40736

Управління робочим часом менеджера

Лекция

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Визначити основні засади методики аналізу використання часу аналізу сильних і слабких сторін стилю роботи аналізу часових утрат та аналізу поглиначів часу. Зміна сприйняття часу. Трирівнева процедура діагностики проблем повязаних з організацією планування власного часу.

Украинкский

2013-10-21

213.92 KB

19 чел.

сІвано-Франківський інститут менеджменту

Тернопільського національного економічного університету

Тема 2

Управління робочим часом менеджера

Мета: Розкрити суть стратегії «управління часом» як управління власною діяльністю, опрацювати ключові засади трирівневої процедури діагностики проблем, пов'язаних з організацією планування власного часу. визначити основні засади методики аналізу використання часу, аналізу сильних і слабких сторін стилю роботи, аналізу часових утрат та аналізу поглиначів часу.

Час: 80 хв.                             Метод : Лекція                      Місце: Навчальна аудиторія

ПЛАН

Навчальні питання:                                                                                      Час викладу
Вступ …….……………………………………………………..……………...……… 5хв
1. Стратегія «управління часом» як управління власною

діяльністю, раціональна організація виконання завдань

та розподілу особистих ресурсів ……………………………………………….... 15 хв.
2. Зміна сприйняття часу ..…………………………..………………………….... 10 хв.
3. Трирівнева процедура діагностики проблем, пов'язаних

з організацією планування власного часу..…………………………..……….... 10хв.
4. Аналіз використання часу ..…………………………..…………………….... 10 хв.
5. Аналіз поглиначів часу …………………………………..…………...………. 10 хв.
Заключна частина ………………………………………………………..…….… 10 хв.

Матеріально-технічне забезпечення: схеми, графіки, діаграми, таблиці, нормативні та законодавчі акти.

1. Стратегія «управління часом» як управління власної діяльністю, раціональна організація виконання завдань та розподілу особистих ресурсів

Час - це життя, нераціонально витрачений час неможливо заповнити і неможливо повернути. Розтратити свій час - значить розтратити своє життя і навпаки - взяти свій час під контроль - означає оволодіти своїм життям і використовувати її найкращим чином. Ми можемо насолоджуватись життям лише тоді, коли знаємо, як краще використати час, зробити працю найбільш раціональною і, нарешті, зробити багато чого з того, що ми хотіли б зробити.

Ряд наукових джерел стверджує, що можливо першою спробою зробити управління часом свідомої потребою людини стали перші листи ч, написаних Луцієм Ганні Сенекою в перші десятиліття нової ери, в яких він рекомендує:

  1.  письмовий облік усього часу;
  2.  поділ часу на добре, погано витрачений і витрачений на неробство;
  3.  оцінювати життя по наповненості прожитого часу: «втримаєш в руках сьогоднішній день - менше будеш залежати від завтрашнього»;
  4.  один з прийомів управління часом;
  5.  запровадження жорсткого режиму дня.

З метою вдосконалення організації життя необхідно позбутися в своєму лексиконі від словосполучення «занадто зайнятий» і навчитися робити свідомий вибір, тоді з'явиться вільний час, якого раніше не вистачало і цей час людина «створює» сама. У практиці самоменеджменту існує два способи вирішити проблему дефіциту часу:

1. Час можна «створити», працюючи більш зосереджено і ефективним: робити часті міні-перерви, відштовхуватися від природних біоритмів, достатня кількість часу відпочивати, правильно харчуватися, боротися зі стресом і хвилюваннями.

2. Час можна створити, якщо більш практично планувати свої дії: складати і використовувати списки справ, вчитися обходитися без «рас-качки» і відразу братися за справу, навчитися розрізняти важливі і термінові справи, використовувати методи планування часу, жити за своїм розпорядком дня , а не по чужому, підтримувати порядок на робочому місці і не витрачати час даремно.

Наукове знання про «управління часом» засновано на двох «китах»:

1. Вміле планування часу.

2. Звичка в деталях виконувати заплановане.

Над цими «китами» головна мета - отримання конкретних результатів роботи. Результат - це вищий критерій ефективності праці, в тому числі і раціонально витраченого часу.

Основні елементи «стратегії управління часом»:

1. Аналіз реальної ситуації з використанням часу і тимчасових втрат, який включає в себе набір операцій і дій: дослідження, тестування, зіставлення, консультації, які безпосередньо передують плануванню.

2. Планування використання часу, який передбачає: постановку цілей, розробку плану використання часу та доведення його до виконавця.

3. Реалізація плану. На цій стадії приймаються рішення, і конкретних завдання умовно діляться на дві основні категорії:

Перша категорія - завдання індивідуального рівня, вирішення яких пов'язане з відносною свободою особистості.

Друга категорія - завдання, виконання яких пов'язане з рядом операцій та залучення інших людей (організація корпоративних свят і т.д.).

Завдання з кожної категорії переплітаються один з одним і пов'язані з плануванням.

2. Зміна сприйняття часу

Отримання запланованих результатів роботи в оптимальному режимі - одна з головних цілей процесу управління часом, так як без гідних результатів життя перетворюється на безглуздий набір дій.

На шляху оволодіння стратегій управління часом людина зустрічає перешкоди і найбільш поширене з них полягає в тому, як він сприймає свій час. Джулія Моргенстерн пропонує здійснити ряд кроків на шляху до оволодіння мистецтвом управління часом, перший крок - піддати критичному розгляду наше сприйняття часу. Для цього намагаємося зробити час відчутним.

Більшість людей сприймають час як щось невловиме. На шляху хаосу до порядку найпростіше організувати простір, а не час, через те що простір - це те, ми можемо бачити, час же невидимо і непомітно. Людина не може побачити її помацати або потримати в руках, його так само не можна звалити в купу або фізично пересунути з місця на місце. Час - це щось, що можна відчути,  але по відчуттях  воно абсолютно безформне. Відчуття дня, який непомітно пройшов чи повільно тягнеться, повного туги і печалі, знайоме кожному. Аналогічно здаються важко вимірними наші справи і завдання - вони виглядають величезними і нескінченними за своїм обсягом та тривалості. Людина буде відчувати певні труднощі, керуючи своїм життям, до тих пір, поки, час залишиться для неї невловимим, ускользающим для сприйняття, ефемерним і важким для осмислення. Отже, необхідно  змінити своє сприйняття часу, зробивши його більш відчутним. Для цього треба навчитися сприймати час в більш наочних і вимірюваних образах.

Коли ми починаємо дивитися на час, як на щось, що володіє, як і простір, визначеними межами, ми починаємо більш тверезо і реалістічно дивитися на те, чого хочемо досягти і здійснити у своєму житті. Це, відповідно спонукає людину опановувати різними прийомами і засобами управління часом, які можуть працювати набагато продуктивніше у відведений час.

Якщо безлад на робочому місці і безлад у графіку роботи по суті однакові, то і наведення порядку в кожному з них - дуже схожі процедури. І що б людина не приводив до ладу - стіл, шафа, кухню, офіс або графік робочого дня - розробка системи організації і планування завжди складається з трьох етапів: аналіз, планування, дія.

Другий крок на шляху до оволодіння мистецтвом управління часом - навчитися керувати часом за принципом «зсередини назовні». Це значить будувати індивідуальний розклад дня, графік життя, згідно особливостей людини. Відповідно, необхідно розставивши пріоритети, визначити, що важливо саме вам і знайти для цієї діяльності місце в житті і в розкладі, які будуть грунтуватися на унікальних особистих потребах і життєвих цілях. І ще це означає - відчувати себе глибоко задоволеним в кінці кожного прожитого дня.

Відомо, що немає однакових людей, кожний з нас особистість, у котрої в різні моменти життя існують свої потреби. Напевно не існує «правильного» способу прожити своє життя, проте є засоби та інструменти, щоб людина змогла побудувати своє життя навколо своїх ідеалів і потреб. Можна вивчити і набути нових навичок і скоригувати поведінку, але неможливо змінити себе, свою сутність - і ніхто не повинен цього робити. Пройшовши процес самопізнання і розкриття природніх схильностей, потреб і бажань, можливо закласти фундамент особистої системи управління часом (тайм - менеджмент).

Третій крок на шляху до оволодіння мистецтвом управління часом - діагностика проблем, пов'язаних з організацією планування. Для того щоб перестати витрачати даремно час і сили необхідно опанувати процесом діагностики проблем, які є причинами нераціонально витраченого часу. Зосередившись на ці причини, виробляється вірне рішення - швидко, чітко і ясно.

3. Трирівнева процедура діагностики проблем, пов'язаних з організацією планування власного часу

Процедура діагностики включає в себе три рівні:

1) Перший рівень: визначення технічної помилки. Це, як правило, легко виправні методичні помилки в підходах до планування часу. У даному випадку необхідно оволодіти прийомами і методиками, котрі не були використані. Як тільки будуть виявлені помилки, доцільно внести в свої дії корективи і все стане на свої місця.

2) Другий рівень: визначення зовнішніх чинників. Це чинники оточуючого середовища, що знаходяться за межами особистого контролю, що не мають до людини ніякого відношення. Однак ці фактори накладають певні обмеження на можливості планування і організації. Визнаючи наявність таких чинників, людина перестане шукати власні недоліки і визначить більш ефективний спосіб впоратися із зовнішніми подразниками або виключить їх вплив.

3) Третій рівень: визначення психологічних перешкод. Психологічні перешкоди в даному контексті означає приховані внутрішні сили і переконання, які заважають досягати цілей і жити згідно індивідуальним уявленням. У випадку, коли виправлені технічні помилки, видалені негативні фактори навколишнього середовища, але життя все-таки залишається недостатньо організованою, як правило, причина криється в психологічних установках людини. Отже, доцільно, з'ясувавши їх природу, звільнитися від їх впливу.

Дуже часто проблеми з плануванням часу виникають через поєднання таких причин. При визначенні причин невдач необхідно розглядати всі три групи помилок і перешкод. Інакше можливо виправити ситуацію лише наполовину (впоравшись з впливом зовнішніх факторів, залишуться психологічні перешкоди). Дана процедура діагностики при вмілому її застосуванні дозволяє зробити в житті важливі і кардинальні зміни.

Наприклад, керівник відчуває труднощі в делегуванні повноваажень, що є необхідною функцією менеджменту. Скориставшись трирівневою процедурою діагностики даної проблеми, з'ясовуємо:

• можлива технічна помилка: незнання прийомів ефективного делегування повноважень;

• можливий вплив зовнішніх факторів: в підпорядкуванні немає людини, якому можна доручити конкретну справу;

• можливі психологічні перешкоди: виникає почуття провини перед підлеглим через звернення з проханням виконати конкретного завдання.

Таким чином, діагностувавши проблему, можна знайти її рішення, що, безумовно, підвищить ефективність організації життя людини.

Багато надмірно завантажених людей не бачать виходу з ситуації і, як правило, впевнені, що нічого не можна змінити. Але це найчастіше не так. Потрапляючи в так звану «пастку часу», багато хто починає дратуватися замість, того, щоб планомірно шукати вихід зі сформованої ситуації. Наприклад, людина з дня на день повторює такі помилки, як:

• довгі розмови по телефону, оскільки передана і одержана інформація не завжди легко сприймається;

• міняємо з різних причин намічену послідовність виконання поточних справ і завдань і, як наслідок, плутаємо важливі справи зі другорядними;

• маємо проблеми з розбором пошти;

• забуваємо зробити потрібні дзвінки.

Особливим чином постає проблема надмірної паперової бюрократії і нескінченних нарад. Накопичена втома часто заважає людині «заглянути в себе» і вирішити ці проблеми, по можливості уникаючи помилок.

4. Аналіз використання часу

Для того, щоб зробити аналіз використання часу, треба, насамперед, провести інвентаризацію усіх видів діяльності і затрачуваного на них часу. Це дозволить виявити причини нераціонального використання часу.

Це можуть бути такі причини:

  1.  не відомо, на що взагалі витрачається час;
  2.   не відомо, скільки потрібно часу на виконання тих чи інших задач;
  3.  не відомі сильні і слабкі сторони робочого стилю;
  4.  не відомо, які особистості чи які інші фактори обмежують працездатність.

Інвентаризація часу включає (рис. 2.1.):

I. Аналіз витрат часу;

II.  Аналіз часових утрат;

III. Аналіз поглиначів часу.

Витрати часу протягом доби можна скомпонувати в блоки:

  1.  Підтримка життєздатності (харчування, сон).
  2.  Відновлення працездатності (найбільш ефективно відбувається за допомогою фізичних вправ).
  3.  Допоміжний час (підготовка робочого місця, пошук необхідних матеріалів, покупки).

Рис. 2.1. Інвентаризація часу

  1.  Прямий робочий час.
  2.  Придбання життєвого досвіду (читання, неробоче спілкування, відвідування виставок, театрів, музеїв і т.п.).
  3.  Утрати.

Для підвищення результативності праці менеджери часто збільшують робочий час за рахунок інших блоків.

Це нерозумно, тому що підриває здоров'я, завдає шкоди іншим, не менш важливим сторонам нашого життя.

Дійсно, зменшення часу на сон і харчування навіть протягом лише декількох днів вимагає великих витрат на компенсацію.

Зменшувати обсяг допоміжної роботи також нераціонально, тому що будь-яку роботу буде зроблено добре, якщо вона добре підготовлена.

П'ятий блок можна скоротити тільки в екстремальних ситуаціях. При нормальних життєвих обставинах він повинний цілком використовуватися, тому що без цього неможливо ні підвищення культурного рівня, ні накопичення життєвого досвіду.

З перерахованих 5-ти блоків для організації особистої роботи менеджера найбільш важливим є 4-й блок – прямий робочий час.

Щоб здійснити облік і аналіз витрат робочого часу менеджера, треба знати характерні види робіт менеджера, адже йому доводиться за день робити великий обсяг усіляких видів робіт: робота з поштою, планування, зустрічі, наради, телефонні розмови і багато чого іншого.

Існує кілька класифікацій, видів витрат робочого часу, заснованих на різних ознаках. Ми розглянемо одну з цих класифікацій, найбільше практично корисну, розроблену Московським НДІ праці. Відповідно до цієї класифікації, робочий час керівника (менеджера) і фахівців поділяється на такі види:

  1.  підготовчо-заключний час: одержання завдання на роботу, ознайомлення з документацією і нормативно-правовими матеріалами, узгодження і підписання документації, підготовка та прибирання робочого місця;
  2.  оперативний час – роботи, пов'язані з виконанням посадових обов'язків: аналітичні, організаційні, регулювальні, технічні, формально-логічні, творчі і т.д.;
  3.  час непродуктивної роботи: виконання суспільної роботи, виправлення неправильно виконаної роботи, пошук і доставка на робоче місце документації, технічних засобів і матеріалів, пошук або чекання керівників, співвиконавців, консультантів і т.п.;
  4.  час обслуговування робочого місця – організаційного, технічного, інформаційного;
  5.  час перерв (чи втрат):

а) таких, що не залежать від працівника – чекання, несвоєчасне обслуговування, невідповідність режиму роботи служб;

б) таких, що залежать від працівника: сторонні розмови, виконання суспільних обов'язків у робочий час, відволікання від роботи, розмови з особистих питань, інші втрати.

Менеджеру найкраще виробити на основі цієї класифікації свою класифікацію видів робочого часу і потім на основі своєї класифікації робити облік його витрат.

Облік і аналіз робочого часу дозволяє установити фактичну тривалість кожного з окремих видів виконуваних робіт, виявити втрати робочого часу, простої (чекання) у роботі, встановити ступінь раціональності витрат робочого часу по видах і змісту робіт.

Найпростішим і ефективним методом обліку й аналізу є самофотографія робочого часу. Вона полягає в послідовному записі протягом дня усієї виконуваної роботи і фіксуванні часу, що витрачається на кожен з видів роботи.

Самофотографування рекомендується проводити щодня протягом двох-трьох тижнів. Такі фотографії повинні здійснюватися систематично: суцільне фотографування (тобто фіксуються усі види робіт) – один раз на рік; вибіркове фотографування (які-небудь визначені види робіт) – два-три рази на рік.

Особливо необхідні менеджерам спостереження за витратами свого робочого часу на початку їхньої роботи на новому місці.

Для цього: протягом як мінімум 1 тижня (чи хоча б 2-3 дні) докладно як ви витрачаєте час. Зручніше за все це робити за допомогою таблиці.

Записуйте докладно, що ви робите: снідаєте, обідаєте, прибираєте, дивитеся телевізор, читаєте, готуєтеся до модульного контролю чи семінару. Якщо ви спите, то так і напишіть: «Сон». Фіксуйте будь-які дрібниці. Однак недоцільно занадто дробити часові інтервали: найкраще годину розділити на 4 частини (по 15 хвилин) і записувати кожні 15 хвилин те що ви робите.

Якщо Ви будете вказувати занадто малі проміжки часу (менш 15 хвилин), то це ускладнить підрахунки витрат часу й аналіз його використання.

Звичайно, якщо якийсь вид діяльності у Вас займає більше, ніж 15 хвилин, то треба вказувати реальний час.

Щоб ваша робота зі складання фотографії робочого часу була ефективною, треба виконувати 2 умови:

  1.  робити позначки відразу, не відкладаючи, тому що через декілька годин забудуться проколи в часі і буде здаватися, що увесь час йшла нормальна робота;
  2.  записи робити абсолютно чесно, нічого не прикрашаючи – записувати так, як воно є, а не так, як би вам того хотілося;
  3.  щовечора треба робити аналіз фотографії дня. Це займає 10-15 хвилин. Слід виявити утрати часу, їх причини і розробити заходи щодо усунення цих причин.

5. Аналіз поглиначів часу

«Поглиначі» часу – це ті люди чи інші фактори, що найбільшою мірою відбирають (поглинають) Ваш час.

Найбільш типові поглиначі часу:

  1.  Нечітка постановка цілей
  2.  Відсутність пріоритетів у справах
  3.  Спроби дуже багато зробити за один раз
  4.  Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення
  5.  Незадовільне планування робочого дня
  6.  Особиста неорганізованість, “завалений” письмовий стіл
  7.  Недостатня мотивація
  8.  Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів, тощо
  9.  Недоліки кооперації або розподілу праці
  10.  Відволікаючі від справ телефонні дзвінки
  11.  Незаплановані відвідувачі
  12.  Нездатність сказати “ні”
  13.  Неповна або запізнена інформація
  14.  Відсутність самодисципліни
  15.  Невміння довести справу до завершення
  16.  Відволікання
  17.  Тривалі наради
  18.  Відсутність комунікативних зв’язків
  19.  Занадто комунікабельність
  20.  Відкладання справ
  21.  Недостатнє делегування справ


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

77169. Создание кафе-ресторана с караоке в Центральной части города Москвы 688.5 KB
  Деятельность создаваемого предприятия направлена на оказание услуг в сфере общественного питания для людей с уровнем дохода средним и выше среднего. Данный проект планируется реализовать без образования юридического лица для уменьшения налогообложения и упрощения финансовой отчетности.
77170. Психологические аспекты адаптации персонала во время испытательного срока 588 KB
  Ежедневно в жизни многих людей происходят события, которые можно отнести к слову – «новое». Где-то рождается новый человек, создается новая семья, осуществляется новое открытие в какой-либо сфере или отрасли человеческой деятельности, наконец, новый работник приходит в новый для себя трудовой коллектив.
77171. Event как инструмент PR 496 KB
  Актуальность темы в том, что в современные корпоративные праздники вкладываются большие средства, силы, к их подготовке привлекаются специалисты различных отраслей и сфер деятельности.
77172. Бизнес-план агентства наружной рекламы 464.5 KB
  Наружная реклама ( Outdoor advertising) - одно из основных средств рекламы, носители которого размещаются вне помещений. Данный вид рекламы является наиболее эффективным и перспективным. К основным видам наружной рекламы относят: перетяжки, щиты, суперсайты и брандмауры...
77173. PR И РЕКЛАМА В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ КАК ЧАСТЬ СИСТЕМЫ БАНКОВСКОГО МАРКЕТИНГА 398.5 KB
  Актуальность выбранной темы определяется также тем, что усиливается необходимость анализа некоторых аспектов деятельности коммерческих банков, нацеленных на вхождение России в мировое хозяйство.
77176. Формирование кадровой политики в ООО «Идеальные окна» 343.35 KB
  Сущность и содержание кадровой политики Кадровая политика организации –генеральное направление кадровой работы совокупность принципов методов форм организационного механизма по выработке целей и задач направленных на...
77177. Проблемы и препятствия на пути воздействия на трудовую мотивацию персонала. Пути совершенствования мотивации труда 324.5 KB
  Государственное управление заключает в себе огромный материальный и человеческий риск. Это прежде всего высокие затраты, опасность ущемления общественного благосостояния, и, вызванная последним, низкая репутация чиновничества и государства в целом в глазах общественности.