37260

Базы данных БД (СУБД Microsoft Access 9Х)

Контрольная

Информатика, кибернетика и программирование

БАЗА ДАННЫХ это единое централизованное хранилище данных определенной предметной области под предметной областью здесь понимается например школа предприятие районо и др. Каждая программа имеет доступ к конкретным данным базы данных с помощью специальных программ которые получили название системы управления базами данных СУБД. Примерами баз данных являются: библиотечные каталоги записная книжка классные журналы журналы учета имущества галантерейной базы и др.

Русский

2013-09-23

4.37 MB

10 чел.

Тема: «Базы данных БД (СУБД Microsoft Access 9Х)»

БАЗЫ ДАННЫХ

Элементы теории баз данных

Процесс решения любой задачи на компьютере представляет собой обработку данных по заданному алгоритму. Данными могут, например, быть: числа, буквы, слова, фамилии учеников и их домашние телефоны, показатели работы предприятия и др.

БАЗА ДАННЫХ - это единое, централизованное хранилище данных определенной предметной области (под предметной областью здесь понимается, например, школа, предприятие, районо и др.), к которой имеют доступ многие программы. Каждая программа имеет доступ к конкретным данным базы данных с помощью специальных программ, которые получили название системы управления базами данных (СУБД).

Примерами баз данных являются: библиотечные каталоги, записная книжка, классные журналы, журналы учета имущества галантерейной базы и др.

Базы данных имеют несколько уровней представления. Самый низкий уровень — это физический, на котором данные представляются байтами на определенных типах запоминающих устройств. Физический уровень представления баз данных доступен только узкому кругу специалистов.

Широкий круг пользователей представляет базу данных с помощью естественного языка, а также с помощью других доступных для человека средств.

Таким образом, в базах данных данные разрабатываются и хранятся как единое целое в интересах решения всех задач предметной области.

Каждая программа выбирает из базы данных лишь те данные, которые нужны только для данной задачи. Например, для начисления заработной платы учителям будут выбраны фамилии учителей, их квалификация, педагогический стаж, учебная нагрузка, а для программы составления расписания — фамилии учителей и их учебная нагрузка и др.

Отметим еще одно важное достоинство использования баз данных, состоящее в том, что обеспечивается независимость прикладных программ от данных. Это означает, что изменения в данных не влекут за собой необходимости изменения в программе. Аналогично изменения в логике программы не влекут необходимости изменения механизма доступа к данным. Здесь, конечно, необходимо исключить случаи удаления из базы тех данных, которые использует только собственная программа. При обычном же использовании наборов данных любое изменение в данных требует внесения изменений в соответствующую программу, и наоборот.

Функцию обеспечения независимости данных от программ реализует система управления базой данных.

База данных (БД) – это систематизированное хранилище информации определенной предметной области, к которому могут иметь доступ много прикладных программ. 

БД создают при необходимости регулярной обработки большого объема однородной информации: списков учеников или студентов с их оценками, анкетных данных о сотрудниках некоторого заведения или фирмы, расписаний движения разных видов транспорта, данных о движении товаров на складах и т.п.

Система управления базами данных (СУБД) – это программное средство для создания, ведения и использования БД.

Особенности использования БД:

  •  данные в БД создаются и хранятся как единое целое для решения всех задач предметной области, т.е. отпадает необходимость дублирования данных (экономия памяти компьютера);
  •   каждая прикладная программа выбирает из БД данные для решения только своей задачи;
  •   независимость прикладных программ от данных (изменения в данных не вызывают необходимость изменения программы и наоборот).

Основные функции СУБД

Система управления базой данных - это специальный пакет программ, обеспечивающий создание, сопровождение и использование баз данных многими пользователями. Рассмотрим кратко функции, реализуемые СУБД.

Создание базы данных начинается с определения перечня, содержания и типа используемых данных. Под типом данных здесь понимаются числовые, текстовые данные и данные типа - дата. Для каждого элемента данных необходимо указать его размерность (длину). Это объясняется тем, что количество символов в поле и в записи имеет конечную величину.

Для описания типов данных в СУБД обычно используется собственный язык, который называют языком описания данных (ЯОД). Имена полей во многих СУБД записываются латинскими символами.

СУБД должна обеспечить ввод в компьютер подготовленных данных, т.е. имен полей, их типов и размерностей.

Следующая функция, реализуемая СУБД на этапе создания баз данных,— обеспечение ввода данных в компьютер. При этом одновременно с вводом данных осуществляется проверка их правильности. Простейший метод контроля — это проверка данных по типу. При этом, если тип вводимых данных не соответствует заданному, то система их игнорирует. Например, если тип элемента определен текстовый, а предпринимается попытка ввода чисел, то будет заблокирован ввод и на экран монитора будет выдано соответствующее сообщение.

На этапе сопровождения и использования баз данных, т.е. на этапе их эксплуатации, СУБД решает задачи редактирования данных и выдачу необходимых сообщений.

Редактирование включает следующие основные операции:

  1.  Удаление устаревших записей.
  2.  Замену одних записей другими.
  3.  Изменение отдельных данных в записях.
  4.  Вставку в определенные места новых записей.
  5.  Добавление новых записей.
  6.  Добавление новых полей, изменение их имен и др.

Информация выдается пользователю в соответствии с поступившим от него запросом. При этом она может выдаваться как на экран, так и на принтер в разнообразной, удобной и наглядной форме. Это могут быть, например, таблицы, диаграммы, графики и др.

Если база данных доступна одновременно нескольким пользователям, то СУБД должна обеспечить, чтобы они не мешали друг другу.

Любая СУБД должна обеспечить выполнение наиболее употребимых видов обработки данных. Например, она должна выполнять сортировку данных в алфавитном порядке, подсчет суммы чисел столбца, поиск необходимой записи и др.

Особая функция СУБД состоит в обеспечении целостности базы данных. Эта функция должна реализоваться, например, при машинных сбоях, при внезапном отключении электропитания и других ситуациях.

Отметим, что описанные здесь функции СУБД рассмотрены лишь с позиций конечного пользователя. Процессы управления базой данных на физическом уровне здесь не рассматриваются.

Для реализации перечисленных функций в каждой СУБД кроме языка ЯОД используются также языки манипулирования данными (ЯМД) и трансляторы или интерпретаторы с этих языков.

ЯМД используется для выполнения различных операций над данными. С помощью этого языка могут выполняться, например, такие операции: выбор данных, отвечающих заданным условиям; удаление определенных данных и запись новых; нахождение среднего значения данных определенного типа и др.

В некоторых СУБД используются специальные языки запросов, ориентированные на пользователей — непрограммистов.

 

Понятие о реляционной базе данных

Между элементами базы данных (полями и записями) существуют определенные связи. В зависимости от характера этих связей различают три типа организации баз данных: иерархический, сетевой и реляционный. В настоящее время наиболее распространенными являются реляционные базы данных.

В иерархической БД существует упорядоченность элементов записи, один элемент считается главным, остальные подчиненными. Поиск какого-либо элемента данных в такой системе может оказаться довольно трудоемким из-за необходимости последовательно проходить несколько иерархических уровней.

Сетевая БД отличается большой гибкостью, так как в ней существует возможность устанавливать дополнительно к вертикальным иерархическим связям горизонтальные связи. Это облегчает процесс поиска нужных элементов данных, так как уже не требует обязательного прохождения нескольких иерархических ступеней.

Реляционными БД называются БД, содержащие информацию, организованную в виде прямоугольных таблиц.

Концепция реляционной базы данных разработана Е.Ф. Коддом в 1970 г. В основе этой базы данных лежит математическое понятие отношения (от английского ralation). Отношения представляются в виде двумерных таблиц.

Отношение (таблица) представляется в компьютере в виде файла данных. Строка таблицы соответствует записи в файле данных, а столбец - полю. В теории реляционных баз данных строки называют кортежами, а столбцы - атрибутами.

Список имен атрибутов отношения называется схемой отношения.

УЧИТЕЛЬ (ФИО, ДАТА РОЖДЕНИЯ, ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ СТАЖ, ПРЕДМЕТ, КАТЕГОРИЯ).

В каждом отношении выделяют один атрибут, который называют ключевым или просто ключом. Ключевой атрибут должен быть уникальным, т.е. он должен однозначно определять (идентифицировать) кортежи.

В некоторых отношениях могут использоваться составные ключи, включающие несколько атрибутов.

Над отношениями (таблицами) могут выполняться различные операции, подобно выполнению арифметических операций. Это дает возможность получать из одних отношений, хранимых в компьютере, другие отношения.

Для выполнения операций над отношениями в СУБД имеются специальные алгоритмические языки.

Работа с БД состоит из таких этапов:

  1.  создание структуры БД;
  2.  ввод данных;
  3.  редактирование структуры и данных;
  4.  поиск информации в БД;
  5.  оформление отчетов.

Для выполнения этих работ существуют специальные программы: MS Access, FoxPro, dBase-системы и другие.

В MS Access база данных — это файл с расширением mdb, содержащий данные в виде нескольких таблиц, обычно связанных реляционными связями.

Основные объекты базы данных:

  •  Таблицы – содержат данные в виде двумерной таблицы;
  •  Формы – отображают данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата;
  •  Запросы – выбирают данные из таблицы на основе заданного условия;
  •  Отчеты – отображают и печатают данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата;
  •  Макросы – автоматизируют стандартные действия;
  •  Модули – автоматизируют сложные операции, которые нельзя описать макросами.

Проанализируем структуру отдельной таблицы. Таблица состоит из строк и столбцов. Строки называют записями.

Рис.1

Рис 1.

Запись БД – это строка таблицы, конкретная реализация (значение) понятия предметной области.

Запись содержит информацию об одном элементе базы данных: одной особе, книге, продукции, рейсе и т.п. Она состоит из полей.

Поле БД – это столбец в таблице данных, свойство (атрибут) данного понятия предметной области.

Поле — это минимальная (но важнейшая) порция информации в записи, над которой определены операции ввода, вывода, преобразования и т.п. Поле имеет имя, значение, характеризуется типом и определенными свойствами.

Для каждого поля задается свой тип данных, которые могут находиться в нем. Записи в таблице отличаются значениями своих полей.

Ключевое поле БД(ключ БД) – это поле или несколько полей, которые однозначно определяют (идентифицируют) запись.

Типы и свойства полей.

Ниже приведены примеры типов, имен и значений полей, которые могут встречаться в разных задачах.

Имя поля

Тип поля

Значение поля

Номер

Счетчик/Числовой

7

Фамилия

Текстовый

Боженко

Телефон

Текстовый/Числовой

2972216

Дата рождения

Дата

24.12.75

Меморандум

MEMO

текст о хобби

Оклад

Денежный

800 грн

Награды

Логический

да или нет

Биография

Гиперссылки

текстовый файл

Фотография

Поле объекта OLE

графический файл

Должность

Мастер подстановки

инженер

Имена полям дает пользователь. Названия типов стандартные. Значения полей определяются содержанием конкретной задачи. Рассмотрим общие свойства числового поля: размер поля (байт, целое, длинное целое, 4 байта, 8 байтов), формат (основной, денежный, процентный, экспоненциальный и т.п.), количество десятичных знаков после запятой, подпись поля, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке ввода, обязательное поле, индексированное поле, смарт-теги. Индексированность указывают для полей, в которых будут сортировать или искать данные.

Структура таблицы — это структура записи, т.е. совокупность имен полей, их типов и свойств. Структуру определяет пользователь при анализе конкретной задачи.

Создание таблиц в MS Access.

Рассмотрим, как создать базу данных, состоящую из одной или нескольких таблиц. Для этого после запуска программы MS Access надо выполнить такую последовательность команд: в окне MS Access 97 включить первую кнопку Новая база данных (Blank) / ОК / Выбрать нужную папку и назвать файл / Создать / В полученном главном окне базы данных активизировать закладку Таблицы / Создать. MS Access 2003 следует выполнить команду создания новой БД в области задач. Получите главное окно БД (рис. 2).

Рис.2.

Если с программой уже работали раньше, то последовательность команд иная: Файл / Создать БД / На закладке Общий выбрать пиктограмму Новая база данных / ОК и т.д. / Создать.

В дальнейшем существенно не путать имя файла БД и имена таблиц из БД. Имя файла, например studenty, отображается в строке заголовка главного окна БД (см. рис. 2), а имена таблиц — на закладке Таблицы.

Существует несколько способов создания таблиц:

  •  режим таблицы – выводит бланк (форму) абстрактной таблицы, которая потом может принимать конкретную форму и содержание;
  •  конструктор таблицы – в режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы;
  •  мастер таблицы – позволяет выбрать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов;
  •  импорт таблицы – импорт данных в таблицу из других файлов.

Работа пользователя состоит из двух этапов:

  1.  Создание структуры таблицы, например, с помощью конструктора,
  2.  Ввод данных в таблицу в режиме таблицы. Чаще всего структуру создают командой Конструктор таблицы.

Рис.3. Окно конструктора таблицы.

Здесь задают имена, типы, свойства полей, ключевое поле

В режиме конструктора пользователь задает:

  •  имена полей методом их ввода;
    •  тип данных методом выбора типа из предложенного списка;
    •  описания полей, что необязательно;
    •  свойства полей (в случае необходимости) методом заполнения таблицы свойств (рис. 3).

В простейших БД достаточно задать имена полей и указать их типы, поскольку главные свойства по умолчанию фиксируются автоматически.

Структуру можно модифицировать (менять). В ранее созданную структуру новое поле вставляют командой Вставить/Строки. Выделенное поле удаляют командой Правка/Удалить строки. Можно поменять порядок расположения полей, перетаскивая их имена вниз или вверх.

После создания структуры окно конструктора надо закрыть с сохранением таблицы в файле на диске под некоторым именем(подходящим по смыслу данной таблице).

Чтобы ввести данные в таблицу, ее нужно открыть в режиме таблицы из главного окна базы данных: Закладка Таблицы/Выберите имя/Открыть или дважды щелкните на ее имени.

Данные в новую таблицу обычно вводят с клавиатуры. Внешне таблица похожа на электронную. Ширину столбцов и высоту строк меняют методом перетаскивания разделяющих линий. Ячейки таблицы можно форматировать. Можно управлять отображением данных в ячейках путем подбора нужного значения свойства формата соответствующего поля.

Для ускоренного ввода в поля данных, являющихся элементами некоторого стандартного списка, например, должностей, названий городов и т.п., в конструкторе таблицы для соответствующего поля в типе данных нужно включить мастер подстановки и создать (ввести) список данных. Этим списком можно пользоваться в режиме ввода данных в таблицу.

Столбцы можно прятать или высвечивать командой Формат/Скрыть столбцы/Отобразить столбцы...

Чтобы некоторые столбцы не смещались при просмотре широкой таблицы, их фиксируют на экране командой Формат/Закрепить столбцы или освобождают — Формат / Освободить все столбцы.

Понятие формы, назначение и преимущества форм.

Форма – это способ отображения информации из БД с использованием элементов управления для удобной и наглядной работы с данными – ввод, редактирование, отображение. Формы составляют интерфейс БД.

Форма похожа на бланк или карточку (рис. 4). Примерами формы является любой бланк, страницы паспорта, карточка из досье или библиографическая карточка на книгу в библиотеке.

Элементы управления СУБД – это графические элементы (поле, кнопка, рисунок), размещаемые в форме или отчете для отображения данных или украшения.

В программе MS Access принято создавать базу данных сначала в виде таблицы, а потом отображать ее в виде форм. Переход к формам, кроме лучшей визуализации данных, дает ряд дополнительных возможностей.

Рис.4

На форме можно удобно расположить:

  •  поля типа OLE с картинками, фотографиями и т.п.;
  •  элементы управления (кнопки, переключатели и т.п.);
  •  надписи (заголовки форм, рубрик); можно разрисовать форму или задать фоновый рисунок-заставку, в частности, сумерки, глобус, тучи и т.п.;
  •  вычислительные поля (это также элементы управления) для отображения результатов вычислений, выполненных на основе имеющихся полей;
  •  закладки (многостраничные формы, где поля группируют по назначению на разных закладках);
  •  подчиненные формы и т.п.

Способы создания форм. Существует несколько способов создания форм, а именно:

  •  автоматически при помощи команды Автоформа;
  •  с помощью мастера форм;
  •  вручную при помощи конструктора форм;
  •  комбинированный.

Например, выполнив команду Автоформа/В столбец, получим форму, в которой все поля таблицы будут расположены в столбец и выровнены по левому краю.

Использование мастера форм позволяет быстро отобрать нужные поля таблицы для размещения их на форме или расположить на одной форме поля из разных таблиц.

Для создания стандартных баз данных (адресных книг, телефонных справочников и т.п.) существуют мастера. Достаточно выполнить указания мастера — и структура базы данных готова (часто их недостатком является избыточное количество полей).

Начинающим создавать форму вручную не рекомендуют. Сначала следует создать форму командой Автоформа или Мастер форм, а потом внести изменения в форму с помощью конструктора форм. Такой способ называют комбинированным.

Элементы управления. Рассмотрим возможности конструктора форм. Для конструирования формы используют панель элементов управления с кнопками.

Чтобы вставить элемент управления, его надо выбрать на панели и щелкнуть на форме в точке вставки.

С помощью кнопки Запуск мастера можно в диалоговом режиме вставить в форму другие элементы: кнопки, переключатели и т.п.

Для выполнения математических действий со значениями полей в форме создают новое поле, например, с именем Сумма (для вычисления суммы баллов ученика по всем предметам), и присваивают ему значение в виде формулы =[Мат]+[Инф]+ [Физ]+[Лит]+[Язык]. Угловые скобки можно не писать, если имена полей не содержат пропусков.

Ввести конкретные данные в форму можно в режиме формы с помощью команд Записи / Ввод данных или кнопки.

Для улучшения внешнего вида объекты на форме выравнивают или перемещают в режиме конструктора. Для выравнивания выбранных объектов используют команду Выровнять из меню Формат. Для перемещения выбранного объекта указатель мыши надо навести на его границу и, когда он примет вид ладони, выполнить перетаскивание. Поле будет перемещаться вместе со своей подписью. Чтобы эти элементы переместить отдельно, указатель нужно навести на верхний левый маркер поля или подписи и, когда он примет вид указательного пальца, поднятого вверх, выполнить перетаскивание.

Создание формы с помощью автоформы:

  1.  Вкладка Формы / кнопка Создать в окне БД;
  2.  Выбрать таблицу или запрос, на основании которых требуется создать отчет, или открыть таблицу или запрос в любом режиме;
  3.  Выбрать в списке вид автоформы.

Создание формы с помощью мастера:

  1.  Вкладка Формы / кнопка Создать в окне БД;
  2.  Выбрать в списке Мастер форм;
  3.  Следовать инструкциям Мастера;
  4.  Если созданная форма не удовлетворяет требованиям ее можно изменить в режиме конструктора.

Связи между таблицами

Структура реляционной БД всегда разрабатывается таким образом, чтобы каждая таблица, которая в ней находится, не содержала избыточной информации. Например, в БД Образование необходимо хранить данные об оценках, которые получил каждый студент по тому или иному предмету. Как следствие, нужно также каким-то образом хранить и названия предметов, по которым эти оценки ставятся. Кроме этого, необходимо хранить фамилию, имя и отчество преподавателей с указанием предмета, который ведет каждый из них. Если для этих целей будет использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное использование памяти компьютера, так как для каждого студента придется хранить в соответствующей записи названия предметов и фамилии преподавателей, которые будут повторяться много раз. Поэтому указанную информацию необходимо разбить на несколько таблиц, которые будут между собой взаимосвязаны, а именно:

Студенты - информация о студенте, в частности уникальный код, который будет использоваться при хранении оценок;

Преподаватели - информация о преподавателе, в частности уникальный код, используемый при хранении предметов;

Предметы - информация о предмете, в частности уникальный код преподавателя, который ведет этот предмет, а также уникальный код предмета, используемый при хранении оценок;

Успеваемость - информация об оценках студентов, в частности уникальный код для каждой записи с оценкой, код студента, код предмета и оценка, которая получена данным студентом по этому предмету.

Таким образом, структура таблиц, используемых в БД Образование, будет выглядеть следующим образом (см. табл. 1-4):

Таблица 1. Структура таблицы Студенты

Поле

Описание

КодСтудента

Счетчик (первичный ключ)

Фамилия

Текстовый (20 символов)

Имя

Текстовый (10 символов)

Отчество

Текстовый (15 символов)

Таблица 2. Структура таблицы Преподаватели

Поле

Описание

КодПреподавателя

Счетчик (первичный ключ)

Фамилия

Текстовый (20 символов)

Имя

Текстовый (10 символов)

Отчество

Текстовый (15 символов)

Таблица 3. Структура таблицы Предметы

Поле

Описание

КодПредмета

Счетчик (первичный ключ)

Код Преподавателя

Числовой (длинное целое)

Название

Текстовый (20 символов)

Количество часов

Числовой (целое)

Таблица 4. Структура таблицы Успеваемость

Поле

Описание

КодОценки

Счетчик (первичный ключ)

КодПредмета

Числовой (длинное целое)

КодСтудента

Числовой (длинное целое)

Оценка

Числовой (байт)

ДатаСдачи

Дата/время (краткий формат даты)

При этом для созданных таблиц необходимо установить связи, чтобы, например, по фамилии студента в таблице Студенты определить все записи с его оценками из таблицы Успеваемость. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, создании отчетов или разработке форм. Как видно из таблиц 1-4, в разрабатываемой структуре данных существуют следующие взаимосвязи:

  1.  таблица Студенты, поле КодСтудента — таблица Успеваемость, поле КодСтудента;
  2.  таблица Преподаватели, поле КодПреподавателя – таблица Предметы, поле КодПреподавателя;
  3.  таблица Предметы, поле КодПредмета - таблица Успеваемость, поле КодПредмета.

Для установки связей необходимо воспользоваться режимом Схема данных, который устанавливается командой Сервис\Схема данных или кнопкой Схема данных на панели инструментов. При выполнении данной команды на экране появится пустое окно Схема данных. Для добавления таблиц в это окно следует выбрать команду Связи\Добавить таблицу (Вид Отобразить таблицу) или воспользоваться кнопкой Отобразить таблицу. После этого на экране появится диалоговое окно Добавление таблицы, в котором на вкладке Таблицы нужно добавить поочередно все имеющиеся таблицы в схему данных с помощью кнопки Добавить. Затем следует закрыть окно Добавление таблицы.

После выполнения указанных действий на схеме данных будут расположены все таблицы БД Образование, расстановку которых можно изменить по своему усмотрению.

Следующим этапом в разработке схемы данных будет установка связей между таблицами, В частности необходимо связать таблицы Студенты и Успеваемость по полю КодСтудента таким образом, чтобы каждой записи из таблицы Студенты соответствовало несколько записей таблицы Успеваемость (т. к. у каждого студента может быть несколько оценок). Иначе говоря, между указанными таблицами нужно установить связь ввда "один-ко-многам". Аналогичным образом нужно установить связь "одан-ко-многим" по полю КодПредмета между таблицами Предметы и Успеваемость (т.к. по каждому предмету может быть несколько оценок, поставленных различным студентам), а также связь "один-к-одному" по полю КодПреподавателя между таблицами Предметы и Преподаватели (исходя из предположения, что каждый преподаватель ведет занятия только по одному предмету).

Чтобы установить связь, например, по полю КодСтудента между таблицами Студенты и Успеваемость, необходимо выделить в окне Схема данных поле КодСтудента в таблице Студенты, с помощью мыши "перетащить" его изображение на поле КодСтудента таблицы Успеваемость, и затем отпустить кнопку мыши. При этом появится диалоговое окно Изменение связей, в котором для обеих таблиц должно быть указано поле КодСтудента. Если кнопка мыши была отпущена в тот момент, когда переносимое изображение находилось над другим полем, то в столбце Связанная таблица/запрос (таблица Успеваемость) будет отображено название этого поля. В подобном случае для изменения поля, по которому необходимо связать таблицы, можно закрыть окно Изменение связей и снова выполнить "перетаскивание" поля. Кроме этого, можно также выбрать название поля КодСтудента для таблицы Успеваемость в раскрывающемся списке полей, который можно отобразить, предварительно щелкнув в поле Связанная таблица/запрос окна Изменение связей.

Для того чтобы в таблице Успеваемость не хранились оценки несуществующих студентов (т. е. записи, для которых значение поля КодСтудета не совпадает ни с одним из значении поля КодСтудента в таблице Студенты), следует в окне Изменение связей установить флажок Обеспечение целостности данных. После этого в таблицу Успеваемость невозможно будет ввести запись с таким значением поля КодСтудента, для которого нельзя будет найти соответствующую запись в таблице Студенты,

Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то в окне Изменение связей автоматически становятся доступны еще два флажка:

Каскадное обновление связанных полей. При изменении значения ключевого поля в "главной" таблице (Студенты) автоматически изменяются значения связанного поля для соответствующих записей в "подчиненной" таблице (Успеваемость). В рассматриваемом случае ключевое поле КодСтудента является счетчиком, следовательно, значения этого поля не могут быть изменены пользователем. Поэтому нет необходимости устанавливать данный флажок.

Каскадное удаление связанных полей. При удалении записи из "главной" таблицы (Студенты) автоматически удаляются те записи из "подчиненной" таблицы (Успеваемость), для которых значение поля КодСтудента совпадает со значением в удаленной записи из таблицы Студенты. Так как в таблице Успеваемость не нужно хранить оценки несуществующих студентов, то флажок каскадное удаление связанных полей следует установить.

После того как выбраны поля для установления связи между таблицами, в окне Изменение связей необходимо нажать кнопку Создать, после чего на схеме данных в виде линии будет отображена созданная связь.

Необходимо отметить, что тип отношения между связываемыми таблицами Access определяет автоматически. В данном случае, так как был установлен флажок Обеспечение целостности данных, то рядом с полем КодСтудента таблицы Студенты над линией связи отображается символ "1", а рядом с таблицей Успеваемость - символ бесконечности "ос" (т. е. установлена связь типа "один-ко-многим").

Чтобы изменить установленную связь, необходимо выделить соответствующую линию, щелкнув по ней мышью. После этого связь можно удалить командой Правка \ Удалить или с помощью клавиши Delete, а также изменить, вызвав окно Изменение связи командой Связи \ Изменить связь или двойным щелчком на линии связи.

После того как все связи между таблицами установлены, схема данных для БД Образование примет следующий вид см рис.6.

Рис.6

Полученную схему данных следует сохранить. Для этого нужно закрыть окно Схема данных и ответить утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных в системном сообщении об изменении макета.

При работе с БД, содержащими большое количество таблиц, бывает удобно отображать на схеме данных только определенную группу связанных таблиц. Например, для БД Образование необходимо на схеме данных отобразить только таблицу Студенты и таблицу, которая связана с ней (Успеваемость). Для этого следует очистить макет схемы данных кнопкойдобавить с помощью кнопкив схему данных таблицу Студенты и после этого отобразить на схеме все таблицы, с которыми она связана, с помощью команды Связи \ Отобразить прямые связи или посредством кнопки Отобразить прямые связиПри этом на макете добавится таблица Успеваемость. С другой стороны, чтобы отобразить на схеме данных все таблицы, которые имеют хотя бы одну связь, можно воспользоваться командой Связи \ Отобразить все или кнопкой Отобразить все связи. Для БД Образование в этом случае на схеме данных отобразятся все таблицы, так как каждая из них имеет хотя бы одну связь.

Если требуется скрыть какую-либо таблицу на схеме данных, то для этого нужно щелкнуть на таблице и выбрать команду Связи / Скрыть таблицу.

Запросы

 Запросы – условия, с помощью которых можно составить набор необходимых полей (в том числе и из нескольких таблиц) и задать те значения полей, по которым выбираются записи для обработки, т.е. задать фильтр отбора информации.

Тип запроса

Описание

Запросы на выборку

Данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке

Запросы с параметрами

При создании запроса необходимо в окне диалога ввести определенные сведения, например, условия отбора записей или значение для вставки в поле. Удобно использовать как базовый источник данных для форм или отчетов.

Перекрестные запросы

Отображают результаты статистических расчетов, выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы, образуя номера строк и заголовки столбцов

Запросы на изменение

Позволяют в одной операции внести изменения во многие записи. Существует четыре типа запросов на изменение: на создание таблицы, на удаление записей, на добавление и на обновление записей.

Запросы SQL

Запросом SQL называют запрос, создаваемый с помощью инструкции SQL (языка структурированных запросов). Примерами таких запросов являются запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос и др.

Создание запроса на выборку без помощи мастера

  1.  Вкладка Запросы / кнопка Создать в окне БД
  2.  В окне диалога Новый запрос выбрать в списке Конструктор
  3.  В окне диалога Добавление таблицы выбрать вкладку, которая содержит объекты с нужными данными
  4.  Выделите имена объектов, добавляемых в запрос, и нажмите кнопку Добавить
  5.  Если запрос включает несколько таблиц, необходимо выполнить их объединение
  6.  Добавить поля в запрос путем переноса имен полей с помощью мыши из списка полей в бланк запроса.
  7.  Ввести в запрос условия отбора, задать порядок сортировки, создать вычисляемые поля, создать итоговые поля или изменить структуру запроса каким-либо другим способом.
  8.  Сохранить запрос
  9.  Для просмотра результатов запроса перейти в режим таблицы.

Запросы на выборку

Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов. Он называется SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов). Вместо него в Access 9x есть простое средство, которое называется бланком запроса по образцу. С его помощью можно сформировать запрос простыми приемами, перетаскивая элементы запроса между окнами.

Выбор базовых таблиц для запроса

  1.  Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки Запросы диалогового окна База данных и щелчка на кнопке Создать.
  2.  В открывшемся диалоговом окне Новый запрос задают ручной режим создания запроса выбором пункта Конструктор.
  3.  Создание запроса в режиме Конструктора начинают с выбора тех таблиц базы, на которых будет основан запрос.
  4.  Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне Добавление таблицы. В нем отображаются все таблицы, имеющиеся в базе.
  5.  Выбранные таблицы заносят в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке Добавить.
  6.  В окне Добавление таблицы обратите внимание на наличие трех вкладок: Таблицы, Запросы, Запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать и на нем.

Заполнение бланка запроса по образцу

  1.  Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основывается запрос.
  2.  Строки нижней панели определяют структуру запроса, то есть структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.
  3.  Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.
  4.  Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля.
  5.  Если щелкнуть на строке Сортировка, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки. Если назначить сортировку по какому-то полю, данные в результирующей таблице будут отсортированы по этому полю.
  6.  Бывают случаи, когда поле должно присутствовать в бланке запроса по образцу, но не должно отображаться в результирующей таблице. В этом случае можно запретить его вывод на экран, сбросив соответствующий флажок.
  7.  В строке Условие отбора в бланке запроса по образцу записывают тот критерий, по которому выбирают записи для включения в результирующую таблицу. По каждому полю можно создать свое условие отбора. В нашем примере назначены два условия отбора: по весу игрока (более 80 кг) и по росту (менее 190 см).
  8.  Запуск запроса выполняют щелчком на кнопке Вид. При запуске образуется результирующая таблица.
  9.  Чтобы выйти из результирующей таблицы и вернуться к созданию запроса в бланке запроса по образцу, нужно еще раз щелкнуть на кнопке Вид.

Запросы с параметром

Во многих случаях пользователю надо предоставить возможность выбора того, что он хочет найти в таблицах базы данных. Для этого существует специальный вид запроса — запрос с параметром.

  1.  Предположим, что в базе данных есть таблица, в которой содержатся все результаты чемпионатов мира по футболу. Наша задача; создать запрос, с помощью которого пользователь может определить, в каком году та или иная команда занимала первое место, причем выбор этой команды — его личное дело.
  2.  Для этой цели служит специальная команда языка SQL, которая выглядит так: LIKE [...]

В квадратных скобках можно записать любой текст, обращенный к пользователю, например:

LIKE [Введите название страны]

  1.  Команду LIKE надо поместить в строке Условие отбора и в том поле, по которому производится выбор. В нашем случае это столбец сборных, занимавших первые места в чемпионатах мира по футболу.
  2.  После запуска запроса открывается диалоговое окно, в котором пользователю предлагается ввести параметр.
  3.  Если в качестве параметра ввести слово Бразилия, то выдается результирующая таблица, содержащая записи по тем чемпионатам, когда сборная Бразилии становилась чемпионом.

Вычисления в запросах

Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. В исходных [базовых] таблицах такое поле не создается, и при работе обычного запроса таблицы не изменяются.

1. Для создания запроса, производящего вычисления, служит тот же самый бланк запроса по образцу. Разница только в том, что в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, а также знаки математических операций, например так:

  1.  В узкий столбец непросто записать длинную формулу, но если нажать комбинацию клавиш SHIFT+F2, то открывается вспомогательное диалоговое окно, которое называется Область ввода. В нем можно ввести сколь угодно длинную формулу, а потом щелчком на кнопке ОК перенести ее в бланк запроса по образцу.
  2.  Если включить отображение вычисляемого поля, результаты расчетов будут выдаваться в результирующей таблице.
  3.  Ничто не мешает сделать вычисляемое поле полем сортировки, чтобы не только получать новые результаты, но и анализировать их.

Запросы на изменение

Специально для разработчиков баз данных существует особая группа запросов, которые называются запросами на изменение. Они позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся. Логика использования запросов на изменение такая:

создается запрос на выборку, который отбирает данные из разных таблиц или сам создает новые данные путем вычислений;

после запуска запроса образуется временная результирующая таблица;

данные из этой временной таблицы используют для создания новых таблиц или изменения существующих.

Существует несколько видов запросов на изменение. Самый простой — это запрос на создание таблицы. Вернемся к примеру с расчетом среднего количества забитых мячей.

  1.  Предположим, что разработчик таблицы Итоги по командам захотел включить в нее поле Результативность.
  2.  Проще создать запрос на выборку, в который войдут все поля базовой таблицы плюс новое вычисляемое поле.
  3.  Щелчок на кнопке Вид позволяет убедиться, что запрос работает как положено и создает результирующую таблицу, более полную чем базовая. Теперь можно дать команду на создание новой базовой таблицы, равной результирующей.
  4.  Эта команда находится в меню Запрос, которое доступно только в режиме Конструктора.

5. В том же меню присутствуют команды для создания запросов на обновление данных, на добавление записей и на удаление записей. Все они относятся к запросам на изменение и работают аналогично, изменяя базовые таблицы в соответствии с данными результирующих таблиц.

Отчеты

 Отчеты – средство создания и печати итоговых документов по имеющейся в БД информации. Отчет может быть создан на основе таблиц и запросов.

Составные части отчета:

  •  Заголовок- информация в начале первой страницы (название).
  •  Верхний колонтитул – информация в начале каждой страницы (заголовки столбцов таблицы).
  •  Область данных. Отображение данных из таблиц или запросов.
  •  Примечание группы – информация в конце группы данных (итог по группе).
  •  Нижний колонтитул – информация в конце каждой страницы (номер страницы).
  •  Область примечаний отчета – информация в конце последней страницы (итоговые вычисления по всем записям отчета).

Создание отчета с помощью авто отчета (выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса)

1. Вкладка Отчет/кнопка создать в окне БД

2. Выбрать таблицу или запрос, на основе которых требуется создать отчет или открыть таблицу или запрос в любом режиме.

  1.  Выбрать в списке Вид автоотчета.

Создание отчета с помощью Мастера

1. Вкладка Отчет/кнопка создать в окне БД

2. Выбрать в списке Мастер отчетов

3. Следовать инструкциям мастера

4. Если созданный отчет не удовлетворяет требованиям, имеется возможность изменить его в режиме конструктора


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

50472. Социальное обеспечение в постпенитенциарных учреждениях 91.87 KB
  Изучение проблем лиц, в отношении которых мерой пресечения избрано заключение под стражу, лиц, освободившихся из мест заключений и условий, способствующих их возвращению к нормальной социальной жизни, а также изучение основных аспектов социальной работы с данной категорией граждан, а также поиска способа, обеспечивающего эффективную защиту данных категорий.
50475. Изучение распространения света в анизотропной среде и интерференции поляризованных лучей. Определение параметров кварцевого клина 773 KB
  Интерференция поляризованного света. Цель работы: изучение распространения света в анизотропной среде и интерференции поляризованных лучей. При прохождении света через все прозрачные кристаллы некубической системы наблюдается двойное лучепреломление. Даже при нормальном падении света на кристалл необыкновенный луч отклоняется от нормали.
50476. Создание удаленной базы данных InterBase 1.35 MB
  Создайте домены таблицы БД используя ограничения целостности домена. Создайте таблицы со ссылочной целостностью и ограничением сущности. Заполнить таблицы данными не менее 5 записей. Создать триггер для изменения значений таблицы.
50477. Радиоэлектроника. Сборник лабораторных работ 3.95 MB
  Изучение электронных стабилизаторов напряжения Пробой рn перехода Явление резкого возрастания обратного тока при незначительном увеличении обратного напряжения сверх определенного значения называют пробоем рn перехода. Лавинный пробой обратим – после снижения напряжения процесс прекращается и ток резко падает. В отсутствии внешнего напряжения рис.