47351

Управління списками та базами даних в середовищі MS Excel

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

MS Excel як засіб організації бази даних. Способи введення даних у список та перевірки цих даних Засоби сортування даних списків Поняття структури та структуризації робочих листів. Автоматичне обчислення поміжних підсумків MS Excel як засіб організації бази даних. Способи введення даних у список та перевірки цих даних

Украинкский

2014-03-30

797.39 KB

1 чел.

ЛЕКЦІЯ 6

Тема: Управління списками та базами даних в середовищі MS Excel

Мета: Ознайомити з засобами організації баз даних в середовищі MS Excel, можливостями сортування даних у списках; набути навичок структурованого подання даних

План

  1.  MS Excel як засіб організації бази даних. Способи введення даних у список та перевірки цих даних
  2.  Засоби сортування даних списків
  3.  Поняття структури та структуризації робочих листів. Автоматичне обчислення поміжних підсумків
  4.  MS Excel як засіб організації бази даних. Способи введення даних у список та перевірки цих даних

Для програми, яка призначена для обробки таблиць, можливість роботи з базами даних стає все більш важливою. MS Excel має розвинені інструментальні засоби підтримки баз даних, що створені у власному середовищі, а також із зовнішніми базами даних.

Сучасні бази даних – це набір таблиць, які мають між собою складні зв’язки. Кожна така таблиця складається з набору рядків, які називаються записами. Кожен рядок ділиться на частини, які називаються полями і для яких жорстко визначені вимоги до типу вмістимих даних.

Основні операції, що здійснюються з базами даних:

  1.  введення нового запису;
  2.  видалення запису;
  3.  редагування запису;
  4.  впорядкування (сортування) записів;
  5.  пошук записів за критерієм.

MS Excel дозволяє створювати бази даних безпосередньо на робочому аркуші. У першому наближені така база даних – це звичайна таблиця, яка називається списком. База даних – це електронна таблиця, організована спеціальним чином.

Формування електронної таблиці як бази даних виконується, якщо у кожному стовпці електронної таблиці знаходяться однотипні дані, кожний стовпець має унікальний заголовок і у тій частині електронної таблиці, яку треба опрацювати як базу даних, немає порожніх рядків або стовпчиків.

Список формується на основі трьох основних структурних елементів:

  1.  запис – це повний опис конкретного елемента списку;
  2.  поле – це окремі елементи даних в запису;
  3.  заголовок списку – це заголовки полів.

Для списку як діапазону бази даних необхідне виконання декількох умов: існування рядка заголовків, список повинен бути обмежений порожніми рядками зверху і знизу та порожніми стовпчиками зліва і справа.

При цьому на заголовки полів списку накладаються певні обмеження:

  1.  довжина полів заголовків не перевищує 255 символів;
  2.  імена полів не повинні співпадати одне з одним;
  3.  рядки даних повинні безпосередньо знаходитись під рядком заголовків.

При проектування бази даних рекомендується розміщувати списки на окремих робочих аркушах. Якщо ж розміщувати списки один за одним може виникнути ситуація втрати даних шляхом накладення списків.

Якщо рядок даних в аркуші дуже широкий і вимагає багаторазової горизонтальної прокрутки, рекомендовано скористатися формою даних для додавання, редагування, пошуку та видалення рядків. Використовувати форми для введення даних може бути зручніше, ніж переміщуватися між стовпцями, якщо кількість стовпців із даними перевищує обмеження кількості стовпців, що відображаються на екрані.

У програмі MS Excel можна автоматично створити вбудовану форму даних. У формі даних можна додавати, змінювати, видаляти записи й виконувати їх пошук. Форма даних відображає в одному діалоговому вікні всі заголовки стовпців як підписи. Поруч із кожним підписом міститься суміжне порожнє текстове поле, у яке можна ввести дані для кожного стовпця, кількість яких не повинно перевищувати 32. У форму даних можна вводити нові рядки, знаходити рядки, використовуючи переходи, або оновлювати та видаляти рядки. Якщо у клітинці міститься формула, результат обчислення за формулою відображається у формі даних, однак змінити формулу у формі даних не можна.

Для того, щоб створити форму даних потрібно вибрати комірку списку, до якого потрібно додати форму. Потім потрібно додати до панелі швидкого доступу кнопку Форма, якщо її не відображено на вказаній панелі. Для цього необхідно натиснути кнопку  Настроїти панель швидкого доступу, виконати команду Інші команди…. У вікні Параметри Excel, що відриється автоматично активізується категорія Панель швидкого доступу. У полі Вибрати команди з виділити елемент Усі команди і у переліку відображених команд виділити команду Форма…. Натиснувши кнопку Додати>> необхідно перенести вибрану команду для її відображення на панелі. Закрити вікно Параметри Excel натиснувши кнопку Ок.

Якщо натиснути на створену кнопку Форма панелі швидкого доступу, виділений діапазон або список, що визначиться автоматично відносно виділеної комірки, буде відображений у вигляді форми, рис. 6.1. Форма даних матиме назву, що співпадає з ім’ям аркуша, на якому знаходиться список.

Створену форму даних можна використовувати для додавання, пошуку, змінення та видалення рядків у діапазоні або таблиці. У верхньому правому кутку форми відображається номер активного запису та їх загальна кількість. За допомогою бігунка форми даних можна переглянути всі записи початкової таблиці. Для цього ж використовуються кнопки Знайти назад та Знайти далі.

Для того, щоб додати новий рядок (запис) до списку у формі даних достатньо натиснути кнопку Створити. Відкривається бланк нового запису, у поля якого потрібно ввести нові дані. Для переміщення між полями можна використовувати мишу або клавіші Tab – наступне поле, та Shift+Tab – попереднє. Для завершення введення даних необхідно натиснути клавішу Enter.

Рис. 6.1. Створена форма введення даних

Всі введені за допомогою форми дані розширюють початкову таблицю (список) вниз. Якщо розширення таблиці спричиняє перезаписування наявних даних, програма Excel відображає повідомлення про неможливість розширити таблицю або базу даних. При цьому необхідно перегрупувати дані аркуша таким чином, щоб діапазон або таблиця могли розширюватися вниз від останнього записаного рядка.

Якщо до записування даних (натиснення клавіші Enter) натиснути кнопку Відновити, всі внесені зміни у дані або введення даних будуть скасовані.

Для того, щоб здійснити пошук певного запису, що відповідає деякому критерію потрібно натиснути кнопку Умова та ввести умови порівняння у форму порівняння. Для того, щоб знайти рядки, що відповідають введеним умовам потрібно натискувати кнопки Знайти далі або Знайти назад.

Використовуючи кнопку Видалити можна видалити активний (відображений) рядок. При цьому MS Excel від ображає запит на підтвердження операції. Після підтвердження скасувати видалення рядка буде неможливо.

Важливим елементом при введенні даних є перевірка їх коректності. Перевірка даних дає змогу контролювати тип або значення даних, які користувачі вводять у комірку. Наприклад, можна обмежити введення даних лише певним діапазоном дат, обмежити вибір пунктами певного списку або дозволити введення лише цілих додатних чисел. Перевірку даних можна налаштувати так, що користувач може ввести дані, які не відповідають умовам, але буде про це попереджений.

У трохи складнішій ситуації можна використати перевірку даних для обчислення максимального допустимого значення комірки на основі значення в іншому місці книги.

Зокрема, за допомогою перевірки даних можна:

  1.  обмежити дані елементами попередньо визначеного списку, який може бути введений або визначений як діапазон комірок аркуша;
  2.  обмежити введення чисел за межами вказаного діапазону;
  3.  обмежити введення дат та часу за межами вказаного інтервалу;
  4.  обмежити кількість символів введеного тексту;
  5.  здійснити перевірку даних виходячи з формул або значень інших комірок.

Параметри перевірки даних містяться на вкладці Дані у групі Знаряддя даних, а налаштування перевірки даних відбувається в діалоговому вікні Перевірка даних.

Для того, щоб встановити параметри перевірки даних необхідно виконати команду Перевірка даних колекції Перевірка даних групи Знаряддя даних вкладки Дані. При цьому відкривається діалогове вікно Перевірка даних, перша вкладка якого містить параметри, за допомогою яких визначаються обмеження даних (рис. 6.2.).

Рис. 6.2. Діалогове вікно Перевірка даних

Перед виконанням команди Перевірки даних необхідно виділити діапазон комірок, для яких визначається перевірка.

Для того, щоб обмежити вибір даних значеннями списку, що розкривається потрібно на вкладці Параметри вікна Перевірка даних у списку Тип даних вибрати пункт Список. У полі Джерело потрібно ввести список значень використовуючи символ крапка з комою «;» як розділовий знак між символами або виділити діапазон комірок аркуша, що містить потрібні значення. Ширина списку, що розкривається, залежить від ширини комірки з перевіркою даних.

Якщо встановлений прапорець Список припустимих значень поряд з комірками, для яких визначені правила перевірки, відображатиметься кнопка зі стрілкою списку, що розкривається.

Встановлення прапорця Ігнорувати пусті клітинки дає змогу вводити в комірку діапазону, що перевіряється довільне значення.

Змінивши налаштування перевірки для однієї комірки, можна автоматично застосувати зміни до всіх інших комір, які мають таке саме налаштування. Для цього достатньо відкрити діалогове вікно Перевірка даних і встановити прапорець Застосувати ці зміни до всіх комірок із тією самою умовою на вкладці Параметри.

Для того, щоб обмежити введення даних цілими числами в певних межах потрібно на вкладці Параметри у списку Тип даних вибрати елемент Ціле число, у списку Значення вибрати потрібний тип обмеження та визначити межі.

Аналогічно визначається умови та інтервал для дійсних чисел, даних типу дата й час. При визначенні нижньої і/або верхньої межі можна використовувати формули, які повертають значення потрібного типу.

Під час введення даних користувача можна повідомляти про обмеження, які накладаються на комірки діапазону. Для цього у діалоговому вікні Перевірка даних потрібно перейти на вкладку Повідомлення для вводу (рис. 6.3.) та визначити такі параметри: встановлений прапорець Відображати підказку, коли клітинку вибрано, назву вікна повідомлення – поле Заголовок, та текст повідомлення – область Повідомлення.

Рис. 6.3. Діалогове вікно Перевірка даних,

вкладка Повідомлення для вводу

Далі можна визначити відповідь середовища MS Excel на введення недопустимих даних. Для цього потрібно перейти на вкладку Повідомлення про помилку (рис. 6.4.) діалогового вікна Перевірка даних та визначити такі параметри: встановлений прапорець Відображати повідомлення про помилку, для поля Вид – один з наведених параметрів, для поля Заголовок – назву вікна повідомлення та для області Повідомлення – текст повідомлення користувачу (до 255 символів).

Можна вибрати один із трьох типів повідомлень про помилку:

  1.  зупин – забороняється вводити користувачі недопустимі дані у комірку. Повідомлення про помилку Зупин має дві кнопки: Повторити та Скасувати;
  2.  попередження – попереджає користувачів про те, що введені дані недопустимі, не забороняючи їх введення. Коли з’являється повідомлення про помилку типу Попередження, користувач може натиснути кнопку Так, щоб прийняти неприпустимий запис, Ні, щоб змінити його, або Скасувати, щоб видалити;
  3.  повідомлення – інформує користувачів про те, що введені дані неприпустимі, не забороняючи їх введення.

При комбінації перевірки даних та захисту робочого аркуша виникають певні конфліктні ситуації. Для їх уникнення потрібно дотримуватися таких правил:

1) Параметри захисту визначаються після встановлення правил перевірки даних, при цьому необхідно переконатися у тому, що всі комірки, які перевіряються, розблоковані. Інакше користувач не зможе ввести дані у ці комірки.

2) Якщо робоча книга матиме спільний доступ, перед налаштування такого доступу потрібно налаштувати перевірку даних і захист.

Перевірку даних можна застосувати до комірок, які вже містять введені дані. Проте в цьому разі MS Excel не може автоматично повідомляти про неприпустимість наявних даних. Щоб зробити неприпустимі дані помітними на аркуші, можна ввімкнути їх обведення колами (команда Обвести хибні дані колекції Перевірка даних групи Знаряддя для даних вкладки Дані), а після виявлення таких даних приховати кола (команда Видалити обвідку хибних даних). Після виправлення неправильного запису коло автоматично зникає.

Для того, щоб швидко відмінити перевірку даних з комірок, їх потрібно виділити і у діалоговому вікні Перевірка даних натиснути кнопку Очистити все на вкладці Параметри.

Для того, щоб знайти на аркуші комірки з перевіркою даних, на вкладці Основне у групі Редагування потрібно натиснути кнопку Знайти й виділити та вибрати пункт Перевірка даних. Коли комірки з перевіркою даних знайдено, можна змінити, скопіювати або видалити налаштування перевірки.

  1.  Засоби сортування даних списків

Програма MS Excel наділена потужними засобами для впорядкування даних, за допомогою яких можна здійснювати сортування в алфавітно-цифровому порядку, по зростанню або спаданню значень, а також в особливому (спеціальному) порядку. Крім того, можна впорядкувати рядки за кольорами чи піктограмами. MS Excel дозволяє впорядковувати не тільки рядки, а й стовпці списку.

Сортування даних дає змогу швидко переглядати дані й покращити їх сприйняття, упорядковувати та знаходити потрібні дані й використовувати їх максимально ефективно.

Умови сортування для таблиць Excel зберігаються із книгою, тому після відкриття книги можна повторно застосовувати сортування до таблиці.

Для виконання дій впорядкування можна використати кнопку Сортування й фільтр групи Редагування вкладки Основне або кнопки групи Сортування й фільтр вкладки Дані.

Для того, щоб відсортувати текстові дані достатньо виділити стовпець з такими даними або виділити тільки одну комірку стовпця, який містить текстові дані. Потім виконати команду Сортування від А до Я або Сортування від Я до А в залежності від напрямку сортування за зростанням чи за спаданням значень колекції Сортування й фільтр групи Редагування вкладки Основне або натиснути відповідну кнопку групи Сортування й фільтр вкладки Дані.

У разі виділення тільки однієї комірки після виконання команди сортування реорганізується весь список, тобто змінюється місцезнаходження всіх рядків списку.

У разі виділення цілого стовпця діапазону списку MS Excel відображає вікно попередження про можливість автоматичного розширення виділеної області до порожніх граничних комірок або продовжити сортування поточного виділеного діапазону. Це може бути корисним для уникнення помилок при сортуванні списку чи бази даних.

Рис. 6.4. Вікно Попередження сортування

Якщо при сортуванні необхідно визначити додаткові параметри, для здійснення впорядкування потрібно натиснути кнопку Сортувати групи Сортування й фільтр вкладки Дані, у результаті чого відкривається діалогове вікно Сортування. Якщо у цьому діалоговому вікні натиснути кнопку Параметри відкривається діалогове вікно Параметри сортування, за допомогою якого можна визначити врахування регістру при сортуванні, а також вказати об’єкти сортування – рядки чи стовпці.

Рис. 6.5. Вікно Параметри сортування

При сортуванні порожні комірки завжди додається у кінець списку незалежно від напрямку та порядку сортування.

Аналогічно здійснюється сортування числових даних та даних типу дата й час.

Якщо діапазон комірок або стовпець таблиці вручну чи умовно відформатовано за кольором комірки або за кольором шрифту, можна також сортувати за цими кольорами. Також можна сортувати за набором піктограм, створених під час застосування умовного форматування.

Для цього потрібно виділити стовпець даних у діапазоні комірок або переконатися, що активна клітинка належить до стовпця таблиці. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр натиснути кнопку Сортувати, у результаті чого відкриється діалогове вікно Сортування (рис. 6.6.).

Рис. 6.6. Діалогове вікно Сортування

Діалогове вікно Сортування можна також відкрити виконавши команду Настроюване сортування… колекції Сортування й фільтр групи Редагування вкладки Основне.

У діалоговому вікні Сортування потрібно визначити:

  1.  стовпець, за яким потрібно сортувати, у розділі Стовпець у списку Сортувати за;
  2.  тип сортування у розділі Сортування: за кольором клітинок – пункт Колір клітинки, за кольором шрифту – пункт Колір шрифту, за набором піктограм – пункт Піктограма клітинки;

Якщо вибрати пункт Колір клітинки у вікні Сортування відображається розділ Порядок (рис. 6.7.). У цьому розділі необхідно вибрати колір та місце його знаходження. Якщо вибрані типи сортування Колір шрифту або Піктограма клітинки у розділі Порядок потрібно вибрати колір шрифту або піктограму клітинки.

Рис. 6.7. Діалогове вікно Сортування

Для того, щоб визначити наступний колір клітинки, колір шрифту або піктограму, за якими потрібно виконувати сортування, необхідно натиснути кнопку Додати рівень вікна Сортування, і повторити кроки по визначенню параметрів сортування на цьому рівні. При цьому необхідно переконатися у тому, що у полі Потім за вибраний той самий стовпець сортування.

Для деякий типів елементів сортування повинно виконуватися не в алфавітно-цифровому порядку, а в особливому порядку. Для цього використовується сортування за списком, що налаштовується. Налаштовуваний список можна використовувати для сортування в порядку, який визначає користувач. Наприклад, стовпець може містити значення, за якими потрібно відсортувати дані, зокрема "Найбільше", "Середнє" і "Найменше".

Крім налаштовуваних списків користувача MS Excel для сортування може використати вбудовані налаштовувані списки, наприклад списки днів тижня або місяців року.

Для того, щоб створити власний налаштовуваний список потрібно відрити діалогове вікно Параметри Excel, перейти до категорії Додатково та знайти розділ Загальні. У вказаному розділі натиснути кнопку Редагувати користувацькі списки, при цьому відкривається діалогове вікно Списки (рис. 6.8.).

Рис. 6.8. Діалогове вікно Сортування

У діалоговому вікні Списки в області Списки виділити елемент НОВИЙ СПИСОК, а в області Елементи списку ввести потрібні значення, використовуючи символ переходу на інший рядок (клавіша Enter) як розділовий знак між елементами. Після введення всіх елементів налаштовуваного списку натиснути кнопку Додати та закрити діалогове вікно Списки натиснувши копку ОК. Налаштовуваний список можна створити на основі даних комірок робочого аркуша. Для цього потрібно скористатися полем Імпорт списку із клітинок та кнопкою Імпорт діалогового вікна Списки.

Налаштовуваний список можна створювати тільки на основі значення (текст, число, дата або час), при цьому не можна використовувати як основу формат (колір клітинки, колір шрифту або піктограму).

Для того, щоб використати налаштований список для сортування потрібно:

  1.  виділити потрібний діапазон сортування, натиснути кнопку Сортувати групи Сортування й фільтр вкладки Дані;
  2.  у діалоговому вікні Сортування у розділі Стовпець у списку Сортувати за вказати стовпець, який потрібно сортувати за налаштовуваним списком;
  3.  у розділі Порядок вибрати пункт Настроюваний список і у діалоговому вікні Списки, що відкриється, вибрати потрібний список;
  4.  натиснути кнопку ОК для здійснення сортування.

Сортувати можна за декількома стовпцями або рядками. Це зручно, якщо потрібно групувати дані за однаковим значенням в одному стовпці або рядку, а потім сортувати інший стовпець або рядок у межах цієї групи однакових значень. Одночасно можна сортувати до 64 стовпців. Формування правил сортування для декількох стовпців здійснюється за допомогою діалогового вікна Сортування використовуючи можливості додавання нових рівнів сортування (кнопка Додати рівень), а також кнопок Вгору  та Вниз , які визначають пріоритетність ознак сортування.

Іноді виникає потреба сортувати список (діапазон комірок) за частковим значення у стовпці. Для цього спочатку потрібно розділити стовпець на два або кілька стовпців, щоб значення, яке потрібно сортувати, було у власному стовпці. Для цього можна скористатися текстовими функціями, щоб відділити частини клітинок, або майстром перетворення тексту на стовпці. Викликати майстер перетворення тексту на стовпці можна натиснувши кнопку Текст за стовпцями групи Знаряддя даних вкладки Дані. А потім використовувати описані методи сортування.

  1.  Поняття структури та структуризації робочих листів. Автоматичне обчислення поміжних підсумків

Як і інші прикладні програми Windows, MS Excel дозволяє змінювати розміри і форму свого робочого вікна. Однак крім цього MS Excel надає різноманітні можливості по зміні свого зовнішнього вигляду в робочому вікні.

Зокрема, для спеціального подання даних на робочому аркуші використовується можливість розділити робочий аркуш на декілька областей, а також фіксація областей робочого аркуша. Наприклад, якщо таблиця, яка відображається на аркуші, велика і не відображається у вікні повністю, тоді в багатьох випадках її зручно переглядати таким чином, що у верхній частині перегляду відображаються заголовки полів, а і лівій частині – інформація, яка визначає дані кожного рядка, наприклад прізвище або табельний номер.

Для того, щоб зафіксувати крайні ліві стовпці й найвищі рядки таблиці, потрібно зробити активною комірку правіше і нижче тих областей, які фіксуються і виконати відповідну команду колекції Закріпити панелі групи Вікно вкладки Вигляд. За допомогою команд цієї колекції можна закріпити тільки стовпці, або тільки рядки або і рядки і стопці одночасно.

У деяких випадках, особливо в роботі з великими обсягами даних занадто детальне подання даних в таблиці утруднює сприйняття інформації, і виникає необхідність приховати і ній частину рядків або стовпців, або якщо розглядати найбільш загальний випадок, потрібно подати дані з різними рівнями деталізації. З цією метою в MS Excel існує можливість структуризації даних.

Для списку даних, які потрібно згрупувати й підсумувати, можна створити структуру з кількістю рівнів від одного до восьми, по одному для кожної групи. Кожний внутрішній рівень, представлений більшим номером позначки структури, відображає докладні дані для попереднього зовнішнього рівня, представленого меншим номером позначки структури. За допомогою структури можна швидко відображати підсумкові рядки або стовпці, а також докладні дані для кожної групи. Структуру можна створити з рядків, з стовпців або з рядків і стовпців.

Для того, щоб створити структуру на робочому аркуші потрібно спочатку переконатися, що кожний зі стовпців із даними, які потрібно структурувати, містить назву в першому рядку, схожі факти в кожному зі стовпців і що в діапазоні немає порожніх рядків або стовпців. Після цього потрібно відсортувати таблицю за даними стовпців, за якими потрібно групувати інформацію.

Створити структуру робочого аркуша можна вручну або з використання команди Проміжні підсумки групи Структура вкладки Дані.

При створенні структури за рядками вручну наступний крок – це виділення першого рядка (рядків), дані якого повинні бут згруповані. Після цього потрібно виконати команду Групувати… колекції Групувати групи Структура вкладки Дані. Після виділення наступного рядка (рядків) необхідно повторити виконання команди Групувати…. При виділенні рядків, що включені до певного рівня групування та повторного виконання команди групування до структури додається зовнішній рівень групування.

Якщо потрібно розгрупувати рядки, потрібно їх вибрати, потім на вкладці Дані у групі Структура натиснути кнопку Розгрупувати.

Якщо під час розгрупування структури докладні дані приховані, рядки з цими даними можуть залишатися приховані. Для того, щоб відобразити дані, необхідно виділити номери видимих рядків, суміжні з прихованими рядками. На вкладці Основне у групі Клітинки натиснути кнопку Формат, вибрати елемент Приховати або відобразити, і у списку, що відображається, вибрати команду Відобразити рядки.

Аналогічно створюється структура аркуша за стовпцями.

Структура в MS Excel має два типи управляючих елементів:

  1.  кнопки зі знаками "+" і "–" відповідно для відображення та приховування деталей;
  2.  кнопки з номерами рівнів структури, що розміщені в лівому верхньому кутку робочого поля MS Excel.

Натискування будь-якої кнопки зі знаком "–", яка розміщена зліва від таблиці приховує діапазон таблиці, і навпаки, натиснення кнопки "+" – відображає прихований рядок.

Натискування однієї з кнопок з номером в лівому верхньому кутку робочого поля MS Excel приводить до приховування всіх детальних даних, які відносяться до наступних рівнів структури. Якщо деталі певного рівня приховані, то натискування кнопки цього рівня приведе до відображення даних.

Для структурованих рядків у програмі Microsoft Office Excel використовуються стилі, наприклад RowLevel_1 або RowLevel_2. Для структурованих стовпців у програмі Excel використовуються такі стилі як ColLevel_1 і ColLevel_2. У цих стилях використовується виділення жирним шрифтом, курсивом та інші формати тексту, які допомагають виділяти підсумкові рядки та стовпці серед інших даних. Змінюючи спосіб визначення кожного з цих стилів, можна застосовувати різні формати тексту та клітинок, настроюючи вигляд структури. Стиль можна застосувати до структури як під час її створення, так і коли структуру вже створено.

Для того, щоб видалити структуру робочого листа достатньо виконати команду Видалити структуру колекції Розгрупувати групи Структура вкладки Дані.

Найчастіше для створення структури на робочому листі використовується автоматичне обчислення підсумків.

Операція автоматичного обчислення проміжних підсумків дозволяє обчислити проміжні та загальні підсумкові значення, занести обчислені значення на робочий лист, а також створити на робочому аркуші структуру, яка зв’язана з отриманими підсумками.

Під час додавання підсумків:

  1.  проміжні підсумки обчислюються за допомогою функцій зведення, зокрема Сума або Середнє, використовуючи функцію SUBTOTAL. Для кожного стовпця можна відобразити кілька функцій зведення;
  2.  загальні підсумки отримуються на основі докладних даних, а не значень у проміжних підсумках.

Для обчислення простих проміжних підсумків потрібно спочатку виділити діапазон, обробку якого необхідно здійснити та впорядкувати його за тими стовпцями, що використовуються для групування. Потім натиснути кнопку Проміжні підсумки групи Структура вкладки Дані, в результаті чого відкривається діалогове вікно Проміжні підсумки (рис. 6.9.). У цьому діалоговому вікні потрібно визначити такі параметри:

  1.  встановити значенням поля При кожній зміні в назву стовпця, за яким проводилось сортування;
  2.  в полі Використовувати функцію задати дію, що виконується над даними;
  3.  в полі Додати підсумки до встановити прапорці для тих полів таблиці, до яких застосовується вибрана дія.

Якщо в кінці кожного із проміжних підсумків потрібно вставити автоматичний розрив сторінки, потрібно визначити прапорець Кінець сторінки між групами.

Для того, щоб вставити рядок підсумків над рядками даних, необхідно зняти прапорець Підсумки під даними. У разі встановленого прапорця Підсумки під даними, рядок підсумків буде відображений під рядками даних.

Рис. 6.9. Діалогове вікно Проміжні підсумки

Команду Підсумки можна використовувати кілька разів, щоб додати проміжні підсумки з різними функціями зведення.

Прапорець Замінити поточні підсумки встановлюється, якщо виділена область вже містить обчислені підсумки та їх потрібно замінити. Щоб уникнути перезаписування наявних проміжних підсумків, прапорець Замінити поточні підсумки потрібно зняти.

Для проведення обчислення проміжних підсумків потрібно закрити діалогове вікно Проміжні підсумки натиснувши кнопку ОК.

Для видалення обчислених підсумків та структури, що зв’язана з ними використовується кнопка Видалити все діалогового вікна Проміжні підсумки.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

15185. Ілияс Жансүгіров 85 KB
  ІЛИЯС ЖАНСҮГІРОВ 1894-1938 Ілияс Жансүгіров – ақын драмашы прозашы оның поэзиясы ұлттық әдебиеттің классикалық байлығының қатарына жатады. Ақынның терең идеялы көркем мүсінді эпикалық кең тынысты шығармаларының танымдық тәрбиелік мәні зор.Олар қалың оқырманның о
15186. Кенен Әзірбаевтың әдеби шығармашылығы 193.5 KB
  Адамзат тарихындағы үшінші мыңжылдықтың басталуы жаңа қоғамдық құндылықтардың қалыптасу жолында өткен дәуірлердегі мәдени, тарихи процестерге жаңаша көзқараспен қарауға зор мүмкіншілік тудырды. Соның ішінде, қазақ әдебиеті тарихының ХІХ ғасырдағы әдебиет пен өнер саласындағы тарлан тұлғаларының шығармашылық мұраларын қайтадан қарап, жарияланбаған еңбектерін халыққа насихаттауға еркін қол жетті.
15187. Көкбай Жанатайұлы 78 KB
  КӨКБАЙ ЖАНАТАЙҰЛЫ 1861-1925 Ұлттық мәдениетіміз бен әдебиетімізді рухани өмірімізді тас қамауда шынжыр қоршауда қадағалап ұстап келген коммунистік саясаттың қанды торының үзілуі елімізге тың серпіліс әкелді. Өткен тарихымызға әдебиетіміз бен мәдениетіміздің ойы ме...
15188. Қажығұмар Шабданұлы 34 KB
  PAGE 2 ШАБДАНҰЛЫ ҚАЖЫҒҰМАР Жазушы ақын драматург. Қытай қазақтары жазба әдебиетінің негізін қалаған тұлғалардың бірі болып саналады. Жазушылық таланты адами адалдығы және өз көзқарастарына қатаң беріктігі үшін әсіресе Қытай қазақтары арасында зор б...
15189. Қазақтың балалар жазушысы - Бердібек Соқпақбаев 133.5 KB
  Балалар әдебиетінің бәйтерегі: Б.Соқпақбаевтың Кіріспе Қазақ балалар әдебиетінің классигі тамаша жазушы Бердібек Соқпақбаев тірі болғанда биыл 80 жасқа толар еді. Жақсының өзі өлсе де сөзі өлмейді демекші балалардың сүйікті жазушысы артына Менің атым Қожа
15190. Қасым Рахымжанұлы Аманжолов 18.84 KB
  Қасым Рахымжанұлы Аманжолов 1911 жылы қазіргі Қарағанды облысының Қарқаралы ауданындағы Қызыларай қыстауында дүниеге келген.1923 жылы Қасымды ағасы Ахметжан Семейдегі бастауыш мектепинтернатқа түсіреді. Мектептен кейін Қасым Се...
15191. Қашаған Күржіманұлы 24 KB
  Қашаған Күржіманұлы 18411929 Қашаған Күржіманұлы 1841 жылы Түрікменстанның Ташауыз қаласның маңында туған.Ол жалшы отбасында дүниеге келіпжастай жетімдікжоқшылықтың тауқметін тартқан. Қашағанның шығармалары 1935 жылы Әдебиет майданыжурналында №5 жари...
15192. Қошке Кемеңгерұлы 63.5 KB
  Қошке Кемеңгерұлы Білім мен білікке ұмтылған Қошке Кемеңгерұлының тағдырталайы зиялыларымыздың жарқын ғұмырымен қатқабат байланысып жатыр. Ол 1915 жылдан бастап 1930 жылға дейін үзіліссіз ұлт әдебиетіне драматургиясына журналистикасына ғылымына айрықша үлес ...
15193. М. Мағауин 60 KB
  АЛДАСПАН Алтын жұмыртқа Қылыш шағындаақ әдебиет көгінен жарқырап шалынған Мұхтар Мағауиннің жұлдызы бүгін де тым биіктен тым дара көрінеді. Қырық жылдан кейін баспасөз бетін көрген бозым қаламнан туған €œБір уыс бидай аталатын алақандай әңгімеден бастап байс...