40570

Работа с данными таблицы

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Достаточно часто возникает необходимость быстрого нахождения и редактирования заданных записей в больших массивах информация. Для этого важно быстро выбрать по некому шаблону записи и отсортировать их. Данная задача решается с помощью фильтрации записей в режиме таблицы или формы.

Русский

2014-11-30

678 KB

0 чел.

Занятие 6.

Поиск, замена и фильтрация данных.

Достаточно часто возникает необходимость быстрого нахождения и редактирования заданных записей в больших массивах информация. Для этого важно быстро выбрать по некому шаблону записи и отсортировать их. Данная задача решается с помощью фильтрации записей в режиме таблицы или формы.

Поиск и замена значений в полях таблиц и форм.

Функция поиска позволит вам последовательно выводить все найденные в полях значения и заменить их.

Упражнение 6.1. Поиск и замена значений в полях таблиц и форм.

Пусть необходимо заменить фамилию студента Петров В. В. на Иванов Н. Н.

  1.  Откройте таблицу СТУДЕНТ или любую форму, отображающую ее поля.
  2.  Нажмите на панели инструментов кнопку Найти (Find) или выполните команду меню Правка | Найти (Edit | Find).
  3.  Для поиска фамилии студента, например Петров В. В., в диалоговом окне выполните команды Поиск и Замена (Find and Replace) на вкладке Поиск (Find) заполните поле ввода Образец (Find What) этим значением.
  4.  В раскрывшемся списке Поиск в (Look in) выберите в качестве области поиска поле ФИО. Учтите: поиска производится лишь по выделенному полю (полям) или по всей таблице.
  5.  В раскрывшемся списке Совпадение (Match) выберите степень совпадения значений – Поля целиком (Whole Field).
  6.  Чтобы появилась возможность расширить число задаваемых параметров, нажмите кнопку Больше>> (More>>).
  7.  В раскрывшемся списке Просмотр (Search) выберите направление поиска, которое может принимать значения Все (All), Вверх (Up), Вниз (Down).
  8.  Чтобы найти первое значение, удовлетворяющее условию поиска, нажмите кнопку Найти далее (Find Next).
  9.  Для получения каждого следующего значения нажмите Найти Далее ((Find Next). Помните: необязательно задавать шаблон полностью.
  10.  Для внесения нового значения в найденное поле нажмите Замена (Replace).
  11.  В появившейся дополнительной строке Заменить на (Replace With) введите новое значение.
  12.  Нажмите кнопку Заменить (Replace).

Окно Найти и Заменить.

Упражнение 6.2. Сортировка записей.

  1.  Откройте таблицу или форму, отображающую ее поля.
  2.  Чтобы отсортировать записи в порядке возрастания (убывания) значений поля установите в него курсор и нажмите кнопки Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов соответственно. Или с помощью команд меню Записи | Сортировка (Records | Sort).

Отбор записей с помощью фильтра.

Фильтр – набор условий, применяемых для отбора подмножества из множества записей. В Access можно использовать три типа фильтров: фильтр по выделенному, обычный и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному.

Простейшим способом задания условий фильтрации является выделения значения некого поля.

Упражнение 6.3. Отбор записей по выделенному фрагменту.

Возьмем таблицу СТУДЕНТ.

  1.  Откроем таблицу.
  2.  Выберем всех студентов, фамилии которых начинаются на букву «С». Для этого, выделим ее в поле, где ФИО начинается с этой буквы.
  3.  Выполним команду меню Запись | Фильтр | Фильтр по выделенному (Records | Filter | Filter By Selection) или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов (молния).
  4.  Дополним условие отбора. Выберем тех, кто родился в 1982 году. В поле Дата рождения выделим запись 1982 и выполним команду Фильтр по выделенному (Filter By Selection).
  5.  Для отбора записей, не содержащих выделенные значения в поле, после выделения значения выполните команду меню Записи | Фильтр | Исключить выделенное (Records | Filter | Filter Excluding Selection) или щелкните кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Исключить выделенное (Filter Excluding Selection).
  6.  Чтобы работать со всеми записями таблицы, отмените действие фильтра, выполнив команду Записи | Удалить фильтр (Records | Remove Filter/Sort) или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов (перечеркнутая верхняя часть песочных часов).
  7.  Если хотите снова воспользоваться фильтром (он автоматически сохраняется), выполните Запись | Применение фильтра (Records | Apply Filter/Sort) или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов (верхняя часть песочных часов).

Обычный фильтр.

Обычный фильтр позволяет отбирать записи по значениям или шаблону (при работе с числами >, <, =). В окне обычного фильтра Фильтр (Filter by Form) можно создать новый или откорректировать ранее сохраненный фильтр. Обратите внимание, что когда вы находитесь в режиме корректировки, то «Папка» (Открыть) и «Дискета» (Сохранить) слегка модифицируются – теперь с их помощью, вы можете сохранять и открывать запросы.

На вкладке Найти (Look for) в поля фильтра можно вводить значения с клавиатуры или выбирать из списка. Условия отбора выполняются, как логическое «И». Если вы хотите чтобы условия отбора выполнялись, как «Или» нажмите на соответствующую вкладку Или (Or) - снизу окна Фильтр. Для создания нового фильтра «Или» нажмите на другую вкладку Или (она появится, если вы заполнили предыдущую). Помните, фильтр будет отбирать записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладках Найти (Look for) и на вкладках Или (Or).

Упражнение 6.4. Создание, применение и уничтожение обычного фильтра.

Отфильтруем записи формы СТУДЕНТ. Для этого выберем из групп 101 и 102 данные о студентах, которые имеют балл выше проходного (>=4).

  1.  Откроем форму.
  2.  На панели инструментов нажмите кнопку Изменить фильтр (Filter By Form) или выполните команду Записи | Фильтр | Изменить | фильтр (Records | Filter | Filter By Form).
  3.  В окне СПИСОК ГРУППЫ: Фильтр (Filter By Form) удалите отображенный ранее использованный фильтр, нажав кнопку Очистить бланк (диагональный крестик).
  4.  Задайте условия отбора. На внешней вкладке Найти (Look for), относящейся к основной части формы, в списке Ном. группы выберите из списка первое значение 101. Второе значение 102 выберите на вкладке Или (Or). На внутренней вкладке Найти (Look for), относящейся к подчиненной части формы, в поле ввода Проходной балл введите условие >4,5.
  5.  Выполните фильтрацию таблицы по команде Фильтр | Применение фильтра (Filter | Filter By Form). В результате фильтрации в форме СПИСОК ГРУППЫ будут выводиться только те группы и данные о студентах групп, которые соответствуют условиям отбора.
  6.  Для просмотра всех записей из обеих таблиц через форму снимите фильтр, нажав кнопку Удалить фильтр (Remove Filter/Sort) или выполнив команду Записи | Удалить фильтр (Records | Remove Filter/Sort).
  7.  Для того чтобы сделать недоступным старый фильтр, в активном окне фильтра очистите бланк, как для главной, так и для подчиненной части формы, выполнив команду меню Правка |  Очистить бланк (Edit | Clear Grid) или нажав соответствующую кнопку Применение фильтра или выполните команду Фильтр | Применение фильтра (Filter | Apply Filter/Sort).
  8.  Чтобы запретить применение любого фильтра в форме, откройте ее в режиме конструктора и на вкладке Данные задайте для свойства Применение фильтров (AllowFilter) значение Нет. Обратите внимание, что в свойстве Фильтр записан фильтр, используемый по умолчанию, - текущий фильтр.
  9.  Перейдите в режим формы и убедитесь, что все кнопки фильтров стали недоступными.

Форма выглядит так.

Расширенный фильтр.

Используется для сложных одно- или многотабличных запросов. В верхней части выводятся таблицы и связи между ними. В нижней части – бланк запроса. В строку бланка запроса Поле (Fielde) из списка можно выбрать соответствующее поле таблицы (или перетаскивать из списка полей - сверху). Условия отбора вносятся в строку Условия отбора (Criteria). Кроме того можно задавать тип сортировки в строке Сортировка (Sort).

Возможности строки Сортировка достаточно широкие. Вы можете использовать в качестве шаблона - строки (например «Математика»), даты #1-Января-99# или числа (1789). Можно ссылаться на поля в таблице или форме, а могут ссылаться на свойства или элементы управления (все это должно браться в квадратные скобки). Чтобы ссылаться на поле таблицы необходимо ввести [Имя таблицы]! [Имя поля], а ссылка на свойство элемента управления Года рождения в форме СУДЕНТ – Forms![СТУДЕНТ]![Год рождения].DefaultValue. можно использовать логические операторы и операторы сравнения (=, <, >, <>, Between, In, Like, And, Or, Not).

ПОМНИТЕ: текстовое условие из более чем двух слов необходимо брать в двойные кавычки. Также можно использовать * и ? (то есть что угодно и один символ). Сформировать условия отбора можно и построителем выражений (нажмите кнопку Построить (Build) на панели инструментов конструктора запросов или выберите команду Построить (Build…) в контекстном меню). После ввода выражения в бланк построителя выражений, нажмите <Enter> и выполнится анализ выражения.

Упражнение 6.5. Создание, применение и сохранение расширенного фильтра.

Сформируйте расширенный фильтр для отбора всех студентов, родившихся в заданном году. Окно конструктора расширенного фильтра смотри в конце упражнения.

  1.  Откройте таблицу СТУДЕНТ.
  2.  Нажмите кнопку Расширенный фильтр (Advanced/Sort) или выполните команду Записи | Фильтр | Расширенный Фильтр (Records | Filter | Advanced/Sort).
  3.  В окно фильтра перетащите из списка полей таблицы поле ГОДР в строку бланка запроса Поле (Field). В строку Условие отбора (Criteria) введите вопрос, с которым система будет обращаться к пользователю при выполнении фильтрации. Квадратные скобки, в которые заключен вопрос, указывают системе, что вопрос является параметром отбора, который будет вводиться пользователем в процессе диалога. Перетащите так же поля ФИО и ПБАЛЛ (проходной балл).
  4.  Выполните фильтрацию, нажав кнопку Применение фильтра (Apply Filter/Sort).
  5.  В диалоговое окно запроса введите значение года.
  6.  Для сохранения подготовленного фильтра выполните команду Расширенный фильтр (Advanced/Sort) повторно и в окне фильтра выполните команду Файл | Сохранить как запрос (File | Save As Query) или нажмите кнопку с изображением дискетки на панели инструментов Фильтр (Filter).
  7.  В открывшемся диалоговом окне Сохранение в виде запроса (Save As Query) введите имя сохраненного фильтра в поле Имя запроса (Query Name).
  8.  Чтобы уничтожить текущий запрос, связанный с таблицей и автоматически выполняющийся по команде Применение фильтра (Apply Filter/Sort), нажмите кнопку Очистить бланк (Clear Grid) на панели инструментов Фильтр (Filter) и затем -  кнопку Применение фильтра (Apply Filter/Sort).
  9.  Теперь в режиме таблицы кнопка  Применение фильтра (Apply Filter/Sort) не доступна.
  10.  Для использования существующего фильтра перейдите в окно расширенного фильтра и выполните команду Файл | Загрузить из запроса (File | Load From Query) или нажмите кнопку (папка с треугольником).
  11.  В окне Применение фильтра (Applicable Filter) выберите ранее сохраненный фильтр и нажмите кнопку Применение фильтра (Apply Filter/Sort). Кроме сохраненных ранее фильтров, в списке фильтров отображаются запросы, созданные на основе фильтруемой таблицы.

Окно конструктора фильтра выглядит так.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

16471. Права та свободи людини і громадянина в Україні 494 KB
  НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ НАУК УКРАЇНИ ІНСТИТУТ ДЕРЖАВИ І ПРАВА ім. В. М. КОРЕЦЬКОГО В. Ф. ПОГОРІЛКО В. В. ГОЛОВЧЕНКО М. І. СІРИЙ ПРАВА ТА СВОБОДИ ЛЮДИНИ І ГРОМАДЯНИНА В УКРАЇНІ Київ Ін Юре 1997 ББК 67.94УКР300 П43 Погорілко В. Ф. Головчен...
16472. Президент України 276.5 KB
  У брошурі розглядаються питання запровадження в Україні інституту президентства, аналізується конституційний статус Президента як глави держави, висвітлюється порядок його обрання і вступу на посаду. Особлива увага приділяється розгляду конституційних повноважень Президента, його відносини з іншими інститутами державної влади, роль у забезпеченні державного суверенітету України, прав та свобод людини і громадянина.
16473. Верховна Рада України 403.5 KB
  НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ НАУК УКРАЇНИ ІНСТИТУТ ДЕРЖАВИ І ПРАВА ім. В. М. КОРЕЦЬКОГО Л. Т. КРИВЕНКО ВЕРХОВНА РАДА УКРАЇНИ Київ Ін Юре 1997 ББК 67.94УКР300.6 К82 Кривенко Л. Т. К82Верховна рада України. К.: 1н Юре 1997. 47 с Бчка Нова Конституція Украї
16474. Органи виконавчої влади в Україні 419.5 KB
  У брошурі висвітлюються питання змісту, організації та правового регулювання виконавчої влади в Україні. Розглядаються побудова та функціонування системи органів виконавчої влади, характеризуються правовий статус і структура її окремих ланок, а також ключові напрями здійснення адміністративної реформи
16475. Административная ответственность: Учебник 1.39 MB
  Агапов А.Б. Административная ответственность: Учебник. М.: Статут 2000. 251с. ISBN 5835400373 В учебнике рассмотрены все основные проблемы общеобязательного курса Административная ответственность. В Общей части анализируются базовые институты административной ответ
16476. Антропный принцип: истоки и следствия в Европейской научной рациональности 283.5 KB
  Антропный принцип: истоки и следствия в Европейской научной рациональности А. Н. Павленко Формулировка Б. Картером в 1973 г. антропного космологического принципа АКП первоначально в качестве объяснения совпадения Больших чисел 1040 1080 как и всякое крупное достижение...
16477. Антропный космологический принцип и христианский антропоцентризм 83 KB
  Антропный космологический принцип и христианский антропоцентризм. В.И. Гоманьков И само создание мира его сохранение и управление возвещает величие Божества.Преп. Иоанн Дамаскин ЭВОЛЮЦИЯ ВСЕЛЕННОЙ Замечательным достижением космологии и физики XX века являет
16478. Антропный принцип Вселенной 98.5 KB
  Антропный принцип 1. Сильный и слабый антропный принцип. Под антропностью Вселенной подразумевается её весьма деликатная конструкция допускающая и может быть предполагающая возможность возникновения в ней жизни и человека. Физические науки достигли весьма выс...
16479. Место человека в космосе. Антропный принцип 124.5 KB
  Вячеслав Вс. Иванов Место человека в космосе. Антропный принцип Основные параметры Вселенной после Большого Взрыва сделавшие возможной эволюцию по направлению к Человеку. Роль Наблюдателя и Космос как Наблюдаемое. Степень реальности окружающего ...