43511

Внутренний аудит процесса «Управление записями в отделе сервисного обслуживания» на ЗАО «Компания Новгородский Завод ГАРО»

Курсовая

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Основным процессом поставщиком для данного процесса является «Оформление и предоставление актов работ», в ходе которого инженеры, совместно с потребителями продукции ГАРО, составляют акты о проведенных работах, а секретарь ОС ведет реестр актов работ и является ответственным за хранение записей и предоставление их для дальнейшего использования.

Русский

2013-11-05

882 KB

29 чел.

Федеральное агентство по образованию

Российский государственный университет инновационных технологий и предпринимательства

Северный филиал

Курсовая работа

по дисциплине «Аудит качества»

на тему:

“Внутренний аудит процесса «Управление записями в отделе сервисного обслуживания» на ЗАО «Компания Новгородский Завод ГАРО»

Принял:

Поровский Г.С.

____________________

                                                                                                                  (подпись)

«_____»______________

                                                                                                            (число)         (месяц)

Выполнила:

студентка гр. И311

В.А.Колесникова

____________________

                                                                                                                 (подпись)

«_____»______________

                                                                                                            (число)        (месяц)

г. Великий Новгород

2007г.

Содержание

[1] Введение

[2] 1 Определение и описание процесса СМК

[3] 2 Начало аудита. Составление плана внутреннего аудита процесса СМК ЗАО «Компания Новгородский Завод «ГАРО»

[4] 3 Проведение анализа документации (аудит адекватности)

[5] 4 Подготовка к проведению аудита на местах

[5.1] 4.1 Подготовка Плана аудита

[5.2] 4.2 Распределение обязанностей в аудиторской группе

[5.3] 4.3 Подготовка рабочих документов

[6] 5 Проведение аудита на местах

[6.1] 5.1 Проведение вступительного совещания

[6.2] 5.2 Сбор и проверка информации

[6.3] 5.3 Формирование наблюдений аудита

[6.4] 5.4 Подготовка заключений по результатам аудита, отчета по аудиту и завершение аудита.

[7] Заключение

[8] Список использованных источников

[9] Приложение А
Графическое представление процесса
«Управление записями в отделе сервисного обслуживания»

[10] Приложение Б
Карта процесса
«Управление записями в отделе сервисного обслуживания»

[11] Приложение В
Спецификация процесса
«Управление записями в отделе сервисного обслуживания»

[12] Приложение Г
График проведения внутренних проверок (аудитов) системы менеджмента качества ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО»

[13] Приложение Д
План внутренней проверки

[13.0.0.1] Программа внутренней проверки

[14] Приложение Е
Письменное уведомление об аудиторской проверке

[15] Приложение Ж
Опросный лист

[16] Приложение И
Контрольный вопросник (чек-лист)

[17] Приложение К
Протокол несоответствия

[18] Приложение Л
Протокол несоответствия

[19] Приложение М
Форма титульного листа отчета о проведенной внутренней проверке  и лист содержания

[20] Приложение Н
Сводные данные по несоответствиям и уведомлениям, зафиксированным в результате плановой внутренней проверки

Введение

Целью курсовой работы является научиться составлять план и описывать процедуры проведения внутреннего аудита процесса «Управление записями в отделе сервисного обслуживания» системы менеджмента качества (СМК) на соответствие требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

Задачи курсового проекта:

  •  определить и описать процесс «Управление записями в отделе сервисного обслуживания» на ЗАО «Компания Новгородский Завод ГАРО»;  
  •  составить план внутреннего аудита процесса «Управление записями в отделе сервисного обслуживания»  на ЗАО «Компания Новгородский Завод ГАРО» на соответствие требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001;
  •  описать процедуры проведения внутреннего аудита процесса «Управление записями в отделе сервисного обслуживания» на ЗАО «Компания Новгородский Завод ГАРО» в соответствии с руководящими указаниями по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента международного стандарта ГОСТ Р ИСО 19011-2002;

 В ходе выполнения курсового проекта необходимо получить и закрепить: 

  •  навыки работы с ГОСТ Р ИСО 9001-2001;
  •  навыки составления плана внутреннего аудита процесса «Управление записями в

отделе сервисного обслуживания»  системы менеджмента качества (СМК) на ЗАО «Компания Новгородский Завод ГАРО»

  •  освоить ГОСТ Р ИСО 19011-2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или экологического менеджмента».


1 Определение и описание процесса СМК

В соответствии с Перечнем типовых Вспомогательных процессов был выбран процесс системы менеджмента качества (СМК) «Управления записями».

По итогам производственной практики на ЗАО «Компания Новгородский Завод «ГАРО» было принято решение в данном курсовом проекте проводить проверку процесса «Управление записями в отделе сервисного обслуживания» (УЗвОС) на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п.4.2 пп.4.2.4.

Целью выбранного процесса является: поддержание в рабочем состоянии записей для предоставления свидетельств соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и результативности функционирования СМК.

Используя методологию процессного подхода, было разработано графическое представление процесса УЗвОС (Приложение А), в котором определены поставщики и потребители процесса, внутреннее и внешнее управление процесса и необходимые ресурсы.

Основным процессом поставщиком для данного процесса является «Оформление и предоставление актов работ», в ходе которого инженеры, совместно с потребителями продукции ГАРО, составляют акты о проведенных работах, а секретарь ОС  ведет реестр актов работ и является ответственным за хранение записей и предоставление их для дальнейшего использования.

Основным процессом потребителем результатов процесса, т.е. отчетов о проведенных работах и реестра с новыми записями, является процесс «Анализ отчетов», в ходе которого  происходит анализ поступившей информации для выработки определенных решений.

Внешним управлением данного процесса является ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования» п.4.2.4, ГОСТ 2.10.5 «Общие требования к текстовым документам» и финансы.

Внутреннее управление осуществляется за счет таких документов, как Руководство по качеству, СТП «Управление записями», ДИ работников, а так же за счет Бюджета Компании.

Для осуществления деятельности в рамках процесса УЗвОС необходимы:

- людские ресурсы (сотрудники ОС, ведущий специалист по СМК),

- финансовые ресурсы (заработная плата)

- материальные ресурсы (стеллажи для хранения записей, папки, ПК, журналы,  канц.товары, служебные помещения).

Используя результаты графического представления процесса УЗвОС, составили Карту процесса УЗвОС, куда включили характеристики отдельных составляющих Процесса (Приложение Б). А так же была составлена спецификация процесса УЗвОС (Приложение В), где представлены схемы внутреннего и внешнего взаимодействия процесса УЗвОС с другими процессами, обобщенная схема взаимодействия процессов ОУ, цели процесса и показатели их достижения, мероприятия по улучшению процесса.

2 Начало аудита. Составление плана внутреннего аудита процесса СМК ЗАО «Компания Новгородский Завод «ГАРО»

Составление Плана внутреннего аудита начинается с Графика проведения внутренних аудитов ( Программа аудита) системы менеджмента качества ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО» (Приложение Г). В Графике определили 3 аудита процесса, при этом выделив особое место внутренней проверки процесса УЗвОС.

Прежде чем составили План проведения аудита процесса УЗвОС (Приложение Д), мы описали действия при аудите согласно указаниям п.6.2 ГОСТ Р ИСО 19011-2002..

Назначение руководителя группы по аудиту

Руководителем группы внутренних аудитов назначена Кривцова А.В.(старший аудитор). Кривцова А.В. имеет высшее образование, удостоверение аудитора, свидетельствующее о прохождении обучения на аудитора СМК в размере 50 часов, общий  опыт работы  в Компании 10 лет, опыт работы в области менеджмента качества 4 года, опыт проведения аудитов – 5 полных аудита.

Согласно п. 7.4.4 ГОСТ Р ИСО 19011-2002 данный уровень компетентности позволяет назначить ее руководителем аудиторской группы для проведения внутреннего аудита  процесса УЗвОС.

Определение целей, области и критериев аудита

Целью аудита является:  проверка степени соответствия выполнения процесса УЗвОС требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п.4.2 пп.4.2.4.

Область аудита:

- месторасположение: ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО»

- проверяемое подразделение: отдел сервисного обслуживания

- процесс, который подвергается аудиту: управление записями

- дата и время проведения аудита: 15 февраля 2007 г. с 10:00 до 12:00 и с 14:00 до 16:00.

 Критерии аудита: Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п.4.2 пп.4.2.4

Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

То есть, в отделе сервисного обслуживания должно быть обеспечено ведение и поддержание записей о………… в рабочем состоянии. При этом записи должны быть четкими, идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

Определение осуществимости аудита

 Осуществимость аудита обеспечена за счет наличия необходимой информации для планирования аудита и удобного для всех участников аудита времени, а именно  15.02.07 с 10:00 до 12:00 и с 14:00 до 16:00.

Формирование группы по аудиту

 В группу по аудиту входит руководитель группы, два внутренних аудитора, консультант и стажер. Все члены группы по аудиту, кроме консультанта, подобраны таким образом, чтобы ни один из них не входил в число сотрудников отдела сервиса.

Внутренний аудитор Недоцук П.И. имеет высшее неполное образование, опыт работы в Компании 6 лет, опыт работы в области менеджмента качества 3 года, удостоверение аудитора, свидетельствующее о наличие необходимых знаний и навыков для проведения аудита, опыт проведения аудитов – 4 полных аудита.

Внутренний аудитор Петрова И.А. имеет высшее образование по специальности «Управление качеством» в рамках которого был пройден курс «Аудит качества», опыт работы в Компании 2 года, опыт работы в области менеджмента качества 2 года, опыт проведения аудитов -2 полных аудита.

Консультантом является представитель отдела сервиса, секретарь Кудрявцева А.Н.

В качестве стажера, для получения практических навыков, выступает студентка 4-ого курса СФРГУИТП Колесникова В.А.

Согласно п. 7.4.4 ГОСТ Р ИСО 19011-2002 данный уровень компетентности позволяет аудиторской группе провести  внутренний аудит процесса УЗвОС.

Установление предварительного контакта с проверяемым подразделением!!!!!!

 Предварительный контакт с отделом сервисного обслуживания установлен руководителем группы по аудиту путем заполнения письменного уведомления о проверке (Приложение Е) и рассылке его всем сотрудникам отдела сервиса.

3 Проведение анализа документации (аудит адекватности)

В соответствии с п.6.3 ГОСТ Р ИСО 19011-2002 опишем процесс Проведения анализа соответствующей документации системы менеджмента качества ЗАО «Компания Новгородский Завод ГАРО» и определим их адекватность, исходя из критериев аудита.

Для проверки были выбраны следующие документы:

  •  должностная инструкция начальника отдела сервисного обслуживания;
  •  СТП «Управление записями».

Проверка документов проводится на соответствие критериям, записанным в Плане

внутренней проверки (Приложение Д), а именно: ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п.4.2 пп.4.2.4

Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

 При проведении анализа должностной инструкции начальника отдела сервисного обслуживания было отмечено:

1) Отличный внешний вид документа обеспечен за счет пластиковой обложки. Документ легко идентифицируем по его регистрационному номеру. ДИ оформлено в соответствии с Инструкцией « Порядок разработки должностных инструкций ».

2) Подписи лиц, разработавших, согласовавших и утвердивших документ с указанием дат подписания, имеются.

3) Несанкционированного внесения изменений в документ не обнаружено.

4) Необходимости внесения изменений в ДИ не выявлено.

 При проведении анализа СТП «Управление записями» было отмечено:

1) Отличный внешний вид документа обеспечен за счет пластиковой обложки. Документ легко идентифицируем по его регистрационному номеру.

2) Подписи лиц, разработавших, согласовавших и утвердивших документ с указанием дат подписания, имеются.

3) В стандарте использованы точные термины и определения в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

4) СТП «Управление записями» актуализировано в соответствии с Планом актуализации документации СМК ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО».

5) Несанкционированного внесения изменений в документ не обнаружено.

6) Необходимости внесения изменений в СТП не выявлено.

 По результатам можно сделать вывод о соответствии имеющейся в подразделении документации требованиям критериев. 

4 Подготовка к проведению аудита на местах

 4.1 Подготовка Плана аудита

Согласно требованиям п.6.4.1 ГОСТ Р ИСО 19011-2002 опишем дополнительно План аудита, представленный в Приложении Д.

Аудит, продолжительностью 1 день, будет проходить  15.02.07 г.  в рабочее время с 10:00 до 12:00 и с 14:00 до 16:00, срок сдачи отчета о проверке – 23.02.07

Ресурсами, необходимыми для осуществления плана аудита, являются: выделенное необходимое количество времени, финансовые ресурсы на проведение аудита (оплата труда аудиторов), открытый доступ к требуемой информации.

 4.2 Распределение обязанностей в аудиторской группе

Распределение обязанностей в аудиторской группе, исходя из объема аудита, квалификации, компетентности и опыта аудиторов, следующее:

- руководитель аудиторской группы Кривцова А.В., аудитор Петрова И.А. проверяют документы и записи;

- аудитор Недоцук П.И. проверяет соблюдение правил хранения записей;

- консультант Кудрявцева А.Н. оказывает помощь в проведении аудита посредством предоставления требуемых записей и указания их месторасположения;

- стажер Колесникова В.А. наблюдает за ходом процесса аудита и делает все необходимые записи для лучшего усвоения практических знаний по аудиту.

4.3 Подготовка рабочих документов

В соответствии с распределением обязанностей при проведении аудита были разработаны следующие рабочие документы членов аудиторской группы:

  •  опросный лист -  анкета, содержащая перечень вопросов для руководителя

аудитируемого процесса, ответы на которые используются для предварительного оценивания аудитируемого объекта;

  •  чек-лист – заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы

на которые позволяют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки

получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита;

Перечисленные документы представлены в приложениях Ж, И соответственно.

5 Проведение аудита на местах

5.1 Проведение вступительного совещания

Вступительное совещание перед тем, как приступить к проведению аудита процесса УЗвОС,  проводится с участием руководителя внутренних аудиторов Кривцовой А.В., двух внутренних аудиторов Недоцук П.И. и Петровой И.А., руководителя проверяемого подразделения Семеновым Г.А., ведущего специалиста по СМК Сидоровой В.А.

Председателем вступительного совещания является руководитель аудиторской группы Кривцова А.В.

 Целями вступительного совещания являются:

  •  подтверждение подготовленного плана аудита;
  •  краткое изложение действий по плану аудита;
  •  обеспечение возможности для проверяемого отдела задать необходимые дополнительные вопросы;

На вступительном совещании должны быть рассмотрены следующие вопросы:

  •  подтверждение наличия ресурсов, необходимых аудиторской группе;
  •  подтверждение целей, объема и критериев аудита;
  •  подтверждение расписания аудита;
  •  подтверждение наличия, роли и персональных данных сопровождающих.

5.2 Сбор и проверка информации

В процессе проведения аудита члены аудиторской группы периодически совещаются для обмена информацией, оценки хода аудита.

Руководитель аудиторской группы Кривцова А.В. периодически доводит до начальника отдела сервисного обслуживания  информацию о ходе аудита, выявленных замечаниях. 

Наблюдатели могут сопровождать аудиторскую группу, но они не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита.

Консультант Кудрявцева А.Н. оказывает помощь в сборе информации и в разъяснении возникших вопросов.

В процессе проведения аудита, информация, относящаяся к целям, объему и критериям аудита собирается методом соответствующей выборки и должна быть проверяема. Только проверяемая информация   становится свидетельством аудита.

Свидетельства аудита  регистрируются.

 Методы сбора информации включают:

- опрос……………………..??????????;

- наблюдение за деятельностью……..????????????;

- анализ документации……….??????????????.

Наш аудит будет ограничен опросом ответственного за ведение записей и анализом документации.

Опрос является одним из важных средств сбора информации. Опрос руководителя отдела сервисного обслуживания проводит Кривцова А.В.

Для сбора свидетельств аудита на местах используются разработанные опросный лист и чек - лист, приведенные в соответствующих приложениях (Приложения Ж, И).

5.3 Формирование наблюдений аудита

Свидетельства аудита оцениваются с точки зрения критериев аудита для формирования наблюдений аудита, которые  указывают либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита.

В результате аудита было выявлено 2 незначительных несоответствия:

1) отсутствуют подписи и даты на некоторых документах;

2) не обеспечено хранение записей о проведенных работах. Записи хранятся в папке с несоответствующим наименованием.

А так же было сделано замечание по идентификации Отчетов, которое было устранено в ходе аудита.

Данные наблюдений аудита занесены в Протоколы несоответствий (Приложения К, Л). Причинами появления несоответствий послужило: в первом случае – невнимательность исполнителя, заполнявшего документ, а во втором случае- отсутствие достаточного количества папок для хранения записей. В качестве корректирующих действий для устранения несоответствий было предложено: в первом случае – обязать сотрудника четко выполнять требования СТП «Управление записями», а во втором случае – приобрести достаточное количество папок под каждый вид документов.

5.4 Подготовка заключений по результатам аудита, отчета по аудиту и завершение аудита.

Подготовка заключений по результатам аудита

До заключительного совещания было организовано собрание аудиторской группы для того, чтобы:

  •  проанализировать наблюдения аудита, собранные в процессе аудита, с точки зрения цели аудита;
  •  подготовить рекомендации;
  •  обсудить последующий аудит.

Проведение заключительного совещания

Состав участников заключительного совещания:

  •  руководитель группы внутренних аудиторов Кривцова А.В.
  •  два внутренних аудитора Недоцук П.И., Петрова И.А.
  •  руководитель отдела  сервисного обслуживания Семенов Г.А.
  •  секретарь отдела сервисного обслуживания (консультант) Кудрявцева А.Н.
  •  стажер Колесникова В.А.

В ходе заключительного совещания под председательством руководителя аудиторской группы Кривцовой А.В. были представлены наблюдения аудита: выявлено 2 незначительных несоответствия, касающихся наличия подписей и дат в документах и хранения записей.

Подготовка отчета по аудиту

 Руководителем аудиторской группы Кривцовой А.В. был подготовлен отчет по аудиту в соответствии с п. 6.6.1 ГОСТ Р ИСО 19011-2002. Титульный лист отчета о проведенной внутренней проверке процесса УзвОС  и лист содержания представлены в приложении М.

Утверждение и рассылка отчета по аудиту

Отчет по аудиту  представлен в согласованные сроки -  23.02.07г. Отчет по аудиту  датирован,  проанализирован  и утвержден в соответствии с процедурами по программе аудита.

Далее утвержденный отчет по аудиту был разослан  заместителю генерального директора по качеству продукции Попову И.Л. и руководителю отдела сервисного обслуживания Семенову Г.А.

Члены аудиторской группы, и все получатели обеспечивают конфиденциальность содержания отчета. Сводные данные по несоответствиям и уведомлениям, зафиксированным в результате плановой внутренней проверки представлены в Приложении Н.

Завершение аудита

Аудит завершен, т.к. все действия, установленные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет по аудиту разослан.

Относящиеся к аудиту документы сохранены.

Проведение последующего аудита

В заключении по результатам аудита указаны корректирующие действия.

Выполнение и результативность корректирующих действий должно проверяться. Эта проверка может быть частью очередного аудита. Очередной аудит процесса УЗвОС планируется провести 15 октября 2007 года.

Заключение

В результате выполнения курсового проекта был разработан план внутреннего аудита процесса «Управление записями в отделе сервисного обслуживания» на ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО», который осуществлялся в отделе сервисного обслуживания.

В ходе выполнения курсового проекта я получила и закрепила навыки работы с ГОСТ Р ИСО 9001-2001, навыки составления плана внутреннего аудита процесса УЗвОС  системы менеджмента качества (СМК) организации, а также освоила стандарт ГОСТ Р ИСО 19011 – 2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или экологического менеджмента».

Список использованных источников

Нормативные документы

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 19011-2002 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента

Учебная литература

Свиткин М.З., Рахлин К.М., Мацута В.Д., Дымкина О.Д.  Настольная книга внутреннего аудитора.- СПб.: ООО «Издательский дом «Измайловский», 2003.-120 с.


Приложение А
Графическое представление процесса
«Управление записями в отделе сервисного обслуживания»
 


Приложение Б
Карта процесса
«Управление записями в отделе сервисного обслуживания»
 

диаграммы

Наименование

Руководитель

А. 4.2.4

Управление записями

ведение записей о проведенных работах в отделе сервисного обслуживания

Включает в себя:

- идентификацию записей;

- хранение записей;

- защиту записей;

- определение сроков хранения записей;

- восстановление записей;

- изъятие записей.

Ведущий специалист по СМК

Цель

Поддержание в рабочем состоянии записей для предоставления свидетельств соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и результативности функционирования СМК.

Входы

Выходы

  •  Акт о результатах пуско-наладочных работ
  •  Акт о результатах обслуживания продукции
  •  Акт о результатах ремонтных работ
  •  Реестр актов работ
  •  Отчёт о пуско-наладочных работах
  •  Отчёт о проведённом обслуживании продукции
  •  Отчёт о проведённых ремонтах
  •  Реестр актов работ с новыми записями

Основные поставщики

Основные потребители

  •  Потребители продукции ГАРО
  •  Инженеры
  •  Секретарь отдела сервисного обслуживания
  •  Отел управления качеством
  •  Начальник производства
  •  Начальник «горячей линии»
  •  Начальник отдела сервисного обслуживания

Управление

Внутреннее:

  •  Руководство по качеству                              
  •  СТП « Управление записями»
  •  Должностные инструкции работников
  •  Бюджет Компании

Внешнее:

  •  ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п.4.2.4 Управление записями
  •  ГОСТ 2.10.5 Общие требования к текстовым документам
  •  Финансы

Ресурсы

Материальные

Людские

  •  Стеллажи для хранения записей
  •  Папки
  •  Компьютер
  •  Журналы
  •  Канц.товары
  •  Служебные помещения
  •  Сотрудники ОС
  •  Ведущий специалист по СМК

Финансовые

  •  Заработная плата

Показатели оценки

  •  Простота идентификации записей (идентификация записей осуществляется путём указания наименования записи, номера и даты)
  •  Предоставление отчётных документов по рассмотрению актов в течение недели

Приложение В
Спецификация процесса
«Управление записями в отделе сервисного обслуживания»

Приложение Г
График проведения внутренних проверок (аудитов) системы менеджмента качества ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО»

Приложение Д
План внутренней проверки

СОГЛАСОВАНО

Ведущий специалист по СМК

_____________Сидорова В.А.

05  января 2007г.

                                 УТВЕРЖДАЮ

Заместитель генерального

директора по качеству продукции

  _____________ Попов И.Л.

           07  января 2007г.

ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО»

Программа внутренней проверки

Шифр проверки:

Лист 1

Листов 1

Проверяемое подразделение: Отдел сервисного обслуживания

Фамилия, имя, отчество руководителя проверяемого подразделения: Семенов Григорий Антонович

Основание для проверки: Утвержденная программа аудита ЗАО «Компания Новгородский Завод «ГАРО»

Дата и  время проведения аудита: 15 февраля 2007г с 10 до 12 и с 14 до 16 ч.

Цель аудита: Проверка степени соответствия выполнения процесса требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п.4.2 пп.4.2.4

Критерии аудита: ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п.4.2 пп.4.2.4

Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

Сведения о членах группы внутренних аудитов

Состав группы внутренних аудитов

Фамилия, имя, отчество

Должность

Подразделение

Руководитель группы

внутренних аудитов

Кривцова А.В.

Старший аудитор

Служба качества

Внутренний аудитор

Недоцук П.И.

Контролер

БВК

Внутренний аудитор

Петрова И.А.

Менеджер по качеству

ОУК

Консультант

Кудрявцева А.Н.

Секретарь ОС

Отдел сервиса

Стажер

Колесникова В.А.

Студентка 4 курса

СФ РГУИТП

Сведения о представителях проверяемого подразделения

Фамилия, имя, отчество

Должность

Статус обязанностей в области качества

Семенов Г.А.

Начальник ОС

Ответственный за соблюдение документации СМК

Михеев К.И.

Логист

Уполномоченный по качеству

Проверяемые разделы СМК: РК п. 4.2 пп.4.2.4

Проверяемые документы: ДИ начальника отдела сервисного обслуживания; СТП «Управление записями»

Объем проверки

Знак обозначения

Выборочная проверка системы  менеджмента качества

Проверка процессов и/или процедур

V

Проверка качества продукции

Срок сдачи отчета о проверке: 23 февраля 2007г.

Руководитель группы внутренних аудитов –

старший аудитор         __________________                     Кривцова А.В.

(подпись, дата)

Приложение Е
Письменное уведомление об аудиторской проверке

Приложение Ж
Опросный лист

ОПРОСНЫЙ ЛИСТ № 1

на проведение аудиторской проверки в

ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО»

Организационная единица: отдел сервисного обслуживания

Объект проверки:  процесс «Управление записями в отделе сервисного обслуживания» - ведение записей о проведенных работах

Критерии проверки: ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п.4.2 пп.4.2.4

Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

№ пункта

СТП «Управление записями»

№ п/п вопро-сов

Вопросы

Ответы

Пометки аудитора

Да

Нет

2.3

1

Ведутся ли записи о проведенных работах (ПНР, по обслуживанию, по ремонтам) инженерами ОС?

*

Проверить наличие атрибутов документа

2.4.3

2

Идентифицируются ли записи?

*

-

3.1

3

Обеспечен ли доступ к записям?

*

-

4.5

4

Хранятся ли записи на электронных носителях?

*

-

4.7

5

Соблюдаются ли условия и сроки хранения записей?

*

Обратить внимание на условия хранения

Руководитель процесса подразделения  ____________________Семенов Г.А.

Ведущий аудитор____________________ Кривцова А.В


Приложение И
Контрольный вопросник (чек-лист)

Объект проверки

Проверяемое подразделение

Критерии проверки

Должность и Ф.И.О. собеседника

Пометки аудитора

-  Проверить

  наличие

  атрибутов

  документа

- Обратить  

 внимание на

 условия

 хранения

Процесс «Управление записями в отделе сервисного обслуживания» - ведение записей о проведенных работах

Отдел сервисного обслуживания

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п.4.2 пп.4.2.4

Записи должны вестись и поддер-живаться в рабо-чем состоянии. Они должны оста-ваться четкими, легко иденти-фицируемыми и восстанавливаемыми.

Руководитель отдела сервисного обслуживания

Семенов Г.А.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Соблюдаются ли формы отчетности, проставляются ли даты и подписи, печати и т.д. в записях о проведенных работах?

Несоответствие 1:

отсутствие подписей и дат на некоторых документах

Обеспечена ли идентификация записей о проведенных работах?

Замечание по идентификации    Отчетов устранено в ходе аудита

Соблюдаются ли условия хранения записей о проведенных работах?

Несоответствие 2:

Не обеспечено хранение записей о проведенных работах. Записи хранятся в папке с несоответст-вующим наименова-нием

Ведущий аудитор ________________________ Кривцова А.В.

Приложение К
Протокол несоответствия
 

ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО»

Протокол несоответствия

Шифр проверки:

Лист  1     

Всего листов   1  

Проверяемое подразделение:

Отдел сервисного обслуживания

Руководитель проверенного подразделения:

Семенов Григорий Антонович

Номер протокола: 1  Всего протоколов: 2  

Пункт/подпункт стандарта

ИСО 9001:2000

(ГОСТ Р ИСО 9001–2001):

Пункт/подпункт документа системы менеджмента качества СТП «Управление записями»

ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО»

Оценка несоответствия:

значительное:      

      

малозначительное:   V

основной:

4.2

дополнительный(ые):

4.2.4

основной:

2.3

дополнительный(ые):

2.4.3

Краткое описание несоответствия:

Отсутствие подписей и дат на некоторых документах.

Руководитель группы внутренних аудитов:                                  Внутренний аудитор:

___________  16.02.07г.   Кривцова А.В.                    _______________  16.02.07г.   Недоцук П.И.

     (подпись)                                                                                                ( подпись)                       

Причина появления несоответствия:

Невнимательность исполнителя, заполнявшего документ.

Руководитель проверенного подразделения:  Семенов Г.А.  __________   17 .02.07 г.                                                                                                                       

Планируемое корректирующее действие:

Обязать сотрудника четко выполнять требования

СТП «Управление записями»

Ответственный исполнитель Семенов Г.А.

срок:

1 месяц

Руководитель проверенного подразделения: Семенов Г.А.   __________ 17.02.07 г.

                                                                                                        (подпись)

Документирование выполнения корректирующего действия:

Проведена личная беседа. Лист ознакомления с СТП «Управление записями»

Ответственный исполнитель: Семенов Г.А.

______________  19.02.07г.                                                    

Корректирующее действие выполнено. 

Руководитель проверенного подразделения : Семенов Г.А.

__________   20.02.07 г.

   (подпись)

Контроль выполнения корректирующего действия:

– выполнены в полном объеме:   да: V    нет:  _

  комментарий: Беседа проведена. Сотрудник направлен на семинар «Система менеджмента качества и её роль в Компании»

– результативны:                        да: V    нет: _

  комментарий:

Руководитель группы внутренних аудитов ___________ 21.02. 2007 г. Кривцова А.В.

                                                                               (подпись)                                               

Примечание(я): -

Приложение Л
Протокол несоответствия
 

ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО»

Протокол несоответствия

Шифр проверки:

Лист  1     

Всего листов   1  

Проверяемое подразделение:

Отдел сервисного обслуживания

Руководитель проверенного подразделения:

Семенов Григорий Антонович

Номер протокола: 2  Всего протоколов: 2  

Пункт/подпункт стандарта

ИСО 9001:2000

(ГОСТ Р ИСО 9001–2001):

Пункт/подпункт документа системы менеджмента качества СТП «Управление записями»

ЗАО «Компания «Новгородский Завод ГАРО»

Оценка несоответствия:

значительное:      

      

малозначительное: V

основной:

4.2

дополнительный(ые):

4.2.4

основной:

4

дополнительный(ые):

4.7

Краткое описание несоответствия:

Не обеспечено хранение записей о проведенных работах. Записи хранятся в папке с несоответствующим наименованием.

Руководитель группы внутренних аудитов:                                  Внутренний аудитор:

___________  16.02.07г.   Кривцова А.В.                    _________________ 16.02.07г.Недоцук П.И.

     (подпись)                                                                                (подпись)                      

Причина появления несоответствия:

Отсутствие папок.

Руководитель проверенного подразделения:  Семенов Г.А.  __________     17.02.07 г.

                                                                                                        ( подпись)

Планируемое корректирующее действие:

Приобрести достаточное количество папок под каждый вид документов.

Ответственный исполнитель Семенов Г.А,

срок:

2 недели

Руководитель проверенного подразделения: Семенов Г.А.   __________ 17.02.07 г.

                                                                                                          (подпись)

Документирование выполнения корректирующего действия:

Счет на приобретение канцелярских товаров.

Ответственный исполнитель: Семенов Г.А.

__________   18.02.07г.

                                                   

Корректирующее действие выполнено. 

Руководитель проверенного подразделения : Семенов Г.А.

__________   18.02.07г.

  ( подпись)

Контроль выполнения корректирующего действия:

– выполнены в полном объеме:   да: V    нет:  _

  комментарий: Закупка проведена.

– результативны:                        да: V    нет: _

  комментарий:

Руководитель группы внутренних аудитов ___________ 19.02.07   Кривцова А.В.

                                                                               (подпись)                               

Примечание(я): -


Приложение М
Форма титульного листа отчета о проведенной внутренней проверке  и лист содержания


Приложение Н
Сводные данные по несоответствиям и уведомлениям, зафиксированным в результате плановой внутренней проверки


    

Руководителю отдела

сервисного обслуживания

Семенову Григорию Антоновичу

    

Служебная записка

 В соответствии с программой аудита на 2007г., утвержденной  заместителем генерального директора по качеству продукции Поповым И.Л. от 22 ноября 2006г.

15 февраля 2007г.  с 10 до 12 и с 14 до 16, в Вашем подразделении должна быть проведена аудиторская проверка.

Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения прошу представить в отдел управления качеством не позднее 13 февраля 2007 г.

При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного  листа прошу связаться по телефону: 555-666;

E-mail: krivcova@garo.ru

   

Ведущий аудитор  Кривцова А.В.        _______________________

        (подпись и дата)                

     

              


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

27913. Комплексные показатели эффективности системы ТО и ремонта. Расчёт коэффициента технической готовности по нормативным показателям 46.5 KB
  Обозначение допусков размеров и формы на чертежах смотри вопрос 3 При разработке конструкторской документации на изделие в зависимости от вида изделия могут выполняться следующие документы: рабочий чертеж детали – это документ содержащий изображение детали и другие данные необходимые для ее изготовления и контроля; сборочный чертеж – это документ содержащий изображение сборочной единицы и другие данные необходимые для ее сборки и контроля; чертеж общего вида – это документ определяющий конструкцию изделия взаимодействие его составных...
27914. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОМПРЕССИИ 38.5 KB
  Техническая норма времени характеризует время необходимое для выполнения определенной работы в условиях данного производства с учетом передового опыта и современных достижений техники технологии и организации производства. Тшт = То Тв Тоб Тп То – основное технологического время необходимого на изменение состояния дет формы размеров Тв – вспомогательное время включает время на установку и снятие обрабатываемой дет на промеры подвод и отвод инструмента и тд; Тоб – время на организационнотехническое обслуживание рабочего...
27915. Способы предпусковой тепловой подготовки двигателей. Теплоносители. Устройство передачи тепла к двигателям 56 KB
  Устройство передачи тепла к двигателям. Существующие способы можно разделить на три группы: 1сохранение тепла от предыдущей работы дв; 2использование тепла от внешнего источника; 3холодный пуск. Пуск с использованием тепла от внешних источников применяется при длительном хранении а м – в межсменное время. Для равномерного распределения тепла при вводе пара в рубашку охлаждения в последней применяются специальные отражатели.
27916. Показатели безотказности. Расчет показателей безотказности 48.5 KB
  Геометрическими свойствами являются шероховатость и направление неровностей поверхности погрешности формы конусность овальность и т. Качество поверхности оказывает влияние на все эксплуатационные свойства деталей машин: износостойкость усталостную прочность прочность неподвижных посадок коррозионную стойкость и т. Целенаправленное формирование качества поверхности при изготовлении и восстановлении изношенных деталей имеет огромное значение для обеспечения долговечности и надёжности автомобилей. Из геометрических свойств наибольшее...
27917. Причины преждевременного износа и разрушения а/м шин. Технология ремонта местных повреждений шин 53.5 KB
  Технология ремонта местных повреждений шин. Долговечность шины в эксплуатации определяется полным износом протектора или наличием местных разрушений. По статистическим данным около 74 шин гр а снимают с эксплуатации вследствие износа протектора около 20 изза механических повреждений пробои порезы и около 5 в результате разрыва каркаса.
27918. АКБ в сухозаряженном исполнении выпускаются без электролита 82 KB
  4 Лизинговые системы и методы расчета по ним В лизинговые платежи включаются: амортизация лизингового имущества за весь срок действия договора лизинга компенсация платы лизингодателя за использованные им заемные средства комиссионное вознаграждение плата за дополнительные услуги лизингодателя предусмотренные договором лизинга а также стоимость выкупаемого имущества если договором предусмотрены выкуп и порядок выплат указанной стоимости в виде долей в составе лизинговых платежей. При согласовании метода начисления лизингового платежа...
27919. MATLAB 16.82 MB
  Общие свойства и возможности рабочего стола MATLAB Получение справок (Getting Help) Рабочее пространство системы MATLAB Просмотр и редактирование массивов данных при помощи редактора Array Editor Пути доступа системы MATLAB Операции с файлами
27920. Предпосылки возникновения и развития инноватики в образовании 52.5 KB
  Первоначально предметом изучения инноватики были экономические и социальные закономерности создания и распространения научно-технических новинок. Но довольно быстро интересы новой отрасли расширились и стали охватывать социальные новшества, и прежде всего нововведения в организациях и на предприятиях.
27921. Проверка тех состояния АКБ 37 KB
  Батарея исправна если напряжение под нагрузкой в конце пятой секунды будет больше 89В. 2 Дефектация дет при КР. Дефектация – контроль дет с целью обнаружения дефектов. Задачи: 1контроль дет для определения их технического состояния.