41297

Внедрение системы электронного документооборота, работающего на базе системы СЭД Alfresco в ГАОУ СПО Учалинского горно-металлургический техникум

Дипломная

Информатика, кибернетика и программирование

нформационные ресурсы состоят из файлов, разрабатываемых самими пользователями и поступающих извне, имеющих свое назначение, формат, сроки исполнения. Все данные изначально слабо структурированы, и если не принять надлежащих мер по их систематизации

Русский

2014-08-21

3.14 MB

49 чел.

Содержание


[0.1] 1.1 Цель разработки

[0.2] 1.2 Анализ средств автоматизации

[0.3] 1.3 Аналитический обзор

[1]
2. Похожие платформы

[2]
3. Что такое Alvex?

[2.0.1] 3.1 Управление бизнес-процессами

[2.0.2]
3.2 Управление проектами

[2.0.3]
3.3 Управление документами

[3]
4. Возможности Alvex.

[3.0.1] 4.1 Средства управления проектами

[4]
5 Специальный раздел

[4.1] 5.1 Постановка и описание выполненых задач

[4.2]
5.2 Требования к составу и параметрам технических средств:

[5]
5. Создание бизнес процессов для УГМТ.

[5.1] 5.1 Создание сайта

[5.2] 5.2 Управление реестрами документов

[5.3]
5.3 Регистрация документов и дальнейшая работа с ними

[6]
6. Запуск бизнес-процесса. Постановка произвольной задачи

[6.0.1] 6.1 Проверка результата выполнения задачи

[7]
7. Бизнес-процессы: Согласование документа

[7.0.1] 7.1 Запуск бизнес-процесса

[8]
8. Экономический раздел

[9]
9. Безопасность жизнедеятельности

[9.1] 9.1 Охрана труда

[9.2] 9.2 Ионизирующее излучение

[9.3] 9.3 Электростатическое поле

[9.4] 9.4 Воздействие электромагнитного поля

[9.5] 9.5 Высокий уровень шума

[9.6] 9.6 Видимое излучение экрана

[9.7] 9.7 Микроклимат помещения

[9.8] 9.8 Освещение рабочего места, блики и мерцания

[9.9]
9.8 Эргономические нормы при работе с компьютером

[9.10] 9.9 Правильная установка рабочего стола

[9.11] 9.10 Требование безопасности при работе на компьютере

[9.12] 9.11 Пожарная безопасность

[10]
Заключение

[11]
Список литературы


         Введение

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Информационные ресурсы состоят из файлов, разрабатываемых самими пользователями и поступающих извне, имеющих свое назначение, формат, сроки исполнения. Все данные изначально слабо структурированы, и если не принять надлежащих мер по их систематизации, любая попытка заниматься позитивной деятельностью будет сведена на нет необходимостью поиска нужных данных, лица, ответственного за исполнение, и так далее. Попытки упорядочить весь цикл «жизни» документа на всех этапах от создания, согласования, регистрации, рассмотрения, тестирования и исполнения, публикации и архивирования ведется уже давно. В итоге разработано большое количество стандартов, и сегодня доступен ряд готовых решений, задача которых ускорить прохождение документов на всем жизненном цикле, а также улучшить взаимодействие сотрудников, принимающих участие в их создании.

Система, удовлетворяющая современным требованиям, должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, блокировку на время редактирования, позволять работать с метаданными, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование. В международной классификации такие системы относят к классу ECM-систем (Enterprise Content Management systems, системы управления информационными ресурсами предприятия). В Российской терминологии чаще используется термин «системы электронного документооборота» (СЭД). Учитывая большое количество функций, ECM-системы сложны по внутреннему устройству и достаточно дороги. Хотя в использовании они довольно просты.
          1. Общий раздел.

1.1 Цель разработки

Целью данного дипломного проекта является внедрение системы электронного документооборота, работающего на базе системы СЭД Alfresco в ГАОУ СПО Учалинского горно-металлургический техникум.

1.2 Анализ средств автоматизации

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Мы будем рассматривать систему электронного документооборота Alfresco.

1.3 Аналитический обзор

Alfresco Share предлагает пользователю набор инструментов для управления документооборотом внутри предприятия. Система характеризуется простотой и одновременно богатой функциональностью, обеспечивающей ее пользователям тесное и плодотворное сотрудничество. Инструменты Alfresco Share централизуют документооборот предприятия, стандартизируют процессы обработки документов, повышая степень взаимодействия между сотрудниками. В результате значительно сокращается рабочее время необходимое для обработки документов, прохождения их по инстанциям, архивирования документов и их поиска.

Система также дает участникам совершенно новые возможности. Такие как версионирование, централизованный поиск, гипертекстовость документации и другие. Неоспоримые преимущества системы перед обычным (неинтрегрированным) документооборотом позволяют достичь намного более высокой производительности труда. Интегрируя документооборот система экономит рабочее время, сокращает временные затраты, таким образом заметно повышая степень экономической эффективности предприятия.

Описание системы Alfresco — свободная среда управления контентом предприятия ECM (Enterprise Content Management), исходные тексты которой распространяются в рамках лицензии LGPL. Существует в двух редакциях. Alfresco Community является свободной, распространяется на условиях LGPL. Редакция Alfresco Enterprise является платной коммерческой версией продукта, распространяется под своей проприетарной лицензией, имеет открытый исходный код и соответствует открытым стандартам.

Alfresco конкурирует с такими коммерческими системами, как Documentum и Microsoft SharePoint, отличаясь расширяемой модульной структурой, полной поддержкой стандарта OASIS CMIS 1.0 и в несколько раз обгоняющим конкурентов быстродействием. Код системы написан в аспектно-ориентированном стиле на языке Java с использованием компонентов Spring, Hibernate, Lucene и MyFaces. В качестве СУБД поддерживается использование MySQL и PostgreSQL.

Система Alfresco одна из самых распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. Во многом это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большинства продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера. Это неудивительно, так-как "отцом" и основным проектировщиком системы Alfresco и по сегодняшний день является Джон Ньютон, один из руководителей и совладельцев компании Documentum - мирового лидера рынка систем электронного документооборота масштаба компаний.

С системой успешно работают подобные компании как Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts и.т.д. Система может трудиться почти на любых платформах и с любыми БД. Ряд систем Alfresco легко справляются с нагрузкой миллиона хранимых документов и десятков тысяч пользователей.

Малая известность системы в РФ является следствие того, что до последнего времени не было фирм способных предоставить профессиональные услуги по внедрению поддержку и обучению пользователей системы Alfresco.


2. Похожие платформы

1) DIRECTUM — система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), позволяет построить полноценную систему электронного документооборота (СЭД) вашего предприятия.

Архитектура DIRECTUM основана на собственной надежной предметно-ориентированной платформе. Инструмент разработки IS-Builder открывает возможности для быстрой настройки, высокой масштабируемости, легкой адаптации системы под нужды конкретного клиента, под его бизнес-процессы и задачи силами ИТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора.

2) Система DocsVision — система автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года.

Разработкой системы занимается компания DocsVision. DocsVision исторически образовалась на базе подразделения компании Digital Design. Все продажи и внедрения системы DocsVision осуществляются только независимыми предприятиями — сертифицированными партнерами DocsVision.

3) Globus Professional — система электронного документооборота, разработанная ОАО «Промышленные информационные системы».

Система Globus Professional является зарегистрированным товарным знаком производителя — Компании «Промышленные информационные системы».

Система Globus Professional относится к классу корпоративных информационных систем(ERP). В настоящее время базовая комплектация системы может быть дополнена шестью модулями. Globus Professional решает различные задачи: от организации электронного документооборота до автоматизации рабочих процессов с большим количеством исполнителей и контролирующих.

4) PayDox это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

5) 1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет[1] (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. 

6) БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) — более 85 000 пользователей, и в компании МТС — система объединяет более 25 000 сотрудников.

7) ДЕЛО - зарекомендовала себя как самая надежная и проверенная СЭД на российском рынке. Продуманный и полный функционал для управления информацией и документооборотом. Сквозная автоматизация документооборота территориально-распределенных компаний, возможность построения свободных маршрутов движения документов, надежный электронный архив и защищенный документооборот с применением ЭП, интеграция с другими системами, соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности - выгодно отличает «ДЕЛО» от других систем.

8) «Е1 ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies. Система предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов.

В качестве платформы используется собственная разработка компании – Cognitive Nexus, используемые СУБД (в том числе и бесплатные) - MS SQL ServerMySQLOracle, возможна реализация проектов и на других СУБД. Система может быть настроена для удовлетворения потребностей отдельных пользователей. Для этого реализован скриптовый язык, а также API для внешних плагинов и приложений. Возможна работа с удалёнными или распределёнными серверами.

9) МОТИВ — система оперативного управления компанией, относящаяся к Web-ориентированным приложениям и являющаяся инструментом для любых предприятий (без привязки к конкретной отрасли). Программный продукт объединяет в себе возможность организации совместной работы сотрудников (англ. workflow) и управления электронными документами. Администрирование электронного документооборота предприятия (создание маршрутных схем, дизайн карточек документов и прочее) выполняется в простом и понятном интерфейсе. Для настройки не требуется специальных навыков программирования.

Важной особенностью системы является возможность эффективной работы с большим количеством информации — у каждого пользователя системы могут быть тысячи задач.

10) Documentumмировой лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем. Это – полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой. 

SharePoint, или Microsoft SharePoint Products and Technologies — это коллекция программных продуктов и компонентов, которая включает в себя следующие компоненты:

- Набор веб-приложений для организации совместной работы

- Функциональность для создания веб-порталов

- Модуль поиска информации в документах и информационных системах

- Функциональность управления рабочими процессами и систему управления содержимым масштаба предприятия

- Модуль создания форм для ввода информации

- Функциональность для бизнес-анализа

SharePoint может быть использован для создания сайтов, предоставляющих пользователям возможность для совместной работы. Создаваемые на платформе SharePoint сайты могут быть использованы в качестве хранилища информации, знаний и документов, а также использоваться для исполнения облегчающих взаимодействие веб-приложений, таких как вики и блоги. Пользователи могут управлять и взаимодействовать с информацией в списках и библиотеках документов используя элементы управления, называемые веб-части (SharePoint WebParts).


3. Что такое Alvex?

Alvex — ведущее решение на базе Alfresco для управления документами, бизнес-процессами и кейсами. Изначально Alvex — готовое решение, которое можно загрузить и начать использовать, но для разработчиков и системных интеграторов продукт предоставляет API и возможности для расширения функционала.

В первую очередь Alvex предназначен для людей, далёких от понятий "СЭД" и "Канцелярия". Реальные бизнес-процессы и проекты организаций часто сложны, изменчивы и плохо укладываются в рамки классических СЭД. Кроме того, люди уже привыкли использовать Dropbox, Basecamp, Facebook для организации совместной работы, решать вопросы по телефону, в Skype или Jabber. В традиционные СЭД такой стиль работы не укладывается. Alvex помогает сотрудникам работать над проектами, ставить задачи, запускать бизнес-процессы, совместно редактировать документы, обсуждать рабочие вопросы и поддерживать связь с коллегами в том виде, как они привыкли, общаясь в Интернете. А руководителям Alvex даёт возможность контролировать выполнение задач и статус бизнес-процессов и проектов, не позволяя рабочему процессу "утекать" в социальные сети и хаотичные телефонные звонки.

Alvex распространяется в двух редакциях: свободная и открытая (Community) и корпоративная (Enterprise). Обе редакции доступны для загрузки, установки и использования.

Редакция Alvex Community - абсолютна бесплатна. Возможностей этой редакции хватает для работы с документами и бизнес-процессами в небольшой организации, но она не включает некоторых корпоративных возможностей и на нее не распространяется наша поддержка.

Редакция Alvex Enterprise предназначена для крупных организаций с большим количеством требований к системам подобного класса. Эта редакция обладает дополнительными возможностями, такими как делегирование задач и автоматическое замещение сотрудников, создание отчетов о выполнении задач сотрудниками. На эту редакцию Alvex можно приобрести подписку, которая предоставляет доступ к обновлениям и технической поддержке разработчика системы.

3.1 Управление бизнес-процессами

В жизни бывают разные типы процессов. Иногда бизнес-процессы жёстко фиксированы корпоративными регламентами или жизненными реалями. В таком случае последовательность этапов фиксируется при проектировании. А бывают нестандартные случаи, например процесс выполнения многолетнего проекта. Такие нестандартные процессы стоятся непосредственно в ходе работы над ними.

Alvex позволяет создавать и обрабатывать бизнес-процессы разной сложности в формате BPMN. К возможностям Alvex относится:

- создание связей между бизнес-процессами

- использование оргструктуры в процессах: назначение задач по роли сотрудника

- отчеты для руководителей

- стандартные бизнес-процессы постановки задачи, регистрации, согласования и рассылки документов

- автоматическое переназначение задач при отсутствии человека на месте и многое другое

Рисунок 1  – Мои задачи.


3.2 Управление проектами

Alvex предоставляет гибкие, динамичные инструменты для работы над непрогнозируемыми процессами и сложными проектами.

Часто бывает недостаточно иметь общий архив данных по проекту, а диаграмму Ганта нельзя нарисовать точной и подробной для трехлетнего проекта. Alvex поможет участникам проектной команды взаимодействовать между собой и с внешними людьми, всегда быть в курсе текущих задач и хранить всю информацию по проекту в одном месте.

Реальные примеры таких проектов:

- разработка и вывод продукта на рынок

- открытие нового филиала

- строительство торгового центра

- долгосрочные проекты внедрения новых технологий

Используя Alvex, сотрудники, отвечающие за проект, могут создать рабочую область, в рамках которой хранятся все данные, и к которой можно подключать любые бизнес-процессы и задачи тогда, когда это требуется. Здесь же можно вести календарь встреч, ключевых дат для проекта и крайние сроки выполнения задач, хранить контакты внешних людей, информацию о встречах и переписку.

 

Рисунок 2  – Главная страница.


3.3 Управление документами

Alvex включает несколько компонентов для организации документооборота в компании:

- Регистрация документов. Наравне с черновиками документов и простыми файлами, Alvex позволяет регистрировать официальные документы с занесением в реестры.

- Хранение документов, ведение реестров. Alvex использует реестры для хранения зарегистрированных документов. Вы можете заполнить карточку документа и подключить к ней нужные файлы. Формат карточки для конкретного типа документов настраивается системным администратором.

- Обработка документов. В Alvex входит несколько стандартных процессов обработки документов: согласование, рассылка, постановка задачи и контролем исполнения. Любые специфичные бизнес-процессы, требуемые для организации жизненного цикла документа, могут быть разработаны администраторами или разработчиками.

- Интеграция. Для заполнения полей карточки документа могут использоваться справочники из внешних систем, таких как 1C и SAP. Также администраторы могут настроить автоматическую регистрацию документов, приходящих по электронной почте, из программного обеспечения сканера и других внешних систем.

Рисунок 3 – Рассмотрение входящих документов.


4. Возможности Alvex.

4.1 Средства управления проектами

На сайте проекта собрана вся информация, нужная руководителю для принятия решений при выполнении проекта: процессы и задачи, контрольные списки по выполнению этапов проекта, документы и файлы, события, ресурсы и многое другое.

4.1.1 Бизнес-процессы с фиксированными и гибкими стадиями

Стройте процессы, соответствующие реальным бизнес-процессам на лету из предопределенных шаблонов. Если ваш коллега нуждается в дополнительной информации от трех отделов для согласования договора, он может запустить связанные процессы для этого вместо того, чтобы звонить или писать письмо им.

4.1.2 Организационная структура компании

Создайте в системе организационную структуру, указав подразделения, сотрудников, руководителей и подчиненных, роли людей в рамках отделов. Структура компании используется при выборе пользователя для назначения задачи, указании менеджера документа и для автоматического назначения задач по роли.

4.1.3 Регистрация документов и ведение реестров

Alvex использует реестры для хранения зарегистрированных документов. Вы можете заполнить карточку документа и подключить к ней все нужные файлы. Для документов в реестрах автоматически формируются номера, поля поиска и фильтрации. К полям карточек документов можно подключать справочники из 1С и других внешних систем.

4.1.4 Документооборот коллегиальных органов

Документооборот коллегиальных органов позволяет управлять заседаниями комитетов и правлений от этапа формирования повестки до этапа согласования протокола и рассылки выписок. Этот компонент включает большое количество тесно интегрированных бизнес-процессов.

4.1.5 Рабочие области позволяют собрать всю информацию о проекте в одном месте

На сайте проекта собрана вся информация, нужная руководителю для принятия правильных решений при выполнении проекта: процессы и задачи, контрольные списки по выполнению этапов проекта, документы и файлы, события, ресурсы и многое другое.

4.1.6 Бизнес-процессы в рамках проекта

При запуске бизнес-процесса указывайте, к какому проекту они относятся. Для каждого проекта доступен список процессов, их исполнителей и крайних сроков для выполнения.

4.1.7 Контроль текущей ситуации в проекте

Контролируйте все происходящее в проекте: контрольные сроки выполнения задач, ответственных исполнителей за просроченные задания, даты и время запланированных встреч.

4.1.8 Хранение документов и файлов проекта

Библиотека документов проекта позволит хранить файлы, относящиеся к проекту, в том же месте вместо использования Dropbox или сетевого диска. Участники проекта могут комментировать документы и загружать новые версии файлов при необходимости.

4.1.9 Контрольные списки

Контрольные списки - формируемые руководителем проекта списки основных этапов проекта. Когда менеджер занимается одновременно несколькими проектами, контрольные списки - самый простой способ следить за тем, на каком этапе сейчас находится проект.

4.1.10 Взаимодействия участников проекта друг с другом и с внешними людьми

Храните в системе информацию о прошедших встречах, звонках и переписке, относящейся к проекту. Возможна интеграция с почтовым сервером для автоматического сохранения в системе переписки с заказчиком или субподрядчиками.

4.1.11 Команда проекта и внешние контакты

Все участники проекта должны иметь доступ к сайту. Создайте произвольные роли для сотрудников, ограничив доступ к сайту для каждой роли, насколько это требуется. Ведите список внешних контактов по проекту, чтобы все участники проекта могли легко найти адрес или номер телефона нужного человека.


 5 Специальный раздел

5.1 Постановка и описание выполненых задач

Целью дипломной работы является внедрение СЭД Alfresco и Alvex для ГАОУ СПО УГМТ, на котором в дальнейшем могут работать преподаватели и студенты, так как согласно статистике в последнее время все больше предприятий осуществляют переход на электронный документооборот. Причем это касается не только крупных предприятий с большим количеством сотрудников и филиалами по всей стране, но небольших компаний со штатом до 100 человек. Почему это происходит? Какие преимущества дает автоматизация документооборота?

Электронный документооборот представляет собой систему, сопровождающую процесс ведения и учета документации организации, при которой весь объем формируемых, передаваемых и хранимых данных осуществляется при помощи программного обеспечения. Его установка производится на компьютеры, объединенные в локальную сеть. Данная система основана на том, что документы в электронном виде имеют неоспоримые преимущества перед бумажной документацией. Для реализации поставленной задачи пришлось изучить существующие СЭД.  Выбор был сделан в пользу СЭД Alfesco который широко использоваться на западе для автоматизации документооборота.

Для развертывание данной системы нам необходимо было изучить стандартные его возможности, существующие дополнительные расширения (плагины), подобрать необходимые, походящие по версии  и внедрить их.

Итак, внедрив у себя систему электронного документооборота, Учалинский горно-металлургический техникум  получает следующие преимущества:

- Увеличение производительности труда. В первую очередь, это дает так называемая «автоматизация документов», существенно сокращающая время на поиск необходимых документов и информации. Система электронного документооборота (СЭД) позволит не только за считанные секунды найти необходимый файл, но и сделать это с любого компьютера компании, независимо от того, находится он в головном офисе или в филиале.

- Оптимизация бизнес-процессов. Электронный документооборот и, в первую очередь, автоматизация учета договоров, дают возможность не только существенно сократить временные затраты на оформление и согласование того или иного документа, но и отследить все этапы прохождения документом различных инстанций. Что, в случае несоблюдения сроков или иной нештатной ситуации, позволит решить ее с минимальными временными потерями.

- Коллективная работа и улучшение взаимодействия между отделами. Одним из важнейших преимуществ электронного документооборота является улучшение отношений между департаментами и отделами внутри компании. Ведь внедрение СЭД не только облегчает передачу и обмен информацией между отделами, но и дает возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов.

- Уменьшение влияния «человеческого фактора». Грамотно выстроенная система управления электронным документооборотом позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой т.н. «человеческий фактор». Поиск «потерявшихся» документов, исправление ошибок, в том числе и грамматических, выяснение актуальности того или иного документа — все то, на что при бумажном документообороте понадобится не менее получаса, при СЭД займет всего несколько секунд.

- Снижение материальных затрат. Помимо увеличения производительности труда, о котором уже было сказано, автоматизация документооборота значительно снижает издержки на такие расходные материалы, как бумага и картриджи для принтера. Кроме того, внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты на хранение документации (согласно российскому законодательству срок хранения документов в организации составляет 5 лет).

- Уменьшение необходимости в дополнительном персонале. Внедрение системы электронного документооборота позволяет так организовать работу компании, что увеличение объемов производства или расширение сферы деятельности не потребуют значительного увеличения штата компании.

- Развитие «командного духа». Как ни удивительно, но внедрение системы документооборота, повышает не только производительность труда сотрудников, но и способствует развитию корпоративного сознания сотрудников, помогает им чувствовать себя единой командой.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) включает в себя  комплекс мероприятий:

- анализ бизнес-процессов и требований организации;

- подготовка технического задания, проектирование системы электронного документооборота;

- разработка программного обеспечения и его тестирование;

- ввод готовой системы электронного документооборота в эксплуатацию.

- Специалисты рекомендуют внедрять автоматизацию документооборота на предприятиях со штатом сотрудников более 50 человек. Внедрение производится для следующих подразделений компании в зависимости от ее организационной структуры:

- руководство предприятия,

- канцелярия,

- отдел финансового контроля,

- бухгалтерия,

- проектно-сметный отдел,

- административно-хозяйственная служба,

- отдел кадров,

- отдел продаж и т.д.


5.2 Требования к составу и параметрам технических средств:

Для нормального функционирования СЭД Alfresco необходим сервер с нижеследующими минимальными техническими характеристиками

Таблица 2 - Минимальные технические характеристики сервера

Наименование параметра

Характеристика

Тип процессора

Не ниже Pentium III 1.2 GHz

Объем оперативной памяти

Не ниже 512 MB или больше

Объем дисковой памяти

 40 ГБ

Скорость Интернет канала

 Не ниже 1 Мбит в секунду

Рисунок -Системные требования.

Для просмотра страницы с клиентской стороны необходим персональный компьютер с установленным Web – браузером например таких как Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox, Гугл хром, Safari, Avant, Comodo Dragon, CoolNovo.


5. Создание бизнес процессов для УГМТ.

5.1 Создание сайта

Рисунок 4 -Окно создание сайта.

Для создания нового сайта нажмите на кнопку Создать сайт в выпадающем меню Мои Сайты в верхнем блоке страницы или в дашлете Мои сайты. Появится окно создания сайта. Введите имя, URL и описание нового сайта. Выберите режим видимости сайта (по умолчанию сайт создается публичным). Нажмите OK. Новый сайт создан.


Рисунок 5-Оргструктура предприятия

Основное назначение этой страницы - отобразить полную оргструктуру компании и дать пользователям представление о структуре компании.

Рисунок 6 -изменение и дополнение схемы оргструктуры

Доступно два варианта просмотра этой страницы: раскрывающийся список и дерево. Для навигации по оргструктуре при ее просмотре в режиме раскрывающегося списка используйте иконки «+»/«-». При навигации по оргструктуре при ее просмотре в режиме дерева нажмите на подразделение для его выбора.

Рисунок 7 -Добавление персонала в оргструктуру.

Для просмотра всех сотрудников подразделения выберите имя подразделения. Появится всплывающее окно. В левой части окна вы можете отсортировать список по имени сотрудника или по его роли. В правой части окна отображается профиль выбранного сотрудника

5.2 Управление реестрами документов

В первую очередь требуется создать реестр, в котором будут регистрироваться документы. Для этого выберите сайт и перейдите в раздел Реестры документов в верхнем меню. На открывшейся странице нажмите кнопку Новый реестр. Появится окно создания нового реестра. Выберите тип реестра, который вы хотите создать, введите его название и описание, выберите формат нумерации документов и нажмите Сохранить. Новый реестр появится в левой части экрана раздела Реестры документов.

Рисунок 8 -Создание нового реестра.

По умолчанию в Alvex входят восемь стандартных типов реестров документов. Администратор может добавлять новые типы реестров в систему.

Стандартные типы реестров Alvex:

1) Распорядительные документы

2) Договоры

3) Приложения

4) Информационно-справочные документы

5) Счета

6) Доверенности

7) Входящие документы

8) Исходящие документы


5.3 Регистрация документов и дальнейшая работа с ними

Для добавления нового документа в реестр выберите реестр и нажмите кнопку Зарегистрировать новый документ на верхней панели. Появится форма добавления в реестр нового документа. Заполните ее, прикрепите к документу файлы и нажмите кнопку Сохранить.

Рисунок 9 - Регистрация исходящего документа.


6. Запуск бизнес-процесса. Постановка произвольной задачи

Для постановки задачи вам надо открыть браузер. После написать в строке http://app.tex.ugmt.ru:8080/share. Введите свой логин и пароль.

Рисунок 10 - Вход в свою учетную запись.


После того как зашли на свою учетную запись выбираем сайт на котором будем создавать наш бизнес процесс.

Рисунок 11 - Ищем дашлет с бизнес процессами.

Во вкладке Начать бизнес-процесс выбираем пункт новая задача

на вашей домашней странице.

Откроется окно запуска бизнес-процесса. Вы можете заполнить следующие поля:

1) Задача

2) Срок выполнения

3) Ответственный исполнитель

4) Соисполнители, если требуются

Рисунок 12 - Создание бизнес процесса.

Во вкладке Бизнес-процесс: выбираем поставить задачу и заполняем все поля.

Вы можете прикрепить файлы к задаче при необходимости. Это делается одним из двух способов:

- загрузите файл с вашего компьютера (кнопка Загрузить файл). Новый файл будет загружен в репозиторий Alfresco и прикреплен к задаче.

- выберите файл из репозитория Alfresco (кнопка Прикрепить существующий).

Рисунок 13 -Выбор типа бизнес-процесса

Исполнители увидят новую задачу в списке текущих задач в дашлете Мои задачи или на странице Мои задачи. Тип: Выполнить задачу.

Поставьте галочку "Прислать результат мне на проверку", если хотите проверить результат выполнения задачи.

Соисполнители также увидят новое поручение в своих списках задач.

6.1 Проверка результата выполнения задачи

Если при создании бизнес-процесса инициатор обозначил свое намерение проверить результат выполнения задачи, то после завершения выполнения задачи исполнителем ему будет поставлена задача проверки результата. Другой пользователь должен также открыть свою учетную запись в (СЭД) Alfresco. Здесь пользователь на главной странице он увидит задачу которую мы отправляли ему. Нажимаем на него и выйдет новое окно.

Рисунок 14 - Проверка заполнения всех полей.

Далее вы открываете сам документ, изменяете в нем все что нужно.

Рисунок 15 - Редактирование самого документа.

После изменения документа вам надо одобрить документ, нажатием на  кнопку задача выполнена

Рисунок 16  Заполненные поля


Стандартные бизнес-процессы: Рассылка документов для ознакомления

Для рассылки документов сотрудникам для ознакомления используется бизнес-процесс рассылки документов.

Для запуска бизнес-процесса выберите Рассылка для ознакомления в дашлете Начать бизнес-процесс на вашей домашней страницы

Рисунок 17.-  Первый шаг к запуску бизнес-процесса рассылки документов

Откроется страница запуска бизнес-процесса. Введите следующую информацию:

- тема документа

- получатели (исполнители) из оргструктуры

- комментарий, если он нужен

Вы можете прикрепить к бизнес-процессу любое количество файлов. Это делается одним из двух способов:

загрузите новый файл с вашего компьютера (кнопка Загрузить файл). Новый файл будет загружен в репозиторий Alfresco и прикреплен к задаче.

выберите файл из Alfresco (кнопка Прикрепить существующий).

Рисунок 18.- Страница запуска бизнес-процесса

После того, как вы нажмете на кнопку Начать бизнес-процесс, исполнители смогут увидеть новую задачу в списке своих задач на странице Мои задачи и в дашлете Мои задачи.


Рисунок 19.- Исполнители увидят новую задачу в дашлете Мои задачи

После ознакомления с документом для завершения задачи исполнитель нажимает на кнопку Документ прочитан.По итогам ознакомления сотрудников с документом вам не придет уведомлений о завершении выполнения задач. Вы можете увидеть статус поставленных задач на странице Подробности бизнес-процесса.

Рисунок 20.- Страница задачи у исполнителей


7. Бизнес-процессы: Согласование документа

Для согласования документа одним или несколькими сотрудниками используется бизнес-процесс согласования документа. Он позволяет отправить документ на согласование, а в случае его отклонения переработать документ и отправить на второй круг согласования.

7.1 Запуск бизнес-процесса

Для запуска бизнес-процессы выберите Согласование документа в дашлете Начать бизнес-процесс на вашей домашней странице.

Рисунок 21. Первый шаг к запуску бизнес-процесса согласования документа

Откроется страница запуска бизнес-процесса. Введите следующую информацию:

- задача

- комментарий, если он нужен

- выберите согласователей из оргструктуры

- срок выполнения

Вы можете прикрепить к бизнес-процессу любое количество файлов. Это делается одним из двух способов:

- загрузите новый файл с вашего компьютера (кнопка Загрузить файл). Новый файл будет загружен в репозиторий Alfresco и прикреплен к задаче.

  •  

Рисунок 22.- Страница запуска бизнес-процесса

Рисунок 23.- Выбор согласователей

Рисунок 24.- Страница запуска бизнес-процесса. Форма заполнена, процесс готов к запуску

После того, как вы нажмете на кнопку Начать бизнес-процесс, исполнители смогут увидеть новую задачу в списке своих задач на странице Мои задачи и в дашлете Мои задачи.

Рисунок 25.-Согласователи увидят задачу в дашлете Мои задачи

Получив задачу согласования документа, вы можете просмотреть основную информацию о задаче на страницах подробной информации о задаче и на странице Изменить задачу. Основная информация включает:

- срок выполнения

- имя составителя документа (инициатора бизнес-процесса)

- комментарий от инициатора

Прикрепленные файлы. Нажмите кнопку Просмотреть для просмотра файлов. Страница с документом откроется в новой вкладке браузера.

После изучения документа вы можете согласовать документ (кнопка Согласовать) или отправить его на доработку (кнопка На доработку).

Если вы решили отправить документы на доработку, вы можете ввести комментарий для составителя документа или прикрепить к задаче новую версию документа с правками. Вы не можете удалить исходный документ на этой стадии бизнес-процесса.

Рисунок 26.- Страница задачи у исполнителей

Рисунок 27.- Отправка документа на доработку

  •  

Рисунок 28.- Согласование документа без комментариев

Если ваш документ был отклонен хотя бы одним из согласователей, он будет возвращен на доработку. При этом вам будет поставлена задача типа Внести правки в проект документа. При открытии задачи вы увидите следующую информацию:

- кто из согласователей отклонил документ;

- комментарии согласователей;

- полный список участников бизнес-процесса;

- полный список прикрепленных файлов с учетом файлов, загруженных другими участниками процесса.

Рисунок 29.- Внесение правок в документ

После внесения правок в документ вы можете обновить исходный документ до новой версии или загрузить новый документ и удалить старый.

Также вы можете отставить комментарий для согласователей с пояснениями относительно внесенных правок.

Нажмите на кнопку Отправить на согласование для отправки документа на повторное согласование.

Рисунок 30.- Отправка документа на повторное согласование

При успешном согласовании документа всеми участниками процесса документ возвращается к составителю. На этой стадии инициатор согласования завершает бизнес-процесс или начинает новый при необходимости.

Рисунок31.- Согласователи увидят задачу в дашлете Мои задачи

Рисунок 32.- Страница уведомления об успешном завершении согласования документа у инициатора процесса

  


8. Экономический раздел

Экономическая часть дипломного проекта представляет собой технико-экономическое обоснование, основной задачей которого является определение величины затрат на разработку и изготовление программного продукта, себестоимость для определения экономического эффекта от основных и сопутствующих результатов, получаемых при решении поставленной задачи в данном дипломном проекте. Оценка эффективности принятого научно-технического решения должна быть комплексной, для этого требуется провести ряд необходимых расчетов по определенной схеме. Перечень вопросов технико-экономического обоснования, отражаемых в дипломном проекте, зависит от содержания технического задания на дипломный проект и характера решаемых научно-технических задач.


Смета затрат:

1) Материальные затраты.

2) Зарплата.

Статья расходов

1

Сырье, материалы, покупные изделия и полуфабрикаты

2

Электроэнергия

3

Основная и дополнительная заработная плата производственного персонала

4

Отчисления на социальное страхование

5

ИТОГО расходы на НИР


Сырье и материалы, покупные изделия и полуфабрикаты (с учетом транспортно-заготовительных расходов, которые берутся в % от стоимости сырья и материалов). По этой статье расходов включена стоимость материалов, израсходованных в процессе непосредственной работы по теме (таблица 5).

Таблица 5 - Расчет расхода покупных изделии

Изделие, ед. измерения

Количество, штук

Цена за единицу, руб.

Сумма, руб.

Папка   для    диплома, штука с бумагой

1

160,0

160

Бумага для диплома А4, лист

1 пачка (500 листов)

200

200

Файлы для бумаги, А4

100

1

100

Диск CD-R

1

12

12

Краска к принтеру

1

200

200

ИТОГО

672

Электроэнергия.

Расходы на силовую электроэнергию для проведения экспериментальных работ.

Стоимость электроэнергии Сэ, руб.  подсчитаем по формуле

где - потребляемая мощность, кВТ;

- количество часов работы оборудования, час;

СкВТ*ч- тариф электропотребления в час.

Расходы на силовую энергию сведены в таблицу 7.


Таблица 7 - Расчет стоимости электроэнергии

Оборудование

Потребляемая мощность (кВт)

Время эксплуатации (час.)

Стоимость (руб.)

1 кВт*ч

Электро-энергии

Системный блок и монитор

1,2

72

2,02

174,528

Лазерный принтер

0,300

1

2,02

0,606

ИТОГО:

175,134

Интернет.

Стоимость интернета тарифа «Оптимальный» составляет 280 рублей/мец.

Заработная плата

125 руб/час.

Руководство дипломным проектированием оценивается наставнику в 8ч и 1ч преподаватель по экономике. Получим основную заработную плату производственного персонала в размере

125 * 8= 1000 (рублей)

Отчисления на социальное страхование. Отчисления на социальное страхование составляют 30% от заработной платы. Сумма расходов составляет

1000 *0,3 = 300 (рублей)



Статья расходов

1

Сырье, материалы, покупные изделия и полуфабрикаты

572

2

Электроэнергия

175,134

3

Основная и дополнительная заработная плата производственного персонала

1000

4

Отчисления на социальное страхование

300

5

ИТОГО расходы на НИР

2047,134

Так как данный программный продукт предназначен для использования внутри техникума время окупаемости не рассчитывалось


9. Безопасность жизнедеятельности

9.1 Охрана труда

Охрана труда - система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия. Под иными мероприятиями следует понимать мероприятия, направленные на выполнение требований пожарной безопасности, промышленной безопасности, предотвращение воздействие на работающих опасных производственных факторов и т.п. в ходе трудовой деятельности.

9.2 Ионизирующее излучение

При эксплуатации монитор компьютера излучает мягкое рентгеновское излучение. Опасность этого вида излучения связана с его способностью проникать в тело человека на глубину 1-2 см и поражать поверхностный кожный покров. Для безопасной работы на микро-ЭВМ служащему необходимо находиться на расстоянии не менее 30 см от экрана дисплея. Реально в офисе служащие находятся на расстоянии более чем 30 см от экрана дисплея. Стандарт ТСО-99 строг в отношении допустимых уровней излучений, так что монитор, соответствующий этому стандарту можно применять без дополнительных фильтров. Как правило это достигается за счёт особого конструктивного и химического устройства фронтального стекла ЭЛТ. По «Санитарным правилам и нормам» конструкция ПЭВМ должна обеспечивать мощность экспозиционной дозы рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0.05 м от экрана и корпуса при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 7.74*10 А/КГ мбер/час, 100мкР/час.

9.3 Электростатическое поле

Вследствие воздействия электронного пучка на слой люминофора поверхность экрана приобретает электростатический заряд. На расстоянии 50 см влияние электростатического поля уменьшается до безопасного для человека уровня. Применение специальных защитных фильтров позволяет свести его к нулю. Но при работе монитора электризуется не только его экран, но и воздух в помещении. Причем приобретает он положительный заряд, а положительно наэлектризованные молекулы кислорода не воспринимается организмом как кислород и не только заставляют легкие работать впустую, но приносят в легкие микроскопические частицы пыли. Электростатическое поле способно даже вызвать катаракту глаз и помутнение хрусталика. Для защиты работающего можно применять внешний экран, с металлическим напылением, заземленный на общую шину, экран монитора, имеющий антистатическую поверхность, что исключает притягивание пыли, а также частое проветривание помещения и/или использование кондиционеров.

9.4 Воздействие электромагнитного поля

ЭМП с частотой 50 - 60 Гц, возникающие вокруг видеодисплеев, могут инициировать биологические сдвиги вплоть до нарушения синтеза ДНК в клетках животных. В отличие от рентгеновских лучей электромагнитные волны обладают необычным свойством - опасность их воздействия совсем необязательно уменьшается при снижении интенсивности облучения. Определенные ЭМП действуют не клетки лишь при малых интенсивностях излучения или на конкретных частотах, в так называемых «окнах прозрачности». Считается, что магнитная составляющая вызывает большую реакцию, чем электрическая. В России действуют все законодательные акты, гарантирующие для потребителя соответствие мониторов нормам безопасности, гармонизированным с международными нормативами. Такими нормативными документами являются

государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 50948-96 «Дисплеи. Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности» и санитарные нормы СанПиН 2.2.2.542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы». Санитарные нормы развитых стран устанавливают минимальное расстояние от экрана до оператора около 50–70 см (длина вытянутой руки), а ближайших рабочих мест от боковой и задней стенок монитора – не менее 1,5 м, клавиатура и руки оператора также должны быть расположены на максимально возможном расстоянии от монитора.

9.5 Высокий уровень шума

Основным источником шума являются печатающие устройства, множительная техника и установки для кондиционирования воздуха, а в самих ПЭВМ - вентиляторы систем охлаждения и трансформаторы. По «Санитарным правилам и нормам» уровень шума не должен превышать 40 дБ. Нормированные уровни шума обеспечиваются при использовании малошумного оборудования, применения звукопоглощающих материалов для облицовки помещений, а также различных звукопоглощающих устройств. В бытовых условиях применяются ковры, на полу и стенах, плотные занавески.

9.6 Видимое излучение экрана

Видимое излучение, как показывают данные экспериментов, способствуют возникновению близорукости и переутомлению глаз ,мигрени и головной боли, компьютерного зрительного синдрома (CVS — Computer Vision Syndrome), раздражительности, нервному напряжению и стрессу.
Компьютерный зрительный синдром (КЗС).
 Основное влияние на оператора оказывает не электромагнитное излучение, а зрительно-напряженная работа с монитором. Большое число пользователей (по некоторым данным до 60%) жалуется на усталость, резь и боль в глазах. Отмечены следующие симптомы: покраснения глаз (48,44%), зуд (41,16%), боли (9,17%), «мурашки» в глазах (36,11%), неприятные ощущения (5,6%), чувство тяжести (3,94%), общий дискомфорт (10,48%), головные боли (9,55%), слабость (3,23%), потемнение в глазах (2,59%), головокружение (2,22%), двоение (0,16%). При этом отмечались и объективные изменения в зрительной системе: снижение остроты зрения (34,2%), нарушение аккомодации (44,73%), конвергенции (52,02%), бинокулярного зрения (49,42%), стерео-зрения (в 46,8%). Практически у всех пользователей при непрерывной работе за компьютером в течение шести часов наступает КЗС. Симптомы проявления КЗС : жжения в глазах, чувство «песка» под веками, боли в области глазниц и лба, боли при движении глаз, покраснение глазных яблок, боли в области шейных позвонков, быстрое утомление при работе. Чтобы избежать КЗС необходимо правильно оборудовать свое рабочее место и соблюдать правила при работе с мониторами. Расстояние от глаз до монитора должно быть не меньше 60–70 сантиметров. Монитор должен стоять примерно на 10 градусов ниже горизонта уровня глаз и не давать бликов. В сумерках нужно зажечь дополнительный мягкий свет над рабочим местом. Требуется повысить частоту обновления на экране и выбрать оптимальное разрешение. Наиболее утомляемая работа происходит при вводе информации, поэтому желательно научиться печатать слепым методом, или печатать, не глядя на экран. Качество видимого излучения монитора для пользователя практически тождественно эргономичности изображения монитора, поэтому подробнее эта тема освещается в разделе эргономики рабочего места.

9.7 Микроклимат помещения

Средняя температура воздуха в помещении офиса должна составлять +22°С, относительная влажность - 46%, атмосферное давление - 750 мм.рт.ст., содержание пыли - не более 10 мг/м воздуха рабочего места, максимальные размеры частиц - 2 мкм. Для поддержания микроклимата в помещении должны быть предусмотрены вентиляция и отопление в теплое и холодное время года . В теплое время года вентиляция в помещении осуществляется бытовыми кондиционерами. При полной загруженности оборудования температура воздуха в офисе не должна превышать +25°С. В холодный период помещение отапливается батареями радиаторов. Зимой температура воздуха в помещении офиса не должна опускаться ниже +19 °С.

9.8 Освещение рабочего места, блики и мерцания

При работе с дисплеем используется визуальный канал ввода информации в мозг человека. Работа с дисплеем зачастую происходит в помещениях с искусственным освещением. В этом случае такое освещение должно обеспечивать правильную работу глаз и приближаться к оптимальным условиям зрительного солнечного освещения. По «Санитарным правилам и нормам» помещение с ПЭВМ должны иметь естественное и искусственное освещение. Естественное освещение должно осуществляться через светопроемы, ориентированные преимущественно на север и северо-восток и обеспечивать коэффициенты естественной освещенности (КЕО) не ниже 1.2% в зонах с устойчивым снежным покровом и 1.5% на остальной территории. Искусственное освещение в помещениях эксплуатации ПЭВМ должно осуществляться системой общего равномерного освещения. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 300 - 500 лк. Допускается установка светильников местного освещения для подсветки документов. Местное освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана и увеличивать освещенность экрана более 300 лк.


9.8 Эргономические нормы при работе с компьютером

Правильное положение тела очень важно при длительной работе с ПЭВМ. Необходимо следовать рекомендациям эргономики в организации рабочего места. Неправильная организация рабочего места и порядка работы может приводить к заболеваниям нервной системы, таким как стресс, стенокардия и головные боли, заболеваниям костно-мышечной системы: ревматизм, остеохондроз, радикулит, запястный синдром и синдром длительных статических нагрузок (СДСН); заболеваниям глаз: компьютерный зрительный синдром (КЗС), близорукость, воспалительные заболевания глаз, катаракта, отслоение сетчатки, косоглазие.

Рекомендации по рациональной организации рабочего места пользователя отражены в «Санитарных правилах и нормах». В соответствии с ними при конструировании оборудования и организации рабочего места пользователя ПЭВМ необходимо следовать эргономическими требованиями с учетом характера выполняемой пользователем деятельности, комплексности технических средств, форм организации труда и основного рабочего положения пользователя.

9.9 Правильная установка рабочего стола

- при фиксированной высоте - лучшая высота - 72 см;

- рекомендуется возможность регулирования высоты рабочей поверхности в пределах 680-760 мм; 

- стол должен обеспечиваться необходимый простор для рук по высоте, ширине и глубине;

- предпочтительно применение специализированного компьютерного стола;

- в области сиденья не должно быть ящиков стола.

9.10 Требование безопасности при работе на компьютере

Общие требования безопасности

Настоящая инструкция распространяется на персонал, эсплуатирующий средства вычислительной техники и периферийное оборудование. Инструкция содержит общие указания по безопасному применению электрооборудования в учреждении. Требования настоящей инструкции являются обязательными, отступления от нее не допускаются. К самостоятельной эксплуатации электроаппаратуры допускается только специально обученный персонал не моложе 18 лет, пригодный по состоянию здоровья и квалификации к выполнению указанных работ.

Требования безопасности перед началом работы

Перед началом работы следует убедиться в исправности электропроводки, выключателей, штепсельных розеток, при помощи которых оборудование включается в сеть, наличии заземления компьютера, его работоспособности.

Требования безопасности во время работы

- Для снижения или предотвращения влияния опасных и вредных факторов необходимо соблюдать: санитарные правила и нормы, гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы (Утверждено Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996 г. N 14 СанПиН 2.2.2.542-96), и Приложение 1,2.

- Во избежание повреждения изоляции проводов и возникновения коротких замыканий не разрешается: вешать что-либо на провода, закрашивать и белить шнуры и провода, закладывать провода и шнуры за газовые и водопроводные трубы, за батареи отопительной системы, выдергивать штепсельную вилку из розетки за шнур, усилие должно быть приложено к корпусу вилки.

- Для исключения поражения электрическим током запрещается: часто включать и выключать компьютер без необходимости, прикасаться к экрану и к тыльной стороне блоков компьютера, работать на средствах вычислительной техники и периферийном оборудовании мокрыми руками, работать на средствах вычислительной техники и периферийном оборудовании, имеющих нарушения целостности корпуса, нарушения изоляции проводов, неисправную индикацию включения питания, с признаками электрического напряжения на корпусе, класть на средства вычислительной техники и периферийном оборудовании посторонние предметы.

- Запрещается под напряжением очищать от пыли и загрязнения электрооборудование.

- Запрещается проверять работоспособность электрооборудования в неприспособленных для эксплуатации помещениях с токопроводящими полами, сырых, не позволяющих заземлить доступные металлические части.

- Недопустимо под напряжением проводить ремонт средств вычислительной техники и перифейного оборудования. Ремонт электроаппаратуры производится только специалистами-техниками с соблюдением необходимых технических требований.

- Во избежание поражения электрическим током, при пользовании электроприборами нельзя касаться одновременно каких-либо трубопроводов, батарей отопления, металлических конструкций , соединенных с землей.

- При пользовании элетроэнергией в сырых помещениях соблюдать особую осторожность.


Требования безопасности в аварийных ситуациях

- При обнаружении неисправности немедленно обесточить электрооборудование, оповестить администрацию. Продолжение работы возможно только после устранения неисправности.

- При обнаружении оборвавшегося провода необходимо немедленно сообщить об этом администрации, принять меры по исключению контакта с ним людей. Прикосновение к проводу опасно для жизни.

- На рабочем месте запрещается иметь огнеопасные вещества

В помещениях запрещается:

- зажигать огонь;

- включать электрооборудование, если в помещении пахнет газом;

- курить;

- сушить что-либо на отопительных приборах;

- закрывать вентиляционные отверстия в электроаппаратуре

Источниками воспламенения являются:

- искра при разряде статического электричества

- искры от электрооборудования

- искры от удара и трения

- открытое пламя

При возникновении пожароопасной ситуации или пожара персонал должен немедленно принять необходимые меры для его ликвидации, одновременно оповестить о пожаре администрацию.

Помещения с электрооборудованием должны быть оснащены огнетушителями типа ОУ-2 или ОУБ-3.


Требования безопасности по окончании работы

После окончания работы необходимо обесточить все средства вычислительной техники и периферийное оборудование. В случае непрерывного производственного процесса необходимо оставить включенными только необходимое оборудование.

9.11 Пожарная безопасность

Обеспечение пожарной безопасности является первоочередной задачей каждого предприятия и организации. Ведь всем известна прописная истина, согласно которой любой пожар проще предотвратить, нежели потушить. Именно по этой причине необходимо предпринять ряд действий, которые помогут Вам обеспечить пожарную безопасность Вашей компании.

Оснастите помещения, где вы работаете, системой пожаротушения, или охранно пожарной сигнализацией, проектированием, монтажом и обслуживанием которых занимается Концерн Росбезопасность. С их помощью будет осуществляться контроль территории Вашего предприятия или организации при помощи специальных датчиков – извещателей, которые в случае возникновения пожара выдадут соответствующее звуковое оповещение. В прямой зависимости от требований и размеров необходимого вам оборудования, служащего для обеспечения такого важного дела, как пожарная безопасность, нашими специалистами Вам будут предложены системы пожарной безопасности абсолютно различного уровня сложности и эффективности. 

Пожарная безопасность – это дело, на котором ни в коем случае не следует экономить, ведь именно от того, насколько хорошо Ваше предприятие, фирма или здание оборудованы в противопожарном отношении во многом зависит, как Ваш успех, так и благополучие.


Заключение

После исследования и внедрения СЭД Alfresco в ГАОУ СПО Учалинский горно металлургический техникум я понял что эта программа нужна для предприятия. Научился работать с реестрами таких как (входящие, исходящие, приказы по контингенту), создавать сайты внутри портала, введению оргструктуры и заполнению их персоналом. Так же хорошо работать с Бизнес процессами. В дальнейшем мне пригодится эта программа.


Список литературы

1) http://docs.alvexcore.com/ru-RU/

2) http://ru.wikipedia.org/wiki/Alfresco

3) http://www.alfresco.com

4) http://www.ecm-alfresco.ru/

PAGE  6

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

45736. Диалектика просвещения. Философские фрагменты 23 KB
  В книге описывается саморазрушение просвещения и его возвращение к мифологии с которой оно боролось столетиями. Первый называется Понятие просвещения.
45737. Философические письма 42.5 KB
  Окидывая взглядом историю России Чаадаев обнаруживает в ней мрачное и тусклое существование где нет внутреннего развития. Чаадаев противник идеи множественности цивилизаций ибо неевропейские формы быта он рассматривает как нелепые отступления . Смысл же России Чаадаев видит в следующем: Мы жили и сейчас еще живем для того чтобы преподать какойто великий урок отдаленным потомкам Последующие письма Во втором письме Чаадаев подвергает критике православие за то что оно в отличие от западного христианства не способствовало освобождению...
45738. Шелер. Положение человека в космосе 37.5 KB
  Положение человека в космосе. Макс Шелер 18741928 Очерк Положение человека в космосе рассуждение о богоподобии человека. антроплогия имеет предметом определение человека его места. Сущность человека – переход от животного к божественному.
45739. Теоретические источники идей Шопенгауэра 39.5 KB
  Эти теории объединяет присутствующая в античной мифологии идея о том что мир в котором мы живем не является единственной реальностью что существует другая реальность которая не постигается разумом и наукой но без учета влияния которой становится противоречивой наша собственная жизнь. Опираясь на учение Канта Шопенгауэр пишет: Кантовский идеализм показывает что весь материальный мир с его телами протяженными в пространстве и находящимися посредством времени в отношении причинности друг к другу и всем с этим связанным не есть нечто...
45740. Давид Юм «Трактат о человеческой природе» 35.5 KB
  Ассоциация по сходству похожесть ассоциация по смежности в пространстве и времени ассоциация по причинности Юм выступает против понятия абстрактной идеи требуя ее элиминации из философского рассмотрения поскольку идеи выступают слабыми копиями впечатлений а для абстрактных идей невозможно указать какоелибо из впечатлений которое было бы их источником. В центре гносеологической концепции Юма анализ идеи причинности. Идея причинности образуется из следующих эмпирических отношений между объектами: смежности в пространстве и времени...
45741. Никомахова этика 22 KB
  Никомахова этикаАристотель утверждает что предметом его этики является счастье которое он определяет как деятельность души в полноте добродетели. Аристотель делит все добродетели на нравственные или этические и мыслительные или разумные или дианоэтические. Каждая из этических добродетелей представляет собой середину между крайностями; Аристотель называет такие этические добродетели: кротость мужество умеренность щедрость величавость великодушие честолюбие ровность правдивость любезность дружелюбие справедливость...
45742. Аристотель. (Метафизика) 30.5 KB
  Форма оформляет материя оформляется. Форма есть действительность материя – возможность. При этом материя как первоматерия едина форм же много: форма то что несет в себе суть вещи. Хотя сама материя вечна вещи дает она временность преходящесть ведь природа материи такова что она может быть и может не быть.
45743. Аристотель. «Категории» 29.5 KB
  Далее Аристотель сообщает о категориях или предикатах выделяемых на основании того как тот или иной предикат относится к сущности вещи.10 категорий главы 410Десятью категориями или наиболее общими родами классами являются по списку главы 4: Субстанции или сущность Слово предикат означает предикат сущности если соответствующая ему характеристика вещи ни на чём кроме себя не основана. Количество сколько пространственночисловые характеристики вещи. Эти свойства не совпадают с природой сущностью вещи.
45744. Бахтин. Эстетика словесного творчества 28.5 KB
  Содержание: 1От составителя 2 Искусство и ответственность 3Автор и герой в эстетической деятельности 4Проблема отношения автора к герою 5Пространственная форма героя 6Временное целое героя проблема внутреннего человека души 7 Смысловое целое героя 8 Проблема автора 9 Из книги Проблемы творчества Достоевского 10 Постановка проблемы романа воспитания 11 Проблема речевых жанров I . Опыт философского анализа 13 К переработке книги о Достоевском 14 Из записей 1970 1971 годов 15К методологии гуманитарных наук В книге...