44341

Изучение особенностей формирования и описания личных фондов

Дипломная

Архивоведение и делопроизводство

Описание же и все другие виды информации о составе и содержании документальных материалов могут опираться лишь на столь же качественную экспертизу фондирование и систематизацию документов фонда. Государственное краевое учреждение Государственный архив Пермского края является крупнейшим хранилищем документов Пермского края в котором наряду с архивными фондами учреждений организаций и предприятий хранится большое количество фондов личного происхождения. Это фонды и коллекции документов деятелей науки здравоохранения образования...

Русский

2013-11-11

197 KB

42 чел.

ВВЕДЕНИЕ

Особенностью документальных материалов фондов личного происхождения является необыкновенное разнообразие и многоаспектность их содержания. По разнообразию содержащихся фактов ни один официальный документ не может сравниться с частным-письмом или записной книжкой. В связи с этим экспертиза ценности, фондирование и обработка архивных фондов личного происхождения являются делом очень сложным и ответственным. Трудно предугадать, какой именно факт из многих отмеченных в документе может оказаться необходимым исследователю; поэтому единообразие, сжатое и вместе с тем исчерпывающее описание документальных материалов выдвигается на первый план и приобретает особую важность. Описание же и все другие виды информации о составе и содержании документальных материалов могут опираться лишь на столь же качественную экспертизу, фондирование и систематизацию документов фонда.

Государственное краевое учреждение «Государственный архив Пермского края» является крупнейшим хранилищем документов Пермского края, в котором наряду с архивными фондами учреждений, организаций и предприятий хранится большое количество фондов личного происхождения. Это фонды и коллекции документов деятелей науки, здравоохранения, образования, искусства, сотрудников органов государственной власти, работников промышленных предприятий, участников революции, гражданской и Великой Отечественной войны, краеведов и др. людей, внесших весомый вклад в развитие Пермского края. Фондом личного происхождения считается архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи или рода и являвшихся при создании их личной собственностью.

Цель данной работы – изучить особенности формирования и описания личных фондов.

Для достижения цели мы поставили следующие задачи:

Изучит виды фондов личного происхождения

Рассмотреть критерии включения документов в состав личных фондов

Рассмотреть особенности систематизации фондов личного происхождения

Определить роль документов личного происхождения в формировании информационной базы.

Для написания курсовой работы мы использовали учебную литературу, пособия для архивистов, методические рекомендации, основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий, являющихся или не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Данная работа состоит из введения; основной части, которая делится на главы, пункты и подпункты; заключения и списка литературы.


1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ, ВИДЫ, НАИМЕНОВАНИЕ АРХИВНЫХ ФОНДОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образующихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи или рода1.

Архивные фонды личного происхождения делятся на личные, семейные и родовые.

Личный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности отдельного лица.

Семейный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности членов одной семьи (не более трех поколений: родителей, их детей и внуков).

Родовой фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности, сменяющихся по прямой линии поколений одного рода и представителей боковых линий, связанных  с основным родом общими имущественными и другими отношениями.

Документальные материалы земельных владений, и связанных с ними промышленных предприятий, переходивших из одного рода в результате наследования по женской или боковым линиям или в результате продажи, хранятся как единый фонд.

Особым видом личного архивного фонда является персональное собрание материалов отдельного лица, включающее в себя, кроме его личного фонда, все автографы и другие документы, а также материалы об этом лице. Персональные собрания могут создаваться только для наиболее крупных деятелей.

К фондам личного происхождения относятся также коллекции документальных материалов, если они являются результатом деятельности собирателя (лица, семьи, рода).

Архивные коллекции - называется совокупность отдельных документов, образующихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и другим признакам2.

В архиве коллекция может включаться в состав личного фонда собирателя или же храниться в качестве самостоятельного фонда.

Коллекции могут создаваться архивами также и из отдельных  документов личного происхождения, поступивших из различных источников.

Полное наименование личного архивного фонда состоит из фамилии, имени, отчества лица, титула, если он есть, крайних дат его жизни, определения рода его деятельности или служебного положения, например:

Врангель, Фердинанд Петрович, бар. (1796-1870), адмирал, мореплаватель.

Лепешинский, Пантелеймон Николаевич (1868-1944), деятель Коммунистической партии Советского Союза.

Если лицо более известно под псевдонимом, то в наименование фонда входит псевдоним, а настоящая фамилия, имя и отчество указываются вслед за ним в скобках, например:

Горький, Максим (Пешков, Алексей Максимович) (1868-1936), писатель.

В наименованиях фондов женщин, менявших фамилию при вступлении в брак, указывается фамилия, под которой они наиболее известны, а в скобках указывается девичья фамилия или фамилия в замужестве, например:

Ковалевская, Софья Васильевна (урожд. Корвин, Круковская) (1850-1891), математик.

Наименование семейных и родовых фондов состоит из фамилии семьи (рода), общего титула, если он есть, и входящих в наименование личного фонда сведений о каждом основном члене семьи (рода), представленном в фонде.

При наличии в родовом фонде  материалов представителей боковых линий, носящих другую фамилию, фамилии этих лиц располагаются по значению их материалов в составе архивного фонда, например:

Кашкины: Сергей Николаевич (1799-1868), декабрист, его жена Екатерина Ивановна (урожд. Миллер) (1806-1879); его сын Николай Сергеевич (1829-1914), петрашевец, впоследствии земский деятель. (Семейный фонд).

В наименования фондов, в состав которых входят материалы вотчинных и других контор, могут включаться названия и даты существования этих контор или названия губерний, где они расположены.

В наименовании коллекции указывается признак ее составления, крайние даты входящих в нее документов, фамилия, имя и отчество собирателя, а если коллекция была собрана учреждением или обществом – то его полное наименование, например:

Коллекция рукописей пролетарских писателей, собранная Государственной академией искусствознания.

Наименования фондов указываются полностью только в учетных документах и путеводителях по архивам. В остальных случаях наименования даются в сокращенном виде: для личного фонда – фамилия и инициалы фондообразователя; для семейного – фамилия и инициалы основных фондообразователей; для родового – фамилия основных членов рода.

Ниже рассмотрим фондирование и комплектование архивных фондов личного происхождения.  

  1.  ФОНДИРОВАНИЕ АРХИВНЫХ ФОНДОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

Фондированием документальных материалов называется создание архивных фондов3.

Работа по фондированию состоит из:

- определения фондовой принадлежности документов;

- установления границ архивных фондов;

- выделения из состава фондов, не принадлежащих к ним материалов;

- присоединения к фондам новых материалов;

- расформирования архивных фондов.

Особенностью комплексов документов личного происхождения является отсутствие организующего влияния делопроизводства (исключение составляют лишь материалы вотчинных, заводских и иных контор, входящих в состав этих фондов), что осложняет определение фондовой принадлежности материалов. Поэтому основным правилом при фондировании материалов личного происхождения является крайняя осторожность в разъединении материалов, поступивших в архив из одного источника.

Хронологические границы архивного фонда личного происхождения, как правило, определяются крайними датами жизни фондообразователя (лица, членов семьи, рода)4.

Хронологические границы фонда могут выйти за пределы жизни фондообразователя в следующих случаях:

а) если в состав личного фонда входят документы родственников фондообразователя по восходящей или нисходящей линии. Хронологические границы фонда в таком случае определяются по самой ранней и самой поздней дате их жизни (так же определяются хронологические границы фонда в случае, когда в семейный фонд входят отдельные более ранее и более поздние родовые документы), например:

  1.  Булгаковы: Яков Иванович (1743-1809), дипломат; его сыновья: Александр Яковлевич (1781-1863), московский почт-директор; Константин Яковлевич (1782-1835), петербургский почт-директор.

Крайние даты документов: 1740-е – 1860-е гг., документы И. М. Булгакова с 1720 г.;

б) если в фонд включаются материалы о фондообразователе, возникшее после его смерти, связанные с изданием, инсценировками или экранизацией его произведений, воспоминая и статьи о нем, материалы об увековечении его памяти, о юбилейных датах и др.

  1.  Есенин, Сергей Александрович (1895-1925). Крайние даты документов:1895-1935.

Если включает коллекцию или отдельные собранные фондообразователем документы за время, предшествующее его жизни, то хронологические границы этого комплекса оговариваются особо, например:

  1.  Тихонравов, Николай Саввич (1832-1893).

Крайние даты документов: 1841-1893, коллекция: 1725-1870-е гг.

В состав личных фондов государственных, военных, общественных деятелей, деятелей науки, народного хозяйства, культуры просвещения, литературы и искусства входят творческие материалы, материалы служебной и общественной деятельности, переписка, биографические документы, материалы, собранные фондообразователем в связи с его работой и другими интересами, имущественно-хозяйственные и бытовые материалы, изобразительные материалы, материалы родственников.

Семейные и родовые фонды могут состоять из общих для сей семьи (рода) имущественных и генеалогических материалов и личных фондов отдельных членов семьи (рода). В состав их входят также материалы вотчинных, домовых, заводских контор, принадлежавших семье (роду). Из личных материалов управляющих и других служащих, отложившихся в общем комплексе документов семьи (рода), как правило, самостоятельные фонды не образуются.

Материалы отдельных представителей рода или семьи, являющихся выдающимися деятелями в той или иной области человеческой деятельности, образующие значительные по объему семейных (родовых) материалов и слабо связанные с ними, могут быть выделены в самостоятельные личные фонды, например:

  1.  Фонд М.Е. Салтыкова-Щедрина может быть выделен из родового фонда Салтыковых.

Творческие рукописи произведений писателей, композиторов, ученых и других деятелей и все другие виды творческих материалов (рисунки в фондах деятелей изобразительного искусства, проекты и чертежи в фондах архитекторов, инженеров, изобретателей, режиссерские разработки в фондах деятелей театра и пр.) принадлежат к фонду автора во всех случаях, когда нет прямых доказательств принадлежности их к другому хранящемуся архиве фонду (к портфелю издательства или редакции периодического органа, фонду редактора, научного руководителя, фонду лица, которому рукопись была подарена и т.д.). Если  такого фонда нет в архиве, то эти творческие материалы остается в фонде автора.

Если произведение создано несколькими авторами, фонды которых имеются в архиве, то независимо от автобиографичности, способа воспроизведения и наличия помет оно включается в фонд того автора, с материалами которого произведение поступило в архив.

Материалы служебной и общественной деятельности фондообразователя, являющиеся подлинными делопроизводственными документами учреждений, отсутствующими в фонде учреждения, как правило, выделяются в фонд учреждения, если он хранится в архиве. При этом указывается факт поступления этих материалов в архив в составе материалов личного происхождения.

Разрозненные документы служебной и общественной деятельности, поступившие в архив из различных источников, могут присоединяться к фонду того или иного лица только в случае, если:

а) они исходят от фондообразователя (а в архиве нет лица или учреждения, которому они были направлены);

б) они адресованы фондообразователю;

в) есть прямые доказательства причастности фондообразователя к созданию данного документа (правка, пометы и пр.).

Подлинники писем включаются в фонды адресатов, черновики, наброски, отпуска, неотправленные письма – в фонды корреспондентов (автора писем).

К фондам корреспондентов принадлежат также возвращенные адресатами письма.

При отсутствии в архиве фондов адресатов адресованные им письма могут включаться в фонды корреспондентов или входить в состав коллекций архива.

В самостоятельный личный фонд, как правило, выделяют документальные материалы какого-либо лица, поступившие в архив в комплексе с документацией другого фондообразователя, в распоряжении которого они оказались  по желанию этого лица или в силу обстоятельств, сложившихся в результате его смерти. Источник поступления указывается в предисловии к описи, например:

  1.  Архив председателя ЦСУ П.И. Попова, поступивший в составе материалов его друга статистика Н.Я. Воробьева.

Содержащиеся в фонде какого-либо лица комплексы материалов других лиц, связи которых с его деятельностью уставить не удалось, могут быть выделены в самостоятельные фонды, если это позволяет их объем и характер.

Портреты разных лиц принадлежит к фондам написавших художников, если нет прямых доказательств принадлежности к другим фондам.

При отсутствии в архиве фондов художников портреты включаются в фонды изображенных на них лиц. Фотографии включаются обычно в фонды изображенных на них лиц  (если они не являются частью фонда фотографа, выполнившего данную работу). Если в архиве нет фондов изображенных лиц и фондов художников фотографов, портреты включаются в коллекции архива.

Печатные материалы с рукописными пометами могут рассматриваться наряду с другими документальными материалами как составная часть архивного фонда. В этом случае на них распространяется порядок фондирования, применяемый к рукописным и машинописным документальным материалам.

Дарственные надписи на печатных материалах принадлежат к фондам лиц, которым они подарены; при отсутствии в архиве этих фондов могут быть присоединены к фонду дарителя.

Печатные материалы без всяких помет, как правило, передаются в библиотеку архива. Они остаются в фонде только в том случае, если являются приложениями к документам.

Фотонегативы на стекле и пленке, кинокадры,  фонодокументы передаются на специальное, приспособленное для кинофонодокументов хранение. Изготовленные с фотонегативов отпечатки хранятся в составе фондов личного происхождения.

Материалы, не подлежащие архивному хранению (картины, выполненные маслом, скульптура, фарфор и хрусталь, личные вещи фондообразователей, одежда, орудия труда и т. п.), в фондах личного происхождения не оставляются. Эти материалы передаются в музеи соответствующего профиля или возвращаются владельцу.

Коллекции, поступившие в архив в составе материалов фондообразователя, как правило, включаются в его фонд.

Коллекции, поступившие в архив как сформированный фондообразователем (собирателем) комплекс материалов, связанный тематически с его научной или иной творческой деятельностью, расформированию или переименованию в архиве не подлежат.

Если в состав таких коллекций входят не только отдельные документы или группы их, но и целые личные архивные фонды, последние для удобства информации и использования могут быть выделены из коллекции в самостоятельные фонды.

Из коллекций случайного состава, собранных коллекционерами, основная деятельность которых не связана с научным направлением этих документальных материалов, могут быть выделены отдельные документы, принадлежащие к составу других фондов архива. Остальные документы остаются в составе коллекции.

Коллекции, сформированные в самом архиве по тому или иному признаку (по виду документов, по хронологии, по содержанию, по поступлению их в архив в разное время от одного и того же лица), могут подлежать расформированию с включением их материалов в состав соответствующих фондов.

Вновь поступающие в архив отдельные документы и группы их присоединятся к хранящимся в архиве архивным фондам в соответствии с изложенными выше принципами.

Фондирование вновь поступающих в архив материалов осуществляется при экспертизе научной и практической ценности и решается экспертной комиссией. Уточнения в фондировании этих материалов могут быть внесены при их обработке и утверждены в конце работы над фондом в установленном в архиве порядке.

Все вопросы фондирования материалов, уже хранящихся в архиве решаются методической комиссией или другим соответствующим органом, имеющимся в архиве. При решении этих вопросов должны учитываться принятые архивом пожелания и условия фондообразователей или лиц, передавших материалы в архив, касающихся неприкосновенности состава материалов.

И так фондирование обеспечивает поддержание высокого информационного потенциала фондов, снижает интеллектуальные и другие трудовые и временные затраты при выполнении многих архивных работ, выполняет надежность поиска, а также уровень эффективности использования документов.

  1.  КОМПЛЕТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

Комплектованиеэто систематизированное пополнение архива документов в соответствии с его профилем5.

Государственные архивы собирают документы:

  •  писателей (прозаиков, поэтов, драматургов), критиков, переводчиков, литературоведов, редакторов, издателей, филологов и других деятелей литературы;
  •  композиторов, дирижеров, музыкантов-исполнителей, импресарио и других деятелей музыкальной культуры;
  •  художников (живописцев, художников театра и кино, графиков и т. д.), скульпторов, архитекторов, искусствоведов, организаторов выставок, художников-фотографов и  других деятелей изобразительного искусства;
  •  актеров и режиссеров драматического и музыкального театра, эстрады, цирка; балетмейстеров, хормейстеров, директоров и антрепренеров зрелищных мероприятий, театроведов и других театральных деятелей;
  •  кинорежиссеров, сценаристов, кинооператоров, киноактеров, киноведов и других деятелей кино;
  •  фольклористов и библиографов;
  •   коллекционеров документов по литературе и искусству.

  1.  Виды документов личных архивов деятелей литературы и искусства

В  составе личного архива деятеля литературы и искусства на государственное хранение принимаются следующие документы:

  •  авторские рукописи произведений писателя, нотные рукописи (партитуры и клавиры) композитора; режиссерские разработки пьес, сценариев, опер;  планы балетных композиций; тексты докладов, выступлений (в том числе стенограммы); рисунки, этюды, наброски, зарисовки художников и скульпторов; эскизы декораций и костюмов для спектаклей и кинофильмов; рисунки – раскадровки кинорежиссеров; ноты или тексты ролей с пометками музыкантов-исполнителей или актеров;
  •  автобиографии, автобиблиографии, дневники, записные книжки; воспоминания, различные записи творческого, справочно-библиографического, общественного, хозяйственно-бытового характера, имеющие историко-культурную ценность;
  •  биографические материалы (личные документы, справки, удостоверения, командировочные предписания; договоры; грамоты о присвоении званий и степеней, почетные грамоты, адреса, благодарности и т.п.), а также документы имущественно-хозяйственного характера;
  •  переписка: служебная и личная;
  •  фотографии фондообразователя (индивидуальные и в группах), фотографии членов его семьи, родственников, знакомых; фотографии актеров в ролях, в сценах из спектаклей и кинофильмов (а также репетиций спектаклей и рабочих моментов киносъемок); фотографии архитектурных сооружений, скульптурных работ и фоторепродукции живописных работ; фотографии с дарственными надписями и собранные;
  •  программы, афиши спектаклей, концертов, вечеров с упоминанием фондообразователя и собранные им; буклеты, пригласительные билеты, рекламы и т. п.;
  •  материалы о фондообразователе и по увековечению его памяти (вспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и его произведениях – фильмах, спектаклях, картинах и т. п., вырезки из газет и журналов, документов, а также собранные материалы – автографы, списки стихотворений, рисунки, фотографии и т. п.);
  •  книги и брошюры самого фондообразователя (редкие и отсутствующие в библиотеке государственного архива); книги с пометами фондообразователя; книги с дарственными надписями;
  •  материалы устного и музыкального народного творчества (записи сказок, былин, мелодий, напевов, частушек и т. п.);
  •  копии документов (фото - ксеро - и микрокопии) по истории русской и советской литературы и искусства, поступившие из-за рубежа.

Картины, скульптуры, научно-техническая документация архитектурных проектов, кинопленка, звукозаписи и предметы музейно-экспозиционного характера в государственные архивы, хранящие документы на бумажной основе и не имеющие музейных экспозиций, не принимаются.

3.2. Источники комплектования государственного архива документами личного происхождения

Источники комплектования – учреждения или лица, передающие документы в государственные или ведомственные архивы6.

В 1960-80-е годы сложились следующие критерии определения источников комплектования гос. архивов для документов личного происхождения:

значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

история фонда, т.е. степень сохранности личного фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

Особое внимание следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений – это один путь решения проблемы, другой – создание специальных межведомственных архивов по личному составу. Эти промежуточные архивы могли бы освободить федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.

Документы личного происхождения поступают в государственные архивы:

  •  от фондообразователей, передающих свои архивы лично или по завещанию;
  •  от лиц, владеющих архивом по праву наследования;
  •  от собирателей и коллекционеров;
  •  из творческих союзов – через комиссии по творческому наследию фондообразователя;
  •  из нотариальных контор как выморочное имущество;
  •  из государственных архивов, музеев, библиотек и других учреждений в порядке уточнения профильной принадлежности документов;
  •  от граждан, проживающих за границей, а также из зарубежных учреждений и организаций (в порядке дара или обмена копиями).

3.3. Составление списка лиц, архивы которых подлежат приему в государственный архив

Сведения о личных архивах собираются сотрудниками государственного архива или поступают от отдельных граждан, из творческих союзов или учреждений, извлекаются из печатных изданий и фиксируются на карточках. В карточку заносятся краткие сведения о фондообразователе: фамилия, имя, отчество (или инициалы), даты жизни (если таковые имеются), род деятельности, а также другие имеющиеся данные и указание на источник информации.

Все карточки сосредотачиваются в специальной    картотеке учета лиц и данных для перспективного плана комплектования и располагаются по разделам: а) литература, б) искусство; внутри раздела карточки располагаются по алфавиту фамилий.

По данным этой картотеки составляется список лиц для перспективного плана работы по комплектованию государственного архива документами личного происхождения.

В процессе работы над списком уточняются фамилии, имена, отчества, годы жизни лиц, характер их творческой деятельности.

Уточненный список лиц, чьи архивы подлежат приему в государственный архив в предстоящую пятилетку, рассматривается на заседании ЭПК государственного архива и утверждается директором архива.

Список составляется по форме: фамилия, имя, отчество лица; даты его жизни; характер творческой деятельности.

Картотека перспективного плана комплектования подвижна: она постоянно пополняется карточками с новыми именами, а карточки с фамилиями фондообразователей, включенных в уточненный список лиц, архивы которых подлежат приему в государственный архив, перемещаются в картотеку текущего комплектования.

  1.  Организация переговоров с владельцами личных архивов и оформление результатов переговоров

Работа по привлечению на государственное хранение документов личного происхождения поручается сотруднику государственного архива и проводится в несколько этапов: предварительно изучаются данные о фондообразователе, непосредственно ведутся переговоры и уточняются состав и содержание документов, подлежащих приему в государственный архив.

В процессе подготовки к работе с владельцами личных архивов сотруднику архива необходимо:

  •  изучить литературу о фондообразователе, его биографию и этапы творчества; установить принадлежность его личного архива к профилю государственного архива;
  •  установить, имеются ли в государственном архиве документы данного фондообразователя;
  •  установить, хранятся ли документы данного фондообразователя в других государственных хранилищах;
  •  уточнить, кто является владельцем документов личного фондообразователя, установить точный адрес, телефон, родственные (или иные) отношения к фондообразователю, если владельцем архива является не сам фондообразователь.

В процессе переговоров сотрудник проводит следующие виды работ:

  •  заводит наблюдательное дело, в котором сосредоточивается вся документация, образующаяся в процессе работы по комплектованию личным архивом;
  •  готовит проект письма за подписью директора архива с обращением к фондообразователю или лицу, владеющему его архивом;
  •  готовит проектом ответа, если инициативным документом является письмо или устное обращение в государственный архив фондообразователя или владельца документов;
  •  знакомится с составом и с содержанием документов  личного архива;
  •  разъясняет фондообразователю или владельцу документов порядок приема документов на государственное хранение, знакомит с составом принимаемых документов;
  •  уточняет условия, на которых фондообразователь или владелец документов намерен передать их на государственное хранение.

Все собранные сведения сотрудник, ведущий переговоры, должен изложить в докладной записке на имя директора государственного архива.

Докладная записка с визой заведующего соответствующим отделом и резолюцией директора архива становится документом, на основании которого продолжается или прекращается работа по привлечению данного личного архива на государственное хранение. Докладная записка помещается в наблюдательное дело.

При отрицательном решении вопроса вся документация наблюдательного дела передается в дело переписки по комплектованию документами личного происхождения и в установленном порядке хранится в государственном архиве. Карточка из картотеки перспективного плана комплектования изымается.

При положительном решении вопроса о продолжении работы по привлечению данного личного архива на государственное хранение карточка из картотеки перспективного плана комплектования изымается и составляется новая карточка с уточненными данными для картотеки текущего комплектования. На карточку выносятся:

  •  фамилия, имя, отчество владельца документов (если их передает не сам фондообразователь) с указанием родственных отношений (вдова, сын, наследник, знакомый и т. п.);
  •  почтовый адрес и номер телефона лица, с которым ведутся переговоры;
  •  фамилия сотрудника государственного архива, который ведет работу по комплектованию государственного архива данным личным архивом и хранит наблюдательное дело.

  На оборотной стороне карточке делаются пометы о наличии фонда в государственном архиве; о времени начала (возобновления, продолжения) переговоров; вносятся сведения о существенных изменениях в ведении переговоров. Детали переговоров, возникающие в процессе комплектования, находят отражение в документах наблюдательного дела и на карточку не выносятся.

В картотеке текущего комплектования все картотеки расставляются по алфавиту фамилий фондообразователей; картотека по алфавиту фамилий фондообразователей; картотека находится в ведении заведующего отделом, ведущим работу по комплектованию государственного архива документами личного происхождения.

Для оперативности в работе могут составляться дубликаты карточек, которые находятся в рабочей в рабочей картотеке сотрудника, ведущего работу по комплектованию государственного архива данным личным архивом.

  1.  Предварительное оформление приема документов личного происхождения от их владельца

Документы личного происхождения поступают в государственные архивы от граждан безвозмездно или за денежное вознаграждение по заявлению в установленной форме. Сотрудник, ведущий переговоры с владельцами документов, обязан проверить правильность составления заявления.

При передаче документов на государственное хранение владелец документов может поставить некоторые условия, например:

  •  оставить за собой исключительное право публикации документов на определенный по договоренности срок;
  •  оставить за собой право ограничения использования отдельных документов на определенный по договоренности срок;
  •  закрыть для пользования отдельные документы на определенный по договоренности срок;
  •  предоставить членам комиссии по наследию данного фондообразователя право исключительного пользования документами;
  •  передать отдельные документы при условии предоставления ему фото- или ксерокопий. Эти копии изготовляются за счет владельца при передаче за денежное вознаграждение.

Все условия, на которых владелец личного архива передает документы, должны быть обязательно оговорены в заявлении (или письме, приложенном к заявлению). Согласие государственного архива с условиями владельца документов сообщается в письме за подписью директора архива, а в сложных случаях договоренность между владельцами документов и архивом (в лице директора) закрепляется специальным соглашением за подписями обеих сторон (форма произвольная). В заявлении (соглашении) могут не оговариваться:

  •  выдача во временное пользование документов самому фондообразователю, передавшему свой личный архив безвозмездно;
  •  ограничение использования документов ныне здравствующих советских граждан, ибо эти документы только с их согласия;
  •  право на получение авторского гонорара, так как он выплачивается в соответствии с действующим законодательством независимо от места нахождения авторской рукописи.

Если при передаче личного архива владелец выражает желание передать в государственный архив книги, журналы, комплекты газет, справочники и т. п., не имеющие непосредственного отношения к передаваемому архиву, то отбор и прием этих материалов производится непосредственно сотрудниками архивохранилища печатных изданий (научно-справочной библиотеки).

При приеме документов личного происхождения, которые как правило, поступают в государственный архив в неупорядоченном состоянии, владельцу документов выдается расписка, где фиксируется, от кого получены документы и в каком объеме. Объем указывается в документах (для особо ценных отдельных поступлений), в папках или в связках – при больших объемах личного архива.

  1.  Организация учета документов в отделе комплектования госархива

Поступившие в государственный архив документы еще до решения вопроса о приеме их на государственное хранение ставятся на учет в отделе комплектования госархива и заносятся в книгу учета, после чего подвергаются разборке, первичной экспертизе ценности документов, временной систематизации и к краткому описанию при составлении сдаточной описи.

Для оперативности пользования учетными документами ведется картотека учета документов, карточки в которой систематизируются по алфавиту фамилий фондообразователей. На карточку выносятся: фамилия, имя, отчество фондообразователя, даты и объемы поступлений его документов, фамилия сотрудника, ведущего работу; после приема документов на государственное хранение на карточку проставляются: номер по книге учета поступления документов, номер фонда, количество документов и дата передачи документов для их научного описания; карточка перемещается в раздел картотеки: «Комплектование завершено».

  1.  Составление сдаточной описи

В процессе первичной сборки документов личного происхождения проводится их систематизация по типовой схеме систематизации документов личного происхождения. Внутри разделов документы объединяются в группы по номинальному, тематическому и другим признакам классификации документов и заключаются в обложки.

Допускаются следующие отклонения от типовой схемы: материалы к биографии фондообразователя располагаются в начале сдаточной описи, творческие изобретательные материалы режиссеров и актеров (если они сгруппированы по фильмам и спектаклям) располагаются в конце сдаточной описи вместе с другими изобразительными материалами.

В процессе первичной разборке комплексы документов, объединенные самим фондообразователем или владельцем архива, не подвергаются пересистематзации.

При первичной разборке документов не проводится их систематизация по хронологии, нумерация листов, выявление дат, опубликованности, вариантов, но особо ценные документы и автографы деятелей литературы и искусства просчитываются полистно.

Детализация разборки документов зависит от их ценности, количества, специфических особенностей и разнообразия видов документов.

При первичной разборке документы, явно не представляющие научной ценности, чистые дублетные экземпляры возвращаются владельцу архива. Если трудно установить дублетность документа, то он остается в государственном архиве для экспертизы ценности при проведении научного описания документов.

Материалы к биографии фондообразователя при небольшом количестве (до 20-30 документов) могут быть объединены все в одну группу, при большом количестве их можно разбить на несколько групп:

  •  автобиографии, анкеты;
  •  справки, удостоверения, командировочные предписания и.т. п.;
  •  членские билеты, орденские книжки, пропуска;
  •  трудовые соглашения, договоры, контракты;
  •  грамоты, адреса и т. п.

Материалы об имущественно-хозяйственном положении входят в раздел «Материалы к биографии». Количественный подсчет материалов к биографии производится подокументно.

Рукописи художественных произведений систематизируются в группы по жанрам, и внутри группы каждое произведение вкладывается в отдельную обложку. Большая по объему рукопись и варианты к ней составляют отдельную группу. Если эти материалы велики по объему, то каждый   вариант рукописи заключаются в отдельную обложку, имеет самостоятельный номер, но может быть описан в одной группе со всеми вариантами рукописи, например:

№ 7 – 12 (название произведения), варианты – 6 док.

Каждая рукопись и каждый ее вариант считается отдельным документом.

Рукописи произведений малых форм (рассказы, очерки, стихотворения) систематизируются в отдельные группы и просчитываются подокументно. В сдаточную опись выносятся лишь несколько наименований.

Гранки, верстка с правкой автора, редактора, вырезки из газет и журналов с произведениями автора также просчитываются подокументно.

Черновые наброски, выписки, библиография составляют отдельные группы, заключаются в папки; каждая из этих папок просчитывается как один документ.

Если к рукописи фондообразователя приложен отзыв, от он объединяется с рукописью, но считается отдельным документом.

Рукописи разных авторов с отзывом фондообразователя о них вместе с отзывом помещаются в конце раздела «Рукописи».

Нотные рукописи композиторов систематизируются и учитываются аналогично рукописям писателей.

При ясно выраженном объединении ряда музыкальных произведений под одним номером сочинения (опусом) они составляют отдельную группу, например:

Три пьесы для фортепиано, ор. 5 – 1 док.

Систематизация творческих материалов художников (рисунки, графика) производится по технике их исполнения с последующей систематизацией по формату.

Этюды к картинам, иллюстрации, серии рисунков на определенные темы, эскизы декораций и костюмов к спектаклям составляют отдельные группы.

Каждый отдельный лист считается за один документ, независимо от количества рисунков на нем.

Альбом с рисунками считается за один документ, и листы в нем не просчитываются (исключение составляют альбомы с рисунками выдающихся художников).

Фотокопии и репродукции с картин художника и фотографии работ скульптора составляют отдельные группы и просчитываются подокументно.

В конце этого раздела помещаются объединенные в отдельную группу каталоги картин (выставок) фондообразователя. Каждый каталог считается за отдельный документ.

В личных архивах актеров тексты ролей, сыгранных ими, и пьесы, в которых они участвовали, объединяются в группы по следующим  признакам: тексты ролей с пометами, тексты ролей без помет, пьесы с пометами, пьесы без помет.

Каждая роль и каждая пьеса считается отдельным документом.

В личных архивах театральных режиссеров и кинорежиссеров материалы объединяются по спектаклям или фильмам. Монтировка спектакля (планы, мизансцены, распределение ролей и.т.д.) и режиссерский экземпляр пьесы, а также киносценарий, режиссерский сценарий, раскадровка фильма и. т. п. объединяются в одну группу и просчитываются подокументно.

При группировке документов по спектаклям или фильмам допускается систематизация и объединение документов в группы:

  •  фотографии репетиций спектаклей или рабочих моментов киносъемок;
  •  фотографии сцен из спектаклей;
  •  фотопробы актеров и кадры из кинофильмов;
  •  программы, афиши, буклеты, рекламные плакаты по данному спектаклю или фильму;
  •   подборка рецензий и отзывов;
  •   стенограммы обсуждений спектакля или фильма.

Письма и телеграммы фондообразователя и к фондообразователю объединяются в группы в зависимости от значимости корреспондента или адресата:

  •  письма известных деятелей литературы и искусства систематизируется по корреспондентскому признаку и заносятся в сдаточную опись по алфавиту фамилий авторов – под отдельными номерами:
  •  письма менее известных деятелей литературы и искусства объединяются в одну группу;
  •  отдельную группу составляют письма родственников;
  •  все остальные личные письма (читателей, зрителей) составляют группу «Письма разных лиц»;
  •  письма учреждений, издательств и организаций объединяются в отдельную группу;

Поздравительные телеграммы при большом количестве могут быть выделены в отдельные группы.

Каждое письмо с проложенным к нему конвертом считается отдельным документом.

Документы, входящие в раздел «Изобразительные материалы», систематизируются следующим образом:

  •   рисунки художников (не фондообразователей);
  •  фотографии фондообразователя (индивидуальные и в группах);
  •  семейные фотографии, фотографии родственников фондообразователя;
  •  фотографии разных лиц с дарственными надписями фондообразователю (по алфавиту фамилий);
  •  фотографии актера в ролях
  •  фотографии сцен из спектаклей             
  •  фотографии разных лиц
  •  фотографии разных лиц.
  •  каждая фотография считается отдельным документом.
  •  книги и брошюры, поступившие в составе личного архива, состоят из нескольких групп:
  •  малотиражные и редкие издания произведений фондообразователя;
  •  книги и брошюры с иллюстрациями фондообразователя;
  •  книги с пометами фондообразователя;
  •  книги с дарственными надписями фондообразователю;
  •  справочники и каталоги, собранные автором и представляющие собой редкие и ценные издания.

Все книги и брошюры включаются в сдаточную опись и передаются вместе с документами архива в подразделение государственного архива, занимающееся научным описанием документов, где производится окончательное определение их принадлежности к фонду или передача в архивохранилище печатных изданий.

Газеты и журналы (или вырезки из них) с произведениями фондообразователя помещаются в раздел «Рукописи» и просчитываются подокументно; статьи и заметки о фондообразователе, рецензии на его произведения (спектакли, фильмы и т. п.) – в раздел «Материалы о фондообразователе» и просчитываются по группам (папкам).

Документы, собранные фондообразователем, составляют отдельный раздел сдаточной описи; описываются, систематизируются по признакам классификации и просчитываются в зависимости от их значимости подокументно или по группам (папкам).

При первичной разборке документов допускается раздел «Россыпь» (разное), куда помещаются отдельные листы рукописей, конверты без писем, неатрибутированные документы – просчитываются папками.

Сдаточная опись заканчивается итоговой записью, в которой цифрами и прописью проставляется количество документов, указывается должность и фамилия сотрудника, и дата составления описи.

В случаях, если документы поступают в государственный архив по описи, удовлетворительно составленной владельцем личного архива, пересистематизация документов может не проводится лишь просчет документов в установленном порядке и в описи делается соответствующая итоговая запись сотрудником государственного архива.

Для комплектования архива документами личного происхождения необходимо:

  •  определить виды документов личных архивов деятелей литературы и искусства;
  •   определить источники комплектования государственного архива документами личного происхождения;
  •  составить сдаточные описи;
  •  организовать учет документов в отделе комплектования госархива;
  •  оформить прием документов личного происхождения от их владельца;
  •  организовать переговоров с владельцами личных архивов и оформление результатов переговоров;
  •  составить список лиц, архивы которых подлежат приему в государственный архив.


4. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ФОНДОВ  В ГКУ ГАПК

 

4.1. История Государственного краевого учреждения «Государственный архив Пермского края»

История архива насчитывает уже не один десяток лет. Развитие государственной архивной службы в Прикамье началось с июля 1919 года, когда в "очищаемые от войск Колчака" районы были командированы инспекторы Главного управления архивным делом. 23 августа 1919 года состоялось заседание губернского отдела народного образования, на котором была создана коллегия по архивным делам. Позднее утвержден штат губархива в количестве 5 человек, первым уполномоченным Главархива по Пермской области был утвержден Н.П. Обнорский.

Все усилия первых архивистов были направлены на поиск и спасение уцелевших архивов упраздненных учреждений дореволюционной России. Работа велась в тяжелых условиях - нехватка транспорта для вывоза документов, отсутствие необходимого оборудования для их хранения, разбросанность архивных зданий. Но все же в 1919 году были найдены и перевезены в губернский архив документы 22 учреждений, в 1920 году взят на хранение первый частный архив бывшего миссионера Оханского уезда священника В.Шишова. Параллельно обрабатывались поступившие документальные материалы и формировалась справочная библиотека.     В 1922 году на учете в губархиве состояло уже 159 фондов. В том же году начало свою работу справочное бюро, выдававшее справки социально-правового характера различным учреждениям; сделан первый обзор по истории рабочего движения на Урале.

Архив становится все более открытым для населения, активно сотрудничает со средствами массовой информации, общественными организациями, образовательными учреждениями.

В середине 1990-х архивом подготовлен первый справочник по фондам, создан ряд обзоров фондов ГАПО, таких как: "Заводы Пермского горного округа" (1998) и "Органы управления Пермской епархии" (1999), справочник "Из истории религии Прикамья" (1999) и др.

С начала 1990-х годов в архиве внедряется компьютерная техника, в 1994 году создан отдел информационно-поисковых систем, все компьютеры были объединены в локальную сеть, началась работа по созданию электронных баз данных и указателей. В 2000 году ГАПО выиграл грант Института "Открытое общество" и получил возможность выхода в сеть Интернет. У архива появился свой сайт, возможность выполнять запросы граждан и организаций при помощи электронной почты.

Указом губернатора Пермской области от 15 августа 2002 года Государственный архив Пермской области преобразован в государственное областное учреждение "Государственный архив Пермской области".

В декабре 2006 года количество единиц хранения в ГАПО превысило миллион, и в настоящее время архив продолжает принимать документы на постоянное хранение.

В связи с образованием Пермского края на основании Федерального конституционного закона от 25 марта 2004 г. «Об образовании в составе Российской Федерации нового субъекта Российской Федерации в результате объединения Пермской области и Коми-Пермяцкого автономного округа», архив получил статус государственного краевого учреждения. Учредителем является Правительство Пермского края в лице Агентства по делам архивов Пермского края. Устав государственного краевого учреждения «Государственный архив Пермского края» утвержден приказом Агентства от 4 сентября 2008 г.

25 августа 2009 г. приказом Агентства по управлению имуществом Пермского края архиву было выделено дополнительное 2-х этажное кирпичное здание для хранения документов по адресу г. Пермь, ул. Солдатова, 37, на праве оперативного управления. Ориентировочная вместимость выделенного помещения составила 450-500 тыс. ед. хр. С 2010 г. началось освоение нового здания.

4.2. Отдел комплектования, личных фондов, ведомственных архивов Государственного краевого учреждения

«Государственного архива Пермского края»

Отдел комплектования, личных фондов, ведомственных архивов является структурным подразделением ГКУ ГАПК, занимающийся:

1. Организацией комплектования архива документов  организаций-источников комплектования, документов личного происхождения, кино-, фото-, фоно-, видео- (КФФВД) и электронными документами.

2. Оказанием  организационно-методической помощи учреждениям, организациям и предприятиям, в том числе источникам комплектования КФФВД и держателям личных фондов в организации документов в делопроизводстве и формировании дел, по отбору документов и подготовке их к передаче на государственное хранение.

3. Организацией обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения в источниках комплектования архива и предупреждение фактов утраты документов в организациях.

4. Привлечением внебюджетных средств, в том числе, заключением договоров с организациями федеральной и негосударственной форм собственности на их обслуживание, приемом и хранением  документов, выполнение заказовы учреждений, организаций, предприятий на проведение работ по подготовке  их документов к передаче на государственное хранение, способствующих улучшению состояния и качества документационного обеспечения  управления и обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения в учреждениях, предприятиях и организациях, разработке нормативно-методических документов в области  документационно-методического обеспечения управления и ведомственного хранения документов на возмездной основе.

Отдел руководствуется в своей деятельности законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, Пермского края, приказами, решениями коллегии и указаниями Федерального архивного агентства (Росархива),  Агентства  по делам архивов Пермского края, Уставом  ГКУ ГАПК, приказами директора, настоящим положением.

Отдел комплектования, личных фондов, ведомственных архивов выполняет следующие функции:

  •  подготавливает предложения к проектам отраслевых, целевых комплексных программ, основным направлениям развития архива, перспективным, текущим планам его работы по комплектованию, совершенствованию организации документов  в делопроизводстве организаций-источников комплектования архива, в том числе  КФФВД, электронных документов и владельцев документов личного происхождения, обеспечение их реализации, подготовка  отчетов о выполнении;
  •  разрабатывает и ведет списки организаций, являющихся источниками комплектования архива, держателей личных фондов;
  •  отбирает и своевременно  передает документы учреждениям-источникам комплектования, КФФВД, электронных документов и документов личного происхождения в архив.
  •  совместно с отделом обеспечения сохранности и государственного централизованного учета документов принимает меры по обеспечению  преемственности системы учета и научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в ГКУ ГАПК и архивах организаций-источников комплектования архива, рассмотрение вопросов фондирования документов, подлежащих приему на государственное хранение в ГКУ ГАПК.
  •  изучает  спрос на предоставление платных услуг, заключение договоров о проведении работы по упорядочению документов, разработке  нормативно-методических пособий с учреждениями, документы которых подлежат передаче на государственное хранение на возмездной основе.
  •  обеспечивает описание принятых в архив документов личного происхождения, кино-, фото-, фоно-, видео- и электронных документов, создание на них обязательных элементов научно-справочного аппарата.
  •  участвует в подготовке предложений к тематике научно-исследовательской  и методической работы архива, разработка научно-исследовательских тем и подготовка методических пособий по профильным отделу направлениям, внедрение их результатов в практику работы архива.
  •  обеспечивает сохранность документов в процессе работы.

Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива.

4.3. Родовые, семейные и личные фонды, хранящиеся в Государственном краевом учреждении

«Государственном архиве Пермского края»

Государственно областное учреждение «Государственный архив Пермского края» является крупнейшим хранилищем документов Пермского края, в котором наряду с архивными фондами учреждений, организаций и предприятий хранится большое количество фондов личного происхождения. Это фонды и коллекции документов деятелей науки, здравоохранения, образования, искусства, сотрудников органов государственной власти, работников промышленных предприятий, участников революции, гражданской и Великой отечественной войны, краеведов и др. людей, внесших весовой вклад в развитие Пермского края. Фондом личного происхождения считается архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи или рода и являвшихся при создании их личной собственностью. Согласно учетным документам по состоянию на 1 января 2007 г. в архиве хранится 218 фондов и коллекций личного происхождения. Все документы описаны и включены в 243 описи, общее количество дел – 53 265 единиц хранения за 1694-2006 гг.

Самыми ранними являются документы личного фонда  А.А. Дмитриева, историка, краеведа, автора «Пермской страницы». Собранные им описания Верхотурского кремля и рукописные копии с писцовых книг М.Ф. Кейсарова представляют большой интерес. Имеются личные фонды известного краеведа, автора «Пермской летописи» В.Н. Шишонко  и исследователя флоры Урала П.В. Сюзева, организатора народных хоров А.Д. Городцова, врача и общественного деятеля П.Н. Серебренникова, военного врача и писателя, автора сборника «Рассказы о Карийской каторге» В.Я. Кокосова.  Документы фондов Волеговых, Теплоуховых и личных фондов А.И. Кузнецова, П.И. Сюзева содержат, наряду с информацией о их жизни и деятельности, сведения о роде Строгоновых, состоянии Добрянского, Очерского и др. заводов, соляны промыслов, развитие лесного хозяйства Пермского имения и др. На хранении имеются также фонды представителей купечества: К.Т. Хлебнякова, уроженца г.Кунгура, члена Главного правления Российско-Американской компании, кунгурских купцов В.И. Расова, Г.И. Ковалева, М.Е. Коротких купца 2-й гильдии, жителя села Покча Чердынского уезда Пермской губернии и пермских купцов Нассоновых. В архиве хранится фонд Болотовых в котором представлены документы исправлявшего в 1905-1909 гг. должность Пермского губернатора А.В. Болотова, и фонд А.В. Синакевича, бывшего в 1893-1898 гг. Пермским городским головой.

Основную часть личных фондов и коллекций составляют документы наших современников, отражающие развитие практически всех сторон общества после 1917 г. В фондах советских, партийных и общественных деятелей, участников гражданской и Великой Отечественной войны особый интерес и представляют личные воспоминания об установлении Советской власти в Прикамье, участие в гражданской и Великой Отечественной войне, документы о развитии женского движения и организации первых детских домов в г. Пермь, научно-атеистической пропаганды.

Фонды ректоров ПГУ, ПГМА, ПГТУ, ПГПИ А.И. Букирева, Ф.С. Горового и др. ученых, преподавателей различных кафедр институтов содержат документы служебной и научно-исследовательской деятельности, рукописи и публикации научных трудов, диссертаций, учебные программы, дипломные и курсовые работы студентов и др.

В архиве хранятся также фонды известных деятелей искусства, в т.ч. художника А.Н. Зеленина, М.В. Тарасовой-Дьячковой, А.Н. Тумбасова, графика Т.И. Коромысловой, самодеятельного художника Е.Ф. Логиновских, скульптора Э.Н. Шориновой, театроведа, актера и режиссера А.И. Чайкина, солисток Пермского театра оперы и балета А.П. Григорьевой и Н.Т. Измайловой.

В фондах О.А. Волконской, В.И. Воробьева, А.М. Домнина, Е.Ф. Трудневой и др. писателей, поэтов есть рукописи и публикации литературных произведений, книги с дарственными надписями фондообразователям. В документах фондов журналистов С.М. Гинцбурга (Гинц), М.Н. Колпакова и др. сотрудников средств массовой информации имеется много рукописей статей, заметок, очерков и публикаций, отражающих социально-экономическую и культурную жизнь общества. В фондах редактора Пермской телекинорадиокомпании «Т 7», заслуженного работника культуры РСФСР Г.М. Лебедева и главного редактора ТПО «Пермтелефильм».

Фонды работников органов народного образования и здравоохранения интересны рукописями и отдельными оттисками статей, лекций, докладов, выступлений по медицине, педагогик, психологии.

Коллекции личного происхождения интересны как документами  о жизни и деятельности людей, так и разнообразием видового состава документов, их тематикой. Самой крупной коллекцией архива является «Уральский биографический словарь». В его составе имеются календари знаменитых дат Урала, города Перми, библиографические указания на разные темы. Сведения о знаменитых людях Пермского края, собранные краеведом и библиографом А.К. Шарцем.   

Нужно отметить, что наряду с документами на бумажной основе и фотодокументами, в отдельных фондах есть ордена и медали за боевые подвиги и достижения в труде, нагрудные знаки, лента «Почетный ветеран труда», денежные купюры и другие музейные предметы.   

Сведения о фондах и коллекциях личного происхождения включены в систему научно-справочного аппарата к документам архива. На все фонды сформированы базы данных в программном комплексе «Архивный фонд». К описям составлены титульные листы, предисловия, при необходимости и указатели. Информация  о содержании дел или отдельных документов включена в систему каталогов архива.

Документы фондов личного происхождения широко используются архивистами, историками, краеведами, учащимися школ и студентами при подготовке выставок, радио и телепередач, различных научных работ, отдельных изданий, статей,  курсовых и дипломных работ.

Путеводитель «Фонды личного происхождения» является третьим томом готовящегося к изданию Путеводителя по фондам Государственного архива Пермского края. Как и другие тома, он считается самостоятельным справочно-информационным изданием. В данный том включены сведения обо всех имеющихся на хранении личных фондах и коллекциях. Он выстроен по традиционной для справочников подобного типа структуре: основная часть и справочный аппарат к изданию. Основная часть содержит характеристики фондов и состоит из двух разделов. В первый включены личные фонды физических лиц, семей и родов, просистематизированные с учетом алфавитного признака, во второй – коллекции личного происхождения, расположенные в порядке возрастания номеров фондов.

Характеристики составлены на все фонды. В состав характеристики  входит название фонда, справочные данные о фонде, краткая биографическая справка о фондообразователе и аннотация документов. Название фонда отражает официальный статус фондообразователя и включает фамилию, имя, отчество, даты жизни, должность и место работы, почетные звания. Справочные данные о фонде состоят из номера фонда согласно учетным документа архива, объема включенных в описи единиц хранения, крайних дат документов, сведений о справочном аппарате (количество описей, наличие предисловий, указателей). Особенностью личного фонда является существенное расхождение крайних дат документов, отложившихся в составе фондов, с датами жизни фондообразователе, что объясняется наличием, наряду с биографическими документами, посмертных публикаций и воспоминаний о фондообразователях, собранных ими коллекций документов родственников.

 Краткая биографическая справка составлена на основании документов фонда и содержит сведения о дате и месте рождения, обучении в учебных заведениях, местах работы и замещаемых должностях, присвоении ученых званий и степеней, участий в общественной деятельности, награждений орденами, медалями и др.

В характеристиках коллекций личного происхождения включены сведения о создании, отличительных особенностях людей из коллекций и аннотации документов, сгруппированные по видам документов или их тематики, при этом фамилии и даты фондообразователей выделены жирным шрифтом.

Справочный аппарат к изданию представлен титульным листом, содержанием, предисловием, списком сокращений и географическим указателем.

4.4. Порядок приема документов личного происхождения на государственное хранение

Вопрос о приеме документов личного происхождения на государственное хранение решается на заседании ЭПК государственного архива. К рассмотрению на заседании ЭПК должны быть подготовлены следующие документы:

  •  заявление фондообразователя или владельца документов с резолюцией директора архива;
  •  справка заведующего соответствующим отделом, в которой сообщается: документы какого личного архива предложены к рассмотрению на заседании ЭПК, от кого они поступают, на каких условиях (безвозмездно или за денежное вознаграждение), а также предлагается проект названия фонда, если документы личного архива поступают впервые, или указывается, к какому фонду их следует присоединить;
  •  сдаточная опись на документы, поступающие безвозмездно;
  •  проект расценочной описи на документы, предложенные к приобретению.

Расценочная опись составляется так же, как и сдаточная, но имеет дополнительную графу – «оценка документов». Оценка документов проводится в соответствии с действующими «Методическими рекомендациями по денежной оценке актовых документов эпохи феодализма и капитализма, рукописных и старопечатных книг, документов личного происхождения XVIII XX вв., приобретаемых в собственность государства» (М., 1983).

В итоговой записи к расценочной описи указывается сумма, в которую оцениваются документы. Опись подписывает председатель ЭПК и ее секретарь;

- заключение эксперта.


Список документов для формирования личного фонда в Государственном архиве Пермского края

Документы к биографии:

автобиографии, анкеты;

справки, удостоверения, командировочные предписания;

членские билеты, орденские книжки (копии);

грамоты, адреса;

копии документов о рождении, образовании, браке, получении ученых степеней, почетных званий, чествованиях, юбилеях;

Дневники, воспоминания, записные книжки.

Документы служебной и общественной деятельности:

черновики и копии докладов, отчетов, проектов, служебных записок;

служебная переписка с различными лицами и учреждениями;

Документы творческой деятельности:

Рукописи трудов (общественно-политических, научных, литературных), оттиски статей;

Авторские экземпляры книг, брошюр;

Библиография произведений;

Др. документы, связанные с внедрением в народное хозяйство изобретение и разработок;

Рецензии и отзывы на труды, статьи, заметки о фондообразователе.

Переписка.

Дарственные надписи на книгах.

Изобразительные документы: фотографии, альбомы, рисунки.

Коллекции: документы, собранные по интересующим темам.

Документы личного происхождения поступают в архив на основании личного заявления по установленной форме.

При передаче документов фондообразователь вправе поставить условия, например:

  •  оставить за собой исключительное право публикации документов на определенный по договоренности срок;
  •  оставить за собой право ограничения использования отельных документов на определенный по договоренности срок;
  •  закрыть для использования отельные документы на определенный по договоренности срок;
  •  передать отдельные документы при условии предоставления фото- или ксерокопий.

Все условия должны быть обязательно оговорены в заявлении.


5. ЛИЧНЫЙ ФОНД Л.Ф. ЮЖАНИНОВА

5.1. Биография

Писатель Леонид Федорович Южанинов родился 17 июня 1941 года в селе Редикор Чердынского района Пермской области (в то время Молотовской). В настоящее время Л.Ф. Южанинов живет в г. Россошь Воронежской области.

Важные вехи его биографии связаны с Пермским краем. В 1956 году он окончил Редикорскую семилетнюю школу, с 15 лет начал трудовую деятельность в колхозе. В 1960-1962 гг. служил в советской армии в Туркестане. После демобилизации работал и учился. Окончил Березниковский строительный техникум. На стройках Пермской и Воронежской областей прошел путь от мастера до начальника цеха.

Писать он начал на рубеже 70-80-х годов прошлого века.  

В 1997 году стал членом Союза писателей России.

Леонид Федорович автор романа «Хлеб и Кровь», 14 повестей, в том числе «Белая дорога», «Цепи Романова», «Над Вишерой-рекой», многочисленных рассказов, эссе, статей на исторические темы. Его произведения публиковались в журналах «Наш современник», «Слово», «Роман-газете», еженедельнике «Литературная Россия» и др. Леонид Федорович – лауреат литературно-публицистического конкурса «Мой ХХ век».

5.2. Формирование личного фонда Л.Ф. Южанинова

Личный фонд Л.Ф. Южанинова формируется в результате его профессиональной деятельности. Документы для формирования личного фонда поступали в 2009-2010 гг. в россыпи.

Научно-техническая обработка документов проведена во втором полугодии 2010 года и состояла из следующих видов работ: разбора россыпи, экспертизы ценности, определения крайних дат документов, формирования дел, нумерации листов, составления заголовков дел на рабочих карточках, систематизации дел в описи.

Опись составлена в соответствии с «Методическими рекомендациями по научно-технической обработке документальных материалов личного происхождения» (М., 1971), методическими рекомендациями «Составление архивных описей» (М., 2005) и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (М., 2007). (Приложение 1)

В описи представлены документы творческой деятельности (рассказы, повести, эссе, стихи, зарисовки), рукописи произведений, письма известных деятелей культуры России, в том числе В.П. Астафьева, письмо от редакции журнала «Костер» с рецензией Сергея Довлатова на рассказ «Погонщики», документы к биографии писателя, документы о его творчестве, фотографии, документы родственников. Материалы охватывают период с 1913 по 2010 годы.  

Дела сформированы по тематическому принципу, систематизированы по темам и по хронологии.

Даты документов и другая информация, установленная в процессе описания, заключена в квадратные скобки, ориентировочные даты указаны десятилетием.

К описи составлен справочный аппарат в виде титульного листа, оглавления, списка сокращений, предисловия, именного указателя.  

В опись вошло 69 единиц хранения 439 документов за 1913 - 2010 годы.


5.3. Составление презентации фонда

В честь 70-летия Леонида Федоровича Южанинова в июле 2011 года в ГКУ ГАПК состоится презентация, посвященная его творчеству. Нами было принято решение систематизировать информацию и предоставить в виде презентации с последующим размещением на сайте Государственного архива Пермского края.

Прежде чем приступить к созданию презентации мы изучили биографию писателя и прочитали произведения Леонида Федоровича.

Романы, повести, рассказы Л.Ф. Южанинова охватывают огромный пласт Российской жизни  - от времени Бориса Годунова до наших дней. Им присуще высокое нравственное начало, соприкоснувшись с некоторым читатель духовно обогатится, проникнется чувством любви к людям, пониманием их боли. Война и мир, будни и праздники, горе и радости описаны с достоверностью и теплотой , реально ощущается красота мира и  это  благотворно воздействует на душе человека.

Для создания презентации мы использовали документы личного фонда Леонида Федоровича: фотографии, периодические издания, в которых публиковались произведения писателя, кроме этого использовали переписку автора и рецензии писателей к изданным произведениям Южанинова.  В презентации мы отразили биографию и творческий путь автора.

Данная презентация будет размещена на сайте  ГКУ ГАПК и представлена на творческой встрече с писателем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Изучив данную тему, мы  рассмотрели виды архивных фондов, узнали, что всего их существует четыре, один из которых фонд личного происхождения. Подробно изучили разновидности личных фондов, выяснили, что  они представляют собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода. Также мы научились определять крайние даты документов фонда личного происхождения, выявили критерии определения источников комплектования государственных архивов для документов личного происхождения. Узнали, что материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступает на хранение в объединенные межведомственные архивы, а в  государственный архив документы личного происхождения могут поступать по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи. Также мы рассмотрели критерии  включения документов в состав личного фонда. Используются личные фонды для организации выставок, проведения  вечеров встреч с общественностью, экскурсий, лекций, подготовки статей и публикаций; подготовки фотокомплектов,  исполнение   запросов   социально-правового   характера. Таким образом, мы  убедились в том, что документы личного происхождения играют огромную роль в создании информационной базы страны.

Изучив теоретические основы, мы приступили к исследованию личного фонда и творчества члена Союза писателей Леонида Федоровича Южанинова, на основании изученных материалов подготовлена презентация личного фонда автора произведений о Пермском крае.

Поставленные цели и задачи выполнили.

1 Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007.  – с.69

2 Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007.  – с.70

3 Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007.  – с.70-75

4

5 Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007.  – с.77

6 Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007.  – с.77


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

80800. Правовое регулирование обращения с химическими и биологическими веществами 29.88 KB
  Закон о санитарноэпидемиологическом благополучии населения предусмотрел в качестве одной из основных мер обеспечения безопасного обращения с потенциально опасными для человека химическими биологическими веществами и отдельными видами продукции государственную регистрацию ст. Потенциально опасные для человека химические биологические вещества и отдельные виды продукции допускаются к производству транспортировке закупке хранению реализации и применению использованию после их государственной регистрации. Правовое регулирование...
80801. Экологические требования при эксплуатации опасных производственных объектов 32.08 KB
  Организация эксплуатирующая опасный производственный объект обязана: соблюдать положения настоящего Федерального закона других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации а также нормативных технических документов в области промышленной безопасности; иметь лицензию на осуществление конкретного вида деятельности в области промышленной безопасности подлежащего лицензированию в соответствии с законодательством Российской Федерации; обеспечивать укомплектованность штата работников опасного производственного...
80802. Правовое регулирование генно-инженерной деятельности 32.83 KB
  Внедрение результатов генноинженерной деятельность сопряжено с потенциальными отрицательными последствиями для природы. В связи с этим возникает потребность в правовом регулировании экологических отношений возникающих при осуществлении генноинженерной деятельности. Этим целям служит Федеральный закон О государственном регулировании генноинженерной деятельности .
80803. Меры обеспечения экологической безопасности 31.19 KB
  Экологическая безопасность обеспечивается комплексом правовых организационных финансовых материальных и информационных мер предназначенных для прогнозирования предотвращения ликвидации реальных и потенциальных угроз безопасности смягчения их последствий. Угроза экологической безопасности выражает повышенную вероятность гибели отдельных природных объектов существенного загрязнения отравления или заражения окружающей среды масштабы которых определяются исходя из размеров поражения окружающей среды его устойчивости возможности...
80804. Предупреждение и ликвидация чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера 32.12 KB
  Предупреждение чрезвычайных ситуаций это комплекс мероприятий проводимых заблаговременно и направленных на максимально возможное уменьшение риска возникновения чрезвычайных ситуаций а также на сохранение здоровья людей снижение размеров ущерба окружающей среде и материальных потерь в случае их возникновения. Ликвидация чрезвычайных ситуаций это аварийноспасательные и другие неотложные работы проводимые при...
80805. Правовые меры обеспечения радиационной безопасности 30.43 KB
  Федеральный закон о радиационной безопасности населения закрепляет требования по обеспечению радиационной безопасности при обращении с радиоактивными веществами ядерными материалами. При обращении с источниками ионизирующего излучения организации обязаны: 1соблюдать требования законодательства РФ норм правил и нормативов в области обеспечения радиационной безопасности; 2 планировать и осуществлять мероприятия по обеспечению радиационной безопасности; 3 осуществлять систематический производственный контроль за радиационной обстановкой на...
80806. Правовой режим территорий подвергшихся радиоактивному загрязнению 29.82 KB
  зона эвакуации территория вокруг Чернобыльской АЭС с которой в 1986 г. было эвакуировано население 30километровая зона; 2. зона первоочередного отселения; 3. зона последующего отселения; 4.
80807. Порядок обращения с отходами производства и потребления 31.6 KB
  была принята серия специальных законодательных и иных нормативноправовых актов полностью или частично регламентирующих обращение с отходами в рамках логического правотворчества что послужило прорывом в данной области. определил правовые основы обращения с отходами производства и потребления в целях предотвращения их вредного воздействия на здоровье человека и окружающую среду впервые четко зафиксировал принципы государственной политики в сфере обращения с отходами: – охрана здоровья человека поддержание и восстановление благоприятного...
80808. Понятие, система и источники международного экологического права 33.01 KB
  38 Устава Международного суда ООН источниками международного права охраны окружающей среды являются: – международные договоры как общие так и специальные; – международный обычай как доказательство всеобщей практики признанной в качестве правовой нормы; – общие принципы права признанные цивилизованными государствами; – вспомогательное право т. Источники международного экологического права разделяются: – на общие Устав ООН конвенции общего характера регулирующие наряду с иными вопросами и охрану окружающей среды Конвенция ООН по...