47346

Створення, редагування та форматування електронних таблиць MS Excel

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Форматування робочих листів. Умовне форматування. Використання стилів при форматуванні. Створення власних форматів даних. Додаткові засоби введення даних. Форматування робочих листів. Умовне форматування

Украинкский

2014-03-30

733.08 KB

31 чел.

ЛЕКЦІЯ 2

Тема: Створення, редагування та форматування електронних таблиць MS Excel

Мета: Ознайомити з типовими операціями редагування електронних таблиць, управління об’єктами MS Excel, набути навичок створення електронних таблиць

План

  1.  Форматування робочих листів. Умовне форматування.
  2.  Використання стилів при форматуванні. Створення власних форматів даних.
  3.  Додаткові засоби введення даних.
  4.  Форматування робочих листів. Умовне форматування

Для зміни форми відображення і доступу інформації, яка зберігається на аркуша робочої книги, використовуються засоби форматування. Правильне форматування даних сприяє ефективному їх використанню. Використовуючи параметри форматування можна змінити шрифт, розмір написання та колір символів, які використовуються для відображення значення в комірках, змінити вирівнювання та орієнтацію інформації, визначити фоновий колір комірок та їх границь.

Якщо шрифт, який визначений у загальному шаблоні робочого листа не влаштовує, його можна змінити. Для цього достатньо активізувати комірку або виділити цілий діапазон (не обов’язково прямокутний) і вибрати потрібний шрифт зі списку поля Шрифт групи Шрифт вкладки Основне або натиснути кнопку Формат клітинок: Шрифт , за допомогою якої відкривається діалогове вікно Формат клітинок і автоматично активізується вкладка Шрифт (рис. 2.1.).

Рис. 2.1. Діалогове вікно Формат клітинок, вкладка Шрифт

Змінити шрифт, який використовується за замовчуванням, можна за допомогою вікна Параметри Excel. У цьому вікні потрібно активізувати категорію Загальні у групі Під час створення нових книг у списку Використовувати цей шрифт вибрати потрібний шрифт серед пропонованих. Додатково у цій же групі можна вказати розмір символів за замовчуванням.

На вкладці Шрифт діалогового вікна крім шрифту можна змінити стиль символів – жирний, курсив та інші, а також розмір, підкреслення, колір шрифту та певні ефекти – надрядковий, підрядковий чи закреслений символ.

Для форматування окремого фрагменту тексту в комірці потрібно попередньо виділити цей фрагмент, а потім виконати всі раніше описані дії. Для виділення окремого фрагменту даних комірки потрібно або перейти в режим редагування безпосередньо в комірці натиснувши двічі ліву кнопку миші перемістивши до потрібної комірки вказівник миші чи натиснувши клавішу F2, або зробити комірку активною і виділити потрібний фрагмент у рядку формул.

Для визначення параметри символів введених значень – шрифт, розмір, колір і т.п. можна використати кнопки групи Шрифт вкладки Основне.

Для вирівнювання даних в комірці та зміни орієнтації їх відображення попередньо потрібно виділити комірку або ж діапазон та натиснути кнопку Формат клітинок: Вирівнювання , за допомогою якої відкривається діалогове вікно Формат клітинок і автоматично активізується вкладка Вирівнювання (рис. 2.1.).

Рис. 2.2. Діалогове вікно Формат клітинок, вкладка Вирівнювання

Оскільки комірка прямокутна вирівнювати дані можна і по горизонталі і по вертикалі. При цьому можна вказати величину відступу.

Наприклад, якщо вибрати вирівнювання по горизонталі за значенням – дані вирівнюються в залежності від типу – текст вирівнюється по лівому краю, числа – по правому. А якщо значення параметру вирівнювання по горизонталі – з заповненням – вся видима частина комірки заповнюється повторенням фрагментами тексту або числами, які були в комірці в момент завершення введення. Якщо в якості вирівнювання по горизонталі вибрати розподілений, текст рівномірно розподіляється по ширині комірки в залежності також від величини відступу, який задається за допомогою лічильника відступ, що відображається поруч.

Для вирівнювання даних по вертикалі потрібно вибрати одне із можливих значень:

  1.  Зверху – вміст комірки вирівнюється по верхньому краю;
  2.  по центру – вміст вирівнюється по центру комірки;
  3.  Знизу – вміст комірки вирівнюється по нижньому краю;
  4.  за висотою – вміст вирівнюється по центру комірки;
  5.  розподілений – текст рівномірно розподіляється по висоті комріки.

Для вибору способу відображення вмісту комірки використовується група параметрів Відображення вкладки Вирівнювання вікна Формат клітинок. При визначенні прапорця переносити по словах текст комірки розбивається таким чином, щоб він не виходив за межі комірки по ширині і окремі слова по можливості не розбивалися на частини. При увімкненні прапорця автодобір ширини, розмір шрифту змінюється так, щоб вміст комірки не виходив за межі комірки по ширині. При цьому в деякий випадках зміна розміру шрифту може призвести до того, що текст перестає бути видимим.

Якщо попередньо виділити комірки і увімкнути прапорець об’єднання клітинок всі комірки виділеного діапазону будуть об’єднані в одну.

Для зміни орієнтації відображення тексту комірки використовуються компоненти групи Орієнтація, які дозволяють розвернути вміст комірки встановивши лічильник градусів від -90 до 90 або встановивши у потрібне положення стрілку Напис.

На вкладці Основне у групі Вирівнювання відображені кнопки та колекції як дублюють встановлення параметрів вирівнювання та орієнтації, а також унікальні команди. Наприклад, у колекції Об’єднання є команда Об’єднати за рядками, а у колекції Орієнтація – команди Повертати текст угору та Повертати текст униз.

Діалогове вікно Формат клітинок відображаються також інші вкладки, зокрема Межі (рис. 2.3.), параметри якої дозволяють встановити стиль ліній межі комірки, та Заливка, на якій визначаються колір тла комірки, ефекти заливки, наприклад змішування двох кольорів, колір та стиль візерунка.

На вкладці Основне у групі Шрифт відображена колекція Межі, за допомогою елементів якої можна встановити довільні межі комірки чи виділеного діапазону та отримати доступ до діалогового вікна Формат клітинок. За допомогою колекції Колір заливки можна зафарбувати виділені комірки довільним кольором, але встановити параметри цієї заливки можна тільки у вікні Формат клітинок.

Доступ до діалогового вікна Формат клітинок та всіх його вкладок можна також через команду Формат клітинок… контекстного меню активної комірки або виділеного діапазону.

Рис. 2.3. Діалогове вікно Формат клітинок, вкладка Межі

Якщо перед відкриттям діалогового вікна Формат клітинок комірка знаходилась в режимі редагування або ще не було завершено введення значення, вказане вікно буде містити лише одну вкладку – Шрифт.

Важливе значення для відображення даних має ширина та висота комірки. У середовищі MS Excel можна змінити ширину стовпця або висоту цілого рядка і не можна змінити ці параметри для окремо взятої комірки.

Для зміни ширини стовпця потрібно виконати команду Ширина стовпця колекції Формат групи Клітинка вкладки Основне або встановити вказівник миші на праву границю потрібного стовпця у рядку заголовків стовпців і натиснувши ліву кнопку миші перетягуючи вказівник змінити ширину у потрібному напрямку. Аналогічно змінюється висоту рядка за допомогою миші або за допомогою команди Висота рядка колекції Формат групи Клітинка вкладки Основне.

Колекція Формат групи Клітинка містить команди, які дозволяють здійснювати форматування різних складових частин робочого аркуша, а також самого аркуша. Такі як автопідбір ширини стовпця, автопідбір висоти рядка, змінити колір вкладки та інші.

Програма MS Excel надає можливість різного подання даних в одній і тій же комірці в залежності від значення, що міститься в ній. Для автоматичної зміни відображення комірок, значення яких задовольняють певним умовам використовується умовне форматування. Умовний формат змінює вигляд діапазону комірок на основі умов (критеріїв).

Для використання умовних форматів потрібно виділити потрібний діапазон, розкрити список колекції Умовне форматування колекції Стилі та вибрати один зі запропонованих варіантів:

  1.  правила виділення клітинок;
  2.  правила для визначення перших і останніх елементів;
  3.  гістограми;
  4.  кольорові шкали;
  5.  набори піктограм.

Під час створення умовного форматування можна посилатися лише на інші комірки на тому самому аркуші або інколи на комірки на аркушах тієї самої відкритої книги. Застосувати умовне форматування до зовнішніх посилань на іншу книгу не можна.

Гістограма допомагає розглянути значення клітинки відносно інших клітинок. Довжина гістограми відповідає значенню у клітинці. Довша смуга відповідає більшому значенню, відповідно, коротша – меншому значенню. Гістограми корисні для визначення великих і малих значень, особливо у великих обсягах даних.

Колірні шкали – це візуальні інструкції, які допомагають зрозуміти розподіл і варіювання даних. Програма MS Excel надає можливість визначати двоколірні або триколірні шкали. Двоколірна шкала допомагає порівняти діапазон комірок за допомогою градації двох кольорів, відповідно триколірна – використовує три кольори.

Для швидкого вибору шкали потрібно серед пропонованих правил умовного форматування вибрати команду Кольорові шкали і у списку, що розкривається, вибрати елемент, який найкраще підходить до виконуваного завдання. У переліку колорових шкал є і двоколірні і триколірні градації. Якщо запропоновані варіанти не влаштовують, вибравши елемент Додаткові правила можна створити іншу кольорову шкалу (рис. 2.4.).

Рис. 2.4 Діалогове вікно Нове правило форматування,

формування кольорової шкали

Вибір типу правила у діалоговому вікні Нове правило форматування призводить до зміни нижньої частини вікна і дозволяє створити будь-який тип правила, який допускається MS Excel. При створенні кольорової градації потрібно вибрати Стиль формату у відповідному полі. Для подальшого визначення правила необхідно вказати на основі яких параметрів визначається градація – по значенню, по екстремумам, по відсотках, у деяких випадках, наприклад, якщо в полі Тип вибрати елемент Число потрібно у полі Значення вказати значення цього числа, та кольори будуть використовуватися.

Натиснення кнопки Ок дозволяє завершити визначення правила умовного форматування.

Набори піктограм використовуються для додавання до даних приміток і класифікації даних за трьома-п’ятьма категоріями, відокремленими граничним значенням. Кожна піктограма позначає діапазон значень. Наприклад, у наборі піктограм "3 стрілки" зелена стрілка вверх позначає вищі значення, жовта стрілка вбік – середні значення, а червона вниз – нижчі значення.

Рис. 2.5 Діалогове вікно Нове правило форматування,

формування набору піктограм

Елемент Правила виділення клітинок дозволяє форматувати комірки на основі критерії порівняння, що будують на основі такий операція як більше, менше, не більше, не менше і т.п. Правила для визначення перший і останніх елементів дозволяють виділити комірки, які менші або більші певної статистики.

Команда Створити правило… колекції Умовне форматування дозволяє відкрити діалогове вікно Нове правило форматування.

Видалити всі встановлені раніше правила умовного форматування для виділеного діапазону можна виконавши команду Очистити правила колекції Умовне форматування.

Здійснити управління всіма раніше створеними правилами, додати нові, видалити існуючі змінити пріоритетність їх використання можна за допомогою діалогового вікна Диспетчер правил умовного форматування, яке відкривається після виконання команди Керування правилами… колекції Умовне форматування групи Стилі вкладки Основне.

Рис. 2.6. Діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування

Програма MS Excel дозволяє скористатися логічними формулами для визначення умовного форматування. Для цього потрібно у полі Виберіть тип правила вікна Нове правило форматування вибрати елемент Використовувати формулу для визначення клітинок для форматування. В області Редагувати опис правила у полі списку Форматувати значення, для яких ця формула має значення ІСТИНА потрібно ввести формулу. Формула повинна починатися зі знаку рівності (=) і повертати логічне значення TRUE (1) або FALSE (0).

  1.  Використання стилів при форматуванні. Створення власних форматів даних

Застосовуючи різні типи форматування аркуша, можна значно полегшити сприйняття розміщених на ньому даних. Для однотипного форматування декількох робочих аркушів або декількох електронних таблиць на одному аркуші зручно використовувати стилі – вбудовані і створені користувачем. Стиль – це іменована сукупність параметрів форматування.

Кожна робоча книга може мати свій набір стилів, які доступні для використання в будь-якій комірці або групі комірок будь-якого робочого аркуша. У середовищі MS Excel можна використовувати окремо стилі діапазонів комірок – електронних таблиць та стилі комірок.

Використовуючи стилі таблиці можна визначити зовнішній вигляд комірок, їх колір, границі, можливості виділення заголовку таблиці (першого рядка) та інші. Для того, щоб скористатися вбудованим стилем, потрібно виділити діапазон комірок і в колекції Форматувати як таблицю групи Стилі вкладки Основне вибрати потрібний стиль. В колекції стилі згруповані по категоріям Світліше, Середній та Темніше. Дана колекція містить команду Створити стиль таблиці…, яка допомагає створити новий стиль таблиці на власний розсуд користувача.

Для створення нового стилю потрібно визначити ім’я стилю та параметри форматування компонент таблиці, вибираючи ці компоненти зі списку Елемент таблиці. При натисненні кнопки Формат відкривається діалогове вікно Формат клітинок з трьома вкладками Шрифт, Межі та Заливка. Якщо вибрати елемент таблиці до якого застосовувалося форматування, у діалоговому вікні Створити експрес-стиль таблиці відображатиметься його параметри.

Рис. 2.7. Діалогове вікно створення нового стилю таблиці

Якщо всі параметри форматування визначені, для створення нового стилю потрібно натиснути кнопку Ок. Створений стиль відображається у колекції Форматувати як таблицю, в якій з’явиться нова категорія Настроювана.

Кожний стиль таблиці з колекції Форматувати як таблицю можна змінити, продублювати або визначити стилем за замовчуванням. Стилі створені користувачем можна також видалити. Довільний стиль можна застосувати до будь-якого діапазону при цьому зберігаючи форматування здійснене раніше або видаляючи його. Всі команди, що відповідають описаним діям знаходяться у контекстному меню стилю.

Рис. 2.8. Контекстне меню стилю створеного користувачем

Для того, щоб використати стиль комірок достатньо виділити комірку або діапазон комірок у вибрати потрібний стиль в колекції Стилі клітинок групи Стилі вкладки Основне. У цій колекції стилі згруповані у категорії за своїм призначенням, наприклад, Назви та заголовки. Подібно стилю таблиці програма MS Excel надає можливості створення користувальницького стилю комірки. Для цього потрібно виконати команду Створити стиль клітинки… колекції Стилі клітинок. Після виконання цієї команди відкривається діалогове вікно Стиль, в якому потрібно вказати ім’я нового стилю комірки та визначити параметри форматування натиснувши кнопку Формат….

Рис. 2.9. Діалогове вікно створення нового стилю

Діалогове вікно Формат клітинок, яке відкривається після натиснення кнопки Формат… містить всі вкладки, а це означає, що користувач може визначити будь-який параметр форматування. До самого стилю можна не включати параметри форматування деяких складових комірки вмикаючи або вимикаючи відповідні прапорці у вікні Стиль.

Всі створені користувачем стилі комірок відображаються у спеціальній категорії Настроювана. Використовуючи команди контекстного меню будь-якого стилю колекції можна його видалити, змінити, продублювати та застосувати.

Стилі можна копіювати. У середовищі MS Excel для того, щоб скопіювати стилі з однієї робочої книги в іншу потрібно виконати команду Об’єднання стилів… колекції Стилі клітинок. Перед виконанням цієї команд необхідно відкрити ті робочі книги, з яких стилі потрібно скопіювати у дану робочу книгу. Якщо у вибраній робочій книзі є стилі з такими ж з іменами, як і в активній робочій книзі, але з іншими установками параметрів форматування, MS Excel відобразить вікно-запитання про об’єднання стилів з однаковими іменами. Якщо у цьому вікні натиснути кнопку Так всі стилі вибраної книги будуть скопійовані до активної книги, при цьому стилі, що додаються замінять однойменні стилі активної книги.

Крім стандартних форматів, MS Excel надає можливість використовувати формати, які конструює користувач. При створенні користувальницьких форматів використовуються спеціальні символи. З цих символів та символів-розділювачів, наприклад десяткової коми, або пробілу – розділювач групи розрядів, можна формувати маски користувальницьких форматів.

Таблиця 2.1.

Символи, які використовуються в масках користувальницьких форматів

Символ

Призначення

Користувальницькі формати чисел

#

Цифра в даному місці формату

0

0 при відсутності цифри в даному місці формату

?

0 або пробіл (якщо 0 є незначущим) при відсутності цифри в даному місці формату

_ (символ підкреслення)

Пропуск, ширина якого дорівнює ширині символу, який знаходиться справа від нього

%

Переводить число, яке знаходиться в комірці у проценти

Е або е

Вказує місце латинської букви Е – замінювача числа 10 при записові числа в експоненціальній формі.

+

Знак "плюс" (+) в даному місці формату

-

Знак "мінус" (-) в даному місці формату

/

Знак "нахилена риска" (/) в даному місці формату

\ (зворотній слеш)

Символ, який знаходиться справа від зворотного слеша (\), буде відображений в комірці в точно такому самому вигляді, як в масці формату (незалежно від того, чи є він спеціальним символом чи ні)

" (лапки)

Використовується для позначення початку і кінця довільного тексту, який включається у формат

*

Частина комірки, що залишилася справа буде заповнена символом, який знаходиться справа від зірочки (*)

@

Вказує місце, де буде відображений текст, що вводиться користувачем

[ ]

Якщо в середині дужок знаходиться назва кольору, то вмістиме комірки буде мати цей колір; якщо в середині дужок знаходиться умова, то вона інтерпретується як умовний формат

Користувальницькі формати дати та часу

d

Число в діапазоні від 1 до 31 (без ведучого нуля)

dd

Число в діапазоні від 1 до 31 (для чисел від 1 до 9 зліва додається нуль)

ddd

Дні тижня у скороченому відображенні (пн-нд)

dddd

Дня тижня в повному відображення (понеділок-неділя)

m

Номер місяця (без ведучого нуля) для дати

Хвилини (без ведучого нуля) для часу

mm

Номер місяця з ведучим нулем для дати

Хвилини з ведучим нулем для часу

mmm

Скорочена назва місяця (січ-грг)

mmmm

Повна назва місяця (січень-грудень)

yy

Дві останні цифри року від 00 до 99

yyyy

Чотиризначний рік (від 1900-9999)

h

Години без ведучого нуля

hh

Години з ведучим нулем

s

Секунди без ведучого нуля

ss

Секунди з ведучим нулем

Для створення користувальницького формату потрібно:

  1.  у діалоговому вікні Формат клітинки активізувати вкладку Число;
  2.  у списку Числові формати вибрати елемент (Усі формати);
  3.  ввести у поле Тип маску користувальницького формату або вибрати формат з раніше створених;
  4.  натиснути кнопку Ок.

Користувальницький формат може складатися з чотирьох секцій, розділених знаком “;” (крапка з комою). При цьому перша секція використовується для виведення, якщо відображається числове значення більше 0; друга – для відображення числового значення менше 0; третя – для відображення нульового значення; четверта – для формату супроводжуючого тексту.

Крім того, в секціях користувальницького формату перед маскою формату можна вказати умову, при виконанні якої буде діяти формат даної секції.

Для видалення створеного раніше користувальницького формату потрібно виділити цей формат в списку Тип вкладки Число діалогового вікна Формат клітинок та натиснути кнопку Видалити.

  1.  Додаткові засоби введення даних.

Для зручності користувача, спрощення та підвищення ефективності процесу введення в програмі MS Excel передбачені декілька додаткових засобів введення даних. До них можна віднести автозаміну, автоматичне завершення введення, вибір даних зі списку, введення послідовностей даних.

Автозаміна – засіб пакету MS Office, що призначений для автоматичної заміни однієї комбінації символів на іншу в процесі введення. Зазвичай такий засіб використовується для виправлення описок та помилок, що часто зустрічаються, або ж для швидкого введення спеціальних символів.

При проведенні автозаміни MS Excel керується списком автозаміни (рис. 2.1.). Переглянути, відредагувати та доповнити цей список у діалоговому вікні Автовиправлення, яке відкривається якщо натиснути кнопку Параметри автовиправлення... категорії Правопис діалогового вікна Параметри Excel. У групі Параметри автовиправлення вікна Параметри Excel визначаються деякі додаткові параметри виправлення орфографічних помилок. Наприклад, мова словника, чи здійснювати перевірку слів з великими буквами, числами та інші.

Для визначення додаткових елементів списку автозаміни необхідно у вікні Автовиправлення заповнити поля замінювати: і на: потрібними значеннями і натиснути кнопку Додати. Для вилучення елементу автозаміни достатньо знайти цей елемент у списку використовуючи відповідну смугу прокручування і натиснути кнопку Видалити.

Рис. 2.1. Діалогове вікно Автовиправлення

Засіб Автозавершення допомагає при введенні у стовпець даних, які повторюються. Автозавершення не діє при введенні чисел, дат, часу і формул. Якщо такі дані вже вводились у стовпець раніше, то достатньо ввести тільки декілька перший символів цього тексту, інша його частина додається автоматично. Якщо при цьому натиснути клавішу Enter значення вводиться в комірку. Якщо ж пропонований текст не влаштовує користувача, потрібно продовжити введення нових даних.

В автоматичному завершення введення беруть участь тільки значення, що знаходяться у суміжних комірках.

Крім автозавершення для введення даних, що повторюються, використовується можливість вибору даних зі списку. Для кожного стовпця MS Excel формує список раніше введених даних, які можна використати, щоб ввести вже існуючі текстові дані. Аналогічно автозавершенню список значень формується тільки для текстових даних.

Для того, щоб скористатись сформованим списком даних при введенні потрібно виділити комірку, виконати команду Вибрати з розкривного списку контекстного меню виділеної комірки або натиснути комбінацію клавіш Alt + ↓ та вибрати потрібне значення у запропонованому списку.

При роботі з великими обсягами даних виникає необхідність введення послідовностей однорідно зростаючих або спадаючих значень. Ручне введення таких даних досить обтяжливе і спричиняє багато механічних помилок. Спеціально для полегшення таких операцій в програмі MS Excel існує засіб для введення рівномірних послідовностей чисел, дат і текстових значень.

Послідовності чисел, дат і час ґрунтуються на зміні деякого базового значення з певним кроком. Початкове значення, яке задається в першій комірці, буде змінене і це змінене значення заноситься у другу комірку. В третю комірку вносить відповідним чином змінене значення другої комірки і т.д.

Автозаповнення або створення послідовностей можна здійснити використовуючи маркер заповнення, який знаходиться в правому нижньому кутку комірки чи виділеного діапазону, або за допомогою команд колекції Заповнити групи Редагування вкладки Основне або за допомогою комбінацій клавіш.

Найчастіше маркер заповнення використовується для введення інформації послідовних комірок на основі даних, що знаходяться в одній або декількох виділених комірках, які розміщені поруч з тими, що заповнюються. Механізм використання маркера заповнення у більшості випадків однаковий і полягає у наступному:

  1.  виділити комірку або прямокутний діапазон, який містить початкову інформацію, яку потрібно розповсюдити;
  2.  підвести вказівник миші до маркера заповнення;
  3.  захопити маркер заповнення за допомогою лівої або правої кнопки миші й перетягнути вказівник миші у потрібному напрямку, до останньої заповнюваної комірки;
  4.  відпустити натиснуту кнопку миші;
  5.  якщо була натиснута права кнопка миші, відкривається контекстне меню, серед команд якого потрібно вибрати спосіб заповнення охопленої області, якщо ліва – MS Excel самостійно заповнює область за правилом за замовчуванням.

Якщо в початкову комірку ввести деяке число і протягнути маркер заповнення при натиснутій лівій кнопці миші, охоплені комірки міститимуть те ж значення, що і початкова комірка. Якщо при цьому утримувати клавішу Ctrl, буде створена послідовність – арифметична послідовність з різницею 1.

Якщо як початкові виділити дві комірки з введеними даними, створюватиметься арифметична прогресія з різницею, що обчислюється MS Excel на основі перших двох наперед введених значень. При такому способі створення послідовності утримувати клавішу Ctrl не потрібно. Утримування клавіші Ctrl призведе до дублювання значень та форматування (колір, вирівнювання та інші параметри) базових комірок.

Якщо в початкову комірку введена дата або час, за допомогою маркера заповнення та при натиснутій лівій кнопці миші, створюється послідовність дат або моментів часу відповідно. Відносно початкової дати всі елементи створюваної послідовності змінюються на один день. При створенні послідовності часу базове значення змінюється на одну годину. Утримування клавіші Ctrl призводить до дублювання введених у початкову комірку значень.

Якщо при перетягуванні маркера заповнення використовувалася права кнопка миші, після завершення протягування і після того як ця кнопка була відпущена, відкривається контекстне меню, команди якого дозволяють:

  1.  скопіювати комірки початкового діапазону;
  2.  заповнити формати, при цьому копіюються формати початкового діапазону;
  3.  заповнити значення, охоплені комірки заповнюються послідовністю значень за визначеним правилом лівої кнопки миші, при цьому не копіювати формати.

Для числових даних додатково можна використати команди, за допомогою яких здійснюється заповнення комірок на основі лінійного наближення – будується арифметична прогресія, різниця якої обчислюється за спеціальним правилом, та на основі експоненціального наближення – будується геометрична прогресія, показник якої будується на основі тих значень, які введені у початкових діапазон.

Для даних типу Дата у цьому контекстному меню активізуються команди, які дозволять у послідовності змінювати довільну складу дати – день, місяць чи рік, а також додатково включити до послідовності тільки робочі дні, субота та неділя при цьому вважаються неробочими днями тижня.

Автозаповнення або інакше кажучи створення послідовності даних може здійснюватися і за допомогою команд, що знаходяться на вкладці Основне група Редагування колекція Заповнити.

Колекція Заповнити містить команди, які дозволяють продублювати введене у початкову комірку значення, при цьому вказати напрям заповнення. Алгоритм використання означених команд такий:

  1.  ввести в комірку значення, яке дублюється
  2.  виділити прямокутний діапазон так, щоб початкова комірка залишилась активною, тобто з цієї комірки потрібно починати процес виділення;
  3.  відкрити колекцію Заповнити та вибрати потрібну команду – Вниз, Праворуч, Вверх, Ліворуч.

Якщо виділити певний діапазон комірок, в якому заповнений тільки крайній стовпець – лівий чи правий, або крайній рядок – верхній чи нижній, при використанні відповідних команд колекції Заповнити його (стовпець, рядок) можна продублювати.

Серед команд колекції Заповнити є також команда Прогресія…, виконання якої ініціює відкривання вікна Прогресія, в якому можна визначити всі параметри створюваної послідовності даних. Перед виконанням цієї команди необхідно ввести значення у початкову комірку (діапазон) послідовності та виділити діапазон для заповнення.

Рис. 2.2. Діалогове вікно Прогресія

У діалоговому вікні Прогресія потрібно вказати місце розміщення послідовності – область Розташування, тип створюваної послідовності – область Тип, крок зміни значень у послідовності – різницю для арифметичних прогресій, показник для геометричної, якщо не увімкнений прапорець Автоматичне визначення кроку, та Граничне значення при створенні арифметичної, геометричної прогресії та послідовності дат.

Якщо в якості типу заповнення вибрана послідовність дат, група перемикачів Одиниці стає активною і можна задати одиниці виміру кроку.

При увімкненому прапорці Автоматичне визначення кроку MS Excel спробує визначити крок послідовності самостійно на основі тих даних, які введені у початкові комірки. У цьому випадку значення, які були введені у поля Крок та Граничне значення, будуть проігноровані. При побудові арифметичної прогресії використовується лінійне наближення , при геометричній – експоненціальне. Важливо, що при визначеному прапорці Автоматичне визначення кроку результат лінійного або експоненціального наближення буде записаний і в початкові комірки, замінюючи раніше введені дані. Саме цим відрізняється використання діалогового вікна Прогресія з увімкненим прапорцем Автоматичне визначення кроку та спеціального способу обчислення кроку від виконання команд Лінійне наближення та Експоненціальне наближення контекстного меню, що відкривається при використанні маркера заповнення та правої кнопки миші для здійснення автозаповнення.

Команди Заповнити→Вниз та Заповнити→Праворуч можуть бути замінені комбінаціями клавіш Ctrl+D й Ctrl+R відповідно.

При роботі в середовищі MS Excel може виникнути необхідність у створенні не тільки числових, а й текстових послідовностей. При автоматичному створенні текстові послідовності існують у двох варіантах. По перше, MS Excel розпізнає числа в текстових послідовностях, якщо вони знаходяться на початку або в кінці текстового значення. По друге, MS Excel може створити послідовність на основі заданого наперед так званого списку автозаповнення. Список автозаповнення – це послідовність текстових значень, які розміщені у визначеному порядку. Якщо при автозаповненні у першій комірці діапазону знаходиться значення, яке належить одному зі списків, то інші комірки будуть послідовно заповнені значеннями з цього списку.

Для того щоб побудувати будь-яку з цих послідовностей потрібно:

  1.  виділити комірку, яка містить початкове значення;
  2.  використовуючи ліву кнопку миші перетягнути маркер заповнення так, щоб виділити всі комірки, які повинні бути заповнені, і відпустити кнопку миші.

Крім вище наведеного способу можна використати й інший:

  1.  виділити діапазон який повинен бути заповнений. Комірка з початковим значенням послідовності повинна бути першою у цьому діапазоні;
  2.  виконати команду Прогресія… колекції Заповнити групи Редагування вкладки Основне;
  3.  у діалоговому вікні Прогресія в області Тип встановити перемикач автозаповнення;
  4.  закрити вікно Прогресія натиснувши кнопку Ок.

Всі списки автозаповнення відносяться до параметрів налаштування середовища і для того, щоб переглянути існуючи списки або створити новий потрібно:

  1.  відкрити вікно Параметри Excel;
  2.  активізувати категорію Додатково і перейти до групи Загальні;
  3.  натиснути кнопку Редагувати користувацькі списки…. Відкривається діалогове вікно Списки, яке і призначене для редагування існуючих та додавання нових списків автозаповнення, рис 2.3.

Рис. 2.3. Діалогове вікно Списки

У діалоговому вікні Списки в області Списки потрібно вибрати елемент НОВИЙ СПИСОК і використовуючи область Елементи списку ввести елементи нового списку. Кожний елемент списку повинен вводитись в іншому рядку області, тому завершувати ведення потрібно натисненням клавіші Enter. Після введення всіх елементів необхідно натиснути кнопку Додати для включення нового списку до переліку всіх існуючих та закрити вікно Списки натиснувши кнопку ОК.

Замість того, щоб вводити елементи списку, їх можна імпортувати з діапазону комірок вказавши адресу діапазону у полі Імпорт списку із клітинок та натиснувши кнопку Імпорт.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

15308. Буклет. Растровый редактор Gimp 2.98 MB
  Лабораторная работа № 5. Растровый редактор Gimp Вариант 6 Задание к лабораторной роботе: Выполнить задание по инструкции Творчески доработать картинку добавить чтото свое В отчет: Текстовый фал тема название задания скриншот картинки Файл рисунка...
15309. Футбольный мяч. Растровый редактор Gimp 440.5 KB
  Лабораторная работа № 5. Растровый редактор Gimp Вариант 7 Задание к лабораторной роботе: Выполнить задание по инструкции Творчески доработать картинку добавить чтото свое В отчет: Текстовый фал тема название задания скриншот картинки Файл рисун...
15310. Календарь. Растровый редактор Gimp 2.61 MB
  Лабораторная работа № 5. Растровый редактор Gimp Вариант 8 Задание к лабораторной роботе: Выполнить задание по инструкции Творчески доработать картинку добавить чтото свое В отчет: Текстовый фал тема название задания скриншот картинки Файл рисунка...
15311. Газетный лист. Растровый редактор Gimp 3.08 MB
  Лабораторная работа № 5. Растровый редактор Gimp Вариант 9 Задание к лабораторной роботе: Выполнить задание по инструкции Творчески доработать картинку добавить чтото свое В отчет: Текстовый фал тема название задания скриншот картинки Файл рисунка...
15312. Создание библиотеки символов компонентов 1.04 MB
  Лабораторная работа №1. Создание библиотеки символов компонентов. Цель работы: научиться создавать различные библиотеки символов компонентов. Порядок выполнения работы: Настройка символьного редактора Создание символа компонента Ход работы: ...
15313. Создание библиотеки корпусов компонентов 226.87 KB
  Лабораторная работа №2. Создание библиотеки корпусов компонентов. Цель работы: научиться создавать различные библиотеки корпусов компонентов. Ход работы: Из менеджера проектов начальное окно я запустил программу редактора печатных плат Pcbnew. В ней на верхней ...
15314. Создание схемы электрической принципиальной 350.09 KB
  Лабораторная работа №3. Создание схемы электрической принципиальной. Цель работы: используя ранее созданные библиотеки символов и корпусов компонентов создать электрическую принципиальную схему генератора прямоугольных импульсов. Ход работы: Создание элек...
15315. Управление кнопками в AVR 71 KB
  Лабораторная работа №2 Управление кнопками в AVR Цель работы: написать для микроконтроллера программу мигания светодиодом в зависимости от нажатия кнопки на языке программирования С согласно варианта. На первой лабораторной работе научились подавать напряжение но...
15316. Настройка портов ввода-вывода в CodeVision AVR 77.5 KB
  Настройка портов вводавывода в CodeVision AVR Рассмотрим примеры настройки портов в CodeVision AVR DDRB=0×02; данная запись означает что вторая ножка порта В настроена как выход но откуда взялось это число Для начала переведем данную запись в более понятный нам вид: приставка 0...