45539

Пресс-служба и ее функции

Доклад

Маркетинг и реклама

Пресс-служба и ее функции Пресс-служба – автономная структурная единица субъекта PR осуществляющая функции медиарилейшнз. Крупные организации и компании имеют собственные пресс-службы в небольших организациях эта функция может совмещаться с другими функциями исполнителя. Штат прессслужбы может составлять различное количество людей – от одногодвух до 20ти и более. Специалисты прессслужб должны регулировать отношения между своей организацией и СМИ поддерживать информационный баланс двустороннего информационного взаимодействия.

Русский

2013-11-17

69 KB

85 чел.

20. Пресс-служба и ее функции

Пресс-служба – автономная структурная единица субъекта PR, осуществляющая функции медиарилейшнз.

Крупные организации и компании имеют собственные пресс-службы, в небольших организациях эта функция может совмещаться с другими функциями исполнителя. Штат пресс-службы может составлять различное количество людей – от одного-двух до 20-ти и более. Специалисты пресс-служб должны регулировать отношения между своей организацией и СМИ, поддерживать информационный баланс двустороннего информационного взаимодействия. В долгосрочной перспективе как организация,  так и СМИ заинтересованы в поддержании такого взаимодействия.

Функции пресс-службы:

  •  Информационная – сбор, рассылка информации
  •  Аналитическая – мониторинг
  •  Организационная – специальные мероприятия

Важнейшими функциями, которые должны выполнять работники пресс-службы являются:

  1.  оперативное, регулярное, текущее распространение информации о деятельности организации (пресс-релиз и т.д.)
  2.  информационно-аналитическое обеспечение менеджеров  организации по вопросам, затрагивающим интересы компании
  3.  создание информационного банка данных, фототеки, видеотеки, отражающих общественно-значимую деятельность организации
  4.  организация специальных мероприятий для СМИ: пресс-конференций, брифингов, пресс-ланчий, экскурсий для прессы
  5.  организация отдельной программы для СМИ в рамках других специализированных мероприятий в рамках других целевых групп.
  6.  организация специальных ПР-кампаний, где центральное место занимает работа со СМИ
  7.  оперативный сбор и экспресс-анализ материалов печати, имеющих отношение к деятельности организации – мониторинг СМИ
  8.  подготовка интервью должностных лиц организации для СМИ

В качестве примера распределения функций среди работников пресс-службы можно привести структуру пресс-службы Государственного Русского музея. Эта пресс-служба работает более 5 лет.  Пресс-служба входит в сектор по работе со СМИ и делового развития Государственного Русского Музея, как и Международное общество «Друзья Русского музея». Руководитель пресс-службы – Татьяна Михайловна Лесицкая. Здесь есть такие обязанности, как:

  •  менеджер, отвечающий за Михайловский Дворец и корпус Бенуа
    •  менеджер, отвечающий за Мраморный Дворец
    •  менеджер, отвечающий за Инженерный Замок
    •  менеджер, отвечающий за Строгановский Дворец
    •  менеджер по пресс-рилейшнз  -  он собирает материалы и подготавливает информацию для СМИ. Одним из распространенных жанров текстов в Русском Музеи является пресс-справка, объемом 1-2 стр. (если крупный международный проект, то 4-5 стр.).
    •  менеджер по аналитической деятельности.

Каждый менеджер может набирать себе сотрудников по договору.

ПРЕСС-СЛУЖБА международных организаций, высших государственных структур  (законодательной власти, Президента, правительства, высшей судебной  инстанции) решает две задачи:

- обеспечивает полноту и оперативность информации о своей деятельности;

- создает оптимальные условия для работы (и отдыха) аккредитованных журналистов.

ПРЕСС-ЦЕНТР создается на ведомственном уровне (министерство, государственный  комитет, управление), а также в структуре местного управления (пресс-центр мэрии, областной администрации). По масштабу деятельности пресс-центр уступает пресс-службам, хотя  в принципе решает те же самые задачи (аккредитация, освещение деятельности "своей" структуры, организация пресс-конференций, подготовка информационных материалов, выпуск бюллетеней и т.п.).

ПРЕСС-СЕКРЕТАРЬ - ключевая фигура пресс-службы (пресс-центра).  Его деятельность наглядно воплощает стиль отношений руководства с  общественностью, во-первых, со средствами массовой информации, с  журналистами, во-вторых. СИСТЕМАТИЧНОСТЬ, РЕГУЛЯРНОСТЬ контактов пресс-секретаря с журналистами подчеркивают заботу руководства о непрерывном  информировании общественности относительно целей и содержания  своей деятельности. Встречи  с журналистами реализуют ИНФОРМАЦИОННУЮ ФУНКЦИЮ деятельности пресс-секретаря. КОММЕНТАРИЙ  решений и действий руководства, толкование  общественно-политического смысла управленческих решений и действий, достигается сообщением деталей и подробностей (мнений, дополнительной аргументации, альтернативных подходов и т.п.). Искусство комментирования реализует ОБЩЕСТВЕННО-ПОЛИТИЧЕСКУЮ ФУНКЦИЮ деятельности пресс секретаря. Своими комментариями пресс-секретарь намечает контуры  общественных отношений, которые актуальны в данный момент, обращается к социальным институтам, заинтересованным в событиях,  обсуждаемых на пресс-конференции.

ОБРАТНАЯ связь руководства с общественностью, с миром массовой информации в какой-то мере реализуется и посредством пресс-секретаря. Ответная реакция на сообщаемую им информацию (как  положительную, так и негативную) незамедлительно сообщается им  своему руководству, корректируя или уточняя стиль общения с прессой.  Включенность пресс-секретаря в обратную связь общения руководства  и общественности реализует УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ФУНКЦИЮ его  деятельности. ПРИНЦИПЫ деятельности пресс-секретаря: объективность, оперативность, достоверность, информационная достаточность (в освещении  или комментировании события). АВТОРИТЕТНОСТЬ суждений пресс-секретаря подкрепляется официальным статусом его должности (а также - статусом организации,  властной структуры).

Пресс-служба – это:

  1.  служба информации, организуемая на период работы съездов, конгрессов, спортивных состязаний и т.д. для содействия журналистам, освещающим данные события. Организует пресс-конференции, выпускает пресс-релизы и т.д.
  2.  постоянно действующие органы информации при редакциях крупных газет, агентствах печати, телеграфных агентствах и тд.

Большая российская энциклопедия

Отдел сбора и обработки информации по материалам печати

Толковый словарь русского языка

Классификация пресс-служб:

  1.  по отраслям деятельности:
  •  пресс-службы при исполнительных, законодательных и судебных органах власти
  •  п-службы политических партий и движений
  •  общественных организаций
  •  коммерческих организаций
  •  финансовых орг и учреждений
  •  пресс-службы СМИ
  •  творческих союзов
  •  конфессий
  1.  по уровню управления и подчинения
  •  федеральная или национальная
  •  муниципальная
  •  частная
  1.  по качественному и количественному составу
  2.  по финансовым возможностям
  3.  по уровню материально-технического обеспечения

характеистика

Государственные п-сл.

Коммерческие п-сл.

Цели и методы

Соответствовать интересам общественности

Получение прибыли

Задачи (Гундарин)

Построение имиджа первых лиц – пр самой организации

Цель последовательности: позиционирование товаров и услуг – имиджевая поддержка организации

Различия по целям (Тарашвили)

Цели неэкономические, общественного характера

Цель – прибыль

Различия по ресурсам

Большие информационные ресурсы, но недостаточные финансовые, человеческие и технические

Большие финансовые возможности

Различия по ответственности

Ответственности носит внешний характер

Внутренний характер

Различия в окружении

Интерес со стороны общественности постоянен

Интерес в период кризиса или исключительных обстоятельств

Кадровый компонент (Белов)

Наличие координатора обучения, социологов и исследовательских групп, менеджеров, отвечающих за спонсорскую деятельность

Направления деятельности (Шарков)

Информационное представительство организации на всех уровнях гос управления, прогноз политической ситуации – отслеживание работы всех ветвей власти

Применение средств убеждения, направленных на формирование, коррекцию и изменение общественного мнения с целью усиления конкурентоспособности коммерческой культуры

  •  первичное информирование потенциальных потребителей о деятельности коммерческой структуры
  •  поддержание с потребителями доброжелательных отношений
  •  формирование у потребителей новых общих интересов со структурой

Техническое оснащение пресс-служб обычно включает: средства связи; системы электронной обработки информации;  издательский отдел; внутренняя ТВ и радиосеть; библиотека текущей печати; информационно-справочные пункты АСУ; службы сервиса; автоматический информатор устанавливается в пресс-центре во время длительных мероприятий. Это телефонная аппаратура многоцелевого назначения, выдающая по запросам абонентов справочную информацию.

В структуру пресс-службы (пресс-центра) входят: специалист (консультант) по связям с районными СМИ; ТВ-группа; аналитик-исследователь, занимающийся тематическим контент-анализом публикаций; творческая (литературная) группа журналистов-практиков может создаваться (по договору) как временный коллектив для освещения общественно-политических кампаний, официальных мероприятий и т.п.

Руководитель пресс-службы, или пресс-секретарь, непосредственно подчиняется руководителю ПР-структуры (если она есть) или главе фирмы (организации) и выступает перед представителями прессы от его имени. Его функции состоят не только в подготовке материалов для встреч с журналистами, которые проводит руководитель, но и в самостоятельных контактах с ними. Ему же доверяется разъяснение точки зрения руководства фирмы по различным вопросам.

Основной функцией пресс-службы является информирование общественности через СМИ о деятельности местной администрации, причем делать это так, чтобы гос структура выглядела в позитивном свете. Целесообразно выделить два основных направления информирования:

  1.  непосредственный выход на общественность с инф материалами через различные каналы массовой коммуникации, включая прессу, радио, ТВ, через организацию спец мероприятий
  •  публикация в прессе и передача в эфир официальных материалов: постанолений, решений, заявлений, комментариев, инф сообщений подготовленных сотрудниками п-сл.
  •  Подгот и издание брошюр с инф-разъяснительными материалами, буклетов, листок
  •  Подгот собственных сюжетов для теле-радио передач, кинохроники
  •  Подгот и распростр сообщений по каналам массовой инф (лекции, семинары, конференции)

  1.  информирование работников СМИ, которые в свою очередь должны проинформировать общественность.
  •  Подгот и передача в редакции пресс-релизов, инф писем, разл досье
  •  Подг и проед пресс-конф, брифингов, презентаций
  •  Орг спец семинаров для работников СМИ по разл актуальным проблемам
  •  Приглаш журналистов на разл совещ, конференции
  •  Орг неформальн встреч с руководством «за чашкой чая» для ознакомления журналистов с положением дел.

Для реализации этих стратегич направлений деятельности работники п-сл должны решать след задачи:

  •  Установл, поддерж и расширение контактов с гражданами и организациями
  •  Информирование общественности о принимаемых решениях
  •  Изучение общественного мнения
  •  Анализ общественной реакции на действия должностных лиц и органа ласти в целом
  •  Прогнозирование общественно-политической ситуации
  •  Обеспечение организации аналитическими разработками
  •  Формирование благоприятного имиджа организации и руководителя.

Налаживание коммуникационных связей крайне важно в системе местного и муниципального управления.

На основе вышеизложенного стоит выделить основные и вспомогательные функции п-сл.

Основные:

  1.  взаимодействие со СМИ
  2.  организация мероприятий
  3.  сбор и анализ инф.

Вспомогательные:

  1.  проведение внутренних мероприятий
  2.  управление информационным кризисом
  3.  создание имиджа руководителя администрации
  4.  повышение инвестиционной привлекательности района или города
  5.  участие п-сл в местных выборах

основными направлениями деятельности п-сл сегодня явл:

производство инф для массовой аудитории и распр ее по каналам СМИ: изготовление инф продукции, рассчитанной на широкую аудиторию, подготовка собственных печатных, телерадиоматериалов, организация работы с представителями СМИ на постоянной основе – распространение пресс-релизов, проведение пресс-конф, брифингов, орг круглых столов и иных мероприятий.

Производство инф для специалистов и орг, непосредственно связанных с данным ведомством в своей повседневной деятельности: издание инф сборников, выпуск малотиражных, рассчитанных на узкую специальную аудиторию газет и журналов.

Подготовка внутриведомственной инф, в том числе отслеживание в СМИ оценочной и другой инф о деятельности орг. Двойственная, противоречивая природа целей и задач пресс-центров, с одной стороны, заключается в том, чтобы проводить инф политику с учетом интересов ведомства, с другой стороны – предоставлять ту инф, кот соответствует интересам сообщества, выраженные через СМИ.