48401

Професійне спілкування. Вимоги до професійного спілкування

Лекция

Психология и эзотерика

Професійне спілкування сприймається як усний мовний контакт між людьми, що зв’язані інтересами справи і мають повноваження для встановлення ділових контактів, вирішення ділових проблем і здійснення конкретних підходів до їх вирішення. Тобто ділова розмова – це «дракон із чотирма головами»

Украинкский

2014-09-23

367.5 KB

29 чел.

Тема 4. Спілкування як інструмент професійної діяльності

План

Професійне спілкування. Вимоги до професійного спілкування.

Функції спілкування.

Види, і форми професійного спілкування.

Основні закони та стратегії спілкування

Невербальні засоби спілкування.

Гендерні аспекти спілкування.

Література

Антоненко-Давидович Б. Як ми говоримо. - К.: Либідь, 1991. – 256с.

Коваль А.П. Ділове спілкування:Навчальний посібник. – К.: Либідь, 1992.

Зубенко Л.Г., Нємцов В.Д. Культура ділового спілкування: Навчальний посібник. – К.: ЕксОб, 2000. – 200с.

Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування: Навч.посібн. – К.: Знання, 2006. – С.14-21, 35-41.

Шевчук С.В., Клименко І.В. Українська мова за професійним спрямуванням: Підручник. – К.: Алетра, 2011. – С.146-177.

Професійне спілкування. Вимоги до професійного спілкування

      Чудова думка втрачає свою цінність, коли вона погано висловлена (Ф.Вольтер)

 Важливою складовою комерційного успіху в діяльності фірми є вміння вести ділову розмову. Чим вищий рівень культури усного мовлення при веденні переговорів чи просто в розмові зі співробітниками, підлеглими, іншими людьми, тим вищий авторитет людини, що займається підприємницькою діяльністю, тим кращі і плідніші результати роботи.

Професійне спілкування сприймається як усний мовний контакт між людьми, що зв’язані інтересами справи і мають повноваження для встановлення ділових контактів, вирішення ділових проблем і здійснення конкретних підходів до їх вирішення. Тобто ділова розмова – це «дракон із чотирма головами», де:

  •  Перша голова відповідає за грамотність і правильність мовлення (мовний склад розмови).
  •  Друга – завідує логікою і обмірковує доведення (логічний склад).
  •  Третя – думає про створення гарного психологічного клімату бесіди, про враження, що справляє на оточуючих (психологічний склад).
  •  Четверта – керує нашою мімікою, жестами, манерами (немовний склад розмови).

При цьому тулуб дракона – наш мозок, який контролює діяльність усіх голів.

      Спілкування – це складний процес встановлення та розвитку контактів між людьми, взаємодії особистостей, в основі якого лежить обмін думками, почуттями, волевиявленнями з метою інформування.

Спілкування є необхідною умовою для будь-якої діяльності. Через спілкування відбувається навчання й виховання, засвоєння нею різних форм соціального досвіду, норм і правил поведінки, традицій і звичаїв.

Фахівці з проблем спілкування виокремлюють професійне (ділове) спілкування, що відбувається в умовах конкретної діяльності і є її засобом. Професійне спілкування часто має індивідуальний характер і виявляється в способах спілкування, що їх вибирає суб’єкт у певних комунікативних ситуаціях.

Усне професійне мовлення – це розмовно-літературне мовлення в процесі виконання ними службових обов’язків. Мета професійного спілкування – регулювання ділових стосунків у виробничо-професійній діяльності через розв’язання професійних завдань.

Шляхом зіставлення ділового спілкування як специфічної форми взаємодії і спілкування в цілому як загального виявлено такі  особливості ділового спілкування:

  •  Наявність певного офіційного статусу об’єктів.
  •  Спрямованість на встановлення взаємовигідних контактів і підтримку стосунків між представниками взаємозацікавлених установ.
  •  Регламентованість, тобто підпорядкованість загальноприйнятим правилам і обмеженням.
  •  Передбачуваність ділових контактів, які попередньо планують, визначають їх мету, зміст, можливі наслідки.
  •  Творчий характер взаємин, спрямованість їх на вирішення ділових проблем, досягнення мети.
  •  Взаємоузгодженість рішень і подальша організація співпраці партнерів.
  •  Взаємодія економічних інтересів і соціальне регулювання здійснюється у правових межах. Ідеальний результат таких взаємин – це партнерські стосунки, що ґрунтуються на обопільній повазі й довірі.
  •  Значущість кожного партнера як особистості.
  •  Безпосередня діяльність, якою зайняті люди, а не проблеми, що хвилюють їх внутрішній світ.

Отже, ділове спілкування – це будь-яка професійна комунікативна діяльність (головно-мовленнєва), репрезентована сферою, яка дає відповідь на 4 запитання:

  •  Задля якої мети ми це говоримо?
  •  Що ми хочемо сказати?
  •  За допомогою яких мовних засобів ми це робимо?
  •  Яка реакція на наше мовлення?

  Спілкування відбувається за певними правилами і вимагає ґрунтовної підготовки.               

  Правила спілкування – «рекомендації щодо ефективного спілкування, які склалися в суспільстві й віддзеркалюють комунікативні традиції певного етносу». Ці правила засвоюють у процесі навчання та шляхом наслідування й репрезентують у під час спілкування автоматично.

Основні правила спілкування такі:

  •  Будьте завжди ввічливими, привітними й доброзичливими, з повагою ставтеся до співрозмовника.
  •  Умійте слухати інших і ніколи не перебивайте.
  •  Не бійтеся розпочинати розмову з незнайомими людьми, але не будьте нав’язливими.
  •  Говоріть (пишіть) про те, що може зацікавити слухачів (читачів), враховуйте їх вік, характер, інтереси.
  •  Не завдавайте людям шкоди словом. Не ображайтеся, не говоріть неприємного іншим, не виявляйте своєї неповаги,   не вживайте грубих слів.
  •  Намагайтеся ввічливо попросити і ввічливо відмовити, не образивши людину своєю відмовою.
  •  Використовуйте в спілкуванні звертання і ввічливі слова: будь ласка, вибачте, не ображайтеся, чи не змогли б ви, на жаль тощо. Слідкуйте за культурою мовлення.
  •  Намагайтеся, щоб спілкування з вами було для людей корисним і приємним, умійте допомагати людям словом і ділом.

Усне професійне мовлення повинно відповідати певним вимогам, найголовнішими серед яких є такі:

чіткість, недвозначність формулювання думки;

логічність, смислова точність, звідси небагатослівність мовлення;

відповідність між змістом мовлення, ситуацією мовлення і використаними  мовними засобами (Могутнім засобом поліпшення повітряного середовища в приміщеннях є їх аерація шляхом відкривання фрамуг за допомогою спеціального пристрою і це про звичайне провітрювання!);

укладання природних, узвичаєних словосполучень; вдалий порядок слів у реченнях;

різноманітність мовних засобів, багатство лексики в активному словнику людини (за підрахунками науковців, у повсякденному спілкуванні люди послуговуються 23ма тисячами найуживаніших слів; активний словник освіченої людини (слова, які людина використовує, а не просто знає) це 1012 тисяч слів; для порівняння: найбільший “Словник української мови” в 11ти томах містить понад 136 тисяч слів);

самобутність, нешаблонність в оцінках, порівняннях, у побудові висловлювань;

переконливість мовлення;

милозвучність мовлення;

виразність дикції; відповідність між темпом мовлення, силою голосу, з одного боку, і ситуацією мовлення з другого.

   Необхідно, щоб ці вимоги базувалися на знанні літературної норми і чутті мови. Загальна мовна культура визначається і знанням норм літературної мови, і ерудицією, і світоглядом людини, і культурою мислення, і технікою мовлення.

Функції спілкування

      Функції спілкування (від лат. function – виконання, здійснення) – це зовнішній прояв властивостей спілкування, ті завдання, які воно виконує у процесі діяльності індивіда в соціумі.

       Відомі різні класифікації функцій спілкування. Наприклад, відомий фахівець з теорії та практики спілкування Ф.С. Бацевич виокремлює такі функції спілкування:

  •  Контактну (створення атмосфери обопільної готовності передавати і сприймати інформацію та підтримувати зв'язок до завершення акту спілкування).
  •  Інформаційну (обмін інформацією, запитаннями і відповідями).
  •  Спонукальну (заохочення адресата до певних дій).
  •  Координаційну (узгодження дій комунікантів).
  •  Пізнавальну (адекватне сприйняття і розуміння змісту повідомлень).
  •  Емотивну (обмін емоціями).
  •  Налагодження стосунків (розуміння свого місця в системі рольових, статусних, ділових, міжособистісних стосунків).
  •  Регулятивну (залежно від мети, яку ставить перед собою адресант, він і організовує своє спілкування, дотримується певної стратегії і тактики).

Усі ці функції між собою тісно взаємодіють у процесі спілкування. Професійне спілкування у сфері ділових взаємостосунків репрезентує й інші функції:

  •  Інструментальну (отримання і передавання інформації, необхідної для здійснення певної професійної дії, прийняття рішення).
  •  Інтегративну (засіб об’єднання ділових  паперів для спільного комунікативного процесу).
  •  Функцію самовираження (демонстрування особистістю інтелекту і потенціалу).
  •  Трансляційну (передавання конкретних способів діяльності).
  •  Функцію соціального контролю (регламентування поведінки, а іноді (коли йдеться про комерційну таємницю) й мовної акції учасників ділової взаємодії).
  •  Функцію соціалізації (розвиток навичок культури ділового спілкування).
  •  Експресивну (намагання ділових партнерів передати і зрозуміти емоційні переживання один одного

Види і форми професійного спілкування

Багатоманітність функцій спілкування породжує значну кількість його видів. Враховуючи багатоаспектний характер спілкування, класифікувати його види можна за такими ознаками:

  •  За участю чи неучастю мовних засобів: вербальне (словесне) і невербальне (міміка, жести, постава тощо), комбіноване.

залежно від способу сприймання інформації:

  •  контактне (безпосереднє);
    •  дистанційне (телефонне, селекторне, за допомогою комп’ютера);
  •   За метою: ділове і розважальне.

залежно від кількості учасників:

  •  діалогічне (бесіда з одним співрозмовником);
    •  монологічне (доповідь, промова, лекція);
      •  полілогічне (дискусія);
  •  За мірою офіційності: офіційне (рольове) передбачає стосунки, опосередковуються соціальними професійними ролями (начальник-підлеглий, викладач-студент, колега-колега) і неофіційне (приватне) (спілкування друзів, приятелів тощо).
  •   За додержанням норм – нормативне (відповідно до літературних норм); ненормативне (порушуючи нормативні норми); етикетне і неетикетне.

залежно від форми і ситуації спілкування:

  •  міжперсональне (нарада, колоквіум тощо);
    •  публічне (виступ на зборах, конференції тощо).

  Міжперсональне професійне мовлення це засіб повсякденного спілкування двох або кількох людей під час виконання ними службових обов’язків.

Міжперсональне професійне спілкування найчастіше відбувається в таких ситуаціях:

ділова нарада (інформаційна, директивна (інструктивна), оперативна (селекторна, телефонна, комп’ютерна), дискусійна, виробнича);

ділова телефонна розмова;

спілкування між співробітниками в колективі;

спілкування керівника з підлеглим;

приймання відвідувачів;

ділова бесіда, переговори;

анонімне спілкування (спілкування типу водій пасажир, продавець покупець, лікар хворий тощо);

пресконференція; інтерв’ю; допит; іспит.

Кінцевий позитивний результат, успіх спілкування в професійній сфері залежить не стільки від мотивів, якими керується людина, скільки від уміння їх сформулювати і викласти.

Основні закони і стилі спілкування

Спілкування людей здійснюється згідно з певними законами. Закони спілкування (комунікативні закони) – це особливі закони.

  •  Більшість із законів спілкування нежорсткі, імовірнісні.
  •  Комунікативні закони не передаються людині під час народження, не передаються в спадок – їх людина засвоює в ході спілкування, з досвіду, з комунікативної практики.
  •  Закони спілкування можуть з часом видозмінюватися.
  •  Закони спілкування частково змінюються у різних народів, тобто мають певне національне забарвлення, хоча багато в чому носять загальнолюдський характер.

Основні закони спілкування:

Закон дзеркального розвитку спілкування: співбесідник в процесі комунікації імітує стиль спілкування свого співбесідника. Це людина робить автоматично, практично без контролю свідомості.

Закон залежності результату спілкування від об’єму комунікативних зусиль, тобто що більше комунікативних зусиль витрачено, то вища ефективність спілкування.

Закон прогресуючого нетерпіння слухачів: що довше говорить оратор, то більшу неувагу і нетерпіння проявляють слухачі.

Закон падіння інтелекту аудиторії зі збільшенням ї розмірів. ЩО більше людей вас слухає, то нижче середній інтелект аудиторії. Іноді це явище називають ефектом натовпу: коли слухачів багато, вони починають гірше «міркувати», хоча особистий інтелект кожної окремої людини при цьому, звичайно зберігається.

Закон первинного відторгнення нової ідеї. Нова, незвична ідея, повідомлена співбесіднику, в перший момент ним відкидається. Іншими словами, якщо людина раптом одержує інформацію, яка суперечить думці або уявленню, що склалося у нього на цей час, то перша думка, яка приходить йому в голову – що ця інформація помилкова.

Закон ритму спілкування. Цей закон відображає співвідношення розмови та мовчання в людському спілкуванні. Це значить, що кожній людині необхідно в день певний час говорити і певний час мовчати.

Закон відторгнення публічної критики. Людина відторгає публічну критику на свою адресу. Будь-яка людина має високу внутрішню самооцінку.

Закон тяжіння критики. Що більше ви виділяєтеся з тих, хто оточує вас, то більше про вас лихословлять, і тим більше людей критикує ваші дії.

Закон довіри до простих слів, Що простіші твої думки і слова, то краще тебе розуміють і більше вірять

Стилі спілкування:

Стиль «спільна творчість». Діяльнісно-діалогова схема цього спілкування ставить партнерів у паритетне становище, коли накреслена спільна мета й спільними зусиллями віднаходиться рішення.

Стиль «дружня прихильність». У його основі є щирий інтерес до особистості партнера по спілкуванню, ставлення до нього з повагою, відкритість контактам.

Стиль «загравання» розглядають як крайню форму «дружньої прихильності», яка має негативний заряд у стосунках. Він базується на прагненні завоювати фальшивий, дешевий авторитет у партнера.

Стиль «залякування» є протилежністю «загравання» і виникає як наслідок власної невпевненості при вищому статусному становищі, ніж у партнера, або ж невміння організувати спілкування на основі продуктивної спільної діяльності.

Стиль «дистанція» має різні відтінки, але у всіх випадках зводиться до суб’єктивного підкреслення відмінностей між партнерами. Це обмежує творчий потенціал спільної діяльності, провокує авторитарність. Разом із тим, без дотримання певної дистанції спілкування може скотитися до панібратсько-поблажливого ставлення.

 «Менторський»  стиль можна розглядати як різновид стилю «дистанція», коли один із партнерів добровільно чи мимовільно бере на себе роль наставника. Повчально-покровительський тон з його боку проглядається не лише в розмові, але й у позі, міміці, зовнішності, що збільшує розрив між партнерами.

Німецький соціолог Вальфіш Рулен сформулював аргумент мовчання:

  •  Якщо ваш співрозмовник роздратований, то промовчіть, щоб не дратувати його більше. Сперечатися з роздратованою людиною – все одно, що підкладати дрова у багаття.
  •  Якщо ви самі роздратовані, краще промовчати, щоб не сказати щось таке, про що потім будете шкодувати.
  •  Якщо ви довго говорили, помовчіть, дайте сказати іншим.
  •  Якщо вам дали слово, а те, що ви хотіли сказати, вже висловили інші, відмовтеся від повторення.
  •  Якщо вам хочеться поговорити про власні справи, а вас слухають сторонні люди, яких це не цікавить, - промовчіть.
  •  Якщо ви недостатньо обізнані з певним питанням, дайте можливість говорити тим, хто знає про нього краще.
  •  Краще промовчіть, аби не образити гідності інших.
  •  Мовчіть у ситуації, в якій своєю розмовою ви б могли мимоволі розкрити довірену вам таємницю.

Невербальні засоби спілкування

Мовлення не єдиний спосіб спілкування. Люди обмінюються інформацією й за допомогою інших засобів – жестів, міміки, погляду, пози, рухів тіла, які часто поєднуються в різних комбінаціях. Усе це невербальні (несловесні) засоби.

Невербальні засоби спілкування («боді ленгвідж») – це система немовних знаків, що слугують засобами для обміну інформацією між людьми.

Один із найвідоміших фахівців із питань спілкування А.Піз стверджує, що за допомогою слів передається лише 7% інформації, звуковими засобами – 38%, а за допомогою міміки, жестів і поз - 55%. Без сумніву, вербальні і невербальні засоби спілкування слід використовувати в єдності. Між ними є своєрідний поділ функцій: словесними передається чиста інформація, а невербальними – ставлення до партнера. Бажано розвивати вміння читати (розуміти) невербальні сигнали, оскільки вони здебільшого спонтанні, несвідомі, а тому щирі. Вміння користуватися ними сприяє формуванню культури спілкування.

На думку американських учених, для формування першого і враження від співрозмовника важливими є перші чотири хвилини зустрічі, а деякі вважають, що досить і двох хвилин.

У наукових дослідженнях є різні класифікації невербальних засобів.

1. Кінетичні засоби (найважливіші у спілкуванні)

  •  Поза. Поза – мимовільна або зумисна постава тіла, яку приймає людина. Вирізняють «закриті» і «відкриті» пози. Відомо, що людина, зацікавлена в спілкуванні, буде орієнтуватися на співрозмовника, нахилятиметься в його бік, повернеться до нього всім тілом, а якщо не хоче його слухати, то відійде назад, стоятиме напівобернувшись.
  •  Жест. Жести – це виражальні рухи, що передають внутрішній стан людини. Розрізняють такі види жестів:

Ритмічні жести дублюють інтонацію, виокремлюють певні частини висловлювання, підкреслюють логічний наголос, сповільнення чи прискорення темпу мовлення.

Емоційні жести передають найрізноманітніші відтінки почуттів: подив, радість, захоплення, ненависть, роздратування, розчарування.

Вказівні жести виконують функцію виділення якогось предмета серед однорідних. З цією метою послуговуються рухами пальців, кисті, цілої руки. Проте показувати пальцем на людей неввічливо.

Зображувальні жести відтворюють предмети, тварин, інших людей (їхню форму, рухи, розміри). Ними користуються в тих випадках, коли не вистачає слів чи необхідно підсилити враження і вплинути на слухача наочно.

Жести-символи інформують про певні дії, властивості, наміри тощо. Такі жести не мають нічого спільного з діями, про які вони сигналізують. Наприклад, піднесена рука з випрямленими пальцями – «прошу слова». До цих жестів належать  умовні жести вітання, прощання, заклик до мовлення, передчуття приємного.

Наведемо поширені жести і їх тлумачення:

Пальці рук зціплені – знак розчарування і бажання співрозмовника приховати своє негативне ставлення.

Прикривання рота рукою – слухач розуміє, що ви говорите неправду.

Почухування і потирання вуха – співрозмовник наслухався і хоче висловитися.

Потирання скронь, підборіддя прикривання обличчя руками – особа не налаштована розмовляти в цей момент.

Людина відводить очі – підтвердження того, що вона щось приховує.

Схрещення рук на грудях – людина нервує, краще розмову закінчити чи перейти на іншу тему.

Схрещення рук і тримання пальців у кулаці – людина налаштована вкрай вороже.

Відтягування комірця – людина гнівається або дуже схвильована.

Вказівний палець спрямований прямовисто до скроні, а великий підтримує підборіддя – негативне або критичне ставлення до почутого.

Руки за головою – впевненість, перевага над співрозмовником.

Потирання ока – людина говорить неправду.

Тримання рук за спиною – впевненість у собі.

  •  Міміка (репрезентує 6 основних емоційних станів: гнів, радість, страх, страждання, подив, презирство). З мімікою тісно пов'язаний візуальний контакт (погляд), що становить важливу частину спілкування. Розрізняють діловий, світський і інтимний погляду. Погляд, спрямований у трикутник, вершиною якого є точка  посередині чола, а основою – лінія між очима, є діловим. Він не опускається нижче очей. Якщо погляд фіксується нижче лінії очей, то це соціальний погляд. Інтимний погляд спрямовується в трикутник між очима і грудьми. Погляд завжди має відповідати спілкувальній ситуації.
  •  Хода. За ходою можна впізнати емоційний стан співрозмовника – гнів, страждання, гордість, щастя. Хода тяжка, коли людина гнівається, легка – радіє, в’яла, пригнічена – страждає. Найбільша довжина кроку, коли людина почувається гордо.

2.Праксодика і екстралінгвістика.

  •  Інтонація.
  •  Гучність.
  •  Тембр.
  •  Пауза.
  •  Зітхання.
  •  Сміх.
  •  Плач.
  •  Покашлювання.
  •  Тональність.

Таксика. Таксичні рухи зумовлені багатьма чинниками: професійним статусом партнерів, віком, статтю, характером їх знайомства. 

  •  Потиск рук може бути трьох типів: домінантним (рука зверху, долоня розвернута вниз), покірним (рука знизу, долоня розвернута вверх) і рівноправним.
  •  Поцілунок.
  •  Поплескування по плечах.
  •  Усмішка.

Проксеміка. Спілкування завжди просторово організоване. Американський антрополог Е.Холл увів термін «проксеміка», що означає «близькість». Учені виокремлюють 4 дистанції між учасниками спілкування:

Інтимна (від 0 до 45см) – спілкування з дітьми, дружиною, коханими, найближчими друзями.

Особиста (від 45 до 120 см) – спілкування під час зустрічей, на вечірках, у кулуарах конференцій тощо.

Соціальна (суспільна) (від 120 до 400 см) – міжособистісне спілкування з малознайомими людьми.

Громадська (відкрита) (від 400 до 750 см) – виступ лектора перед аудиторією.

Проксеміка не тільки відстань між спілкувальниками, а й конфігурація, яку вони творять. Якщо спілкувальники сидять навпроти, вони частіше конфліктують. Під час звичайної ділової зустрічі сідають з одного боку столу.

Отже, щоб успішно здійснювати професійну діяльність, слід знати і вміти розпізнати (читати) невербальні засоби спілкування.

6.Гендерні аспекти спілкування

Однією із найважливіших проблем сучасної лінгвістики є дослідження комунікативної взаємодії індивідів (жінка-чоловік) у співвідношенні з параметрами мови. Гендерний статус учасників спілкування впливає не лише на стратегію і тактику мовленнєвого спілкування, а й на його тональність, стиль, характер.

Гендерні пошуки в лінгвістиці зводяться до таких підходів:

  •  Маніфестація гендеру в стилі спілкування.
  •  Виявлення особливостей мовлення жінок і чоловіків – мовні гендерні стереотипи.
  •  Вираження ггендеру на різних мовних рівнях: морфологічному, лексичному та текстуальному.
  •  Гендер і традиції мовленнєвого етикету.

Як стверджують психологи, лінгвісти, стиль спілкування жінок і чоловіків найяскравіше репрезентують в діловій і професійній сфері. Чоловічий стиль спілкування зорієнтований на систему домінування: чоловікам притаманна завищена самооцінка, самовпевненість, зосередженість на завданні, схильність до стереотипів у спілкуванні. Такий стиль називають авторитарним. Для чоловіків найважливішою є інформація, результат, факти, цифри, для них тільки одна відповідь правильна (переважно це – власна думка).

Жінки репрезентують демократичний стиль спілкування: колегіальне прийняття рішень, заохочення активності учасників комунікативного процесу, що сприяє зростанню ініціативності співрозмовників, кількості нестандартних творчих рішень.

Для чоловіків характерним є виокремлення свого «Я», а для жінок – актуалізація «Ми» в налагодженні професійних ділових контактів.

Жінки частіше вживають слова зі значенням невпевненості (мабуть, напевне, очевидно, либонь), а чоловіки демонструють свою незаперечну переконаність (я глибоко переконаний, що й казати, зрозуміло). Бажання чоловіків показати у спілкуванні з жінками високий рівень ерудиції спонукає їх до вживання професійної лексики.

Гендерні особливості спілкування виразно виявляються в етикетному спілкуванні. Під час розмови жінки зазвичай відверто дивляться у вічі співрозмовника, чоловіки ж частіше уникають прямого погляду. Жінки здебільшого починають і підтримують розмову, а чоловіки контролюють і керують її перебігом. Жінки частіше ніж чоловіки просять вибачення, докладно щось пояснюють.

У етикетних ситуаціях знайомства чи прощання домінує чоловіче мовлення, що виявляється у компліментах і цілуванні руки жінки.

Запропоновані висновки про гендерні аспекти спілкування не претендують на вичерпність, універсальність, але заслуговують на увагу для подальших серйозних студій цієї проблеми.

Тема 5. Риторика і мистецтво презентації

План

Поняття про ораторську (риторичну) компетенцію.

Публічний виступ як важливий засіб комунікації переконання.

Мистецтво аргументації.

Презентація як різновид публічного мовлення.

Культура сприймання публічного виступу. Види запитань.

Література

Антоненко-Давидович Б. Як ми говоримо. – К, 1991

Мацько Л.І. культура української фахової мови: Навч. Посібн. – К, 2007. 360с.

Стоян Т.А. Діловий етикет: моральні цінності і культура поведінки бізнесмена: Навчальний посібник. – К: «Центр навчальної літератури», 2004. – 232с.

Поняття про ораторську (риторичну) компетенцію

Поняття «Ораторське мистецтво», або «Красномовство» має 2 значення:

Вид громадсько-політичної та професійної діяльності, мета якої – інформувати та переконувати аудиторію засобами живого слова.

Високий ступінь майстерності публічного виступу, мистецьке володіння словом.

Свідоме життя людини можна розглядати як послідовність і сукупність промов, якісного чи неякісного мовлення, від чого залежить її доля, а також доля навколишніх людей, а отже, і всього суспільства. Тому значно зростає, особливо в останній час, вагомість риторики – науки, яку Феофан Прокопович, викладач цього курсу в Києво-Могилянській академії, називав «царицею душ», «княгинею мистецтв».

Риторика зародилася в Стародавній Греції і вважалася ефективним засобом переконання людей. Давню Грецію визнають батьківщиною красномовства, де почали складати його теорію. 335р. до н.е. було створено першу теорію ораторського мистецтва, що зберегла своє значення донині. Йдеться про «Риторику» Аристотеля, (портрет) в якій він визначив її як мистецтво переконливого впливу, як здатність  знаходити засоби впливу на кожний предмет.

Особливе місце в теорії риторики Аристотеля належить моральності. Цитую: Всі оратори, як ті, що проголошують хвалу чи хулу, так і ті, що вмовляють або відмовляють, а також ті, що звинувачують чи виправдовують, не тільки намагаються довести що-небудь, а й стараються показати велич і нікчемність добра чи зла, прекрасного чи ганебного, справедливого чи несправедливого”.

 Найвидатнішим давньогрецьким оратором був Демосфен, (портрет) що написав понад 30 промов. У юні роки він якось почув виступ одного відомого оратора. Демосфена  вразив його величезний вплив на людей, і він вирішив будь-що досягти таких же успіхів. Після кількох років наполегливої праці наважився виступити на зборах із політичною промовою. Наслідки були сумні Чому? Бо не мав елементарних зовнішніх даних оратора: затинався, незграбно розмахував руками і праве плече сіпалося. Щоб позбутися своїх природних недоліків він почав старанно тренуватися. Він брав у рот маленькі камінці і на березі моря, перекрикуючи його шум, виголошував промови. А щоб не смикатися плечем, підвішував до стелі меч. Любов до справи і виняткова сила волі дала йому можливість позбутися фізичних вад і стати найвидатнішим оратором.

На демосфенівських промовах учились оратори різних поколінь не тільки Еллади, але й інших країн, особливо Риму. Один із сучасників так описує виступи Демосфена: «мова у Демосфена водночас і пишна і проста, і незвичайна і буденна, і солодка і гірка, і напружена і легка, і весела і серйозна. Він оволодів усім найкращим, що було в інших ораторів, але уникнув їхніх недоліків».

У Давньому Римі вміння красномовно говорити також мало неабияке значення у вирішенні державних і судових справ. У цій галузі особливо відзначився видатний оратор Марк Тулій Цицерон, (портрет) що створив чимало ораторських шедеврів. Збереглося лише 58 промов. У праці „Про оратора” Цицерон створив образ ідеального оратора: «красномовним можна вважати того, хто виступаючи на форумі, і в суді, вміє доводити, зачаровувати і переконувати. Доводити необхідно, зачаровувати приємно, переконувати – вірний шлях до перемоги. Саме ця остання властивість найвагоміша, коли хочеш виграти справу. Скільки завдань стоїть перед оратором, скільки ж є видів красномовства: доводити слід тонко, зачаровувати в міру, переконувати палко. В цьому і полягає сила оратора».

Найвідомішими ораторами Київської Русі були митрополит Іларіон (портрет)  (його найвідоміша проповідь “Слово про закон і благодать”) та Кирило Туровський (портрет).

У 1718 столітті курс риторики викладався в КиєвоМогилянській академії, яка, будучи національним закладом, орієнтувалася на найпрогресивніші здобутки європейських університетів. Імя академії пославили такі видатні ритори, як Григорій Сковорода, Феофан Прокопович, Михайло Ломоносов (портрети).

Розвивалося риторичне мистецтво в Україні і в подальші часи. Зокрема, у сучасному суспільстві знову посилюється інтерес до риторики як мистецтва виголошення промов, вивчають історію риторики та практичне застосування різних її видів. Зараз в Україні існує нагальна потреба відновлення національних риторичних традицій традицій публічного мовлення в суспільнополітичній, науковій, професійній та інших сферах.      

Особливим жанровим різновидом мовленнєвої діяльності є публічний виступ.

2. Публічний виступ як важливий засіб комунікації переконання

Будь-яка промова чимось подібна до наукового дослідження. Отже, промову слід будувати як певну проблему. Оратор, виступаючи перед аудиторією, завжди має проголошувати щось вагоме, нове. Виступ має бути актуальним, змістовним. Тільки за таких умов його слухатимуть.

Оратор повинен ґрунтовно володіти основними аспектами проблеми. Той, хто виступає перед аудиторією, має бути освічений в галузі знання, яку пропонує увазі своїх слухачів. Поверховість і малоерудованість одразу помітні, й довіри в аудиторії такий оратор не викликає. 

Зараз в Україні існує нагальна потреба відновлення національних риторичних традицій традицій публічного мовлення в суспільнополітичній, науковій, професійній та інших сферах.

 Розрізняють такі види публічного мовлення:

соціальнополітичне (політична доповідь, промова, політичний огляд, ділова доповідь, промова);

академічне (наукова доповідь, лекція, наукове повідомлення, огляд, виступ у науковій дискусії);

судове (звинувачувальна та захисна промова);

урочисте (ювілейна, вітальна промова, виступ на прийомі);

церковнобогословське (проповідь, звернення до пастви).

У професійному спілкуванні залежно від змісту, призначення, способу виголошення та обставин спілкування виділяють такі найпоширеніші жанри публічних виступів: доповідь, промова, лекція, виступ у дискусії.

Доповідь це значний за обсягом документ, призначений для усного виголошення, який обовязково містить певні висновки і пропозиції. У доповіді наявний значний фактичний матеріал (тому її тези часто пропонують слухачам заздалегідь); вона, як правило, розрахована на підготовлену аудиторію. Текст доповіді може бути предметом обговорення, зазнавати критики, доповнюватися новими положеннями тощо.

    Різновиди доповіді:

  •  Ділова – це офіційне повідомлення про шляхи вирішення окремих виробничих питань життя і діяльності певного колективу, організації.
  •  Політична – у ній зясовується сутність, причини, наслідки певної політичної події, розкриваються шляхи розвитку суспільства.
  •  Звітна – у якій повідомляється про роботу, виконану особою чи колективом за певний період.
  •  Наукова – яка узагальнює наукову інформацію, досягнення, відкриття та результати наукових досліджень.

Промова  це невеликий (до 1015 хв) усний виступ, звернений до широкого загалу, що має на меті висвітлення певної інформації, вплив не тільки на розум, а й на волю й почуття слухачів. Давньоримська схема: що, для чого, у який спосіб і зараз актуальна для промовця. Промова повинна бути логічно струнка, переконлива, емоційно насичена.

Основні різновиди промов:

  •  інформаційна
  •  розважальна
  •  агітаційна
  •  вітальна

 Виступ у дискусії  це лаконічний (до 25 хв), чітко аргументований виклад певного погляду на проблему. Виступ найчастіше не готується завчасно і є спонтанною мовною реакцією на щойно почуте на зборах, нараді, семінарі, науковій конференції тощо.

Основні риси виступу:

  •  полемічність  (дискусійність)
  •  стислість (стислість – ознака високої культури).
  •  точність і чіткість формулювань.

 Промовець повинен дотримуватися ряду вимог, зокрема пов’язаних із його поведінкою:

природність, позбавлена штучності;

доброзичливість, повага, теплота у ставленні до слухачів;

зосередженість, серйозність оратора;

глибока внутрішня переконаність;

відповідна інтонація, міміка, жести. До речі, чим талановитіший оратор, тим стриманіші його жести.

  •  Доречне застосування гумору, адже мова без гумору, що їжа без солі.

Способи підготовки до публічного мовлення

Вибір способу підготовки до публічного виступу залежить від багатьох чинників: досвіду оратора, складності теми, ситуації мовлення, рівня володіння матеріалом, специфіки аудиторії тощо. Окреслимо основні етапи підготовки до виголошення публічного виступу (залежно від вищеназваних чинників підготовка може бути завершена на будьякому етапі):

обдумування теми;

підбір матеріалів, літератури, ілюстрацій тощо, опрацювання їх (підготовка виписок цитат із зазначенням джерела; укладання конспекту (дослівного, реферативного або комбінованого);

систематизація матеріалу;

складання плану виступу або розгорнутого плану, який містить ключові слова, цифрові дані, дати, власні назви, складні для запам’ятовування;

написання тез виступу найважливіших положень, які мають бути обґрунтовані, доведені, проілюстровані;

написання повного тексту виступу;

коригування написаного тексту:

довгі речення слід замінити короткими або поділити;

вставити риторичні запитання, які збагатять інтонацію, пожвавлять виклад, змусять стежити за ходом думки;

смислові звязки між частинами промови треба виразити словами: поперше..., подруге..., з одного боку..., а з другого..., отже..., таким чином...;

потрібно постійно називати предмет думки;

слід визначити, де потрібні паузи;

увести в текст звертання до слухачів;

пробне читання промови вголос;

виголошення промови.

Мистецтво аргументації

      Аргументація в широкому вжитку означає майстерний добір переконливих доказів. У основі аргументації лежить складна логічна операція, що є комбінацією суджень як елементів доведення.

      Доведення – це сукупність логічних засобів обґрунтування істинності будь-якого судження за допомогою інших істинних і пов’язаних із ним суджень.

    Структура доведення:

  •  Теза – це судження, істинність якого потребує доведення.
  •  Аргументи (докази) – це ті істинні судження, якими послуговуються під час доведення тези.  Розрізняють такі види аргументів: вірогідні одиничні акти, визначення, аксіоми та постулати, раніше доведені закони науки та теореми. Докази мають відповідати таким логічним вимогам: істинність,  підтвердження висунутої тези, очевидна істинність поза висунутою тезою. Звичайно ж, необхідно заздалегідь підготувати достатню кількість аргументів, які повинні бути вивіреними. Важливе значення має послідовність наведених аргументів.
  •  Демонстрації (форми доведення) – засіб логічного зв’язку між тезою та аргументом, який веде до встановлення бажаної істини.

За формою докази бувають:

  •  Прямі, які називають такий доказ, в якому прямо обґрунтовують істинність тези.
  •  Непрямі, такі докази, в яких істинність обґрунтовується шляхом доведення помилковості протилежного, а інколи доведенням до абсурду.

     

Важливим поняттям є також і….

Спростування – логічна операція, спрямована на зруйнування доведення шляхом встановлення хибності або необґрунтованості висунутої тези.

Існують 3 засоби спростування:

  •  Критика аргументів
  •  Спростування тези
  •  Виявлення неспроможності демонстрації.

     

     Обговорення теоретичних і практичних проблем іноді переростає в дискусію. Дискусія – широке публічне обговорення якого-небудь спірного питання, висловлення різних думок щодо певного питання.

Суб’єктами дискусії є:

Пропонент (лат. той, хто щось стверджує, доводить) – учасник дискусії, доповідач, дисертант, дипломник, що висунув і відстоює певну тезу, ідею або концепцію.

Опонент (від лат. той, що протиставляє, заперечує) – особа (учасник дискусії, співдоповідач або рецензент), яка заперечує або спростовує думки опонента, чи оцінює її.

Є різні ступені незгоди опонента і пропонента:

  •  Незгода у формі сумніву (в пасивній формі висловлюється сумнів щодо тези пропонента)
    •  Деструктивна незгода (руйнується теза пропонента)
    •  Конструктивна незгода (крім вище сказаного, висувається і доводиться інша, власна теза).

Аудиторія – третій, колективний суб’єкт дискусії, оскільки вони теж намагаються переконати один одного.

       

      Досягення мети суттєво полегшується, якщо ретельно продумати і майстерно застосувати адекватні меті засоби:

  •  Мовленнєва стратегія – це комплекс мовленнєвих дій, спрямованих на досягнення комунікативної мети.
  •  Мовленнєва тактика – конкретні мовленнєві дії під час спілкування, спрямовані на реалізацію стратегії і досягнення комунікативної мети.

  Основні тактики аргументаційної стратегії:

  •  Тактика контрактивного аналізу ґрунтується на прийомі зіставлення. Зіставлення фактів, подій, прогнозів сприймається як переконливий аргумент.
    •  Тактика вказівки на перспективу спрямована на те, щоб висловити стратегічну мету, позиції і наміри мовця. Вона містить пропоноване рішення і передбачуваний  результат.
      •  Тактика обґрунтованих оцінок за ждопомогою якої промовець прагне об’єктивно оцінити предмет і мотивувати оцінку. Відомо, що суб’єктивна думка не переконлива, тоді як аргументована оцінка набуває статусу логічного доказу.

Як приклад застосування різних способів аргументації пропоную послухати

Історію однієї суперечки англійця, німця, італійця та українця

Було це давно, ще за старої Австрії, в далекому 1916 році. У купе першого класу швидкого потяга “Львів-Відень” їхали англієць, німець, італієць. Четвертим був ві-домий львівський юрист Богдан Костів. Балачки точилися навколо різних тем. Наре-шті заговорили про мови: чия краща, багатша і якій належить світове майбутнє. Звіс-но кожен заходився вихваляти рідну.

Почав англієць: – “Англія – це країна великих завойовників і мореплавців, які сла-ву англійської мови рознесли цілим світом. Англійська мова – мова Шекспіра, Байрона, Діккенса й інших великих літераторів і науковців. Отже, їй належить світове майбутнє”.

“Ніколи! – гордо заявив німець. – Німецька – мова двох великих імперій: Вели-конімеччини й Австрії, які займають пів-Європи. Це мова філософії, техніки, армії, медицини, мова Шіллера, Ґеґеля, Канта, Вагнера, Ґейне. І тому, безперечно, вона має світове значення”.

Італієць усміхнувся і тихо промовив: “Панове, ви не маєте рації. Італійська – це мова сонячної Італії, музики та кохання, а про кохання мріє кожен. Мелодійною іта-лійською мовою написані найкращі твори епохи Відродження, твори Данте, Боккаччо, Петрарки, лібрето знаменитих опер Верді, Пуччіні, Россіні, Доніцетті й інших великих італійців. Тому італійській мові належить бути провідною у світі”.

Українець довго думав, нарешті промовив: “Я не вірю у світову мову. Хто дома-гався цього, потім гірко розчарувався.

Йдеться про те, яке місце відводять моїй мові поміж ваших народів. Я також міг би сказати, що українська – мова незрівнянного сміхотворця Котляревського, геніального поета Тараса Шевченка. Це лірична мова найкращої з поетес світу – Лесі Українки, на-шого філософа-мислителя Івана Франка, який вільно володів 14 мовами, зокрема і по-хваленими тут. Проте рідною, а отже, найбільш дорогою, Франко вважав українську...

Нашою мовою звучать понад 300 тисяч народних пісень, тобто більше, ніж у вас усіх разом узятих... Я можу назвати ще багато славних імен свого народу, проте вашим шляхом не піду. Ви ж, по суті, нічого не сказали про багатство й можливості ваших мов. Чи могли би ви, скажіть, своїми мовами написати невелике оповідання, в якому б усі слова починалися з однакової літери?” “Ні”. “Ні”. “Ні. Це неможливо!” – відповіли англієць, німець й італієць”.

“Вашими мовами це неможливо, а українською - зовсім просто. Назвіть якусь літеру!” – звернувся Костів до німця.

“Нехай це буде літера “П”, – відповів той.

“Гаразд. Назвемо оповідання “Перший поцілунок”:

“Популярному перемишльському поету Повлові Петровичу Подільчаку прийшло поштою приємне повідомлення: “Приїздіть, Павле Петровичу, – писав поважний пра-витель Підгорецького повіту Полікарп Пантелеймонович Паскевич, - погостюйте, пове-селитеся”. Павло Петрович поспішив, прибувши першим поїздом. Підгорецький палац Паскевичів привітно прийняв приїжджого поета. Потім під’їхали поважні персони - приятелі Паскевичів... Посадили Павла Петровича поряд панночки – премилої Поліпи По-лікарпівни. Поговорили про політику, погоду. Павло Петрович прочитав підібрані пре-чудові поезії. Поліна Полікарпівна пограла прекрасні полонези Понятовського, прелю-дії Пуччіні. Поспівали пісень, потанцювали падеспан, польку. Прийшла пора – попро-сили пообідати. Поставили повні підноси пляшок: портвейну, плиски, пшеничної, підігрітого пуншу, пива, принесли печені поросята, пахучі паляниці, печінковий паштет, пухкі пампушки під печеричною підливою, пироги, підсмажені пляцки. Потім подали пре-солодкі пряники, персикове повидло, помаранчі, повні порцелянові полумиски полуниць, порічок. Почувши приємну повноту, Павло Петрович подумав про панночку. Поліна Полікарпівна попросила прогулятися Підгородецьким парком, помилуватися природою, послухати пташині переспіви. Пропозиція повністю підійшла прихмілілому поету. Походили, погуляли ... Поросли папороттю прадавній парк подарував приємну прохо-лоду. Повітря п'янило принадними пахощами. Побродивши парком, пара присіла під порослим плющем платаном. Посиділи, помріяли, позітхали, пошепталися, пригорнули-ся. Почувсь перший поцілунок: прощай, парубоче привілля, пора поету приймакувати”.

У купе зааплодували, і всі визнали: милозвучна, багата українська житиме вічно поміж інших мов світу.

Зазнайкуватий німець ніяк не міг визнати своєї поразки. "Ну, а коли б я назвав ін-шу літеру? – заявив він – Скажімо, літеру “С?”. – “Своєю мовою можу створити не лише оповідання, а навіть вірш, де всі слова починаються на “С” і передаватимуть стан при-роди, наприклад, свист зимового вітру в саду. Якщо ваша ласка, прошу послухати:

Сипле, стелить сад самотній

Сірий смуток, срібний сніг.

Сумно стогне сонний струмінь,

Серце слуха скорбний сміх.

Серед саду страх сіріє.

Сад солодкий спокій снить.

Сонно сипляться сніжинки.

Струмінь стомлено сичить.

Стихли струни, стихли співи,

Срібні співи серенад,

Срібно стеляться сніжинки -

Спить самотній сад.

“Ґеніально! Незрівнянно!” – вигукнули італієць й англієць.

Усі замовкли. Говорити не було потреби”.

Презентація як різновид публічного мовлення

 

Сократ колись пожартував: «Структура публічної мови проста: спочатку скажи, що ти збираєшся сказати, потім скажи це, потім поясни, що ти зараз сказав». У кожному жарті є всього лише доля жарту. Бажання створити ефективну презентацію заставляє нас прислухатися до принципів побудови мовного виступу. Структура будь-якої публічної вистави, у тому числі й діловій презентації, підпорядкована тим же  законам, що і будь-яка взаємодія між людьми.

Презентація - спеціально організоване спілкування з аудиторією, мета якого - переконати аудиторію або спонукати аудиторію до яких-небудь дій.

Презентацію здійснюють через 3 канали:

  •  Вербальний – те, що я говорю.
  •  Вокальний – те, як я говорю.
  •  Невербальний – вираз очей, жести, рухи.

Презентація може бути успішною і неуспішною.

Успішна презентація - це презентація, що досягла поставленої мети.

Неефективна презентація - це презентація, що не досягла поставленої мети, аудиторію не вдалося переконати, підсумком стало розчарування як аудиторії, так і презентатора. Основними причинами цього можуть бути:

  •  нездатність подолати хвилювання (перед великою аудиторією);
  •  недоліки в плануванні й підготовці презентації;
  •  погано організований, неструктурований зміст;
  •  недостатній контакт із аудиторією;
  •  неуважність до деталей; (не нехтуй дрібницями, адже з дрібниць складається досконалість, а досконалість – це не дрібниця. Мікеланджело)
  •  відсутність почуття часу;
  •  неефективне використання наочних засобів;
  •  перевантаження інформацією.

      Важливим для успіху презентації є її планування.

     План презентації:

1.      Мета і завдання презентації.

2.      Тема і предмет презентації.

Аудиторія, на яку спрямована презентація.

Час і тривалість виступу.

Місце проведення презентації.

   Презентація складається з п'яти основних структурних компонентів.

  •  експозиція (відкриваюча частина); це встановлення миттєвого контакту з аудиторією, "відкриття" аудиторії, створення атмосфери доброзичливої уваги та інтересу до себе і до своєї теми. Експозиція повинна бути короткою, захоплюючою і нетривіальною.

вступ; Вступ повинен допомогти аудиторії знайти відповіді на такі запитання, як: "Що я почую, побачу?, "В якій послідовності я це почую?", "Чому це мені буде цікаво?"

основна частина; це серцевина Вашого виступу. Плануючи основну частину, доцільно виділити ключові положення, переходи-зв'язки.

Будь-яке велике повідомлення для того, щоб бути засвоєним, повинно включати один, іноді два і рідко три пункти (ключових положень). Це дозволяє зробити матеріал організованішим, зрозумілим, концентрованим, зручним для сприйняття.

резюме; підбиває підсумок сказаному, ущільнює зміст і свідчить про те, що презентація наближається до завершення.

висновок. вихід з контакту, "закриття" спілкування. Це не тільки висловлення подяки за увагу, а ще одна, фінальна спроба переконати аудиторію, тобто досягти мети презентації. Висновок має бути виразним, коротким й обов'язково оптимістичним, мажорним.

Відомо, що виступаючого слухають уважніше на початку й наприкінці презентації. Професійні лектори називають це законом краю. Продумуючи експозицію та висновок, важливо проявляти почуття міри, тому що занадто яскравий, образний початок зобов'язує витримати цю тональність у ході всієї презентації.

Розрізняють такі види презентації:

  •  презентація за сценарієм традиційна презентація зі слайдами, доповнена засобами показу кольорової графіки й анімації з введенням відеоматеріалу на великий екран або монітор.
    •  інтерактивна презентація – це діалог користувача з комп’ютером.
      •  автоматична презентація закінчений інформаційний продукт, перенесений на відеоплівку тощо і розісланий потенційним споживачам для виявлення їхньої зацікавленості.

навчальна презентація (презентації-семінари, презентації для самоосвіти, презентації-порадники) – призначена допомогти викладачеві забезпечити зручне і наочне викладання теоретичного і практичного матеріалу.

Культура сприймання публічного виступу. Види запитань

Уміння слухати – це, без сумніву, мистецтво. Слухання – не просто мовчання, а активна діяльність, своєрідна робота, якій передує бажання почути, інтерес до співрозмовника.

Види слухання:

  •  Псевдослухання. Часто заважає слухати зосередженість на власних думках, проблемах або бажаннях, іноді буває так, що формально ми чуємо партнера, а насправді – ні, тобто виникає «псевдослухання», імітація уваги до співрозмовника.
  •  Агресивне слухання. Прагнення якомога швидше висловити власні погляди і судження, не беручи до уваги позицію партнера.
  •  Вибіркове слухання. Дає можливість зосередитися лише на деяких деталях повідомлення. Найважливіших або найцікавіших.

Розглядаючи слухання як елемент техніки професійного спілкування, виділяють такі його типи:

  •  Пасивне слухання, коли відсутні дії реципієнта, що інформували б про те, чи сприйняли й зрозуміли його повідомлення.
    •  Активне слухання. З метою кращого порозуміння співрозмовників рекомендують використовувати активне слухання:
  •  Зясування (звернення до співрозмовника за уточненнями та відкриті запитання до нього)
  •  Дослівне повторювання (відтворення частини висловлення партнера або усієї його фрази)
  •  Перефразовування (коротке відтворення основного змісту повідомлення співрозмовника)
  •  Резюмування (використовуємо, якщо під час виступу увага переключається на інше, іноді другорядне питання).

Слід враховувати і те, що під час публічного виступу слухачів дратують:

  •  Розповіді про особисті справи.
    •  Банальність (розмови про всім відомі речі, жарти тощо)
    •  Пасивність (підтакування співрозмовникові, небажання висловити вмотивовану думку)
    •  Самозаглиблення – зосередженість лише на своїх успіхах і проблемах.
    •  Надмірна серйозність.відсутність такту, поспішні висновки.
    •  Гордовитість і зневага співрозмовника.
    •  Брутальність і надмірна балакучість.

 Логічності виступу сприяють питальні конструкції. За їх допомогою окреслюють проблему, викладають нову інформацію. Розрізняють такі види запитань, якими послуговуються під час виголошення і сприймання публічного виступу.

Види запитань:

  •  Закрите на яке можна відповісти однозначно: так-ні.їх використовують, щоб отримати конкретну інформацію, уточнити твердження тощо
    •  Відкриті запитання на які складно відповісти одним словом. Воно зазвичай починається словами чому, у який спосіб, яка ваша думка щодо цього тощо – це вимагає розгорнутої відповіді. Ними послуговуються на початку дискусії.
      •  Альтернативні запитання це щось середнє: ставлять їх у формі відкритого запитання, але при цьому пропонують варіанти відповіді.
        •  Риторичні запитання не потребують відповіді. До речі, а для чого їх задають?? 1.відповідь відома, але слід активізувати її для сприйняття слухачами. 2. Таке запитання, на яке ніхто не знає відповіді або її не існує (Хто винен? Що робити? Куди йдемо?)
        •  Підтверджувальні запитання (техніка Сократа): одержати від співрозмовника низку відповідей «так», або щоб створити атмосферу згоди.
        •  Спрямовувальні запитання коли слід скерувати розмову у потрібному напрямку.
        •  Навідні запитання стимулюють мислення, спрямовують хід думок у потрібному напрямку (Що трапилося, якщо…? Чи віддаєте ви перевагу…? Так, ви думаєте, що було б доцільно…?)
        •  Провокаційні запитання підбурюють на певні дії, спонукають до бажаних.
        •  Прикінцеві запитання використовують на етапі завершення розмови, виступу, їм мають передувати 1-2 підтверджувальні запитання: Наприклад: Чи переконалися ви, наскільки ораторське мистецтво є важливим? Чи змогла я вас переконати, що презентація – важлива складова професіограми майбутнього фахівця-будівельника, архітектора?
        •  Та інші - Запитання-кристалізатори, Інформаційні запитання, Однополюсні запитання, Проблемні запитання

Уміле використання промовцем у своєму виступі різних запитань сприятиме ефективному сприйманню слухачами виступу.

     Висновок. Отже, як бачимо оволодіння ораторським мистецтвом, публічною мовою зокрема, вимагає постійної роботи над собою і самоконтролю над своєю мовою, поведінкою, зовнішністю. Сучасні реалії дають безліч можливостей людині опанувати професійною публічною мовою, за допомогою якої можна зробити блискучу кар’єру. Чого я вам і бажаю.

Тема 6. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

План

Документи, їх призначення і класифікація.

Національний стандарт України.

Реквізити документів.

Вимоги до бланків документів.

Оформлювання сторінки.

Вимоги до тексту документа.

Література

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003.

Документи, їх призначення і класифікація

Знай папери в житті – не химери

і не плід канцелярій нудних:

ділові необхідні папери

У стосунках людей ділових (Д.Білоус)

Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – основний вид ділового мовлення, що містить у зафіксованому вигляді певну інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність, оформлений у встановленому порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи мають різне призначення (функції).

До загальних належать такі функції документів:

інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);

комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і);

культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Серед специфічних функцій документів найголовнішими є такі:

управлінська (документ як засіб управління);

правова (документ як засіб закріплення правових норм);

історична (документ як джерело історичних відомостей).

Класифікація документів

№ пор.

Ознаки

Групи документів

1.

За найменуванням

Заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи і т. ін.

2.

За походженням

Службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), й особисті (їх створюють окремі особи і це не входить у коло їх службових обов’язків).

3.

За місцем виникнення

Внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, в якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4.

За призначенням

Організаційно–правові; планові; інформаційно-довідкові й довідково-аналітичні; звітні; щодо особового складу (кадрові); фінансові; з матеріально-технічного забезпечення; договірні; колегіальних органів.

5.

За напрямом

Вхідні і вихідні документи

6.

За формою

Типові й індивідуальні

7.

За термінами зберігання

Документи тимчасового зберігання (до 10 років);

документи тривалого зберігання  (понад 10 років);

документи постійного зберігання  (без обмеження терміну).

8.

За ступенем гласності

Звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

9.

За стадіями створення

Оригінали (створені документи), копії  (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

10

За технікою відтворення

Рукописні й відтворені механічним способом.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами, називається діловодством.

Сукупність взаємопов’язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі, називається системою документації.

Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли в організацію, в установу і створенні ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.

Національний стандарт України

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». ДСТУ 4163-2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

  •  Органів державної влади України, органів місцевого самоврядування.
  •  Підприємств, установ, організації та їх об’єднань усіх форм власності.

Цей стандарт установлює склад реквізитів документів; вимога до змісту і розташування їх; вимоги до бланків і оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізити службового документа – це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.              

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називають формуляром.

Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:

зображення Державного герба;

зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

зображення державних нагород;

код організації;

код форми документа;

назва організації вищого рівня;

назва організації;

назва структурного підрозділу організації;

довідкові дані про організації;

назва виду документа;

дата документа (стандартні способи запису дати: 01.02.2012 або 01 лютого 2012 року);

реєстраційний індекс документа;

посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа, на який дають відповідь;

місце складання чи видання документа;

гриф обмеження доступу документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

відмітка про контроль;

текст документа;

позначка про наявність додатка;

підпис;

гриф про погодження документа;

візи документа;

відбиток печатки;

відмітка про засвідчення копій;

прізвище виконавця і номер його телефону;

позначка про виконання й направлення документа до справи;

відмітка про наявність документа в електронній формі;

відмітка про надходження документа до організації від адресата;

запис про державну реєстрацію.

Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення і способу оброблення документа.

Кожному  реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Пропоную вашій увазі схему розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка (рис.1-2)

 

Рис.1. розміщення реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланку

Рис.2 розміщення реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланку

Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити:

  •  назву організації (07);
  •  назву виду документа (10) (не зазначаючи в листах);
  •  дату (11);
  •  реєстраційний індекс документа (12);
  •  заголовок до тексту(19);
  •  текст документа (21);
  •  підпис (23).

    У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22-28 проставляють після тексту (21), а 29, 31 – на нижньому березі першої сторінки.

Вимоги до змісту та розташування реквізитів

Реквізити

Вимоги до змісту та розміщення реквізитів

01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим

Розміщують на верхньому березі бланка з кутовою розташованістю реквізитів над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів — у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм

02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

Розміщують ліворуч на рівні назви організації. Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування) має бути зареєстроване в установленому порядку. Емблему не відтворюють на бланку, де вже розміщено зображення Державного герба України.

На бланках недержавних організацій емблему або товарний знак (знак обслуговування) дозволяється розміщувати на верхньому березі бланка, де на бланках державних організації розміщують зображення Державного герба України

03 — зображення нагород

Розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізиту «Назва організації», «Назва структурного підрозділу організації»

04 — код організації

Проставляється за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту «Довідкові дані про організацію»

05 — код форми документа

Цей реквізит (якщо він є) проставляють згідно з Державним класифікатором України «Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98», затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024

06 — назва організації вищого рівня

Зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю

07 — назва організації

Назва організації — автора документа має відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні). Подають її у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

На бланках організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування вказують назви всіх організацій вищого рівня. У бланку організації, яка підпорядкована водночас місцевій адміністрації та міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують лише назву державної адміністрації.

08 — назва структурного підрозділу організації

Зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа.

Розміщують нижче реквізиту «Назва організації»

09 — довідкові дані про організацію

Розміщують нижче назви організації або її структурного підрозділу.

Реквізит складається з таких елементів:

  •  поштова адреса;
  •  номер телефону, телекса, факсу;
  •  адреса електронної пошти та вебсайту;
  •  посилання на ліцензії та патенти;
  •  номери рахунків у банку.

Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу, що наводяться у бланку листів, мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (зі змінами, далі — Правила надання поштового зв'язку). Наприклад:

вул. Теремківська, 11, м. Київ, 03110 Тел. 876 09 57, факс 899 54 23 E-mail: mail@mail.ua

Р/р № 45798632145875 у Печерському відділі Укрсоцбанку м. Києва

10 — назва виду документа

Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Назву виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначають друкарським або машинописним способами. Друкують великими літерами. У листах назву виду документа не зазначають

11 — дата документа

Датою документа є дата його підписання.

Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 25.01.2011.

У текстах нормативно-правових актів і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 25 січня 2011 р. або 28 січня 2011 року. Дозволяється застосовувати міжнародну систему датування у такій послідовності: рік, місяць, число. Наприклад: 2011.01.25. Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч. Дата спільного документа двох або більшої кількості організацій — єдина і відповідає даті пізнішого підпису

12 — реєстраційний індекс документа

Реквізит складається з таких елементів:

  •  порядковий номер документа, який можна доповнювати індексом за номенклатурою справ;
  •  індекс класифікатора, що застосовується в організації (кореспондентів, питань діяльності, посадових осіб тощо).

Місце розміщення цього реквізиту залежить від бланка та виду документа

Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестися по навчальних роках.

Індекс спільного документа складається з індексів кожної з організацій, які проставляють через похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа

13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

Розміщують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціальному місці на бланку. Реквізит складається з таких елементів:

  •  реєстраційний індекс вхідного документа;
  •  дата вхідного документа

14 — місце складення або видання документа

Розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа». Зазначають на усіх документах крім, листів. Реквізит не зазначають, якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до назви організації, наприклад: Київський гуманітарний ліцей

15 — гриф обмеження доступу до документа

Проставляють без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа.

За потреби реквізит доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу

16 — адресат

Розміщують у правому верхньому куті документа. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх назви подаються в називному відмінку, наприклад: Київський гуманітарний ліцей

Якщо документ надсилають посадовій особі, то назву організації зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Київський гуманітарний ліцей

Директору

Добролюбову В. М.

Якщо документ адресують керівникові організації або його заступнику назва організації входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Директору загальноосвітнього навчального закладу І-ІІІ ступенів Бойченко М. П.

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено, наприклад:

Ректорам (директорам) обласних інститутів післядипломної педагогічної освіти

Документ не має містити більше чотирьох адресатів.

Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять.

За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу організації мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Спілка орендарів і підприємців України

вул. Г. Сковороди, 5 а, м. Київ, 04070

Якщо документ надсилають фізичній особі, то спочатку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали] адресата у називному відмінку, а потім — поштову адресу, наприклад

Петренко Василь Петрович

вул. Хмельницького, буд. 85 а, кв. 19,

м. Житомир, 46001

17 — гриф затвердження документа

Розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Документ може бути затверджений:

  •  посадовою особою (посадовими особами);
  •  рішенням колегіального органу;
  •  іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111

Макаренко О. Д. Макаренко

28.05.2010

Якщо документ затверджують кілька посадових осіб, то їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви документа, що затверджує створений документ, у називному відмінку, його дати і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

спеціалізованого

навчального закладу № 291

12.10.2010 № 1111

18 — резолюція

Розміщують нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках допускається у таких випадках:

  •  у разі необхідності повернення документа;
  •  за потреби деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців;
  •  за відсутності на документі вільного місця для резолюції.

Реквізит складається з таких елементів:

  •  прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;
  •  зміст доручення;
  •  термін виконання;
  •  особистий підпис керівника;
  •  дата.

Наприклад:

Василенко М. М.

Прошу довести до відома працівників

Василенко

16.05.2011

19 — заголовок до тексту документа

Реквізит має узгоджуватися з назвою документа й містити короткий виклад його змісту.

Заголовок відповідає на запитання про що?, кого?, чого? Наприклад: наказ (про що?) про створення навчального закладу; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) секретаря.

Заголовок формулює укладач документа. Під час формулювання заголовка дозволяється використовувати скорочення слів і словосполучень, відповідно до правил орфографії та пунктуаційних норм української мови, вимог стандартів. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжити до межі правого берега. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка

20 — відмітка про контроль

Проставляють на лівому березі першого аркуша документа. На рівні заголовка до тексту пишуть слово «Контроль», літеру «К» або проставляють відповідний штамп

21 — текст документа

Всю ділову документацію ведуть державною мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому веденні ділової документації можна складати поряд з державною мовою, мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати державною мовою або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм.

Для чіткої організації текст поділяють на дві смислові частини:

  •  опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа;
  •  висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації.

Для полегшення сприйняття документа текст поділяють на абзаци.

Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу

22 — відмітка про наявність додатків

Розміщують під текстом документа.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• на додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями, постановами), проставляють гриф затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

загальноосвітнього

навчального закладу № 1111

10.02.2011 № 23

• додатки (графіки, схеми, таблиці, списки тощо), що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (наказу, плану, звіту, інструкції тощо), оформлюють на стандартних аркушах. У верхньому правому куті першого аркуша зазначають слово «Додаток», наприклад:

Додаток

до п. 2.1. Інструкції

У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставлять.

• додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформлюють так:

— про наявність додатків до документа зазначають після тексту документа перед підписом;

— якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то ці назви необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. План заходів тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності загальноосвітнього навчального закладу на 5 арк. в 1 прим.;

2. Звіт про проведення тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності у загальноосвітньому навчальному закладі на 2 арк. в 1 прим.

— якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 14.12.2011 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим

— за великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до опису на 3 арк.

— якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу

23 — підпис

Розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять:

  •  назва посади особи, яка підписує документ;
  •  особистий підпис;
  •  ініціали та прізвище.

Директор загальноосвітнього навчального закладу № 1111 Симоненко В. В. Симоненко

або

Директор Симоненко В. В. Симоненко

— Якщо документи підписують кілька осіб, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб, наприклад:

Директор Симоненко В. В. Симоненко

Заступник директора

з виховної роботи Василенко Н.Л. Василенко

Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, то їх підписи розміщують на одному рівні. Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Не можна ставити прийменник «За» чи скісну риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов'язки» або «В. о.» застосовують у разі заміщення керівника за наказом.

Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу. Наприклад:

Голова ради закладу Макаренко Р. Н. Макаренко

Секретар засідання Іваненко П. П. Іваненко

На документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряють печаткою

24 — гриф погодження документа

Розміщують нижче реквізиту «Підпис». Реквізит складається з таких елементів:

  •  слово ПОГОДЖЕНО (без лапок);
  •  назва посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації);
  •  особистий підпис, ініціали, прізвище;
  •  дата погодження.

ПОГОДЖЕНО

Директор загальноосвітнього

навчального закладу № 1111 Мельничук О. О.Мельничук

19.02.2011

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання піклувальної

ради навчального закладу

10.02.2011 №21

25 — візи документа

Розміщують нижче реквізиту «Підпис» як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Реквізит складається з таких елементів:

  •  назва посади особи, яка візує документ;
  •  особистий підпис особи, яка візує документ;
  •  ініціали і прізвище особи, яка візує документ.

Завідувач господарства Юрченко О. Р. Юрченко

13.03.2011

26 — відбиток печатки

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював кілька останніх літер назви посади особи, яка підписала документ

27 — відмітка про засвідчення копії

Складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Секретар Романенко О.О. Романенко

14.02.2011

28 — прізвище виконавця і номер його телефону

Зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 588 19 25

або

Петренко Ольга Василівна 588 19 25

29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Проставляють після вирішення питання, порушеного в документі, або направлення відповіді. Відмітка про виконання свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучати до справи. Відмітка може містити посилання на дату і номер документа, який засвідчує його виконання, а у разі відсутності такого документа — короткі відомості про виконання, слова «До справи», номер справи, посаду і підпис виконавця, дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша, наприклад:

До справи № 04-19

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 03.02.2011

Заступник директора

з навчально-виховної роботи Романенко О. О. Романенко

04.02.2011

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі

Розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Складається з повного імені файлу і його місця зберігання, коду оператора та інших пошукових даних

31 — відмітка про надходження документа до організації

Проставляють від руки або штампом у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Елементами цього реквізиту є:

  •  скорочена назва організації — одержувача документа;
  •  дата (а за потреби — година й хвилини) надходження документа;
  •  реєстраційний індекс

32 — запис про державну реєстрацію

Проставляють тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативноправових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 р. № 493. Розміщують після номера акта чи після грифа затвердження

Вимоги до бланків документів

Оформлювання сторінки.

Вимоги до тексту документа.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

43946. Разработка и обоснование мероприятия по повышению эффективности деятельности ООО «Феникс-Т» 839.5 KB
  Для предприятия одним из направлений повышения эффективности его деятельности могут рассматриваться инвестиции в расширение деятельности. Обоснование целесообразности инвестиций осуществляется на основе разработки бизнес-проекта инвестиционного проекта и расчета показателей эффективности инвестиций. Цель выпускной квалификационной работы – разработать и обосновать мероприятия по повышению эффективности деятельности ООО Феникс Т. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: рассмотреть теоретические основы повышения...
43947. Практическое выполнение следующих видов макияжа и грима - подиумный, свадебный, портретный и ретро-макияж в стилистике 20-х годов 1.21 MB
  Практическое выполнение следующих видов макияжа и грима подиумный свадебный портретный и ретромакияж в стилистике 20х годов. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи: Собрать и проанализировать теоретический и иллюстративный материал касающийся выполнения подиумного макияжа свадебного макияжа портретного грима и ретромакияжа. Выделить характерные...
43948. Метафора в англоязычном тексте политической рекламы 324 KB
  Роль метафоры в рамках англоязычного рекламного текста Определение роль и место рекламы в современном социуме Рекламный текст как объект функционально-лингвистического исследования Проблема функционально-стилевой дифференциации языка Определение стилевого статуса языка рекламы Метафора в английском рекламном тексте Концепции метафоры общелингвистического характера Метафора в рекламном тексте Метафора в рамках текстов политической рекламы
43949. Управління прибутком та дивідендною політикою на прикладі акціонерного товариства «Укртелеком» 1.2 MB
  Теоретичні засади здійснення дивідендної політики та управлінням прибутком акціонерного товариства Прибуток акціонерного товариства джерела формування та напрями використання Прибуток найважливіша економічна категорія основна стратегічна й найближча ціль підприємства основна умова функціонування підприємств у ринковій економіці. Прибуток характеризує остаточний результат діяльності підприємства його отримання обов'язкова умова розширеного відтворення підприємства забезпечення...
43950. Разработка генерального плана д. Вязовка Кармаскалинского района 527.5 KB
  Целью дипломного проекта Разработка генерального плана д. В соответствии с заданием должен быть рассчитан теодолитный ход с разработкой топографического плана поселения; спроектирован генеральный план с разработкой кадастровой карты. При разработке генерального плана я опиралась на следующие нормативноправовые акты: 1. 3 Разработка генерального плана д.
43951. Игры Эренфойхта в теории графов 1.33 MB
  Граф (G,(V,Е)) задается множеством вершин (V) и набором (Е) неупорядоченных или упорядоченных пар вершин. Неупорядоченная пара вершин называется ребром, упорядоченная - дугой. Граф, содержащий только ребра, называется неориентированным графом; граф, содержащий только дуги, ориентированным графом. Пара вершин может соединяться двумя и более ребрами...
43952. Современная денежная система России: состояние, проблемы и перспективы развития 658 KB
  Денежные системы основываются на обращении неразменных и неполноценных бумажных и кредитных денег. И золото уже не может рассматриваться в качестве денег, т.к вытеснено из обращения. Все современные денежные системы стран мира имеют общие черты и относятся к данному типу.
43953. Проектування елетромережі фармацевтичного заводу 3.04 MB
  Характеристика джерела живлення Підприємство можна заживити від районних підстанцій що мають три рівні напруги: 10 110 і 220 кВ. дорівнює: де i – кут зсуву фаз струму та напруги іго ЕП.1 Вибір напруги живлячої мережі. Оцінка рівня економічної напруги U кВ: Згідно формули Стіла: де Рпередана потужність кВт; L відстань від районної підстанції до ГППкм.