45059

Документація з кадрово-контрактних питань

Лекция

Архивоведение и делопроизводство

Документація з кадровоконтрактних питань ПЛАН Заява. ЗАЯВА Заява – це вид документів з кадрово-контрактних питань. Заява – це офіційне повідомлення в усній доповідь або письмовій документ формі в якому викладається певне прохання рідше пропозиція окремої особи чи організації. Розрізняють два основних види заяв: особиста заява яка містить прохання звертання до керівної посадової особи складається власноручно в одному примірнику; службова заява що укладається посадовою особою від власного імені або від організації...

Украинкский

2013-11-15

77 KB

22 чел.

Лекція № 7 (продовження)

Тема. Документація з кадрово-контрактних питань

ПЛАН

  1.  Заява. Види заяв. Загальні вимоги до оформлення. Основні реквізити. Зразки документів.
  2.  Накази щодо особового складу: реквізити і правила оформлення, зразки документів.

ЗАЯВА

Заява – це вид документів з кадрово-контрактних питань. Заява – це офіційне повідомлення в усній (доповідь) або письмовій (документ) формі, в якому викладається певне прохання (рідше пропозиція) окремої особи чи організації.

Розрізняють два основних види заяв:

  •  особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, складається власноручно в одному примірнику;
  •  службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо. Їх пишуть, як правило, на готових бланках; може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах; їх облік у діловодстві звичайно ведеться окремо, вони можуть мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

 За походженням (місцем виникнення) розрізняють заяви

  1.  Зовнішні:

а) особисті, у яких обовязково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень, окрім загальноприйнятих;

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

 2. Внутрішні, де не є обовязковими викладені вище вимоги.

В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати в такій послідовності:

1. Адресат (з великої літери праворуч на останній третині рядка пишеться посада, назва організації чи установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у ДАВАЛЬНОМУ відмінку, чергуючи закінчення –ОВІ (-ЕВІ, -ЄВІ) з –У, -Ю).

2. Адресант – відомості про того, хто подає заяву, розташовується нижче колонкою, без прийменника з малої літери – посада, звання, назва закладу, професії, місце роботи, прізвище, ім’я та по батькові, адреса особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки в кінці останнього слова); адреса заявника не зазначається, якщо автор працює на тому ж підприємстві, в такому разі називається тільки посада й місце роботи у структурному підрозділі.

3. Назва документа (розташовується ще нижче, посередині рядка з великої літери й не ставиться крапка).

4. Текст з обґрунтуванням (через один рядок з абзацу й з великої літери).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості арґументації.

6.Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Різновидами заяв також є позовні заяви (наприклад позовна заява про стягнення аліментів, заяви щодо відшкодування збитків, завданих унаслідок ДТП, пограбування, завдавання шкоди, незаконного засудження або затримання, захист честі, гідності та репутації позивача, оскарження неправомірних дій органів, підприємств чи службових осіб, доведення і встановлення юридичних фактів, продовження терміну прийняття спадку, поновлення прав на втрачені документи, майно, цінності тощо); для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов’язання (де крім обґрунтованого прохання про надання певної суми зазначаються ґарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта).

Характерною особливістю позовних заяв є те, що позивач повинен якомога детальніше, послідовно й логічно викласти конкретні факти, що стало причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в картині подій, указати прізвища очевидців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку відшкодування тощо – залежно від змісту заяви є обов’язковим посилання на відповідні законодавчі статті.

Додатками до позовної заяви можуть бути висновки експертів, ориґінали чи копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки про заробітну плату тощо.

У заяві до житлово-комунальних органів про обмін житла потрібно крім обовязкових даних зазначати:

1) посаду й місце роботи заявника;

2) належність будинку (відомству, кооперативу й т.ін.);

3) особливості будівлі (матеріал, поверховість, перекриття);

4) кількість кімнат, їх розташування (ізольовані, суміжні, прохідні);

 5) освітленість; комунальні вигоди (опалення, наявність гарячої води, газу, телефону, сміттєпроводу тощо);

6) термін проживання в цій квартирі;

7) номер і дата видачі ордера;

8) відомості про членів сім’ї.

До заяви додаються власноручно написані письмові згоди повнолітніх членів сім’ї. Усі відомості, викладені в заяві та додатках, засвідчуються підписами начальника й головного бухгалтера ЖЕК та печаткою.

ЗРАЗКИ:

Генеральному директорові АТ «Рогань»

                                Корнієнку В. І.

         Благіна Олексія Матвійовича

      (мешкаю за адресою:

Харків – 176, вул. Інститутська, 15, к. 4,

        тел. 145 – 870)

Заява

Прошу призначити мене на посаду економіста з 01 грудня 2010 року.

Додатки:

  1.  копія диплома – на 2-х аркушах в 1-у примірнику;
    1.  трудова книжка – оригінал;
    2.  автобіографія – на 2-х аркушах в 1-у примірнику;
    3.  медична довідка (ф. 086) – оригінал;
    4.  довідка з місця проживання – оригінал;
    5.  особовий листок з обліку кадрів – оригінал;
    6.  чотири фотокартки розміром 3 × 4.

09.  02. 2009           (підпис)

Начальникові археологічної

експедиції академіку

 Валені Г. С.

 асп. Тоцького

 Владислава Герасимовича

Заява

У звязку з реабілітаційним періодом після складної операції прошу надати мені матеріальну допомогу.

Додатки:

  1.  копія акта ДТП;
  2.  довідка про стан здоровя.

03. 05. 2009       (власноручний підпис)

Деканові факультету інформаційних технологій

                   проф. Хорхордіну О. В.

       студента гр. ПЕ – 03 б

        Гаврильченка Віктора Олексійовича

Заява

Прошу дозволити мені скласти достроково зимову екзаменаційну сесію 2009-2010 навчального року у зв’язку із закордонним стажуванням, яке починається з 3 січня 2010 року.

  1.  10. 2009       (власноручний підпис)

Ректорові Донецького національного університету

       проф. Шевченку В. П.

     студента Харківського національного університету

    Костенка Володимира Івановича,

  що проживає за адресою:

  вул. Павленка, 12, кв. 34, м. Донецьк, 327025

Заява

У звязку з переїздом моїх батьків до м. Донецька на постійне проживання прошу зарахувати мене студентом ІІ курсу математичного факультету, спеціальність Математика.

Додаток:

  1.  витяг із залікової книжки – на 2 арк. в 1 пр.;
  2.  характеристика, видана Харківським національним університетом – на 1 арк. в 1 пр.;
  3.  копія свідоцтва про народження – на 1 арк. в 1 пр.;
  4.  довідка з місця проживання – на 1 арк. в 1 пр.
    1.  (власноручний підпис)

НАКАЗИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Наказ – розпорядчий документ, що стосується організаційних або кадрових питань; має як розпорядче, так і виконавче значення.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої та навчальної діяльності.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань (організаційні, із питань основної діяльності).

Накази з особового складу – це окремий вид розпорядчих документів (що видаються керівником установи), які реґламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення (тому у заголовку такого наказу робиться позначка “Щодо особового складу”. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колеґіальних органів тощо.

Серед організаційних наказів розрізняють:

  •  ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації, підприємства;
  •  на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, що починається з прізвища, імені та по батькові працівника, посади (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), назви структурного підрозділу і самої дії, що оголошується наказом. Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).

Реквізити наказу:

  1.  Назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних).
  2.  Повна назва організації, підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.
  3.  Назва виду документа.
  4.  Дата укладання (ліворуч).
  5.  Індекс (до номера через дефіс додають літери ВК – відділ кадрів), номер наказу (посередині, під назвою документа).
  6.  Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа, - місця видання наказу (праворуч від індексу).
  7.  Короткий зміст наказу (заголовок про...).
  8.  Текст наказу:
  •  констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (указується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передається зміст певного розділу статті документа вищого органу (установи), який є підставою для видання конкретного наказу;
  •  розпорядча частина починається словом «НАКАЗУЮ» і складається з пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами.

Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі («ЗАРАХУВАТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ЗДІЙСНИТИ», «НАГОЛОСИТИ», «ЗВІЛЬНИТИ» та ін.). Якщо ж фактові надається більше значення, ніж особі, тоді вживається пасивна форма (“Грубі порушення виявлено...”); активна форма вживається для вказування на ініціатора певної дії (“...завідувач навчальної частини зобов’язаний...”).

Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті йдеться про декількох осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.

Якщо в розпорядчій частині значна кількість пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).   

  1.  Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).
  2.  Посада першого керівника підприємства, установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).
  3.  Візи (якщо є) Проект наказу внесено...,Проект наказу погоджено....

Наказ повинен мати позначення про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу (їх кількість визначається керівником): із заступником керівника установи; з куратором питань, які зазначені в документі; з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу; з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ. Отже, проект наказу (розпорядження), у разі потреби, погоджується з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації. Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівникові. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі реєстрації наказів, що має таку форму:

  •  номер наказу;
  •  дата реєстрації;
  •  короткий зміст;
  •  ким підписано (прізвище, ініціали);
  •  кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому наказі, який передбачає декілька питань, їх розміщують у такій послідовності (у кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку):

- прийняття на роботу (призначення на посаду);

- переведення на іншу постійну роботу в межах даної установи;

- звільнення з роботи;

- надання відпусток;

- заохочення;

- стягнення.

Кожний пункт наказів починається з дієслова в наказовій формі (ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Окрім обовязкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами.

  1.  У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:
  •  на яку посаду;
  •  до якого структурного підрозділу (відділу);
  •  вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом);
  •  особливі умови (із прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем та ін.);
  •  умови платні (відповідно до штатного розкладу).
    1.  У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:
  •  з якої посади на яку;
  •  вид, термін (постійно, тимчасово);
  •  мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.).
    1.  У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки:

- основна, тарифна;

- додаткова, за тривалий стаж роботи но одному підприємстві; у звязку із зупиненням виробництва чи реорганізацією підприємства; як винагорода чи заохочення;

- навчальна, академічна;

- у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою, лікуванням, післяопераційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

- без збереження заробітної плати; за сімейними обставинами; за власний рахунок;

б) загальна кількість робочих днів;

в) дата (з якого числа, місяця, року включно);

г) період, за який надається відпустка (для основної, тарифної та додаткової).

4. У наказах про звільнення зазначають:

- дату звільнення;

- мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов’язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фіґурували в документі, а ті повинні розписатися в ориґіналі, зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, підприємства.

ЗРАЗКИ: 

Міністерство освіти і науки України

Харківський національний університет ім. В. Каразіна

Наказ

17. 10. 2006          № 94 - ВК              м. Харків

про зміни у штатному розкладі

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1.1. Біленко Ларису Глібівну на посаду викладача історії України з 17. 10. 2006 з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава – заява Біленко Л. Г.

1.2. Кардаша Григорія Юрійовича на посаду старшого лаборанта каф. Соціології за сумісництвом з 18. 10. 2006 з окладом відповідно до штатного розкладу.

Підстава – заява Кардаша Г. Ю.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Вєтрову Ганну Іллівну, вахтера гурт. № 3, на посаду гардеробниці навч. корпусу з 19. 10. 2006 до 30. 03. 2007 у зв’язку з капітальним ремонтом гуртожитку.

Підстави: 1) доповідна записка коменданта гурт. № 3 Фесенко С.О.;

     2) заява Вєтрової Г.І.

3. НАДАТИ:

3.1. Беремесенкові Антону Олександровичу, водієві вантажівки ГАЗ – 53, тарифну відпустку з 20. 10. 2006 до 21. 11. 2006 (на 24 робочі дні) за період роботи.

Підстави: 1) графік відпусток;

     2) заява Беремесенка А.О.

3.2. Завалій Валерії Корніївні, доц. каф. української мови, декретну відпустку з 19.10.2006.

Підстава – заява Завалій В.К.

4. ЗВІЛЬНИТИ:

Комар Олександру Михайлівну, проф. каф. історії України, у зв’язку із закінченням терміну дії контракту з 11. 11. 2006.

Підстави: 1) контракт від 26.08.2002;

     2) заява Комар О.М.

Ректор              (підпис) Г.Б. Лобан

Харківське акціонерне товариство Електрон

НАКАЗ

№ 104 – ВК

20.09.2006                   м. Харків

про собовий склад

ПРИЗНАЧИТИ:

Павленко Олену Михайлівну на посаду економіста планового відділу з 1 жовтня поточного року з двотижневим випробувальним терміном з окладом 850 (вісімсот пятдесят) грн. на місяць.

Підстава – заява Павленко О.М.

З наказом ознайомлена                проект наказу вносить

                   начальник ВК

__________О.М. Павленко      ________ В.А. Пінчук

Генеральний директор ВАТ Електрон      (підпис)       С.П. Калягін

Проект наказу погоджено:

Головний бухгалтер        Юрист

(підпис) П.Ю. Остапчук               (підпис) О.П.Нікіфоров

        

Груповий наказ:

(найменування підприємства, установи, організації)

НАКАЗ

22.06.2007р.       м. Козятин       № 46-к

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1.1. ЗАЙЦЕВУ Ірину Борисівну на посаду провідного економіста відділу економічного аналізу з 25 червня 2007 р. з посадовим окладом 1800 грн на місяць.

Підстава – заява Зайцевої І.Б.

1.2. КОВАЛЕНКА Михайла Петровича на посаду заступника головного бухгалтера за переведенням з Козятинського відділку Південно-Західної залізниці з посадовим окладом 1730 грн на місяць.

Підстава: заява Коваленка М.П., лист підприємства від 10.06.2007 р.  № 03/44.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

1.2. ГРИГОРЕНКО Ганну Михайлівну, бухгалтера ІІ категорії відділу економічного аналізу, на посаду економіста І категорії цього самого відділу, за її згодою., з посадовим окладом 1650 грн на місяць.

Підстава: заява Григоренко Г.М., згода керівників структурних підрозділів.

3. ЗВІЛЬНИТИ:

3.1 ГОРДІЄНКА Микиту Антоновича, провідного спеціаліста фінансового відділу, за переведенням до тресту «Чернігівпромбуд», п. 5 ст. 36 КЗпП України.

Підстава: заява Гордієнка М.А., лист тресту «Чернігівпромбуд» від 15.06.2007р. № 03/261.

3.2. МОРЗЕ Катерину Василівну, бухгалтера ІІ категорії, за власним бажанням,    ст. 38 КЗпП України.

Підстава – заява Морзе К.В.

4. НАДАТИ:

4.1. МОВЧАНУ Олексію Федоровичу, заступнику начальника механічного цеху, щорічну відпустку на 24 робочі дні з 28 червня по 24 липня 2007 р. за період роботи з 5 березня 2005 р. по 4 березня 2006 р.

Підстава – графік відпусток.

Керівник: __________________________________________ (ініціали, прізвище)

     підпис

Візи:


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

30689. Художественное мастерство Н.В. Гоголя в повести «Ночь перед Рождеством» 17.04 KB
  Гоголя в повести Ночь перед Рождеством. События в повести необычны фантастичны похожи на сказку. Завязкой повести можно считать разговор Оксаны первой красавицы села с Вакулой влюбленным в нее до беспамятства. Кульминационным моментом повести бесспорно является чудесный полет Вакулы на черте до Петербурга и обратно.
30691. Художественная деталь в литературном произведении 14.52 KB
  Чехов Человек в футляре Психологическая Деталь является средством психологической характеристики героя помогает раскрыть внутренний мир персонажа . Шолохов Судьба человека Фактографическая Деталь характеризует данный факт действительности Школьная фотография жива до сих пор. Астафьев Фотография на которой меня нет Натуралистическая Деталь внешне точно бесстрастно объективно изображает предмет или явление Когда шествие миновало место где я стоял я мельком увидал между рядов спину наказываемого.
30692. Черты драмы и трагедии в пьесе А.Н. Островского «Гроза». Роль второстепенных персонажей в художественной структуре пьесы 13.41 KB
  Роль второстепенных персонажей в художественной структуре пьесы. Такая популярность и актуальность пьесы объясняется тем что в Грозе сочетаются черты социальнобытовой драмы и высокой трагедии. В центре сюжета пьесы конфликт чувства и долга в душе главной героини Катерины Кабановой. Но еще Добролюбов указывал на то что на протяжении всей пьесы читатели думают не о любовной интриге а обо всей жизни.
30693. Анализ стихотворения Шепот, робкое дыханье 13.34 KB
  Любимая пора влюбленных – ночь: Свет ночной ночные тени Стихотворение начинается с появления самих героев: Шепот робкоедыханье. И не случайно со слова шепот ведь ночью нельзя кричать тем более насвидании. Чувства героев развиваются от шепота и робкого дыханья к рядуволшебных изменений милого лица.
30694. «Отцы и дети» в одноименном романе И.С. Тургенева 14.14 KB
  Все эти новомодные веяния вызывают у Кирсанова возмущение и гнев. Все слова Кирсанова – лишь слова так как не подкреплены никаким действием. Базарову человеку стремительному деятельному претит все из чего состоит Кирсанов.В финале романа мы узнаем что Кирсанов переехал в Германию и что сами немцы принимают его за англичанина.
30695. Типы носителей информации и их особенности 109.15 KB
  В современном обществе, где информация проблема носителей информации встала очень остро, так как объемы информации, генерируемые пользователями, возрастают в геометрической прогрессии.
30696. Мотив дороги в произведениях отечественной классики 19 века 25.31 KB
  Есенина Мотив дороги звучит в двух значительнейших произведениях 19 века. Образ дороги в этом произведении не выходит на первый план. Образ дороги здесь – традиционный символ жизненного пути.
30697. Стихотворное новаторство В.В. Маяковского. Чтение наизусть и анализ стихотворения «А вы могли бы?» 12.76 KB
  Чтение наизусть и анализ стихотворения А вы могли бы. Тема этого стихотворения – желание и способность лирического героя изменить в корне обыденную ни чем не примечательную жизнь причем сделать это так как никто другой и не подумал бы. Идея же заключается в названии стихотворения и в последних строках:А вы ноктюрн сыграть могли быНа флейте водосточных трубКаждая строка этого стихотворения – вызов каждое слово – экспрессивно и ярко; при своей лаконичности стихотворение оставляет более глубокое впечатление чем многие более длинные...