41825

Работа с данными в программе Microsoft Excel

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Цель данной лабораторной работы - научиться создавать с помощью пакета Excel тип рабочей таблицы, соответствующий базе данных. А также научиться работать с данными таблицы Excel как с базой данных.

Русский

2013-10-25

277 KB

17 чел.

PAGE   \* MERGEFORMAT 1

Лабораторная работа №8.

Работа с данными в программе Microsoft Excel

8.1 Цель работы

Цель данной лабораторной работы - научиться создавать с помощью пакета Excel тип рабочей таблицы, соответствующий базе данных. А также научиться работать с данными таблицы Excel как с базой данных.

8.2 Приборы и материалы

Для выполнения лабораторной работы необходим персональный компьютер, функционирующий под управлением операционной системы семейства WINDOWS. Должна быть установлена программа Microsoft Excel.

8.3 Базы данных

В Excel можно создавать и другой тип рабочей таблицы - базу данных. База данных не столько вычисляет новые значения, сколько размещает огромные объёмы информации в связанном виде.

Создавая базу данных, начинайте заполнять строку заголовков столбцов, которые на языке баз данных называются имена полей. Они обозначают различные типы объектов в том наборе данных, с которым вы хотите работать.

После ввода строки с именами полей начинайте ввод информации в базу данных, размещая её под соответствующими именами полей.

Каждая колонка в базе данных содержит информацию определённого типа. Каждый столбец известен в базе данных под именем поле. Данные, записанные в строках базы данных, называют записями. Каждая запись (строка) состоит из значений полей.

8.3.1 Сортировка записей

Чтобы заставить Excel правильно отсортировать записи в базе данных, вы должны указать, какие поля будут определять новый порядок записей, (такие поля называются ключами сортировки). Более того, Вы должны указать какой тип сортировки должен выполняться в этих полях. Существует два типа упорядочения: возрастающий, при котором текст располагается в алфавитном порядке (от А до Я), а числа - в порядке увеличения (от наименьшего к наибольшему), и убывающий, который противоположен алфавитному порядку и порядку нумерации (от Я до А, а числа - от набольшего к меньшему).

Когда вы используете возрастающий порядок сортировки с полем ключа, содержащим много различных типов значения, Excel помещает в первую очередь числа (от наименьшего к наибольшему), а только потом текстовые элементы (в алфавитном порядке). За текстовыми элементами следуют логические значения (сначала TRUE/ Истина , затем FALSE/ Ложь), сообщение об ошибках и, наконец, чистые клетки. При использовании убывающего порядка Excel упорядочивает элементы в обратном порядке: числа идут первыми, но упорядочены от наибольшего к наименьшему затем следуют текстовые элементы от  Я до А, логическое FALSE предшествует логическому TRUE.

Для того чтобы отсортировать данные необходимо использовать инструмент «Сортировка» на ленте «Данные» в пакете Excel.

8.3.2 Фильтрование данных

Чтобы отфильтровать базу можно воспользоваться командой на ленте «Данные» «Фильтр». В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются.

Условие – ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра.

После отбора данные в этом подмножестве можно копировать, искать, изменять, форматировать, преобразовывать в диаграммы и выводить на печать; при этом их местонахождение и порядок не изменятся.

Возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных.

С помощью автофильтра можно создать три типа фильтров: по значениям списка, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить отбор по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно; точно также необходимо выбрать один тип из двух, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе фильтра, заданного пользователем.

Для получения более точных результатов рекомендуется не смешивать в одном столбце данные разных форматов, например текст и числа, числа и даты, поскольку для каждого столбца может использоваться только один тип команды фильтра. Если в столбце представлено несколько форматов, отображена будет команда для преобладающего формата. Например, если столбец содержит три значения в числовом формате и четыре — в текстовом, то отображается команда фильтра Текстовые фильтры.

Фильтрация данных осуществляется с помощью раскрывающихся списков. Раскрывающийся список – это элемент управления в меню, диалоговом окне или на панели инструментов, выводящий список параметров при нажатии кнопки со стрелкой справа от него. При фильтрации элемент для вызова раскрывающегося списка добавляются автоматически в строку заголовка таблицы. Вид окна Excel с раскрывшимся списком показан на рисунке 1.

Рисунок 1 – Вид окна Excel с раскрывшимся списком

В раскрывающемся списке можно выбирать команды для сортировки и фильтрации данных.

Чтобы выполнить отбор диапазона ячеек с помощью сложных условий отбора, воспользуйтесь командой «Дополнительно» в группе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные». Существует несколько важных функциональных отличий команды «Дополнительно» от команды «Фильтр». Вместо меню «Автофильтр» отображается диалоговое окно «Расширенный фильтр». Расширенные условия отбора вводятся в отдельный диапазон условий листа над диапазоном ячеек или таблицей, которые требуется отфильтровать. В Microsoft Office Excel в качестве источника расширенных условий отбора используется отдельный диапазон условий в диалоговом окне «Расширенный фильтр».

Создание расширенного фильтра.

1. Вставьте не менее трех пустых строк над диапазоном, который будет использоваться как диапазон условий отбора. Диапазон условий отбора должен включать заголовки столбцов. Убедитесь, что между значениями условий и этим диапазоном имеется по крайней мере одна пустая строка.

2. Введите в строки под заголовками столбцов условия отбора.

3. Введите в поле «Диапазон условий» ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

4. Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель в положение «Фильтровать список на месте». Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель в положение «Скопировать результат в другое место».

5. Чтобы изменить способ фильтрации данных, измените значения в диапазоне условий отбора и выполните фильтрацию еще раз.

Внимание!!! Если присвоить диапазону имя «Критерии», то ссылка на диапазон будет автоматически появляться в поле «Диапазон условий». Можно также определить имя «База_данных» для диапазона фильтруемых данных и имя «Извлечь» для области вставки результатов, и ссылки на эти диапазоны будут появляться автоматически в полях «Исходный диапазон» и «Поместить результат в диапазон» соответственно.

При копировании отобранных строк в другое место можно указать столбцы, включаемые в копию. Перед отбором скопируйте заголовки нужных столбцов в первую строку области вставки результатов. Выполняя фильтрацию, введите ссылку на скопированные заголовки столбцов в поле Поместить результат в диапазон. Скопированные строки будут включать только те столбцы, заголовки которых были скопированы.

8.4 Порядок выполнения работы

Внимательно изучить методические указания к лабораторной работе.

Получить допуск на выполнение работы у преподавателя.

После включения компьютера и загрузки системы запустите программу Excel, развернув её окно на весь экран.

Откройте файл База данных.xlsx.

Отсортируйте записи по полю «Фамилии».

Отсортируйте записи сначала по полю «Группа», а затем по полю «Фамилия». В результате сортировки должны получиться списки студентов в группах, составленные по алфавиту.

Оставьте на экране такие записи, где представлен адрес студентов.

Снимите фильтр.

Оставьте на экране только одну запись.

Снимите фильтр.

Оставьте на экране десять записей про студентов, у которых номер студенческого билета имеет наименьшее значение.

Снимите фильтр.

Оставьте на экране только те записи, в которых номер студенческого билета состоит из шести цифр.

Снимите фильтр.

Оставьте на экране только записи о студентах, фамилии которых начинаются с той же буквы, что и ваша фамилия.

Снимите фильтр.

Создайте собственный автофильтр по указанию преподавателя и оставьте на экране только те записи, которые будут удовлетворять вашему автофильтру.

Покажите результаты преподавателю.

Снимите фильтр.

Создайте расширенный фильтр. Объясните необходимость создания расширенного фильтра.

Оформить результаты лабораторной работы в виде отчета. Файл с отчетом поместите в свою папку и в папку на сервере.

8.5 Оформление отчета

Отчет должен содержать следующее:

Вашу фамилию имя отчество и номер группы.

Цель работы.

Письменные ответы на два (по заданию преподавателя) контрольных вопроса.

Выводы.

8.6 Контрольные вопросы

Как создать базу данных в Excel ?

Что значит отсортировать?

Что значит отфильтровать?

Какие фильтры можно создавать для данных в пакете Excel?

Как сортировать записи в базе данных?

Как фильтровать записи в базе данных?

Расскажите об установке собственного критерия для выбора записей.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

30716. Развитие социально-политического кризиса в Европе в начале 1920-х гг 22 KB
  : сильный рост промышленного правительства в США Франции в результате 1 мировой войны они обогатились. Основой промышленного подъема был технический прогресс новые технологии новые отрасли автомобили Увеличение концентрации и централизации капитала усиления мощи корпораций смена промышленности и банков рост финансового капитала. Рост благотворительности для поддержания социальной стабильности.
30717. ФРГ: переход к новой «восточной политике». Договор с СССР от 12 августа 1970 г 27 KB
  Брандт с 1969 канцлер ФРГ лидер социалдемократов. Подтверждалось что Западный Берлин не является частью территории ФРГ и устанавливался тройной механизм взаимоотношений между компетентными органами ГДР Западного Берлина и ФРГ по вопросам регулирования транзитных перемещений граждан транспортного телефонного и телеграфного сообщения и пр. Но Западный Берлин имел международные соглашения заключенные ФРГ поэтому ФРГ получила право представлять интересы жителей Западного Берлина в международных организациях по вопросам не...
30718. Причины, особенности и основные последствия мирового экономического кризиса 1929 – 1933 гг 23 KB
  Мировой экономический кризис 19291933 годов носивший название Великой депрессии наиболее сильно затронул такие страны как Великобритания США Франция Канада и Германия. Важным фактором обусловившим всемирный характер великой депрессии стал процесс перемещения экономического центра из Западной Европы в США. Последствиями Великой депрессии стали: ухудшение уровня жизни фермеров и мелких торговцев; уменьшение уровня производства; рост числа безработных; возрастание сторонников фашистских организаций.
30719. Исторический опыт Народных фронтов (Франция, Испания, Чили) 23.5 KB
  Народный фронт представляет собой политический союз который как правило объединяет левые и центральные силы для осуществления противодействия правым силам представителей власти. Основной целью возникновения народных фронтов стала борьба за защиту экономических интересов рабочего класса и противопоставление войне и фашизму. Самый первый народный фронт был образован во Франции в 1935 году который объединил в себе все левосторонние партии.
30720. Общее и особенное в политике британских консерваторов и лейбористов в 1920-е гг 23 KB
  Консервативная партия Великобритании одна из двух ведущих политических партий страны образовавшаяся в 1867 году на базе партии тори. К 1930му году в Великобритании стала ясной гибель радикального социализма тогда на первый план выдвинулся либерализм который настаивал на прямом вмешательстве государства в экономику и передаче государству целого ряда социальных функций. Внутреннюю политику консерваторов Великобритании 1920 1930х годов можно охарактеризовать как стремление сохранить существующую ранее универсальность и...
30721. Основные этапы первой мировой войны. Факторы поражения германо-австрийского блока 27.5 KB
  В июле 1914 г Германия и Австровенгрия начинают первую мировую войну. Германия хотела сначала вывести из строя Францию чтобы прекратить борьбу на два фронта: Западном и Восточном. 1 этап вторжение в Бельгию где Германия потерпела поражение: в Восточной Пруссии Германия воевала с русскими армиями; в Галиции и Польше где победы достались русским. Германия и АвстроВенгрия были экономически истощены под влиянием революций в России среди военных германии и Австрии усилилась антивоенная агитация народ устал от...
30722. «Новый курс» Результата и его историческое значение 24.5 KB
  Его основная цель состояла в оздоровлении экономики и восстановления доверия граждан к государству. Политика Рузвельта получила название Новый курс который он восстановил государственное регулирование экономики и социальных отношений. Законом об оздоровлении национальной экономики вся промышленность была разделена на 17 групп по отраслям и регулировалась нормативными актами кодексами чести определявшими объем выпуска товаров уровня заработной платы распределение рынков сбыта продолжительность рабочего времени и др....
30723. Эволюция и крах бюрократических режимов в стране ЦЮВЕ 26.5 KB
  было сформировано коалиционное правительство в ГДР. Чехословакия и ГДР несколько условно могут быть отнесены к государствам с довольно высоким уровнем развития Польша Венгрия Хорватия и Словения страны среднего развития а Болгария Румыния четыре другие республики бывшей Югославии Сербия Черногория Македония Босния и Герцеговина Албания низкого. По решению парламентов ГДР и ФРГ с 1 июля 1990 г. ГДР прекратила свое существование вместо нее появились пять новых федеральных земель ФРГ.
30724. Изоляционизм США термин использовавшийся с середины 19 в. 25 KB
  Изоляционизм США термин использовавшийся с середины 19 в. для обозначения направления во внешней политике США в основе которого лежит идея невмешательства в европейские дела и вообще в вооруженные конфликты вне американского континента. складывались под влиянием ряда факторов: географическая обособленность Американского континента создание в США ёмкого внутреннего рынка способствовавшего тому что значительная часть буржуазии мало интересовалась заокеанской экспансией расширение за счет др.