41880

Создание документов с помощью функции слияния

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Принцип слияния: при подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основной документ вставляются поля подстановки или поля слияния в которые затем и помещаются переменные данные в результате чего образуется готовый документ. Во время слияния MS Word строит на основе этих файлов множество необходимых документов.

Русский

2013-10-26

202.6 KB

52 чел.

Лабораторная работа «Создание документов с помощью функции слияния»

Лабораторная работа

 Создание документов с помощью функции слияния

Часто требуется напечатать несколько документов, незначительно отличающихся друг от друга.

Чтобы не копировать один документ несколько раз, возможность создавать серийные документы. Такое средство для создания серийных документов, в которые можно вставлять переменную информацию, называется слиянием.

Принцип слияния: при подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основном документе содержится стандартный текст, который помещается в каждый экземпляр документа. Затем подготавливается база данных или источник данных, включающие информацию, которая в каждом отдельном экземпляре будет различной, например, фамилии, телефоны, адреса и т.д. (так называемый список различий).

В основной документ вставляются поля подстановки или поля слияния, в которые затем и помещаются переменные данные, в результате чего образуется готовый документ.

Во время слияния MS Word строит на основе этих файлов множество необходимых документов.

В качестве источника данных может служить документ MS Word, электронные таблицы, таблицы СУБД.

Задание

Необходимо создать письмо от туроператора турагентствам об изменении расчетного счета. Список турагентств находится в файле Excel. Письмо должно выглядеть, примерно так:

Для создания письма:

  1.  Создайте основной документ. Введите в него только постоянную часть текста (ту, что выделена жирным шрифтом, без фрагментов с серой заливкой).

  1.  Сохраните документ в своей рабочей папке с именем Информация.
  2.  Щелкните мышью после слова Турагентство.
  3.  Вкладка Рассылки – группа команд Начать слияние – кнопка Начать слияниеПошаговый мастер слияния. Эта команда позволит создать полный основной документ и файл источника данных.
  4.  На панели Слияние (справа на экране):
  5.  Выбор типа документаПисьма - Далее. Открытие документа
  6.  Выбор документаТекущий документДалее. Выбор получателей
  7.  Выбор получателейИспользование списка 

Существующий списокОбзор

В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных выберите диск и папку, в которой хранится файл Список турагентств.xlsx. Щёлкните по имени файла и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне Выберите таблицу выделите таблицу Список турагентств и нажмите ОК. В окне Получатели слияния щелкните ОК Лист1 - ОК.

Далее. Создание письма

  1.  Создание письма.  Далее. Просмотр писем.
  2.  Просмотр писем. Далее. Завершение слияния.
  3.  Завершение слияния. Средство слияния подготовлено для создания писем. Закройте панель Слияние.
  4.  Теперь в основной текст добавим специальные поля, вместо которых на этапе слияния будут подставлены конкретные значения. Добавим в основной текст поле слияния и поле слияния Word (Обращение). Для этого:
  5.  вкладка Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полейВставить поле слиянияТурагентство (в тексте после слова Турагентство должно появиться название первого турагентства);
  6.  установите курсор на пустую строку между Турагентством и  предложением Сообщаем вам;
  7.  вкладка Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полей  - кнопка Правила - IFTHENELSE («Условное поле»). В открывшемся диалоговом окне Вставка поля IF введите следующее (см. рисунок) и нажмите ОК.

  1.  Создание основного документа и источника данных закончено. С помощью кнопок на вкладке Рассылки – группа команд Просмотр результатов - Предыдущая запись и Следующая запись можно перейти к другим записям источника данных и просмотреть различные варианты приглашения.

Отформатируйте получившееся приглашение. Результат может быть, примерно, таким:

  1.  Для рассылки писем по электронной почте или по факсу этого будет достаточно. Но если необходимо распечатать все эти письма сразу, то использовать ту форму, какую имеем сейчас – неудобно (перед печатью каждого экземпляра, необходимо менять название турагентства вручную). Для распечатки всех писем удобнее будет сформировать единый документ, где на каждом листе будет находиться новое письмо.
  2.  Сначала нажмите клавишу Enter после номера расчетного счета. Создайте новый файл: вкладка Рассылки – группа команд ЗавершитьНайти и объединитьИзменить отдельные документы. В окне Составные новые документы активизируйте переключатель Все, нажмите ОК.
  3.  В новом файле каждое письмо будет занимать новый лист! Посмотрите, сколько писем получилось,  и сохраните документ в своей папке на диске с именем Рассылка.

Самостоятельно

Создайте новогодние поздравления депутата своим избирателям. Примерно, поздравление  может выглядеть так:

Сведения об избирателях находятся в файле Список избирателей.xlsx. Картинки с новогодней тематикой в папке Картинки.

  1.  Для того чтобы при обращении к мужчинам выводилось Уважаемый, а при обращении к женщинам Уважаемая на вкладке Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полей  - кнопка Правила - IFTHENELSE («Условное поле»), в открывшемся диалоговом окне Вставка поля IF введите соответствующие условия для пола Пол.
  2.  На проверку представьте два файла – для рассылки по электронной почте (факсу) и для печати на принтере.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

8775. ТСР (Transmission Control Protocol) протокол 41 KB
  TCP пакет ТСР (Transmission Control Protocol) протокол обеспечивает сквозную доставку данных прикладным процессам на взаимодействующих по сети узлах. ТСР - надёжный потоковый протокол с установлением соединения и последующим двунаправленны...
8776. Электронная почта (E-mail) 39.5 KB
  E-mail Электронная почта (E-mail) - один из старейших и наиболее распространённых сетевых сервисов, популярных как в локальных, так и глобальных сетях. Система электронной почты появилась в 1982 г. как сервис предка Internet сети ARPANET. Эта с...
8777. DNS Задача разрешения имен подразумевает определение IP адреса узла 44.5 KB
  DNS Задача разрешения имен подразумевает определение IP адреса узла по его символьному имени и определение символьного имени по заданному IP адресу. Исторически первый, но до сих пор действующий механизм разрешения имен связан с прямым заданием табл...
8778. NAT (Network Address Translation - трансляция сетевых адресов) 50.5 KB
  NAT, Proxy NAT (Network Address Translation - трансляция сетевых адресов) реализует преобразование (подмену) IP адресов локальных сетей во внешние IP адреса глобальной сети Internet...
8779. VLAN (Virtual Local Area Network) и VPN (Virtual Private Network) 38 KB
  VLAN, VPN. VLAN(Virtual Local Area Network) иVPN(Virtual Private Network)- два популярных способа решения задачи построения независимых сетей, использующих общие физические линии связи в локальны...
8780. Сети ФЭУ 47 KB
  Сети ФЭУ Серверы сети Novell (Net Ware 5.0): S1FEM, S2FEM, S3FEM Серверысети Microsoft (MS Windows 2000 server): NTS1, NTS2 Серверы приложений: TS (MSWindows 2000 server) – терминальный сервер Appsrv (MS Windows...
8781. Адресация в IP сети 51.5 KB
  Адресация в IP сети В IP сетях используют три типа: физические адреса узлов – MAC адреса (физический уровень) сетевые адреса - IP адреса (сетевой/транспортный уровень) символьные адреса - DNS (Domain Name...
8782. SIP (Session Initiation Protocol) - ориентированный на операторов глобальной сети Internet протокол IEFT для IP-телефонии 54 KB
  SIP SIP(Session Initiation Protocol)- ориентированный на операторов глобальной сети Internet протокол IEFT для IP-телефонии. IEFT (Internet Engineering Task Force) - тактическая группа проектирования Interne...
8783. Файловая система UNIX 57.5 KB
  Файловая система UNIX. Одними из базовых принципов UNIX являются: представление всех объектов, включая устройства, как файлов взаимодействие с файловыми системами разных типов, в том числе NFS. Сетевая файловая система NF...