45252

Презентация как форма PR-акции: функции, этапы разработки и реализации

Доклад

Маркетинг и реклама

Полная готовность к проведению презентации 11 часов на час раньше назначенного времени остается время на устранение мелких неполадок и недочетов. Приглашенных встречает первое лицо и ведущий презентации. Модератор ведущий выступает с предварительной речью приветствие и обращение к аудитории оглашение тем презентации представление участников президиума оглашение регламента проведения презентации представительский блок. Примечание: Все участники президиума имеют на руках специально подготовленные папки с материалами презентации...

Русский

2013-11-16

33 KB

11 чел.

42. Презентация как форма PR-акции: функции, этапы разработки и реализации

Презентация – официальное представление вновь созданного предприятия, фирмы, проекта, продукции, товара кругу приглашенных лиц. Проводится с рекламно-коммерческими целями обретения покупателей демонстрируемых товаров.

Сценарий проведения:

Приглашение и встреча. Статусные персоны приглашаются лично представителем фирмы. Полная готовность к проведению презентации –11 часов (на час раньше назначенного времени – остается время на устранение мелких неполадок и недочетов). Все приглашенные проходят процедуру регистрации (отметка в регистрационной карте, выдача бейджев). Приглашенных встречает первое лицо и ведущий презентации.

Презентационная часть. Продолжительность презентационной части – 30 минут. По ходу презентационной части ведется фото- и видеосъемка.

Ход презентационной части:

Вступление. Модератор (ведущий) выступает с предварительной речью (приветствие и обращение к аудитории, оглашение тем презентации, представление участников президиума, оглашение регламента проведения презентации, представительский блок).

Основная часть. Модератор поочередно предлагает слово остальным участникам президиума, выступающим с речью (выступление ньюсмейкера, выступление эксперта, трансляция видеоролика).

Ответы на вопросы. Модератор передает слово аудитории, в частности - журналистам: порядок вопросов регламентируется поочередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок.

Заключение. Модератор подводит итоги: оглашает основные выводы, выражает надежду на дальнейшее сотрудничество, выражает благодарность всем собравшимся и приглашает принять участие в фуршете.

Примечание: Все участники президиума имеют на руках специально подготовленные папки с материалами презентации, включающие: план выступления, речи ораторов, лист возможных вопросов – ответов и т.п.

Неформальное общение (закусочный фуршет, дополнение общения - фоновое музыкальное сопровождение).

Прощание и “одаривание”. Модератор еще раз благодарит всех собравшихся, выражает надежду на сотрудничество, одаривает.

Организационный план:

Время и место проведения презентации. День и время проведения презентации – четверг в 12 часов дня. Это даст возможность СМИ транслировать его в четверг во второй половине дня. Журналисты газет будут иметь лишний день на подготовку материала (верстка газет происходит в субботу и воскресенье). Место проведения презентации – известное, привлекательное и комфортное; удобно добираться.

Список участников презентации (по нему будут рассылаться приглашения, проводится регистрация, изготавливаться бейджи и т.п.).

Оформление приглашений. Подготовка текста приглашения, согласование с начальством, заказ приглашений в издательстве (желательно проверенная типография, услугами которой фирма уже пользовалась, во избежание накладок).

Оповещение о презентации и приглашение участников. Четверг (за неделю до события): первый анонс; понедельник – второе оповещение всех о событии с помощью курьерской развозки приглашений по офисам и редакциям (развозка начинается с тех газет, которые выходят из печати во вторник – возможно, они дадут информацию о наступлении события). Рассылка анонсов-приглашений осуществляется вечером (когда каналы связи наиболее свободны) в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте; среда – обзваниваем все офисы и редакции, напоминаем о событии, спрашиваем, придут ли приглашенные, кто именно. Подчеркиваем, что имена участников нужны для более эффективной организации и правильного оформления подарков; четверг (утром в день события) – повторный обзвон офисов и редакций, напоминаем и уточняем, кто придет.

Обслуживающий персонал. Подготовка основного и резервного обслуживающего персонала: частично – из числа сотрудников фирмы, частично – сотрудники по найму (для осуществления фото- и видеосъемки, проведения фуршета и т.п.). Особое внимание обратить подготовку сотрудников охраны и на этикет прохождения через охрану (вежливость, тактичность и т.п.).

Подготовка участников президиума. Состав президиума: от 3 до 5 человек, включая модератора (ведущего). Функции ведущего (модератора) презентации выполняет пресс-секретарь фирмы (аргументы: опыт теле- и радио-выступлений, коммуникабельность, уверенность, располагающие внешние данные). Подготовка участников президиума (репетиция устного диалога), репетиция всего события в целом, подготовка и составление информационных папок с материалами презентации.

Демонстрационные материалы (схемы, видеоролики и т.п.).

Раздаточный материал для участников президиума (информационные папки: буклеты, содержащие информацию о состоянии рынка, история фирмы, информация об услугах, фото, лист вопросов-ответов, демонстрационный материал и т.п.) и пресс-кит для журналистов (пресс-релиз; история фирмы; информация об услугах, трудовые биографии выступающих; план очередности выступления ораторов; копии речей; буклеты; фотографии).

Оформление помещения. Критерии выбора: свободное перемещение (операторы с камерами), хорошее освещение и акустика. Указатели (вход, указатели до места внутри, раздевалка). Регистрационный стол (указатель “регистрация”; регистрационная карта; бейджи). Подготовка помещения (задняя сцена: логотип, графики, диаграммы, иллюстрации; технически подготовленные места для журналистов; коллуарные места; регистрация: бейджи, регистрационная карта, регистрационный стол; рабочая зона: микрофоны, табличи с ФИО, должностью, статусом, информационные папки, фирменная атрибутика). Подарки. Фуршет.

По каждому пункту организационного плана мероприятия назначается ответственный исполнитель, устанавливаются сроки выполнения.

Итоги: анализируются публикации и организация презентации.