5212

Загальні відомості про табличний процесор MS Excel

Реферат

Информатика, кибернетика и программирование

Загальні відомості про табличний процесор MSExcel 1. Основні можливості електронних таблиць Таблиці є одним із найпоширеніших різновидів документів, які використовуються у фінансово-економічній діяльності, в тому числі, у банківській справі, у...

Украинкский

2012-12-04

39.39 KB

57 чел.

Загальні відомості про табличний процесор MS Excel

1. Основні можливості електронних таблиць

Таблиці є одним із найпоширеніших різновидів документів, які використовуються у фінансово-економічній діяльності, в тому числі, у банківській справі, у менеджменті, у маркетингу, в бухгалтерських розрахунках тощо. Саме тому розроблене спеціальне програмне забезпечення, яке дозволяє автоматизувати роботу з таблицями.

Прикладні програми, які призначені для обробки даних, представлених у табличній формі, називаються електронними таблицями (ЕТ) або табличними процесорами.

Популярність та ефективність табличного процесора MS Excel визначається його надзвичайно широкими можливостями, основними з яких вважаються:

  1.  Створення таблиць даних, між комірками яких можуть бути встановлені зв’язки за допомогою формул. При цьому одні дані вважаються початковими і вводяться до таблиці із зовні (наприклад, з клавіатури), а інші дані вважаються розрахунковими і утворюються в таблиці автоматично за допомогою формул.
  2.  Подання даних у наочній графічній формі за допомогою діаграм, в тому числі за допомогою графіків та гістограм різної форми.
  3.  Проведення розрахунків за допомогою простих формул, що вводяться вручну, з використанням функцій із спеціальних математичних, економічних, планових, статистичних та інших бібліотек, а також шляхом використання мови програмування VBA (Visual Basic for Application).
  4.  Розв’язування задач, які мають оптимізаційний характер, тобто дозволяють знаходити найкращі планові показники, які забезпечують найвищий ефект управлінської діяльності.
  5.  Створення баз даних, тобто наборів даних великого обсягу, в яких існують засоби автоматизації пошуку, впорядкування та фільтрації.
  6.  Обмін даними з іншими складовими пакету Microsoft Office, а також іншими прикладними програмами персонального комп’ютера за допомогою системного буфера обміну.
  7.  Створення макросів, тобто спеціальних команд, за допомогою яких вдається автоматично виконувати послідовності однотипних операцій.

2. Основна термінологія

Робоча книга. Являє собою документ Microsoft Excel. Має вигляд дискового файл, який містить дані, представлені у табличній формі. Такий файл має ім’я, обране для нього користувачем, а також стандартне розширення XLS. Наприклад, «Відомості на заробітну плату за січень 2004 року.XLS». Файли, яким користувач не надав імені, набувають стандартних імен «Книга1.XLS», «Книга2.XLS» і т.д. Обсяг робочої книги обмежується доступною пам’яттю персонального комп’ютера.

Робочий лист. За внутрішньою побудовою робоча книга являє собою набір робочих листів. У вікні документа є можливість бачити і працювати лише з одним робочим листом, який в цей момент називається поточним.

Кожний робочий лист має найменування, зазначене на його ярличку. Найменування робочому листу обирає користувач у відповідності з табличними даними, які на ньому розміщені, наприклад «Відомість зарплати цеху комплектації», «Відомість зарплати відділу кадрів» тощо. Робочі листи, для яких користувач ім’я не обирав, набувають стандартних імен «Лист1», «Лист2» і т.д. За допомогою ярличків можна переходити від одного листа до другого, можна виривати або вставляти окремі листи тощо. Кількість робочих листів у книзі обмежується обсягом робочої книги.

Рядок, стовпчик та комірка. У вікні документа кожний робочий листок має вигляд таблиці, яка нагадує сторінку зошита в клітинку. Робочий лист розграфлений горизонтальними та вертикальними лініями на рядки та стовпчики відповідно. Стовпчики позначають прописними літерами латинського алфавіту, рядки нумерують числами. Всього може бути 256 стовпчиків, позначених від A до IV, а також 65536 рядків, пронумерованих від одиниці. Нумерація рядків продовжується вниз, позначення стовпчиків – вправо.

На перетині рядка та стовпчика знаходиться утворення, яке називається коміркою. Кожна комірка має стандартне ім’я (позначення), яке складається із позначень відповідних стовпчика та рядка, наприклад, комірка F3 знаходится на перетині стовпчика F і рядка 3. Зверніть увагу, що спочатку указується стовпчик, а потім – рядок. Отже, стандартне ім’я комірки являє собою її адресу і дозволяє відшукати її на робочому листі. Зокрема, початкова комірка A1 знаходиться у лівому верхньому кутку таблиці. 

Альтернативним варіантом стандартного іменування комірок є використання номерів як для рядків, так і для стовпчиків. Така система називається системою посилань «R1C, що має походження від Row – рядок і Column – стовпчик. Зверніть увагу, що в цій системі, спочатку указується рядок, а потім стовпчик. Наприклад, комірка F3 в цій системі буде позначена як R3C6.  

При необхідності ім’я комірки може включати найменування листа, на якому вона знаходиться, наприклад, Лист2!F3.

Адреси комірок використовуються як змінні у складі формул.

Діапазон комірок. Прямокутна група сусідніх комірок називається діапазоном комірок. Роль діапазону полягає в тому, що він містить сукупність (масив) даних і розглядається як єдине ціле. Діапазон комірок указують через адреси двох комірок, які знаходяться на протилежних кінцях якоїсь із діагоналей прямокутника. Указані адреси відокремлюються двокрапкою. Наприклад, групу комірок, яка знаходиться на перетині рядків 3 і 4 та стовпчиків B і C, можна позначити як діапазони B3:C4, C4:B3, C3:B4 або B4:C3.

Імена комірок. Імена комірок використовують як позначення змінних у складі формул. Імена комірок можуть бути стандартними і нестандартними. Стандартні імена являють собою адреси комірок, побудовані шляхом поєднання позначень стовпчика та рядка. Для будь-якої комірки можна обрати також довільне нестандартне ім’я.

На нестандартні імена накладаються наступні обмеження:

  1.  вони не можуть містити пропусків;
  2.  вони не повинні співпадати з адресою будь-якої іншої комірки;
  3.  вони можуть бути тільки абсолютними;
  4.  великі та малі літери в іменах не розрізняються в будь-якому алфавіті.

Зручність нестандартних імен пов’язана з їх звичністю, а також з можливістю надання їм смислового звучання. Наприклад: X, Y, Результат, Підсумок тощо. А це значно полегшує побудову та сприйняття формул.

Для створення нестандартного імені треба віділити потрібну комірку, а потім ввесті вибране ім’я у поле Имя рядка формул.

Нестандартні імена мають наступні властивості:

  1.  Якщо віділити комірку з нестандартним іменем, то саме воно буде тепер відображуватись у полі Имя рядка формул.
  2.  Поле Имя рядка формул фактично являє собою розгортуваний список вже існуючих нестандартних імен. Оскільки нестандартні імена на робочому листі себе ніяк не проявляють, то цей розгортуваний список може використовуватись для виділення комірок з нестандартними іменами.
  3.  Нестандартні імена можуть бути присвоєні не тільки коміркам, але й діапазонам.
  4. Надані нестандартні імена є глобальними, тобто вони дійсні на будь-яких листах книги. Але їх можна створити і локальними, тобто дійсними в межах тільки свого листа. Для цього до складу імені треба включати також і ім’я листа. Наприклад: Лист3!x. При цьому нестандартні імена листів беруться в одинарні лапки. Наприклад: Результати!x.
  5.  Одній і тій же комірці або діапазону можна надати довільну кількість імен.

Щоб вилучити існуюче нестандартне ім’я, треба виконати команду Вставка-Имя-Присвоить…. Внаслідок цього на екрані з’являється діалогове вікно Присвоение имени. В цьому вікні треба виділити потрібне ім’я і натиснути кнопку Удалить.

Типи даних. Окремі комірки можуть містити дані, які відносяться до одного із трьох типів: текст, число або формула. Комірка може також залишатись порожньою. Тип даних під час введення програмою Excel розрізняється автоматично, а саме: якщо це можливо, то дані в першу чергу розглядаються як число, в протилежному випадку дані розглядаються як текст.

Дані, які є формулою, розрізняються за знаком «=», з якого вони завжди починаються. Тип даних «формула» має особливість, яка полягає в тому, що у відповідній комірці відображується не сама формула, а результат обчислення за нею.

Відносні та абсолютні адреси. Якщо не вказано щось інше, то адреса комірки у складі формули розглядається як відносна. Це означає, що при копіюванні формули з однієї комірки в другу адреси, указані в ній, автоматично змінюються на величину відстані між оригиналом та копією. Наприклад, формула, розміщена у комірці C1, містить адресу комірки B3. Якщо скопіювати цю формулу у комірку E4, то наявна в ній адреса B3 автоматично змінюється адресою комірки D6. Дійсно, сама формула була зміщена на два стовпчики вправо і на три рядки вниз. У відповідності з цим змінилась і адреса комірки, яка містилась в ній.

Абсолютна адреса характерна тим, що вона при копіюванні не змінюється. Для вказівки абсолютної адреси застосовується символ «$». У складі адреси комірки абсолютними можуть бути номери рядка і стовпчика як окремо, так і разом. Наприклад, відносні та абсолютні адреси комірки A1 мають вигляд A1 і $A$1 відповідно. А в адресах A$1 і $A1 абсолютним є лише один із компонентів.    

Формати числових даних. Одне й те ж саме числове значення може бути представлене у комірці в різних форматах. Основні з них такі: формат «Числовой» подає десяткове число у звичайній формі (ціла частина, десяткова крапка, дробова частина), формат «Денежный» надає можливість указувати поряд з числом позначення грошової одиниці, формати «Дата» та «Время» надають можливість автоматично перераховувати кількість днів від початку 1900 року у відповідні дату та час, формат «Процентный» множить число на 100 і відображує його зі знаком “%”, формат «Экспоненциальный» подає число у показниковій формі, тобто у вигляді сукупності мантиси та десяткового порядку, відокремлених одне від другого літерою E.

3. Особливості роботи з табличним процесором

Перш ніж завантажувати табличний процесор MS Excel, доцільно виконати деякі настройки операційної системи Windows. Це пов’язано з розділовими знаками кома і крапка з комою, які в MS Excel використовуються нетрадиційно (кома – між цілою і дробовою частиною десяткового числа, крапка з комою – як відокремлювач у списках аргументів функцій). В той же час міжнародний стандарт пропонує з цією метою використовувати крапку і кому відповідно. Таку настройку можна здійснити через Панель управления, в якій слід вибрати пункт Язык и региональные стандарты.

Основне вікно. Після завантаження табличного процесора на екрані з’являється його основне вікно. При цьому автоматично завантажується також і порожнє вікно документа Книга1. Склад основного вікна при стандартній настройці такий: рядок заголовка, головне меню, панелі інструментів Стандартная і Форматирование, рядок формул, робоча область (електронна таблиця Лист1 робочої Книги1) із сіткою пронумерованих рядків та позначених літрами стовпчиків, ярлички листів разом з горизонтальною смугою прокручування, а також рядок стану. З правої сторони основного вікна знаходиться вертикальна смуга проручування. Завантажена Книга1 відображується належним чином і на Панели задач.

Робоча область основного вікна. Її розбито на окремі рядки, стовпчики та комірки. В робочій області завжди присутня певна комірка, яка вважається активною (поточною). Кристувачеві надається можливість виконувати операції (наприклад, введення та редагування) тільки з активною коміркою. Така комірка виділяється контурною рамкою – селектром. Селектор можна переміщувати за допомогою курсорних клавіш або вказівника миші. Крім селектора, в робочій області може бути присутнім також текстовий курсор, за допомогою якого здійснюється безпосереднє введення даних у виділену комірку. Він, як завжди, має вигляд вертикальної риски.

Рядок заголовка. Містить кнопку системного меню вікна табличного процесора, найменування Microsoft Excel, найменування робочої книги, а також три кнопки Свернуть, Свернуть в окно/Развернуть і Закрыть.

При натискуванні на кнопку Свернуть вікно табличного процесора згортається до неактивних кнопок відкритих книг на Панели задач. При натискуванні на кнопку Свернуть в окно вікно табличного процесора набуває властивостей, за яких стають доступними переміщення та зміна розмірів вікна звичайними способами. При натискуванні на кнопку Развернуть вікно табличного процесора розгортається на повний екран. При цьому управління вікном стає недоступним. При натискуванні на кнопку Закрыть всі вікна відкритих робочих книг і вікно самого табличного процесора закриваються. Робота з табличном процесором припиняється. В процесі закриття на екрані можуть виникати панелі із системними запитами про необхідність збереження змін, внесених до тієї чи іншої книги, тобто Сохранить изменения в файле ‘<наименование рабочей книги>’?. Якщо при цьому натиснути на кнопку Да, то будуть збережені зміни в черговій відкритій книзі. Якщо натиснути кнопку Нет, то зміни в даній книзі не зберігаються. Якщо ж натиснути кнопку Отмена, то це означає, що користувач відмовляється від операції закриття взагалі і бажає продовжити роботу.

Головне меню. Містить кнопку системного меню вікна робочої книги, дев’ять випадаючих меню Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно і Справка, а також три кнопки Свернуть окно, Восстановить окно/Развернуть окно і Закрыть окно. Функції цих кнопок подібні до функцій відповідних кнопок вікна табличного процесора, тільки стосуються вони виключно вікон документів. Ще одна відмінність полягає в тому, що вікно документа згортається до кнопки, яка знаходиться в межах робочої області основного вікна.

Доступ до випадаючих меню та конкретних функцій в них здійснюється звичайними способами. Від одного розкритого випадаючого меню можна перейти до сусіднього шляхом натискування клавіш управління курсором <Влево> і <Вправо>. Якщо потреба у користуванні випадаючим меню відпала, то достатньо клацнути ЛКМ за його межами або двічі натиснути клавішу <Esc>. Пункти випадаючих меню мають різні властивості. Для прикладу скористаємось пунктами випадаючого меню Файл.

  1.  Звичайний пункт. Наприклад, пункт Закрыть.
  2.  Пункт із зображенням кнопки панелі інструментів. Наприклад, пункт Предварительный просмотр. Це означає, що відповідну функцію можна виконати без використання меню шляхом натискування на кнопку панелі інструментів.
  3.  Пункт із вказівкою комбінації клавіш. Наприклад, пункт Сохранить. Це означає, що відповідну функцію можна виконати без використання меню шляхом натискування указаної комбінації клавіш.
  4.  Пункт з багатокрапкою. Наприклад, пункт Сохранить как…. Це означає, що для виконання цієї команди буде викликано діалогове вікно для введення додаткових даних.
  5.  Пункт зі стрілкою. Наприклад, пункт Отправить. Це означає, що при виконанні даної команди буде викликано додаткове підменю (каскадне меню).

Рядок формул. Використовується для введення будь-яких даних в комірки робочої області. Для цього потрібну комірку треба виділити, а в полі введення рядка формул отримати текстовий курсор. В лівій частині рядка формул знаходиться поле Имя. В цьому полі відображується адреса (ім’я) виділеної комірки. Поле Имя поєднане з розгортуваним списком, в якому знаходиться перелік всіх нестандартних імен комірок, застосованих користувачем. Якщо клацнути ЛКМ на правій вільній частині рядка формул, то можна побачити три кнопки управління процесом введення даних (червону кнопку Отмена, зелену кнопку Ввод і чорну кнопку Вставка функции). Вся права частина рядка формул являє собою поле введення даних. В цьому полі відображується також вміст виділеної комірки. Дуже важливо завжди пам’ятати наступну властивість електронної таблиці. Якщо вмістом відміченої комірки є значення, то, як і в самій комірці, так і в полі введення рядка формул воно відображується однаково, тобто у вигляді значення. Якщо ж вмістом відміченої комірки є формула, то в самій комірці відображується результат обчислення, тобто значення формули, а в рядку формул відображується сама формула.  

Смуги прокручування та ярлички листів. Горизонтальна та вертикальна смуги прокручування забезпечують відповідні переміщення робочого листа так, що стає видимою потрібна його зона. Для цього використовуються стандартні засоби смуг: дві кнопки для покрокового переміщення вліво та вправо (вгору та вниз), бігунки, а також вільні зони по обидві сторони від бігунків. Крім того, смуги прокрутки містять спеціальні рухомі розмежувачі для поділу екрана на частини, завдяки яким можна бачити на екрані одночасно до чотирьох різних фрагментів робочого листа.

Горизонтальну смугу прокручування спеціальним рухомим розмежувачем розбито на дві частини. В лівій частині смуги знаходиться перелік ярличків листів з  кнопками для покрокового переміщення переліку ярличків вліво та вправо, а також для його переведення в початок або в кінець.

Рядок стану. Призначений для відображення оперативної інформації про хід роботи з електронною таблицею. В ньому відображується стан деяких керуючих клавіш клавіатури: <Num Lock>, <Caps Lock>, <Scroll Lock>. Дія перших двох із указаних відома. Дія клавіши <Scroll Lock> проявляється в тому, що при її вмиканні клавіші управління курсором переміщують вже не селектор, а робочу область основного вікна. В лівій частині рядка стану можуть відображуватись дані про хід та наслідки виконання окремих операцій, в тому числі і підказки. Крім того, у рядку стану можуть відображуватись результати певних автообчислень.

Порядок користування автообчисленнями полягає в наступному. Спочатку виділяють певну ділянку робочої області основного вікна, деякі комірки якої містять будь-які значення. Тепер можна клацнути правою кнопкою мишки на вільному місці рядка стану і отримати контекстне меню. Далі в отриманому контекстному меню слід клацнути лівою кнопкою мишки на потрібному пункті (Количество чисел, Среднее, Количество значений, Максимум, Минимум або Сумма). Після цього в рядку стану з’являється відповідне повідомлення.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

72775. Проведение SWOT-анализа деятельности предприятия 866 KB
  Модель также позволяет решать множество аналитических и креативных задач. В контексте данной методики модель может быть использована для определения объекта SWOT-анализа (либо просто проставляются «галочки», либо дается краткое описание бизнес – направлению, которое будет подвергаться исследованию).
72776. Выбор эргономически обоснованных параметров мобильного транспортного средства на основе оптимизированной модели его колебательной системы 623.37 KB
  Параметры пружин демпферов; длины моменты инерции функции дороги Для оптимизации было выбрано линейное ускорение массы М2 при варьировании параметров. Этот подход усложнит формулу кинетической энергии однако упростит формулы для потенциальной энергии и диссипативной функции.
72777. Проектирование районной электрической сети 266 KB
  Задачи при курсовом проектировании районных электрических сетей заключаются в следующем: выборе конфигурации и основных параметров схемы развития сети; выборе трансформаторов, автотрансформаторов и компенсирующих устройств на подстанциях; обеспечение требуемого уровня напряжения в сети...
72779. Проектирование районной электрической сети 1.21 MB
  При разработке схемы электроснабжения необходимо учитывать, что во всех пунктах потребления существуют потребители всех трех категорий, следовательно к ним выдвигаются разные требования по надежности электроснабжения, соединения оборудования подстанция должны быть согласованы со схемами соединения сети и удовлетворять ее требованиям.
72781. Моделирование абстрактных типов данных (АТД) для различных реализаций 820.5 KB
  Курсовая работа включает следующие разделы: Моделирование абстрактных типов данных (АТД) для различных реализаций (табличное, списковое, комбинированное и т.д.). Поиск информации в различных структурах данных с использованием типовых схем поиска. Исследование эффективности алгоритмов сортировок для различных структур и размерностей данных.
72783. Бизнес планирование, его роль и назначение. Основные разделы бизнес-плана их краткая характеристика 116.5 KB
  Бизнес-планирование является особым видом планирования. Бизнес-планы разрабатываются в случае создания нового предприятия сферы услуг; при обосновании заявок на кредиты; при выходе на новые рынки сбыта и т. п.