5649

Проведение внутреннего аудита. Курс лекций

Конспект

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Принципы управления качеством Комитет ISO по разработке стандартов качества выделил следующие восемь принципов, способствующих достижению целей в области качества. Ориентация на потребителя Понимание существующих потребностей потребителя Пониман...

Русский

2012-12-16

834.5 KB

90 чел.

Принципы управления качеством

Комитет ISO по разработке стандартов качества выделил следующие восемь принципов, способствующих достижению целей в области качества.

1. Ориентация на потребителя

Понимание существующих потребностей потребителя;

Понимание будущих потребностей потребителя;

Удовлетворение требований потребителя;

Стремление превысить ожидания потребителя.

2. Лидерство

Единство цели и направления организации

Установление соответствующей внутренней среды в организации

3. Вовлечение персонала

Полное развитие способностей

Использование способностей с максимальной пользой

4. Процессный подход

Управление ресурсами как процессом

Более эффективное достижение желаемых результатов

5. Системный подход к управлению

Определение

Понимание

Управление взаимосвязанными процессами системы для результативного и эффективного достижения целей.

6. Постоянное улучшение

• Улучшения как постоянная цель

7. Принятие решений на основании фактов

• Анализ данных и информации с точки зрения логики

8. Взаимовыгодные отношения с поставщиком

• Создание ценностей через взаимовыгодные и взаимозависимые отношения


ЧТО ТАКОЕ АУДИТ КАЧЕСТВА

Аудит качества — систематическая и независимая проверка, позволяющая определить соответствие деятельности и ее результатов в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективность реализации мероприятий и их пригодность для достижения поставленных  целей.

Запланированные мероприятия — процедуры, методы, правила, планы деятельности, установленные документами системы управления качеством.

Сущность аудита качества заключается в обследовании объектов и получении непредвзятой информации о деятельности в области качества и ее результатов с тем, чтобы определить и зафиксировать степень их соответствия установленным требованиям.

Аудит качества — аналитическая по своему характеру деятельность, осуществляемая в системе управления качеством в соответствии с положениями международных стандартов ISO 19011:2003 (ДСТУ ISO 19011-2003).

Внутренний аудит системы управления качеством — один из ключевых элементов системы управления качеством, отвечающей требованиям стандартов ИСО серии 9000.

Внимание! По утверждению американских специалистов, если такие элементы системы управления качеством, как ответственность руководства, корректирующие и предупреждающие действия, и внутренний аудит отлажены в соответствии с требованиями ИСО, то и все другие элементы не только будут работать, но и совершенствоваться с каждым годом.

Внутренний аудит ведется на соответствие деятельности в системе управления качеством  предприятия требованиям определенных документов.

Внимание! В период внедрения стандартов ИСО серии 9000 внутренний аудит системы управления качеством ведется на соответствие этим стандартам. С момента одобрения системы управления качеством независимой компетентной организацией (сертификационным органом) внутренний аудит ведется на соответствие утвержденным документам системы управления  качеством.

ЧЕМ ЭФФЕКТИВНЕЕ ФУНКЦИОНИРУЕТ

ВНУТРЕННИЙ АУДИТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ,

ТЕМ МЕНЬШЕ ПОТРЕБНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ

ВО ВНЕШНЕМ АУДИТЕ.


ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ОСОБЕННОСТИ АУДИТА КАЧЕСТВА

Аудит качества следует отличать от таких видов проверок качества, как контроль качества, надзор за качеством, инспекция качества и сертификация системы управления качеством (продукции, услуг).

Деятельность

Цель

Назначение

Аудит качества

Подтверждение соответствия функционирования системы управления качеством, установленным требованиям и устранение выявленных несоответствий

Обеспечение уверенности руководства предприятия и том, что функционирующая система управления качеством удовлетворяет требованиям соответствующих международных стандартов и способна обеспечить доверие потребителей и общества к системе управления качеством (продукции, услуге)

Контроль качества

Предотвращение ухудшения качества объекта вследствие несоответствия его характеристик установленным требованиям

Обеспечение руководителей подразделений предприятия оперативной информацией о степени соответствия характеристик объекта установленным требованиям

Надзор за качеством, инспекция качества (надзор за качеством, осуществляемый в рамках определенного задания)

Предупреждение ухудшения качества объекта во времени

Обеспечение уверенности руководства предприятия в том, что заданные или подтвержденные при сертификации требования к качеству объекта выполняются

Сертификация системы управления качеством (продукции, услуги)

Компетентное подтверждение того, что система качества (продукция, услуга) соответствует установленным требованиям

Обеспечение доверия потребителей  и общества к системе управления качеством (продукции, услуге) предприятия


ВИДЫ АУДИТА КАЧЕСТВА

ЗАДАЧИ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СИСТЕМЫ УПОАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ

Внутренний аудит системы управления качеством позволяет решать

следующие задачи:

Подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в системе управления качеством установленным требованиям.

Анализ и устранение причин выявленных несоответствий.

Предотвращение появления проблем качества.

Подтверждение выполнения корректирующих действий.

Оценка эффективности функционирующей системы управления качеством.

Установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами системы управления качеством.

Определение путей дальнейшего совершенствования системы управления качеством в целом и отдельных ее элементов.


ОБЛАСТЬ И ОБЪЕКТ

ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ

Объект внутреннего аудита системы управления качеством - подразделение (несколько подразделений) предприятия, осуществляющие деятельность в системе управления качеством в целом или в отдельной ее части.

Объект внутреннего аудита системы управления качеством отвечает на вопрос: Что (какая деятельность) в системе управления качестом подлежит аудиторской  проверке?

Область внутреннего аудита системы управления качеством — документы или отдельный раздел (пункт) документа, регламентирующие требования к аудитируемой деятельности.

Область внутреннего аудита системы управления качеством отвечает на вопрос: На соответствие чему (какому требованию) должен вестись аудит?

СЕМЬ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ПРИНЦИПОВ

ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ

Принцип единообразия: каждый конкретный аудит осуществляется по единой официально установленной руководством предприятия процедуре, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.

Принцип системности: планирование и проведение конкретных аудитов по различным элементам (функциям, работам) системы управления качеством должны осуществляться с учетом их установленной структурной взаимосвязи.

Принцип документированности: проведение каждого аудита определенным образом документируется с тем, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии аудитируемого объекта.

Принцип предупредительности: каждый аудит планируется и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения аудита с тем, чтобы дать возможность наиболее полно подготовиться к аудиту и исключить возможность уклонения персонала от предоставления и демонстрации всех требуемых данных.

Принцип регулярности: аудиты проводятся с определенной периодичностью с тем, чтобы все элементы системы качества и все подразделения предприятия были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства предприятия.

Принцип  независимости: проводящие аудит лица не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу не должны зависеть от руководителя аудитируемого подразделения, чтобы исключить, возможность необъективных результатов аудита.

Принцип открытости: результаты каждого аудита должны носить открытый характер.


ВНУТРЕННИЕ АУДИТОРЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ

Внутренний аудитор системы управления качеством (аудитор) - работник предприятия (учреждения, организации), надлежащим образом подготовленный для проведения внутренних аудитов системы управления качеством.

Главный (ведущий) аудитор системы управления качеством - аудитор, назначенный для руководства конкретным аудитом системы управления качеством.

Внутренний аудитор системы управления качеством наряду с чисто аудиторскими функциями выполняет и функции эксперта, в связи, с чем его можно назвать экспертом-аудитором.

Эксперт по системе управления качеством - специалист высокой квалификации, способный оценивать различные объекты в системе управления качеством, в том числе и такие, которые не поддаются непосредственному измерению (именно эта способность отличает эксперта, например, от испытателя или контролера).

Обязанности, ответственность и права

Аудитор обязан:

собирать и анализировать объективные доказательства о состоянии аудитируемого объекта;

документировать ход и результаты аудита;

представлять экспертные заключения и составлять отчеты о проделанной работе;

участвовать (при необходимости) в разработке корректирующих действий по устранению обнаруженных несоответствий;

разъяснять требования документов системы управления качеством;

анализировать документы системы управления качеством (давать экспертную оценку);

не выходить за пределы области аудита;

соблюдать нормы поведения, предусмотренные моральным кодексом аудитора;

Аудитор несет ответственность за:

разъяснение требований аудита;

своевременное выполнение графиков аудита;

сообщение результатов наблюдений главному аудитору;

поддержание в порядке и сохранности документов (записей), относящихся к аудиту;

объективность собранных доказательств;

немедленное информирование главного аудитора об обнаружении в ходе аудита значительных несоответствий;

Аудитор имеет право:

знакомиться с документацией, необходимой для проведения аудита;

общаться с персоналом аудитируемого подразделения для получения необходимой информации;

запрашивать дополнительную информацию для целей аудита;

приостанавливать аудит в случае оказания на него давления или противодействия со стороны персонала, поставив об этом в известность главного аудитора.

Главный аудитор обязан:

разрабатывать программу аудита;

участвовать в формировании аудиторской группы;

организовать работу аудиторской группы;

представить аудиторскую группу руководителю аудитиpуемого подразделения;

разъяснять цели, область и методы аудита сотрудникам аудитируемого подразделения;

немедленно информировать руководителя аудитируемого подразделения об обнаруженных в ходе аудита значительных несоответствиях;

документировать результаты аудита;

подготовить заключение о результатах аудита;

информировать руководителя аудитируемого подразделения о результатах аудита;

оценивать работу аудиторов;

подготовить и представить отчет об аудите заинтересованным лицам;

участвовать в разработке корректирующих действий;

постоянно изучать документацию системы управления качеством;

соблюдать нормы поведения, предусмотренные моральным кодексом поведения аудитора;

информировать руководителя службы качества о конфликтах, возникающих в ходе аудита.

Главный аудитор несет ответственность за:

подготовку и выполнение всех этапов аудита;

объективное проведение аудита;

обеспечение точности, достоверности и доказательности заключения о результатах аудита;

обеспечение своевременности представления отчета об аудите заинтересованным лицам.

Главный аудитор имеет право:

формировать аудиторскую группу;

распределять работы между членами аудиторской группы;

запрашивать документы системы управления качеством, необходимые для изучения и проведения аудита;

принимать окончательные решения в ходе аудита;

принимать решение по отнесению обнаруженного несоответствия к значительному;

принимать решение по устранению конфликтной ситуации, возникшей в ходе аудита;

получать от руководителя аудитируемого подразделения информацию, подтверждающую выполнение корректирующих действий.

ГРУППА АУДИТОРОВ

Группа аудиторов (аудиторская группа) — состав аудиторов, проводящих конкретный аудит.

Количество аудиторов в группе варьируется в зависимости от сложности области аудита и не должно превышать 3-х членов.

Один из аудиторов в группе (даже в случае, если группа состоит из одного члена) должен выполнять функции руководителя, т. е. Главного аудитора.

Внимание! В группу не должны включаться аудиторы, зависимые от влияния руководителя аудитируемого подразделения с тем, чтобы исключить возможность их необъективности в ходе аудита и при подготовке заключения об аудите.

СХЕМЫ ПЛАНИРОВАНИЯ АУДИТОВ

Внимание! Аудит по варианту 1 целесообразен на этапе разработки системы качества и доведения ее до соответствия требованиям ИСО 9001. Это функциональный (элементный) аудит, т. к. предназначен для проверки отдельной функции (элемента) системы качества.

Аудит по варианту 2 целесообразен после одобрения системы качества третьей стороной (органом по сертификации). Это комплексный аудит, т. к. предназначен для проверки реализации всего комплекса требований системы управления качеством в подразделении.

ПОДГОТОВКА К АУДИТУ

В ходе подготовки аудитор должен:

  1.  Ознакомиться с программой аудита;
  2.  Запросить все регламентирующие документы, на соответствие которым должен проводиться аудит, а также любые другие материалы, относящиеся к предмету аудита  (протоколы, регистрационные журналы, планы качества, распоряжения и др.);

Внимание! Требования регламентирующих документов следует рассматривать как критерии аудита

3. Проанализировать все запрошенные документы (материалы);

Внимание! Анализ документов (материалов) необходим для выявления наиболее существенных вопросов, подлежащих квалифицированному обсуждению с персоналом аудитируемого подразделения.

При анализе каждого нормативного документа следует оценить полноту и конкретность описанных действий, установив:

— в чем заключается выполнение действий  и  достаточно ли корректно описаны эти действия;

— кто несет ответственность за выполнение действий;

— определены ли сроки выполнения действий;

— кто контролирует выполнение действий;

имеются ли объективные доказательства выполнения действий.

По итогам анализа документов аудитор может сделать необходимые, на его взгляд, замечания и дать предложения по совершенствованию любого из этих документов его разработчику.

  1.  Подготовить, если это целесообразно, и согласовать с Главным аудитором опросный лист;
  2.  Подготовить необходимые для ведения аудита рабочие документы (бланки протоколов о несоответствии, проверочные листы, бланки личного отчета и др.);
  3.  Уточнить с главным аудитором время, место и последовательность работы в подразделении.

Внимание! График проведения аудита должен быть достаточно гибким, чтобы была возможность осуществлять некоторые изменения, основываясь на информации, полученной в ходе аудита.

ОПРОСНЫЙ ЛИСТ

Опросный лист — анкета, используемая аудитором для оценки состояния аудитируемого объекта.

Опросный лист применяется для предварительной оценки состояния объекта аудита.

Использование опросного листа на предварительной стадии аудита позволяет:

сократить основное время проведения аудита;

вовлечь в проведение аудита руководителя аудитируемого подразделения;

привлечь к работе аудиторов, не имеющих достаточного практического опыта.

Внимание! Подписанный опросный лист может выступать в качестве официального документа аудита и должен сохраняться.

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ОПРОСНОГО ЛИСТА

Вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе документа, определяющего область аудита, и охватывать наиболее существенные части этой области;

Вопросы должны формулироваться лаконично, четко, недвусмысленно и должны быть понятны отвечающим;

Вопросы могут предусматривать как однозначные ответы («да» или «нет»), так и развернутые ответы, предполагающие не только «да» и «нет»;

Вопросы должны формулироваться в определенной последовательности, чтобы служить своеобразным «путеводителем» для проведения аудита;

Количество вопросов должно быть минимальным, но достаточным для анализа объекта аудита.

ПРАВИЛА ОБРАБОТКИ ОПРОСНОГО ЛИСТА

Заполненный опросный лист должен анализироваться аудитором на предмет полноты, правильности и достоверности ответов на вопросы;

Сомнения могут быть следствием следующих причин:

  •  неправильным пониманием вопросов сотрудниками аудитируемого подразделения;
  •  неуверенностью аудитора в достоверности ответа;
  •  невыполнением установленных документом требований.

• Отрицательные ответы, а также положительные, вызывающие сомнения, являются основанием для проведения аудита на месте («в поле»).

КОНТРОЛЬНЫЙ ВОПРОСНИК

Контрольный вопросник (чек-лист) — заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволят аудитору получить необходимую информацию в ходе аудита о степени соответствия состояния объекта установленным требованиям.

Контрольный вопросник — это методический инструмент аудитора, особенно на начальной стадии его работы. Заполненный и подписанный аудитором (и при необходимости его собеседником) контрольный вопросник, как и опросный лист, может рассматриваться в качестве официального документа аудита.

Контрольный вопросник может быть составной частью аудиторского листа.

Контрольный вопросник — не догма, а методическое руководство; буквальное следование ему рождает опасность некритического подхода и формализма.

Вопросы должны быть сформулированы достаточно четко и представлять возможность развернутых ответов.

Внимание! Неправильный вопрос: имеется ли в подразделении необходимая контрольно-измерительная аппаратура?

Правильные вопросы: каким образом определяется потребность в контрольно-измерительной аппаратуре? каков порядок определения требуемой точности аппаратуры? кто несет ответственность за соблюдение порядка своевременной калибровки (поверки) аппаратуры?

АУДИТОРСКИЙ ЛИСТ

Аудиторский лист (проверочный лист) — бланк, в котором аудитор фиксирует факты, данные и другие свидетельства о ходе аудита и результатах наблюдений и бесед с сотрудниками аудитируемого подразделения.

Аудиторский лист — рабочий дневник аудитора.

Пояснения к форме аудиторского листа:

Графа 1 указывается наименование аудитируемого подразделения;

Графа 2 — приводится обозначение и наименование документа или его отдельного раздела (пункта), на соответствие которому проводится аудит;

Графа 3 — перечисляются объекты обследования — конкретные, ключевые проблемы области аудита;

Внимание! Объекты обследования располагают в порядке намеченного маршрута аудита.

Объекты  обследования  не  должны  выходить за пределы области аудита.

Графа 4 — определяет перечень вопросов для бесед с сотрудниками аудитируемого подразделения;

Внимание! Вопросы должны планироваться по каждому объекту обследования.

Если это целесообразно, то в графу включаются контрольные вопросы.

Графа 5 — делаются пометки о фактическом состоянии объектов обследования, которые могут содержать свидетельства собеседников, данные документов, факты наблюдений и др.;

Графа б — даются комментарии (оценки) аудитора о результатах опроса и наблюдений, а также предложения по устранению обнаруженных несоответствий и других отклонений в работе аудитируемого подразделения;

Графа 7 — приводятся номера протоколов о несоответствиях;

Графа 8 приводятся дополнительные сведения по объектам обследования.

Данные аудиторского листа могут использоваться для:

справок об обнаруженных несоответствиях;

справок о состоянии проблем, выявленных в прошлых аудитах;

подтверждения того, что необходимые вопросы заданы, а доказательства рассмотрены.

УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ АУДИТЕ

После разработки и утверждения программы аудита Главный аудитор должен официально (в форме служебной записки) заранее уведомить о нем руководителя аудитируемого подразделения. При уведомлении указываются область, цель, задачи и продолжительность аудита.

Внимание! При необходимости к письменному уведомлению может быть приложен опросный лист.

Предварительное уведомление дает аудитируемому подразделению побудительный мотив к улучшению состояния дел в подразделении. Однако, времени от уведомления до начала аудита (1—2 недели) явно недостаточно для изменений, необходимых для исправления наиболее серьезных недостатков.

Внимание! Предварительное уведомление лишает сотрудников аудитируемого подразделения возможности обнаруженные при аудите несоответствия объяснять неудачным временем проведения аудита, не характерным для нормальной деятельности.

Логика аудитора на подобный аргумент может быть такой: сотрудники аудитируемого подразделения были предупреждены о времени аудита заранее и, следовательно, имели возможность (время) подготовиться и, если у них сейчас что-то не так, то это означает, что подобное происходит постоянно

ВВОДНОЕ СОВЕЩАНИЕ

Цель совещания. Ознакомление персонала аудитируемого подразделения с программой и методами аудита и формирование у него позитивного отношения к аудиту.

Ведет совещание Главный аудитор.

В ходе совещания он должен:

представить персоналу аудитируемого подразделения членов аудиторской группы;

изложить цель и задачи аудита;

напомнить участникам совещания о значимости аудиторских процедур для обеспечения качества продукции предприятия;

сообщить о способах отчетности при аудите (протоколы о несоответствиях, официальный отчет и др.);

ознакомить участников с графиком и маршрутом проведения аудита;

удостовериться в том, что каждому аудитору прикреплен представитель аудитируемого подразделения;

разъяснить персоналу аудитируемого подразделения, где и каким образом практически будет проводиться аудит;

сообщить персоналу аудитируемого подразделения, что результаты аудита будут доведены до сведения соответствующих должностных лиц

отметить, что в процессе аудита представители аудитируемого подразделения могут задавать любые вопросы аудиторам по существу дела.

Внимание! По решению главного аудитора вводное совещание может быть заменено на информирование руководителя аудитируемого подразделения о цели и задачах, технологии и порядке проведения аудита.

ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА

Технология проведения аудита системы управления качеством (СУК) в общем случае включает следующие операции:

1. Проверка наличия документов СУК предусматривает:

проверку наличия актуализированного, утвержденного руководителем и согласованного со службой качества перечня документов СК, обязательных для применения в аудитируемом подразделении;

проверку наличия документов в соответствии с утвержденным перечнем;

проверку условий хранения документов СУК;

проверку выполнения функций поддержания документов СУК рабочем состоянии уполномоченным лицом.

2. Проверка соответствия документов СУК установленным требованиям предусматривает:

проверку правильности оформления документов СУК;

проверку возможности идентификации документов СУК;

проверку актуализации документов СУК;

проверку адекватности содержания Документов СУК требованиям ИСО 9001;

проверку полноты изложения процедур в документах СУК;

проверку адресности документов СУК.

3. Проверка выполнения требований документов СУК предусматривает:

проверку соответствия деятельности аудитируемого подразделения и ее результатов запланированным в системе качества мероприятиям (ознакомление с данными о качестве);

беседы с сотрудниками аудитируемого подразделения;

визуальное ознакомление с состоянием:

  •  регистрируемых данных,
  •  оборудования и средств измерений,
  •  рабочих мест,
  •  мест отдыха;

проверку факта обучения персонала при внедрении новых документов СУК.

4. Фиксация несоответствий предусматривает:

обнаружение, идентификацию и регистрацию несоответствий;

классификацию несоответствий по их значимости;

протоколирование несоответствий.

5. Составление отчета предусматривает:

сбор и обработку необходимых материалов;

подготовку, обсуждение и принятие заключения по аудиту;

составление и утверждение отчета.

Внимание! В результате своей работы аудитор должен получить однозначные ответы на следующие вопросы:

  •  можно ли утверждать, что персонал аудитируемого подразделения знает, имеет в своем распоряжении, понимает и использует документы, методики и другие сведения, описывающие и подтверждающие состояние работ персонала в системе управления качеством?
  •  все ли документы системы управления качеством и другие сведения в аудитируемом подразделении являются адекватными для достижения поставленных целей в области качества?

МЕТОДЫ РАБОТЫ АУДИТОРА

НАБЛЮДЕНИЕ

Наблюдение (осмотр) — констатация факта, сделанная в ходе аудита и основанная на объективном доказательстве.

Наблюдение строится на ознакомлении, осмотре и изучении объекта обследования.

Внимание! Чтобы прийти к четким логическим заключениям аудитор должен быть внимателен к деталям (к внешнему виду документов, условиям их хранения, к содержанию рабочих мест и др.).

Вместе с тем не следует тратить слишком много времени на осмотр новых или ранее известных процессов.

Наблюдения необходимы для идентификации выводов аудитора.

ОПРОС

Опрос — метод получения первичной информации об объекте аудита в виде ответов на вопросы.

Опрос может проводиться в форме анкетирования (посредством опросного листа) или в форме непосредственной беседы (интервью) с сотрудниками аудитируемого подразделения.

Тринадцать рекомендаций аудитору по организации и технике беседы

  1.  Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность.
  2.  При планировании беседы необходимо, чтобы она касалась:

одного сотрудника (его обязанности и полномочия, уровень образования и профессиональная подготовка);

выполняемой сотрудником процедуры  (ее документированность, соответствие практике работы);

средств труда сотрудника (оборудование, оргтехника, их соответствие требованиям документированных процедур или рабочих инструкций);

материалов, используемых в работе сотрудника (их соответствие техническим требованиям, приемлемость статуса контроля и испытаний).

  1.  Тема и порядок беседы должны быть сообщены сотруднику заранее.
  2.  На проведение беседы следует отвести достаточно времени. Во время беседы аудитор и собеседник должны быть по возможности застрахованы от помех извне.
  3.  В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Но делать это надо таким образом, чтобы у него не сложилось впечатление о малозначительности даваемой им информации.
  4.  Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен задавать преимущественно один из них, а другой — делать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).

Для техники беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. Ниже приводятся типы вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора и примеры их формулирования (выбор того или иного .типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется).

Тип вопроса

Определение и примеры

Закрытый

Вопрос, ответ на который предполагает только «да» или «нет» («В Вашей работе Вы используете этот документ (метод)?»)

Открытый

Вопрос, ответ на который предполагает не только «да» или «нет» («Какие, кроме этого, методы (контрольные средства) Вы используете в своей работе?»)

Разъясняющий

Вопрос, требующий разъяснения, подтверждения («Не могли бы Вы пояснить, что Вы имеете в виду?»)

Наводящий (возвратный)

Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый, ответ («Не думаете ли Вы,  что это так? Вы, очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли?»)

Альтернативный

Вопрос, ответом на который может быть один из двух противоположных вариантов («Причина данного несоответствия в том или этом?»)

Утверждающий

Вопрос,  содержащий утверждение («Разве в этом случае могло быть иначе?»)

Затрудняющий общение

Вопрос, создающий барьер в общении («Разве Вас не предупреждали, что этого нельзя делать? Разве я Вам  не говорил,   что именно это и будет здесь обнаружено?»)

Персонифицирующий

Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личностей (персон) («Кто виноват, на Ваш взгляд, в этом несоответствии?»)

Внимание! Предпочтительными типами вопросов для аудитора являются открытый и разъясняющий.

Не рекомендуются: наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение.

Недопустимым является персонифицирующий тип вопроса.

7. В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются соответствующими фактами. В противном случае они носят субъективный характер и поэтому не могут быть использованы аудитором для анализа и оценивания.

8. В ходе беседы следует задавать прямые вопросы, начинающиеся со слов «Что», «Кто», «Где», «Когда», «Как» и «Почему».Для получения доказательства соответствия аудитор может также спросить: «Не могли бы Вы мне показать, пожалуйста?»

Внимание! Вопрос «что?» подразумевает ответ, раскрывающий понимание собеседником предмета обсуждения.

Вопрос «кто?» подразумевает ответ, раскрывающий, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу.

Вопрос «где» подразумевает место нахождения доказательства.

Вопрос «когда?» подразумевает ответ о времени действия.

Вопрос «как?» подразумевает ответ о методе и способе работы.

Вопрос «почему?» подразумевает ответ, раскрывающий причину события.

Просьба «покажите» дает возможность аудитору получить наглядное доказательство той информации, которая содержится в ответах собеседника.

9. В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику.

  1.   Беседа, проводимая на рабочем месте («в поле»), не должна быть слишком продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника. Более подробные беседы целесообразно проводить в местах (кабинетах), где ничто не отвлекало бы внимания от предмета беседы.
  2.   Выявленные в ходе беседы несоответствия должны фиксироваться аудитором в аудиторском листе или записной книжке с непременной ссылкой на несоблюдаемый пункт (раздел) нормативного документа.
  3.   По завершении беседы аудитор должен подытожить полученную информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания в аудиторском листе.
  4.   Информация, полученная в процессе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками и личными наблюдениями аудитора.

ДОКАЗАТЕЛЬСТВО

Доказательство — неопровержимый довод или факт, подтверждающий истинность чего-либо.

Любое аудиторское доказательство состоит из тезиса и аргумента.

Тезис — суждение, истинность которого должна быть доказана. Например, аудитору должно быть доказано, что тезис «соблюдение требований процедуры качества прослеживается должным образом» выполняется.

Аргумент — наиболее убедительное основание, приводимое для доказательства истинности тезиса. Например, сотрудники аудитируемого подразделения заявляют, что соблюдение требований процедуры прослеживается. Убедительно ли это утверждение? Аудитор считает, что неубедительно и просит, чтобы данные заявления были подтверждены документально. Лишь после того, как аудитору предъявлены протоколы и журнальные записи за достаточно длительный период времени, он после ознакомления с представленной документацией признает, что соблюдение требований процедуры действительно прослеживается. Это позволяет аудитору сделать заключение об аргументированности высказанного утверждения.

Главными требованиями к доказательству являются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно документально или визуально подтверждается. Достаточность доказательства определяется его убедительностью, что в большой мере зависит от компетентности аудитора. Несоблюдение требований к доказательству обесценивает результат аудита.

Оценка доказательств является одним из наиболее важных и сложных моментов в работе аудитора. Ниже приводится ряд положений, знание которых может быть полезным аудитору в этой области:

доказательства составляют основу аудиторского заключения и, следовательно, без необходимых доказательств такое заключение не может быть убедительным;

доказательства могут считаться объективными, если они содержат информацию, которая может быть доказана как документированная, основанная на фактах и полученная путем наблюдения, измерения, испытаний и других средств;

принимая доказательства о соблюдении процедур (инструкций) качества, аудитор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и в будущем, по крайней мере до следующего аудита;

надежность аудиторского доказательства зависит от многих факторов, но прежде всего от степени его подтверждения и квалификации аудитора;

чем надежнее доказательство, тем ниже уровень риска ошибочного аудиторского заключения (следует отметить, что никто не свободен от ошибочных выводов и потому определенные элементы риска присущи и аудиторскому заключению).

Внимание! Аудитор не должен подвергать сомнению достоверность представляемых сотрудниками аудитируемого подразделения документов, т.к. не несет ответственности за действия, связанные с обязанностью предоставлять аудитору официальную информацию.

АНАЛИЗ

Анализ — метод изучения объекта аудита.

В простейшем виде он представляет собой разбор, последовательное и детальное рассмотрение какого-либо вопроса.

Анализ позволяет аудитору, выявив структуру рассматриваемого объекта, расчленить ее на более простые части и установить соотношение этих частей. Анализ дает возможность отделить существенное от несущественного, свести сложное к простому, выстроить логическую цепь рассуждений.

Для эффективного освоения анализа аудитор должен развивать в себе такие личные качества, как логическое мышление, аналитичность, способность отделять главное от второстепенного.

В аналитической деятельности аудитора одним из главных является его умение идентифицировать и правильно классифицировать обнаруженные в ходе аудита несоответствия.

ОЦЕНИВАНИЕ

Оценивание — определение степени соответствия объекта аудита, (обследования) установленным требованиям.

Результаты оценивания (оценки; могут быть использованы аудитором для:

утверждения (суждения) в ходе аудита;

решения о способности объекта аудита выполнять установленные требования;

определения значимости обнаруженного несоответствия;

заключения по результатам аудита;

решения об эффективности корректирующих и улучшающих действий.

Оценки аудитора выступают в форме логического умозаключения.

Внимание! При любом оценивании существует определенный риск неправильной (ошибочной) оценки и, как следствие, неточного заключения по результатам аудита. Следует иметь в виду, что риск никогда не может быть сведен к нулю. Поэтому задача аудитора состоит в сокращении вероятности ошибочной оценки прежде всего по причине своей небрежности.

МЕТОДЫ АУДИТА НА ЕГО ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ОПЕРАЦИЯХ

Операции технологии проведения аудита

Методы аудита

Проверка наличия документов СУК

Наблюдение (ознакомление, осмотр), доказательство

Проверка соответствия документов СК установленным требованиям

Анализ, доказательство

Проверка выполнения требований документов СУК в практической деятельности

Опрос (беседа), анализ, доказательство

Фиксация выявленных несоответствий

Наблюдение (осмотр), анализ, доказательство, оценивание

Составление отчета

Анализ, оценивание

ОБНАРУЖЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ

Несоответствие — невыполнение установленных требований. Аудитор должен уметь идентифицировать и классифицировав несоответствие по его значимости.

Идентификация несоответствия — установление его принадлежности к определенному виду по признаку невыполнения конкретного требования.

Обнаруженное несоответствие может быть отнесено к значительному или незначительному.

Значительным несоответствием считается невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое оказывает отрицательное влияние на качество продукции или функционирование системы качества и должно быть устранено в кратчайший срок.

Примеры значительных несоответствий:

любое несоответствие, которое может привести к ухудшению качества продукции или функционирования системы качества;

использование средства измерения с истекшим сроком аттестации;

необоснованное отсутствие элемента системы качества, установленного соответствующим стандартом;

требования документированной процедуры не выполняются в полном объеме;

регистрируемые данные о качестве не дают представления о фактическом состоянии объекта аудита;

фактически более низкая квалификация работника, выполняющего ответственную операцию техпроцесса, чем это требуется;

использование несанкционированной документации по качеству.

Незначительное несоответствие — невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое может оказать отрицательное влияние на качество продукции и функционирование системы качества или привести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено. Такое несоответствие представляет собой небольшую ошибку или недочет, но не проблему, требующую немедленного решения.

Примеры незначительных несоответствий:

политика в области качества носит рекламный, недостаточно конкретный характер;

единичные случаи невыполнения одного из положений документа системы качества;

несоблюдение установленных сроков аттестации сотрудников службы качества;

отдельные нечеткие записи при регистрации контроля или испытаний;

отсутствие подписи под протоколом испытаний.

Несоответствие, характеризуемое значительным расхождением между планируемым (желаемым, предполагаемым) и фактическим (наблюдаемым) состоянием объекта качества и требующее для его устранения специальных исследований, принято считать проблемой качества.

Внимание! Любая проблема качества может рассматриваться как несоответствие, но не любое несоответствие представляет собой проблему качества.

Наряду с фиксацией несоответствий, аудитор в ходе аудита делает замечания, т. е. критические суждения о состоянии обследуемого объекта

ПРОТОКОЛИРОВАНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ

Обнаруженное в ходе аудита несоответствие должно быть зарегистрировано. При этом в протоколе должны быть отмечены:

время и место обнаружения;

подробности (содержание) несоответствия;

значимость несоответствия;

ссылка на нарушение требований определенного документаи причины несоответствия.

Внимание! Протокол о несоответствии не должен содержать ни мнений аудитора, ни его рекомендаций или тем более каких-либо директив (указаний).

ПОВЕДЕНИЕ АУДИТОРА

Неотъемлемой частью работы аудитора является его общение с сотрудниками аудитируемого подразделения.

Общение — способ поддержания отношений человека с другими людьми, основанный на передаче и обработке информации.

Для того, чтобы сделать свое общение результативным, аудитор должен правильно интерпретировать все сигналы, которыми он обменивается с сотрудниками аудитируемого подразделения.

По данным психологов процесс общения осуществляется через:

Внимание! Для аудитора важны не только слова собеседника, но и выражение его лица, и интонация речи, и поза, и даже малозаметные жесты. Эти составляющие общения способны передать самые тонкие оттенки чувств и настроения собеседника. По ним можно определить дружелюбие и враждебность, уважение и неуважение, доверие и настороженность, заинтересованность и равнодушие, спокойствие и беспокойство (тревогу, гнев).

Этика поведения аудитора

Этика поведения аудитора строится на необходимости строгого соблюдения определенных правил и норм поведения в коллективе

Для обеспечения надлежащего поведения аудитора рекомендуется, чтобы он при аттестации подписывал соответствующий «моральный кодекс поведения». Таким образом он формально подтверждает свою готовность соблюдать установленные этические правила и нормы подобно тому, как это делают врачи, давая знаменитую клятву Гиппократа.

Аудитор несет моральную ответственность за:

недобросовестное исполнение своих обязанностей;

использование своего служебного положения в  корыстных целях;

использование информации, полученной в ходе аудита, в ущерб репутации аудитируемого подразделения.

Аудитор должен завоевать авторитет и поддерживать его у персонала аудитируемого подразделения. Основными факторами поддержания должного авторитета являются:

сдержанность и уравновешенность суждений;

непредвзятая оценка фактических свидетельств;

уважительное отношение к персоналу аудитируемого подразделения;

приветливость и доброжелательность;

корректность обращения с сотрудниками аудитируемого подразделения;

способность в конфликтных ситуациях сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваясь эмоциям, и избегать агрессивности со своей стороны.

Независимо от характера отношений с персоналом аудитируемого подразделения в целом и отдельными его сотрудниками и независимо от своих ощущений, аудитор должен строить свое поведение с ними таким образом, чтобы это обеспечивало успех аудита. Аудитор должен быть готов к тому, что у аудитируемого подразделения могут быть свои внутренние проблемы, и это может быть причиной отрицательного отношения к аудиту. В своей работе аудитор может столкнуться и с явно враждебным отношением к себе и деструктивным поведением аудитируемого. Он должен быть готов к этому и иметь в своем арсенале методы и приемы, позволяющие изменить подобную ситуацию в свою пользу.

Восемнадцать рекомендаций аудитору по психологии поведения в ходе аудита:

1. Изначально аудитор должен быть настроен на положительный результат аудита.

Каждый раз, приступая к аудиту, аудитор должен исходить из предположения, что объект его обследования организован и функционирует в соответствии с предъявляемыми к нему требованиями. Это подобно презумпции  невиновности, под которой в правовой практике понимается признание факта юридической достоверности, пока не будет доказано обратное.

2. Всем своим поведением аудитор должен демонстрировать сотрудникам аудитируемого подразделения, что свою главную задачу он видит в сборе убедительных доказательств и в представлении объективного заключения о состоянии аудитируемого объекта, а не в обнаружении несоответствий.

Такая позиция способствует повышению доверия к работе аудитора со стороны персонала аудитируемого подразделения и обеспечивает большую открытость при представлении ему информации о состоянии аудитируемого объекта.

Аудитор должен уметь убедить сотрудников аудитируемого подразделения, что проведение аудита выгодно для подразделения. Аудитор должен доказывать, что устранение причин каждого обнаруженного в ходе аудита несоответствия будет способствовать улучшению деятельности аудитируемого подразделения. Чем успешнее будет решаться эта задача аудитора, тем эффективнее будет его взаимодействие с сотрудниками аудитируемого подразделения.

4. Предметом аудита является деятельность в системе управления качеством, а не осуществляющие ее сотрудники.

Аудитор ищет факты, а не несоответствия и их виновников. Он анализирует и оценивает факты, а не личные достоинства и недостатки сотрудников. В соответствии с этим аудитор не должен вступать в обсуждение поведения тех или иных сотрудников предприятия и в определение степени их виновности в обнаруженных несоответствиях.

5. Аудитор должен уметь слушать.

Это одно из важнейших его умений, ведь недаром восточная мудрость гласит: «Истина лежит не в устах говорящего, а в ушах слушающего». Внимательно слушая собеседника, аудитор не только получает нужную ему информацию, но и внушает собеседнику доверие, располагая его к себе. В этом случае аудитор как бы «раскрывает» собеседника и получает наиболее важные сведения.

6. В ходе общения аудитору следует полностью концентрироваться на высказываниях собеседника.

Длительные или особо важные высказывания собеседника целесообразно подытоживать — чтобы получить подтверждение собеседника в правильности понимания. Это позволяет избежать недоразумений, связанных с неправильным пониманием собеседника, и продемонстрировать ему, что сказанное им вызывает интерес у аудитора. Аудитор должен выражать поддержку собеседнику как на словах (используя, например, поощрительные выражения типа: «Да, я вас понимаю»), так и языком мимики и жестов.

Аудитор не должен бояться молчания собеседника. Целесообразно дать собеседнику время подумать и использовать возникшую паузу, чтобы передать собеседнику заинтересованность в его информации и потребность узнать больше.

7. Аудитор должен направлять беседу (опрос) в нужное русло по заранее обдуманному плану.

Не следует допускать ситуации, способной сбить его с толку. Для этого беседу лучше вести конкретно, не отвлекаясь на посторонние темы, не допускать общих фраз. Время от времени целесообразно делать короткие перерывы, в ходе которых можно расслабиться, поговорить о не относящихся к делу вещах.

8. При общении с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор не должен допускать никаких эмоциональных «всплесков».

В любых ситуациях следует сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваясь эмоциям. Надо терпеть отговорки или запальчивость собеседника. И тем более следует избегать агрессивности со своей стороны.

Нельзя вступать в открытый и грубый спор с собеседником, даже если он явно не прав и продолжает настаивать на своей точке зрения: психологи свидетельствуют, что эмоциональный спор никого не убеждает, а лишь вызывает раздражение спорящих и заводит их общение в тупик.

9. Аудитору не следует акцентировать внимание сотрудников аудитируемого подразделения только на негативных положениях, обнаруженных в ходе аудита.

Целесообразно отмечать и позитивные моменты с тем, чтобы не лишать проверяемых побудительных мотивов к улучшению работы.

10. При оценке значимости обнаруженных несоответствий аудитор должен прислушиваться к мнению профессионалов.

Главное — обнаружение несоответствия, а не определение его значимости. В сомнительном же случае обнаруженное несоответствие следует отметить без определения его значимости.

11. Общаясь с аудитируемым персоналом, аудитор должен создавать атмосферу доброжелательности и сотрудничества.

Никогда не следует демонстрировать свою независимость по отношению к персоналу, что может стать причиной отчуждения и недоброжелательности. Наоборот, необходимо всячески способствовать возникновению и углублению общих профессиональных интересов между собой и  персоналом. Целесообразно мысленно ставить себя на место аудитируемого и помнить о том, что никто не любит находиться в этой роли.

12. Аудитор не должен предумышленно демонстрировать свою эрудицию или экзаменовать (проверять грамотность) собеседника.

Недопустимо давать высказываниям собеседника оценки типа: «Ведь это явная глупость» или делать такие категорические заявления: «Это же всем известно», «Нет, дело обстоит совсем иначе». Подобная манера поведения способна «подавить» собеседника и сделать его «замкнутым» для «добывания» аудитором необходимой информации. Предпочтительна более мягкая реакция аудитора на ошибочные суждения собеседника типа: «Полагаю, что ваше понимание проблемы не совсем правильно» или «Давайте посмотрим на проблему следующим образом».

13. Аудитор должен побуждать своих собеседников к поиску правильных решений.

Это достигается путем разъяснения допущенных ошибок. Побуждая собеседников к поиску правильных решений, аудитор не только повышает свой авторитет в их глазах, но и подтверждает тезис о том, что аудит выгоден аудитируемому подразделению. Если аудитору не удается избежать спора, ему следует сохранять выдержку и продемонстрировать профессиональные знания и доказательность своих суждений.

14. Аудитор должен признавать и одобрять все, заслуживающее доверия.

Подозрительность, сомнения не должны брать верх над объективностью оценок аудитора. Во всех случаях, когда, например, аудитором установлена эффективность неформальных процедур, они должны быть одобрены и рекомендованы для надлежащего документирования. При этом целесообразно, чтобы положительная оценка аудитора была сделана публично, например, на заключительном совещании. Аудитор не должен бояться хвалить.

15. Аудитору следует избегать резкого тона замечаний и оценок.

Предпочтительны замечания типа: «Я внимательно изучил все представленные вами документы по проектированию, но не нашел в них документа, в котором были бы отражены критерии оценки качества проекта. Прошу разработать и документировать эти критерии». Следует избегать формулировок, осложняющих беседу. Вместо «Я считаю...» целесообразно спросить: «Вы не находите, что...»; вместо «Сейчас я вам, наконец, докажу...» лучше сказать «Сейчас вы сможете убедиться в том, что...».

16. В ходе общения с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор должен избегать критических замечаний и советов, реализация которых может повлечь за собой серьезные изменения в работе подразделения.

Такие замечания и советы могут быть обсуждены с руководителем подразделения на заключительном совещании.

17. Аудитор должен быть готов к различным уловкам персонала аудитируемого подразделения, ведущим к потере времени и отвлечению от решения стоящих перед аудитором задач.

Это может выражаться в попытках вовлечь аудитора в разговоры на отвлеченные темы, заставить аудитора ждать прихода сотрудников для беседы или предъявления необходимых документов, приукрасить состояние дел перед началом аудита и др.

18. При открытом противодействии или личной враждебности по отношению к аудитору со стороны сотрудников аудитируемого подразделения аудитор должен об этом проинформировать главного аудитора или руководителя службы качества.

Получив такую информацию, главный аудитор (руководитель службы качества) должен принять меры, чтобы аудит был завершен, хотя бы и другим аудитором.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ

Заключительное совещание проводится с целью доведения до сведения аудитируемого персонала результатов работы аудиторской группы.

Ведет заключительное совещание главный аудитор. Совещание протоколируется одним из членов аудиторской группы.

Главный аудитор знакомит персонал с заключением аудиторской группы, содержащим:

обнаруженные несоответствия и замечания;

выводы относительно эффективности деятельности подразделения в системе качества;

рекомендации по улучшению осуществляемой деятельности.

Внимание! Разногласия, которые могут возникнуть в ходе заключительного совещания между аудиторской группой и аудитируемым подразделением, должны быть разрешены до того, как будет составлен итоговый (официальный) отчет об аудите.

Окончательные решения по важности и содержанию выводов аудита остаются за главным аудитором, хотя с этим решением может не согласиться руководитель аудитируемого подразделения.

В заключение совещания главный аудитор должен поблагодарить подразделение за оказанную помощь и сотрудничество, отметить лиц, оказавших конкретную помощь.

Так как аудит носит выборочный характер, то не следует делать вывод о том, что в местах, которые не подверглись аудиту, нет недостатков.

Внимание! По решению главного аудитора заключительное совещание может быть заменено на обсуждение заключения об аудите с руководителем аудитируемого подразделения.

СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА ОБ АУДИТЕ

Отчеты аудиторов

По результатам своей работы аудиторы готовят и представляют главному аудитору индивидуальные отчеты в виде коротких заключений.

Итоговый отчет об аудите

На основе отчетов аудиторов и своих данных главный аудитор готовит итоговый отчет.

Рекомендации по составлению итогового отчета.

1. Группа аудиторов должна просмотреть отчет на предмет правильности его содержания.

2. Аудиторы могут подписать отчет, а главный аудитор обязан это сделать.

3. В качестве приложения к отчету приводятся:

протоколы о несоответствиях,

заполненные опросные листы и контрольные вопросники.

4. В отчет не следует включать второстепенные недостатки, которые обнаруживаются и корректируются по ходу аудита (сведения об этих недостатках должны быть сохранены в аудиторских листках на случай проведения повторных аудитов).

Ответственность за точность, полноту и достоверность итогового отчета несет главный аудитор.

УТВЕРЖДЕНИЕ И РАССЫЛКА ОТЧЕТА ОБ АУДИТЕ

Итоговый отчет об аудите представляется руководителю службы внутреннего аудита, который после соответствующего анализа утверждает его и принимает решение о направлении копий отчета руководителю аудитируемого подразделения, а также должностным лицам, указанным в программе аудита.

При отсутствии несоответствий, требующих разработки и реализации корректирующих действий, утверждение отчета рассматривается как завершение аудита. В противном случае аудит завершается отчетом о реализации корректирующих действий.

Внимание! Отчет об аудите должен представляться на утверждение и рассылаться заинтересованным лицам в установленный срок (как правило, такой срок не превышает одной недели).

Представление отчета об аудите в сжатые сроки является свидетельством важности проведенного аудита.

РАЗРАБОТКА И РЕАЛИЗАЦИЯ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

Корректирующее действие — действие, предпринятое для устранения причин существующего несоответствия, дефекта или другой нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их повторное возникновение.

Внимание! Корректирующее действие направлено не на одномоментное устранение обнаруженного несоответствия, а на устранение причин этого несоответствия.

Ответственность за разработку и реализацию корректирующего действия несет руководитель аудитируемого подразделения. К разработке корректирующего действия (при необходимости) привлекаются внутренние аудиторы.

Для разработки и реализации каждого корректирующего действия устанавливается определенный срок, фиксируемый в протоколе об обнаруженном несоответствии. После реализации корректирующего действия руководитель аудитируемого подразделения информирует об этом главного аудитора.

Внимание! Если реализация корректирующего действия не укладывается в установленный срок, руководитель аудитируемого подразделения должен в письменной форме известить об этом главного аудитора. Данное извещение следует рассматривать как часть официальной аудиторской документации.

По завершении корректирующего действия главным аудитором или уполномоченным им аудитором проводится инспекционный аудит и оценивание эффективности этих действий. Результат инспекционного аудита оформляется справкой. Соответствующие отметки о результатах реализации корректирующего действия регистрируются.

РЕГИСТРАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ АУДИТА

Результаты аудита регистрируются службой качества в специальном журнале.

ИНФОРМИРОВАНИЕ О РЕЗУЛЬТАТАХ АУДИТА

Результаты аудита доводятся до сведения аудитируемого подразделения и заинтересованных руководителей.

Обобщенные результаты (за определенный интервал времени) используются для анализа и оценивания системы качества руководством предприятия.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА ОБ АУДИТЕ

С целью совершенствования методов и техники проведения аудита все материалы каждого конкретного аудита целесообразно комплектовать в специальном деле под соответствующим регистрационным номером.

В состав Дела об аудите включаются:

программа аудита;

график аудита;

письменное уведомление руководителя аудитируемого подразделения;

индивидуальные отчеты аудиторов;

итоговый отчет об аудите;

заполненные контрольные вопросники;

копии планов корректирующих действий;

протоколы вводного и заключительного совещаний;

другие материалы.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

38403. Рынок и его структура 255.5 KB
  движения посредством куплипродажи товаров капиталов рабсилы технологий информации. Достоинства товарного рынка: обеспечение интересов производителей и потребителей заинтересование производителей в удовлетворение потребностей препятствует монополии в производстве и обращении товаров освобождает экономику от товарного дефицита расширяет возможности субъектов предпринимательской деятельности эффективнее других хоз. систем решает проблемы экономики Товарный рынок это обобщённое понятие подразумевает по существ систему рынков...
38405. МЕЖДУНАРОДНОЕ ФИНАНСОВОЕ ПРАВО 6.98 MB
  Внутригосударственные правовые режимы в МФС 33 1.0 статусе многонациональных предприятий транснациональных корпораций Свободные экономические зоны СЭЗ в международной инвестиционной системе 288 О портфельных инвестициях и их правовом режиме 294 Заключение 304 Приложения: Схема платежного баланса 315 Краткая библиография 317 Перечень сокращений АВФ Арабский валютный фонд АзБР Азиатский банк развития АСЕАН Ассоциация государств ЮгоВосточной Азии АТЭС Организация АзиатскоТихоокеанского сотрудничества...
38407. Економіка підприємств 217.5 KB
  Розкрийте сутність поняття економіка підприємства. Дайте загальну характеристику підприємства 3. Охарактеризуйте структуру підприємства 4 Назвіть І охарактеризуйте види підприємств згідно з кваліфікаційними ознаками. Система планів підприємства 12.
38409. Лекции по истории и праву Европейского Союза 863 KB
  Общие замечания о послевоенной обстановке в Западной Европе. Предпосылки к созданию ЕЭС. Отличие ЕЭС от большой семерки. Россия (СССР) и ЕЭС-предпосылки сотрудничества этих субъектов Международного права. Этапы создания ЕЭС
38411. Фінанси та їх сутність 103.56 KB
  Значну частину своїх функцій держава виконує завдяки державному бюджету. Значну частину своїх функцій держава виконує завдяки державному бюджету. Бюджетна система України це сукупність Державного бюджету та місцевих бюджетів побудована з урахуванням економічних відносин державного і адміністративнотериторіальних устроїв і врегульована нормами права. Згідно з Бюджетним кодексом бюджетна система України ґрунтується на таких принципах: 1 принцип єдності бюджетної системи України забезпечується єдиною правовою базою єдиною грошовою...