431

ЭВМ в практических задачах

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Основные сведения о компьютере и работе с ним. Коротко о некоторых других возможностях Microsoft Word. Основные понятия операционной системы Windows. Основные термины и понятия электронной таблицы. Некоторые специальные возможности Microsoft Excel.

Русский

2012-11-11

729.5 KB

12 чел.

ЭВМ в практических задачах

Лекции для студентов технических специальностей

Допущено УМО вузов РФ по образованию в области транспортных машин и транспортно-технологических комплексов в качестве учебного пособия для студентов вузов, обучающихся по специальностям направлений подготовки «Транспортные машины и транспортно-технологические комплексы»,  «Эксплуатация наземного транспорта и транспортного оборудования» и «Организация перевозок и управление

на транспорте»

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 

Основные сведения о компьютере и работе с ним 

Работа с клавиатурой

Работа с мышью

Файл. Каталог

Адрес файла

Microsoft Windows 

Рабочий стол  12

Основные понятия операционной системы Windows  13

Проводник  19

Выделение объектов (файлов, папок, ярлыков) 20

Запуск программ, открытие документов  21

Удаление, копирование, перемещение объектов

(файлов, папок, ярлыков)  21

Работа с дисками  22

Microsoft Word 24

Панели инструментов  25

Подготовка рабочей области  26

Табуляторы  28

Таблицы  31

Обрамление и заполнение  37

Номера страниц  38

Сноски  39

Графические объекты  40

Список 47

Коротко о некоторых других возможностях Microsoft Word 49

Microsoft Excel 63

Рабочая область  63

Приёмы работы 63

Основные термины и понятия электронной таблицы  65

Функции  71

Математические функции  74

Логические функции  83

Диаграммы  86

Некоторые специальные возможности Microsoft Excel  92

Заключение  94

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня нет такой области человеческой деятельности, в которой не применялись бы компьютеры. Прикладные и системные программы, инструментальные системы позволяют использовать компьютер в качестве:

  •  редактора документов (от самого примитивного для личных блокнотов до издательских систем, применяемых для подготовки книг, буклетов, презентаций и т.д.);
  •  графического редактора, позволяющего рисовать как простые, так и достаточно сложные изображения, обрабатывать фотографии, создавать анимационные и видеофильмы;
  •  табличного процессора для любых расчётов (инженерных, бухгалтерских и др.) с последующим созданием всех необходимых таблиц, графиков, рисунков, слайд-шоу;
  •  системы управления базами данных для обработки больших информационных массивов;
  •   системы автоматизированного проектирования для черчения и конструирования различных деталей, узлов, механизмов, машин;
  •  переводчика и словаря;
  •  музыкального редактора для написания и прослушивания музыкальных композиций.

Это далеко не полный перечень возможностей современного компьютера. С помощью устройств, подключаемых к компьютеру, он может служить:

  •  как средство связи – телефон, факс, почта, телеграф и т.д.;
  •  для просмотра и прослушивания теле- и радиопередач, видео- и аудиодисков;
  •  в качестве справочника, учителя (обучающие программы) и т.д.

Это пособие предназначен для студентов технического высшего учебного заведения, будущая профессиональная деятельность которых связана с наземным транспортом. Студенты этих специальностей являются только пользователями компьютера. В своей будущей работе большинство из них будут применять компьютер при подготовке деловых бумаг с достаточно несложными вычислениями.

В пособии кратко изложены некоторые наиболее часто используемые возможности трёх программных продуктов фирмы Microsoft: операционных систем Windows, текстового редактора Word, табличного процессора Excel. В настоящее время это наиболее распространённые и широко применяемые такого рода программы. Установка этого программного обеспечения на компьютер в пособии не рассматривается.

Изучение пособия поможет справиться с заданиями по дисциплине, использовать полученные знания при подготовке курсовых и дипломных проектов, в дальнейшей практической работе после окончания учебного заведения. Для более подробного и основательного изучения компьютерных программ, их установки на компьютер необходимо постоянное изучение специальных книг и справочников.

ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ О КОМПЬЮТЕРЕ И РАБОТЕ С НИМ

Работа с клавиатурой

Клавиатура предназначена для ввода необходимой пользователю информации в компьютер.

Клавиатура содержит следующие клавиши:

  •  алфавитно-цифровые;
  •  функциональные;
  •  управления курсором;
  •  специальные;
  •  цифровые.

Кроме того, на клавиатуре находятся три индикатора режимов.

С помощью алфавитно-цифровых клавиш в компьютер вводятся алфавитно-цифровые символы (строчные, прописные) установленного языка, пробел между символами, а также специальные символы – кавычки «», различные скобки ()[]{}, апостроф `, тильда ~, восклицательный знак !, вопросительный знак ? и т.д.

Функциональные клавиши  F1…F12 располагаются в верхней части клавиатуры и предназначены для осуществления определённых действий в зависимости от программы  и операционной системы, которая в данный момент  является текущей. Например, в большинстве операционных систем и программ нажатием клавиши F1 на экран вводится встроенный справочник по текущей программе.

Клавиши управления курсором предназначены для перемещения указателя текущего места (курсора) или для «перелистывания». Располагаются они справа от алфавитно-цифровых клавиш в виде двух блоков:

  •  верхнего из шести клавиш – четыре клавиши управления курсором Home в начало, Endв конец, PageUpстраница вверх, PageDownстраница вниз и две специальные клавиши Insert, Delete, о которых будет сказано ниже;
  •  нижнего из четырёх клавиш направления перемещения курсора – вправо     , влево      ,  вверх    ,  вниз    .

К специальным клавишам относятся клавиши:

Enter «ввод» – для начала выполнения компьютером заданной команды;

Escape – «убегать» – для отмены выполнения компьютером заданной команды;

Insert – «вставка» – для включения/выключения режимов Вставка/замена;

Delete – «удаление» – для удаления текущего символа;

Backspace – «шаг назад» – для удаления символа слева от текущего;

CapsLock  –  для фиксации режима прописных букв;

Tab  для перемещения курсора печати в позицию маркёра табуляции.

Клавиши Ctrl, Alt, Shift предназначены для изменения значений других клавиш. Нажимаются эти клавиши только в сочетании с другими клавишами. Например, при нажатии на клавишу Shift в сочетании с любой алфавитно-цифровой клавишей на экран вводятся прописные буквы или символы верхнего регистра. Если при этом включена клавиша CapsLock, то будут вводиться строчные буквы, то есть противоположные обычному режиму. Комбинация клавиш Ctrl + Alt + Delete производит перезагрузку компьютера. С помощью комбинации клавиш в каждой компьютерной программе осуществляются определённые действия. Если нажать только на любую из этих клавиш Ctrl, Alt, Shift, то ничего происходить не будет. Эти клавиши дублируются и находятся слева и справа от самой большой клавиши Пробел. 

Различные программы по-разному используют как одни и те же клавиши, так и комбинации клавиш.

Цифровые клавиши расположены справа на клавиатуре в виде блока. В этом блоке кроме цифровых находятся клавиши Enter, +, , *, /. Предназначен этот блок для ввода цифр и арифметических действий при включенной клавише NumLock и для управления курсором, а также включения/выключения режима Вставка/замена (клавиша Insert) и удаления текущего символа (клавиша Delete) при включенной клавише NumLock.

Три индикатора NumLock, CapsLock, ScrollLock, расположенные в правом верхнем углу над блоком цифровых клавиш, загораются и гаснут при нажатии на  одноимённые клавиши. Если индикатор горит, то соответствующий режим включен.

Кроме вышеперечисленных клавиш на современной клавиатуре находятся: дублированная клавиша Windows слева и справа от клавиши Пробел и клавиша Контекстное меню, расположенная рядом с правой клавишей Windows.

Клавиша Windows включает кнопку Пуск на Панели задач в операционных системах Windows 95, Windows 98. Клавиша Контекстное меню выводит на экран окно контекстного меню текущей программы в операционных системах Windows 95, Windows 98 и последующих версиях.

Работа с мышью

Мышь предназначена для управления работой компьютера: ввод/вывод, копирование/удаление, включение/выключение, перетаскивание/выделение и т.д. Как правило, у стандартной мыши действуют только две крайние клавиши – левая и правая, назначение и работа у них различны. При настройке можно поменять функции левой и правой клавиш.

Для работы с мышью необходимо указатель мыши (курсор) установить на нужный объект (значок, имя, элемент управления, выделяемый фрагмент, граница изменяемого размера и т.д.) и затем произвести необходимые манипуляции. Довольно часто курсор мыши выглядит в виде стрелки, направленной остриём вверх-влево «», но в зависимости от ситуации (конкретное приложение, конкретная манипуляция) может иметь другие формы.

Основные приёмы работы с мышью:

  •  указание объекта (выделение) – перемещение мыши без нажатия на клавиши и остановка курсора на нужном объекте. При этом, как правило, появляется всплывающая подсказка об объекте;
  •  щелчок (click) – быстрое однократное нажатие на клавишу с последующим отпусканием её. При нажатии на левую клавишу происходит либо указание объекта, либо его запуск. При нажатии на правую клавишу вызывается контекстное меню;
  •  двойной щелчок (double click) – двойное быстрое нажатие и отпускание левой клавиши без смещения мыши. Производится для запуска объекта;
  •  перемещение объекта (drag and drop) – нажатием на левую или правую клавиши переместить указанный курсором объект на новое место, не отпуская до тех пор клавиши. Эта манипуляция используется также для копирования объекта, для изменения размеров объектов, для выделения фрагмента (текст, ячейки, объекты и т.д.).

Для выделения нескольких объектов можно использовать одновременно мышь и клавиатуру. Для этого используются клавиши Shift и Ctrl. Для выделения всех объектов в диапазоне устанавливаем курсор мыши на первый объект, нажимаем клавишу Shift и, не нажимая клавиш мыши, устанавливаем курсор мыши на последний объект этого диапазона. Для выделения нескольких выборочных объектов устанавливаем курсор мыши на первый объект, нажимаем клавишу Ctrl и, не нажимая клавиши мыши, начинаем указывать курсором нужные объекты.

Файл. Каталог

Файлом называется область с именем на носителе (жёстком или гибком диске, CD-диске и т.д.), в которой хранится информация: программы, документы и др.

Каталогом называется именованное место на носителе, в котором хранится информация о файле, а именно: имя, размер, время и дата создания или обновления, тип. Таким образом, каталог это файл специального вида.

Если провести аналогию с библиотекой книг, то файлы – это книги, каталог – это картотека, с помощью которой можно узнать данные о книге, а операционная система – библиотекарь, который найдёт  нужную книгу на полке.

В операционной системе Windows 95 и следующих версиях Windows появляется термин Папка. Папка и каталог – не совсем  одно и то же. Папка может содержать файлы, приложения, другие папки.

Имя файла и папки состоит из двух частей, разделённых точкой: на первом месте стоит собственно имя, на втором – расширение. Как правило, в имени папки расширение не используют.  Расширение может содержать не более трёх символов. Каждое приложение работает с файлами, имеющими определённое расширение, которое создаёт само приложение при сохранении файла. Например, текстовый редактор Microsoft Word работает с файлами, имеющими расширение *.doc,  табличный процессор Microsoft Excel – с файлами, имеющими расширение *.xls. Многие программы, например программы на Паскале, Бейсике, Си, Фортране и т. д., позволяют по расширению вызвать соответствующую программу и загрузить в неё сразу необходимый файл. Существуют специальные расширения, например:

  •  *.com, *.exe – расширения исполняемых файлов, то есть готовых  к выполнению программы;
  •  *.bat – расширение командного файла;
  •  *.sys – расширение системного файла;
  •  *.bak – расширение копии файла, созданного до изменения, и т. д.

Символ «*» означает любое имя с таким расширением. Этот символ может применяться и вместо расширения, например, «Задание.*», то есть любое расширение с таким именем. Если этот символ записан и вместо имени, и вместо расширения «*.*», то это означает: все файлы в данном каталоге.

В операционной системе Windows 95 и следующих версиях Windows собственно имя файла может содержать до 255 символов. При этом можно использовать практически любые символы за исключением управляющих и некоторых специальных. Чтобы не запоминать, какие именно символы нельзя использовать, старайтесь в имени файла ограничиться буквами и цифрами.

Пример имени файла:

Задание 1 текстового редактора Microsoft Word.doc

Большинство старых программ могут считывать только имена, содержащие не более восьми символов в собственно имени и три символа расширения. Для того чтобы эти приложения могли работать в новых операционных системах Windows 95 и других, предусмотрена автоматическая генерация длинных имён в короткие типа 8.3. Осуществляется это следующим образом:

  •  все строчные буквы заменяются прописными;
  •  из имени удаляются все пробелы;
  •  недопустимые в дисковой операционной системе символы заменяются подчёркиванием;
  •  имя сокращается до шести символов;
  •  в конце имени ставится символ тильда «~» и цифра «1».

Например, имя вышеприведённого файла будет преобразовано в следующее:

ЗАДАНИ ~1.DOC

Любой каталог может являться как подкаталогом, так и надкаталогом. То есть любой каталог может быть зарегистрированным в другом каталоге и в то же время сам содержать другие каталоги, то есть каталоги могут быть вложенными. Корневой каталог, имеющийся на каждом диске, может быть только надкаталогом, то есть самым верхним уровнем иерархической структуры.

В операционной системе Windows 95 и следующих версий различают папки приложений, документов и системные папки.

Адрес файла (путь доступа к файлу)

Полный адрес файла содержит имя диска, имя каталога, имена всех подкаталогов, в которых он зарегистрирован, и, наконец, имя самого файла. Все имена разделены символом «\», а после имени диска сначала идёт символ «:»:

имя диска: \ имена всех подкаталогов \ имя файла

Имя диска содержит одну букву латинского алфавита. Жёсткий диск обозначается буквой с, имена дисководов для гибких дисков начинаются с буквы а. Пример полного адреса:

с: \ Мои документы \ Задания \ Задание 1 текстового редактора

Microsoft Word.doc

Если в пути доступа не указано имя диска или каталога, то это означает, что этот диск или каталог является текущим, то есть в данный момент компьютер работает именно с ним.

Файлы и каталоги (папки) можно копировать, перемещать, удалять как по отдельности, так и несколько выделенных. Эти и другие операции с файлами и каталогами (папками) осуществляются с помощью операционных систем Windows 95, Windows 98 и др.

Кроме имени и расширения файла или каталога (папки) в операционной системе хранятся:

  •  размер файла;
  •  тип;
  •  дата и время создания или изменения;
  •  некоторые величины, называемые атрибутами файла.

Основных атрибутов четыре (рис. 1):

  •  только для чтения;
  •  скрытый;
  •  системный;
  •  архивный.

Атрибуты можно устанавливать, изменять. Операционная система автоматически учитывает состояние атрибута при работе с файлом.

Установка атрибута Только чтение означает, что в этот файл невозможно внести изменения.

Атрибут Скрытый является мерой защиты от случайного или умышленного повреждения файла. При установке такого атрибута операционная система не отображает файл на экране монитора.

Файл с атрибутом Системный изменять нельзя, так как он содержит важные функции для работы самой операционной системы.

В современных операционных системах атрибут Архивный не имеет практического значения. Ранее он предназначался для резервного копирования изменяемых файлов.

Контрольные вопросы

  1.  Какие вы знаете виды клавиш? Назовите назначение каждого вида клавиш.
  2.  Какие клавишы относятся к специальным и для чего каждая из них предназначена?
  3.  Каково назначение и устройство мыши? Опишите основные приёмы работы с ней.
  4.  Что такое файл, каталог и как создаются их длинное и короткое имя?
  5.  Что содержит адрес файла?
  6.  Что хранится в каталоге (папке) и какие вы знаете атрибуты файла?

Библиографический  список

  1.  Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. – 7-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 640 с.
  2.  Степаненко О.С. Персональный компьютер: Учебный курс. – 2-е изд. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2002. – 384 с.
  3.  Информатика: Базовый курс/Под ред. С.В. Симонович и др. – СПб.: Питер, 2004.– 640 с.

Рис. 1. Структура диалогового окна

microsoft Windows 

Windows 95 и следующие версии Windows являются операционными системами, в основном ориентированными на пользователя.

Эти операционные системы многозадачные, то есть обеспечивают:

  •  возможность одновременной или поочерёдной работы нескольких приложений;
  •  возможность обмена данными между приложениями;
  •  возможность совместного использования программных, аппаратных и других ресурсов несколькими приложениями.

Любое приложение для правильной работы должно быть установлено на компьютере. Операционная система Windows 95 и следующие версии Windows берут на себя управление установкой на конкретном компьютере:

  •  распределяют ресурсы между приложениями;
  •  обеспечивают доступ устанавливаемого приложения к драйверам устройств;
  •  формируют общие ресурсы, используемые разными приложениями;
  •  регистрируют приложения и выделенные им ресурсы.

Операционные системы Windows обеспечивают:

  •  взаимодействие с разнообразным аппаратным обеспечением (многочисленные различные видеоадаптеры, звуковые карты, мониторы, принтеры, сканеры, плоттеры и прочее оборудование);
  •  обслуживание компьютера (проверка, «сжатие», кэширование дисков, управление виртуальной памятью);
  •  поддержку функционирования локальной компьютерной сети;
  •  доступ к службам Интернета;
  •  защиту от несанкционированного доступа;
  •  работу с компьютером лицам с физическими недостатками.

Кроме того, современные операционные системы имеют стандартный набор прикладного программного обеспечения для выполнения простейших практических задач:

  •  создание, редактирование  и печать текстовых документов (редактор WordPad);
  •  создание, редактирование и печать простейших рисунков (редактор Paint);
  •  выполнение арифметических и математических расчётов (программа «Калькулятор»);
  •  ведение блокнота (программа «Блокнот»);
  •  создание, приём, передача электронной почты, факсимильных сообщений;
  •  воспроизведение, редактирование звукозаписи, видеозаписи и т.д.

Рабочий стол

При включении компьютера на экране монитора появляется Рабочий стол, являющийся папкой, в которой хранятся ярлыки (файлы с расширением LNK) приложений, документов, а также значки таких системных папок, как Мой компьютер, Мои документы, Корзина и др.

В нижней части экрана расположена Панель задач (рис. 2), если её не переместили. На Панели задач расположена кнопка Пуск 1, запускающая Главное меню,  и несколько значков:

  •  времени 5;
  •  регулятора громкости 3;
  •  индикатора клавиатуры 4;
  •  обозревателя Internet Explorer и др.

Эти значки появятся, если установлены звуковая плата, версии языков и т.д.

Кроме того, на панели задач показаны клавиши всех запущенных приложений 2, поэтому очень легко перейти в любое из них. Необходимо просто щёлкнуть по его кнопке курсором мыши. Активное приложение имеет светлую заливку. На рис. 2 это кнопка приложения Microsoft Word.

Рис. 2. Панель задач

С помощью кнопки Пуск можно запустить нужное приложение, выбрав пункт меню Программы, вызвать один из последних документов, нажав на пункт меню Документы, найти необходимую папку или файл с помощью команды Найти, вызвать учебник по Windows – пункт меню Справка, завершить работу или перегрузить компьютер – Завершение работы и т.д.

Для этого необходимо курсор мыши, который в данном случае выглядит в виде стрелки, направленной остриём вверх-влево, установить на кнопку Пуск и нажать левую клавишу мыши один раз. В появившемся меню выбрать нужный пункт, установив на него курсор мыши. Если в конце строки выбранного пункта изображён знак стрелки «», то появится окно следующего меню, если многоточие «…» или ничего нет, то для продолжения работы необходимо нажать один раз левую клавишу мыши. При отсутствии в конце строки каких-либо знаков на экране появится вызываемый объект, в случае многоточия – диалоговое окно.

Основные понятия операционной системы Windows

Прежде чем приступить к выяснению назначения и форм проводника, уточним, что же такое Значок и Ярлык, какие бывают Окна и структура Окна.

Значок является либо ярлыком, либо графическим представлением объекта, например системной папки Мой компьютер. Если значок является графическим представлением объекта, то при его копировании, удалении или перемещении копируется, удаляется или перемещается сам объект.

Ярлык. Иначе Ярлык можно назвать указателем. Это файл с расширением LNK, с помощью которого можно создать образ любого объекта – приложения, папки, файла – в каком-нибудь другом месте диска, то есть не по тому адресу, где собственно расположен сам объект. Ярлык занимает очень мало места на диске.

Многие значки на Рабочем столе являются Ярлыками так же, как и многие файлы в Главном меню. Отличительной чертой Ярлыка является значок со стрелкой в левом нижнем углу.

С помощью Ярлыка можно легко вызвать любой объект для работы с ним, не зная его действительного адреса. Для этого необходимо установить курсор мыши на этот Ярлык и щёлкнуть левой клавишей мыши один или два раза (в зависимости от установок) или один раз правой клавишей мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Открыть (рис. 3), щёлкнув один раз левой клавишей мыши. На экране монитора появится диалоговое окно ярлыка (см. рис. 1).

Для удаления Ярлыка можно щёлкнуть один раз правой клавишей мыши, когда курсор мыши установлен на нужный Ярлык, и выбрать в появившемся контекстном меню (см. рис. 3) пункт Удалить. При удалении Ярлыка сам объект остаётся не тронутым.

Для создания ярлыка на Рабочем столе необходимо:

  •  Установить курсор мыши на свободное от значков место Рабочего стола.
  •  Нажать правую клавишу мыши.
  •  В появившемся на Рабочем столе окне контекстного меню выбрать пункт Создать .
  •  В появившемся ещё одном окне меню выбрать Ярлык.
  •  На Рабочем столе появится диалоговое окно мастера Создание ярлыка, в командной строке которого записать путь доступа, если он известен пользователю.
  •  Если путь доступа неизвестен, нажать кнопку Обзор.
  •  В появившемся диалоговом окне Обзор выбрать необходимые диск, папку, файл.
  •  Нажать кнопку Открыть. Диалоговое окно Обзор закроется и в командной строке окна мастера Создание ярлыка запишется путь доступа к файлу.
  •  Нажать кнопку Далее.
  •  Если значок файла неизвестен операционной системе, выбрать значок из предложенных в окне и нажать кнопку Далее.
  •  Нажать кнопку Готово.

Ярлык можно создать и на требуемом диске и в нужной папке. Для этого в окне проводника необходимо выбрать диск и папку и произвести вышеперечисленные действия, начиная со второго пункта.

Папка. Назначение папки и типы папок уже описаны выше.

Для создания папки необходимо в окне проводника выбрать диск, на котором требуется создать новую папку. Если создаётся вложенная папка, то после выбора диска раскрыть требуемую папку. Кроме того, папку можно создать и на Рабочем столе.

После выбора места создания папки:

  •  Нажать правую клавишу мыши.
  •  В появившемся контекстном меню выбрать пункт Создать .
  •  В появившемся ещё одном окне меню выбрать Папку.
  •  Набрать имя папки и нажать клавишу Enter.

Окно. В Windows окно является важным объектом, так как при работе с компьютером в этой операционной системе все операции происходят в каком-либо окне. Исключением является работа на Рабочем столе.

По однородности оформления можно выделить следующие типы окон:

  •  диалоговое окно;
  •  окно папки;
  •  окно справки;
  •  окно приложения;
  •  окно документа.

Эти окна одинаковы по оформлению, но имеют некоторые различия по элементам управления. Практически совершенно одинаковы по структуре окна приложения, документа, папки. Окно справки имеет элементы управления и перечисленных окон, и диалогового окна.

На рис. 4 показано окно приложения (папки, документа), которое содержит следующие обязательные элементы:

  •  Заголовок 1 – здесь написано название приложения (папки, документа). Установив курсор мыши в любое место заголовка и нажав левую клавишу мыши, можно переместить всё окно в нужное место на экране монитора. После этого клавишу мыши нужно отпустить.
  •  Кнопка системного меню (значок) 2 расположена в левом углу строки заголовка. Установив курсор мыши на эту клавишу и щёлкнув по левой клавише мыши, вызывают служебное меню, с помощью которого управляют размерами и расположением окна на Рабочем столе.
  •  Кнопки управления окном 3 расположены в правом углу строки заголовка.
  •  кнопка Свернуть окно на панель задач или в левый нижний угол окна приложения, если это окно документа;
  •  кнопка Развернуть окно во весь экран или во всё окно приложения, если это окно документа;
  •  кнопка Закрыть окно прекращает работу с этим приложением (документом, папкой);
  •  кнопка Свернуть окно до прежних размеров. Появляется вместо кнопки Развернуть окно во весь экран.

Для осуществления этих действий необходимо установить курсор мыши на соответствующую кнопку и щёлкнуть левую клавишу мыши.

  •  Строка главного меню 4 предоставляет доступ пользователю ко всем командам приложения (папки). Стандартно первым пунктом Главного меню является Файл, а последним  Справка. Для работы с Главным меню необходимо установить курсор мыши на выбранном пункте и щёлкнуть по левой клавише мыши. На экране монитора появится меню выбранного пункта, с помощью которого можно выполнять требуемые команды, устанавливая на них курсор мыши и щёлкая по левой клавише мыши.
  •  Панель инструментов 5 содержит кнопки наиболее часто используемых команд Главного меню. Как правило, приложения (папки) имеют несколько стандартных панелей инструментов, содержание которых пользователь может изменять. Кроме того, пользователь может создать свою панель инструментов.

Для включения/выключения той или иной панели можно воспользоваться пунктом Главного меню Вид, для чего установить курсор мыши на этот пункт и щёлкнуть левой клавишей. В появившемся меню выбрать команду Панели инструментов и затем в следующем меню включить или выключить необходимую панель, щёлкнув левой клавишей мыши по названию необходимой панели.

  •  Линейка прокрутки 6 предназначена для просмотра содержимого окна. Различают вертикальную и горизонтальную Линейки прокрутки. Просмотр содержимого окна можно осуществлять одним из трёх способов (см. рис. 4):
  •  установив курсор мыши на одну из концевых кнопок, например      ,

щёлкнуть левой клавишей;

  •  установив курсор мыши на движок а, нажать левую клавишу и перетащить движок;
  •  установив курсор мыши выше/ниже или левее/правее движка а, щёлкнуть левой клавишей.

Рис. 4. Структура окна приложения (документа, папки)

  •  Строка состояния 7 предназначена для вывода некоторой информации.
  •  Рабочая область 8, в ней располагается содержимое документа (папки), с которым пользователь работает.

Можно изменять размеры окна по желанию пользователя. Для этого необходимо курсор мыши установить на границе окна – вертикальной, горизонтальной или в любом углу. После того, как он примет вид двухсторонней стрелки        (см. рис. 4), нажать левую клавишу мыши и перетащить выбранную границу окна.

Диалоговое окно и окна справки выглядят несколько иначе. Эти окна имеют только два описанных выше элемента управления: Заголовок и кнопку Закрыть окно (см. рис. 1). Размер таких окон не изменяется.

Общими для большинства из этих окон являются кнопки (см. рис. 1):

закрытие диалогового окна с сохранением всех внесённых изменений значений параметров;

закрытие диалогового окна без сохранения изменений в значениях параметров;

 справка о назначении элементов окна.

Для получения справки необходимо подвести курсор мыши к этой кнопке и щёлкнуть левой клавишей мыши. Затем курсор мыши с появившимся знаком вопроса подвести к интересующему элементу окна и щёлкнуть левой клавишей мыши. На экране монитора возникнет окно с краткой справкой.

Диалоговые окна команды  Открыть  в приложениях  Word, Excel, Access и др. не имеют кнопки                 . Диалоговое окно Завершение работы Windows кнопки  Пуск Панели задач не имеет кнопки        . В некоторых диалоговых окнах, например команды Открыть в приложениях Word, Excel, Access, под Заголовком находится Панель инструментов. 

В диалоговом окне может быть одна или несколько вкладок. Кнопки вкладок располагаются под Заголовком. Например, диалоговое окно Свойства системной папки Мои документы, вызываемое с помощью контекстного меню (см. рис. 2), имеет одну вкладку Папка назначения, пункт меню СервисПараметры приложения Word – 10 вкладок, в диалоговом окне Свойства любого Ярлыка находятся кнопки двух вкладок (см. рис. 1)  Общие и Ярлык. С помощью вкладок можно также узнать некоторую информацию об объекте, например, размер, адрес и т.д. (см. рис. 1), изменить значения параметров объекта, например, во вкладке Вид пункта меню Сервис Параметры приложения Word включить отображение Границ области текста, то есть Полей страницы.

Диалоговые окна содержат кнопки закрепления значений параметров объекта, например, в диалоговом окне Табуляция пункта меню Формат приложения Word кроме уже знакомых кнопок OK и Отмена есть кнопки Установить, Удалить и Удалить все. Также в диалоговых окнах могут находиться кнопки вызова других диалоговых окон, например, вкладка Ярлык диалогового окна Свойства любого ярлыка имеет кнопки вызова окон Найти объект и Изменить значок. 

Проводник

Проводник – это служебная программа, заменившая Диспетчер файлов и Диспетчер программ старых версий Windows. Назначение проводника – доступ к содержимому любой папки; просмотр, копирование, перемещение, удаление любого объекта; запуск любого приложения; открытие и работа с любым документом.

У проводника несколько форм. Он работает даже тогда, когда пользователь его не видит – контекстное меню, появляющееся при щелчке по правой клавише, копирование или перемещение объекта при перетаскивании из окна в окно и т.д.

Окно проводника может быть одно- и двухпанельным (рис. 5).

Панель задач (см. рис. 2) также можно рассматривать как ещё одну форму проводника, поскольку с её помощью можно осуществлять все необходимые действия с объектами:

  •  запуск программ и открытие документов;
  •  создание папок;
  •  копирование;
  •  перемещение;
  •  удаление;
  •  переименование;
  •  создание ярлыков и т.д.

Однако собственно программа Проводник запускается по следующей схеме: Пуск – Программы – Проводник (Explorer).

С помощью пункта Главного меню Вид можно добавить Панели инструментов, отсутствующие на рис. 5, изменить Панель обозревателя. На рис. 5 на Панели обозревателя (левая панель) представлено Дерево каталогов, называемое в Windows 98 Папки.

На правой панели появляется содержимое текущей папки, выделенной цветом на левой панели. В данном случае текущей является системная папка Мой компьютер. 

Если на левой панели рядом с папкой расположен знак    , значит, эта папка имеет вложенные папки. Щелчок левой клавишей мыши на этом знаке разворачивает папку, при этом знак изменяется на    . На рис. 5 папка Мой компьютер развёрнута. В ней находятся свёрнутые папки Диск 3,5 (А:), Диск (С:) и папки Принтеры, Панель управления, не содержащие вложенных папок.

Информация на правой панели может быть представлена в виде Крупных значков, Мелких значков, Списка и Таблицы. Информация о содержимом папки Мой компьютер представлена на рис. 5  в виде Списка.

Рис. 5. Двухпанельное окно

Выделение объектов (файлов, папок, ярлыков)

Выделить можно как один, так и несколько объектов, которые затем в зависимости от необходимости копируют, перемещают, удаляют.

Для того чтобы выделить один объект, необходимо указать на объект курсором мыши. Выделения группы объектов можно производить несколькими способами:

  1.  находясь на Рабочем столе, указать на значок первого объекта. Нажать клавишу Shift и указать на значок последнего в нужном интервале объекта;
  2.  находясь на Рабочем столе, указать на значок первого объекта. Нажать клавишу Ctrl и указывать на значки нужных объектов;
  3.  находясь на Рабочем столе, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская её, выделить значки нужных объектов;
  4.   находясь в окне проводника или папки, воспользоваться одним из трёх вышеописанных способов.

Впрочем, многое при работе на компьютере можно выполнять разными способами, например удаление, копирование, запуск программ, открытие документов и т.д.

Запуск программ, открытие документов

В Windows 95,98 и следующих версиях запустить объект (приложение, документ, программу) можно несколькими способами:

  •  Находясь в проводнике, щёлкнуть на значке объекта правой клавишей мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Открыть.
  •  Находясь в проводнике или диспетчере файлов (расположен в папке Windows), дважды щёлкнуть левой клавишей мыши на значке объекта.
  •  Выбрать из меню Пуск Панели задач пункт Выполнить. Затем найти приложение, либо записав его адрес в строке, либо нажав кнопку Обзор. Щёлкнув по кнопке ОК, запустить объект.
  •  Выбрать из меню Пуск Панели задач пункт Выполнить. Затем перетащить значок объекта (с рабочего стола, из папки, проводника) в диалоговое окно Запуск программы. Щёлкнув по кнопке ОК, запустить объект.
  •  Выбрать объект в меню Пуск Панели задач, используя пункты Программы, Документы, Найти. Щёлкнув по кнопке ОК, запустить объект.
  •  Создать ярлык объекта на рабочем столе. Затем запускать объект либо двойным щелчком левой клавиши мыши, либо щелчком правой клавиши мыши на этом ярлыке.
  •  Поместить значок объекта в папку Автозагрузка, находящуюся в пункте Программы меню Пуск Панели задач. После этого при загрузке Windows объект запустится автоматически.

Удаление, копирование, перемещение объектов

(файлов, папок, ярлыков)

Для удаления объекта (группы объектов) необходимо его выделить. Затем либо нажать клавишу Delete, либо правую клавишу мыши, и в появившемся контекстном меню (см. рис. 3) выбрать пункт Удалить. Объект фактически останется на месте, но путь доступа переместится в системную папку Корзина. Для окончательного фактического удаления объекта необходимо в контекстном меню папки Корзина выбрать пункт Очистить корзину. Для того чтобы не помещать файлы в Корзину, при удалении объекта необходимо держать нажатой клавишу Shift. 

Копирование или перемещение объекта (группы объектов) возможно несколькими методами, как, впрочем, и многое другое.

Во-первых, можно воспользоваться контекстным меню и после выделения объекта или группы объектов нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню (см. рис. 3), в котором выбрать нужный пункт Копировать или Вырезать. При этом объект попадает в обменный буфер. Теперь осталось выбрать место копирования или перемещения. Таким местом может быть любой диск, любая папка, в том числе и Рабочий стол. Этот диск или папку необходимо сделать текущими. Затем нажатием правой клавиши мыши вновь вызывается контекстное меню, в котором выбирается пункт Вставить. При копировании сам объект остаётся на месте, а в новом месте возникает его копия. При вырезании происходит перемещение объекта на новое место. Достоинством такого копирования является возможность создания нескольких копий в разных местах, так как объект находится в буфере обмена.

Во-вторых, можно раскрыть две папки: папку-источник, из которой происходит копирование или перемещение, и папку-приёмник, в которую необходимо скопировать или переместить объект. После этого с помощью мыши производится перетаскивание объекта или группы выделенных объектов. При этом если нажать на клавишу Shift, то произойдёт перемещение объекта.

Есть и другие методы копирования и перемещения объектов.

Работа с дисками

Операционные системы Windows представляют для работы с дисками несколько инструментов, в частности, на данном этапе изучения мы посмотрим, как произвести Форматирование, Проверку и Дефрагментацию диска.

Форматирование дисков – стандартная операция, позволяющая очистить диск от файлов, найти дефекты диска, в том числе и физические, и, таким образом, сделать его вновь пригодным к применению.

Для этого, как всегда, имеется несколько возможностей, из которых самая простая это щёлкнуть правой клавишей мыши по имени диска и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Форматировать. На экране монитора появится диалоговое окно, показанное на рис. 6. В этом окне всё понятно и остаётся только выбрать режим форматирования и щёлкнуть по кнопке Начать.

Для проведения других работ с диском необходимо в контекстном меню диска выбрать пункт Свойства. В этом диалоговом окне нас интересуют две вкладки: Общие и Сервис.

На вкладке Общие можно увидеть полную ёмкость диска, количество занятого и свободного места на диске и некоторую другую информацию.

Вкладка Сервис позволяет обслуживать систему. С её помощью можно осуществлять Проверку, Дефрагментацию и Архивацию диска.

Кнопка Выполнить проверку позволяет выполнять два типа проверок:

  •  стандартная – производится проверка папок и файлов на наличие ошибок;
  •  полная – кроме стандартной проверки, производится проверка поверхности диска.

Рис. 6. Диалоговое окно Форматирование

Здесь можно настроить дополнительные параметры, включающие в том числе автоматическое исправление ошибок. Как и форматирование, эта операция позволяет восстановить рабочее состояние диска, исключив запись объектов на места с физическим дефектом.

Кнопка Выполнить дефрагментацию запускает программу-приложение перекомпоновки файлов: длинные файлы собираются из коротких фрагментов. Это позволяет упростить доступ к файлам и увеличить скорость работы компьютера с файлами, так как нет необходимости искать очередной фрагмент.

Контрольные вопросы

  1.  Что такое Рабочий стол? Что находится на Рабочем столе?
  2.  Что расположено на Панели задач? Как с ней работать?
  3.  Что такое Значок, Ярлык? Как создать/удалить Ярлык, Папку?
  4.  Какие вы знаете типы Окон по однородности оформления?
  5.  Какие обязательные элементы содержит окно приложения (папки, документа)?
  6.  Какие элементы содержат диалоговые окна?
  7.  Расскажите о Проводнике, его назначение, вид и элементы окна.
  8.  Как можно выделить объекты (папки, файлы, значки).
  9.  Какими способами можно запустить объект (запустить программу, открыть документ)?
  10.  Как можно отформатировать диск, выполнить дефрагментацию и проверку диска?

Библиографический  список

  1.  Эффективная работа в Windows 98/К. Симпсон. – СПб.: Питер, 2004. – 783 с.
  2.  Симпсон К., Зихерт К. Эффективная работа с Windows 2000 Professional. – СПб.: Питер, 2002. – 864 с.
  3.  Шалин П.А. Энциклопедия Windows XP. – СПб.: Питер, 2005. – 685 с.
  4.  Мюллер Дж., Нортон П. Полное руководство по Windows 95 Питера Нортона: Пер. с англ. М.: БИНОМ, 1998.784 с.

MICROSOFT WORD

В процессе дальнейшего обучения в академии, а также приступив к выполнению служебных обязанностей после её окончания, вы столкнётесь с необходимостью оформления различного рода записок, документов, создания бланков и т.д. Как правило, такого рода работа требуется в напечатанном виде и часто содержит таблицы, пояснительные схемы, графики, рисунки. Изучая дисциплину «Информатика», вы познакомились уже с текстовым редактором Microsoft Word, с помощью которого можно выполнить эту работу. Вы знаете, что редактор позволяет изменять размер и вид шрифта, писать формулы, создавать таблицы, схемы и рисунки, составлять списки и многое другое. С помощью этого практикума вы продолжите знакомство с текстовым редактором, создавая фрагменты конкретных документов, которые выполнял авторы практикума, работая преподавателями, научными работниками и пр. Кстати, все рисунки данного пособия выполнены с помощью текстового редактора Microsoft Word и каждый из них содержит десятки, а некоторые сотни мелких деталей.

Панели инструментов

Приступая к работе, необходимо обеспечить себя требуемыми инструментами.

Как включить ту или иную панель инструментов, описано в разделе «MICROSOFT WINDOWS» при описании элементов типового окна. Здесь будет показано, как изменить команды в штатных панелях инструментов. Для этого вы можете выбрать пункты Главного меню:

  1.  Вид Панели инструментов  Настройка;
  2.  Сервис – Настройка

или

  1.  установив курсор мыши на любом свободном от команд месте в строках главного меню или любой панели инструментов, нажать правую клавишу мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Настройка.

На экране появится диалоговое окно Настройка, в котором необходимо выбрать вкладку Команды. В левой половине окна этой вкладки вы выбираете нужную категорию, например Формат, в правой – нужную команду, например Верхний индекс. Затем, нажав левую клавишу мыши, перемещаете команду в любую строку панели инструментов и отпускаете клавишу. Команда установится на месте вертикальной линии   , появляющейся в панели инструментов, пока вы удерживаете левую клавишу мыши.

Для того чтобы вернуть команды, установленные разработчиком, необходимо в диалоговом окне Настройка выбрать вкладку Панели инструментов. Затем выделяете восстанавливаемую панель инструментов и в правой половине окна нажимаете кнопку Сброс. В появившемся диалоговом окне Сброс панели нажимаете кнопку OK.

Для создания пользовательской (то есть вашей личной) панели инструментов выбираете Настройка – Панели инструментов – Создать. В появившемся диалоговом окне Создание панели инструментов в строке Панель инструментов печатаете название, нажимаете кнопку OK и наполняете вновь созданную панель необходимыми вам командами уже известным вам способом.

Панели инструментов Стандартная и Форматирование включены, как правило, всегда. Другие панели инструментов включают по мере надобности, так как чем больше имеется на экране панелей инструментов, тем меньше вертикальный размер рабочей области, то есть самого документа.

Подготовка рабочей области

После подготовки панели инструментов необходимо настроить рабочую область окна приложения Microsoft Word. Настройка включает выбор вида рабочей области, установку межстрочного интервала, размеров полей страницы, отступов абзаца, бумаги.

Вид рабочей области настраивается с использованием команд первого блока пункта главного меню Вид. Однако чаще всего при подготовке деловых бумаг вы будете использовать команду Разметка страницы. При этом есть смысл включать команду второго блока этого пункта Линейка. Это позволит вам видеть размеры полей страницы, расположение отступов абзаца, размещение табуляторов, положение того или иного фрагмента документа на листе и т.д.

Размеры полей страницы (верхнее, нижнее, левое, правое), то есть расстояние от края страницы до края основного текста, можно выбрать несколькими способами.

Во-первых, если вас устраивает установка полей с точностью до 0,25 см, курсор мыши поместите в настраиваемое поле, например левое в горизонтальной линейке, на границе серого и белого фонов. Курсор должен выглядеть как двусторонняя стрелка (поз. А на рис. 7). Затем, не отпуская левой клавиши мыши, переместите эту границу. Размер поля изменится.

Рис. 7. Установка полей страницы и отступов абзаца

Во-вторых, можно вызвать диалоговое окно Параметры страницы. Для этого либо используют пункты главного меню Файл – Параметры страницы, либо двойной щелчок левой клавишей мыши, предварительно установив курсор в любое место вертикальной или горизонтальной линейки, например, как это показано на рис. 7 поз. В.

Диалоговое окно Параметры страницы содержит четыре вкладки. Размеры полей настраиваются во вкладке Поля, левая половина которой содержит поля настройки границ, правая – образец того, как выглядит страница при заданных параметрах.

Если вас устраивает установка полей страницы с точностью до 0,1 см, то используйте кнопки, расположенные рядом с каждым полем настройки лв  (рис. 8). Если вам необходима точность 0,01 см, то установите курсор мыши в нужное поле настройки (см. рис. 8) и с помощью клавиатуры выберите требуемый размер поля страницы.

Рис. 8. Настройка размера полей страницы

Отступы абзаца не надо путать с левым и правым полями страницы. Отступ абзаца это расстояние от поля страницы до текста, поле страницы это расстояние от края страницы до края основного текста.

Отдельные абзацы могут иметь отступы, отличающиеся от отступов основного текста, например отступы следующего абзаца.

Для  того чтобы выполнить какую-либо операцию (удалить, переместить, копировать) над объектом, его необходимо выделить.

Отступы можно устанавливать перемещением элементов управления, находящихся в горизонтальной линейке, при помощи мыши (см. рис. 7 поз. 1, 2, 3). Точность такой установки 0,25 см. При этом элементами управления 1 и 3 устанавливаются соответственно левый и правый отступы, а элементом управления 2 – отступ первой строки абзаца. При изменении отступа левой строки элемент управления 2 (отступ первой строки), как правило, перемещается вместе с элементом управления 1. Поэтому установите вначале левый отступ, а затем отступ первой строки.

Другой более точный способ установки абзацных отступов это использование пунктов главного меню Формат – Абзац. В появившемся диалоговом окне необходимо выбрать вкладку Отступы и интервал. В первой верхней четверти этого окна устанавливается выравнивание текста в границах абзаца. Во второй четверти настраиваются отступы абзаца, в третей – межстрочный интервал, в четвёртой показан образец того, как выглядит страница при заданных параметрах. Пример изменённого межстрочного интервала показан в первом абзаце данной страницы. Отступы и межстрочный интервал настраиваются так же, как поля страницы. Выравнивание текста в границах абзаца можно осуществлять с помощью кнопок команд панели инструментов Форматирование (рис. 9).

  по левому краю; по правому краю;

  по центру; по ширине.

Рис. 9. Команды выравнивания строк в границах абзаца

При выборе команды по левому краю все строки такого абзаца будут выровнены по левому краю, например:

Находясь на Рабочем столе, указать на значок первого объекта. Нажать клавишу Shift и указать на значок последнего в нужном интервале объекта.

Команда по центру центрирует все строки абзаца между отступом первой строки и правым отступом абзаца, например:

Находясь на Рабочем столе, указать на значок первого объекта. Нажать клавишу Shift и указать на значок последнего в нужном интервале объекта.

Включение команды по правому краю выровняет правые края всех строк абзаца, например:

Находясь на Рабочем столе, указать на значок первого объекта. Нажать клавишу Shift и указать на значок последнего в нужном интервале объекта.

И, наконец, команда по ширине создаст абзац, более всего привычный для пользователя. То есть в таком абзаце будут выровнены правая и левая границы и первая строка выделена отдельным абзацным отступом. Большинство абзацев этого практикума выровнено по ширине.

Так же, как не надо путать поля страницы с отступами абзаца, не путайте последние с выравниванием строк.

Вкладка Размер бумаги пункта Параметры страницы позволяет изменить уже известным вам способом размер листа и его ориентацию.

Все эти настройки можно выполнить и потом с уже готовым текстом документа. И вообще любые преобразования, форматирование, редактирование можно производить в любой момент подготовки документа. Благодаря этому и многим другим возможностям текстовый редактор Microsoft Word позволяет сделать то, что практически невозможно выполнить на пишущей машинке.

Табуляторы

Одна из многих возможностей оформления документа в текстовом редакторе Microsoft Word  это применение табуляторов. Равноправным, альтернативным табуляторам, способом оформления является использование пробелов или таблиц.

Однако к недостаткам применения пробелов вместо табуляторов можно отнести невозможность:

  •  достаточно точного и быстрого размещения фрагментов документа (колонок текста, графиков и т.д.);
  •  точного и быстрого выравнивания колонок текста (по левому краю, по правому краю, по центру, по разделителю, т.е. по десятичной точке в цифре);
  •  быстрого изменения параметров готового документа (размер и тип шрифта, перемещение колонки по ширине страницы и т.д.).

Таблицы лишены этих недостатков, но их использование требует навыков и времени.

Табуляторы позволяют быстро и сравнительно просто создавать подобие таблицы и так же быстро и сравнительно просто изменять её параметры.

Текстовый редактор предлагает пять типов маркёров позиции табуляции:

    по левому краю;

    по правому краю;

    по центру;

    по разделителю;

    с чертой.

Первые четыре маркёра позиции табулятора можно установить, не заходя в меню. Для этого вначале необходимо выбрать тип маркёра, щёлкая левой клавишей мыши, предварительно установив её курсор на кнопке типа маркёров, расположенной слева от горизонтальной линейки над вертикальной линейкой. Затем установите курсор мыши внизу горизонтальной линейки там, где вы хотели бы поместить маркёр позиции табуляции, и щёлкните левой клавишей мыши (см. рис. 7 поз. С). Точность такой установки 0,25 см.

Для более точной установки маркёра позиции табуляции воспользуйтесь пунктом Табуляция в пункте главного меню Формат. В левой части диалогового окна Табуляция с помощью клавиатуры в строке Позиции табуляции вводите позицию маркёра. Затем в верхней правой части этого окна выберите Выравнивание и щёлкните по кнопке OK. Если требуется установить сразу несколько маркёров или отдельные удалить, то прежде чем выбрать кнопку OK, воспользуйтесь кнопками Установить или Удалить соответственно.

Маркёры позиции табуляции по левому краю, по правому краю и по центру действуют так же, как аналогичные кнопки команд в панели инструментов Форматирование, устанавливающие выравнивание строк в границах абзаца (см. рис. 9). То есть выравнивают соответственно левые или правые границы столбцов или центрируют столбцы относительно позиции маркёра табуляции.

Маркёр по разделителю выравнивает столбцы чисел по десятичной запятой. Необходимо отметить, что во всех программах-приложениях фирмы Microsoft разделителем числа является десятичная запятая, а не точка.

Табулятор с чертой создаёт тонкие вертикальные линии в рабочей области документа. Этот табулятор не является ограничителем и не может выравнивать текст. Однако перемещается и удаляется, как и все другие маркёры.

Пример использования табуляторов:

1. Иванов Василий слесарь 150,25

2. Петров Иван инженер 220,333

3. Сидоров Александр техник 120,20

12. Гаврилов Пётр токарь 180,012

152. Фёдоров Афанасий механик 163,0

Для удаления или перемещения уже установленного маркёра табуляции можно использовать диалоговое окно или только мышь. Диалоговое окно Табуляция можно вызвать уже известным способом или дополнительно Формат – Абзац – Табуляция. Кнопка команды Табуляция в диалоговом окне Абзац расположена в левом нижнем углу.

Для удаления маркёра позиции табуляции установите курсор мыши на этот маркёр и, нажав левую клавишу мыши, вытащите его вниз из горизонтальной линейки. Для перемещения маркёра таким же образом перетащите его вдоль по горизонтальной линейке. При совершении этих действий курсор печати должен находиться в той строке, в которой нужно удалить или переместить маркёр.

При установке, перемещении или удалении маркёра сразу в нескольких строках необходимо вначале выделить эти строки. Если в строках находятся маркёры с различными позициями табуляции, то в горизонтальной линейке они будут тусклыми. Изменения произойдут во всех выделенных строках.

Табуляторы могут использоваться с заполнителями, которые необходимы, например:

  •  для облегчения читаемости широких, редко заполненных строк в содержании документа:

Табуляторы  24

Таблицы  26

  •  для подчёркивания строки подписи или даты, заполняемой вручную:

Директор  « » 2006 г.

и т.д.

Если необходимо подготовить бланк документа, в который не только вписывают некоторые данные вручную, но и впечатывают на компьютере (например, бланки в зачётных заданиях данного учебного пособия), то можно воспользоваться следующим приёмом:

  1.  Установите маркёр позиции табуляции Выравнивание по левому краю в позицию начала печати слова, постоянного в подготавливаемом бланке, и нажмите клавишу Tab.
  2.  Впечатайте нужное слово:

 длина

  1.  Установите маркёр позиции табуляции Выравнивание по центру в позицию, соответствующую середине линии подчёркивания, включите шрифт Подчёркнутый и нажмите клавишу Tab:

 длина 

4. Установите маркёр позиции табуляции Выравнивание по левому краю в позицию, соответствующую концу линии подчёркивания, и нажмите клавишу Tab:

 длина  

Бланк готов. Ниже приведён пример такой заготовки:

длина  ,  ширина  ,  высота  , база  

Установить маркёр позиции табуляции с чертой или заполнителем можно  с помощью диалогового окна Табуляция.

Для перехода в позицию установленного табулятора нажмите клавишу Tab на клавиатуре и начинайте ввод текста. Если вместо текста в данную позицию необходимо вставить пробел, нажмите два раза клавишу Tab на клавиатуре. В результате первого нажатия вы вставите пробел, а второе нажатие переместит курсор печати в следующую позицию.

Таблицы

При оформлении лабораторных работ, курсовых и дипломных проектов, а также всевозможных деловых бумаг по окончании академии вам, возможно, потребуется организация информации в виде сложной колоночной структуры – таблицы (рис. 10). Приложение Microsoft Word предоставляет такую возможность. Таблицу можно вставить в любое место создаваемого документа.

Таблица состоит из горизонтальных строк 1 (см. рис. 10) и вертикальных столбцов 2, образующих области, называемые ячейками 3. Информация в виде текста, числа, формулы, графического объекта вводится в ячейку. Каждая ячейка это отдельная страница, в которой информацию можно редактировать и оформлять обычным способом с помощью инструментальных панелей и линеек.

а

30

в

Рис. 10. Таблица

Для создания таблицы можно использовать кнопку панели инструментов Стандартная или воспользоваться пунктом Главного меню Таблица – Добавить таблицу… В первом случае необходимо выполнить следующие шаги:

  1.  Поместить курсор печати в рабочей области туда, где вы хотели бы вставить таблицу.
  2.  На панели инструментов Стандартная с помощью левой клавиши мыши нажать кнопку Добавить таблицу 1 (рис. 11) и, не отпуская левой клавиши, выделить в появившемся шаблоне требуемое количество строк и столбцов 2.
  3.  Отпустить левую клавишу мыши после того, как в шаблоне появятся цифры 3, означающие требуемое количество строк и столбцов.
  4.  Текстовый редактор вставит пустую таблицу с выбранным количеством строк и столбцов на место курсора печати.

Для создания таблицы с помощью Главного меню необходимо выполнить следующие действия:

  1.  Поместить курсор печати в рабочей области туда, где вы хотели бы вставить таблицу.
  2.  Выбрать команду Таблица – Добавить таблицу… с помощью левой клавиши мыши.
  3.  Выбрать в появившемся диалоговом окне Вставка таблицы желаемое количество строк и столбцов таблицы, а также, если это необходимо, формат таблицы, используя кнопку Автоформат...
  4.  Нажать кнопку OK в диалоговом окне Вставка таблицы с помощью левой клавиши мыши.

Перемещение курсора печати между ячейками внутри таблицы осуществляется либо с помощью мыши, либо с использованием управляющих клавиш клавиатуры:       ,        ,      ,     , Tab, Shift + Tab. Если нажать клавишу Tab в последней ячейке последней строки, то в таблице будет добавлена новая строка.

Ввод и редактирование в ячейке осуществляется обычным способом: установите курсор печати в нужную ячейку и печатайте, как обычно, считая границы ячейки полями. Текстовый редактор будет автоматически выполнять перевод строки, как только курсор печати достигнет правого края. Высота строки будет автоматически увеличиваться по мере необходимости. Каждая ячейка может содержать несколько абзацев. К каждому абзацу могут быть применены все приёмы редактирования, например: установка отступов, выравнивания, межстрочного интервала, вида шрифта, списка и т.д.

Рис. 11. Выбор требуемого количества строк и столбцов в таблице

Кроме того, в ячейку может быть вставлена формула либо вместе с текстом, либо отдельно. Для этого необходимо установить курсор печати в требуемое место нужной ячейки. Затем выбрать в главном меню пункты Таблица – Формула… В появившемся диалоговом окне Формула напечатать требуемую формулу и нажать кнопку OK. В ячейке на месте курсора печати появится вычисленное значение, например, на рис. 10 цифра 30 это результат вычисления 56. В диалоговом окне можно также выбрать функцию и формат числа. Для редактирования формулы необходимо установить курсор печати на вычисленном значении так, чтобы оно выделилось, как показано на рис. 10: 30. Затем выбрать в главном меню пункты Таблица – Формула… и отредактировать формулу. Для отображения формулы в ячейке установить в неё курсор печати и нажать комбинацию клавиш Alt + F9. Для выключения этого режима повторить процедуру.

Как вы уже знаете из курса «Информатики», текстовый редактор позволяет выбрать или выделить отдельные символы, строки, целые абзацы, весь документ. Точно так же в таблице можно выбрать ячейку, строку, столбец и всю таблицу.

Для выбора строки курсор мыши необходимо установить слева от таблицы в требуемую строку. После того, как курсор превратится в стрелку, направленную вправо вверх (см. рис. 10 поз. 1), можно щёлкнуть левой клавишей мыши и строка выделится.

Для выбора столбца курсор мыши устанавливают над требуемым столбцом. После того, как курсор превратится в чёрную стрелку, указывающую вниз (см. рис. 10 поз. 2), можно щёлкнуть левой клавишей мыши и столбец выделится.

Для выбора нескольких строк или столбцов курсор мыши устанавливают в первые выбираемые столбец или строку так, чтобы курсор превратился в соответствующую стрелку. Затем необходимо нажать левую клавишу мыши, «перетащить» курсор до последнего выбираемого столбца или строки и отпустить левую клавишу мыши.

Для выбора ячейки необходимо установить курсор мыши внизу требуемой ячейки. После того, как курсор превратится в стрелку, направленную вправо вверх (см. рис. 10 поз. 3), можно щёлкнуть левой клавишей мыши и ячейка выделится.

Для выбора группы смежных ячеек необходимо курсор мыши установить в первую ячейку, нажать левую клавишу мыши, «перетащить» курсор до последней требуемой ячейки и отпустить левую клавишу мыши.

Для выбора группы смежных ячеек другим способом можно щёлкнуть левой клавишей мыши в первой ячейке, нажать клавишу Shift и щёлкнуть левой клавишей мыши в последней ячейке.

Для выбора всей таблицы необходимо курсор мыши установить в любую ячейку таблицы, нажать клавишу Alt и два раза щёлкнуть левой клавишей мыши.

Для оформления рамок таблицы используют панель инструментов Таблицы и границы. В любой последовательности необходимо выбрать Тип линии, Толщину линии, ячейку, группу ячеек, строку, столбец, группу строк или столбцов, всю таблицу. Затем с помощью кнопки             выбрать требуемую рамку.  В результате можно оформить по-разному не только границы разных ячеек (см. рис. 10, ячейки а и в), но и границы одной ячейки (ячейка а), можно вообще удалить рамки границ ячейки (нижняя рамка ячейки в).

Текстовый редактор позволяет добавлять или удалять ячейки, строки, столбцы.

Для добавления одной строки необходимо курсор печати установить в строку, выше которой необходимо вставить новую. Затем выбрать пункт Таблица –  Вставить строки. Для добавления нескольких строк необходимо выделить столько строк, сколько вы хотите вставить. Затем выбрать пункт Таблица – Вставить строки. 

Новые столбцы добавляют так же, как строки.

Для удаления столбцов или строк необходимо выделить требуемое количество удаляемых элементов и затем выбрать пункты Таблица – Удалить строки или Таблица – Удалить столбцы. Строки и столбцы удаляются вместе с содержимым.

Для добавления ячеек необходимо выбрать ячейку, левее или ниже которой вы хотели бы вставить новую. Затем выбрать пункт Таблица – Добавить ячейки… В появившемся окне (рис. 12) выбрать требуемые параметры и нажать кнопку OK. Как видно из рис. 12, с помощью этого диалогового окна можно добавить и строку и столбец целиком. При удалении ячейки вызывается аналогичное окно, с помощью которого можно удалить ячейки со сдвигом влево или вверх, а также целиком столбец или строку.

Текстовый редактор позволяет изменять высоту строки и ширину столбца, а также ширину одной ячейки.

Высоту строки можно изменить перетаскиванием с помощью мыши. Для этого можно воспользоваться либо вертикальной линейкой, либо самой таблицей. Для корректировки высоты строки с помощью вертикальной линейки необходимо выполнить следующие действия (рис. 13):

  1.  Щёлкнуть левой клавишей мыши в строке, высоту которой требуется изменить.
  2.  Курсор мыши поместить на вертикальную линейку на левой стороне экрана.
  3.  После того, как указатель превратится в двуглавую стрелку, направленную вверх и вниз     , нажать левую клавишу мыши и изменить высоту строки.

Рис. 12. Диалоговое окно для установки параметров добавления ячеек

                

Рис. 13. Изменение высоты строки с помощью вертикальной линейки

Для корректировки высоты строки с помощью самой таблицы и мыши необходимо:

  1.  Установить курсор мыши на границу той строки, высоту которой необходимо изменить.
  2.  После того, как курсор примет вот такую форму     (см. рис. 13),  нажать левую клавишу мыши и перемещением курсора изменить высоту строки.
  3.  Отпустить левую клавишу мыши по достижении желаемого результата.

Ширину столбца и ячейки можно корректировать аналогичными способами: либо с использованием горизонтальной линейки, либо самой таблицы. Но перед изменением ширины отдельной ячейки её необходимо выбрать.

Для того чтобы точно установить высоту строки, ширину столбца или отдельной ячейки, необходимо воспользоваться пунктом меню Таблица – Высота и ширина ячейки… В появившемся диалоговом окне Высота и ширина ячеек во вкладке Строка выбрать параметры строки, во вкладке Столбец выбрать параметры столбца или заранее выбранной ячейки. При этом, не выходя из диалогового окна, можно изменить размеры предыдущих и последующих строк, столбцов и ячеек.

При создании сложных таблиц иногда требуется объединять или разбивать ячейки.

При объединении ячеек их необходимо выделить, а затем либо воспользоваться кнопкой панели инструментов Таблицы и границы         , либо пунктом меню Таблица – Объединить ячейки.

При разбиении ячейки необходимо:

  1.  Поместить курсор печати в требуемую ячейку.
  2.  Нажать кнопку панели инструментов Таблицы и границы           или выбрать пункт Таблица – Разбить ячейки…
  3.  В появившемся диалоговом окне Разбиение ячеек выбрать число строк и столбцов и нажать кнопку OK.

На рис. 14 представлен пример таблицы, в которой показаны описанные выше возможности: объединённые ячейки, строки разной высоты и столбцы разной ширины, разные шрифты и направление текста и т.д.

Направление текста в ячейке изменяется кнопкой        на панели инструментов. После нажатия на эту кнопку появляется диалоговое окно Направление текста – Надпись. В левой части этого окна выбирают Ориентацию надписи, в правой части показан Образец. После выбора направления текста нажимают кнопку OK.

При написании отчётов и других документов приходится создавать таблицы, занимающие не одну страницу. Для удобства работы с такими

Фамилия И.О. студента

Дата лекции

Зачёт

Тема занятия

Подпись

01.09

05.09

09.09

12.09

15.09

1. Иванов И.И.

н

01.09 Microsoft

Word

2. Петров П.П.

о

3. Сидоров С.С.

05.09 Microsoft

Excel

4. Фёдоров Ф.Ф.

Рис. 14. Пример таблицы

таблицами заголовки столбцов повторяют на каждой странице. Microsoft Word позволяет автоматически повторять заголовки столбцов. Для повторения заголовков столбцов при переходе таблицы на следующую страницу необходимо выполнить следующие действия:

  1.  Выбрать строку или строки таблицы, являющиеся заголовками столбцов.
  2.  Выбрать пункт меню Таблица – Заголовки.

При переходе таблицы на следующую страницу заголовки будут автоматически повторены.

Обрамление и заполнение

Текстовый редактор Microsoft Word обладает средствами заполнения и обрамления. Выше вы уже ознакомились с заполненными и обрамлёнными элементами таблиц. Однако обрамлёнными и заполненными вы можете сделать не только элементы таблицы, но и любой абзац или строку. Для этих целей можно использовать панель инструментов Таблицы и границы или пункт меню Формат – Границы и заливка… 

При  использовании  панели  инструментов  Таблицы и границы  тип линии выбирается кнопкой                                                  , толщина линии  –  кнопкой               ,   цвет линии  –  кнопкой          ,  расположение рамки  –  кнопкой            .

Цвет заполнения (заливки) выбирается кнопкой, расположенной справа от кнопки выбора расположения рамок границ.

Эти два абзаца оформлены с помощью панели инструментов Таблицы и границы.

После выбора пункта меню Формат – Границы и заливка… на экране монитора появляется диалоговое окно Границы и заливка. Это окно содержит три вкладки: Граница, Страница, Заливка. 

Вкладка Граница позволяет выбрать:

  •  тип рамки (нет, рамка, тень, объёмная, другая);
  •  тип линии;
  •  цвет линии;
  •  ширину (толщину) линии;
  •  расположение границ (верхняя, нижняя, левая, правая).

Выбранные рамки можно применить к требуемым строке или абзацу.

Вкладка Страница содержит все элементы вкладки Граница. Применить выбранные границы этой вкладки можно к отдельной странице, к отдельному разделу, ко всему документу и т.д. Кроме того, обрамление можно произвести рисунком.

С помощью вкладки Заливка выбираются:

  •  цвет заливки;
  •  узор заливки;
  •  цвет фона.

Применить эти параметры можно к отдельной строке или абзацу.

В правой части каждой вкладки показан образец, в котором можно уже на стадии выбора видеть результат.

Для изменения цвета шрифта используется кнопка панели инструментов              .

Номера страниц

При оформлении многостраничного документа невозможно обойтись без номера страниц, так как иначе работа с документом будет затруднена. Microsoft Word предлагает два варианта автоматической расстановки номера страниц: с использованием пункта меню Вставка – Номера страниц… или Вид Колонтитулы.

В первом случае на экране монитора появится диалоговое окно, показанное на рис. 15.

Здесь вы можете разместить номер – вверху или внизу страницы, выровнять его, то есть расположить слева, справа, по центру страницы, а также  внутри или снаружи двух смежных страниц. Справа на образце вы сразу увидите результаты выбора. В этом окне вы можете: отметить печатать или не печатать номер на первой странице. После выбора вы можете либо нажать кнопку OK, либо Формат. Кнопка Формат вызовет на экран монитора диалоговое окно Формат номера страницы, в котором вы можете выбрать: символы для отметки страницы – арабские или римские цифры, строчные или прописные буквы латиницы и т.д.; первую страницу, с которой начинать нумерацию, и другие опции.

Рис. 15. Диалоговое окно Вставка – Номера страниц…

Колонтитул – это текст, который печатается вверху или внизу каждой страницы. Вместо текста в колонтитуле может печататься рисунок. Текст и рисунок в колонтитуле могут содержаться одновременно.

Microsoft Word допускает создавать оригинальные колонтитулы для первой страницы документа или вообще убрать с первой страницы. Кроме того, можно создавать отличающиеся колонтитулы для чётных и нечётных страниц, для разных разделов.

Первый раз вызов колонтитула осуществляется пунктом меню Вид  Колонтитулы. Если колонтитул или номер страницы уже установлены, то для вызова колонтитула достаточно два раза щёлкнуть левой клавишей мыши, расположив её курсор в виде стрелки, направленной вверх влево в верхней части страницы. После вызова колонтитула на странице появляется область, очерченная штриховой линией с надписью Верхний колонтитул, и панель инструментов Колонтитулы. В очерченную область можно вводить всё, что вам необходимо. Панель инструментов Колонтитулы позволяет автоматически вносить некоторые данные в колонтитул: автора, имя файла, дату создания, дату печати, время, номер страницы, количество страниц и другие сведения. Более подробное рассмотрение колонтитулов не входит в задачу практикума. Для уточнений вы можете воспользоваться справкой, включённой в приложение Microsoft Word.

Сноски

Для того чтобы некоторые справочные сведения не мешали работе с основным текстом документа, их оформляют  в виде сносок. Microsoft Word позволяет создавать обычные сноски и концевые сноски. Методы работы с обоими типами сносок одинаковы.

Для добавления в текст сноски необходимо выполнить следующие шаги:

  1.  Поместить курсор печати в то место, где необходимо отметить сноску (в приведённом выше примере после слова «Сноски»). 
  2.  Выбрать пункт меню Вставка – Сноска…
  3.  Выбрать в появившемся диалоговом окне параметры сноски, то есть: вид – обычная или концевая; вид маркёра (цифры, буквы, символы); место положения – внизу страницы, в конце документа и т.д.; начало нумерации – на каждой странице, в каждом разделе.
  4.  Нажать кнопку OK.

При выборе параметров сноски используйте кнопки Символ и Параметры… диалогового окна Сноски. Кнопка Заменить… диалогового окна Параметры сносок позволяет изменить концевые сноски на обычные, обычные сноски на концевые.

При вставке новой сноски перед уже существующими или удалении текстовый редактор автоматически изменит нумерацию существующих. Для удаления сноски достаточно удалить её номер в тексте.

Сноски (маркёр сноски) можно копировать и перемещать как обычные символы.

Редактирование текста сноски производится обычным методом – помещаете курсор печати в текст сноски и редактируете.

Так же, как и в случае с колонтитулами, более подробное рассмотрение действий со сносками не входит в задачу этого практикума. Для уточнений вы можете воспользоваться справкой, включённой в приложение Microsoft Word.

Графические объекты

Некоторые деловые бумаги должны сопровождаться графическими элементами для более точного их понимания. Например, отчёт по лабораторной работе, статистические данные каких-либо исследований невозможны без графиков и диаграмм, технологическая карта обработки детали – без чертежа или эскиза детали, заключение эксперта по дорожно-транспортному происшествию – без схемы происшествия и т.д. Microsoft Word позволяет рисовать, перемещать, импортировать, изменять размеры и вид графических элементов. Вы можете работать с собственными рисунками и диаграммами, графиками из электронных таблиц, отсканированными рисунками и фотографиями и другими графическими объектами. Без особых затруднений вы сможете импортировать графические объекты из следующих программных приложений:

  •  AutoCAD (DXF);
  •  Computer Graphics Metafile (CGM);
  •  CompuServe GIF (GIF);
  •  CorelDRAW (CDR);
  •  DrawPerfect (WFG);
  •  Encapsulated PostScript (EFS);
  •  HP Graphic Language (HGL);
  •  Kodak Photo CD (FCD);
  •  Lotus 1-2-3 (PIC);
  •  Macintosh PICT (PCT);
  •  Micrografx Designer 3/Draw Plus (DRW);
  •  PC Paintbrush (PCX);
  •  Targa (TGA);
  •  Tagged Image File Format (TIF);
  •  Windows Bitmap (BMP);
  •  Windows Metafile (WMF) и др.

Перед импортом графики откройте необходимый документ и установите курсор печати там, где вы хотели бы разместить графический объект. Для вставки готового графического объекта вы можете воспользоваться пунктом меню Вставка – Рисунок . В появившемся окне меню вы выбираете местонахождение вашего графического объекта: Картинки…, Из файла…, Автофигуры, Объект WordArt…, Со сканера, Диаграмма. После этого на экране монитора появятся соответственно:

  •  диалоговые окна: Microsoft Clip Galler, Добавить рисунок;
  •  панель инструментов Автофигуры;
  •  диалоговое окно Коллекция WordArt (стили надписи);
  •  диалоговое окно Microsoft Photo Editor;
  •  шаблон Диаграммы и панели инструментов Стандартная и Форматирование, приспособленные для работы с диаграммами.

Работая с диалоговыми окнами Microsoft Clip Gallery, Добавить рисунок, Коллекция WordArt, вы выбираете требуемый объект и нажимаете кнопку Вставить, Добавить или OK.

При вызове панели инструментов Автофигуры вы щелкаете левой клавишей мыши по выбранной фигуре. На экране появится крестик      . Не отпуская левой клавиши мыши, выберите размер фигуры и затем отпустите клавишу. Можно просто щёлкнуть левой клавишей мыши, а размер фигуры выбрать потом.

Работу с Диаграммами вы освоите при изучении раздела «Microsoft Excel» этого практикума. 

Импортировать графические объекты можно также с помощью буфера обмена. Для этого:

  1.  Запустите программу, в которой находится документ с интересующим вас графическим объектом.
  2.  Поместите требуемый рисунок в буфер обмена, используя кнопки Вырезать           или Копировать       панели инструментов.

  1.  Запустите необходимый документ Microsoft Word или переключитесь в него.
  2.  Нажмите кнопку Вставить             панели инструментов Стандартная, или вызовете пункт меню Правка – Вставить, или нажмите сочетание клавиш Ctrl + V.

Размеры и другие параметры любых графических объектов (рисунок, фотографии и т.д.), вставленных тем или иным способом, можно изменять.

Для создания новых собственных рисунков и внесения изменений в готовые графические объекты используют панель инструментов Рисование. Включать панель можно известным вам способом или кнопкой       панели инструментов Стандартная.

Штатный набор кнопок панели инструментов Рисование содержит следующие команды:

  •  Действия

  •  Выбор объектов

  •  Свободное вращение   

  •  Автофигуры

  •  Линия

  •  Стрелка

  •  Прямоугольник

  •  Овал

  •  Надпись

  •  Добавить объект WordArt

  •  Цвет заливки (травяной)

  •  Цвет линии (бирюзовый)

  •  Цвет шрифта (красный)

  •  Тип линии

  •  Тип штриха

  •  Вид стрелки

  •  Тень

  •  Объём

С помощью пункта меню Вид – Панели инструментов  Настройка… вы можете изменить набор кнопок, добавив необходимые или удалив невостребованные.

Для рисования геометрических фигур выберите требуемую – линия, стрелка, прямоугольник, овал. Курсор мыши в рабочей области, как уже говорилось выше, превратится в крестик      . Теперь, не отпуская левой клавиши мыши, нарисуйте фигуру требуемого размера.  После  этого  клавишу  можно отпускать.

Рис. 16. Примеры геометрических фигур

На экране появится одна из выбранных фигур, выделенная маленькими квадратиками, как показано на рис. 16. Для изменения размера фигуры, а у линии и стрелки ещё и угла наклона, необходимо установить курсор мыши в один из квадратиков. Курсор превратится в маленькую стрелку (см. рис. 16). Теперь, не отпуская левой клавиши, выберите требуемый размер. После того, как вы щёлкните левой клавишей мыши в любом месте рабочей области, квадратики на геометрической фигуре исчезнут. Для того чтобы получить возможность вновь изменять размеры фигуры, установите курсор мыши на эту фигуру. Как только курсор примет такой вид       , щёлкните левой клавишей мыши.

Пока курсор мыши выглядит таким образом, вы можете перемещать фигуру по рабочей области, удерживая левую клавишу мыши.

Используя кнопки панели инструментов Рисование, вы можете преобразовать полученную геометрическую фигуру:

  •  изменить:
  •  тип линии,
  •  тип штриха,
  •  цвет линии,
  •  цвет заливки,
  •  вид стрелки;
  •   установить:
  •   тень,
  •  объём;
  •  превратить линию в стрелку и наоборот.

При создании рисунков в этом практикуме были применены все перечисленные возможности.

Нажав кнопку Автофигуры, вы получаете возможность использовать шаблоны следующих геометрических фигур: Линии , Основные фигуры , Фигурные стрелки , Блок-схема , Звёзды и ленты , Выноски . Вы выбираете требуемый пункт меню, на экране появится меню с фигурами. Осталось щёлкнуть левой клавишей мыши по выбранной фигуре и дальше, как описано выше, появится крестик      , с которым вы уже умеете работать.

Используя кнопку Надпись панели инструментов Рисование, вы можете поместить в рисунок текст (рис. 17). Изменение рамки надписи – размеры, тип и цвет линий и штрихов, цвет заливки и шрифта – производится уже известным вам способом с использованием панели инструментов Рисование. Форматирование текста осуществляется обычным способом. В том числе вы можете изменить направление текста, как в ячейке таблицы (см. рис. 17).

Рис. 17. Пример надписи в рисунке

Во всех рисунках этого практикума надпись выполнена с использованием этой кнопки и всех возможностей.

Любую из выполненных геометрических фигур можно повернуть вокруг её центра. Для этого фигуру необходимо выбрать, щёлкнув левой клавишей мыши уже известным способом. Затем нажать на панели инструментов Рисование кнопку Свободное вращение. По углам фигуры появятся зелёные кружки, а курсор мыши примет вид круговой стрелки

(рис. 18). Теперь курсор мыши необходимо поместить на один из этих зелёных кружков и нажать левую клавишу мыши. Курсор примет вид круговых стрелок (см. рис. 18). Не отпуская левой клавиши мыши, можно повернуть фигуру на требуемый угол.

Microsoft Word в своём составе имеет небольшую программу стилей надписи WordArt. Запускается эта программа кнопкой Добавить объект WordArt панели инструментов Рисование. После нажатия этой кнопки на экране появляется диалоговое окно Коллекция WordArt. Щёлкните левой клавишей мыши в окне понравившегося вам стиля и нажмите кнопку OK. На экране появится диалоговое окно Изменение текста WordArt. В этом окне вы записываете необходимый вам текст с нужным размером и типом шрифта. Затем нажимаете кнопку OK. На экране появятся набранный вами текст и панель инструментов WordArt, с помощью которой можно изменить текст, стиль, форму, размеры, направление, цвет и другие параметры текста. Некоторые возможности WordArt использовались при написании практикума, в том числе рис. 19.

Рис. 18. Поворот геометрической фигуры

Все параметры геометрических фигур, описанные выше, можно выбирать с помощью диалогового окна Формат объекта. Для того чтобы вызвать это окно, необходимо поместить курсор мыши на фигуру и произвести двойной щелчок левой клавишей мыши. Окно Формат объекта содержит следующие вкладки: Цвета и линии, Размер, Положение, Обтекание. 

Вкладка Цвета и линии позволяет изменять: цвет и способ заливки; цвет, тип и толщину линий; вид и размер начала и конца стрелки.

Рис. 19. Пример текста из коллекции WordArt

Диалоговое окно Способы заливки вызывается на экран кнопкой, находящейся в меню Заливка – цвет вкладки Цвета и линии. Это окно содержит вкладки: Градиентная, Текстура, Узор, Рисунок (рис. 20). Выбор осуществляется обычным способом: вкладка – шаблон – кнопка OK.

Вкладка Размер помогает установить точный размер фигуры до сотых сантиметра и поворот фигуры до градуса. Настройка размеров производится так же, как настройка полей страницы (см. рис. 8).

Вкладка Положение предназначена для точного размещения всего рисунка на странице и отдельных элементов рисунка относительно друг друга.

Рис. 20. Пример способов заливки: 1 – градиент «цвет хром (из заготовки)

от  центра»; 2 – узор «алмазная решётка»; 3 – текстура «зелёный мрамор»

Вкладка Обтекание помогает выбрать расположение текста вокруг рисунка.

В процессе создания своего оригинального рисунка с большим количеством геометрических фигур возникает необходимость фиксации уже готовой части в одно целое с целью предохранения её от случайного неправильного действия мышью. Для этих целей пользуются кнопками Выбор объектов и Действие. Вначале нажимаете кнопку Выбор объектов, перемещаете курсор мыши в рабочую область, нажимаете левую клавишу мыши и вокруг фиксируемых геометрических фигур создаёте прямоугольную штриховую рамку (рис. 21, а). После этого отпускаете левую клавишу мыши. Каждый элемент, попавший в эту область, будет выделен квадратиками, как показано на рис. 21, б. Если самый незначительный край одного из элементов не попадёт в эту область, то этот элемент не выделится. Теперь для фиксации в одно целое выделенных геометрических фигур нажмите кнопку Действие и в появившемся меню выберите пункт Группировать. Выделение каждого элемента исчезнет и появится общее выделение квадратиками (см. рис. 21, в). Цвет, положение и размеры объединённого рисунка можно изменять описанным выше способом. Однако если у вас каждый элемент рисунка имеет свой цвет, то после изменения у объединённого рисунка цвет всех элементов будет одинаковый (см. рис. 21, г).

Если возникнет необходимость изменения параметров отдельных элементов, то щёлкаете левой клавишей мыши на сгруппированном рисунке. После выделения рисунка нажимаете кнопку Рисование (Действие) и в появившемся меню выбираете пункт Разгруппировать. 

С помощью кнопки Рисование (Действие) можно вызвать ещё следующие пункты меню: Порядок , Сетка…,  Сдвиг , Выровнять/распределить , Повернуть/отразить .

Пункт меню Порядок предназначен для расположения элементов рисунка и текста друг относительно друга. С его помощью элементы рисунка можно Переместить вперёд, Переместить назад, На передний план, На задний план, Поместить перед текстом, Поместить за текстом. Например, на рис. 21, а рисунок перемещён за текстом, то есть  за буквой а, расположенной под рисунком по центру.

При создании рисунков кроме порядка расположения элементов друг относительно друга вам пригодятся: полупрозрачная заливка, отсутствие линий или заливки геометрических фигур и другие возможности графики. На рис. 22, например, показаны этапы создания небольшого значка из рис. 1. Здесь, обратите внимание, есть элемент без линий, закрывающий верхний правый угол и удалённый на четвёртой слева позиции.

Пункты меню Сетка…,  Сдвиг , Выровнять/распределить , Повернуть/отразить изучите самостоятельно.

Конечно, здесь изложены далеко не все графические возможности текстового редактора и не сразу вы начнёте выполнять сложные рисунки. Однако главное начать.

Список

При составлении списков используйте их автоматическую нумерацию, включаемую двумя кнопками панели инструментов Форматирование.

Обе кнопки автоматически маркируют каждую новую строку после нажатия клавиши Enter. При этом кнопка               отмечает строку цифрой, кнопка              – символом.

а

б

в

г

Рис. 21. Этапы объединения элементов в одно целое

Рис. 22. Этапы создания значка

При нажатии на кнопку на экране появляются либо цифра, либо символ. При этом на горизонтальной управляющей линейке изменяются границы абзацного отступа и левой границы абзаца, а также появляется табулятор По левому краю. Изменением положения табулятора на линейке относительно абзацного отступа можно регулировать расстояние от отметки строки – цифры или символа – до первого символа текста. Границы абзаца вы также можете изменить на требуемые. При создании новой строки нажатием клавиши Enter границы абзаца и положение табулятора будут сохранены.

Маркировку строки можно изменить, воспользовавшись пунктом меню Формат – Список… На экране монитора появится диалоговое окно Список, содержащее три вкладки: Маркированный, Нумерованный, Многоуровневый. В каждой вкладке имеется восемь окон с разными способами маркировки строк. Кроме того, каждая вкладка имеет кнопку Изменить…, с помощью которой вызывается очередное диалоговое окно с дополнительными способами маркировки строк.

Если вы вставите в уже существующий пронумерованный текст ещё одну или несколько строк либо удалите, то маркировка строк автоматически изменится.

В практикуме использованы и разные способы маркировки, и разные символы.

Коротко о некоторых других возможностях Microsoft Word

В этом практикуме кратко изложены только некоторые возможности текстового редактора Microsoft Word. Однако, освоив этот материал и выполнив все задания, вы сможете грамотно оформить деловые и частные бумаги.

Но для того чтобы ускорить процесс создания разного рода документов и облегчить свой труд, вы должны знать, что для этого разработчики текстового редактора предусмотрели:

  •  библиотеку стилей оформления документов (Формат – Библиотека стилей…);
  •  шаблоны оглавлений, списков иллюстраций и таблиц, указателей, располагаемых в конце документа (Вставка – Оглавление и указатели…);
  •  создание примечаний (Вставка – Примечание);
  •  создание автореферата вашего документа (Сервис – Автореферат…);
  •  шаблоны конвертов и наклеек для аудио- и видеокассет, дискет и CD-дисков и  др. (Сервис – Конверты и наклейки…);
  •  размещение текста в несколько колонок (Формат – Колонки…);
  •  создание макрокоманд, то есть набор команд Word, сгруппированных в одну (Сервис – Макрос );
  •  проверку орфографии, грамматики и стиля (Сервис – Правописание…кнопка Параметры...)

и многое другое.

Контрольные вопросы

  1.  Как изменить команды в панели инструментов? Как создать пользовательскую панель инструментов? Как вернуться к панели инструментов созданной разработчиками программы Microsoft Word?
  2.  Как подготовить рабочую область: установить размеры полей страницы, отступы абзаца, межстрочный интервал, выравнивание текста в границах абзаца?
  3.  Что такое табуляторы, какие вы знаете маркёры позиции табуляции? Как установить маркёры позиции табуляции?
  4.  Как создать таблицу? Как добавит/удалить строки, столбцы, ячейки?
  5.  Как выбрать строки, столбцы, ячейки? Как изменить размеры строк, столбцов, ячеек?
  6.  Как объединить/разбить ячейки? Как повторить заголовки столбцов?
  7.  Расскажите о средствах заполнения и обрамления строк, таблиц.
  8.  Какие вы знаете способы расстановки номера страниц?
  9.  Какие сноски используются в программе Microsoft Word? Как их установить?
  10.  Как создавать списки? Какие виды списков предусмотрены разработчиками программы Microsoft Word?
  11.  Как импортировать графический объект в программу Microsoft Word?
  12.  Какие средства рисования графических объектов вы знаете?
  13.  Как изменить параметры геометрических фигур?
  14.  Как повернуть геометрическую фигуру?
  15.  Расскажите о назначении кнопки Рисование (Действие) панели инструментов Рисование?
  16.  Какие способы создания надписи в графических объектах вы знаете?

Библиографический  список

  1.  Символоков Л.В. Word 2003. Практическое руководство. – М.: ООО «Бином Пресс», 2005. – 304 с.
    1.  Эффективная работа: Word 2002 / М. Миллохоллон, К. Мюррей. – СПб.: Питер, 2003. – 944 с.
      1.  Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа: Office XP. – СПб.: Питер, 2005. – 1072 с.
        1.  Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа: Microsoft Office System 2003. – СПб.: Питер, 2004. – 1232 с.
          1.  Мансфилд Р. Word for Windows 95 для профессионалов: Пер. с англ. М.: ЭНТРОП, 1997. 592 с.


MICROSOFT EXCEL

Программа Microsoft Excel является наиболее популярной электронной таблицей, выполненной в качестве приложения для операционной среды Windows. С помощью этого приложения можно организовывать базу данных в виде таблиц, совершать статистические вычисления, вести бухгалтерский учёт и, самое главное для инженеров и научных работников, производить инженерные и научные расчёты.

Рабочая область

Вы уже знакомы с этим приложением и знаете, что рабочая область Microsoft Excel состоит из: окна книги, занимающего большую часть экрана, строки заголовка, строк меню и панелей инструментов, строки формул и строки состояния, расположенной в нижней части экрана. Всё это плюс вертикальная и горизонтальная линейки прокрутки напоминают рабочую область приложения Microsoft Word.

Однако окно книги отличается от окна текстового редактора. Это окно содержит строки, заголовки которых обозначены цифрами, и столбцы с буквами латинского алфавита в качестве заголовков. Пересечение столбцов и строк образует ячейки. Каждая ячейка имеет имя, состоящее из заголовков столбца и строки, например А15. Активная или текущая ячейка обозначается прямоугольной рамкой – табличным курсором                        .

В строке формул имеется:

  •  поле имени, в котором высвечивается имя текущей ячейки;
  •  три кнопки: кнопка отмены; кнопка ввода; кнопка мастера функций;
  •  строка состояния, в которой появляется содержимое активной ячейки.

В строке состояния можно редактировать содержимое активной ячейки, а также вводить данные в активную ячейку.

Над строкой состояния рабочей области находятся горизонтальная линейка прокрутки и ярлычки листов. По умолчанию книга состоит из трёх листов. Однако вы можете удалять и добавлять листы. Их максимальное количество ограничено только объёмом памяти.

Приёмы работы

Как перемещаться по книге, вводить и редактировать информацию, форматировать ячейку и т.д., вы уже знаете из курса «Информатика». Вспомним кратко кое-что о табличном процессоре.

Панели инструментов электронной таблицы настраиваются и создаются так же, как панели инструментов других программных продуктов Microsoft. Пользование справочной системой вам также знакомо.

Выделение ячеек, строк, столбцов

Для выделения единичной ячейки достаточно щёлкнуть левой клавишей мыши, предварительно установив курсор мыши на нужной ячейке.

При выделении целой строки или столбца щёлкнуть необходимо по соответствующим заголовкам.

Последовательную группу ячеек, столбцов или строк выделяют протягиванием указателя мыши по именам выделяемых объектов, удерживая при этом левую клавишу мыши.

Выборочную группу ячеек, столбцов или строк выделяют так же, как единичные и последовательные группы объектов, удерживая клавишу Ctrl.

Группа выделенных смежных ячеек называется интервал и обозначается следующим образом:

имя первой ячейки : имя последней ячейки. Например, В10:С15.

Копирование, перемещение, удаление содержимого ячеек

Эти операции можно производить несколькими способами:

  •  кнопками панели инструментов Стандартная;
  •  командами пунктов меню Правка;
  •  командами контекстного меню, используя правую клавишу мыши;
  •  комбинацией клавиш.

Однако самый удобный и простой метод применение левой клавиши мыши:

  1.  Выделите требуемый интервал.
    1.  Установите указатель мыши:
    2.  при перемещении – на любой границе выделенной области;

  1.  при копировании – в правом нижнем углу выделенной области.

  1.  Удерживая левую клавишу мыши, переместите выделенный интервал.
  2.  Отпустите клавишу мыши.

Для удаления содержимого после выделения интервала нажать клавишу Delete.

Основные термины и понятия электронной таблицы

Основой табличного процессора являются формулы. Они превращают Microsoft Excel в очень мощный калькулятор, позволяющий производить всевозможные вычисления без знаний алгоритмических языков.

Формула

Все формулы в Microsoft Excel подчиняются определённому синтаксису: начинаются со знака равенства «=» и состоят из операндов и операторов, выполняемых в определённой последовательности. 

Знак равенства означает, что следующие символы образуют формулу. При отсутствии знака равенства символы воспринимаются как текст, как дата или как число, если образуют правильное числовое значение.

Операнды

Операндами могут быть: числовые значения (6 и т.д.), функции (SIN и т.д.), ссылки на ячейку имена ячеек (А1 и т.д.) или интервалов (А11:С17 и т.д.). Пример формулы:

= А1 * SIN (СУММ(А11:С17))/(6 + 12 * G7)

Операторы

Операторами обозначаются операции, которые выполняются над другими элементами формулы.

В Microsoft Excel используются четыре вида операторов: арифметические, сравнения, текстовые и адресные.

Нас прежде всего интересуют операторы арифметические и сравнения.

Арифметические операторы. Их используют для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом их выполнения является число.

Оператор Значение

+ (знак плюс) Сложение

  (знак минус) Вычитание

* (звёздочка) Умножение

/ (косая черта) Деление

^ (крышка) Возведение в степень

% (знак процента) Процент

Приоритет операций обозначает последовательность, в которой выполняются вычисления в формуле. Microsoft Excel руководствуется правилами, к которым вы привыкли ещё со школы:

  •  Вычисляются выражения внутри круглых скобок.
  •  Выполняется умножение и деление.
  •  Выполняется сложение и вычитание.
  •  Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.

Для изменения порядка выполнения операторов используются круглые скобки. Например, нижеследующие формулы содержат одинаковые числовые значения и операторы, но отличаются расположением скобок и, следовательно, результатом:

  Формула

Значение

=8*5 – 45/2 + 7

24,5

=8*5 – 45/(2 + 7)

35

=8*(5 – 45)/(2 + 7)

-35,6

=(8*5 – 45)/2 + 7

4,5

=(8*5 – 45)/(2 + 7)

-0,6

Если у вас имеется сомнение по поводу порядка вычислений в формуле, используйте скобки, даже если в них нет необходимости.

Если в формуле количество открытых и закрытых скобок не совпадает, табличный процессор выводит сообщение Несоответствие скобок и выделит часть формулы с ошибкой. При вводе формулы внимательно следите за содержанием строки формул, так как Microsoft Excel после ввода закрывающей скобки выделяет последнюю пару скобок цветным полужирным шрифтом. Это помогает следить за правильностью введения формулы.

Операторы сравнения. Они используются для сравнения двух чисел. В результате выполнения операции появляется логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Оператор Значение

= (знак равенства) Равно

> (знак больше) Больше

< (знак меньше) Меньше

>= (знак больше и знак равенства) Больше или равно

<= (знак меньше и знак равенства) Меньше или равно

<> (знак больше и знак меньше) Не равно

Текстовый оператор & (амперсант) используется для объединения последовательностей символов в единую последовательность. Например, =”Стеклянная”&”стена” результат Стеклянная стена. Или: если в ячейку А3 записать =А1&A2, в ячейку А1  Стеклянная, в ячейку А2 – стена, то в ячейке А3 будет возвращено текстовое значение Стекляннаястена. Для того чтобы вставить пробел между словами, формулу необходимо изменить: =А1&” “&A2. Эта формула содержит два текстовых оператора и текстовую константу – пробел.

С помощью этого оператора можно объединить и числовые значения, и текстовые и числовые значения.

Адресные операторы (таблица) Эти операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений.

Адресные операторы

Оператор

Значение

Пример

:   (двоеточие)

Оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно

А1:В5

;   (точка с запятой)

Оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазона

СУММ(А1:В15;А5:F5)

 (пробел)

Оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазонов

СУММ(А1:В15 А5:F5)

Общие  ячейки А5 и В5

Ссылки

Ссылка является идентификатором ячейки (D15) или группы ячеек (G56:R98). Ссылка указывает, где расположены данные, используемые в формуле. Создавая формулу со ссылками на ячейки, вы связываете формулу с ячейками. Теперь формула зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки. Значение формулы при этом изменяется при изменении содержимого этих ячеек.

При помощи ссылки можно использовать данные, расположенные в разных частях листа, в разных листах одной книги, в других книгах и даже в других приложениях. Кроме того, можно использовать данные одной ячейки или группы ячеек в разных формулах. Ссылки на ячейки других книг называются внешними, на данные других приложений – удалёнными.

Таким образом, ссылки полезны при создании сложных формул и расширяют их возможности. В этом вы убедитесь, приступив к самостоятельной работе с табличным процессором.

Относительные, абсолютные и смешанные ссылки. Относительная ссылка указывает местоположение ячейки относительно той, в которой расположена формула. Например (рис. 23), ячейка D4 содержит формулу =В2, то есть искомое значение находится на две строки выше и на два столбца левее ячейки D4.

Относительные ссылки автоматически корректируются при их копировании или перемещении в соответствии с новым положением формулы. Взаимосвязь между ячейками новых формул и новыми ссылками аналогична взаимосвязи между ячейками и ссылками исходной формулы. Например (см. рис. 23), при копировании формулы ячейки D4 в D5 будет записано =В3, а в D3 =В1.

А

В

С

D

1

7

Пример_2

Пример_1

2

6

3

5

6

7

4

Результаты

11

6

6

5

6

5

Рис. 23. Пример ссылок

Абсолютная ссылка указывает точное расположение ячейки на листе, и при копировании или перемещении адрес этой ячейки не изменяется. Для написания абсолютной ссылки перед именем столбца и строки записывается знак доллара $B$2. Например (см. рис. 23),  в ячейке С4 записано =$B$2. При копировании этой ячейки в С3 и С5 остаётся =$B$2.

При создании формул появляется необходимость в смешанных ссылках, которые возникают в результате комбинаций абсолютных и относительных ссылок. Например, $B2 означает, что координата столбца абсолютная, а строки – относительная, B$2 – координата столбца относительная, строки – абсолютная.

Для того чтобы поменять относительные ссылки на абсолютные и наоборот, выберите ячейку с требуемой формулой. В строке формул выделите ссылку, которую необходимо поменять, и нажмите функциональную клавишу F4. При каждом нажатии на клавишу F4 тип ссылки будет переключаться в следующей последовательности: абсолютные и столбец и строка ($B$2), относительный столбец и абсолютная строка (B$2), абсолютный столбец и относительная строка ($B2), относительные и столбец и строка (B2), и всё сначала.

Комбинируя в формулах все типы ссылок, вы можете создавать требуемые алгоритмы вычислений.

Ссылки на листы той же книги, на листы других книг. Такие ссылки применяют для уменьшения возможности ошибки и для повышения точности вычислений. Синтаксис таких ссылок следующий:

  •  При ссылке на другие листы той же книги =Лист1!В2.
  •  При ссылке на лист другой книги =[Книга2]Лист3!С6.

Обратите внимание, что ссылка на книгу заключена в квадратные скобки, ссылка на лист отделена восклицательным знаком от ссылки на ячейку. Ссылка на ячейку может быть абсолютной, относительной, смешанной.

Microsoft Excel предусматривает стиль ссылки R1C1. В этом случае ячейка задаётся номером строки и столбца, то есть R1C1 означает: строка (Row) 1, столбец (Column) 1. Установить этот стиль можно с помощью пункта меню СервисПараметры. В появившемся диалоговом окне Параметры во вкладке Общие установить переключатель стиля ссылок в группе Параметры в положение R1C1. Отрицательное значение номера столбца указывает на столбец, расположенный левее текущего, отрицательное значение номера строки – на строку выше текущей.  Этот стиль предусматривает ссылки абсолютные, относительные и смешанные. Если номер строки и столбца заключён в квадратные скобки R[1]C[1], ссылка является относительной, то есть при текущей ячейке А1 ссылка указывает на ячейку В2, расположенную на одну строку ниже и один столбец правее текущей. Если номера столбцов и строк не заключены в скобки R1C1, – ссылка абсолютная, то есть R1C1 аналогично $A$1. Смешанные ссылки получаются следующим образом:

  •  R[-2]C относительная ссылка на ячейку, расположенную на две строки выше и в том же столбце;
  •  R[-1]  относительная ссылка на строку, расположенную выше текущей ячейки;
  •  R  абсолютная ссылка на текущую строку.

Заголовки и имена

Для упрощения понимания формул Microsoft Excel предусматривает применение заголовков и имён. Заголовки размещаются вверху столбца и слева от строки. При ссылке можно использовать эти заголовки.

Для создания заголовков в диалоговом окне Параметры пункта меню СервисПараметры во вкладке Вычисления в группе Параметры книги установить флажок Допускать название диапазонов. После этого можно использовать заголовки строк и столбцов для указания данных. Для присвоения имени столбцу или строке необходимо выделить столбец (строку) и записать заголовок в Поле имени или воспользоваться пунктом меню ВставкаИмя. При присваивании имени необходимо соблюдать следующие правила:

  •  Имя должно начинаться с буквы, обратной косой черты « \ » или символа подчёркивания «_».
  •  В имени могут использоваться только буквы, цифры, обратная косая черта и символ подчёркивания.
  •  Нельзя использовать имена, которые могут трактоваться как ссылки на ячейки.
  •  В качестве имён могут использоваться одиночные буквы R и С.
  •  Заменяйте пробелы в именах диапазонов на подчёркивание.

Например, на рис. 23 для того чтобы сослаться на данные в ячейке С4, можно либо использовать уже известную формулу =С4, либо формулу =Пример_2 Результаты. Пробел в формуле между «Пример 2» и «Результаты» это, как выше сказано, адресный оператор пересечения диапазонов, который вернёт в ячейку с формулой значение ячейки С4 «6». Или для суммирования данных столбца С (см. рис. 23) можно написать =СУММ(Пример_2), и в ячейку будет возвращена сумма диапазона С3:С5 «18».

Будьте внимательны при присвоении заголовков. Заголовки «Пример_2» и «Результаты» не записываются в ячейки, как это может показаться из рис. 23. Ячейки А4, С1, D1 пустые, в них ничего не записывается. Вернитесь в начало раздела и ещё раз прочитайте, как присвоить заголовок столбцу или строке.

Ячейке или группе ячеек можно присвоить имя и затем использовать его в формулах, например, =Карданный_вал+Маховик вместо =В2+В3 или =СУММ(Карданный_вал: Маховик) вместо =СУММ(В2:В3). Имена могут использоваться как в текущих, так и в других листах. Присвоить имя текущей ячейке можно так же, как заголовок строке или столбцу.

Циклические ссылки

Циклической ссылкой является формула, зависящая от своего собственного значения, то есть ячейка ссылается через другие ссылки или напрямую сама на себя.

Формула, содержащая ссылку на ту же ячейку, в которую она введена, простейший тип циклической ссылки. При этом возникнет сообщение о циклической ошибке, и после нажатия кнопки OK в ячейку будет возвращено значение «0».

Если вы не создавали циклической ссылки, то, как правило, сообщение о циклической ссылке означает, что вы допустили ошибку. Нажмите кнопку OK и проверьте формулу. Если вы не можете найти ошибку, воспользуйтесь панелью инструментов Циклические ссылки. Включать/выключать панели инструментов вы умеете. Стрелки слежения этой панели инструментов укажут как влияющие, так и зависимые ячейки.

Однако существуют инженерные и научные вычисления, требующие циклические ссылки с определённым числом итераций. Microsoft Excel предусматривает создание таких формул. Для этого необходимо в диалоговом окне Параметры (пункт меню СервисПараметры) во вкладке Вычисления установить флажок Итерации. На рис. 24 в ячейке А1 записана формула =СУММ(А2:В4), в ячейке В1 =СТЕПЕНЬ(А1;5/6). По умолчанию расчёт  прекратился после 100 вычислений или в тот момент, когда изменения значений между итерациями стали меньше 0,001.

Число итераций можно изменить. В той же вкладке, где вы установили флажок Итерации, установите другие данные в полях Предельное число итераций и Относительная погрешность. При нажатии функциональной клавиши F9 значение пересчитывается и становится более близким к конечному результату. Такой процесс называется сходимостью: разность между результатами уменьшается при каждом итерационном вычислении. Если разность между результатами становится больше при каждой итерации, процесс называется расходимостью.

А

В

С

D

1

54

27,77547

2

16

15

3

11

12

4

5

Рис. 24. Пример циклической ссылки

Функции

Функциями являются специальные, заранее созданные формулы. Они подобны специальным клавишам на некоторых калькуляторах, которые вычисляют квадратные корни, логарифмы и т.д.

Microsoft Excel насчитывает более 300 встроенных функций. Эти функции можно разбить на следующие группы:

  •  математические;
  •  текстовые;
  •  логические;
  •  просмотра и ссылок;
  •  даты и времени;
  •  финансовые;
  •  статистического анализа;
  •  статистические для создания баз данных.

Синтаксис функций

Функция начинается со знака равенства, далее следуют имя функции и один или несколько аргументов, заключённых в круглые скобки, например:

=SIN(2).

Пробелы между круглой скобкой и именем функции или аргументом не допускаются. Если пробел установить, в ячейку будет возвращено ошибочное значение «#ИМЯ?». Некоторые функции не имеют аргумента, например ПИ, ЛОЖЬ, ИСТИНА. Тем не менее круглые скобки после имени такие функции должны содержать, например:

=Н12+ПИ().

При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются друг от друга точкой с запятой, например:

=СТЕПЕНЬ(Е56;4/9).

В некоторых функциях можно использовать до 30 аргументов, но при этом общая длина формулы не должна превышать 1024 символа. В то же время любой аргумент может быть диапазоном, содержащим любое число ячеек листа, например:

=СУММПРОИЗВЕД(А1:А4;А5:В6;D24:E26).

Функции могут быть вложенные, то есть в качестве аргумента используются другие функции, например:

=ABS(ГРАДУСЫ(ASIN(F890)+ACOS(2)+R456*ПИ()-ATAN(2/3))).

Типы аргументов

В качестве аргументов в функциях могут использоваться числовые, текстовые, логические значения, именованные ссылки. Текстовый аргумент может быть строкой символов, заключённой в двойные кавычки, или ссылкой на ячейку.

Аргументы некоторых функций должны иметь определённый тип. Например, аргументом функции КОРЕНЬ может быть только положительное число, аргументом функции ATAN  число в диапазоне от /2 до + /2.

При вводе функций с клавиатуры, без использования мастера функций, обратите внимание на то, что при ссылке на ячейку должен быть включен латинский шрифт. В противном случае в ячейку будет возвращено ошибочное значение «#ИМЯ?».

Ввод функций можно производить с использованием диалогового окна Мастер функций –  шаг 1 из 2. Вызвать это окно можно с помощью пункта меню ВставкаФункция…или кнопки ортт панели инструментов Стандартная.           

Это диалоговое окно содержит два поля с вертикальными линейками прокрутки: в левом поле расположены Категории (группы) функции, в правом – собственно Функции. После выбора требуемой функции и нажатия кнопки OK появляется второе окно мастера функций. Это окно содержит по одному полю для каждого аргумента. Число полей увеличивается автоматически после ввода очередного аргумента, если функция имеет несколько аргументов. Справа от каждого поля отображается текущее значение каждого аргумента, а внизу под последним аргументом вычисленное значение функции. Круглые скобки и знак равенства вводятся автоматически.

Ошибочные значения

Ошибочные значения в ячейке появляются тогда, когда Microsoft Excel не может вычислить формулу. Таких ошибочных значений семь:

  1.  #ДЕЛ/0! Попытка деления на ноль. Такое ошибочное значение может возникать и в том случае, когда в делителе формулы имеется ссылка на пустую ячейку.
  2.  #ИМЯ? В формуле используется имя, отсутствующее в списке имён диалогового окна Присвоение имени. Кроме того, ссылка на ячейку введена не латинским шрифтом, или строка символов не заключена в двойные кавычки, или между круглой скобкой и функцией или аргументом установлен пробел.
  3.  #ЗНАЧ! Введена математическая формула, которая ссылается на текстовое значение.
  4.  #ССЫЛКА! Отсутствует диапазон ячеек, на который ссылается формула. Возможно, вы его удалили и забыли об этом.
  5.  #Н/Д Нет данных для вычислений. После внесения данных вместо ошибочного значения в ячейку будет возвращён результат вычислений.
  6.  #ЧИСЛО! Задан неправильный аргумент функции. Такое ошибочное значение возникает и в том случае, если значение формулы слишком велико или слишком мало и не может быть представлено на листе.
  7.  #ПУСТО! В формуле представлено пересечение диапазонов, но эти диапазоны не имеют общих ячеек.

Математические функции

Microsoft Excel содержит достаточное количество математических функций для выполнения всевозможных специализированных вычислений. В его составе имеются арифметические, тригонометрические и логарифмические функции, специальные функции округления, функции для проведения статистического анализа. Некоторые из этих функций будут рассмотрены в учебном пособии.

Арифметические функции

СУММ. Эта функция суммирует аргументы. Максимальное количество аргументов 30. Синтаксис этой функции следующий:

=СУММ(аргумент1;аргумент2;…аргумент30).

Аргументом этой функции может быть число (константа), ссылка на ячейку или диапазон ячеек (массив),  вложенная функция, формула, то есть всё, что возвращает числовое значение. СУММ игнорирует аргументы, которые ссылаются на пустые ячейки, текстовые или логические значения, значения ошибок.

=СУММ(25,89; В23;F15:L89;КОРЕНЬ(А11/5);С45*8+90).

На панели инструментов Стандартная имеется кнопка автосуммирования с символом . Выберите пустую ячейку справа от строки или снизу от столбца с числовыми значениями и щёлкните по этой кнопке. Microsoft Excel предложит вам диапазон для суммирования, выделив его подвижной пунктирной рамкой. Если этот диапазон устраивает вас, для вычисления щёлкните ещё раз по этой кнопке или нажмите клавишу Enter. Если вы хотели просуммировать другой диапазон, выделите его известным вам способом. Необходимый диапазон можно выделить сразу.

Обратите внимание: при выделении нескольких строк суммирование будет произведено по столбцам, то есть в пустых ячейках каждого столбца будет зафиксирована его сумма. Однако если при выделении диапазона справа от каждой строки выделить пустую ячейку, суммирование будет произведено по строкам.

ПРОИЗВЕД возвращает произведение аргументов. Синтаксис этой функции:

=ПРОИЗВЕД(аргумент1;аргумент2;…аргумент30).

Она похожа на функцию СУММ:

  •  её аргументом может быть число (константа), ссылка на ячейку или диапазон ячеек (массив),  вложенная функция, формула, то есть всё, что возвращает числовое значение;
  •  она игнорирует аргументы, которые ссылаются на пустые ячейки, текстовые или логические значения, значения ошибок;
  •  максимальное количество аргументов 30. В массиве или ссылке на диапазон ячеек учитываются только числа.

СУММПРОИЗВЕД перемножает элементы заданных массивов и возвращает в ячейку сумму этих произведений. Синтаксис функции:

=СУММПРОИЗВЕД(массив1;массив2;…массив30).

Максимальное количество массивов – 30. При этом размерность всех массивов должна быть одинаковой. Если это не так, то функция возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!. Нечисловые элементы массивов функция воспринимает как нулевые.

Функции =СУММПРОИЗВЕД(A1:C12;D1:F12) и =СУММ(A1:C12*D1:F12) возвращают один и тот же результат.

СУММКВ возвращает сумму квадратов аргументов. Синтаксис:

=СУММКВ(аргумент1;аргумент2;…аргумент30).

Максимальное количество аргументов 30. Можно использовать отдельный массив или ссылку на массив вместо аргументов, разделяемых точкой с запятой. Например, =СУММКВ(А4:В15).

В Microsoft Excel имеются функции СУММКВРАЗН, СУММСУММКВ, СУММКВРАЗН. Нетрудно догадаться, что возвращают в ячейку эти функции. Уравнения для них имеют следующий вид:

СУММРАЗНКВ = (x2y2);

СУММСУММКВ = (x2 + y2);

СУММКВРАЗН = (xy)2.

Если аргумент, который является массивом или ссылкой на диапазон ячеек, содержит тексты, логические значения или пустые ячейки, то такие значения игнорируются, однако ячейки с нулевыми значениями учитываются. Если массивы, а их должно быть только два, имеют различное количество элементов, то функции возвращают значение ошибки #Н/Д.

Примеры этих функций:

= СУММРАЗНКВ({2;4;7;9};{3;5;8;10});

= СУММКВРАЗН(A1:C12;D1:F12).

КОРЕНЬ возвращает положительный квадратный корень числа и имеет следующий синтаксис:

=КОРЕНЬ(аргумент).

Аргументом может быть только одно положительное число, заданное любым вышеперечисленным способом. Если число отрицательно, то функция возвращает значение ошибки #ЧИСЛО!.

ФАКТР возвращает факториал числа. Факториал числа – это произведение всех положительных целых чисел: начиная от 1 и до заданного числа. Например, 5 факториал или 5! означает 12345. Синтаксис функции:

=ФАКТР(аргумент).

Аргументом должно быть положительное число. Если число не целое, то производится усечение, то есть десятичные знаки отбрасываются без округления. Если аргументом является отрицательное число, функция возвращает ошибочное значение «#ЧИСЛО!».

ЧИСЛКОМБ определяет число возможных комбинаций для заданного числа элементов. Синтаксис функции следующий:

=ЧИСЛКОМБ(число;число_выбраных).

Аргумент1 число – общее количество элементов, аргумент 2 – количество элементов в каждой комбинации. Например, эта функция может использоваться для определения количества команд с 11-ю игроками в команде при наличии 17-ти игроков. В этом случае функция будет выглядеть следующим образом:

=ЧИСЛКОМБ(17;11).

Возвращаемое значение 12376 означает, что таких команд может быть образовано 12376. При использовании этой функции соблюдаются следующие правила:

  •  дробные числовые аргументы усекаются до целых, то есть десятичные знаки отбрасываются без округления;
  •  если любой из аргументов не число, то функция возвращает ошибочное значение #ИМЯ?;
  •  если аргумент 1 отрицательное число, или аргумент 2 отрицательное число, или аргумент 1< аргумента 2, то функция возвращает ошибочное значение #ЧИСЛО!;
  •  число комбинаций определяется следующим образом:

,

где n – аргумент 1;

 k – аргумент 2.

Функция Ч преобразует значения в числа. Синтаксис этой функции:

=Ч(значение).

Если аргумент является числом или ссылкой на ячейку, в которой содержится число, функция возвращает это число. Если аргумент является логическим значением ИСТИНА или ссылкой на ячейку, которая возвращает ИСТИНА, функция возвращает 1. Если аргумент является датой в одном из форматов даты, функция возвращает десятичное значение этой даты. Во всех других случаях функция возвращает 0.

ЕЧИСЛО определяет, является ли значение числом, и имеет следующий синтаксис:

=ЕЧИСЛО(значение).

Функция возвращает значение ИСТИНА, если ячейка содержит число, заданное любым способом. В противном случае функция возвратит значение ЛОЖЬ.

ABS возвращает абсолютное значение аргумента и имеет следующий синтаксис:

=ABS(аргумент).

Аргументом может быть любое число, заданное любым известным вам способом. Если аргумент число положительное, функция возвращает его неизменённым, если аргумент отрицательное число, например, 123, функция возвратит значение 123.

ЗНАК определяет, является ли аргумент отрицательным, положительным или нулевым значением. Синтаксис функции следующий:

=ЗНАК(аргумент).

Аргумент может быть любым числом. Эта функция возвращает только три значения: 1 – если аргумент положительное число; 1 – если аргумент отрицательное число; 0 – если аргумент равен 0.

ОСТАТ возвращает остаток от деления и имеет следующий синтаксис:

=ОСТАТ(аргумент1;аргумент2).

Аргумент 1 – делимое число, аргумент 2 – делитель. Функция возвращает остаток от деления аргумента 1 на аргумент 2. Например, =ОСТАТ(15;2) возвратит значение 1.

Если аргумент 1 меньше, чем аргумент 2, функция возвратит аргумент 1. Например, =ОСТАТ(3;12) возвращает 3. Если аргумент 1 точно делится на аргумент 2, функция возвращает значение 0. Если аргумент 2 равен 0, функция возвращает ошибочное значение #ДЕЛ/0!.

ЧАСТНОЕ возвращает частное от деления нацело. Эта функция используется в том случае, когда необходимо отбросить остаток от деления. Синтаксис этой функции следующий:

=ЧАСТНОЕ(аргумент1;аргумент2).

Аргумент 1 – числитель, то есть делимое, аргумент 2 – знаменатель, то есть делитель. Например, =ЧАСТНОЕ(5;2) равно 2. Если любой из аргументов не является число, функция возвращает ошибочное значение #ЗНАЧ!.

Microsoft Excel содержит несколько функций для работы с матрицами: МУМНОЖ, МОБР, МОПРЕД, функцию НОД наибольший общий делитель целых чисел, функцию НОК наименьшее общее кратное целых чисел, функцию ДВФАКТР, возвращающую двойной факториал числа, и ряд других функций, рассмотреть которые вы можете самостоятельно, воспользовавшись справкой табличного процессора.

Тригонометрические функции

ПИ возвращает число 3,14159265358979, математическую константу «пи» с точностью до 15 цифр. Синтаксис: =ПИ(). Эта функция не имеет аргумента, но всё равно необходимо вводить круглые скобки после имени функции. Обычно её используют в других функциях или формулах, например для вычисления площади круга: =ПИ()*(7^2).

РАДИАНЫ и ГРАДУСЫ. Microsoft Excel для облегчения работы с тригонометрическими функциями предоставляет две функции, преобразовывающие радианы в градусы и градусы в радианы. Синтаксис этих функций одинаковый:

=ГРАДУСЫ(угол);

=РАДИАНЫ(угол).

SIN, COS, TAN возвращают синус, косинус и тангенс угла и имеют следующий синтаксис:

=SIN(аргумент);

=COS(аргумент);

=TAN(аргумент).

Аргументом является число, выражающее угол в радианах. Если угол задан в градусах, то его необходимо умножить на ПИ()/180, чтобы преобразовать в радианы.

ASIN, ACOS являются обратными функциями SIN и COS и вычисляют угол в радианах, синус или косинус которого равен заданному значению. Синтаксис этих функций следующий:

=ASIN(аргумент);

=ACOS(аргумент).

Аргументом может быть число, значение которого должно быть в диапазоне от – 1 до +1, включая граничные значения. Для любого значения вне этого диапазона возвращается ошибочное значение #ЧИСЛО!. Функция ASIN всегда возвращает значения между  /2 и /2 радиан, а ACOS – от 0 до радиан.

ATAN и ATAN2 возвращают угол в радианах. Функция ATAN возвращает значения между  /2 и /2 радиан и имеет следующий синтаксис:

=ATAN(аргумент).

Аргументом является число, отображающее тангенс угла. Функция ATAN2 возвращает арктангенс для заданных координат Х и Y, то есть угол между осью Х и линией, проведённой через начало координат в точку с координатами (Х;Y). Угол определяется в диапазоне от   до , исключая  . Если оба аргумента Х и Y равны нулю, функция возвращает ошибочное значение #ДЕЛ/0!.

Microsoft Excel имеет гиперболические синус SINH, косинус COSH, тангенс TANH и обратные им функции – ASINH, ACOSH, ATANH.

Логарифмические функции

LOG10 возвращает логарифмы заданного значения по основанию 10 и имеет следующий синтаксис:

=LOG10(аргумент).

Аргумент может быть только положительным числом. Если аргумент отрицательное число, функция возвращает ошибочное значение #ЧИСЛО!.

LN возвращает натуральный логарифм положительного числа, то есть основание равно числу е = 2,71828182845904.

LOG возвращает логарифм положительного числа по заданному основанию. Синтаксис этой функции:

=LOG(аргумент1;аргумент2).

Аргумент 1 – положительное число, логарифм которого определяется, аргумент 2 – основание логарифма. Если вы не напишите основание, Microsoft Excel считает основание равным 10.

EXP вычисляет значение константы е = 2,71828182845904, возведённой в заданную степень. Функция имеет следующий синтаксис:

=EXP(аргумент).

Эта функция является обратной по отношению к LN, то есть натуральному логарифму числа.

СТЕПЕНЬ возводит число в заданную степень и имеет следующий синтаксис:

=СТЕПЕНЬ(аргумент1;аргумент2).

Аргумент 1 – число, возводимое в степень, аргумент 2 – число, выражающее показатель степени. Вместо этой функции можно использовать арифметический оператор ^, например =СТЕПЕНЬ(4;3) и =4^3 возвращают значение 64.

Функции округления

В Microsoft Excel имеется несколько функций округления.

ОКРУГЛ, ОКРУГЛВНИЗ, ОКРУГЛВВЕРХ. ОКРУГЛ округляет число, задаваемое её аргументом 1, до указанного аргументом 2 количества десятичных разрядов. Синтаксис этой функции следующий:

=ОКРУГЛ(аргумент1;аргумент2).

Аргумент 1 может быть числом, ссылкой на ячейку, в которой содержится число или формула, возвращающая числовое значение. Аргумент 2 – число цифр после десятичной запятой, может быть любым положительным или отрицательным числом, заданным любым способом. Отрицательный аргумент 2 округляет до указанного количества разрядов слева от десятичной запятой, аргумент 2, равный 0, округляет до ближайшего целого числа. Цифры меньше 5 округляются с недостатком, а цифры, больше или равные 5, – с избытком. Примеры:

=ОКРУГЛ(123,4567;2) 100

=ОКРУГЛ(123,4567;1) 120

=ОКРУГЛ(123,4567;0) 123

=ОКРУГЛ(123,4567;1) 123,5

=ОКРУГЛ(123,4567;2) 123,46

=ОКРУГЛ(123,4567;3) 123,457

Функции ОКРУГЛВНИЗ и ОКРУГЛВВЕРХ имеют такой же синтаксис и, как указывают их имена, округляют вниз (с недостатком) и вверх (с избытком).

ЧЁТН, НЕЧЁТН. Эти функции можно использовать для выполнения операции округления. Функция ЧЁТН округляет до ближайшего чётного целого числа, функция НЕЧЁТН – до ближайшего целого нечётного числа. Отрицательные числа округляются вниз. Синтаксис функций:

=ЧЁТН(аргумент)    =НЕЧЁТН(аргумент).

Независимо от знака аргумента округление числа всегда производится с избытком. Если число уже является чётным, то функция ЧЁТН округления не производит. Если число является нечётным, функция НЕЧЁТН округления не производит. Если аргумент не является числом, функции возвращают ошибочное значение #ЗНАЧ!. Примеры:

=ЧЁТН(23,4) 24

=ЧЁТН(2) 2

=ЧЁТН(3) 4

=ЧЁТН(3) 4

=НЕЧЁТН(23,4) 25

=НЕЧЁТН(3) 3

=НЕЧЁТН(4) 5

=НЕЧЁТН(4) 5

ОКРВНИЗ, ОКРВВЕРХ. Эти функции округляют числа соответственно с недостатком и с избытком с заданной точностью и имеют следующий синтаксис:

=ОКРВНИЗ(аргумент1;аргумент2)    =ОКРВВЕРХ(аргумент1;аргумент2).

Аргумент 1 – округляемое число, аргумент 2 – точность округления, то есть кратное, до которого требуется округлить аргумент 1. Оба аргумента должны иметь одинаковый знак. Если знаки разные, функции возвращают ошибочные значения #ЧИСЛО!. Если любой из аргументов не число, функции возвращают ошибочное значение #ЗНАЧ!. Примеры:

=ОКРВНИЗ(23,4;0,5) 23

=ОКРВНИЗ(5;3) 3

=ОКРВНИЗ(5;1) #ЧИСЛО!

=ОКРВНИЗ(5;1,5) 4,5

=ОКРВВЕРХ(23,4;5) 25

=ОКРВВЕРХ(5;3) 6

=ОКРВВЕРХ(5;1) #ЧИСЛО!

=ОКРВВЕРХ(5;1,5) 6

ЦЕЛОЕ, ОТБР. Функция ЦЕЛОЕ округляет число вниз до ближайшего целого и имеет следующий синтаксис:

=ЦЕЛОЕ(аргумент).

Аргумент – это число, для которого вы хотите найти следующее наименьшее целое. Например,

=ЦЕЛОЕ(100,01) 100

=ЦЕЛОЕ(100,99999999) 100

Как видно из примера, даже если число 100, 99999999 практически равно 101, функция округляет до ближайшего наименьшего целого.

Если аргумент отрицательное число, функция округлит его вниз до ближайшего наименьшего целого. Например,

=ЦЕЛОЕ(100,99999999) 101

Функция ОТБР отбрасывает все цифры справа от десятичной запятой независимо от знака числа. Эта функция имеет следующий синтаксис:

=ОТБР(аргумент1;аргумент2).

Необязательный аргумент 2 задаёт позицию, после которой производится усечение аргумента 1. Например, =ОТБР(13,978) возвращает 13.

Функции ОКРУГЛ, ЦЕЛОЕ и ОТБР удаляют ненужные десятичные знаки, но работают они различно. Функция ОКРУГЛ округляет вверх или вниз до заданного числа десятичных разрядов, ЦЕЛОЕ округляет вниз до ближайшего целого числа, а ОТБР отбрасывает десятичные разряды без округления. Основное различие между ЦЕЛОЕ и ОТБР проявляется в обращении с отрицательными значениями. Например, 100,99999999999 в функции целое возвращает 101, а в функции ОТБР результат равен 100.

Логические функции

Большинство логических функций использует логические выражения для определения истинности заданного условия.

Функция ЕСЛИ имеет следующий синтаксис:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь).

Например,  формула =ЕСЛИ(В56/С15 150<0;В56;С15) возвратит значение из ячейки В56, если после вычислений получится отрицательное число. Если после вычислений получится положительное число или 0, формула возвратит значение из ячейки С15.

В качестве аргументов функции ЕСЛИ можно использовать другие функции, например формула

=ЕСЛИ(ПРОИЗВЕД(А23;В23;С23)>2,5; ПРОИЗВЕД(А23;В23;С23);0)

возвратит произведение значений в ячейках А23, В23 и С23, если это произведение больше 2,5. В противном случае формула возвратит 0.

В функции ЕСЛИ можно использовать текстовые аргументы. Например, обработка результатов тестирования находится в ячейке А1. В ячейку В1 введена формула

=ЕСЛИ(А1>75%; ”Сдал”;”Не сдал”),

которая проверяет балл в ячейке А1. Если этот балл больше 75 %, функция возвращает в ячейку В1 текст Сдал. Если балл в ячейке А1 меньше или равен 75 %, функция возвращает в ячейку В1 текст Не сдал.

С помощью текстового аргумента можно очистить ячейку, вставив пустую строку вместо 0. Например, вышеприведённая формула

=ЕСЛИ(ПРОИЗВЕД(А23;В23;С23)>2,5; ПРОИЗВЕД(А23;В23;С23);””)

возвратит пустую строку (””), если первый аргумент будет иметь значение ЛОЖЬ, то есть произведение А23, В23 и С23 получится меньше или равно 2,5.

Первый аргумент, логическое выражение, может также быть текстовым. Например, формула

=ЕСЛИ(А1=”Тест”;100;200)

возвратит значение 100, если ячейка А1 содержит строку Тест, и 200, если в А1 находится любое другое значение.

Функции И, ИЛИ, НЕ позволяют создавать сложные логические выражения, являясь дополнительными функциями. Они работают в сочетании с операторами сравнения. Синтаксис функций И и ИЛИ идентичный:

=И(логическое_значение1;логическое_значение2;…логическое_значение30);

=ИЛИ(логическое_значение1;логическое_значение2;…логическое_значение30).

Эти функции могут иметь от 1 до 30 аргументов, которые являются проверяемыми условиями.

Если аргумент, который является массивом или ссылкой, содержит тексты или пустые ячейки, такие значения игнорируются.

Если один из аргументов не является логическим значением, то функции возвращают ошибочное значение #ЗНАЧ!.

Функция И возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА, и значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ.

Функция ИЛИ возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА, и значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

Функция НЕ имеет только один аргумент:

=НЕ(логическое_значение).

Эта функция меняет значение своего аргумента на противоположное логическое значение. Она возвращает значение ИСТИНА, если аргумент имеет значение ЛОЖЬ,  и значение ЛОЖЬ, если аргумент имеет значение ИСТИНА.

Функции И, ИЛИ, НЕ часто используются в сочетании с функцией ЕСЛИ. Например, студент Сдал зачёт, если имеет меньше 3 пропусков (проставляются в ячейке В1) и за тест получил балл более 75 % (балл хранится в ячейке С1). Это можно записать следующим образом:

=ЕСЛИ(И(В1<3;C1>75%);”Сдал”;”Не сдал”).

При использовании функции ИЛИ формула будет записана:

=ЕСЛИ(ИЛИ(В1<3;C1>75%);”Сдал”;”Не сдал”).

Однако такая формула возвратит значение Сдал, если либо балл более 75 %, либо пропусков меньше 3.

На примере тестирования студентов можно показать работу функции НЕ. Допустим, в ячейку С1 заносится балл по пятибалльной шкале, полученный студентом на экзамене, тогда формула

=ЕСЛИ(НЕ(С1=2);”Сдал”;”Не сдал”)

возвратит значение Сдал, если значение в ячейке С1 не равно 2.

Некоторые задачи трудно решить, используя только вышеперечисленные логические функции. В таких случаях применяют вложенные функции ЕСЛИ. То есть до семи функций ЕСЛИ могут быть вложены друг в друга в качестве аргументов значение_если_истина, значение_если_ложь. Для пояснения приведу пример с тремя вложенными функциями ЕСЛИ. В ячейке А1 фиксируются показания прибора

=ЕСЛИ(А1=100;”OK”;ЕСЛИ(И(А1>=80;A1<100);”Норма”;

ЕСЛИ(И(А1>=60;A1<80);”Проблема”;”Тевога”))).

Комментируется эта формула следующим образом: если значение в ячейке А1 равно 100, формула возвратит текст OK. Если значение в ячейке А1 находится в пределах от 80 до 99, формула возвратит текст Норма. Если значение в ячейке А1 находится между 60 и 79, формула возвратит текст Проблема. И если в ячейке А1 значение будет 59 и меньше, то есть ни одно из предыдущих условий не выполняется, формула возвратит текст Тревога.

Функции ИСТИНА, ЛОЖЬ. Эти функции не имеют аргументов и  записываются следующим образом:

=ИСТИНА()    =ЛОЖЬ().

В Microsoft Excel кроме перечисленных логических функций имеются Е-функции, которые могут быть отнесены к логическим: ЕОШ, ЕОШИБКА, ЕНД, ЕЛОГИЧ, ЕЧИСЛО, ЕТЕКСТ, ЕНЕТЕКСТ, ЕССЫЛКА, ЕПУСТО. Они используются, например, для поиска ячеек с ошибочными значениями с целью предотвращения их распространения по рабочему листу; для нахождения ячеек с логическими значениями; для определения, является ли значение ячейки числом, текстом, ссылкой или ячейка пустая.

Статистические функции Microsoft Excel позволяют отыскивать в диапазоне максимальное и минимальное значения, рассчитывать среднее арифметическое значение, определять количество ячеек в диапазоне и т.д.

В практикуме невозможно рассмотреть все имеющиеся в Microsoft Excel функции. Поэтому по мере необходимости вы будете уже сами изучать возможности этого табличного процессора.

Диаграммы

Диаграмма является графическим объектом, с помощью которого можно представлять данные рабочего листа. Располагать диаграммы можно на листе вместе с исходными данными или на отдельном листе, являющемся частью книги. Диаграммы, расположенные непосредственно на рабочем листе, называются внедрёнными. Диаграммы как любые графические объекты можно размещать в любом месте листа, изменять их размеры и различным образом модифицировать.

Важными понятиями для диаграмм являются ряды дынных и категории. Ряд данных  это множество значений, которые отображают на диаграмме, например, количество опрокидываний, произошедших в январе, или число ТО-1, проводимых разными бригадами слесарей. Каждый ряд данных может иметь до 4000 значений (точек данных). На диаграмме можно отобразить до 255 рядов данных, но точек данных на диаграмме может быть не более 32000.

Категории задают положение конкретных значений в ряде данных. В примере с количеством опрокидываний это дни месяца (1 января, 2 января и т.д.), а в случае с ТО-1 категориями являются бригады слесарей.

Для создания диаграмм удобнее всего воспользоваться Мастером диаграмм, включаемым кнопкой на панели инструментов Стандартная. Запустить Мастер диаграмм также можно, выбрав команду Диаграмма… в пункте меню Вставка. После появления окна Мастер диаграмм (шаг 1 из 4) останется выполнить ряд действий и для перехода к следующему шагу нажать кнопку Далее.  Для исправления своих действий и возвращения к предыдущему шагу необходимо нажать кнопку Назад. Можно нажать кнопку Готово для пропуска оставшихся шагов. На первом шаге осуществляется выбор типа диаграмм, на втором – задание диапазона данных, если вы не выделили этот диапазон заранее на рабочем листе, или исправление этого диапазона. Третий шаг позволяет добавить легенду, название диаграммы, название осей. На четвёртом шаге вы выбираете расположение диаграммы: на рабочем или на отдельном листе.

Все действия по вставке или изменению параметров диаграммы можно произвести, не прибегая к Мастеру диаграмм. Для этого необходимо активизировать диаграмму, дважды щёлкнув левой клавишей мыши по диаграмме. После этого можно щёлкнуть правой клавишей мыши и в появившемся окне контекстного меню выбирать требуемый пункт.

Microsoft Excel содержит несколько типов плоских и объёмных диаграмм, которые разделяются на стандартные и нестандартные.

Типы стандартных диаграмм следующие: гистограмма, график, поверхность,  с областями,  линейчатая, круговая, точечная, кольцевая, лепестковая, пузырьковая, биржевая, цилиндрическая, коническая, пирамидальная. Microsoft Excel позволяет создавать смешанные или гибридные диаграммы, например график и гистограмма с одной осью, график и гистограмма с двумя осями, график с двумя осями и т.д.

Назначение каждой из диаграмм можно определить следующим образом:

 Гистограмма – это вертикально ориентированная столбчатая диаграмма. Линейчатая диаграмма – горизонтально ориентированная столбчатая диаграмма. Обе диаграммы удобны для сравнения  дискретных значений  из нескольких рядов данных. Они отображают значения различных категорий. Например, количество выхода из строя кривошипно-шатунного механизма по видам отказов (рис. 25) (данные всех статистических диаграмм взяты условно).

Рис. 25. Причины отказов кривошипно-шатунного механизма

  •  Графики отображают изменения ряда данных во времени или по категориям. Например, количество дорожно-транспортных происшествий по месяцам одного года (рис. 26).

Рис. 26. Количество ДТП по N области в 2006 г.

 Круговая диаграмма показывает относительный вклад каждой точки данных в общую сумму для этого ряда данных. Она отображает только один ряд данных. Например, процентное соотношение автомобилей разных моделей в автотранспортном предприятии (рис. 27).

Рис. 27. Количество автомобилей в ГАТП

 Точечная диаграмма используется  для сравнения рядов данных или определения зависимости между рядами данных. Например, зависимость тормозного пути от коэффициента сцепления шины с дорогой (рис. 28). То есть в большинстве типов диаграмм (кроме круговой, кольцевой, лепестковой) вдоль одной оси изменяются значения ряда данных, вдоль другой идут названия категорий. Как правило, ось ординат Y является осью значений ряда данных, ось абсцисс X – осью категорий. В точечной диаграмме обе оси являются осями значений ряда данных.

Рис. 28. Зависимость тормозного пути от сцепных свойств дороги

 Диаграмма с областями показывает тенденцию суммарных значений и одновременно даёт представление о вкладе каждого ряда данных. Таким образом, диаграмма с областями сочетает возможности графиков и круговых диаграмм.

 Кольцевая диаграмма похожа на круговую, но имеет одно существенное отличие: позволяет отобразить несколько рядов данных.

 Лепестковая диаграмма является аналогом графика  в полярной системе координат (рис. 29). Значение каждой точки данных определяет её расстояние от центральной точки, а угол радиуса определяется положением точки в ряде данных. Лепестковая диаграмма используется для представления или сравнения совокупных значений рядов данных в целом, а не значений отдельных точек. Все значения в рядах должны иметь одинаковый знак. При этом абсолютное совокупное значение ряда пропорционально области, охватываемой значениями этого ряда. Например, с помощью лепестковых диаграмм можно показать сезонные колебания отказов топливной системы автомобилей в различные годы.

Рис. 29. Сезонное колебание отказов топливной аппаратуры

 Поверхность отображает несколько рядов данных в виде двумерной или трёхмерной поверхности. Для этого электронная таблица рисует линии для каждого ряда данных и затем соединяет линии, используя цвет или «проволочную» сетку. Двумерная поверхностная диаграмма выглядит так, будто вы смотрите на диаграмму сверху, то есть напоминает топографическую карту.

Большинство перечисленных типов диаграмм имеют несколько вариантов плоского и объёмного видов. Назначение объёмных диаграмм аналогично плоским.

К нестандартным относятся логарифмическая, смешанные и ряд других диаграмм.

У логарифмической диаграммы график построен на логарифмической оси X.

Смешанная диаграмма либо использует два типа диаграмм, либо имеет две оси X или две оси Y.  

Смешанная диаграмма, использующая два типа диаграмм, гистограмма/график с двумя осями (одна для гистограммы, другая для графика) на одной оси удобны для сопоставления одного или нескольких рядов с остальными рядами данных. Например, количество дорожно-транспортных происшествий в виде гистограммы и величина тормозного пути в виде графика в зависимости от скорости движения.

Можно применять смешанную диаграмму на одной оси.

Смешанную диаграмму с двумя осями Y применяют тогда, когда значения рядов данных имеют разную размерность или изменяются в существенно различающихся диапазонах. Например, зависимость мощности и крутящего момента на коленчатом валу от частоты вращения вала (рис. 30).

Рис. 30. Внешняя скоростная характеристика двигателя

После выбора типа диаграммы и её создания можно изменить вид любого элемента:

  •  размеры;
  •  рамку;
  •  заливку области диаграммы и области построения диаграммы;
  •  линию графика;
  •  тип;
  •  цвет;
  •  толщину;
  •  вид маркёра точек ряда данных:
    •  тип;
    •  цвет;
    •  размеры;
    •  и т.д.;
  •  вид линий осей:
    •  толщину;
    •  цвет;
    •  тип;
    •  и т.д.;
  •  диапазон изменения шкал осей;
  •  шрифт;
  •  и др.

Для этого курсор мыши устанавливается на изменяемый элемент диаграммы и производится двойной щелчок левой клавишей. В появившемся диалоговом окне выбираются необходимые параметры изменяемого элемента. Можно щёлкнуть правой клавишей мыши и в окне контекстного меню выбрать требуемый пункт.

Легенду (название конкретной диаграммы) лучше всего написать сразу в первой верхней ячейке ряда данных. Затем ячейки с легендами выделяют вместе со всем диапазоном.

Категории или ряд данных по оси X в точечной диаграмме должны находиться в левом крайнем столбце.

Некоторые специальные возможности Microsoft Excel

Программа Microsoft Excel с момента своего появления в 1985 г., как уже говорилось выше, является наиболее популярной многофункциональной системой управления электронными таблицами. Разработчики постоянно обновляют и совершенствуют эту программу для выполнения с её помощью различных задач. В этом разделе вы познакомились с приёмами работы и некоторым набором функций и инструментов необходимыми для решения инженерных задач. Но это далеко не полный перечень возможностей и областей использования программы Microsoft Excel, некоторые из них перечислены ниже.

· Панель инструментов Рисование, как и другие варианты создания графических объектов в электронной таблице, такие же, как в Microsoft Word. Поэтому если вы что-то забыли, прочитайте об этом на с. 40…47 пособия.

· Создавать большие таблицы, списки, базы данных в Microsoft Excel намного удобнее, чем в Microsoft Word. Но такие таблицы не помещаются целиком на экране монитора. Поэтому для удобства работы с большими таблицами заголовки столбцов и строк можно закреплять. При перемещении по таблице закреплённые заголовки будут всегда отображаться на экране. Для закрепления заголовков необходимо выбрать активную ячейку,  выше и левее верхнего левого угла которой они находятся. Затем выбрать пункт меню Окно  Закрепить области. После этого заголовки становятся зафиксированными и не перемещаются при прокрутке окна. Для отмены закрепления необходимо выбрать пункт меню Окно Снять закрепление областей.

· Пункт меню Сервис–Параметры вызывает диалоговое окно, содержащее 13 вкладок. Две из них Вычисления и Общие мы уже рассматривали. Во вкладке Вид вы можете включить/выключить отображение элементов окна, объектов и параметров окна.

· Диалоговое окно Параметры страницы, вызываемое пунктом меню Файл – Параметры страницы, имеет четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы, Лист. Во вкладке Страница можно установить ориентацию (книжная или альбомная), масштаб, размер бумаги и качество печати. С помощью вкладки Поля устанавливаются размеры полей и расстояние до колонтитулов. Вкладка Колонтитулы предназначена для выбора параметров колонтитулов.

· Microsoft Excel позволяет скрыть строку, столбец или группу строк или столбцов. Для этого необходимо выделить скрываемые элементы. Затем либо щёлкнуть правой клавишей мыши и в окне контекстного меню выбрать команду Скрыть, либо выбрать пункт меню Формат – Строка (Столбец) – Скрыть. Скрытые элементы листа не удаляются. Для того чтобы показать скрытые элементы, необходимо выделить диапазон, в который они попадают, и затем выбрать пункт меню Формат – Строка (Столбец) – Отобразить.

Для скрытия текущего листа используют пункт меню Формат –Лист – Скрыть. Скрытый лист доступен для ссылок из других листов.

· В Microsoft Excel можно создавать списки в качестве базы данных. Такая таблица автоматически обрабатывается как база данных при выполнении операций Поиск, Сортировка, Подведение итогов и т.д. Однако в задачи данного практикума не входит подробное описание работы со списками.

Контрольные вопросы

  1.  По каким правилам записывается формула в программе Microsoft Excel? Что такое операнд и оператор?
  2.  Какие вы знаете арифметические операторы? Что такое приоритет операций?
  3.  Для чего нужны операторы сравнения, адресные операторы и текстовый оператор?
  4.  Что такое ссылки? Какие ссылки используются в программе Microsoft Excel? Объясните правила их применения.
  5.  Для чего в программе Microsoft Excel применяются заголовки и имена?
  6.  По каким правилам записывается функция? Какие типы аргументов функций предусмотрены в программе Microsoft Excel?
  7.  Какие вы знаете ошибочные значения? В каких случаях в ячейке появляется каждое из ошибочных значений?
  8.  Перечислите арифметические, тригонометрические и логарифмические функции, применяемые в программе Microsoft Excel, и объясните правила их использования.
  9.  Какие функции округления предусмотрены в программе Microsoft Excel?
  10.  Для чего используется функция если? Приведите примеры её применения.
  11.  Какие вы знаете логические функции (исключая функцию если)?  Приведите примеры.
  12.  Как построить диаграмму по результатам расчётов? Какие вы знаете типы диаграмм?

Библиографический  список

  1.  Microsoft Office Excel 2003. Учебный курс/В. Кузьмин. – СПб.: Питер; Киев: Издательская группа BHV, 2004. – 493 с.
  2.  Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа: Office XP. – СПб.: Питер, 2005. – 1072 с.
  3.  Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа: Microsoft Office System 2003. – СПб.: Питер, 2004. – 1232 с.
  4.  Додж М., Кината К., Стинсон К., The Cobb Group. Эффективная работа с Excel 7.0 для Windows 95: Пер. с англ. СПб.: Питер, 1997. 1040 с.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Пособие предназначено для студентов технических специальностей, желающих получить необходимые для современного специалиста навыки работы с персональным компьютером.

Любой пользователь, и не только начинающий, извлечёт из пособия что-нибудь полезное, так как  использование в свой деятельности развитого компьютерного продукта может вызвать затруднения, особенно в первое время.

В данном пособии представлены только некоторые основные приёмы работы с Microsoft Windows, Microsoft Word и Microsoft Excel. Задача показать все тонкости и сервисные возможности этих программ, с которыми может столкнуться пользователь, не только не ставилась, но и не могла быть осуществлена в небольшом курсе дисциплины «ЭВМ в практических задачах». Более того, в пособии нет даже напоминаний о других приложениях пакета Microsoft Office. А фирма Microsoft не останавливается на достигнутом и постоянно совершенствует уже разработанные и ставшие популярными приложения, расширяя их возможности и приспосабливая к широкому кругу пользователей.

Поэтому работа на персональном компьютере может напоминать игру в шахматы или на музыкальном инструменте – и в том, и в другом в случае овладение новыми приёмами и технологиями продолжается всю жизнь.

Не бойтесь экспериментировать самостоятельно, так как методом проб и ошибок приобретаются необходимый опыт и навыки, а для получения и углубления знаний следите за стремительно изменяющейся компьютерной техникой и её прикладными программами.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

79066. Прекращение обязательств. Новация. Зачет. Невозможность исполнения обязательства 22.39 KB
  Невозможность исполнения обязательства. Последнее возможно лишь с согласия кредитора; место исполнения соответствует месту определенному в договоре; исполнение в срок указанный в договоре.; в оба требования должны быть такими по которым срок исполнения уже наступил или определен моментом востребования. Просрочка исполнения усиливает ответственность должника который должен впредь отвечать не только соответственно прямому содержанию обязательства но и обязывался к возмещению неполученных доходов кредитора на него возлагался случайный...
79067. Развитие уголовного права в Риме в период империи 19.9 KB
  Характерной тенденцией развития уголовного права данного периода является то что ряд частных деликтов постепенно становятся уголовно наказуемыми включаются в категорию преступлений crimen publicum. Появляется также большое число новых преступлений в том числе таких которые рассматриваются как опасное посягательство на устои государства. В числе этих преступлений заговор с целью свержения императора покушение на его жизнь или жизнь его чиновников непризнание религиозного культа императора и т. К числу преступлений непосредственно...
79068. Развитие уголовного права в Риме в республиканский период. Виды преступлений. Виды наказаний. Уголовный суд и процесс 20.41 KB
  Благодаря этому обстоятельству приговор магистрата малопомалу теряет свое значение и собственными органами уголовного суда делаются comiti centurit если дело идет о cpite и tribut если дело идет об nquisitio pecuni. Все производство у магистрата приобретает характер предварительного следствия. Производство перед магистратом в уголовных делах по своему смыслу отнюдь не соответствует производству in jure в процессе гражданском: здесь магистрат ничего не разбирает и ничего не решает меж тем как в уголовном процессе суд магистрата имеет...
79069. Сервитуты. Понятие и виды. Хозяйственное значение и содержание сервитутов. Приобретение и утрата сервитутов. Защита сервитутного права 27.56 KB
  С ростом городов с увеличением скученности городских построек собственники городских земельных участков стали нуждаться в правовом средстве с помощью которого можно было бы предупредить полное затемнение одного участка постройкой на соседнем участке и т. Прочность удовлетворения потребности посредством такой правовой формы состояла в вещном характере сервитутного права: предметом сервитутного права являлся сам земельный участок а не действие определенного лица обязавшегося допускать пользование его земельным участком со стороны соседа....
79070. Содержание и виды договоров. Условия действительности договора. Недействительность договора (сделки). Договоры противозаконные и противоречащие добрым нравам. Пороки воли 24.85 KB
  Со временем договорами стали также считаться неформальные соглашения лиц. Такие соглашения именовались пактами и, в отличие от контрактов, первоначально не пользовались исковой защитой, так как заключались без соблюдения установленной процедуры.
79071. Стороны в обязательстве. Замена лиц в обязательстве. Обязательства с несколькими кредиторами или должниками 28.95 KB
  Обязательства с несколькими кредиторами или должниками. Оно рассматривалось как строго личная связь между кредитором и должником несмотря на имущественный характер содержания обязательства.С установлением обязательства связывались определенные юридические последствия исключительно для тех лиц которые его установили. Понимание обязательства как строго личного отношения между сторонами приводило также к тому что обязательство первоначально признавалось абсолютно непередаваемым ни на активной стороне переход права требования от кредитора к...
79072. Уголовное право Рима в древнейший период. Виды деликтов 19.71 KB
  Многие из таких частных деликтов известных Законам XII таблиц стали рассматриваться как преступления в последующем. преступления которые наказывались от имени римского народа а взыскания по ним шли не частным лицам а государству. К ним относились прежде всего преступления против республики. В зависимости от характера преступления смертная казнь принимала различные формы: отсечение головы утопление распятие сбрасывание с Тарпейской скалы и т.
79073. Формы гражданского процесса 28.39 KB
  Характерной особенностью римского гражданского процесса в течение республиканского периода и периода принципата было деление процесса на две стадии производства из которых первая называлась вторая judidum. Римская же первая стадия процесса приводила к окончанию дела только в случае признания иска ответчиком а такой вопрос как видно из открытых в 1933 году новых фрагментов Институций Гая прямо ставился истцом; требую чтобы ты сказал да или нет.Какими потребностями было вызвано деление римского процесса на две стадии и какие цели оно...
79074. Эмфитевзис и суперфиций. Сущность и причины образования этих институтов. Прекращение эмфитевзиса и суперфиция. Залог и его формы. Ипотека 27.26 KB
  Установление одного из этих двух прав на земельный участок дает право собственности на эту землю почти только номинальным; лишь после прекращения эмфитевзиса или суперфиция право собственности на данный участок получает реальное выражение. Как показывает термин emphyteusis от греческого emphyteuein насаждать этот институт перешел в римское право из Греции где наследственная аренда земли имела широкое применение эмфитевзис был издавна также в практике Египта и Карфагена.В содержание эмфитевзиса входит право пользоваться земельным...