41880

Создание документов с помощью функции слияния

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Принцип слияния: при подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основной документ вставляются поля подстановки или поля слияния в которые затем и помещаются переменные данные в результате чего образуется готовый документ. Во время слияния MS Word строит на основе этих файлов множество необходимых документов.

Русский

2013-10-26

202.6 KB

47 чел.

Лабораторная работа «Создание документов с помощью функции слияния»

Лабораторная работа

 Создание документов с помощью функции слияния

Часто требуется напечатать несколько документов, незначительно отличающихся друг от друга.

Чтобы не копировать один документ несколько раз, возможность создавать серийные документы. Такое средство для создания серийных документов, в которые можно вставлять переменную информацию, называется слиянием.

Принцип слияния: при подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основном документе содержится стандартный текст, который помещается в каждый экземпляр документа. Затем подготавливается база данных или источник данных, включающие информацию, которая в каждом отдельном экземпляре будет различной, например, фамилии, телефоны, адреса и т.д. (так называемый список различий).

В основной документ вставляются поля подстановки или поля слияния, в которые затем и помещаются переменные данные, в результате чего образуется готовый документ.

Во время слияния MS Word строит на основе этих файлов множество необходимых документов.

В качестве источника данных может служить документ MS Word, электронные таблицы, таблицы СУБД.

Задание

Необходимо создать письмо от туроператора турагентствам об изменении расчетного счета. Список турагентств находится в файле Excel. Письмо должно выглядеть, примерно так:

Для создания письма:

  1.  Создайте основной документ. Введите в него только постоянную часть текста (ту, что выделена жирным шрифтом, без фрагментов с серой заливкой).

  1.  Сохраните документ в своей рабочей папке с именем Информация.
  2.  Щелкните мышью после слова Турагентство.
  3.  Вкладка Рассылки – группа команд Начать слияние – кнопка Начать слияниеПошаговый мастер слияния. Эта команда позволит создать полный основной документ и файл источника данных.
  4.  На панели Слияние (справа на экране):
  5.  Выбор типа документаПисьма - Далее. Открытие документа
  6.  Выбор документаТекущий документДалее. Выбор получателей
  7.  Выбор получателейИспользование списка 

Существующий списокОбзор

В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных выберите диск и папку, в которой хранится файл Список турагентств.xlsx. Щёлкните по имени файла и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне Выберите таблицу выделите таблицу Список турагентств и нажмите ОК. В окне Получатели слияния щелкните ОК Лист1 - ОК.

Далее. Создание письма

  1.  Создание письма.  Далее. Просмотр писем.
  2.  Просмотр писем. Далее. Завершение слияния.
  3.  Завершение слияния. Средство слияния подготовлено для создания писем. Закройте панель Слияние.
  4.  Теперь в основной текст добавим специальные поля, вместо которых на этапе слияния будут подставлены конкретные значения. Добавим в основной текст поле слияния и поле слияния Word (Обращение). Для этого:
  5.  вкладка Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полейВставить поле слиянияТурагентство (в тексте после слова Турагентство должно появиться название первого турагентства);
  6.  установите курсор на пустую строку между Турагентством и  предложением Сообщаем вам;
  7.  вкладка Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полей  - кнопка Правила - IFTHENELSE («Условное поле»). В открывшемся диалоговом окне Вставка поля IF введите следующее (см. рисунок) и нажмите ОК.

  1.  Создание основного документа и источника данных закончено. С помощью кнопок на вкладке Рассылки – группа команд Просмотр результатов - Предыдущая запись и Следующая запись можно перейти к другим записям источника данных и просмотреть различные варианты приглашения.

Отформатируйте получившееся приглашение. Результат может быть, примерно, таким:

  1.  Для рассылки писем по электронной почте или по факсу этого будет достаточно. Но если необходимо распечатать все эти письма сразу, то использовать ту форму, какую имеем сейчас – неудобно (перед печатью каждого экземпляра, необходимо менять название турагентства вручную). Для распечатки всех писем удобнее будет сформировать единый документ, где на каждом листе будет находиться новое письмо.
  2.  Сначала нажмите клавишу Enter после номера расчетного счета. Создайте новый файл: вкладка Рассылки – группа команд ЗавершитьНайти и объединитьИзменить отдельные документы. В окне Составные новые документы активизируйте переключатель Все, нажмите ОК.
  3.  В новом файле каждое письмо будет занимать новый лист! Посмотрите, сколько писем получилось,  и сохраните документ в своей папке на диске с именем Рассылка.

Самостоятельно

Создайте новогодние поздравления депутата своим избирателям. Примерно, поздравление  может выглядеть так:

Сведения об избирателях находятся в файле Список избирателей.xlsx. Картинки с новогодней тематикой в папке Картинки.

  1.  Для того чтобы при обращении к мужчинам выводилось Уважаемый, а при обращении к женщинам Уважаемая на вкладке Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полей  - кнопка Правила - IFTHENELSE («Условное поле»), в открывшемся диалоговом окне Вставка поля IF введите соответствующие условия для пола Пол.
  2.  На проверку представьте два файла – для рассылки по электронной почте (факсу) и для печати на принтере.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

78916. Специфика субъекта СГП 34 KB
  В сфере познания субъект определяет предмет исследования выделяя его как некий срез противостоящего ему объекта а также выстраивает концептуальную и эмпирическую модели познаваемого предмета. В современном познании субъект проектирует ряд условий познания данного предмета проходит основные этапы процесса познания опираясь на те методы которые в наибольшей степени соответствуют характеристикам и самой природе познаваемого объекта. Субъектами социального и гуманитарного познания могут быть как индивиды отдельные исследователи...
78917. Кантовские представления о диалектике теоретического и практического разума 27 KB
  Правда на сами эти предпосылки Кант не покушается: более того он увековечивает их как прирожденные свойства разума. Резкий метафизический разрыв теоретического и практического разума опытных и априорных суждений анализа и синтеза общего и единичного целого и части – весь комплекс противоречий к которым неизбежно приходит метафизическое мышление Кант выставил перед философией как решающую проблему. Их можно только мыслить как условия возможности и науки и нравственности как гарантии теоретического и...
78918. Принципы логики социальных наук Поппера 47.5 KB
  Именно поразительный прогресс естественных наук о котором идет речь в моем первом тезисе постоянно напоминает нам о нашем незнании даже в области естественных наук...
78919. Социокультурное и гуманитарное содержание понятие жизни 26.5 KB
  Все его творения происходят из неспособности создать привычными средствами жизни и на основе ее эволюционных законов живое существо которое превосходило бы человека. Шелер называет странной пессимистичной ложной оказывается однако логически строго последовательной если по объяснению автора разделять дух соответственно разум и жизнь как два метафизических начала но при этом отождествлять дух с техническим интеллектом интеллектом лишенным мудрости а ценности жизни делать высшими ценностями. Фазы...
78920. История как одна из форм проявления жизни 28.5 KB
  История как одна из форм проявления жизни. Фазы развития этой болезни жизни которая зовется человеком в структурном отношении те же самые какие проходят все стареющие и умирающие существа: прогрессирующее преодоление жизненной силы посредством автономизации механизмов которые сам организм высвобождает из себя по мере старения. История общества по Зиммелю есть история нарастающей интеллектуализации рационализации социальной жизни и углубления влияния принципов денежных отношений. Анализу этих форм Зиммель посветил книгу Философия...
78921. Пространство и время в социогуманитарном познании 30.5 KB
  Пространство и время в социогуманитарном познании. Время и пространство важнейшие онтологические характеристики которые являются конституирующими элементами любой картины мира. В классической теории познания сложившейся под влиянием естественнонаучного знания время рассматривалось как форма протекания всех механических органических и психических процессов условие движения изменения и развития будь то пространственное перемещение качественное изменение возникновение или гибель. Такое время объективный параметр процессуальности ...
78922. Понятие хронотипа и его роль в СГН 29 KB
  Культурнохудожественный хронотоп как единство художественного пространствавремени впервые концептуально и методологически раскрыл М. Ядром этих моделей и становится континуум пространствавремени. Время здесь сгущается уплотняется становится художественно зримым; пространство же интенсифицируется втягивается в движение времени сюжета истории. Приметы времени раскрываются в пространстве и пространство осмысливается и измеряется временем.
78923. Коммуникативность как условие создания СГЗ 28.5 KB
  Отдельный ученый индивидуальный субъект познания как правило включен в состав научного коллектива лаборатории кафедры института научного кружка или школы. Общение в формах сотрудничества соавторства и конкуренции научного руководства и ученичества преследует цели достижения взаимопонимания между учеными и в итоге обеспечивает достижение конечного результата получение нового знания. В процессе коммуникации ученых обществоведов и гуманитариев обеспечивается: а социализация молодых ученых усвоение и передача накопленного...
78924. Моральная ответственность за введение научных конвенций 31.5 KB
  Моральная ответственность за введение научных конвенций. Социальный характер конвенций в общественных и гуманитарных науках пытаются обосновать различными способами: посредством их связи с идеалами нормами и оценками имеющими социальное происхождение К. Социальный характер таких конвенций проявляется также в ответственности ученого за их введение изменение или отказ от них. Подробнее специфика конвенций социальногуманитарных наук раскрыта в работах К.