44780

Создание отчетов

Практическая работа

Информатика, кибернетика и программирование

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 42), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета

Русский

2013-11-13

2.44 MB

1 чел.

Работа 7. Создание отчетов

Цель работы: научиться создавать отчеты.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную БД, созданную на прошлом занятии.

Порядок работы:

  •  Вызовите программу Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
  •  Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).

Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

Порядок работы:

  •  Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
  •  Щелкните по кнопке Создать.
  •  В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец
    и запрос
    Адрес (рис. 39).

Рис. 39

  •  Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.
  •  Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится
и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

  •  Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
  •  Выделите запрос Адрес.
  •  Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.
  •  Введите условие отбора фамилии: Баранова.
  •  Выполните запрос, щелкнув по кнопке  . Сохраните его и закройте.
  •  Перейдите на закладку Отчеты.
  •  Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного
    человека.

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

Порядок работы:

  •  Щелкните по кнопке Создать.
  •  В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный
    и запрос
    Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть.
  •  Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметрам.
Создадим запрос с параметром для запроса
 Номера телефонов.

  •  Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
  •  Выделите запрос Номера телефонов.
  •  Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.
  •  Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] (рис. 40). Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

Рис. 40

  •  Выполните запрос, щелкнув по кнопке . Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.
  •  Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК.
  •  Сохраните запрос и закройте его.
  •  Перейдите на закладку Отчеты.
  •  Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные этого человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

Порядок работы:

  •  Щелкните по кнопке    — Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов находится пять областей:

Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных - содержит собственно записи;

Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструктор отчетов, представленном на рис. 41, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле — заголовки столбцов вывода, в области данных — записи, в нижнем колонтитуле — дата текущего дня.

Рис. 41

  •  Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.
  •  Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке  .
    Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.
  •  Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 42), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Рис. 42

Порядок работы:

  •  Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
  •  Щелкните по кнопке Создать.
  •  В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор
    и запрос
    Справка.
  •  Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид/Колонтитулы и Вид/Заголовок/Примечание отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель элементов, щелкните по кнопке  .
  •  В поле верхнего колонтитула поместите надпись:
КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА
СПРАВКА.

Для этого щелкните по кнопке Аа надпись, расположенной на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+[Enter]. В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу [Enter]. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат/Размер/по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.

  •  В области данных напечатайте три строки:

Дана настоящая в том, что
является учеником (цей)
группы

  •  Щелкните по кнопке    — Список полей.
  •  В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl], и перетащите их мышкой в область данных.
  •  Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.
  •  Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.
  •  Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].
  •  Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно
    Формат/Выровнять/По левому краю и Формат/Выровнять/По нижнему краю.
  •  Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.
  •  Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее — по 20 мм, а правое и левое — по 10 мм. Ориентация: альбомная.
  •  В разделе Нижний колонтитул напечатайте: Директор Компьютерной школы.
  •  Сохраните макет отчета с именем Справка. В результате вы должны получить изображение, представленное на рис. 43.
  •  Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке  . Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.
  •  Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Рис. 43

Предъявите преподавателю: отчеты  Адрес, Номер телефона и Справка.
Завершите работу с Access.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

84746. Общие правила производства следственных действий 90 KB
  Проблематика исследования состоит в том, что большое количество международных преступников из стран ближнего зарубежья отправляются в Россию для того, чтобы осуществить определенные тяжкие преступления или же после того как уже совершили их у себя на родине, они едут в Россию, чтобы скрываться.
84747. Управление маркетинговой деятельности турфирмы и выявление путей повышения эффективности 7.13 MB
  Система маркетинга ставит производство товаров в функциональную зависимость от запросов и требует производить товары в ассортименте и количестве нужном потребителю. Теоретические основы управления маркетинговой деятельности на предприятии Понятие маркетинговой деятельности предприятия
84749. Аспекти стратегії розвитку підприємства 252.84 KB
  В даній курсовій роботі мною розглянуті теоретичні аспекти стратегії розвитку підприємства (фірми), а також представлена практична частина.У першій главі роботи, дано визначення такого поняття, як стратегічне планування. Знайдені відповіді на питання, як слід формулювати стратегію. Представлено зміст, структура та особливості стратегічного управління, а так же типи стратегій розвитку бізнесу
84750. Основные классы красителей для ткани 98.3 KB
  Во время обучения в школе Уильям увлекся химией. Особенно ему нравились опыты, когда на глазах у изумленных учеников преподаватель получал из одного вещества другое. Конечно, это увлечение не нравилось отцу, но сын был очень настойчив, и в 15-летнем возрасте, окончив школу...
84752. Разработка и эксплуатация нефтегазовых месторождений 695 KB
  В большей степени технологические показатели зависят от геолого-физической характеристики нефтяной залежи причем определяющим является размер форма нефтяной залежи ее неоднородность а также коллекторские и физико-химические свойства нефти.
84753. КУЛЬТУРА РЕЧИ 508.5 KB
  Современная речевая ситуация значительно обусловлена технологизацией всех сфер жизни, ускорением темпов общественного сознания. В традиционных формах публичной речи (выступление, сообщение, беседа, лекция, консультация и др.) фактор устности приобретает новые черты, когда появляется возможность...
84754. Землеведение: курс лекций 789.5 KB
  У биологии это органическая жизнь у геохимии химические состав Земли у геологии её недра у геофизики физические свойства планеты а у географии земная поверхность как неразрывный комплекс естественного и социального происхождения.