604

Обработка текстовых электронных документов. Подготовка документов на ПЭВМ

Реферат

Информатика, кибернетика и программирование

Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел. Текстовые и графические редакторы ПЭВМ.

Русский

2013-01-06

72.5 KB

46 чел.

Обработка текстовых электронных документов. Подготовка документов на ПЭВМ.


1. Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел.

Во многих областях профессиональной деятельности человека существует необходимость в работе с документами различного вида. При этом одни специалисты документы разрабатывают, другие используют их в повседневной деятельности, в том числе; и при реализации управленческих функций. Естественно, что наиболее трудоемким и в то же время творческим является процесс разработки содержания документа. Однако для того, чтобы содержание документа было правильно и своевременно воспринято пользователями, требуется грамотно, быстро и с высоким качеством оформить документ. Оказывается, что эта, вообще говоря, рутинная работа занимает достаточно много времени, а качество документов подчас остается невысоким при исполнении вручную.

Широкое внедрение персональных ПЭВМ в деятельность различных должностных лиц позволило значительно ускорить процесс подготовки документов, а также повысить качество их текстовой и графической частей. Средством подготовки документов на ПЭВМ являются специальные программы, называемые текстовыми процессорами или текстовыми а также графическими редакторами.

1. Классификация документов

Документы могут быть текстовыми и графическими. Графические документы по сути являются иллюстративными материалами, как правило, прилагающимися к текстовым документам и могут содержать любые рисунки, диаграммы и т.п. Такие документы в настоящее время с большим успехам подготавливаются на ПЭВМ с помощью так называемых графических редакторов.

Текстовые документы разнообразны. Рассмотрим кратко три наиболее известных вида текста; прозаический, табличный, программный.

Прозаический текст наиболее распространен: книги, статьи, техническая документация, письма, приказы, отчеты и т.п. В общем виде такие документы можно представить состоящими из страниц, страницы - состоящими из строк, строки - состоящими из символов.

Каждый символ в тексте однозначно определен номером страницы, номером строки на этой странице и номером позиции в строке. Строки в свою очередь могут состоять из подстрок, что характерно при записи различных формул.

Табличный текст распространен достаточно широко. Элементами структуры такого текста являются клетка, строка, столбец.

Каждая клетка таблицы может содержать собственный вид текста.

Программный текст  представляет собой исходные тексты программ, написанных на алгоритмических языках. Элементами структуры здесь являются символ, слово, строка.

Как показывает практика, наиболее часто используемыми являются так называемые смешаныые тексты, в которых прозаическая часть перемежается таблицами, формулами, рисунками и т.д.

2. Этапы подготовки документов.

Основными этапами подготовки текстовых документов с помощью ПЭВМ являются:

  •  набор текста;
  •  редактирование текста;
  •  печать текста;
  •  ведение архива текстов.

Каждый этап реализуется выполнением операций, состав которых зависит от типа используемых редакторов. Как правило, увеличение числа возможным операций делает текстовый редактор, с одной стороны, более универсальным, удовлетворяющим представителей разных профессий, а с другой - приводит к усложнению его освоения и использования, повышению требований к оборудованию ПЭВМ.

Рассмотрим кратко суть выше указанных этапов.

Набор текста.

Перед началом работы курсор обычно находится в верхнем левом углу рабочего поля экрана, отведенного для набора текста. Набор осуществляется нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПЭВМ, при этом очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а курсор перемещается на одну позицию вправо. Множество используемых символов определяется кодовой таблицей, находящейся в ПЭВМ.

В целом набор текста на ПЭВМ с помощью текстового редактора напоминает работу на пишущей машинке, но предоставляет заметно большие удобства. В частности, редактор, как правило, обеспечивает:

- автоматическое выравнивание правой границы строк;

- автоматический перенос курсора на новую строку с соблюдением правил переноса слов;

- оперативную смену шрифта;

- быстрый переход с одного алфавита на другой. Кроме того, некоторые редакторы позволяют при наборе текста проверять правописание слов благодаря содержащимся в их составе словарям.

Для создания в тексте несложных графических изображений типа рамок, таблиц, диаграмм т.п. во многих редакторах используются символы псевдографики, представляющие собой горизонтальные и вертикальные, одинарные и двойные линии, уголки, стыковочные соединения,  штриховки  и другие элементы. Для набора таких символов нужно знать десятичный код из таблицы АSСII.

В некоторых редакторах символы псевдографики закреплены за определенными клавишами, что существенно облегчает работу.

Многие редакторы позволяют отображать текст на экране в том виде, в котором он будет напечатан (это свойство называется WYSIWYNGWhat You See Is What You Get, т.е. что Вы видите, то и получите).

Редактирование текста. Как правило, набранный текст нуждается в редактировании; перекомпоновке, форматировании, исправлении ошибок и т.п. Для этого в редакторах предусматривается выполнение следующих операций;

  •  быстрый просмотр (прокрутка) текста;
  •  вставка, замена, удаление и перемещение символов строк и фрагментов текста;
  •  форматирование (изменение границ) абзацев и др.

Редактируемый текст имеет, как правило, размеры, превышающие размер экрана. Поэтому для отыскания нужного места в тексте имеется возможность перемещения текста в окне просмотра как по вертикали, так и по горизонтали. Обычна эта операция осуществляется с помощью клавиш у правления курсорам и клавиш листания страниц.

Вставка символов возможна, когда редактор наводится в режиме вставки, а не замены. Переключение режимов осуществляется клавишей Insert. Новый символ будет вставлен в позиции курсора, а оставшаяся часть строки сдвинется вправо на один символ.

Для удаления символа в позиции курсора используется клавиша Delete, для удаления символа слева от курсора - Backspace.

Чтобы заменить символ, редактор должен находиться в режиме замены. Тогда вновь набранный символ просто заменит символ в позиции курсора.

Вставка строки осуществляется обычно нажатием клавиши ввода, когда курсор установлен в начале той строки, перед которой нужно вставить новую, либо нажатием специально определенных клавиш. Удаление строки производится обычно нажатием определенных клавиш.

Многие редакторы позволяют осуществлять перемещение групп строк или прямоугольным блоков символов на новое место. Эта операция напоминает работу с ножницами и клеем над текстом, напечатанным на одной стороне бумаги. Копирование строк (блока) отличается от перемещения тем, что оригинал остается на своем месте, а на новое заносится копия участка текста.

Печать текста. Как правило, редакторы имеют встроенную функцию вывода текста на бумагу с использованием различных шрифтов и алфавитов. При этом имеется возможность:

  •  ручного и автоматического разбиения текста на страницы и их нумерации;
  •  задания ширины печатаемых строк и их числа на странице;
  •  указания типа шрифта для всего текста в целом и участков его в отдельности;
  •  задания качества печати (с одним или двумя проходами печатающей головки в одной строке);
  •  задание заголовков и подножия страниц;
  •  задания количества экземпляров печатаемых страниц и т.д.

Многие редакторы представляют текст на экране в том виде, в котором он будет распечатан на бумаге, что существенно облегчает подготовку текста к печати.

Ведение архивов текстов.  Сформированный  пользователем документы (тексты) зачастую необходимо сохранять. Все редакторы позволяют осуществлять запись отредактированного текста на магнитные диски, на которых по сути организуются архивы текстов .

Для продолжения работы любой ранее сохраненный текст должен считываться редактором с диска в оперативную память ПЭВМ и отображаться на экране.

Для подстраховки на случай сбоя машины или аварийного отключения электроэнергии редактируемый текст должен периодически записываться  на  диск  по команде пользователя или автоматически.

3. Текстовые и графические редакторы ПЭВМ.

3.1. Характеристика текстовых редакторов

К настоящему времени для ПЭВМ разработано несколько текстовых редакторов, отличающихся сложностью, функциональными возможностями, объемам занимаемой памяти и пр. В научно-технической литературе приводятся примеры классификации известных систем подготовки документов. Однако классификация производится весьма условно, так как некоторые функции редакторов различных классов перекрываются, постоянно появляются новые версии редакторов с более совершенными и сложными процедурами обработки, что размывает границы между классами.

.В данном пособии приводится пример классификации редакторов по признаку функциональных возможностей. При этом выделены:

  •  встроенные редакторы;
  •  редакторы компьютерных программ;
  •  редакторы документов общего вида;
  •  редакторы научных документов;
  •  издательские системы;
  •  корректоры текстов.

Встроенные редакторы. Термин "встроенные" означает, что такие редакторы реализованы не в виде самостоятельно работающим программ, а входят в качестве одной из функций в состав более сложных программных систем. Эти редакторы обладают, как правило, лишь простейшими возможностями по набору и редактированию текстов. Поэтому для создания текстовых документов общего вида эти редакторы мало пригодны. Их обычно используют для набора компьютерных программ, для оперативного внесения небольших изменений в тексты, ранее созданных более мощными редакторами.

Редакторы компьютерных программ реализованы в виде самостоятельно работающих программ, однако слабо поддерживают такие структуры документов как строка, абзац, страница, имеют ограниченные возможности для печати текстов. Редакторы этого типа позволяют иметь длинную строку, обеспечивают широкое применение макросредств для формирования типовых структур операторов алгоритмически[ языков.

В то же время появление различны[ Турбо-систем дало возможность работать с удобными интегрированными инструментальными средствами для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таки х популярных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательным элементом Турбо-систем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов.

Редакторы документов общего вида. Эти редакторы хорошо приспособлены для работы с такими структурами текстового документа как слова, строки, абзацы, страницы, главы и т.д. В них реализованы широкие возможности по работе с фрагментами текста и печати сформированного документа с выбором шрифтов. Большинство редакторов являются многооконными. Наличие окон позволяет одновременно работать с несколькими участками одного текста или несколькими текстами. Кроме того, в этих редакторах имеется возможность создавать несложные рисунки с помощью символов псевдографики,

Редакторы издательских систем предназначены для создания макетов журналов, книг и другой печатной продукции высокого класса. Эти редакторы отличаются наличием средств для подготовки текста, иллюстраций, графиков с использованием разнообразных шрифтов и других оформительских элементов. Издательские системы имеют развитые средства для организации размещения материала разнотипного характера на странице.

3.2.Характеристика графических редакторов

Как было отмечено выше, многие документы как общего вида, так и научные сочетают в себе чисто текстовое представление с графическим - формулами, графиками, рисунками. Для подготовки текстовой части документа используются текстовые редакторы. Для создания графической части применяются графические редакторы.

Системы машинной графики для ПЭВМ можно разделить на классы, среди которых особо выделяются следующие:

  •  деловая графика;
  •  иллюстративная графика;
  •  инженерная графика;
  •  научная графика.

Деловая графика. Системы деловой графики предназначены для графического отображения данных хранящихся в электронных таблицах или в базах данных, что повышает наглядность соотношения различных числовых показателей в удобной для восприятия форме. Наиболее распространенными формами графического отображения данных являются столбиковые диаграммы (гистограммы), круговые диаграммы и линейные графики. При этом изображение сопровождается заранее подготовленными текстовыми комментариями и разметкой, различными декоративными элементами с использованием нескольких типов штриховки и цветов.

Иллюстративная графика. Системы иллюстративной графики используются для создания изображений, которые в различных документах играют роль иллюстративного материала. Это могут быть схемы, рисунки, географические карты и т.п. При помощи таких систем пользователь должен иметь возможность строить изображение путем компоновки других ранее созданных изображений (в том числе и имеющихся в самих графических редакторах) , с вновь изображаемыми элементами, объединения с текстами и числами, изменения цвета и т.д., С этой целью в данных системах , как правило, реализуются функции, позволяющие:

  •  применять для рисования разнообразные "перья", "кисти", "краски" и трафареты;
  •  "разрезать", "склеивать" и "стирать" произвольные части изображения;
  •  обращаться в библиотеку заранее сформированных изображений и вставлять их во вновь создаваемые рисунки;
  •  создание произведений искусства и рекламы;
  •  сохранять сформированные иллюстративные материалы на магнитных носителях , осуществлять поиск и воспроизведение на экране и бумаге.

Инженерная графика. Основное направление и развития систем инженерной графики связана с автоматизацией чертежных и конструкторских работ. Такие системы служат как для эскизирования сложных технических устройств и из узлов, так и для .создания точных чертежей.

Научная графика. К системам научной графики можно отнести средства, обеспечивающие:

  •  формирование научной документации с использованием формул сложного вида;
  •  моделирование объектов, а также демонстрацию их поведения (мультипликацию);
  •  создание всевозможных тренажеров для обучения и тренировки специалистов.

Редактирование графических изображений.

Зачастую ранее созданное изображение требуется видоизменить; изменить в каком-либо фрагменте рисунка цвет элементов, их конфигурацию, исправить ошибочно изображенные элементы и т. п. Редакторы представляют для этого достаточно широкие возможности:

  •  любой фрагмент рисунка можно скопировать (пункт "Копировать"), перенести в другое место (пункт "Переместить"), удалить из рисунка (пункт "Стереть");
  •  фрагмент рисунка может быть отображен зеркально по отношению к первоначальному варианту как вертикально, так и горизонтально (пункт "В„Зеркала", "Г„Зеркало"), а также повернут на 90 (пункт "Поворот");
  •  для корректировки мелких деталей изображения целесообразно воспользоваться пунктом меню "Лупа";
  •  в любом фрагменте текста имеется возможность произвести цветозамену (пункт "Цветозамена") и произвести (изменить) заливку замкнутого контура на рисунке (пункт "Заливка") с выборам цвета и типа заливки.

По окончании редактирования изображения следует сохранить его на магнитном носителе.

Литература:

  1.  Информатика: учебник. Под ред. Н. Макаровой. — М.: Финансы и статистика,  2000,768 с.
  2.  Симонович В.С. Информатика базовый курс: Учебник. - М.: Питер; Спб.2000-Пресс, 2000,680 с.
  3.  Симонович В.С. Информатика для экономистов и юристов: Учебник - М.: Питер; Спб.2000-Пресс, 2000,680 с.
  4.  Гук М. Аппаратные средства PC: Энциклопедия. - СПб.: Питер, 1999, 816 с.
  5.  Информатика.    Энциклопедический    словарь.    Под    ред.    Д. А.Поспелова.- М: Педагогика-Пресс, 2000, 349 с.
  6.  Основы автоматизации и управления в органах внутренних дел. Под ред. А.П.Полежаева и В.А.Минаева. - М.: Академия МВД РФ, 1993, 332 с.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

22323. Популярні архітектури локальних мереж 31.5 KB
  Локальні мережі Ethernet здатні передавати дані із швидкістю 10С Мбіт с стандарт 1000 Мбіт с тільки розробляється тоді як локальні мережі Token Ring 16 Мбіт с. Локальні мережі Ethernet Технологія Ethernet розроблена в 1970х роках залишається найпопулярнішою архітектурою локальних мереж. Мережі Ethernet переважно базуються на топології зірка про яку ми говорили в попередньому розділі.
22324. Устаткування для локальних мереж 62 KB
  Робочі станції і клієнти підключаються до мережі і запрошують певні служби і ресурси у інших комп'ютерів або серверів. Робочі станції повинні бути достатньо могутніми щоб легко справлятися з поставленими перед ними обчислювальними задачами але не обов'язково повинні володіти ресурсами необхідними для обслуговування інших робочих станцій підключених до мережі. Мережні адаптери необхідні для підключення робочих станцій до мережі.
22325. Протоколи локальних мереж 44 KB
  Протоколи це просто правила які визначають як саме відбуватиметься взаємодія і потрібні як для локальних так і для глобальних мереж. Деякі протоколи підтримують маршрутизацію що означає що разом з даними також передаються відомості про їх джерело і точку призначення. Якщо можливе існування одного шляху між джерелом і точкою призначення як це часто має місце в локальних мережах і навіть в глобальних мережах використовування таких протоколів не необхідне.
22326. Адресація в IP-мережах 107.5 KB
  Для вузлів що входять в локальні мережі це МАСадреса мережного адаптера або порту маршрутизатора наприклад 11А0173DBC01. Для вузлів що входять в глобальні мережі такі як Х.25 або frame relay локальна адреса призначається адміністратором глобальної мережі.
22327. Вимоги, що предявляються до сучасних обчислювальних мереж 84.5 KB
  Хоча всі ці вимоги вельми важливі часто поняття якість обслуговування Quality Service QoS комп'ютерної мережі потрактує більш вузько в нього включаються тільки дві найважливіші характеристики мережі продуктивність і надійність. Незалежно від вибраного показника якості обслуговування мережі існують два підходи до його забезпечення. Перший підхід очевидно покажеться найприроднішим з погляду користувача мережі. Технології frame relay і ATM дозволяють будувати мережі що гарантують якість обслуговування по продуктивності.
22328. Використання вінка Мережа і вилучений доступ до мережі. 58.5 KB
  Розкрійте дерево Мій комп'ютер клацнувши на знаку . Змінювати параметри ідентифікації комп'ютера в мережі. Додавати мережні компоненти. Створення нового мережного підключення Якщо у вашому комп'ютері встановлений мережний адаптер який у свою чергу підключений до локальної мережі коли ви встановлювали Windows 2000 Professional в системі вже повинно бути набудовано працююче мережне підключення так в Windows 2000 називається локальна мережа хоча воно може бути ще не до кінця набудовано.
22329. Робота з вікном Моє мережне оточення 30 KB
  І навіть якщо з вікном Мережне оточення ви не знайомі все одно у вас не повинне виникнути жодних проблем. Вікно Моє мережне оточення це тека яка пропонує ряд параметрів для поглядання комп'ютерів у вашій робочій групі або всій мережі. У вікно Моє мережне оточення ви навіть можете додавати ярлики для часто відвідуваних вами тек або Webсторінок.
22330. Пошук в мережі 37 KB
  Загальний доступ до дисків Коли ви надаєте загальний доступ до диска ви дозволяєте іншим користувачам працювати з його вмістом по мережі. Клацніть правою кнопкою миші на значку диска до якого вирішили надати загальний доступ і виберіть команду Доступ з контекстного меню що з'явилося. На екрані відобразиться діалогове вікно властивостей диска з вибраною вкладкою Доступ. В діалоговому вікні властивостей жорсткого диска виберіть перемикач Загальний доступ.
22331. Адреса и указатели. Операции получения адреса и косвенной адресации. Отождествление массивов и указателей. Адресная арифметика 46.5 KB
  Динамическое выделение памяти под массивы. АДРЕСА И УКАЗАТЕЛИ Во время выполнения всякой программы используемые ею данные размещаются в оперативной памяти ЭВМ причем каждому элементу данных ставится в соответствие его индивидуальный адрес. При реализации многих алгоритмов и представлении сложных логических структур данных часто оказывается полезной возможность непосредственной работы с адресами памяти. Действительно поскольку соседние элементы массива располагаются в смежных ячейках памяти то для перехода от одного его...