47347

Обчислення в середовищі MS Excel

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Формули MS Excel та її складові елементи. Введення формул, їх заміна та пошук помилок. Друкування електронної таблиці. Захист робочих аркушів та робочих книг. Формули MS Excel та її складові елементи.

Украинкский

2014-03-30

1.96 MB

10 чел.

ЛЕКЦІЯ 3

Тема: Обчислення в середовищі MS Excel

Мета: Ознайомити з призначенням та принципами організації обчислень у середовищі MS Excel, елементами формул, призначенням та використання формул масивів

План

  1.  Формули MS Excel та її складові елементи.
  2.  Введення формул, їх заміна та пошук помилок.
  3.  Друкування електронної таблиці.
  4.  Захист робочих аркушів та робочих книг.
  5.  Формули MS Excel та її складові елементи.

Традиційні засоби, які пов’язані з електронними таблицями – це засоби обчислень. Такі можливості в першу чергу пов’язані з поняттям формули і її збереженням в комірках робочого листа, а також з можливостями іменування комірок, формул або окремих значень, які не знаходяться безпосередньо в комірках таблиці.

Формула в MS Excel – це вираз, який починається зі знаку "=" (дорівнює), і складається з різного типу констант, посилань і/або функцій Excel, а також знаків арифметичних, текстових і логічних операції.

Для того, щоб правильно написати формулу, необхідно знати призначення та зміст всіх його складових.

Константа – це готове (не обчислювальне) значення, йке завжди залишається однаковим. Наприклад, дата 10.10.10, число 210 або текст "Загальна сума" – це константи.

Вираз або значення, отримані в результаті обчислення виразу, – це не константи. Якщо у формулі замість посилань на комірки використовуються константи, то результат зміниться тільки якщо змінюється сама формула. Тобто результат обчислень зміниться тільки тоді, коли формула редагується вручну.

Операції визначають тип обчислень, які потрібно виконати з елементами формули. Існує порядок за замовчуванням, у якому виконуються обчислення (він відповідає загальним математичним правилам), але його можна змінити за допомогою дужок.

У формулі MS Excel можуть бути присутні операції чотирьох видів:

  1.  арифметичні;
  2.  порівняльні;
  3.  операції об’єднання тексту;
  4.  операції посилань або адресні.

Арифметичні операції

Для виконання базових математичних операцій, таких як додавання, віднімання, множення або ділення, використовуються арифметичні операції, які позначаються символами поданими у табл. 3.1.

Таблиця 3.1.

Арифметичні операції

Знаки

Операція

+ (плюс)

додавання

- (мінус)

віднімання

* (зірочка)

множення

/ (слеш)

ділення

% (процент)

обчислення відсотків

^ (каре)

піднесення до степеня

Символ «-» (мінус) крім позначення операції віднімання може використовувати і як унарна операція, яка змінює знак числа на протилежний.

Операції порівняння

Для порівняння двох значень між собою використовуються операції порівняння, які позначаються символами поданими у табл. 3.2. Результатом порівняння буде логічне значення: TRUE (істина) або FALSE (хибність).

Таблиця 3.2.

Операції порівняння

Знаки

Операція

= (рівності)

дорівнює

< (менше)

менше

> (більше)

більше

<= (менше рівне)

менше або дорівнює

>= (більше рівне)

більше або дорівнює

<> (менше більше)

не дорівнює

Для роботи з текстовими даними використовується тільки одна операція – об’єднання одного або декількох текстових рядків в один фрагмент неперервного тексту. Кодується ця операція символом & (амперсанд).

Для роботи з діапазонами комірок необхідно вміти об’єднати цю сукупність комірок. Для об’єднання діапазонів використовуються операції посилань або адресні операції, які позначаються символами поданими у табл. 3.3.

Таблиця 3.3.

Операції порівняння

Знаки

Операція

(:) (двокрапка)

Операція діапазону. Створює посилання на всі комірки, які розташовано між двома посиланнями (включно з ними).

(;) (крапка з комою)

Об’єднання діапазонів. Об’єднує кілька посилань в одне.

( ) (пробіл)

Перетин діапазонів. Створює одне посилання на клітинки, спільні у двох посиланнях.

У табл. 3.4. подані операції у порядку зменшення їх пріоритетності, тобто операції, які розміщенні в таблиці вище мають виший пріоритет над операціями, що розміщені нижче.

Таблиця 3.4.

Пріоритет операції формул MS Excel

Операції

Дії

(:)

розділювач границь діапазону

( )

перетин діапазонів

(;)

об’єднання діапазонів

(-)

унарний мінус

%

визначення відсотку

^

піднесення до степеня

* і /

множення і ділення

+ і –

додавання і віднімання

&

злиття текстових рядків

= < > <= >= <>

порівняння

Більшість формул робочого аркуша MS Excel містить посилання на інші комірки того ж робочого аркуша. Формули можуть містити також посилання на комірки інших робочих аркушів активної або інших робочих книг. При цьому ці книги не обов’язково повинні бути відкритими, до того ж вони можуть бути розміщені на інших комп’ютерах, доступ до яких можна отримати за допомогою засобів локальної або глобальної мереж.

Відповідно у формулі вказується адреса потрібної комірки або цілого діапазону.

Замість адрес для визначення комірки робочого аркуша можна використовувати імена, які присвоюються коміркам користувачем. Стандартні адреси комірок з точки зору імен можна розглядати як імена, які за замовчуванням присвоює коміркам MS Excel.

За замовчуванням у нових формулах використовуються відносні адреси. Відносна адреса у формулі ґрунтується на відносній позиції комірки, що містить формулу, та комірки, на яку посилається адреса. Відносні адреси використовуються в формулі у тому випадку, коли потрібно, щоб при визначених операціях з коміркою, яка містить цю формулу (наприклад, при копіюванні її на нове місце), дані адреси змінювалися б відповідним чином.

Абсолютна адреса використовується в формулі у тому випадку, коли потрібно, щоб при визначених операціях з коміркою, яка містить цю формулу, дана адреса залишалася б незмінною. Абсолютна адреса комірки у формулі завжди посилається на комірку, яка розміщена у визначеному місці.

Для визначення абсолютної адреси використовується символ "$" (долар), який ставиться в адресі комірки перед назвою стовпця та назвою рядка.

У деяких випадках є зміст вводити символ "$" (долар) тільки перед номером рядка або назвою стовпця. Адресу, в якій присутній тільки один символ "$" (долар) іноді називають змішаною. Змішана адреса містить або абсолютний стовпець та відносний рядок, або абсолютний рядок і відносний стовпець.

  1.  Введення формул, їх заміна та пошук помилок

Як і будь-який вміст комірок, формули можна вводити або в рядку формул, або безпосередньо в комірці. Де саме відбуватиметься введення формули визначається прапорцем Дозволити редагування в клітинках групи Параметри редагування категорії Додатково вікна Параметри Excel.

Якщо визначений прапорець Дозволити редагування в клітинках, то для введення формули в активну комірку потрібно ввести за допомогою клавіатури символ «=» (дорівнює), потім ввести основну, функціональну частину формули і завершити введення довільним стандартним способом, наприклад, натисненням клавіші Enter.

В режим введення можна перейти натиснувши клавішу F2 або двічі натиснувши ліву кнопку миші у комірці. При цьому курсор введення відображатиметься у комірці при увімкненому параметрі Дозволити редагування в клітинках. Якщо параметри не увімкнений курсор введення відображатиметься тільки у рядку формул. Перейти в режим введення у рядку формул і при включеному параметрі Дозволити редагування в клітинках. Для цього достатньо натиснути ліву кнопку миші у довільному місці рядка формул.

Існує низка способів для прискорення процесу введення змістовної частини формули і зменшення імовірності допущення помилок при її введенні.

Самий простий спосіб введення змістовної частини формули – набір безпосередньо з клавіатури. При стандартних установках робочого аркуша в комірках з формулами відображаються не самі формули, а результати, обчислені за цими формулами. При чому при змінах даних у комірках аркуша, MS Excel автоматично здійснює перерахунок всіх формул, навіть у тому випадку, коли формула не змінювалася.

Режим автоматичного перерахунку діє за замовчуванням при стандартних установка параметрів MS Excel. Крім нього існує режим ручного перерахунку і режим автоматичного перерахунку за виключенням таблиць, при якому автоматично перераховуються всі формули робочого аркуша за виключенням таблиць даних.

Режим ручного перерахунку формул встановлюється якщо на робочих аркушах відкритих робочих книг багато формул або на робочих аркушах відкритих робочих книг формули складні для обчислень, тобто автоматичний перерахунок забирає багато часу і призводить до уповільнення роботи MS Excel.

Для того, щоб встановити потрібний режим перерахунку формул необхідно відкрити вікно Параметри Excel (вкладка Файл команда Параметри), перейти до категорії Формули та у групі Параметри обчислень (рис. 3.1.) встановити відповідний перемикач.

Рис. 3.1. Діалогове вікно Параметри Excel.

Визначення режиму перерахунку формул

Після встановлення режиму ручного перерахунку формул обчислення будь-якої формули буде виконуватися тільки безпосередньо після її введення або зміни, або після виконання спеціальної команди по перерахунку.

Для того, щоб здійснити перерахунок формул, що знаходяться на робочих листах всіх відкритих робочих книг потрібно натиснути клавішу F9.

При введенні посилання на комірку у формулу замість безпосереднього набору адреси з клавіатури можна просто натиснути ліву кнопку миші на комірці, адресу якої потрібно внести у формулу. При цьому, якщо потрібна комірка знаходиться на іншому робочому аркуші, потрібно перейти на цей робочий аркуш, на ньому вибрати вказану комірку та натиснути ліву кнопку миші. Після введення адреси комірки необхідно введсти знак операції або завершити введення формули довільним стандартним способом.

Адреса комірки у формулі може містити ім’я робочого листа, а також ім’я робочої книги, де знаходиться потрібна комірка. Назва робочої книги як складова частина адреси у формулі записується у квадратних дужках. Назва робочого листа відокремлюється від адреси комірки символом «!» (знак оклику). Посилання на комірки інших робочих книг називаються зв’язками.

При введенні формули клавіші керування курсором ведуться дещо інакше, ніж при введенні звичайних даних. При веденні звичайної інформації натиснення клавіш керування курсором призводить до завершення введенні й переходу до іншої комірки. При введенні в комірку формули натиснення цих клавіш у деяких випадках призводить до завершення введення і переходу до іншої комірки. У деяких випадках MS Excel сприймає натиснення клавіш керування як спробу введення посилання на одну із сусідніх комірок, так що у формулі відображається адреса відповідної комірки, а на робочому аркуші навколо цієї комірки відображатиметься пунктирна рамка. Подальше натиснення вказаних клавіш переміщує цю пунктирну рамку по робочому аркушу і змінює адресу у формулі. Така ситуація виникає у випадках введення адреси комірки за допомогою натиснення лівої кнопки миші на відповідній комірці.

У деяких же випадках натиснення клавіш керування призводить до змінити положення точки введення у формулі. Останнє зазвичай відбувається якщо введення формули відбувається у ряду формули.

Редагування форму відбувається за тими ж правилами редагування, які визначені для звичайних даних.

Якщо необхідно змінити тип адресації комірок у введеній формулі потрібно перейти в режим редагування для комірки, встановити точку введення (курсор) на посилання, яке коректується, натиснути потрібну кількість раз (від одного до трьох) клавішу F4 та завершити введення формули. Змінити тип посилання можна вручну ввівши до посилання символ «$» (долар).

Якщо потрібно змінити однаковим чином декілька посилань з відносних на абсолютні або навпаки, потрібно виділити частину формули, яка містить посилання, які потрібно змінити, і натиснути потрібну кількість разів клавішу F4.

Оскільки на робочих аркушах стандартно відображаються результати, що обчислені за формулами, MS Excel надає можливість відобразити у кожній комірці формули, що там зберігаються. Для потрібно увімкнути параметр Відображати формули в клітинках замість обчислених значень групи Параметри відображення цього аркуша (у відповідному полі необхідно вибрати ім’я аркуша) категорії Додатково вікна Параметри Excel.

Якщо MS Excel не може виконати обробку формули в комірці та вивести результат, він генерує повідомлення про помилку і виводить його в даній комірці (замість самої формули чи її результату). Повідомлення про помилку завжди починається зі знаку #. В MS Excel існує засіб автоматичного виправлення помилок в формулах – автовиправлення. Якщо у формулі виявлена помилка і MS Excel припускає, що може її виправити, то видається відповідне повідомлення з пропозицією виправити формулу.

Рис. 3.2. Діалогове вікно автовиправлення помилки

Повідомлення про помилки в MS Excel належать до одного з восьми типів.

Перший тип помилки – ###### виникає, якщо використовується формула, результат виконання якої не поміщається у комірці, або при визначенні кількості днів між двома датами або кількості годин між моментами часу. Наприклад,

а)   б)

Рис. 3.3. Відображення на аркуші помилки, що виникла

У випадку рис.3.3.а) достатньо збільшити ширину стовпця А так, щоб всі дані бути відображені, і другому випадку (рис. 3.3. б)) потрібно змінити формат даних комірки на Загальний (діалогове вікно Формат клітинок) рис. 3.4. Якщо ж у випадку рис. 3.3. б) дата комірки А1 більша за дату комірки А2, MS Excel не генеруватиме помилки, але результат відображатиметься у форматі Дата. У цьому випадку все одно необхідно змінити формат подання результату.

Рис. 3.4. Відображення на аркуші результату обчислення у зміненому форматі

Другий тип помилки – #VALUE! виникає у випадку, коли використовується недопустимий тип операнду або засобами автовиправлення виправити формулу неможливо. Наприклад,

  1.  замість числового або логічного значення введене текстове;
  2.  під час введення або редагування формули масиву;
  3.  для операції або функції, яка потребує одне значення, вводиться діапазон;
  4.  неправильне використання функції, аргументом якої є матриця;
  5.  помилку генерує макрос.

Рис. 3.5. Відображення на аркуші помилки #VALUE!

Третій тип помилки – #DIV/0! виникає у випадку, коли здійснюється спроба ділення на нуль. Наприклад,

Рис. 3.6. Відображення на аркуші помилки #DIV/0!

Четвертий тип помилки – #NAME? виникає у випадку, коли MS Excel не може знайти ім’я введеного операнду. Наприклад,

  1.  при введенні імені виникла помилка;
  2.  текст помилково не був введений в лапках;
  3.  у посиланні на діапазон пропущений символ «:» (двокрапка).

Рис. 3.7. Відображення на аркуші помилки #NAME?

П’ятий тип помилки – #N/A виникає у випадку, коли MS Excel не може визначити дані, що використовуються у формулі. Наприклад,

  1.  у формулі масиву діапазон аргументу чи операнду не відповідає діапазону масиву;
  2.  не задані один або декілька аргументів функції чи вони не коректні;
  3.  помилку генерує макрос.

Рис. 3.8. Відображення на аркуші помилки #N/A

Шостий тип помилки – #REF! виникає у випадку, коли посилання здійснюється на неіснуючу адресу. Наприклад, при копіюванні формули комірки F3 у комірку G3, MS Excel здійснює спробу сформувати адреси згідно правил відносних адрес, що у даному випадку є неможливим.

    

Рис. 3.9. Відображення на аркуші помилки #REF!

Сьомий тип помилки – #NUM! виникає у випадку некоректної роботи з числовими даними. Наприклад,

  1.  у функції з числовим аргументом використовується недопустимий параметр;
  2.  введена формула повертає числове значення, яке перевищує допустиму межу за абсолютною величиною;
  3.  ітерації у функції не сходяться.

Рис. 3.10. Відображення на аркуші помилки #NUM!

Восьмий тип помилки – #NULL! виникає у випадку, коли використовується помилкове посилання на комірку або діапазон. Наприклад, у комірці А3 введена формула, що посилається на порожній перетин діапазонів.

Рис. 3.11. Відображення на аркуші помилки #NULL!

В MS Excel є можливість замінювати формули їх значеннями. Для того замінити формулу на значення в одній комірці потрібно перейти в режим редагування даної комірки та натиснути клавішу F9 – формула заміниться поточним обчисленим значенням.

Для того, щоб замінити формули їх значеннями в діапазоні комірок можна повторити вказані дії для кожної комірки окремо, а можна:

  1.  виділити діапазон, в комірках якого потрібно замінити формули на значення;
  2.  скопіювати виділений діапазон у буфер обміну;
  3.  виділити початковий діапазон ще раз;
  4.  натиснути кнопку Значення колекції Вставити значення колекції Вставити групи Буфер обміну вкладки Основне

Або для виділеного діапазону виконати команду Спеціальне вставлення→Значення його контекстного меню.

Рис. 3.12. Команди колекції Вставити

Під масивом в MS Excel розуміють прямокутний діапазон комірок, який обробляється однотипно. Під формулою масиву розуміється єдина формула, зв’язана з усіма комірками масиву.

Формула масиву може обробляти як єдину комірку, так і діапазон або декілька діапазонів, і може повертати як єдине значення (наприклад, число, текст, дату), так і масив, який може бути в свою чергу використаний в іншій формулі

Для введення формули масиву потрібно:

  1.  виділити масив (комірку або прямокутний діапазон) куди здійснюється введення формула;
  2.  ввести формулу;
  3.  натиснути комбінацію клавіш Shift+Ctrl+Enter для завершення введення.

У результаті виконаних дій буде вставлена формула, яка буде взята у фігурні дужки. Формула масиву зв’язана з кожному коміркою виділеного діапазону, діапазону куди введена формула масиву.

Крім того, формула масиву записується і буде зберігатися в одному екземплярі. У випадку великого масиву і вкладної формули це може давати чутливу економію пам’яті.

Діапазон масиву розглядається як єдиний об’єкт. Тому Не можна вставляти комірки або стовпчики в діапазон масиву, видаляти частину діапазону або редагувати окрему комірку всередині діапазону масиву. Масив можна змінювати тільки як єдине ціле. Для цього його потрібно спочатку виділити, а потім виконувати дії щодо зміни масиву.

  1.  Друкування електронної таблиці

MS Excel надає широкі можливості по підготовці і друкуванні документів. Аркуші та книги можна друкувати частково або повністю, по черзі або одночасно. MS Excel дозволяє використовувати для друку робочих книг будь-який принтер, драйвер якого коректно встановлений в MS Windows.

Перш ніж здійснювати друкування документу, потрібно переконатися в тому, що принтер на якому буде виконуватися друк, встановлений в операційній системі. Для цього достатньо відкрити діалогове системне вікно Пристрої та принтери за допомогою команди Пристрої та принтери головного меню MS Windows Запустити. Якщо принтер відсутній у списку, що відображається у вікні, його потрібно встановити.

Здійснивши установку принтера, можна приступити до друкування документу. При цьому перший крок – вибір принтера в MS Excel. Всі необхідні параметри друкування визначають за допомогою можливостей вкладки Файл пункт меню Друк.

Рис. 3.13. Параметри налаштування друкування документу MS Excel

Використовуючи параметр Принтер необхідно зі списку вибрати той, на якому буде здійснюватися друк. За необхідності за допомогою посилання Властивості принтера можна змінити поточні налаштування вибраного принтера.

Перш ніж друкувати робочу книгу, аркуш або виділений діапазон, який містить великі обсяги даних або діаграм, потрібно налаштувати його для того, щоб досягти професійного вигляду результатів. Для здійснення потрібних налаштувань можна використовувати кнопки вкладки розмітка сторінки, також відвідні інструменти, що відображаються на вкладці Файл після вибору пункту меню Друк. Крім того, зручно використовувати спеціальне подання Макет робочого аркуша, яке активізується після натиснення кнопки Макет сторінки групи Режими перегляду книги вкладки Вигляд (рис. 3.14.).

Рис. 3.14. Робочий аркуш у подання Макет сторінки

У цьому поданні можна переглядати дані на друкованих сторінок. Можна додавати або змінювати колонтитули, приховувати або відображати заголовки рядків і стовпців, змінювати орієнтацію друкованих сторінок, змінювати макет і формат даних, установлювати параметри масштабу ширини та висоти даних і встановлювати поля для друку. Для цього після переходу у режим Макет сторінки достатньо активізувати вкладку Розмітка сторінки та використати її інструменти. Зокрема, можна скористатися колекціями Поля, Орієнтація, Розмір групи Параметри сторінки цієї вкладки. Крім того, можна відкрити діалогове вікно Параметри сторінки (рис. 3.15.), яке містить поля для визначення всіх потрібних параметрів.

Рис. 3.15. Робочий аркуш у подання Макет сторінки

Засоби групи Припасувати вкладки Розмітка сторінки дозволяють масштабувати відображення даних у друкованій копії, тобто роздрукувати документ у збільшеному або зменшеному розмірі. Ці ж дії можна виконати у на вкладці Сторінка діалогового вікна Параметри сторінки категорія Масштаб.

Роздрукувати документ у збільшеному або зменшеному вигляді можна, якщо при введенні даних на робочий лист були використані шрифти TrueType.

При друкуванні робочих книг можна додатково виводити на друк лінії сітки та заголовки. Для цього потрібно увімкнути відповідні прапорці групи Параметри аркуша вкладки Розмітка сторінки.

Рис. 3.16. Група Параметри аркуша вкладки Розмітка сторінки

Друк заголовків, сітки та інші особливі параметри можна визначити на вкладці Аркуш діалогового вікна Параметри сторінки.

Можливо, що сторінка, які підготовлена користувачем при роботі з електронними таблицями, не поміщається повністю на аркуш паперу. У цьому випадку MS Excel автоматично розділить її на декілька областей, які будуть виводитись на друк послідовно. Розбиття області друку відбувається так, щоб утворені області повністю поміщалися на аркуші паперу. Після розбиття область друку – це декілька прямокутників, які відмічаються пунктирними лініями вздовж розбиття.

Друкувати розділену область можна двома способами: або виводити спочатку всі горизонтальні частини зліва направо, а потім нижні, або ж спочатку друкувати перший стовпець, потім другий і т.д. Вибрати один із варіантів друку можна за допомогою вкладки Аркуш діалогового вікна Параметри сторінки.

За необхідності можна вказати примусові розриви сторінки. Для того, щоб вставити горизонтальний розрив сторінки, потрібно вибрати рядок, під яким потрібно вставити розрив сторінки. Для того, щоб вставити вертикальний розрив сторінки, необхідно вибрати стовпець, праворуч від якого потрібно вставити розрив сторінки. Після цього на вкладці Макет сторінки у групі Параметри сторінки потрібно виконати команду Додати розрив сторінки колекції Розриви. Ця колекція містить команди, за допомогою яких можна видалити виділений розрив сторінки (Видалити розрив сторінки) або всі встановлені розриви (Скидання розривів сторінки).

Часто робочі аркуші доповнюються колонтитулами. Верхні та нижні колонтитули визначаються спеціальними параметрами. Для того, щоб сформувати колонтитули можна використати діалогове вікно Параметри сторінки вкладка Колонтитули або відповідні області подання Макет сторінки.

Якщо для створення колонтитулів використовується подання Макет сторінки, можна застосовувати кнопки контекстної вкладки Знаряддя для колонтитулів / Конструктор.

Для створення колонтитулів засобами діалогового вікна Параметри сторінки, потрібно перейти на вкладку Колонтитули і натиснути кнопку Створити верхній колонтитул… (Створити нижній колонтитул…). При цьому відкривається додаткове діалогове вікно, за допомогою кнопок якого додаються відповідні елементи у певні області створюваного колонтитула.

Рис. 3.17. Діалогове вікно Верхній колонтитул

Оскільки робочий лист може містити велику кількість інформації, MS Excel надає можливість визначати області друку, що дозволяє друкувати тільки потрібну частину робочого аркуша.

Призначити область друку можна за допомогою діалогового вікна Параметри сторінки параметра Область друку вкладки Аркуш. Після того, як розмістити курсор у поле Область друку потрібно виділити діапазон або діапазони друку. Крім того, область друку можна визначити, якщо виділити діапазон (діапазони) комірок робочого аркуша та виконати команду Установити колекції Область друку групи Параметри сторінки вкладки Розмітка сторінки.

Видалення області друку призведе до переналаштування параметрів для друку аркуша в цілому. Щоб видалити область друку потрібно виконати команду Прибрати колекції Область друку групи Параметри сторінки вкладки Розмітка сторінки.

Після визначення всіх параметрів друк ініціюється натисненням кнопки Друк області Друк вкладки Файл, яка відкривається вибором команди меню Друк.

  1.  Захист робочих аркушів та робочих книг

Щоб уникнути випадкового або навмисного змінення, переміщення або видалення важливих даних іншими користувачами, певні аркуші, комірки аркуша або інші елементи робочої книги можна захистити. За потреби захист можна зняти.

Захист встановлюється в першу чергу від необережної зміни даних комірки робочого аркуша, також для приховування частини інформації, зокрема, для приховування формул, що знаходяться в комірках. Перший вид захисту визначається прапорцем Захистити комірку на вкладці Захист діалогового вікна Формат клітинки, другий – прапорцем Приховати формули цієї ж вкладки.

Зазвичай захист встановлюється у два прийоми – спочатку помічаються комірки, що захищаються, потім встановлюється захист робочого аркуша або робочої книги, що містить визначені комірки, і тільки після цього захист конкретних комірок починає діяти. За замовчуванням комірки мають тип захисту, що визначений увімкненим параметром Захистити комірку та скинутим параметром Приховати формули вкладки Захист діалогового вікна Формат клітинки.

При визначенні захисту можливі два варіанти дій: перший – якщо передбачається, що основна частина аркуша повинна бути відкрита для втручання користувача і перегляду формул, а деякі комірки захищені, і другий – якщо передбачається, що основна частина аркуша повинна бути захищеною, і тільки декілька комірок залишаються відкритими.

У першому випадку доцільніше спочатку виділити весь аркуш, виконати команду Формат клітинок… контекстного меню аркуша, при цьому вказівник миші повинен знаходитися у точці виділення аркуша, яка знаходиться на перетині рядка заголовків стовпців та стовпця номерів рядків. У діалоговому вікні Формат клітинок активізувати вкладку Захист і зняти прапорець Захистити комірку. Потім можна виділити всі комірки робочого аркуша, які потрібно захистити і вже для них встановити прапорець Захистити комірку або Приховати формули, чи два вказані прапорці одночасно.

У другому випадку спочатку потрібно переконати у тому, що прапорці Захистити комірку або Приховати формули за необхідності увімкнені, а потім тільки для певних комірок зняти захист.

Наступним кроком і у першому випадку, і у другому, необхідно визначити захист активного робочого аркуша. Для цього натиснути кнопку Захистити аркуш групи Зміни вкладки Рецензування або виконати команду Захистити аркуш… категорії Захист колекції Формат групи Клітинки вкладки Основне.

У діалоговому вікні Захист аркуша (рис. 3.18.) визначити перелік дій, які зможе виконати користувач на аркуші, захист якого здійснюється, вказати, за необхідності, пароль у відповідному полі й натиснути кнопку Ок закриваючи вікно Захист аркуша і встановлюючи захист.

Після виконаних дій захист робочого аркуша визначений. При цьому у групі Зміни вкладки Рецензування відображатиметься нова кнопка Зняти захист аркуша, яка може бути використана для того, щоб зняти з аркуша захист. Якщо при встановленні захисту був визначений пароль, при знятті його буде активізований запит на введення паролю, і тільки при правильному введенні пароль захист буде знятий. Якщо пароль не визначався, захист знімається автоматично після натиснення кнопки Зняти захист аркуша.

Рис. 3.18. Діалогове вікно Захист аркуша

Захист всієї робочої книги застосовується тоді, коли інформація, що підлягає захисту, знаходиться на декількох робочих аркушах.

Для визначення захисту всієї робочої книги необхідно натиснути кнопку Захистити книгу групи Зміни вкладки Рецензування. При цьому відкривається діалогове вікно Захист структури і вікон (рис. 3.19), в якому потрібно відмітити параметри захисту – прапорці структуру і вікна, і вказати пароль, якщо це необхідно. Якщо пароль вводиться, MS Excel виводитиме спеціальне вікно для його підтвердження.

Рис. 3.19. Діалогове вікно Захист структури і вікон

При визначенні прапорця структуру діалогового вікна Захист структури і вікон, здійснюється захист структури робочої книги, відповідно при визначенні прапорця вікна, зберігаються ті самі розміри й розташування вікон робочої книги під час кожного її відкриття.

Для захисту електронної таблиці MS Excel можна і іншим способом, який передбачає використання засобів області Backstage вкладки Файл. Для застосування цього способу необхідно перейти на вкладку Файл для відкритої робочої книги, виконати команду Відомості й у розділі Дозволи натиснути кнопку Захистити книгу. При цьому відкривається список параметрів, які визначають ступінь та характеристики захисту:

  1.  Позначити як остаточний – перетворення документа на доступний лише для читання. За допомогою цієї команди можна повідомити, що надається доступ до остаточної версії електронної таблиці. Крім того вона також допомагає уникнути внесення випадкових змін в електронну таблицю редакторами або читачами.

Рис. 3.20. Параметри захисту робочої книги

  1.  Шифрувати паролем – визначення пароля для документа, при цьому відображається діалогове вікно Зашифрувати документ, у полі Пароль якого потрібно ввести ключове слово паролю. Після натиснення кнопки Ок діалогового вікна Зашифрувати документ відображається ще одне діалогове вікно Підтвердження паролю, у полі Повторіть ввід паролю якого необхідно повторно ввести пароль для захисту робочої книги. У MS Excel довжина пароля не повинна перевищувати 255 літер, цифр, пробілів та інших знаків, при цьому у паролях розрізняється регістр літер.
  2.  Захистити поточний аркуш – захист аркуша та заблокованих комірок.
  3.  Захистити структуру книги – за допомогою функції захисту структури книги можна вибрати захист паролем і параметри заборони користувачам змінювати, переміщувати та видаляти важливі дані.
  4.  Обмежити дозвіл за користувачем – інсталяція керування правами Windows для обмеження дозволів.
  5.  Додати цифровий підпис – додавання видимого або невидимого цифрового підпису.

Для роботи декількох користувачів одночасно з однією робочою книги MS Excel надає можливість створити спільну книгу та помістити її в мережному оточенні. Кожний користувач, який зберігає таку книгу, бачить зміни, внесені іншими користувачами

Власник спільної книги керує нею, видаляючи користувачів зі спільної книги та усуваючи несумісні зміни. Після інтегрування всіх змін спільний доступ до книги можна припинити.

Для того, щоб надати спільний доступ до книги потрібно натиснути кнопку Доступ до книги групи Зміни вкладки Рецензування. У діалоговому вікні Керування доступом до книги, що відкриється, на вкладці Редагування встановити прапорець Дозволити спільне редагування (також дає змогу об’єднувати книги). На вкладці Додатково вибрати потрібні параметри відстеження та оновлення виправлень, а потім натиснути кнопку ОК.

Рис. 3.21. Діалогове вікно Керування доступом до книги, вкладка Додатково

У відкритій спільній книзі можна вводити та змінювати дані так само, як і у звичайній книзі. При цьому зміни вносяться у спеціальний журнал змін.

Для скасування спільного доступу до книги необхідно натиснути кнопку Доступ до книги групи Зміни вкладки Рецензування.

На вкладці Редагування діалогового вікна Керування доступом до книги переконатися, що тільки ім’я власника відображено у списку Файл відкрито такими користувачами, і зняти прапорець Дозволити спільне редагування (також дає змогу об’єднувати книги).

Перш ніж скасувати спільний доступ до книги, необхідно переконатися, що всі користувачі завершили роботу з нею, інакше незбережені дані буде втрачено, а також зберегти журнал змін в іншій книзі або роздрукувати його. Для цього виконати команду Виділити виправлення… колекції Виправлення групи Зміни вкладки Рецензування, в результаті якої відкривається діалогове вікно Виправлення.

Рис. 3.22. Діалогове вікно Виправлення

У відкритому вікні встановити прапорець Вносити зміни на окремий аркуш і натиснути кнопку ОК. Після цього можна надрукувати аркуш журналу або скопіювати його в іншу книгу використавши буфер обміну.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

21309. Проектирование детали «Вал-шестерня» 354 KB
  По схеме силового нагружения вал-шестерня является двухопорной балкой. Опорными шейками служат: 260k6, которые используются для посадки подшипников поз. 55. Благодаря установке по схеме «враспор» осевой фиксации подшипников не требуется, что упрощает конструкцию шеек вал-шестерни
21310. Технологии межсетевых экранов 202.9 KB
  Основные задачи МЭ: Ограничить доступ пользователей из внешней сети к ресурсам внутренней сети. Обычно внешней сетью является более глобальная относительно внутренней сети например Интернет относительно корпоративной сети или локальная сеть относительно ресурсов локального компьютера. В случае с Интернетом пользователями внешней сети могут быть как удаленные пользователи и партнеры так и хакеры.
21311. Туннелирование 63 KB
  Сложность современных систем такова что без правильно организованного управления они постепенно деградируют как в плане эффективности так и в плане защищенности. Системы управления должны: позволять администраторам планировать организовывать контролировать и учитывать использование информационных сервисов; давать возможность отвечать на изменение требований; обеспечивать предсказуемое поведение информационных сервисов; обеспечивать защиту информации.700 выделяется пять функциональных областей управления: управление конфигурацией...
21312. Основные определения и критерии классификации угроз 87.5 KB
  Попытка реализации угрозы называется атакой а тот кто предпринимает такую попытку злоумышленником. Потенциальные злоумышленники называются источниками угрозы. Отметим что некоторые угрозы нельзя считать следствием какихто ошибок или просчетов; они существуют в силу самой природы современных ИС. Рассмотрим наиболее распространенные угрозы которым подвержены современные информационные системы.
21313. Хакерские атаки 928 KB
  Термин хакер здесь используется в его современном значении человек взламывающий компьютеры. Надо заметить что раньше быть хакером не считалось чемто противозаконным скорее это была характеристика человека умеющего профессионально обращаться с компьютерами. В наши дни хакерами мы называем тех кто ищет пути вторжения в компьютерную систему или выводит ее из строя.
21314. USING CONTEXT DATA IN INFORMATION RETRIEVAL 21 KB
  Proposed approach can be easily included in current search engines. This approach is not a complete alternative to classic methods applied in popular search engines, but it can be treated as an additional improvement that provides more efficient way in positioning on relevant document.
21315. Понятие электронно-цифровой подписи 38 KB
  Эта проблема решается при помощи ЭЦП. ЭЦП связывает содержимое документа и идентификатор подписывающего лица делает невозможным изменение документа без нарушения подлинности подписи и подтверждает принадлежность ЭЦП автору электронного документа. Алгоритмы формирования и проверки ЭЦП реализованы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 34. ЭЦП Sign представляет собой вычисляемую по стандартизованному алгоритму математическую функцию хэшфункцию от содержимого подписываемых данных data информации документа и закрытого секретного ключа...
21316. Юридические вопросы информационной безопасности 202.5 KB
  Независимо от способа совершения компьютерного преступления его исполнители должны быть наказаны и профессионалы работающие в сфере информационной безопасности должны уметь собирать информацию необходимую правоохранительным органам при задержании и вынесении приговора лицам несущим ответственность за это преступление. В новом законодательстве нашли отражение вопросы безопасности финансовой информации о клиентах и конфиденциальности сведений медицинского характера. Все эти проблемы требуют понимания и изучения профессионалами работающими...
21317. Состав текущих затрат, сформированный в зависимости от производственно-хозяйственных целей предприятия РГБ 195.5 KB
  Все затраты на производство и реализацию продукции (работ, услуг) должны быть документально обоснованы и иметь исключительно целевое назначение. Поскольку издержки производства и обращения являются главной составляющей при расчете прибыли организации, они участвуют в расчете налогооблагаемой прибыли...