45058

Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Лекция

Архивоведение и делопроизводство

Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації ПЛАН Поняття про документ. Функції документа. Класифікація документів. Ознаки класифікації та види документів.

Украинкский

2013-11-15

92.5 KB

142 чел.

Лекція № 6

Тема. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

ПЛАН

Поняття про документ. Функції документа.

Класифікація документів. Ознаки класифікації та види документів.

Національний стандарт України. Вимоги до змісту та розташування реквізитів. Вимоги до оформлення документів

Основним поняттям ділової мови є поняття "документ" (лат. доказ, свідоцтво), яке в сучасному контексті може мати два значення.

З одного боку, у широкому розумінні документ – це все те, що може свідчити про щось, тобто і витвори культури, і магнітний запис, і фотографія, і креслення, і малюнки, і предмети, які фігурують у справі, тощо.

З іншого боку, "документ це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу" (див.: ДСТУ 2732 - 94).

Звичне слово «документ» ми вважаємо рідним, українським. А насправді в основі слова документ лежить латинське слово doceo, що означає «пояснює, викладає справу». Латинське слово documentum — це абстрактне поняття, яке означає «зразок», «взірець».

Сьогодні документ — засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

Такі документи в Україні відомі з часів формування державності (Київської Русі). Вони є в нас у вигляді різноманітних літописів, актових книг, які свідчать, що українська ділова мова активно розвивалася у XIV-XVI століттях. Ті моделі документів, що є сьогодні, почали з'являтися століття тому, а з 20-х років XX століття стали невід'ємним атрибутом державного життя.

Ділові стосунки настільки глибоко проникли в життя людей кінця XX століття, так ускладнилися, що їх упорядкування, регулювання часом зовсім неможливе без відповідної документації.

У практиці діяльності державних установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи (на відміну від цифрових, куди відносять науково-технічні та економіко-статистичні документи), які виготовляються рукописним, машинописним чи друкарським способами.

Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різних відомостей довідкового характеру. Складання ділових паперів — це мовна (переважно писемна) діяльність, що регулює ділові стосунки між членами суспільства.

Тексти документів чітко диференціюються (резолюції, накази, заяви, договори, доповідні записки, квитанції, накладні тощо) і мають індивідуальні особливості графічного оформлення.

Спільні риси документів:

1. Кожен документ укладається уповноваженим органом або особою відповідно до її  компетенції. Занесення до документа відомостей, що виходять за коло повноважень відповідного органу, робить документ недійсним.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

Документ повинен бути достовірним. Важливо, щоб інформація, вміщена в ньому, була повною й доцільною, а формулювання — лаконічними, але точними й такими, що не допускають різночитань. Основне завдання укладача документа — гранично чітко відбити відомості, які мають правову силу.

Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов'язкове для всіх.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написаний офіційно-діловою мовою.

Саме цим текст ділового документа завжди можна відрізнити від тексту будь-якого іншого стилю.

Отже, діловий стиль вирізняється:

нейтральністю тону викладу, відсутністю емоційності, розмовних слів і зворотів, слів із зменшувально-пестливими суфіксами, вигуків та ін.;

виразною логізацією викладу. Інформація стверджується або заперечується. Не типове використання метафор, епітетів, художніх порівнянь тощо;

точністю. Вона досягається вживанням слів тільки у словникових значеннях, широким використанням термінів, цифрових даних, зазначенням дат, речень з великою кількістю однорідних членів;

одноманітністю викладу. Усі документи мають однакову композицію, нерідко використовуються одні й ті самі слова;

—  повною відсутністю індивідуально-авторських рис. Це дає можливість читачеві зосередитися на змісті документа.

Уніфікованість, стандартність ділових паперів настільки важлива, що вона закріплена не лише мовною традицією, а й законом — державним стандартом.

 Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами, а сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів складає формуляр документа.

РЕКВІЗИТИ це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити. 

Отже, послідовність реквізитів спирається на моделі побудови однотипних документів – формуляр-зразок. В організаційно-розпорядчих документах він передбачає 31 реквізит, а саме:

державний герб;

емблему організації чи підприємства;

зображення державних нагород;

код установи, організації, підприємства;

код форми документа;

назву міністерства або відомства;

повну назву організації, установи чи підприємства – автора документа;

назву структурного підрозділу;

індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номер телефону, факсу, електронної пошти, номер рахунку в банку;

назву виду документа;

дату;

індекс;

посилання на індекс та дату вхідного документа;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюцію;

заголовок до тексту;

відмітку про контроль;

текст;

відмітку про наявність додатків;

23)підпис;

гриф узгодження;

візи;

печатку;

позначку (відмітку) про засвідчення (завірення) копій;

прізвище виконавця та номер його телефону;

позначку (відмітку) про виконання документа і направлення його до справи;

позначку (відмітку) про перенесення відомостей на машинний носій;

позначку (відмітку) про надходження.

Заголовок документа розміщується в лівому верхньому кутку бланка через один інтервал після всіх інших постійних реквізитів.

Адресат — у правому верхньому кутку бланка. Документ може адресуватися структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Це робиться так:

Міністерство освіти України

Начальнику відділу змісту навчання

п. Добротвору М.І.

252049, Київ-49, вул. Сагайдачного, 36.

Поштова адреса може і не вказуватися.

Важливо вміти правильно датувати службовий папір. Без дати документ до певної міри втрачає юридичну силу. Дату позначають так: 05. 04. 2010. На бланку дата підписання вказується у лівому верхньому кутку, а на звичайному папері — нижче під  текстом, як правило, ліворуч, а підпис може ставитися над датою, чи напроти дати, залежно від типу документа:

Директор   (особистий підпис)  О.В. Завадько

10. 02. 2000

Як правило, документ підписують лише на першому примірникові. Кілька осіб розміщують підписи так:

Начальник   Начальник   Начальник

планового   економічного   відділу

відділу   відділу   комплектування

(особистий   (особистий   (особистий

підпис)   підпис)   підпис)

А. В. Андрієнко  І.К. Лукаш   О.С. Пономарів

Датуються й грифи затвердження (ЗАТВЕРДЖЕНО), погодження (ПОГОДЖЕНО), що відповідно розташовуються зліва і справа на титульному аркуші паперу документа, наприклад:

ПОГОДЖЕНО   ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор інституту   Голова профкому

(особистий підпис)   (особистий підпис)

О.В. Коробенко   С.Г Сивокінь

01. 10. 2010    «20» липня 2000 р.

На документі може проставлятися дата проходження документа в установі, що фіксується секретарем чи завідувачем канцелярії або відділом кадрів. Наприклад:

До справи № 77   (особистий підпис) Є. Ю. Трохименко

09. 04. 2000

Датують засвідчення копії документа, наприклад:

Вірно інспектор (особистий підпис)   А.М.Друзь

12. 04. 2000  

В особистих документах підпис (розбірливий) розташовується праворуч під текстом, дата — ліворуч.

У формулярі-зразку вказаний максимальний список реквізитів, проте при виготовленні бланків до них включаються тільки ті реквізити, що відповідають документам відповідного типу.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні – під час його складання.

Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним.

Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні.

У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна — будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання документа.

Соціальна — документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна — документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна — документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська — документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова — документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична — коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

Система документації — це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).

Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.

Основними комплексами всієї документації є:

організаційно-правова документація;

планова документація;

інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

звітна документація;

документація щодо особового складу (кадрова);

фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);

документація з матеріально-технічного забезпечення;

договірна документація;

документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) документація, яка відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.).

У практиці діловодства документи поділяються на види й групи. Види документів визначають за такими ознаками:

За найменуванням (назвою): заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.

За надходженням або походженням: службові й особисті. Службові (офіційні) створюються організаціями або їх представниками, а особисті (приватні) – окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

Отже, службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань; особисті (приватні) – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань.

За місцем виникнення або місцем укладання: внутрішні (складені всередині організації і мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено) та зовнішні (створені для ділового спілкування з іншими організаціями і є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами).

За змістом і спеціалізацією: загальні (з адміністративних питань; з питань планування оперативної діяльності; із питань підготовки та розподілу кадрів); спеціалізовані (з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально-збутові, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін.

За призначенням: щодо особового складу, організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні; довідково-інформаційні; господарсько-договірні; обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні.

За напрямком (спрямуванням): вхідні, що надходять до закладу, підприємства, фірми; вихідні, що адресовані за межі установи, організації.

За формою або за способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації: стандартні, типові (регламентовані) – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

нестандартні, нерегламентовані — лише певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, типові листи, положення, інструкції тощо);

індивідуальні, нерегламентовані — укладаються за загальними принципами й формою, але автор-укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення та ін.). Як правило, торкаються якоїсь непередбаченої ситуації, тому тут можливий індивідуальний тон викладу матеріалу та емоційно забарвлений текст.

За строками виконання: звичайні безстрокові (нетермінові) (виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги), термінові (зі встановленням терміну виконання: укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми й под.) й дуже термінові (з позначкою "дуже терміново" і зі спеціальною позначкою терміну).

За ступенем гласності: секретні (С) (з позначкою "секретно") та цілком секретні (ЦС) – для обмеженого користування; звичайні (несекретні) – для загального користування; ДСК – для службового користування.

За стадіями створення: оригінали (основний і єдиний його примірник з усіма підписами і засвідченням), копії (точне відтворення оригіналу з позначкою "копія" вгорі праворуч), відпуски, виписки (витяги) (якщо треба відтворити частину документа), дублікати (якщо документ загублено).

За  ступенем складності (кількість відображених питань, фактів): прості (односкладні) — відображають одне питання чи один факт; складні — відображають два й більше питань чи фактів.

За строками або терміном зберігання: постійного, тривалого (понад 10-ти років), тимчасового (до 10-ти років) зберігання.

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом.

За юридичною силою: справжні (чинні, нечинні); підробні (фальсифікати).

За носієм інформації: (оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці).

У свою чергу, документи поділяються за призначенням та за найменуванням. Останні можуть називатися однаково, але виконувати різні функції.

До документації з особового складу відносять заяви, накази щодо особового складу, автобіографії, характеристики, резюме, контракти з найму працівників, трудові книжки, особові листки з обліку кадрів.

До інформаційно-довідкових документів належать службові листи, звіти, доповідні та пояснювальні записки, зведення, повідомлення, оголошення, телеграми, телефоно- й радіограми, анотації, рецензії, відгуки, прес-релізи, статті, протоколи, довідки, повідомлення.

До документів з господарсько-договірної діяльності належать договори, контракти, трудові угоди.

До обліково-фінансових документів належать акти, доручення, розписки, накладні, списки, таблиці.

Призначення (спеціалізація)

Назва (найменування)

1

2

Документи в управлінській діяльності

Організаційні документи

Розпорядчі документи

Довідково-інформаційні документи

Документи з кадрово-контрактових питань

Положення

Статут

Інструкція

Правила

Постанова

Ухвала

Розпорядження

Накази та витяги з наказу Вказівки

Акти, Відгуки, Висновки, Довідки Доповіді

Службові, доповідні та пояснювальні записки, Запрошення (повідомлення), Пропозиції, Звіти, Огляди, Плани робіт, Оголошення, Протоколи та витяги з протоколу,

Службові листи (офіційна кореспонденція),

Телеграми,Факси, Телефонограми

Автобіографії

Заяви

Контракти

Особові листки (анкети)

Угоди

Особисті офіційні документи

Характеристики

Доручення

Заповіти

Заяви

Посвідчення

Розписки

Списки.

Переліки

Спеціалізована документація

Документи з господарсько-договірної діяльності

Договір на постачання    Договір підряду

Договір на матеріальну відповідальність

Договір на спільну діяльність

Договори оренди обладнання, транспорту, приміщення

Договори щодо створення нових форм господарювання

Господарські договори в науковій діяльності

Договори про взаємовідносини підприємств і банку

Документи з посередницької діяльності

Договори про надання посередницьких послуг

Договір про інформаційне обслуговування

Документи з господарсько-претензійної діяльності

Протоколи розбіжностей до договорів

Комерційні акти

Претензійні листи

Позовні заяви

1

2

Документи в банківській діяльності

Договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування

Договір на депозитний вклад

Кредитний договір

Договір про спільну діяльність

Договір лізинґу (лізинґова угода)

Договір про пайовий внесок

Обліково-фінансові

документи

Акт

Відмова від акцепту

Відомість

Ґарантійний лист

Заява-зобов’язання

Заявка

Квитанція

Накладна

Оформлення відкриття рахунка в банку

Заява

Картка зі зразками підписів

Чекові книжки (чеки)

Реєстр чеків

Платіжне доручення

Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності

Контракти

Додаток (до контракту)

Запис бесіди

Протокол намірів

Договір

Статут

Документи в рекламній діяльності

Договір

Угода

Незважаючи на те, що існують найрізноманітніші типи та види документів, усі вони можуть бути повноцінним джерелом інформації тільки за умови дотримання таких вимог:

видаватися повноважними органами або особами;

не суперечити чинному законодавству;

бути достовірними, базуватися на фактах і містити пропозиції або вказівки;

складатися за встановленою формою;

бути бездоганно відредагованими й оформленими. 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

68733. Сущность, задачи и структура финансовой политики государства 21.1 KB
  Сущность задачи и структура финансовой политики государства Финансовая политика совокупность целенаправленных действий с использованием финансовых отношений финансов. Задачами финансовой политики является:обеспечение условий для формирования максимально возможных финансовых ресурсов...
68734. Хирургическая операция. Оперативная хирургическая техника 27.93 KB
  Хирургические инструменты. Абсолютные когда отказ от операции приведет к ухудшению состояния или смерти. А абсолютные к экстренной операции жизненные когда отказ от операции приведет к ухудшению состояния или к смерти в настоящий момент: асфиксии острые кровотечения острые...
68736. Служба охраны труда на предприятии, её структура, права и обязанности 32 KB
  Служба охраны труда предприятия либо работник на которого возложены эти обязанности руководствуются следующими документами: − типовым положением о службе охраны труда на предприятии; − квалификационными характеристиками должностей начальника отдела охраны труда и инженера по охране труда.
68737. Соотношение понятий и функций: СО и реклама, СО и пропаганда, СО и маркетинг, СО и паблисити, СО и реклама 38 KB
  Реклама разновидность массовой коммуникации в которой создаются и распространяются тексты однонаправленного и неличного характера оплаченные идентифицированным рекламодателем и адресованные аудитории с целью побудить ее к нужному выбору.
68738. Внешние запоминающие устройства (ВЗУ) предназначены для долговременного хранения и транспортировки информации 15.06 KB
  Магнитные носители основаны на свойстве материалов находиться в двух состояниях: «не намагничено»-«намагничено», кодирующие 0 и Запись происходит при помощи мгнитной головки. Из-за контакта головки с поверхностью носителя через некоторое время носитель приходит в негодность.
68739. Определение элементов внешнего ориентирования снимка по опорным точкам (обратная фотограмметрическая засечка) 37 KB
  Опорной точкой будем называть точку, опознанную на местности и на снимке, геодезические координаты которой на местности известны. Для определения элементов внешнего ориентирования снимка воспользуемся уравнениями коллинеарности (1.3.12), которые представим в виде...
68740. Основные методологические принципы гуманитарной науки 14.91 KB
  В гуманитарных науках: из нескольких интерпретациях текста предпочтительнее та которая единообразно объясняет больше элементов текста. Независимая проверяемость в гуманитарных науках Перенос интерпретации на другие тексты не рассматриваемые ранее при создании интерпретации.