43981

Правила складання і оформлення актів

Дипломная

Архивоведение и делопроизводство

Сукупність взаємоповязаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно - розпорядча документація (ОРД), використовувана в оформленні управлінських рішень.

Украинкский

2013-11-08

240.5 KB

18 чел.

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ,  НАУКИ, МОЛОДІ І СПОРТУ УКРАЇНИ

ЛУГАНСЬКЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ СФЕРИ ПОСЛУГ

«До захисту допущений»

заст. директора з НВР

________Л.Ю. Супереко

«_____»__________2013р.

ДИПЛОМНА РОБОТА

Правила складання та оформлення актів

Спеціальність:  4112 Оператор комп’ютерного набору

4115 «Секретар керівника (організації, підприємства та установи)»

Учень-виконавець  

Сосіна М.С.

Керівник дипломної роботи

____________О.В.Тимошенко

Консультанти:

       ____________Н.М. Кузьменко

____________О.С. Дяченко ____________О.В.Тимошенко

____________О.С. Бєлік

____________З.М. Павлова

2013 р.


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ, НАУКИ, МОЛОДІ І СПОРТУ УКРАЇНИ

ЛУГАНСЬКЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ СФЕРИ ПОСЛУГ

«До захисту допущений»

заст. директора з НВР

________Л.Ю. Супереко

«_____»__________2013 р.

ЗАВДАННЯ ДО ДИПЛОМНОЇ РОБОТИ

Учениці: Сосіної Маргарити Сергіївни        

Зі спеціальності: Оператор комп’ютерного набору; секретар керівника_____

(організації, підприємства, установи)__________________________________

Тема та ісходні данні: Правила складання і оформлення актів   

При виконанні дипломної роботи за вказаною темою повинні бути представлені:

  1.  ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Введення

  1.  Офісна техніка.
  2.  Українське ділове мовлення.
  3.  Основи діловодства.
  4.  Етика та психологія ділових відносин.
  5.  Охорона праці.

Дата видачі: ___________________________________

Термін виконання: ______________________________

Керівник дипломної роботи: ________________ О.В. Тимошенко

2013


РЕЦЕНЗІЯ

НА ДИПЛОМНУ РОБОТУ

Випускника Луганського вищого професійного училища

Учня (ениці): Сосіної Маргарити Сергіївни      

Зі спеціальності: Оператор комп’ютерного набору; секретар керівника (організації, підприємства, установи)___________________________________ 

Тема:  Правила складання і оформлення актів _____________________

Висновки рецензента про актуальність теми та рівня відповідальності виконаної дипломної роботи. Характеристика кожного розділу роботи, ступінь використання дипломниками останніх досягнень науки, техніки та передових методів роботи. Оцінка якості виконання дипломної роботи. Перелік основних недоліків роботи.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Рекомендована оцінка:  ________________

Рецензент    ________________ О.В. Тимошенко

Організація, посада  ________________


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ, НАУКИ, МОЛОДІ І СПОРТУ УКРАЇНИ

ЛУГАНСЬКЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ СФЕРИ ПОСЛУГ

Відгук консультанта дипломної роботи

Дипломник _Сосіна Маргарита Сергіївна ______________________________

Тема:  Правила складання і оформлення актів _____________________

Спеціальність та група: Оператор комп’ютерного набору; секретар керівника (організації, підприємства, установи) група 307-ОС ______________________

Обсяг розділу:

Кількість сторінок розділу:___________________________________________

Актуальність розділу та ступінь відповідальності розділа завданню:__________________________________________________________

__________________________________________________________________

Виявлення дипломником самостійності при виконанні розділу:

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Вміння використовувати в роботі літературний матеріал:__________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Позитивне в розділі:________________________________________________

__________________________________________________________________

Негативне в розділі:________________________________________________

__________________________________________________________________

Оцінка розділу:  _____________________

Консультант:  _____________________ Н.М. Кузьменко

«____»______2013 р.


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ, НАУКИ, М ОЛОДІ І СПОРТУ УКРАЇНИ

ЛУГАНСЬКЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ СФЕРИ ПОСЛУГ

Відгук консультанта дипломної роботи

Дипломник _Сосіна Маргарита Сергіївна ______________________________

Тема:  Правила складання і оформлення актів _____________________

Спеціальність та група: Оператор комп’ютерного набору; секретар керівника (організації, підприємства, установи) група 307-ОС ______________________

Обсяг розділу:

Кількість сторінок розділу:___________________________________________

Актуальність розділу та ступінь відповідальності розділа завданню:__________________________________________________________

__________________________________________________________________

Виявлення дипломником самостійності при виконанні розділу:

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Вміння використовувати в роботі літературний матеріал:__________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Позитивне в розділі:________________________________________________

__________________________________________________________________

Негативне в розділі:________________________________________________

__________________________________________________________________

Оцінка розділу:   ________________

Консультант:   ________________ О.С. Дяченко

«____»______2013 р.


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТ, НАУКИ, МОЛОДІ І СПОРТУ УКРАЇНИ

ЛУГАНСЬКЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ СФЕРИ ПОСЛУГ

Відгук консультанта дипломної роботи

Дипломник _Сосіна Маргарита Сергіївна ______________________________

Тема:  Правила складання і оформлення актів _____________________

Спеціальність та група: Оператор комп’ютерного набору; секретар керівника (організації, підприємства, установи) група 307-ОС ______________________

Обсяг розділу:

Кількість сторінок розділу:___________________________________________

Актуальність розділу та ступінь відповідальності розділа завданню:__________________________________________________________

__________________________________________________________________

Виявлення дипломником самостійності при виконанні розділу:

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Вміння використовувати в роботі літературний матеріал:__________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Позитивне в розділі:________________________________________________

__________________________________________________________________

Негативне в розділі:________________________________________________

__________________________________________________________________

Оцінка розділу:   ___________________

Консультант:   ___________________ О.В. Тимошенко

«____»______2013р.


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ, НАУКИ, МОЛОДІ І СПОРТУ УКРАЇНИ

ЛУГАНСЬКЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ СФЕРИ ПОСЛУГ

Відгук консультанта дипломної роботи

Дипломник _Сосіна Маргарита Сергіївна ______________________________

Тема:  Правила складання і оформлення актів _____________________

Спеціальність та група: Оператор комп’ютерного набору; секретар керівника (організації, підприємства, установи) група 307-ОС ______________________

Обсяг розділу:

Кількість сторінок розділу:___________________________________________

Актуальність розділу та ступінь відповідальності розділа завданню:__________________________________________________________

__________________________________________________________________

Виявлення дипломником самостійності при виконанні розділу:

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Вміння використовувати в роботі літературний матеріал:__________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Позитивне в розділі:________________________________________________

__________________________________________________________________

Негативне в розділі:________________________________________________

__________________________________________________________________

Оцінка розділу:   ____________________

Консультант:   ____________________ О.С. Бєлік

«____»______2013 р.


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ, НАУКИ, МОЛОДІ І СПОРТУ УКРАЇНИ

ЛУГАНСЬКЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ СФЕРИ ПОСЛУГ

Відгук консультанта дипломної роботи

Дипломник _Сосіна Маргарита Сергіївна ______________________________

Тема:  Правила складання і оформлення актів _____________________

Спеціальність та група: Оператор комп’ютерного набору; секретар керівника (організації, підприємства, установи) група 307-ОС ______________________

Обсяг розділу:

Кількість сторінок розділу:___________________________________________

Актуальність розділу та ступінь відповідальності розділа завданню:__________________________________________________________

__________________________________________________________________

Виявлення дипломником самостійності при виконанні розділу:

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Вміння використовувати в роботі літературний матеріал:__________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Позитивне в розділі:________________________________________________

__________________________________________________________________

Негативне в розділі:________________________________________________

__________________________________________________________________

Оцінка розділу:   __________________

Консультант:   ___________________ З.М. Павлова

«____»______2013 р.


«Секретар керівника

(організації, підприємства, установи)»


Зміст


Вступ


  1.  Офісна техніка

  1.  Сучасні засоби зв’язку при роботі зі службовими документами.

При роботі зі службовими документами можливе використання таких засобів зв'язку:

  •  модем - це пристрій, що дозволяє обмінюватися інформацією між персональним комп'ютером через аналогові канали (через звичайні станції і сітки);
    •  web-камера - застосовується при проведенні відео конференцій в мережі Internet;
    •  принтер - пристрій для роздрукування текстової та графічної інформації. Принтери бувають струминні, лазерні, матричні та сублімаційні, а за кольором друку - чорно-білі (монохромні) та кольорові. Іноді з лазерних принтерів виділяють в окремий вид світлодіодні принтери;
    •  сканер - пристрій, який, аналізуючи який-небудь об'єкт (зазвичай зображення, текст), створює цифрову копію зображення об'єкта. Бувають ручні, рулонні, планшетні і проекційні сканери. Різновидом проекційних сканерів є слайд - сканери, призначені для сканування фотоплівок. В високоякісної поліграфії використовуються барабанні сканери, в яких в якості світлочутливого елемента використовується фотоелектронний помножувач (ФЕП);
    •  плоттер - пристрій для автоматичного креслення з великою точністю малюнків, схем, складних креслень, карт та іншої графічної інформації на папері розміром до A0 або кальці. Графобудівники малюють зображення за допомогою пера (пише блоку). Зв'язок з комп'ютером графобудівники, як правило, здійснюють через послідовний, паралельний або SCSI - інтерфейс. Типи графопостроітелей: рулонні і планшетні; пір'яні, струменеві та електростатичні; векторні і растрові;


  •  різограф - порівняно новий тип копіювальної техніки, що суміщає традиційну трафаретну печатку з сучасними цифровими методами виготовлення й обробки електронних документів;
    •  ксерокс - копіювальний апарат електрографічний типу з порошковим барвним елементом;
    •  ротатор - машина трафаретного друку, призначена для оперативного розмноження книг малими та середніми тиражами. Трафарети виготовляють від руки або машинописним способом на восковій папері або плівці, а також фотомеханічним, фотоелектричним або гальванічним засобами.


  1.  Українське ділове мовлення
  2.  Вимоги до складання та оформлення тексту документів.

Документ (лат. доказ) - це засіб закріплення всілякими способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити письмовим доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.

Сукупність взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно - розпорядча документація (ОРД), використовувана в оформленні управлінських рішень. Загальна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є носіями інформації. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Достовірність інформації визначається рівнем відповідності її змісту об'єктивному стану справ. Інформація має бути оперативною, щоб за час її передачі й обробки стан справ не змінився. Документ є носієм інформації. Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами і постановами органів державної влади, котрими визначається організація діловодства і стандартизація документів.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь - яким письмовим   способом - рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх - управлінською документацією.


  1.  Класифікація документів.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності.

Види документів визначаються за кількома ознаками:

За змістом інформації, документи з адміністративних питань, бухгалтерського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних операцій та ін.

За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті - від окремих громадян.

За стадіями створення розрізняють документи чорнові, оригінальні й копії.

Рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, є чорновим. Документ є оригіналом, якщо відомості про автора, про час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа - перший і єдиний його примірник. Він може бути розмножений копіями. У юридичному розумінні оригінал і копія рівнозначні. Копія є точним відтворенням оригіналу, має у верхньому правому куті позначку "Копія" і завіряється у певному порядку.

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і на приватних нотаріусів). Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, на навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).


Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включно з елементами бланка, і засвідчується підписом посадової особи, котра підтверджує відповідність копії оригіналу.

Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг і дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг - копія, що відтворює частину документа. Дублікат - другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу* Дублікат має однакову із справжнім документом юридичну силу.

За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні, для службового користування.

За строками зберігання документи поділяють на дві групи - постійного й тимчасового зберігання.

За призначенням розрізняють документи організаційні, інформаційні, розпорядчі, про особовий склад, обліково-фінансові, з господарсько-договірної, господарсько-претензійної та зовнішньоекономічної діяльності.

За юридичною силою розрізняють справжні і підроблені документи. Справжніми вважаються документи, видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил; підробленими, - реквізити або зміст яких не відповідають істинним.

Справжні документи у свою чергу бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору).Підробленими документи можуть вважатися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки та інші.

 


За способом викладу ділові документи можна поділити на документи з високим рівнем стандартизації і низьким рівнем стандартизації.

У документах із низьким рівнем стандартизації можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень) залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування.

У документах із високим рівнем стандартизації може бути передбачено не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей. Для таких у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.

Під стандартизацією мови ділових паперів слід розуміти насамперед встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень.


  1.  Основи діловодства
  2.  Дати визначення справочинству. Етапи розвитку діловодства. Типова інструкція з діловодства в Україні.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Документообіг - це питання руху та обліку документів.

Документ - це вид службових паперів, які мають свої реквізити, правила оформлення, облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів:

  1.  період феодальної роздробленості (X-XI вік): писемність на бересті, вкладні грамоти, платні, печатки, підписи, існував «чернетка» і «чистовик»;
  2.  наказове діловодство: наказ, документ засвідчувався і завіряється сургутной печаткою;
  3.  колезького діловодство: з'являються канцелярії, перекладачі, архіваріуси;
  4.  міністерське діловодство: освіта міністерств, порядок реєстрації документів, ревізії, звіти, листування, документи стали скріплюватися між собою;
  5.  діловодство радянської епохи (1917-1980 рр..): Створення кадрових служб, освіта статутів, положень та інших документів дійшли до теперішнього часу;
  6.  сучасне діловодство: чітко вироблені реквізити документів, порядок оформлення і реєстрації.


Діловодство (справочинство) - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, тобто створення документів.

Документ - основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, установи чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, овідково-пошукової роботи.

Документи є засобом підтвердження, докази певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Документ повинен бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, містяться конкретні і змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність.

В Україні діловодство регулюється законом Кабінету Міністрів України від 26 липня «Про діловодстві». Мета проекту закону полягає у визначенні правових засад організації діловодства в Україні та єдиних вимог до підготовки службових документів і організації роботи з такими документами, які зафіксовані на папері, відео і фотоплівці, електронних, інших носіях.

Завданнями проекту Закону є визначення основних засад державної політики щодо діловодства, забезпечення застосування єдиних підходів до правового регулювання організації діловодства, розмежування повноважень суб'єктів організації діловодства.


  1.  Правила складання та оформлення службової документації.

Управлінська наука визначає уніфіковані правила оформлення службових документів, що виготовляються на папері формату А4 (297 x 210 мм) та А5 (146 x 210 мм). Оформляють реквізити згідно формуляра-зразка.

Формуляр-зразок - єдина модель побудови комплексу документів, що визначає сукупність притаманних їм реквізитів, розміщених у певній послідовності. У документах, оформлених машинним способом, реквізити мають бути розміщені в межах, які визначає формуляр-зразок: ліве поле - 35 мм; праве - не менше 8 мм; верхнє - 20 мм, нижнє (для формату А4) - не менше 19 мм; для А5 - не менше 16 мм.

Формуляр-зразок містить такі реквізити:

  1.  державний герб;
  2.  емблема організації чи підприємства.
  3.  зображення нагород;
  4.  код підприємства, установи, організації за ЄДРПОУ (Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України);
  5.  код форми документа за УКУД (Українським класифікатором управлінської документації);
  6.  назва міністерства чи відомства (вищої організації або засновника);
  7.  повна назва установи, організації або підприємства - автора документа;
  8.  назву структурного підрозділу;
  9.  індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку;
  10.  назва виду документа;
  11.  дата;
  12.  індекс;
  13.  посилання на індекс і дату вхідного документа;
  14.  місце складання або видання;
  15.  гриф затвердження документа;


  1.  адресат;
  2.  гриф затвердження;
  3.  рішучість;
  4.  заголовок до тексту;
  5.  відмітка про контроль
  6.  текст;
  7.  відмітка про наявність додатків;
  8.  підпис;
  9.  гриф погодження;
  10.  візи;
  11.  друк;
  12.  відмітка про завірення копій;
  13.  прізвище виконавця та номер його телефону.
  14.  відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
  15.  позначка про перенесення даних на машинний носій;
  16.  відмітка про надходження.

Для форматів А4 і А5 встановлюють два варіанти розташування реквізитів:

  •  кутовий (додаток 1);
    •  поздовжній (додаток 2).

Щодо теми моєї дипломної роботи розглянемо правила складання і оформлення актів.

Акт – це документ, котрий засвідчує якийсь факт або подію, його складають у присутності свідків або на підставі обстежень. (додаток 3).

Він містить рішення законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що перевіряють.


Текст акта містить дві частини:

У вступній частині акта вказують назву розпорядчого документа, на підставі якого катується факт, подія або дія, а також номер та дату цього розпорядчого документа. Перераховують осіб, які брали участь у складанні акта, зазначають їхні посади, прізвища та ініціали у (називному відмінку).

Основна частина акта містить описання встановлених фактів. У разі потреби формулюють висновки та вносять пропозиції. Текст акта закінчують відомостями про те, у якій кількості примірників він створений і де зберігається.

Як правило, акт затверджується керівником організації і з цього моменту набуває чинності.

Акт оформляється на загальному бланку і містить такі реквізити:

Реквізити:

  •  Назва установи.
  •  Гриф затвердження.
  •  Назва виду документа.
  •  Номер та дата складання.
  •  Місце складання.
  •  Заголовок.
  •  Текст.
  •  Відмітка про наявність додатку (якщо є додаток)
  •  Підписи голови і членів комісії.

Правила оформлення акту:

  1.  Бланк документа виконувати в таблиці. Межу таблиці зробити невидимою (Вставка – Таблиця – Властивості таблиці).
  2.  При наборі реквізитів проставляємо наступні положення табулятора:
    •  гриф затвердження (10см) ЗАТВЕРДЖУЮ
    •  назва виду документа (по центру , інтервал розріджений на 2 пт.)
    •  дата (0)


  •  порядковий номер акту (після дати)
    •  місце складання(0)
    •  заголовок до тексту(0)
    •  текст(0)
    •  відмітка про наявність додатку (якщо є додаток) (0)
    •  підписи голови і членів комісії (0, розшифровка підпису 12 см)

 


  1.  Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції. Порядок проходження документів при реєстрації. Види та форми реєстрації.

Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали. Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки.

У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці.

Кожен документ проходить певні етапи при реєстрації:

  1.  Надходження документа в організацію.
  2.  Візування документа 1-м керівником.
  3.  Реєстрація документів в книзі (книга реєстрації вхідної кореспонденції).
  4.  Етап копіювання.
  5.  Формування документів по належним папкам.
  6.  Передача документів співробітникам згідно першого керівника.



  1.  Порядок здачі документів в архів.

Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх в архів суб'єкта. Підготовка справ для здачі в архів суб'єкта для їх наступного зберігання та використання - завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві.

Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами. Підготовка справ та передача їх в архів включає:

  1.  Проведення експертизи наукової та практичної цінності документів.
  2.  Оформлення справ, складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання.

Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву суб'єкта. Експертиза цінності документів. В процесі діяльності суб'єктів складається значна кількість документів, цінність інформації яких різна. Переважна частина документів несе інформацію, що має разове значення, після використання якої документи втрачають своє значення. Інші документи містять інформацію, що може знадобитися протягом декількох років. І, нарешті, певна група документів містить інформацію, корисну в наукових та практичних цілях. Такі документи повинні зберігатися постійно. З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, оскільки для них потрібні великі приміщення, обладнання, штати спеціальних працівників. Та й знайти потрібний цінний документ в такій кількості паперів буде дуже важко, тому систематично проводиться експертиза цінності документів - визначення політичного, народногосподарського, соціально-культурного та іншого значення документів з метою відбору їх на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання. Експертиза цінності документів проводиться в декілька етапів, починається в поточному діловодстві та закінчується в державному архіві.


  1.  Етика та психологія ділових відносин.
  2.  Правила спілкування, засоби вербального і невербального спілкування.

Спілкування - складний багатоплановий процес встановлення і розвитку контактів між людьми, породжується потребами у спільній діяльності і включає обмін інформацією, сприймання і розуміння іншої людини, вироблення єдиної стратегії взаємодії, взаємодія суб'єктів, спрямована на зміни у стані, поведінці та особистісно-смислових особливостях партнера.

Правило 1. Людина, яка заходить у кімнату, повинна, незалежно від її посади, першою привітатися з присутніми там колегами. Якщо керівник не відповідає на привітання підлеглих, це погіршує ставлення до нього.

Правило 2. У діловому спілкуванні варто віддавати перевагу займенник «ви» перед займенником «ти». Він не тільки демонструє культуру спілкування, але і служить інструментом для підтримки службової дистанції та дисципліни.

Правило 3. Необхідно вміти терпляче слухати співрозмовника і не перебивати його своїми репліками.

Правило 4. У будь-яких умовах потрібно бути привітним, ввічливим, посміхатися людям, підтримуючи гарний настрій у себе і у всіх навколо.

Правило 5. Спокійно реагуй на критику. Для того, щоб справити хороше враження на інших і уникнути непотрібних конфліктів, не слід забувати про власну зовнішність і манери поведінки. Нескромне одяг і погані манери можуть дратувати співрозмовника. Під час комерційних переговорів не рекомендується знімати піджак, не спитавши дозволу в навколишніх. Дана рекомендація стосується і паління. У сучасних умовах провідним є мовне спілкування або вербальна комунікація, реалізується за допомогою мови.


Акт вербальної комунікації - це діалог, що складається з виголошення та слухання. Уміння говорити є давнім предметом дослідження.

Існує спеціальна наука - риторика, викладається спеціальна   дисципліна - ораторське мистецтво. Але в сучасній літературі з питань спілкування велика увага приділяється вмінню слухати.

Діалог - безпосереднє спілкування двох і більше суб'єктів. Для нього характерні:

1) довільність - висловлювання можуть бути реакцією на репліку партнера, зміст якої «нав'язаний» попередніми словами;

2) слабка організованість - бесіда розвивається не за планом, вільно, залежить від ситуації;

Монолог - говорить одна людина, інші слухають і сприймають. Така мова організована, структурована, розгорнута, окремі фрази завершені, мають пояснювальний характер. Мовний етикет - це сукупність словесних форм чемності і ввічливості. Під мовним етикетом розуміють вироблений суспільством правила мовної поведінки, обов'язкові для членів товариства, національно специфічні, стійко закріплені в мовних формулах. Функції мовленнєвого етикету:

• контактоустанавлівающей (соціативні) - мовець звертає увагу на себе, готує співрозмовника до інформації;

• конативний - це орієнтація на адресат, тобто враховуючи де, з ким, про що і в якій обстановці це йдеться;

• волюнтатівной - це волевиявлення, вплив на співрозмовника;• емотивна - це вираження емоцій за допомогою мови.

Невербальне спілкування - вид спілкування, для якого характерне використання невербальної поведінки і невербальних комунікацій як головного засобу передачі інформації, організації взаємодії, формування образу, думки про партнера, здійснення впливу на іншу людину.


До таких засобів відноситься система знаків, які відрізняються від мовних способами та формою їх виявлення. У процесі взаємодії вербальні та невербальні засоби можуть посилювати чи послаблювати дію один на одного. Мова невербального спілкування є мовою не тільки жестів, але і почуттів. Люди використовують для комунікативного зв'язку цілу низку невербальних засобів: погляди, міміку, пози, жести і т.д.

При безпосередньому спілкуванні важливим засобом є також мова міміки і жестів, яка не тільки доповнює і збагачує, індивідуалізує звичайну мову, але інколи, наприклад, при спілкуванні глухонімих людей, і замінює її. Відомо, що одне і те ж слово, наприклад поздоровлення, може бути вимовлене з безліччю найрізноманітніших відтінків, які передаються за допомогою міміки, жестів, інтонацій і відображають найтонші переливи людських настроїв і почуттів.


  1.  Конфлікти, засоби подолання конфліктів, стилі поведінки в конфліктах.

Конфлікт - усвідомлена суперечність між особистостями, що спілкуються при наявності спроб дозволу суперечності на фоні емоційних станів. Конфлікт - суперечність між працівниками через несумісність їх потреб, мотиви і цілі діяльності, відносин і поглядів, психологічного складу. Також конфлікти можна розглядати як реакцію людей на перешкоду до досягнення різного роду цілей спільної діяльності, на поведінку інших, не відповідну очікуванням, а також як реакцію на грунті несумісності характерологічних шаблонів поведінки, відмінності культурних основ і потреб. Розрізняють односторонні і двосторонні конфлікти. Універсальних способів виходу з конфліктних ситуацій, їх дозволу не існує. Наявність великої кількості причин конфліктів збільшує імовірність їх виникнення, однак, навіть при великій його можливості сторони можуть не захотіти вступити в конфліктну взаємодію. Іноді потенційні вигоди від участі в конфлікті не варті витрат. Вступивши ж в конфлікт, як правило, кожна сторона робить все, щоб була прийнята її точка зору, досягнута її мета і заважає, природно, іншій стороні робити те ж саме. Про це свідчить аналіз динаміки конфліктів.

До способів вирішення конфлікту можна віднести:

  1.  використання нейтральної лексики;
  2.  доброзичливість і самовладання;
  3.  посередництво третьої особи;
  4.  роз'єднання конфліктуючих;
  5.  оперативне перетин конфлікту.


В кінці 20 ст. з'явилося самостійна наука конфліктологія, вивчає сутність конфлікту і можливі стилі поведінки в конфлікті:

  1.  стиль ухилення та уникнення конфлікту - використовується тоді, коли людина знаходиться в безнадійному становищі, коли немає ніякого сенсу брати участь в конфлікті;
  2.  стиль пристосування - полягає в тому, що людина діє разом з кимось, не захищаючи і не відстоюючи своїх переконань;
  3.  стиль взаємної поступливості - кожен аппанент, поступаючись в чомусь, сподівається, що і йому в чомусь буде поблажка;
  4.  стиль сили, стиль «кулака» - полягає в тому, що людина, наділена владою, самостійно пригнічує конфлікт.
  5.  самий цивілізований стиль поведінки - це стиль взаємного вирішення конфлікту - полягає в тому, що кожен захищаючи і відстоюючи свої переконання з повагою ставиться до переконань свого аппонента.


  1.  Охорона праці при виконанні даних робіт.








Аркушів

Арк.

Затв.

Н. Контр.

 

Кеоівник

Розробив

Арк

Дата

Підпиc 

№ документа

Лист

Змн.

Аркушів

рк.

Затв.

Н. Контр.

 

Кеоівник

Розробив

Арк

Дата

Підпиc 

№ документа

Лист

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Змн.

Арк.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.

Арк.

Дата

Підпис

№ докум.

Арк.

Змн.