5562

Понятие и значение контроля исполнения документов

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Понятие и значение контроля исполнения документов. Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых ...

Русский

2012-12-15

96.5 KB

77 чел.

Понятие и значение контроля исполнения документов.

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:

распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);

распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся:

протоколы совещаний при руководителе органа управления;

поручения руководителя;

входящая корреспонденция;

письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;

снятие исполненных документов с контроля.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

контрольные журналы;

регистрационно-контрольные карточки (картотека);

письменные отчеты;

проверки;

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Принципы организации контроля исполнения

документов.

От систематичности и целенаправленности организации выполнения документов и контроля их исполнения зависит своевременное и качественное выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений представительного органа территориального образования, а также собственных решений органа государственного управления. Контроль исполнения распорядительных документов базируется на общих и организационно-технических принципах, под которыми понимаются объективные основы, на которых строится организация и контроль исполнения распорядительных документов органов государственного и муниципального управления. В них абстрагированы объективные условия развития государственного и муниципального управления, а также его закономерности.
К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону контроля исполнения, относятся:
массовость контроля;
повсеместность контроля, формирующее требование обеспечения контроля исполнения решений органов управления во всех сферах общественной жизни, которые охватываются распорядительными документами, включая сами органы управления и их подразделения;
всесторонность контроля, предполагающую осуществление контроля исполнения распорядительных документов органов управления с учетом всей полноты их требований;
реальность контроля, предусматривающую требования осуществления действительного, а не мнимого контроля исполнения, базирующегося на фактах, а не домыслах или предположениях;
объективность контроля, требующую беспристрастной оценки результатов исполнения распорядительных документов органов управления, исключения трактования этих результатов в угоду кого-то или чего-то;
результативность контроля, определяющую необходимость получения конкретного итога от действия по контролю исполнения распорядительных документов органов управления, выраженного в определенных количественных и качественных показателях, характеризующих уровень достижения целей и задач контролируемого распорядительного документа ;
гласность контроля, формирующую требования широкого информирования населения, общественных организаций с помощью различных форм информирования и, при наличии недостатков в их исполнении, о принятых мерах по устранению этих недостатков, а также к должностным лицам, по вине которых эти недостатки были допущены.
Наряду с общими принципами существуют правила, отражающие организационно-техническую сторону контроля исполнения, а именно:
системность организации и контроля исполнения;
личная ответственность первого руководителя за состоянием контроля исполнения. Этот принцип отражает объективную необходимость осуществления руководства контролем исполнения документов лично первым руководителем органа управления;
централизация контроля исполнения. Это принцип требует, чтобы общий контроль за сроками исполнения документов возлагался на специальное подразделение или работника, с подчинением руководителю органа государственного управления ;
 единство ответственности за организацию и контроль исполнения, то есть ответственность за контроль исполнения возлагается на того руководителя администрации, к ведению которого относится данный вопрос и который осуществляет руководство его подготовкой для принятия главой администрации;
единство подготовки распорядительных документов и контроля фактического их исполнения, т. е. ответственность за контроль фактического исполнения распорядительного документа возлагается на отдел или управление, который готовил документ;
соответствие содержания распорядительного документа необходимым
условиям контроля его исполнения.

Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов, как:

предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней;

заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок;

письма предприятий и учреждений - 30 дней;

приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов:

распорядительные документы высших органов государственной власти: Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области);

распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся:

протоколы совещаний при руководителе органа управления;

поручения руководителя;

входящая корреспонденция;

письменные и устные обращения граждан.

Традиционная технология контроля.

Контроль исполнения (реквизит 18) осуществляют руководители предприятий и организаций, структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица (помощники, референты, кураторы, секретари, техники по учету и др.). Руководители всех уровней несут персональную ответственность за адекватное и своевременное принятие решений, отраженных в документной информации (в пределах своей компетенции).

Контроль за сроками(сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительной документации сосредоточен в централизованной службе ДОУ и ведется сотрудниками группы контроля (инспекции, секретариата, бюро и т. д.), в структурных подразделениях — секретарями, инспекторами, делопроизводителями.

Сроковый контроль исполнения документов, относящихся к другим системам документации (плановой, коммерческо-сбытовой, финансовой и др.) возлагается на технических работников соответствующих структурных подразделений.

Основными задачами контроля за сроками исполнения документов являются:

- запоминание (учет) всех поставленных на контроль документов (указаний, поручений, заданий, мероприятий) и сохранение их до фактического исполнения;

-  корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении реальной ситуации, связанной с изменением сроков исполнения, состава ответственных исполнителей и движения документов в процессе работе с ними;

-  информация руководителей, специалистов и сотрудников службы ДОУ о состоянии и реальном ходе исполнения документов, реализация оперативного поиска сведений о документах по запросам;

-  напоминание руководителям, специалистам и инспектирующим (контрольным) подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;

- регистрация фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов;

-  анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

В практике отечественных предприятий накоплен опыт применения коэффициентов исполнительности в оценке качества труда управленческого персонала (подсистема управления персоналом в системах качества).

Основными функциями служб ДОУ в процессе реализации обратной связи документационных процедур являются: ведение предупредительного (текущего) и последующего (итогового) контроля.

Предупредительный контроль имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнала руководителю подразделения (организации) о приближении срока исполнения и необходимости завершения работ.

Последующий контроль проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Это аналитическое обобщение данных исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий и поручений контролируемых документов.

Последующий контроль должен органически сочетаться с предупредительным контролем и является эффективным средством повышения качества управленческого труда и реальным стимулятором инициативы персонала. Практика убеждает, что ведение в организации только последующего контроля недостаточно эффективно.

В основе технологии контроля исполнения документов лежит достаточно развитая система централизованного и децентрализованного учета (регистрации) документов. Зарегистрированные документы контролируются, как правило, по двухуровневому принципу: в контрольном подразделении (специально выделенным персоналом) и в структурных подразделениях (секретариат, техник по учету, делопроизводитель).

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и совершения определенных управленческих действий, подготовки ответных и других документов, внесения дополнений и изменений в нормативные, методические, инструктивные и другие документы.

Управленческому персоналу важно усвоить, что объектом контроля служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Сама же процедура контроля должна включать в себя соотнесение и сравнение заданных показателей с реально полученными, а также определять производственные приоритеты. Так, обязательному контролю исполнения подлежат обращения граждан, запросы депутатов и решения коллегиальных органов. Контролируется и сам процесс ознакомления исполнителей с документами.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или представления закрепляется в специальном перечне-приложении к инструкции по делопроизводству и в табеле документов. Указанием руководителя организации или конкретного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, в том числе зафиксированные устные и письменные поручения.

Срок исполнения документа исчисляется календарными днями с момента получения документа организацией или же (для исходящих документов)с даты его подписания и утверждения.

Типовые сроки исполнения устанавливаются правовыми актами высших органов государственной власти, центральных, функциональных (межотраслевых), отраслевых и региональных органов управления. В практике административных органов для документов, не отраженных в перечне контролируемых, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

В организационно-распорядительных документах срок исполнения оговаривается каждым пунктом, содержащим задания и поручения. Индивидуальный срок исполнения чаще всего определяется руководителем в соответствующей резолюции. Срок исполнения не должен превышать типового для данной категории документов. При этом следует помнить о том, что продление типовых и индивидуальных сроков исполнения во всех случаях допускается с разрешения установивших их руководителей и организаций. Продление срока оформляется письменно после получения документа или за 2—3 дня до истечения срока. Мотивация продления обязательна. При продлении срока решается вопрос об изменениях в содержании задания и в составе исполнителей.

Технологический процесс контроля исполнения включает в себя следующие стадии:

-  постановку документа на контроль;

-  непосредственное ведение контроля;

-  снятие документов с контроля;

- анализ и обобщение результатов контроля. Рассмотрим эти стадии подробнее.

Постановка документов на контроль состоит из следующих операций:

1.      выявление объема и номенклатуры документов, подлежащих контролю;

2.      заполнение РКК с дополнительными экземплярами для формирования контрольной картотеки;

3.      контроль сроков документации, находящейся на рассмотрении руководства. Внесение в РКК резолюции и передача документа исполнителю;

4.      размещение РКК в контрольные картотеки службы ДОУ и структурного подразделения.

Выявление контролируемых документов производится службой ДОУ одновременно с их предварительными оценками и рассмотрением. Определяющий критерий отбора — содержание самого документа. Документы обязательного контроля определяются соответствующим перечнем. Необходимость контроля сроков получения ответов на инициативные документы определяется при их подписании.

Началом цикла контрольных операций следует считать момент регистрации документов. Документы, поставленные на контроль непосредственно руководителем, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК.

При контроле исполнения сложных документов (приказов, программ, актов экспертизы, технико-экономических заключений, бизнес-планов и т. п.) заполняются дополнительные РКК. Комплекты контрольных карт оформляются и в случаях контроля исполнения устного поручения или при возврате к исполненному ранее документу.

Формирование контрольной картотеки производится по календарным срокам исполнения, размещение — в 31 ячейке (по дням месяца) и двух дополнительных отделениях (для карточек, просроченных и переходящих на следующий месяц заданий и поручений). Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений либо по фамилиям ответственных исполнителей (в алфавитном порядке). Для картотеки целесообразно и создание рубрик  ( подрубрик ).

Картотека в конце каждого месяца (за 2—3 дня до его окончания) пополняется РКК дополнительного отделения, отражающими документы, исполнение которых намечено на следующий месяц.

Практика документационного обеспечения убеждает в том, что специалисты-исполнители не должны вести контрольные (локальные) картотеки из-за их трудоемкости. Папки-досье документов в этом случае предпочтительнее. Планирование работы и самоконтроль специалиста проще организовать на основе предметной систематизации документов по критериям актуальности и срочности (приоритетности). Специалисты - документоведы нередко шутят по этому поводу: «Эффекта можно достигнуть даже от подвесного хранения документов».

Непосредственное ведение контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения:

1)      внесение в РКК отметок о перемещении документа;

2)      устное (письменное) напоминание исполнителю о приближении срока окончания работ над документом (за 10, 5, 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зоне РКК «Контрольные отметки»;

3)      составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени;

4)      регулярное информирование руководителей о ходе исполнения заданий и поручений, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;

5)      внесение в РКК отметок об изменении сроков исполнения, состава работающих с документами специалистов, содержания задания и т.п., перестановка РКК в массивах информации;

6)      выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей.

Снятие документов с контроля представляет собой совокупность следующих операций:

1)      принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе ДОУ;

2)      внесение отметки об исполнении документа в РКК;

3)      информирование службы ДОУ об исполнении контролируемого (централизованного) документа;

4)      перемещение РКК из контрольной в справочную картотеку;

5)      формирование контролируемого документа в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе (резолюции руководителя), сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или наличия документированного подтверждения факта исполнения. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания исходящего или внутреннего документа.

На практике операции по снятию с контроля начинаются в структурном подразделении. Отметка об исполнении документа (поручения) переносится секретарем из контролируемого объекта в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленного результата контроля недопустимо.

При централизованном контроле исполнения секретарь (уполномоченный) направляет оформленную карточку или по телефону сообщает факт исполнения в службу ДОУ для снятия документа с контроля.

Освобождающаяся после снятия с контроля РКК должна использоваться для формирования информационно-справочного аппарата, облегчающего ретроспективный поиск.

Анализ и обобщение результатов и стать важным критерием определения контроля состоят из следующих операций:

- составления итоговых перечней, количественных сводок и справок о результатах контрольной работы (за месяц, квартал, год);

-  передачи итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководства;

- выработки и осуществления мер стимулирования повышения уровня исполнительской дисциплины (коэффициента исполнительности).

Анализ состояния исполнения документов — важная функция службы ДОУ. Он должен обеспечить гласное, сопоставимое и демократичное обсуждение результатов контроля форм и степени морального и материального стимулирования работников аппарата управления и эффективности управленческих процессов.

Автоматизированный контроль исполнения документов.

Автономные (локальные) автоматизированные системы (подсистемы) контроля исполнения документов в сложившейся архитектуре АСУ (АС КИД, АСК, АКИД и др.), а также подсистема АС ДОУ предназначались в основном для оперативного обеспечения руководства полной и достоверной информацией об объемах и номенклатуре контролируемых документов, заданий, поручений и состояли в исполнении, ведении предупредительного контроля, аналитико-синтетической обработке информации о состоянии исполнительской дисциплины в конкретных подразделениях.

Внедрение автоматизированных рабочих мест специалистов по документной информации на базе современных ПЭВМ требует внимательного и критичного отношения к опыту внедрения и эксплуатации автоматизированных систем документной информации (к примеру, АС КИД), контроля исполнительской дисциплины и его широкого использования в развитии интегрированных систем управления с ведением различных баз данных и знаний (БД и БЗ).

Так, основными задачами АС КИД являлась реализация следующих технологических процессов:

-  формирования и ведения БД по всем массивам документов, поставленных на контроль;

-  сигнального информирования руководителей и специалистов о документах, поставленных на контроль, и документах с истекшими (истекающими) сроками исполнения;

- периодической выдачи информации о состоянии выполнения текущих и ранее выданных поручений, зафиксированных организационно-распорядительными документами;

- выдачи целевой (фактографической) информации по разовым запросам о ходе выполнения конкретных документов (заданий);

- справочно-информационной работе по исполненным документам;

-  выдачи итоговых или промежуточных результатов контроля исполнительской дисциплины (коэффициентов исполнительности) по подразделениям и конкретным исполнителям.

Функционирование АС КИД обеспечивалось не потерявшим актуальности пакетом прикладных программ в составе:

-  ввода и контроля исходной информации;

-  обработки и формирования машинного архива (БД) документов;

-  ведения (корректировки) информационного массива;

- обработки запросов, в том числе в режиме диалога («запрос — ответ»);

- формирования выходных массивов данных и др.

Разработке автоматизированной системы контроля исполнительности должно предшествовать создание информационно-документационного обеспечения в виде совокупности классификаторов и первичных форм входной (первичной), машиноориентированной информации и соответствующих форматов: машино- и видеограмм для реализации предупредительного и итогового контроля.

В практике информационно-документационного обеспечения широко распространены классификаторы:

- корреспондентов;

-  структурных подразделений;

- руководителей и специалистов;

- тематики (содержания) контролируемой документации и др. Составлению классификаторов должно предшествовать

глубокое изучение государственных классификаторов технико-экономической информации. При этом сохраняется основное требование к комплексу входных и выходных документов, фиксирующих контрольную информацию, — информационная совместимость документов по составу и номенклатуре формализованных показателей. Состав информации входных документов должен быть минимизирован, но при этом должен обеспечивать совокупность потенциальных запросов потребителей и информативность (содержательность) выходных документов.

Достаточно распространенным на практике условием реализации АС КИД является совмещение традиционной, ручной (в подразделениях) и автоматизированной (в службе ДОУ) систем управления документопотоками.

Входные документы АС КИД несут, как правило, переменную информацию и включают в себя машиноориентированные РКК и контрольные карточки (с зоной «обратная связь»), перечни документов, подлежащих контролю и другие документные формы, предназначенные для формирования машинного массива документной информации и его необходимой корректировки.

Наиболее эффективным для формирования БД автоматизированных систем контроля является типовая РКК с набором оптимального количества реквизитов, входящая в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, регламентируемой соответствующим ГОСТом. Применение типовой РКК позволяет избавить контрольную группу специалистов от составления других входных документов, сводя операции корректировки (внесения изменений) и снятия документа с контроля к составлению новой РКК и вводу ее непосредственно с дисплея.

Разумеется, ввод в качестве входных самих контролируемых документов, унифицированных по форме и содержанию, является более перспективным.

Выходные документы систем автоматизации контрольных процедур фиксируют как промежуточную, так и результативную информацию о функционировании самой системы (перечни, сводки, напоминания). Бумажный носитель в виде машинограммы — типичная форма выходного документа. Выходная информация по запросам отображается на дисплее и распечатывается в формате, предпочтительном для пользователя. Однако во многих случаях бывает достаточно видеограммы для оценки результатов контроля исполнения.

Выходная информация автоматизированного контроля исполнения по интервалам выдачи делится на регламентируемую(периодическую) и не регламентируемую (непериодическую).

Регламентируемая информация выдается, как правило, в определенные сроки (по графику). Потребность в не регламентируемой информации возникает хаотично и отображается запросом, который реализуется либо письменно, либо вводится с помощью клавиатуры дисплея. Запросы могут мотивироваться срочностью, важностью, приоритетностью и другими критериями управления.

Обилие информационных потребностей пользователя объясняет широту номенклатуры и тематики выходных документов (традиционных и безбумажных). Это касается, к примеру, выходных документов регламентируемого (за 30, 15, 10, 3 дня) предупредительного контроля, включающего в себя: напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы, перечень контролируемых документов со сроками окончания работ в следующем отчетном периоде; перечень (сводка) документов с истекшими сроками исполнения; машинограмма заполненной РКК на исполненный документ.

Другой группой выходных документов АС КИД является достаточно представительная совокупность регламентируемых и нерегламентируемых перечней и сводок о состоянии исполнения заданий, поручений, отраженных в документной информации за определенный период времени. Аналитические признаки документов при этом могут быть самыми различными.

Группировочными признаками сведений о состоянии исполнения документов могут быть:

- сроки исполнения;

- неисполнение (просроченное и непросроченное);

- своевременность (непросроченное исполнение);

- содержание документов;

- фамилии специалистов, работающих с документами;

- структурные подразделения;

- авторство документов;

- виды (типы) документов.

Разумеется, поиск документной информации по группировочным признакам проще вести с помощью дисплея, на котором в процессе машинного диалога высвечивается их типовой состав («меню») с указанием последовательности дальнейшего поиска по подпризнакам.

Технология обработки и движения документной информации в автоматизированных системах контроля исполнительской дисциплины (АС КИД) включает в себя три последовательных этапа: домашинный, машинный и послемашинный. В традиционных автоматизированных системах (не использующих видеотерминалов на рабочих местах пользователя) домашинный и послемашинный этапы содержали комплекс ручных операций, связанных с подготовкой пакетов исходной, корректирующей и запросной информацией.

Домашинный этап технологии ДОУ, как правило, содержал: отбор и систематизацию документов (с учетом приоритетов важности и срочности); регистрацию документной информации на машиноориентированных РКК; заполнение карточек с изменениями данных, оформление бланков и т. д.

Автоматизированный контроль, в сущности, начинался с момента передачи документов специалистам подразделений, не охватывая периода рассмотрения документов руководством, когда наблюдаются существенные задержки в решении актуальных вопросов.

Этап машинной обработки состоял из операций переноса данных на машинный носитель, контроля достоверности данных, обработки информации по заданной программе и выводе промежуточной или результативной информации для предварительной оценки.

На послемашинном этапе распечатанные машинограммы передавались в службу ДОУ для отправки руководителям структурных подразделений.

Подсистема АС ДОУ «Контроль исполнения документов» позволяла максимально сократить трудоемкость и длительность домашинного и послемашинного этапов, вести контроль исполнения с момента регистрации документов. Важное технологическое достоинство подсистемы — безбумажная реализация прямого доступа пользователя к документной информации.

В отдельных крупных организациях накоплен опыт обеспечения руководства итоговыми документами АС КИД по принципу «контроля по отклонениям», когда отсутствие информации («обратной связи») рассматривается как реальное сообщение о нормальном ходе контролируемого процесса. Это позволяет не отягощать руководителей избыточной информацией и передавать сообщения только о нестандартных ситуациях (предполагаемом срыве исполнения заданий, отсутствии исполнителя и пр.).

При интеграции локальных АРМ, реализованных на базе современных ПЭВМ, руководитель получает возможность избирательного рассмотрения документной информации и, в частности, о ходе исполнения любого документа.

Несомненно, применение современных информационных технологий позволяет достаточно эффективно организовать контроль исполнения документов в аппарате управления. Это касается технического и программного обеспечения контрольных процедур, которое было нами рассмотрено ранее.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. Быкова Т. А. и др. Делопроизводство: учебник / под общей ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006.  – 560 с.
3. Макарова Н. В. и др. Делопроизводство: учебный курс. - Спб.: Питре, 2004. - 411 с.
4. Галахов В.В. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / ред. И. К. Корнеева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 456 с.
5. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: учебник для вузов. - М.: Знания, 2006. - 459 с.
6. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций: Пособие для подготовки к экзаменам. - М.: Приор-издат, 2007. - 176 с.

7. Афанасьева А. М. Новое в делопроизводстве // Делопроизводство.- 2000.- №2

8. Васильева Л. М., Скворцова Р. Е., Шкатова Л. А. Документоведение: Учебное пособие – Челябинск, 2000

9. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие – М.: ИНФРА – М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000

10. Румынина Л. А. Делопроизводство – М.: Мастерство, 2002


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

27808. ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ ПОВЕДЕНИЯ ПСИХОЛОГОВ-КОНСУЛЬТАНТОВ В ОБЛАСТИ ИНДИВИДУАЛЬНОГО И СЕМЕЙНОГО ПСИХОЛОГИЧЕСКОГО КОНСУЛЬТИРОВАНИЯ 26.49 KB
  Этические нормы устанавливают обязательные правила профессиональной психологической деятельности психологаконсультанта. ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ Общие нормы Границы компетентности Психологиконсультанты занимаются профессиональной деятельностью только в границах своей компетентности которая определяется образованием формами повышения квалификации и соответствующим профессиональным опытом. Психологиконсультанты осуществляют профессиональную деятельность в новых областях или используют новые методики только после их соответствующего изучения...
27809. Усыновление 44.08 KB
  Рассмотрение дел об установления усыновления ребенка производится судом в порядке особого производства по правилам предусмотренным гражданским процессуальным законодательством. Права и обязанности усыновители и усыновленного ребенка статья 137 настоящего Кодекса возникают со дня вступления в законную силу решения суда об установлении усыновления ребенка. Суд обязан в течение трех дней со дня вступления в законную силу решения суда об установлении усыновления ребенка направить выписку из этого решения суда в орган записи актов...
27810. СОЦИАЛЬНЫЙ ПЕДАГОГ СЕМЕЙНОГО ТИПА 22.49 KB
  В задачи семейного социального педагога входит постановка диагноза: каковы условия жизни семьи возможности для воспитания какую помощь необходимо оказать. В работе с детьми внимание педагога направлено на повышение уровня их развития с тем чтобы выровнять возможности для социального старта восполнить ущерб нанесенный формированию личности семейными обстоятельствами. Формы работы семейного социального педагога разнообразны: непосредственное участие в воспитании детей уходе за ними больными членами семьи. Разнообразно...
27811. Основными направлениями деятельности социального педагога 19.57 KB
  Основными направлениями деятельности социального педагога работающего в школеинтернате являются: определение правового статуса ребенка поступившего в учреждение получение сведений о ребенке дата рождения место нахождение родителей и родственников состояния жилищнобытовых условиях проживания ребенка состояние здоровья оформление детей в школуинтернат обеспечение конституционных прав и законных интересов.В государственные детские учреждения образования детские дома дома ребенка школыинтернаты всех типов могут...
27812. ПРОГРАММА РАБОТЫ С ДЕТЬМИ « ГРУППЫ РИСКА» 26.41 KB
  Известно что каждый человек стремиться реализовать свой потенциал постоянно совершенствоваться найти свое место в жизни. В настоящее время наблюдаются положительные тенденции в экономической жизни региона в оздоровлении общества. Еще недавняя нестабильность экономики бытовые неурядицы недостаточный уровень семейного воспитания а порой и полное его отсутствие нездоровый образ жизни в социуме привели к таким явлениям как обнищание отдельных семей асоциальное поведение детей и взрослых безработица низкий уровень этического...
27813. Особенности оказания помощи с помощью телефона доверия 23.5 KB
  К заочным формам помощи относится общение с ребенком и окружающими его людьми посредством переписки или телефонного разговора. К учреждениям использующим заочные формы оказания помощи относятся информационные службы и телефоны доверия в том числе специализированные информационноконсультативные службы для детейинвалидов наркоманов алкоголиков и др. Деятельность телефона доверия заключается в оказании детям и их родителям лицам их заменяющим экстренной консультативнопсихологической помощи по телефону в том числе в случаях жестокого...
27814. Процессы дифференциации и интеграции в географии 44 KB
  и интеграции объединения отдельных разделов отраслей подотраслей учений и теорий науки в одно целое образование их единства. Науковеды выделяют в числе внутренних законов развития науки закон дифференциации каждая новая ступень развития наук зависит от более совершенных методов исследования и ведет к расщеплению фундаментальных наук на разделы изучающие свой круг объектов и закон интеграции каждое новое открытие сопровождается новыми знаниями и требует широкого аспекта смежных исследований. Процесс дифференциации науки...
27815. Телекоммуникации и ГИС 55 KB
  Образ всемирной паутины оказался довольно удачным карты словно вплетены в сеть линий связи опутывающих земной шар. Более сложные тематические карты требуют обращения в Веб для целенаправленного поиска источников подбора слоев их последующего совмещения и комбинирования управления разными базами данных выполнения процедур генерализации и классификации выбора способов изображения и т. Карты и атласы в компьютерных сетях Все карты атласы аэро и космические снимки обращающиеся в Интернете подразделяются на четыре большие группы: ...