41880

Создание документов с помощью функции слияния

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Принцип слияния: при подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основной документ вставляются поля подстановки или поля слияния в которые затем и помещаются переменные данные в результате чего образуется готовый документ. Во время слияния MS Word строит на основе этих файлов множество необходимых документов.

Русский

2013-10-26

202.6 KB

59 чел.

Лабораторная работа «Создание документов с помощью функции слияния»

Лабораторная работа

 Создание документов с помощью функции слияния

Часто требуется напечатать несколько документов, незначительно отличающихся друг от друга.

Чтобы не копировать один документ несколько раз, возможность создавать серийные документы. Такое средство для создания серийных документов, в которые можно вставлять переменную информацию, называется слиянием.

Принцип слияния: при подготовке серийного документа используются файл с основным документом и файл источника данных. В основном документе содержится стандартный текст, который помещается в каждый экземпляр документа. Затем подготавливается база данных или источник данных, включающие информацию, которая в каждом отдельном экземпляре будет различной, например, фамилии, телефоны, адреса и т.д. (так называемый список различий).

В основной документ вставляются поля подстановки или поля слияния, в которые затем и помещаются переменные данные, в результате чего образуется готовый документ.

Во время слияния MS Word строит на основе этих файлов множество необходимых документов.

В качестве источника данных может служить документ MS Word, электронные таблицы, таблицы СУБД.

Задание

Необходимо создать письмо от туроператора турагентствам об изменении расчетного счета. Список турагентств находится в файле Excel. Письмо должно выглядеть, примерно так:

Для создания письма:

  1.  Создайте основной документ. Введите в него только постоянную часть текста (ту, что выделена жирным шрифтом, без фрагментов с серой заливкой).

  1.  Сохраните документ в своей рабочей папке с именем Информация.
  2.  Щелкните мышью после слова Турагентство.
  3.  Вкладка Рассылки – группа команд Начать слияние – кнопка Начать слияниеПошаговый мастер слияния. Эта команда позволит создать полный основной документ и файл источника данных.
  4.  На панели Слияние (справа на экране):
  5.  Выбор типа документаПисьма - Далее. Открытие документа
  6.  Выбор документаТекущий документДалее. Выбор получателей
  7.  Выбор получателейИспользование списка 

Существующий списокОбзор

В открывшемся диалоговом окне Выбор источника данных выберите диск и папку, в которой хранится файл Список турагентств.xlsx. Щёлкните по имени файла и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне Выберите таблицу выделите таблицу Список турагентств и нажмите ОК. В окне Получатели слияния щелкните ОК Лист1 - ОК.

Далее. Создание письма

  1.  Создание письма.  Далее. Просмотр писем.
  2.  Просмотр писем. Далее. Завершение слияния.
  3.  Завершение слияния. Средство слияния подготовлено для создания писем. Закройте панель Слияние.
  4.  Теперь в основной текст добавим специальные поля, вместо которых на этапе слияния будут подставлены конкретные значения. Добавим в основной текст поле слияния и поле слияния Word (Обращение). Для этого:
  5.  вкладка Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полейВставить поле слиянияТурагентство (в тексте после слова Турагентство должно появиться название первого турагентства);
  6.  установите курсор на пустую строку между Турагентством и  предложением Сообщаем вам;
  7.  вкладка Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полей  - кнопка Правила - IFTHENELSE («Условное поле»). В открывшемся диалоговом окне Вставка поля IF введите следующее (см. рисунок) и нажмите ОК.

  1.  Создание основного документа и источника данных закончено. С помощью кнопок на вкладке Рассылки – группа команд Просмотр результатов - Предыдущая запись и Следующая запись можно перейти к другим записям источника данных и просмотреть различные варианты приглашения.

Отформатируйте получившееся приглашение. Результат может быть, примерно, таким:

  1.  Для рассылки писем по электронной почте или по факсу этого будет достаточно. Но если необходимо распечатать все эти письма сразу, то использовать ту форму, какую имеем сейчас – неудобно (перед печатью каждого экземпляра, необходимо менять название турагентства вручную). Для распечатки всех писем удобнее будет сформировать единый документ, где на каждом листе будет находиться новое письмо.
  2.  Сначала нажмите клавишу Enter после номера расчетного счета. Создайте новый файл: вкладка Рассылки – группа команд ЗавершитьНайти и объединитьИзменить отдельные документы. В окне Составные новые документы активизируйте переключатель Все, нажмите ОК.
  3.  В новом файле каждое письмо будет занимать новый лист! Посмотрите, сколько писем получилось,  и сохраните документ в своей папке на диске с именем Рассылка.

Самостоятельно

Создайте новогодние поздравления депутата своим избирателям. Примерно, поздравление  может выглядеть так:

Сведения об избирателях находятся в файле Список избирателей.xlsx. Картинки с новогодней тематикой в папке Картинки.

  1.  Для того чтобы при обращении к мужчинам выводилось Уважаемый, а при обращении к женщинам Уважаемая на вкладке Рассылки – группа команд Составление документа и вставка полей  - кнопка Правила - IFTHENELSE («Условное поле»), в открывшемся диалоговом окне Вставка поля IF введите соответствующие условия для пола Пол.
  2.  На проверку представьте два файла – для рассылки по электронной почте (факсу) и для печати на принтере.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

35324. MS Excel. Структура таблиці. Типи даних. Консолідація да 325.5 KB
  Структура таблиці. Мета:Уміти налаштовувати параметри робочого аркуша вводити текстові числові дані і формули в таблицю редагувати дані форматувати дані і таблиці копіювати формули і таблиці. Яка сума буде на його рахунку через 10 років Відобразити щорічні зміни на рахунку у вигляді таблиці рис. Форматування таблиці.
35325. Побудова діаграм в MS Excel 443 KB
  Запустіть Майстра діаграм і виконайте перший крок: задайте тип і вигляд діаграми. Задайте параметри діаграми. Сформатуйте область діаграми. Активізуйте контекстне меню області діаграми.
35326. Тема: MS ccess. Створення бази даних у вигляді декількох таблиць. 262 KB
  Створення бази даних у вигляді декількох таблиць. План Основні поняття про бази даних. Задача Успішність Створити базу даних з трьох таблиць: Оцінки рис. Оцінки Номер Прізвище Ім'я Мат Інф Фіз Літ Мова 1 Артист Іван 5 5 4 3 3 2 Мицик Орест 3 3 4 4 3 3 Бодак Марта 5 5 5 5 5 4 Пелех Іра 4 4 5 5 5 5 Іваник Микола 5 5 5 4 4 6 Боженко Роман 5 5 4 4 4 7 Ковальчук Лілія 4 4 4 4 4 8 Захарко Оксана 3 3 3 3 3 9 Матвішін Василь 5 5 4 5 4 10 Атарова Леся 3 2 3 3 4 Адреса Номер Прізвище Ім'я Адреса 1 Артист Іван Леніна 32 1 2 Мицик Орест Маликіна 36 2...
35327. Тема: MS PowerPoint. Створення презентацій. 1.45 MB
  Контрольні запитання Яке призначення програми MS PowerPoint Що таке презентація Що може містити слайд Якими способами можна створити слайд Які є режими роботи зі слайдами Як редагують слайд Що таке маркований список Що таке слайд Що таке режим слайдів звичайний 10. Як вставити новий слайд 11. 3 яких елементів може складатися слайд Яке призначення режиму показу слайдів Як вставити звук і відеокліп у слайд Як підвищити рівень елемента списку Для чого використовують анімаційні ефекти...
35328. Монтаж электрооборудования цеха редукторов станкостроительного завода 731.5 KB
  Электромонтажные работы первой стадии предусматривает производство всех подготовительных и заготовительных работ. На этой стадии внутри сооружений и зданий выполняют монтаж опорных конструкций для установки электрооборудования
35329. РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL 860.3 KB
  Призначення: оволодіння засобами виконання основних операцій з дисками дозволить раціонально використовувати диски у повсякденній роботі а в деяких випадках врятувати дані на пошкодженому диску чи просто зробити його знову придатним для роботи. Ход работи Виконати перевірку жорсткого диска С: Пуск Программы Стандартные Служебные Проверка диска . Виконайте стандартну перевірку диска С одержте звіт про виконання. Виконайте повну перевірку диска А одержте звіт про виконання.
35330. Тема: Використання редактора реєстру. 309 KB
  Практична робота №14 Тема: Використання редактора реєстру. Мета: Ознайомитися з редактором реєстру Windows XP навчитися здійснювати пошук інформації в реєстрі а також здійснювати зміни в реєстрі. Індивідуальне завдання Використання редактора реєстру Вправа 1. Дослідження реєстру Зараз ви використаєте Редактор реєстру Regіstry Edіtor для перегляду інформації що втримується в реєстрі.
35331. Основні прийоми роботи в середовищі Windows 8.35 MB
  Призначення: ознайомитися з основними об'єктами робочого столу папками Мій комп'ютер Мережеве оточення Корзина і панеллю задач їх зовнішнім виглядом і змістом навчитися узнавати і змінювати властивості об'єктів Windows. Визначити які диски є на вашому комп'ютері. Взнати інформацією яких комп'ютерів ви можете скористатися при роботі на вашому комп'ютері. В даному випадку не можливо скористатися інформацією інших компютерів.