40570

Работа с данными таблицы

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Достаточно часто возникает необходимость быстрого нахождения и редактирования заданных записей в больших массивах информация. Для этого важно быстро выбрать по некому шаблону записи и отсортировать их. Данная задача решается с помощью фильтрации записей в режиме таблицы или формы.

Русский

2014-11-30

678 KB

0 чел.

Занятие 6.

Поиск, замена и фильтрация данных.

Достаточно часто возникает необходимость быстрого нахождения и редактирования заданных записей в больших массивах информация. Для этого важно быстро выбрать по некому шаблону записи и отсортировать их. Данная задача решается с помощью фильтрации записей в режиме таблицы или формы.

Поиск и замена значений в полях таблиц и форм.

Функция поиска позволит вам последовательно выводить все найденные в полях значения и заменить их.

Упражнение 6.1. Поиск и замена значений в полях таблиц и форм.

Пусть необходимо заменить фамилию студента Петров В. В. на Иванов Н. Н.

  1.  Откройте таблицу СТУДЕНТ или любую форму, отображающую ее поля.
  2.  Нажмите на панели инструментов кнопку Найти (Find) или выполните команду меню Правка | Найти (Edit | Find).
  3.  Для поиска фамилии студента, например Петров В. В., в диалоговом окне выполните команды Поиск и Замена (Find and Replace) на вкладке Поиск (Find) заполните поле ввода Образец (Find What) этим значением.
  4.  В раскрывшемся списке Поиск в (Look in) выберите в качестве области поиска поле ФИО. Учтите: поиска производится лишь по выделенному полю (полям) или по всей таблице.
  5.  В раскрывшемся списке Совпадение (Match) выберите степень совпадения значений – Поля целиком (Whole Field).
  6.  Чтобы появилась возможность расширить число задаваемых параметров, нажмите кнопку Больше>> (More>>).
  7.  В раскрывшемся списке Просмотр (Search) выберите направление поиска, которое может принимать значения Все (All), Вверх (Up), Вниз (Down).
  8.  Чтобы найти первое значение, удовлетворяющее условию поиска, нажмите кнопку Найти далее (Find Next).
  9.  Для получения каждого следующего значения нажмите Найти Далее ((Find Next). Помните: необязательно задавать шаблон полностью.
  10.  Для внесения нового значения в найденное поле нажмите Замена (Replace).
  11.  В появившейся дополнительной строке Заменить на (Replace With) введите новое значение.
  12.  Нажмите кнопку Заменить (Replace).

Окно Найти и Заменить.

Упражнение 6.2. Сортировка записей.

  1.  Откройте таблицу или форму, отображающую ее поля.
  2.  Чтобы отсортировать записи в порядке возрастания (убывания) значений поля установите в него курсор и нажмите кнопки Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов соответственно. Или с помощью команд меню Записи | Сортировка (Records | Sort).

Отбор записей с помощью фильтра.

Фильтр – набор условий, применяемых для отбора подмножества из множества записей. В Access можно использовать три типа фильтров: фильтр по выделенному, обычный и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному.

Простейшим способом задания условий фильтрации является выделения значения некого поля.

Упражнение 6.3. Отбор записей по выделенному фрагменту.

Возьмем таблицу СТУДЕНТ.

  1.  Откроем таблицу.
  2.  Выберем всех студентов, фамилии которых начинаются на букву «С». Для этого, выделим ее в поле, где ФИО начинается с этой буквы.
  3.  Выполним команду меню Запись | Фильтр | Фильтр по выделенному (Records | Filter | Filter By Selection) или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов (молния).
  4.  Дополним условие отбора. Выберем тех, кто родился в 1982 году. В поле Дата рождения выделим запись 1982 и выполним команду Фильтр по выделенному (Filter By Selection).
  5.  Для отбора записей, не содержащих выделенные значения в поле, после выделения значения выполните команду меню Записи | Фильтр | Исключить выделенное (Records | Filter | Filter Excluding Selection) или щелкните кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Исключить выделенное (Filter Excluding Selection).
  6.  Чтобы работать со всеми записями таблицы, отмените действие фильтра, выполнив команду Записи | Удалить фильтр (Records | Remove Filter/Sort) или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов (перечеркнутая верхняя часть песочных часов).
  7.  Если хотите снова воспользоваться фильтром (он автоматически сохраняется), выполните Запись | Применение фильтра (Records | Apply Filter/Sort) или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов (верхняя часть песочных часов).

Обычный фильтр.

Обычный фильтр позволяет отбирать записи по значениям или шаблону (при работе с числами >, <, =). В окне обычного фильтра Фильтр (Filter by Form) можно создать новый или откорректировать ранее сохраненный фильтр. Обратите внимание, что когда вы находитесь в режиме корректировки, то «Папка» (Открыть) и «Дискета» (Сохранить) слегка модифицируются – теперь с их помощью, вы можете сохранять и открывать запросы.

На вкладке Найти (Look for) в поля фильтра можно вводить значения с клавиатуры или выбирать из списка. Условия отбора выполняются, как логическое «И». Если вы хотите чтобы условия отбора выполнялись, как «Или» нажмите на соответствующую вкладку Или (Or) - снизу окна Фильтр. Для создания нового фильтра «Или» нажмите на другую вкладку Или (она появится, если вы заполнили предыдущую). Помните, фильтр будет отбирать записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладках Найти (Look for) и на вкладках Или (Or).

Упражнение 6.4. Создание, применение и уничтожение обычного фильтра.

Отфильтруем записи формы СТУДЕНТ. Для этого выберем из групп 101 и 102 данные о студентах, которые имеют балл выше проходного (>=4).

  1.  Откроем форму.
  2.  На панели инструментов нажмите кнопку Изменить фильтр (Filter By Form) или выполните команду Записи | Фильтр | Изменить | фильтр (Records | Filter | Filter By Form).
  3.  В окне СПИСОК ГРУППЫ: Фильтр (Filter By Form) удалите отображенный ранее использованный фильтр, нажав кнопку Очистить бланк (диагональный крестик).
  4.  Задайте условия отбора. На внешней вкладке Найти (Look for), относящейся к основной части формы, в списке Ном. группы выберите из списка первое значение 101. Второе значение 102 выберите на вкладке Или (Or). На внутренней вкладке Найти (Look for), относящейся к подчиненной части формы, в поле ввода Проходной балл введите условие >4,5.
  5.  Выполните фильтрацию таблицы по команде Фильтр | Применение фильтра (Filter | Filter By Form). В результате фильтрации в форме СПИСОК ГРУППЫ будут выводиться только те группы и данные о студентах групп, которые соответствуют условиям отбора.
  6.  Для просмотра всех записей из обеих таблиц через форму снимите фильтр, нажав кнопку Удалить фильтр (Remove Filter/Sort) или выполнив команду Записи | Удалить фильтр (Records | Remove Filter/Sort).
  7.  Для того чтобы сделать недоступным старый фильтр, в активном окне фильтра очистите бланк, как для главной, так и для подчиненной части формы, выполнив команду меню Правка |  Очистить бланк (Edit | Clear Grid) или нажав соответствующую кнопку Применение фильтра или выполните команду Фильтр | Применение фильтра (Filter | Apply Filter/Sort).
  8.  Чтобы запретить применение любого фильтра в форме, откройте ее в режиме конструктора и на вкладке Данные задайте для свойства Применение фильтров (AllowFilter) значение Нет. Обратите внимание, что в свойстве Фильтр записан фильтр, используемый по умолчанию, - текущий фильтр.
  9.  Перейдите в режим формы и убедитесь, что все кнопки фильтров стали недоступными.

Форма выглядит так.

Расширенный фильтр.

Используется для сложных одно- или многотабличных запросов. В верхней части выводятся таблицы и связи между ними. В нижней части – бланк запроса. В строку бланка запроса Поле (Fielde) из списка можно выбрать соответствующее поле таблицы (или перетаскивать из списка полей - сверху). Условия отбора вносятся в строку Условия отбора (Criteria). Кроме того можно задавать тип сортировки в строке Сортировка (Sort).

Возможности строки Сортировка достаточно широкие. Вы можете использовать в качестве шаблона - строки (например «Математика»), даты #1-Января-99# или числа (1789). Можно ссылаться на поля в таблице или форме, а могут ссылаться на свойства или элементы управления (все это должно браться в квадратные скобки). Чтобы ссылаться на поле таблицы необходимо ввести [Имя таблицы]! [Имя поля], а ссылка на свойство элемента управления Года рождения в форме СУДЕНТ – Forms![СТУДЕНТ]![Год рождения].DefaultValue. можно использовать логические операторы и операторы сравнения (=, <, >, <>, Between, In, Like, And, Or, Not).

ПОМНИТЕ: текстовое условие из более чем двух слов необходимо брать в двойные кавычки. Также можно использовать * и ? (то есть что угодно и один символ). Сформировать условия отбора можно и построителем выражений (нажмите кнопку Построить (Build) на панели инструментов конструктора запросов или выберите команду Построить (Build…) в контекстном меню). После ввода выражения в бланк построителя выражений, нажмите <Enter> и выполнится анализ выражения.

Упражнение 6.5. Создание, применение и сохранение расширенного фильтра.

Сформируйте расширенный фильтр для отбора всех студентов, родившихся в заданном году. Окно конструктора расширенного фильтра смотри в конце упражнения.

  1.  Откройте таблицу СТУДЕНТ.
  2.  Нажмите кнопку Расширенный фильтр (Advanced/Sort) или выполните команду Записи | Фильтр | Расширенный Фильтр (Records | Filter | Advanced/Sort).
  3.  В окно фильтра перетащите из списка полей таблицы поле ГОДР в строку бланка запроса Поле (Field). В строку Условие отбора (Criteria) введите вопрос, с которым система будет обращаться к пользователю при выполнении фильтрации. Квадратные скобки, в которые заключен вопрос, указывают системе, что вопрос является параметром отбора, который будет вводиться пользователем в процессе диалога. Перетащите так же поля ФИО и ПБАЛЛ (проходной балл).
  4.  Выполните фильтрацию, нажав кнопку Применение фильтра (Apply Filter/Sort).
  5.  В диалоговое окно запроса введите значение года.
  6.  Для сохранения подготовленного фильтра выполните команду Расширенный фильтр (Advanced/Sort) повторно и в окне фильтра выполните команду Файл | Сохранить как запрос (File | Save As Query) или нажмите кнопку с изображением дискетки на панели инструментов Фильтр (Filter).
  7.  В открывшемся диалоговом окне Сохранение в виде запроса (Save As Query) введите имя сохраненного фильтра в поле Имя запроса (Query Name).
  8.  Чтобы уничтожить текущий запрос, связанный с таблицей и автоматически выполняющийся по команде Применение фильтра (Apply Filter/Sort), нажмите кнопку Очистить бланк (Clear Grid) на панели инструментов Фильтр (Filter) и затем -  кнопку Применение фильтра (Apply Filter/Sort).
  9.  Теперь в режиме таблицы кнопка  Применение фильтра (Apply Filter/Sort) не доступна.
  10.  Для использования существующего фильтра перейдите в окно расширенного фильтра и выполните команду Файл | Загрузить из запроса (File | Load From Query) или нажмите кнопку (папка с треугольником).
  11.  В окне Применение фильтра (Applicable Filter) выберите ранее сохраненный фильтр и нажмите кнопку Применение фильтра (Apply Filter/Sort). Кроме сохраненных ранее фильтров, в списке фильтров отображаются запросы, созданные на основе фильтруемой таблицы.

Окно конструктора фильтра выглядит так.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

59151. Уроки з розвитку звязного мовлення. А вже весна, а вже красна... 58.5 KB
  Як правило на цих уроках більше говорить учитель навчаючи дітей переказувати а учні слухають як це робити. Учитель при необхідності коректує відповіді допомагає та згадує батьків тих учнів які працюють у журналістиці акцентуючи увагу на тому що робить спеціаліст кожного профілю.
59152. Козацькі забави. Уроки з фізичної культури 75.5 KB
  Вихідне положення руки зчеплені внизу 12 руки вгору піднятися на носки і потягнутися 34 опускаючи руки через сторони повернутися у вихідне положення. Вихідне положення ноги нарізно руки на пояс 1 нахил вправо з одночасним поворотом тулуба вправо 2 вихідне положення 34 те ж але в іншу сторону.
59153. Якими є моральні норми і правила співжиття у людському суспільстві 61 KB
  Хід: Звучить п’єса Боккерині Менует Вчитель: Ми з вами діти живемо в оточенні інших людей і нам не байдуже те як вони відносяться до нас. Вчитель: До питань співіснування в суспільстві зверталися ще в Стародавній Греції.
59155. Урок читання 56 KB
  На швидкість читання впливають багато факторів: рівень мовленнєвого розвитку кут зору читця вміння артикулювати постановка дихання характер тексту образ слова розвиток периферичного зору...
59157. Усі ми - діти своїх матерів 46.5 KB
  Стоїть на видноколі світла мати У неї вчись. Мати Що може бути на світі прекраснішим священним за це імя Учениця У нашім раї на землі Нічого кращого немає Ніж тая мати молодая З своїм дитяточком малим. Учень Чуєте Хто там З дороги Мати іде молода...
59158. Утворення Української козацької держави - Гетьманщини 40.5 KB
  В програмі висунутій гетьманом геніально систематизовані ідеї старої княжої Київської Русі з новою ідеєю козацької держави Запорізької Січі. 2ий учень дослідник: Найвищим органом влади Війська Запорізького вважали...
59159. Фізико-хімічна лабораторія 49.5 KB
  Серед форм навчання віддавати перевагу активним: семінарам дискусіям роботі у групах ігровій технології інтегрованим урокам. У разі відсутності відповіді учасників груп право відповіді надається іншим групам.