38528

Документирование распорядительной деятельности организации

Дипломная

Архивоведение и делопроизводство

Задачи: Изучить порядок оформления реквизитов Распорядительной документации; Проанализировать разработки Распорядительной документации; рассмотреть требования к Распорядительной документации предъявляемых современной нормативно – правовой и нормативно методической базой; Исследовать проблемы Распорядительной документации предприятия ЭМУП Жилкомхоз; Объект дипломной работы процесс распорядительной деятельности предприятия ЭМУП Жилкомхоз. Положения имеющие отношение к РД; научнометодические работы по указанной...

Русский

2013-09-28

108.5 KB

97 чел.

Введение

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельности, с помощью которой осуществляется реализация функции и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, разрешаются все возникающие проблемы и ситуация.

Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются юридическими документами, вызывающими возникновения конкретных  административно – правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.  

Среди большого разнообразия служебных документов в организациях первое место занимаю распорядительные документы. Распорядительные документы в большой степени затрагивают канцелярии и кадровой службы. Организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решении документации в распорядительной деятельности.

С помощью распорядительных документов:

  •  Совершенствуется организация управления
  •  Совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности
  •  Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

Поэтому актуальность данной темы высока, так как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью, на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено.

Целью дипломной работы является: изложение изученного материала по дисциплине «Делопроизводство» на тему: «Документирование распорядительной деятельности организации»

Распорядительной документацией является наиболее широко использованным видом управленческой деятельности. Распорядительные документы - это приказы, распоряжения, постановления, решения, указания.

Цель дипломной работы: проанализировать совокупности требований к распорядительной документации предоставляемых нормативно-правовыми, и нормативно методическими – актами.

Задачи:

-  Изучить порядок оформления реквизитов Распорядительной документации;

- Проанализировать разработки Распорядительной документации;

- рассмотреть требования к Распорядительной документации, предъявляемых современной нормативно – правовой и нормативно - методической базой;

- Исследовать проблемы Распорядительной документации предприятия ЭМУП «Жилкомхоз»;

Объект дипломной работы - процесс распорядительной деятельности предприятия ЭМУП «Жилкомхоз».

Предмет - изучение и анализ распорядительной деятельности ЭМУП «Жилкомхоз».

Практическая ценность дипломного работы: теоретический материал, материалы анализа и сделанных выводов практической работы по организационно-распорядительной документации могут быть использованы в учебном процессе со студентами – будущими документоведами, а также на семинарах, занятиях и курсах с работниками делопроизводственной сферы.

Источниковедческая база дипломной работы: Конституция РФ, Федеральные законы, Кодексы, Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003, Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов», Типовая инструкция по делопроизводству (2005г.), Положения, имеющие отношение к РД; научно-методические работы по указанной проблематике; публикации в периодической печати, текущее делопроизводство  предприятия ЭМУП «Жилкомхоз».

Структура дипломной работы: Введение, Глава 1 – Общие требования к  распорядительной документации, Глава 2 – Технология разработки и оформления распорядительной документации, Заключение, Перечень источников и литературы, Приложения.

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности. Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации – распорядительные документы. В данной статье мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

● нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;

● конкретные поручения вышестоящих органов;

● осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

● потребность правового регулирования работы аппарата управления.

 

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

● постановления;

● решения;

● приказы;

● распоряжения;

● указания.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

Рассмотрим эти отличия более подробно.

■ Отличия распорядительных документов, касающиеся порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия). Поясним, что представляет интересы организации и действует от ее имени в отношениях с другими предприятиями, а также государственными учреждениями исполнительный орган. Он воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью юридического лица. При этом он может быть:

● Единоличным, при котором во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное принимать юридически обязательные решения (например, генеральный директор);

● Коллегиальным, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа (например, правление (дирекция)).

В учредительных документах организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция), там же указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с учредительными документами. Для примера приведем следующую формулировку из Устава.

Извлечение из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

1. Руководитель унитарного предприятия ( генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия.

Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством.

Общая классификация распорядительных документов в зависимости от порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов:

Издаваемые единоличным исполнительным органом:

· приказы;

· распоряжения;

· указания;

Издаваемые коллегиальным исполнительным органом

· постановления;

· решения.

Отличия распорядительных документов, касающиеся перечня рассматриваемых в них вопросов.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации (п. 2.1.4 ГСДОУ[2]). К основным вопросам компетенции организации относятся вопросы, связанные с основным направлением деятельности, будь то производство или продажи, инвестирование или строительство, страхование или оказание иных услуг, вопросы, связанные с финансированием, подготовкой отчетности предприятия, реализацией функции планирования, управления персоналом, развитием научно-технической базы.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов (п. 2.1.4 ГСДОУ). К оперативным вопросам относятся вопросы управления текущими событиями, а именно: оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль, координация.

 

Распорядительными документами на практике

В деятельности коммерческих организаций применяются распорядительные документы, принимаемые единоличным исполнительным органом: приказы, распоряжения, указания (как правило, указания издаются органами государственного управления, но руководители предприятий также имеют право на издание такого рода документа). Иногда, хотя и очень редко, издается такой распорядительный документ, как решение, принимаемое коллегиальным исполнительным органом. Постановление как акт управления, издаваемый высшими исполнительными и распорядительными органами государственной власти, интереса для коммерческих организаций не представляет. Несмотря на это следует учитывать, что постановления могут приниматься не только на государственном уровне, но и руководителями коллегиальных органов общественных организаций по основным вопросам их деятельности.

Создание приказ

Если генеральный директор, решит издать правовой акт по основному направлению деятельности, то в этом случае необходимо будет подготовить приказ. В приказе отражаются наиболее важные вопросы, связанные с основной деятельностью организации. Цель издания приказа – решение конкретной задачи, стоящей перед организацией.

Приказом утверждаются локальные нормативные акты, номенклатуры, перечни (например, перечень лиц, имеющих право пользоваться мобильной связью, с указанием лимитов для каждой должности), планы развития производства, планы ввода в действие различных объектов, прайс-листы, отчеты, организационные структуры и штатные расписания, учетная политика предприятия, типовые формы документов.

Следует помнить, что документ может утверждаться не только приказом, но и должностным лицом (т.е. единоличным исполнительным органом), правлением, дирекцией (коллегиальным исполнительным органом). Иногда способ утверждения документа (коллегиальным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом) может определяться законодательством. Например, Федеральным законом «Об государственных муниципальных предприятиях» предусмотрено утверждение общим собранием акционеров внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (включая выплату (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.

В практической деятельности имеют место два вида утверждения (приказом и исполнительными органами), но чаще используется утверждение приказом, так как он позволяет не только утвердить какой-либо документ, но и указать, когда этот документ вводится в действие.

Приказом утверждается состав различных комиссий (для проведения инвентаризации, уничтожения печати, списания основных средств и др.), рабочих группы (например, по разработке основных направлений стратегического развития предприятия).

Приказом предоставляется право подписи каких-либо документов, отменяются (отзываются) доверенности, прекращается (приостанавливается) производство каких-либо видов продукции, оборудования, вводятся новые виды продукции, определяются проведение мероприятий, связанных с гражданской обороной (например, проведение штабной тренировки по гражданской обороне), проведение различных проверок (включая филиалы), изготовление печатей, проведение годового аудита предприятия, переход на централизованные закупки и поставки отдельных видов сырья и материалов, меры противопожарной безопасности и усиления охраны в праздничные дни, подготовка планов и др. (Примеры 1, 2).

 

ПРИМЕР 1

Приказ о подготовке плана выпуска новой продукции

Эжвинское муниципальное унитарное предприятие «Жилкомхоз»

ПРИКАЗ

15.08.2011                                                                                           № 56 о/д                           

г. Сыктывкар

О подготовке плана выпуска новой

продукции на 2012 год

В целях решения вопросов, связанных с выпуском новых видов продукции в 2012 году в ЭМУП «Жилкомхоз»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору по маркетингу Шумскому А.В. подготовить план выпуска новых видов продукции на 2012 год и представить на утверждение генеральному директору в срок до 15 сентября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Паркиной А.Н. ознакомить директора по маркетингу Шумского А.В. с настоящим приказом в течение двух рабочих дней с даты его подписания.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Ромашкина А.Ф.

Генеральный директор                 Хрупа                            М.Д. Хрупа

 

ПРИМЕР 2

Приказ об утверждении плана ремонта производственных цехов

Эжвинское муниципальное унитарное предприятие «Жилкомхоз»

ПРИКАЗ

11.01.2011                                                                                          № 02 о/д                      

г. Сыктывкар

Об утверждении плана ремонта

производственных цехов

предприятия на 2011 год

В целях модернизации производственных мощностей ЭМУП «Жилкомхоз»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить план ремонта производственных цехов предприятия на 2011 год (приложение к приказу).

2. Начальнику секретариата Варкиной А.Н. ознакомить с настоящим приказом работников предприятия в соответствии с реестром рассылки в течение двух рабочих дней с даты его подписания.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного инженера Федулова А.Ф.

Генеральный директор                   Хрупа                                 М.Д. Хрупа

 

Издание распоряжения

Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия.

Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д.

Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

ПРИМЕР 3

Распоряжение о подготовке производственного цеха к ремонту

Эжвинское муниципальное унитарное предприятие «Жилкомхоз»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.05.2011                                                                                                № 52                                                                                                                

г. Сыктывкар

О подготовке производственного

цеха № 2 к ремонту

В целях реализации плана ремонта производственных цехов предприятия на 2011 год, утвержденного приказом ОАО «СКОТЛ» (далее – Общество) от 11.01.2011 № 234 о/д «Об утверждении плана ремонта производственных цехов предприятия на 2011 год»,

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальника производственного цеха № 2 Колесникова А.В. подготовить цех для проведения ремонта к 1 июня 2011 года.

2. Начальника секретариата Варкину А.Н. ознакомить с данным распоряжением начальника цеха Колесникова А.В. в течение двух рабочих дней с даты подписания настоящего распоряжения.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на главного инженера Федулова А.Ф.

Генеральный директор                   Хрупа                       М.Д. Хрупа

Подготовка  указания

Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний.

Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (Пример 4).

 

ПРИМЕР 4

Указание об организации подписки

Эжвинское муниципальное унитарное предприятие «Жилкомхоз»

УКАЗАНИЕ

20.05.2011                                                                                    № 48                                       

г. Сыктывкар

Об организации подписки

на второе полугодие 2011 года

В целях оперативного решения вопросов, связанных с организацией подписки на второе полугодие в ЭМУП «Жилкомхоз»

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителей структурных подразделений ЭМУП «Жилкомхоз» предоставить заявки от каждого структурного подразделения с указанием наименования подписного издания, количества экземпляров и наименования организации, осуществляющей издательскую деятельность, в общий отдел в срок до 1 июня 2011 года.

2. Начальнику секретариата Галкиной А.Н. ознакомить руководителей структурных подразделений Общества с настоящим указанием в течение двух рабочих дней с даты его подписания.

3. Контроль над исполнением настоящего указания возложить на руководителя административного управления Смешкову К.И.

Генеральный директор                       Хрупа               М.Д. Хрупа

 

Использование решения

При необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров) используется такой документ, как решение (Пример 5). Решение касается основного вопроса деятельности предприятия, в нашем примере – выпуска оборудования.

Необходимо учитывать следующую особенность оформления решения: текст решения, также как и других распорядительных документов, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» прописными буквами на отдельной строке.

 

ПРИМЕР 5

Решение о приостановке реализации проекта

Эжвинское муниципальное унитарное предприятие «Жилкомхоз»

СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ

РЕШЕНИЕ

12.05.2011                                                                                        № 07                                    

г. Сыктывкар

О приостановке реализации

проекта по выпуску

нового оборудования марки «ХХХ»

В связи с невыполнением сроков реализации проекта по выпуску нового оборудования марки «ХХХ» (далее – Проект) Совет директоров

РЕШИЛ:

1. Приостановить реализацию проекта до 1 июня 2011 года.

2. Руководителю проекта Сидоркину Ф.А. подготовить план мероприятий по устранению недоработок, обнаруженных в ходе выполнения проекта, и представить его на утверждение Совета директоров 1 июня 2011 года.

3. Начальнику секретариата Колкиной А.Г. ознакомить руководителя проекта Сидоркина Ф.А. под личную подпись с данным решением и обеспечить доведение настоящего решения до всех членов Совета директоров в течение трех рабочих дней с даты подписания данного решения.

4. Контроль над исполнением настоящего решения возложить на главного инженера Береговского А.В.

 

Председатель Совета директоров    Смольченко   А.К. Смольченко

Секретарь                                                     Полушкина                            О.В. Полушкина

 

Обратите внимание. На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

 

 

Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

■ Право подписи распорядительных документов имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор в соответствии с учредительными документами. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые могут подписывать приказы наряду с единоличным исполнительным органом. Однако на практике такое бывает редко. Чаще всего право подписи приказов по основной деятельности делегируется на основании приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать в пределах своих полномочий (Пример 6).

 

ПРИМЕР 6

Приказ о распределении обязанностей

Эжвинское муниципальное унитарное предприятие  «Жилкомхоз»

ПРИКАЗ

11.05.2011                                                                                    № 34 о/д                           

г. Сыктывкар

О распределении обязанностей

Для решения оперативных вопросов, связанных с деятельностью ЭМУП «Жилкомхоз»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на заместителя генерального директора Рожкову Людмилу Петровну обязанности по оперативному руководству деятельностью предприятия и предоставить право подписи:

– договоров, кроме кредитных;

– финансовых документов (право первой подписи);

– распорядительных документов (приказов, распоряжений);

– обращений в министерства и ведомства, организации по вопросам деятельности предприятия и получения разрешительной документации.

2. Возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова Сергея Константиновича обязанности по руководству кадровой политикой предприятия и предоставить право:

– утверждения штатного расписания Общества и согласования штатных расписаний филиалов Общества;

– подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением предприятия.

3. Начальнику юридической службы Кошелеву А.П. в установленном порядке оформить доверенности на заместителя генерального директора Рожкову А.П., заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. в срок до 14 мая 2011 года.

4. Начальнику секретариата Милкиной А.Т. ознакомить заместителя генерального директора Рожкову Л.П., заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с настоящим приказом под личную подпись и обеспечить доведение настоящего приказа до всех работников предприятия в течение трех рабочих дней с даты подписания настоящего приказа.

5. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор               Хрупа                                  М.Д.Хрупа

Обратите внимание: подготовка доверенности связана только с теми документами, которые будут направляться в сторонние организации, на подписание внутренних документы доверенность не выдается. Так, в нашем примере доверенность будет подготовлена на заместителя генерального директора по общим вопросам Петрова С.К. с правом подписи договоров, связанных с хозяйственным обеспечением общества. Распорядительный документ коллегиального органа власти – решение – подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

■ Распорядительные документы могут быть совместными, т.е. подготовленными организациями, издающими одинаковые по форме документы для решения каких-либо вопросов совместной деятельности.

■ Распорядительный документ состоит из констатирующей и распорядительной частей, последнюю можно делить на пункты, в которой указывают, кто делает, что делает и в какой срок, например:

3. Коммерческому директору Абрамову П.Е. подготовить план продаж на 2012 год и представить на рассмотрение Совета директоров к 01 октября 2011 года.

4. Заместителю коммерческого директора Епифанову А.К. подготовить отчет о реализации продукции по заключенным государственным контрактам в III квартале 2011 года и представить генеральному директору к 15 октября 2011 года.

5. Заместителю генерального директора по экономике и финансам Прошкину В.В. предоставить отчет о дебиторской задолженности по договорам поставки продукции предприятия, заключенным в период с 11.01.2011 по 30.06.2011, в срок до 1 октября 2011 года.

■ Распорядительный документ вступает в действие с даты подписания или даты, указанной непосредственно в самом документе. Например, приказ об утверждении регламента по списанию дебиторской задолженности может содержать следующую формулировку:

2.1. Утвердить Регламент по списанию дебиторской задолженности в ОАО «Синтез» и ввести его в действие с 1 июля 2011 года.

Сам приказ будет датирован 20 июня 2011 года, он вступит в действие с этой даты, а вот регламент, утверждаемый данным приказом, вступит в действие только 1 июля 2011 года.

■ Распорядительный документ может быть длительного действия или носить характер разового поручения, т.е. касаться исполнения отдельных вопросов.

■ Распорядительный документ должен содержать пункт о доведении данного документа до исполнителей, т.е. кто и в какой срок и до кого должен довести распорядительный документ. Например, что касается распорядительных документов длительного действия, то основная проблема доведения их до исполнителей заключается в том, что распорядительный документ может действовать в течение нескольких лет (например, приказ о создании комиссии по списанию основных средств), а порядок доведения приказа до вновь принимаемых сотрудников не прописан должным образом. Вот и получается иногда так, что сотрудник является членом комиссии, подписывает документы, а с приказом не ознакомлен, так как был принят на работу через год после подписания приказа.

Поэтому можно рекомендовать включать в распорядительные документы длительного действия такую формулировку:

6. Начальнику службы делопроизводства Авдеевой А.К. довести данный приказ до всех членов комиссии в течение трех рабочих дней с даты его подписания и доводить данный приказ до сведения вновь принимаемых сотрудников, которые являются членами комиссии по списанию основных средств, в течение трех рабочих дней с даты приема их на работу.

Обычно в организации формируется отдельная папка с распорядительными документами длительного действия, с которыми должны быть ознакомлены вновь принимаемые сотрудники. Кроме того, в приказах длительного действия можно рекомендовать указывать только должности сотрудников без указания фамилии, имени, отчества. Если распорядительный документ доводится до ограниченного круга сотрудников, то их можно приводить непосредственно в самом приказе; если же перечень включает много сотрудников, то можно рекомендовать составлять реестр рассылки, причем на предприятии они могут быть стандартными (например, реестр рассылки для руководителей структурных подразделений, директоров филиалов и т.д.) или индивидуальными (составляться отдельно для каждого распорядительного документа).

■ Срок исполнения распорядительного документа (отдельных его пунктов) может быть указан периодом времени в обычных календарных днях, в рабочих днях или такой документ может иметь конкретную дату исполнения. Это правило не распространяется на документы длительного действия. Возможны следующие формулировки:

 

3. Начальнику юридической службы подготовить доверенность на заместителя генерального директора Хрупа М.Д. в срок до 1 августа 2011 года.

Такая формулировка не вызывает вопросов по сроку исполнения.

4. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников предприятияв течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, то довести его до исполнителей необходимо по 21 июня 2011 года, т.е. в течение трех рабочих дней, исключив из срока выходные дни – 18 и 19 июня.

5. Начальнику отдела делопроизводства Пенкиной А.Д. довести данный приказ до сведения всех работников предприятия в течение трех дней с даты подписания приказа.

Если приказ подписан 17 июня 2011 года, довести его до исполнителей необходимо с 17 июня по 19 июня 2011 года, т.е. в течение трех календарных дней, но учитывая, что 18 и 19 июня – выходные дни, приказ должен быть доведен до исполнителей в течение одного дня – 17 июня 2011 года.

 

■ Распорядительный документ может быть отменен (изменен) другим распорядительным документом организации. Например, внесение изменений в приказ осуществляется путем подготовки соответствующего приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ. Если отменяется действие какого-либо приказа, то в соответствующем приказе об отмене ранее действующего приказа необходимо указать, с какой даты действие приказа отменяется, а также указать его номер, дату, наименование, например:

1. Отменить приказ ЭМУП «Жилкомхоз»  «О создании комиссии по списанию основных средств» от 20 июня 2010 года № 365 с 1 июля 2011 года.

Следует учитывать, что действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

■ Для учета и чектой организации работы с распорядительными документами их необходимо регистрировать. Регистрационным номером является порядковый номер, присвоенный в пределах календарного года, который иногда может быть дополнен буквенными или цифровыми обозначениями. Так, приказы разделяются на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Для каждой группы могут использоваться свои буквенные обозначения: номер приказа по личному составу – № 267 л/с, по основной деятельности – № 534 о/д.

Заключение

Распорядительные документы – документы, посредством которых решаются административные и организационные вопросы т.е. важнейшие вопросы деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Наиболее распространенные виды распорядительных документов это постановления, решения, приказы, указания.

Этапы подготовки распорядительных документов представляет собой достаточно сложный процесс, отличающийся в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить четыре основных стадии подготовки документов:

  •  Изучение существа вопроса;
  •  Подготовка проекта документа;
  •  Согласование документа;
  •  Подписание документа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам.

Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих.

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме (указывается действие или что нужно сделать т.е. требования). В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения - автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.1 Подробное составление распорядительных документов описано выше.

Примеры распорядительных документов находятся в приложении №1;2;3 и 4.

делопроизводство документирование распорядительный документ


1 Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: ЮНИТИ, 2002.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

75333. Особенности социально-экономического и политического развития Англии в XII-XIII веках 39 KB
  Развитие товарно-денежных отношений в деревне в целом тяжело отразилось на широких массах крестьянства. С развитием рынка росли потребности феодалов. Коммутация ренты ускорила и углубила начавшееся задолго до XIII в. имущественное расслоение крестьянства
75334. Английское общество и государство в XIV-XV веков 43.5 KB
  Английское общество и государство в XIVXV вв. Во второй четверти XIV в. Под давлением экономической необходимости и усиливающейся борьбы крестьянства многие даже крупные феодалы к середине XIV в. Малая производительность барщинного труда там где он сохранялся слабая приспособляемость домениального хозяйства к условиям рынка наконец нехватка наемной рабочей силы в хозяйстве феодалов коммутировавших барщину уже к середине XIV в.
75335. Испания и Португалия в XI-XIII вв. Ход Реконкисты 66.5 KB
  Испания и Португалия в XIXIII вв. Окончательная победа реконкисты В течение XI XIII вв. За два столетия с середины XI до середины XIII в. Причины успехов реконкисты коренились во внутренней истории как самого Халифата так и Кастилии и Арагона а также в характере реконкисты с конца XI по конец XIII в.
75336. Четвертый крестовый поход. Захват Константинополя и образование Латинской империи 34.5 KB
  Четвертый крестовый поход. Четвертый крестовый поход 1202-1204. Поэтому папа Иннокентий III 1198-1216 развернул пропаганду похода направленного против Египта. В Четвертом крестовом походе справедливо усматривают переломный момент и кризис крестоносного движения ибо впервые жертвой крестоносцев стали христианские государства.
75337. Последние крестовые походы. Причины их затухания и итоги крестоносного движения 38.5 KB
  Последние крестовые походы. Последние крестовые походы. европейскими странами предпринимались крестовые походы против османов не принесшие успеха. Крестовые походы не только не достигли своей прямой цели но принесли гибель сотням тысяч их участников и сопровождались тратой колоссальных средств европейских государств.
75338. Франция в XII-XIII веках 43.5 KB
  Социальноэкономическое развитие Франции в это время отличали заметные сдвиги и прогресс в развитии производительных сил следствием которых явилось повышение продуктивности сельского хозяйства см. Процесс сокращения и даже ликвидации барской запашки получил наиболее выраженные формы именно во Франции и особенно в хозяйствах светских феодалов. Особенностью развития Южной Франции в Х1ХП вв. Обретя большую степень самостоятельности и ориентированные по преимуществу на внешнюю торговлю южные города не сыграли значительной роли в деле...
75339. Франция в XIV-XV веков 34 KB
  Франция в XIVXV вв. В первой трети XIV в. Широкое распространение денежной ренты и личная свобода крестьянства укрепили его наследственные владельческие права на цензиву ставшую в XIV в. XIV вв.
75340. Германия в XII-XIII веках 43.5 KB
  Германия в XII-XIII вв. Наиболее важную роль в истории XII первой половины XIII в. Положение крестьянства в XII XIII вв. Все эти обстоятельства вызвали по все видимости значительный рост аграрного производства в XII XIII вв.
75341. Германия в 14-15 веках 46 KB
  Швейцарский союз. эти три кантона заключили между собой вечный союз для борьбы за свободу. Так возник и утвердился Швейцадский союз который в течение последующих двух веков продолжал отстаивать свою свободу и политическую независимость. С этой целью они стали объединяться в союзы.