41839

Создание отчетов и экранных форм в среде MS Access

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Вид отчета представлен на Рисунке 1.01 Идентификационный код Фамилия Имя Отчество Телефон Группа фамилий начинающихся на букву А 1545678990 Архипов Сергей Иванович нет Количество в группе 1 Группа фамилий начинающихся на букву Б 2314743296 Бородулин Андрей Васильевич 271412 1955443781 Безродный Владимир Михайлович 323214 2055894321 Бронзов Станислав Иванович 231070 Количество в группе 3 Группа фамилий начинающихся на букву К...

Русский

2013-10-25

171.48 KB

5 чел.

Лабораторная работа № 9

Создание отчетов и экранных форм в среде MS Access

Цель работы

Получение навыков работы по созданию отчетов и экранных форм

Задание 1

Создать простой отчет, отображающий результаты обработки информации для Прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания. Создать сложный отчет на основе ранее созданного запроса.

Задание 2

Создать форму для ввода информации в таблицы в удобном для пользователя формате. Создать сложную форму, объединив формы, созданные для разных таблиц.

Порядок выполнения задания 1

I Создать простой отчет, содержащий:

  1.  список сотрудников предприятия с полями: Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон;
  2.  Сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии;
  3.  Вычислить количество фамилий в каждой группе.

Вид отчета представлен на Рисунке 1.

         

СПИСОК СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ     26.02.01

Идентификационный код

Фамилия

Имя    

Отчество

Телефон


Группа фамилий, начинающихся на букву
    А

1545678990                                

Архипов

Сергей

Иванович

нет

Количество в группе     1


Группа фамилий, начинающихся на букву
    Б

2314743296                                

Бородулин

Андрей

Васильевич

27-14-12

1955443781

Безродный

Владимир

Михайлович

32-32-14

2055894321

Бронзов

Станислав

Иванович

23-10-70

Количество в группе     3


Группа фамилий, начинающихся на букву
    К

1624790203                                

Круговой

Геннадий

Иванович

68-14-13

2200987654

Коваль

Александра

Николаевна

47-67-33

1934789231

Каменева

Татьяна

Дмитриевна

65-67-72

Количество в группе     3


Группа фамилий, начинающихся на букву
    М

2178943214                                

Мапошенко

Юрий

Николаевич

43-35-13

Количество в группе     1


Группа фамилий, начинающихся на букву
    С

2014654788                                

Садчиков

Аркадий

Викторович

10-12-10

2233668943

Строков

Олег

Викторович

69-05-03

1314152347

Старченко

Светлана

Борисовна

65-12-13

Количество в группе     3


Группа фамилий, начинающихся на букву
    Ц

1748576413                                

Царева

Анна

Николаевна

47-23-15

Количество в группе     1

Для создания такого отчета выполнить:

1. Открыть базу данных, для которой создается отчет ;

2. Начать создание отчета в режиме Конструктор:

Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку . Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных - таблицу Сотрудник (выбрать таблицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов). Нажать .

На экран выводятся окна, представленные на Рисунке 2:


Рисунок 2

a) Окно отчета в режиме конструктора с заголовком Отчет1: отчет и со следующими областями: Верхний колонтитул; Область данных; Нижний колонтитул.

b)Панель элементов, содержащая кнопки для создания элементов управления, которые можно включить в отчет. Панель элементов можно закрыть или вывести, выполнив щелчок по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид -> Панель элементов;

c)Список полей базовой таблицы или запроса (список полей таблицы Сотрудник). Список полей можно вывести или закрыть, выполнив команду Вид -> Список полей или выполнив щелчок по кнопке на панели инструментов.

Перемещая окна (отбуксировав мышкой за заголовок) можно расположить их в удобном для работы порядке, например: Окно отчета - слева, Список полей в правой области экрана, ниже -Панель элементов.

Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Вид -> Свойства) или выполнив щелчок по пиктограмме Свойства.

3. Установить размеры отчета

  1.  Переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см);
  2.  Выполнить Файл -> Параметры страницы:
  3.  При выбранной вкладке Страница установить книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297);
  4.  При выбранной вкладке Поля установить размеры левого и правого поля по 10 мм;
  5.  При выбранной вкладке Столбцы установить: количество столбцов-1; ширина столбца-18 см; высота - 3 см; ;
  6.  Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке;

4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета:

  1.  Для этого выполнить Вид -> Заголовок/Примечание отчета.

5. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей.

  1.  В окне таблицы Сотрудник выделить в комбинации с клавишей Ctrl поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон и отбуксировать их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудник (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления;
  2.  Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;
  3.  Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул для этого:
  4.  Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать;
  5.  Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула;
  6.  Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см;
  7.  Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответствии с Рисунком 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12см. Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат -> Выровнять, Формат -> Размер, или установить соответствующие свойства для данного элемента.
  8.  Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;
  9.  Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с Рисунком.1;
  10.  Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия Рисунку.1 или ошибки.

6.Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:

  1.  Выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид -> Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка;
  2.  в столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Фамилия;
  3.  в столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию)
  4.  Выполнить установку свойств в области Свойства группы:
  5.  Для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных;
  6.  Для группировки по первому символу установить в строке Группировка значение По первым символам;
  7.  В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;
  8.  В строке Не разрывать установить значение Полную группу;
  9.  Закрыть окно Сортировка и группировка.

7. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст "Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:

  1.  Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);
  2.  Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы.. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.
    В левом поле набрать текст "
    Группа фамилий, начинающихся на букву" и нажать клавишу Enter. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: Формат -> Размер -> По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая.
  3.  В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке , переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;
  4.  Просмотреть отчет, выбрав Файл -> Просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).

9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст "Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:

  1.  Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке , а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента вправо. В левую часть поля (подпись) ввести текст "Количество в группе". В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]). Произвести форматирование.

10. Вставить рисунок в заголовок отчета:

  1.  Вставка -> Рисунок -> Из файла. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, выполнить щелчок по кнопке .

11. Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:

  1.  На панели элементов выбрать кнопку , переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью Свободный ввести формулу зte(). Отформатировать поля. Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул:
  2.  Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст "Страница", а в правое =Page. Сохранить отчет.

II Создать сложный отчет, содержащий:

  1.  список сотрудников по подразделениям, имеющих в составе семьи более 1 человека;
  2.  суммарный оклад и средний по подразделениям;
  3.  суммарный оклад по всему предприятию.
  4.  Вид отчета представлен на Рисунке 3.

Список по подразделениям сотрудников,
имеющих в составе семьи более 1 чел.:
 

26.02.01 15:15:00

Фамилия:

Имя:

Отчество:

Должность:

Оклад:

Состав семьи:


Название подразделения: 


Дирекция
 

Царева

Анна

Николаевна

гл.бухгалтер

430

1

Каменева

Татьяна

Дмитриевна

начальник ОК

150

1

Безродный

Владимир

Михайловна

зам.директора

500

1

Архипов

Сергей

Иванович

директор

530

1

Суммарный оклад по подразделению: 

Дирекция 

1610

Средний оклад по подразделению: 

Дирекция 

402,5

Суммарный оклад по предприятию: 

 

1610


Название подразделения: 


уч. кафедра
 

Строков

Олег

Викторович

преподаватель

350

2

Старченко

Светлана

Борисовна

статистик

100

2

Садчиков

Аркадий

Викторович

диспетчер

100

1

Мапошенко

Юрий

Николаевич

специалист

150

2

Бронзов

Станислав

Иванович

преподаватель

350

1

Суммарный оклад по подразделению: 

уч. кафедра 

1050

Средний оклад по подразделению: 

уч. кафедра 

210

Суммарный оклад по предприятию: 

 

2660

Рисунок 3

  1.  В связи с тем, что создаваемый отчет использует информацию из всех трех таблиц базы данных, будем строить отчет на базовом запросе Запрос для отчета, созданном в предыдущей лабораторной работе.

Действия аналогичны действиям, описанным в п. I данной лабораторной работы при создании простого отчета.

1. Начать создание отчета в режиме Конструктор:

Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку . Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных -запрос Запрос для отчета. Нажать Оk.

Вид экрана - как и при создании отчета по п I.2.

2. Установить размеры отчета.

3. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета.

4. Определить поля, по которым будем группировать и сортировать данные:

  1.  Установить группировку по полю Назв подр (название подразделения), порядок сортировки по возрастанию.

5. Добавить области Заголовок группы и Примечание группы;

6. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Область данных список всех полей, кроме Назв подр и перенести заголовки колонок таблицы в Верхний колонтитул. Выполнить размещение и форматирование всех полей в областях Верхний колонтитул и Область данных в соответствии с Рисунком 3.

7. Заполнить область Заголовок группы:

8. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Заголовок группы поле Назв подр и изменить содержимое поля подпись (левое поле) на Название подразделения. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3.

9. Заполнить область Примечание группы:

  1.  Переместить из списка полей запроса Запрос для отчета в Примечание группы поле Назв подр 2 раза, расположив связанные поля друг под другом. Изменить название полей подпись (левое поле) на Суммарный оклад по подразделению для первой строки и Средний оклад по подразделению для второй строки;
  2.  Рядом с 1-ой и 2-ой строками создать по одному не заполненному полю, щелкнув сначала на Панели элементов по кнопке , а затем в области Примечание группы в соответствующей строке. Убрать левые поля (подписи), выделив их и затем, щелкнув на кнопке на панели элементов. В верхней строке в поле с надписью Свободный набрать формулу =Sum([Оклад]) (для вычисления суммарного оклада по подразделению) , в нижней - =Avg([Оклад]) (для вычисления среднего оклада по подразделению). Разместить поля с формулами под заголовками соответствующих столбцов;
  3.  Аналогично создать строку для вывода в отчет Суммарного оклада по предприятию в разделе Примечание отчета, создав сначала связанное поле и введя соответствующую подпись и формулу. Для поля с формулой в качестве значения свойства Сумма с накоплением установить значение, отличное Отсутствует.

10. Вставить в раздел Заголовок отчета текст заголовка отчета, а рядом дату и время создания отчета, вставить номер страницы. Для вывода даты и времени использовать в формуле функцию Now().

11. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3. Просмотреть отчет. Сохранить отчет.

Порядок выполнения задания 2

Для создания формы Сотрудник выполнить следующие действия:

  1.  В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке . Появится диалоговое окно Новая форма.
  2.  Выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос выбрать имя таблицы Сотрудник. Выполнить щелчок по кнопке .
  3.  Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид -> Список полей.
  4.  Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей.
  5.  Разместить поля на форме в нужных местах по прилагаемому образцу Рисунок 1.

Рисунок 1

  1.  Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом: Выделяется объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него. Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект. Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши. Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет, изменить значение у свойства Подпись. Затем закрыть окно. Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши. Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка ->Удалить.
  2.  Сохранить форму, выбрав из меню Файл -> Сохранить как... в открывшемся окне выбрать режим сохранения в текущей базе данных, затем щелчок по кнопке .
  3.  Просмотреть форму в режиме Формы, выполнив щелчок по кнопке .
  4.  Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл -> Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.

Аналогичным образом создать формы: Состав семьи и Штатное расписание. 4.3. Создать объединенную форму, включающую две ранее созданные: Сотрудник и Состав семьи.

  1.  В окне БД, при выбранной вкладке Формы, выбрать форму Сотрудник. Она будет основной. Выполнить щелчок по кнопке .
  2.  Расположить окна БД и Конструктора с открытой формой Сотрудник таким образом, чтобы они не перекрывали друг друга.
  3.  В окне БД выбрать форму Состав семьи. Переместить ее в окно формы Сотрудник на свободное место в правой части формы.
  4.  Закрыть форму Сотрудник. Подтвердить сохранение в появившемся на экране окне.

Перейти к вкладке Таблицы, выбрать таблицу Состав семьи, удалить все записи из таблицы. 4.5. Заполнить таблицу Состав семьи, используя для заполнения созданную форму Сотрудник.

  1.  В окне БД выбрать вкладку Формы, выбрать форму Сотрудник, выполнить щелчок по кнопке .
  2.  В открывшемся окне появится форма Сотрудник, содержащая первую запись таблицы Сотрудник - Рисунок 2.

Рисунок 2

  1.  Раздел формы Состав семьи будет незаполненным. Для заполнения выполнить щелчок в окне ввода первого элемента формы Состав семьи. Информацию брать из Таблицы.1. Для перехода к следующему полю используется клавиша Enter. Ввести информацию в следующее поле и.т. д.
  2.  Если в составе семьи сотрудника несколько человек, для перехода к следующей записи Состав семьи использовать кнопки, расположенные в нижней части формы. Кнопка со стрелкой вправо - движение вперед, со стрелкой влево - в обратном направлении. Заполнив информацию о всех членах семьи сотрудника, перейти к следующей записи таблицы Сотрудник, используя аналогичные кнопки в окне формы Сотрудник. Заполнить для него информацию о составе семьи и т.д., пока не будут внесена информация о составе семьи для всех сотрудников. Закрыть форму Сотрудник.

Просмотреть заполненную таблицу Состав семьи в режиме Таблица. Убедиться, что все записи, помещенные в таблицу верны. При необходимости внести изменения в данные таблицы. Закрыть таблицу. Подтвердить сохранение произведенных изменений.

Идент код

Отношени>

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рожд

1314152347

отец

Старченко

Николай

Иванович

12/01/1917

1314152347

мать

Старченко

Людмила

Яковлевна

25/12/1920

1545678990

сын

Архипов

Дмитрий

Сергеевич

01/091988

1748576413

муж

Царев

Петр

Алексеевич

14/11/1948

1934789231

муж

Каменев

Александр

Иванович

15/02/1952

1955443781

дочь

Безродная

Алла

Владимировна

24/06/1991

2014654788

мать

Садчикова

Мария

Ивановна

29/04/1930

2055894321

дочь

Бронзова

Инна

Станиславовна

15/12/1998

2178943214

сын

Мапошенко

Игорь

Юрьевич

22/06/1992

2178943214

сын

Мапошенко

Владимир

Юрьевич

23/08/1995

2233668943

дочь

Строкова

Юлия

Олеговна

28/07/1985

2233668943

дочь

Строкова

Наталия

Олеговна

14/03/1990


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

65968. Бюджетный дефицит 17.78 KB
  Различают структурный фактический и циклический дефициты. Структурный дефицит рассчитан: для экономики находящейся на естественном уровне национального продукта и естественном уровне безработицы; и при существующих законах о ставках налогов и размеров трансфертных платежей.
65973. ФИНАНСЫ И ФИНАНСОВАЯ СИСТЕМА 170 KB
  Есть понятия простое воспроизводство и расширенное. Государство активно участвует в процессе расширенного воспроизводства. Расширенное воспроизводство включает в себя воспроизводство основных фондов (здания, сооружения), воспроизводство рабочей силы...
65974. Приватизация: формы, методы, способы 33.5 KB
  В более узком понимании приватизация имеет место лишь тогда когда государство перестает быть основным собственником а покупателями или владельцами долей выступают частные лица или предприятия с преобладающим частным капиталом.
65975. Бюджетный федерализм в России 19.65 KB
  Сфера бюджетного федерализма его принципы и модели в полной мере распространяется на: межбюджетные отношения: бюджетное устройство; бюджетную систему. Существующий механизм бюджетного федерализма в России тяготеет к централизованному типу бюджетного устройства.