45539

Пресс-служба и ее функции

Доклад

Маркетинг и реклама

Пресс-служба и ее функции Пресс-служба автономная структурная единица субъекта PR осуществляющая функции медиарилейшнз. Крупные организации и компании имеют собственные пресс-службы в небольших организациях эта функция может совмещаться с другими функциями исполнителя. Штат прессслужбы может составлять различное количество людей от одногодвух до 20ти и более. Специалисты прессслужб должны регулировать отношения между своей организацией и СМИ поддерживать информационный баланс двустороннего информационного взаимодействия.

Русский

2013-11-17

69 KB

96 чел.

20. Пресс-служба и ее функции

Пресс-служба – автономная структурная единица субъекта PR, осуществляющая функции медиарилейшнз.

Крупные организации и компании имеют собственные пресс-службы, в небольших организациях эта функция может совмещаться с другими функциями исполнителя. Штат пресс-службы может составлять различное количество людей – от одного-двух до 20-ти и более. Специалисты пресс-служб должны регулировать отношения между своей организацией и СМИ, поддерживать информационный баланс двустороннего информационного взаимодействия. В долгосрочной перспективе как организация,  так и СМИ заинтересованы в поддержании такого взаимодействия.

Функции пресс-службы:

  •  Информационная – сбор, рассылка информации
  •  Аналитическая – мониторинг
  •  Организационная – специальные мероприятия

Важнейшими функциями, которые должны выполнять работники пресс-службы являются:

  1.  оперативное, регулярное, текущее распространение информации о деятельности организации (пресс-релиз и т.д.)
  2.  информационно-аналитическое обеспечение менеджеров  организации по вопросам, затрагивающим интересы компании
  3.  создание информационного банка данных, фототеки, видеотеки, отражающих общественно-значимую деятельность организации
  4.  организация специальных мероприятий для СМИ: пресс-конференций, брифингов, пресс-ланчий, экскурсий для прессы
  5.  организация отдельной программы для СМИ в рамках других специализированных мероприятий в рамках других целевых групп.
  6.  организация специальных ПР-кампаний, где центральное место занимает работа со СМИ
  7.  оперативный сбор и экспресс-анализ материалов печати, имеющих отношение к деятельности организации – мониторинг СМИ
  8.  подготовка интервью должностных лиц организации для СМИ

В качестве примера распределения функций среди работников пресс-службы можно привести структуру пресс-службы Государственного Русского музея. Эта пресс-служба работает более 5 лет.  Пресс-служба входит в сектор по работе со СМИ и делового развития Государственного Русского Музея, как и Международное общество «Друзья Русского музея». Руководитель пресс-службы – Татьяна Михайловна Лесицкая. Здесь есть такие обязанности, как:

  •  менеджер, отвечающий за Михайловский Дворец и корпус Бенуа
    •  менеджер, отвечающий за Мраморный Дворец
    •  менеджер, отвечающий за Инженерный Замок
    •  менеджер, отвечающий за Строгановский Дворец
    •  менеджер по пресс-рилейшнз  -  он собирает материалы и подготавливает информацию для СМИ. Одним из распространенных жанров текстов в Русском Музеи является пресс-справка, объемом 1-2 стр. (если крупный международный проект, то 4-5 стр.).
    •  менеджер по аналитической деятельности.

Каждый менеджер может набирать себе сотрудников по договору.

ПРЕСС-СЛУЖБА международных организаций, высших государственных структур  (законодательной власти, Президента, правительства, высшей судебной  инстанции) решает две задачи:

- обеспечивает полноту и оперативность информации о своей деятельности;

- создает оптимальные условия для работы (и отдыха) аккредитованных журналистов.

ПРЕСС-ЦЕНТР создается на ведомственном уровне (министерство, государственный  комитет, управление), а также в структуре местного управления (пресс-центр мэрии, областной администрации). По масштабу деятельности пресс-центр уступает пресс-службам, хотя  в принципе решает те же самые задачи (аккредитация, освещение деятельности "своей" структуры, организация пресс-конференций, подготовка информационных материалов, выпуск бюллетеней и т.п.).

ПРЕСС-СЕКРЕТАРЬ - ключевая фигура пресс-службы (пресс-центра).  Его деятельность наглядно воплощает стиль отношений руководства с  общественностью, во-первых, со средствами массовой информации, с  журналистами, во-вторых. СИСТЕМАТИЧНОСТЬ, РЕГУЛЯРНОСТЬ контактов пресс-секретаря с журналистами подчеркивают заботу руководства о непрерывном  информировании общественности относительно целей и содержания  своей деятельности. Встречи  с журналистами реализуют ИНФОРМАЦИОННУЮ ФУНКЦИЮ деятельности пресс-секретаря. КОММЕНТАРИЙ  решений и действий руководства, толкование  общественно-политического смысла управленческих решений и действий, достигается сообщением деталей и подробностей (мнений, дополнительной аргументации, альтернативных подходов и т.п.). Искусство комментирования реализует ОБЩЕСТВЕННО-ПОЛИТИЧЕСКУЮ ФУНКЦИЮ деятельности пресс секретаря. Своими комментариями пресс-секретарь намечает контуры  общественных отношений, которые актуальны в данный момент, обращается к социальным институтам, заинтересованным в событиях,  обсуждаемых на пресс-конференции.

ОБРАТНАЯ связь руководства с общественностью, с миром массовой информации в какой-то мере реализуется и посредством пресс-секретаря. Ответная реакция на сообщаемую им информацию (как  положительную, так и негативную) незамедлительно сообщается им  своему руководству, корректируя или уточняя стиль общения с прессой.  Включенность пресс-секретаря в обратную связь общения руководства  и общественности реализует УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ФУНКЦИЮ его  деятельности. ПРИНЦИПЫ деятельности пресс-секретаря: объективность, оперативность, достоверность, информационная достаточность (в освещении  или комментировании события). АВТОРИТЕТНОСТЬ суждений пресс-секретаря подкрепляется официальным статусом его должности (а также - статусом организации,  властной структуры).

Пресс-служба – это:

  1.  служба информации, организуемая на период работы съездов, конгрессов, спортивных состязаний и т.д. для содействия журналистам, освещающим данные события. Организует пресс-конференции, выпускает пресс-релизы и т.д.
  2.  постоянно действующие органы информации при редакциях крупных газет, агентствах печати, телеграфных агентствах и тд.

Большая российская энциклопедия

Отдел сбора и обработки информации по материалам печати

Толковый словарь русского языка

Классификация пресс-служб:

  1.  по отраслям деятельности:
  •  пресс-службы при исполнительных, законодательных и судебных органах власти
  •  п-службы политических партий и движений
  •  общественных организаций
  •  коммерческих организаций
  •  финансовых орг и учреждений
  •  пресс-службы СМИ
  •  творческих союзов
  •  конфессий
  1.  по уровню управления и подчинения
  •  федеральная или национальная
  •  муниципальная
  •  частная
  1.  по качественному и количественному составу
  2.  по финансовым возможностям
  3.  по уровню материально-технического обеспечения

характеистика

Государственные п-сл.

Коммерческие п-сл.

Цели и методы

Соответствовать интересам общественности

Получение прибыли

Задачи (Гундарин)

Построение имиджа первых лиц – пр самой организации

Цель последовательности: позиционирование товаров и услуг – имиджевая поддержка организации

Различия по целям (Тарашвили)

Цели неэкономические, общественного характера

Цель – прибыль

Различия по ресурсам

Большие информационные ресурсы, но недостаточные финансовые, человеческие и технические

Большие финансовые возможности

Различия по ответственности

Ответственности носит внешний характер

Внутренний характер

Различия в окружении

Интерес со стороны общественности постоянен

Интерес в период кризиса или исключительных обстоятельств

Кадровый компонент (Белов)

Наличие координатора обучения, социологов и исследовательских групп, менеджеров, отвечающих за спонсорскую деятельность

Направления деятельности (Шарков)

Информационное представительство организации на всех уровнях гос управления, прогноз политической ситуации – отслеживание работы всех ветвей власти

Применение средств убеждения, направленных на формирование, коррекцию и изменение общественного мнения с целью усиления конкурентоспособности коммерческой культуры

  •  первичное информирование потенциальных потребителей о деятельности коммерческой структуры
  •  поддержание с потребителями доброжелательных отношений
  •  формирование у потребителей новых общих интересов со структурой

Техническое оснащение пресс-служб обычно включает: средства связи; системы электронной обработки информации;  издательский отдел; внутренняя ТВ и радиосеть; библиотека текущей печати; информационно-справочные пункты АСУ; службы сервиса; автоматический информатор устанавливается в пресс-центре во время длительных мероприятий. Это телефонная аппаратура многоцелевого назначения, выдающая по запросам абонентов справочную информацию.

В структуру пресс-службы (пресс-центра) входят: специалист (консультант) по связям с районными СМИ; ТВ-группа; аналитик-исследователь, занимающийся тематическим контент-анализом публикаций; творческая (литературная) группа журналистов-практиков может создаваться (по договору) как временный коллектив для освещения общественно-политических кампаний, официальных мероприятий и т.п.

Руководитель пресс-службы, или пресс-секретарь, непосредственно подчиняется руководителю ПР-структуры (если она есть) или главе фирмы (организации) и выступает перед представителями прессы от его имени. Его функции состоят не только в подготовке материалов для встреч с журналистами, которые проводит руководитель, но и в самостоятельных контактах с ними. Ему же доверяется разъяснение точки зрения руководства фирмы по различным вопросам.

Основной функцией пресс-службы является информирование общественности через СМИ о деятельности местной администрации, причем делать это так, чтобы гос структура выглядела в позитивном свете. Целесообразно выделить два основных направления информирования:

  1.  непосредственный выход на общественность с инф материалами через различные каналы массовой коммуникации, включая прессу, радио, ТВ, через организацию спец мероприятий
  •  публикация в прессе и передача в эфир официальных материалов: постанолений, решений, заявлений, комментариев, инф сообщений подготовленных сотрудниками п-сл.
  •  Подгот и издание брошюр с инф-разъяснительными материалами, буклетов, листок
  •  Подгот собственных сюжетов для теле-радио передач, кинохроники
  •  Подгот и распростр сообщений по каналам массовой инф (лекции, семинары, конференции)

  1.  информирование работников СМИ, которые в свою очередь должны проинформировать общественность.
  •  Подгот и передача в редакции пресс-релизов, инф писем, разл досье
  •  Подг и проед пресс-конф, брифингов, презентаций
  •  Орг спец семинаров для работников СМИ по разл актуальным проблемам
  •  Приглаш журналистов на разл совещ, конференции
  •  Орг неформальн встреч с руководством «за чашкой чая» для ознакомления журналистов с положением дел.

Для реализации этих стратегич направлений деятельности работники п-сл должны решать след задачи:

  •  Установл, поддерж и расширение контактов с гражданами и организациями
  •  Информирование общественности о принимаемых решениях
  •  Изучение общественного мнения
  •  Анализ общественной реакции на действия должностных лиц и органа ласти в целом
  •  Прогнозирование общественно-политической ситуации
  •  Обеспечение организации аналитическими разработками
  •  Формирование благоприятного имиджа организации и руководителя.

Налаживание коммуникационных связей крайне важно в системе местного и муниципального управления.

На основе вышеизложенного стоит выделить основные и вспомогательные функции п-сл.

Основные:

  1.  взаимодействие со СМИ
  2.  организация мероприятий
  3.  сбор и анализ инф.

Вспомогательные:

  1.  проведение внутренних мероприятий
  2.  управление информационным кризисом
  3.  создание имиджа руководителя администрации
  4.  повышение инвестиционной привлекательности района или города
  5.  участие п-сл в местных выборах

основными направлениями деятельности п-сл сегодня явл:

производство инф для массовой аудитории и распр ее по каналам СМИ: изготовление инф продукции, рассчитанной на широкую аудиторию, подготовка собственных печатных, телерадиоматериалов, организация работы с представителями СМИ на постоянной основе – распространение пресс-релизов, проведение пресс-конф, брифингов, орг круглых столов и иных мероприятий.

Производство инф для специалистов и орг, непосредственно связанных с данным ведомством в своей повседневной деятельности: издание инф сборников, выпуск малотиражных, рассчитанных на узкую специальную аудиторию газет и журналов.

Подготовка внутриведомственной инф, в том числе отслеживание в СМИ оценочной и другой инф о деятельности орг. Двойственная, противоречивая природа целей и задач пресс-центров, с одной стороны, заключается в том, чтобы проводить инф политику с учетом интересов ведомства, с другой стороны – предоставлять ту инф, кот соответствует интересам сообщества, выраженные через СМИ.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

81891. Достоинства и недостатки линейно-функциональной системы управления 35.61 KB
  Преимущества линейнофункциональной структуры управления: Обеспечивает соблюдение принципа единоначалия и в то же время предполагает рациональную специализацию управленческих звеньев. Недостатки линейнофункциональной структуры управления: Отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями.
81892. Органические структуры управления 39.41 KB
  При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных отделов которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов. Проектные структуры это структуры управления комплексными видами деятельности которые изза их решающего значения для организации требуют обеспечения непрерывного координирующего и интегрирующего воздействия при жестких ограничениях по затратам срокам и качеству работ. Сетевые организации ...
81893. Достоинства и недостатки матричной структуры управления 38.04 KB
  Достоинства: Одновременное использование нескольких видов деятельности в рамках осуществляемых программ. В рамках системы нет четкого распределения прав каждого участника потому наблюдается тенденция к анархии. Очень часто начинается борьба за власть в рамках внедрения этой системы потому что руководствующие полномочия четко не распределены.
81894. Уровни менеджмента в организационной иерархии 40.53 KB
  Менеджеры высшего звена президент вицепрезидент генерал ректор университет. Менеджеры среднего звена главный бухгалтер главный инженер директор предприятия капитан. Менеджеры низшего звена начальник цеха мастер начальник отдела по маркетингу сержант Три основных уровня менеджеров. Менеджеры низшего звена Функции: осуществление контроля за выполнением производственных заданий; непосредственное руководство рабочими и сотрудниками; обеспечение информацией руководителей высших уровней о выполнении производственных заданий.
81895. Перспективные формы организаций 41.13 KB
  Идея формирования эдхократической организации зародилась еще в середине века в американской компании ХьюлеттПаккард . Отсюда следует что организационная структура управления эдхократической организации порой жестко не определена иерархическое строение ее может довольно часто изменяться у менеджеров не всегда есть жесткая привязка к определенной сфере деятельности. Организационную структуру управления эдхократической организации обычно ассоциируют со схемой концентрической формы.
81896. Общие функции менеджмента 38.02 KB
  Суть управленческой деятельности на всех уровнях управления обеспечивают функции менеджмента. На сегодняшний день к функциям менеджмента относится : планирование организация мотивация контроль регулирование. Планирование главная функция менеджмента которая предусматривает прогнозирование определение целей стратегии политики и задач того или иного формирования; означает сознательный выбор решения что работы как кому и когда Организация как функция менеджмента направлена на формирование управляющих и управляемых систем а...
81897. Планирование в системе менеджмента 38.41 KB
  Осуществляя связь между современным состоянием организации и тем которого она хочет достичь в будущем процесс планирования включает принятие решений о том что делать когда делать и кто будет делать. Результатом процесса планирования являются планы. Принципы планирования А.Файоль определил четыре основных принципа планирования назвав их общие черты хорошей программы действия: единство; непрерывность; гибкость; точность.
81898. Дерево целей как инструмент по реализации планов предприятия 38.6 KB
  Если миссия задает общие ориентиры направления функционирования организации выражающие смысл ее существования то конкретные конечные достояния к которым стремится организация фиксируются в виде её целей т. По установившемуся мнению существует два типа целей с той точки зрения какой период времени требуется для их достижения. В принципе в основе разделения целей на эти два типа лежит временной период связанный с продолжительностью производственного цикла.
81899. Организация как функция менеджмента 37.4 KB
  Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление. Цель функции организации формирование структуры субъекта и объекта управления и взаимосвязи между ними через делегирование департаментацию разделение труда по горизонтали диапазон контроля нормы управляемости централизацию и децентрализацию управление и регламентацию. Принципы функции организации.