49070

Система кадрового делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка

Дипломная

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Исследовать теоретические основы системы кадрового делопроизводства и определить её место в системе управления персоналом; исследовать методику оценки состояния системы кадрового делопроизводства и её совершенствования; провести анализ системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции Вихоревка и дать оценку её состояния...

Русский

2015-01-08

1.45 MB

87 чел.

Совершенствование системы кадрового делопроизводства

Система кадрового делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка


Введение

Любой работодатель в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентирования этих процессов. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.  Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения кадрового делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В связи с этим можно сделать вывод, что необходимость исследования темы совершенствования системы кадрового делопроизводства является  актуальной.

Актуальность темы дипломного проекта определила его цель, задачи и структуру исследования.

Объектом  исследования является – железнодорожная станция Вихоревка.

Предметом исследования – существующая система кадрового делопроизводства железнодорожной станции Вихоревка.

Целью дипломного проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка.

В процессе исследования, для достижения поставленной цели,  были поставлены следующие задачи:

- исследовать теоретические основы системы кадрового делопроизводства и определить её место в системе управления персоналом;

- исследовать методику оценки состояния системы кадрового делопроизводства и её совершенствования;

- провести анализ системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции Вихоревка и дать оценку её состояния;

- разработать план совершенствования системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции Вихоревка;

- дать экономическое обоснование необходимости совершенствования системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции Вихоревка;

- спроектировать систему противопожарной сигнализации административных помещений железнодорожной станции Вихоревка;

- спрогнозировать результативность совершенствования системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции Вихоревка.

Основная гипотеза заключается в положении о том что, грамотно спроектированная система кадрового делопроизводства,  позволяет организации достичь высоких организационно-управленческих результатов.

Практическая значимость исследования заключается в возможности оценки системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка с целью обнаружения путей совершенствования данной системы и разработки мероприятий для их осуществления, что позволит исследуемому предприятию достичь высоких организационно-управленческих результатов.

Структура дипломного проекта выглядит следующим образом:

- введение, в котором обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломного проекта, определены предмет и объект исследования, выдвинута гипотеза исследования, а также оценена его практическая значимость;

- в первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования системы кадрового делопроизводства, раскрыты основные понятия, определена структура и место кадрового делопроизводства в системе управления персоналом; рассмотрена методика оценки состояния системы кадрового делопроизводства и её совершенствования;

- вторая глава дает общее представление о выбранном предприятии, его деятельности, организационной структуре; проведено исследование деятельности железнодорожной станции Вихоревка, дана оценка состояния системы кадрового делопроизводства на предприятии и выявлены ее актуальные проблемы;

- в третьей главе дипломного проекта определены меры совершенствованию системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка, для этого разработана программа совершенствования системы кадрового делопроизводства, дано экономическое обоснование предлагаемых изменений системы, а также спрогнозирован результат от внедрения мероприятий по совершенствованию;

- четвертая глава характеризует состояние противопожарной безопасности на предприятии, знание и соблюдение которой является неотъемлемым элементом профессиональной подготовки работников;

- заключение, где приводятся основные выводы и результаты проделанной работы;

- список используемой литературы, в который включены основные нормативно-правовые документы ОАО «РЖД», данные отчетов производственно-хозяйственной деятельности предприятия, периодические издания, а также учебная литература.

  1.  Теоретические основы кадрового делопроизводства
    1.  Система кадрового делопроизводства: понятие, задачи, место и роль в системе управления персоналом

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

В соответствии с государственным стандартом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года № 28 (далее ГОСТ Р 51141-98) «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Соответственно, кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов, это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей;

- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

- разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Однако главное значение кадровой документации придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику.

Можно вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

- документирование;

- организация работы с документами или управление документацией предприятия.

С одной стороны делопроизводство – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. С другой стороны, кадровое делопроизводство представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации [28. С.2]. Схематически понятие кадрового делопроизводства и его важнейшие составляющие представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Кадровое делопроизводство и его составляющие

Рисунок 1 наглядно показывает, что кадровое делопроизводство охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

- документирование представляет собой создание документов, то есть их составление, оформление, согласование и изготовление;

- организация работы с документами – обеспечение документооборота, поиска, хранения и использования документов;

- систематизация архивного хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

Схематично место системы кадрового делопроизводства в управлении персоналом представлено на рисунке 2.

Управление персоналом

Планирование потребности в персонале

Отбор персонала

Найм персонала

Развитие и обучение персонала

Адаптация и ориентация персонала

Планирование и построение карьеры персонала

Оценка и аттестация персонала

Вознаграждение и мотивация персонала

 

Система кадрового делопроизводства

Рисунок 2 – Место системы кадрового делопроизводства в управлении персоналом

На рисунке 2 видно, что делопроизводство обеспечивает функционирование системы управления персоналом в целом, являясь неотъемлемой её частью.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженной системы кадрового делопроизводства трудно построить эффективное управление персоналом.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку:

- локальных нормативных актов;

- документов по управлению персоналом и охране труда;

- первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом;

- учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий. Например, при разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела.

Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

  1.  Методика оценки состояния системы кадрового делопроизводства и определение путей ее совершенствования

Основной целью совершенствования кадрового делопроизводства является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления персоналом, организация документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы отдела кадров.

Как правило, в большинстве организаций проблема состоит в том, что все документы разрозненны, работают каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Зачастую одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.

Документы, имеющиеся в организации в области управления персоналом схематично представлены на рисунке 3.

Первым этапом совершенствования системы кадрового делопроизводства является построение алгоритма, на основе которого можно было бы системно подойти к оценке и совершенствованию документационного обеспечения.

Рисунок 3 – Документы, имеющиеся в организации в области управления персоналом

Одним из основополагающих требований, предъявляемых к управлению документами является систематичность, то есть документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе. Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами.

Системный подход к менеджменту делопроизводства основан на управлении всей организацией как целостной системой взаимодействующих динамических процессов.

Процессный подход учитывает то, что открытая система постоянно находится в динамике, то есть постоянно меняет свое состояние. В ней протекает множество процессов, которые необходимо правильно организовать. Процессный подход обеспечивает эту организацию, так как, согласно ему, все виды действий, совершаемых в некоторой организации, имеет смысл рассматривать как процессы. Следовательно, данный принцип отражает свойство динамичности системы, функциональность системы, взаимосвязь всех ее функций.

Процессный подход к менеджменту делопроизводства способствует:

- представлению процессов в виде документированных процедур, в результате чего процессы приобретают формализованное представление;

- обозначению всех входов и выходов каждого процесса;

- установлению взаимосвязей между документами, их создателями и контекстом создания документов (отраженными в них процессами) и другими документами;

- выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

Системный подход к управлению делопроизводством предполагает:

- представление всей организации как системы взаимодействующих динамических процессов;

- распределение ответственности;

- координацию всех аспектов деятельности организации;

- механизм постоянного процесса планирования и доведения планов до каждого рабочего места.

Наиболее наглядно увидеть проблемы системы кадрового делопроизводства позволяет анализ документооборота.

Документооборот – движение  документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправлении. Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства – традиционная или автоматизированная, а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации – руководителями организации и структурных подразделений, специалистами, и пунктами технической обработки документов – экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой .

Проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Наглядно потоки документов в организации представлены на рисунке 4.

Рисунок 4 – Потоки документов в организации

На рисунке 4 поток входящей документации состоит из поступающих в организацию документов. Потоки внутренней документации состоят из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы. Поток исходящей документации состоит из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;

- структурой;

- режимом или цикличностью;

- направлением;

- объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов – подлинников и копий, который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей.

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации, то есть объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для следующего:

- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

- расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

- определения загруженности делопроизводственного персонала.

Документооборот характеризует загруженность управленческого аппарата в целом, поскольку выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа из одного структурного подразделения в другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организациях занижены, так как методика учета документов несовершенна.

Рисунок 5 – Этапы документооборота в организации

Основными задачами при оценке и совершенствовании системы кадрового делопроизводства являются:

- определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

- наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения, достижение которых должна обеспечивать документная система;

- определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Определение потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении способствует постановке целей документационного обеспечения, в соответствии с которыми прорабатываются требования к системе кадрового делопроизводства. Следующим шагом является анализ документационного обеспечения. Основной задачей на данном этапе является определение степени соответствия существующей системы кадрового делопроизводства  предъявленным требованиям. Для этого необходимо сопоставить документацию, сопровождающую процессы, с теми потребностями и целями, которые выявлены на предыдущем шаге.

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы кадрового делопроизводства может включать в себя следующие работы:

- анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

- анализ существующего документооборота предприятия;

- анализ существующего делопроизводства – практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел

- анализ номенклатуры дел предприятия;

- анкетирование сотрудников кадрового подразделения, занимающихся делопроизводством, с целью выявления фактического состояния использования технологий по делопроизводству и практики документирования принимаемых решений;

- интервьюирование руководства предприятия, сотрудников специализированных и других подразделений;

- подготовка отчета по результатам диагностики системы кадрового делопроизводства, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий делопроизводства, подготовка рекомендаций по оптимизации технологий делопроизводства, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.

Затем осуществляется прогноз эффективности выбранного направления – приведет ли данное совершенствование к достижению требуемых результатов, оценка рисков при неудачном выборе.

После проведенного анализа начинается непосредственно разработка мероприятий по совершенствованию системы кадрового делопроизводства.

Мероприятия по совершенствованию системы кадрового делопроизводства должны привести к следующим результатам:

- сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

- исключению потерь документов;

- оптимизации процесса согласования документов;

- централизованному хранению текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов;

- контролю прохождения документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременному информированию сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах;

- контролю исполнительской дисциплины.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать делопроизводство, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Система кадрового делопроизводства представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного кадрового делопроизводства трудно переоценить.

  1.   Анализ системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции Вихоревка
    1.  Общая характеристика организации

Железнодорожная станция Вихоревка является структурным подразделением Восточно-Сибирской дирекции управления движением – структурного подразделения Центральной дирекции управления движением – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

На основании указания Министерства путей сообщения Российской Федерации от 27 ноября 1996 года за № 1043у, приказа начальника Восточно-Сибирской железной дороги от 23 декабря 1996 года за № 3509 «О реорганизации отделений дороги» Братское и Тайшетское отделения реорганизованы в Тайшетский филиал Восточно-Сибирской железной дороги Министерства путей сообщения Российской Федерации.

На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 18 сентября 2003 года № 585 «О создании открытого акционерного общества «Российские железные дороги», приказа начальника Восточно-Сибирской железной дороги от 28 сентября 2003 года за № 13п  «О создании структурных подразделений Восточно-Сибирской железной дороги – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги» железнодорожная станция Вихоревка вошла в состав Восточно-Сибирской железной дороги – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

На основании приказа открытого акционерного общества «Российские железные дороги» от 01 июля 2009 года № 131 железнодорожная станция Вихоревка включена в состав дирекции управления движением Восточно-Сибирской железной дороги – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

На  основании приказа ОАО «РЖД» от 23 сентября 2009 года № 193 железнодорожная станция Вихоревка включена в состав Восточно-Сибирской дирекции управления движением – структурного подразделения Центральной дирекции управления движением – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

В соответствии с Положением о железнодорожной станции главная цель железнодорожной станции Вихоревка – обеспечение перевозок грузов, пассажиров, багажа, грузобагажа, направленное на выполнение корпоративных задач, связанных с повышением эффективности перевозок.

Как указано в пункте 3 Положения о железнодорожной станции, основными направлениями деятельности станции являются:

- прием, отправление и пропуск поездов в соответствии с графиком движения поездов на основании заданий дорожного центра управления перевозками и обеспечение перевозок погрузочными ресурсами на основании заданий центра управления местной работой;

- прием к перевозке, погрузка, выгрузка, сортировка и выдача грузов и оформление  перевозочных документов, обслуживание железнодорожных путей необщего пользования в соответствии с заключенными договорами;

- формирование и расформирование грузовых поездов в соответствии с установленным планом формирования поездов;

- организация работы с пассажирскими и почтово-багажными поездами и вагонами;

- оказание услуг в соответствии с заключенными договорами, в том числе с организациями-перевозчиками и компаниями-операторами; создание условий для их производственной деятельности на путях общего пользования;

- другие функции, обусловленные назначением железнодорожной станции в соответствии с характером ее работы.

Организационная структура железнодорожной станции Вихоревка представлена в Приложении А. Предприятие относится к линейно-функциональному типу. Такая организационная структура позволяет на станции:

- быстро осуществлять действия по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим;

- рационально сочетать линейные и функциональные взаимосвязи;

- добиться стабильности полномочий и ответственности персонала, единства и четкости распорядительства;

- возложить личную ответственность каждого руководителя за результаты деятельности;

- профессионально решать задачи специалистами функциональных служб.

В состав предприятия железнодорожной станции Вихоревка как отдельного структурного подразделения входят 22 линейные железнодорожные станции, находясь в оперативно-административном подчинении у руководства станции Вихоревка.

По объему выполняемых работ станции делятся на пять классов.  В структуре рассматриваемого предприятия разделение на классы представлено на рисунке 6.

 

Рисунок 6 – Классность железнодорожных станций

Согласно приказу о распределении обязанностей  начальник железнодорожной станции Вихоревка руководит деятельностью станции в целом, несет персональную ответственность за выполнение возложенных функций, осуществляет руководство деятельностью на основе единоначалия; определяет стратегию и перспективы развития, организацию управления, основные направления социальной политики, выполнения требований законодательства на станции; определяет систему проведения эффективных организационно-технических мероприятий по предупреждению и профилактике аварийности и соблюдению норм и правил, обеспечивающих безопасность движения поездов на станции Вихоревка в целом; осуществляет взаимодействие с местными органами исполнительной власти по вопросам выполнения общегосударственных задач; устанавливает обязанности и степень ответственности заместителей начальника станции, инженерно-технических работников, специалистов, рабочих и служащих станции Вихоревка.

Заместитель начальника станции Вихоревка по оперативной работе руководит эксплуатационной работой железнодорожной станции, организует выполнение и контроль суточных и сменных плановых заданий станций, входящих в состав железнодорожной станции Вихоревка, организует работу поездов по технологическому процессу по всему узлу железнодорожной станции Вихоревка.

Главный инженер осуществляет проведение мероприятий по обеспечению безопасности движения поездов, охраны труда и техники безопасности; разрабатывает и внедряет организационно-технические мероприятия по обеспечению выполнения плана перевозок народно-хозяйственных грузов, совершенствованию технологии работы станций; осуществляет контроль за своевременной и качественной разработкой технической документации станций; осуществляет руководство рационализаторской работой на станциях; руководит инженерно-техническими работниками, координирует и направляет техническую деятельность подразделений станций.

Заместитель начальника станции Вихоревка по грузовой и коммерческой работе руководит грузовой и коммерческой работой железнодорожной станции, организует выполнение погрузо-выгрузочных работ на станциях, входящих в состав железнодорожной станции Вихоревка, организует  работу по обеспечению грузоотправителей подвижным составом.

Заместитель начальника станции Вихоревка по кадрам и социальным вопросам возглавляет работу отдела по управлению персоналом, решая вопросы по укомплектованию штата организации, обновлению методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы; осуществляет контроль состояния трудовой и производственной дисциплины на станции Вихоревка и приписных к ней станциях и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка; обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

Инженер по подготовке кадров станции Вихоревка организует профессиональное обучение рабочих и постоянное повышение квалификации руководящих работников и специалистов; осуществляет руководство учебно-методической работой по всем видам и формам подготовки и повышения квалификации кадров на производстве; комплектует учебные группы, контролирует систематичность и качество проводимых занятий, выполнение учебных планов и программ, выполняет работу по обеспечению учебного процесса необходимой методической литературой, а также по оснащению учебных и методических кабинетов оборудованием, техническими средствами обучения, инвентарем, наглядными пособиями.

Специалист по управлению персоналом станции Вихоревка осуществляет работу по кадровому делопроизводству и участвует в решении вопросов, связанных с деятельностью по управлению персоналом, такой как подбор кадров, организация обучения и стажировки работников, адаптация, аттестация, представление работников к наградам и многое другое.

В штате организации на 1 января 2011 года согласно штатному расписанию состоит 396 человек. Весь персонал делится на:

- основной: диспетчеры маневровые, дежурные по станции, дежурные по паркам станции, операторы при дежурных, операторы станционного технологического центра, составители поездов, регулировщики скорости движения вагонов, сигналисты, приемосдатчики груза и багажа, агенты по розыску груза и багажа – 349 человек;

- управленческий: начальники станций и их заместители, начальник станционного технологического центра, начальник техотдела, технологи, инженеры станции, специалист по управлению персоналом, секретарь – 45 человек;

- вспомогательный и обслуживающий: кладовщик и уборщик служебных помещений – 2 человека.

Таблица 1 – Структура персонала железнодорожной станции Вихоревка по категориям работников

Категория работников

Количество работников по видам персонала (человек)

управленческий

основной

вспомогательный

Руководители

30

-

-

Специалисты

14

151

-

Служащие

1

61

-

Рабочие

-

137

2

Итого по видам персонала:

45

349

2

Итого:

396

Структура персонала железнодорожной станции Вихоревка по данным 2011 года представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Структура персонала железнодорожной станции Вихоревка

Данные рисунка 7 показывают, что основной персонал составляет 87,88% в структуре персонала, а управленческий и вспомогательный – 11,62% и 0,51% соответственно, таким образом, на одного работника АУР приходится 7 работников из категории основного персонала.

Кроме того, следует отметить, что весь персонал железнодорожной станции Вихоревка функционально разделен на два цеха – цех движения и грузовой цех.

Таблица 2 – Структура персонала железнодорожной станции Вихоревка по цехам

Категория персонала

Количество работников по цехам (человек)

цех движения

грузовой цех

Руководители

27

3

Специалисты

163

2

Служащие

55

7

Рабочие

86

53

Итого по цехам:

331

65

Итого:

396

Из таблицы 2 видно, что цех движения представлен большим количеством работников – 83%, тогда как в грузовом цехе числится лишь 17% от общего числа сотрудников.

Качественная характеристика персонала организации представлена на рисунках 8 – 11.

Рисунок 8 – Возрастная структура персонала железнодорожной станции Вихоревка

На железнодорожной станции Вихоревка практически в равных пропорциях представлены сотрудники следующих возрастных категорий: 20-30, 31-40 и 41-50 лет по 27%, 30% и 29% соответственно. Средний возраст работников составляет 39 лет.

Рисунок 9 – Структура персонала железнодорожной станции Вихоревка по уровню образования

Более 40% сотрудников имеют высшее образование, и по трети от общего числа работников со средним профессиональным и средним образованием – 28% и 32% соответственно.

Рисунок 10 – Гендерная структура персонала железнодорожной станции Вихоревка

Как видно из рисунка 10 основную часть сотрудников составляют женщины, причем, преобладая в доле основных работников: 76% против 24% мужчин из числа основного персонала; тогда как в управленческом персонале пропорции отличаются: 63% женщин, 37% мужчин.

Рисунок 11 – Структура персонала железнодорожной станции Вихоревка по стажу работы на предприятии

Из рисунка 11 видно, что персонал железнодорожной станции Вихоревка характеризуется как опытный и профессиональный: более половины от общего числа  сотрудников составляют работники, имеющий стаж работы от 10 до 30 лет, 12 % персонала представлено работниками со стажем на предприятии более 30 лет, таким образом, они являются наставниками для перспективной группы сотрудников, чей стаж работы не превышает десяти лет – таких работников на железнодорожной станции Вихоревка 37%.  

Основные показатели деятельности железнодорожной станции Вихоревка сведены в таблицу 3.

Таблица 3 – Основные объемные и качественные показатели работы железнодорожной станции Вихоревка

Наименование показателя

2008 год

2009 год

2010 год

Отравленные вагоны (приведенные вагоны)

767243

734871

714396

Погрузка, ваг.

87205

78936

81714

Выгрузка, ваг.

143125

131609

131114

Простой вагона под одной грузовой операцией, час

18,05

14,32

120,66

Простой транзитного вагона без переработки, час

3,40

5,28

6,48

Простой транзитного вагона с переработкой, час

9,91

10,01

19,84

Рисунок 12 – Динамика выполнения погрузки и выгрузки грузов на железнодорожной станции Вихоревка за 2008-2010 годы

Количество выгруженных вагонов значительно больше, чем погруженных. Наблюдается выраженный спад выгрузки за период 2008-2010 год, тогда как погрузка к 2010 году стала расти – на 3,5 % по сравнению с 2009 годом, однако же не достигнув уровня 2008 года.

Также наблюдается рост показателей всех видов простоя вагонов на станции.

Производительность труда на железнодорожной станции считается по формуле (1).

Изменение производительности труда на железнодорожной станции Вихоревка за три года представлено в таблице 4.

Таблица 4 – Динамика производительности труда на железнодорожной станции Вихоревка

Наименование показателя

Год

2008

2009

2010

Количество приведенных отправленных вагонов

767243

734871

714396

Списочная численность работников (чел.)

370

415

390

Производительность труда (ваг./чел.)

2074

1767

1833

Наименьшая производительность труда наблюдается в 2009 году – 1767 ваг./чел., составляя лишь 85% от уровня 2008 года, однако в 2010 году наблюдается положительная тенденция к увеличению производительности труда на 66 ваг./час., что на 4% больше, чем в 2009 году.

 

Рисунок 13 – Динамика производительности труда на железнодорожной станции Вихоревка за 2008-2010 годы

На железнодорожной станции Вихоревка применяется сдельно-премиальная система оплаты труда для составителей поездов и регулировщиков скорости движения вагонов; ко всем другим работникам – повременно-премиальная.

В соответствии с Положением о корпоративной системе премирования работников филиалов открытого акционерного общества «Российские железные дороги», утвержденного распоряжением открытого акционерного общества «Российские железные дороги»  от 20.07.2010г. № 1573р,  на сети дорог, в том числе и в Восточно - Сибирской дирекции управления движением, структурным подразделением которой является станция Вихоревка,  введена единая система премирования.

Система премирования состоит из трех уровней.

I уровень – условия, определяющие право работников станции на начисление премии, отражающие степень обеспечения безопасности движения поездов, условий и охраны труда, соблюдение правил пожарной безопасности.  

II уровень – показатели премирования, характеризующие результативность производственно-хозяйственной и экономической деятельности железнодорожной станции Вихоревка.

III уровень – показатели премирования, характеризующие результативность индивидуальной деятельности работника.  

Доля премии по уровням в общем размере премии устанавливается в зависимости от степени влияния работника на общие результаты деятельности станции Вихоревка.

Таблица 5 – Оплата труда на железнодорожной станции Вихоревка

Год

2008

2009

2010

Фонд оплаты труда (тыс. руб.)

123415

168614

178422

Списочная численность работников (чел.)

370

415

390

Средняя зарплата (руб.)

27796

33858

38124

Из данных таблицы 5 видно, что на предприятии наблюдается ежегодное увеличение фонда оплаты труда и средней заработной платы: за 2009 год ФОТ увеличился от уровня 2008 года на 36,6%, средняя заработная плата – на 21,8%; за 2010 год ФОТ увеличился от уровня 2009 года на 5,8%, средняя заработная плата – на 12,6%.

Рисунок 14 – Фонд оплаты труда (ФОТ) за 2008-2010 годы

Изменение средней заработной платы за три года на железнодорожной станции Вихоревка представлено на рисунке 15.

Рисунок 15 – Средняя заработная плата на железнодорожной станции Вихоревка за 2008-2010 годы

  1.  Анализ состояния системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка

В документационном обмене железнодорожной станции Вихоревка в соответствии с организационной структурой задействовано 30 подразделений, включая линейные станции. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

На железнодорожной станции Вихоревка отсутствует специальное подразделение, занимающееся делопроизводством. В настоящее время в организации функции, связанные с документационным обеспечением, выполняют секретарь, специалист по управлению персоналом и заместитель начальника железнодорожной станции Вихоревка по кадрам и социальной работе.  Делопроизводство на предприятии основывается на положениях, закрепленных в приказе начальника железнодорожной станции Вихоревка от 02 января 2011 года № 4/ДС «Об организации работы по  делопроизводству и укреплению исполнительской дисциплины».

Таблица 7 – Качественный состав сотрудников, выполняющих функции делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка

Наименование качественного показателя

Заместитель начальника станции по кадрам и социальной работе

Специалист по управлению персоналом

Секретарь

Образование, квалификация

Высшее – «Строительство железных дорог» - инженер-строитель

Высшее «Юриспруденция», юрист

Высшее – «Финансы и кредит» - экономист

Среднее профессиональное – «Промышленное и гражданское строительство» - техник-строитель

Стаж работы в занимаемой должности

15 лет

1 год

23 года

Возраст

42

25

41

Пол

женский

женский

женский

Из таблицы 7 видно, что профильное образование и значительный стаж работы в области делопроизводства имеет заместитель начальника станции по кадрам и социальным вопросам; секретарю успешную деятельность в сфере делопроизводства обеспечивает достаточный опыт работы, тогда как специалист по управлению персоналом, занимающийся собственно кадровым делопроизводством, не обладает специальным образованием и имеет малый стаж работы.

Секретарь осуществляет централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также секретарь контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, как в бумажном виде, так и в электронном. Данный работник несет ответственность сохранность документов на станции Вихоревка и подготовку их к уничтожению по истечении срока хранения или своевременную сдачу в архив.

В своей работе, он пользуется программным обеспечением Microsoft Office 2007, регистрация входящего и исходящего документопотока производится  с использованием АРМ «Регистрация, анализ документов и договоров». Рабочее место секретаря оснащено персональным компьютером, принтером,  копировальным аппаратом,  факсом, телефоном.

Таблица 8 – Виды приказов, издаваемых на железнодорожной станции Вихоревка

Место хранения и регистрации приказа

Литер приказа

Вид приказа

Секретарь начальника

станции Вихоревка

ДС

приказ по основной деятельности

ДСК

приказ о наложении дисциплинарных взысканий и лишении премии

ДСО

приказ организационного характера

Одел по управлению персоналом

К

приказ о направлении работников в командировку

ОК

приказ по личному составу

ОТ

приказ о предоставлении отпуска (всех видов)

Таблица 9 – Структура входящего и исходящего документопотоков на железнодорожной станции Вихоревка

Источник документов

Входящий документопоток

Исходящий документопоток

2008 год

Восточно-Сибирская железная дорога

2507

2565

ОАО «РЖД»

741

Прочие

289

Итого по видам документопотоков за 2008 год:

3537

2565

Итого за 2008 год:

6102

2009 год

Восточно-Сибирская железная дорога

2732

2897

ОАО «РЖД»

865

Прочие

335

Итого по видам документопотоков за 2009 год:

3932

2897

Итого за 2009 год:

6829

2010 год

Восточно-Сибирская железная дорога

3215

3018

ОАО «РЖД»

931

Прочие

357

Итого по видам документопотоков за 2010 год:

4503

3018

Итого за 2010 год:

7521

Таким образом, документопоток, проходящий через регистрацию секретаря, имеет тенденцию ежегодного роста: так прирост документопотока в 2009 году составил 12% к уровню 2008 года, а в 2010 году – на 10% к уровню 2009 года.

Рисунок 16 – Динамика входящего и исходящего документопотока на железнодорожной станции Вихоревка за 2008-2010 годы

Оформлением документов по кадровому делопроизводству занимается специалист по управлению персоналом.

Вся работа по созданию проектов приказов, ведению базы данных по персоналу производится в программе SAP HR, называемой ЕКАСУТР – единой корпоративной автоматизированной системой управления трудовыми ресурсами, объединяющей все филиалы ОАО «РЖД». В рамках железнодорожной станции Вихоревка система ЕКАСУТР объединяет в своей базе отдел по управлению персоналом, экономиста, инженера по организации и нормированию труда, инженера по охране труда, секретаря, бухгалтерию. На компьютере специалиста по управлению персоналом также установлены АРМ «Благосостояние» - для оформления документов негосударственного пенсионного фонда «Благосостояние»; АРМ «Льготные профессии» - для работы по персонифицированному учету Пенсионного фонда Российской Федерации. Рабочее место специалиста оснащено персональным компьютером, принтером,  копировальным аппаратом, телефоном, сканером.

Специалист по управлению персоналом исполняет следующие должностные обязанности:

- осуществляет оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности,  подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале структурного подразделения;

- организует своевременное прохождение медицинского освидетельствования и переосвидетельствования работников станций, проводит систематический анализ заболеваемости работников структурного подразделения, разрабатывает предложения по ее улучшению; оформляет листки нетрудоспособности;

- осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины, за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

- осуществляет ведение архива личных дел, подготовку документов по истечению установленных сроков текущего хранения и сдачу на хранение в архив;

- формирует базу данных на участников-вкладчиков негосударственного пенсионного фонда «Благосостояние» и оформляет документы на них;

- издает приказы по личному составу, осуществляет их согласование; готовит трудовые договоры;

- осуществляет учет военнообязанных работников станции;

- ведет установленную кадровую отчетность.

Помимо обработки сотрудников железнодорожной станции Вихоревка в количестве 396 человек специалист по управлению персоналом занимается также с неработающими пенсионерами, состоящими на учете станции. Таких пенсионеров – 411 человек. Работа с ними сводится к поддержанию базы данных по пенсионерам, выписке различных справок о бывшей трудовой деятельности, об учете, а также оформлению требований в билетное бюро для выписки бесплатного проездного документа.

Рисунок 17 – Документопоток отдела по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка

Рисунок 18 – График изменения кадрового документооборота

Из рисунка 18 видно, что наибольшую долю в кадровом документообороте занимают приказы по личному составу. В 2009 году их количество значительно возросло – на 36% к уровню 2008 года, что было вызвано дважды произошедшей реструктуризацией предприятия. В 2010 году количество приказов по личному составу возвратилось на уровень, близкий к уровню 2008 года.

На железнодорожной станции Вихоревка был проведен анализ кадровой деятельности,  направленный на выявление  проблем делопроизводства.

Пунктом 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. На железнодорожной станции Вихоревка ответственным за ведение и хранение трудовых книжек назначен специалист по управлению персоналом приказом от 30.08.2010 года № 116/ДС «О назначении ответственного за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них».

Учет трудовых книжек производится в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней по форме, утвержденной в приложении № 3 Постановлении Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 об утверждении «Инструкции по ведению трудовых книжек». В соответствии с пунктом 41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них пронумерована, прошнурована, заверена подписью начальника железнодорожной станции Вихоревка, а также опломбирована.

Трудовые книжки на работников и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней хранятся в несгораемом шкафу, запираемом на ключ, хранящийся у специалиста по управлению персоналом.

Если у сотрудника предприятия возникает необходимость в получении копии трудовой книжки, он обращается в отдел по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка, где пишет расписку в получении на руки трудовой книжки для снятия копии. Трудовая книжка выдается работнику на руки. После возврата трудовой книжки в кадровое подразделение расписка аннулируется.

Картотека сотрудников железнодорожной станции Вихоревка состоит из совокупности личных карточек работников формы Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Личная карточка – основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Карточка состоит из четырех страниц, содержащих тематические блоки.

Личная карточка заводится на работника специалистом по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка при приеме сотрудника на работу с заполнением первой и второй страниц на основании следующих документов:  приказа о приеме на работу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; а также сведений, сообщенных о себе работником.  

Третья и четвертая страницы личной карточки  заполняются по мере трудовой деятельности работника.  Личные карточки всех работников в картотеке хранятся в отдельном, специально предназначенном для этого ящике,  расположены в алфавитном порядке по фамилии, при одинаковых фамилиях – по алфавитному порядку имен.

Пункт 9 «Положения о воинском учете», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.11.2006 года № 719, гласит, что воинский учет граждан по месту их работы осуществляется организациями. Ответственность за осуществление воинского учета на железнодорожной станции Вихоревка возложена на специалиста по управлению персоналом, что закреплено в приказе от 21.11.2010 года № 176/ДСО «О назначении ответственного за осуществление воинского учета».

Согласно пункта 7 «Положения о воинском учете» воинский учет осуществляется по личным карточкам  работников.

В сфере воинского учета специалист по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка выполняет следующие функции:

- в целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, определяет граждан, подлежащих постановке на воинский учет и принимает необходимые меры к постановке их на воинский учет; 

 

- ведет и хранит личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны Российской Федерации;

- в целях поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, и обеспечения поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в документах воинского учета военных комиссариатов 

направляет в двухнедельный срок в соответствующие военные комиссариаты и органы местного самоуправления сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию  или увольнению их с работы. В случае необходимости, а для призывников в обязательном порядке, в целях постановки на воинский учет по месту жительства или месту пребывания либо уточнения необходимых сведений, содержащихся в документах воинского учета, оповещает граждан о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты или органы местного самоуправления; (см. текст в предыдущей редакции  направляет в двухнедельный срок по запросам соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления необходимые сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете;

- 

 

сверяет не реже одного раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан; 

 

- сверяет не реже одного раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления; 

- вносит в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, и в двухнедельный срок сообщает об указанных изменениях в военные комиссариаты;

- (см. текст в предыдущей редакции)

 

оповещает граждан о вызовах соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления и обеспечивает им возможность своевременной явки в места, указанные военными комиссариатами, в том числе в периоды мобилизации, военного положения и в военное время.

На железнодорожной станции Вихоревка имеются Правила внутреннего трудового распорядка, оформленные в качестве отдельного локального нормативного акта, утвержденного 10.02.2011 года. Согласно статье 189 Трудового кодекса Российской Федерации Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Разработкой Правил внутреннего трудового распорядка и их утверждением занимается заместитель начальника железнодорожной станции Вихоревка по кадрам и социальным вопросам. Правила внутреннего трудового распорядка железнодорожной станции Вихоревка содержат следующие разделы: общие положения; порядок приема и увольнения работников; регламент рабочего времени; основные обязанности работников; основные обязанности работодателя; поощрения; ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Согласно статьи 190 Трудового кодекса Российской Федерации Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения Профсоюза в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса Российской Федерации для принятия локальных нормативных актов: перед принятием решения заместитель начальника станции Вихоревка по кадрам и социальным вопросам направляет проект Правил внутреннего трудового распорядка и обоснование по нему в профсоюзной организацию железнодорожной станции Вихоревка, представляющий интересы  большинства работников. Председатель профсоюзного организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

В случае если мотивированное мнение профсоюзной организации не содержит согласия с проектом Правил внутреннего трудового распорядка либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять Правила внутреннего трудового распорядка, которые могут быть обжалованы профсоюзной организацией в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Каждый сотрудник предприятия ознакомлен с действующими Правилами внутреннего трудового распорядка. При этом указанное ознакомление подтверждается росписью работника в специальном журнале ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка.

График отпусков, применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

График отпусков на железнодорожной станции Вихоревка имеет установленную форму Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Разрабатывается ежегодно заместителем железнодорожной станции Вихоревка по кадрам и социальным вопросам и утверждается начальником железнодорожной станции Вихоревка с  учетом мотивированного мнения профсоюзного комитета об очередности предоставления оплачиваемых отпусков не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, который полностью соответствует статьям 123, 372 Трудового кодекса Российской Федерации.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации о времени начала отпуска работник извещается под роспись не позднее, чем за две недели до его начала, для чего специалистом по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка составляются распоряжения об ознакомлении работников о дате предоставления отпуска, регистрируемые в книге регистрации распоряжений.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения заместителя начальника железнодорожной станции Вихоревка. Перенос отпуска производится на основании заявления с указанием причины переноса срока отпуска на другое время, согласованного заместителем начальника железнодорожной станции Вихоревка по кадрам и социальным вопросам и председателем профсоюзной организации и подписанного руководителем предприятия. Данные заявления подшиваются к графику отпусков.

Трудовой договор соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обозначенной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник со своей стороны обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, действующие у работодателя. Подготовку трудовых договоров на железнодорожной станции Вихоревка осуществляет специалист по управлению персоналом. Трудовой договор на принимаемого сотрудника формируется автоматически в программе ЕКАСУТР при заполнении соответствующих инфотипов,  заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Трудовые договоры регистрируются в журнале регистрации трудовых договоров.

При изменении существенных условий трудового договора составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием пунктов, в которые вносятся изменения и их суть. Дополнительное соглашение к трудовому договору также  заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору остается у работника, другой хранится у работодателя. Факт получения экземпляра дополнительного соглашения к трудовому договору работником  удостоверяется подписью работника на экземпляре дополнительного соглашения к трудовому договору, хранящемся в отделе кадров железнодорожной станции. На железнодорожной станции Вихоревка дополнительные соглашения к трудовым договорам не регистрируются.

Должностная инструкция – это организационно-нормативный документ, регламентирующий деятельность сотрудников, занимающих ту или иную должность. Должностные инструкции работников железнодорожной станции Вихоревка содержат следующие разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.

Таблица 10 – Ответственные за разработку должностных инструкций на железнодорожной станции Вихоревка

Разработчик должностной инструкции

Должности, для которых разрабатывается должностная инструкция

Главный инженер

заместитель начальника станции по оперативной работе, главный инженер, начальник технического отдела, начальник штаба гражданской обороны, технологи, инженер по охране труда, инженеры по  безопасности

Заместитель начальника станции по кадрам и социальным вопросам

заместитель начальника станции по кадрам и социальной работе, инженер по подготовке кадров, специалист по управлению персоналом, кладовщик, уборщик служебных помещений

Заместитель начальника станции по грузовой и коммерческой работе

заместители начальников линейных станций по грузовой и коммерческой работе, инженеры по подъездным путям, агенты по розыску груза и багажа, приемосдатчики груза и багажа

Начальник технического отдела

начальники линейных железнодорожных станций, заместители начальников линейных станций по оперативной работе, начальник станционного технологического центра по обработке поездной информации и перевозочных документов, маневровые диспетчеры, дежурные по станции, дежурные по паркам станции, операторы при дежурном по станции, операторы станционного технологического центра по обработке поездной информации и перевозочных документов, составители поездов, регулировщики скорости движения вагонов,

Экономист

экономист, экономист по финансовой работе, инженер по организации и нормированию труда

Разработанные инструкции составляются на каждого работника в двух экземплярах, подписываются сотрудником и разработчиком, а затем утверждаются начальником железнодорожной станции Вихоревка. Должностные инструкции регистрируются в отделе кадров специалистом по управлению персоналом в журнале регистрации должностных инструкций. Один экземпляр остается в отделе кадров, другой отдается на рабочее место работника для руководства трудовой деятельности.

Анализ кадрового делопроизводства в сфере издания приказов показывает, что на железнодорожной станции Вихоревка издаются приказы, следующих форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

- приказ о приеме – формы Т-1;

- приказ о переводе работника – формы Т-5;

- приказ о предоставлении отпуска – формы Т-6;

- приказ о прекращении трудового договора – формы Т-8;

- приказ о командировании работника – формы Т-9;

- приказ о поощрении работника – формы Т-11.

Групповые формы приказов не издаются. Подготовку проектов приказов осуществляет специалист по управлению персоналом. Проекты приказов формируются автоматически при заполнении соответствующих инфотипов в программе ЕКАСУТР. Дополнительная необходимая информация вносится в приказ вручную.  Все приказы издаются только при наличии оснований к ним: докладных записок, заявлений, актов, трудовых договоров, объяснительных записок и других, которые подшиваются непосредственно к приказу.

Согласованию подлежат приказы по личному составу. Визы согласования проставляются с обратной стороны последнего листа первого экземпляра приказа. В согласовании приказов по личному составу принимают участие заместитель начальника станции Вихоревка по кадрам и социальным вопросам, инженер по организации и нормированию труда, экономист, председатель профсоюзной организации.

На железнодорожной станции Вихоревка ведутся следующие журналы и книги учета по кадровому делопроизводству:

- книга ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка дня;

- журнал регистрации трудовых договоров;

- книга регистрации приказов по личному составу;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- журнал поощрений и взысканий;

- журнал регистрации личных дел работников;

- журнал учета листков нетрудоспособности;

- журнал учета проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

Работой по формированию и текущему содержанию личных дел работников занимается сотрудник железнодорожной станции Вихоревка из числа основного персонала, отозванный от своей непосредственной деятельности для осуществления работ в сфере кадрового делопроизводства.

В отделе по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка номенклатура дел устаревшая - за 2007 год, номенклатура дел на 2011 год не заведена.

  1.  Актуальные проблемы системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка

Исследование системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно–поисковую работу по документам. 

Кроме того, на предприятии не используются в работе групповые формы приказов,  что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как это могло бы существенно экономить материальные ресурсы предприятия.

На многих документах нет реквизитов "Код формы документа", "Код организации". Неправильно оформлен реквизит "Адресат". Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

В отделе по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка заведен порядок выдачи оригиналов трудовых книжек работнику на руки под расписку об обязательстве ее вернуть. Однако выдавать на руки трудовые книжки нельзя, это не предусмотрено действующим законодательством. Это не только незаконно, но и опасно, так как сотрудник может и не вернуть трудовую книжку по тем или иным причинам.

Ведение и хранение личных карточек работников осуществляется с серьезными упущениями. Обнаружено нарушение в заполнении личных карточек работников в части отсутствия внесения данных в поля кодирования на первой странице. Не сформирована отдельная картотека для граждан, подлежащих воинскому учету.

Серьезным упущением в кадровом делопроизводстве на железнодорожной станции Вихоревка также является отсутствие журналов, которые в обязательном порядке должны вестись в любой организации, независимо от формы собственности, сферы деятельности или размеров организации.

В отделе кадров станции Вихоревка номенклатура дел устаревшая, не используется и является неактуальной и неприменимой к настоящему делопроизводству.

Отсутствует Положение о защите персональных данных сотрудников, не определены ответственные за обработку и защиту персональных данных работников.

  1.   Программа и план совершенствования системы кадрового делопроизводства

Исследование системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции Вихоревка выявило, что для совершенствования системы кадрового делопроизводства необходимо устранить недоработки и ошибки, допускаемые в работе кадровых делопроизводителей. К ним относятся:

- выдача трудовых книжек работникам на руки;

- неверное заполнение и хранение личных карточек работников;

- несоответствие должностных инструкций ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Вместо оригинала трудовой книжки рекомендуется выдавать сотруднику копию либо выписку из трудовой книжки. В соответствии с пунктом 7 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать ему копию трудовой книжки либо заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Выписка из трудовой книжки обязательно должна включать в себя копию первой страницы, где указываются название документа, фамилия, имя, отчество владельца, год рождения, образование и профессия. Далее делаются копии тех выборочных страниц, которые нужны.

Таким образом, копия и выписка отличаются по объему – копия содержит копии всех заполненных страниц трудовой книжки, а выписка только выборочную информацию.

Копия трудовой книжки или заверенная выписка из нее могут быть изготовлены как рукописным способом, так и с применением технических средств, таких как ксерокопирование. Независимо от способа изготовления копию или выписку следует заверять для придания им юридической силы, руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». На основании вышеозначенного стандарта  реквизит документа «Отметка о заверении копии» включает: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

Верно

Специалист по управлению персоналом

06.06.2011

Подпись

Расшифровка подписи сотрудника отдела кадров

Рисунок 19 – Пример отметки о заверении копии трудовой книжки

Выдавать работнику заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее имеет право работодатель или специально уполномоченное им лицо, то есть специалист по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек приказом от 30.08.2010 № 116/ДС.  

В связи с тем, что копия трудовой книжки или выписка из нее выдаются работнику, как правило, для предъявления в другие организации, копию документа или выписку из него следует заверить печатью. Если копия трудовой книжки или выписка из нее располагаются на нескольких страницах, то отметка о заверении копии при необходимости может помещаться в конце каждой страницы.

Если документ содержит несколько страниц, их  можно пронумеровать сквозной нумерацией, прошить и скрепить печатью на прошивке и подписью специалиста по управлению персоналом. В этом случае можно и не заверять каждый лист, достаточно будет проставить необходимые реквизиты на обороте последней страницы документа.

Сейчас многие финансовые учреждения при выдаче кредита требуют у клиента заверенную копию трудовой книжки, причем должна быть заверена каждая страница, а на последней странице, кроме всего, обязательна запись: «Работает по настоящее время». Этого же требуют отдельные региональные отделения пенсионного фонда России. Поэтому, заверяя копию трудовой книжки, по просьбе работника следует делать такие записи.

Обнаруженные нарушения в заполнении личных карточек работников в части отсутствия внесения данных в поля кодирования на первой странице рекомендуется устранить путем проставления кодов в зонах кодирования в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

Кроме того, согласно Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации, личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, должны быть помещены в отдельную картотеку, имеющую следующие разделы:

- первый раздел – личные карточки на офицеров запаса;

- второй раздел – личные карточки на солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;

- третий раздел – личные карточки на военнообязанных запаса женского пола;

- четвертый раздел – личные карточки на призывников.

Отдельная картотека личных карточек граждан, поставленных на воинский учет, составляется по алфавиту.

Таким образом, в отделе по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка рекомендуется образовать отдельную картотеку личных карточек граждан, подлежащих воинскому учету, выполняя требования Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, что исключит нарушение пункта 31 подпункта б «Положения о воинском учете», утвержденном Постановлением правительства Российской Федерации от 27.11.2006 года № 719.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации. В нынешней редакции должностных инструкций работников железнодорожной станции Вихоревка отсутствуют  следующие реквизиты:

- наименование организации-разработчика документа;

- место составления или издания документа;

- отметка об исполнителе.

Следовательно, рекомендуется в ходе разработки должностных инструкций и при внесении в них изменений уделить должное внимание требованиям к оформлению документа, которые распространяются на состав его реквизитов и порядок их расположения на бланках установленного вида. При решении данной задачи следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст.

Серьезным упущением в кадровом делопроизводстве на железнодорожной станции Вихоревка также является отсутствие журналов, которые в обязательном порядке должны вестись в любой организации, независимо от формы собственности, сферы деятельности или размеров организации. Из числа таких журналов отсутствуют журнал учета работников, выбывших в командировку, и журнал учета работников, прибывающих в командировку в организацию в соответствии с Приложениями № 2 и №3 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. N 739н.

Необходимо согласно пункту 5 Приложения № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. N 739н  «Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»  приказом назначить работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.  

Пункт 6 Приложения № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. N 739н  «Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» обязывает хранить журналы выбытия и журналы прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

В связи с тем, что в отделе по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка также отсутствует журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам, данного рода документам не придается должная юридическая сила и существует риск утраты данных документов – рекомендуется ввести данный журнал в обиход и наладить постоянную работу с ним.

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. В отделе по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка номенклатура дел устаревшая - за 2007 год, номенклатура дел на 2011 год не заведена.

Рекомендуется на предстоящий календарный год в последнем квартале текущего года составить номенклатуру дел отдела по управлению персоналом, утвердить начальником станции и ввести в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.

Хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

- систематизирует документы, то есть будет служить планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определит систему хранения документов в организации;

- содержит информацию о сроках хранения документов. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно можно будет наметить ориентировочный срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

- является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Особенно актуальным является вопрос защиты персональных данных сотрудников. Однако в отделе по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка отсутствует какое-либо Положение о защите персональных данных сотрудников, не определены ответственные за обработку и защиту персональных данных работников.

Под персональными данными  понимается любая документированная информация, относящаяся к конкретному человеку. Персональные данные идентифицируют личность каждого человека и всегда относятся к категории конфиденциальной информации. В соответствии со статьей 3 Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», к персональным данным относятся:

- фамилия, имя, отчество;

- год, месяц, дата и место рождения;

- адрес;

- семейное, социальное, имущественное положение;

- образование;

- профессия;

- доходы;

- другая информация.

Наиболее концентрированное и обширное отражение персональные данные находят в разнообразной по составу и значительной по объемам кадровой документации по личному составу, образующей соответствующую информационно-документационную систему, которая обеспечивает информацией функции управления персоналом. В статье 85 Трудового кодекса Российской Федерации говорится о том, что в контексте трудовых отношений персональные данные – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Работодатель обязан осуществить сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с требованиями законодательства. Согласно статье 87 Трудового кодекса Российской Федерации порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем.

Для регламентации всех вопросов, связанных с охраной персональных данных работников, на железнодорожной станции рекомендуется разработать и принять соответствующие документы. Эти документы – новшество Трудового кодекса Российской Федерации. Если ранее за отсутствие таких локальных нормативных актов не наказывали, то теперь статьей 90 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.

Считается необходимым разработка и принятие следующих документов:

- Положение о защите персональных данных работников, которое  утверждается и вводится в действие приказом начальника железнодорожной станции Вихоревка;

- обязательство о неразглашении персональных данных работников, подписываемое теми, кто имеет доступ к таким данным – заместитель начальника станции по кадрам и социальным вопросам, специалист по управлению персоналом, инженер по подготовке кадров;

- приказ или распоряжение о закреплении за работниками отдела по управлению персоналом определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях и другие.

Кроме всего прочего пункт 8 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации требует знакомить работников под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников.

Локальный нормативный акт, связанный с проблемой сбора, обработки, передачи, хранения и защиты от несанкционированного доступа персональных данных работника в виде Положения о защите персональных данных работников рекомендуется разработать кадровой службе железнодорожной станции Вихоревка. Круг лиц, участвующих в согласовании данного Положения, устанавливается по усмотрению организации.

Наряду с названным локальным нормативным актом следует разработать форму обязательства о неразглашении персональных данных работника, так как лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности, о чем прямо сказано в статье 88 Трудового кодекса Российской Федерации.

При работе с документами, делами и базами данных отдела по управлению персоналом должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:

- личной ответственности работников за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также носителей этой информации;

- разбиения знания персональных данных между разными работниками отдела;

- наличия четкой разрешительной системы доступа работников отдела к документам, делам и базам данных;

- проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

Главным моментом в защите персональных данных является четкая регламентация функций работников отдела кадров и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам документов, дел, картотек, журналов персонального учета и баз данных.

Для реализации этого положения начальником железнодорожной станции Вихоревка должен быть издан приказ или распоряжение о закреплении за работниками отдела определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях этих работников, утверждена схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена личная ответственность перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи или ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников, в котором должно быть оговорено следующее:

- личные дела могут выдаваться на рабочие места только начальника железнодорожной станции Вихоревка и его заместителя по кадрам и социальным вопросам; дела выдаются под роспись в контрольной карточке;

- при возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается;

- другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами подчиненных им сотрудников, однако ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела по управлению персоналом под наблюдением специалиста по управлению персоналом. Факт ознакомления фиксируется в контрольной карточке личного дела;

- сотрудник предприятия имеет право знакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Отчетная и справочная работа отдела по управлению персоналом формирует каналы объективного санкционированного распространения персональных данных и может служить основой формирования канала несанкционированного получения и незаконного использования ценных сведений. В связи с этим требуется повышенное внимание к обеспечению сохранности и конфиденциальности отчетных и справочных массивов информации. Начальнику железнодорожной станции рекомендуется регламентировать порядок получения нижестоящими руководителями необходимых им для работы справочных данных.  Должно быть установлено: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка. И, что особенно важно — необходимо определить порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

Помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, так как посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела.  Для осуществления качественной защиты персональных данных важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в помещении отдела по управлению персоналом не должны находиться посторонние лица, в том числе сотрудники предприятия. Приемные часы должны быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении отдела не было лиц, ожидающих приема. Не должны организовываться очереди. В часы приема посетителей работники отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя.

Прием посетителей чаще всего связан с ведением справочной работы: ответов на вопросы посетителей и выдачей им справок. Ответы на вопросы рекомендуется давать только лично тому лицу, которого они касаются. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону. Ответы на письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме на бланке предприятия или отдела кадров и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.

В дипломном проекте предлагается план для совершенствования системы кадрового делопроизводства, представленный в таблице 11.

Таблица 11 – План-график мероприятий по совершенствованию системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции Вихоревка

Мероприятие

Ответственный

Срок выполнения

  1.  Невыдача трудовых книжек работникам на руки

Специалист по управлению персоналом

Немедленно

  1.  Внесение данных в поля кодирования в личных карточках работников

Специалист по управлению персоналом

Июль 2011 года

  1.  Образование отдельной картотеки личных карточек граждан, подлежащих воинскому учету

Специалист по управлению персоналом

Июль 2011 года

  1.  Оформление должностных инструкций работников в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Специалист по управлению персоналом

Август 2011 года

  1.  Издание приказа о назначении ответственных за ведение журналов выбытия и прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях

Начальник железнодорожной станции Вихоревка, заместитель начальника станции по кадрам и социальным вопросам

Немедленно

  1.  Введение в кадровое делопроизводство следующих журналов:

- учета работников, выбывших в командировку,

- учета работников, прибывших в командировку в организацию;

- регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам

Специалист по управлению персоналом

Немедленно

  1.  Создание номенклатуры дел отдела по управлению персоналом

Заместитель начальника станции по кадрам и социальным вопросам, специалист по управлению персоналом

Июль 2011 года

  1.  Разработка и принятие Положения о защите персональных данных работников; ознакомление работников железнодорожной станции Вихоревка с данным Положением

Заместитель начальника станции по кадрам и социальным вопросам, специалист по управлению персоналом

Август 2011 года

  1.  Введение штатной должности делопроизводителя в отдел по управлению персоналом и ее укомплектование

Заместитель начальника станции по кадрам и социальным вопросам

Август 2011 года

Что касается пункта 9 таблицы 11, то здесь можно пояснить, что введение новой должности делопроизводителя в отдел по управлению персоналом предлагается за счет сокращения штатной должности приемосдатчика груза и багажа железнодорожной станции Братск, которую сейчас официально занимает сотрудник, на которого неофициально возложены функции делопроизводителя. Стоит также сказать, что такое положение дел является грубейшим нарушением в сфере обработки и защиты персональных данных работников.

Таким образом, предлагается ввести должность делопроизводителя в отдел по управлению персоналом, приказами начальника железнодорожной станции и должностной инструкцией возложить на него определенные обязанности, за которые он будет нести ответственность.

Кроме всего прочего от введения этого мероприятия прогнозируется экономия фонда оплаты труда (ФОТ) на предприятии.

                                   (2)

Среднемесячная заработная плата приемосдатчика груза и багажа железнодорожной станции Братск составляет 30608 рублей/месяц, тогда его годовой фонд оплаты труда ФОТпр составит

Средняя зарплата, предлагаемая на рынке труда, делопроизводителям составляет 18000 рублей/месяц. Таким образом

,

где ФОТд - годовой фонд оплаты труда делопроизводителя.

Экономия фонда оплаты труда  за год составит:

Предполагается, что предложенные в дипломном проекте рекомендации позволят отделу по управлению персоналом железнодорожной станции Вихоревка наладить более качественную работу по ведению кадрового делопроизводства.

  1.   Проектирование системы противопожарной сигнализации административных помещений железнодорожной станции Вихоревка

В основной части дипломного проекта предметом исследования является железнодорожная станция Вихоревка. Так как это сложный и опасный объект, относящийся к категории D, необходимо рассмотреть возможность проектирования системы пожарной сигнализации административных помещений. Каждый объект защиты должен иметь систему обеспечения пожарной безопасности. Целью создания системы обеспечения пожарной безопасности объекта защиты является предотвращение пожара, обеспечение безопасности людей и защита имущества при пожаре.

Система обеспечения пожарной безопасности  объекта защиты включает в себя систему предотвращения пожара, систему противопожарной защиты, комплекс организационно-технических мероприятий по обеспечению пожарной безопасности. Система обеспечения пожарной безопасности объекта защиты в обязательном порядке должна содержать комплекс мероприятий, исключающих возможность превышения значений допустимого пожарного риска, установленного Федеральным законом от 22 июля 2008 г. N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности", и направленных на предотвращение опасности причинения вреда третьим лицам в результате пожара.

Пожарная безопасность объекта защиты считается обеспеченной, если:

- в полном объеме выполнены обязательные требования пожарной безопасности;

- пожарный риск не превышает допустимых значений, установленных Федеральным законом от 22 июля 2008 г. N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности".

При выполнении обязательных требований пожарной безопасности, установленных федеральными законами о технических регламентах, и требований нормативных документов по пожарной безопасности расчет пожарного риска не требуется.

Пожарная безопасность городских и сельских поселений, городских округов и закрытых административно-территориальных образований обеспечивается в рамках реализации мер пожарной безопасности соответствующими органами государственной власти, органами местного самоуправления в соответствии со статьей 63 Федерального закона от 22 июля 2008 г. N 123-ФЗ.

Юридическим лицом - собственником объекта защиты в рамках реализации мер пожарной безопасности должна быть представлена в уведомительном порядке до ввода в эксплуатацию объекта защиты декларация пожарной безопасности в соответствии со статьей 64 Федерального закона от 22 июля 2008 г. N 123-ФЗ.

Требования к системам автоматического пожаротушения и системам пожарной сигнализации:

- автоматические установки пожаротушения и пожарной сигнализации должны монтироваться в зданиях, сооружениях и строениях в соответствии с проектной документацией, разработанной и утвержденной в установленном порядке;

- автоматические установки пожарной сигнализации должны обеспечивать информирование дежурного персонала об обнаружении неисправности линий связи и технических средств оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией людей, управления системами противопожарной защиты, приборами управления установками пожаротушения;

- пожарные извещатели и побудители автоматических установок пожаротушения, систем пожарной сигнализации должны располагаться в защищаемом помещении таким образом, чтобы обеспечить своевременное обнаружение пожара в любой точке этого помещения;

- системы пожарной сигнализации должны обеспечивать подачу светового и звукового сигналов о возникновении пожара на приемно-контрольное устройство в помещении дежурного персонала или на специальные выносные устройства оповещения;

- пожарные приемно-контрольные приборы, как правило, должны устанавливаться в помещениях с круглосуточным пребыванием дежурного персонала. Допускается установка этих приборов в помещениях без персонала, ведущего круглосуточное дежурство, при обеспечении раздельной передачи извещений о пожаре и о неисправности в помещение с персоналом, ведущим круглосуточное дежурство, и обеспечении контроля каналов передачи извещений;

- ручные пожарные извещатели должны устанавливаться на путях эвакуации в местах, доступных для их включения при возникновении пожара.

Требования к проектированию автоматических установок пожаротушения и автоматической пожарной сигнализации устанавливаются Федеральным законом от 22 июля 2008 г. N 123-ФЗ.

Требования пожарной безопасности к системам оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией людей в зданиях, сооружениях и строениях изложены в статье 84 Федерального закона от 22 июля 2008 г. N 123-ФЗ:

а) оповещение людей о пожаре, управление эвакуацией людей и обеспечение их безопасной эвакуации при пожаре в зданиях, сооружениях и строениях должны осуществляться одним из следующих способов или комбинацией следующих способов:

  1.  подача световых, звуковых и речевых сигналов во все помещения с постоянным или временным пребыванием людей;
  2.  трансляция специально разработанных текстов о необходимости эвакуации, путях эвакуации, направлении движения и других действиях, обеспечивающих безопасность людей и предотвращение паники при пожаре;
  3.  размещение и обеспечение освещения знаков пожарной безопасности на путях эвакуации в течение нормативного времени;
  4.  включение эвакуационного аварийного освещения;
  5.  дистанционное открывание запоров дверей эвакуационных выходов;
  6.  обеспечение связью пожарного поста с зонами оповещения людей о пожаре;
  7.  иные способы, обеспечивающие эвакуацию;

б) информация, передаваемая системами оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией людей, должна соответствовать информации, содержащейся в разработанных и размещенных на каждом этаже зданий, сооружений и строений планах эвакуации людей;

в) пожарные оповещатели, устанавливаемые на объекте, должны обеспечивать однозначное информирование людей о пожаре в течение времени эвакуации, а также выдачу дополнительной информации, отсутствие которой может привести к снижению уровня безопасности людей;

г) в любой точке защищаемого объекта, где требуется оповещение людей о пожаре, уровень громкости, формируемый звуковыми и речевыми оповещателями, должен быть выше допустимого уровня шума. Речевые оповещатели должны быть расположены таким образом, чтобы в любой точке защищаемого объекта, где требуется оповещение людей о пожаре, обеспечивалась разборчивость передаваемой речевой информации. Световые оповещатели должны обеспечивать контрастное восприятие информации в диапазоне, характерном для защищаемого объекта;

д) при разделении здания, сооружения или строения на зоны оповещения людей о пожаре должна быть разработана специальная очередность оповещения о пожаре людей, находящихся в различных помещениях здания, сооружения или строения;

е) размеры зон оповещения, специальная очередность оповещения людей о пожаре и время начала оповещения людей о пожаре в отдельных зонах должны быть определены исходя из условия обеспечения безопасной эвакуации людей при пожаре;

ж) системы оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией людей должны функционировать в течение времени, необходимого для завершения эвакуации людей из здания, сооружения, строения;

з) технические средства, используемые для оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией людей из здания, сооружения, строения при пожаре, должны быть разработаны с учетом состояния здоровья и возраста эвакуируемых людей;

и) звуковые сигналы оповещения людей о пожаре должны отличаться по тональности от звуковых сигналов другого назначения;

к) звуковые и речевые устройства оповещения людей о пожаре не должны иметь разъемных устройств, возможности регулировки уровня громкости и должны быть подключены к электрической сети, а также к другим средствам связи. Коммуникации систем оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией людей допускается совмещать с радиотрансляционной сетью здания, сооружения и строения;

л) системы оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией людей должны быть оборудованы источниками бесперебойного электропитания.

Требования к системам противопожарной защиты на  железнодорожном транспорте изложены в стандарте открытого акционерного общества «Российские железные дороги» СТО РЖД 1.15.004-2009 «Объекты инфраструктуры железных дорог. Требования по обеспечению пожарной безопасности».

Система пожарной сигнализации  представляет собой сложный комплекс технических средств, служащий для своевременного обнаружения возгорания. Как правило, пожарная сигнализация включается в комплекс, объединяющий системы безопасности и инженерные системы здания, обеспечивая необходимой информацией системы оповещения, пожаротушения, дымоудаления, контроля доступа и другое. Система пожарной сигнализации предназначена для автоматического обнаружения пожара, подачи управляющих сигналов на технические средства оповещения людей о пожаре и управление эвакуацией людей, приборы управления  автоматическими установками пожаротушения, инженерным и технологическим оборудованием. 

Первостепенной задачей пожарной сигнализации является раннее обнаружение возгорания и оповещение персонала. Решение этих задач возложено на пожарную сигнализацию, основные функции которой сформулированы в ГОСТ 26342-84: "Пожарная сигнализация" - получение, обработка, передача и представление в заданном виде потребителям при помощи технических средств информации о пожаре на охраняемых объектах.

В зависимости от  задач, которые решает пожарная сигнализация, в ее состав входит оборудование трех основных категорий:

- оборудование централизованного управления пожарной сигнализацией;

- оборудование сбора и обработки информации от извещателей пожарной сигнализации;

- устройства обнаружения – извещатели пожарной сигнализации.

Пожарные извещатели следует применять с учетом климатических, механических, электромагнитных и других воздействий в местах их размещения.

Производственные, административные, складские и вспомогательные здания, наружные установки, склады и сливоналивные эстакады предприятия должны быть оборудованы ручными пожарными извещателями для подачи сигнала о пожаре.

Ручные пожарные извещатели следует устанавливать на путях эвакуации в местах, доступных для их включения при возникновении пожара. Ручные пожарные извещатели следует устанавливать независимо от наличия извещателей автоматической пожарной сигнализации.

 На небольших объектах пожарная сигнализация управляется приемно-контрольными приборами. Приемно-контрольный прибор осуществляет питание пожарных извещателей по шлейфам пожарной сигнализации, прием тревожных сигналов от извещателей, формирует тревожные сообщения и передает их на станцию центрального наблюдения, формирует сигналы управления другими системами. Система пожарной сигнализации обнаруживает места возгорания и выдаёт управляющие сигналы для систем оповещения о пожаре и автоматического пожаротушения.

Решение основных задач пожарной сигнализации обеспечиваются различными средствами. Для обнаружения пожара служат извещатели, для обработки и протоколирования информации и формирования управляющих сигналов — приемно-контрольная аппаратура.

Современная аппаратура охранно-пожарной сигнализации часто имеет собственную систему оповещения. Несмотря на то, что системы оповещения о пожаре выделены в отдельный класс оборудования, на базе технических средств пожарной сигнализации можно реализовать системы оповещения 1 и 2 типа.  Для получения информации о тревожной ситуации на объекте в состав охранно-пожарной сигнализации входят извещатели, отличающиеся типом контролируемого физического параметра, принципом действия чувствительного элемента, способом передачи информации на приёмно-контрольный прибор пожарной сигнализации.

По принципу формирования информационного сигнала о пожаре извещатели пожарной сигнализации делятся на активные и пассивные:

- активные извещатели пожарной сигнализации создают в защищаемой зоне сигнальный фон и контролируют изменение его параметров;

- пассивные извещатели реагируют на изменение естественных параметров окружающей среды, вызванное очагом возгорания.

Каждая пожарная сигнализация использует пожарные извещатели, работающие на различных физических принципах.

В системах пожарной сигнализации применяются извещатели использующие свойства тепла, дыма, светового излучения, ионизации, комбинированные, а также ручные извещатели.

В зависимости от способа выявления тревог и формирования сигналов извещатели и системы охранно-пожарной сигнализации делятся на адресные и неадресные. В неадресных системах охранно-пожарной сигнализации группа извещателей включается в общий шлейф охранно-пожарной сигнализации, в котором в случае срабатывания одного из извещателей пожарной сигнализации формируется  сигнал тревоги.

В адресных системах пожарной сигнализации каждый прибор входящий в систему пожарной сигнализации имеет свой адрес в спектре сигнала прибора пожарной сигнализации, что позволяет определить зону пожара или нарушения по месту расположения извещателя.

Выделяют также в отдельную подгруппу адресно-аналоговые системы пожарной сигнализации. В такой системе пожарной сигнализации применяются извещатели пожарной сигнализации, в которых текущие значения контролируемого параметра вместе с адресом передаются прибором по шлейфу пожарной сигнализации. Такой способ контроля используется для раннего обнаружения пожара или тревожной ситуации. Он также даёт возможность контроля состояния приборов пожарной сигнализации вследствие загрязнения или других факторов. Кроме этого программно управляются такие параметры извещателей пожарной сигнализации как порог чувствительности в зависимости от времени суток и условий  на объекте.

Каждый тип извещателя имеет свой перечень основных технических характеристик. В то же время, даже однотипные извещатели имеют отличия в конструктивных особенностях, удобстве эксплуатации, надежности, что учитывается при выборе прибора пожарной сигнализации.

Пожарная сигнализация использует различные типы приемно-контрольной аппаратуры. Аппаратура характеризуется информационной ёмкостью — количеством контролируемых точек охранно-пожарной сигнализации, наличием различных параметров управления и оповещения.

Отличительной  особенностью адресной и адресно-аналоговой пожарной сигнализации является возможность составить кольцевой шлейф сигнализации, что повышает надёжность пожарной сигнализации. Некоторые контрольные приборы пожарной сигнализации допускают несколько вариантов  кольцевых шлейфов, что облегчает проектирование охранно-пожарной сигнализации.

Контроль, управление и оповещение реализуются в приборах специальной системой входных и выходных сигналов. Для отображения информации в приборах пожарной сигнализации есть встроенные визуальные и звуковые  сигнализаторы. Выходной сигнал в приборах пожарной сигнализации для небольших объектов формируют релейные выходы.

По сигналу пожарной сигнализации должно происходить:

- перевод работы вентиляции в иной предусмотренный режим и, в частности, включение системы дымоудаления;

- необходимое отключение электроэнергии в зоне тревоги;

- пуск системы оповещения и управления эвакуацией.

Кроме этого выполняется ряд других мероприятий предусмотренных планом работы объекта в чрезвычайной ситуации.

Таким образом, пожарная сигнализация является ключевым звеном общей системы безопасности. Она должна выполнять не только узко-профильные задачи, но и обеспечить работу других систем. Это возможно только если пожарная сигнализация способна включиться в общую систему безопасности.

Степень участия пожарной сигнализации в общей структуре системы безопасности объекта определяется на этапе комплексного проектирования. И только правильно выполненный проект системы безопасности в целом, и пожарной сигнализации в частности, обеспечат требуемую защищённость объекта.

Статья 6 Федерального закона от 22 июля 2008 г. № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» определяет условия соответствия объекта защиты требованиям пожарной безопасности: пожарная безопасность объекта защиты считается обеспеченной, если пожарный риск не превышает допустимых значений.

Пожарный риск – мера возможности реализации пожарной опасности объекта защиты и ее последствий для людей и материальных ценностей. Различают следующие виды рисков:

- допустимый пожарный риск – пожарный риск, уровень которого допустим и обоснован исходя из социально-экономических условий;

- индивидуальный пожарный риск –  пожарный риск, который может привести к гибели человека в результате воздействия опасных факторов пожара;

- социальный пожарный риск – степень опасности, ведущей к гибели группы людей в результате воздействия опасных факторов пожара.

В основе расчета пожарных рисков лежит принцип сопоставления нормативной величины пожарного риска и расчетной величины пожарного риска.

В соответствии со статьей 79 Федерального закона от 22 июля 2008 г. № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» индивидуальный пожарный риск в зданиях, сооружениях и строениях не должен превышать значение одной миллионной в год при размещении отдельного человека в наиболее удаленной от выхода из здания, сооружения и строения точке. Расчет пожарных рисков производится в соответствии с документом "Методика определения расчетных величин пожарного риска в зданиях, сооружениях и строениях различных классов функциональной пожарной опасности".

Величина расчетного пожарного риска зависит от частоты возникновения пожара в здании в течение года, вероятности эффективного срабатывания установок автоматического пожаротушения, вероятности эвакуации людей; и вероятности эффективной работы системы противопожарной защиты.

Проектирование пожарной сигнализации, системы оповещения и управления эвакуацией людей на железнодорожной станции Вихоревка при пожаре разрабатывается в соответствии с нормативными и нормативно-техническими документами:

- ГОСТ 27990-88 «Средства охранной, пожарной и охранно-пожарной сигнализации. Общие технические требования»;

- СНиП 11-01-95 «Инструкция о порядке разработки, согласования,  утверждения  и составе проектной документации на строительство    предприятий, зданий и сооружений»;

- СНиП 21-01-97 «Пожарная безопасность зданий и сооружений»;

- РД 78.145-93 «Системы и комплексы охранной и охранно-пожарной сигнализации. Правила производства и приемки работ»;

- РД 78.146-93 «Инструкция о техническом надзоре  за выполнением проектных и монтажных работ по оборудованию объектов средствами охранной сигнализации»;

- НПБ 88-2001 «Установки   пожаротушения   и   сигнализации.   Нормы   и   правила проектирования»;

- НПБ 110-03 «Перечень зданий, сооружений, помещений и оборудования, подлежащих защите автоматическими установками пожаротушения и автоматической пожарной сигнализацией»;

- ППБ 01-03 «Правила пожарной безопасности в Российской Федерации»;

- НПБ 104-03 «Проектирование систем оповещения людей о пожаре в  зданиях и сооружениях»;

- РД 25.953-90 «Система автоматического пожаротушения, пожарной и охранно-пожарной сигнализации. Обозначения условные графические элементов связи»;

- РД 78.36.002-99 «Технические средства систем безопасности объектов. Обозначения условные графические элементов систем»;

- ПУЭ Правила устройства электроустановок.

Рабочий проект системы автоматической пожарной сигнализации на станции Вихоревка разработан в соответствии с требованиями экологических, санитарно-гигиенических, противопожарных и  других норм, действующих на территории Российской Федерации и обеспечивающих безопасную для жизни и здоровья людей эксплуатацию комплексной системы при соблюдении предусмотренных рабочими документами мероприятий.

Защите установкой автоматической пожарной сигнализации подлежат все помещения здания независимо от их функционального назначения, за исключением помещений, связанных с мокрыми процессами; вентиляционных камер, лестничных клеток. Стены здания кирпичные, перекрытия железобетонные. Основным видом пожарной нагрузки в защищаемых помещениях является изоляция электрических кабелей, оргтехника, несгораемые материалы в сгораемой упаковке, мебель.

Система пожарной сигнализации обеспечивает: круглосуточный контроль обстановки в охраняемых помещениях, выдачу сигналов "Пожар" при  срабатывании  пожарной сигнализации на выносные устройства световой и звуковой сигнализации, запуск системы речевого оповещения.

Для построения системы пожарной сигнализации и оповещения людей при пожаре применён прибор приёмно-контрольный «Юпитер».

В состав системы ПС входит:

- приёмно-контрольный прибор «Юпитер»;

- источник резервированного электропитания «РПБ 12В/5А»;

- извещатели пожарные дымовые «ИП 212-116 «Кадет»;

- извещатели пожарные ручные «ИПР-55»;

- оповещатели световой сигнализации «Выход»;

- оповещатели звуковой сигнализации «Набат-Рокот».

Приемно-контрольный прибор обеспечивает:

- тестирование исправности пожарных извещателей в шлейфе;

- подачу сигнала тревоги при срабатывании пожарных извещателей;

- бесперебойную работу станции при пропадании основного электропитания от резервированного источника питания в дежурном режиме 24 часа и в режиме тревоги 3 часа;

-  запуск системы оповещения при срабатывании пожарных извещателей;

- отображение информации на передней панели приемно-контрольного "Юпитер", подачу звукового сигнала при сигнале "ПОЖАР", "КОРОТКОЕ ЗАМЫКАНИЕ" и "ОБРЫВ";

- выдачу сигнала тревоги при срабатывании пожарного извещателя путем размыкания контактов реле.

Информация о состоянии извещателей пожарной сигнализации выводится на индикаторы приборов "Юпитер" и внешние устройства световой и звуковой сигнализации. Внешние выносные устройства световой и звуковой сигнализации устанавливаются внутри здания. Исходя из характеристики помещений, оборудуемых автоматической пожарной сигнализацией, вида пожарной нагрузки, потолочных перекрытий, особенностей развития очага горения, а также с целью раннего обнаружения пожара, проектом предусмотрена защита помещений оптическими дымовыми пожарными извещатели типа «ИП 212-116 «Кадет». Для подачи сигнала о пожаре в случае его визуального обнаружения дежурным обслуживающим персоналом предусматривается размещение ручных пожарных извещателей типа «ИПР-55» на пути эвакуации людей на стенах и конструкциях. Все применяемое оборудование имеет сертификат пожарной безопасности.

В каждом защищаемом помещении следует устанавливать не менее двух пожарных извещателей «ИП 212-116«Кадет». Размещение точечных дымовых пожарных извещателей следует производить с учетом воздушных потоков в защищаемом помещении, вызываемых приточной или вытяжной вентиляцией, при этом расстояние от извещателя до вентиляционного отверстия должно быть не менее 1 м. Пожарные извещатели «ИП 212-116 «Кадет» устанавливаются на расстоянии не далее 4,5м от стен и не более 9 м между извещателями, в соответствии с НПБ 88-2001. Точечные дымовые пожарные извещатели следует устанавливать в каждом отсеке потолка шириной 0,75 м и более, ограниченном строительными конструкциями, выступающими от потолка на расстояние более 0,4 м.  Если строительные конструкции выступают от потолка на расстояние более 0,4 м, а образуемые ими отсеки по ширине меньше 0,75 м, контролируемая пожарными извещателями площадь уменьшается на 40 %. При наличии на потолке выступающих частей от 0,08 до 0,4 м контролируемая пожарными извещателями площадь уменьшается на 25 %. При наличии в контролируемом помещении коробов, технологических площадок шириной 0,75 м и более, имеющих сплошную конструкцию, отстоящую по нижней отметке от потолка на расстоянии более 0,4 м и не менее 1,3 м от плоскости пола, под ними необходимо дополнительно устанавливать пожарные извещатели. Точечные дымовые пожарные извещатели следует устанавливать в каждом отсеке помещения, образованном штабелями материалов, стеллажами, оборудованием и строительными конструкциями, верхние края которых отстоят от потолка на 0,6 м и менее.

При установке точечных дымовых пожарных извещателей в помещениях шириной менее 3 м и в других пространствах высотой менее 1,7 м расстояние между извещателями допускается увеличивать в 1,5 раза. При невозможности установки пожарных извещателей на потолочном перекрытии, пожарные извещатели устанавливаются на стене на расстоянии не более 300 мм от потолка, включая габариты извещателя. Установку пожарных извещателей следует производить в соответствии с требованиями технической документации на данный извещатель. В местах, где имеется опасность механического повреждения извещателя, должна быть предусмотрена защитная конструкция, не нарушающая его работоспособности и эффективности обнаружения загорания. В случае установки в одной зоне контроля разнотипных пожарных извещателей, их размещение производится в соответствии с требованиями норм на каждый тип извещателя. Ручные пожарные извещатели следует устанавливать на стенах и конструкциях на высоте 1,5 м от уровня земли или пола. Ручные пожарные извещатели следует устанавливать на расстоянии не более 50 м друг от друга внутри зданий; не менее 0,75м до извещателя не должно быть различных органов управления и предметов, препятствующих доступу к извещателю. Освещенность в месте установки ручного пожарного извещателя должна быть не менее 50 лк.

На основании пункта 15 таблицы 2 НПБ 104-03 на железнодорожной станции Вихоревка предусмотрена система оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре 2 типа. В соответствии с таблицей 1 НПБ 104-03 проектом предусмотрено установка звуковых оповещателей, световых оповещателей «Выход». Оповещение и управление эвакуацией людей при пожаре осуществляется подачей звуковых  и световых сигналов в помещениях здания с постоянным или временным пребыванием  людей, оповещателями:

- комбинированный оповещатель «Маяк-12-С»;

-  звуковой  оповещатель «Набат-Рокот»;

- табло сигнальное «Выход».

Размещение звуковых оповещателей обеспечивает общий уровень звука не менее 75 дБА на расстоянии 3 м от оповещателя, но не более 120 дБА в любой точке защищаемого помещения. Для обеспечения четкой слышимости звуковые сигналы обеспечивают уровень звука не менее чем на 15 дБА выше допустимого уровня звука постоянного шума в защищаемом помещении.

Подключение шлейфов пожарной сигнализации с дымовыми и ручными пожарными извещателями осуществляется к приемно-контрольному прибору «Юпитер». Прокладка шлейфов автоматической пожарной сигнализации в помещениях здания производится кабелем КСПВ 2х0,5, допускается использовать подобный кабель сечением не менее 0,5 мм с медными жилами. Шлейфы автоматической пожарной сигнализации в защищаемых помещениях прокладываются отдельно от всех силовых, осветительных кабелей и проводов. При  параллельной открытой прокладке расстояние между проводами и кабелями шлейфов автоматической пожарной сигнализации и соединительных линий с силовыми и осветительными проводами должно быть не менее 0,5 м. При необходимости прокладки этих проводов и кабелей на расстоянии менее 0,5м от силовых и осветительных проводов они должны иметь защиту наводок. Допускается уменьшить расстояние до 0,25 м от проводов и кабелей автоматической пожарной сигнализации и соединительных линий без защиты от наводок одиночных осветительных проводов и контрольных кабелей.

Система пожарной сигнализации по степени обеспечения надежности электроснабжения должна иметь источник электропитания I категории  по Правилам устройств электроустановок. Электроснабжение системы пожарной сигнализации выполнено от существующего распределительного щита  напряжением 220В 50Гц. Для электропитания приборов и пожарных извещателей используется источник резервированного электропитания «РБП 12В/5А».

Источник резервного питания обеспечивает бесперебойную работу приборов пожарной сигнализации при пропадании основного электропитания в дежурном режиме не менее 24 часов. Проектом предусмотрено автоматическое переключение электропитания с основного источника на резервный. Заземление оборудования и устройств должно выполняться в соответствии с требованиями технической документации предприятий изготовителей.

План расположения оборудования и извещателей приведен в приложении В. Прокладку проводов и кабелей следует выполнять в соответствии с ПУЭ, НПБ 88-01, РД 78.145-93; цепи шлейфов сигнализации выполнить проводом КСПВ 2х0,5; КСПВ 4х0,5; цепи линий оповещения выполнить проводом КСПВ 2х0,5; цепи  электропитания прокладывать проводом ШВВП 3x1,5мм.

Система противопожарной сигнализации обеспечивает предупреждение возникновения пожаров на железнодорожной станции Вихоревка, предотвращая возможную гибель сотрудников и безвозвратную утрату документов, таким образом являясь еще одним элементом совершенствования системы кадрового делопроизводства.

Заключение

В дипломном проекте была исследована система кадрового делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка.

В первой главе были изучены теоретические основы системы кадрового делопроизводства, методика оценки её состояния и совершенствования и установлено, что от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

Во второй главе дипломного проекта проведенный анализ предприятия позволил дать оценку его состояния. Была установлена организационно-правовая принадлежность: железнодорожная станция Вихоревка является структурным подразделением Восточно-Сибирской дирекции управления движением – структурного подразделения Центральной дирекции управления движением – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги». По организационной структуре предприятие относится к линейно-функциональному типу.

Изучен персонал предприятия и дана его характеристика. В штате организации на 1 января 2011 года согласно штатному расписанию состоит 396 человек. Весь персонал делится на основной, управленческий и вспомогательный в следующих пропорциях: 88,87%, 11,62% и 0,51% соответственно. Кроме того, функционально разделен на два цеха – цех движения и грузовой цех. Персонал охарактеризован по категориям работников, возрасту, полу, уровню образования и стажу работы на предприятии.

Приведены к сравнению следующие основные показатели деятельности железнодорожной станции Вихоревка в динамике за 2008-2010 годы: приведенные отправленные вагоны, количество погруженных вагонов, количество выгруженных вагонов, простой вагона под одной грузовой операцией, простой транзитного вагона с переработкой и без нее.

Рассмотрено изменение производительности труда на железнодорожной станции Вихоревка за 2008-2010 годы.

Анализ кадрового делопроизводства организации позволил выявить ряд недоработок в этой сфере:

  •  выдача трудовых книжек работникам на руки;
  •  отсутствие данных в полях кодирования в личных карточках работника формы Т-2;
  •  отсутствие отдельной картотеки личных карточек работников, подлежащих воинскому учету;
  •  несоответствие оформления должностных инструкций ГОСТ Р 6.30-2003
  •  наличие не всех обязательных журналов учета;
  •   устаревшая номенклатура дел отдела по управлению персоналом;
  •  отсутствие порядка защиты персональных данных работников;
  •  участие в ведении кадрового делопроизводства работника, без установленных на то полномочий.

На основе анализа были разработаны рекомендации  по совершенствованию системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции Вихоревка. План-график по совершенствованию представлен в таблице 11,  с указанием рекомендованных мероприятий, ответственных за исполнение, а также сроков исполнения.

В разделе, посвященном безопасности жизнедеятельности раскрыт вопрос проектирования системы противопожарной сигнализации административных помещений железнодорожной станции Вихоревка.

Результатом данного дипломного проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции Вихоревка, ведь без налаженной системы кадрового делопроизводства трудно построить эффективное управление персоналом, так как кадровое делопроизводство охватывает все вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления персоналом и систематизацию архивного хранения документов.

Список использованных источников и литературы

  1.  Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
  2.  Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"  
  3.  Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках"
  4.  Постановление правительства РФ от 27.11.2006 г. № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»  (в ред. Постановлений Правительства РФ от 16.04.2008 N 277, от 14.02.2009 N 128)
  5.  Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников"
  6.  Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
  7.  Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н "О трудовых книжках"
  8.  Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
  9.  Трудовой кодекс Российской Федерации - СПС "Гарант", 2010.
  10.  Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации
  11.  Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
  12.  Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) – СПС "Гарант", 2010.
  13.  Положение о железнодорожной станции от 29.12.2006 года № ВМ-12182
  14.  Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные 10.02.2011 года
  15.  Приказ начальника железнодорожной станции Вихоревка о распределении обязанностей от 02.01.2011 № 1/ДС
  16.  Приказ начальника железнодорожной станции Вихоревка об организации работы по делопроизводству и укреплении исполнительской дисциплины от 02.01.2011 № 4/ДС
  17.  Приказ начальника железнодорожной станции Вихоревка о назначении ответственного за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним от 30.08.2010 № 116/ДС
  18.  Приказ начальника железнодорожной станции Вихоревка о назначении ответственного за осуществление воинского учета от 21.11.2010 № 176/ДС
  19.  Базаров Т.Ю. Управление персоналом 7-е изд., стереотип. - М.: Академия, 2008. - 224 с.
  20.  Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. – 2009.- № 8.
  21.  Белов А.А., Волкова Н.С. Синергетический подход к организации и документационному обеспечению управления /Иван. гос. энерг. ун-т. – Иваново, 2006.
  22.  Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы //Финансовая газета. 2005. - № 16.
  23.  Бобылева М. Служба документационного обеспечения управления: критерии оценки деятельности// Финансовая газета. 2005. - № 18.
  24.  Бычкова А.В. Управление персоналом: Учебное пособие. - Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 200 - 137 с.
  25.  Горбенко М. Регламентируем свое кадровое делопроизводство // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -2008. - № 10.
  26.  Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
  27.  Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. –СПб.: Питер, 2004. -219 с.
  28.  Доскова Л. Управление персоналом – М.: ЛитРес, 2009.
  29.  Дуракова И.Б., Родин О.А., Талтынов С.М. Теория управления персоналом: Учебное пособие. Выпуск - Воронеж: Изд-во ВГУ, 2004. - 83 с.
  30.  Ивановская Л. Бережное отношение не только к личным архивам... // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008. - № 3.
  31.  Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: Терминологический словарь. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. – 19 с.
  32.  Крутякова Ю.А. Менеджмент. Учебник для вузов М.: Приор-издат, 2004. - 96 с.
  33.   Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
  34.  Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. – М.: Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2010.
  35.  Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. - 3-е изд. испр. – М.: Интел-Синтез, 2005.-328 с.
  36.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
  37.  Курс менеджмента. // под ред. Д. Д. Вачугова. — Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 2003. — 512с.
  38.  Ларин, М.В. Управление документацией в организациях. М. - Научная книга. - 2002.
  39.  Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ "Экономика и жизнь", 5 ноября 2002.
  40.  Новикова Т.М. Важность кадрового делопроизводства в сфере деятельности организации// Управление человеческим потенциалом. – 2008. - № 2.
  41.  Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592
  42.  Пономарева Н.Г. Современные требования к кадровой службе (отделу) – М.: "Омега-Л", 2006.
  43.  Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: "Юстицинформ", 2005.
  44.  Сокова А.Н. Идеальное делопроизводство// Секретарь-референт. – 2004. - № 11.
  45.  Сонин Д.О., Белов А.А. Системные принципы оценки и построения документационного обеспечения управления // ГОУВПО "Ивановский государственный энергетический университет имени В.И. Ленина" - "Вестник ИГЭУ" Вып. 1. - 2009.
  46.  Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: Книга сервис, 2003. – 160 с.
  47.  Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 2001.
  48.  Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Ерёмина. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. - 423 с.
  49.  Храмцовская Н.А., Документооборот 2010: что год грядущий нам готовит?//Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. - № 12.
  50.  Храмцовская Н.А. Ужесточение требований к документам коммерческих организаций//Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 3. С.68–82;
  51.  Храмцовская Н.А. За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом!//Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 7. – С.66–78.
  52.  Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста//Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 8.
  53.  Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера.. – 2005. - № 7.
  54.  Янковская В.Ф Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2005. - № 12.


Приложение А

Рисунок А.1 – Организационная структура железнодорожной станции Вихоревка

Приложение Б

 

Рисунок Б.1 - Схема участка административно-оперативного управления железнодорожной станции Вихоревка

Приложение В

Условные обозначения:

 

Рисунок В.1 – План расположения устройств противопожарной сигнализации в административных помещениях железнодорожной станции Вихоревка



PAGE   \* MERGEFORMAT 1


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

8072. Финансовая устойчивость организации на примере ОАО КАМАЗ 138.4 KB
  Введение Финансовая устойчивость - составная часть общей устойчивости предприятия, сбалансированность финансовых потоков, наличие средств, позволяющих организации поддерживать свою деятельность в течение определенного периода времени...
8074. Разработка бизнес-плана горнолыжного курорта в Приэльбрусье 364.5 KB
  Разработка бизнес-плана горнолыжного курорта в Приэльбрусье Введение Каждый предприниматель, начиная свою деятельность, должен ясно представлять потребность на перспективу в финансовых, материальных, трудовых и интеллектуальных ресурсах, источники и...
8075. Бізнес-план для діяльності виробничого підприємства ТОВ КРУЧА 692.5 KB
  ВСТУП Актуальність теми дослідження. З кожним роком зростає роль економічного аналізу господарської діяльності підприємств як складової системи економічної інформації та управління. Управління підприємством вимагає систематичної, точної і достовірно...
8076. Бизнес план компьютерного клуба интернет кафе 281.5 KB
  Введение. Бизнес-план - это документ, отражающий основные стороны деятельности предприятия: производственные, коммерческие, социальные. Бизнес-план составляется на два-три года с разбивкой по годам, а первый год по месяцам, регулярно корректиру...
8077. Обгрунутвання бізнес плану присвячений розробці випуску нового виду продукції підприємства ЗАТ Мясокомбінат Товстун 352.5 KB
  ВСТУП Вирішивши зайнятися бізнесом, підприємець повинен ретельно спланувати його організацію. Мова йде про бізнес-плани, з яких у всьому світі прийнято починати будь-яке комерційне захід. В умовах ринку подібні плани необхідні всім: банкірам і потен...
8078. Создание предприятия по выпуску литых дисков АОЗТ АвтоДиск 271 KB
  Создание предприятия по выпуску литых дисков Введение. Выбрав свое дело, необходимо спланировать, как его организовывать. Этот план нужен всем: тем, у кого собираются просить деньги на реализацию своего проекта, - банкирам и инвесторам ...
8079. Создание предприятия АО Автоперевозки без границ 7.54 MB
  Создание предприятия АО Автоперевозки без границ Сущность и цели проекта: проникновение на рынок транспортных услуг Северной Европы, последующее освоение рынков Западной и Восточной Европы, Средней Азии, Ближнего Востока, гарантирующих норму прибыли...
8080. Бизнес план как стратегическая программа развития предприятия 76.22 KB
  Введение Бизнес план развития предприятия - это стратегически спланированные первые шаги предприятия на своем рынке. Стратегическое планирование же представляет собой одну из функций управления, которая представляет собой процесс выбора целей о...