40570

Работа с данными таблицы

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Достаточно часто возникает необходимость быстрого нахождения и редактирования заданных записей в больших массивах информация. Для этого важно быстро выбрать по некому шаблону записи и отсортировать их. Данная задача решается с помощью фильтрации записей в режиме таблицы или формы.

Русский

2014-11-30

678 KB

0 чел.

Занятие 6.

Поиск, замена и фильтрация данных.

Достаточно часто возникает необходимость быстрого нахождения и редактирования заданных записей в больших массивах информация. Для этого важно быстро выбрать по некому шаблону записи и отсортировать их. Данная задача решается с помощью фильтрации записей в режиме таблицы или формы.

Поиск и замена значений в полях таблиц и форм.

Функция поиска позволит вам последовательно выводить все найденные в полях значения и заменить их.

Упражнение 6.1. Поиск и замена значений в полях таблиц и форм.

Пусть необходимо заменить фамилию студента Петров В. В. на Иванов Н. Н.

  1.  Откройте таблицу СТУДЕНТ или любую форму, отображающую ее поля.
  2.  Нажмите на панели инструментов кнопку Найти (Find) или выполните команду меню Правка | Найти (Edit | Find).
  3.  Для поиска фамилии студента, например Петров В. В., в диалоговом окне выполните команды Поиск и Замена (Find and Replace) на вкладке Поиск (Find) заполните поле ввода Образец (Find What) этим значением.
  4.  В раскрывшемся списке Поиск в (Look in) выберите в качестве области поиска поле ФИО. Учтите: поиска производится лишь по выделенному полю (полям) или по всей таблице.
  5.  В раскрывшемся списке Совпадение (Match) выберите степень совпадения значений – Поля целиком (Whole Field).
  6.  Чтобы появилась возможность расширить число задаваемых параметров, нажмите кнопку Больше>> (More>>).
  7.  В раскрывшемся списке Просмотр (Search) выберите направление поиска, которое может принимать значения Все (All), Вверх (Up), Вниз (Down).
  8.  Чтобы найти первое значение, удовлетворяющее условию поиска, нажмите кнопку Найти далее (Find Next).
  9.  Для получения каждого следующего значения нажмите Найти Далее ((Find Next). Помните: необязательно задавать шаблон полностью.
  10.  Для внесения нового значения в найденное поле нажмите Замена (Replace).
  11.  В появившейся дополнительной строке Заменить на (Replace With) введите новое значение.
  12.  Нажмите кнопку Заменить (Replace).

Окно Найти и Заменить.

Упражнение 6.2. Сортировка записей.

  1.  Откройте таблицу или форму, отображающую ее поля.
  2.  Чтобы отсортировать записи в порядке возрастания (убывания) значений поля установите в него курсор и нажмите кнопки Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов соответственно. Или с помощью команд меню Записи | Сортировка (Records | Sort).

Отбор записей с помощью фильтра.

Фильтр – набор условий, применяемых для отбора подмножества из множества записей. В Access можно использовать три типа фильтров: фильтр по выделенному, обычный и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному.

Простейшим способом задания условий фильтрации является выделения значения некого поля.

Упражнение 6.3. Отбор записей по выделенному фрагменту.

Возьмем таблицу СТУДЕНТ.

  1.  Откроем таблицу.
  2.  Выберем всех студентов, фамилии которых начинаются на букву «С». Для этого, выделим ее в поле, где ФИО начинается с этой буквы.
  3.  Выполним команду меню Запись | Фильтр | Фильтр по выделенному (Records | Filter | Filter By Selection) или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов (молния).
  4.  Дополним условие отбора. Выберем тех, кто родился в 1982 году. В поле Дата рождения выделим запись 1982 и выполним команду Фильтр по выделенному (Filter By Selection).
  5.  Для отбора записей, не содержащих выделенные значения в поле, после выделения значения выполните команду меню Записи | Фильтр | Исключить выделенное (Records | Filter | Filter Excluding Selection) или щелкните кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Исключить выделенное (Filter Excluding Selection).
  6.  Чтобы работать со всеми записями таблицы, отмените действие фильтра, выполнив команду Записи | Удалить фильтр (Records | Remove Filter/Sort) или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов (перечеркнутая верхняя часть песочных часов).
  7.  Если хотите снова воспользоваться фильтром (он автоматически сохраняется), выполните Запись | Применение фильтра (Records | Apply Filter/Sort) или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов (верхняя часть песочных часов).

Обычный фильтр.

Обычный фильтр позволяет отбирать записи по значениям или шаблону (при работе с числами >, <, =). В окне обычного фильтра Фильтр (Filter by Form) можно создать новый или откорректировать ранее сохраненный фильтр. Обратите внимание, что когда вы находитесь в режиме корректировки, то «Папка» (Открыть) и «Дискета» (Сохранить) слегка модифицируются – теперь с их помощью, вы можете сохранять и открывать запросы.

На вкладке Найти (Look for) в поля фильтра можно вводить значения с клавиатуры или выбирать из списка. Условия отбора выполняются, как логическое «И». Если вы хотите чтобы условия отбора выполнялись, как «Или» нажмите на соответствующую вкладку Или (Or) - снизу окна Фильтр. Для создания нового фильтра «Или» нажмите на другую вкладку Или (она появится, если вы заполнили предыдущую). Помните, фильтр будет отбирать записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладках Найти (Look for) и на вкладках Или (Or).

Упражнение 6.4. Создание, применение и уничтожение обычного фильтра.

Отфильтруем записи формы СТУДЕНТ. Для этого выберем из групп 101 и 102 данные о студентах, которые имеют балл выше проходного (>=4).

  1.  Откроем форму.
  2.  На панели инструментов нажмите кнопку Изменить фильтр (Filter By Form) или выполните команду Записи | Фильтр | Изменить | фильтр (Records | Filter | Filter By Form).
  3.  В окне СПИСОК ГРУППЫ: Фильтр (Filter By Form) удалите отображенный ранее использованный фильтр, нажав кнопку Очистить бланк (диагональный крестик).
  4.  Задайте условия отбора. На внешней вкладке Найти (Look for), относящейся к основной части формы, в списке Ном. группы выберите из списка первое значение 101. Второе значение 102 выберите на вкладке Или (Or). На внутренней вкладке Найти (Look for), относящейся к подчиненной части формы, в поле ввода Проходной балл введите условие >4,5.
  5.  Выполните фильтрацию таблицы по команде Фильтр | Применение фильтра (Filter | Filter By Form). В результате фильтрации в форме СПИСОК ГРУППЫ будут выводиться только те группы и данные о студентах групп, которые соответствуют условиям отбора.
  6.  Для просмотра всех записей из обеих таблиц через форму снимите фильтр, нажав кнопку Удалить фильтр (Remove Filter/Sort) или выполнив команду Записи | Удалить фильтр (Records | Remove Filter/Sort).
  7.  Для того чтобы сделать недоступным старый фильтр, в активном окне фильтра очистите бланк, как для главной, так и для подчиненной части формы, выполнив команду меню Правка |  Очистить бланк (Edit | Clear Grid) или нажав соответствующую кнопку Применение фильтра или выполните команду Фильтр | Применение фильтра (Filter | Apply Filter/Sort).
  8.  Чтобы запретить применение любого фильтра в форме, откройте ее в режиме конструктора и на вкладке Данные задайте для свойства Применение фильтров (AllowFilter) значение Нет. Обратите внимание, что в свойстве Фильтр записан фильтр, используемый по умолчанию, - текущий фильтр.
  9.  Перейдите в режим формы и убедитесь, что все кнопки фильтров стали недоступными.

Форма выглядит так.

Расширенный фильтр.

Используется для сложных одно- или многотабличных запросов. В верхней части выводятся таблицы и связи между ними. В нижней части – бланк запроса. В строку бланка запроса Поле (Fielde) из списка можно выбрать соответствующее поле таблицы (или перетаскивать из списка полей - сверху). Условия отбора вносятся в строку Условия отбора (Criteria). Кроме того можно задавать тип сортировки в строке Сортировка (Sort).

Возможности строки Сортировка достаточно широкие. Вы можете использовать в качестве шаблона - строки (например «Математика»), даты #1-Января-99# или числа (1789). Можно ссылаться на поля в таблице или форме, а могут ссылаться на свойства или элементы управления (все это должно браться в квадратные скобки). Чтобы ссылаться на поле таблицы необходимо ввести [Имя таблицы]! [Имя поля], а ссылка на свойство элемента управления Года рождения в форме СУДЕНТ – Forms![СТУДЕНТ]![Год рождения].DefaultValue. можно использовать логические операторы и операторы сравнения (=, <, >, <>, Between, In, Like, And, Or, Not).

ПОМНИТЕ: текстовое условие из более чем двух слов необходимо брать в двойные кавычки. Также можно использовать * и ? (то есть что угодно и один символ). Сформировать условия отбора можно и построителем выражений (нажмите кнопку Построить (Build) на панели инструментов конструктора запросов или выберите команду Построить (Build…) в контекстном меню). После ввода выражения в бланк построителя выражений, нажмите <Enter> и выполнится анализ выражения.

Упражнение 6.5. Создание, применение и сохранение расширенного фильтра.

Сформируйте расширенный фильтр для отбора всех студентов, родившихся в заданном году. Окно конструктора расширенного фильтра смотри в конце упражнения.

  1.  Откройте таблицу СТУДЕНТ.
  2.  Нажмите кнопку Расширенный фильтр (Advanced/Sort) или выполните команду Записи | Фильтр | Расширенный Фильтр (Records | Filter | Advanced/Sort).
  3.  В окно фильтра перетащите из списка полей таблицы поле ГОДР в строку бланка запроса Поле (Field). В строку Условие отбора (Criteria) введите вопрос, с которым система будет обращаться к пользователю при выполнении фильтрации. Квадратные скобки, в которые заключен вопрос, указывают системе, что вопрос является параметром отбора, который будет вводиться пользователем в процессе диалога. Перетащите так же поля ФИО и ПБАЛЛ (проходной балл).
  4.  Выполните фильтрацию, нажав кнопку Применение фильтра (Apply Filter/Sort).
  5.  В диалоговое окно запроса введите значение года.
  6.  Для сохранения подготовленного фильтра выполните команду Расширенный фильтр (Advanced/Sort) повторно и в окне фильтра выполните команду Файл | Сохранить как запрос (File | Save As Query) или нажмите кнопку с изображением дискетки на панели инструментов Фильтр (Filter).
  7.  В открывшемся диалоговом окне Сохранение в виде запроса (Save As Query) введите имя сохраненного фильтра в поле Имя запроса (Query Name).
  8.  Чтобы уничтожить текущий запрос, связанный с таблицей и автоматически выполняющийся по команде Применение фильтра (Apply Filter/Sort), нажмите кнопку Очистить бланк (Clear Grid) на панели инструментов Фильтр (Filter) и затем -  кнопку Применение фильтра (Apply Filter/Sort).
  9.  Теперь в режиме таблицы кнопка  Применение фильтра (Apply Filter/Sort) не доступна.
  10.  Для использования существующего фильтра перейдите в окно расширенного фильтра и выполните команду Файл | Загрузить из запроса (File | Load From Query) или нажмите кнопку (папка с треугольником).
  11.  В окне Применение фильтра (Applicable Filter) выберите ранее сохраненный фильтр и нажмите кнопку Применение фильтра (Apply Filter/Sort). Кроме сохраненных ранее фильтров, в списке фильтров отображаются запросы, созданные на основе фильтруемой таблицы.

Окно конструктора фильтра выглядит так.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

24987. Волновые свойства света. Электромагнитная теория света 38.5 KB
  Электромагнитная теория света План ответа 1. Законы преломления и отражения света. Наиболее наглядно волновые свойства света обнаруживаются в явлениях интерференции и дифракции.
24988. Опыты Резерфорда по рассеянию α-частиц. Ядерная модель атома 23.5 KB
  Ядерная модель атома План ответа 1. Ядерная модель атома. Рассеяние αчастиц Резерфорд объяснил тем что положительный заряд не распределен равномерно в шаре радиусом 1010 м как предполагали ранее а сосредоточен в центральной части атома атомном ядре. Так ведут себя частицы имеющие одинаковый заряд следовательно существует центральная положительно заряженная часть атома в которой сосредоточена значительная масса атома.
24989. Квантовые постулаты Бора. Испускание и поглощение света атомами. Спектральный анализ 24.5 KB
  Спектр излучения или поглощения это набор волн определенных частот которые излучает или поглощает атом данного вещества. Сплошные спектры излучают все вещества находящиеся в твердом или жидком состоянии. Линейчатые спектры излучают все вещества в атомарном состоянии. Как у каждого человека свои личные отпечатки пальцев так и у атома данного вещества свой характерный только ему спектр.
24990. Фотоэффект и его законы. Уравнение Эйнштейна для фотоэффекта и постоянная Планка. Применение фотоэффекта в технике 28.5 KB
  Уравнение Эйнштейна для фотоэффекта и постоянная Планка. Применение фотоэффекта в технике Плав ответа 1. Законы фотоэффекта. Применение фотоэффекта.
24991. Состав ядра атома. Изотопы. Энергия связи ядра атома. Цепная ядерная реакция, условия ее осуществления. Термоядерные реакции 26 KB
  Энергия связи ядра атома. Состав ядра атома. Энергия связи атомного ядра.
24992. Механическое движение Относительность движения, Система отсчета, Материальная точка, Траектория. Путь и перемещение. Мгновенная скорость. Ускорение. Равномерное и равноускоренное движение 33 KB
  Мгновенная скорость. Скорость векторная физическая величина характеризующая быстроту перемещения тела численно равная отношению перемещения за малый промежуток времени к величине этого промежутка. Промежуток времени считается достаточно малым если скорость в течении этого промежутка не менялась. Измеряют скорость спидометром.
24993. Взаимодействие тел. Сила. Второй закон Ньютона 39 KB
  Сила. Сила. В простейших случаях взаимодействия количественной характеристикой является сила. Сила причина ускорения тел по отношению к инерциальной системе отсчета или их деформации.
24994. Импульс тела. Закон сохранения импульса в природе и технике 137.5 KB
  Импульс тела. Простые наблюдения и опыты доказывают что покой и движение относительны скорость тела зависит от выбора системы отсчета; по второму закону Ньютона независимо от того находилось ли тело в покое или двигалось изменение скорости его движения может происходить только при действии силы т. в результате взаимодействия с другими телами.
24995. Закон всемирного тяготения. Сила тяжести. Вес тела. Невесомость 52.5 KB
  Вес тела. Вес тела перегрузки. Исаак Ньютон выдвинул предположение что между любыми телами в природе существуют силы взаимного притяжения. гравитационная постоянная равна силе с которой притягиваются два тела по 1 кг на расстоянии 1 м.