47797

Информатика и вычислительная техника. Конспект лекций

Конспект

Информатика, кибернетика и программирование

Практические курсант должен по окончании курса иметь такие знания умения и навыки: Понятие информации ее виды формы и способы ее хранения передачи кодирования измерения; Назначение и функции операционных систем и операционных оболочек; Распространенное современное прикладное программное обеспечение назначение и основные функции систем обработки текстов электронных таблиц и их назначения системы управления базой данных Порядок составления алгоритмов и их реализацию. Создание базы данных в Microsoft Excel. Операции над базой...

Русский

2013-12-02

3.51 MB

43 чел.

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Херсонська  державна  морська  академія

Факультет судноводіння

КАФЕДРА ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ, КОМП’ЮТЕРНИХ СИСТЕМ І МЕРЕЖ

Шифр №__________________

Реєстр. №_________________

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ

з дисципліни

Інформатика та обчислювальна техніка

факультет

Судноводіння

Суднової енергетики

підготовки

бакалавра

галузь знань

0701 Транспорт і транспортна інфраструктура

0507  Електротехніка та електромеханіка

напрям

6.070104 Морський та річковий транспорт

6.050702  Електромеханіка  

курс

І

форма навчання:

денна,  заочна

Херсон – 2012

Конспект лекцій з дисципліни «Інформатика та обчислювальна техніка» (російською мовою) розробили відповідно до робочої навчальної програми викладачі кафедри інформаційних технологій, комп'ютерних систем і мереж к.т.н., доцент Прохоренко Дмитро Вікторович, к.т.н., доцент Кравцова Людмила Володимирівна, асистент Пуляєва Ганна Володимирівна.

Конспект лекцій розглянуто і прийнято на засіданні кафедри інформаційних технологій, комп'ютерних систем і мереж

«___» _____________ 20___р. протокол №

Завідувач кафедри,  

кандидат технічних наук, доцент              ____________        Кравцова Л.В.

«___» _____________ 20___р.

Начальник навчально-методичного відділу   ____________  Черненко В.В.

«___» _____________ 20___р.


Цель курса

Целью дисциплины является формирование системы базовых знаний по курсу «Информатика и вычислительная техника», предусматривающий приобретение навыков проведения расчетов, связанных с решением задач математики, физики, электромеханики, выполнения курсовых и дипломных работ, в электронных таблицах Excel. Указанная в программе дисциплина относится к циклу дисциплин по информатике, поддерживает согласно образовательно-профессиональной программе подготовки бакалавра, соответствующих модельных курсов ИМО и разделов Конвенции STCW - 78/95, в частности по Международной конвенции STCW - 78/95, такие направления, как «Инженерная и компьютерная графика »,« Морские идентификационно-информационные системы »,« Информационные системы поддержки решений судоводителя»,«Современные сетевые технологии и их использование в судовождении »и другие. Особое внимание в курсе уделяется специализированным методам получения результатов вычислений.

Задания курса

- Методические

формирование знаний, умений и навыков, необходимых для эффективного и рационального использования современных информационных технологий в своей будущей профессиональной деятельности, для формирования элементов информационной и общей культуры, при решении задач, связанных с обработкой информации, проведением расчетов, систематизацией, хранением в современном производстве, науке, повседневной практике;

- Познавательные

знакомство студентов с перспективами в этой области знаний;
дальнейшее становление и совершенствование информационной культуры будущих специалистов.

- Практические

курсант должен по окончании курса иметь такие знания, умения и навыки:
- Понятие информации, ее виды, формы и способы ее хранения, передачи, кодирования, измерения;
- Назначение и функции операционных систем и операционных оболочек;
- Распространенное современное прикладное программное обеспечение (назначение и основные функции систем обработки текстов, электронных таблиц и их назначения, системы управления базой данных)
- Порядок составления алгоритмов и их реализацию. 


ПРОГРАММА  ДИСЦИПЛИНЫ

«Информатика и вычислительная техника»

 

Тематика лекционных занятий

Объём часов

Лекция 1. Знакомство с компьютером, операционной системой Windows ХР/SEVEN, термины и понятия, работа с файлами  и папками.

2

Лекция 2. Microsoft Word. Создание текстового документа. Форматирование текстовых документов. Государственные стандарты для документации.

2

Лекция 3. Действия с объектами Word Аrt. Графические объекты.

2

Лекция 4. Microsoft Excel. Структура таблицы и основные типы даных.

2

Лекция 5. Microsoft Excel. Использование функций в формулах.

2

Лекция 6. Microsoft Excel. Построение диаграмм.

2

Лекция 7. Программный комплекс Microsoft Access.  Системы управления базами даных (СУБД).

2

Лекция 8. Програмний комплекс Microsoft Access. Основные задачи БД. Файлы даных, базы даных. Запросы, создание форм и отчётов.

2

Лекция 9. Создание презентации с помощью Microsoft PowerPoint. Шаблоны документов и шаблоны оформления. Применение анимации к отдельным объектам слайда. Запуск презентации. Поиск информации в Internet и её передача с помощью электроннной почты.

2

Разом

18

Тематика лабораторных занятий

Объём часов

Лабораторное занятие№1. Операционная система   Windows ХР. Рабочий стол, его инструменты. Проводник. Интерфейс ОС Windows XP. Файлы, папки, ярлыки и работа с ними.

2

Лабораторное занятие№2. Создание и форматирование текстовых документов. 

2

Лабораторное занятие№3. Построение таблиц и диаграмм в Microsoft Word.

2

Лабораторное занятие№4. Написание формул с помощью редактора формул Microsoft Equation 3.0.

2

Лабораторное занятие№5. Действия с объектами Word Аrt. Графические объекты.

2

Лабораторное занятие№6. Создание простых электронных таблиц в  Microsoft Excel. 

2

Лабораторное занятие№7.  Форматирование таблиц. Автозаполнение. Типы адресации. 

2

Лабораторное занятие№8. Встроенные функции Microsoft Excel.

2

Лабораторное занятие№9. Использование Microsoft Excel для решения математических задач. Табулирование функции.

2

Лабораторное занятие№10. Использование Microsoft Excel для решения математических задач. Построение поверхности.

2

Лабораторное занятие№11. Решение нелинейных уравнений средствами Microsoft Excel.

2

Лабораторное занятие№12. Действия над матрицами в Microsoft Excel.

2

Лабораторное занятие№13 Решение систем линейных уравнений методом Крамера в Microsoft Excel.

2

Лабораторное занятие№14 Решение систем линейных уравнений матричным методом в Microsoft Excel.

2

Лабораторное занятие№15.  Работа с автофильтром и расширенным фильтром в Microsoft Excel.

2

Лабораторное занятие№16. Создание базы данных в Microsoft Excel.

2

Лабораторное занятие№17. Операции над базой данных  в Microsoft Excel. Индивидуальные задания.

2

Лабораторное занятие№18. Создание таблиц в Microsoft Access .

2

Лабораторное занятие№19. Работа с фильтрами в Microsoft Access.

2

Лабораторное занятие№20.  Создание запросов в Microsoft Access.

2

Лабораторное занятие№21. Использование схем данных для создания связей между таблицами в Microsoft Access.

2

Лабораторное занятие№22.  Создание форм в Microsoft Access.

2

Лабораторное занятие№23. Создание отчётов в Microsoft Access.

2

Лабораторное занятие№24. Создание БД на основе встроенных шаблонов Microsoft Access.

2

Лабораторное занятие №25. Создание БД по индивидуальным вариантам.

2

Лабораторное занятие №26. Создание новой презентации Microsoft PowerPoint и на основе шаблонов.

2

Лабораторное занятие№27. Добавление рисунков, таблиц, диаграмм к презентации Microsoft PowerPoint.

2

Лабораторное занятие№28.  Создание презентации  Microsoft PowerPoint по индивидуальным вариантам.

2

Лабораторное занятие№29. Поиск информации в Internet.

2

Разом

58

Темы для самостоятельной работы курсантов (студентов)

  1.  

Поиск, удаление и восстановление файлов и папок

  1.  

Архивация данных. Архиватор WІNRAR

  1.  

Антивирусные программы. Антивирус Касперского. Avast! Antіvіrus

  1.  

Mіcrosoft Word. Таблицы, сортировка таблиц, вычисление в таблицах.

  1.  

Создание документа Mіcrosoft Word с газетными колонками.

  1.  

Mіcrosoft Word. Применение автотекста, автозамены и макрокоманд. Создание пользовательских стилей. Создание многоуровневых списков.

  1.  

Mіcrosoft Word. Слияние документов.

  1.  

Mіcrosoft Word. Вставка и редактирование рисунков, схем и чертежей.

  1.  

Электронные таблицы. Область их применения.

  1.  

Связь между листами и книгами Mіcrosoft Excel.

  1.  

Консолидация рабочих таблиц в Mіcrosoft Excel.

  1.  

Создание сводных таблиц в Mіcrosoft Excel.

  1.  

Построение нестандартных диаграмм в Mіcrosoft Excel.

  1.  

Условное форматирование в Mіcrosoft Excel.

  1.  

Передача даных между программами пакета Mіcrosoft Office

  1.  

MS Access: создание сложных запросов с помощью конструктора запросов

  1.  

Создание запросов выборки и запросов на изменение в Mіcrosoft Access.

  1.  

Создание и печать отчетов в Mіcrosoft Access.

  1.  

Проектирование экранной формы в Mіcrosoft Access.

  1.  

Анализ баз данных. SQL-запросы в Mіcrosoft Access.

  1.  

Создание макросов в Mіcrosoft Access.

  1.  

Разработка структуры презентации Mіcrosoft PowerPoint.

ЛЕКЦИЯ №1.

Тема: Знакомство с компьютером, операционной системой Windows ХР/SEVEN, термины и понятия, работа с файлами и папками.

Цель: Ознакомиться с операционной системой Windows ХР/SEVEN и основными терминами и понятиями системы Windows.

Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.

  1.  Введение в информатику.
  2.  История  развития информационных технологий.
  3.  Основные инструменты Windows.

Введение в информатику

Термин "информатика" (франц. informatique) происходит от французских слов information (информация) и automatique (автоматика) и дословно означает "информационная автоматика".

Широко распространен также англоязычный вариант этого термина - "Сomputerscience", что означает буквально "компьютерная наука".

Информатика - это основанная на использовании компьютерной техники дисциплина, изучающая структуру и общие свойства информации, а также закономерности и методы ее создания, хранения, поиска, преобразования, передачи и применения в различных сферах человеческой деятельности.  

Разработали вычислительную машину ENIAC на электронных лампах. Программа хранилась в памяти, коммутация продолжалась часы и даже дни.

В 1981 году был представлен компьютер IBM PC и постулирован принцип «открытой структуры».

Силиконовая электроника сегодня - основной элемент компьютерной индустрии, но уже сейчас исследователи открывают другие технологии производства мощных компьютеров.

Квантовый компьютер – теоретическое устройство, направленное на использование свойств квантовой механики – сферы физики, имеющей дело с энергией и материей на уровне атомов.

К технологиям, способным экспоненциально увеличивать обрабатывающую мощность компьютеров, следует отнести молекулярные или атомные технологии; ДНК и другие биологические материалы; трехмерные технологии; технологии, основанные на фотонах вместо электронов, и, наконец, квантовые технологии, в которых используются элементарные частицы. Если на каком - либо из этих направлений удастся добиться успеха, то компьютеры могут стать вездесущими. А если таких успешных направлений будет несколько, то они распределятся по разным нишам. Например, квантовые компьютеры будут специализироваться на шифровании и поиске в крупных массивах данных, молекулярные - на управлении производственными процессами и микромашинах, а оптические - на средствах связи. 

Основные понятия и основные инструменты Windows XР

 Операционная система – это программа, управляющая работой установленных на компьютере прикладных программ, распределением и использованием ресурсов процессора, памяти, периферийных устройств. Microsoft Windows XP – это современная высокопроизводительная, многопоточная, многозадачная операционная система с графическим пользовательским интерфейсом, предназначенная для настольных и переносных компьютеров.

Окно  основное понятие среды Windows (перевод с английского слова «Windows»  окна). Имеется три типа окон (рис. 1.1): Окно приложений, Окно документа и Диалоговое окно. Окно приложений (программ) отображает информацию приложения. Имеет Строку заголовка, Меню, полный набор Панелей инструментов приложения и одно или несколько Окон документов.

Окно документа отображает конкретный объект обработки приложения (документ). Имеет Строку заголовка, Кнопки управления, Панель инструментов. Могут подключаться Линейки и Полосы прокрутки.

Диалоговое окно служит для ввода дополнительной информации, необходимой для выполнения выбранной команды. Каждое приложение открывается и работает в собственном окне. Таких окон может быть открыто несколько, но в любой момент можно работать только с одним окном. Такое окно называется активным. Активное окно располагается поверх других окон, и его Строка заголовка выделяется цветом. Развернутое окно можно активизировать, щелкнув по нему мышью. Выполнение программ в неактивных и свернутых окнах продолжается в фоновом режиме.

Рис.1.1. Окно документа.

Строка заголовка

Строка заголовка располагается в самой верхней части окна (рис.1.1.).

В Строке заголовка Окна приложения отображается название приложения, работающего в этом окне, а также имя обрабатываемого документа, когда Окно документа представлено в развернутом виде.

Исходным размером окна считается уменьшенный размер, когда окно занимает не всю предоставляемую ему площадь, а средняя кнопка управления окном имеет в рисунке один квадрат. Вариант, когда окно развернуто максимально, а в кнопке управления – двойной квадрат, называется развернутым.

Меню

Каждое Окно приложения (рис.1.1.) содержит Меню, в котором все необходимые для работы в приложении команды сгруппированы функционально. Условно Меню разделяется на главное (верхнее) и выпадающее.

Главное (верхнее)  меню занимает вторую строку Окна приложения. Каждый пункт Главного меню – это группа относительно однотипных операций приложения. Состав меню разных приложений может несколько отличаться в зависимости от функций приложения, но во многом меню всех приложений похожи друг на друга.

Обязательно в меню каждого приложения присутствует пункт Файл, в котором сгруппированы команды, относящиеся ко всему файлу.

В правой части Меню в каждом приложении находится пункт Справка (?). В любом многооконном приложении есть пункт Окно, группирующий операции с окнами. Почти во всех приложениях Меню содержит пункты Правка (команды, связанные с редактированием документа), Вид (изменение представления документа на экране), Формат (команды форматирования документа) и Сервис (команды, относящиеся к работе приложения).

В названии каждого пункта Главного меню одна буква подчеркнута. Это горячая клавиша данного пункта. Для выбора пункта Главного меню достаточно нажать клавиши Alt + Х, где Х – клавиша с изображением подчеркнутой буквы. Знак " + " здесь означает, что Вы, не отпуская клавишу Alt, нажимаете клавишу Х.

Когда название пункта Меню имеет вид более бледный, чем остальные, значит, этот пункт в данный момент недоступен.

Ниспадающее меню

При выборе пункта Главного меню под ним раскрывается Ниспадающее меню, содержащее команды. Команды, выполняющие одинаковые функции, стандартизованы для всех приложений.

Рис.1.2. Выпадающее подменю команды меню «Файл».

Панель инструментов

Панель инструментов включает набор кнопок с пиктограммами, каждая из которых представляет определенную команду для работы в окне документа. Показ и сокрытие Панелей инструментов выполняется по команде Вид / Панели инструментов / Установка или снятие соответствующих флажков.

Строка состояния

Строка состояния расположена в нижней части Окна приложения, отображает разнообразную справочную информацию о текущем состоянии работы конкретного приложения.

Рис.1.3. Выпадающее подменю «Панели инструментов» команды меню «Вид».

Диалоговое окно служит для ввода дополнительной информации, необходимой для выполнения выбранной команды. Диалоговые окна специфичны для каждой команды. Общим для всех окон является наличие Строки заголовка с именем Диалогового окна и кнопками (чаще всего кнопки справки и закрытия окна) в правой части строки.

Диалоговые окна содержат Командные кнопки, с помощью которых можно выполнять или отменять команды, открывать дополнительные Диалоговые окна. При наличии большого числа параметров, устанавливаемых в Диалоговом окне, они группируются во вкладки. Щелчок по ярлыку вкладки открывает ее.

В некоторых Диалоговых окнах есть поля ввода текста,  в которые можно ввести текст (приглашение на ввод текста – мигающий курсор в поле ввода). Многие Диалоговые окна используют такие элементы управления, как раскрывающиеся списки

Рис.1.4. Диалоговое окно с элементом Переключатели.

Рабочий стол

Рабочим столом называется вся поверхность экрана во время работы оболочки Windows XP. Метафорически это аналогия обычного стола, на котором располагаются: Панель задач, значки, ярлыки, Окна приложений, документов и т.п. Автоматически на рабочем столе устанавливается только Корзина, позволяющая восстановить удаленные файлы и папки. Остальные значки убраны. Пользователь сам выбирает, какие значки ему нужны на рабочем столе.

Значки и ярлыки на рабочем столе

Значок графически представляет на экране Windows программный элемент, программную группу, окно, переключатель, ярлык, инструмент и т. п.  Значок может также называться пиктограммой, иконкой, символом. Значок, как правило, сопровождается подписью с именем того объекта, который он представляет. Значки документов обычно помечены загнутым уголком в правом верхнем углу.

 Ярлык  - это ссылка на некоторый объект Windows (папку, программу, документ). Ярлык представляется соответствующим значком, размещенным в любом месте Рабочего стола (рис.1.5). Признак ярлыка - маленькая стрелка в левом нижнем углу значка. Ярлыки используются для быстрого вызова приложений, загрузки часто используемых документов. Для открытия объекта нужно дважды щелкнуть по его ярлыку.

Для одного и того же документа или программы, с которыми вы постоянно работаете, можно создать несколько ярлыков. Ярлык можно поместить внутри документа или сообщения электронной почты. При удалении ярлыка файл, с которым он связан, не удаляется. Если переименовать папку/файл, название ярлыка не изменится, а связь между ними останется.

Панель задач

Обычно (но не обязательно) Панель задач расположена в нижней части рабочего стола поверх всех окон. Она называется так, потому что на ней располагаются кнопки всех запущенных приложений (исполняемые в данный момент), или кнопки запуска некоторых приложений, создаваемые автоматически. Содержит кнопку ПУСК для запуска Главного Меню, индикатор (переключатель) кодировки клавиатуры (или языковую панель), область уведомления, часы.

Рис.1.5. Внешний вид рабочего стола Windows XP.

Кнопки на Панели задач показывают, какие окна в данный момент открыты, даже если некоторые из них свернуты или находятся под другими окнами. Кнопка Окна приложения, с которым работают в данный момент, вдавлена. Для перехода в другое окно достаточно нажать кнопку на Панели задач.

Средства управления файловой системой

Мой компьютер - средство доступа ко всем ресурсам компьютера.

Под термином Файловая система подразумевается все многообразие папок (каталогов) и документов (файлов) на дисках компьютера.

Если возникает необходимость создавать новые папки и файлы, удалять, переносить, копировать и переименовывать их, то для этой цели в оболочке Windows  используются окна.

После имени файла обычно через точку пишется расширение, состоящее из трех букв. Расширение используется для классификации файла по типу. Так, файл Word имеет расширение .doc, а Excel - .xls.

Обработка текста на компьютере осуществляется с помощью специальных программ, называемых текстовыми процессорами. С их помощью можно ввести и отформатировать текст, исправить ошибки и просмотреть документ перед печатью.

Microsoft Word представляет собой текстовый процессор, который используется для подготовки личной и деловой документации. Помимо стандартных средств, Word включает многие функции настольных издательских систем, а также шаблоны типовых документов, на основе которых можно легко и быстро создавать документы, имеющие профессиональный вид.

Контрольные вопросы

  1.  Что такое Ярлык? С какой целью его используют?
  2.  Какие панели можно выставить с помощью Панели инструментов?
  3.  Как восстановить удаленный в Корзину документ?

ЛЕКЦИЯ №2.

Тема: Создание текстового документа. Форматирование текстовых документов.

Цель: Использовать различные возможности Microsoft Word для создания и и форматирования текстовых документов.

Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.

  1.  Меню программы
  2.  Панель управления

Меню программы

Чтобы узнать возможности программы, достаточно внимательно изучить меню программы. Главное меню программы горизонтальное. При щелчке мышью по пункту меню открывается меню второго уровня – вертикальное. Если в строке меню имеется стрелка, направленная вправо, то это означает, что данный пункт меню имеет подменю следующего уровня.  Если список пунктов меню заканчивается двойной стрелкой, направленной вниз, это означает, что список имеет продолжение. Щелкните по стрелке мышью – список пунктов меню откроется полностью.

Файл – обеспечивает связь с внешними устройствами: открытие файлов, сохранение файлов на  диске, настройка параметров страницы, печать страницы, просмотр Web – страниц, отправка сообщений по электронной почте, выход из программы. В данном меню хранится список последних файлов, с которыми работал пользователь, обычно четыре файла. Число этих файлов можно изменить командой Сервис, Параметры, выбрать закладку Общие, установить флажок Помнить список из… и указать число запоминаемых файлов.

Правка – служит для редактирования файлов: копирования, вставки удаления, поиска и замены слов и фрагментов текста, восстановления последних удалений текста.

Вид – содержит команды для настройки внешнего вида рабочего окна: установка режимов просмотра документов, вывод на экран и удаление панелей инструментов, оформления колонтитулов, масштаба изображения.

Рис. 2.1. Выпадающее подменю команды Главного меню «Вид»

Вставка – позволяет вставлять в документ дату и время, номера страниц, сноски, комментарии, оглавление и указатели, специальные символы, отсутствующие на клавиатуре, рисунки и другие  объекты (рис. 2.2).

Формат – обеспечивает настройку параметров шрифтов, абзацев, колонок, списков, позволяет оформлять текст с помощью рамок и заливок, настраивать стиль документа.

Таблица – позволяет вставлять в текст документа и редактировать таблицы.

Сервис – содержит команды для проверки орфографии, настройки режима переноса слов, подготовки писем, конвертов, наклеек, а также обеспечивает доступ к средствам настройки среды пользователя и автоматизации редактирования текстов с помощью макрокоманд (макросов).

Окно – позволяет разделить рабочее окно по горизонтали на два окна. В обоих окнах помещается текст одного и того же  документа. В каждом из этих окон можно просматривать и редактировать текст документа независимо от другого окна. В этом меню имеется также список всех открытых документов, который позволяет быстро переходить от одного документа к другому.

Разделить окно документа можно также с помощью  Кнопки деления окна. Если зацепить мышью эту кнопку и протащить ее вниз, то появляется линия деления окна документа на две части по горизонтали. Для отмены деления окна воспользуйтесь  командой Снять разделение меню Окно или зацепите линию раздела мышью и переместите ее к верхнему краю окна документа.

Панели управления

По умолчанию в окне редактора Word присутствуют две панели инструментов: Стандартная и Форматирование. Стандартная панель инструментов содержит кнопки, дублирующие основные команды главного меню (рис. 2.3). При наведении стрелки мыши на пиктограмму появляется информация о действии соответствующей команды.

Рис. 2.3.Панель инструментов «Стандартная»

Панель инструментов форматирования содержит кнопки для форматирования текста и абзацев (рис. 2.4). Кнопки х2, х2 служат для создания надстрочного и подстрочного текста соответственно. Кнопка Р/А – нестандартная, предназначена для исправления текста: русские символы преобразует в латинские и наоборот, латинские символы преобразует в русские в соответствии с раскладкой клавиатуры.

Рис. 2.4 . Панель инструментов «Форматирование»

Число видимых панелей инструментов может устанавливаться пользователем. Для этого необходимо ввести команду Вид, Панели инструментов и  установить флажок у панели, которую необходимо  отобразить на экране, или снять  флажок у панели, которую нужно удалить с экрана. То же можно сделать с помощью контекстного меню. Щелкните правой кнопкой мыши по одной из панелей инструментов – откроется контекстное меню со списком панелей инструментов.  

Форматирование текстового документа

Форматирование документа – это изменение его внешнего вида. Word обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:

- на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.)

- на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.)

- на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.)

- на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.)

- на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

Абзац – это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter. К абзацу относятся: абзац основного текста, заголовки, оглавление, списки (нумерованные и маркированные) и т.д.

Для форматирования символов применяется диалоговое окно Шрифт (Формат/Шрифт) или команды на панели инструментов форматирования. Форматирование абзацев осуществляется с помощью окна диалога Абзац, которое открывается командой Формат/Абзац.

Посмотреть форматирование выделенного текста можно в области задач, выполнив команду Формат/Показать форматирование.

Стили

 Стили предназначены для внешнего оформления документа и его абзацев, т.е. стили используются для форматирования документа. Стиль - это набор форматирующих команд, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную каждый элемент текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста.

Существует три основных типа стилей:

Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы

Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев

Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

При создании нового документа «Документ 1» на базе шаблона Обычный, он получает копию набора стилей из базового набор стилей общего назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2, 3.

После того как ввод текста в документ завершен, и текст отредактирован, целесообразно воспользоваться командой Автоформат для изменения внешнего вида всего документа.

При автоматическом форматировании документа каждому абзацу назначается один из стилей Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1 или Заголовок 2, абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список - стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д.

Назначение абзацам документа стандартных стилей Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро строить оглавление.

Кроме того, если для большинства абзацев документа используется стиль Основной текст, а не Обычный, вы сможете легко переформатировать только стиль основного текста, не затрагивая при этом стиль остального текста.

Операции со стилями в области задач Стили и форматирование

Стили можно изменять и создавать новые. Кроме того, можно применить другой стиль (наложить стиль) к уже отформатированному тексту, т.е. переформатировать его.

Для этого необходимо выбрать команду Формат/Стили и форматирование, появится область задач в режиме «Стили и форматирование». Установите курсор в текст, который необходимо переформатировать, и в области задач в разделе «Выберите форматирование для применения» щелкните на требуемый стиль, абзац под курсором переформатируется на выбранный стиль.

Если необходимо изменить стиль или создать новый стиль, то установите курсор в текст, стиль который необходимо изменить, в области задач в разделе «Форматирование выделенного текста» будет отображаться стиль текста под курсором. Далее необходимо подвести указатель мыши к названию стиля и щелкнуть на появившейся справа стрелке, откроется  список команд: Очистить формат, Изменить стиль, Создать стиль. Выберите требуемую команду (изменить или создать стиль), появится соответствующее окно диалога, в котором можно осуществить изменение или создание стиля.

Стиль Обычный является основой для большинства других стилей абзаца, поэтому при изменении стиля Обычный изменятся все основанные на нем стили.

Стиль Обычный не основан ни на одном из стилей.

Элементы текстовых документов, которые вводятся в документ в процессе его редактирования и форматирования:

Колонтитулы (Вид / Колонтитулы)

Символ (Вставка / Символ)

Ссылка (сноски; названия рисунков, таблиц, формул; перекрестные ссылки; оглавление и указатели). Вызывается командой Вставка / Ссылка

Примечание (Вставка / Примечание)

Гиперссылка (Вставка / Гиперссылка)

Закладка (Вставка / Закладка)

Фоны, подложки и темы (Формат / Фон, Формат / Тема).

Колонтитул — это текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, название документа, фамилия автора, рисунок и т. д.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Для создания колонтитула необходимо выполнить команду Вид/Колонтитулы. Колонтитулы, как и фон документа, а также поля, размер и ориентация страниц, номера страниц, разрывы страниц и разделов относятся к изменению внешнего вида страниц и документа.

Проверка правописания (орфографии и грамматики) в Word

Проверка орфографии (правописание) – это средство редактора, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Редактор сравнивает слова в проверяемом документе со словарем, причем неизвестные слова при этом выделяются. После этого можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

 Проверка грамматики – это проверка грамматических и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания).

Существуют несколько способов проверки правописания:

- Проверка правописания и грамматики при вводе текста;

- Ручная проверка орфографии и грамматики.

Чтобы установить автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее: выберите команду Сервис/параметры и в появившемся окне щелкните на вкладке Правописание. Установите флажок «автоматически проверить орфографию» и «автоматически проверить грамматику».

Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо выбрать команду Сервис/Правописание, появится окно диалога  Правописание, с помощью которого можно выполнить требуемую проверку.

 Просмотр и печать документа

В зависимости от выполняемых задач в Microsoft Word 2003 можно выбирать различные режимы просмотра документов:

- Режим макетов

- Режим просмотра

- Просмотр.

Режимы макетов используются при работе над документом, к этому режиму относятся: Разметка страницы, Веб–документ, Обычный, Структура.

 Режимы просмотра используются для чтения документа и перемещения в нем, к этому режиму относятся: Режим чтения, Эскизы, Схема документа.

Просмотр используется для отображения внешнего вида документа в форме публикации, к этому режиму относятся: Предварительный просмотр веб-страницы, Предварительный просмотр.

Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра нескольких страниц документа в уменьшенном виде. В этом режиме можно просматривать разрывы страниц и подложку, а также изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать

Перед печатью документа следует проверить его внешний вид, выдав команду Файл – Предварительный просмотр или щелкнув кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра нажмите кнопу «Закрыть».

Чтобы напечатать документ с использованием принятых по умолчанию параметров принтера и настроек печати, нажмите кнопку Печать в окне предварительного просмотра или на стандартной панели инструментов.

Для выбора принтера и настроек параметров печати выполните команду Печать из меню Файл, появится диалоговое окно Печать.

Рис. 2.5. Диалоговое окно Печать

В области Принтер следует выбрать требуемый принтер из предлагаемого списка.

В области Страница следует задать, какую часть документа печатать: весь документ; текущую страницу; выделенный фрагмент или несколько страниц с указанными  номерами.

Количество копий задается в поле Число копий.

Выбрать опцию Включить: все страницы диапазона или сначала печатаются все страницы с нечетными номерами, а затем - с четными.

Группа опций Масштаб позволяет задать печать нескольких страниц  текста на одном листе бумаги.

Ряд дополнительных параметров печати можно указать, нажав кнопку Параметры.

Контрольные вопросы

  1.  Как установить автоматическую проверку правописания?
  2.  Что называется Колонтитулом? Как он устанавливается?
  3.  Перечислите стили форматирования.

ЛЕКЦИЯ №3.

Тема: Действия с объектами.  Объект WordАrt. Графические объекты.

Цель: Изучить объекты Microsoft Word.

Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.

  1.  Объекты Microsoft Word.
  2.  Создание фигурного текста.
  3.  Вставка и редактирование надписи.
  4.  Объект Microsoft Equation 3.0.

Объекты

Объект - это вставленная в документ Word информация (о рисунке, электронной таблице и др.), созданная каким-либо приложением. Word.

Если в документе Word (или какого-либо иного приложения) есть вставленный объект, то Word (или иное приложение) называют приложением-клиентом, а создавшее объект приложение называют приложением-сервером, или приложением-источником, или исходной программой. Основными особенностями объектов (при определенной настройке параметров) являются:

  •  Возможность вызова из среды Word исходной программы для редактирования объекта.
  •  Возможность отображения в объекте, представляющем часть какого-либо файла, последних изменений, выполненных исходной программой независимо от работы Word.
  •  Возможность размещения объекта в любом месте на странице.
  •  Возможность различных вариантов обтекания объектов обычным текстом.
  •  Возможность размещения на странице объектов и обычного текста как бы в разных плоскостях, один под другим, подобно карточкам с рисунками и текстами на столе, причем эти карточки с рисунками и текстами (если продолжить аналогию) либо непрозрачны, либо прозрачны.

Объекты могут создаваться и редактироваться как в окнах исходных программ (например, Paint, PowerPoint, Word, Excel), так и в окне Word (например, WordArt), в котором при этом изменяются меню и/или панели инструментов. Объекты могут создаваться и из готовых файлов. Для всех объектов правила вставки, перехода к редактированию и многие средства форматирования в среде Word одинаковы. Они будут рассмотрены в первую очередь. Что касается создания в средах исходных программ оригиналов вставляемых объектов, то здесь будет уделено внимание лишь графическим средствам Word.

Вставка в документ растровых и векторных рисунков

Рисунки придают документу большую наглядность и выразительность, помогают лучше понять текст. В приложения Microsoft Office можно вставлять растровые и векторные рисунки большинства графических форматов. Растровые рисунки Файлы растровых рисунков имеют расширение .bmp, .png, jpg, .tif, .pcx и .gif. создаются при работе с цифровой видеокамерой, с программой Microsoft Paint, при сканировании графики и фотографии. Они состоят из большого количества точек. При увеличении рисунка увеличиваются размеры каждой точки рисунка. На прямых линиях появляются зубчатые отрезки.

Векторные рисунки создаются линиями, кривыми и другими объектами. Они лучше масштабируются. Векторные изображения создаются при использовании панели инструментов Рисование, описанной ниже.

Любой нарисованный или вставленный рисунок, который можно редактировать, считается графическим объектом. Графическими объектами являются автофигуры, линии и объекты WordArt. К рисункам относятся сканированные изображения, точечные рисунки (растровая графика), фотографии. В ряде случаев для редактирования рисунка с использованием панели инструментов Рисование рисунок следует разгруппировать и превратить в графический объект.

Вставка и сохранение рисунка

Команда Объект (Object) в меню Вставка (Insert) в окне программы Word позволяет вставить рисунок, который можно будет редактировать в дальнейшем с помощью программы, в которой он создавался.

Для вставки рисунка установите курсор на место вставки, укажите в меню Вставка (Insert) команду Рисунок (Picture) и выберите одну из команд: Картинки (Clip Art), Из файла (From File), сo сканера или камеры (From Scanner or Camera), Организационная диаграмма (Organization Chart). Создать рисунок (New Drawing), Автофигуры (AutoShapes), Объект WordArt (WordArt), Диаграмма (Chart).

Для использования некоторых форматов файлов необходимо установить специальные графические фильтры. Все графические фильтры автоматически устанавливаются только при полной установке Word. Вы можете просмотреть, какие фильтры для рисунков установлены на вашем компьютере, выбрав в меню Вставка (Insert) команду Рисунок (Picture), Из файла (From File). В диалоговом окне Добавление рисунка (Insert Picture) откройте раскрывающийся список Тип файла (Files of Type). Для просмотра рисунков в диалоговом окнеДобавление рисунка, не открывая файлов, нажмите кнопку Представления (Views) на панели инструментов и выберите в списке Эскизы (Thumbnails) или Просмотр (Preview).

При сохранении документа, содержащего рисунки, Word автоматически подбирает для каждого графического изображения оптимальный формат файла. Например, в формате *,JPEG сохраняются фотографии, *.GIF -- штриховые рисунки.. При желании вы можете сами задать эти параметры.

Вставка картинки из коллекции

В Word включена новая коллекция клипов, содержащая разнообразные рисунки, фотографии, звуковые файлы и видеоклипы.

Рис. 3.1. Область задач Коллекция картинок

Для просмотра картинок, представленных в области задач Коллекция клипов, нажмите кнопку Начать. Наведите указатель мыши на интересующую вас картинку. После щелчка кнопки справа от выделенной картинки открывается контекстное меню, позволяющее вставить, копировать, удалить и т.д. картинку.

Ссылка Картинки на узле Office Online позволяет вставить клип со специального сервера Microsoft, если у вас есть доступ к Интернет. После щелчка ссылки Упорядочить картинки вам предложат систематизировать клипы мультимедиа на диске вашего компьютера и покажут список коллекций.

Коллекция клипов имеет собственную справочную систему.

Вставка математических формул

Редактор формул - это отдельная программа, которая запускается из Word. Вставка формулы осуществляется с помощью команды Вставка>Объект. В диалоговом окне выберите Microsoft Equation 3.0.

Рис. 3.2. Вставка объекта Microsoft Equation 3.0.

Появится область ввода формулы и плавающее меню редактора математических формул, который позволяет набирать математическую формулу любой сложности. Для вставки символа в формулу нажмите кнопку на панели формул, а затем выберите символ из палитры, появляющейся под кнопкой. В редакторе формул содержится около 120 шаблонов.

Вставка диаграмм

Воспринимать информацию, содержащуюся в документе, намного легче, если он включает диаграммы, таблицы и иллюстрации. Диаграмма Microsoft Graph (MS Graph) позволяет создавать и встраивать в тексты таблицы и диаграммы.

Чтобы встроить в Word-документ объект (диаграмму) из MS Graph, следует установить курсор в позиции вставки и вызвать команду Объект меню Вставка. 

В диалоговом окне вставки объекта, в списке типов объектов нужно выбрать элемент Диаграмма Microsoft Graph. После нажатия кнопки ОК откроется окно программы MS Graph, содержащее некоторую диаграмму:

В этом окне расположено два окна: окно таблицы и окно диаграммы.

Диаграмма, созданная в MS Graph, в любой момент соответствует данным в таблице. По своему желанию пользователь может изменить тип диаграммы. Для этого необходимо выбрать команду Тип диаграммы в меню Диаграмма. В открывшемся                          диалоговом окне Тип диаграммы указать тип диаграммы (линейная, круговая и т.д.) и нажать кнопку ОК.

Рис. 3.3. Вставка объекта Диаграмма.

Может возникнуть необходимость изменить не только тип диаграммы, но и шрифт. Для изменения шрифта нужно выполнить двойной щелчок внутри легенды.

В результате на экране появится диалоговое окно Формат легенды, содержащее раздел Шрифт. Открыв его, пользователь получит возможность выбрать гарнитуру шрифта, его кегль, начертание и т.д.

Диалоговые окна для форматирования других элементов диаграммы открываются таким же способом - двойным щелчком мыши на нужном элементе.

Чтобы вставить полученную диаграмму в Word-документ, следует щелкнуть в документе (вне диаграммы). В результате диаграмма будет вставлена в документ. Размеры диаграммы можно изменять с помощью маркеров прямо в документе. Для изменения диаграммы нужно маркировать ее и выполнить двойной щелчок, чтобы открыть прикладную программу MS Graph. После внесения изменений и возвращения в документ все изменения отразятся в нем автоматически.

Создание рисунка с помощью панели инструментов Рисование

Встроенный в Word графический редактор позволяет создавать самые разнообразные графические объекты: от простых линий и блок-схем до красочных иллюстраций. Рисунки можно размещать в одном из трех графических слоев: в тексте, за текстом (так размещаются водяные знаки) или перед текстом, закрывая его.

Рис. 3.4. Панель инструментов Рисование

Кнопки панели инструментов Рисование (рис. 3.4) используются при рисовании и форматировании линий и фигур, создании надписей и объектов WordArt.

Word автоматически переходит в режим разметки после нажатия кнопки на панели инструментов Рисование. При этом указатель мыши приобретет вид крестика. На экране отображается Полотно (Drawing Canvas) -- область, в которой можно рисовать фигуры, имеющая вид прямоугольника. Полотно позволяет расположить вместе части рисунка, что крайне важно, если рисунок состоит из нескольких фигур.

Чтобы полотно автоматически вставлялось вокруг графических объектов, в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options), откройте вкладку Общие (General) и установите флажок «автоматически создавать полотно при вставке автофигур» (Automatically create drawing canvas when inserting Autoshapes).

Автофигуры 

Под автофигурами в Word подразумевают набор фигур различной степени сложности.

Меню содержит следующие пункты: Линии (Lines), Соединительные линии (Connectors), Основные фигуры (Basic Shapes), Фигурные стрелки (Block Arrows), Блок-схема (Flowchart), Звезды и ленты (Stars and Banners), Выноски (Callouts). Использование команд меню Автофигуры (AutoShapes) уменьшает время, затрачиваемое пользователем на создание рисунка.

Чтобы нарисовать кривую, выберите в меню Автофигуры (AutoShapes), Линии (Lines) кнопку Кривая (Curve). Если при построении удерживать нажатой клавишу Shift, то получим фигуру с равными размерами по нескольким осям: кружность, куб и т.д. Для добавления текста к автофигуре (за исключением автофигур: линии, соединительные линии и полилинии) щелкните ее и начните ввод текста. Автофигуры - можно использовать для создания окантовки вокруг текста. Для соединения двух объектов используются соединительные линии.

Автофигуру можно использовать в качестве гиперссылки.

Выноски

Установите указатель там, где следует начать линию выноски, а затем переместите его до места, где следует начать текст выноски. Введите текст выноски. После окончания ввода текста установите курсор вне выноски и нажмите кнопку мыши. Размеры выноски можно изменить путем перетаскивания ее маркеров. Положение выноски можно изменить путем перетаскивания ее при нажатой кнопке мыши после того, как указатель примет вид четырехсторонней стрелки.

Группировка объектов

Можно сгруппировать несколько объектов так, чтобы Word рассматривал их как единое целое. Например, можно задать режимы обтекания текстом как единого целого сгруппированных объектов (рисунков) или рисунка и подписи к нему. Выделите несколько объектов, удерживая нажатой клавишу Shift. Щелкните правой кнопкой мыши выделенные объекты и выберите в контекстном меню команду Группировка, Группировать (Group).

Вставка и перемещение надписи

Для вставки или перемещения надписи нужно использовать следующую процедуру:

На панели инструментов Рисование нажать кнопку Надпись (Text Box).

Для вставки надписи стандартного размера щелкните документ.

Для изменения размеров надписи используйте перетаскивание. Выделите надпись и перетащите ее границу. Для сохранения пропорций надписи при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Shift.

При перетаскивании надписи на нужное место необходимо перемещать границу, а не маркеры изменения размера. При перетаскивании маркера изменения размера будет изменяться форма надписи, в то время как сама надпись будет оставаться на месте.

Изменение цвета заливки и линии

Рис.3.6.Диалоговое окно Границы и заливка

На вкладке Цвета и линии (Colors and Lines) в разделе Заливка (Fill) можно задать цвет заливки и ее прозрачность, в разделе Линии (Line) задается цвет, тип и толщина линии. Нажав кнопку со стрелкой направленной вниз, мы увидим раскрывающийся список, в котором можно выбрать новый цвет или тип линии: сплошную, пунктирную и т.п.

Если понадобится произвольное перемещение рисунка (фигурного текста, надписи и так далее), нужно выполнить следующие операции:

Щелкните правой кнопкой мыши по рисунку. В появившемся контекстном меню выберите команду Формат рисунка.

В появившемся диалоговом окне Формат рисунка  откройте вкладку Положение и выберите Обтекание вокруг рамки и установите переключатель Горизонтальное выравнивание в положение другое. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 3.7. Диалоговое окно Формат рисунка

Переместить рисунок можно, зацепив его мышкой в любом месте и, не отпуская левой клавишей мыши, переместить его в нужное место рисунка.

Создание фигурного текста

Для того чтобы создать логотип предприятия, необходимо вставить фигурный текст: Вставка / Рисунок / Объект WordArt.

Выберите нужный стиль надписи WordArt, нажмите ОК и введите необходимый текст/ОК.

Чтобы изменить размер и положение объекта, необходимо выполнить аналогичные действия, что и при работе с рисунком.
Предлагаем самостоятельно изучить методы в
ставки и редактирования надписи, а так же  установку формата надписи.

Рис.3.8. Диалоговое окно Коллекция WordArt

Рис.3.9. Диалоговое окно Формат надписи

Контрольные вопросы

  1.  Создайте логотип института с помощью объекта Автофигуры. Измените цвет каждого элемента логотипа. Сгруппируйте используемые элементы.
  2.  Добавьте подпись. Разместите текст по контуру объекта.

ЛЕКЦИЯ №4.

Тема: Структура таблицы и основные типы данных.

Цель: Познакомиться с основами работы в электронных таблицах Excel.

Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.

  1.  Книга и рабочий лист Excel.
  2.  Основные функции и команды Excel.

Мы рассмотрели основные  положения работы с Microsoft Word: Главное меню, выпадающие подменю, контекстное меню, пиктограммы быстрого доступа к командам (Панель инструментов), подготовку документов к печати и печать, встроенные объекты (Microsoft Equation 3.0, WordArt), Формат и т.д.   Для успешного изучения Excel необходимо понимание того, что Microsoft Office – это единая среда для всех приложений, поэтому все вышеперечисленное относится и к Microsoft Excel. Естественно, если потребуется, будут сделаны пояснения по соответствующим вопросам.  усвоить перечисленные ниже основные термины и определения, которые будут использованы в дальнейшем.

Первые навыки работы в электронных таблицах Microsoft Excel

Для начала откроем новую книгу Excel: Пуск / Программы / Microsoft Office / Microsoft Excel, в результате откроется документ Excel с названием Книга1. Эта книга сохраняется в файле с расширением xls. Книга состоит из листов, которые по умолчанию имеют названия Лист1, Лист2, Лист3… . Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа, однако пользователь может в одной рабочей книге использовать столько листов, сколько ему потребуется для работы. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка. В состав каждого рабочего листа входит 16 777 216 ячеек, которые образуют сетку из 65 536 строк и 256 столбцов.

Дадим название первому листу: стрелка мыши указывает на имя Лист1 в нижней части рабочей книги, по правой кнопке мыши («контекстное меню») выберем команду «Переименовать» и наберем с клавиатуры новое имя первого листа: например, «Титульный». Сохраним книгу, например, на рабочий стол (Главное меню Файл / Сохранить как / Рабочий стол / Пособие).

Рис.4.1. Сохранение документа Microsoft Excel.

Теперь наш лист с именем «Титульный» книги «Пособие» выглядит так:

 

Рис.4.2.Начало работы в книге Microsoft Excel.

Оформим первый лист, как и планировали, как титульный. Поскольку в  Excel, как и в Word, можно использовать все элементы оформления (Автофигуры, WordArt, встроенные рисунки), то титульный лист может иметь, например, такой вид:

Рис.4.3.Оформление титульного листа.

Запишем некоторые необходимые определения.

Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Переход в режим работы с макросами осуществляется с помощью команд подменю Сервис → Макрос.

Массив – набор ячеек либо значений, который используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя. В Excel под массивом понимают содержимое выделенного диапазона ячеек (строка, столбец, прямоугольный или

Настройка – изменение существующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего окна программы. Параметры работы Excel можно разделить на два основных вида:

– общие – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;

– локальные – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.

Область задач – элемент программы, предназначенный для быстрого выбора одной из нескольких связанных задач.

Операнд – элемент вычисления (константа, функция или ссылка).

Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: арифметические, сравнения, текстовый и ссылки.

Форматирование – изменение отображения ячейки (ее внешнего вида) или представления содержащихся в ней данных. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображаемое в ячейке значение может не совпадать с ее фактическим содержимым (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться 0,2).

Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и функции. Операторы бывают четырех видов:

– арифметические – операторы, предназначенные для выполнения арифметических действий и выдающие в качестве результата числовое значение;

– сравнения – данные операторы используются для сравнения данных и выдают в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;

– текстовый – оператор & используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку;

– ссылки – применяется для описания ссылок на диапазоны ячеек.

Функция – готовая формула Excel для расчетов и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и формулы. Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.

Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу. Кроме того, при работе с ячейками используются следующие элементы:

– адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;

– ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными (содержат или абсолютный столбец и относительную строку, или абсолютную строку и относительный столбец). Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге.

В программе реализована возможность заполнения диапазона значениями прогрессии. Для перехода в данный режим нужно выполнить команду Правка → Заполнить → Прогрессия – в результате откроется окно, В данном окне с помощью переключателя Расположение устанавливается направление прогрессии: по строкам или по столбцам (в первом случае прогрессия будет расположена вертикально, во втором – горизонтально). С помощью переключателя Тип выбирается тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты или автозаполнение. При выборе значения даты становится доступным расположенный справа переключатель Единицы, с помощью которого задается единица измерения: день, рабочий день, месяц или год. Такую прогрессию удобно применять, например, при планировании рабочего времени, при расчете заработной платы, а также в иных случаях.

В поле Шаг вводится величина шага прогрессии. Это поле доступно для редактирования только в том случае, если переключатель Тип установлен в любое положение, кроме автозаполнение, а также при снятом флажке Автоматическое определение шага. По умолчанию в поле Шаг установлено значение 1.

В поле Предельное значение при необходимости можно указать предельное значение, при достижении которого дальнейшее построение прогрессии прекращается. Заполнение данного поля не обязательно.

Построение прогрессии в соответствии с установленными параметрами инициируется нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без создания прогрессии.

В текущую книгу Excel можно вставлять листы. Для этого предназначена команда Вставка → Лист. При ее выполнении в рабочей книге появится новый лист, которому по умолчанию будет присвоено имя ЛистN, где N – следующий порядковый номер листа. С помощью команды Вставка → Диаграмма осуществляется переход в режим работы с диаграммами.

Для создания формул удобно использовать команду Вставка → Функция. При ее активизации открывается диалоговое окно Мастера функций, в котором выполняется предварительная настройка формулы.

Рис. 4.4. Мастер функций

Список Категория данного окна содержит перечень категорий, по которым сгруппированы имеющиеся в системе функции. В области Выберите функцию отображаются функции, соответствующие активной категории. При выборе любой функции в нижней части окна отображается краткая подсказка, характеризующая ее форму записи и назначение.

Для выбора требуемой функции следует установить на нее курсор и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно аргументов функции, в котором завершается ее настройка (вводится требуемое выражение и т. п.).

Команда Примечание предназначена для вставки произвольных комментариев.

Меню Формат

С помощью команд, содержащихся в меню Формат, выполняются операции по оформлению документа. Для перехода в режим форматирования активной ячейки (либо выделенного диапазона) следует воспользоваться командой Формат → Ячейки, которая вызывается также контекстным меню

Рис. 4.5. Подменю «Формат ячеек»

При выполнении данной команды открывается окно Формат ячеек, состоящее из шести вкладок.

Рис. 4.6. Окно форматирования ячейки или диапазона

На вкладке Число выбирается требуемый числовой формат ячейки и настраиваются его параметры. При этом в поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть содержимое ячейки.

Вкладка Выравнивание предназначена для настройки режимов отображения содержимого ячейки. С помощью области Выравнивание осуществляется горизонтальное и вертикальное выравнивание содержимого ячейки, требуемые варианты выбираются из списков по горизонтали и по вертикали. В области Ориентация задается направление текста (можно расположить текст в ячейке вертикально или под произвольным углом). Флажки «переносить по словам», «автоподбор ширины» и «объединение ячеек» собраны в область настроек Отображение. При установленном флажке переносить по словам вводимый в ячейку текст будет автоматически переноситься на следующую строку при достижении правого края ячейки. Установка флажка автоподбор ширины позволяет уменьшить размер символов шрифта таким образом, чтобы содержимое ячейки помещалось в столбце. Для объединения двух или более ячеек в одну предназначен флажок объединение ячеек (предварительно следует выделить объединяемые ячейки).

На вкладке Шрифт собраны параметры шрифта текущей ячейки (либо группы выделенных ячеек). В соответствующих полях выбирается необходимый шрифт, устанавливается способ его начертания и размер. В поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть текст ячейки при заданных параметрах.

С помощью параметров, находящихся на вкладке Граница, настраивается отображение границ ячейки (или группы). В области Линия, которая расположена в правой части вкладки, устанавливается требуемый тип линии границы и выбирается ее цвет. В левой части вкладки определяется область применения границ.

На вкладке Вид при необходимости можно выбрать цвет фона текущей ячейки (либо группы ячеек), а также узор, которым она будет оформлена. В поле Образец отображается результат применения выбранных параметров.

На вкладке Защита с помощью флажков Защищаемая ячейка и Скрыть формулы осуществляется защита ячейки от несанкционированного доступа (редактирования, удаления и т. д.). Следует отметить, что использование данной возможности имеет смысл только в том случае, если действует защита листа (для этого предназначена команда главного меню Сервис → Защита → Защитить лист).

Основные команды работы с ячейками и диапазонами, в том числе и с командой меню Формат, удобно открывать с помощью Контекстного меню, для чего достаточно нажать на правую кнопку мыши.

Рис. 4.7. Контекстное меню диапазона ячеек.

С помощью команд подменю Формат → Строка и Формат → Столбец выполняется форматирование текущей строки и столбца соответственно (текущими считаются строка и столбец рабочей области, на пересечении которых установлен курсор). При выборе пункта Высота (Ширина) открывается окно, в котором указывается требуемая высота строки (ширина столбца). Функции автоподбора предназначены для автоматической установки высоты строки или ширины столбца, которая определяется количеством содержимого самой заполненной ячейки выделенного диапазона. С помощью команд Скрыть и Отобразить можно соответственно скрыть из области просмотра и вновь отобразить текущую строку либо столбец (при этом скрытые данные все равно будут участвовать в расчетах).

Пункты подменю Формат → Лист позволяют управлять отображением текущего листа, его переименованием и выбором подложки (фона). Команда Формат → Стиль используется для применения к ячейке либо выделенной группе ячеек выбранного стиля. При выполнении данной команды появляется окно Стиль, в котором настраиваются параметры стиля, выбранного из раскрывающегося списка Имя стиля.

Возможности программы предусматривают выполнение автоматического форматирования выделенного диапазона (таблицы) в соответствии с выбранным образцом. Выбор образца осуществляется в окне Автоформат, которое отображается на экране при выполнении команды Формат → Автоформат.

Рис. 4.8. Диалоговое окно Автоформат

Меню Сервис

Рассмотрим пункты меню Сервис, в состав которого входят сервисные функции системы, и остановимся на наиболее часто используемых из них.

Рис. 4.9. Команды подменю меню «Сервис»

Одной из важнейших команд программы является Сервис → Параметры. С ее помощью выполняется переход в режим настройки параметров работы Excel.

Рис. 4.10. Вкладки команды подменю «Параметры» меню «Сервис»

Пункт «Надстройки» меню «Сервис» позволяет расширить возможности Excel в решении практических задач. Для активизации соответствующего пункта меню нужно отметить его в надстройках.

Рис. 4.11. Пункт «Надстройки» меню «Сервис»

Следует отметить, что состав контекстного меню Excel зависит от текущего режима работы. Например, если установить курсор в ячейку, к которой имеется примечание, то в контекстном меню, помимо стандартных команд, отобразятся также пункты Изменить примечание, Удалить примечание и Отобразить/Скрыть примечание. Некоторые характерные особенности использования контекстного меню имеются и в других режимах работы.

С использованием встроенных модулей «Подбор параметра» и «Поиск решения» меню «Сервис» мы познакомимся детально при решении конкретных практических задач.

Вообще, пользователь должен понимать, что все интересующие его сведения относительно использования той или иной команды, пакета или формулы он может получить с помощью Справки, в которой предоставлена достаточно подробная информация.

Контрольные вопрорсы.

  1.  Перечислите способы форматирования ячеек.
  2.  Какие категории функций содержит Мастер функций?
  3.  Как защитить ячейки от несанкционированного доступа?

ЛЕКЦИЯ №5.

Тема: Использование функций в формулах.

Цель: Изучить особенности использования встроенных функций при выполнении вычислений в  Excel .

Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.

  1.  Общее представление об использовании формул в вычислениях.
  2.  Способы создания и редактирования формул.
  3.  Возможности перемещения и копирования формул.
  4.  Использование различных типов ссылок в формулах.

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может включать функции, ссылки, операторы и константы.

Функция - стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные.

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.

Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.

Константой называют постоянное (не вычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.

Ввод формул с клавиатуры

Формулы можно вводить с использованием клавиатуры и мыши. При использовании клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы (преимущественно числа) и, иногда, функции. При использовании мыши выделяют ячейки, включаемые в формулу. Адреса ячеек (ссылки) также можно вводить с клавиатуры, обязательно в английской раскладке.

Операторы (знаки действий) вводятся с использованием следующих клавиш:

  •  сложение - клавиша клавиатуры + (плюс);
  •  вычитание - клавиша клавиатуры - (минус или дефис);
  •  умножение - клавиша клавиатуры * (звездочка);
  •  деление - клавиша клавиатуры / (дробь);
  •  возведение в степень - клавиша клавиатуры ^ (крышка).

Например, при создании формулы для расчета стоимости товара Баунти в ячейке D2 таблицы на рис 5.1 необходимо выделить ячейку D2, ввести с клавиатуры знак =, щелкнуть левой кнопкой мыши по ячейке В2, ввести с клавиатуры знак *, щелкнуть левой кнопкой мыши

по ячейке С2.


Рис. 5.1.  Ввод формулы с клавиатуры

При вводе с клавиатуры формула отображается как в строке формул, так и непосредственно в ячейке (см Рис. 5.1. ). Ячейки, использованные в формуле, выделены цветной рамкой, а ссылки на эти ячейки в формуле - шрифтом того же цвета.

Для подтверждения ввода формулы в ячейку достаточно нажать клавишу клавиатуры Enter. 

Создание формул с использованием Мастера функций

Функции используются не только для непосредственных вычислений, но и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д.

Для создания формул с функциями обычно используют Мастер функций, но при желании функции можно вводить и с клавиатуры.

Для создания формулы следует выделить ячейку и нажать кнопку Вставка функции в строке формул. Можно также нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + F3.

Например, для создания в ячейке А11 формулы для округления значения в ячейке А10 таблицы на рис 5.2 , следует выделить ячейку А11.

В диалоговом окне Мастер функций: шаг 1 из 2 в раскрывающемся списке Категория необходимо выбрать категорию функции, затем в списке Выберите функцию следует выбрать функцию и нажать кнопку ОК или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по названию выбранной функции.


Рис. 5.2.  Выбор функции

Например, для округления числа следует выбрать категорию Математические, функцию ОКРУГЛ.

Если название нужной функции неизвестно, можно попробовать найти ее по ключевым словам. Для этого после запуска мастера функций в поле Поиск функции диалогового окна Мастер функций: шаг 1 из 2 (рис 5.3) следует ввести примерное содержание искомой функции и нажать кнопку Найти.

Найденные функции будут отображены в списке Выберите функцию. Выделив название функции, в нижней части диалогового окна можно увидеть ее краткое описание. Для получения более подробной справки о функции следует                         щелкнуть по ссылке Справка по этой функции.

После выбора функции появляется диалоговое окно Аргументы функции (рис 5.4). В поля аргументов диалогового окна следует ввести аргументы функции. Аргументами могут быть ссылки на ячейки, числа, текст, логические выражения и т. д. Вид диалогового окна Аргументы функции, количество и характер аргументов зависят от используемой функции.


Рис. 5.4.  Задание аргументов функции

Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого следует поставить курсор в соответствующее поле, а на листе выделить необходимую ячейку или диапазон ячеек. Для удобства выделения ячеек на листе диалоговое окно Аргументы функции можно сдвинуть или свернуть.

Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры.

Аргументы в поля можно вводить в любом порядке.

Например, в таблице на рис 5.4 округляемое значение находится в ячейке А10, следовательно, в поле Число диалогового окна Аргументы функции указана ссылка на эту ячейку, а в поле Число разрядов аргумент 2 введен с клавиатуры.

В качестве подсказки в диалоговом окне отображается назначение функции, а в нижней части окна отображается описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор.

Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов (например, функция «СЕГОДНЯ»).

По окончании создания функции следует нажать кнопку ОК или клавишу клавиатуры Enter.

Создание формул с использованием кнопки Автосумма

Для быстрого выполнения некоторых действий с применением функций без запуска мастера функций можно использовать кнопку Автосумма панели инструментов Стандартная.

Для вычисления суммы чисел в ячейках, расположенных непрерывно в одном столбце или одной строке, достаточно выделить ячейку ниже или правее суммируемого диапазона и нажать кнопку Автосумма  (Σ). Например, для вычисления суммы значений в ячейках В2:В8 в таблице на рис 5.5 следует выделить ячейку В9 и нажать кнопку (Σ) Автосумма.


Рис. 5.5.  Суммирование с использованием кнопки "Автосумма"

Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу клавиатуры Enter или еще раз нажать кнопку Автосумма.

Для того чтобы просуммировать содержимое произвольно расположенных ячеек, следует выделить ячейку, в которой должна быть вычислена сумма, нажать на кнопку Автосумма в панели инструментов Стандартная, а затем на листе выделить суммируемые ячейки и/или диапазоны ячеек. Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу клавиатуры Enter или еще раз нажать кнопку Автосумма.

Кроме вычисления суммы кнопку Автосумма можно использовать при вычислении среднего значения, определения количества числовых значений, нахождения максимального и минимального значений. В этом случае необходимо щелкнуть по стрелке в правой части кнопки и выбрать необходимое действие:

  •  Среднее - расчет среднего арифметического;
  •  Число - определение количества численных значений;
  •  Максимум - нахождение максимального значения;
  •  Минимум - нахождение минимального значения.

Например, для того чтобы вычислить среднее значение содержимого ячеек С2-С8 в таблице на рис 5.6 , следует выделить ячейку С9, затем щелкнуть по стрелке кнопки Автосумма и выбрать действие Среднее.

Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу клавиатуры Enter или еще раз нажать кнопку Автосумма.

Редактирование формул

Редактирование ячейки с формулой производится точно так же, как и редактирование ячейки с текстовым или числовым значением.

При редактировании ячейки, как и при вводе формулы, ссылки на ячейки и границы вокруг соответствующих ячеек выделяются цветом.

Для изменения ссылки на ячейки и/или диапазон ячеек достаточно перетащить цветную границу к новой ячейке или диапазону. Для того чтобы изменить размер диапазона ячеек, можно перетащить угол границы диапазона. Для того чтобы заменить ссылку, следует посредством клавиш клавиатуры Delete и BackSpace удалить существующую ссылку, а затем выделить мышью новую ячейку или диапазон ячеек.

Для изменения используемой функции следует сначала клавишами клавиатуры Delete и BackSpace удалить существующую функцию, затем любым способом запустить мастер функций, выбрать функцию и при необходимости изменить аргументы функции.

В формулу можно добавлять новые операторы и аргументы. Например, в существующую формулу в ячейку D2 в таблице можно добавить оператор * (умножение) и аргумент С9 (рис 5.7).


Рис. 5.6.  Вычисление среднего значения с использованием кнопки "Автосумма"


Рис. 5.7.  Редактирование формулы

Перемещение и копирование формул

Перемещать и копировать ячейки с формулами можно точно так же, как и ячейки с текстовыми или числовыми значениями.Кроме того, при копировании ячеек с формулами можно пользоваться возможностями специальной вставки. Это позволяет копировать только формулу без копирования формата ячейки.

Для копирования формулы следует выделить ячейку, содержащую формулу, и скопировать ее в буфер обмена. Затем необходимо выделить ячейку или область ячеек, в которые копируется формула, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Вставить панели инструментов Стандартная и в появившемся меню выбрать команду Формулы. Можно также выполнить команду Правка/Специальная вставка и в диалоговом окне Специальная вставка (рис 5.8) установить переключатель формулы.


Рис. 5.8.  Копирование формул (диалоговое окно "Специальная вставка")

При перемещении ячейки с формулой содержащиеся в формуле ссылки не изменяются. При копировании формулы ссылки на ячейки могут изменяться в зависимости от их типа (относительные или абсолютные).

Использование ссылок в формулах

Ссылки на ячейки других листов и книг. Если при создании формулы требуется использовать ссылки на ячейки других листов и книг, следует перейти на другой лист текущей книги или в другую книгу и выделить там необходимую ячейку. Например, в формуле в ячейке D2 таблицы на рис 5.9 использована ячейка В2 листа Курсы текущей книги.


Рис. 5.9.  Ссылки на ячейки других листов

При использовании ссылок на ячейки других листов удобно пользоваться именами ячеек.

Относительные и абсолютные ссылки

По умолчанию ссылки на ячейки в формулах относительные, то есть адрес ячейки определяется на основе расположения этой ячейки относительно ячейки с формулой. При копировании ячейки с формулой относительная ссылка автоматически изменяется. Именно возможность использования относительных ссылок и позволяет копировать формулы.

Например, при копировании ячейки D2 (рис 5.10) на нижерасположенные ячейки, в ячейке D3 будет формула =В3*С3, в ячейке D4 будет формула =В4*С4 и т. д.


Рис. 5.10.  Копирование формул

В некоторых случаях использование относительных ссылок недопустимо. Например, в таблице на рис 5.11 при копировании ячейки Е2 на нижерасположенные ячейки ссылка на ячейку D3 должна изменяться, а ссылка на ячейку G3 должна оставаться неизменной.


Рис. 5.11.  Использование абсолютных ссылок

Для того чтобы ссылка на ячейку при копировании не изменялась, необходимо использовать абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка на ячейку имеет формат $A$1.

Чтобы ссылка на ячейку была абсолютной при создании формулы, после указания ссылки на ячейку следует нажать клавишу клавиатуры F4. Ссылку можно преобразовать из относительной в абсолютную и при редактировании ячейки с формулой. Для этого к заголовкам столбца и строки в адресе ячейки следует добавить символ $. Например, для того чтобы ссылка на ячейку G2 стала абсолютной, необходимо ввести $G$2.

Абсолютными ссылками по умолчанию являются имена ячеек.

Ссылка может быть не только относительной или абсолютной, но и смешанной.

Ссылка формата A$1 является относительной по столбцу и абсолютной по строке, т.е. при копировании ячейки с формулой выше или ниже, ссылка изменяться не будет, а при копировании влево или вправо будет изменяться заголовок столбца.

Ссылка формата $A1 является относительной по строке и абсолютной по столбцу, т.е. при копировании ячейки с формулой влево или вправо выше или ниже ссылка изменяться не будет, а при копировании выше или ниже будет изменяться заголовок строки.

Например, в ячейке Е2 таблицы на рис 5.11 достаточно было ввести смешанную ссылку G$2.

Использование трехмерных ссылок

Трехмерные ссылки используются при необходимости выполнения действий с данными из одной и той же ячейки или диапазона ячеек на нескольких листах одной книги. Трехмерная ссылка включает в себя ссылку на ячейку или диапазон, перед которой ставятся имена листов. При этом в формулу включаются все листы, хранящиеся между начальным и конечным именами, указанными в ссылке. Например, формула =СУММ(Январь:Июнь!B2) суммирует все значения, содержащиеся в ячейке B2 на всех листах в диапазоне от Январь до Июнь включительно (рис 5.12).


Рис. 5.12.  Использование трехмерных ссылок

Трехмерные ссылки могут быть использованы для создания ссылок на ячейки на других листах, определения имен и создания формул с использованием следующих функций: СУММ, СРЗНАЧ, СРЗНАЧА, СЧЁТ, СЧЁТЗ, МАКС, МАКСА, МИН, МИНА, ПРОИЗВЕД, СТАНДОТКЛОН, СТАНДОТКЛОНА, СТАНДОТКЛОНП, СТАНДОТКЛОНПА, ДИСП, ДИСПА, ДИСПР и ДИСПРА.

При создании трехмерной ссылки необходимо ввести знак = (знак равенства), имя функции и открывающую круглую скобку. После этого следует щелкнуть по ярлыку первого листа, на который нужно сослаться, затем при нажатой клавише клавиатуры Shift щелкнуть по ярлыку последнего листа, на который необходимо сослаться. После этого нужно выделить диапазон ячеек, к которым применяется функция.

Контрольные вопросы.

  1.  Что представляет собой абсолютная ссылка на ячейку или диапазон?
  2.  Как вставить функцию в функцию?
  3.  Каким образом можно использовать трехмерные ссылки?

ЛЕКЦИЯ №6.

Тема: Табличный процессор Excel. Построение диаграмм.

Цель: Изучить методы построения различных типов диаграмм в Excel.

Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.

  1.  Общие сведения о построении диаграмм в Excel.
  2.  Типы диаграмм в Excel.

Общие сведения

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Диаграммы создаются на основе данных, расположенных на рабочих листах. Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах.

Диаграмма может располагаться как графический объект на листе с данными (не обязательно на том же, где находятся данные, взятые для построения диаграммы). На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм. Диаграмма может располагаться на отдельном специальном листе.

Диаграмму можно напечатать. Диаграмма, расположенная на отдельном листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма, расположенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице.

Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных. Более того, изменение положения или размера элементов данных на диаграмме может привести к изменению данных на листе.

Типы диаграмм

Microsoft Excel позволяет создавать различные диаграммы. Всего существует более 30 типов встроенных диаграмм, многие из которых имеют еще несколько разновидностей (видов). Основные типы диаграмм приведены в таблице. Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании. Наиболее часто используемые типы диаграмм приведены ниже.

Рис. 6.1. Гистограмма

Рис. 6.2. Линейчатая диаграмма

Рис. 6.3. Круговая диаграмма

Рис. 6.4. Кольцевая диаграмма

Рис. 6.4. График

Рис. 6.5. Диаграмма с областями

Помимо встроенных типов диаграмм, пользователь может создавать, сохранять, а затем использовать собственные типы диаграмм.

Один из типов диаграмм является стандартным, то есть он используется по умолчанию при создании диаграмм. Обычно стандартной диаграммой является плоская гистограмма.

Построение диаграмм

Общие правила

Перед созданием диаграммы следует убедиться, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется использовать. Данные должны быть упорядочены по столбцам (рис 6.6) или строкам (рис 6.7). Не обязательно, чтобы столбцы (строки) данных были смежными, но несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник.


Рис. 6.6.  Упорядочивание данных по столбцам


Рис. 6.7.  Упорядочивание данных по строкам

При создании гистограммы, линейчатой диаграммы, графика, диаграммы с областями, лепестковой диаграммы, круговой диаграммы можно использовать от одного до нескольких столбцов (строк) данных.

При создании диаграммы типа "Поверхность" должно быть два столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий. 

Рис. 6.8. Построение поверхности зависимости z = f(x,y).

При создании круговой диаграммы нельзя использовать более одного столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.

Как правило, данные, используемые для создания диаграммы, не должны существенно различаться по величине.

Диаграмму можно сначала создать, а затем изменить и необходимым образом оформить. В этом случае следует выделить ячейки, содержащие данные для диаграммы, щелкнуть по стрелке кнопки Тип диаграммы панели Диаграммы и выбрать тип создаваемой диаграммы (рис 6.9).


Рис. 6.9.  Создание диаграммы с использованием кнопки Тип диаграммы панели Диаграммы

Диаграмма будет создана на листе с данными. Если необходимо построить диаграмму для всех данных таблицы, то можно выделить одну любую ячейку, а затем щелкнуть по стрелке кнопки Тип диаграммы панели Диаграммы и выбрать тип создаваемой диаграммы.

Для построения диаграммы типа, принятого по умолчанию для создаваемых диаграмм, вместо использования кнопки Тип диаграммы можно нажать клавишу клавиатуры F11. В этом случае диаграмма будет создана на отдельном листе.

Более удобным способом создания диаграммы является использование Мастера диаграмм. В этом случае также можно выделить ячейки, содержащие данные для диаграммы, а затем нажать кнопку Мастер диаграмм панели Стандартная, после чего появится диалоговое окно Мастер диаграмм.

Построение с использованием Мастера диаграмм

Выбор типа диаграммы. В диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы следует выбрать тип и вид диаграммы. Диалоговое окно имеет две вкладки: Стандартные и Нестандартные.

Во вкладке Стандартные расположены стандартные типы диаграмм Microsoft Excel и их разновидности (виды) (рис 6.10).

Для просмотра примерного внешнего вида выбранной диаграммы следует нажать и удерживать кнопку Просмотр результата (рис 6.11).

Выбранный тип и вид диаграммы можно будет изменить в последующем при редактировании и оформлении диаграммы.

По окончании выбора типа и вида диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы следует нажать кнопку Далее.

Выбор источника данных

В диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы можно уточнить или заново выбрать источник данных для диаграммы. Диалоговое окно имеет две вкладки: Диапазон данных и Ряд.


Рис. 6.10.  Выбор типа и вида стандартной диаграммы

Рис. 6.11.  Просмотр внешнего вида создаваемой диаграммы

Если перед началом создания диаграммы на листе были выделены ячейки с данными, то во вкладке Диапазон данных в поле Диапазон указан диапазон ячеек листа, для которого создается диаграмма (рис 6.6). А на листе этот диапазон обведен бегущим пунктиром. При необходимости можно очистить поле Диапазон и, не закрывая диалогового окна, на листе выделить другой диапазон ячеек.

Рис. 6.12.  Выбор источника данных

Как правило, независимо от размещения данных на листе, Microsoft Excel правильно выбирает вариант построения рядов данных (по строкам или по столбцам выделенного диапазона) и устанавливает соответствующий переключатель (на строках или на столбцах). Имена рядов данных показываются в легенде. При необходимости можно выбрать самостоятельно, но это существенно изменит вид диаграммы.

Содержание вкладки Ряд рекомендуем изучить самостоятельно, используя «подсказки» диалогового окна.

По окончании работы с источниками данных диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы следует нажать кнопку Далее.

Выбор основных параметров

В диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы можно выбрать и установить основные параметры диаграммы. Диалоговое окно, в зависимости от типа создаваемой диаграммы, имеет от трех до шести вкладок: Заголовки, Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных, Таблица данных.

Во вкладке Заголовки (рис 6.13) можно создать основные подписи в диаграмме. Заголовки в соответствующие поля вводятся с клавиатуры. В последующем при редактировании и оформлении диаграммы можно будет изменить названия или сделать так, чтобы соответствующие заголовки автоматически вставлялись из ячеек листа.


Рис. 6.13.  Создание основных подписей в диаграмме

Во вкладке Оси в большинстве случаев ничего изменять не приходится. При желании можно, например, снять флажки ось Х и ось У и отказаться от осей на диаграмме. Это допустимо в тех случаях, когда на диаграмме отображаются подписи данных.

Во вкладке Линии сетки можно установить отображение линий сетки. Шаг линий сетки определяется ценой деления, установленной для соответствующей оси. Линии сетки облегчают восприятие величины данных на диаграмме. С другой стороны, установка всех линий сетки по всем осям затрудняет просмотр диаграммы. Для гистограмм обычно достаточно основных линий сетки по оси значений. Для графиков и точечных диаграмм полезно отобразить основные линии сетки и по оси категорий.

Вкладка Линии сетки отсутствует при создании круговых и кольцевых диаграмм.


Рис. 6.14.  Установка линий сетки диаграммы

Во вкладке Легенда (рис 6.15) можно установить отображение легенды диаграммы и выбрать ее расположение. Наличие легенды желательно при создании диаграммы для нескольких рядов данных. При создании диаграмм для одного ряда данных или при наличии подписей на элементах данных диаграммы легенда не обязательна. Если в исходные данные диаграммы были включены имена рядов данных, подписи в легенде автоматически формируются из содержимого указанных ячеек, а затем автоматически изменяются при изменении содержимого ячеек. Если же имена рядов не были заданы, то в легенде будет отображен текст Ряд 1, Ряд 2 и т. д. В любом случае произвольно изменять текст легенды нельзя.


Рис. 6.15.  Установка отображения легенды диаграммы

Во вкладке Подписи данных можно выбрать подписи, помещаемые на элементы данных диаграммы. Одновременно можно выбрать несколько подписей данных. В этом случае в раскрывающемся списке Разделитель можно выбрать символ, разделяющий записи. Содержание подписей данных автоматически формируется из содержимого соответствующих ячеек, а затем автоматически изменяется при изменении содержимого ячеек. Произвольно изменять содержимое подписей данных нельзя.

Вкладку Таблица данных предлагаем изучить самостоятельно, используя «подсказки» диалогового окна.

В любом случае основные параметры диаграммы можно будет изменить в последующем при редактировании и оформлении диаграммы.

По окончании установки основных параметров диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы следует нажать кнопку Далее. На последнем шаге мы определяем, где будет расположена диаграмма: на отдельном листе или на текущем. Этот выбор завершает алгоритм построения диаграммы.

Заметим, что по умолчанию Мастер диаграмм окрашивает элементы диаграмм стандартными цветами. Пользователь сам устанавливает формат (вид, цвет, фон, шрифт) выбранного активного объекта (области диаграммы, области построения, точки данных и т.д.). Так, например, диаграммы, представленные в лекции 6  (рис.6.1, 6.2, 6.3, 6.4) имеют нестандартную заливку. На рис. 6.16 представлен скриншот установки формата области диаграммы.

Рис. 6.16.  Установка формата области диаграммы.

Итак, приведенных на этой лекции сведений достаточно, чтобы научиться строить в электронных таблицах Excel диаграммы и графики любого вида.

Контрольные вопросы.

  1.  Какие типы диаграмм предлагает Мастер диаграмм Excel?
  2.  Как изменить формат точки данных?
  3.  Как установить / убрать легенду диаграммы?
  4.  Как построить трехмерную поверхность?

ЛЕКЦИЯ №7

Тема: Программный комплекс Access.  Системы управления базами данных (СУБД). Создание таблиц и запросов. Реляцонные связи.

Цель: Изучить принципы построения базы данных. Ознакомиться с программным комплексом Access. Научиться конструировать фильтры и запросы для поиска информации в базе данных. 

Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.

  1.  Программа управления базами данных  Access. 
  2.  Типы данных.
  3.  Создание БД в режиме Конструктора.
  4.  Создание таблиц и запросов.

Microsoft Access XP — профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей.

Работа с БД состоит из следующих этапов:

1) создание структуры БД;

2) ввод данных;

3) редактирование структуры и данных;

4) нахождение информации в БД;

5) оформление отчетов.

В Access база данных - это файл с расширением mdb, который содержит данные в виде одной или нескольких таблиц. Кроме таблиц, в файле БД могут быть следующие объекты: формы, запросы, отчеты.

Таблица состоит из строк и столбцов. Строки называются записями.

Запись содержит информацию об одном элементе базы данных: одного человека, книжку, продукции, рейс т.д. Он состоит из полей.

Поле - это минимальная (но важная) порция информации в записи, над которой определены операции ввода, вывода, преобразования и т.д. Поле имеет имя, значение, характеризуется типом и рядом свойств.

Тип данных определяет вид и диапазон значений, которые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных.

Текстовой — тип данных, используемый для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.

Числовой — тип данных для хранения числовых значений, используемых в математических расчетах. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 байтах в зависимости от значения поля Размер поля.

Поле Memo — специальный тип данных для хранения больших объемов информации, по объему превышающей 255 символов. Это поле может содержать до 65535 символов.

Дата / время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный тип — тип данных для хранения денежных значений, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков. Длина поля 8 байт.

Счетчик — специальный тип данных для уникальных натуральных чисел, обладающий свойством автоматического наращивания при каждой новой записи. Длина поля 4 байта.

Логический тип — специальный тип данных, имеющий только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Длина поля 1 байт.

Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект, например документы Microcoft Word, Microcoft Excel, звук, изображение и другие виды объектов. Ограничено дисковым пространством.

Гиперссылка — специальное поле, предназначенное для хранения гипёрссылки, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или страницы на том же компьютере, в локальной сети или Интернете. Длина до 2048 символов.

При выборе типа данных для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля. Наиболее важными являются следующие свойства.

Размер поля — определяет максимальную длину данных, которые могут содержаться в данном поле.

Формат поля — определяет способ формирования данных в данном поле таблицы.

Число десятичных знаков — определяет количество знаков после запятой для полей числового и денежного типа.

Маска ввода — определяет форму ввода данных в поле и облегчает контроль за вводимыми символами.

Подпись — задает названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах.

Значение по умолчанию — указывает значение, автоматически вводимое и поле при создании новой записи.

Условие назначения — ограничение, накладываемое на вводимые в данное поле данные.

Сообщение об ошибке — это текст сообщения, которое будет выводиться в случае нарушения условия назначения.

Обязательное поле — определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным.

Индексированное поле — определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все операции, связанные с сортировкой, группировкой или поиском записей по значению.

Ниже приведены примеры типов, названий и значений полей, которые могут встречаться в различных задачах.

Имя поля

Тип поля

Значение поля

Номер

Счетчик

7

Фамилия

Текстовый

Боженко

Телефон

Числовой/Текстовый

972216

Дата рождения

Дата

24.12.75

О себе

МЕМО

Текст про хобби

Оклад

Денежный

290 грн.

Премии

Логический

Есть или нет

Биография

Гиперссылка

Текстовый файл

Фотография

Объект OLE

Графический файл

Должность

Мастер подстановки

Инженер

Имя полю дает пользователь, названия типов - стандартные, а значения полей вытекают из содержания конкретной задачи.

Рассмотрим, как создать базу данных, состоящую из одного или нескольких таблиц. Для этого после запуска программы Access необходимо выполнить следующую последовательность команд:

В окне Microsoft Access включить первую кнопку Новая база данных – нажать ОК - Выбрать нужную папку и ввести имя файла - Создать - В полученном главном окне базы  (рис. 7.1.) данных активизировать закладку - Таблицы - Создать.

Есть несколько способов создания таблиц:

 режим таблицы;

• конструктор таблицы;

• мастер таблицы;

• импорт таблицы.

Работа пользователя состоит из двух этапов: создание структуры таблицы с помощью конструктора и ввода данных в таблицу в режиме таблицы. Чаще структуру создают командой Конструктор таблицы.

В режиме конструктора пользователь задает:

• названия полей ввода названий;

• тип данных методом выбора типа из предложенного списка;

• описания полей, которые являются необязательными;

• свойства полей (только в случае необходимости) методом заполнения таблицы свойств (рис. 7.2.)

Рис. 7.1. Окно базы данных

В простейших БД достаточно задать названия полей и указать их типы, поскольку основные свойства фиксируются автоматически согласно принципу замалчивания.

Структуру в любое время можно модифицировать. В ранее созданную структуру поле можно вставить командой Вставить/Строки. Выделенное поле изменяют командой Изменить/Удалить строки.

Чтобы ввести данные в таблицу, ее нужно открыть в режиме таблицы с главного окна базы данных: Вкладка Таблицы - Выберите название - Открыть.

Рис.7.2. Создание таблицы в режиме Конструктор

Примечание Если база данных содержит не одну, а несколько таблиц то между ними могут быть установлены связи. Связи устанавливаются между полями с типом счетчик и типом числовой. Осуществляется связь с помощью команды Сервис/Схема данных.

Для того чтобы заполнить таблицу Оценки группы конкретной информацией, необходимо выполнить следующие шаги:

  1.  В окне базы данных откройте список таблиц и дважды щелкните на значке Оценки группы. Выбранная таблица откроется в режиме просмотра данных.
  2.   Добавьте несколько записей в соответствии с рис 7.3.

Рис 7.3. Таблица данных

Реляционные таблицы

Две или более таблицы, которые имеют поля с однотипными данными, между которыми установлена ​​связь, называются реляционными. Примеры реляционных таблиц: Оценки и адреса, Оценки и Телефоны, Клиенты и Заказы. Первая пара таблиц характеризуется связью друг к другу по полю Номер, вторая и третья - один ко многим по полям Фамилия и адресам. Такие связи устанавливаются при создании подчиненной формы или запроса на отыскание записей без подчиненных. Реляционные связи позволяют свести к минимуму дублирование одних и тех же данных (полей) в разных таблицах.

Для реляционной связи обычно используют поле таблицы, значения в котором не повторяются, например, поле типа счетчик, числовое поле с персональными номерами сотрудников и т.д. (поле с фамилиями не подходит, ибо в БД могут быть люди с одинаковыми фамилиями). В конструкторе таблицы такому полю присваивают ключ (командой из главного меню Правка/Ключевое поле или командой из контекстного меню поля). Соответствующее поле второй таблицы может быть неключевым - оно называется полем внешнего ключа.

Задав ключевое поле в первой таблице, можно настраивать связи между таблицами командой Сервис/Схема данных  .

С помощью окна Добавить таблицы выбирают и приобщают нужные таблицы в окно Схема данных. Связь налаживают перетаскиванием и наложением названия поля из одной таблицы на название однотипного поля в другой, между которыми устанавливается соответствие друг к другу, один ко многим или многие ко многим. В окне Изменение связей  необходимо включить первый переключатель Обеспечить целостность данных. После нажатия на кнопку ОК связь между таблицами будет отображена графически.

Рис. 7.4. Диалговое окно «Изменение связей»

Связь можно аннулировать, нажав на линии связи и на клавишу Delete на клавиатуре. После этого можно установить другой тип связи между таблицами. Окно схемы данных закрывают с сохранением связей, дав ответ Да на соответствующий запрос программы.

Реляционными является также формы, запросы и отчеты, построенные по нескольким реляционным таблицам. Для создания реляционных запросов, отчетов и форм сначала открывают их конструкторы, в окно конструктора добавляют таблицы и формируют связи, если они не были заданы ранее. После этого в бланк конструктора заносят названия полей из разных таблиц (перетаскиванием или другим способом).

Работа с фильтрами и запросами

Базы данных могут содержать тысячи и десятки тысяч записей.

Типичную задачу обработки данных формулируют так: среди  записей отыскать в БД те, которые удовлетворяют некоторым критерием (условиям) и вывести их на экран, бумагу или создать из них другую таблицу.

Для отыскания нужных данных используют команду Найти, а также фильтры и запросы.

Команда Правка/Найти позволяет найти записи в большой таблице по некоторым несложным условиям поиска во всей базе или в конкретном поле.

Фильтры применяются в случае несложных условий поиска и вывода данных на экран или бумагу. В отличие от команды Найти здесь лишние записи не освещаются. Есть три типа фильтров: фильтр по выбранным, фильтр по форме и расширенный фильтр. Доступ к командам работы с фильтрами можно получить одним из трех способов:

1) выполнить команду основного меню Запись / Фильтр;

2) выполнить команду из контекстного меню;

3) использовать кнопки команд на панели инструментов:

♦ Фильтр по выбранному;

♦ Изменить фильтр (фильтр по форме) :

♦ Расширенный фильтр;

♦ Применить/Удалить фильтр .

Использование кнопок, вы узнаете, выполняя работу. Во время экспериментов используйте команду-кнопку Удалить фильтр, чтобы вернуть первоначальное отображения таблицы.

Рис. 7.5. Использование фильтра «Изменить фильтр»

Преобразование фильтра в запрос

К сожалению, назначение нового фильтра автоматически стирает все предыдущие, которые уже невозможно применить повторно. Если фильтр достаточно сложный, его многократная настройка может отнимать много времени, и вам, вероятно, захочется как-то спасти результат титанического труда. Access предлагает простой способ сохранения фильтров. Так как окно фильтра подобно конструктору запроса, было бы логично записать фильтр в виде запроса с теми же условиями отбора. Чтобы превратить фильтр в запрос, выполните следующие шаги.

  1.  Командой Записи/Фильтр/Расширенный фильтр активизируйте окно сложного фильтра, созданного в предыдущем упражнении.
  2.   Выполните команду Файл/Сохранить как запрос.
  3.   В открывшемся окне диалога введите имя Фильтр и щелкните на кнопке ОК.
  4.   Закройте окно фильтра.
  5.   В окне базы данных появился новый запрос с названием Фильтр. Дважды щелкните на значке этого запроса.

Откроется окно результата выполнения запроса, записи которого будут повторять записи фильтрованной  таблицы Адреса. Этим запросом можно пользоваться когда угодно, выводя на экран записи, отобранные по соответствующим критериям. Более того, любой запрос можно превратить в фильтр. Это делается следующим образом.

 Щелчком активизируйте окно таблицы Адреса (если таблица закрыта, откройте ее).

 Чтобы назначить новый фильтр (и стереть предыдущий), щелкните на ячейке с фамилией Петров правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Исключить выделенное. В таблице останутся только те записи, в поле Фамилия которых нет фамилии Петров.

 Щелчком на кнопке Удалить фильтр отмените фильтрацию данных. Теперь давайте вернем прежний сложный фильтр.

 Выберите команду Записи/ Фильтр/Расширенный фильтр. 

 Выберите команду Файл/Загрузить из запроса.

 В открывшемся окне диалога выделите запрос Фильтр и щелкните на кнопке ОК. 

Старые условия фильтрации появятся в бланке окна фильтра. Теперь для применения сохраненного фильтра достаточно щелкнуть на кнопке Применение фильтра панели инструментов.

Для того, чтобы найти данные пользователь строит условия: простые и составные. Простые условия - это числа, тексты, выражения, математические соотношения, описывающие критерий поиска данных в заданном поле.

Рассмотрим примеры простых условий:

  1.  для числовых полей: = 5 или 5,> 3, <= 5, <> 3 (не 3);
  2.  для текстовых полей: "Артист" или Артист, Like [А-Г] - фамилии, начинающиеся на А, Б, В, Г; Like "Ар *" или Ар * - слова, начинающиеся на Ар; 69? ??? - Шестизначные номера телефонов, начинающиеся на 69 и т.д.
  3.  для полей типа даты: 21/4/85 или 21.4.85, <date () - все даты до вчерашнего включительно, поскольку date () имеет значение сегодняшней даты.

Условия записывают согласно правилам языка SQL (Structured Query Language).

Составные условия - это условия, построены из простых с помощью логических операций not (не), and (и), or (или). Например, not 2; between 3 and 5, 3 or 4 or 5; Таня or Иpa; between date ()-30 and date () - даты за прошедшие 30 дней от сегодняшней, between 21/4/99 and 21/5/99 - между двумя датами.

В конструкторах фильтров и запросов условия вводят в строку условий. Условия, касающиеся различных полей и имеют союз (логическую операцию) "и", записывают в одной строке конструктора условий. Условия, которые касаются одного поля и имеют союз "или", располагают одну под другой.

Запрос - это средство поиска записей, преобразования таблиц и создание на их основе новых таблиц. В отличие от фильтра запрос является структурным элементом базы данных, имеющей название, которое помещается на закладку Запросы главного окна БД.

Различают несколько типов запросов. Самым простым является обычный запрос (другое название запрос на выборку), который отображает на экране выбранные из БД записи. Эти запросы не изменяют таблицы БД.

Для создания новой таблицы, содержащей выбранные записи, внесение изменений в таблице (дополнения, обновления, удаления или архивации записей, создание вычислительного поля и т.д.) используют запросы на преобразование (на внесение изменений, на выполнение действия с таблицей, action queries).

Запрос создают вручную в режиме конструктора или с помощью мастера запроса на базе некоторой таблицы или нескольких таблиц, которую / которые добавляют к запросу.

Рис.7.6. Создание запроса с помощью мастера

Чтобы создать запрос вручную, нужно выполнить следующую последовательность команд, стартуя из главного окна базы данных:

Окно БД/Запросы/Создать/Конструктор/ОК/Добавляют таблицу, например, Оценки закрывают окно Добавить таблицу. 

Получают окно (бланк) конструктора запросов, который нужно будет заполнить. Конструирование запроса состоит из нескольких этапов.

  1.  Строка Поле содержит названия полей, которые пользователь хочет отобразить в запросе. Чтобы заполнить эту строку, в окне таблицы Оценки выбирают все ли необходимые поля и перетягивают их в строку Поле на бланке. Другой способ: строки Поле заполняют, щелкнув на ней и выбрав название колотого поля из предлагаемого списка.
  2.  Задают, если нужно, режим упорядочивания записей (методом выбора режима из списка) и режим отображения полей на экране.
  3.  Вводят критерии поиска в строку условий.
  4.  Чтобы запустить запрос на выполнение, выполняют команды Запрос/Запуск или нажимают на кнопку запуска, на которой нарисованы восклицательный знак (!)
  5.  Для редактирования запроса нужно вернуться в режим конструктора.
  6.  В случае необходимости меняют тип запроса командой из меню Запрос выбирают тип из предложенного списка.
  7.  Когда запрос готов, закрывают конструктор с сохранением запроса с некоторой названием файла БД.

Общая схема работы с запросами на внесение изменений такова:

  1.  выполняют обычный запрос на выборку записей;
  2.  меняют тип запроса, например, на создание новой таблицы;
  3.  запускают запрос на выполнение - будет создана новая таблица с отобранными записями.

Кроме упомянутых выше, есть и другие типы запросов: перекрестный, результат работы которого напоминает сводную таблицу, на выявление записей, повторяющихся, на выявление записей, не имеющих подчиненных записей в некоторой другой таблице (например, такой запрос, примененный к таблицам Оценки и Телефоны позволяет получить список студентов, не имеющих телефонов).

Мастер запросов умеет конструировать только простые условия отбора. Чтобы наложить дополнительные ограничения, следует пользоваться конструктором запросов, обеспечивающим полное управление параметрами запроса и построение сложных условий отбора данных.

Рис. 7.7.  Создание запроса с помощью конструктора

  1.  Чтобы переключиться в режим конструктора, выберите команду Вид - Конструктор. Окно конструктора показано на рис. 7.7. В его верхней части отображаются списки полей таблиц, к которым обращается запрос, и связи между таблицами. Нижняя область содержит бланк выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки. Чтобы добавить в запрос еще одно поле, выполните следующие шаги.
  2.  Переместите указатель на пункт  Имя таблицы  Телефоны.
  3.  Нажмите кнопку мыши и перетащите  поле  Имя  в верхнюю ячейку четвертой строки бланка запроса. Его имя появится в этой ячейке, а имя соответствующей таблицы — во второй  ячейке того же столбца. Третья строка бланка запроса позволяет сортировать результат запроса  по тому или иному полю.
  4.  В раскрывающемся списке третьей ячейки третьего столбца бланка выберите пункт По возрастанию.

Примечание Чтобы добавить в запрос сразу все поля таблицы, перетаскивайте пункт *. Если нужная таблица отсутствует в верхней части окна запроса, щелкните на кнопке  Отобразить таблицу панели инструментов, выделите нужную таблицу или запрос в открывшемся окне диалога, щелкните на кнопке Добавить, а затем на кнопке Закрыть.

 Назначьте тот же режим сортировки для поля Имя. Теперь записи результата запроса будут упорядочены по алфавиту фамилий и имен. Имеющийся вариант связи добавляет в результат запроса только те записи связанных таблиц, в которых значения полей НОМЕР равны. Дважды щелкните на линии связи.

  1.  В открывшемся окне диалога Параметры объединения выберите положение переключателя Объединение всех записей из "Оценки группы" и только тех записей из "Телефоны", в которых связанные поля совпадают.
  2.   Щелкните на кнопке ОК. На одном конце линии связи появится стрелка, указывающая на смену режима объединения.

Примечание Изменение режима объединения в окне запроса никак не влияет на параметры исходной связи, определяющие правила взаимодействия между таблицами данных, а задает только порядок отбора записей базы данных, включаемых в результат запроса.

  1.  Щелчком на кнопке Вид панели инструментов запустите запрос повторно. Закройте окно запроса.
  2.  В ответ на вопрос о необходимости сохранения новой структуры запроса ответьте Да. 

Условие отбора

Добавление в запрос условия отбора позволяет выбирать из таблицы не все записи, а лишь те, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, вас могут заинтересовать студенты, дата рождения которых припадает на декабрь 1992  года. Давайте модифицируем запрос добавлением соответствующего условия отбора.

  1.  Выделите в окне базы данных рис. 6 значок запроса  Оценки.

Рис.7.8. Окно базы данных – объект запросы

Щелкните на кнопке Конструктор.

В бланке запроса щелкните на ячейке Условие отбора первого столбца правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Построить. Откроется окно построителя выражений.

В левом списке построителя щелкните на папке Операторы. 

В среднем списке выберите категорию Сравнения. 

В правом списке дважды щелкните на пункте Between, чтобы добавить этот оператор в поле формулы.

Щелчком выделите в поле формулы первое  место заполнения  «Выражение».

В левом списке построителя выражений двойным щелчком откройте папку Функции.

Щелкните на папке Встроенные функции, содержащей стандартные функции Access.

В среднем списке построителя выражений щелкните на пункте Дата/время.

В правом списке дважды щелкните на функции DateValue, чтобы заменить ею место заполнения «Выражение».

Нажмите два раза клавишу —>, выделив место заполнения «stringexpr».

Введите текст "1.12.92.

Повторяя шаги 7-13, замените второй местозаполнитель «Выражение» на выражение DateValue ("31.12.92").

У вас должна получиться формула Between DateValue ("1.12.92") And DateValue ("31.12.92"). Она проверяет условие нахождения даты в интервале от 1 до 31 декабря 1992 г., то есть отбирает те записи, значение поля Дата которых относится к декабрю 1992 г.

Сбросьте флажок Вывод на экран первого столбца запроса (рис. 7.9.).

Щелчком на кнопке Запуск панели инструментов выполните запрос.

Рис. 7.9.  Скрытие поля

Контрольные вопросы

  1.  Что представляет собой база данных?
  2.  Что представляет собой система управления базами данных (СУБД)?
  3.  В каком режиме описывается структура таблицы БД?
  4.  Какие типы объектов можно увидеть в окне БД Access?
  5.  Какое расширение принято для файлов БД?
  6.  Опишите меню и панели инструментов MS Access.
  7.  Какое назначение фильтров?
  8.  Для чего предназначена команда Применить фильтр?
  9.  Какие есть типы запросов?
  10.  Как создать запрос?
  11.  Как выполнить поиск по текстовому полю?

ЛЕКЦИЯ №8

Тема: Программный комплекс Access. Создание форм и отчетов.

Цель: Ознакомиться с основными задачами БД Access. Научиться создавать формы и отчеты.

Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.

  1.  Организация запросов на основе нескольких таблиц БД.
  2.  Создание форм.
  3.  Создание отчетов на основе таблиц БД.

Есть два основных способа представления данных из БД для визуального просмотра:

1) в виде таблицы,

2) в виде формы.

В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Форма подобна бланка или карточки. Примерами формы является любой бланк, страницы паспорта, карточка с досье или библиографическая карточка на книгу в библиотеке.

В программе Access принято создавать базу данных сначала в виде таблицы, а позже отражать ее в виде форм.

Переход к формам, кроме лучшей визуализации данных, дает ряд дополнительных возможностей.

Оказывается, что на форме можно удобно расположить:

  •  поля типа OLE с картинками, фотографиями и т.д.;
  •  элементы управления: кнопки, переключатели и т.д.
  •  надписи, заголовки формы, рубрик (а также разрисовать форму или задать фоновый рисунок-заставку: сумерки, глобус, облака и т.п.);
  •  вычислительные поля (это также элементы управления) для отображения результатов вычислений, выполненных на базе имеющихся полей;
  •  закладки (много страничные формы, где поля группируют по содержанию на разных закладках);
  •  подчинены формы и т.д.

Есть несколько способов создания форм, а именно:

  •  автоматически с помощью команды Автоформа;
  •  с помощью мастера форм;
  •  вручную с помощью конструктора форм;
  •  комбинированным способом.

Например, выполнив команду Автоформа/В столбец, получим форму, в которой все поля из таблицы будут расположены в столбец и выровнены по левому краю.

Использование мастера форм позволяет быстро отобрать нужные поля из таблицы для размещения на форме или расположить на одной форме поля из разных таблиц. Для создания стандартных баз данных: адресных книг, телефонных справочников и т.д. - также есть мастера. Достаточно выполнить указания мастера и структура базы данных готова (часто их недостатком является избыточное количество полей).

Начинающим создавать форму вручную не рекомендуется. Сначала следует создать форму командой Автоформа или Мастер форм, а позже сделать изменения в форме с помощью конструктора форм. Такой способ называется комбинированным.

Создание формы с помощью Мастера форм 

Мастер форм позволяет сэкономить время и быстро сконструировать достаточно оригинальную форму для записей любой таблицы.

  1.  С помощью команды Файл/Открыть откройте базу данных «Ведомость группы», созданную на предыдущем занятии.
  2.  В окне базы данных щелкните на кнопке Формы.
  3.  В списке форм дважды щелкните на значке Создание формы с помощью мастера.
  4.  В списке Таблицы/запросы первого окна мастера, показанного на рис. 8.1., выберите пункт Таблица: Оценки. 

Рис. 8.1. Мастер форм

Щелкните на кнопке >>, чтобы добавить в список Выбранные поля все поля таблицы.

Щелкните на кнопке Далее.

В следующем окне диалога выберите для формы стиль Выровненный и щелкните на кнопке Далее.

В списке третьего окна выберите вариант оформления Камень или любой другой понравившийся вам стиль и снова щелкните на кнопке Далее.

В последнем окне мастера щелкните на кнопке Готово, не изменяя никаких параметров. Мастер сгенерирует форму и откроет ее в режиме просмотра данных.

Окно формы содержит названия и области отображения для всех полей таблицы, выбранных в первом окне мастера. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям, аналогичные кнопкам окна таблицы.

  1.  Щелкните несколько раз на кнопке Следующая запись, чтобы добраться до информации о Карпенко Виталии.

Рис. 8.2. Форма для таблицы Оценки

Создание формы с помощью Конструктора форм

Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы. Давайте создадим с помощью конструктора форму для таблицы Оценки. 

  1.   В окне базы данных дважды щелкните на значке Создать форму в режиме конструктора. В окне конструктора присутствуют пустая форма с разметочной сеткой, вертикальная и горизонтальная линейки, помогающие позиционировать объекты (рис.10). Неотъемлемым атрибутом конструктора форм является Панель элементов, помогающая добавлять элементы формы. Новую форму необходимо связать с источником данных — таблицей Оценки.
  2.  Щелкните в пустой области конструктора и выберите в контекстном меню команду Свойства.
  3.  На вкладке Данные окна диалога свойств формы (рис. 8.4.) щелкните на стрелке поля Источник записей.

Любой элемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства. Выбор такой команды открывает окно свойств, подобное окну свойств формы. Вкладка Макет содержит параметры форматирования объекта. Вкладка Данные — описание источника данных, различные ограничения и условия, накладываемые на данные поля. Вкладка События позволяет писать функции отклика на различные события (например, перемещение мыши на объект). Параметры, не вошедшие в первые три группы, размещаются на вкладке Другие. Вкладка Все обеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.

Рис. 8.3. Конструктор форм

Выберите в раскрывшемся списке пункт Оценки.

Закройте окно свойств. В конструкторе форм появится небольшое окно со списком полей источника записей (таблицы Оценки). Это окно помогает добавлять элементы управления формы. Его можно скрывать или выводить на экран с помощью кнопки Список полей. Сейчас нужно добавить в форму три области ввода для трех полей таблицы.

Поместите указатель на пункт Фамилия окна Оценки, нажмите кнопку мыши и перетащите этот пункт в область формы. Access создаст элемент управления типа поле, а также подпись.

Рис. 8.4.. Окно свойств формы

Проделайте аналогичную операцию для пунктов Высшая математика и Информатика, расположив поля примерно так, как показано на рис.8.5. Любой объект формы можно выделить щелчком мыши, при этом вокруг него появляется габаритная рамка с боковыми и угловыми маркерами масштабирования объекта. В левом верхнем углу объекта появляется большой квадрат, за который можно перетаскивать объект в пределах формы.

Захватите правый боковой маркер поля Фамилия мышью и растяните рамку поля до правого края формы.

Рис. 8.5. Добавление полей

Рис. 8.6. Готовая форма

  1.  При необходимости, ухватившись за маркер перемещения мышью, подвигайте поле Фамилия.
  2.  Повторите процедуры шагов 8-9 для всех трех полей. Разместите их и настройте подписи в соответствии с рис. 8.6.
  3.  Чтобы привести оформление новой формы в соответствие с форматом формы, созданной в предыдущих пунктах, щелкните на кнопке Автоформат панели инструментов.
  4.  Выберите в списке открывшегося окна диалога пункт Камень и щелкните на кнопке ОК. Access приведет фон формы, оформление, цвет и шрифт полей в соответствие с выбранным шаблоном.
  5.  Щелчком на кнопке Вид перейдите в режим редактирования данных.
  6.  Закройте окно формы.
  7.   В появившемся окне диалога введите в качестве имени новой формы слово Оценки и щелкните на кнопке ОК.

Элементы управления

При открытии конструктора форм на экране появляется панель элементов (см. рис. 10). Если ее нет, щелкните на кнопке Панель элементов панели инструментов. С помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты, типы которых перечислены в табл. 1. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель элементов имеется и в конструкторе отчетов, а все операции, одинаково применимы как к формам, так и к отчетам.

ТАБЛИЦА 1. Элементы управления форм и отчетов

Значок

Название

Назначение

Надпись

Надписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле, поле со списком и т. п. Они разъясняют смысл поля ввода. Дополнительные надписи могут использоваться для заголовков и пояснений

Поле

Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, а также для вывода результатов вычислений

Группа переключателей

Группа переключателей ссылается на некоторое поле таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля

Выключатель

Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или «истина» соответствует утопленное положение выключателя

Переключатель

Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным)

Флажок

Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный квадратик соответствует величине «да», а пустой — «нет»

Поле со списком

Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений

Список

Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений

Кнопка

Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции

Рисунок

Рисунок любого графического формата с рамкой

Свободная рамка объекта

Объект OLE, не связанный ни с каким источником данных

Присоединённая рамка объекта

Объект OLE, связанный с полем данных таблицы или запроса

Разрыв страниц

Линия, по которой формируется перевод страницы при выводе формы или отчета на принтер

Набор вкладок

Позволяет разместить на одном и том же

пространстве экрана несколько наборов

элементов управления. Удобен в тех

случаях, когда элементы легко разделяются

на логические группы

Подчинённая форма

Вставляет в форму (или отчет) область

с другой формой (или отчетом), связанной

с главной

Линия

Добавляет прямую линию

Прямоугольник

Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной границей любой толщины

Другие элементы

Открывает меню с элементами управления,

не вошедшими в панель элементов

Чтобы с помощью панели элементов добавить в форму декоративные объекты, выполните следующие шаги.

  1.  Поместите указатель мыши на угол области формы.
  2.  Перетащите этот угол вправо вниз, чтобы немного увеличить форму. С помощью команды Правка/Выделить все выделите все элементы формы. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, нажатиями клавиш со стрелками передвиньте элементы формы так, чтобы они были отцентрированы относительно новых границ формы. Щелкните на кнопке Прямоугольник панели элементов.
  3.  Растяните мышью диагональ прямоугольника, чтобы он окружил все элементы формы. В палитре кнопки цвет линии/границы панели инструментов Форматирование выберите синий цвет.
  4.  В палитре кнопки Толщина линии/границы выберите толщину 4 пикселя.
  5.  Щелкните на кнопке Рисунок панели элементов.  В левом нижнем углу формы растяните рамку рисунка.

                                        

Рис. 8.7. Параметры рисунка

  1.  В открывшемся окне выбора файла найдите папку, в которую был установлен Office XP (обычно она называется Microsoft Office), раскройте вложенную в нее папку Office10\Broadcast, выберите файл NS_logo.gif и щелкните на кнопке ОК. (Вместо этого файла можете вставить любой другой не слишком большой рисунок.)
  2.  По умолчанию рисунки вставляются в форму в режиме урезания рисунка рамкой элемента. Чтобы изменить режим размещения, выполните следующие действия.
  3.  Щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства. 
  4.  В списке Установка размеров вкладки Макет открывшегося окна параметров выберите пункт Вписать в рамку. Теперь рисунок будет растягиваться и сжиматься вместе с рамкой элемента, подстраиваясь под ее размеры.
  5.  Закройте окно параметров.

Заголовок и примечание

До сих пор мы имели дело с формами, в которых одновременно отображалась только одна запись. Однако параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонстрировался длинный список одинаковых форм, содержащих данные разных записей таблицы. Чтобы включить этот режим, выполните следующие действия.

  1.  В конструкторе формы Оценки щелкните на свободном пространстве правой кнопкой мыши.
  2.  Выберите в контекстном меню команду Свойства, чтобы открыть окно свойств формы, показанное на рис. 8.8.

Рис. 8.8. Параметры форматирования формы

  1.  В списке Режим по умолчанию вкладки Макет выберите пункт Ленточная форма.
  2.  Закройте окно параметров.
  3.  В подобных ленточных формах для размещения заголовков и пояснительных надписей удобно пользоваться дополнительными разделами — заголовком и примечанием формы, которые остаются на месте при прокручивании ленточной формы. Чтобы добавить эти разделы, сделайте следующее.
  4.  Выберите команду Вид/Заголовок/примечание формы, в окне конструктора формы появятся дополнительные области, показанные на рис. 8.9.
  5.  Щелкните на кнопке Надпись панели элементов.
  6.  Растяните мышью прямоугольник в разделе Заголовок формы.
  7.  Введите текст Оценки группы.
  8.  Нажмите клавишу Esc, чтобы выйти из режима редактирования текста, но оставить надпись выделенной.
  9.  В списке Размер панели инструментов Форматирование выберите число 22.
  10.  Щелкните на кнопке По центру.
  11.  Поместите указатель на верхний край полосы Область данных и, нажав кнопку мыши, перетащите ее вверх, уменьшив область заголовка до необходимых размеров.

                      

Рис. 8.9. Добавление заголовка и примечания

  1.  Перетащите нижний край формы вверх, уменьшив ее по высоте.
  2.  Щелкните на кнопке Вид.

Создание отчетов

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер.

Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Рассмотрим принципы создания отчетов. Отчеты предназначены для оформления нужных данных из БД согласно требованиям стандартов или заказчика и вывод их на бумагу.

Есть такие средства создания отчетов:

1) конструктор (не для начинающих);

2) мастер отчетов;

3) автоотчёты.

Как и в случае форм оптимальным является комбинированный способ: отчет создают с помощью мастера отчета, а позже дооформляют вручную с помощью конструктора.

Отчет состоит из нескольких частей (элементов, не все они являются обязательными), которые создает конструктор, а именно:

  1.  заголовок отчета;
  2.  заголовок (повторяется на всех страницах);
  3.  название группы (если записи группируются);
  4.  область данных;
  5.  нижний колонтитул (повторяется на всех страницах);
  6.  примечания.

С помощью элементов управления в отчет можно добавлять рисунки, диаграммы, другие объекты. В колонтитуле можно поместить любую вычислительную функцию базы данных, например, для вставки дат, номеров страниц и т.д. Данные изменять в отчете нельзя.

Мастер отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Создадим с помощью мастера отчет «Контактная информация о курсантах».

  1.  В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты.
  2.  Дважды щелкните на значке Создание отчета с помощью мастера.

В отчет нужно добавить как информацию о курсантах, так и их оценки по различным дисциплинам. В первом окне мастера, показанном на рис. 8.10., нужно указать все поля, включаемые в отчет.

Рис. 8.10. Выбор полей для отчета

В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера отчета выберите таблицу Телефоны.

В списке Доступные поля выделите поле Фамилия.

Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля.

Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля Имя, Телефон и Тип телефона.

Выберите в списке Таблицы и запросы таблицу Адреса.

Переместите в список Выбранные поля Город и Улица, добавив их к полям таблицы Телефоны.

Щелкните на кнопке Далее.

Во втором окне мастера можно выбрать способ расположения данных — упорядоченные по записям таблицы Телефоны, а затем уже по записям таблицы Адреса, или наоборот. Схема группировки отображается в правой части окна диалога.

Рис. 8.11. Пятое окно мастера отчетов

Оставьте вариант Телефоны и щелкните на кнопке Далее. 

В следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелкните на кнопке Далее.

Четвертое окно мастера отчета позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в списке 1 пункт Фамилия и щелкните на кнопке Далее.

Следующее окно, показанное на рис. 8.11., позволяет выбрать способ расположения полей и ориентацию страницы.

Рис. 8.12. Фрагмент отчета, сгенерированного мастером

Выберите положение переключателя Структура 1.

Затем щелкните на кнопке Далее.

В следующем окне мастера выберите вариант оформления Строгий и щелкните на кнопке Далее.

Введите в качестве заголовка текст Контактная информация и щелкните на кнопке Готово.

Мастер сформирует отчет и откроет его в отдельном окне в режиме предварительного просмотра (рис. 8.12.).

Конструктор отчетов

Если вам что-то не нравиться  в отчёте, созданном с помощью мастера, вы можете подкорректировать его в конструкторе отчётов. Чтобы переключиться в режим конструктора, выберите команду Вид/Конструктор.

 

Рис. 8.13. Конструктор отчетов

В схеме отчета (рис. 8.13) присутствует несколько разделов. Их назначение рассмотрено выше. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.

Группировка и сортировка

Отчет, который вы сконструировали, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Телефоны выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Адреса по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Телефоны, которая определяется связью между полями НОМЕР этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра НОМЕР — идентификатора записей таблицы Телефоны. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Есть смысл изменить порядок сортировки, для этого выполните следующие шаги.

  1.  Щелкните на кнопке Отчеты окна базы данных.
  2.  Выделите значок отчета Телефоны.
  3.  Щелчком на кнопке Конструктор панели инструментов окна базы данных откройте отчет в режиме конструктора.
  4.  Щелкните на кнопке Сортировка и группировка панели инструментов, чтобы открыть окно диалога, показанное на рис. 8.14.

Рис. 8.14. Сортировка и группировка

В этом окне назначены два уровня сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю НОМЕР, затем по фамилиям, именам и т.д. На кнопке строки НОМЕР виден значок, указывающий на то, что записи группируются по данному полю, то есть при переборе записей таблицы Оценки для каждого нового значения поля НОМЕР генерируется заголовок группы, в котором выводятся имя, фамилия и другие сведения о студентах.

Казалось бы, можно просто изменить поле сортировки НОМЕР на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в случае, если четыре студента имеют одинаковую фамилию Петров, для них будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится сведения по всем Петровыми. Новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. НОМЕР — уникальный идентификатор записей таблицы Оценки, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в список окна диалога Сортировка и группировка  соответствующие поля, разместив их выше поля группировки НОМЕР.

Щелкните в третьей строке на кнопке раскрывающегося списка Поле/выражение.

Выберите пункт Фамилия.

В раскрывающемся списке Поле/выражение четвертой строки окна Сортировка и группировка выберите пункт Имя.

  1.  Щелчком на кнопке строки Фамилия выделите ее.
  2.  Поместите указатель на кнопку строки Фамилия, нажмите кнопку мыши и перетащите строку на самый верх списка. Отпустите кнопку мыши в тот момент, когда жирная горизонтальная линия, показывающая будущее расположение перемещаемой строки, окажется над первой строкой таблицы.
  3.  Повторяя шаги 8 и 9, разместите строку Имя между строками Фамилия и НОМЕР, как показано на рис. 8.15.

                        

Рис. 8.15. Добавление полей сортировки

  1.  Закройте окно Сортировка и группировка
  2.  Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы вывести отчет в режиме предварительного просмотра.
  3.  Закройте отчет

Предварительный просмотр

Перед выводом объекта базы данных на принтер нужно настроить параметры страницы и проверить правильность форматирования в режиме предварительного просмотра. Давайте выполним все эти действия на примере таблицы Телефон.

  1.  В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы.
  2.  Двойным щелчком на значке Телефон откройте эту таблицу в режиме редактирования данных.
  3.  Увеличьте ширину столбца Город, перетащив вправо его правую границу.
  4.  Выберите команду Формат/Подтаблица/Развернуть все, чтобы отобразить записи таблицы Оценки.

Выделите столбец НОМЕР, щелкнув на его заголовке.

С помощью команды Формат/Скрыть столбцы скройте выделенный столбец. Этот служебный столбец не нужно печатать.

Примечание Режим предварительного просмотра является основным вариантом демонстрации отчетов, поэтому он активизируется двойным щелчком на значке отчета в окне базы данных.

  1.  Выберите команду Файл/Предварительный просмотр. Вы увидите предполагаемое  оформление бумажной копии таблицы.

Печать таблиц и запросов

Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги.

  1.  Выберите команду Файл/Параметры страницы. Откроется окно диалога, которое позволяет настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 8.16).
  2.  На вкладке Поля увеличьте левый отступ до 40 мм. Изменение полей отразится на образце, демонстрируемом в разделе Образец.
  3.  Щелкните на вкладке Страница. При необходимости измените ориентацию на Альбомная.

Ориентация и поля страницы определяют, сколько записей сможет поместиться на одном листе.

Щелкните на кнопке ОК.

Выберите команду Файл/Печать. Откроется окно диалога Печать.

В раскрывающемся списке Имя выберите принтер. В разделе Копии укажите необходимое число копий и щелкните на кнопке ОК.

Файловые операции

Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов файл базы данных увеличивается в объеме. При стирании части информации не происходит полного ее удаления из файла. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.

  1.  Чтобы сжать базу данных, выполните команду Сервис/Служебные программы/Сжать и восстановить базу данных.
  2.  Сравните размер файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.

                      

Рис. 8.16. Параметры страницы

Та же самая команда выполняет восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя как-то странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сжать и восстановить базу данных. Access по возможности восстановит нарушения, обнаруженные в структуре данных.

Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по ограничению доступа и шифрованию данных. Чтобы задать пароль на открытие базы данных, выполните следующие шаги.

Закройте базу данных.

Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов.

В окне открытия файла выделите значок Ведомость группы.mdb.

Щелкните на стрелке палитры кнопки Открыть и выберите пункт Монопольно. Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.

Выберите команду Сервис/Защита/Задать пароль базы данных.

В поле Пароль открывшегося окна диалога введите пароль.

Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение.

Щелкните на кнопке ОК. Теперь для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.

Примечание Чтобы удалить пароль, выберите команду Сервис/Защита/Удалить пароль базы данных, введите старый пароль и щелкните на кнопке ОК.

Еще одним полезным инструментом Access является возможность пересылки информации из базы данных в другие приложения Office XP. Например, чтобы для выполнения вычислений переслать таблицу Оценки в книгу Excel, выполните следующие операции.

Щелкните на кнопке Таблицы окна базы данных.

Выделите таблицу Оценки.

Выберите команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel.

Контрольные вопросы

  1.  Что такое форма?
  2.  Из каких частей состоит форма?
  3.  Что такое вычислительный элемент формы?
  4.  Какие существуют способы создания форм?
  5.  Какое назначение отчетов?
  6.  Какие есть способы образования отчетов?
  7.  Из каких частей состоит отчет?
  8.  Что такое реляционный запрос?
  9.  Какой командой задают реляционные связи?
  10.  Как ликвидировать связь таблиц?
  11.  Какой способ образования отчетов является оптимальным для начинающих?

ЛЕКЦИЯ №9.

Тема: Создание презентации с помощью PowerPoint. Шаблоны документов и шаблоны оформления. Вставка графических объектов, поиск информации для презентации  в Internet. Настройка анимации для отдельных объектов слайда. Запуск презентации.

Цель: Научиться создавать новую презентацию и на основе встроенных шаблонов, вставлять различные объекты в презентацию, настраивать эффекты анимации.  

Вопросы, которые  будут  рассмотрены на лекции.

  1.  Создание презентации на основе встроенных шаблонов.
  2.  Различные способы добавления слайдов и наполнение их информацией.
  3.  Оформления  и разметка слайда.
  4.  Эффекты анимации.
  5.  Запуск презентации

Microsoft PowerPoint — программа для создания и проведения презентаций, являющаяся частью Microsoft Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS. Создав или импортировав содержание доклада, вы сможете быстро украсить его рисунками, дополнить диаграммами и анимационными эффектами. Элементы навигации дают возможность генерировать интерактивные презентации, управляемые самим зрителем.

Создание презентации

В основе любой презентации лежит набор слайдов, на которых размещаются текст, графики, рисунки. Электронные слайды подобны обычным фотографическим, но издаются гораздо проще. Программа PowerPoint сама запрашивает всю необходимую текстовую и числовую информацию, а также предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.

Сразу после запуска PowerPoint появляется окно презентации с первым титульным слайдом; справа в области задач приложения видно окно Создание презентации, показанное на рис. 9.1. Оно позволяет выбрать способ создания документа. Первый раздел «Открыть» презентацию дает возможность открыть уже существующую презентацию. В разделе «Создание» перечислены возможные варианты создания новой презентации:

 

Рис. 9.1. Окно диалога PowerPoint

  •  Новая презентация без какого-либо форматирования;
  •  Презентация Из шаблона оформления;
  •  Презентация Из мастера автосодержания с заранее заданной структурой содержания.

В этом же окне можно выбрать шаблон оформления в разделе Шаблоны.

Если у вас уже есть тезисы презентации и нужно лишь разместить готовый текст на слайдах и оформить его надлежащим образом, выполните следующие шаги:

  1.  Щелкните на пункте Шаблоны/На моём компьютере.
  2.  Откроется окно диалога Создать презентацию, показанное на рис. 9.2. На вкладке Шаблоны оформления вы увидите список доступных шаблонов оформления слайдов. Другие вкладки этого окна открывают доступ к иным способам создания презентаций, о которых мы поговорим позже. Щелкните по очереди на значках каждого из шаблонов, чтобы в расположенном справа поле просмотра увидеть примеры оформления презентации.

Рис. 9.2. Окно диалога Создать презентацию

Дважды, щелкните на значке шаблона, например, Склон. Шаблон будет применен к слайду в окне презентации.

Рис. 9.3. Титульный слайд в обычном режиме просмотра

В поле презентации окажется титульный слайд в режиме структуры с примененным к нему выбранным шаблоном, а в области задач появится окно Разметка слайда с набором стандартных авторазметок. Поместив указатель мыши на одном из образцов, вы увидите всплывающую подсказку, характеризующую образец, и треугольник справа от него, скрывающий раскрывающийся список с набором возможных команд.

Щелкните в поле с надписью Заголовок слайда и введите заголовок презентации. В нашем примере это будет текст «Современные и старинные морские суда». 

Чтобы добавить к основному названию небольшое пояснение, щелкните на поле Подзаголовок слайда  и введите подзаголовок Факультет судовождения. На рис. 9.3 показан сформированный титульный слайд в окне презентации PowerPoint.

Сохраните презентацию в своей папке под именем «Суда». Любой файл PowerPoint содержит всю презентацию целиком, поэтому не нужно беспокоиться о том, что при демонстрации некоторые слайды могут пропасть.

Обычный режим просмотра

PowerPoint позволяет создавать презентации с очень большим количеством слайдов. Чтобы управлять этим огромным объемом информации, программа предлагает несколько режимов просмотра:

  •  Обычный – вариант просмотра, объединяющий режимы слайдов, структуры и заметок;
  •  Сортировщик слайдов – режим, демонстрирующий миниатюры всех слайдов, равномерно расположенные в окне просмотра;
  •  Слайды – режим, в котором удобно конструировать и корректировать отдельные слайды;
  •  Структура – режим, отображающий текстовое содержание презентации и предназначенный для ввода и редактирования текста;
  •  Страницы заметок – режим, предназначенный для создания заметок, которые помогают докладчику ориентироваться в материале во время ведения презентации.

Переключение из одного режима в другой для первых двух режимов, а также запуск просмотра слайдов осуществляется простым щелчком па одной из трех кнопок , расположенных в левом нижнем углу окна презентации. Две кнопки вверху окна обычного режима позволяют переключаться между режимами слайдов и структуры. Переключиться на режим страниц заметок можно из меню Вид/Страницы заметок. 

Соотношение размеров областей обычного режима просмотра можно изменить. Для этого поместите указатель мыши на границу между областями, чтобы значок указателя сменился на двунаправленную стрелку, нажмите кнопку мыши и перетащите линию границы. Подобрав нужный размер, отпустите кнопку мыши.

В обычном режиме, как и в большинстве других режимов просмотра, в окне PowerPoint присутствуют три панели инструментов. Вверху расположена панель Стандартная. Ее инструменты выполняют операции открытия и сохранения презентаций, копирования и вставки содержимого, добавления слайдов и объектов. Под ней находится панель инструментов Форматирование. Она позволяет изменять шрифт и начертание выделенного текста, форматировать абзацы и списки, настраивать эффекты анимации.

Добавление нового слайда

Сформировав титульный слайд, можно перейти к добавлению других слайдов.следующим образом:

  1.  На панели инструментов Форматирование нажмите на кнопку . В окне презентации появится незаполненный второй слайд.
  2.  В области задач в окне Разметка слайда, показанном на рис. 9.3, PowerPoint предлагает 27 типов стандартных авторазметок, которые способны удовлетворить практически любые потребности разработчиков презентаций.

Авторазметка — это шаблон слайда с заранее размещенными стандартными объектами, такими как заголовок, маркированный список, диаграмма или рисунок.

После создания слайда на базе авторазметки вам остается лишь щелкать на место заполнителях этих объектов и вводить необходимую информацию.

В области структуры презентации появится значок второго слайда, а справа будет виден сам новый слайд с двумя местозаполнителями.

Местозаполнитель представляет собой рамку, заменяющую будущий объект. Внутри рамки содержится текст, предлагающий щелкнуть в области рамки для ввода данных. К примеру, авторазметка «Заголовок, текст и объект» содержит три место-заполнителя один для заголовка, второй для текста, третий для любого объекта (рис. 9.4).

Рис. 9.4. Слайд с заголовком, текстом и объектом

Заметки докладчика

Второй слайд презентации практически готов. Осталось добавить заметки, которые помогут докладчику не забыть важные моменты представленного доклада. Каждый слайд презентации имеет особый вид внешнего представления, называемый заметками докладчика. На странице заметок всегда присутствуют два объекта: сам слайд в верхней части страницы и заметки в ее нижней части. Эти заметки не видны на экране в режиме просмотра презентации, они не выводятся на печать вместе со слайдом. Однако, проводя электронную презентацию в локальной сети, докладчик может читать заметки на экране своего компьютера. Кроме того, страницы заметок можно распечатать и пользоваться ими во время доклада.

Чтобы добавить текст заметок, выполните следующие шаги.

  1.  В правой нижней области окна презентации найдите местозаполнитель Заметки к слайду и щелкните на нем. Введите текст «Первые парусные суда появились в Египте приблизительно 3000 лет до н. э.».
  2.  Чтобы увидеть страницу заметок целиком, выберите команду Вид/Страницы заметок. Включится режим страниц заметок.
  3.  Выбрав команду Вид/Обычный, вернитесь в обычный режим просмотра.

Обратите внимание, что новый слайд появляется не только в области слайдов. Он представлен и в области структуры презентации. Здесь можно отыскать значок слайда под номером 2, заголовок слайда и текст (рис. 9.5). В области структуры отображается не всякий текст, имеющийся на слайде, а только тот, который был введен в специальные зоны разметки слайдов – текстовые местозаполнители.

Рис. 9.5. Второй слайд презентации в режиме структуры

Режим слайдов

В режиме слайдов отдельный слайд занимает все окно презентации. Это как бы увеличенный вариант области слайда обычного режима просмотра. В режиме слайдов удобно редактировать отдельные объекты, добавлять рисунки и текстовые комментарии. Давайте продолжим построение презентации, созданной ранее.

  1.  Создайте новый слайд.
  2.  В окне Разметка слайда щелкните на авторазметке «Заголовок и текст» (Маркированный список.)
  3.  Введите заголовок слайда Суда раннего средневековья IX-XV вв.
  4.  Щелкните на место «заполнение маркированного списка» и введите пункты:
  •  Средиземноморское судно
  •  Гокштадский корабль (дракар)
  •  Североевропейский дромон
  •  Судно викингов IX в.
  •  Нормандский шнеккер
  •  Нормандский кнорр
  •  Английский купеческий корабль     
  •  Венецианское грузовое судно
  •  Французский торговый корабль
  •  Датский военный корабль
  •  Торговое судно северной Европы
  •  Неф
  •  Русская боевая лодья (ладья)
  •  Новгородское судно

Если список не поместился на всём слайде, вы можете  изменять разметку любого слайда. Если вы решили добавить на слайд еще один список или дополнительный рисунок, бывает достаточно просто сменить авторазметку, хотя иногда приходится добавлять недостающие объекты вручную.

Рис 9.6. Изменение разметки третьего слайда

В окне Разметка слайда щелкните на авторазметке «Заголовок и текст в две колонки». Вырежте из созданного списка часть пунктов и вставьте их в появившийся справа дополнительный маркированный список.

Для перехода от слайда к слайду в режиме слайдов пользуйтесь вертикальной полосой прокрутки. Если выбранный масштаб не позволяет увидеть весь слайд целиком, кнопки и ползунок полосы прокрутки обеспечивают возможность перемещений как по слайду, так и между слайдами вперед и назад в пределах всей последовательности слайдов данной презентации. При перетаскивании мышью ползунка полосы прокрутки рядом с ним появляется номер и заголовок текущего слайда. Для быстрого перехода к предыдущему и последующему слайдам пользуйтесь кнопками Следующий слайд и Предыдущий слайд или клавишами Page Down и Page Up. 

Режим структуры

Режим структуры похож на обычный, но область структуры презентации увеличена, а области слайда и заметок уменьшены. Этот режим в основном предназначен для работы над текстом. Он позволяет сконцентрироваться на словесном изложении идей, подобрать оптимальную последовательность подачи материала. Дизайн и другие элементы оформления, как правило, прорабатываются в других режимах просмотра, хотя область слайда позволяет работать с конкретными объектами и в режиме структуры.

Содержание презентации

Для разработки содержания презентации предназначена специальная панель инструментов Структура, показанная на рис. 9.7. Она помогает перемещать слайды презентации, изменять уровень структурных элементов, сворачивать и разворачивать вложенные списки пунктов.

Рис. 9.7. Панель инструментов структуры

Примечание

Если панель Структура отсутствует на экране, щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите в контекстном меню пункт Структура. Повторный выбор того же пункта скроет указанную панель инструментов.

Режим структуры позволяет дополнять презентацию еще несколькими слайдами, а также перемещать слайды и пункты списков в пределах одной презентации.

Рис. 9.8. Слайд с заголовком и списком созданный в режиме структура 

Введите еще несколько пунктов списка, как показано на рис. 9.8.

При необходимости разметку слайда можно изменить прямо в режиме структуры.

Кнопка Развернуть  панели инструментов Структура позволяет увидеть содержимое слайда в развёрнутом виде. Например, выделим третий слайд и используем кнопку Развернуть. На экране появится содержимое третьего слайда.

Чтобы свернуть содержимое слайда, с которым вы не работаете в данный момент, поместите курсор в тело этого слайда и щелкните па кнопке Свернуть.

Кнопка Развернуть все  панели инструментов Структура, позволяет вывести на экран текст всех слайдов.

Для того, чтобы увидеть реальный шрифт и маркеры всех пунктов структуры слайдов необходимо воспользоваться кнопкой Отобразить форматирование   панели инструментов Структура или Стандартная. В этом режиме удобно изменять начертание текста прямо в структуре презентации и сравнивать шрифты различных слайдов рис. 9.11.

Рис. 9.9. Структура слайдов в режиме показа форматирования

Чтобы вернуться к редактированию структуры и не отвлекаться на форматирование текста, повторно щелкните на кнопке Отобразить форматирование. Элементы форматирования текста исчезнут.

Итоговый слайд

PowerPoint предоставляет возможность простого и оперативного создания итогового слайда на основе последовательности выбранных слайдов. В итоговом слайде формируется маркированный список заголовков каждого слайда серии. Итоговый слайд можно поместить как до, так и после обобщаемой им совокупности. Он может играть роль аннотации доклада.

Чтобы создать итоговый слайд, выполните следующие действия:

  1.  Нажатием клавиш Alt+Shift+A сверните содержимое всех слайдов.
  2.  Щелкните на значке слайда 2, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на значке слайда 6.
  3.  Щелкните на кнопке Итоговый слайд  панели инструментов Структура. Итоговый слайд появится перед выделенным набором, то есть он станет вторым слайдом презентации.
  4.  Выделите слова «Итоговый слайд», протащив по ним указатель мыши, и введите в качестве заголовка итогового слайда текст Содержание презентации.

Шаблон дизайна и цветовая схема

Самый простой и наиболее всеобъемлющий способ изменения внешнего вида презентации — это применение другого шаблона. Смена шаблона влечет модификацию цветовой схемы, от которой зависят цвета элементов презентации, влияет на дизайн фона и принимаемые по умолчанию параметры форматирования текста.

Для изменения шаблона существующей презентации выполните следующие действия:

  1.  Выберите команду Формат/ Оформление слайда.
  2.  В области задач приложения появится окно Дизайн слайда с тремя параметрами.
    Шаблоны оформления
    – Цветовые схемы
    – Эффекты анимации

Щелкните на пункте Шаблоны оформления. В окне Применить шаблон оформления будут отображаться различные шаблоны, щелкайте поочередно на них, чтобы увидеть предлагаемое оформление в окне презентации.

  1.  Остановитесь на понравившемся вам варианте (рис. 9.10.)

Рис. 9.10. Выбор шаблона оформления

Одним из компонентов каждого шаблона является цветовая схема, которая определяет упорядоченную последовательность из восьми цветов, предназначенных для изображения различных элементов оформления презентации. Простой смены некоторых цветов или всей цветовой схемы бывает достаточно, чтобы презентация полностью преобразилась. Чтобы скорректировать цветовую схему презентации, проще всего выбрать одну из стандартных схем PowerPoint.

Выполним видоизменение созданной презентации:

  1.  Переключитесь в режим сортировщика.
    1.  Выделите четвертый и пятый слайды (щелкая по ним мышью удерживая Shift) или любые другие слайды, которым нужно назначить новую цветовую схему.
    2.  Щелкните на пункте Цветовые схемы в окне Дизайн слайда. В окне Применить цветовую схему будут отображаться стандартные цветовые схемы PowerPoint, как показано на рис. 9.13.
    3.  Поставьте указатель мыши на одну из них. Справа появляется маленький треугольник, щелчок на котором выводит на экран раскрывающееся меню. Щелкните на пункте Применить к выделенным слайдам, и в окне презентации наблюдайте воздействие ее на оформление выделенных слайдов (рис 9.11.)

Поочередно просмотрите различные схемы и выберите подходящую. Если новая схема оказалась хороша и вы решили перекрасить все слайды презентации, в раскрывающемся списке соответствующей схемы щелкните на пункте Применить ко всем слайдам.

Рис. 9.12. Изменение цветовой схемы

Создание анимации для отдельных объектов

Анимация звуков, гиперссылок, текста, графики, схем, диаграмм и объектов подчеркивает различные аспекты содержания, управляет ходом изложения материалов и делает презентацию более интересной.

В PowerPoint для добавления анимации применяются следующие команды: Эффекты анимации и Настройка анимации. Готовые эффекты анимации могут применяться ко всем элементам выделенных слайдов или всех слайдов презентации. Настройка анимации может применяться к отдельным элементам на слайде.

Эффекты анимации:

  •  Если схему анимации требуется добавить только к определенным слайдам, выберите нужные слайды в области Слайды.
  •  В меню Показ слайдов выберите команду Эффекты анимации.
  •  В области задач Дизайн слайда выберите из списка Применить к выделенным слайдам требуемый эффект анимации.
  •  Если эффект анимации требуется применить ко всем слайдам, нажмите кнопку Применить ко всем слайдам.

Настройка анимации:

  •  В обычном режиме откройте слайд, к тексту или объектам которого требуется применить анимацию.
  •  Выберите объект для анимации.
  •  В меню Показ слайдов выберите команду Настройка анимации.
  •  В области задач Настройка анимации нажмите кнопку Изменить и выберите нужный эффект из появившихся разделов: Вход, Выделение, Выход, Пути перемещения.
  •  В пункте Начало указываем вариант эффекта:
  •  По щелчку (отображается значок мыши). Эффект анимации начинается по щелчку в слайде.
  •  С предыдущим (нет значка). Эффект анимации начинается вместе с началом предыдущего эффекта.
  •  После предыдущего (значок часов). Эффект анимации начинается сразу после окончания предыдущего эффекта из списка.
  •  
  •  В пункте Скорость можно настроисть скоростные режимы:  Очень медленно, Медленно, Средне, Быстро, Очень быстро.
  •  Элементы анимации отмечены на слайде непечатаемым нумерованным тэгом. Этот тэг соответствует эффектам в списке настроек анимации и отображается у края текста или объекта. Тэг появляется только в обычном режиме при отображении области задач «Настройка анимации».

Чтобы запустить показ презентации необходимо в меню Показ слайда выбрать команду Начать показ или нажать клавишу F5. Слайды будут меняться в соответствии с вашими настройками.

Создание гиперссылок в презентации

В презентациях PowerPoint очень удобно пользоваться гиперссылками и управляющими кнопками для быстрого перехода между слайдами и другими внешними файлами (документы Word, табицы Excel, ссылки на веб-страницы и т.д.). Гиперссылка может быть текстом, объектом (рисунок, графика, фигура или объект WordArt). Управляющая кнопка является готовой кнопкой, которую можно вставить в презентацию и определить для нее гиперссылки.

Создадим гиперссылки на слайде «Содержание презентации», с помощью которых можно будет перходить на другие слайды данной презентации, следующим образом:

  1.  Выделите на слайде текст «Старинные парусные корабли», который будет представлять гиперссылку.
  2.  Нажмите кнопку Добавление гиперссылки .
  3.  В области Связь с выберите значок местом в этом документе.
  4.  Выберите из списка слайд, к которому требуется перейти.
  5.  Нажмите ОК.

На слайде выделенный тектс будет подчёркнут. Во время показа презентации, нажимая на данную гиперссылку вы автоматически перейдёте на соответсвующий предыдущим настройкам слайд.

Для возврата из слайда, на который мы перешли по гиперссылке, в «Содержание презентации» используем управляющую кнопку.

  1.  В меню Показ слайдов выберите команду Управляющие кнопки.
    1.  Выберите кнопку действия из предложенных вариантов .
      1.  В появившемся окне Настройкиа действия 

 

Контрольные вопросы

  1.  Какими способами можно добавить слайды в презентацию?
    1.  Как создать презентацию на основе шаблонов?
      1.  Как добавить в презентацию управляющие кнопки?
      2.  Как можно изменить цветовую схему слайда?
      3.  Как можно работать с панелью инструментов Структура?


Л
ИТЕРАТУРА

Основная литература:

  1.  Кравчук С.О. Основи компьютерной техники: Компоненты, системы, сети: Уч. пособ. для студ. висш. ус. зав. – К.: ИВЦ «Издательство «Политехника»»: Издательство «Каравела», 2005. – 344 с.: ил.. – Библиогр.: с. 340.
  2.  Информатика. Компьютерная техника. Компьютерные технологии: Учебник. – К.: Каравела, 2004. – 464с.
  3.  Бородкина И.Л., Матвиенко О.В. Практический курс с комптютерных технологий подготовки даннях: Уч. пособ.– К.: Центр учебной литературы, 2004. – 448с.
  4.  Лопатко О.В. Математические методы в расчётах  на ЕОМ: Уч. пособ. – Львов: «Магнолия плюс», 2005. – 200с.
  5.  Рогальський Ф.Б., Скороход О.М. Лабораторные практикумы с основ информатики. Херсон: ХДТУ,2000
  6.  Валецькая Т.М., Бабий П.И., Григоришин И.А. и др. Информатика и компьютерная техника в лабораторных работах: Уч. пособ: У З ч./ - К.: Центр учебной литературы, 2005. – Ч.1. – 344с.

Дополнительная литература:

  1.  Глинський Я.М. Практикум с информатики. Уч. пособ. 6-те изд. – Львов: Деол, СПД Глинський, 2003. – 224с.
  2.  Кошелёв М.В. Итоговые тесты с информатики. – Харьков: Торсинг, 2003. – 160 с.
  3.  Демидова Л.А., Пылькин А.Н. Программирование в среде Visual Basic for Applications: Практикум. – М.: Горячая линия – Телеком, 2004. – 175 с.: ил.
  4.  Горячов А.В. Практикум по информационным технологиям. – М.: БИНОМ ЛЗ, 2002. – 272с.
  5.  Следзинський И.Ф., Василенко Я.П. Основы информатики. Пособие для студентов. – Тернополь: Учебная книга – Богдан, 2003. – 160с.
  6.  Гуржий А.М., Зайцева Т.В., Спиваковський О.В., Компьютерные технологии общего назначения: Уч. пособ. – Херсон: Айлант, 2001. – 216 с.:ил.
  7.  Кащеев Л.Б., Кащеева Г.І. Сборник практических заданий для работы с электронными таблицами Excel. – Харьков: Торсинг, 2003. – 40с.

8.  Морзе Н.В. Методика обучения информатики: Уч. пособ.: У 3ч. / За ред. М.И.Жалдака. Учебная книга – К.:, 2004. – Ч. ІІ: Методика обучения информационных технологий. – 287 с.: ил.


Окно документа

Строка состояния

Полосы прокрутки

Диалоговое окно

Панели инструментов

Верхнее меню

Строка заголовка

Имя листа

Название книги

Название книги

Адрес

Ярлык для доступа  к приложению

Пиктограмма системной папки

Главное меню  кнопки  Пуск Windows XP

Панель задач

Языковая панель

Корзина

Рис.3.5. Автофигуры            

Рис. 5.3.  Поиск функции

Рис. 9.11. Смена цветовой схемы слайдов


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

68340. Статическое и астатическое регулирование 298.5 KB
  Рассмотрим простейшую схему автоматического прямого регулирования уровня воды в резервуаре посредством поплавкового регулятора рис. Для характеристики степени зависимости отклонения регулируемой величины от нагрузки пользуются понятием неравномерности или статизма регулирования.
68341. Становление духовной школы Сибири 183 KB
  Именно монахи из черкасс открыли первые духовные школы в Чернигове Ростове Смоленске Тобольске взяв за образец систему обучения Киевской академии где целиком и полностью царили европейская школа латинской направленности.
68343. Средства правового обучения 1.61 MB
  Средства общения в процессе преподавания правовых дисциплин. Средства учебной деятельности. Технические средства обучения при преподавании права. Средства обучения предметы которые в процессе преподавания и обучения передают научную информацию или её представляют а также оказывают...
68344. Средняя Азия и Казахстан с древности до нового времени. Присоединение к России Казахстана и Средней Азии 30.5 KB
  На протяжении веков район центральной Азии был населен различными народами. Из России туда поступали меха кожа сукно а в Россию шли хлопок шелковые ткани холодное оружие и пряности. Реальной помощи казахи могли ожидать только от России.
68345. Транспортні вузли та транспортна система України 264.5 KB
  Транспорт та транспортні вузли повинні сприяти якнайшвидшій інтеграції України в загальноєвропейську економічну систему, що потребує створення залізничних та автомобільних шляхів з центральних частин Західної Європи – у країни СНД, з півночі Західної Європи – у країни Близького Сходу.