49724

Совершенствование обязательно документированных процедур

Курсовая

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

АНАЛИЗ ПРОЦЕДУРЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА. КРАТКОЕ РАЗЪЯСНЕНИЕ ЭТАПОВ АУДИТА. Аудит систематический независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита Аудитор – лицо обладающее компетентностью для проведения аудита

Русский

2014-01-07

1004.28 KB

4 чел.

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Кузбасский государственный технический университет имени Т.Ф. Горбачева»

Кафедра металлорежущих станков и инструментов

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: менеджмент качества

на тему: «Совершенствование обязательно документированных процедур

(Вариант 1)»

Выполнил:

студент группы

УК-071 Попов К.В.

Проверила:

Захарова Л.М.

Кемерово 2011

Совершенствование обязательно документированных процедур (Вариант 1)

КузГТУ   ММФ

УК - 071

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Разработал.

Проверил

Попов К.В.

Захарова Л.М.

Литера

Лист

Листов

      2

     51

СОДЕРЖАНИЕ

введение.. . . . . . . . . . 3

1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ. . . . . . . 4

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ. . . . . . . . . 6

3. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. . . . . . 8

3.1. Проведение внутренних аудитов . . . . 8

3.2. ОЦЕНКА ОБРАЗОВАНИЯ В СИСТЕМЕ ENQA. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ. . . . . . . . . . 18

3.3. РАЗВЕРНУТАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА УРОВНЕЙ ЗРЕЛОСТИ СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ.  ГЛАВНЫЕ  АСПЕКТЫ  ВНИМАНИЯ  ДЛЯ  ЭКСПЕРТОВ  АУДИТОРОВ. . . . . . . . . . . . . 23

4. АНАЛИЗ ПРОЦЕДУРЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА. . . . 27

5. КРАТКОЕ РАЗЪЯСНЕНИЕ ЭТАПОВ АУДИТА. . . . 34

6. ДОКУМЕНТЫ И СРОК ИХ ХРАНЕНИЯ. . . . . 40

7. ДОКУМЕНТЫ, ПОДЛЕЖАЩИЕ ИЗМЕНЕНИЮ. . . . 45

Выводы. . . . . . . . . . . 48

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ. . . . 49

приложение. . . . . . . . . . 50


ВВЕДЕНИЕ

Лист

3

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Система качества (СК) образовательного учреждения (ОУ) в настоящее время является одним из важнейших механизмов внутренних гарантий качества образования как для высших учебных заведений (вузов), так и для ОУ среднего специального профессионального образования (ссузов). Наличие и эффективность такой системы входит в число показателей государственной аккредитации, используемых при комплексной оценке ОУ.

В соответствии с приказом Рособрнадзора № 1938 от 30 сентября 2005 г. этот показатель для вузов формулируется как показатель 1.2.3 «Эффективность внутривузовской системы обеспечения качества образования» [6].

При организации и проведении экспертизы СК ОУ в качестве руководящих указаний по управлению программами экспертиз возможно также применение международного стандарта ИСО 19011:2003


1. Термины и определения

Лист

4

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Анализ – деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей [2].

Аудит – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита [1].

Аудитор – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита [1].

Аудиторская группа – один или несколько аудиторов, проводящих аудит, которым, при необходимости, помогают технические эксперты [1].

Внеплановый аудит - аудит, который требуется дополнительно к запланированным аудитам.

Документ - Информация, представленная на соответствующем носителем [2].

Заключение по результатам аудита – выходные данные аудита, предоставленные аудиторской группой после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита [1].

Замечание - выявленное при проведении аудита отклонение в функционировании СМК, снижающее ее эффективность.

Компетентность – продемонстрированные личные качества и способность применять свои знания и умения [1].

Критерии аудита—совокупность политик, процедур или требований [1].

Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия [2].

Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации  [2].

Мониторинг – проведение запланированных наблюдений или изменений параметров с целью современного обнаружения их выхода за придельные значения установленных требований и получения необходимой информации для выработки предупреждающих действий.

Наблюдения аудита – результат оценки свидетельства аудита в соответствии с критериями аудита [1].

Несоответствие – невыполнение требований [2].

Объем аудита – содержание и границы аудита [1].

Отклонение - невыполнение установленного требования.

План аудита – описание видов деятельности и мероприятий аудита [1].

Потенциальное несоответствие – несоответствие, появление которого возможно

Предупреждающее действие  -  действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации [2].

Проверяемая организация – организация, подвергающаяся аудиту [1].

Лист

5

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретные сроки и направленных на достижение определенной цели [1].

Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса [2].

Примечания

1. Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

2. Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «документированная процедура». Документ, содержащий процедуру, может называться «процедурный документ».

Результативность – степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов [2].

Рекомендация - предложение, направленное на устранение выявленного несоответствия и/или его причин, не ухудшающего функционирование СМК.

Руководитель группы аудита - специалист из группы по проведению внутреннего аудита, назначенный для руководства данным аудитом.

Свидетельство аудита – записи, изложение фактов или другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть проверена [1].

Технический эксперт – лицо, предоставляющее аудиторской группе специальные знания или опыт [1].

Эффективность - связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами [2].


2. Цели и задачи

Лист

6

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

 

В соответствии с требованием стандарта ИСО 9001-2008 организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии 6 обязательных документированных процедур:

1. Управление документацией;

2. Управление записями по качеству;

3. Управление несоответствующей продукцией;

4. Проведение внутренних аудитов;

5. Корректирующие действия;

6. Предупреждающие действия.

Международные стандарты серий ИСО 9000 и ИСО 14000 подчеркивают важность аудитов как инструмента менеджмента для мониторинга и проверки  результативности  внедрения экологической политики и /или политики в области качества организации. Такие аудиты являются также важной частью деятельности по оценки соответствия [2].

Их применяют для определения степени выполнения требований к системе менеджмента качества. Наблюдения аудитов  используют  для  оценки  эффективности  системы  менеджмента  качества  и  определения  возможностей для улучшения [3].

Процесс установления целей и поиска возможностей улучшения является постоянным процессом, использующим наблюдения аудита и заключения по результатам аудита, анализ данных, анализ со стороны руководства или другие средства и обычно ведущим к корректирующим действиям или предупреждающим действиям [2].

Аудиторы, проводящие внешний аудит согласно стандарту серии ENQA, опираются на определенные требования, и выставляют оценки согласно «Уровню зрелости» ОУ. Эти требования характеризуют подготовленность ОУ к проверке и состоянию Системы качества в образовательном учреждении. Если определить требования внешних аудиторов для ОУ и сделать сходные требования во внутреннем аудите - это позволит:

  1.  Подготовиться персоналу к проведению аккредитации;
  2.  Определить основные требования к внешнему аудиту;
  3.  Подготовить СК ОУ на соответствие требованиям ENQA;
  4.  Оценивать согласно устоявшейся типовой модели
  5.  Проводить руководителям корректирующие и предупреждающие действия на основе типовой системе оценки зрелости ОУ.

Ориентация на типовую модель аккредитации не дает возможности появления «дыр» в СК, поскольку она условна и требования могут меняться.

Цели курсовой работы – совершенствование\упрощение обязательно документированной процедуры - внутреннего аудита.

Лист

7

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Задачи курсовой работы:

  1.  Провести анализ схемы аудита в высшем учебном заведении опираясь на стандарт серии ИСО 9000 и типовую модель внутреннего аудита (чек-листы);
  2.  На основе приведенного анализа, провести упрощение процедуры аудита;
  3.  Пересмотреть систему аудита, согласно требованиям внешнего аудита, для подготовки организации к внешним проверкам.
  4.  Объединение формы уведомления на основе формы «Уведомления о проведении внутреннего аудита» (Дб 09.04-26) и формы «Программы внутреннего аудита СМК» (Дб 09.04-21)
  5.  Упразднение методической инструкции. Проведение внутреннего аудита Им 09.04-03/06


3. Теоретические положения

Лист

8

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

3.1. Проведение внутренних аудитов

Проверки (аудиты) систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента регламентируются стандартом ИСО 19011:2002 /ГОСТ Р 19011-2003 [1]. Этот международный стандарт содержит руководящие указания по менеджменту программ аудитов, проведению внутренних и внешних аудитов систем менеджмента качества и/или экологического менеджмента (в дальнейшем — систем менеджмента), а также по оценке компетентности аудиторов. Он предназначен для аудиторов, организаций, внедряющих системы менеджмента, и организаций, вовлеченных в сертификацию и подготовку аудиторов, сертификацию/регистрацию систем менеджмента, аккредитацию или стандартизацию в области оценки соответствия.

3.1.1 Виды и цели аудитов (проверок)

Согласно ИСО 19011-2003 г. существует несколько видов аудитов:

  1.  Внутренние аудиты, «аудиты первой стороны», проводятся обычно самой организацией или от ее имени для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии.
  2.  Внешние аудиты, «аудиты второй стороны» или «аудиты третьей стороны» проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например, потребителями или другими лицами от их имени. Аудиты третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями.
  3.  Если системы менеджмента качества и экологического менеджмента подвергаются аудиту одновременно, это называется «комплексным аудитом».
  4.  Если две или несколько организаций проводят совместно аудит организации, это называется «совместным аудитом» [1].

Проверка качества в основном относится:

  1.  к системам менеджмента;
  2.  к продукции и услугам.

Однако этим проверки качества не ограничиваются. Возможны другие варианты или комбинации из указанных.

Проверки качества осуществляются лицами, не несущими непосредственной ответственности за проверяемые участки.

Проверки систем менеджмента планируются для достижения одной или нескольких целей:

  1.  определение соответствия или несоответствия систем менеджмента установленным требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и/или ГОСТ Р ИСО 14001-2004;
  2.  определение эффективности внедренной системы менеджмента с точки зрения соответствия поставленным целям в области постоянного улучшения качества;
  3.  

Лист

9

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

обеспечение возможности проверяемому улучшить свою систему менеджмента.

3.1.2. Этапы проверок систем менеджмента

Проверки систем менеджмента включают в себя следующие этапы:

  1.  менеджмент программы аудита;
  2.  реализация программы аудита;
  3.  проведение проверки;
  4.  издание акта о результатах проверки и оценки систем менеджмента: сопроводительные действия после проверки.

Ниже рассмотрено содержание этих этапов.

3.1.2.1. Менеджмент программы аудита

На этом этапе необходимо определить ответственных за программу аудита. Эти лица должны иметь опыт руководства, а также техническое и деловое понимание в части проверяемой деятельности. Лица, назначенные ответственными за руководство программой аудита, должны:

а) определять цели и объем программы аудита;

б) определять процедуры и ответственность и обеспечивать предоставление ресурсов;

в) обеспечивать реализацию программы аудита;

г) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;

д) проводить мониторинг, анализировать и улучшать программу аудита.

Если проверяемая организация использует как систему менеджмента качества, так и систему экологического менеджмента, то в программу аудита могут быть включены комплексные аудиты. В этом случае особое внимание следует обратить на компетентность аудиторской группы. В результате этого этапа появляется программа аудита, в которой должны быть определены:

1) цели программы аудита, которые могут основываться на рассмотрении:

  1.  приоритетов менеджмента;
  2.  коммерческих намерений; требований систем менеджмента;

регламентирующих, законодательных и контрактных требований: необходимости оценки поставщиков; требований потребителей;

• потребностей других заинтересованных сторон.

Примеры целей программы аудита, которыми могут быть: соответствие требованиям по сертификации на стандарт системы менеджмента; проверка соответствия контрактным требованиям; достижение и поддержание доверия к возможностям поставщика; содействование улучшению системы менеджмента;

  1.  объем программы аудита, который зависит от размера, типа и сложности проверяемой организации, заключений по результатам предыдущих аудитов или результатов анализа программы предыдущего аудита;
  2.  

Лист

10

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

ресурсы, необходимые по программе аудита:

• финансовые ресурсы, необходимые для разработки, осуществления.
руководства и улучшения деятельности по аудиту;

  1.  методы аудита;
  2.  процессы для достижения и поддержания компетентности аудиторов и улучшения их деятельности;
  3.  наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, соответствующей конкретным целям программы аудита; объем программы аудита;
  4.  поездки, проживание и другие потребности, связанные с проведением аудита;

4) процедуры по программе аудита, в которых должно быть учтено следующее:

  1.  планирование и составление графика аудитов;
  2.  обеспечение компетентности аудиторов и руководителей аудиторской
  3.  группы;
  4.  подбор аудиторских групп и определение их роли и ответственности;
  5.  проведение аудитов;
  6.  проведение последующего аудита (с целью проверки устранения
  7.  выявленных несоответствий), если применимо;
  8.  ведение записей по программе аудита;
  9.  мониторинг выполнения и результативности программы аудита.

3.1.2.2. Реализация программы аудита

При реализации программы аудита (проверки) необходимо;

  1.  довести программу аудита до сведения заинтересованных сторон (назначить проверяемому место и время проведения проверки);
  2.  установить и поддерживать процесс оценки аудиторов;
  3.  обеспечить подбор аудиторской группы;
  4.  определить объем ресурсов, необходимых аудиторам;
  5.  обеспечить проведение аудитов в соответствии с программой аудита;
  6.  обеспечить управление записями по аудиторской деятельности;
  7.  идентифицировать, получить и изучить документы, относящиеся к проверке (политика и цели в области качества, руководство по качеству, документированные процедуры, должностные инструкции и другие документы третьего уровня).

Лист

11

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

3.1.2.3. Проведение проверки

Этапы внутреннего аудита.

  1.  назначение руководителя аудиторской группы. Лица, отвечающие за руководство программой аудита, должны назначить руководителя аудиторской группы для конкретного аудита.
  2.  определение целей, объема и критериев аудита. В рамках общих целей программы аудита конкретный аудит должен основываться на документированных целях, объеме и критериях. Цели аудита определяют, что должно быть достигнуто аудитом. Объем аудита описывает масштаб и границы аудита, такие как физическое расположение, организационные единицы, деятельность и процессы, подлежащие проверке, а также период времени, требуемый для проверки. Критерии аудита используются в качестве ориентира при определении соответствия.

4)подбор аудиторской группы. Если аудит признан осуществимым, должна быть подобрана аудиторская группа с учетом требуемой компетентности
для достижения целей аудита. При наличии только одного аудитора последний должен выполнять все предусмотренные обязанности руководителя   аудиторской группы.

5) подготовка плана аудита. Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита в качестве основы соглашения между аудиторской группой, проверяемой организацией и заказчиком аудита. План должен облегчить составление графика и координацию действий аудита. Он должен содержать следующее:

а)  цели аудита;

б)  критерии аудита и любые справочные документы;

в)  объем аудита, включая идентификацию организационных и функциональных единиц и процессов, подлежащих проверке;

г)  дату и место, где должны осуществляться действия по аудиту;

д)  ожидаемое время и продолжительность действий по аудиту на местах, включая совещания с руководством проверяемой организации и совещания аудиторской группы;

е)  роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц;

ж) выделение соответствующих ресурсов для критических областей аудита.

6) распределение обязанностей в аудиторской группе. Руководитель аудиторской группы путем консультаций с аудиторской группой должен установить ответственность каждого члена группы за проверку конкретных процессов, функций, площадок, областей или действий;

7) подготовка рабочих документов [3]. Члены аудиторской группы должны проанализировать соответствующую информацию, относящуюся к распределению обязанностей при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, необходимые как ссылочный материал и для регистрации результатов аудита. Такие рабочие документы могут включать:

Лист

12

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

а) контрольные перечни (чек-листы) и планы выборки для аудита;

б) формы для регистрации информации, такой, как дополнительные свидетельства, наблюдения аудита и протоколы совещаний.

Использование чек-листов и форм не должно ограничивать объем действий по аудиту, который может изменяться в зависимости от информации, собранной в процессе аудита. Рабочие документы, включая записи по результатам их использования, следует хранить по крайней мере до окончания аудита. Документы, содержащие конфиденциальную или запатентованную информацию, хранятся в течение всего времени членами аудиторской группы с соблюдением соответствующих требований безопасности.

Следующий этап проверки — проведение аудита на местах:

1) проведение вступительного совещания. На вступительное совещание (начальную встречу), которое обычно проходит в актовом зале, собираются руководители отделов, цехов, высшие руководители, генеральный директор и аудиторская группа; начинает совещание генеральный директор; он представляет присутствующим главного эксперта; после этого функция председателя совещания переходит к главному эксперту, который представляет аудиторскую группу (членов комиссии), объявляет заранее согласованную (с руководством организации) программу проверки, задает вопрос: «Все ли руководители подразделений могут присутствовать на рабочем месте в назначенное время?» При необходимости согласовываются незначительные изменения программы проверки; на этом совещании существует последняя возможность внести коррективы в программу проверки (при внешней проверке комиссии необходимо предоставить помещение для совещаний, компьютер, сопровождающих для каждого члена комиссии; эксперты обычно проверяют каждое подразделение в течение 1,5-2 часов, например, работают с 8.30 до 10.00, затем собираются в комнате для совещаний на 10—15 минут и обмениваются мнениями друг с другом, а затем с 10.30 до 12.00 продолжают проверку в другом подразделении);

2) связь в процессе проведения аудита [3]. В зависимости от объема и сложности аудита может возникнуть необходимость в официальных мероприятиях для обеспечения связи между аудиторской группой и проверяемой организацией в процессе проведения аудита.

Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и при необходимости перераспределения обязанностей между аудиторами. В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен регулярно доводить до сведения проверяемой организации и заказчика аудита информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо. Свидетельства, собранные при аудите, которые предполагают немедленный и значительный риск (например безопасность, окружающая среда или качество), должны быть немедленно доведены до сведения проверяемой организации и, если применимо. заказчика аудита. Любая проблема по вопросу, не входящему в объем аудита, должна быть отмечена и доведена до сведения руководителя аудиторской группы для возможного информирования заказчика аудита и проверяемой организации. Если имеющееся свидетельство аудита указывает на то, что цели аудита недостижимы, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом заказчику аудита и проверяемой организации для определения дальнейших действий, которые могут включать повторное подтверждение или изменение плана аудита, либо изменение целей или объема аудита, либо прекращение аудита. Любая необходимость изменения объема аудита, которая может стать очевидной по мере выполнения аудита на местах, должна быть проанализирована и утверждена заказчиком аудита и, если применимо, проверяемой организацией;

Лист

13

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

3) сбор и проверка информации [3]. В процессе проведения аудита информация, относящаяся к целям, объему и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита, который должен регистрироваться. Свидетельства аудита основываются на выборке из имеющейся информации. Поэтому при проведении аудита присутствует элемент неопределенности, и лица, подготавливающие заключение по результатам аудита, должны осознавать это. Методы сбора информации включают:

1)• опрос, который является одним из важных средств сбора информации. Его проводят с учетом ситуации и собеседника. При этом аудитор должен учитывать следующее [3]:

а) опрос необходимо проводить среди лиц, которые занимают должности, обладают функциями, осуществляют деятельность или выполняют задачи в пределах объема аудита;

б) опрос должен проводиться в рабочее время и по возможности на рабочем месте собеседника;

в) должно быть сделано все возможное, чтобы как до, так и во время опроса собеседник не чувствовал себя скованно;

г) должна быть разъяснена причина проведения опроса и каждая сделанная запись;

д) опрос может начинаться с просьбы к собеседнику рассказать о своей работе;

е) следует избегать вопросов, содержащих ответ (наводящих вопросов);

ж) результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы совместно с собеседником;

з) после опроса следует поблагодарить собеседника за участие и
сотрудничество;

2) наблюдение за выполнением профессиональных обязанностей необходимо для того, чтобы сформулировать результаты оценки соответствия или несоответствия установленным требованиям в виде заполненных форм регистрации несоответствий или уведомлений;

Лист

14

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

3) анализ документации осуществляют путем проверки соответствия документированных процедур, используемых на рабочих местах, тем, которые официально установлены в системе менеджмента; например, на заводе имеется 47 экземпляров документированной процедуры по процессу «Управление документацией»; в цехе № 13 должен быть экземпляр этой процедуры с определенным номером; при посещении этого цеха необходимо проверить номер имеющейся документированной процедуры (не исключено, что на рабочем месте экземпляр документированной процедуры потерян, а на время проверки взят из другого цеха); при внутренней проверке надо проверять не только наличие документов, но и их регистрационные номера в соответствии с внутренним реестром рассылки;

4) формирование наблюдений аудита [3]. Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита для формирования наблюдений аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Если это было определено целями аудита, наблюдения аудита могут указывать на возможности для улучшения. При необходимости аудиторская группа должна собираться для анализа наблюдений аудита на соответствующих стадиях в процессе аудита.

Соответствия критериям аудита должны быть обобщены и соотнесены с подразделениями, функциями и процессами, которые прошли аудит. Если это предусмотрено планом аудита, то отдельные наблюдения аудита о соответствии и подтверждающие его свидетельства также должны регистрироваться.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны регистрироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны быть проанализированы совместно с представителем проверяемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны. Следует сделать все возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и/или наблюдений аудита, а нерешенные вопросы необходимо зарегистрировать.

5) подготовка заключений по результатам аудита [3J. До заключительного совещания аудиторская группа должна собраться, чтобы:

а) проанализировать наблюдения аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную в процессе аудита, с точки зрения
целей аудита;

б) согласовать заключения по результатам аудита с учетом элемента
неопределенности, свойственного процессу аудита;

в) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;

г) обсудить проведение последующего аудита, если это было включено в план аудита.

Заключение по результатам аудита может охватывать следующие вопросы:

  1.  степень соответствия системы менеджмента критериям аудита;
  2.  результативность внедрения, поддержания и совершенствования системы менеджмента;
  3.  

Лист

15

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

способность процесса анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность, адекватность, результативность системы менеджмента и ее совершенствование.

Если это было определено целями аудита, заключение по результатам аудита может содержать рекомендации, относящиеся к улучшениям, деловым взаимоотношениям, сертификации/регистрации или аудитам в дальнейшем;

6) проведение заключительного совещания [3]. В ходе заключительного совещания под председательством руководителя аудиторской группы должны быть представлены наблюдения аудита и заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией, а также, если применимо, согласованы сроки представления проверяемой организацией плана корректирующих и предупреждающих действий. Участниками заключительного совещания должны быть представители проверяемой организации, а также могут быть заказчик аудита и другие стороны. В случае возникновения в процессе аудита ситуаций, которые могут отразиться на надежности заключений по результатам аудита, руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом проверяемой организации.

В одних случаях, например при проведении внутреннего аудита в малой организации, заключительное совещание может состоять только из доведения до сведения наблюдений аудита и заключения по результатам аудита.

В других случаях совещание должно быть официальным, с ведением протокола и списка присутствующих.

Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и/или заключений по результатам аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть зарегистрированы. Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. При этом следует подчеркнуть, что рекомендации не являются обязательными.

3.1.2.4. Издание акта (отчета) о результатах проверки

Содержание акта (отчета) о результатах проверки и оценке системы менеджмента обычно согласуется на заключительном совещании (итоговой встрече). При положительных результатах проверки отчет часто бывает готов к моменту проведения заключительного совещания. Этот документ должен предоставлять полные, точные, четкие и достаточные записи по аудиту и включать или содержать ссылки на следующее:

а) цели аудита;

б) объем аудита, в частности, идентификацию проверенных организационных и функциональных единиц или процессов и охваченный период времени;

в) идентификацию заказчика аудита;

г) идентификацию руководителя и членов аудиторской группы;

д) даты и места проведения аудита;

Лист

16

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

е) критерии аудита:

ж) наблюдения аудита;

з) заключения по результатам аудита.

Отчет по аудиту должен также включать или содержать ссылки на следующее, если применимо:

  1.  план аудита;
  2.  перечень представителей проверяемой организации;
  3.  краткое изложение процесса аудита, включая элемент неопределенности и/или проблемы, которые могут отразиться на надежности заключения по результатам аудита;
  4.  подтверждение, что цели аудита достигнуты в объеме аудита в соответствии с планом аудита;
  5.  любые неохваченные области, входящие в объем аудита;
  6.  любые неразрешенные разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией;
  7.  рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;
  8.  при необходимости — согласованные планы последующих аудитов;
  9.  заявление о конфиденциальном характере содержания;
  10.  лист рассылки отчета по аудиту.

Отчет по аудиту должен быть выпущен в согласованные сроки. Если это невозможно, то необходимо довести причины задержки до сведения заказчика аудита и установить (согласовать) новую дату выпуска. Отчет по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утвержден в соответствии с процедурами по программе аудита. Далее утвержденный отчет по аудиту подлежит рассылке получателям, определенным заказчиком аудита. Отчет по аудиту является собственностью заказчика аудита. Члены аудиторской группы и все получатели отчета должны учитывать и обеспечивать конфиденциальность содержания отчета.

По результатам внешнего сертификационного аудита вместо отчета составляется акт о результатах проверки системы менеджмента (производства), форма которого приведена в работе.

Проверка считается законченной, когда отчет (акт) о ней предоставлен клиенту. Документы, относящиеся к аудиту, должны быть сохранены или уничтожены по соглашению между участвующими сторонами и в соответствии с процедурами по программе аудита и применяемыми законодательными, регламентирующими и контрактными требованиями.

Если это не требуется законодательством, аудиторская группа и лица, ответственные за руководство программой аудита, не должны разглашать содержание документов, любую другую информацию, полученную в ходе аудита, или содержание отчета по аудиту любой другой стороне без одобрения заказчика аудита и. если применимо, без одобрения проверяемой организации. Если требуется раскрыть содержание документа по аудиту, то заказчик аудита и проверяемая организация должны быть уведомлены об этом как можно скорее.

Лист

17

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

3.1.2.5. Сопроводительные действия после проверки

В заключении по результатам аудита при необходимости может быть указано, что следует провести корректирующие, предупреждающие действия или действия по улучшению. Такие действия обычно разрабатываются и проводятся проверяемой организацией в течение согласованного срока и не рассматриваются как часть аудита. Проверяемая организация должна информировать заказчика аудита о статусе таких действий. Выполнение и результативность корректирующего действия должны проверяться. Эта проверка может быть частью очередного аудита. В программе аудита может быть определено проведение последующего аудита членами аудиторской группы, имеющими ценный опыт. В таких случаях следует обратить внимание на обеспечение независимости при очередном аудите [3].

Сопроводительные действия после сертификационного аудита предусматривают ежегодное проведение инспекционного контроля со стороны органа по сертификации.

При внутренних аудитах сопроводительные действия чаще всего предусматривают проверку (подтверждение) факта выполнения намеченных корректирующих мероприятий. Если при внутреннем аудите были обнаружены очень серьезные несоответствия, то сопроводительные действия могут быть осуществлены в виде повторной проверки.

Ежегодно представитель руководства в области качества составляет «Программу внутренних аудитов СК» и представляет ее на утверждение высшему руководству ОУ.

В существенных, с точки зрения качества, случаях программа внутренних аудитов может корректироваться в оперативном порядке, например:

- при поступлении информации от потребителя;

- введении новых процедур;

- значительных изменениях СК и т. п.

Систематически проводимые внутренние аудиты предназначены для обеспечения руководства ОУ объективной и своевременной информацией о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованиям. Для этого проверяется:

-соответствие описанной в СК деятельности требованиям «Стандартов и директив гарантии качества высшего образования на территории Европы»;

-соответствие описанных в СК деятельности требованиям стандарта ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования»;

-соответствие фактической деятельности подразделения деятельности, описанной в СК [3].

Лист

18

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Внутренний аудит проводится в соответствии с рекомендациями ИСО 19011-2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента» и состоит из 3-х основных этапов:

— подготовка аудита;

— проведение аудита;

— подготовка, утверждение и рассылка «Отчета по аудиту».

При проведении аудита обеспечивается независимость аудиторов от лиц, которые несут непосредственную ответственность за проверяемую деятельность. Аудиторы прошли подготовку с учетом требований ИСО 19011-2002. [3].

Результаты внутренних проверок используется:

1) уполномоченным но качеству при подготовке ежегодного Отчета

руководству ОУ;

2) руководителями процессов:

- при оценке эффективности и результативности процесса;

- принятии решения о запуске корректирующих и предупреждающих действий (документированная процедура «Корректирующие и предупреждающие действия»); 

- планировании мероприятий по улучшению процессов системы качества ОУ (документированная процедура «Планирование процессов системы качества ОУ»).

Последовательность проведения внутренних аудитов описана в Документированной процедуре «Внутренние аудиты» [3].

  1.  Оценка образования в системе ENQA. Определение требований

Стандарты и рекомендации ENQA определяют основные аспекты внутренних гарантий качества образования, а также служат основой для процедур деятельности европейских агентств по аккредитации образовательных программ и ОУ, включая оценку качества образования. [6].

Выдержки на русском и английских языках из стандартов и рекомендаций ENQA, используемые при оценке СК ОУ в соответствии с настоящей методикой, включают следующие разделы:

1. Политика и процедуры гарантии качества.

2. Утверждение,  мониторинг  и  периодическая  оценка программ  и

квалификаций.

3. Оценка уровня знаний студентов.

4. Гарантия качества и компетентности преподавательского состава.

5. Образовательные ресурсы и система поддержки студентов.

6. Система информирования.

7. Информирование общественности.

Согласно принятой концепцией оценка СК ОУ проводится последовательно по двум шкалам:

Лист

19

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

- шкале, уровни которой связаны со степенью выполнения стандартов и рекомендаций ENQA;

- шкале зрелости СК ОУ, которая определяется уровнем зрелости (развития) процессов СК ОУ.

В процессе оценки для каждой шкалы используются соответствующие чек-листы (рис.2). Баллы, указанные на рис. 1 определяются в соответствии с правилами, которые содержатся непосредственно в чек-листах.

Оценка СК ОУ на соответствие Стандартам и Рекомендациям ENQA

Шкала ENQA

Баллы по результатам экспертизы на соответствие ENQA

1.1. Политика и процедуры гарантии качества

<12

12-24

1.2. Утверждение, мониторинг и периодическая оценка программ и квалификаций

<12

12-24

1.3. Оценка уровня знаний студентов

<11

11-21

1.4. Гарантия качества и компетентности преподавательского состава

<9

9-15

1.5. Образовательные ресурсы и система поддержки студентов

<6

6-12

1.6. Система информирования

<12

12-24

1.7. Информирование общественности

<6

6-12

СК ОУ в целом не удовлетворяет стандартам и рекомендациям ENQA

СК ОУ в целом  удовлетворяет стандартам и рекомендациям ENQA, возможно выполнение показателя 1.2.3 государственной аккредитации

Оценка развития СУ ОУ по шкале зрелости

Шкала зрелости СК ОУ    Баллы по результатам экспертизы на зрелость СК ОУ для каждого уровня шкалы

Проверка по чек-листу «Определенность»

Проверка по чек-листу «Воспроизводимость» при наличии СУ на уровне зрелости «Определенность»

Проверка по чек-листу «Способность» при наличии СУ на уровне зрелости «Воспроизводимость»

Проверка по чек-листу «Эффективность» при наличии СУ на уровне зрелости «Способность»

<10 баллов

Уровень 0 СК ОУ

10-18 баллов

Уровень I СК ОУ

13-21 баллов

Уровень II СК ОУ

12-18 баллов

Уровень III СК ОУ

16-24 баллов

Уровень IV СК ОУ

Выполнение показателя 1.2.3 государственной аккредитации

Аттестация СК ОУ в реестре Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки

Лучшие практики в своем классе

Рис.1. Шкала оценки СК ОУ

Лист

20

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Название ОУ:

Система информирования – системы сбора и анализа значимых данных.

Анализ – деятельность для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленной цели

Балл, полученный на предыдущей проверке:

Проверяемые положения ENQA п.1.6

Представленные ОУ объективные доказательства выполнения ENQA, п. 1.6.

1. В ОУ осуществляется сбор и анализ информации о характеристиках качества образовательных программ. Результаты анализа используются для улучшения качества образовательной программы.

2. ОУ осуществляется сбор и анализ информации об успеваемости студентов. Результаты анализа используются для улучшения успеваемости студентов.

3. ОУ осуществляется сбор и анализ информации о спросе выпускников на рынке труда, а так же использование результатов этого анализа.

4. ОУ осуществляется сбор и анализ информации об удовлетворенности студентов образовательными программами и преподаванием отдельных дисциплин. Результаты анализа используются в качестве обратной связи со студентами для гарантии качества образовательных программ и преподавания отдельных дисциплин.

5. ОУ осуществляется сбор и анализ информации о характеристике качества преподавания. Результаты анализа используются для гарантии качества преподавания.

6. ОУ осуществляется сбор и анализ информации о контингенте студентов и слушателей.

7. ОУ осуществляется сбор и анализ информации о характеристиках качества материальных ресурсов, применяемых для реализации образовательных программ. Результаты анализа используются для гарантий качества указанных материальных ресурсов.

8. ОУ осуществляется сбор и анализ информации о ключевых показателях его деятельности.

Сумма                                                   Σ=

Результат оценки                         ФИО эксперта                  Подпись

Число балов

Оценка

Выполнено 3

Дата

<12

СК ОУ в целом не удовлетворяет п.1.6 стандартов и рекомендаций ENQA

Выполнено частично 1

От 12 до 24

СК ОУ в целом удовлетворяет п.1.6 стандартов и рекомендаций ENQA. Возможно выполнение показателя 1.2.3. государственной аккредитации

Не выполнено 0

Рис.2. Чек-лист ENQA «системы информирования» (1.6.)

6. Устранение замечаний и извещение об этом агентства

Чек-лист зрелости процессов для уровня «Определенность»

3. Устранение замечаний и извещение об этом агентства

4. Проверка наличия сертифицированной по ISO  9001 СК ОУ

5. Проведения экспертизы зрелости процессов СК ОУ, относящихся к универсальному ядру типовой модели СК ОУ на соответствие уровню зрелости «Определенность»

Сертификат ISO 9001

Документация СК ОУ

Да

Нет

Результаты экспертизы положительные?

1. ОУ заполняет аккредитационный модуль к части СК ОУ

2. Проведение экспертизы на соответствие ОУ стандартам и рекомендациям ENQA

Чек-листы ENQA

Начало алгоритма принятия экспертного решения о выполнении показателя 1.2.3

Стандарты и рекомендации ENQA

Да

Нет

Да

7. СК ОУ соответствует установленным требованиям по показателю 1.2.3

8. Составление отчета по результатам экспертизы

Отчет по результатам экспертизы

Окончание алгоритма

Соответствие уровню: 100% основных и 50% обеспечивающих процессов относящихся к инвариантному ядру типовой модели СК ОУ соответствуют уровню зрелости «Определенность»

Результаты экспертизы положительны?

Нет

СК ОУ сертифицирована?

Лист

21

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Рис. 3. Алгоритм принятия решения о степени выполнения показателя 1.2.3. государственной аккредитации при комплексной оценке ОУ

Лист

22

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Шкала соответствия стандартам и рекомендациям ENQA имеет два уровня:

- «СК ОУ в целом не удовлетворяет стандартам и рекомендациям ENQA»;

- «СК ОУ в целом удовлетворяет стандартам и рекомендациям ENQA. возможно выполнение показателя 1.2.3 государственной аккредитации». Шкала зрелости СК ОУ имеет пять уровней:

- «неопределенность СК ОУ» (нулевой уровень);

- «определенность СК ОУ» (I уровень);

- «воспроизводимость СК ОУ» (II уровень);

- «способность СК ОУ» (III уровень);

- «эффективность СК ОУ» (IV уровень).

При этом каждый последующий уровень зрелости (за исключением первого уровня) включает признаки зрелости всех предыдущих уровней. Поэтому при экспертизе СК ОУ должны рассматриваться последовательно все уровни и выход на следующий, более высокий уровень допускается при документальном, подтверждении ОУ выполнения требований всех предыдущих уровней [4].

Принятие решения о степени выполнения показателя государственной аккредитации приведено в виде блок схемы рис.3.

3.3. РАЗВЕРНУТАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА УРОВНЕЙ ЗРЕЛОСТИ СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ. ГЛАВНЫЕ АСПЕКТЫ ВНИМАНИЯ ДЛЯ ЭКСПЕРТОВ-АУДИТОРОВ

 

Уровень 0. Неопределенность (начальный)

На этом уровне в ОУ не определены ни целевая группа потребителей процессов ОУ, ни их требования к результатам деятельности ОУ. Управление результатами деятельности не производится. Деятельность характеризуется хаотичностью, реактивностью, непредсказуемостью. Тем не менее, ОУ. находящиеся на данном этапе развития, зачастую реализуют образовательный процесс на приемлемом уровне. Однако качество результатов обеспечивается не за счет устойчивых и отлаженных процессов, а благодаря компетентности и энтузиазму отдельных сотрудников и профессорско-преподавательского состава. Качество зависит от возможностей отдельных сотрудников и изменяется в зависимости от присущих им навыков, знаний и мотивации. На этом уровне зрелости СК ОУ трудно предсказать результаты деятельности и их качество.

Представление о процессах ОУ очень ограниченное, чрезмерно много усилий тратится на выяснение текущего хода работ.

Ожидаемые результаты деятельности также сложно предсказать. Это является следствием постоянных изменений деятельности по мере выполнения работ (т. е. процесс каждый раз создается заново). Планы и сроки их выполнения, как правило, не соблюдаются. Потребители и заинтересованные стороны ОУ, а также их требования не определены. Методы работы не документированы и результаты деятельности ОУ, включая их качество, не гарантируются.

Лист

23

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Уровень 1. Определенность

Предполагается, что на данном уровне руководитель процесса однозначно различает функциональное управление и процессный подход в управлении подразделениями, входящими в процесс. Этими же знаниями обладают и руководители подразделений.

Коренное отличие функционального подхода от процессного заключается в следующем:

  1.  Деятельность в рамках процесса производит результат, характеристики которого полностью определены внутренним или внешним потребителями, и эти характеристики непрерывно измеряются. То есть процесс в своей деятельности полностью ориентирован на потребителя, и постоянно проводится оценка удовлетворенности потребителя.
  2.  Функциональное управление организацией заключается в том, что подразделения в своей деятельности, только реализуют сформулированную для них функцию, не ориентируясь при этом на потребителя и процессы, в которых они участвуют, и отчитываются только перед своим руководством.

На данном уровне зрелости определены потребители процесса, их требования формализованы и известны участникам процесса.

На основе формализованных требований определен согласованный с потребителем результат/выход процесса. Иногда формализованные требования потребителя трансформированы в выходные характеристики качества процесса, однако это не является характерным для этого уровня зрелости.

Наибольшая вероятность того, что планируемые результаты будут достигнуты, возникает в ситуациях, когда подобная деятельность уже выполнялась в прошлом.

Для данного уровня характерно, что у руководства ОУ существует представление о процессах, но лишь фрагментарное, так как измерение и анализ деятельности на этом уровне носит несистематический характер и не имеет    явно    выраженной    ориентации     на    потребителей    и    другие заинтересованные стороны. Зачастую можно наблюдать подмену процессного подхода функциональным управлением структурными подразделениями. При этом на систему качества возлагаются функции административного управления ОУ, не свойственные деятельности по гарантии качества образования.

Процессы и деятельность ОУ описаны, в частности, на основе процедур и инструкций, и эти описания используются многократно, т. е. стандартизация работ на практике осуществляется.

Реализуется обратная связь с потребителем процесса, однако эти действия, как правило, не стандартизованы и носят эпизодический и нерегулярный характер.

Лист

24

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Главные аспекты внимания для экспертов при экспертизе уровня зрелости «Определенность»:

1. Понимание руководителем процесса отличия процессного управления деятельностью от функционального управления. Основным индикатором такого понимания может служить то, что руководитель ориентируется в своей работе на показатели «спущенные сверху»;

2. Формализация выходов процесса обычно вызывает затруднение у руководителей процессов, т.к. они не чувствуют себя внутренними поставщиками, что является характерным для деятельности ОУ. Это затруднение является следствием функционального мышления руководителя процесса, для которого главным потребителем является руководство ОУ.

3. Как правило, в процессе ведутся какие-либо измерения, позволяющие иметь обратную связь с потребителем процесса, но от эксперта потребуются определенные усилия, чтобы их обнаружить [4].

Уровень 2. Воспроизводимость

На данном уровне зрелости требования, формализованные на предыдущем уровне, трансформированы в выходные характеристики качества процесса, характеризующие тот результат, который получит потребитель процесса.

Разработана документация процесса, определяющая порядок сбора и анализа данных о результирующих характеристиках качества процесса.

Измерения и анализ выходных характеристик качества процессов введены в постоянную практику ОУ, при этом измеряются характеристики качества реализуемых образовательных программ, научно-технической продукции и других видов услуг. При анализе характеристик качества используются различные методы менеджмента качества, начиная от простейшего анализа трендов характеристик качества, до применения методов оценки стабильности процессов.

Управление процессом, то есть поддержание выходных характеристик качества процесса в границах требований, осуществляется на основе измерения и анализа выходных характеристик качества процесса и применения по отношению к нему корректирующих действий - устранение причин отклонений процесса. Таким образом, система измерений связана с корректирующими действиями. Для реализации корректирующих действий участники процесса имеют полномочия и ресурсы для поддержания результирующих характеристик качества в границах требований. Поиск причин отклонений процесса от требований носит системный характер с применением различных инструментов менеджмента качества, например «7 основных и 7 новых инструментов» менеджмента качества.

На этом уровне у руководителей ОУ существует представление о процессах, но лишь фрагментарное. Процессы можно представить последовательностью «черных ящиков» и фактическое состояние деятельности доступно лишь на промежуточных этапах, т.е. на выходах процессов.  Это обусловлено тем,  что  измерение  внутренних  и  входных характеристик качества процессов  на этом  уровне осуществляется лишь фрагментарно.

Лист

25

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Управление процессом производится на основе характеристик качества процессов, имеющих, как правило, долгосрочную природу. Недостатком такой стратегии является применение управляющих воздействий только в случае появления несоответствий характеристик качества.

Если корректирующие действия проводятся неформально и в их рамках действительно находятся и устраняются причины отклонений, то выходные характеристики качества процесса находятся в установленных потребителем границах и, таким образом, демонстрируется воспроизводимость процесса. создающего качество для потребителя.

Главные аспекты внимания для экспертов при экспертизе уровня зрелости «Воспроизводимость»:

1. Лучшим индикатором для этого уровня зрелости являются несоответствия, сформулированные в терминах выходных характеристик качества процесса, несоответствующих требованиям потребителя процесса.

2. Причины несоответствий подтверждены фактами и. лучше, на основании собранных и проанализированных данных, например, с помощью статистических методов [4].

Уровень 3. Способность

По результатам проводимых неформально корректирующих действий и внутренних аудитов определены факторы (входные и внутренние характеристики качества процесса), влияющие на выходные (результирующие) характеристики качества процесса.

Эти влияющие факторы могли быть определены и иным способом, например, в рамках какого-либо проекта улучшения деятельности процесса, когда применялись различные инструменты менеджмента, например «7 основных и 7 новых инструментов» менеджмента качества.

Внутренние и входные характеристики качества процесса, влияющие на его выходные характеристики качества, формализованы, измеряются и анализируются.

На практике реализуется стратегия предупреждения несоответствий. Это характеризуется тем, что управление процессом, то есть поддержание его выходных (результирующих) характеристик качества в границах требований,

осуществляется на основе измерения и анализа входных и внутренних характеристик качества процесса, а также целенаправленным изменением значений этих характеристик с помощью мероприятий, которые в данном случае являются предупреждающими.

Таким образом, к корректирующим мероприятиям по результирующим характеристикам качества (долгосрочным) добавляется управление внутренними характеристиками (краткосрочными), которые являются факторами, влияющими на результирующее качество процесса.

Лист

26

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Участники процесса наделены полномочиями и ресурсами для мероприятий по изменению результирующих показателей в соответствии с целями качества.

Улучшение процесса осуществляется мероприятиями в отношении факторов, влияющих на выходные характеристики качества процессов, способность процесса к улучшению качества (реализуются цели в области качества).

На этом уровне становится видимой внутренняя структура процессов. Регистрируется заметная тенденция роста удовлетворенности потребителей процессов их результирующими характеристиками качества [4].

Главные аспекты внимания для экспертов при экспертизе уровня зрелости «Способность»:

1. Определены факторы, влияющие на выходные характеристики качества процессов.

2. Разработаны мероприятия в отношении этих факторов.

Уровень 4. Эффективность

ОУ выявляет и минимизирует деятельность, не добавляющую ценность для внешних и внутренних потребителей. При этом деятельность, не добавляющая ценность для потребителя процесса, но необходимая ОУ, минимизирована с помощью соответствующих мероприятий. Деятельность, не добавляющая ценность ни для потребителя процесса, ни для ОУ, устранена или минимизирована с помощью соответствующих мероприятий. На рисунке Б.4 приведен алгоритм выявления действий, не создающих ценность для потребителя ОУ и заинтересованных сторон. В соответствии с этим алгоритмом каждое действие или работа в рамках процесса анализируется с точки зрения добавленной ценности для потребителя или,  ОУ.

Например, такому алгоритму можно подвергнуть любую процедуру процесса, последовательно анализируя каждую работу или операцию, из которых состоит проверяемая процедура. В результате анализа всех работ процедуры с помощью данного алгоритма можно определить их статус в контексте создания ценности для потребителя процесса.

Проблемные и узкие места процесса, которые не добавляют ценности, но определяют производительность процесса, после минимизации находятся под управлением с помощью процедур, в том числе и корректирующих, осуществляемых на основе измерения и анализа слабых мест.

Участники процесса способны количественно (в денежном, временном или ином выражении) оценивать влияние изменений процесса на его эффективность. В ОУ разработаны и внедряются программы по повышению эффективности процессов (минимизации деятельности, не создающей ценности для потребителя).

Лист

27

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Существует практика быстрого распространения информации внутри процесса об изменениях требований потребителей, что обеспечивает быстрое реагирование на изменяющуюся ситуацию Внедрена постоянно действующая система обучения участников процесса новым перспективным направлениям в образовании и связанным с ними технологиям, повышающим качество [4].

Таким образом, можно составить примерный план необходимых критериев, на оценку которых

4. Анализ процедуры проведения аудита

В данной работе была рассмотрена процедура внутреннего аудита для всех подразделениях ФГБ ОУ ВПО Кемеровский технологический институт пищевой промышленности, входящих в систему менеджмента качества (ФГБ ОУ ВПО КемТИПП) П 09.04-03/05.  Она включает:

  1.  Цель;
  2.  Область применения;
  3.  Сопутствующую документацию;
  4.  Определения. Сокращения. Аббревиатуры:
  5.  Определения;
  6.  Сокращения;
  7.  Аббревиатуры;
  8.  Описание работы и ответственность;
  9.  Документы и срок их хранения:
  10.  Входные документы;
  11.  Внутренние документы;
  12.  Выходные документы;
  13.  Хранение оригинала процедуры;
  14.  Внесение изменений;
  15.  Приложение.

Так же была рассмотрена методическая инструкция «Проведение внутреннего аудита» Им 09.04-03/06. Она включает:

  1.  Цель;
  2.  Область применения;
  3.  Сопутствующую документацию;
  4.  Определения. Сокращения. Аббревиатуры:
  5.  Определения;
  6.  Сокращения;
  7.  Аббревиатуры;
  8.  Описание работы и ответственность:

5.1.Квалификационные критерии для аудиторов

5.2.Роли и ответственность

5.3Проведение внутреннего аудита

  1.  Документы и срок их хранения:
  2.  

Лист

28

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Входные документы;

  1.  Внутренние документы;
  2.  Выходные документы;
  3.  Хранение оригинала процедуры;
  4.  Внесение изменений;
  5.  Приложение.

Из сравнения видно, что основная отличительная часть данных документов – описание и ответственность, приложения. Таким образом можно провести объединение этих 2х процедур: методического указания и процедуры внутреннего аудита. За основу была взята процедура внутреннего аудита. Все что было подлежит исключению – зачеркнуто, что добавлено-подчеркнуто. Элементы не подлежащие изменению или упрощению-опущены. Главы 5 документа «внутренний аудит» представлена с внесенными изменениями. В объединенный документ так же входит 5 глава методической инструкции. Но т.к. она не несет каких-либо изменений и несет в себе пояснительный характер, в данной курсовой работе она не учитывается. Так же в данной обзорной работе не внесены материалы приложения документов, поскольку изменению подлежат только опросный лист и уведомление и программа проведения аудита. Нумерация будет совпадать с нумерацией редактируемого документа для удобства дальнейших изменений.

ПРОЦЕДУРА ВНУТРЕННИЙ АУДИТ (изм.)

1 ЦЕЛЬ

Данная процедура описывает квалификационные критерии, роль, обязанности аудиторов, а также методику проведения внутреннего аудита СМК, направленную на повышение действенности, эффективности СМК и определение соответствий или несоответствий в СМК, определяет порядок осуществления действий и ответственность при планировании и проведении внутренних аудитов с целью:

  1.  оценки результативности функционирования СМК или отдельных ее процессов с точки зрения достижения целей, определенных в области качества и поддержания в рабочем состоянии;
  2.  определения возможности и путей улучшения СМК;
  3.  оценка соответствия СМК или отдельных ее процессов требованиям, установленными документацией СМК;
  4.  проверки эффективности результативности корректирующих действий по результатам предыдущих аудитов.

СОПУТСТВУЮЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

  1.  

Лист

29

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

ГОСТ Р ИСО 9000-2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.  – М.: Стандартинформ, 2009. – 32 с.

  1.  ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования.– М.: Стандартинформ, 2009. – 25 с.
  2.  ГОСТ Р ИСО 9004-2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. - Введ. 2001-08-15. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. – 46 с.
  3.  ГОСТ Р ИСО 19011-2003. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента. Требования. - Введ. 2003-12-29. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2004. – 23 с.
  4.  П 09.04-01/05 – Процедура  «Управление документацией системы менеджмента качества».
  5.  П 09.04-02/05 – Процедура «Управление записями».
  6.  Им 09.04-02/05 – Инструкция «Анализ со стороны руководства».
  7.  Им 09.04-03/05 – Инструкция «Проведение внутреннего аудита».
  8.  Им 09.04-04/05 – Инструкция «Оценка эффективности процессов».
  9.  П 09.04-01/05 – Процедура  «Управление документацией системы менеджмента качества».
  10.  Им 09.04-01/05 – Инструкция «Разработка, оформление, выдача, ревизия, архивирование документов системы менеджмента качества».
  11.  Им 01.02-01/05 - Инструкция «Аттестация персонала».
  12.  Им 01.04-15/05 - Инструкция «Повышение квалификации сотрудников».

Лист

30

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Порядок проведения работ:

Лист

31

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

 

Лист

32

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

5.1 Разработка проекта годового графика внутренних аудитов.

Отв. лицо: нач. ОСМК.

5.2 Утверждение годового графика внутренних аудитов.

Отв. лицо: нач. ОСМК - за передачу приказа и графика;
ПРК - за согласование графика;

ректор - за утверждение графика и подписание приказа.

  1.  График утвержден?
  2.  Рассылка годового графика внутренних аудитов.

Отв. лицо: документовед ООД - за получение и рассылку;

нач. подразделений - за получение

аудиторы - за получение;

  1.   Анализ аудиторами возможности участия во внутреннем аудите.

Отв. лицо: аудиторы.

5.6 Вносить изменения в состав групп необходимо?

5.7 Уведомление ОСМК о невозможности участия в аудите.

Отв. лицо: аудиторы.

  1.  Уточнение состава группы по внутреннему аудиту.

Отв. лицо: нач. ОСМК.

5.9 Согласование даты и времени проведения внутреннего аудита.

Отв. лицо: вед. инж. ОСМК - за оформление и доставку уведомления аудитор - за оформление и доставку уведомления;

нач. ОСМК - за согласование;

нач. подразделений - за согласование и получение.

5.10 Уведомление согласовано?

5.11 Подготовка аудиторов к проведению внутреннего аудита.

Отв. лицо: рук. группы внутреннего аудита - за подготовку;

нач. ОСМК - за предоставление процедур, инструкций (методологических, рабочих и по эксплуатации оборудования, положений) и перечней документов СМК проверяемого подразделения

вед. инж. ОСМК - за предоставление процедур, инструкций (методологических, рабочих и по эксплуатации оборудования, положений) и перечней документов СМК проверяемого подразделения;

нач. ОК - за предоставление инструкций должностных;

нач. ООТиТБ - за предоставление инструкций по охране труда проверяемого подразделения.

  1.  Проведение вступительного совещания.

Отв. лицо: Рук. группы по внутреннему аудиту.

5.13 Проведение внутреннего аудита.

Отв. лицо: рук. группы внутреннего аудита - за проведение;

аудиторы - за проведение;

нач. подразделений - за предоставление представителей.

5.14 Проведение заключительного совещания.

Отв. лицо: аудиторы - за предоставление результатов;

рук. группы внутреннего аудита - за подписание протокола;

нач. подразделений - за подписание протокола и регистрацию несоответствия.

5.15 Передача документов  о результатах внутреннего аудита в ОСМК.

Отв. лицо: рук. группы внутреннего аудита.

5.16 Проверка документов о результатах внутреннего аудита.

Отв. лицо: вед. инж. ОСМК.

5.17  Несоответствие устранено?

5.18  Составление сводного отчета.

Отв. лицо: вед. инж. ОСМК.

5.19  Передача сводного отчета.

Отв. лицо: нач. ОСМК - за передачу;

ПРК - за получение.

5.20 Оценка эффективности результативности ВА.

Отв. лицо: нач. ОСМК.

Документ же был передан, какой начальник?

5.21  Перенос даты проведения внутреннего аудита.

Отв. лицо: нач. подразделений, аудиторы - за оформление и передачу служебной записки;

нач. ОСМК - за перенос даты;

вед. инж. ОСМК аудитор - за оповещение, подготовку и передачу нового уведомления.

5.22  Контроль за устранением несоответствия.

Отв. лицо: нач. ОСМК аудитор - за проверку;

вед. инж. ОСМК - за проверку;

нач. подразделений - за предоставление доказательств устранения.

5.23  Корректирующее действие выполнено?

5.24   Заполнение отчета о результатах внутреннего аудита.

Отв. лицо: нач. ОСМК аудитор - за отметку;

вед. инж. ОСМК - за отметку;

нач. подразделений - за подписание.

5.25  Предоставление объяснений о причине неустранения несоответствия.

Отв. лицо: нач. подразделений.

Лист

33

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

34

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

5 Краткое разъяснение этапов аудита

5.1 Разработка проекта годового графика внутренних аудитов

Отв. лицо: нач. ОСМК.

Каждое структурное подразделение 2 1 раза в год подвергается внутреннему аудиту.

Нач. ОСМК до 20 декабря получает копию утвержденного «Графика отпусков» в ОК и до 29 декабря текущего года подготавливает «Список внутренних аудиторов» Дб 09.04-24, «Календарный график внутреннего аудита СМК» Дб 09.04-23, годовой «График внутреннего аудита СМК» Дб 09.04-22 с учетом отпусков внутренних аудиторов.

5.2 Утверждение годового графика внутренних аудитов

Отв. лицо: нач. ОСМК - за передачу приказа и графика;
ПРК - за согласование графика;

ректор -  за утверждение графика и подписание приказа.

Нач. ОСМК передает ПРК на согласование «График внутреннего аудита СМК» под подпись в «Журнале регистрации исходящей корреспонденции» Дж 09.04-12 (приложение 4). ПРК до 15 января следующего года согласовывает годовой «График внутреннего аудита СМК». Нач. ОСМК передает ректору на утверждение «График внутреннего аудита СМК» под подпись в «Журнале регистрации исходящих документов». Ректор до 18 января следующего года утверждает годовой «График  внутреннего аудита СМК». Нач. ОСМК подготавливает приказ о проведении внутреннего аудита и передает на подпись ректору.  
5.3 График утвержден?

Если да, то переход к п. 5.4.

Если нет, то переход к п. 5.1.

5.4 Рассылка годового графика внутренних аудитов

Отв. лицо: документовед ООД - за получение и рассылку;

нач. подразделений - за получение;

аудиторы - за получение.

Лист

35

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Документовед ООД рассылает копии приказа о проведении внутреннего аудита вместе с годовым «Графиком  внутреннего аудита СМК» нач. подразделений, которые запланировано проверить аудиторам.

5.5 Анализ аудиторами возможности участия во внутреннем аудите

Отв. лицо: аудиторы.

После ознакомления с годовым «Графиком  внутреннего аудита СМК» аудиторы анализируют возможность участия во внутреннем аудите.
5.6 Вносить изменения в состав групп необходимо?
Если да, то переход к  п. 5.7.
Если нет, то переход к п. 5.9.

5.7 Уведомление ОСМК о невозможности участия в аудите

Отв. лицо: аудиторы.

Аудиторы предупреждают нач. ОСМК по телефону или письменно о невозможности их участия в конкретном аудите по уважительной причине (отпуск, командировка, болезнь) не позднее, чем за две недели до проведения внутреннего аудита. Причина невозможности участия фиксируется в «Списке внутренних аудиторов» в графе «Примечание».

  1.  Уточнение состава группы по внутреннему аудиту

Отв. лицо: нач. ОСМК.

Нач. ОСМК за неделю до проведения внутреннего аудита формирует группу по внутреннему аудиту.

Нач. ОСМК оформляет «Уточненный список внутренних аудиторов» Дб 09.04-25 (приложение 5), в который вносятся только те группы, по которым прошло изменение. «Уточненный список внутренних аудиторов» хранится в ОСМК в папках «Материалы для внутреннего аудита СМК» в течение 1 года.

  1.  Согласование даты и времени проведения внутреннего аудита

Отв. лицо: вед. инж. ОСМК - за оформление и доставку уведомления;

нач. ОСМК - за согласование;

нач. подразделений - за согласование и получение.

Лист

36

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Вед. инж. ОСМК вед. аудитор заполняет «Уведомление о проведении внутреннего аудита СМК» Дб 09.04-26, согласовывает его с нач. ОСМК и не позднее, чем за 5 рабочих дней до проведения внутреннего аудита согласовывает и передает копию нач. проверяемого подразделения под подпись в «Журнале регистрации исходящих документов». «Уведомление о проведении внутреннего аудита» хранится в папках «Материалы для внутреннего аудита СМК» в  разделе соответствующего подразделения в течение 1 года.   

5.10 Уведомление согласовано?

Если да, то переход к п. 5.11.

Если нет, то переход к п.  5.21.

5.11 Подготовка аудиторов к проведению внутреннего аудита

Отв. лицо: рук. группы внутреннего аудита - за подготовку;           

нач. ОСМК - за предоставление процедур, инструкций (методических , рабочих, положений) и перечней документов СМК проверяемого подразделения

Вед. инж. ОСМК - за предоставление процедур, инструкций (методических , рабочих, положений) и перечней документов СМК проверяемого подразделения;

нач. ОК - за предоставление инструкций должностных;

нач. ООТиТБ - за предоставление инструкций по охране труда проверяемого подразделения.

Вед. инж. ОСМК выдает рук. группы внутреннего аудита копию «Уведомления о проведении внутреннего аудита» под подпись в «Журнале регистрации исходящих документов».

Рук. группы внутреннего аудита совместно с аудиторами, входящими в группу по внутреннему аудиту просматривает следующие документы СМК, необходимые для проверки подразделения: в ОСМК - процедуры, положения, инструкции (методические, рабочие) проверяемого подразделения; в ООТиТБ - инструкции по охране труда проверяемого подразделения; в ОК – инструкции должностные.

Рук. группы внутреннего аудита совместно с нач. ОСМК подготавливают «Программу внутреннего аудита СМК» Дб 09.04-21. В «Программу внутреннего аудита СМК» включаются пункты документов СМК, разработанных в подразделении, в которых задействован персонал проверяемого подразделения.

Лист

37

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Одновременно аудиторы составляют «Опросный лист для проведения внутреннего аудита» Дб 09.04-27.

Рук. группы внутреннего аудита согласовывает: «Программу внутреннего аудита СМК» с нач. проверяемого подразделения, утверждает у нач. ОСМК и не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала внутреннего аудита передает копию нач. проверяемого подразделения; «Опросный лист для проведения внутреннего аудита» согласовывает с нач. ОСМК. 

Оригинал «Программы внутреннего аудита СМК» вместе с «Опросным листом для проведения внутреннего аудита» остается у рук. группы внутреннего аудита на период проведения внутреннего аудита СМК.

  1.  Проведение вступительного совещания

Отв. лицо: Рук. группы по внутреннему аудиту.

Проведение вступительного совещания осуществляется в соответствии с инструкцией «Проведение внутреннего аудита» Им 09.04-03/05.

5.13 Проведение внутреннего аудита

Отв. лицо: рук. группы внутреннего аудита - за проведение;

аудиторы - за проведение;

нач. подразделений - за предоставление представителей.

Проведение внутреннего аудита осуществляется согласно инструкции «Проведение внутреннего аудита» Им 09.04-03/05.

5.14 Проведение заключительного совещания

Отв. лицо: аудиторы - за предоставление результатов;

рук. группы внутреннего аудита - за подписание протокола;

нач. подразделений - за подписание протокола и регистрацию несоответствия.    

Проведение заключительного совещания осуществляется в соответствии с инструкцией «Проведение внутреннего аудита» Им 09.04-03/05.

5.15 Передача документов  о результатах внутреннего аудита в ОСМК

Отв. лицо: рук. группы внутреннего аудита.

Лист

38

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Рук. группы внутреннего аудита после проведения  заключительного совещания передает в ОСМК документы по внутреннему аудиту:

- копия «Уведомления о проведении внутреннего аудита» Дб 09.04-26;

- «Программу внутреннего аудита СМК» Дб 09.04-2;

- «Опросный лист для проведения внутреннего аудита» Дб 09.04-27;

- «Протоколы несоответсвий» Дб 09.04-18 (при наличии);

- «Отчет по внутреннему аудиту СМК» Дб 09.04-28.

5.16 Проверка документов о результатах внутреннего аудита

Отв. лицо: вед. инж. ОСМК.

Вед. инж. ОСМК принимает документы внутреннего аудита от рук. группы внутреннего аудита с регистрацией в «Журнале регистрации входящей корреспонденции» Дж 09.04-11, проверяет правильность их заполнения, проверяет «Протоколы несоответствий» на предмет устранения несоответствий.

5.17  Несоответствие устранено?

Если да, то переход к п. 5.18.

Если нет, то переход к п. 5.22.

5.18  Составление сводного отчета

Отв. лицо: вед. инж. ОСМК.

Вед. инж. ОСМК регистрирует результаты внутреннего аудита в «Сводном отчете о результатах внутреннего аудита СМК» Дб 09.04-29

5.19  Передача сводного отчета

Отв. лицо: нач. ОСМК - за передачу;

ПРК - за получение.

Нач. ОСМК по результатам внутреннего аудита СМК два раза в год передает «Сводный отчет о результатах внутреннего аудита СМК» ПРК для подготовки материалов для проведения анализа СМК со стороны руководства в соответствии с инструкцией «Анализ со стороны руководства» Им 09.04-02/05 под подпись в «Журнале регистрации исходящей корреспонденции» Дж 09.04-12.

Лист

39

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

5.20 Оценка эффективности результативности внутреннего аудита

Отв. лицо: нач. ОСМК.

Нач. ОСМК два раза в год осуществляет оценку эффективности ВА в соответствии с инструкцией «Оценка эффективности процессов»  Им 09.04-04/05.

5.21  Перенос даты проведения внутреннего аудита

Отв. лицо: нач. подразделений, аудиторы - за оформление и передачу служебной записки;

нач. ОСМК - за перенос даты;

вед. инж. ОСМК - за оповещение, подготовку и передачу нового уведомления;

аудитор - за оповещение, подготовку и передачу нового уведомления.

В этом случае нач. подразделения, аудиторы не подписывает «Уведомление о проведении внутреннего аудита», оформляет оформляют служебную записку в произвольной форме с указанием желаемой даты и объяснением причин, препятствующих проведению внутреннего аудита, и передает передают в ОСМК.

Вед. инж. ОСМК оповещает аудиторов по телефону о новой дате проведения внутреннего аудита и, в случае необходимости, информирует об этом нач. подразделений, в котором работают аудиторы, составляет новое «Уведомление о проведении внутреннего аудита», подписывает его у нач. ОСМК и передает нач. проверяемого подразделения.

5.22  Контроль за устранением несоответствия

Отв. лицо: нач. ОСМК - за проверку;

аудитор - за проверку;

вед. инж. ОСМК - за проверку;

нач. подразделений - за предоставление доказательств устранения.

Если несоответствие не устранено, то аудитор (вед. инж. ОСМК) нач. ОСМК (инж. ОСМК) проверяют проверяет  выполнение корректирующих действий по срокам, установленным в «Сводном отчете о результатах внутреннего аудита СМК».

Нач. ОСМК (инж. ОСМК) Аудитор (вед. инж. ОСМК) приходит к нач. проверяемого подразделения и проверяет выполнение корректирующих действий. Нач. проверяемого подразделения предоставляет доказательства устранения несоответствия.

Лист

40

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

5.23  Корректирующее действие выполнено?

Если да, то переход к п. 5.24.

Если нет, то переход к п.  5.25.

5.24   Заполнение отчета о результатах внутреннего аудита

Отв. лицо: нач. ОСМК - за отметку;

вед. инж. ОСМК - за отметку;

нач. подразделений - за подписание.

Если корректирующее действие выполнено, то нач. ОСМК (инж. ОСМК) вед. инж. ОСМК в «Сводном отчете о результатах внутреннего аудита СМК» ставит отметку об устранении несоответствия и подписывает у нач. проверяемого подразделения.

  1.  Предоставление объяснений о причине неустранения несоответствия

Отв. лицо: нач. подразделений.

В день проверки выполнения корректирующих действий при не устранении несоответствия нач. проверяемого подразделения пишет служебную записку на имя ПРК о причинах не выполнения корректирующих действий, новых сроках устранения несоответствия, передает ПРК для согласования новых сроков выполнения корректирующих действий, указанных в служебной записке или устанавливает другие сроки. Затем служебная записка передается в ОСМК для дальнейшего контроля.

6 Документы и срок их хранения

6.1 Входные документы

п/п

Наименование документа

Код док.

Кол. экз.

От кого получен

Хранение

Архивирование

место

срок

место

срок

Лист

41

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

Приказ по основной деятельности

-

1

ООД

ОСМК

До минования надобности

-

-

2

Программа внутреннего аудита СМК

Дб 09.04-21

1

рук. группы ВА

ОСМК

3 года

Архив

ОСМК

Период функционирования СМК

3

Опросный лист для проведения внутреннего аудита

Дб 09.04-27

1

Аудиторов

      ОСМК

3 года

Архив

ОСМК

Период функционирования СМК

4

График отпусков (копия)

-

1

ОК

-

-

-

-

5

Протокол несоответствия

Дб 09.04-18

1

Аудиторов

ОСМК

1 год

Архив

ОСМК

3 года

6

Отчет по внутреннему аудиту СМК

Дб 09.04-28

1

Аудиторов

      ОСМК

3 года

Архив

ОСМК

Период функционирования СМК

7

Служебные записки (о невозможности участия во внутреннем аудите)

-

1

Аудиторов

ОСМК

1 год

Архив

ОСМК

3 года

8

Служебные записки (о переносе даты проведения внутреннего аудита)

-

1

Рук. подразделений

ОСМК

1 год

Архив

ОСМК

3 года

9

Протокол совета по качеству

-

1

Секретарь

ОСМК

До минования надобности

-

-

Лист

42

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

10

График внутреннего аудита СМК

Дб 09.04-22

1

Аудиторы

ОСМК

1 год

Архив

ОСМК

3 года

11

Отчет

-

1

ОК

ОСМК

1 год

Архив

ОСМК

3 года

  1.  Внутренние документы

п/п

Наименование документа

Код

док.

Кол. экз.

Хранение

Архивирование

место

срок

место

срок

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Список внутренних аудиторов

Дб 09.04-24

1

ОСМК

До замены новым

Архив ОСМК

Период функционирования СМК

2

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Дж 09.04-12

1

ОСМК

3 года

Архив ОСМК

Период функционирования СМК

3

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Дж 09.04-11

1

ОСМК

3 года

Архив ОСМК

Период функционирования СМК

4

Календарный график внутреннего аудита СМК

Дб 09.04-23

1

ОСМК

1 год

Архив

ОСМК

3 года

5

Уточненный список внутренних аудиторов

Дб 09.04-25

1

ОСМК

1 год

Архив

ОСМК

3 года

6

Служебные записки (о невозможности участия во внутреннем аудите)

-

1

ОСМК

1 год

Архив

ОСМК

3 года

Лист

43

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

7

Служебные записки (о переносе даты проведения внутреннего аудита)

-

1

ОСМК

1 год

Архив

ОСМК

3 года

8

График внутреннего аудита СМК

Дб 09.04-22

1

ОСМК

3 года

Архив

ОСМК

Период функционирования СМК

9

Протокол несоответствия

Дб 09.04-18

1

ОСМК

3 года

Архив

ОСМК

3 года

10

Отчет по внутреннему аудиту СМК

Дб 09.04-28

1

      ОСМК

3 года

Архив

ОСМК

Период функционирования СМК

11

Программа внутреннего аудита СМК

Дб 09.04-21

1

ОСМК

3 года

Архив

ОСМК

Период функционирования СМК

12

Опросный лист для проведения внутреннего аудита

Дб 09.04-27

1

      ОСМК

3 года

Архив

ОСМК

Период функционирования СМК

  1.  Выходные документы

п/п

Наименование

документа

Код док.

Кол. экз.

Кому

выдан

Хранение

Архивирование

место

срок

место

срок

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

Сводный отчет о результатах внутреннего аудита СМК

Дб 09.04-29

1

ПРК

У получателя

До возвращения

-

-

Лист

44

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

2

График внутреннего аудита СМК

Дб 09.04-22

1

ПРК,

рук. подразделений, аудиторам

У получателя

До возвращения

-

-

3

Уведомление о     проведении внутреннего аудита (копия)

Дб 09.04-26

По необходимости

Нач. проверяемого подразделения

-

-

-

-

4

Объяснительные записки о причинах неустранения несоответствий

-

1

Нач. подразделений

ОСМК

1 год

Архив

ОСМК

3 года

5

Заявка на обучение

-

1

ОК

ОК

1 год

-

-


6. Документы, подлежащие изменению

Лист

45

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Разработка формы уведомления на основе формы «Уведомления о проведении внутреннего аудита» (Дб 09.04-26) и формы «Программы внутреннего аудита СМК» (Дб 09.04-21)

УТВЕРЖДАЮ:

Начальник ОСМК КемТИПП

                       _______________________   

                                (Ф.И.О.)

 ___________________________________

                             (подпись)

____ ___________ 20__ г.

Уведомление - программа

о проведении внутреннего аудита

Вид проверки _____________________________________________________________

Подразделение____________________________________________________________

Начальнику подразделения _________________________________________________

                                                                     (Ф.И.О.)

Сообщаем Вам, что внутренний аудит Системы менеджмента качества в Вашем подразделении планируется к проведению на _______________года в период

(число, месяц)      

с ______ до ______.

          (время)                   (время)          

 

Цель внутреннего аудита:____________________________________________________

Критерии внутреннего аудита:_________________________________________________

__________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

         

Проверка будет выполнена по следующим требованиям (документы СМК):

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Просим обеспечить условия для проведения внутреннего аудита.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник

проверяемого подразделения                  ______________  ____ ________20__г.

                                (Ф.И.О., подпись)

Руководитель группы

внутреннего аудита:                                 ______________  ___ _________20__г.

                                                         (Ф.И.О., подпись)

Аудитор:                                                  _______________  ____ ________20__г.

                                                         (Ф.И.О., подпись)

Лист

46

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Изменение опросного листа c ориентацией на требования ENQA формы «Опросного листа для проведения внутреннего аудита п. 1.6.» (Дб 09.04-27) 

ОПРОСНЫЙ ЛИСТ

для проведения внутреннего аудита

Название ОУ:

Система информирования – системы сбора и анализа значимых данных.

Анализ – деятельность для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленной цели

Балл, полученный на предыдущей проверке:

Проверяемые положения ENQA п.1.6

Должность,

Ф.И.О. проверяемого

Представленные ОУ объективные доказательства выполнения ENQA, п. 1.6.

1. В ОУ осуществляется сбор и анализ информации о характеристиках качества образовательных программ. Результаты анализа используются для улучшения качества образовательной программы.

2. ОУ осуществляется сбор и анализ информации об успеваемости студентов. Результаты анализа используются для улучшения успеваемости студентов.

3. ОУ осуществляется сбор и анализ информации о спросе выпускников на рынке труда, а так же использование результатов этого анализа.

4. ОУ осуществляется сбор и анализ информации об удовлетворенности студентов образовательными программами и преподаванием отдельных дисциплин. Результаты анализа используются в качестве обратной связи со студентами для гарантии качества образовательных программ и преподавания отдельных дисциплин.

5. ОУ осуществляется сбор и анализ информации о характеристике качества преподавания. Результаты анализа используются для гарантии качества преподавания.

6. ОУ осуществляется сбор и анализ информации о контингенте студентов и слушателей.

7. ОУ осуществляется сбор и анализ информации о характеристиках качества материальных ресурсов, применяемых для реализации образовательных программ. Результаты анализа используются для гарантий качества указанных материальных ресурсов.

8. ОУ осуществляется сбор и анализ информации о ключевых показателях его деятельности.

Дополнительные вопросы:

Сумма                                                   Σ=

Результат оценки                                    ФИО аудитора    _________________________ Подпись__________

Число балов

Оценка

Выполнено 3

Дата___ _______200_г.

<12

СК ОУ в целом не удовлетворяет п.1.6 стандартов и рекомендаций ENQA

Выполнено частично 1

Лист

47

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

От 12 до 24

СК ОУ в целом удовлетворяет п.1.6 стандартов и рекомендаций ENQA. Возможно выполнение показателя 1.2.3. государственной аккредитации

Не выполнено 0

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель группы

внутреннего аудита:    ________________         ____________      ___________20__г.

                (Ф.И.О)                                         (подпись)

Начальник ОСМК:       ________________         ____________      ___________20__г.

                         (Ф.И.О)                                        (подпись)


Вывод

Лист

48

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

На основе представленной документации были внесены требуемые изменения, составлен проект опросного листа на основе пункта 1.6. «Система информирования» ENQA и объединены процедура и методическое указание по проведению внутреннего аудита. Можно сказать, что данные изменения позволили уменьшить количество номенклатуры документов, а так же начать подготовку к государственной аккредитацию в соответствии с системой ENQA.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Лист

49

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

  1.  ГОСТ Р ИСО 9004-2010. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. - Введ. 2001-08-15. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. – 46 с.
  2.  ГОСТ Р ИСО 19011-2003. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента. Требования. - Введ. 2003-12-29. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2004. – 23 с.
  3.  ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА. Требования»
  4.  «МЕНЕДЖМЕНТ КАЧЕСТВА» Методические указания по выполнению курсовой работы для студентов специальности 220501 «Управление качеством» и студентов специальности 151002 «Металлообрабатывающие станки и комплексы» специализации «Менеджмент качества, сертификация и лицензирование оборудования»Составители А. Н. Коротков и др.
  5.  Раздаточные материалы курса повышения квалификации «Управление качеством в образовании» Санкт-Петербург  2008г. Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ».
  6.  Методика оценки систем качества образовательных учреждений Санкт-Петербург  2009г. Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ».
  7.  European Association for Quality Assurance in Higher Education (ENQA): Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area, (доступно на Web-сайте http://www.enqa.net).
  8.  Процедура по внутреннему аудиту КумТИПП  П 09.04-03/05
  9.  Методическая инструкция. Проведение внутреннего аудита Им 09.04-03/06
  10.  П 09.04-01/05 – Процедура  «Управление документацией системы менеджмента качества».
  11.  П 09.04-02/05 – Процедура «Управление записями».
  12.  Им 09.04-01/05 – Инструкция «Разработка, оформление, выдача, ревизия, архивирование документов системы менеджмента качества».
  13.  Им 09.04-04/05 – Инструкция «Оценка эффективности процессов».
  14.  Им 09.04-02/05 – Инструкция «Анализ со стороны руководства».
  15.  Им 01.02-01/05 - Инструкция «Аттестация персонала».
  16.  Им 01.04-15/05 - Инструкция «Повышение квалификации сотрудников».

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

75681. Стилистическое использование различных типов сложного предложения 88.91 KB
  Не останавливаясь подробно на синтаксисе устной формы разговорной речи отметим что при письменном ее отражении в художественных текстах и прежде всего в драматургии наиболее широко используются бессоюзные сложные предложения. Попробуем предикативные единицы объединенные в сложные бессоюзные предложения в цитированном отрывке связать с помощью союзов: Думаю что ничего у нас не выйдет. У него дела много так что ему не до меня поэтому и внимания не обращает. Из этого конечно не следует что в художественной речи отражающей...
75682. Стилистическая оценка параллельных синтаксических конструкций 127.53 KB
  Редактор прочитал рукопись и написал рабочую рецензию. Редактор прочитав рукопись написал рабочую рецензию. Редактор прочитавший рукопись написал рабочую рецензию. Редактор закончил чтение рукописи и приступил к написанию рабочей рецензии.
75683. Стилистическая оценка заимствованных слов 118.35 KB
  Заимствования из древних языков греческого латинского тюркизмы галлицизмы слова из голландского немецкого английского полонизмы украинизмы и др. В средствах массовой информации полюбили слова популизм популист используя их однако совсем не так как это принято на Западе. Примеров такого толкования слова можно привести множество вот один из них: . Словари иностранных слов не успевают освоить новые заимствования поэтому читатель не владеющий английским нередко оказывается беспомощным встречая непонятные слова в газетах...
75684. Лексические образные средства 219.96 KB
  Понятие образности речи Слова образность образный используются в стилистике в разных значениях. Образность в широком смысле этого слова как живость наглядность красочность изображения неотъемлемый признак всякого вида искусства форма осознания действительности с позиций какого-то эстетического идеала образность речи частное ее проявление. Стилистика рассматривает образность речи как особую стилевую черту которая получает наиболее полное выражение в языке художественной литературы. Более узкое понимание образности речи основано...
75685. Фоника. Понятие фоники. Значение звуковой организации речи 365.48 KB
  Понятие фоники Фоника раздел стилистики изучающий звуковую сторону речи. В отличие от фонетики представляющей собой раздел языкознания который изучает способы образования и акустические свойства звуков того или иного языка фоника наука об искусстве звуковой организации речи. Под фоникой понимают также звуковую организацию речи т. При этом говорят о фонике того или иного произведения исследуя например фонику поэмы стихотворения анализируя эстетическую функцию различных фонетических средств прежде всегозвуков речи.
75686. СТИЛИСТИКА СЛОВООБРАЗОВАНИЯ 189.65 KB
  Русский язык отличается исключительным богатством словообразовательных ресурсов, обладающих яркой стилистической окраской. Это обусловлено развитой системой русского словообразования, продуктивностью оценочных суффиксов, придающих словам разнообразные экспрессивные оттенки
75687. Стилистика имени числительного 164.35 KB
  Однако этот графический способ обозначения числа количества здесь уже не является единственным: параллельно могут быть использованы и словесные обозначения чисел количества что открывает пути к функционально-стилевому применению числительных.
75688. Стилистика местоимения. Употребление местоимений в разных стилях речи 158.67 KB
  Употребление местоимений в разных стилях речи При функционально-стилевой характеристике местоимений прежде всего обращает на себя внимание их особая употребительность в разговорной речи. В разговорной речи употребление местоимений сопровождается различными приемами их актуализации; ср. плеонастическое употребление местоимений при указании на субъект действия: Дима он не подведет или конструкции типа: Так оно и было; Идет она прическа платье все у нее по моде. Использование местоимений в разговорном стиле отличает также свойственная...
75689. Стилистическое использование грамматических форм имен прилагательных 117.66 KB
  Однако при субстантивации прилагательных их грамматические формы преображаются. В числе их немало экспрессивных прилагательных по своей семантике тяготеющих к эмоциональной речи что позволяет вводить их в поэзию: Несказанное синее нежное. Употребление прилагательных в значении существительных добавляет к их лексическому наполнению предметность и образность а форма среднего рода придает оттенок отвлеченности нередко создающей впечатление чего-то неуловимого не вполне осознанного: И повеяло степным луговым цветным из журн.