59655

Система кадрового делопроизводства железнодорожной станции В

Дипломная

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Исследовать теоретические основы системы кадрового делопроизводства и определить её место в системе управления персоналом; исследовать методику оценки состояния системы кадрового делопроизводства и её совершенствования; провести анализ системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции В и дать оценку её состояния...

Русский

2015-01-11

1.11 MB

29 чел.

Введение

Любой работодатель в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентирования этих процессов.  Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.  Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией (ссылка1).

К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения кадрового делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления (ДОУ) организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия (ссылка2).

В связи с этим можно сделать вывод, что необходимость исследования темы совершенствования системы кадрового делопроизводства является  актуальной.

Актуальность темы дипломного проекта определила его цель, задачи и структуру исследования.

Объектом  исследования является – железнодорожная станция В.

Предметом исследования – существующая система кадрового делопроизводства железнодорожной станции В.

Целью дипломного проекта является разработка рекомендаций по совершенствованию системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции В.

В процессе исследования, для достижения поставленной цели,  были поставлены следующие задачи:

- исследовать теоретические основы системы кадрового делопроизводства и определить её место в системе управления персоналом;

- исследовать методику оценки состояния системы кадрового делопроизводства и её совершенствования;

- провести анализ системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции В и дать оценку её состояния;

- разработать план совершенствования системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции В;

- дать экономическое обоснование необходимости совершенствования системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции В;

- спроектировать систему пожарной сигнализации административных помещений железнодорожной станции В;

- спрогнозировать результативность совершенствования системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции В.

Основная гипотеза заключается в положении о том что, грамотно спроектированная система кадрового делопроизводства,  позволяет организации достичь высоких организационно-управленческих результатов.

Практическая значимость исследования заключается в возможности оценки системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции В с целью обнаружения путей совершенствования данной системы и разработки мероприятий для их осуществления, что позволит исследуемому предприятию достичь высоких организационно-управленческих результатов.

Структура дипломного проекта выглядит следующим образом:

Введение, в котором обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломного проекта, определены предмет и объект исследования, выдвинута гипотеза исследования, а также оценена его практическая значимость.

  1.   В первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования системы кадрового делопроизводства, раскрыты основные понятия, определена структура и место кадрового делопроизводства в системе управления персоналом; рассмотрена методика оценки состояния системы кадрового делопроизводства и её совершенствования.
  2.   Вторая глава дает общее представление о выбранном предприятии, его деятельности, организационной структуре; проведено исследование деятельности железнодорожной станции В, дана оценка состояния системы кадрового делопроизводства на предприятии и выявлены ее актуальные проблемы.
  3.  В третьей главе дипломного проекта определены меры совершенствованию системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции В, для этого разработана программа совершенствования системы кадрового делопроизводства, дано экономическое обоснование предлагаемых изменений  системы, а также спрогнозирован результат от внедрения мероприятий по совершенствованию.
  4.  Четвертая глава характеризует состояние противопожарной безопасности на     предприятии, знание и соблюдение которой является неотъемлемым элементом профессиональной подготовки работников.
  5.  Заключение, где приводятся основные выводы и результаты проделанной работы.
  6.  Список используемой литературы, в который включены основные нормативно-правовые документы ОАО «РЖД», Восточно-Сибирской железной дороги, Восточно-Сибирской дирекции управления движением, данные отчетов производственно-хозяйственной деятельности предприятия, периодические издания, а также учебная литература.

  1.  Теоретические основы кадрового делопроизводства
    1.  Система кадрового делопроизводства: понятие, задачи, место и роль в системе управления персоналом

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

В соответствии с государственным стандартом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года № 28 (далее ГОСТ Р 51141-98) «делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Соответственно, кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов, это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей;

- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

- разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. [1].

Однако главное значение кадровой документации придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику[1].

Можно вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

  1.  документирование;
  2.  организация работы с документами (управление документацией предприятия).

С одной стороны делопроизводство – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов [ссылка].

С другой стороны, кадровое делопроизводство представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации [ссылка]. Схематически понятие кадрового делопроизводства и его важнейшие составляющие представлены на рисунке 1.

Таким образом, кадровое делопроизводство охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

Рисунок 1 – Кадровое делопроизводство и его составляющие

Таким образом, система кадрового делопроизводства – это система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

документирование представляет собой создание документов, то есть их составление, оформление, согласование и изготовление;

организация работы с документами – обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов;

  1.  систематизация архивного хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

Схематично место системы кадрового делопроизводства в управлении персоналом представлено на рисунке 2.

Управление персоналом

Планирование потребности в персонале

Отбор персонала

Найм персонала

Развитие и обучение персонала

Адаптация и ориентация персонала

Планирование и построение карьеры персонала

Оценка и аттестация персонала

Вознаграждение и мотивация персонала

 

Система кадрового делопроизводства

 

Рисунок 2 – Место системы кадрового делопроизводства в управлении персоналом

На рисунке 2 видно, что делопроизводство обеспечивает функционирование системы управления персоналом в целом, являясь неотъемлемой её частью.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности кадрового  делопроизводства становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

  •  руководство теряет целостную картину происходящего;
  •  структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты; это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
  •  приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников; для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
  •  оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета [ссылка].

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

Без налаженной системы кадрового делопроизводства трудно построить эффективное управление персоналом.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку:

  •  локальных нормативных актов;
  •  документов по управлению персоналом и охране труда;
  •  первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом;
  •  учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий. Например, при разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела [ссылка].

Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом [ссылка].

Методика оценки состояния системы кадрового делопроизводства и определение путей ее совершенствования

Основной целью совершенствования кадрового делопроизводства является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления персоналом, организация документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы отдела кадров.

Первым этапом совершенствования системы кадрового делопроизводства является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы  [ссылка].

Рисунок 3 – Документы, имеющиеся в организации в области управления персоналом

Как правило в большинстве организаций проблема состоит в том, что все документы разрозненны, "работают" каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Зачастую одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе. Следовательно, возникает потребность в создании такого алгоритма, на основе которого можно было бы системно подойти к оценке и совершенствованию документационного обеспечения.

Одним из основополагающих требований, предъявляемых к управлению документами является систематичность, то есть документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе [ссылка].

Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами.

Системный подход к менеджменту делопроизводства основан на управлении всей организацией как целостной системой взаимодействующих динамических процессов.

Процессный подход учитывает то, что открытая система постоянно находится в динамике, то есть постоянно меняет свое состояние. В ней протекает множество процессов, которые необходимо правильно организовать. Процессный подход обеспечивает эту организацию, так как, согласно ему, все виды действий, совершаемых в некоторой организации, имеет смысл рассматривать как процессы [ссылка]. Следовательно, данный принцип отражает свойство динамичности системы, функциональность системы, взаимосвязь всех ее функций.

Процессный подход к менеджменту делопроизводства способствует:

  •  представлению процессов в виде документированных процедур, в результате чего процессы приобретают формализованное представление;
  •  обозначению всех входов и выходов каждого процесса;
  •  установлению взаимосвязей между документами, их создателями и контекстом создания документов (отраженными в них процессами) и другими документами;
  •  выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

Системный подход к управлению делопроизводством предполагает:

  •  представление всей организации как системы взаимодействующих динамических процессов;
  •  распределение ответственности;
  •  координацию всех аспектов деятельности организации;
  •  механизм постоянного процесса планирования и доведения планов до каждого рабочего места.

Наиболее наглядно увидеть проблемы системы управления персоналом позволяет анализ документооборота.

Документооборот – движение  документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправлении [ссылка]. Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники [ссылка]. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав [ссылка].

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов (экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой) [ссылка].

Проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Рисунок 4 – Потоки документов в организации

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

  •  содержанием или функциональной принадлежностью;
  •  структурой;
  •  режимом или цикличностью;
  •  направлением;
  •  объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей [ссылка].

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации, то есть объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

  •  расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
  •  расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;
  •  определения загруженности делопроизводственного персонала.

Документооборот характеризует загруженность управленческого аппарата в целом, поскольку выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа из одного структурного подразделения в другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям [ссылка].

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки, и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна [ссылка].

Рисунок 5 – Этапы документооборота в организации

Основными задачами при оценке и совершенствовании системы кадрового делопроизводства являются:

  •  повышение эффективности деятельности в сфере управления персоналом;
  •  ускорение движения документов в организации;
  •  уменьшение трудоемкости обработки документов;
  •  определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;
  •  наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);
  •  определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований [ссылка].

Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования системы кадрового делопроизводства является увязка требований и основных свойств, позволяющих системе управления персоналом находиться в равновесии [ссылка]. Алгоритм оценки и совершенствования системы кадрового делопроизводства представлен в Приложении 1.

Определение потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении способствует постановке целей документационного обеспечения, в соответствии с которыми прорабатываются требования к системе кадрового делопроизводства. Для формирования означенных требований используются такие стандарты в сфере делопроизводства, как ГОСТ Р ИСО 15489-2001: "Информация и документация. Управление документами", ИСО/ТО 10013 "Рекомендации по документированию систем менеджмента качества".

Следующим шагом является анализ документационного обеспечения. Основной задачей на данном этапе является определение степени соответствия существующей системы кадрового делопроизводства  предъявленным требованиям. Для этого необходимо сопоставить документацию, сопровождающую процессы, с теми потребностями и целями, которые выявлены на предыдущем шаге [ссылка].

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы кадрового делопроизводства может включать в себя следующие работы:

  •  анализ образцов внутренней документации и классификация документов;
  •  анализ существующего документооборота предприятия;
  •  анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);
  •  анализ номенклатуры дел предприятия;
  •  анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по делопроизводству и практики документирования принимаемых решений;
  •  интервьюирование руководства предприятия, сотрудников специализированных и других подразделений;
  •  подготовка отчета по результатам диагностики системы кадрового делопроизводства, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий делопроизводства, моделей "как есть", подготовка рекомендаций по оптимизации технологий делопроизводства, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений [ссылка].

При этом также осуществляется формализация процессов документационного обеспечения путем построения функционально-алгоритмической модели. Сопоставление этой модели с предъявленным требованием определяет сильные и слабые стороны системы кадрового делопроизводства и позволяет выработать направления его совершенствования.

Затем осуществляется определение (прогноз) эффективности выбранного направления (приведет ли данное совершенствование к достижению требуемых результатов), оценка рисков при неудачном выборе (вероятность). Для оценки эффективности используется системная методология обоснования совершенствования [ссылка].

После проведенного анализа начинается непосредственно разработка мероприятий по совершенствованию системы кадрового делопроизводства. Разрабатывается структура системы, в рамках которой определяются элементы подсистем, информационные составляющие документов, а также определяются взаимосвязи всех элементов системы. Проектируемая документная система обеспечения управления должна включать в себя следующие документы: "Политика и цели в области управления персоналом", а также документированные процедуры, рабочие инструкции, записи, формы и другие документы, необходимые для управления персоналом [ссылка].

Совершенствование системы кадрового делопроизводства и подготовка к внедрению электронного документооборота включает в себя следующие работы:

  •  разработка положения о документационном обеспечении управления;
  •  разработка пакета регламентов выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления;
  •  разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия;
  •  разработка альбома форм документов предприятия;
  •  разработка регламента внесения изменений в систему документационного обеспечения управления [ссылка].

Мероприятия по совершенствованию системы кадрового делопроизводства должны привести к следующим результатам:

  •  сокращению сроков прохождения и исполнения документов;
  •  исключению потерь документов;
  •  оптимизации процесса согласования документов;
  •  централизованному хранению текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов;
  •  контролю прохождения документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременному информированию сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах;
  •  контролю исполнительской дисциплины [ссылка].

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать делопроизводство, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Система кадрового делопроизводства представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации [ссылка]. Поэтому, в условиях системной организации значение документационного кадрового делопроизводства трудно переоценить.

  1.  Анализ системы кадрового делопроизводства железнодорожной станции В

2.1. Общая характеристика организации

Железнодорожная станция В является структурным подразделением Восточно-Сибирской дирекции управления движением – структурного подразделения Центральной дирекции управления движением – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

На основании указания Министерства путей сообщения РФ от 27 ноября 1996 года за № 1043у, приказа начальника Восточно-Сибирской железной дороги от 23  декабря 1996 года за № 3509 «О реорганизации отделений дороги» Братское и Тайшетское отделения реорганизованы в Тайшетский филиал Восточно-Сибирской железной дороги Министерства путей сообщения РФ.

На основании Постановления Правительства РФ 18 сентября 2003 года № 585 «О создании открытого акционерного общества Российские железные дороги», приказа начальника Восточно-Сибирской железной дороги от 28 сентября 2003 года за № 13п  «О создании структурных подразделений ВСЖД – филиала ОАО «РЖД»    железнодорожная станция Вихоревка вошла в состав Восточно-Сибирской железной дороги – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

На основании приказа ОАО «РЖД» от 01 июля 2009 года № 131 железнодорожная станция Вихоревка включена в состав дирекции управления движением Восточно-Сибирской железной дороги – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

На  основании приказа ОАО «РЖД» от 23 сентября 2009 года № 193 железнодорожная станция Вихоревка включена в состав Восточно-Сибирской дирекции управления движением – структурного подразделения Центральной дирекции управления движением – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

В соответствии с Положением о железнодорожной станции [ссылка] главная цель железнодорожной станции В – обеспечение перевозок грузов, пассажиров, багажа, грузобагажа, направленное на выполнение корпоративных задач, связанных с повышением эффективности перевозок.

Как указано в пункте 3 Положения, основными направлениями деятельности станции являются:

- прием, отправление и пропуск поездов в соответствии с графиком движения поездов на основании заданий дорожного центра управления перевозками и обеспечение перевозок погрузочными ресурсами на основании заданий центра управления местной работой;

- прием к перевозке, погрузка, выгрузка, сортировка и выдача грузов и оформление  перевозочных документов, обслуживание железнодорожных путей необщего пользования в соответствии с заключенными договорами;

- формирование и расформирование грузовых поездов в соответствии с установленным планом формирования поездов;

- организация работы с пассажирскими и почтово-багажными поездами и вагонами;

- оказание услуг в соответствии с заключенными договорами, в том числе с организациями-перевозчиками и компаниями-операторами; создание условий для их производственной деятельности на путях общего пользования;

- контроль за устойчивой работой технических средств и устройств на железнодорожной станции, содержанием зданий и сооружений;

- передача и прием из информационно-вычислительного центра железной дороги информации о грузовых, коммерческих, технических и пассажирских  операциях с поездами и вагонами, выполняемых на железнодорожной станции,  другой информации о работе железнодорожной станции в зависимости от местных условий;

- разработка и выполнение планов и мероприятий по обеспечению безопасности движения поездов, охране труда, техническому обучению и повышению профессиональной подготовки работников железнодорожной станции;

- разработка и проведение мероприятий по обеспечению сохранности перевозимых грузов и подвижного состава, улучшению количественных и качественных показателей работы железнодорожной станции;

- разработка техническо-распорядительного акта и приложений к нему и технологического процесса работы железнодорожной станции;

- ведение в установленном порядке учета и отчетности о работе железнодорожной станции;

- подготовка хозяйства перевозок и работников железнодорожной станции к работе в зимних условиях, организация бесперебойной работы в период снегопадов и метелей;

- другие функции, обусловленные назначением железнодорожной станции в соответствии с характером ее работы.

Организационная структура железнодорожной станции В представлена в Приложении 2. Предприятие относится к линейно-функциональному типу.

Линейные станции, находящиеся в административно-оперативном подчинении железнодорожной станции В обозначены в приложении 3. По объему выполняемых работ станции делятся на пять классов.  В структуре рассматриваемого предприятия разделение на классы представлено на рисунке 6.

 

Рисунок 6 – Классность железнодорожных станций

Согласно приказу о распределении обязанностей  [ссылка] начальник железнодорожной станции В руководит деятельностью станции в целом, несет персональную ответственность за выполнение возложенных функций, осуществляет руководство деятельностью на основе единоначалия; определяет стратегию и перспективы развития, организацию управления, основные направления социальной политики, выполнения требований законодательства на станции; определяет систему проведения эффективных организационно-технических мероприятий по предупреждению и профилактике аварийности и соблюдению норм и правил, обеспечивающих безопасность движения поездов на станции В в целом; осуществляет взаимодействие с местными органами исполнительной власти по вопросам выполнения общегосударственных задач; устанавливает обязанности и степень ответственности заместителей начальника станции, инженерно-технических работников, специалистов, рабочих и служащих станции В.

Заместитель начальника станции В по оперативной работе руководит эксплуатационной работой железнодорожной станции, организует выполнение и контроль суточных и сменных плановых заданий станций, входящих в состав железнодорожной станции В, организует  работу поездов по технологическому процессу по всему узлу железнодорожной станции В.

Главный инженер осуществляет проведение мероприятий по обеспечению безопасности движения поездов, охраны труда и техники безопасности; разрабатывает и внедряет организационно-технические мероприятия по обеспечению выполнения плана перевозок народно-хозяйственных грузов, совершенствованию технологии работы станций; осуществляет контроль за своевременной и качественной разработкой технической документации станций; осуществляет руководство рационализаторской работой на станциях; руководит инженерно-техническими работниками, координирует и направляет техническую деятельность подразделений станций.

Заместитель начальника станции В по грузовой и коммерческой работе руководит грузовой и коммерческой работой железнодорожной станции, организует выполнение погрузо-выгрузочных работ на станциях, входящих в состав железнодорожной станции В, организует  работу по обеспечению грузоотправителей подвижным составом.

Заместитель начальника станции В по кадрам и социальным вопросам возглавляет работу отдела по управлению персоналом, решая вопросы по укомплектованию штата организации, обновлению методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы; осуществляет контроль состояния трудовой и производственной дисциплины на станции В и приписных к ней станциях и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка; обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

Инженер по подготовке кадров станции В организует профессиональное обучение рабочих и постоянное повышение квалификации руководящих работников и специалистов; осуществляет руководство учебно-методической работой по всем видам и формам подготовки и повышения квалификации кадров на производств; комплектует учебные группы, контролирует систематичность и качество проводимых занятий, успеваемость учащихся, соблюдение сроков обучения, выполнение учебных планов и программ, правильность ведения установленной документации, выполняет работу по обеспечению учебного процесса необходимой методической литературой, а также по оснащению учебных и методических кабинетов оборудованием, техническими средствами обучения, инвентарем, наглядными пособиями; ведет контроль  за прохождение стажировки и сдачи испытаний  вновь принятых, переведенных работников.

Специалист по управлению персоналом станции В осуществляет работу по кадровому делопроизводству и участвует в решении вопросов, связанных с деятельностью по управлению персоналом, такой как подбор и отбор кадров, организация обучения и стажировки работников, адаптация, аттестация представление работников к наградам и другое.

В штате организации на 1 января 2011 года согласно штатному расписанию состоит 396 человек. Весь персонал делится на:

  •  Основной: диспетчеры маневровые, дежурные по станции, дежурные по паркам станции, операторы при дежурных, операторы станционного технологического центра, составители поездов, регулировщики скорости движения вагонов, сигналисты, приемосдатчики груза и багажа, агенты по розыску груза и багажа – 349 человек;
  •  Управленческий: начальники станций и их заместители, начальник станционного технологического центра, начальник техотдела, технологи, инженеры станции, специалист по управлению персоналом, секретарь – 45 человек;
  •  Вспомогательный и обслуживающий: кладовщик и уборщик служебных помещений – 2 человека.

Таблица 1 – Структура персонала железнодорожной станции В по категориям работников

Категория работников

Количество работников по видам персонала (человек)

управленческий

основной

вспомогательный

Руководители

30

-

-

Специалисты

14

151

-

Служащие

1

61

-

Рабочие

-

137

2

Итого по видам персонала:

45

349

2

Итого:

396

Структура персонала железнодорожной станции В по данным 2011 года представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Структура персонала железнодорожной станции В

Данные рисунка 7 показывают, что основной персонал составляет 87% в структуре персонала, а управленческий и вспомогательный – 12% и 1% соответственно, таким образом, на одного работника АУР приходится 7 работников из категории основного персонала.

Кроме того, следует отметить, что персонал железнодорожной станции В функционально разделен на два цеха – цех движения и грузовой цех.

Таблица 2 – Структура персонала железнодорожной станции В по цехам

Категория персонала

Количество работников по цехам (человек)

Цех движения

Грузовой цех

Руководители

27

3

Специалисты

163

2

Служащие

55

7

Рабочие

86

53

Итого по цехам:

331

65

Итого:

396

Из таблицы 2 видно, что цех движения представлен большим количеством работников – 83%, тогда как в грузовом цехе числится лишь 17% от общего числа сотрудников.

Качественная характеристика персонала организации представлена на рисунках 8, 9, 10, 11.

Рисунок 8 – Возрастная структура персонала железнодорожной станции В

На железнодорожной станции В практически в равных пропорциях представлены сотрудники следующих возрастных категорий: 20-30, 31-40 и 41-50 лет по 27%, 30% и 29% соответственно. Средний возраст работников составляет 39 лет.

Рисунок 9 – Структура персонала железнодорожной станции В по уровню образования

Более 40% сотрудников имеют высшее образование, и по трети от общего числа работников со средним профессиональным и средним образованием – 28% и 32% соответственно.

Рисунок 10 – Гендерная структура персонала железнодорожной станции В

Как видно из рисунка 10 основную часть сотрудников составляют женщины, причем, преобладая в доле основных работников: 76% против 24% мужчин из числа основного персонала; тогда как в управленческом персонале пропорции отличаются: 63% женщин, 37% мужчин.

Рисунок 11 – Структура персонала железнодорожной станции В по стажу работы на предприятии

Таким образом, персонал железнодорожной станции В характеризует опыт и профессионализм.

Основные показатели деятельности железнодорожной станции В сведены в таблицу 3.

Таблица 3 – Основные объемные и качественные показатели работы железнодорожной станции В

Наименование показателя

2008 год

2009 год

2010 год

Отравленные вагоны (приведенные вагоны)

767243

734871

714396

Погрузка (вагоны)

87205

78936

81714

Выгрузка (вагоны)

143125

131609

131114

Простой вагона под одной грузовой операцией (час)

18,05

14,32

120,66

Простой транзитного вагона без переработки (час)

3,40

5,28

6,48

Простой транзитного вагона с переработкой (час)

9,91

10,01

19,84

Рисунок 12 – Динамика выполнения погрузки и выгрузки грузов на железнодорожной станции В за 2008-2010 годы

Количество выгруженных вагонов значительно больше, чем погруженных. Наблюдается выраженный спад выгрузки за период 2008-2010 год, тогда как погрузка к 2010 году стала расти – на 3,5 % по сравнению с 2009 годом, однако же не достигнув уровня 2008 года.

Также наблюдается рост показателей всех видов простоя вагонов на станции.

Производительность труда на железнодорожной станции считается как частное от деления числа приведенных отправленных вагонов со станции на число работников списочной численности.

Таблица 4 – Динамика производительности труда на железнодорожной станции В

Наименование показателя

Годы

2008

2009

2010

Количество приведенных отправленных вагонов

767243

734871

714396

Списочная численность работников (чел.)

370

415

390

Производительность труда (ваг./чел.)

2074

1767

1833

Рисунок 13 – Динамика производительности труда на железнодорожной станции В за 2008-2010 годы

Наименьшая производительность труда наблюдается в 2009 году – 1767 ваг./чел., составляя лишь 85% от уровня 2008 года, однако в 2010 году наблюдается положительная тенденция к увеличению производительности труда на 66 ваг./час., что на 4% больше, чем в 2009 году.

На железнодорожной станции применяется сдельно-премиальная система оплаты труда для составителей поездов и регулировщиков скорости движения вагонов; ко всем другим работникам – повременно-премиальная.

Таблица 5 – Оплата труда на железнодорожной станции В

Год

2008

2009

2010

Фонд оплаты труда (тыс. руб.)

123415

168614

178422

Списочная численность работников (чел.)

370

415

390

Средняя зарплата (руб.)

27796

33858

38124

Рисунок 14 – Фонд оплаты труда за 2008-2010 годы

Рисунок 15 – Средняя заработная плата на железнодорожной станции В за 2008-2010 годы

Из данных таблицы 5 видно, что на предприятии наблюдается ежегодное увеличение фонда оплаты труда и средней заработной платы: за 2009 год ФОТ увеличился от уровня 2008 года на 36,6%, средняя заработная плата – на 21,8%; за 2010 год ФОТ увеличился от уровня 2009 года на 5,8%, средняя заработная плата – на 12,6%.

В соответствии с Положением о корпоративной системе премирования работников филиалов открытого акционерного общества «Российские железные дороги», утвержденного распоряжением ОАО «РЖД» от 20.07.2010г. № 1573р,  на сети дорог, в том числе и в Восточно - Сибирской дирекции управления движением, структурным подразделением которой является станция В,  введена единая система премирования, позволяющая объединить интересы Компании и всех коллективов и сотрудников предприятий.

Данная система премирования направлена:

- на повышение эффективности деятельности персонала, поскольку в ней заложен принцип материальной заинтересованности работников в результатах деятельности;

- на решение задач по повышению безопасности движения поездов и обеспечению охраны труда.

Размер премии каждого работника поставлен в зависимость от общих результатов деятельности железнодорожной станции В и его индивидуальной работы. Это способствует пониманию работника, что от него зависит не только его личное благосостояние, но и благосостояние целого коллектива

Система премирования состоит из трех уровней.

I уровень – условия, определяющие право работников станции на начисление премии, отражающие степень обеспечения безопасности движения поездов, условий и охраны труда, соблюдение правил пожарной безопасности.  Такими условиями являются: отсутствие крушений поездов и аварий; отсутствие событий, связанных с нарушением правил безопасности движения и эксплуатации железнодорожного транспорта; отсутствие тяжелых несчастных случаев и несчастных случаев со смертельным исходом с работником по вине работодателя; непревышение количества событий, связанных с нарушением правил безопасности движения и эксплуатации железнодорожного транспорта, к аналогичному периоду прошлого года; непревышение количества несчастных случаев и несчастных случаев со смертельным исходом с работниками станции  к аналогичному периоду прошлого года.

 II уровень – показатели премирования, характеризующие результативность производственно-хозяйственной и экономической деятельности железнодорожной станции В.

III уровень – показатели премирования, характеризующие результативность индивидуальной деятельности работника.  Для оценки индивидуальной деятельности работника устанавливаются конкретные производственные показатели премирования, отражающие измеримые итоги трудовой деятельности по кругу ведения либо показатели оценки индивидуальной деятельности конкретного работника, включающие в себя сложность поставленных задач, проявление творческой инициативы, объем выполняемой работы, качество и другие критерии.

При установлении показателей премирования для работников станции соблюдаются следующие требования:

- количество показателей премирования на каждом уровне не более трех;

- индивидуальные показатели устанавливаются в соответствии с функциональными обязанностями группы работников или конкретного  работника с учетом направления деятельности производственного участка, цеха, отдела.

Доля премии по уровням в общем размере премии устанавливается в зависимости от степени влияния работника на общие результаты деятельности станции В.

Таблица 6 -   Доля премии по уровням в общем размере премии

Категория работников

Доля премии по показателям

II уровень

(ключевые задачи)

III уровень

(индивидуальные показатели)

орган управления станции В

Руководители

0,7

0,3

Специалисты и служащие

0,6

0,4

Линейные станции

Руководители

0,4

0,6

Специалисты

0,3

0,7

Рабочие, служащие

0,2

0,8

При расчете премии в первую очередь определяется право работников на премию: при невыполнении работником условий премирования, определенных в I уровне, премия по II и III уровням не начисляется. При выполнении условий I уровня рассматривается выполнение показателей на следующих уровнях (II и III).

При выполнении условий премирования и показателей на II и III уровнях премия работникам выплачивается в соответствии с Положением о премировании размерами с учетом производственных упущений, допущенных отдельными работниками. Премия работникам рассчитывается за выполнение каждого показателя в отдельности. При невыполнении показателя премирования соответствующая величина премии за данный показатель не начисляется.

2.2. Анализ состояния системы кадрового делопроизводства на железнодорожной станции В

В документационном обмене железнодорожной станции В в соответствии с организационной структурой задействовано 30 подразделений, включая линейные станции. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

На железнодорожной станции В отсутствует специальное подразделение, занимающееся делопроизводством. Из работающих в настоящее время в организации 396 человек функции, связанные с документационным обеспечением, выполняют секретарь, специалист по управлению персоналом и заместитель начальника железнодорожной станции В по кадрам и социальной работе.  

Таблица 7 – Качественный состав сотрудников, выполняющих функции делопроизводства

Наименование качественного показателя

Заместитель начальника станции по кадрам и социальной работе

Специалист по управлению персоналом

Секретарь

Образование, квалификация

Высшее – «Строительство железных дорог» - инженер-строитель

Высшее «Юриспруденция», юрист

Высшее – «Финансы и кредит» - экономист

Среднее профессиональное – «Промышленное и гражданское строительство» - техник-строитель

Стаж работы в занимаемой должности

15 лет

1 год

23

Возраст

42

25

41

Пол

женский

женский

женский

Из таблицы 7 видно, что профильное образование и значительный стаж работы в области делопроизводства имеет заместитель начальника станции по кадрам и социальным вопросам; секретарю успешную деятельность в сфере делопроизводства обеспечивает достаточный опыт работы, тогда как специалист по управлению персоналом, занимающийся собственно кадровым делопроизводством, не обладает специальным образованием и имеет малый стаж работы.

Секретарь осуществляет централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также секретарь контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, как в бумажном виде, так и в электронном. Данный работник несет ответственность сохранность документов на станции В и подготовку их к уничтожению по истечении срока хранения или своевременную сдачу в архив.

В своей работе, он пользуется программным обеспечением Microsoft Office 2007, регистрация входящего и исходящего документопотока производится  с использованием АРМ «Регистрация, анализ документов и договоров».

Рабочее место секретаря оснащено персональным компьютером, принтером,  копировальным аппаратом,  факсом, телефоном.

В обязанности секретаря также входит:

- осуществлять контроль правильности оформления документов, предоставляемых на подпись начальнику железнодорожной станции В, возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований делопроизводства;

- принимать, учитывать и производить первичную обработку поступающих на станцию документов;

- рассматривать все входящие документы в день их поступления;

- контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;

- обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;

- вести прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

- по указанию начальника железнодорожной станции В проводить подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов совещаний;

- получать для начальника информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

- организовывать телефонные переговоры начальника как внутренние, так и междугородные, включая международные;

- принимать и передавать телефонограммы, записывать в отсутствии начальника принятые сообщения и доводить их до его сведения;

- печатать по указанию начальника различные материалы, следить за обеспечением начальника канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники, создавать условия, способствующие эффективной работе начальника;

- принимать документы на подпись начальника;

- обобщать номенклатуру дел отделов железнодорожной станции В, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

- документы с грифом «срочно», «вручить немедленно» доводить до исполнителей немедленно;

- составлять график выхода на работу сменных работников станции В, знакомить с ним работников;

- вызвать и ставить в известность сменных работников в случае корректировки  графика сменности;

- осуществлять учет часов работы за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по станции В;

- готовить докладную записку начальнику станции о положении дел с исполнением документов, находящихся на контроле, для рассмотрения на планерном совещании каждый понедельник.

Этапы работы со входящими и исходящими документопотоками представлены на рисунках 16, 17.

Рисунок 16 – Этапы работы со входящим документопотоком на железнодорожной станции В

Рисунок 17 – Этапы работы с исходящим документопотоком на железнодорожной станции В

Поступающие в отделы документы по электронной почте должны распечатываться и передаваться секретарю начальника станции для последующей  регистрации и передачи на резолюцию  начальнику станции, однако, как правило, подобные документы сразу берутся в работу исполнителем, минуя процесс регистрации, таким образом, не учитываясь в числе общего документооборота.

Таблица 8 – Виды приказов, издаваемых на железнодорожной станции В

Место хранения и регистрации приказа

Литер приказа

Вид приказа

Секретарь начальника

станции В

ДС

приказ по основной деятельности

ДСК

приказ о наложении дисциплинарных взысканий и лишении премии

ДСО

приказ организационного характера

Одел по управлению персоналом

К

приказ о направлении работников в командировку

ОК

приказ по личному составу

ОТ

приказ о предоставлении отпуска (всех видов)

Подписание локально-распорядительных документов станции производится начальником станции  или лицом его замещающим.

Согласование документов, представляемых на подпись начальнику станции, в обязательном порядке визируется  заместителем  начальника станции, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы:

- проекты документов, связанные с обеспечением безопасности движения, эксплуатационной работой станции согласовываются  заместителем начальника станции по оперативной работе;

- проекты документов, связанные с финансовым обеспечением выполнения решений, согласовываются с главным бухгалтером, экономистом;

- проекты документов, связанные с кадровой деятельностью, согласовываются с заместителем начальника станции по кадрам, главным бухгалтером, экономистом, инженером организации и нормированию труда, профсоюзным комитетом;

- проекты документов, связанные с наложением дисциплинарных взысканий, лишением премии, согласовываются с заместителем начальника станции, начальником линейной станции, заместителем начальника станции по кадрам, главным бухгалтером, экономистом, инженером организации и нормированию труда, профсоюзным комитетом.

Подготовленный  на  подпись  начальнику станции проект приказа исполнитель:

представляет начальнику подразделения, который проверяет подготовленный текст на правильность оформления, орфографию и удостоверяет своей подписью;

представляет на согласование заместителю начальника станции по кадрам.

Если в подготовленном на подпись проекте документа не соблюдены установленные Инструкцией по делопроизводству требования по его согласованию и оформлению, он возвращается исполнителю документа на доработку. Проект документа представляют на подпись вместе с документом (поручением), на основании которого он подготовлен, и другими необходимыми материалами.

Согласование (визирование) документа производится в следующей последовательности:

руководитель подразделения,  работник подготовивший документ;

причастные работники станции;

заместитель начальника станции, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос;

работник юридической службы (при не необходимости согласования документа с юристом).

В архив передают дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передачу производят только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, передают в архив дороги не  позже, чем через 3 года после завершения их делопроизводства.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, не подлежат передаче в архив дороги. Они хранятся в подразделениях и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Передачу дел от станции В в архив производят один раз в году за весь календарный год по графику, составленному сектором архивов, согласованному с  начальником станции В.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей  работы, то сектор архивов оформляет выдачу этих дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.

В период подготовки станцией В дел к передаче в архив предварительно сектор архивов проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел обязано быть устранены.

Прием каждого дела производит работник сектора архивов в присутствии работника, ответственного за делопроизводство на станции В. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи  указывают  цифрами  и прописью   количество фактически принятых дел, дату приема-передачи дел, а также подписи работника сектора архивов и работника, ответственного за делопроизводство на станции В, передавшего дела.

Передачу дел в архив оформляют соответствующим актом приема-передачи, который подписывают ответственный за делопроизводство работник станции, передавший дела,  и работник сектора  архивов, принявший дела.

Таблица 9 – Структура входящего и исходящего документопотоков на железнодорожной станции В

Источники документов

Входящий документопоток

Исходящий документопоток

2008 год

Восточно-Сибирская железная дорога

2507

2565

ОАО «РЖД»

741

Прочие

289

Итого по видам документопотоков за 2008 год:

3537

2565

Итого за 2008 год:

6102

2009 год

Восточно-Сибирская железная дорога

2732

2897

ОАО «РЖД»

865

Прочие

335

Итого по видам документопотоков за 2009 год:

3932

2897

Итого за 2009 год:

6829

2010 год

Восточно-Сибирская железная дорога

3215

3018

ОАО «РЖД»

931

Прочие

357

Итого по видам документопотоков за 2010 год:

4503

3018

Итого за 2010 год:

7521

Таким образом, документопоток, проходящий через регистрацию секретаря, имеет тенденцию ежегодного роста: так прирост документопотока в 2009 году составил 12% к уровню 2008 года, а в 2010 году – на 10% к уровню 2009 года.

Рисунок 18 – Динамика входящего и исходящего документопотока на железнодорожной станции В за 2008-2010 годы

Оформлением документов по кадровому делопроизводству занимается специалист по управлению персоналом.

В своей работе он пользуется программным обеспечением Microsoft Office 2007. Вся работа по созданию проектов приказов, ведению базы данных по персоналу производится в программе SAP HR, называемой ЕКАСУТР – единой корпоративной автоматизированной системой управления трудовыми ресурсами, объединяющей все филиалы ОАО «РЖД». В рамках железнодорожной станции В система ЕКАСУТР объединяет в своей базе отдел по управлению персоналом, экономиста, инженера по организации и нормированию труда, инженера по охране труда, секретаря, бухгалтерию. На компьютере специалиста по управлению персоналом также установлены АРМ «Благосостояние» - для оформления документов негосударственного пенсионного фонда «Благосостояние»; АРМ «ПФР» - для работы по персонифицированному учету Пенсионного фонда РФ.

Рабочее место специалиста оснащено персональным компьютером, принтером,  копировальным аппаратом, телефоном, сканером.

Специалист по управлению персоналом исполняет следующие должностные обязанности:

- осуществляет своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале структурного подразделения;

- готовит приказы, своевременно вносит записи в трудовые книжки работников;

- взаимодействует с органами занятости, принимает меры к трудоустройству высвобождаемого контингента;

- принимает участие в работе по комплектованию структурного подразделения кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем работы станций;

- обеспечивает правильное использование специалистов;

- организует своевременное прохождение медицинского освидетельствования и переосвидетельствования работников станций;

- проводит систематический анализ заболеваемости работников структурного подразделения, разрабатывает предложения по ее улучшению;

- принимает  меры по совершенствованию форм и методов работы с кадрами, по общению и распространению передового опыта работы с ними;

- организует составление и выполнение графиков ежегодных оплачиваемых отпусков;

- осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины, за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

- осуществляет ведение архива личных дел, подготовку документов по истечению установленных сроков текущего хранения и сдачу на хранение в архив;

- оформляет листки нетрудоспособности;

- ведет учет бланков служебных удостоверений;

- укомплектовывает личные дела работников;

- формирует базу данных на участников-вкладчиков негосударственного пенсионного фонда «Благосостояние» и оформляет документы на них;

- ведет журнал приема, увольнения, перемещения работников;

- составляет списки работников в билетное бюро для выписки годовых служебных проездных билетов, оформляет требования на выдачу проездных билетов;

- издает приказы по личному составу, осуществляет их согласование;

- готовит трудовые договоры;

- осуществляет учет военнообязанных работников станции;

- участвует в организации работы квалификационных аттестационных, конкурсных  комиссий;

- ведет установленную кадровую отчетность.

Помимо обработки сотрудников железнодорожной станции В к количестве 396 человек специалист по управлению персоналом занимается также с неработающими пенсионерами, состоящими на учете станции. Таких пенсионеров – 411 человек. Работа с ними сводится к поддержанию базы данных по пенсионерам, выписке различных справок о бывшей трудовой деятельности, об учете, а также оформлению требований в билетное бюро для выписки бесплатного проездного документа.

В обязанности заместителя начальника станции В по кадрам и социальным вопросам  входит:

- работа по укомплектованию кадрами рабочих, служащих, специалистов и руководителей требуемых профессий;

- определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри станции об имеющихся вакансиях;

- работа по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контроль правильности использования работников;

- обеспечение приема, размещения и расстановки молодых специалистов в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности совместно с руководителями станций;

- планомерную работу по созданию кадрового резерва на основе временной стажировки кандидата на соответствующих  должностях, обучении на специальных курсах;

- организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принятие участия в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определении круга специалистов, подлежащих повторной аттестации;

- организация своевременное приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя станции, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

- проведение агитационной работы с выпускниками школ для поступления в железнодорожные ВУЗы и колледжи;

- подготовка документов, необходимых для назначения пенсий работникам станций, в том числе корпоративной пенсии участников-вкладчиков негосударственного пенсионного фонда «Благосостояние»;

- методическое руководство и координация деятельности инженера по подготовке кадров и специалиста по управлению персоналом;

- контроль исполнения начальниками станций законов, постановлений, приказов и распоряжений по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;

- обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций;

- составление графиков отпусков и контроль их выполнения;

- контроль графика прохождения медицинских освидетельствований работников;

- контроль состояния трудовой дисциплины на станциях и соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины и предотвращению хищений, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени;

- составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

- прием граждан по личным вопросам, работа с письмами и жалобами работников;

- работа с  неработающими пенсионерами станций;

- проведение мероприятий по мобилизационной готовности кадров;

- соблюдение режима секретности и осуществление мероприятий по защите секретных и служебных сведений от разглашения.

Модель внутреннего документооборота отдела по управлению персоналом представлена на рисунке 19.

Рисунок 19 – Модель внутреннего документопотока отдела по управлению персоналом железнодорожной станции В

Оформление и отправка анкет на неработающих пенсионеров фонд, совместная выверка списков

Фонд «Почет»

Негосударственный пенсионный фонд «Благосостояние»

Оформление участников-вкладчиков, подготовка пакета документов для назначения негосударственной пенсии участникам-вкладчикам, уволенным на пенсию

Проведение сверок и проверок состояния учета военнообязанных, предоставление различных списков и данных

Военно-учетный стол

Узловая больница на станции В

Совместная работы в комиссии по профилактике заболеваемости, организация профилактической вакцинации работников станции, ежегодных медицинских осмотров

Исполнение указаний и распоряжений отдела

Отдел по управлению персоналом Восточно-Сибирской дирекции управления движением

Служба управления персоналом Восточно-Сибирской железной дороги

Исполнение указаний и распоряжений службы

Работа по санаторно-кукортному оздоровлению работнико станции и распределению путевок

Отчетность установленных форм

Работа по оформлению и предоставлению корпоративной поддержки на приобретение жилья работникам

Архив Тайшетского региона

Подготовка, оформление и сдача в архив  документов, подлежащих архивации

Работа по персонифицированному учету пенсионного фонда России

Билетное бюро

Оформление проездных документов работника станции

Предоставление отчетности установленных форм

Рисунок 20 – Модель внешнего документопотока отдела по управлению персоналом на железнодорожной станции В


Приложение 2

 


Приложение 3

Разъезд №9

Сосновые Родники

Изыкан

Кешево

Огнёвка

В

Багульная

Ново-Братск

Анзёби

Гидростроитель

Зяба

Парчум

Новочунка

Чуна

Таргиз

Торея

Турма

Моргудон

Братск

Тепловая

Падунские Пороги

Галачинский

 

 


правовые

Документы в области

управления персоналом

планово-финансовые

организационно-распорядительные

внешние нормативные

внутренние нормативные

технические

Технический отдел

Экономический отдел

Линейные станции

Секретарь

Отдел по управлению персоналом

Отдел кадров

Начальник станции В

Главный инженер

Заместитель начальника по оперативной работе

Заместитель начальника по грузовой работе

Заместитель начальника по кадрам и социальной работе

Начальник техотдела

Инженер по подготовке кадров

Специалист по управлению персоналом

Технолог 2 категории

Технолог 1 категории

Инженер по охране труда

Экономист по финансовой работе

Инженер по нормированию труда

Секретарь

Ведущий экономист

Начальник  штаба гражданской обороны

Начальник  станционного технологического центра по обработке поездной  информации  и перевозочных документов

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по безопасности

Начальники линейных станций

Грузовой цех:

- приемосдатчики груза и багажа;

- агенты по розыску груза и багажа

Станционно-технологический центр по обработке поездной информации и перевозочных документов :

- операторы;

- ситуаторы

Цех движения:

- станционные диспетчеры;

- дежурные по станциям;

- операторы при дежурных по станциям;

-дежурные по паркам станций;

-составители поездов;

- регулировщики скорости движения вагонов;

- сигналисты

Технолог 1 категории

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям

Инженер по подъездным путям


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

4642. Наближені обчислення, рекурентні співвідношення, обґрунтування коректності 108.5 KB
  Наближені обчислення, рекурентні співвідношення, обґрунтування коректності Постановка задачі Завдання:Обчислити значень функції на інтервалі Результати оформити у вигляді таблиці...
4643. Принципи побудови кінематичної структури передавального механізму - коробки швидкостей 4.93 MB
  Мета роботи:ознайомитися з принципами побудови кінематичної структури передавального механізму (коробки швидкостей), застосуванням графоаналітичного методу кінематичного розрахунку приводу із ступінчастим регулюванням швидкостей. Кінемат...
4645. Аналіз діяльності Факультету соціології і права з позиції концепції життєвих циклів 386 KB
  Актуальність даної роботи полягає у необхідності гармонійного розвитку Факультету соціології і права, що був створений на основі двох різних факультетів, що мали свої власні особливості, методику та методологію навчання. Новостворений факульте...
4646. Світоглядна позиція В.А. Ющенка як керівника-стратега та перспективи України за його переконаннями і внутрішніми принципами 117 KB
  Розуміння природи управлінської праці й процесів управління; здатність мислити масштабно, перспективно; уміння розв’язувати нестандартні управлінські проблеми; уміння працювати з людьми, оволодіння мистецтвом управління людськими ресурсами; уміння використовувати сучасні інформаційні технології, засоби комунікацій та зв’язку;
4647. Організаційно-економічне обґрунтування діяльності дитячо-оздоровчого табору 399 KB
  Організаційно-економічне обґрунтування діяльності дитячо-оздоровчого табору Вступ Враховуючи екологію сьогоднішнього дня, та рівень захворюваності серед школярів, питання оздоровлення дітей та підлітків стоїть для України доволі гостро. Діти...
4648. Основы менеджмента. Власть и личное влияние 5.43 MB
  Власть и личное влияние 1.Руководство в организации Несмотря на то, что руководство - существенный компонент эффективного управления, эффективные лидеры не всегда являются одновременно и эффективными управляющими. Об эффективности лидера мож...
4649. Экономическая оценка инвестиций. Методика оценки эффективности инвестиций 90.68 KB
  В практикуме систематизирована методика оценки эффективности инвестиций, с учетом последовательного развития принципов и методов оценки эффективности. Практикум предназначен для первоначального изучения проблем и методов оценки эффективности инвести...
4650. Численные методы. Лабораторный практикум 3.77 MB
  Численные методы Лабораторный практикум. Учебное пособие по курсу Численные методы включает тематику курса лекций, практических и лабораторных занятий, контрольных работ содержит список вопросов выносимых на самостоятельное изуче...