44780

Создание отчетов

Практическая работа

Информатика, кибернетика и программирование

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 42), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета

Русский

2013-11-13

2.44 MB

1 чел.

Работа 7. Создание отчетов

Цель работы: научиться создавать отчеты.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную БД, созданную на прошлом занятии.

Порядок работы:

  •  Вызовите программу Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
  •  Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).

Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

Порядок работы:

  •  Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
  •  Щелкните по кнопке Создать.
  •  В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец
    и запрос
    Адрес (рис. 39).

Рис. 39

  •  Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.
  •  Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится
и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

  •  Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
  •  Выделите запрос Адрес.
  •  Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.
  •  Введите условие отбора фамилии: Баранова.
  •  Выполните запрос, щелкнув по кнопке  . Сохраните его и закройте.
  •  Перейдите на закладку Отчеты.
  •  Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного
    человека.

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

Порядок работы:

  •  Щелкните по кнопке Создать.
  •  В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный
    и запрос
    Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть.
  •  Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметрам.
Создадим запрос с параметром для запроса
 Номера телефонов.

  •  Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
  •  Выделите запрос Номера телефонов.
  •  Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.
  •  Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] (рис. 40). Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

Рис. 40

  •  Выполните запрос, щелкнув по кнопке . Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.
  •  Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК.
  •  Сохраните запрос и закройте его.
  •  Перейдите на закладку Отчеты.
  •  Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные этого человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

Порядок работы:

  •  Щелкните по кнопке    — Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов находится пять областей:

Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных - содержит собственно записи;

Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструктор отчетов, представленном на рис. 41, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле — заголовки столбцов вывода, в области данных — записи, в нижнем колонтитуле — дата текущего дня.

Рис. 41

  •  Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.
  •  Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке  .
    Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.
  •  Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 42), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Рис. 42

Порядок работы:

  •  Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
  •  Щелкните по кнопке Создать.
  •  В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор
    и запрос
    Справка.
  •  Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид/Колонтитулы и Вид/Заголовок/Примечание отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель элементов, щелкните по кнопке  .
  •  В поле верхнего колонтитула поместите надпись:
КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА
СПРАВКА.

Для этого щелкните по кнопке Аа надпись, расположенной на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+[Enter]. В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу [Enter]. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат/Размер/по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.

  •  В области данных напечатайте три строки:

Дана настоящая в том, что
является учеником (цей)
группы

  •  Щелкните по кнопке    — Список полей.
  •  В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl], и перетащите их мышкой в область данных.
  •  Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.
  •  Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.
  •  Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].
  •  Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно
    Формат/Выровнять/По левому краю и Формат/Выровнять/По нижнему краю.
  •  Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.
  •  Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее — по 20 мм, а правое и левое — по 10 мм. Ориентация: альбомная.
  •  В разделе Нижний колонтитул напечатайте: Директор Компьютерной школы.
  •  Сохраните макет отчета с именем Справка. В результате вы должны получить изображение, представленное на рис. 43.
  •  Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке  . Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.
  •  Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Рис. 43

Предъявите преподавателю: отчеты  Адрес, Номер телефона и Справка.
Завершите работу с Access.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

67492. Технология управления конфликтами 1 MB
  Технология управления конфликтами Рассматриваемые в лекции вопросы Методы диагностики конфликта и их характеристика Методы профилактики конфликта. Социально-психологические и организационные методы предупреждения конфликтов Технология управления процессом протекания конфликта...
67493. Урегулирование конфликтов с участием третьей стороны 396 KB
  Урегулирование конфликтов с участием третьей стороны. Рассматриваемые в лекции вопросы Третья сторона в конфликте: понятие статус предпосылки участия и виды вмешательства Формы участия и степень властных полномочий третьей стороны в урегулировании конфликта.
67494. Переговоры как способ урегулирования конфликтов 658.5 KB
  Во многих исследованиях, посвященных анализу переговорного процесса, термин «переговоры» используется для обозначения широкого круга ситуаций, в которых люди пытаются обсудить те или иные проблемы, согласовать какие-либо действия...
67495. Стили ведения переговоров 314 KB
  Стили ведения переговоров Рассматриваемые в лекции вопросы: Жесткий стиль переговоров и его характеристика. Противодействие тактике жесткого стиля Мягкий стиль ведения переговоров: сущность условия и методики применения Торговый стиль ведения переговоров: особенности и область применения.
67496. Межличностный конфликт 223.5 KB
  Типы конфликтных личностей и способы их нейтрализации Ключевые понятия лекции Деструктивные функции межличностного конфликта Ассертивность Конструктивные функции межличностного конфликта Конфликтные личности Манипуляция Межличностный конфликт Модели поведения личности в конфликте...
67497. Технология управления межгрупповыми конфликтами 580.5 KB
  Политические конфликты в посткоммунистической России: основные линии развертывания конфликтов и механизмы их урегулирования. В той мере в какой его пытаются подавить возрастает его потенциальная злокачественность и тогда взрыв предельно насильственных конфликтов является лишь вопросом времени.
67498. Нормативно-правовое регулирование организационных конфликтов 417 KB
  Специфика конфликта в организации Организационный конфликт рассматривается как специфическая форма взаимодействия между организационными единицами в основе которого лежит некое противоречие. Поскольку конфликт рассматривается как особый тип взаимодействия то мы ограничиваем сферу его возможного...
67499. Социальное партнерство как фактор регулирования социально-трудовых отношений 107 KB
  Социальное партнерство как фактор регулирования социально-трудовых отношений. Рассматриваемые в лекции вопросы Социальное партнерство как фактор регулирования социально-трудовых отношений Ключевые понятия лекции Генеральное соглашение Тарифное соглашение Специальное соглашение Двухсторонняя комиссия...
67500. Рассмотрение и разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров 347 KB
  Примирительные процедуры при трудовых спорах. Этапы рассмотрения коллективного трудового спора. Рассмотрение и разрешение индивидуальных трудовых споров Понятие индивидуального трудового спора Индивидуальный трудовой спор неурегулированные разногласия между работодателем...