40738

Планування робочого часу

Лекция

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Охарактеризувати принципи і правила планування робочого часу визначити складові системи планування робочого часу. Назвати основні методи планування робочого часу. Основи планування робочого часу .

Украинкский

2013-10-22

214.18 KB

67 чел.

сІвано-Франківський інститут менеджменту

Тернопільського національного економічного університету

Тема 4

планування робочого часу

Мета: Пояснити основи планування робочого часу. Охарактеризувати принципи і правила планування робочого часу, визначити складові системи планування робочого часу. Назвати основні методи планування робочого часу.

Час: 80 хв.                             Метод : Лекція                      Місце: Навчальна аудиторія

ПЛАН

Навчальні питання:                                                                                      Час викладу
Вступ …….……………………………………………………..……………...……… 5хв
1. Основи планування робочого часу ……
…………………………….…..….... 15 хв.
2. Принципи і правила планування робочого часу ………………..….…….... 10хв.
3. Система планування робочого часу ..………………………………..…….... 10 хв.
4. Методи планування робочого часу …………………………………….……. 10 хв.
5. Мистецтво делегування повноважень ……………………………….…….. 10 хв.
6. Щоденник робочого часу ………………………………………………...…… 10 хв.
Заключна частина ………………………………………………………..…….… 10 хв.

Матеріально-технічне забезпечення: схеми, графіки, діаграми, таблиці, нормативні та законодавчі акти.

1. Основи планування робочого часу

Нове покоління менеджерів і бізнесменів приділяє дуже велику увагу плануванню й ефективній організації своєї праці, більш раціональному використанню робочого часу, тому що невпорядкованість дня створює непродуктивний стиль і приводить до нераціонального використання часу у всіх сферах діяльності.

Планування як складова частина задач і правил самоменеджменту означає:

  1.  підготовку до реалізації поставлених цілей;
  2.  упорядкування часу.

Головна перевага планування полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі.

Практичний досвід свідчить, що збільшення витрат часу на планування приводить до скорочення часу на виконання і, у кінцевому рахунку, до економії часу в цілому.

Очевидно, що процес планування не може бути розтягнутий довільно до нескінченності, тому що на виконання запланованого не залишиться часу. Тобто, існує оптимальний термін планування.

Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрачати на планування. Наприклад, для розробки плану дня потрібно 5 – 10 хвилин.

Часто людина говорить про те, що дуже зайнятий, і вирішує, що на планування немає часу, що є помилкою. Якщо день не розпланований, то найчастіше відчувається брак часу. Більш того, в ситуації, коли ще не розплановано, без сумніву, неможливо відрізнити важливі справи від менш важливих, строкові від нетермінових. Тому, запевняючи себе та інших людей, що часу на те, щоб планувати свої справи зовсім немає, людина все одно витратить час, але безладно і бездумно, що негативно позначиться на раціональній організації його життя. Тому необхідність планування як робочого часу, так і особистого життя не викликає сумніву.

Плануванням рекомендовано починати день, або ж їм його закінчувати. Існує багато переваг у тому, щоб починати день з планування, оскільки у міру того, як складається план, людина більш активно включається в процес його складання, а потім і виконання. «Той, хто щоранку планує справи дня і послідовно виконує цей план, бачить, що планування прокладає йому шлях у лабіринті дуже насиченою та життю. Впорядкування свого часу подібно променю світла, який проноситься через усі його справи. Але там, де немає плану, де

контроль часу відданий на поталу випадковостей, незабаром починає царювати хаос »- писав Віктор Гюго. Подумавши, що необхідно зробити, легко переходити до втілення плану в реальність. При точному визначенні пріоритетів залишається менше вірогідності відволікання в сторону при їх здійсненні.

Багаторічний досвід застосування різних засобів планування показав, що справа не тільки в конкретних пристроях для планування (перекидні календарі, щоденники, органайзери, електронні записні книжки і т.д.), а в системі планування, яку застосовує людина. Засновник праксеології (науки про ефективну діяльність людини) Т. Котарбінський вважав, що оптимальна система планування покликана:

1) Забезпечити досягнення мети.

2) Не вимагати занадто багато часу на освоєння.

3) Бути зручною для використання.

Сьогодні існує безліч систем і методик планування часу і вибрати найкращу досить складно, оскільки у кожної є як переваги, так і недоліки.

Тільки вільна особистість може досягти досконалості у використанні свого вільного часу і часу взагалі. Однак у даному контексті свобода – якість необхідна, але недостатня. Іншими умовами є: перевага духовних потреб людини і володіння якісним інструментарієм.

Іммануїл Кант (1724 – 1804) жив настільки ритмічно, що його сусіди перевіряли години, коли він виходив на прогулянку. Відомо, що він прожив усе життя неодруженим і другий період його творчості, понад тридцять років, присвятив дослідженням пізнавальних і моральних здібностей людини. Творчі особистості в більшості своїй дбайливо ставилися до часу і, мабуть, важко знайти продуктивну творчу особистість, у якої не було б жорсткого режиму роботи. У наукових джерелах можна знайти підтвердження тому, що такі талановиті особистості, як: Архімед і Арістотель, Роджер Бекон і Ньютон, Анрі Пуанкаре і Дюма – батько, Енгельс і Ленін, Вавілов та інші прагнули побудувати систему витрат часу. Дана система покликана була гарантувати високу вироблення не за день – а за життя.

2.Принципи і правила планування робочого часу

Розглянемо принципи і правила планування ефективного використання робочого часу й особистої роботи. Розривати ці елементи не можна. Аналізувати і планувати треба тільки разом, тобто треба чітко визначати і види робіт і час на їх виконання.

1.Основним принципом планування є дотримання співвідношення 60:40. Це означає, що складати план треба лише на визначену частину свого робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%.

Події, що важко передбачити, моменти що відволікають («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3-ма блоками.

Основне правило планування часу:

60 % - запланований час;

20 % - непередбачений час (резерви часу на неплановані дії);

20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

У залежності від виду Вашої діяльності ці величини можуть відхилятися в ту чи іншу сторону. Більш точно Ви можете їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності і витрат часу, тому що саме такий аналіз є основою всякого планування часу.

2. Другий принцип планування – аналіз видів діяльності і витрати часу, листок «денних перешкод».

Сутність цього принципу полягає в документуванні того, як і на що Ви використовуєте свій час.

3. Принцип планування – зведення задач воєдино – складання плану дій.

Треба:

  1.  перелічити всі майбутні в плановому періоді задачі;
  2.  розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові;
  3.  встановити пріоритетність у рішенні задач.

4. Регулярність – системність – послідовність. Цей принцип означає, що треба регулярно і систематично працювати, послідовно доводити до кінця розпочату справу.

5. Реалістичне планування – тобто виконання такого обсягу робіт, з яким реально можна справитися.

6. Пристосовність – це значить, що треба виявляти гнучкість, щоб досягалися Ваші цілі.

7. Поповнення втрат часу: слід прагнути відразу ж поповнювати втрати часу: наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

8. Письмова форма – обов’язкова.

9. Перенос незробленого – невиконані задачі переносяться в план наступного періоду.

10. Фіксація результатів замість дій, тобто в планах треба фіксувати результати і цілі (кінцевий стан), а не просто які-небудь дії.

Наприклад, замість: „подзвонити пану Дорошенко„ краще записати конкретно: „погодити з паном Дорошенко програму ЕОМ”.

11. Установлення часових норм.

Треба встановлювати точні норми, що передбачають рівно стільки часу на визначену роботу, скільки вона того варта.

Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є взагалі. Тобто якщо Ви, наприклад, призначили нараду і відвели на цю нараду 2 години, то вона стільки і триватиме, хоча, можливо, що цілі наради можуть бути досягнуті набагато швидше, наприклад, за 1 годину чи 90 хвилин.

12.Обов’язково встановлювати точний термін виконання.

У такий спосіб Ви привчите себе до самодисципліни. Фіксація точних термінів виконання особливо важлива при складанні домовленості з іншою стороною. Тут треба уникати неточних формулювань, наприклад, « Якомога швидше». Що значить: «Якомога швидше ?» - це через годину?, протягом дня?, чи завтра?, через тиждень ?

Обов’язково домовляйтеся, до якого терміну завдання повинно бути виконано. Це дасть вам змогу уникати непорозумінь.

13.Установлення пріоритетів (тобто ступеня важливості справ).

Точно встановлюйте, якій справі якого роду пріоритети Ви віддаєте, тобто що слід виконувати в першу чергу, що – в другу, що – потім.

14.Позбавлення „тиранії нагальності”.

Треба учитися відрізняти найважливіше від нагального. Саме термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, однак саме нагальні і невідкладні справи займають часто велику частину нашого дорогоцінного часу.

„Тиранія нагальності” виникає в наслідок того, що неважливим справам віддається перевага тільки тому, що через погане планування не важливі справи стають терміновими.

15.Делегування (передоручення) справ.

Тобто, треба встановлювати у своїх планах, яку роботу Ви повинні виконувати самі (особисто), а яку можна передоручити. Про делегування мова докладно буде вестися пізніше.

16. „Поглиначі” часу і резерви часу.

Треба залишати визначений відсоток свого часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних дзвоників чи на випадок недооцінки тривалості окремих справ і намагатися скоротити кількість «перешкод».

17.Переробка – повторний огляд

Варто постійно перевіряти і переробляти свій план з погляду – чи можуть бути ті чи інші його пункти виконані цілком у встановлений термін.

18.Вільний час

Принцип передбачає планування і використання свого вільного часу, а також часу, що іде на поїздки і очікування

19.Тимчасові блоки і спокійний час (закриті години).

Цей принцип означає, що треба визначати тривалі безперервні періоди часу (блоки) для рішення великих задач (це так званий спокійний час, закриті години) і короткі проміжки – для обробки декількох дрібних справ.

Доцільно при цьому для закритих годин планувати найбільш сприятливі години, з урахуванням біоритмів (це, як правило, ранкові години).

20.Час для планування і творчості.

Треба резервувати також визначену частину свого часу для планової, підготовчої і творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час губиться в повсякденних справах, треба подбати про те, щоб найближчим часом заповнити втрати.

Крім зазначених, треба враховувати у своїх планах також принципи планування:

21.Рутинної роботи.

22.Непродуктивної діяльності.

23.Піклуватися про різноманітність виконуваних робіт.

24.Треба також погоджувати свої власні часові плани з планами інших людей (своїх колег, начальника, підлеглих).

25.Варто також враховувати можливість альтернативного планування – за принципом: «Завжди можна знайти інший шлях – кращий».

Таким чином, ми з Вами розглянули принципи і правила планування робочого часу.

Тепер Ви виберіть і запишіть для себе 5 ключових правил – принципів, яких Ви збираєтеся дотримуватися найближчим часом.


3. Система планування робочого часу

Рис. 4.1. Система планування робочого часу

На схемі планування часу представлене як закрита система, у якій чітко видно взаємозв'язки між окремими видами планів: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо- і короткострокових, річних, а потім у планах поточного періоду – квартальних, місячних, декадних, які зрештою втілюються в планах дня.

Після закінчення відповідного планового періоду порівнюється, що заплановано і що фактично виконано, визначаються результати періоду, що враховуються для коригування планів на наступний період.

Якщо Ви вирішили скласти свій план життя, то довгостроковий план послужить Вам основою для процесу планування.

З плану на кілька років уперед Ви виводите річний план шляхом переносу в нього з відповідного річного стовпця всіх тих завдань, що Ви собі намітили.

Наприкінці поточного року треба робити план, на наступні 12 місяців, найкраще з поквартальною розбивкою.

На підставі поквартального плану складається місячний, потім декадний план. Тут уже підвищується точність планування – у місячному плані задачі враховуються з більшою деталізацією, витрати часу вимірюються у годинах.

Останньою й одночасно найважливішою ступінню в системі планування часу є денний план, у якому конкретно втілюються поставлені цілі.

Таким чином, розглянувши систему планування робочого часу, бачимо, що планування являє собою поступове просування вперед, до Вашої головної мети шляхом розкладання загальної задачі на частки. І робиться це для того, щоб різні дії можна було розподілити в часі.

4. Методи планування робочого часу

Багато людей відчувають труднощі з плануванням, тому що вони бачать в ньому лише «обмірковування», під яким часто мають на увазі «погляд у порожнечу» або «пусте мріяння». Отже, необхідно перетворити уявлення про планування на щось конкретне, розглядаючи планування, скоріше як «письмову роботу», ніж «розумову». Час, витрачений на планування можна визначити як «Час Рішень», бо саме цьому і присвячено планування: прийняття рішень про те, що, коли і як слід зробити.

В ході довгострокового, середньострокового і короткострокового планування, слід скласти список і визначити пріоритети. Усі завдання, згадані в списку, є рівноцінними. Після складання списку слід розподілити справи в порядку їх значущості в даний час, завершивши його визначенням пріоритетів. Жоден список не може бути повним, поки він не показує порядок важливості справ. У практиці самоменеджменту існують методи планування часу, застосування яких покликане раціонально організувати власне життя.

Система планування А. А. Любищева

Сенс системи Любищева полягає у виявленні втрати часу і у визначенні причин такого марнотратства. "Утилізація" покидьків системі "у нього продумана до дрібниць. При поїздках - читання малоформатних книг і вивчення мов. Англійська мова, він, наприклад, засвоїв головним чином в" покидьках часу ", - писав Д. Гранін.

Це дозволяє значно підвищити коефіцієнт корисної використання часу. Виробляється здатність з високою точністю оцінювати в годиннику будь-яку майбутню роботу, скажімо, написання наукової праці. Значимість такої системи полягає і в можливості планувати роботу на багато років вперед. Любіщев мав мету і план на все життя (він хотів створити періодичну систему біологічних об'єктів), на п'ятирічку, на рік, на місяць. Облік часу дозволяє порівняти ефективність різних способів виконання однієї і тієї ж роботи й орієнтуватися надалі на більш ефективні способи. З року в рік втрати часу скорочуються, планування ставати точніше, робота - продуктивніше. Так останні двадцять років життя Любіщев працював більш продуктивно, ніж у молодості.

Поряд з цими прямими наслідками системи, були і слідства вторинні. Вчений мав чітку мету і привчився цінувати кожну хвилину, він поступово відходить від суєти у всіх її проявах: суєти в кар'єрі, в розробка, в житті. Виробляється вміння оцінювати чужі роботи - бачити істинний працю, закладений в них, звідси незалежність у судженнях про кількість зекономленого часу дозволяє одержати широкі знання в галузі філософії, історії, літератури, математики і т.д. "Як розподілялося читання книг протягом дня? З ранку, коли голова свіжа, я беру серйозну літературу (по філософії, по математиці). Коли я пропрацюю півтора - дві години, я переходжу до легшого читання - історичного або біологічного тексту. Коли голова втомлювалася, то береш белетристику ", - писав А. Любіщев. Система виявляється, таким чином, своєрідним підсилювачем інтелекту та моралі.

Людині властиво незроблене виправдовувати браком часу. І мало хто замислюється про існування великих резервів часу. Любіщев умів використовувати навіть «трамвайне час»: у нього завжди був запас книг кишенькового формату для читання в дорозі. У його бібліотеці були книги для відряджень і поїздок. Цінність системи Любищева в тому, що вона за ¬ вить осмислювати своє життя, намітити систему цілей, систему робіт. Система досить жорстка, тому що змушує вести правдивий облік і приписати зайве - значить визнати свою слабкість.

Але, з іншого боку, система привчає використовувати паузи в будь-яких зовнішніх обставин, щоб обдумати насущні проблеми. Навіть книг не треба носити з собою, і не виникає відчуття нудьги, довго тягнеться очікування. Система Любищева формально співвідноситься з творчістю шляхом проб і помилок. Але результати бувають найрізноманітніші. Так, якщо людина працює методом проб і помилок, то система може збільшувати число проб на добу. Однак справа не в кількості, а в якості проб, тому при роботі важливий не тільки облік часу, а й удача, щаслива зовнішня підказка.

Можна виділити два види працездатності:

1. Зробити конкретну роботу або максимум роботи за мінімальний час.

2. Зробити максимум роботи у встановлений термін (день, місяць, рік).

Головна мета застосування системи Любищева - добитися максимуму працездатності другого виду, де термін - все життя. Досягнення мети пропонується здійснити поетапно: перший етап - «розвідка», другий етап - «перегрупування сил» і третій етап - «наступ».

У довічне експерименті А.А. Любищева були перевірені такі принципи, як:

Ø наявність гідної мети життя;

Ø документальний облік усього часу;

Ø розподіл часу на категорії, критерієм якого виступає гідна мета життя і завдання вдосконалення особистості;

Ø принцип збільшення часу категорії «А» за рахунок інших категорій завдань;

Ø рівномірність і ритмічність навантажень: виконання важкої роботи з ранку, чергування легкої і важкої роботи і відмова від термінових доручень;

Ø розумне управління різноманітністю справ. Так, читання художньої літератури Любіщев відносив до основної роботи. А, на думку Дарвіна, читання художньої літератури і хороша музика необхідні для збереження багатства особистості, її цілісності;

Ø планування та зворотній зв'язок щодо самозвіту;

Ø вміння уникати тиску зовнішніх обставин, зокрема, відмова від високих посад та адміністративної роботи в ім'я глобальної життєво мети;

Ø принцип відсутності дефіциту сил, перехід до наступного циклу «праця-відпочинок» без накопичення втоми;

Ø управління якістю виконуваної роботи.

Про конкретні результати, досягнутих Любищева завдяки розробленій системі, доцільно прочитати в книзі Д. Граніна «Це дивне життя», оскільки вивчення основ самоменеджменту передбачає ознайомлення з цією повістю.

Планування згідно з принципом Парето

У ситуації, коли людина перевантажений справами і завданнями, на виконання яких йому не вистачає часу, і він ніяк не вирішується відмовитися від ряду не дуже важливих справ, доцільно в практиці застосовувати правило 80/20. Принцип Парето говорить: «Якщо всі предмети розмістити в порядку їх цінності, то 80 відсотків цінності припадає на предмети, що становлять 20 відсотків від їх загальної кількості, у той час як 20 відсотків цінності припадає на предмети, що становлять 80 відсотків від їх загальної кількості».

Виходячи з правила 80/20, в списку з десяти справ - два забезпечать 80 відсотків успіху. Отже, треба знайти ці дві справи, включити в категорію «А» і здійсните їх. Згідно з цим принципом, інші вісім можуть залишитися незробленим, тому що цінність їх результатів буде значно менше, ніж у двох, найбільш плідних справ. Практика показує, що:

• 80% вартості торгових угод забезпечує 20% усіх клієнтів;

• 80% виробництва забезпечує 20% підприємств;

• 80% часу, пропущеного через хворобу, доводиться на 20% працюючих;

• 80% відсотків досьє, що знаходиться у вживанні, доводиться на 20% папок досьє;

• 80% бруду накопичується на 20% площі підлоги, по якій найбільше ходять;

• 80% прання припадає на 20% предметів одягу;

• 80% кращого ефірного часу припадає на 20% програм, найбільш улюблених телеглядачами;

• 80% часу читачі газет витрачають на читання 20% матеріалів, що опубліковані в газеті;

• 80% телефонних дзвінків роблять 20% телефонних абонентів;

• 80% необхідних даних отримують з 20% джерел інформації;

• в школі вчителі витрачають 80% своїх сил на 20% учнів (зазвичай проблемних або талановитих);

• 80% їжі поглинається в 20% найбільш популярних ресторанів.

Дані факти підтверджують існування небезпеки загрузнути в справах, що приносять слабкі результати, і підсилюють ступінь важливості зосередження зусиль на двадцяти відсотках справ, які значно підвищують ефективність праці.

Принцип Парето чудово пояснює те, що трапилося, проте не завжди допомагає заздалегідь знайти вихід із ситуації. Справа в тому, що напевно ніколи не можна сказати заздалегідь, які 20% виявляться ефективними. Згідно з цим принципом 80% задоволення в нашому житті приносять 20% витрачених сил - велика частина успіху буде результатом всього лише кількох кроків. Значить для того, щоб знайти більше часу на те, що приносить користь, доведеться робити менше того, що виявляється марним. Іншими словами - не витрачати час даремно

Розподілити час можна і на основі інших міркувань, а не тільки з точки зору задоволення. Це можуть бути: забезпечення фінансової стабільності, просування по кар'єрних сходах, підтримання гарної фізичної форми і т.д. Важливо визначити сенс корисного времяпровож-дення, так як «час, витрачений даремно, це існування, а час, вжите з користю, це життя» (Едвард Юнг).

Планування по системі Франкліна

Система планування Бенджаміна Франкліна допомагає значно підвищити ефективність роботи як за рахунок більш ефективного управління часом, так і за рахунок планування самої роботи.

Інші системи планування часу мають свої переваги, проте вони, як правило, засновані на обліку вже згаяного часу. На відміну від цих систем, система Франкліна "спрямована вперед" - вона працює з тим, що повинно бути зроблено. Глобальне завдання ділиться на підзадачі, які, в свою чергу, діляться на ще дрібніші підзадачі. Візуально ця система представлена у вигляді східчастої піраміди, а процес її застосування - як процес будівництва цієї піраміди:

Будівництво піраміди Франкліна здійснюється наступним чином:

Підстава піраміди, що служить опорою для всіх інших поверхів. В її основу закладаються життєві цінності людини, інакше кажучи, те, чого він хоче від життя. Для одного це матеріальний добробут і впевненість у завтрашньому дні, для іншого - благополучна сім'я, любляча дружина і щасливі діти, для третього - слава і високий соціальний статус, для четвертого - влада, для п'ятого - самопізнання і т.д. Процес визначення життєвих цінностей людини є найбільш важливим в побудові піраміди, так як, якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, людина вибере "пізнання" і "служіння людям", хоча насправді для нього важливі в першу чергу "популярність" і "високий соціальний статус"), то згодом його неминуче спіткає розчарування. Таким чином, для початку треба скласти список життєвих цінностей, не шкодуючи ресурсу часу, в даному випадку набагато важливіше добре обміркувати складений список. Необхідно переконатися, що вибрані цінності не суперечать один одному.

Другий поверх піраміди спирається на перший, в основі якого постановка глобальної мети. Процес будівництва другого поверху заснований на прийнятті людиною рішення про те, чого він хоче добитися, виходячи з раніше складеного списку життєвих цінностей. На даному етапі важливо переконатися в тому, що обрана мета дійсно відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку.

Третій поверх піраміди спирається на другий і являє собою генеральний план, в якому відображені необхідні дії для досягнення поставленої на попередньому етапі мети. Поставивши перед собою мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.

Четвертий поверх піраміди являє собою довгостроковий проміжний план із зазначенням конкретних цілей і конкретних термінів. Важливо вказати, досягненню, якого саме пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливо вказівку конкретного терміну. Таким чином, слід скласти план на найближчі 4-5 років, задавшись питанням: "Що я можу зробити в найближчі роки для досягнення цілей, намічених в генеральному плані?" У складеному плані необхідно вказати конкретні цілі і конкретні терміни з точністю до декількох місяців, а також вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення даної мети.

П'ятий поверх піраміди являє собою короткостроковий (на термін від декількох тижнів до декількох місяців) план. Згідно з довгостроковим планом, в короткостроковому міститься відповідь на питання: "Що я можу зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї або цієї мети?" Пункти довгострокового плану розбиваються на конкретніші завдання. Таким чином, слід скласти план на термін від двох - трьох тижнів до двох - трьох місяців і, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до кількох днів.

Шостий поверх піраміди являє собою складання плану на день на основі короткострокового плану. У даному плані малі завдання вирішуються за один день, більші розбиваються на підзадачі. Як правило, план на день не просто складається завчасно, а складається із списку раніше призначених різних справ. При необхідності протягом дня допустимо вносити корективи. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання.

У рамках одного дня в системі Франкліна використовується класифікація завдань на три категорії: першочергові, другорядні і малозначні.

Першочерговими є завдання, що не терплять зволікання. Другорядними є завдання, які також бажано вирішити якомога швидше, але не станеться нічого страшного, якщо, в крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два (втім, якщо зволікати з рішенням другорядної завдання занадто довго, вона може перейти в розряд першочергових) . Малозначними вважаються завдання, які треба коли-небудь вирішити (добре б, звичайно, сьогодні), але терміни не підтискають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.

Людина, правильно планує свій день, встигає, як правило, вирішити всі першочергові завдання, часто бракує часу і на те, щоб розібратися з другорядними, а якщо пощастить, то й на малозначні завдання залишається час. Якщо завдання не вирішена протягом дня, вона переноситься в план на наступний день. Якщо ж якась завдання переноситься з однієї сторінки щоденника на іншу, так і, залишаючись незакінченою, слід задуматися про необхідність її виконання. У випадку, коли виконання даного завдання все-таки визнано за необхідне, значить, відбулася помилка при розстановці пріоритетів.

Полегшити використання системи планування по Франкліну можуть спеціальні щоденники, структура яких виглядає наступним чином:

Ø Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей, що відповідає першому поверху піраміди, опис глобальної мети (другий поверх) і таблицю для запису генерального плану, яка узгоджена з третім поверхом піраміди.

Ø На початку щоденника декілька відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік, що є фактично, довгостроковим планом і відповідає четвертому поверху.

Ø На початку кожного місяця і / або кожного тижня одна сторінка виокремлена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план - п'ятий поверх).

Планування за методом «Альпи»

Метод планування "Альпи" відносно простий, складання щоденного плану займає в середньому не більше десяти хвилин. Процес складання плану складається з п'яти стадій:

1. Складання завдань;

2. Оцінку тривалості планованих дій;

3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40);

4. Прийняття рішень щодо пріоритетів та передоручення окремих операцій;

5. Контроль (облік незроблене).

У ряді існуючих в практиці самоменеджменту методів планування, використання методу "Альпи" дає наступні основні переваги

• Кращий настрій на майбутній робочий день.

• Планування наступного дня.

• Чітке уявлення про завдання дня.

• Впорядкування течії дня.

• Подолання забудькуватості.

• Концентрація на найбільш істотному.

• Зменшення обсягу "паперової" роботи.

• Прийняття рішень про встановлення пріоритетів і про передоручення.

• Скорочення перешкод і небажаних перерв.

• Зменшення стресів і нервового напруження.

• Покращення самоконтролю.

• Підвищення задоволеності та мотивації.

• Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

Практика показує, що при успішному використанні техніки планування часу і методів наукової організації праці з'являється реальна можливість щоденного економії від 10 до 20% часу. Процес планування по методу «Альпи» складається з наступних етапів:

Перший етап - складання завдань. З метою складання завдань на день слід записати необхідні завдання на наступний день:

• завдання зі списку справ або з тижневого (місячного) плану;

• невиконане напередодні;

Додати справи;

• терміни, які треба дотриматися;

• періодично виникаючі завдання.

Рекомендується вживати при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "План дня", наприклад: В - візити, наради; Д - делегування справ; К - контроль; П - в процесі, у справі; ПК - поїздки, відрядження; ПР - письмова робота, ділові листи, диктування; С-секретар; Т - телефонні розмови;

Ч - процес читання (звітів, циркулярів, газет і т. п.).

При використанні даних скорочень складений таким способом список завдань на день може виглядати, наприклад, так:

ПК - нове приміщення для офісу;

В - Петрова (навчальне навантаження);

В - Іванов (експертна оцінка);

П - робота над навчальним посібником по самоменеджменту;

К - Сидорова (штатний розклад);

ПР - Васильєв (службова записка);

Ч - дипломні роботи заочників;

Т - Кошкін (навчально-ознайомча практика);

Складання списку завдань має відповідати наступним вимогам:

• у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;

• поділяти їх на затяжні й короткі, нетривалі;

• перевіряти завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості їх виконання більш раціональним шляхом (за допомогою телефону і т. п.).

Другий етап оцінка тривалості справ.

Цілком очевидно, що тривалість деяких справ неможливо оцінити абсолютно точно, подібний навик приходить тільки з досвідом. Але, з іншого боку, необхідно пам'ятати про те, що будь-яка робота часто вимагає стільки часу, скільки його є у розпорядженні людини. Тому, визначення для виконання окремих завдань конкретного проміжку часу має на увазі виконання цього завдання лише у встановлений час. Коли для виконання завдання визначено конкретний проміжок часу людина працює зосередженіше, максимально позбавляючись від різних перешкод.

Третій етап складання плану полягає в резервуванні часу на непередбачені обставини. Суть методу «Альпи» полягає в тому, що планом повинно бути охоплено не більше 60% часу та 40% необхідно залишити в якості резервного часу на непередбачені обставини. Так, восьмигодинний робочий день повинен бути строго розпланований тільки на п'ять годин (що складає 60% робочого часу) і три години необхідно залишити незапланованими для виконання конкретних, але для виконання несподівано виникли справ.

У випадку, коли заплановано більше 60% часу, слід в обов'язковому порядку довести складений список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, делегуючи повноваження і скорочуючи певне раніше на завдання час. Якщо після виконаної роботи не вдається скоротити запланований час до шістдесяти відсотків, слід перенести на наступний день справи згідно розставлених пріоритетів. Це означає, що завдання з категорії «А» і «В» не можуть бути перенесені на наступний день, відповідно перенесення справ категорії «С» не суттєво позначиться на результатах прожитого дня.

Четвертий етап планування полягає у прийнятті рішень щодо пріоритетів та застосуванні мистецтва делегування повноважень. Мета даного етапу - скоротити час, відведений на виконання завдань дня до п'яти - шести годин. З цією метою необхідно: по-перше, встановити пріоритети для справ і уточнити відповідно до них завдання дня. По-друге, слід перевірити ще раз для кожного завдання певну потребу в часі і, відповідно до цього, скоротити час на справи до абсолютно необхідного. Важливим є оцінка кожної дії на предмет можливості його делегування та раціоналізації.

П'ятий етап здійснюється через  контроль за виконанням складеного плану дня і перенесення незробленого на інший день. Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати, і не всі заплановані телефонні розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити на наступний день. Якщо одне й те ж справа кілька разів переноситься з дня в день, тоді існують дві можливості: рішуче довести його до кінця, тим самим, завершивши або відмовитися від виконання цього завдання через її неактуальність. план дня складати напередодні ввечері. Це пов'язано з тим, що, складання плану після робочого дня сприяє набуттю впевненості та концентрації сил на наступному дні. Підсвідомість людини, таким чином, переробляє завдання наступного дня і готує можливі рішення. Отже, новий робочий день стає доступним для огляду, планованим і керованим.

Планування згідно з принципом Ейзенхауера

Принцип Ейзенхауера слід застосовувати при виконанні щоденних планів, класифікуючи всі майбутні справи за ступенем їх важливості за чотирма категоріями:

Справи категорії «А» - це важливі і термінові справи, які необхідно зробити негайно. Саме з приводу даної категорії справ існує вираз про те, що «потрібно жити так, щоб важливі справи не перетворювалися на термінові»

Справи категорії «В» - важливі і нетермінові справи, на які часто не вистачає часу. Як правило, це справи, пов'язані з власним вдосконаленням в різних областях. Практика показує, що часто трапляється так, що справи категорії «А» з'являються через недостатню увагу до справ «В». Отже, необхідно провести детальний аналіз справ «А» на предмет їхньої важливості та терміновості. Часто трапляється так, що людина працює з наслідками замість того, щоб знайти причини. Можливо, не варто приділяти так багато часу на наради, а запровадити в корпоративну культуру філософію бізнесу і професійний підхід. Або вдосконалювати організацію власної праці з метою максимально можливого запобігання кризових ситуацій і непередбачених обставин.

Справи категорії «С» - неважливі і термінові справи, яким часто присвоюють категорію «А». Однією з причин такої помилки є нерозуміння природи важливого і термінового в житті, що властиво більшості людей, та як будь термінова справа автоматично зараховується до категорії важливого. Життєвий досвід показує, що саме справи категорії «С» найчастіше служать причиною авралів, напруг і безперервних кризових ситуацій. Однак згідно із законами менеджменту на добре організованому підприємстві не повинно бути суєти і необгрунтованою поспіху.

Справи категорії «D» - неважливі і нетермінові справи, виконання яких доцільно уникати. Парадокс полягає в тому, що зазвичай це ті самі справи, які робити легко і приємно. Тривалість виконання даної категорії справ невелика. Але результат завжди очевидний. Саме тому переважна більшість людей намагаються починати робочий день з виконання неважливих і нетермінових справ.

Одним з основоположних принципів самоменеджменту є вміння відокремити головні справи від справ другорядних, важливі від неважливих, строкові від нетермінових.

5. Мистецтво делегування повноважень

Делегування стратегічно важлива функція в мистецтві управління часом. Значимість здібності делегування зростає в міру адміністративного зростання у професійній діяльності менеджера. Слід розрізняти процес делегування повноважень і зречення від повноважень. Делегування означає покладання відповідальності за виконання роботи на іншу особу разом з відповідальністю за кінцевий результат виконаного завдання. Делегування як необхідний принцип функціонування організації є кращим прикладом раціональної роботи. Професійне делегування дозволяє розумно використовувати час самого менеджера і, в той же час, сприяє професійному вдосконаленню інших співробітників.

Дослідження, проведені в європейських країнах, виявили сім основних причин, що перешкоджають делегуванню:

1. Можливість ризику.

2. Задоволення від виконання даної роботи.

3. Нерішучість.

4. Бажання бути в ситуації.

5. Делегування уповільнює процес виконання завдання.

6. Побоювання, пов'язані з тим, що підлеглий виконає це завдання кваліфікованіший.

7. Впевненість у тому, що ніхто не зможе зробити краще.

Делегувати можна завдання різного рівня складності відповідно кваліфікаційним якостям підлеглого, проте неприпустимо делегувати ключову відповідальність або основні функції менеджера. Твердо встановленого переліку завдань, які можуть бути делеговані, не існує. У кожному конкретному випадку рішення про делегування приймається з урахуванням різних факторів. Однак у практиці існує кілька «установок» при делегування окремих функцій і завдань, що залежать від ступеня здійснення контролю:

1 «Виконати поставлене завдання і поставте мене до відома про наслідки».

2 «Виконати це завдання, але поставте мене до відома, якщо буде потрібно консультація, допомога або підтримка».

3 «Виконати це завдання, постійно інформуючи мене про хід виконання роботи».

4 «Не вживати ніяких дій з цього питання до отримання розпоряджень і консультацій».

Таким чином, при виборі одного з представлених «установок» в процесі делегування слід враховувати такі чотири фактори, як: довіра до підлеглих, кількість наявного в розпорядженні часу, перспективність завдання і новизну ситуації.

Довіра грунтується на визначенні ступеня професійної ком-петенціі з конкретного питання і оцінці особистих якостей підлеглих. В даному випадку, як показує практика, існує можливість двох ризиків, пов'язаних як із зайвим оптимізмом, так і з зайвим песимізмом щодо професійних можливостей кожного підлеглого. Одні в стані кваліфіковано виконати доручену роботу при мінімальному ризику негативних наслідків, інші можуть впоратися з роботою тільки за умови постійного контролю та взаємодії. Враховуючи, що делегування є необхідним методом роботи, а не необов'язковим доповненням до неї, питання довіри - це питання інформованості про кожного підлеглого, максимальної об'єктивності при прийнятті рішення про делегування, заснований в деякій мірі на особистій інтуїції. Ступінь делегування може змінюватися в залежності від конкретної ситуації, рівня складності поставленого завдання або функції, призначеної для делегування.

Для здійснення процесу делегування потрібен час для фор-мулірованія завдання, визначення ступеня розуміння суті питання, забезпе-чення необхідною інформацією для якісного виконання дорученої роботи. У зв'язку з цим обмежений ліміт часу для виконання завдання часто є причиною відхилення функції делегування.

Доцільно здійснювати делегування згідно розставлених пріоритетів, доручаючи виконання тих завдань, які споживають багато часу, не будучи при цьому важливими. Отже, приймаючи рішення про делегування, необхідно керуватися співвідношенням витраченого часу до ступеня важливості питання щодо перспективи за підсумками виконання завдання. Як правило, найбільш часто делегуються рутинні або адміністративні складові роботи менеджера. Але слід пам'ятати, що далеко не всі адміністративні питання можна делегувати, так як, наприклад керівництво людьми є однією з ключових функцій лідерства, а рутинні справи вимагають досить великої уваги і постійного контролю з боку керівника. Отже, на якому рівні відповідальності дуже важливо бути поінформованим щодо всіх видів поточної діяльності для визначення можливості їх на предмет делегування.

Труднощі в делегуванні часто виникають при дорученні інноваційної задачі, яка є настільки ж нової, наскільки і важко прораховуваної на предмет результату. Слід знати, що в складній ситуації з безліччю неоднозначних факторів, які можуть привести до непередбачуваних наслідків (як позитивним, так і негативним) для компанії в цілому, функцію делегування застосовувати недоцільно. Тому що виконання подібного роду складних задач, вирішення проблем в кризовій ситуації є невід'ємною складовою професійної діяльності самого керівника.

Основна мета делегування полягає в створенні ефективно працюючої системи, яка не може бути досконалою при здійсненні управління одним універсальним менеджером. Професійний підхід до делегування полягає в дорученні завдань чи функцій компетентним співробітникам при особистій відповідальності за кінцевий результат. Делегування - ефективний спосіб вдосконалення власних професійних можливостей і здібностей підлеглих з метою кар'єрного росту, будучи потужним мотиваційним фактором.

Практика показує, що ті керівники, які виконують всю роботу одноосібно, не застосовуючи функцію делегування, тим самим, працюючи понад норму, часто досягають рівня своєї некомпетентності. Даний факт неминуче призводить до краху всього підприємства.

Делегування - це мистецтво, свого роду майстерність, опанувавши якими можна ефективно доручати як виконання завдань, так і повноважень. Мистецтво делегування передбачає наявність комунікативних здібностей особистості, однак не обмежується лише ними, тому що припускає створення творчого союзу двох людей, успішність якого залежить від багатьох факторів. Основними факторами, що впливають на успішність делегування, є:

Ø кадровий менеджмент, тому що підбір кваліфікованих кадрів - основа для делегування;

Ø регулярне підвищення кваліфікації співробітників з метою вдосконалення професійних якостей;

Ø комунікативна складова процесу делегування як проблема розуміння поставленого завдання;

Ø контроль за виконанням дорученої завдання, що залежно від ситуації припускає як політику «невтручання», так і своєчасне внесення коректив. Контроль є невід'ємною складовою процесу делегування.

У даному контексті доречно процентіровать слова одного з менеджерів страхової компанії, які були звернені у формі молитви до керівництва: «Скажіть мені, що хочете, щоб я зробив, і чому. Потім дайте мені можливість впоратися з цим. Якщо я наплутав у цій справі, то добре покарайте мене, так щоб я знав, де я йшов неправильним шляхом, але не турбуйтеся МЕНЕ через дрібниці ». Таким чином, функція делегування - це ще й питання довіри.

Відомо, що Уїнстон Черчілль був у цьому сенсі метушливим людиною, вважаючи, що важко делегувати понад те, що вимагає система. Делегуючи виконання якого-небудь завдання він часто необгрунтовано контролював підлеглих, змушуючи надавати звіт по кожному предпринятому кроці. Делегування не може ефективно здійснюватися без взаємної довіри, яка є невід'ємною частиною людських взаємин. «Довіра породжує довіру», - говорить одне старе римське вислів. Отже, делегування як надання довіри породжує взаємну довіру, яка, не виправдавши одного разу, важко заслужити повторно.

Значимість делегування можна визначити виразом Джона Адаіра, яке свідчить: «Ви ніколи не будете мати так багато прав, як тоді, коли ви почнете віддавати ці права іншим».

6. Щоденник робочого часу

Як ефективний інструмент планування і керування своїм часом, у повсякденній практиці варто застосовувати щоденник часу.

Щоденник часу є найважливішим робочим засобом особистого самоменеджменту. Він являє собою одночасно: календар-пам'ятку, особистий щоденник, записну книжку, інструмент планування, довідник, абонентську книжку, картотеку ідей, інструмент контролю.

Структура щоденника часу

Календарна частина – тут формуляри для місячних, декадних і денних планів. Особливе значення придається плану дня. Принцип – один лист на день.

Розділ службових і часних дат – тут можна записати, щоб постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:

1.терміни проведення семінарів, нарад

2.тарифи зарплати і доходів

3.списки днів народжень і інших важливих дат

4.поштові тарифи

5.розклад літаків, потягів

6.адреси готелів

7.календар футбольних матчів

8.картки для запису ідей

Розділ: адреси і телефони

  1.  у Вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери й адреси, якими Ви найчастіше користуєтеся

Загальна частина

  1.  різні візитки, службовий пропуск, фотографії і т.п.

Щоденник часу підвищує якість роботи. При 8-годинному робочому дні раціональне ведення щоденника часу дозволяє заощаджувати щодня цілу годину!

При вивченні теми “Планування робочого часу” студенти повинні знати основні принципи та правила планування робочого часу, переваги планування часу в особистому самоменеджменті, систему планування часу, метод “Альпи”, бюрографію, щоденник часу.

Слід зрозуміти, що планування у “колі правил” самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей. Витрачаючи час на планування, менеджер скорочує час на виконання окремих задач і таким чином одержує економію часу в цілому.

Студенти повинні добре зрозуміти сутність та зміст основних принципів та правил планування робочого часу, вміти розробляти плани життя, кар’єри, довгострокові, річні, квартальні, місячні плани , плани дня.

Слід усвідомити, що менеджер повинен позитивно ставитися до планування взагалі, а також вміти перепровіряти свої плани, змінювати та коригувати їх у разі необхідності.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

10232. История европейского образования. Становление средневековой системы воспитания 28.34 KB
  История европейского образования. Становление средневековой системы воспитания Меньшиков В. М. Раннее Средневековье VIII век стал временем первого заметного подъема образования Западной Европы. Ведущую роль в этом процессе сыграли Карл Великий 749–814 и Алкуин 735–804 ко...
10233. Учитель вечен на Земле 26.84 KB
  Учитель вечен на Земле Цель: вызвать интерес к профессии педагога через книгу. Задачи: рассказать учащимся о развитии школы и учительства, познакомить с выдающимися писателями-педагогами, рекомендовать книги о школе и учителе. Оборудование: ПК му...
10234. Конспект и рефлексивный анализ проведенного урока музыки 73.5 KB
  Конспект и рефлексивный анализ проведенного урока музыки Учитель: Воуба В.Г. Класс: 5 в Дата: 26 ноября 2009 Время: 12:3013:10 Программа: Рачина Б.С. Тема: М.П. Мусоргский Иванова ночь на Лысой горе. Цель: познакомить детей с фантастическими образами в музыке М.П. Мус
10235. Педагогика. Введение в педагогическую деятельность 61.06 KB
  ПЕШКОВА В.Е. Педагогика. Ч.1. Введение в педагогическую деятельность Краткий конспект лекций. Лекция № 1. Своеобразие педагогической профессии и ее гуманистический характер. Лекция № 2. Профессия учителя. Лекция № 3. Творчество учителя. Лекция № 4. Педагогическая де...
10236. Объектно-ориентированное программирование. Структурный подход в программировании 111 KB
  Объектно-ориентированное программирование. Объектно-ориентированное программирование ООП является доминирующим стилем при создании больших программ. Основные этапы эволюции структурного подхода в программировании помогают лучше понять взаимосвяз...
10237. Классы в C++ 108 KB
  Лекция 2. Классы. Класс представляет собой главное инструментальное средство C для объектно-ориентированного программирования. Класс похож на структуру в которой сгруппированы элементы соответствующие данным о некотором объекте и оперирующие этими данными фун
10238. Указатели. Структуры в C++ 82 KB
  Лекция 10. Указатели. Структуры. 10.1 Указатели. Программы на C хранят переменные в памяти. Указатель представляет собой адрес памяти который указывает на определенный участок. 10.1.1 Использование указателя на символьную строку. Когда программа передает массив наприм
10239. Наследование и защищенные элементы класса 79.5 KB
  Лекция 13. Наследование и защищенные элементы класса. 13.1. Наследование. Цель объектно-ориентированного программирования состоит в повторном использовании созданных классов. Если уже создан некоторый класс то возможны ситуации что новому классу нужны многие
10240. Основы объектно-ориентированного программирования 48.5 KB
  Основы объектноориентированного программирования. ООП: Инкапсуляция Абстракция данных Наследование Полиморфизм. Инкапсуляция свойство языка программирования позволяющее объединить и защитить данные и код в объект и скрыть реализацию объекта от пользоват