Расширенный фильтр следующие:

Рис.

фильтровать список на месте – переключатель, скрывающий строки, которые не удовлетворяют указанному критерию;

скопировать результат в другое место – копирует отфильтрованные данные на другой рабочий лист или на другое место на этом же рабочем листе;

Исходный диапазон – поле, определяющее диапазон, который содержит список, подлежащий фильтрации;

Диапазон условий – поле, определяющее диапазон ячеек на рабочем листе, который содержит необходимые условия;

Поместить результат в диапазон – поле, определяющее диапазон ячеек, в который копируются строки, удовлетворяющие определенным условиям; это поле активно только в том случае, если выбран переключатель скопировать результат в другое место;

Только уникальные записи – переключатель, который выводит только строки, удовлетворяющие критерию и не содержащие неповторяющихся элементов. Если диапазон критериев не определен, то в этом случае все строки списка, содержащие дубликаты, будут скрыты.

Для установления сложных критериев необходимо:

  •  вставить несколько строк в верхней части рабочего листа;
  •  в одном из вставленных пустых строк ввести имена столбцов, по которым следует отфильтровать таблицу;
  •  при использовании критериев сравнения, имена критериев должны быть идентичны именам столбцов, которые проверяются;
  •  в строках, расположенных под строкой с именами проверяемых столбцов, ввести критерии, которым должны соответствовать ячейки проверяемых столбцов;
  •  выбрать в меню Данные пункт Фильтр, затем – Расширенный фильтр, и в диалоговом окне ввести условия фильтрации.

Рис.

Для объединения критериев с помощью условного оператора И следует указать критерии в одной и той же строке, а для объединения критериев с помощью условного оператора ИЛИ следует ввести критерии в разных строках. Например, диапазон критериев на рис.38 выводит на экран все записи, имеющие в столбце Цена значения больше 50 и меньше 200.

После использования команд Автофильтр или Расширенный фильтр, таблица переходит в режим фильтрации. В этом режиме многие команд Microsoft Excel влияют только на видимые ячейки. После применения фильтра для вывода только нужных строк, можно скопировать полученное подмножество данных в другое место для дальнейшего анализа.

Чтобы снова вывести все записи следует в меню Данные выбрать пункт Фильтр, затем пункт Отобразить все.

Создание диаграмм

Диаграмма – это представление данных таблицы в графическом виде, которое используется для анализа и сравнения данных. На диаграмме числовые данные ячеек изображаются в виде точек, линий, полос, столбиков, секторов и в другой форме. Группы элементов данных, отражающих содержимое ячеек одной строки или столбца на рабочем листе, составляют ряд данных.

Для создания диаграммы необходимо:

  •  на рабочем листе выделить данные, по которым следует построить диаграмму, включая ячейки, содержащие имена категорий или рядов, которые будут использоваться в диаграмме;
  •  выбрать команду Диаграмма меню Вставка или щелкнуть кнопку ;
  •  в диалоговых окнах Мастера диаграмм следует выбрать тип, формат и другие параметры диаграммы;
  •  для перехода к следующему шагу используется кнопка Далее >;
  •  для построения диаграммы на любом шаге можно щелкнуть кнопку Готово, тогда Мастер диаграмм самостоятельно закончит построение диаграммы;
  •  в последнем (4-м) окне щелкнуть кнопку Готово.

Диаграмму можно перетянуть мышью в любое место. Для изменения размера диаграммы необходимо щелкнуть на ней мышью и перетянуть маркеры размера. Для изменения типа и параметров построенной диаграммы следует щелкнуть на диаграмме правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать подходящую команду. Для удаления диаграммы следует щелкнуть на ней мышью, чтобы появились маркеры размера, и нажать клавишу Delete.

Печать таблиц

Перед распечаткой таблиц необходимо установить параметры страницы с помощью команды Параметры страницы меню Файл. Во вкладыше Страница (рис.39) устанавливается ориентация и размер листа бумаги, масштаб изображения и качество печати. В рамке Ориентация устанавливается ориентация листа:

книжная – вертикальное расположение листа бумаги;

альбомная – горизонтальное расположение.

Если включен переключатель установить, то таблица будет распечатана в масштабе, указанном в поле справа (без изменения размера листа на экране).

Если включить переключатель разместить не более чем на, то таблица или выделенная область будет уменьшена настолько, чтобы разместиться на количестве страниц, указанном в полях стр. в ширину и стр. в высоту.

В поле Размер бумаги выбирается формат листа бумаги, а в поле Качество печати – разрешающая способность принтера.

         

Рис.          Рис.

Для установления полей страницы следует выбрать вкладыш Поля и в полях верхнее, нижнее, левое и правое ввести значения полей. В полях верхнего колонтитула и нижнего колонтитула выбирается расстояние от верхнего края листа до верхнего колонтитула и нижнего края листа до нижнего колонтитула соответственно.

Для ввода колонтитулов используется вкладыш Колонтитулы. Содержимое колонтитулов или выбирается в полях списка верхний колонтитул и нижний колонтитул, или вводится после нажатия кнопок Создать верхний колонтитул и Создать нижний колонтитул.

После установления всех параметров в окне Параметры страницы необходимо щелкнуть кнопку ОК.

Для просмотра таблицы перед печатью используется команда Предварительный просмотр меню Файл или кнопка . В этом режиме, чтобы увеличить изображение, следует навести указатель мыши, который примет вид лупы, на интересующий фрагмент и щелкнуть кнопку мыши. Следующий щелчок кнопки мыши отдаляет изображение. Выйти из режима предварительного просмотра можно с помощью кнопки Закрыть или клавиши Esc.

Для распечатки таблицы необходимо в меню Файл выбрать команду Печать. В диалоговом окне Печать (рис.40) в поле списка Имя следует выбрать принтер, если возможно печатать на нескольких принтерах.

В рамке Печатать, диалогового окна Печать указываются страницы, которые будут напечатаны:

все – все страницы;

страницы – только страницы, указанные в полях с и по.

В рамке Вывести на печать выбирается объект печати:

выделенный диапазон – печатать только выделенную область;

выделенные листы – печатать выделенные листы (для выделения 2-х и больше листов необходимо щелкать мышью на их ярлыки при нажатой клавише Ctrl);

всю книгу – распечатка всей рабочей книги.

В поле Число копий указывается количество копий. Чтобы распечатать целиком первую копию, затем вторую и т.д. следует включить флажок разобрать по копиям.

Чтобы напечатать одну копию активных листов достаточно щелкнуть кнопку .


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

49202. Десятиразрядный КМОП ЦА преобразователь на 50 МГц с буфером на 75 Ом 280.03 KB
  В нашей статье пропорционально десятиразрядный ЦАП на 50 МГц основан на цепочке резисторов. Конструкция улучшает стандартный метод одинарной цепочки резисторов, используя двойную лестничную архитектуру в матрице форматирования. В лестничную структуру были приняты некоторые изменения, чтобы уменьшить искажения.
49203. Анализ линейной динамической цепи 21.94 MB
  На втором этапе определяем комплексную функцию передачи используя Generl Numbers. Этап третий определяем нули и полюса комплексной функции передачи построение карты полюсов и нулей. Нахождение комплексной функции передачи 3. Нахождение полюсов и нулей функции передачи.
49204. Управление подачей добавок в АКП 226.41 KB
  Разработать микропроцессорную систему управления подачей добавок в агрегат печьковш. Разработать программное устройство управления подачей добавок в агрегат печьковш. АВТОМАТИЗАЦИЯ УСТАНОВОК ВНЕПЕЧНОЙ ОБРАБОТКИ МЕТАЛЛА УПРАВЛЕНИЕ ПОДАЧЕЙ ДОБАВОК В настоящее время имеется достаточно большое количество вариантов оснащения АКП различными устройства подачей добавок.
49206. Технико-экономические показатели работы предприятия отрасли машиностроения 609.5 KB
  Предприятие в процессе своей деятельности совершает материальные и денежные затраты на простое и расширенное воспроизводство основных фондов и оборотных средств, производство и реализацию продукции, социальное развитие трудового коллектива и др. Наибольший удельный вес во всех расходах предприятий занимают затраты на производство продукции.
49207. Проектирование электрической сети 888.18 KB
  Данный курсовой проект содержит 3 графика, 5 рисунков, 13 таблиц. В проекте будет выбрана схема распределения электроэнергии от РЭС до пяти подстанций. Эта схема выбирается по экономическому расчету, который содержит: расчет наиболее экономичного строительства, расчет передачи энергии как от РЭС, так и от подстанций к друг другу. Из четырех вариантов схем, будет выбрана одна – наиболее экономичная.
49208. Разработка автоматизированной системы учреждения администрации района 4.67 MB
  В рассматриваемой организации предъявляются высокие требования к защите информации, так как циркулирующие данные содержат кроме общедоступной информации сведения, составляющие служебную и коммерческую тайны, персональные данные и секретные сведения, которые не должны быть доступны лицам, не имеющим соответствующих полномочий...
49209. ОДНОМЕРНОЕ ДВИЖЕНИЕ ЖИДКОСТИ В НЕОДНОРОДНЫХ ПЛАСТАХ 210.21 KB
  Однако часто изменения проницаемости при переходе от одной точки пласта к другой носят столь хаотичный характер что значительные области пласта можно считать в среднем однородно проницаемыми. Наоборот движение жидкостей и газов в пластах приобретает совершенно своеобразный характер когда на большом протяжении в изменении проницаемости наблюдаются явные закономерности. Пласт разделяется по мощности на несколько слоев; в каждом из слоев проницаемость в среднем одинакова но отлична от проницаемости соседних слоев. Во всех точках пласта...
49210. Знаходження найкоротшого шляху в графі за допомогою алгоритма Дейкстри 241.53 KB
  Знаходження найкоротшого шляху - життєво необхідно і використовується практично скрізь, починаючи від знаходження оптимального маршруту між двома об'єктами на місцевості (наприклад, найкоротший шлях від дому до університету), в системах автопілота, для знаходження оптимального маршруту при перевезеннях, комутації інформаційного пакету в Internet і т. п.