41880

Создание документов с помощью функции слияния

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Принцип слияния: при подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основной документ вставляются поля подстановки или поля слияния в которые затем и помещаются переменные данные в результате чего образуется готовый документ. Во время слияния MS Word строит на основе этих файлов множество необходимых документов.

Русский

2013-10-26

202.6 KB

56 чел.

Лабораторная работа «Создание документов с помощью функции слияния»

Лабораторная работа

 Создание документов с помощью функции слияния

Часто требуется напечатать несколько документов, незначительно отличающихся друг от друга.

Чтобы не копировать один документ несколько раз, возможность создавать серийные документы. Такое средство для создания серийных документов, в которые можно вставлять переменную информацию, называется слиянием.

Принцип слияния: при подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основном документе содержится стандартный текст, который помещается в каждый экземпляр документа. Затем подготавливается база данных или источник данных, включающие информацию, которая в каждом отдельном экземпляре будет различной, например, фамилии, телефоны, адреса и т.д. (так называемый список различий).

В основной документ вставляются поля подстановки или поля слияния, в которые затем и помещаются переменные данные, в результате чего образуется готовый документ.

Во время слияния MS Word строит на основе этих файлов множество необходимых документов.

В качестве источника данных может служить документ MS Word, электронные таблицы, таблицы СУБД.

Задание

Необходимо создать письмо от туроператора турагентствам об изменении расчетного счета. Список турагентств находится в файле Excel. Письмо должно выглядеть, примерно так:

Для создания письма:

  1.  Создайте основной документ. Введите в него только постоянную часть текста (ту, что выделена жирным шрифтом, без фрагментов с серой заливкой).

  1.  Сохраните документ в своей рабочей папке с именем Информация.
  2.  Щелкните мышью после слова Турагентство.
  3.  Вкладка Рассылки – группа команд Начать слияние – кнопка Начать слияниеПошаговый мастер слияния. Эта команда позволит создать полный основной документ и файл источника данных.
  4.  На панели Слияние (справа на экране):
  5.  Выбор типа документаПисьма - Далее. Открытие документа
  6.  Выбор документаТекущий документДалее. Выбор получателей
  7.  Выбор получателейИспользование списка 

Существующий списокОбзор

В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных выберите диск и папку, в которой хранится файл Список турагентств.xlsx. Щёлкните по имени файла и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне Выберите таблицу выделите таблицу Список турагентств и нажмите ОК. В окне Получатели слияния щелкните ОК Лист1 - ОК.

Далее. Создание письма

  1.  Создание письма.  Далее. Просмотр писем.
  2.  Просмотр писем. Далее. Завершение слияния.
  3.  Завершение слияния. Средство слияния подготовлено для создания писем. Закройте панель Слияние.
  4.  Теперь в основной текст добавим специальные поля, вместо которых на этапе слияния будут подставлены конкретные значения. Добавим в основной текст поле слияния и поле слияния Word (Обращение). Для этого:
  5.  вкладка Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полейВставить поле слиянияТурагентство (в тексте после слова Турагентство должно появиться название первого турагентства);
  6.  установите курсор на пустую строку между Турагентством и  предложением Сообщаем вам;
  7.  вкладка Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полей  - кнопка Правила - IFTHENELSE («Условное поле»). В открывшемся диалоговом окне Вставка поля IF введите следующее (см. рисунок) и нажмите ОК.

  1.  Создание основного документа и источника данных закончено. С помощью кнопок на вкладке Рассылки – группа команд Просмотр результатов - Предыдущая запись и Следующая запись можно перейти к другим записям источника данных и просмотреть различные варианты приглашения.

Отформатируйте получившееся приглашение. Результат может быть, примерно, таким:

  1.  Для рассылки писем по электронной почте или по факсу этого будет достаточно. Но если необходимо распечатать все эти письма сразу, то использовать ту форму, какую имеем сейчас – неудобно (перед печатью каждого экземпляра, необходимо менять название турагентства вручную). Для распечатки всех писем удобнее будет сформировать единый документ, где на каждом листе будет находиться новое письмо.
  2.  Сначала нажмите клавишу Enter после номера расчетного счета. Создайте новый файл: вкладка Рассылки – группа команд ЗавершитьНайти и объединитьИзменить отдельные документы. В окне Составные новые документы активизируйте переключатель Все, нажмите ОК.
  3.  В новом файле каждое письмо будет занимать новый лист! Посмотрите, сколько писем получилось,  и сохраните документ в своей папке на диске с именем Рассылка.

Самостоятельно

Создайте новогодние поздравления депутата своим избирателям. Примерно, поздравление  может выглядеть так:

Сведения об избирателях находятся в файле Список избирателей.xlsx. Картинки с новогодней тематикой в папке Картинки.

  1.  Для того чтобы при обращении к мужчинам выводилось Уважаемый, а при обращении к женщинам Уважаемая на вкладке Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полей  - кнопка Правила - IFTHENELSE («Условное поле»), в открывшемся диалоговом окне Вставка поля IF введите соответствующие условия для пола Пол.
  2.  На проверку представьте два файла – для рассылки по электронной почте (факсу) и для печати на принтере.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

53123. Розв’язування трикутників 214.5 KB
  Мета: формувати вміння і навички розвязування трикутника за трьома його основними елементами; повторити теореми синусів косинусів та наслідки з них; повторити основні типи задач на обчислення елементів довільних трикутників; розвивати пошукову пізнавальну активність учнів логічне мислення уяву звязне мовлення; виховувати самостійність наполегливість впевненість у собі інтерес до предмету. Сторону трикутника пропорційні до синусів протилежних кутів теорема синусів. Квадрат сторони трикутника дорівнює сумі...
53125. Збірник завдань для тематичної атестації з геометрії для класів з поглибленим вивченням математики. Геометрія 8 клас 1.3 MB
  Збірник є дидактичним матеріалом з геометрії для 8 класу з поглибленим вивченням математики. Він містить 8 контрольних робіт в двох варіантах, за структурою наближених до атестаційної роботи в 9 класі.
53126. ДИФФЕРЕНЦИРОВАННОЕ ОБУЧЕНИЕ НА УРОКАХ ГЕОГРАФИИ 173 KB
  Карточки-задания при изучении темы Экономические районы Украины 9 класс Карточка №1 1. Карточка №2 1. Самый высокий уровень социально-экономического развития у района: а Северо-Восточного; б Приднепровского; в Донецкого Карточка №3 1 Проведите примерную границу между областями. Каковы...
53127. Einkufe und Ernährung. Wiederholung 29.5 KB
  Wir haben schon viel an diesem Thema gearbeitet und heute veranstalten wir an der Stunde einen Wettbewerb. Ich teile die Klasse in zwei Mannschaften und ihr erfüllt im Laufe der Stunde verschiedene Aufgaben. F?r jede richtige Aufgabe bekommt ihr einen Punkt. Welche Mannschaft hat mehr Punkten (B?lle), ist der Sieger.
53128. Збірник граматичних вправ з німецької мови для 6 класу 440.5 KB
  Sie waren jung und hatten Spaß! Präsens Heute bin ich alt und habe graue Haare. Perfekt Ich bin auch mal jung gewesen und habe keine grauen Haare gehabt. Präteritum Ich war auch mal jung und hatte keine grauen Haare.
53129. Внеклассное мероприятие по немецкому языку «Рождество в Германии» 1.31 MB
  Ведущий 1: Guten Tag, liebe Freunde! Heute feiern wir der hellste Tag - Weihnachten! Heute ist der schönste Tag im ganzen Jahr. Das ist der Weihnachtstag- Wie glänzt der Christbaum hell und klar. Wie freut sich die Kinderschar.
53130. Частини тіла (5 клас) 192.5 KB
  Heute beginnen wir ein neues Thema „Der Mensch“. Wir lernen, wie alle Körperteile heißen. Zuerst hört ihr ein Gedicht und sprecht nach.
53131. Федеративна Республіка Німеччина 70.5 KB
  Частина світу сторона світу країни карлики 25 держав колонізатори країни Західної Європи. Число Андрій Шевченко чудеса світу країни великий Велика сімка. Мотивація навчальної діяльності При знайомстві з регіоном Західної Європи ми зясували що країни цього регіону входять до числа розвинених країн світу а чотири з них Німеччина Італія Франція Великобританія члени Великої сімки. Інструктивна картка №1 Політологи фізико географи Загальні відомості про країну: назва; площа; форма правління; ...